第一篇：企業(yè)文件管理制度

企業(yè)文件管理制度

第一章總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

第二章收文的管理

第四條 公文的簽收

1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5.兩辦機要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

第三章發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：(1)公布全廠規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；(6)其他有關(guān)全廠的重大事項；

3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。

第四章 發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫； 4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；

5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))； 7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚； 8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印； 11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

第五章 文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

第六章 文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：

(1)上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；

(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；(9)工廠日志和大事記；

(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

第七章 文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

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企業(yè)文件管理制度

企業(yè)文件管理制度

一、總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

二、收文的管理

第四條 公文的簽收

1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

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第五條公文的編號保管

1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

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3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5.兩辦機要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

三、發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：

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1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：

(1)公布全廠規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；

(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

(6)其他有關(guān)全廠的重大事項。

3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

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4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。

四、發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；

5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

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6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打?。?/p>

11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

五、文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

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第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：

(1)上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；

(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信、來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等；

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

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(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

(9)工廠日志和大事記；

(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

七、文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

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第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

文章來源：律伴網(wǎng) http://www.lvban365.net/

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第三篇：企業(yè)文件和檔案管理制度

延川縣供電分公司文件和檔案管理制度

一、范圍

（一）本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了綜合檔案的管理職能、管理方法、檢查與考核。

（二）本標(biāo)準(zhǔn)適用于延川縣供電分公司所屬各部室、班（站、所）。

二、引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。

《中華人民共和國檔案法》（1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第20次會議修正，中華人民共和國主席令第71號發(fā)布）

《中華人民共和國檔案法實施辦法》（1990年10月24日經(jīng)國務(wù)字批準(zhǔn)，國家檔案局第1號頒布，自1990年11月19日起施行。）

《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》（國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委1987年3月20日）

GB9705-88《文秘檔案案卷格式》

GB/T11822-89《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局）GB3792.5-85《檔案著錄管理規(guī)范》

《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（國家檔案局1987年8月29日）

GB/T11821-89《照片檔案管理規(guī)范》

《檔案工作目標(biāo)管理辦法》（國家檔案局檔發(fā)字（1996）9號文件）

《陜西省檔案管理條例》（1997年1月21日陜西省人民代表大會常務(wù)委員會第25次會議通過）

三、定義

（一）檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。

（二）文秘檔案

文秘檔案是指機關(guān)、團體、部隊、企事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的檔案材料，因而又稱“黨政檔案”。

（三）科學(xué)技術(shù)檔案

科學(xué)技術(shù)檔案指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)歸檔保存的科學(xué)文件材料。包括圖樣、圖表、文字材料和音像材料等。

（四）基本建設(shè)檔案

基本建設(shè)檔案是指建筑物、構(gòu)筑物、地上地下等基本工程項目從醞釀、決策到建設(shè)投產(chǎn)的全過程形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃勘測設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)等工作形成的文字材料、圖紙、圖樣、計算材料、音像材料等形式與載體文字材料。

（五）科學(xué)研究檔案

科學(xué)研究檔案是指在基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和開發(fā)研究等自然科學(xué)研究等活動中形成的科技檔案。記載和反映科學(xué)技術(shù)研究活動的全過程和結(jié)果，包括取得正結(jié)果、負(fù)結(jié)果或中斷的研究活動所形成的材料。其構(gòu)成如下：

1、科研依據(jù)性材料，有科研課題審批文秘、任務(wù)書、委托書、開題報告，調(diào)研招待方案認(rèn)證和協(xié)議書，合同等文件。

2、研究實驗材料，有各種載體的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、申請專利的有關(guān)文件材料、設(shè)計文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件、重要的來往技術(shù)文件等。

3、總結(jié)鑒定（評審）驗收材料，有工作總結(jié)、科研報告、論文、專著參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、決算材料等。

4、成果獎勵申報材料，有成果獎勵申報、審批材料、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。

5、推廣應(yīng)用材料，有推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等。

（六）設(shè)備儀器檔案

設(shè)備儀器檔案是指反映各種機械設(shè)備和儀器、儀表等運動變化過程的檔案。在設(shè)備儀器的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成。

（七）會計檔案

會計檔案是指在公司會計業(yè)務(wù)活動中形成的各類憑證、帳簿、報表、工資冊、考勤表等會計核算資料。

（八）立卷

立卷是指文件材料形成單位，將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，按形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類組成基本保管單位。是文秘處理的最后環(huán)節(jié)，是整理與儲存文秘的傳統(tǒng)方法，也是歸檔前的重要準(zhǔn)備工作。

