論壇籌備

一、擬定論壇籌備方案

1、確定論壇內(nèi)容

2、論壇時間、地點(diǎn)、形式、規(guī)模

3、擬邀請嘉賓名單和參會人員或單位

4、制定論壇流程

二、制定工作分工

（一）會務(wù)組

1、論壇報批手續(xù)

2、確定論壇時間、地點(diǎn)、3、會場形式布置

4、擬定論壇方案及流程

5、物料、資料、禮品的準(zhǔn)備與發(fā)放

6、制作論壇服務(wù)手冊（時間、地點(diǎn)、座位圖、交通圖等）

7、協(xié)調(diào)督導(dǎo)各組工作進(jìn)度

（二）接待組

1、主講嘉賓及參會單位邀請（擬定邀請方案、制作邀請函）

2、現(xiàn)場參會人員組織（根據(jù)論壇規(guī)模組織）

3、參會嘉賓及單位人員酒店預(yù)訂

4、參會嘉賓及單位人員用餐安排

5、參會嘉賓及單位人員交通管理（接送站或車票預(yù)訂購買）

6、論壇期間的交通安排（會場——用餐——酒店）

7、回訪工作

（三）新聞組

1、對會場設(shè)備準(zhǔn)備及調(diào)試工作（燈光、音響、投影等）

2、會場背板（LED或噴繪）及內(nèi)容準(zhǔn)備

3、攝影、攝像安排

4、記者媒體的邀請及安排

5、擬定答記者問流程及內(nèi)容

6、與媒體核實(shí)新聞通稿（核實(shí)通過后方可公開）

7、利用新聞媒介對論壇進(jìn)行宣傳（微信、微博等）

8、資料存檔

（四）后勤組

1、制定應(yīng)急預(yù)案（人員及消防安全）

2、現(xiàn)場設(shè)立醫(yī)務(wù)組

3、現(xiàn)場參會人員安檢及證件檢查工作

4、制定現(xiàn)場安保方案及執(zhí)行

5、制定場外車場交通秩序方案及執(zhí)行

6、制定進(jìn)場、退場秩序方案及執(zhí)行

7、會場內(nèi)安保、保潔及搬運(yùn)工作

（五）財務(wù)組

1、會前物料的采購工作

2、統(tǒng)籌大會收支工作

3、票據(jù)報銷工作

4、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放工作

5、收支登記總結(jié)

三、物品籌備清單

序號

名稱

規(guī)格及數(shù)量

單價（元）

合計（元）

備注

01

會場搭建布置

02

LED背景板

噴繪背景板

03

音響

04

燈光

05

電腦、投影設(shè)備

06

會議服務(wù)人員

07

茶水

08

礦泉水

09

小毛巾

桌牌

會場綠植布置

桌花或講臺花

茶歇點(diǎn)心、水果

電子簽到

噴繪背板

簽到桌/筆/本

簽到處接待禮儀

資料、禮品準(zhǔn)備

車輛租賃

指示標(biāo)識制作

證件制作

安檢設(shè)備

總計