第一篇：外貿(mào)團(tuán)隊管理制度

外貿(mào)團(tuán)隊管理建議

一．企業(yè)外貿(mào)部管理條例

1、組成人員：

老板----盯目標(biāo)

望遠(yuǎn)鏡---全面的看待市場和使命，要有前瞻性；

外貿(mào)部經(jīng)理----追過程 求結(jié)果-

平面鏡---真實(shí)的看待自己，時刻檢查自己的工作

外貿(mào)部業(yè)務(wù)員----強(qiáng)有力地正確執(zhí)行

顯微鏡---把事情做細(xì)，從小處入手，精細(xì)的做好每一件事情！

共同的關(guān)鍵詞：開心、付出有回報（個人能力提升和經(jīng)濟(jì)收入）客戶專員：幫助監(jiān)督過程、協(xié)調(diào)各部門、引導(dǎo)、激勵

2、管理制度

為了更好的發(fā)展公司外貿(mào)業(yè)務(wù)，提升外貿(mào)業(yè)績，同時幫助外貿(mào)人員更好的成長，特制定如下條例：

二、外貿(mào)部作息時間：

考慮到國外買家的工作時間跟國內(nèi)工作時間的時差問題，特調(diào)整公司外貿(mào)部作息時間如下：

上午：09:00－11:30工作

中午：11:30－13:30休息

下午：13:30－17:00工作

晚上：17:00－18:00休息

晚上：18:00－20:00工作

周日休息

如果有特殊情況，需向公司老總請假說明.三、客戶跟進(jìn)管理方法：

要求每個業(yè)務(wù)人員，把自己聯(lián)系中的客戶進(jìn)行軟件管理，把每個客戶每次跟

進(jìn)的情況，在用戶管理平臺進(jìn)行管理和記錄，老板會定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內(nèi)的新客戶必須在當(dāng)周至少聯(lián)系一次，對于客戶必須進(jìn)行等級管理，較高級別以上的客戶每月至少聯(lián)系5次（任何形式）。

四、工作報告的提交：

要求外貿(mào)部人員，每周寫工作報告（見附注一），打印出來提交給老板或外貿(mào)部經(jīng)理，同時要求自己建立報告檔案，報告要求如下：

1.本周工作回顧；

2.本周重點(diǎn)開發(fā)的客戶以及重點(diǎn)跟進(jìn)客戶（要求說明，客戶公司名稱，地址，主要聯(lián)系人，電話，E-mail，客戶跟進(jìn)情況詳細(xì)描述）；

3.工作總結(jié)：本周工作中發(fā)現(xiàn)的問題，包括公司內(nèi)部的問題，自身存在的問題，改進(jìn)方法，公司如何給予支持；自己業(yè)務(wù)員心態(tài)的變化及感受。

公司制定的外貿(mào)部管理條例，每位應(yīng)員工認(rèn)真執(zhí)行，有意見可以及時向老板提出，在以后的實(shí)施過程中，可以及時補(bǔ)充目的是為了更好的提升個人和公司業(yè)績，建立良好的工作氛圍。若暫無其它意見，公司管理層和外貿(mào)部人員可以簽訂制度共同遵守執(zhí)行。

第二篇：外貿(mào)部管理制度 外貿(mào)團(tuán)隊管理制度 外貿(mào)業(yè)務(wù)管理制度 外貿(mào)銷售管理制度

業(yè) 務(wù) 部 業(yè) 務(wù) 操 作 管 理 制 度（范例）

為了使大家有一個良好的工作環(huán)境，保障業(yè)務(wù)工作有序進(jìn)行，特制定以下規(guī)章制度，望各同仁照章遵守為盼！

一、總體制度

1、不斷學(xué)習(xí)，提高個人素質(zhì)與涵養(yǎng)，樹立良好個人形象和工作作風(fēng)。樹立正確的人生觀、愛情觀、價值觀，努力培養(yǎng)自己健康的社會心態(tài)。

