第一篇：第三章 行政公文概述

第三章 行政公文概述

教學(xué)目標(biāo)：

知識(shí)目標(biāo)：通過學(xué)習(xí)，了解行政公文的基本格式，了解常用公文及通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等常用公文的基本格式。

能力目標(biāo)：

1、了解幾種公文的含義及其作用；

2、學(xué)習(xí)公文的行文格式 ；

3、掌握幾種公文的基本格式及寫作要求 ；

4、弄清不同種類公文之間的區(qū)別

教學(xué)重點(diǎn)：

1、掌握幾種公文的基本格式及寫作要求；

2、弄清不同種類公文之間的區(qū)別。

教學(xué)難點(diǎn)：

1、公文格式眉首中發(fā)文字號(hào)常見錯(cuò)誤，主體部分和版記部分的寫作；

2、常用公文的開頭，結(jié)尾用語等。

第一節(jié) 行政公文概述

一、行政公文的概念

行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

二、行政公文的特點(diǎn) 1.鮮明的政策性 2.嚴(yán)肅的法定性 3.特定的權(quán)威性 4.工作的指導(dǎo)性 5.體式的規(guī)范性 6.較強(qiáng)的時(shí)效性

三、行政公文的作用 1.規(guī)范和準(zhǔn)繩作用 2.領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用 3.聯(lián)系和溝通作用 4.宣傳和教育作用 5.依據(jù)和憑證作用

四、行政公文的分類

（一）按行文方向分：

上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈送的公文，包括：報(bào)告、請(qǐng)示、意見三種。

下行文：上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)呈送的公文，包括：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、意見九種。

平行文：平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間發(fā)送的公文，包括：函、議案、意見三種。

注意：意見既可以是上行文，也可以是下行文，還可以是平行文。

（二）按照具體職能分

1.指揮性公文——命令、決定、批復(fù) 2.知照性公文——公告、通告、通知、通報(bào) 3.報(bào)請(qǐng)性公文——報(bào)告、請(qǐng)示 4.建議、意見性——議案、意見 5.聯(lián)系性公文——函 6.記錄性公文——會(huì)議紀(jì)要

（三）按機(jī)密程度分

絕密、機(jī)密、秘密

（四）按緊急程度分

特急、急件、平件

（五）按公文載體分

紙質(zhì)公文 電子公文

（六）按公文的來源分

發(fā)文 收文

五、行政公文的文種

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》

13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要

第二節(jié) 行政公文的格式

公文的格式是指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。1．公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。2．公文用紙幅面及版面尺寸

（1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)Ａ4型（210mm×297mm）。

（2）公文頁邊與版心尺寸：

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）3．公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。4．排版規(guī)格與印制裝訂要求

（1）排版規(guī)格：文字符號(hào)從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

（2）制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

（3）印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

（4）裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。5．公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則

組成公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。

眉首區(qū)：

1.份數(shù)序號(hào)：是將同一文稿印制若干份時(shí)，公文印制份數(shù)的順序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。2.秘密等級(jí)和保密期限（選擇項(xiàng)）：

普件：

密件：絕密、機(jī)密、秘密 標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

注意：前標(biāo)密級(jí)，★后標(biāo)保密期限，如“機(jī) 密★5年”。3.緊急程度（選擇項(xiàng)）：

緊急文件有“特急”、“急件”，標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。5.發(fā)文字號(hào)

由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱（1995不能簡(jiǎn)寫成95，2004不能寫成04），用六角中括號(hào)“〔 〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

下行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行居中排列

上行文：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的左下側(cè)

練習(xí)：河南省人民政府2010年制發(fā)的第50號(hào)文件，發(fā)文字號(hào)應(yīng)該如何寫。6.簽發(fā)人（選擇項(xiàng)）

用于上行文。平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人（會(huì)簽人），主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。7.紅色反線

發(fā)文字號(hào)下4mm處，是眉首區(qū)與主體區(qū)的分割線。長(zhǎng)度為156mm.黨內(nèi)文件，在正中點(diǎn)綴1個(gè)紅五星。主體區(qū)： 8.標(biāo)題

（1）標(biāo)題的構(gòu)成要素：

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱：全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱

事由：公文中心內(nèi)容的概括

文種：公文的文種名稱（2）常見的結(jié)構(gòu)樣式

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種 發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種 事由＋文種 文種

例：國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知

黑龍江省人民政府通告

關(guān)于開展商業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字質(zhì)量檢查情況的報(bào)告

公告

練習(xí)：人民銀行某縣支行打算上一套辦公自動(dòng)化設(shè)備，向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)。

該支行購買辦公自動(dòng)化設(shè)備向上級(jí)要錢。答案：人民銀行某縣支行關(guān)于購置辦公自動(dòng)化設(shè)備的請(qǐng)示

人民銀行某縣支行關(guān)于購置辦公自動(dòng)化設(shè)備所需經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示 書寫規(guī)范： 居中排列； 回行要求：

1.保持詞語的相對(duì)完整性；

2.介詞“關(guān)于”置于事由前，不可置于行末

標(biāo)點(diǎn)的使用：除法規(guī)性文件名稱用書名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)； 書寫位置：紅色反線下空兩行，2號(hào)小標(biāo)宋體字 9.主送機(jī)關(guān) 公文主要的發(fā)送對(duì)象和主要的承辦機(jī)關(guān)，主要明確負(fù)責(zé)辦理、答復(fù)的法定責(zé)任機(jī)關(guān)。

（1）單稱式：一個(gè)

（2）并列泛稱式：上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)同類、同級(jí)諸機(jī)關(guān)。

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

（3）遞降泛稱類：垂直下屬的同類多級(jí)收文機(jī)關(guān)。

如，黑龍江人民政府向下屬政府行文：各市、縣人民政府

（4）綜合式：包括非同類、同級(jí)的各種機(jī)關(guān)。

如：國(guó)務(wù)院有關(guān)部委（局），各省、自治區(qū)、直轄市財(cái)政廳

標(biāo)注位置：

標(biāo)題之下、正文之上左頂格標(biāo)識(shí)，3號(hào)仿宋體，后用全角冒號(hào)。10.正文

規(guī)范：主送機(jī)關(guān)下1行，3號(hào)仿宋體。小標(biāo)題用3號(hào)小標(biāo)宋或黑體字 內(nèi)容三要素： 開頭——依據(jù)和目的 理論依據(jù)—— ①相關(guān)政策法規(guī) ②文件會(huì)議精神 ③領(lǐng)導(dǎo)指示

