第一篇：工程部檔案資料管理制度范文

工程部檔案資料管理制度

一、為規(guī)范對設(shè)施設(shè)備檔案資料的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理，特制定本制度。

二、定義/術(shù)語

1、建設(shè)工程原始檔案：指我司承接物業(yè)后，由開發(fā)建設(shè)單位、業(yè)主（業(yè)主委員會(huì)）向我司移交的建設(shè)工程原始檔案。

2、建筑工程竣工檔案：指由我司自行投資建設(shè)的或利用房屋本體維修資金、業(yè)主自籌資金等投資建設(shè)的新建、改建、擴(kuò)建工程以及設(shè)施設(shè)備改造、更新建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄等。

3、物業(yè)工程服務(wù)檔案：指我司承接物業(yè)后，在對建筑物及其配套共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常運(yùn)行、維護(hù)、大中修、改造和更新活動(dòng)中所形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、圖紙、計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)、聲像等載體形成的歷史記錄等。包括：建筑工程竣工檔案和設(shè)施設(shè)備管理檔案兩部分。

4、設(shè)施設(shè)備管理檔案：指我司承接物業(yè)后，在對共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常運(yùn)行、維護(hù)、大中修活動(dòng)中，所形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、圖紙、計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)、聲像等載體形成的歷史記錄等。

5、類目：是檔案分類的基本單位，是構(gòu)成檔案分類的主要成分，用以表示某一類檔案的概念。

6、類號(hào)：是類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，用以表示類目在分類體系中的位置和排列的順序。

三、機(jī)電設(shè)備有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)管理

1、工程技術(shù)中心負(fù)責(zé)收集、發(fā)放、更新與機(jī)電設(shè)備有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)，并記錄保持。

2、工程技術(shù)中心負(fù)責(zé)向相關(guān)人員傳達(dá)、講解新的標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)的內(nèi)涵，并監(jiān)督貫徹實(shí)施。

四、工程資料的審查及管理

1、審查設(shè)備生產(chǎn)廠家提供的新的設(shè)備維保資料（圖紙、工藝、規(guī)程、檢驗(yàn)等）的完整性、正確性、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與生產(chǎn)廠家聯(lián)系處理。

2、及時(shí)將新的設(shè)備維保資料向施工人員傳達(dá)、講解、貫徹實(shí)施。

3、根據(jù)新的設(shè)備維保資料所需的施工、設(shè)施要求，負(fù)責(zé)解決其配置。

4、負(fù)責(zé)對外來工程資料的登記、發(fā)放和管理工作。

五、工程技術(shù)檔案的移交和歸檔

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1、在物業(yè)現(xiàn)場查驗(yàn)20個(gè)工作日前，建設(shè)單位、業(yè)主應(yīng)當(dāng)向我司項(xiàng)目移交工程原始檔案。要求工程原始檔案材料完整，移交手續(xù)齊全，責(zé)任明確。

2、建設(shè)工程原始檔案的分類、編號(hào)、歸檔和管理等應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定以及項(xiàng)目所在地省、市城建檔案管理部門、物業(yè)管理主管部門的有關(guān)要求。

3、建設(shè)工程竣工檔案資料歸檔完成后，由管理項(xiàng)目檔案管理員進(jìn)行分類保管。

4、建設(shè)工程竣工檔案資料歸檔后，管理項(xiàng)目檔案管理員應(yīng)將資料，呈報(bào)工程主管對檔案資料進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題由管理項(xiàng)目檔案管理員及時(shí)處理或糾正。

5、設(shè)施設(shè)備管理檔案，由各班組于每月5日前移交至管理項(xiàng)目檔案管理員處歸檔，管理項(xiàng)目檔案管理員應(yīng)呈報(bào)工程主管對檔案資料進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)的問題由管理項(xiàng)目檔案管理員及時(shí)處理或糾正。

六、工程技術(shù)檔案的歸檔要求

1、歸檔的文件資料應(yīng)字跡工整、紙張及文件、格式符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。

