第一篇：公司紅頭文件格式規(guī)范及流程管理辦法

公司紅頭文件格式規(guī)范及流程管理辦法

第一節(jié) 總則

第一條

公司文件，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

第二條

公司文件，實行統(tǒng)一管理。文件的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

1.各部門及各有關(guān)人員，對文件中涉及本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密，不可隨便向他人泄露。

2.文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。保密文件由閱文人妥善保管，詳見《保密管理制度》。第三條

文件機密等級，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第四條

公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

第五條

公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。

第六條

草擬文件應(yīng)注意以下事項

1.內(nèi)容要符合公司制度。

2.反映情況要客觀，實事求是。

3.文字要準確、精煉，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)緊密，用語規(guī)范。4.人、地、名稱、引文及時間要具體、準確。

第七條

各負責(zé)人閱、批文件應(yīng)仔細認真，閱完后須簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

第八條

公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。

第九條

收文由綜合部統(tǒng)一負責(zé)。綜合部收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由行綜合部收回歸檔。

第十條

所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。

第十一條

公司發(fā)文，一定要由綜合部統(tǒng)一編號 1.以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號； 2.公司綜合部發(fā)文，用綜字(××年)××號； 3.審核部發(fā)文，用審字(××年)××號；4.市場部發(fā)文，用市字(××年)××號；

第十二條

紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任免等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。

第二節(jié) 文件起草收發(fā)規(guī)定

第十三條

公司的文件由綜合部起草，綜合部主任審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負責(zé)起草，綜合部審核，總經(jīng)理簽發(fā)。

第十四條

文件簽發(fā)后，送綜合部（簽發(fā)的原件和電子版本件）統(tǒng)一由其排版、編號、打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章、上傳、下發(fā)、流轉(zhuǎn)。第十五條

文件和原稿，由綜合部分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

第十六條

屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

第十七條

文件統(tǒng)一由綜合部負責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。保密文件由專人按核定的范圍報送。

第十八條

外來的文件由綜合部專人負責(zé)簽收，并分類登記。由總經(jīng)理提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。

第十九條

傳閱文件由綜合部專人負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，綜合部及時組織傳達和落實。

第三節(jié) 收文的管理 第二十條

文件的簽收

1.凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由公司綜合部登記簽收。在簽收和拆封時，綜合部人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，并登記差錯文件的文號。

第二十一條

文件的編號保管

1.綜合部對上級來文拆封后應(yīng)及時附上《文件處理傳閱單》，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交綜合部辦理正常手續(xù)。

2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交綜合部進行登記編號保管，不得個人保存。

第二十二條

文件的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由總經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由綜合部分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等，由綜合部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，綜合部應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第二十三條

文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，應(yīng)盡量當(dāng)天閱完，閱批文件一般不得超過一天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，發(fā)文部門應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.發(fā)文部門對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得發(fā)文部門同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

4.綜合部有權(quán)督促發(fā)文部門催辦文件要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理的相關(guān)事宜，在經(jīng)發(fā)文部門催辦無效的情況下，綜合部有權(quán)直接催促承辦部門完成相關(guān)文件要求、規(guī)定、指示、通知等

第四節(jié) 發(fā)文的管理

第二十四條

發(fā)文的規(guī)定

1.全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在綜合部，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向綜合部提出發(fā)文申請，并將文件底稿交綜合部審核。

3.對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍文件，須由總經(jīng)理批準簽發(fā)。

第二十五條

發(fā)文的范圍

1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.公司下發(fā)文件主要用于：（1）公布公司規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；（3）公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；（4）公布全公司性的重大技術(shù)、經(jīng)營管理、會議紀要、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)公司的重大事項。

3.公司上行文、外發(fā)文主要用于：（1）對上級部門呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同關(guān)聯(lián)企業(yè)聯(lián)系有關(guān)公司重大技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、經(jīng)營管理等事宜。

4.在公司日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)技術(shù)文件、圖紙、準則修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè)務(wù)部門書面（工作聯(lián)系函）或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5.凡各業(yè)務(wù)部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查，同時交由綜合部做項目資料備檔）不用公司名義發(fā)文。

第五節(jié) 文件種類與分類及特性

第二十六條

文件種類及作用：

1.請示：請上級部門指示和批準，用“請示”。

2.報告：向上級部門匯報工作，反映情況，用“報告”。

3.指示：對下級部門布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用“指示”。

4.布告、公告、通告：對全公司公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，用“布告”；向公司外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。