④發(fā)文主體自發(fā)的議論 事實(shí)依據(jù)—— ①現(xiàn)實(shí)狀況 ②過去的事實(shí)

“依據(jù)”既然是一篇公文的理由、根據(jù)，就是公文制作的出發(fā)點(diǎn)，按邏輯關(guān)系應(yīng)排在首位。

“目的”是指在特定的背景下制作公文的動(dòng)機(jī)，以依據(jù)為前提，與依據(jù)緊鄰，必須在依據(jù)之后。

主體——主旨和分旨

主旨：事情、事項(xiàng)或問題——事由

分旨：主旨的分解、主旨的具體化。是具體的事項(xiàng)或?qū)嵤┑霓k法。結(jié)尾——辦理要求或規(guī)范性結(jié)束語。11.附件（選擇項(xiàng)）

附件是附屬于公文正件的有關(guān)文件、圖表或材料。有附件的公文，包括兩類： 文件、報(bào)表、材料

附件說明，要求寫明附件的名稱和序號(hào)

規(guī)范：正文下空1行，左空2字，3號(hào)仿宋體標(biāo)“附件”，后全角冒號(hào)和名稱。如： 附件：×××××× 12.成文日期

會(huì)議通過的決定、決議以會(huì)議通過日期為準(zhǔn)。法規(guī)性文件以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。

領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)性公文，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

成文日期要求用漢字寫全具體的年月日；“零”寫為“〇”。例：二〇〇五年十二月二十日 13.印章

印章是發(fā)文機(jī)關(guān)公文生效和取信的憑證，稱為“生效標(biāo)識(shí)”。除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外，公文都要加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都要加蓋印章。規(guī)范：騎年壓月。14.附注（選擇項(xiàng)）

附注就是附帶說明，是用來注明文件的閱讀、發(fā)送范圍以及和行文有關(guān)的事項(xiàng)。請(qǐng)示附注：一般包括聯(lián)系人的姓名和電話和詞語注釋及特殊要求說明等。規(guī)范：附注的內(nèi)容居左空2字，應(yīng)放在圓括號(hào)中，置于成文日期的下一行，3號(hào)仿宋體。

版記區(qū)： 15.主題詞

主題詞是確切表達(dá)出公文主旨的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，是用以檢索公文主題的關(guān)鍵性詞語。（1）主題詞的內(nèi)容要素：

類別詞：是文件性質(zhì)界限的分類詞，表示文件內(nèi)容的性質(zhì)或范圍；標(biāo)明哪一方面或哪一領(lǐng)域工作。

類屬詞：類別詞的類屬分別，它標(biāo)明具體的公務(wù)活動(dòng)，可以理解為公文的主要內(nèi)容。

文種詞：標(biāo)明公文的種類。（2）結(jié)構(gòu)形式及書寫規(guī)范

以詞或詞組為單位構(gòu)成； 每條主題詞由3-5個(gè)單位組成； 詞與詞（或詞組）之間空一格隔開。

如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》一文的主題詞為： 主題詞：農(nóng)業(yè) 水土保持 通知

規(guī)范：主題詞三字用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)寫，后使用冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目間空1字.文件末頁發(fā)文時(shí)間（或附注）之下，抄送機(jī)關(guān)之上。

16.抄送機(jī)關(guān)（選擇項(xiàng)）

是指除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其它機(jī)關(guān)的名稱。規(guī)范：主題詞下1行，左空1字，3號(hào)仿宋字體，后用全角冒號(hào)。主題詞與抄送機(jī)關(guān)之下均使用間隔線，與紅色反線等長(zhǎng)。17.印發(fā)機(jī)關(guān)

用于標(biāo)識(shí)公文的印發(fā)機(jī)關(guān)名稱，一般是辦公室（廳）。18.印發(fā)日期

用于標(biāo)識(shí)公文的開印日期，要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

第三節(jié) 行政公文的寫作要求

一、確有必要，注重效用

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十三條明確規(guī)定：行文應(yīng)確有必要，注重效用。

二、按隸屬關(guān)系行文

隸屬關(guān)系是一種管轄關(guān)系，是確定行文方向和選擇文種的重要依據(jù)。按隸屬關(guān)系行文，一般應(yīng)當(dāng)逐級(jí)行文，沒有特殊情況，不要越級(jí)行文，以免上下脫節(jié)，打亂正常的行文秩序。越級(jí)行文，主要發(fā)生在上行文中，究其原因，主要是某些機(jī)關(guān)、單位理解片面，以為越往高層報(bào)告、請(qǐng)示，越能迅速有效地解決問題。

三、按職權(quán)范圍行文

根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十四條規(guī)定：行文關(guān)系根據(jù)職權(quán)范圍確定。第十五條規(guī)定：政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，除以函的形式商洽工作，詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室（廳）外不得對(duì)外正式行文。第十七條規(guī)定：須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

四、關(guān)于請(qǐng)示的相關(guān)規(guī)定

⒈請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一請(qǐng)；⒉請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；⒊請(qǐng)示不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。⒋請(qǐng)示不宜直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。⒌請(qǐng)示事項(xiàng)不得夾帶在報(bào)告中。⒍涉及多個(gè)部門的請(qǐng)示事項(xiàng)應(yīng)協(xié)商一致。⒎不得越級(jí)請(qǐng)示。

五、關(guān)于主送與抄送的規(guī)定

⒈向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不要多頭主送。⒉受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報(bào)公文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。⒊向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。⒋特殊情況下越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

