公文寫作格式規(guī)范及公文收文發(fā)文處理流程

公文寫作

一、公文基礎(chǔ)知識概述

（一）公文的含義：公文是公務(wù)文書的總稱，是國家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位實(shí)行管理、處理政務(wù)、事務(wù)和社會團(tuán)體辦理公務(wù)的工具。

（二）公文的作用：1.規(guī)范與約束；

2.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)；3.宣傳與教育；4.協(xié)調(diào)；5.交流；6.組織；7.憑證與記載。

（三）公文寫作的特點(diǎn)：1.真實(shí)性；

2.規(guī)范性；3.特定的作者與閱者；4.政策性；5.權(quán)威性；6.實(shí)用性；7.規(guī)范的體式；8.特定的處理程序。

二、公文寫作程序

（一）公文寫作前的準(zhǔn)備：1.明確意圖；

2.確定主題；3.選擇文種；4.收集材料。

（二）擬制文稿：首先要擬寫提綱；

其次是安排結(jié)構(gòu)。

三、公文要素劃分

公文一般由發(fā)文字號、標(biāo)題、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、頁碼等組成。

（一）版頭

1.發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。

2.版頭中的分隔線。發(fā)文字號之下居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

（二）主體

1.標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

2.主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)2個(gè)或2個(gè)以上，則套用同一個(gè)文號打印文件，內(nèi)容可保持不變。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行項(xiàng)格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

4.附件及附件說明。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX“）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

6.成文日期。署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期中的數(shù)字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

7.印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

8.特殊情況說明。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

（三）頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文－起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

（四）用紙、印裝格式等事項(xiàng)

1.公文用紙幅面規(guī)格，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）。張貼的公文，如通知、通告、公告等，其用紙大小根據(jù)實(shí)際情況而定。

2.公文的書寫、排版，文字一律從左至右橫寫、橫排。

3.如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

4.一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

5.如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

6.版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜。

7.雙面印刷；頁碼套正；印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

8.裝訂要求，公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

公文處理

一、公文發(fā)文處理

1.概念：是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的各項(xiàng)工作過程。包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、登記、分發(fā)等程序。程序之間環(huán)環(huán)相扣，彼此相連，以不可逆的順序來完成公文的制發(fā)工作。

2.流程：

擬稿。就是草擬公文的初稿。各部門擬稿人要按公文的基本格式擬定初稿，要求認(rèn)真細(xì)致把好公文質(zhì)量關(guān)。

核稿。即對公文草稿進(jìn)行審核。按照“誰起草誰負(fù)責(zé)”的原則，由擬稿人員依據(jù)公文的基本要求，對草稿的體式、內(nèi)容、文字等進(jìn)行全面的初審，然后交由部門負(fù)責(zé)人審核，嚴(yán)把政策法律關(guān)、文字邏輯關(guān)和公文格式關(guān)，核稿人要在發(fā)文稿審批單“核稿”欄簽名。

會簽。各職能部門的公文草稿經(jīng)擬稿人、部門負(fù)責(zé)人審核后，由擬稿人送分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并在發(fā)文稿審批單“會簽”欄簽署分管領(lǐng)導(dǎo)意見；公文內(nèi)容涉及到其他有關(guān)部門事宜的，要事先送有關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核。黨政聯(lián)合行文的需要分別由黨委和政府的分管領(lǐng)導(dǎo)審核并簽署意見。

簽發(fā)。簽發(fā)是領(lǐng)導(dǎo)對文稿的最后審批，公文草稿經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、會簽后，由鎮(zhèn)長或書記簽發(fā)（黨委文件由鎮(zhèn)黨委書記簽發(fā)，政府文件由鎮(zhèn)長簽發(fā)，黨政聯(lián)合發(fā)文的由黨委書記簽發(fā)），簽發(fā)后的文稿即成為最后定稿。

校對。擬稿人負(fù)責(zé)校對工作，在印制前要以公文定稿為基準(zhǔn)，進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地校對，連標(biāo)點(diǎn)符號也不能放過，把住文件制發(fā)的最后一關(guān)。

編號。擬稿部門將簽發(fā)的最終定稿及電子版遞交至黨政辦，領(lǐng)取文號。

繕印。擬稿人負(fù)責(zé)對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿進(jìn)行印制，在繕印過程中，必須做到：

（1）必須以經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動(dòng)，確需改動(dòng)的要報(bào)經(jīng)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（2）嚴(yán)格按公文格式進(jìn)行排版，做到版面清晰、美觀。

（3）注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印制的底稿、廢頁也要管理好，防止泄密。

蓋查。

分發(fā)和歸檔。由擬稿部門分發(fā)，黨政辦保存電子版及紙質(zhì)版。

二、公文收文辦理

1.概念：是收受公文并從中提取有關(guān)信息、處理各種公務(wù)的活動(dòng)。是收發(fā)機(jī)關(guān)履行其法定職能使公文產(chǎn)生實(shí)際效用的過程。范圍指機(jī)關(guān)自收到公文直至閱辦完畢的全部過程。具體環(huán)節(jié)如簽收、登記、審核、擬辦等。

2.流程：

簽收、登記。各站所室收到公文后，登記填寫《文處理箋》，送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽。

傳閱。審簽后由承辦站所室分發(fā)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，并作好記載。

存檔。傳閱后的文件由承辦室交到黨政辦統(tǒng)一存檔。