5.批復(fù)：答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。

6.通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的文件或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用“通知”。

7.通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。

8.決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

9.函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用“函”。

10.會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”

第二十七條

文件的分類：

1、文件分類及特性：

（1）文件按傳遞對象分類，可分為：部門內(nèi)部文件、公司內(nèi)部文件及公司對外往來文件；（2）文件按性質(zhì)分類，可分為：協(xié)調(diào)性文件、指令性文件、回復(fù)性文件及通知性文件；（3）文件按閱讀權(quán)限分類，可分為：全體員工閱讀文件、部門內(nèi)部員工閱讀文件、經(jīng)理級閱讀文件及總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理級閱讀文件；

（4）文件按回復(fù)時效分類，可分為：緊急、急件及普通件；

2、文件回復(fù)時效：對于緊急文件，收件人應(yīng)于12小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰100元；急件，收件人應(yīng)于24小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰50元；普通件，收件人應(yīng) 于48小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰30元；且答復(fù)時應(yīng)明確提供事務(wù)解決方法及完成時間；

3、文件傳遞機制：指令性文件，全體收件人應(yīng)簽字確認，并認真學(xué)習(xí)，貫徹落實，所有下發(fā)的文件，部門要以最快的時間（12小時內(nèi)）組織進行有效學(xué)習(xí)（特殊情況除外），并且要求參與人在下發(fā)學(xué)習(xí)文件上簽字確認已經(jīng)學(xué)習(xí)；如經(jīng)綜合部檢查沒有組織學(xué)習(xí)的部門負責(zé)人每次處罰100元；

4、文件存檔辦法：所有文件原件應(yīng)統(tǒng)一交由綜合部保管，對于收發(fā)文件當(dāng)事人可留復(fù)印件隨時翻閱；

5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、客戶名單、財務(wù)報表、合同報價，預(yù)算報價等相關(guān)文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴格設(shè)定閱讀權(quán)限，落實公司保密文件的相應(yīng)存檔制度。第六節(jié) 文件的借閱和清退

第二十八條

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

第二十九條

借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第三十條

綜合部部對承辦的文件應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第三十一條

部門應(yīng)指定責(zé)任心強的員工負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第七節(jié) 文件的立卷與歸檔

第八節(jié) 第三十二條

文件的歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一由綜合部負責(zé)歸檔：

（1）上級部門來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；

（2）公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營管理工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

（3）公司經(jīng)理辦公會、中層干部會以及各種專題例會記錄；

（4）有保存價值的來信、來訪記錄及處理結(jié)果；

（5）參加上級召開的各種會議帶回文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；

（6）上級部門領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；

（7）反映本公司經(jīng)營管理活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制品；

（8）公司日志和大事記；

（9）公司項目商務(wù)、工程合同、施工資料等；

（10）公司人事、行政檔案；

（11）公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)立卷歸檔。

第三十三條

立卷要求 1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度1月份以前整理完。在公司經(jīng)營管理的發(fā)展歷程中，沉淀下來的知識、經(jīng)驗進行篩選、分析、整理匯編，指導(dǎo)下期工作。第八節(jié) 文件的銷毀

第三十四條

對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，綜合部應(yīng)定期清理造冊，并按公司有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第三十五條

經(jīng)總經(jīng)辦審核同意銷毀的文件，應(yīng)派由行政人事總監(jiān)統(tǒng)一銷毀。

第九節(jié) 附則

1、本制度由綜合部起草；

2、本制度解釋權(quán)修訂權(quán)歸綜合部；

3、本制度經(jīng)總經(jīng)理審批下發(fā)后執(zhí)行；

4、若本制度與以往制度存在異議，以本制度為準；

5、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行；

第二篇：公司紅頭文件管理辦法[推薦]

第一節(jié) 總則

第一條

公司文件，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

第二條

公司文件，實行統(tǒng)一管理。文件的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

1.各部門及各有關(guān)人員，對文件中涉及本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密，不可隨便向他人泄露。

2.文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。保密文件由閱文人妥善保管，詳見《保密管理制度》。

第三條

文件機密等級，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。

第四條

公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

第五條

公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。第六條

草擬文件應(yīng)注意以下事項 1.內(nèi)容要符合公司制度。

2.反映情況要客觀，實事求是。

3.文字要準確、精煉，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)緊密，用語規(guī)范。4.人、地、名稱、引文及時間要具體、準確。