2、歸檔的文件材料應(yīng)完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。

3、設(shè)備安裝工程、改造工程的竣工驗(yàn)收及外購設(shè)備開箱驗(yàn)收文件資料、有關(guān)圖紙不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的不能進(jìn)行驗(yàn)收。

4、歸檔的文件必須是原件。

5、文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。

七、工程技術(shù)檔案的歸檔時(shí)間

1、設(shè)備安裝工程、改造工程的資料在竣工后三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行歸檔。

2、新購設(shè)備（包括引進(jìn)設(shè)備或技術(shù)）在開箱時(shí)，必須會(huì)同檔案管理員進(jìn)行技術(shù)資料核對登記，于竣工后連同調(diào)試記錄等文件材料整理立卷、歸檔。

3、設(shè)備當(dāng)月的值班記錄、運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄應(yīng)在下月5日前整理和歸檔。

八、工程技術(shù)檔案的歸檔數(shù)量

各類文件材料、圖紙資料歸檔一式一份，主要的和使用頻繁的文件材料歸檔可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

九、工程技術(shù)檔案的保存期限

1、更新、改造工程的竣工資料以及竣工資料移交記錄、檔案銷毀報(bào)告及清單均為長期性保管。

2、運(yùn)行、巡視檢查記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄保存期限為三年。

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十、工程技術(shù)檔案的保管

1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接登記手續(xù)。

2、存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下排列，以便于管理和查找。

3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖應(yīng)及時(shí)歸檔，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，底圖存放以平放為宜。

4、每年底進(jìn)行一次庫藏檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，作到賬物相符。對破損或變質(zhì)檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

5、檔案室嚴(yán)格做到“七防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體），要重視消防，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

6、檔案室要整齊干凈，檔案入庫要注意防霉、防蟲。發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉和蟲害，必須及時(shí)采取消毒殺蟲措施加以處理。

7、檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。

8、因技術(shù)改造、更新等原因，使原技術(shù)檔案資料發(fā)生變更的，需填寫《檔案資料修改申請表》報(bào)工程技術(shù)主管部門、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行檔案資料的修改工作，修改結(jié)果應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組鑒定無誤后將新資料整理歸檔，同時(shí)在《檔案資料修改/銷毀登記表》上登記。

十一、工程技術(shù)檔案借閱

1、管理項(xiàng)目員工都應(yīng)重視保護(hù)設(shè)備管理資料并按借閱批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)資料。

2、工程技術(shù)檔案原則上只閱不借，只在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。確因工作需要的可復(fù)印相關(guān)技術(shù)資料并妥善保管。

3、設(shè)備管理資料借出和歸還檔案時(shí)，由檔案管理員在《檔案資料借閱登記表》上進(jìn)行記錄。

4、檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。

5、調(diào)離管理項(xiàng)目人員必須清理移交、歸還借閱檔案及資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

6、外單位人員借閱檔案，須持有該單位介紹信和借閱人工作證、身份證，經(jīng)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可在檔案室內(nèi)閱讀。

十二、設(shè)施設(shè)備管理檔案鑒定和銷毀

1、設(shè)施設(shè)備管理檔案鑒定工作由項(xiàng)目檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程主管、檔案管理員和有關(guān)技術(shù)管理人員組成。日常的檔案鑒定工作由檔案管理員負(fù)責(zé)。

2、檔案鑒定小組的任務(wù)

1)負(fù)責(zé)制訂、修訂本項(xiàng)目檔案保管期限表；

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2)對到期檔案提出明確的存、毀意見。

3、保管期限原則

1)對本管理項(xiàng)目有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映管理項(xiàng)目職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；

2)凡是在一定時(shí)期有利用價(jià)值的檔案，要明確保存的剩余期限。3)檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，原則上每年進(jìn)行一次。

4、檔案通過鑒定，要求劃定檔案保管期限，檔案保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案管理員應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

十三、檔案銷毀的程序

1、鑒定小組應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請表》和撰寫銷毀報(bào)告并報(bào)公司工程技術(shù)主管部門審核?！稒n案資料銷毀申請表》和撰寫銷毀報(bào)告由檔案室保存。