（九）歸檔

歸檔是指文秘、業(yè)務(wù)部門對工作活動中處理完畢、將有保存價值的文件材料，按規(guī)定立卷后，定期向檔案室移交的過程，是文秘處理的最后環(huán)節(jié)，是檔案工作的起點。

四、管理職能

（一）公司檔案實行分散管理和集中管理相結(jié)合的方式，重要檔案由辦公室管理，一般檔案由業(yè)務(wù)主管部室歸口

管理。

（二）辦公室由經(jīng)理主管，其他部門在主管經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，業(yè)務(wù)上接受省集團公司、延安供電分公司及延川縣檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（三）負(fù)責(zé)公司文秘、科技、電費、財務(wù)、音像實物及計算機光盤等各種檔案的收集、整理、鑒定、銷毀、保管、統(tǒng)計和提供利用等管理工作。

（四）負(fù)責(zé)對公司所屬各部室、班（站、所）及多經(jīng)企業(yè)檔案工作進行指導(dǎo)、檢查、督促和考核。

五、管理內(nèi)容與要求

（一）歸檔范圍

1、反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司工作、電力建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。

2、公司工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。

3、公司需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級部門報送的重要文件材料。

4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

5、公司在財務(wù)審計業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料。

6、公司在工作活動中產(chǎn)生并具保存價值的各種錄音帶、錄像帶、照片、底片、計算機光盤等。

7、公司產(chǎn)生的具有保存價值的實物。

8、具體內(nèi)容按部頒發(fā)的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)

則》、《供電企業(yè)分類表》歸檔。

（二）歸檔時間及要求

1、歸檔的文件材料要齊全、完整、層次分明，保持文件之間的歷史聯(lián)系，符合其形成規(guī)律；必須能準(zhǔn)確的反映本單位黨政、生產(chǎn)、基建、科研和經(jīng)營等各項活動的真實內(nèi)容和歷史全過程；必須符合質(zhì)量要求，無圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙書寫，印章、簽字齊全，不得使用壓感紙打印。

2、歸檔的音像材料，要經(jīng)過編輯整理，并要附文字說明。

3、歸檔文件材料，應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。

4、黨代會、職代會、團代會和重要的專業(yè)會議中形成的各種文件材料，會議結(jié)束后，由主辦部門將應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊，并編制移交清冊，向公司檔案室歸檔。

5、各項管理中形成的重要文件，在次年一季度內(nèi)，由各部門的專（兼）人員，按其業(yè)務(wù)范圍，將應(yīng)歸檔的部分整理立卷，并編制移交清冊，向公司檔案室歸檔；一般文件自行保管。

6、生產(chǎn)、基建、大修、技改、調(diào)度、科研等活動中形成的科技文件材料，由各職能部門指定專人負(fù)責(zé)積累、整理、立卷、保管，在次年一季度編制移交清冊，向公司檔案室移交；多經(jīng)企業(yè)所形成的會計檔案等，按要求整理立卷后自行

保管。

7、公司財務(wù)管理活動中形成的重要檔案，在本年終結(jié)后，由財務(wù)部門按歸檔范圍、要求整理、立卷、保管，在次年一季度編制移交清冊，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定簽字后，向辦公室移交；一般檔案自行保管。多經(jīng)企業(yè)所形成的檔案，按要求整理后立卷自行保管。

8、在公司各項活動中形成的音像材料，在拍攝錄制工作完畢后，由攝錄部門注明攝錄者、時間和簡單的文字說明，并編制移交清冊，向辦公室歸檔。

（三）歸檔份數(shù)

1、各類文件一般歸檔一式一份。

2、基建工程歸檔份數(shù)，按國家建委頒發(fā)的《編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》辦理。

（四）歸檔措施

1、對在各項工作活動中形成的具體保存價值的文件材料，根據(jù)《檔案法》規(guī)定，都應(yīng)歸檔管理，任何部門或個人都無權(quán)保存和據(jù)為己有。

2、文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)列入生產(chǎn)、基建、科研、經(jīng)營等計劃、規(guī)劃程序；列入有關(guān)部門和人員的工作材料；列入企業(yè)經(jīng)濟責(zé)任制，并嚴(yán)格進行考核。