第四節(jié) 行政公文的語言

一、準(zhǔn)確、規(guī)范

（一）準(zhǔn)確

撰寫公文時(shí)要措詞恰當(dāng)，造句符合語法規(guī)范，概念準(zhǔn)確清楚，分析確切中肯，判斷明確無誤；要對(duì)詞句進(jìn)行周密的限制，以求準(zhǔn)確反映客觀實(shí)際和思想觀點(diǎn)，使表達(dá)的思想具有高度的政策性、科學(xué)性；所用引語和數(shù)字也必須精確無誤。

（二）規(guī)范 1.漢字規(guī)范

不用繁體字及不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。2.數(shù)字規(guī)范

凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字,又很得體的地方,均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

公文的成文時(shí)間使用漢字。3.詞語規(guī)范

首先，要運(yùn)用規(guī)范的書面語。

書面詞語的運(yùn)用能顯示公文莊重的色彩，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性；

詞義的限定和直接意義的運(yùn)用，能把詞語所代表概念的內(nèi)涵規(guī)定得十分明確，從而減少主觀理解的成分，避免歧義的產(chǎn)生。

其次，公文語體對(duì)不同類型詞語的選用有著較為嚴(yán)格的限制。

從詞語性質(zhì)看，很少運(yùn)用口語詞、方言詞以及土俗俚語；

從表現(xiàn)特點(diǎn)看，少用或不用帶有象征、比喻的描繪性、情感性語言。

公文詞語運(yùn)用的這種限制，是為了保證單

一、明快地表意。4.語法規(guī)范

二、得體

公文寫作要注意行文機(jī)關(guān)有法定的系統(tǒng)，上行、平行、下行各自有適當(dāng)?shù)恼Z氣。

上行文，應(yīng)當(dāng)慎重，恭敬謙和，詞溫理直。既不奉承、卑下，又不傲慢犯上。

平行文的語氣應(yīng)該誠(chéng)懇、謙遜、熱情、平和。

下行文的行文語氣應(yīng)與本機(jī)關(guān)的地位、職權(quán)相一致，語氣上力求莊重嚴(yán)肅；在行文態(tài)度上應(yīng)力求干脆利落，質(zhì)樸率直

三、嚴(yán)密

嚴(yán)密，就是嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)密。

在表達(dá)上條理清楚、層次分明、詳略得當(dāng)，渾然一體。既沒有精疏錯(cuò)陋、顧此失彼的毛病，又沒有顛三倒

四、前后矛盾的破綻。

第二篇：行政公文概述和種類

行政公文概述

一、行政公文的概念

行政公文的概念有廣義和狹義之分：廣義的行政公文指行政機(jī)關(guān)在行政管理工作中所使用的一切文字材料，既包括國(guó)務(wù)院2000年8月24日頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（2001年1月1日起施行，以下簡(jiǎn)稱《辦法》）中規(guī)定的13種公文，也包括國(guó)家各級(jí)政府、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位制定的行政法規(guī)和規(guī)章制度，以及計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)和行政工作中常用的其他文字材料等；狹義的行政公文專指《辦法》中規(guī)定的行政公文，即：“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，包括命令（令）、決定、議案、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要共13種”。我們這里講的行政公文指狹義的行政公文。

二、行政公文的特點(diǎn)

（一）作者的法定性

（二）效力的權(quán)威性

（三）體式的規(guī)范性

（四）制作程序的規(guī)定性

（五）內(nèi)容的時(shí)效性

三、行政公文的寫作要求

（一）內(nèi)容符合政策要求

（二）格式合乎規(guī)范

（三）行文遵守規(guī)則

（四）按《辦法》規(guī)定草擬公文

行政公文的種類

從不同的角度，根據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)，行政公文可以進(jìn)行不同的分類，現(xiàn)行公文最常用的是根據(jù)適用范圍和用途，《辦法》把行政公文劃分為以下13種：

一、命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

根據(jù)內(nèi)容，命令（令）可劃分為四種：

（一）公布令。用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章。如例文3-1《中華人民共和國(guó)主席令》。

（二）行政令。用于宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施。

（三）嘉獎(jiǎng)令。用于嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

（四）任免令。用于發(fā)布人事任免事宜的命令。一般是任免國(guó)務(wù)院總理、副總理等重要職務(wù)。

二、決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更和撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

根據(jù)決定的適用范圍，決定可以劃分為三種：

（一）部署性決定。

（二）獎(jiǎng)懲性決定。

（三）變更性決定。

三、公告

公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)和法定事項(xiàng)。它是一種莊重、嚴(yán)肅而又關(guān)系重大的文書，一般通過報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)發(fā)布。

根據(jù)其內(nèi)容的不同，公告可以劃分為兩類：

（一）宣布重要事項(xiàng)的公告。

（二）宣布法定事項(xiàng)的公告。

四、通告

適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。它是一種使用范圍廣，使用頻率很高的公文。

根據(jù)其內(nèi)容的不同，通告可分為兩類：

（一）周知性通告。

（二）法規(guī)性通告。

五、通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

六、通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

七、議案

適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

根據(jù)議案的作用和具體內(nèi)容，我們可以把議案分為以下幾種：

（一）立法議案。

（二）外交議案。

（三）重大事項(xiàng)議案。

（四）任免議案。

八、報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

九、請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

十、批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

根據(jù)批復(fù)對(duì)象的不同，可分為兩種：

（一）對(duì)請(qǐng)求指示事項(xiàng)的批復(fù)。

（二）對(duì)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的批復(fù)。

十一、意見

適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笔菄?guó)務(wù)院2000年《辦法》新增文種 根據(jù)意見的內(nèi)容和行文方向，可將意見分為三類：

（一）請(qǐng)示性意見。

（二）指導(dǎo)性意見。

（三）參考性意見。

十二、函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

十三、會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第三篇：公文概述[模版]

“公文概述”及“通知”練習(xí)題（2010年4月）

一、判斷題（正確的在題后打“√”，錯(cuò)誤的打“×”）

1．公文雖然不是個(gè)人作品，但可以體現(xiàn)個(gè)人意志。

（）2．單位內(nèi)部使用的公文，標(biāo)題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。

