第一篇：會議籌備與接待一般工作流程

會議籌備與接待一般工作流程
作為專業(yè)的會展中心，承接、代理、舉辦各類會議會展。大致經過如下環(huán)節(jié)： 1 策劃：作為專業(yè)的會議代理，我們提供會展會議企劃代理，告訴本公司你的想 法或者要達到的目的。我們?yōu)槟闾峁┛赡苄苑桨?，出點子，招展企劃、會議回執(zhí) 等等。2 咨詢：在此階段，我們將與委托方進行多方面溝通，并就委托方的關心點提出 自己的預案供選擇。譬如在預算內適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選 擇合適的餐飲場所及預算相適應的菜譜、以及會議的交通、接待等事宜。3 考察：如果您認為經過溝通，以及到本公司實地考察后，可以相信我公司的實 力。我們可以進入以下階段

1、與你或者你的代表到實地考察酒店、會議場地、會議設備、交通車輛、旅游線路。

2、雙方就服務項目服務流程，計劃推薦，及 服務的價格等內容進行深入細致的探討，大致明確雙方的責任與義務。

3、就代 表們返程的時間、車次、航班作一個初步的確定。4 簽定協(xié)議：這是要非常細致的過程。我們認真的推敲、反復的審察會議的各項 流程及預案盡可能的把方案細化合理，然后以書面的形式確認雙方的義務權利與 責任，并簽署正式協(xié)議。5 執(zhí)行協(xié)議：雙方嚴格而又人性化的執(zhí)行協(xié)議，本著高度負責的合作理念，將雙 方的合作精神高度升華。追求會議的圓滿成功為一致目的。一：舉辦會前

1、與會議主辦方洽談

2、提供會議所需要的機票、車票、住宿、會議場所、交通信息等并制定完備的 會議預案給會議方。

3、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛等相關的 事宜。

4、確定方案，簽訂合同，預付定金。二：會議舉辦中

1、會議接待：專人負責機場、車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎橫 幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。2、3、4、5、6、會前準備：準備好會議需要的資料，會議用品，等會議相關物品。會議場地：專人到會議室檢查會議室的條幅、燈光、音響、茶飲等。會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。會議餐飲：用餐時間、用餐地點、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點。

7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。三：結束會議：

1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明。專人與客戶進行核對并 結帳。

2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶的要求制作會議通訊錄或花名冊

預算——以下是大型會議的預算表，如果會議費用由某一方全部承擔，那么僅 計算支出即可。收入： 會議注冊費，展場租金，協(xié)辦單位贊助費，現(xiàn)場廣告，會議文件廣告等等 固定成本： 會議文件印刷，主題發(fā)言人酬金，交通費用，推廣費用，視聽設備租金，辦 公室，會務人員費用，翻譯，招待會，會場租金 可變成本： 郵資，通訊費，咖啡茶歇，餐飲，開幕式，閉幕式，文件，禮物，胸卡，旅 游費用，小費等。注冊費： R=（V+F+C）/D R=注冊費 V=可變成本 F=固定成本 支平衡與會代表數(shù) 隨行人員注冊費： R=（V+F+C）/AP AP=隨行人員數(shù) C=備用金 D=收

時間表 會議名稱： 會議名稱： 地點： 地點： 預計與會人數(shù)： 預計與會人數(shù)： 工作內容 主題確定 8周 制定預算 會址選定 日程安排 簽定相關合同 會議文件審批 邀請信 預定機票 發(fā)送邀請信 文件印刷 內容演示準備 禮品和會場裝飾 視聽設備 貴賓，主題發(fā)言人旅行安排 與會代表確認 餐飲預定 廣告印制 資料運輸 3周 飯店最后確認 預定核對 2周 會務安排核對 抵達 1周 完成全部會前安排 4周 5周 6周 7周 時間： 時間： 日期： 日期： 會議類型： 會議類型： 提前時間： 提前時間：