3、辦公室應(yīng)參加科研成果鑒定、重要設(shè)備儀器開箱、基建工程竣工驗收等活動，接收有關(guān)科技文件材料，并簽署

意見。

4、辦公室應(yīng)參加公司重要生產(chǎn)技術(shù)會議。

5、公司工作人員因公外出（包括出國）參觀學(xué)習(xí)、考察、參加會議、收集帶回的文件材料，要按歸檔范圍規(guī)定及時歸檔。其經(jīng)費未經(jīng)相關(guān)檔案部門簽字，財務(wù)部門不得報銷。

6、公司產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，應(yīng)把檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)作為一項考核內(nèi)容，相關(guān)檔案部門未簽字者，不能作為成果，不予評獎。

六、圖紙的更改

凡因設(shè)計、施工、生產(chǎn)、檢修等原因引與實物不符合的圖紙均應(yīng)及時修改，使圖實相符。

（一）更改辦法和要求

1、圖紙更改須項目技術(shù)負(fù)責(zé)人、設(shè)計者審批，委托專人按更改通知單規(guī)定的內(nèi)容進行，要確保圖紙完整、清晰。

2、圖紙更改一般采用杠改、刮換和更換新圖三種方式，更改時必須用繪圖墨水或碳素墨水。

3、修改內(nèi)容較好，可直接在圖面“杠改”、“刮改”，修改人應(yīng)在修改處注明“修改標(biāo)記”和修改根據(jù)，并簽署本人姓名和修改時間；修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖取代原來的圖紙，新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號。

4、整個保管單位內(nèi)圖紙作廢，由新圖代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并注明原保管單位編號。

5、圖紙更改完畢后，要將更改通知單與修改后的藍(lán)圖同時歸檔。

（二）控制手段

1、根據(jù)基建工程項目的建設(shè)情況和工程維修、設(shè)備改造實際情況，公司有關(guān)部門要對圖樣的更改和竣工圖的編制提出要求，設(shè)計、施工單位應(yīng)按照要求進行修改和編制，否則將按照有關(guān)規(guī)定給予經(jīng)濟處罰。

2、檔案管理人員應(yīng)履行職責(zé)，對更改入庫的圖紙認(rèn)真檢查、嚴(yán)格把關(guān)，對未按規(guī)定更改者，有權(quán)提出重新更改要求。

七、檔案的分類、保管期限、整理、排架和編目

（一）公司檔案按照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》及《西北電力企業(yè)檔案分類和保管期限表》進行分類和確定保管期限，分庫保管。

（二）檔案保管期限分為永久、30年、10年三種，確定保管期限原則：

1、公司大事記、組織沿革、電力志等材料。（永久）

2、公司和以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料。（永久）

3、公司以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料。（10年）

4、公司簡報、會議紀(jì)要、月度工作任務(wù)書、延川電力等材料。（10年）

5、公司重要職能活動的安排、方案、總結(jié)材料。（永

久）

6、公司一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）

7、公司機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印章啟用和作廢等文件材料。（永久）

8、公司制定的管理制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等材料。（1）重要的需長期執(zhí)行的。（30年）（2）一般性的。（10年）

9、上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免及本機關(guān)人事任免文件。（永久）

10、經(jīng)營指標(biāo)、考核兌現(xiàn)材料。（永久）

11、受縣級以上表彰獎勵的先進集體、先進工作者文件材料。（永久）

12、公司受縣級以下表彰、獎勵的先進單位、先進工作者等材料。（30年）

13、公司對有關(guān)人員的處分材料。（1）受警告(不含)以上處分的。（永久）（2）受警告處分的。（30年）

（3）一般的處理決定及通報批評材料。（10年）

14、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料。（永久）

15、人事考核、職稱評定工作文件材料。（永久）

16、職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹信及存根。（永久）

17、職工花名冊、黨團員、工會會員花名冊、批準(zhǔn)加入 10

黨團組織的文件材料。（永久）

18、黨、工、團工作報告、總結(jié)、換屆選舉結(jié)果（永久）。

19、房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料。（永久）20、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議等文件。（1）重要的。（永久）（2）一般的。（10年）

21、職工承擔(dān)、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)。（永久）

22、職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則、職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查統(tǒng)計、住房申請。（30年）

23、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料。（1）重要的。（永久）（2）一般的。（10年）

24、上級機關(guān)制發(fā)的非公司業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。（10年）