（）3．公文的權(quán)威性和行政約束力以國(guó)家法律的強(qiáng)制力作保障和后盾。（）4．份號(hào)就是發(fā)文字號(hào)。

（）5．成文時(shí)間與印發(fā)時(shí)間是同一名稱，區(qū)別是所處位置不同。

（）6．聯(lián)合行文的公文，其必要條件是機(jī)關(guān)單位必須平級(jí)。

（）7．公文主題詞就是反映公文主題意圖的詞。

（）8．印章是公文合法、有效的標(biāo)志，一切公文都應(yīng)當(dāng)加蓋公章。

（）9．主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)都是收文機(jī)關(guān)。

（）10．引用公文應(yīng)先引發(fā)文字號(hào)，后引標(biāo)題。

（）

二、根據(jù)下列材料擬寫公文標(biāo)題，要求采用完全式標(biāo)題。

1．公文標(biāo)題：

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府：

根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于解決糧食財(cái)務(wù)掛帳的有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)就清理糧食財(cái)務(wù)掛帳有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

（內(nèi)容略）

發(fā)文機(jī)關(guān)：財(cái)政部、審計(jì)署、商務(wù)部、國(guó)家糧食儲(chǔ)備局

2．公文標(biāo)題：

××縣為加快體制改革，成立體制改革領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室后，啟用了新的印章，需要讓有關(guān)方面周知。

3．公文標(biāo)題：

各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市旅游局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)：

為加強(qiáng)旅游規(guī)劃管理，充分發(fā)揮旅游規(guī)劃在旅游開發(fā)建設(shè)方面的指導(dǎo)作用，促進(jìn)旅游業(yè)健康發(fā)展，我局制定了《旅游發(fā)展規(guī)劃管理暫行辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)貫徹執(zhí)行。

發(fā)文機(jī)關(guān)：國(guó)家旅游局

4．公文標(biāo)題：

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

國(guó)務(wù)院同意國(guó)家工商行政管理局《關(guān)于在全國(guó)逐步推行經(jīng)濟(jì)合同示范文本制度的請(qǐng)示》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行。

發(fā)文機(jī)關(guān)：國(guó)務(wù)院辦公廳

三、下列各題根據(jù)材料所擬標(biāo)題都存在一定的錯(cuò)誤，請(qǐng)指出相應(yīng)錯(cuò)誤并擬出正確的標(biāo)題。

1．合龍市人民政府向所屬機(jī)關(guān)單位發(fā)文決定成立合龍市治理“三亂”工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以進(jìn)一步治理本市亂收費(fèi)、亂罰款和亂攤派（簡(jiǎn)稱“三亂”）現(xiàn)象。

所擬標(biāo)題：合龍市人民政府關(guān)于合龍市治理“三亂”工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通報(bào)

錯(cuò)誤是： 改正： 2．恩施市人民政府就該市人事局《關(guān)于做好人才流動(dòng)工作的意見》轉(zhuǎn)發(fā)給所屬區(qū)、縣人民政府及市政府各委、辦、局。

所擬標(biāo)題：恩施市人民政府《關(guān)于做好人才流動(dòng)工作的意見》的轉(zhuǎn)發(fā)通知

錯(cuò)誤是：

改正：

3．《農(nóng)業(yè)部關(guān)于加強(qiáng)群眾漁港建設(shè)的報(bào)告》已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，國(guó)務(wù)院辦公廳將上文轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)部門。

所擬標(biāo)題：國(guó)務(wù)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《農(nóng)業(yè)部關(guān)于加強(qiáng)群眾漁港建設(shè)的報(bào)告》的通知

錯(cuò)誤是： 改正：

4．昆江市人民政府辦公廳制定了《昆江市國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》，發(fā)給下屬單位，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

所擬標(biāo)題：昆江市辦公廳發(fā)布昆江市國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則的通知

錯(cuò)誤是： 改正：

四、根據(jù)下列材料，為浙江省商業(yè)廳擬寫一份公文，要求使用法定行政公文的正規(guī)格式，有眉首、主體、版記及必要的格式要素，并將分配給各地區(qū)排澇抗旱用的汽油、柴油量制成表格作為附件。（材料中×可具體化）

200×年7月份以來浙江省部分地區(qū)受到旱澇的影響，特別是內(nèi)澇給農(nóng)業(yè)生產(chǎn)帶來的嚴(yán)重威脅。

為了支援排澇抗旱斗爭(zhēng)，浙江省商業(yè)廳積極貫徹執(zhí)行省政府指示精神，并用電話向有關(guān)地區(qū)作了傳達(dá)了這一精神。

浙江省人民政府高度重視受災(zāi)地區(qū)的排澇抗旱工作，指示省商業(yè)廳對(duì)受災(zāi)地區(qū)排澇抗旱用汽油、柴油，在節(jié)約的原則下要認(rèn)真做好安排。

浙江省商業(yè)廳根據(jù)各個(gè)地區(qū)受災(zāi)的實(shí)際情況，制定了各受災(zāi)地區(qū)排澇抗旱用的汽油、柴油分配方案，該方案與省防汛抗旱指揮部協(xié)商確定，并經(jīng)省農(nóng)委審查同意。

200×年8月10日，浙江省商業(yè)廳給各地區(qū)商業(yè)局，寧波、溫州市商業(yè)局，杭州市第一商業(yè)局發(fā)文，下達(dá)以上方案，要求各地區(qū)、市趕快和有關(guān)部門一起，按災(zāi)情及實(shí)際需要，抓緊分配到縣，分配到縣的數(shù)量要抄省燃料公司以便及時(shí)安排。

這份文件需同時(shí)告知省人民政府辦公廳、省財(cái)辦、各縣商業(yè)局、各燃料二級(jí)站（地區(qū)公司）、省防汛抗旱指揮部、各市縣燃料公司、省燃料公司、省農(nóng)委。

排澇抗旱用的汽油、柴油分配量（以噸為單位）：

汽油共300：杭州地區(qū)80，嘉興地區(qū)120，寧波地區(qū)30，寧波市20，紹興地區(qū)50。

柴油4000：杭州地區(qū)650，嘉興地區(qū)1250，寧波地區(qū)250，寧波市（包括鎮(zhèn)?？h）25，紹興地區(qū)400，溫州地區(qū)450，溫州市25，麗水地區(qū)300，臺(tái)州地區(qū)300，金華地區(qū)350。

