第一篇：辦公室文秘必備——公文基本格式

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。

黨政機關(guān)通用公文的文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報序號、公文標題、主送機關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記、公文二維條碼22個要素組成。1.版頭

行政機關(guān)的發(fā)文機關(guān)標識主要有3種形式：一種由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成，即“文頭紙”；一種由發(fā)文機關(guān)名稱加“令”組成，如“省政府令”；一種由發(fā)文機關(guān)名稱加武文線組成，即“函頭紙”。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

2.份號

即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。用電報傳送的秘密公文，不標注份號。絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報，均應(yīng)按密碼電報的管理辦法進行嚴格管理。

3.密級與保密期限

公文中的密級（包括國家秘密）分為絕密、機密、秘密3個等級。商業(yè)秘密分為商業(yè)機密、商業(yè)秘密2個等級。密級用3號黑體字標注。黨的機關(guān)的公文密級標注在份號下方，兩字之間空1字；行政機關(guān)的公文密級標注在公文首頁右上角。如需同時標注秘密等級與保密期限，黨政機關(guān)的公文都用3號黑體字頂格標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。

4.緊急程度（等級）

黨的機關(guān)的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”用3號黑體字頂格標注于公文首頁頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關(guān)的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2行。如無密級則標注在第1行。電報的緊急程度叫等級，分“特提、特急、加急、平急”4種，用3號仿宋體字標注，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天。

5.發(fā)文字號

發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3部分組成。發(fā)文年度應(yīng)標全稱，不能簡寫。發(fā)文順序號分年度從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

應(yīng)注意三個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，行政機關(guān)的用3號仿宋體字標注于版頭（發(fā)文機關(guān)標識）下空1行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱，左右兩邊各空1字排印。

6.簽發(fā)人

上行文應(yīng)標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成。某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿宋體字標注會簽人及其姓名。

標注簽發(fā)人的目的是為了加強單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負的責(zé)任，使之認真把好公文關(guān)。

應(yīng)注意兩個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；二是簽發(fā)人是指機關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。

7.標題

由發(fā)文機關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。應(yīng)注意三個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機關(guān)名稱排序，主辦機關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中應(yīng)簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。

8.主送機關(guān)

在標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機關(guān)名稱之后用全角冒號。如主送機關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關(guān)之上。

在黨政機關(guān)常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標注主送機關(guān)；決議、決定、指標、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規(guī)定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關(guān)；通報可標也可不標注主送機關(guān)，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標注主送機關(guān)。

9.正文

正文位于主送機關(guān)下方，不標注主送機關(guān)的公文，正文位于成文日期下方。數(shù)字、年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意不要把“1.”的小圓點寫了頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“

一、”，第二層可用“1.”，但不能用“（1）”。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。只有一級小標題的，小標題用黑體字排?。挥袃杉壭祟}的，第一級用黑體字排印，第二級用楷體字排??；有多級小標題的，第一級用小標宋體排印，第二級用黑體字排印，第三級用楷體字排印，第四級用仿宋體字排印。

法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的小標題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨立成段的小標題，末尾無標點符號；小標題之后接著排印正文的，末尾有句號。

10.附件

應(yīng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前排印附件名稱。附件名稱與正文空1行，左側(cè)空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，后面標全角冒號和附件名稱。附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。

附件臵于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起，公文主題詞與印制版記應(yīng)標注在附件最后一頁的下端。不能裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標注在主件最后一頁的下端。

11.發(fā)文機關(guān)署名

單一機關(guān)和兩個機關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個以上機關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時將發(fā)文機關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關(guān)排在前面，每行最多排3個發(fā)文機關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。

12.成文日期

一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準；應(yīng)當(dāng)寫明年月日，年份不能簡寫。單一機關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯(lián)合行文將成文日期拉開，左右各空7個字排印。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。

13.印章

除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

加蓋印章時，要做到端正、清晰，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。單一機關(guān)行文印章距正文2-4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。不得蓋空白章。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關(guān)在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)關(guān)合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。