第七條

各負責(zé)人閱、批文件應(yīng)仔細認真，閱完后須簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

第八條

公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第九條

收文由行政人事部統(tǒng)一負責(zé)。行政人事部收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由行政人事部收回歸檔。第十條

所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十一條

公司發(fā)文，一定要由行政人事部統(tǒng)一編號 1.以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號； 2.公司總經(jīng)辦文，用總經(jīng)辦字(××年)××號；

3.財務(wù)部發(fā)文，用財字(××年)××號； 4.工程部發(fā)文，用工字(××年)××號； 5.技術(shù)部發(fā)文，用技字(××年)××號； 6.營運部發(fā)文，用營字(××年)××號；

7.人事行政部發(fā)文，用人行字(××年)××號；

第十二條

紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任免等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。第二節(jié) 文件起草收發(fā)規(guī)定 第十三條

公司的文件由行政人事部起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負責(zé)起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。

第十四條

文件簽發(fā)后，送行政人事部（簽發(fā)的原件和電子版本件）統(tǒng)一由其排版、編號、打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章、上傳、下發(fā)、流轉(zhuǎn)。第十五條

文件和原稿，由行政人事部分類歸檔，保存?zhèn)洳?。第十六條

屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。第十七條

文件統(tǒng)一由行政人事部負責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。保密文件由專人按核定的范圍報送。

第十八條

外來的文件由行政人事部專人負責(zé)簽收，并分類登記。由行政人事總監(jiān)提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。第十九條

傳閱文件由行政人事部專人負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，行政人事部及時組織傳達和落實。第三節(jié) 收文的管理 第二十條

文件的簽收

1.凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由公司行政人事部登記簽收。在簽收和拆封時，行政人事部人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，并登記差錯文件的文號。第二十一條

文件的編號保管

1.行政人事部對上級來文拆封后應(yīng)及時附上《文件處理傳閱單》，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交行政人事部辦理正常手續(xù)。

2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交行政人事部進行登記編號保管，不得個人保存。第二十二條

文件的閱批與分轉(zhuǎn) 1.凡正式文件均需由行政人事總監(jiān)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政人事部分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2.一般函、電、單據(jù)等，由行政人事部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，行政人事部應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第二十三條

文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，應(yīng)盡量當(dāng)天閱完，閱批文件一般不得超過一天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，發(fā)文部門應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.發(fā)文部門對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得發(fā)文部門同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

4.行政人事部有權(quán)督促發(fā)文部門催辦文件要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理的相關(guān)事宜，在經(jīng)發(fā)文部門催辦無效的情況下，行政人事部有權(quán)直接催促承辦部門完成相關(guān)文件要求、規(guī)定、指示、通知等 第四節(jié) 發(fā)文的管理 第二十四條

發(fā)文的規(guī)定

1.全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在行政人事部，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向行政人事部提出發(fā)文申請，并將文件底稿交行政人事部審核。

3.對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍文件，須由總經(jīng)理批準簽發(fā)。

第二十五條

發(fā)文的范圍

1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2.公司下發(fā)文件主要用于：（1）公布公司規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；（3）公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

（4）公布全公司性的重大技術(shù)、經(jīng)營管理、會議紀要、生活福利等工作的決定；

（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

（6）其他有關(guān)公司的重大事項。3.公司上行文、外發(fā)文主要用于：

（1）對上級部門呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同關(guān)聯(lián)企業(yè)聯(lián)系有關(guān)公司重大技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、經(jīng)營管理等事宜。

4.在公司日常技術(shù)、經(jīng)營管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè)務(wù)部門書面（工作聯(lián)系函）或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。5.凡各業(yè)務(wù)部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查，同時交由行政人事部做項目資料備檔）不用公司名義發(fā)文。第五節(jié) 文件種類與分類及特性 第二十六條

文件種類及作用：

1.請示：請上級部門指示和批準，用“請示”。

2.報告：向上級部門匯報工作，反映情況，用“報告”。

3.指示：對下級部門布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用“指示”。

4.布告、公告、通告：對全公司公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，用“布告”；向公司外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。5.批復(fù)：答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。

6.通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的文件或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用“通知”。