第二篇：會議籌備流程

會議籌備流程

一、前期準備

1、制定籌備方案。明確會議名稱、時間、地點、參會人員、議程、責任分工、攝影、攝像、著正裝及其他。

2、聯(lián)系會場。根據(jù)參會人數(shù)、會議內容及形式確定。

3、確定參會人員。通知參會人員時，明確主要領導、分管領導。單位正職為縣政府黨組成員或副處級干部要特別注明。

4、責任分工。明確分工，各種會議材料準備要明確責任人。

二、會務籌備（會場布置）

1、會標。核對無誤，懸掛平整。

2、主席臺。瓶水、杯水、濕巾、綠植、臺呢、會議材料（要提前準備好領導講話材料）等。

4、會議桌。按參會人數(shù)擺放（張貼排號）。

5、座次。提前制定座次表，座次牌（提前送匯洲）。

6、禮儀。11名引領人員，演練。一名服務人員。

7、簽到。簽到桌、簽到席牌、簽到表（分開）、簽到負責人。

8、頒獎。獎牌（5組）；頒發(fā)聘書（1組）。

9、簽狀。準備簽狀桌、椅子、禮儀（兩名）、責任狀（排好順序）、簽字筆、托盤（紅布）。

11、其他。接待室、燈光、音響（背景音樂：進行曲）、室溫、屏蔽器、線路安全、會議材料等。

三、會場控制

1、接待室。專人在接待室負責領導簽到與引領。

2、音響。與音響師溝通，時刻注意領導講話順序、音量，必要時專人負責。

3、會場秩序。會前提醒關閉手機等。

4、頒獎、簽狀、簽約。專人負責禮儀，事前要再次核對獎牌等的順序；專人負責領獎人等的引領、指揮；專人負責頒獎音樂控制。

四、會后

—1— 安排領導引領；收回各類會議材料、屏蔽器；統(tǒng)計參會情況；總結。

—2 —

第三篇：會議接待流程

會議接待流程

基本信息

? 中文名稱 會議接待流程

? 外文名稱

Conference reception process ? 提供

由主辦單位提供

? 設備

桌椅、名牌、音響設備

1會議資料準備 4人員安排 7會議報到 目錄 2設備及設施準備 5發(fā)票的開據(jù) 8會議期間

3會前準備工作 6會議接站 9會議結束工作

會議資料準備

1:會議資料:由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據(jù)參會

人數(shù)印刷。

2:會議資料(主辦單位提供)3:領導發(fā)言稿(主辦單位提供)4:《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。5:項目執(zhí)行情況資料(主辦單位提供)6:展板所屬圖片(主辦單位提供)7:廣告牌設計稿 8:歡迎布標、會議室布標 9:會議禮品(按參會人數(shù)準備)10:會議代表證

設備及設施準備

1.桌椅、名牌(現(xiàn)代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水

桌椅是最基本的設備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。4.各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。5.資料、樣品

如果會議屬于業(yè)務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板(采用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

會前準備工作

1:根據(jù)會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排)按部落實到位。2:據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協(xié)商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3:提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。

4:提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。

5:與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6:醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括:感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O備包括:體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯(lián)系就醫(yī)。7:在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四:會議其它費用開支預算

1:代表證2:廣告牌3:展板4:用車5:宴會標準6:水果7:紀念品8:資料打印、復印9:照相、攝像10:其它 人員安排

1:根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員(至房間、餐廳、電梯、會議室)2:會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務 3:攝影組:根據(jù)會議需求安排攝影人員

4:車輛小組:根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如:專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5:旅游接待小組:根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導游，負責代表的服務 6:生活小組:此小組負責會議用餐的時間、人數(shù)及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務

發(fā)票的開據(jù)

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

會議接站

會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處?；疖囌净蛘唢w機場設一塊醒目接站牌。

會議報到

1:在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”“簽到處”

2:報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。

3:提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。

4:根據(jù)會務組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券 5:代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存 6:當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發(fā)給代表 7:會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

會議期間

1:要求酒店落實叫早服務

2:準確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行

3:會議室布置情況落實

4:安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

5:及時統(tǒng)計票務預訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調反饋 6:與酒店公司財務人員協(xié)調好票據(jù)的開取

7:準備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程

會議結束工作

1:會議結算

1:我向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標準、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤 2:向會務組提供所需發(fā)票 3:返還會務組附加的會議利潤 2:會議返程

1:根據(jù)代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2:可根據(jù)會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送麗江特色精美禮品