省直各公司來省社蓋章，凡是股東決議、會議紀要、章程，涉及到人、財、物的重要文件材料等，都必須備有兩份留省社存檔，且所有股東（包括省社派出的股東代表）均須在股東決議上簽名。

14.主題詞

“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1行，一行排不完的另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。

15.抄送機關(guān)

在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關(guān)按機關(guān)大小和排列習(xí)慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送名稱對齊。用3號仿宋體字，左空1字排??；抄送機關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號。

16.印制版記

行政機關(guān)的公文只有印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間以付印日期為準。翻印上級機關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)時期改為翻印日期，用圓括號標注共印份數(shù)。

17.公文排印、裝訂格式

除發(fā)文機關(guān)標識、標題、主題詞用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。黨的機關(guān)用16開公文紙排印。行政機關(guān)用國際標準A4紙，正文用3號仿宋體字，每頁排22行，每行排28個字。要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。頁碼用4號半角白體標注，雙頁碼居左空1空，空白頁不標注頁碼。

二、行文關(guān)系

公文的行文關(guān)系主要有6種關(guān)系： 1.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。指有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)與下級機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。即具有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上下級之間的關(guān)系，不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。上下級機關(guān)之間用下行文文種，平行機關(guān)之間用函行文。3.綜合管理與被管理的關(guān)系。包括歸口管理與被歸口管理的關(guān)系。4.屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系。5.監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。6.平行機關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。

特別要注意第6種關(guān)系：

（1）平行機關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系，指沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間因工作上的相互聯(lián)系而進行的公文往來關(guān)系。這種工作上的相互聯(lián)系，一般以公文為媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協(xié)助或予以批準等。

常見的錯誤有：①行文對象級別高，就認為本機關(guān)與行文對象是上下級之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；②行文對象有管理實權(quán)，行文時作上級對待，以示尊重。以上都是不符合行文規(guī)則的，應(yīng)予以糾正。

（2）平行機關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理與被管理的關(guān)系，指沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間，其某些業(yè)務(wù)工作應(yīng)接受業(yè)務(wù)主管部門的統(tǒng)一管理。平行機關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理工作，如報請批準、批準后的答復(fù)、進行監(jiān)督管理、下達管理規(guī)范等，應(yīng)用函行文。常見的錯誤有：把業(yè)務(wù)主管部門當(dāng)作自己的上級機關(guān)，請求批準時錯用文種，即該用“函”，卻用“請示”、“報告”。

三、行文方式和規(guī)則

行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。在處理行文關(guān)系上，黨政機關(guān)必須遵守以下規(guī)則：

1.向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。2.黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可分別向下級黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。

3.黨委、政府的辦公廳（室）可以根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行文。黨委的其他部門，不得向下級黨委發(fā)布指示性公文。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。因為辦公廳（室）是辦事機構(gòu)和綜合機構(gòu)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán)可以對外正式行文，其他內(nèi)設(shè)機構(gòu)不是獨立的單位，不具備法人資格，也不能代表部門，不得對外正式行文。

4.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

5.同級黨的機關(guān)、黨的機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關(guān)事項，但不宜過多，凡屬政府職責(zé)范圍內(nèi)的事項，則不需與黨委聯(lián)合行文。

6.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

7.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)請示事項；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。

8.不相隸屬機關(guān)之間，不論級別如何，只能用函行文，用協(xié)商的口氣以尊重對方，用陳述性語言以示禮貌，不能在函中帶有指令性、指示性、指揮性、決斷性的語言，不能居高臨下，不能用上級對下級的口氣行文。

9.必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報告工作。

“請示”公文是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準、幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問使用的文種?！罢埵尽焙汀皥蟾妗毙形牡哪康暮妥饔貌煌?，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時限和批轉(zhuǎn)的重點不同。

（1）向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送。應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，不得在非請示中夾帶請示事項；其他機關(guān)需要周知和支持的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