2、檔案銷毀時(shí)，要由鑒定小組成員二人以上監(jiān)銷并在《檔案資料修改/銷毀登記表》上簽名。

3、銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的將根據(jù)國家和管理處有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

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第二篇：檔案資料管理制度

檔案資料管理

為了更好地貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策和規(guī)定，規(guī)范檔案的管理，確保檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定學(xué)校檔案管理制度。

本制度共分為《檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制度》和《分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)》七項(xiàng)內(nèi)容，希望學(xué)校各職能科室有關(guān)人員認(rèn)真執(zhí)行。

平昌縣泥龍初中

目

錄

1.檔案管理實(shí)施細(xì)則―――――――――――――1 2.歸檔制度―――――――――――――――――5 3.檔案保管制度―――――――――――――――7 4.檔案庫房管理制度―――――――――――――9 5.檔案借閱制度―――――――――――――――10 6.檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀制度――――――—――11 7.檔案人員崗位責(zé)任制度―――――――――――13 8.檔案員職責(zé)――――――――――――――――14 9.分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)———————————————15

檔 案 管 理 實(shí) 施 細(xì) 則

1.總則

1.1 為了加強(qiáng)學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案管理水平，根據(jù)國家、省、市檔案部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制定本細(xì)則。

1.2 檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

1.3 學(xué)校在重要工作活動(dòng)中形成的全部檔案均由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。

2.檔案管理體制

2.1 學(xué)校必須建立檔案工作，成立綜合檔案室，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、管理學(xué)校檔案工作，配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)綜合檔案室的日常工作和各項(xiàng)具體的檔案工作事項(xiàng)。

2.2 檔案人員必須忠于職守，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，具有高中以上文化程度，具有檔案專業(yè)知識(shí)。

2.3 檔案室由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，并納入主管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)和崗位職責(zé)。

2.4 各科室應(yīng)確定兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的積累、整理，并按時(shí)向檔案室移交。

3.文件材料的形成與歸檔

3.1 學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、財(cái)會(huì)、設(shè)備等工作中形成的文件材料）都必須向檔案室移交。歸檔的具體范圍、時(shí)間和要求按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。

3.2 根據(jù)學(xué)校檔案的種類、數(shù)量，制定歸檔制度，明確歸檔范圍、時(shí)間和要求。

3.3 文件材料的形成和移交必須納入各職能部門的工作計(jì)劃和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

4.檔案的管理

4.1 檔案的分類。學(xué)校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、校辦企業(yè)類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像實(shí)物類、教師業(yè)務(wù)檔案九種門類。

4.2 檔案編目。學(xué)校檔案室應(yīng)編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。

4.3 檔案鑒定。根據(jù)上級(jí)檔案部門的有關(guān)規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，會(huì)計(jì)檔案保管期限為永久和定期兩種。

檔案鑒定工作分兩次進(jìn)行：歸檔前對文件材料價(jià)值進(jìn)行鑒定；歸檔后對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷毀失去保存價(jià)值的檔案。

4.4 檔案統(tǒng)計(jì)。建立檔案統(tǒng)計(jì)工作，編制檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表，對檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案利用效果、檔案編研情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確無誤。4.5 檔案庫房管理。配備專門庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護(hù)工作。

4.5.1 檔案存放應(yīng)有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。

4.5.2 對照片、膠片、磁帶等特殊載體的檔案必須配備特制的設(shè)備進(jìn)行管理。

4.5.3 定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查、清理、核對，做到帳物相符；對破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

4.6 建立全宗卷，以積累存儲(chǔ)學(xué)校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。

4.7 檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。

5、開發(fā)檔案信息

5.1 在學(xué)校內(nèi)部可實(shí)行檔案開架閱覽。

5.2 學(xué)校檔案室應(yīng)根據(jù)需要編輯文件匯集和各種參考資料，積極主動(dòng)地開展檔案利用工作。

5.3 在檔案信息開發(fā)與提供利用中，必須嚴(yán)格遵守保密制度。

6、附則

6.1 本細(xì)則根據(jù)工作需要可另行補(bǔ)充。6.2 本細(xì)則由灌南縣小窯中學(xué)檔案室負(fù)責(zé)解釋。6.3 本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。