第四篇：會議接待流程

會議接待流程

會前準備工作

1、接到會議通知單后確認出席會議的人數(shù)，會議類型、名稱，主辦單位，會議日程安排，會議的賓主身份，會議標準，會議的特殊要求及與會者的風俗習慣。

2、調配人員、分工負責。會前，會議主管要向參加會議服務的所有人員介紹會議基本情況，說明服務中的要求和注意事項，進行明確分工。使所有服務員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負責的工作，按照分工各自進行準備工作。

3、確認會議廳內各種用具和設施符合會議通知單要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、簽到臺高插花、會議桌、椅/椅套、臺布、臺裙、臺卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、煙缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物）

4、確認會議設備就位及清潔無污，如：舞臺、講臺/講臺礦水及杯具、講臺花、激光筆、白板（紅/藍/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。調試好相關設備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調（22-24度，可靈活控制）、燈光開啟（無瞎燈，可自由調節(jié)）

5、核對會議橫幅&指示牌內容、時間同會議通知相符并放置指定位置。

6、對會場人數(shù)、臺型及要求進行最后確認，也可根據(jù)客人要求現(xiàn)場改動。客人現(xiàn)場布置提出合理改動要求時，服務人員要積極主動配合。客人布場時提醒客人有損公司設施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）

7、檢查會場整體是否符合會議擺臺標準：臺面要整潔，臺布、椅套、臺裙要挺括無皺，各種用具干凈、齊全，擺放符合擺臺標準。會議擺臺標準： ①茶水具 a.茶具要求: 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準備適量備用杯。b.水具要求

第一，不用不保溫的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名與會人員配備1個。

第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務不方便，可適當增加一些暖水瓶。c.茶葉

第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。②簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。③水果飲料

根據(jù)會議標準，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。

各項用品均應在會議前30分鐘準備妥當。

8、V.I.P.會議要確認V.I.P接待廳準備妥當、落實廳內沙發(fā)、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。檢查煙缸/火柴、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質）、燈光照明、空調、電視機、頻道設置、遙控器、毛巾等物品及用具符合標準。

9、茶歇區(qū)域放置合理，檢查茶歇擺放標準。

10、確認衣帽寄存安排就緒（核對衣帽牌號、衣架數(shù)量）

11、檢查“會議進行中”提示牌是否吊掛在指定位置。

12、通知服務中心派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。

13、會議開始前三十分鐘需把會議室擺臺再次檢查一遍，包括開空調，開燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應方核對。

14、每個會議開始前會議主管應和會議主持人進行一次整個會議細節(jié)的梳理，包括所需設備核實及臺型的再次確認。并檢查會議指示牌是否正確擺放，內容是否正確。

會議迎候服務（會議開始前30分鐘門口迎候）

1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會務組人員的工作，請賓客簽到、發(fā)放資料、引領賓客就坐。

2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。

3、V.I.P.會議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓員，由項目經理、會議主管分別迎候。

會議服務程序

1、服務人員主動詢問主辦方或負責人會議廳內燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數(shù)、確認茶歇時間，做到心中有數(shù)。

2、當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

3、詢問客人是否需要衣帽服務，提供寄存服務時提示客人手機、錢包等貴重物品不要放在衣服內，箱、包類物品到指定寄存處存放。

4、服務人員再次確認話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關閉），尤其主席臺需特別關注。

5、V.I.P.會議客人，迎賓員熱情引入V.I.P接待廳（如認識可稱呼領導姓名），同時提供衣帽服務。

6、先到達的客人入座后，提供茶水服務。主席臺客人入座，要提供拉椅服務，緊接著斟倒茶水。

7、V.I.P.客人出V.I.P廳步入會場時，迎賓員指引帶入會場（行進時保持2米左右間距）。

8、服務人員根據(jù)會議進程，進行燈光調節(jié)，確保燈光達到會議要求。

9、客人入座后開始沖泡茶水，會議開始后十分鐘進行第二次茶水的補充，以后每間隔20-30分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務動作要輕、穩(wěn)，按上茶服務規(guī)范進行，特殊情況按客人要求服務。（如：培訓會議茶歇時進場斟添茶水）