25、公司制發(fā)的業(yè)務(wù)文件。

（1）重要的需要長期執(zhí)行的。(30年)（2）一般的。(10年)

26、公司處理群眾來信來訪、辦理人大代表提案等材料。（10年）

27、公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。（1）重要業(yè)務(wù)問題的（永久）（2）一般業(yè)務(wù)問題的（30年）

28、公司物質(zhì)采購計劃、審批手續(xù)、招標(biāo)、投標(biāo)、購置等文件材料，車輛調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料。（30年）

（三）檔案的整理

1、文秘檔案按照《文秘檔案案卷格式》進行整理。

2、科技檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理。

3、會計檔案按《會計檔案管理辦法》要求進行整理。

4、音像檔案按照不同載體分別進行整理。

5、檔案的排架

（1）文秘檔案案卷排列是按—大類—案卷順序號。

（2）科技檔案案卷排列是按大類—工期—案卷順序號。

（3）會計檔案案卷排列是按類別——案卷順序號。、檔案的編目

（1）檔案編制總目錄和分類目錄。

（2）文秘檔案以年為單位建立目錄和編號。（3）科技檔案以工期為單位，按大類建立目錄和編號。（4）會計檔案以類別建立目錄和編號。

（5）音像檔案載體，以大類為基本單位，以案卷為登 12

記單位，依照案卷整理排列順序進行流水登記。

八、檔案的開發(fā)利用

（一）檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的檢索工具。如檔案案卷總目錄、分類目錄、卡片等。

（二）檔案管理人員應(yīng)熟悉所保管的檔案，了解生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營和管理工作，積極提供檔案資料，為各項工作服務(wù)。

（三）檔案室應(yīng)根據(jù)需要組織編制各種專題資料，積極開發(fā)利用檔案。

（四）對公司職工借閱檔案的要求

1、公司職工均可借閱、查閱與本職工作有關(guān)的檔案，但必須出示證件，辦理必要的手續(xù)。

2、查閱檔案應(yīng)在檔案室進行，如須摘抄應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，如需復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案管理部門主管經(jīng)理批準(zhǔn)。不準(zhǔn)復(fù)制、摘抄與本人所查內(nèi)容無關(guān)的檔案。

3、借閱檔案應(yīng)進行登記，凡通過借閱的檔案解決了重大問題或取得了一定經(jīng)濟效益、社會效益的事例、應(yīng)及時反饋給檔案部門。

4、查閱密級檔案應(yīng)按保密規(guī)定辦理。

5、檔案借出一般不得超過七天，如遇特殊情況，由檔案室負(fù)責(zé)人確定。

6、借出、歸還檔案應(yīng)嚴(yán)格清點和辦理簽字手續(xù)。

7、借查人應(yīng)妥善保管、愛護檔案，不得刪改、涂污、勾畫、加注、拆散、損壞檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。

8、因公外出須帶檔案時，經(jīng)經(jīng)理簽字，一般可帶復(fù)印件或副本，密級檔案應(yīng)通過保密手續(xù)傳遞。

9、凡因下列情況之一者，應(yīng)立即將檔案歸還檔案室： A 因工作調(diào)動、退（離）休、退（離）職者等。B 因事外出，請假超過一周者； C 因檔案部門工作需要時。

10、對外單位人員借閱檔案的要求

（1）外單位人員須持單位正式介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫“借閱登記單”后，方可在檔案室查閱檔案，一般不得借出或復(fù)制。

（2）外單位確需復(fù)制檔案，應(yīng)辦理審批手續(xù)，按有關(guān)規(guī)定收取費用。

11、凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時，應(yīng)立即報告檔案部門，采取補救措施，對所產(chǎn)生的后果由借閱人員負(fù)責(zé)，并按《檔案法》等有關(guān)規(guī)定處理。

九、檔案的鑒定、銷毀與移交

（一）檔案鑒定工作由公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和檔案人員組成鑒定小組有計劃的進行。

（二）檔案鑒定的方法是根據(jù)《檔案保管期表》直接鑒定檔案的內(nèi)容。要逐卷逐件審查，要從文件材料的實際情況

出發(fā)，詳細(xì)具體的研究分析，作出恰當(dāng)?shù)呐卸?。在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)簽名，注明日期，每次鑒定要寫出鑒定報告。

（三）檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃分保管期限為準(zhǔn)，案卷質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整時，要及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補充。