柴油分配數(shù)中杭州地區(qū)包括原來給臨安縣的50噸，麗水地區(qū)包括原來給遂昌縣的50噸，金華地區(qū)包括原來給武義縣的30噸。

第四篇：公文概述

公文概述

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一、含義

公文，即公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，屬于應(yīng)用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時(shí)所使用的公文?！觥?/p>

二、分類

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報(bào)等。平行文指同級(jí)機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。通知、公文紀(jì)要有時(shí)也可作為平行文。

公文按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內(nèi)容有時(shí)限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時(shí)限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準(zhǔn)”。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)公文的時(shí)效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應(yīng)隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機(jī)密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家的機(jī)密，需要控制知密范圍和知密對(duì)象的文件。文件的密級(jí)越高，傳達(dá)、閱辦、保管的要求也越嚴(yán)。

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三、公文的行文關(guān)系

（1）行文關(guān)系，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、各個(gè)部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。機(jī)關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級(jí)之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級(jí)機(jī)關(guān)之間以及同一機(jī)關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。

（2）建立正確的行文關(guān)系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機(jī)關(guān)、部門、單位維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運(yùn)行，通稱為行文方向。行文方向是行文關(guān)系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據(jù)組織關(guān)系和工作需要，可以采取逐級(jí)、多級(jí)、越級(jí)、直達(dá)、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規(guī)則：按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應(yīng)當(dāng)逐級(jí)行文等。

（4）行文其他注意事項(xiàng)：主送與抄送應(yīng)準(zhǔn)確得當(dāng)；一般應(yīng)一文一事；準(zhǔn)確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應(yīng)在公布時(shí)注明。

第五篇：公文處理概述(DOC)

公文處理概述

[2008-4-16 9:25:47]

公文，簡(jiǎn)而言之，就是處理公務(wù)的文書。公文處理工作作為秘書部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中最基礎(chǔ)性的工作之一，做好這項(xiàng)工作，對(duì)于保持辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，搞好“三服務(wù)”，具有十分重要的意義。

一、公文種類、作用、特點(diǎn)及基層常用公文概述

（一）公文種類

公文的種類，可分為法定公文和常用應(yīng)用公文兩大類。法定公文，即國(guó)家和黨內(nèi)有明文規(guī)定的規(guī)范性公文。1996年中央辦公廳印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定黨的機(jī)關(guān)的14種常用公文為：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。2000年8月國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的國(guó)家行政機(jī)關(guān)13種主要公文為：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。常用應(yīng)用公文，是指除法定公文之外的其他經(jīng)常使用的公文。

（二）公文的作用

明法作用、傳令作用、宣傳導(dǎo)向作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、記載歷史的作用

（三）公文的特點(diǎn)

鮮明的政治性、法定的權(quán)威性、嚴(yán)格的制作程序、明確的時(shí)限要求、特定的格式、特定的作者、特定的閱知者。

（四）基層辦公室常用公文文種及其特點(diǎn)

1、通知。用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免干部。其特點(diǎn)是：適用范圍廣；運(yùn)轉(zhuǎn)速度快；使用頻率高。

2、報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。其特點(diǎn)：匯報(bào)性；陳述性；概括性。

3、請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。其特點(diǎn)是：請(qǐng)求性；一事一文；政策性強(qiáng)；實(shí)事求是；用陳述性、祈使性語言；文字精練。

4、函。用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。其特點(diǎn)：平等性；靈活性。

二、關(guān)于公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

（一）公文的文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，包括版面安排、字體型號(hào)、各要素的標(biāo)識(shí)排序等。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同。黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭、份號(hào)、密級(jí)、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、收發(fā)報(bào)序號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記21個(gè)要素組成。這21個(gè)要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個(gè)要素）、主體部分（中間9個(gè)要素）、版記（文尾）部分（最后3個(gè)要素）。

眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個(gè)頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長(zhǎng)60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號(hào)實(shí)體五角星隔開；行政機(jī)關(guān)的公文用一條長(zhǎng)159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開，中間沒有五角星；用電報(bào)傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報(bào)為紅色）隔開。用A4型公文紙，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報(bào)公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。

版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間和印發(fā)份數(shù)3項(xiàng)內(nèi)容（行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩項(xiàng)內(nèi)容）。

1．版頭

版頭，又叫發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，即人們通常所稱的“紅頭”。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，起到增加公文莊重色彩和嚴(yán)肅性，識(shí)別發(fā)文機(jī)關(guān)、公文級(jí)別、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的機(jī)關(guān)，不能共用版頭，但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機(jī)關(guān)不同。

黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，例如，“中共益陽市資陽區(qū)委文件”；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加圓括號(hào)標(biāo)注文種組成，例如，“中國(guó)共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會(huì)（通知）”。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長(zhǎng)牟體字或長(zhǎng)宋體字套紅印制，每個(gè)字的長(zhǎng)度在15—22毫米之間，寬度根據(jù)字?jǐn)?shù)多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應(yīng)美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定，必須長(zhǎng)期固定使用，一般情況下不作變動(dòng)，更不得隨意變動(dòng)。

黨的機(jī)關(guān)使用公文版頭應(yīng)注意4個(gè)問題：一是以黨委或以黨委辦公室名義制發(fā)的公文，分別應(yīng)與版頭一致，即黨委的文件使用黨委文件的版頭，黨委辦公室的文件使用黨委辦公室文件的版頭，兩者不能混淆；二是發(fā)文字號(hào)特別是發(fā)文機(jī)關(guān)代字與對(duì)應(yīng)的版頭應(yīng)一致，如“益資發(fā)”用“中共益陽市資陽區(qū)委文件”的版頭，“益資委”、“益資委干”用“中國(guó)共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會(huì)（××）”版頭；三是版頭圓括號(hào)中標(biāo)注的文種應(yīng)與標(biāo)題中的文種和最后一個(gè)主題詞一致，即三者同一；四是黨委、黨委辦公室與其他任何一個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，均只用黨委或黨委辦公室的公文版頭。這是由黨的機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)地位決定的。