10、服務人員根據(jù)客人指定茶歇時間提前燒煮茶和咖啡，擺放點心、水果等食品。

11、根據(jù)會議進程主動提供話筒傳遞服務。

12、服務人員時刻關注會議客人動態(tài)及需求，分辨會議客人，防止其它不相關人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導，尤其是會議主管要加強現(xiàn)場管理。

13、會議期間服務人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。

14、服務人員要保持主動服務，加強同客人間溝通和交流，滿足客人需求。

15、會議中間休息，要盡快整理會場（如：臺椅等），添補和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。

16、茶歇服務要注意及時添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復整潔。

會議結束服務

1、打開會議廳大門，引領主席臺客人到梯口。

2、主動詢問主辦方有否需要幫助，聯(lián)系服務中心替客人將物品清場。

3、服務人員應站立門口，微笑向客人道別。V.I.P.客人需事先安排專梯等候（30分鐘前通知待命），迎賓或項目經理或會議主管送達梯口道別。

4、衣帽服務人員核對客人牌號后，迅速交遞客人衣帽，做到準確，無誤。

5、會議主管和服務人員應主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設施設備有否損壞，如有問題及時與會務組聯(lián)系并做好記錄。

6、找合適機會詢問主辦方意見或建議。

7、感謝客人光臨，送別客人。

8、將客人意見或建議進行書面記錄。

9、通知服務中心派人清掃會議現(xiàn)場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。

10、將會議用具，設備整理好歸倉，關閉空調，照明設施，電源設施，門窗鎖好，會議廳鑰匙交指定存放處。

第五篇：會議接待流程

會議接待流程

會議接待流程可分成:會議前/會議中/會議后

1、會議前準備：

1、會場信息：

1）、與主辦方確認會議主題、參會人數(shù)、會議舉辦日期會議舉辦場地、會議日程、與會材料。

2）、發(fā)送會議通知短信，安排酒店叫早服務。

2、會場預定：

1）、外場會議，與主辦方確認會議規(guī)模（小中大型）、會議場地名稱、會議室房間、會議室面積、會議室臺型（包括U形、回形式、座談式、課桌式、圓桌式、劇院式、禮堂式）、會議容納人數(shù)（20-600人不等），會議室是否配有固定（懸掛）投影儀、移動（支架）投影儀。另外是否需要會議配套服務貴賓室接待、茶歇室餐飲。根據(jù)主辦方具體要求預定會議場地。

2）、內場會議，與主辦方（中國移動）確定會議中心樓層、會議室房間號、會議室面積和容納人數(shù)，設施設備型號數(shù)量品種是否齊全，會議大堂、通道、會議室、洗手間標識是否清晰，會議室旁是否配有貴賓休息室和茶歇間，會議室會議物資物料的品種和數(shù)量多少。根據(jù)主辦方公司規(guī)定流程辦理預定會議中心場地。

3）、預定會議中心方法，第一：大小要適中。第二：地點要合理。超過一天的會議，定在參會人員住宿較近一些。第三：附屬設施要齊全。第四：要有停車場。

4）、下預定會議場地確認單，與主辦方確定最終預定（詳細見附件1）。

3、會場布局：

大型會議：（200--1000人）

1）、會場大門口外：根據(jù)客人需要設拱門、空飄。根據(jù)客人需要設固定字幕或游動字幕。

2）、會場大堂：設立會議簽到處，根據(jù)客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、臺花、賜名片盒、禮品臺等物品。

3）、會場入口處：設立引導指示牌，通道兩邊擺放綠色植物，地上鋪紅地毯。

4）、主席臺：設背景幕（或背景板或LED屏），主席**擺放鮮花，頂額掛會議橫幅，根據(jù)會議需要設立式講臺或課桌式講臺，準備有線麥克和無線麥克。根據(jù)會議需要搭建地臺鋪紅地毯，安排燈光音響設備。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應美觀整潔。

5）、臺形：根據(jù)會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規(guī)范標準擺放茶具、茶墊、信紙和筆、礦泉水、紙巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套。另外按客人提供人數(shù)擺放席卡，300人以上會議前四排預留空位。