（四）超過保管期限的會計檔案，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及對外事物的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓收支憑證，精簡下放、離退休、退職、因病傷亡、職工調(diào)資名冊、落實政策、處理歷史遺留問題的支付憑證，建設(shè)單位的下馬工程未完成建設(shè)項目的會計檔案，均應(yīng)抽出另行立卷，由檔案部門補充到有關(guān)案卷內(nèi)保管。

（五）對超過保管期限無保存價值的文秘、科技檔案材料，進行造冊登記，并提出銷毀意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。需要銷毀的會計檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查，報上級主管機關(guān)批準(zhǔn)后銷毀。

（六）銷毀檔案一定要到指定地點銷毀，并指定兩個人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員對擬銷毀的檔案必須認(rèn)真清點，核對，嚴(yán)格履行職責(zé)。銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀清冊上簽字。簽訂報告和銷毀清冊要歸檔保存。

（七）檔案室根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)向有關(guān)部門移交檔案。移交檔案必須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后進行，由檔案室編制移

交目錄一式兩份，交接時，雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。

（八）檔案管理人員調(diào)動工作、離退體、退職時，必須辦理移交手續(xù)后方能離開工作崗位。

十、檔案管理保密工作

（一）檔案是黨和國家的寶貴財富。凡涉及國家安全和利益，在一定時間內(nèi)只能讓一定范圍內(nèi)的人知悉的文件材料，規(guī)劃保密范圍。

（二）檔案保密工作要內(nèi)外有別。對外必須堅持保密，對內(nèi)則在遵守國家保密規(guī)定的前提下，提倡協(xié)作交流，便于提供利用。

（三）對檔案管理人員的保密要求：

1、檔案部門要配備政治可靠的人員。

2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳貫徹《檔案法》、《保密法》和上級有關(guān)保密規(guī)定，以此來檢驗、指導(dǎo)自己的工作言行。

3、檔案管理人員要樹立保密觀念增強保密意識，不得以任何方式泄露黨和國家秘密。對于違反保密制度的人和事，要堅決抵制，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。

4、屬于保密范圍的檔案，都應(yīng)標(biāo)明密級，對不同密級的檔案，應(yīng)由不同范圍的人員查閱利用，不得擅自擴大利用范圍。

5、密級檔案的管理

（1）保管密級檔案的庫房和門窗要堅固，并有防盜設(shè)施。

（2）檔案裝置要牢固嚴(yán)實，檔案柜鑰匙要專柜保管。（3）建立檔案安全檢查制度，每年年底對全部密級檔案進行逐一清點。

6、密級檔案的利用

（1）利用“秘密”檔案須經(jīng)檔案公司領(lǐng)導(dǎo)同意，“機密”檔案須經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)同意。

（2）利用密級檔案，一般只能在檔案室閱覽室查閱，如因工作特殊需要外借時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱時間不能超過三天。

（3）利用密級檔案，一般不能摘抄、復(fù)印、翻印，如因工作特殊需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時要限期收回銷毀。

7、對已經(jīng)失去保密價值的檔案，應(yīng)按照有關(guān)程序和規(guī)定，及時進行解密工作，并在案卷上取掉保密標(biāo)記。

8、要建立獎懲制度，對執(zhí)行保密制度好、成績顯著的部門及個人，要給予表揚獎勵；對違反保管制度的，應(yīng)按情節(jié)輕重，酌情給予處理，直至追究刑事責(zé)任。

十一、檔案庫房的管理

（一）基本要求

1、檔案管理人員應(yīng)刻苦鉆研檔案保護技術(shù)，不斷提高科

學(xué)技術(shù)水平。

2、檔案庫房要有專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得入內(nèi)。交接檔案時要認(rèn)真清點，手續(xù)完備。

3、檔案庫房應(yīng)做到整齊、清潔，檔案柜架和案卷排列科學(xué)，便于查找。

4、走廊、通道應(yīng)暢通無阻，不得堆放雜物。

5、辦公室、整理室與檔案庫房分開。

6、定期對各種載體檔案進行清點核對，做到帳、卡、物相符，存毀有據(jù)。

7、錄音帶、錄像帶每半年倒帶一次，計算機光盤每隔半年檢查一次。

8、發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或異常，要及時查明原因，設(shè)法采取補救措施。