2、保持辦公環(huán)境安靜、嚴(yán)肅，提高工作效率，不得在上班時間過多談?wù)撆c工作無關(guān)的話

題，控制說話音量與音調(diào)。

3、嚴(yán)守公司機(jī)密，謹(jǐn)言慎行，不得泄露公司有關(guān)產(chǎn)品策劃、技術(shù)、客戶資源等機(jī)密性信。

否則追究法律責(zé)任。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得攜帶任何移動存儲設(shè)備、光盤等進(jìn)出公司，不得將公司電腦內(nèi)的文件

發(fā)送給與公司沒有業(yè)務(wù)往來的機(jī)構(gòu)或個人。

5、未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁接觸服務(wù)器和他人電腦，公司網(wǎng)絡(luò)配置由專人負(fù)責(zé)管理，各人使用的電腦上的登陸名與密碼設(shè)置由公司統(tǒng)一分配，不得隨意進(jìn)行增加、刪除、修改操作，有關(guān)操作系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)設(shè)置的修改必須征得主管同意方可進(jìn)行。

6、未經(jīng)允許，嚴(yán)禁在公司電腦上安裝黑客軟件、木馬程序、破解工具等任何程序，如有

違反，罰款****元。

7、未經(jīng)允許，嚴(yán)禁下載及安裝任何聊天工具，工作及加班時間，嚴(yán)禁使用QQ及其它聊

天工具進(jìn)行閑聊。嚴(yán)禁瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站信息。

8、注意個人衛(wèi)生，保持臺面整潔，垃圾及時處理，共同營造綠色辦公環(huán)境。

二、客戶管理制度

1、各業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)的客戶，資料必須即時登記，老客戶資料在正式使用金錢豹五步法軟

件后的一個星期內(nèi)必須全部錄入完成，包括各人原來存放在電子表格、卡片、筆記本等上的所有客戶資料，一個客戶有多個聯(lián)系人，一個聯(lián)系人有多個郵件地址的，必須詳細(xì)錄入，不得有漏，如經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏，每次罰款***元；

2、新客戶在接到客戶詢盤的當(dāng)天必須將客戶資料錄入金錢豹五步法軟件，同時將該次詢

盤也保存進(jìn)金錢豹五步法軟件，明確標(biāo)記本次詢盤產(chǎn)生的時間、聯(lián)系方式、客戶來源

等，電話或傳真詢盤等手工錄入，郵件詢盤在金錢豹五步法軟件里送入數(shù)據(jù)庫自動歸類，如經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏，每次罰款***元；

3、參加展會各業(yè)務(wù)人員所搜集的客戶名片，展會完成后的三天內(nèi)，必須將所有名片資料

錄入金錢豹五步法軟件，如經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏，每次罰款***元；

4、由主管分派下來的客戶資料，當(dāng)天必須將客戶資料錄入金錢豹五步法軟件，如經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)遺漏，每次罰款***元；

5、所有客戶資料的錄入必須盡量詳細(xì)，尤其在客戶描述里，進(jìn)行該客戶的詳細(xì)說明，包

括產(chǎn)品意向、實(shí)力分析，誠意度分析、成交機(jī)會分析等；

三、郵件管理制度

1、各業(yè)務(wù)人員必須使用由公司統(tǒng)一分配的郵箱帳號，不得使用私人郵箱與客戶進(jìn)行郵件

往來，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每次罰款***元；

2、使用金錢豹五步法系統(tǒng)前所發(fā)生的歷史郵件，在確定已將客戶資料全部錄入金錢豹五

步法軟件后的，將所有歷史郵件從OUTLOOK或FOXMAIL里導(dǎo)入到金錢豹五步法軟件。保存在郵件服務(wù)器上的歷史郵件，在金錢豹五步法收發(fā)，必須通過金錢豹五步法軟件進(jìn)行，從正式使用金錢豹五步法軟件之日起，未經(jīng)主管批準(zhǔn)，不得使用OUTLOOK、FOXMAIL等任何其他郵件工具或通過WEB方式進(jìn)行郵件收發(fā)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每次罰款***元；