7.通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。

8.決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

9.函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復(fù)問題，用“函”。

10.會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要” 第二十七條

文件的分類：

1、文件分類及特性：

（1）文件按傳遞對象分類，可分為：部門內(nèi)部文件、公司內(nèi)部文件及公司對外往來文件；

（2）文件按性質(zhì)分類，可分為：協(xié)調(diào)性文件、指令性文件、回復(fù)性文件及通知性文件；

（3）文件按閱讀權(quán)限分類，可分為：全體員工閱讀文件、部門內(nèi)部員工閱讀文件、經(jīng)理級閱讀文件及總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理級閱讀文件；

（4）文件按回復(fù)時效分類，可分為：緊急、急件及普通件；

2、文件回復(fù)時效：對于緊急文件，收件人應(yīng)于12小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰100元；急件，收件人應(yīng)于24小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰50元；普通件，收件人應(yīng) 于48小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰30元；且答復(fù)時應(yīng)明確提供事務(wù)解決方法及完成時間；

3、文件傳遞機制：指令性文件，全體收件人應(yīng)簽字確認，并認真學(xué)習(xí)，貫徹落實，所有下發(fā)的文件，部門要以最快的時間（12小時內(nèi)）組織進行有效學(xué)習(xí)（特殊情況除外），并且要求參與人在下發(fā)學(xué)習(xí)文件上簽字確認已經(jīng)學(xué)習(xí)；如經(jīng)行政人事部檢查沒有組織學(xué)習(xí)的部門負責(zé)人每次處罰100元；

4、文件存檔辦法：所有文件原件應(yīng)統(tǒng)一交由行政人事部保管，對于收發(fā)文件當(dāng)事人可留復(fù)印件隨時翻閱；

5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供應(yīng)商名單、財務(wù)報表、材料采購價格、預(yù)算報價等相關(guān)文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴格設(shè)定閱讀權(quán)限，落實公司保密文件的相應(yīng)存檔制度。第六節(jié) 文件的借閱和清退 第二十八條

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認，經(jīng)行政人事總監(jiān)同意后方可借閱。第二十九條

借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第三十條

行政人事部部對承辦的文件應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。第三十一條

部門應(yīng)指定責(zé)任心強的員工負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

第七節(jié) 文件的立卷與歸檔 第三十二條

文件的歸檔范圍 1.凡下列文件統(tǒng)一由行政人事部負責(zé)歸檔：

（1）上級部門來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；

（2）公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營管理工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；（3）公司經(jīng)理辦公會、中層干部會以及各種專題例會記錄；（4）有保存價值的來信、來訪記錄及處理結(jié)果；（5）參加上級召開的各種會議帶回文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；

（6）上級部門領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；

（7）反映本公司經(jīng)營管理活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制品；

（8）公司日志和大事記；

（9）公司項目商務(wù)、工程合同、施工資料等；（10）公司人事、行政檔案；

（11）公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)立卷歸檔。第三十三條

立卷要求 1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下1月份以前整理完。在公司經(jīng)營管理的發(fā)展歷程中，沉淀下來的知識、經(jīng)驗進行篩選、分析、整理匯編，指導(dǎo)下期工作。

第八節(jié) 文件的銷毀 第三十四條

對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，行政人事部應(yīng)定期清理造冊，并按公司有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第三十五條

經(jīng)總經(jīng)辦審核同意銷毀的文件，應(yīng)派由行政人事總監(jiān)統(tǒng)一銷毀。

第九節(jié) 附則

1、本制度由行政人事部起草；

2、本制度解釋權(quán)修訂權(quán)歸行政人事部；

3、本制度經(jīng)總經(jīng)理審批下發(fā)后執(zhí)行；

4、若本制度與以往制度存在異議，以本制度為準；

5、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行； 第十節(jié) 附件

1、《工作簡訊》

2、《文件處理傳閱單》

3、《保密管理制度》

第三篇：公司紅頭文件格式規(guī)范及流程管理辦法

公司紅頭文件格式規(guī)范及流程管理標準

第一節(jié) 總則

第一條

公司文件，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

第二條

公司文件，實行統(tǒng)一管理。文件的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

1.各部門及各有關(guān)人員，對文件中涉及本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密，不可隨便向他人泄露。

2.文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。保密文件由閱文人妥善保管。

第三條

文件機密等級，由發(fā)文單位的分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第四條

公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司分管領(lǐng)導(dǎo)）打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

第五條

公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。

第六條

草擬文件應(yīng)注意以下事項 1.內(nèi)容要符合公司制度。2.反映情況要客觀，實事求是。

3.文字要準確、精煉，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)緊密，用語規(guī)范。4.人、地、名稱、引文及時間要具體、準確。