（二）溫度、濕度控制

1、檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案載體、保管特性、控制好溫濕度。必要時安裝空調(diào)、去濕機、加溫器等設(shè)備。對庫房的溫濕度作定期的測量記錄。

2、檔案庫房的溫度作定期的測量記錄。

3、檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃—24℃，相對濕度控制在（45～60）%。

4、安放溫濕度計，應(yīng)考虛庫房面積、檔案多少和當(dāng)?shù)貧夂虻葪l件，選擇有代表性的位置，不得放在庫內(nèi)死角、門

窗、通風(fēng)口旁。安放的高度應(yīng)根據(jù)觀測員的身高、保持平視即可。

5、溫濕度計要定期檢查和校驗。

6、檔案柜架應(yīng)與墻保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺放，便于通風(fēng)降溫。

7、新建庫房竣工后，應(yīng)經(jīng)6-12個月干燥，方可投入使用。

（三）防蟲、防霉、防鼠、防塵

1、檔案柜內(nèi)要投入有效的防蟲、防霉變藥物，要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。嚴(yán)禁使用失效和過期藥物。

2、庫房內(nèi)禁止存放食品等其它無關(guān)雜物。

3、要定期松動檔案，使案卷之間透氣，不可擠的過緊。

4、接受檔案入庫時要認(rèn)真檢查，確保無灰塵，無蟲害、無霉變方能入庫。

5、做好防鼠滅鼠工作。

6、檔案庫房門窗必須嚴(yán)密，防止風(fēng)沙灰塵進入。

7、庫房的墻壁、地面要平滑、定期除塵、清掃。

（四）防光與照明的管理要求

1、檔案庫房應(yīng)用白熾燈作照明光源。

2、檔案庫房不宜采用自然光源，要防止陽光直射。

3、檔案庫房一般應(yīng)少留窗戶，窗戶要窄小，采用外淡內(nèi)暗的雙層窗簾。

（五）防火與防盜

1、檔案庫房門窗必須十分牢固、牢靠，必要時鑲嵌鐵皮、安裝鐵欄、保險和報警器。

2、檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁存易燃易爆物品，嚴(yán)禁吸煙，動用明火。

3、檔案庫房必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。

4、檔案庫房鑰匙不得隨身攜帶，備用鑰匙專人妥善保管。

5、檔案庫房內(nèi)的電氣設(shè)備要科學(xué)管理，定期檢查，做好維護工作，防止意外事故（如火災(zāi)、觸電）發(fā)生。

6、檔案庫房離人時，要關(guān)窗鎖門，節(jié)日要加封條。

十二、檔案統(tǒng)計

（一）檔案統(tǒng)計工作必須加強管理，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)次項工作，并遵守保密規(guī)定。

（二）檔案室應(yīng)按照國家制定的統(tǒng)計年報和上級主管部門制定的專項統(tǒng)計報表的格式、項目、內(nèi)容和要求進行填報。

（三）檔案部門應(yīng)認(rèn)真做好平時統(tǒng)計臺帳，為統(tǒng)計工作打好基礎(chǔ)。

（四）檔案統(tǒng)計必須及時、準(zhǔn)確。

十三、檢查與考核

按《延川縣供電分公司崗位經(jīng)濟責(zé)任制考核辦法》檢查與考核。

二〇一三年一月十三日

第四篇：企業(yè)文件管理制度

(一)總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條　公文的編號保管

1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5.兩辦機要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：

(1)上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；

(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；

(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

(9)工廠日志和大事記；

(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

第五篇：工廠企業(yè)消防安全管理制度(文件)

消防安全管理制度

一、新職工入廠，須進行消防安全的職前培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：消防安全基本常識、滅火器及消火栓的操作使用等。

二、對每名員工每年至少進行一次消防安全培訓(xùn)教育，培訓(xùn)情況記錄存檔

三、公司每個季度對全體職工進行疏散演習(xí)，對義務(wù)消防隊員進行滅火演習(xí)專門培訓(xùn)，使每個隊員都能熟練使用滅火器材，四、公司的消防安全責(zé)任人、消防安全管理人、專兼職消防管理人員、消防控制室的操作人員等有關(guān)人員應(yīng)接受消防安全專門培訓(xùn)。

五、各車間、班組等部門展開消防安全教育、培訓(xùn)工作應(yīng)根據(jù)各部門、各階段、各字的特點進行針對行的教育。

六、公司通過多種形式開展多種形式開展經(jīng)常性的消防安全宣傳教育