報告只能供上級機關(guān)閱知，無需批復(fù)。請示上級機關(guān)批轉(zhuǎn)本部門的公文，應(yīng)當(dāng)同時報送批轉(zhuǎn)通知及被批轉(zhuǎn)公文（如報告、意見、方案等）的代擬稿。

（2）不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。

（3）請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。

（4）除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。

特殊情況是指突發(fā)事件、上級機關(guān)負責(zé)人已了解情況和直接交辦的事項。上級機關(guān)負責(zé)人已了解的情況并直接交辦的事項，這有兩種情況，一是領(lǐng)導(dǎo)人明確要求呈報機關(guān)將公文直接送給他個人的；二是領(lǐng)導(dǎo)人批示或口頭指示按辦文程序辦理的，交秘書部門按正常的程序辦理，秘書部門必須嚴把辦文關(guān)，不得因領(lǐng)導(dǎo)人有批示而降低辦文的質(zhì)量。

（5）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。（6）黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級級黨委主管部門請示重大問題。

（7）對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關(guān)的秘書部門可退回下級呈報機關(guān)。不符合行文規(guī)則的上報公文主要指不符合行文規(guī)則的請示、報告和代擬稿等。

（8）公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)。

第二篇：文秘公文寫作技巧

文秘公文寫作技巧大全

導(dǎo)讀：我根據(jù)大家的需要整理了一份關(guān)于《文秘公文寫作技巧大全》的內(nèi)容，具體內(nèi)容：文秘是一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。下面是我為您精心整理的。篇一會議類講話稿這是領(lǐng)導(dǎo)講話稿中數(shù)量最多、占比重最大的一“族”。我們平時所說的要講“適”，不要講“過”。

13.在新舊領(lǐng)導(dǎo)工作交接會議上的講話稿。這是一種很特殊的會議講話稿。在這種會議上往往有三個講話，一是卸任領(lǐng)導(dǎo)的講話，一是接任領(lǐng)導(dǎo)的講話，一是上級領(lǐng)導(dǎo)的講話。卸任和接任領(lǐng)導(dǎo)的講話，都要講得謙虛、誠懇，并有表態(tài)的意思。上級領(lǐng)導(dǎo)講話，則要對雙方

都給予肯定，并對該級領(lǐng)導(dǎo)班子及下屬提出一些要求和希望。

14.在各種邀請會、協(xié)作會、聯(lián)席會上的講話稿。這也是一種比較特殊的會議，這種會議面對的不是下級，而是外地、外部門的客人。作為東道主發(fā)表講話，要對客人表示歡迎，對本地、本部門的情況作一簡介，還要講會議的目的和議程。要講得誠摯、熱情、實在。

篇二

一、函的概念

函是不相隸屬機關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準事

項時所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機關(guān)之間行

文，其中包括上級機關(guān)或者下級機關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關(guān)相互洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準事項，向上級機關(guān)詢問具體事項，還可以用于上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)的詢問或請求批準事項，以及上級機關(guān)催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補充

或更正。不過這種情況并不多見。

二、函的特點

(一)溝通性。函對于不相隸屬機關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

(二)靈活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標題。

(三)單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關(guān)單位正式的公

務(wù)活動往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。

(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。

篇三

請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

1、首部。主要包括標題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

(1)標題。請示的標題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《*縣人民政府關(guān)于***的請示》;另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于開展春節(jié)擁軍優(yōu)屬工作的請示》。

(2)主送機關(guān)。請示的主送機關(guān)是指負責(zé)受理和答復(fù)該文件的機關(guān)。每件請示只能寫一個主送機關(guān)，不能多頭請示。

2、正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成。

(1)開頭。主要交代請示的緣由。它是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關(guān)批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級機關(guān)才好及時決斷，予以有針對性的批復(fù)。

(2)主體。主要說明請求事項。它是向上級機關(guān)提出的具體請求，也是

陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。另外請示事項要寫的具體、明確、條項清楚，以便上級機關(guān)給予明確批復(fù)。