發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)；規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他機(jī)關(guān)，不能只是自己使用而別人不認(rèn)同。

2．份號(hào)

份號(hào)，即份數(shù)序號(hào)，是同一件公文印制份數(shù)的順序號(hào)。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應(yīng)標(biāo)注份號(hào)，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號(hào)。份號(hào)從NO.000001號(hào)開始，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。

秘密公文印制份號(hào)的目的是：便于對(duì)秘密公文進(jìn)行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發(fā)生。

3—4．密級(jí)與保密期限

密級(jí)，即公文的秘密等級(jí)。公文中的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)。秘密可劃分為國(guó)家秘密和商業(yè)秘密，其中，國(guó)家秘密劃分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)，商業(yè)秘密劃分為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個(gè)等級(jí)。有秘密事項(xiàng)的公文應(yīng)確定密級(jí)。用特定版頭印發(fā)的公文，密級(jí)用3號(hào)黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在份號(hào)下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文，都用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級(jí)中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機(jī)密★3年”。

5．緊急程度（等級(jí)）

緊急程度（等級(jí)），是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。用特定版頭印制的公文辦理時(shí)間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時(shí)間的要求叫等級(jí)。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號(hào)黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級(jí)，則標(biāo)注在第1行。

確定公文的緊急程度（等級(jí)）應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。

6．發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)是公文的代號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)3部分組成，是每一個(gè)用特定版頭制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識(shí)別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)（管轄地）地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。例如，“益資發(fā)”，用“益資”做發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字，省略了發(fā)文機(jī)關(guān)代字“委”，“發(fā)”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，即“中國(guó)共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會(huì)”，省略了文件類別代字。發(fā)文機(jī)關(guān)代字不能與同級(jí)機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字相同，例如，同級(jí)統(tǒng)戰(zhàn)部與統(tǒng)計(jì)局，不能都用“統(tǒng)”字做機(jī)關(guān)代字，應(yīng)分別用“統(tǒng)戰(zhàn)”、“統(tǒng)計(jì)”做機(jī)關(guān)代字。發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文號(hào)標(biāo)注在六角括號(hào)內(nèi)。發(fā)文應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡(jiǎn)稱，例如，“〔2005〕”不能簡(jiǎn)寫為“〔05〕”。發(fā)文順序號(hào)分從1號(hào)起，按公文的簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號(hào)，不能跳號(hào)，不留有空號(hào)，不隨意編號(hào)，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

使用發(fā)文字號(hào)，應(yīng)注意3個(gè)問題：一是發(fā)文字號(hào)一經(jīng)確定，應(yīng)長(zhǎng)期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號(hào)，黨的機(jī)關(guān)的用4號(hào)仿宋體、行政機(jī)關(guān)的用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對(duì)稱，左右邊各空1字排印。

7．簽發(fā)人

上報(bào)公文（主要指請(qǐng)示、報(bào)告）應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號(hào)與簽發(fā)人姓名組成，標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機(jī)關(guān)的公文用4號(hào)仿宋體字標(biāo)注。某些重要的公文有會(huì)簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號(hào)仿宋體字標(biāo)注會(huì)簽人及其姓名。

上報(bào)公文標(biāo)注簽發(fā)人的目的，是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。

標(biāo)注公文簽發(fā)人應(yīng)注意2個(gè)問題：一是聯(lián)合行文，有多個(gè)簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；會(huì)簽人的標(biāo)注方法同簽發(fā)人。二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。

8．標(biāo)題

標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，副標(biāo)題用3號(hào)楷體字，居中排印?；匦袝r(shí)應(yīng)做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，做到規(guī)范、簡(jiǎn)潔、無歧義。

在處理公文標(biāo)題時(shí)應(yīng)注意3個(gè)問題：一是聯(lián)合行文時(shí)各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，一般情況下，主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中，應(yīng)簡(jiǎn)化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號(hào)以外的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

9．主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)，即主要受理公文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱，或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱；在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字排印，回行時(shí)頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號(hào)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送?！?/p>

普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)名稱用統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報(bào)、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、工作要點(diǎn)12種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報(bào)可標(biāo)注可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，即一般情況下不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，但表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、通報(bào)人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。

10．正文

正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方；不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下方。縣級(jí)及基層黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文在標(biāo)題之下空1行排印。數(shù)字、年份不能回行。

正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。常見的錯(cuò)誤有：①第一層次用“

（一）”；第三層次的“1.”寫成了“

1、”，把小圓點(diǎn)寫成了頓號(hào)。②第一層次用“

一、”，第二次用“（1）”，跳躍了兩級(jí)。在正文層次不多的情況下，第一級(jí)用“

一、”，第二級(jí)可用“1.”，但不能用“（1）”。為簡(jiǎn)化層次，正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號(hào)字印制。正文中只有一級(jí)小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排印；有兩級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印；有多級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印，第三級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印，第四級(jí)小標(biāo)題用仿宋體字排印。除小標(biāo)題之外的正文文字，有雙文種的，第一文種的正文用3號(hào)楷體字排印，第二文種的正文用3號(hào)仿宋體字排印。

法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號(hào)及標(biāo)題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的小標(biāo)題的第一行與正文的每一個(gè)自然段的第一行左邊空兩個(gè)字排印，行距相同。獨(dú)立成段的小標(biāo)題，末尾無標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；小標(biāo)題之后接著排印正文的，末尾用句號(hào)。

11—12．附件及附件名稱

附件，是公文的組成部分，對(duì)主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。

公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行、行政機(jī)關(guān)的公文附件空1行，左側(cè)空2字，用3號(hào)仿宋體字排印“附件”2字或“附”字，后面標(biāo)全角冒號(hào)附件名稱。附件的序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字）和名稱前后的標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。

附件的首頁左上角頂格用3號(hào)黑體字排印“附件”2字及附件的順序號(hào)。僅一個(gè)附件的，不排附件的順序號(hào)。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號(hào)字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應(yīng)填報(bào)的統(tǒng)計(jì)表等，應(yīng)在附件的左上角第1行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)注附件（或帶順序號(hào)）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。