歸 檔 制 度

為了完整系統(tǒng)地保存學(xué)校在工作中形成的各種門類載體的檔案，提高歸檔文件的質(zhì)量，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。

1、文件材料的歸檔范圍

1.1 凡是反映學(xué)校工作活動(dòng)、具有參考價(jià)值的文件材料，聲像材料均屬歸檔范圍（具體歸檔范圍按學(xué)校制定的《文件材料歸檔范圍》執(zhí)行）。

1.2 代管和學(xué)校有關(guān)的撤銷學(xué)校的全部檔案。1.3 與學(xué)校業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料。

2、文件材料的歸檔要求

2.1 應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全完整。

2.2 應(yīng)歸檔的文件材料必須字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國家要求。嚴(yán)禁使用圓珠筆，鉛筆，純藍(lán)及紅墨水等書寫材料。

2.3 歸檔的文件材料必須是原件。

2.4 歸檔的文件必須保持其文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，并進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷、編目。

2.5 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。2.6 文件材料歸檔必須辦理移交手續(xù)。

3、文件材料的歸檔時(shí)間 3.1 1—3大類檔案在第二年五月底前歸檔。

3.2 會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)終了后，由財(cái)會(huì)部門整理立卷，保管一年后移交檔案部門。

3.3 設(shè)備檔案在設(shè)備開箱時(shí)必須會(huì)同檔案人員進(jìn)行技術(shù)資料核對登記，與安裝調(diào)試記錄等文件材料一并整理歸檔。

4、文件材料的歸檔份數(shù)

4.1 各類文件材料一般歸檔一式一份。

4.2 重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5、學(xué)校檔案室應(yīng)對文件材料的形成，積累，整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。

檔 案 保 管 制 度

為了保護(hù)好學(xué)校的檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。

2.存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號(hào)順序排列在專用柜內(nèi)。

4.定期清理核對庫藏檔案，檢查保管質(zhì)量，做到帳物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案進(jìn)行修復(fù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

5.檔案庫房是集中保管檔案的基地，必須有鐵門鐵窗鐵柜等防護(hù)設(shè)施。

6.檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備，使庫房溫濕度基本保持在溫度14－24攝氏度，相對濕度45－60％之間。

7.檔案庫房不應(yīng)靠近易燃易爆物體和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

8.檔案庫房要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈。9.庫房內(nèi)要配備消防滅火器材，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。10.應(yīng)保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前必須嚴(yán)格檢查、消毒，檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防霉、防蟲藥物。11.檔案對接收、移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

檔案庫房管理制度

1.檔案庫房是機(jī)要重地，為確保安全，防止泄密，非檔案人員不得入內(nèi)。

2.檔案庫房是存放學(xué)校檔案資料的專用庫房，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆及其它有損檔案資料的物品。

3.庫房內(nèi)必須清潔衛(wèi)生，要有防光、防盜、防潮、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，及時(shí)更換驅(qū)蟲藥物，定期檢查電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施，保證安全可靠實(shí)用。

4.庫房里柜櫥要按類、按序編號(hào)排列整齊，便于通風(fēng)順暢。5.檔案人員每天對庫房溫濕度進(jìn)行檢查、記錄并采取措施，使庫房溫濕度控制在規(guī)定的范圍之內(nèi)。

6.對庫房里的檔案資料做到勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并采取必要的措施。

檔 案 借 閱 制 度

為了維護(hù)檔案的完整與安全，服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作，特制定本制度。

1、學(xué)校所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2、學(xué)校人員查閱檔案必須辦理登記手續(xù)。

3、在借閱檔案時(shí)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，定期歸還；（2）應(yīng)該愛護(hù)檔案，不得遺失；

（3）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁隨意更改和涂寫；

4、借閱和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案人員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

5、檔案如丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6、借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。

7、調(diào)離學(xué)校的工作人員必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

8、外單位人員借閱學(xué)校檔案，須持所在單位介紹信和本人有效證件，并辦理有關(guān)手續(xù)。

檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀制度

為了對庫藏檔案的收進(jìn)、移出能夠做到心中有數(shù)和保證檔案質(zhì)量，保護(hù)好有價(jià)值的檔案，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，特制定本制度。