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第三篇：思想?yún)R報 文秘公文 工作總結(jié)

[思想?yún)R報 文秘公文 工作總結(jié)]

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第四篇：公文管理(文秘)崗位職責(zé)

公文管理（文秘）崗位職責(zé)：

OA及公文管理崗

一、負責(zé)外部文件收文、流轉(zhuǎn)并督促落實，負責(zé)存檔和保密工作。

二、分公司各部門對外發(fā)文的登記、核稿、印發(fā)及存檔工作。

三、分公司及各中支公章使用管理、合同管理、出具介紹信等證明。

四、OA管理及對各機構(gòu)人員相關(guān)培訓(xùn)、OA問題處理工作。

五、分公司總經(jīng)理辦公會議準備、會議紀要撰寫、上報工作。

六、部門合規(guī)工作聯(lián)絡(luò)人，各類合規(guī)檢查傳達落實、部門報表匯總、報告的撰寫上報工作。

七、部門宣傳工作聯(lián)絡(luò)人，負責(zé)品宣相關(guān)工作傳達、稿件上報等。

八、部門志愿者工作聯(lián)絡(luò)人，相關(guān)工作部門內(nèi)傳達、活動稿件撰寫等。

九、總經(jīng)理室日常預(yù)算、報銷管理工作。

十、總經(jīng)理室及行政部交辦的其他臨時性工作。

第五篇：文秘及公文判斷題匯總180題

1、秘書沒有責(zé)任辦理會后反饋工作。（×）

2、要做好接待工作心理準備，重要的是要學(xué)習(xí)禮儀常識，塑造自身良好形象。（√）

3、單協(xié)調(diào)的缺點是對雙方矛盾的焦點不易把握準確。（√）

4、接待的環(huán)境準備，主要是指會客室（辦公室）外的環(huán)境準備。（×）

5、“出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀之一。（√）

6、在報告中不能夾帶請示事項。(√)

7、信息交換不應(yīng)考慮本組織的利益。（×）

8、信息傳遞制度包括領(lǐng)導(dǎo)審核、限時傳遞、安全保障。（√）

9、材料是公文寫作的基礎(chǔ)，在明確行文目的之后，要進行調(diào)查研究。(√)

10、秘書的職責(zé)之一是服從上級，既然秘書要服從上級，那么即使發(fā)現(xiàn)上級有錯誤時也不能指出來。（×）

11、在會議工作中，分發(fā)所有文件一般要編號、登記。（×）

12、以召開座談會形式調(diào)研，缺點是與會者會產(chǎn)生從眾心理，不容易得到真實的看法。（√）

13、不同的信息性質(zhì)和內(nèi)容有不同的信息傳遞要求。（√）

14、專項督查的特點是內(nèi)容具體，事項單一。（√）

15、督查調(diào)研就是組織有關(guān)職能部門抽調(diào)人員組成調(diào)查組，了解有關(guān)情況、問題，并處理解決這些問題。（√）

16、凡找領(lǐng)導(dǎo)的電話，秘書都要及時轉(zhuǎn)接或轉(zhuǎn)交給領(lǐng)導(dǎo)。（×）

17、在分工越來越細、相關(guān)因素越來越多的現(xiàn)代管理實踐中，秘書工作中的橫向同級關(guān)系之間的通力合作、協(xié)商配合就顯得十分重要。（√）

18、會場的裝飾主要是指色調(diào)的選擇、色彩的搭配。（×）

19、秘書不做計算機管理工作，也就不一定要有信息處理的能力。（×）

20、安排領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動是辦公室的一項經(jīng)常性任務(wù)。（√）

21、廣義的秘書機構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門，一般冠以“辦公”字樣。(√)

22、秘書工作也是一種管理工作，但它是一種特殊的管理活動，即帶有領(lǐng)導(dǎo)性質(zhì)的管理。(×)

23、道德是一種社會意識形態(tài)，是人們調(diào)整自身與社會之間關(guān)系的行為規(guī)范的總和。(×)