6）、貴賓室和茶歇間：根據(jù)會議特點和客人需求預定，房間內擺設鮮花盆景、基本設施設備齊全、環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔、茶飲物品供應豐富。

中型會議：（50--200人）

1）、會場大門口外：懸掛會議條幅

2）、會場大堂：設立會議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設立指示牌，安排工作人員提供迎送、領引、問詢服務。

3）、會場入口處：設立指示牌，安排會場服務人員做好迎送。

4）、主席臺，設背景幕（或背景板或LED屏），主席臺設立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準備有線麥克和無線麥克、根據(jù)會議需要準備投影儀、白板等。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應美觀整潔。

5）、臺形：根據(jù)客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。

小型會議：50人以下

1）、會場入口處：設立致歡迎詞的迎賓水牌。

2）、臺形：根據(jù)客人需要按回形或U形擺放，懸掛會議條幅，準備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具。

3）、綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據(jù)客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。

4、設施設備的調試：

1）、燈光：小型會議大堂簽到處、會場入口處通道、會議室的照明亮度、開關是否正常。另大型會議舞臺專用射燈（智能數(shù)字燈光控制臺、機械追光燈、光束電腦搖頭燈、LED染色PAR等）的調試。

2）、音響：會議室內音頻設備（音箱、調音臺、功放、效果器、壓限器、分頻器、均衡器、信放器、數(shù)字硅箱、PAR（Parabolic Aluminised Reflector）由專業(yè)設備技術人員運行調試，無限麥克風和座式話筒是否音量有無雜音和回音。

3）、網絡通信：無線網絡覆蓋面積要大，網速是否通暢快速。移動通訊覆蓋范圍廣，是否有干擾物阻礙信號。

4）、空調：夏季室內空調溫度設置不得低于26℃，冬季室內空調溫度設置不得高于20℃。一般情況下，空調運行期間禁止開窗。

5）、投影儀的幕布是否升降正常，投影儀設備是否正常開機和播放，投射文件內容亮度、字體大小、清晰度是否適當。

6）、電腦排插和手機充電器是否準備充足，檢查是否可正常通電。

7）、電腦中的會議PPT文件是否正常打開，瀏覽演示內容是否順暢。

8）、供應茶水的燒水箱和壺、煮咖啡的咖啡機電器功能是否使用運行。

5、物資物料準備：

1）、與主辦方確認會議指南、會議PPT文件、會議領導發(fā)言稿、會議主持人串詞、與會材料（開會信紙和筆）、會議臺卡是否制作完成，領取時間和地點及聯(lián)系人。

2）、會議主題橫幅、海報、X展架、會議背景板噴繪、舞臺地臺和地毯、主席臺、簽到處和通道引導指示牌、綠色植物、臺花、禮品是否制作出來時間和安裝完成情況。

3）、會議茶歇物料準備：咖啡、小食、水果、點心、礦泉水。份量上午按總人數(shù)40%定，下午按總人數(shù)定。茶葉品種預備正常三種，另主辦方特定茶葉，領取時間和地點及聯(lián)系人?？Х绕贩N預備即溶咖啡和粉磨咖啡。

4）、會議茶具和茶歇餐具規(guī)格、型號、質量、數(shù)量，以與參會人員級別來定。另主辦方要求特定茶杯，安排好領取時間和地點及聯(lián)系人。

6、會場服務準備：

1）、確定會議室引導接待人員、會議主持人、茶水服務人員、攝影、攝像的人員名單和到位時間。

2）、確定會場環(huán)境檢查，會議大堂門口、簽到處、通道、會議室、洗手間、貴賓室、茶歇室的地面、墻面、角落衛(wèi)生干凈情況，桌椅和設施設備擺放整潔情況。

3）、確定工作人員服裝和發(fā)型要求，禮儀規(guī)范的培訓和模擬。

4）、確定在預定時間安排預定車輛，接待參會人員抵達指定會議中心。

2、會議中流程：

1、迎賓接待工作： 1）、提前安排好會場車位并有專人負責指引車輛入位。

2）、普通會議由接待人員提前會場大堂做引領工作。級別會議提前設專人控制好專用電梯，由項目經理陪協(xié)助主辦方公關接待負責人在大堂迎候貴賓的到來并將客人引領到會議地點。為陪同人員安排休息室并提供茶水服務。