第七條

各負責(zé)人閱、批文件應(yīng)仔細認真，閱完后須簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

第八條

公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第九條

收文由公司辦統(tǒng)一負責(zé)。公司辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由公司辦收回歸檔。

第十條

所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十一條 各公司發(fā)文，一定要由集團公司辦統(tǒng)一編號

1.以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號； 2.股份公司發(fā)文，用總經(jīng)辦字(××年)××號； 3.制冷公司發(fā)文，用財字(××年)××號； 4.鑄造公司發(fā)文，用工字(××年)××號； 5.太陽能公司發(fā)文，用技字(××年)××號； 6.艾博公司發(fā)文，用營字(××年)××號； 7.金貝公司發(fā)文，用人行字(××年)××號；

8.黨委文 9.組干文 10.紀委文 11．工會 12．江蘇 13.歐寶 14.實業(yè) 第十二條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任免等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。第二節(jié) 文件起草收發(fā)規(guī)定

文件由發(fā)文部門負責(zé)起草，發(fā)文部門負責(zé)人批準，一般第十三條

文件由各公司辦公室（經(jīng)理辦、綜合部）核稿，涉密文件由集團公司辦統(tǒng)一核稿，分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第十四條 文件簽發(fā)后，一般文件送各公司辦公室（經(jīng)理辦、綜合部）（簽發(fā)的原件和電子版本件）統(tǒng)一由其排版、打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章、上傳、下發(fā)、流轉(zhuǎn)。第十五條 文件和原稿，由各公司辦公室（經(jīng)理辦、綜合部）分類歸檔，保存?zhèn)洳?。第十六條 屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。第十七條 文件由起草部門負責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。保密文件由專人按核定的范圍報送。第十八條 外來的文件由集團公司辦專人負責(zé)簽收，并分類登記。由集團辦公室負責(zé)人提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。第十九條

傳閱文件由集團辦公室專人負責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，集團辦公室及時組織傳達和落實。第三節(jié) 收文的管理 文件的簽收 第二十條

1.凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由集團公司辦登記簽收。在簽收和拆封時，集團公司辦人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，并登記差錯文件的文號。第二十一條

文件的編號保管

1.集團公司辦對上級來文拆封后應(yīng)及時附上《文件處理傳閱單》，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交集團公司辦辦理正常手續(xù)。

2.外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交集團公司辦進行登記編號保管，不得個人保存。第二十二條

文件的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由集團辦公室負責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由集團公司辦分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等，由集團公司辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，集團公司辦應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第二十三條

文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，應(yīng)盡量當(dāng)天閱完，閱批文件一般不得超過一天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，發(fā)文部門應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.發(fā)文部門對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得發(fā)文部門同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

4.集團公司辦有權(quán)督促發(fā)文部門催辦文件要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理的相關(guān)事宜，在經(jīng)發(fā)文部門催辦無效的情況下，集團公司辦有權(quán)直接催促承辦部門完成相關(guān)文件要求、規(guī)定、指示、通知等 第四節(jié) 發(fā)文的管理

第二十四條

發(fā)文的規(guī)定

1.全集團上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在集團公司辦，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2.各公司、各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向集團公司辦提出發(fā)文申請，并將文件底稿交集團公司辦審核。

3.對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍文件，須由總經(jīng)理批準簽發(fā)。第二十五條

發(fā)文的范圍

1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2.公司下發(fā)文件主要用于：（1）公布公司規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；（3）公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

（4）公布全公司性的重大技術(shù)、經(jīng)營管理、會議紀要、生活福利等工作的決定；

（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)公司的重大事項。3.公司上行文、外發(fā)文主要用于：

（1）對上級部門呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同關(guān)聯(lián)企業(yè)聯(lián)系有關(guān)公司重大技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、經(jīng)營管理等事宜。

4.在公司日常技術(shù)、經(jīng)營管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè)務(wù)部門書面（工作聯(lián)系函）或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5.凡各業(yè)務(wù)部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查，同時交由集團公司辦做項目資料備檔）不用公司名義發(fā)文。第五節(jié) 文件種類與分類及特性

第二十六條

常用文件種類及作用：

決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。

決定：適用于對重要事項作出決策和部署、懲戒有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)或者周知的事項。通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反應(yīng)情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

請示：使用于向上級機關(guān)請求指示、批準。易混淆文種區(qū)別：

“決定”與“通報”。決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。通報：使用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