24、演繹是從一般推到個別的方法，從一般性的結(jié)論推演到歸屬類事物的個別對象。(√)

25、國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三個等級。保密期限絕密級事項不超過五十年，機密級事項不超過三十年，秘密級事項不超過十年。(×)

26、典型調(diào)查，是指在一定的總體范圍內(nèi)，根據(jù)調(diào)查目的，選擇有代表性的單位進行調(diào)查，以推論總體，是深入了解社會情況的重要方法。(√)

27、按人對信息的感知方式分，信息可分成直接信息與間接信息。(√)

28、文章的層次大于段落，即若干個段落連綴組合成一個層次。(√)

29、所謂照應(yīng)，是指文章前后內(nèi)容上的照顧和呼應(yīng)。(√)

30、新聞述評的標題一般要求多樣化，不像消息的標題那樣單一。(×)

31、聯(lián)合行文，主辦機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)排列在前，聯(lián)合下發(fā)的文件，應(yīng)由主辦機關(guān)蓋章。(×)

32、從表達方式上來說，消息和通訊一樣，除了概括敘述外，都要適當(dāng)運用抒情、議論、描寫的手法，不但要讓事實說話，而且要用形象感人。(×)

33、雜文的事實材料和一般議論文中的事實材料一樣，都是作為證明或駁論點的論據(jù)。(×)

34、敘述以語言文字的詳略程度而言，可以分為概括敘述和具體敘述兩種。(√)

35、文藝文訴諸讀者的是情感和想象;應(yīng)用文訴諸讀者的則是無可辨駁的事實和不可辨駁的真理。(√)

36、提高信息的效用層次可以提高信息的質(zhì)量。(√)

37、行使權(quán)力的部門越多，效率就越高。(×)

38、做協(xié)調(diào)工作時，不能拿黨的原則作交易。(√)

39、漢朝的采風(fēng)、周朝的樂府都是了解了情、民意的調(diào)查方法。(×)

40、“史”的最初含義，可能是指文書的形成者、傳達者和典藏者。（√）

41、衡量信息的質(zhì)量，主要看信息是否準確及時。(×)

42、寫文件要抓住的根本問題是材料要真實、觀點要正確。(√)

43、秘書隨領(lǐng)導(dǎo)陪同客人同坐一輛轎車時，應(yīng)坐在前排右座。(√)

44、會議按照規(guī)?？煞譃樾⌒蜁h、中型會議、大型會議、特大型會議和超大型會議。（×）

45、秘書機構(gòu)，又稱秘書部門，廣義的秘書機構(gòu)一般冠以“辦公”字樣，如辦公廳、辦公室等，狹義的秘書機構(gòu)一般冠以“秘書”字樣，如秘書科、秘書股等。（√）

46、秘書機構(gòu)無非做些抄抄寫寫、跑腿打雜的事情，是無關(guān)緊要、可有可無的一個部門。（×）

47、秘書是領(lǐng)導(dǎo)的下級，是為輔助領(lǐng)導(dǎo)而設(shè)置的工作崗位，必須堅決服從領(lǐng)導(dǎo)，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)活動的要求，嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。（√）

48、接待與信訪工作時各級組織體察民情、聯(lián)系群眾、發(fā)揚民主的重要渠道，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和秘書機構(gòu)的一項重要任務(wù)。（√）

49、普通公文屬于非保密文件，內(nèi)容不涉及機密，任何人都可以傳閱，因此不需要像保密文件一樣控制閱讀范圍和時間。（×）

50、為了表示熱情，與人初識之時，無論對方是單手還是雙手，秘書都應(yīng)該伸出雙手緊握對方。（×）

51、秘書到機場接到客人后，打開右前車門，請客人坐在司機旁，以方便客人一路觀賞風(fēng)景。（×）

52、接待工作首要的環(huán)節(jié)是擬訂接待方案。（×）

53、為了以區(qū)分不同的工作部門及減少噪音，有的辦公場所的工作位置用隔離板分開，這種辦公室布局為半開放式辦公室。（√）

54、在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)對該公文進行復(fù)核。（√）

55、當(dāng)兩臺傳真機進行通信時，每一臺既可以發(fā)送傳真，也可以接收傳真。（×）

56、凡是本單位業(yè)務(wù)活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料均應(yīng)歸檔。（√）