3、所有發(fā)出郵件，在發(fā)送時，標(biāo)記該郵件的目的，如報價等，收取的郵件，如特別重要，必須標(biāo)記目的后再次送入數(shù)據(jù)庫；

四、即時通訊管理制度

1、各業(yè)務(wù)人員必須使用由公司統(tǒng)一分配的MSN、SKYPE等即時通訊工具帳號，不得使用

私人帳號與客戶進(jìn)行即時通訊往來，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每次罰款***元；

2、使用即時通訊工具與客戶的聊天記錄必須隨時保存，重裝系統(tǒng)前必須進(jìn)行備份；

第三篇：外貿(mào)部門管理制度

外貿(mào)部門管理制度

-------------深圳市垚垚科技有限公司

一． 主要職能：

1.制定銷售計劃，并報批給總經(jīng)理審核，審核通過后進(jìn)行目標(biāo)分解，并執(zhí)行實(shí)施；

2.按照總經(jīng)理的部署，做好產(chǎn)品的宣傳推廣，管理公司網(wǎng)站，及時調(diào)整及更新推廣內(nèi)容；

3.合理進(jìn)行外貿(mào)部的預(yù)算控制；

4.制定業(yè)務(wù)人員的行動計劃，并予以檢查控制；

5.留意市場動態(tài)收集市場信息；

6.根據(jù)客戶詢盤及時與客戶溝通，建立各級顧客資料檔案并備份；

7.與客戶協(xié)商，談判，確立銷售合同項目。包括所購產(chǎn)品的價格，數(shù)量，規(guī)格，材料及其要求，貿(mào)易國別，交貨方式，付款方式，交貨期，配件額度及其他條款；

8.向生產(chǎn)部門下達(dá)生產(chǎn)訂單，備貨期間，對生產(chǎn)情況進(jìn)行跟蹤，并告知客戶

9.聯(lián)系貨代安排發(fā)貨，發(fā)貨后通知客戶發(fā)貨詳情

10.做好合同尾款的回收

11.做好銷售服務(wù)工作，促進(jìn)，維護(hù)與客戶的關(guān)系；

12.組織完成各類產(chǎn)品的銷售

二．職能說明：

A．外貿(mào)部經(jīng)理：

1.分析市場供應(yīng)需求成交量等競爭狀況，正確做出市場銷售預(yù)測并報批；

2.擬定年，季度，月銷售計劃，分析目標(biāo)，報批，并督導(dǎo)實(shí)施；

3.根據(jù)發(fā)展規(guī)劃合理進(jìn)行人員預(yù)備，配備；

4.匯總市場信息，提報調(diào)整，修改建議；

5.關(guān)注所轄人員心態(tài)變化，及時溝通處理；

6.組織建立客戶的完整檔案，確保業(yè)務(wù)人員離職后客戶不會丟失；

7.評估控制交易風(fēng)險，避免公司損失；

8.指導(dǎo)巡視監(jiān)督檢查下屬；

9.定期向上級述職報告；

10.制定部門工作程序，和規(guī)章制度，報批通過后實(shí)行；

11.統(tǒng)計記錄月銷售報表，季度銷售報表，銷售報表

B.外貿(mào)業(yè)務(wù)人員：

1.嚴(yán)格執(zhí)行銷售程序，規(guī)范銷售；

2.嚴(yán)格執(zhí)行行為規(guī)范，熱情服務(wù)客戶；

3.對個人洽談的客戶，負(fù)責(zé)售后跟蹤及售后反饋，及時匯報；

4.對個人發(fā)生的訂單，負(fù)責(zé)催收尾款；

5.接受客戶異議與意見，并及時上報；

6.建立客戶的完整檔案并每月向上級提交

7.完成公司下達(dá)的銷售任務(wù)

8.聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮，完成上級發(fā)布的其他任務(wù)