3）、當客人來到會議室時，禮貌熱情地向客人問好，請客人進入會議室拉椅讓座。先到達的客人入座以后，提供茶水服務，會議人數(shù)到齊后，送上小毛巾。

4）、會議中通常每十五分為客人添加茶水、更換煙缸等，特殊情況可按客人要求服務。

5）、會議期間服務員站于會議室門口直至會議結束。

6）、會議中間休息，要盡快整理會場，補充和更換各種用品。

7）、會議攝影攝像安排

8）、會議間歇茶點供應

2、會議進程控制：

頒獎議程

頒獎前1）、落實主持人妝容服飾是否準備好，主持人頒獎串詞和上臺時間是否記熟。2）、禮儀小姐妝容服飾和禮儀規(guī)范（表情、舉止、話語）是否符合要求，引導頒獎領導和領獎嘉賓上場路線和時間是否記熟。3）、燈光音響技術人員，對主持人、頒獎領導、領獎嘉賓的上場和表演節(jié)目的內容進行打燈效果和背景音樂氛圍方案的操作時間順序是否掌握和調節(jié)好。4）、表演節(jié)目名單和內容編排方案是否合理無變動，彩排是否進行順利。

頒布中1）對頒獎進程每一步環(huán)節(jié)時間和項目正常運行的監(jiān)督控制，以及突發(fā)事件應急處理。2）正式頒獎時應注意地方，禮儀小姐準確將頒獎領導引領上臺和下臺指定地點，燈光效果和背景音樂氛圍匹配準確無誤。

頒獎后1）會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。2）根據(jù)客人需求和會議層次來定，領導和參會人員的后續(xù)活動。連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調改進工作。

簽約議程

簽約前1）、落實主持人、禮儀小姐、燈光音響技術人員情況同上，2）、落實簽約臺物料（包括簽約桌椅及配套布藝、簽約本和筆、臺卡和臺花、酒水準備是否齊全。

簽約中1)、參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時步入簽字儀式現(xiàn)場；2)、簽約者在簽約**入座，其他人員分主、客各站一邊，按其身份自里向外依次由高到低，列隊于各自簽約者的座位之后；、3)、雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側；4)、簽約儀式開始后，助簽人員翻開文本，指明具體的簽字處，由簽字人簽上自己的姓名，并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對方助簽人員，交換對方的文本再簽字；5)、雙方保存的協(xié)議文本都簽好字以后，由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本，同時握手致意、祝賀，雙方站立人員同時鼓掌；、6)、協(xié)議文本交換后，服務人員用托盤端上香檳酒，雙方簽約人員舉杯同慶，以增添合作愉快氣氛；

簽約后1)、簽約儀式結束后，雙方可共同接受媒體采訪。2）、退場時，可安排客方人員先走，主方送客后自己再離開。3）、會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。4）、根據(jù)客人需求和會議層次來安排領導和參會人員的后續(xù)活動。連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調改進工作。

宴會議程

宴會前1）、落實舞臺搭建是否按設計圖稿效果安裝完成，酒席擺臺是否按領導和嘉賓級別座次編排。2）、宴席物資清點包括餐具、茶具、水果、酒水、香煙、小食是否備齊。宴會中1）、對宴會進場迎賓、開場領導講話、中場領導敬酒、表演節(jié)目及游戲互動、客人退場的每一步環(huán)節(jié)時間和項目正常運行的監(jiān)督控制，以及突發(fā)事件應急處理。2）、對宴會現(xiàn)場菜品上菜程序、茶酒水供應程序，巡查服務實施情況，對服務不周全地方即時改進。

宴會后1）、指引領導從專用通道撤離宴會現(xiàn)場，安排車輛送回酒店。2）根據(jù)客人需求和會議層次來安排領導和參會人員的后續(xù)活動。

3、會議后流程：

1、做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。

2、會后的用車也應在會議結束前妥善安排。

3、全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作，包括清理會議文件（根據(jù)保密原則，回收有關文件資料）、物資物料（自備的會議用具、會議剩余完整食品、禮品、宣傳品等）。

4、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統(tǒng)一指揮和協(xié)調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分

擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

5、送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。