57、賀信是書信，賀電是電話，所以兩者的載體是不同的，前者是文字，后者是語音。（×）

58、請示和報告有時可以合寫成請示報告。（×）

59、主送機關(guān)必須是受文機關(guān)中級別層次高的機關(guān)，抄送機關(guān)則必須是其中級別層次低的機關(guān)。(×)

60、若果雙方同時遞交、名片，自己的應(yīng)從對方稍下方遞過去，同時以左手接過對方的名片。（√）

61、聯(lián)系一般事務(wù)，可用單位信箋代替介紹信。（√）

62、秘書替領(lǐng)導(dǎo)擋駕要注重方式方法，要講清真正原因，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動為原則。（√）

63、公文的成文日期以公文打印日期為準。（×）

64、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系從表面上看是人身依附關(guān)系，從本質(zhì)上來說是主仆關(guān)系。（×）

65、文章寫好后，放一段時間再拿出來修改，這是間歇修改的方法。（√）

66、介紹信、慰問信、申請書、倡議書、請柬、聘書等都屬于專用書信之列。（√）

67、主送機關(guān)即發(fā)文機關(guān)，是主要接收和承辦公文的機關(guān)。（×）

68、引用公文應(yīng)先引發(fā)文字號，后引標題。（×）

69、決定可以用來規(guī)范人們的行為，具有法定的強制力。(√)

70、主題是文章的核心、靈魂和統(tǒng)帥，決定材料的取舍。（√）

71、觀察富有直觀性，是依靠人的感官所產(chǎn)生的知覺過程，不需要理性思維的介入。（√）

72、撰寫調(diào)查報告必須加上完整的結(jié)尾。（×）

73、幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文字號只需標明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。（√）

74、如果請示的內(nèi)容需同時告之其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。（√）

75、公文的歸檔時間應(yīng)在次年的1月底以前。（×）

76、文件與一般文章的根本不同點在于它有行動效能。（√）

77、意向書不像協(xié)議書、合同那樣具有法律效力，它對任何一方都沒有約束力。（×）

78、擬辦是領(lǐng)導(dǎo)人對應(yīng)辦的來文由誰或哪一部門辦理及如何辦理寫出的指示性意見。（×）

79、凡屬會議通過的公文，應(yīng)以通過和批準日期為準。（×）

80、情況通報用于在一定范圍內(nèi)批評不良的人和事，歸納教訓(xùn)，引以為戒。（×）

81、權(quán)力是發(fā)生在人與人之間的一種服從關(guān)系，這種關(guān)系是絕對的、有約束范圍的。（×）

82、美譽度是指一個組織被公眾知曉、了解的程度，即組織對社會公眾影響的廣度和深度。（×）

83、安排簽字儀式時，面向簽字桌，左方為客人，右方為主人。（√）

84、主席臺座次排列應(yīng)當(dāng)以職務(wù)最高者居中，然后面向主席臺依先右后左向兩邊順序排開。（√）

85、通常一件公文只有一個主送機關(guān)，防止多頭主送。(√)

86、公文的制發(fā)必須符合客觀實際，反映客觀事物的本來面貌，不能報喜不報憂。(√)

87、公文寫作必須及時迅速，把握時機，適應(yīng)機關(guān)行政管理需要。提高機關(guān)工作效率。(√)

88、規(guī)范性文件是以強制力推行的用以規(guī)范各種行為規(guī)范的文件。(√)

89、通報用于反映新情況、新問題，行文強調(diào)及時快捷。(√)

90、批復(fù)的主送機關(guān)是下級機關(guān)。(×)