13．發(fā)文機(jī)關(guān)署名

發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文之后的右下方。

黨的機(jī)關(guān)的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，正文之后不再署名。在縣級(jí)和基層黨的機(jī)關(guān)，公文印數(shù)較少，所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章；對(duì)于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號(hào)字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機(jī)關(guān)的公文，單一機(jī)關(guān)和兩個(gè)機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時(shí)，將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面，每行最多排3個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。

14．成文日期

成文日期，一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過的決議、決定等，以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，年份不能簡(jiǎn)寫。

黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。有主送機(jī)關(guān)的文種，成文日期標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，低兩個(gè)字用3號(hào)仿宋體字排??；對(duì)于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)用3號(hào)楷體字標(biāo)注于標(biāo)題之下居中位置?？h級(jí)及基層黨的機(jī)關(guān)發(fā)文，對(duì)于決定、決議、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。

行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注，“零”寫“O”。單一機(jī)關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個(gè)字、用3號(hào)仿宋體字排印。聯(lián)合行文，將成文日期拉開，左右各空7個(gè)字排??；成文日期與正文的距離，從實(shí)際出發(fā)確定，以方便蓋章為準(zhǔn)。

公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí)，成文日期可請(qǐng)示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確定。

15．印章

縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

在行政機(jī)關(guān)，公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

使用機(jī)關(guān)印章加蓋公文時(shí)，要認(rèn)真、細(xì)致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機(jī)關(guān)的公文印章在發(fā)文機(jī)關(guān)署名的成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機(jī)關(guān)的單一機(jī)關(guān)行文，印章距正文2—4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，主辦機(jī)關(guān)在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，每行最多排3個(gè)印章，主辦機(jī)關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)注成文日期。當(dāng)公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。

縣市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織制發(fā)的公文，對(duì)于不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的文種，先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。

16．印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）

公文的印發(fā)傳達(dá)范圍（附注），用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。

在黨的機(jī)關(guān)的公文中，這一要素叫印發(fā)傳達(dá)范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對(duì)于有主送機(jī)關(guān)的公文，對(duì)印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的，在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說明；對(duì)于沒有主送機(jī)關(guān)的公文，起到標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的作用，并可對(duì)印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。

在《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，并可說明其他需要說明的事項(xiàng)。“請(qǐng)示”公文，在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號(hào)碼。

印發(fā)傳達(dá)范圍的幾種形式應(yīng)相對(duì)固定，做到規(guī)范化，以便準(zhǔn)確及時(shí)地確定公文的印發(fā)份數(shù)。

17．主題詞

黨的機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞按主題詞法標(biāo)注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標(biāo)注，位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方；“主題詞”用3號(hào)黑體字頂格排印，后標(biāo)注全角冒號(hào)；主題詞用3號(hào)書宋體字；一篇公文最多不超過10個(gè)主題詞。行政機(jī)關(guān)的公文，公文主題詞用分類標(biāo)引法標(biāo)注；“主題詞”用3號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號(hào)；主題詞用3號(hào)小標(biāo)宋體字；一篇公文最多不超過5個(gè)主題詞。

每個(gè)詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與一行主題詞的第一個(gè)字對(duì)齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長(zhǎng)稍粗的橫線。

18．抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容）的上級(jí)、下級(jí)和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

用特定版頭（報(bào)頭）印制的公文，抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前標(biāo)明“抄送”二字并加冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)名稱排列，按機(jī)關(guān)的大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)名稱對(duì)齊。黨的機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字頂格，用5號(hào)黑體字，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)名稱用5號(hào)宋體字，中間可用頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)；末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。行政機(jī)關(guān)的公文，“抄送”2字與抄送機(jī)關(guān)名稱，都用3號(hào)仿宋體字，左空1字排??；抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)隔開，末尾用句號(hào)；如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。

19．印制版記

印制版記是印制公文的標(biāo)記，由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文，兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個(gè)4號(hào)字，分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期，底線下邊右側(cè)離字邊空兩個(gè)5號(hào)字，加圓括號(hào)用5號(hào)宋體字標(biāo)注印制份數(shù)，即“（共印××份）”。

行政機(jī)關(guān)的公文，只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號(hào)仿宋體字排印。

印發(fā)時(shí)間都用阿拉伯?dāng)?shù)字，均以付印日期為準(zhǔn)，年份不能簡(jiǎn)寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發(fā)”2字。

用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天。

翻印上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)日期改為翻印日期，用圓括號(hào)標(biāo)注共印××份。

（二）公文用紙格式

黨的機(jī)關(guān)的公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（長(zhǎng)260毫米，寬184毫米），也可采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）。目前，我國(guó)黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙。如果使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙，應(yīng)與本機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應(yīng)和配套問題，不能隨意改變或單獨(dú)改變公文用紙格式。公文用紙格式一經(jīng)確定，必須長(zhǎng)期固定使用。

《國(guó)家公正機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，從2001年1月1日起，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文用紙，一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

（三）公文排印、裝訂格式

《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》明確規(guī)定：“公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?！庇脻h字排印公文，除版頭用長(zhǎng)牟或長(zhǎng)宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）?！毙姓C(jī)關(guān)的公文除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字，密級(jí)、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號(hào)用2號(hào)全身黑正體字外，其余文字都是用3號(hào)仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個(gè)字。行政機(jī)關(guān)的公文，正文一般每頁排19行，每行25個(gè)字。

用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4公文紙排印公文，正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個(gè)字。

特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，調(diào)整行距、字距時(shí)，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個(gè)字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個(gè)字。

公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色普所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色普Y80%，M80%。印刷品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

公文頁碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)注頁碼。

公文裝訂與公文排印應(yīng)一致，并考慮人們的閱讀習(xí)慣。根據(jù)不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側(cè)裝訂，不掉頁。

三、公文的行文規(guī)則

（一）行文關(guān)系

公文的行文關(guān)系，主要有以下6種：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系、綜合管理與被管理的關(guān)系、屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系、監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系、平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。