1.檔案統(tǒng)計(jì)

1.1 對檔案的收進(jìn)、移出、保管和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理學(xué)校報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

1.2 統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)認(rèn)真、求實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.檔案鑒定

2.1 檔案鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。

2.2 鑒定小組的任務(wù)：負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。

3.確定檔案保管期限的原則

3.1 對學(xué)校有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映學(xué)校職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

3.2 凡是在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。

3.3 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。4.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行。5.檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改補(bǔ)充。

6.銷毀檔案程序

6.1 鑒定小組應(yīng)列出銷毀檔案的清冊和撰寫銷毀檔案報(bào)告并報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清冊及報(bào)告的檔案應(yīng)保存。

6.2 銷毀檔案時(shí)，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷，在銷毀過程中主觀失密或?qū)W(xué)校造成損失的，將根據(jù)國家和單位有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

檔案員崗位責(zé)任制度

1.熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，鉆研業(yè)務(wù)。2.及時(shí)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案部門制定的關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針、政策和業(yè)務(wù)規(guī)范。

3.制訂學(xué)校檔案工作計(jì)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。4.制定各項(xiàng)檔案管理制度。

5.負(fù)責(zé)學(xué)校文件材料的收集、分類、整理和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具。

6.參與學(xué)校設(shè)備開箱驗(yàn)收工作，確保歸檔文件材料的齊全完整。7.做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，對檔案收進(jìn)、移出進(jìn)行登記。

8.認(rèn)真開展檔案利用工作，編寫適應(yīng)工作需要的檔案參考資料。9.做好檔案的統(tǒng)計(jì)鑒定工作。

10.加強(qiáng)對檔案庫房的管理，定期對庫房檔案進(jìn)行檢查。11.對學(xué)校內(nèi)部科室、所屬單位檔案工作進(jìn)行培訓(xùn)、監(jiān)督和指導(dǎo)。

12.加強(qiáng)檔案保密工作，嚴(yán)格遵守保密制度。

檔

案

員

職

責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，并對學(xué)校形成的各種門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

二、努力學(xué)習(xí)檔案理論，不斷提高專業(yè)水平和工作能力，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)，爭取領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的支持。

三、歸檔材料要做到準(zhǔn)確、完整齊全，分類組卷合理，保證案卷質(zhì)量符合要求。

四、充分發(fā)揮檔案的作用，認(rèn)真編制、完善檢索工具，做到查閱迅速準(zhǔn)確。

五、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，對庫存案卷心中有數(shù)，出入有據(jù)。

六、定期進(jìn)行檔案鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案銷毀制度，對超過保管期限和重復(fù)文件要銷毀的應(yīng)造清冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，簽字見證，方可銷毀。

七、嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全，不擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍。

八、堅(jiān)持做好庫房的“八防”工作，措施落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)處理。

檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

一、組織貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)檔案工作的 規(guī)定、要求。

二、組織制定本單位檔案工作的長期和短期目標(biāo)、任務(wù)，并加以貫徹落實(shí)。

三、組織召開本單位檔案工作會(huì)議，聽取匯報(bào)，研究部署工作，及時(shí)幫助解決存在的問題，同時(shí)向主要負(fù)責(zé)人匯報(bào)并提出建議。

四、組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高本單位檔案管理水平。

五、組織開展對本系統(tǒng)和所屬單位的檔案工作的監(jiān)督和 指導(dǎo)。

六、積極主動(dòng)地與檔案行政管理部門聯(lián)系，解決本單位檔案工作中存在的業(yè)務(wù)問題。

第三篇：檔案資料管理制度（模版）

檔案資料管理制度

1、檔案資料在收、發(fā)、借閱、存檔各環(huán)節(jié)中，應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。