91、通知具有多種功能，既能上傳，又可以下達。(×)

92、為減少發(fā)文，在向上級機關(guān)呈送的報告中，可附帶請示問題。(×)

93、由下級機關(guān)制發(fā)的法規(guī)和規(guī)章，規(guī)范范圍內(nèi)的上級機關(guān)可以不受其約束。(×)

94、自主的行政管理法規(guī)可以創(chuàng)造新的規(guī)則。(√)

95、規(guī)范性公文的生效日期應(yīng)是公文起草完成的時間。(×)

96、在規(guī)范性公文中，應(yīng)當(dāng)使用擬、打算、準備等詞匯修飾意圖和要求。(×)

97、在答復(fù)詢問報告中，可以同時匯報本機關(guān)的最近工作進程。(×)

98、向上級機關(guān)及時匯報工作是下級機關(guān)必須遵守的一項工作制度。(√)

99、請示的內(nèi)容必須是屬于本機關(guān)職權(quán)范圍之內(nèi)的事。(×)

100、工作報告應(yīng)在工作開始之前寫，以求得上級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)。(×)

101、綜合性總結(jié)報告是總結(jié)一個機關(guān)在一定時期內(nèi)的實踐經(jīng)驗。(√)

102、撰制規(guī)范性公文應(yīng)當(dāng)特別注意維護文件的條理性。(√)

103、規(guī)定與辦法的不同點在于規(guī)定比辦法更具體、精細，所針對事物的規(guī)模相對小一些。(×)

104、決定可以用來規(guī)范人們的行為，具有法定的強制力。(√)

105、對于上級的指示，只須參考執(zhí)行。(×)

106、機關(guān)制發(fā)文件，應(yīng)遵守事無巨細都要發(fā)文的原則。(×)

107、公文是人人都要閱讀的，行文文字要求不必很精煉。(×)

108、為提高辦事效率，不必每一份文件都經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。(×)

109、材料是公文寫作的基礎(chǔ)，在明確行文目的之后，要進行調(diào)查研究。(√)

110、公文辦理主要分為收文和發(fā)文。(×)

111、文件的拆封是文書人員的職責(zé)。(×)

112、辦公部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)來文情況提出初步處理意見，就是公文的承辦。(×)113、一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明已閱文。(√)114、公文排版必須從左到右橫寫、橫排。(√)

115、絕密、機密的公文一定要編注份號，普發(fā)性公文可不編注份號。(√)

116、公文的發(fā)文機關(guān)是撰寫公文的人。(×)

117、一般已正式打印的公文，可以不加蓋發(fā)文機關(guān)的公章。(×)

118、公文的主送機關(guān)，是指行文的對象，也就是承辦這一公文的收文機關(guān)。(√)119、主送機關(guān)不能直接寫有關(guān)單位。(√)

120、不經(jīng)簽發(fā)人同意，任何人不得改動公文定稿的內(nèi)容。(√)

121、向一切有審批權(quán)的機關(guān)請求批準時均應(yīng)寫“請示”。(×)

122、請示在未獲批準之前不能抄送給下級機關(guān)。(√)

123、公文的結(jié)尾應(yīng)“言止意不盡”。(×)

124、某縣聯(lián)社向縣財政局主送《關(guān)于限三日內(nèi)完善安全措施的指示》。(×)

125、為使上行文能得到及時的處理，應(yīng)在文中多標注幾個主送機關(guān)。(×)

126、公文中的數(shù)字均應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。(×)

127、請示的結(jié)尾可寫作：以上意見如無不當(dāng)，請著即批復(fù)。(×)

128、在報告中不能夾帶請示事項。(×)

129、主送機關(guān)必須是受文機關(guān)中級別層次高的機關(guān)，抄送機關(guān)則必須是其中級別層次低的機關(guān)。(×)