（二）行文方式

黨政機(jī)關(guān)的行文方式分為下行文、上行文和平行文3種方式。

1、下行文。是指上級(jí)機(jī)關(guān)給所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，上級(jí)機(jī)關(guān)的職能部門給下級(jí)機(jī)關(guān)的相關(guān)部門行文。根據(jù)行文的目的、任務(wù)和傳達(dá)貫徹的要求，下行文又分為一級(jí)下行文、逐級(jí)下行文、多級(jí)下行文和直貫到底下行文。

2、上行文。是指下級(jí)機(jī)關(guān)向有隸屬關(guān)系的直接的上級(jí)機(jī)關(guān)行文和下級(jí)機(jī)關(guān)的部門向上級(jí)機(jī)關(guān)相關(guān)的部門行文。給不相隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)或不相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)的部門行文，不叫上行文。根據(jù)隸屬關(guān)系和上行文的目的、任務(wù)、要求，上行文又分為一級(jí)上行文、逐級(jí)上行文、多級(jí)上行文和越級(jí)上行文。

3、平行文。是同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的行文。有些機(jī)關(guān)雖然是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)，但與行文的機(jī)關(guān)沒有隸屬關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系，與這樣的上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)行文，也是平行文。

（三）行文規(guī)則

1、行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。

2、根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。

（1）向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

（2）黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委的相關(guān)部門行文。

（3）部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

（4）同級(jí)黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文。

（5）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

（6）部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對(duì)外正式行文。

（7）在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中不得對(duì)黨組織作指示、交任務(wù)。

3、必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請(qǐng)示問題和報(bào)告工作

（1）向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得在非請(qǐng)示中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；需要同時(shí)抄送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

（2）不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

（3）請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫明。

（4）除特殊情況外，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公室按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”和“報(bào)告”。

（5）黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委請(qǐng)示問題。未經(jīng)本級(jí)黨委同意或授權(quán)，不得越過本級(jí)黨委向上級(jí)黨委主管部門請(qǐng)示重大問題。

（6）對(duì)不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級(jí)呈報(bào)機(jī)關(guān)。

四、公文的簽發(fā)、閱讀和管理

（一）公文的簽批權(quán)限及簽批程序

各單位制發(fā)公文，必須附上發(fā)文處理單并由辦公室負(fù)責(zé)人提出簽批意見后報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)人簽批，公文一經(jīng)簽發(fā)，即產(chǎn)生法定效力，任何人都不能更改公文的內(nèi)容。如果發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容中有差錯(cuò)，必須報(bào)原簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人同意或復(fù)簽。公文簽批的權(quán)限如下：

1、各單位向上級(jí)機(jī)關(guān)行文、下發(fā)重要公文和向不相隸屬機(jī)關(guān)的重要行文，一般由主要領(lǐng)導(dǎo)人或主要領(lǐng)導(dǎo)人委托主持工作的副職簽發(fā)；處理日常工作的公文，由分管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)人或其委托的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

2、黨委辦、政府辦及各單位辦公室根據(jù)單位或單位領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)發(fā)布的公文，重要的公文分別由本單位主要領(lǐng)導(dǎo)人或分管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，一般性的公文由分管該項(xiàng)工作的副職或辦公室主任簽發(fā)。

3、各機(jī)關(guān)、單位聯(lián)合行文，必須經(jīng)各聯(lián)署機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽，最后由主辦機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

發(fā)文辦理中的公文簽批工作，按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)大小和排名先后順序，先由職務(wù)較低的排名在最后面的領(lǐng)導(dǎo)人簽批，然后逐一往前簽批。在一般情況下，要堅(jiān)持按公文正常的簽批程序簽批，不得越權(quán)越位。緊急公文，經(jīng)主持工作的領(lǐng)導(dǎo)人同意，在不違背有關(guān)原則、不影響工作的前提下，可以特事特辦、急事急辦、靈活處理。

（二）收文處理及文件閱讀工作

收到上級(jí)下發(fā)給本單位的公文后，要認(rèn)真做好登記、擬辦、傳閱、收集、歸檔等工作。

1、登記。收文單位要配置專門的收文登記本，對(duì)收到的文件分門別類及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地進(jìn)行登記。登記的項(xiàng)目是收文日期、來文單位、文件字號(hào)、文件標(biāo)題、密級(jí)、收文份數(shù)等。

2、擬辦。收文單位要印制專門的收文處理單，收到文件后，由單位辦公室負(fù)責(zé)人就文件的傳達(dá)、閱讀、分發(fā)、貫徹落實(shí)等問題逐件提出擬辦建議或預(yù)案，并認(rèn)真填寫在文件處理單上，然后送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員閱讀。

3、傳閱。傳閱文件應(yīng)使用閱文夾和文件傳閱單。傳閱單上要寫明閱文對(duì)象的姓名、文件的字號(hào)和份數(shù)。只供閱讀的文件，一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)需要辦理的文件，則先送主管領(lǐng)導(dǎo)，再送主要領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下，也可按實(shí)際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對(duì)象之間不橫傳。收回閱文夾時(shí)，要檢查閱文對(duì)象是否簽字，清點(diǎn)送閱的文件是否齊全。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)所作的批示，要及時(shí)報(bào)告辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或交辦。

4、收集和歸檔。對(duì)已處理完畢的文件，要及時(shí)回收，妥善保管。對(duì)需要?dú)w檔的文件，要按照檔案部門的要求進(jìn)行整理、編制目錄，按時(shí)歸檔。

（三）文件管理

1、文件的保管。各單位要設(shè)置專門的文件存放裝置，配備必要的安全保密設(shè)施，確保各類文件安全。

2、文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給的密級(jí)文件，須經(jīng)文件制發(fā)機(jī)關(guān)同意。經(jīng)批準(zhǔn)同意翻印或復(fù)制的文件，翻印件和復(fù)制件上要標(biāo)明翻印、復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱。

3、文件的借閱。有關(guān)人員因工作需要借閱文件，文件管理人員應(yīng)根據(jù)文件的閱讀傳達(dá)范圍，請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱文件要履行簽字手續(xù)，并登記借閱時(shí)間、文件字號(hào)、密級(jí)、份數(shù)，同時(shí)確定歸還時(shí)間。

4、文件的匯編。匯編上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密以上文件需要向上級(jí)機(jī)關(guān)寫出書面請(qǐng)示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。