2、檔案資料的寄出與收回由檔案管理人員與部門負(fù)責(zé)人一同清點(diǎn)，并簽字確認(rèn)。

3、鄭州收到資料后發(fā)電子版回執(zhí)單給檔案管理人員，雙方進(jìn)行核對。

4、開標(biāo)后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人13日內(nèi)把報(bào)送鄭州的資料匯編和向有關(guān)行政監(jiān)督部門的備案資料（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、資料匯編）交予檔案管理人員處并簽字確認(rèn)。

5、所有檔案資料均要在開標(biāo)后14日內(nèi)清查，要在部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行核對，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理，并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施。必須做到資料齊全。

6、在開標(biāo)后第15日向有關(guān)行政監(jiān)督部門報(bào)送資料。

7、各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對自己所提交的資料要有詳細(xì)的目錄。

8、所有保存文檔要按月份分類存放，同時(shí)做出相對應(yīng)的文檔目錄清單。

9、若檔案管理人員離職時(shí)，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。

10、內(nèi)部人員需查閱檔案資料要進(jìn)行資料借閱登記，查閱后歸還于檔案管理人員。

11、所有檔案資料如需外借，均應(yīng)由經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

12、公司電腦里的工作文檔不得外拷。

第四篇：檔案資料管理制度

檔案資料管理制度

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作，參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求,結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

（1）歸檔范圍

主要為工程和設(shè)備檔案資料: a.工程檔案是指各類報(bào)批文件(對政府各行政部門的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說明文件，比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

b.設(shè)備檔案是鑒定評價(jià)（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器）設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計(jì)劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護(hù)手冊、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗(yàn)記錄；安裝調(diào)試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問題及處理意見；運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類文件。

（2）檔案保密制度

a.檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項(xiàng)保密制度。b.凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

c.凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。

d.對確已無保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。

（3）檔案工作人員崗位職責(zé)

a.熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案專業(yè)知識(shí)。b.負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。

c.按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

d.積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

e.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。（4）檔案管理制度

a.非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

b.檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

c.做好檔案柜內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

d.對檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效措施。e.凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件，儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。

f.檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時(shí)間先后排列好，用鉛筆編寫頁號(hào)，凡有文字的頁面，都要編號(hào)，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。

（5）檔案安全制度

a.嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)

妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

b.每次長假前應(yīng)對檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實(shí)消除安全隱患。

（6）檔案資料查閱利用制度

a.本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過半個(gè)月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。

b.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。

c.檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交付。d.查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

e.查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

（7）檔案的收集

a.檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時(shí)登記。b.工程檔案資料按項(xiàng)目收集,檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

c.設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

d.應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

e.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

f.項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

g.本公司購置的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全，及時(shí)移交檔案員，統(tǒng)一積累和集中保管。

第五篇：檔案資料管理制度

檔案資料管理制度

適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化、規(guī)范管理的需要和上級(jí)關(guān)于檔案工作有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司的實(shí)際情況，現(xiàn)作如下規(guī)定：

一、公司內(nèi)部文件記錄、合同文本、技術(shù)圖紙、工藝配方等資料一律由辦公室專人負(fù)責(zé)收集、整理、建檔、保存。

二、公司所屬各單位必須堅(jiān)持文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度，歸檔的材料要齊全、完整、字跡工整、圖樣清晰。

三、公司領(lǐng)導(dǎo)及科室工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察、參加各種會(huì)議，所獲取的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)交檔案室歸檔。

四、因工作需要借閱檔案時(shí)，檔案資料原則上不得帶出檔案室；特殊情況下，報(bào)請公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可帶出時(shí)，最多不超過一個(gè)月，如到期不能歸還，嚴(yán)格履行檢查程序。

五、借閱人員，不經(jīng)檔案部門同意，不準(zhǔn)復(fù)印、抄錄。

六、借閱人員必須愛護(hù)所借閱檔案，不得擅自涂改、撕毀、損壞檔案，不得隨意將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得泄密。對于丟失、損壞、破壞檔案資料的有關(guān)人員，按其程度和價(jià)值給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰和行政處罰。

七、對于需要復(fù)制的圖紙和文件材料，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制，不經(jīng)批準(zhǔn)的一律不能復(fù)制。

九、檔案管理工作是現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、各部門都必須高度重視和支持。