130、嘉獎有突出成就和重大貢獻的單位和人員可用命令。（√）

131、議案的標題可以省去發(fā)文機關(guān)。（×）

132、某縣擬向市政府匯報該縣遭受水災(zāi)的情況可用通報。（×）

133、國家旅游局轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于進一步清理整頓旅行社的通知。（√）

134、下層機關(guān)的意見一般指導(dǎo)性、原則性較強。（×）

135、公文的成文時間是指它的印制時間。（×）

136、聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都要加蓋印章。（√）

137、總結(jié)一般用第三人稱寫作。（×）

138、公文語言的特點是形象、生動、得體。（×）

139、議案和提案實際上是同一文種。（×）

140、會議紀要的標題可以由正副標題構(gòu)成。（√）

141、越級請示時，不必將文件抄送被越過的上級機關(guān)。（×）

142、若是聯(lián)合發(fā)文，主辦機關(guān)應(yīng)排列在前。（√）

143、報告在一文一旨的前提下，有時也可以一文數(shù)事。（√）

144、經(jīng)批準在報刊上發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)視為正式的公文執(zhí)行。（√）

145、議案的標題一定包括議案的名稱。（√）

146、通報、命令、決定都可以用來嘉獎人員。（√）

147、報告和命令一樣，都要求上級機關(guān)答復(fù)。（×）

148、公告和通告行文時，都要寫上主送機關(guān)。（×）

149、公文用印要求是上應(yīng)壓正文，下應(yīng)騎年蓋月。（×）

150、向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準，應(yīng)當(dāng)用函。（√）

151、調(diào)查報告屬于公文中的“報告”這一文種。（×）

152、決定的事項有時可省略，決定緣由卻不能省略。（×）

153、對下級機關(guān)的請示必須用決定答復(fù)。（×）

154、會議紀要和一般公文一樣，不能設(shè)正副標題。（×）

155、公文都應(yīng)該有主送機關(guān)。（×）

156、某個體戶和他的朋友簽訂的協(xié)議屬于合同。（×）

157、通報應(yīng)先敘后議，不應(yīng)先議后敘。（√）

158、總結(jié)應(yīng)當(dāng)用第一人稱寫作。（√）

159、行政公文是國家行政機關(guān)行使職權(quán)、實施和管理政務(wù)活動的權(quán)威工具和有效手段。（×）160、公文的作者是對公文負有法律責(zé)任的機關(guān)或機關(guān)的法定代表人。（×）

161、凡公文都有其特定的格式要求。（×）

162、公文格式分為：文頭格式、正文格式、文尾格式。（×）

163、密件應(yīng)分別標明“特急”、“急件”，標于文頭右上角。（√）

164、文件落款即：簽署發(fā)文機關(guān)名稱，也可加蓋公章。（√）

165、聯(lián)合行文時各方意見不一致，可單獨行文。（√）

166、批復(fù)等公文的主送機關(guān)不能超過兩個。（×）

167、公文標題可以只有文種。（×）

168、任何公文都是在單位管理的背景下，在處理一件事情下產(chǎn)生的，不是單純的文學(xué)寫作。（√）

169、公文的擬制與寫作必須在國家規(guī)定的文種范圍之內(nèi)選擇使用。（√）

170、公文的行文規(guī)則要堅持黨政分開的原則。（√）

171、請示與報告的發(fā)文時間是相同的。（×）

172、公文處理必須準確、周密，確保質(zhì)量。（√）

173、通報主要用于傳達事項。（×）

174、公文的正本不等于定稿。（√）

175、所有的會議紀要對與會者都具有約束力。（×）

176、機關(guān)公文文稿經(jīng)簽發(fā)后，即為公文的定稿。（√）

177、文件封裝發(fā)出后，文書人員對辦復(fù)的發(fā)文，要履行注辦手續(xù)。（√）

178、將平時辦理完畢的文件材料，按照立卷目錄中的要求存放起來，叫做組卷。（×）179、辦公室收到的行政事物性便函無需登記。（√）

180、公文寫作的時限性強，但不是所有的公文都要求做到快寫快發(fā)。（√）