“請示”與“報告”。請示：適用于向上級機關(guān)請示批示、批準。報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反應(yīng)情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。第二十七條

文件的分類：

1、文件分類及特性：

（1）文件按傳遞對象分類，可分為：部門內(nèi)部文件、公司內(nèi)部文件及公司對外往來文件；

（2）文件按性質(zhì)分類，可分為：協(xié)調(diào)性文件、指令性文件、回復(fù)性文件及通知性文件；

（3）文件按閱讀權(quán)限分類，可分為：全體員工閱讀文件、部門內(nèi)部員工閱讀文件、經(jīng)理級閱讀文件及總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理級閱讀文件；

（4）文件按回復(fù)時效分類，可分為：緊急、急件及普通件；

2、文件回復(fù)時效：對于緊急文件，收件人應(yīng)于12小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰100元；急件，收件人應(yīng)于24小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰50元；普通件，收件人應(yīng) 于48小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰30元；且答復(fù)時應(yīng)明確提供事務(wù)解決方法及完成時間；

3、文件傳遞機制：指令性文件，全體收件人應(yīng)簽字確認，并認真學(xué)習(xí)，貫徹落實，所有下發(fā)的文件，部門要以最快的時間（12小時內(nèi)）組織進行有效學(xué)習(xí)（特殊情況除外），并且要求參與人在下發(fā)學(xué)習(xí)文件上簽字確認已經(jīng)學(xué)習(xí)；如經(jīng)集團公司辦檢查沒有組織學(xué)習(xí)的部門負責(zé)人每次處罰100元；

4、文件存檔辦法：所有文件原件應(yīng)統(tǒng)一交由集團公司辦保管，對于收發(fā)文件當(dāng)事人可留復(fù)印件隨時翻閱；

5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供應(yīng)商名單、財務(wù)報表、材料采購價格、預(yù)算報價等相關(guān)文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴格設(shè)定閱讀權(quán)限，落實公司保密文件的相應(yīng)存檔制度。第六節(jié) 文件的借閱和清退

第二十八條

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認，經(jīng)集團公司辦負責(zé)人同意后方可借閱。第二十九條

借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第三十條 集團公司辦部對承辦的文件應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第三十一條

部門應(yīng)指定責(zé)任心強的員工負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第七節(jié) 文件的立卷與歸檔 第三十二條

文件的歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一由集團公司辦負責(zé)歸檔：

（1）上級部門來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；（2）公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言等；

（3）黨委會、黨政聯(lián)席會以及各種專題例會記錄；（4）有保存價值的來信、來訪記錄及處理結(jié)果；

（5）參加上級召開的各種會議帶回文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；

（6）上級部門領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；

（7）反映本公司經(jīng)營管理活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制品；

（8）公司日志和大事記；

（9）公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)立卷歸檔。

第三十三條

立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下1月份以前整理完。在公司經(jīng)營管理的發(fā)展歷程中，沉淀下來的知識、經(jīng)驗進行篩選、分析、整理匯編，指導(dǎo)下期工作。第八節(jié) 文件的銷毀

第三十四條

對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，集團公司辦應(yīng)定期清理造冊，并按公司有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第三十五條

經(jīng)總經(jīng)辦審核同意銷毀的文件，應(yīng)派由集團公司辦負責(zé)人統(tǒng)一銷毀。第九節(jié)1、2、3、4、5、附則

本制度由集團公司辦起草； 本制度解釋權(quán)修訂權(quán)歸集團公司辦； 本制度經(jīng)總經(jīng)理審批下發(fā)后執(zhí)行；

若本制度與以往制度存在異議，以本制度為準； 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行； 附件 第十節(jié)

1、《工作簡訊》

2、《文件處理傳閱單》

3、《保密管理制度》

第四篇：公司紅頭文件模版

XXXX有限公司文件 XX〔2015〕 號

關(guān)于×××××× 的通知

各有關(guān)部門：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二Ｏ一五年 月 日

主題詞：××、××、××、通知 報送：全體股東

共印 份（存檔1份）

XXXX有限公司

2015年 月 日印發(fā)

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第五篇：公司紅頭文件(格式)

安徽明升房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件

明升房產(chǎn)〔2011年〕0001號

關(guān)于XXXXXX的報告

主題詞：XX XXX XX 抄送：X X X X，X X X X，X X X X，X X X X，X X X X，X X X X 安徽明升房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 XXXX年XX月XX日印發(fā)

（共印XX份）