三.薪資待遇：

A．工資：

1.崗位工資:業(yè)務(wù)員1500/月；外貿(mào)經(jīng)理4000/月（試用期80%）

2.績效工資:業(yè)務(wù)員700/月；外貿(mào)經(jīng)理無

①.業(yè)績部分：300元，按完成當(dāng)月銷售任務(wù)百分比計算

②.考勤部分：100元，全勤且無遲到早退（病假喪假婚嫁除外）按100%發(fā)放；遲到早退在三次以內(nèi)（含）或事假一天以內(nèi)按50%發(fā)放；遲到早退超過三次或事假超過一天以上，無考勤獎勵

③.團(tuán)隊部分：200元，服從領(lǐng)導(dǎo)管理，無違反部門及公司管理制度，與同事關(guān)系融洽，按100%發(fā)放，輕微違反部門及公司管理制度，或與同事之間發(fā)生輕微情緒爭執(zhí)按50%發(fā)放；嚴(yán)重違反部門及公司管理制度，或與同事之間發(fā)生嚴(yán)重爭執(zhí)按，無團(tuán)隊獎勵；

④.執(zhí)行力部分：100元，嚴(yán)格執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)的命令，及公司下達(dá)的各項任務(wù)按100%發(fā)放；未嚴(yán)格執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)的命令，及公司下達(dá)的各項任務(wù)，視情節(jié)嚴(yán)重發(fā)放50%或無獎勵

B．銷售提成：

1.個人銷售提成：

a.銷售提成=當(dāng)月銷售返款*提成比率

b.提成比率：

完成個人當(dāng)月銷售目標(biāo)的0%-100%，1%；

完成個人當(dāng)月銷售目標(biāo)的101%-150%，100%以內(nèi)按1%，101%-150%按1.25%； 完成個人當(dāng)月銷售目標(biāo)的151%以上，100%以內(nèi)按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5%

2.團(tuán)隊銷售提成：

a.銷售提成=當(dāng)月銷售返款總額*提成比率

b.提成比率：

完成團(tuán)隊當(dāng)月銷售目標(biāo)的0%-100%，5‰；

完成團(tuán)隊當(dāng)月銷售目標(biāo)的101%-150%，100%以內(nèi)按5‰，101%-150%按7‰； 完成團(tuán)隊當(dāng)月銷售目標(biāo)的151%以上，100%以內(nèi)按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰

c.團(tuán)隊銷售提成的分配：

銷售經(jīng)理10%；當(dāng)月銷售冠軍10%；當(dāng)月銷售亞軍8%；當(dāng)月銷售季軍7%；當(dāng)月協(xié)作之星5%（如當(dāng)月銷售均為個人獨(dú)立完成則當(dāng)月此項獎勵累入年終獎）；10%納入團(tuán)隊福利基金；20%納入季度獎；30%納入年終獎

C．獎勵：

a.季度獎：由團(tuán)隊銷售提成中提出20%，每季度發(fā)放一次，根據(jù)季度銷售報表發(fā)

放獎金，銷售經(jīng)理20%；當(dāng)季銷售冠軍20%；當(dāng)季銷售亞軍15%；當(dāng)季銷售季軍10%；其他業(yè)務(wù)員按業(yè)績分配

b.年終獎：由團(tuán)隊銷售提成中提出30%，每一年發(fā)放一次，根據(jù)銷售報表發(fā)放獎金，銷售經(jīng)理20%；當(dāng)年銷售冠軍20%；當(dāng)年銷售亞軍15%；當(dāng)年銷售季軍10%

c.為公司提出合理化建議，致使成本下降，售價上升，品牌提升，由部門向公司申報獎勵，金額100-3000元

D．福利：

a.員工試用期滿，經(jīng)公司及部門領(lǐng)導(dǎo)審核轉(zhuǎn)正后，在公司任職期間均可享受公司規(guī)定的有關(guān)福利待遇

b.外貿(mào)團(tuán)隊福利基金，由每月的團(tuán)隊銷售提成中提出10%，可用于團(tuán)隊協(xié)作訓(xùn)練，業(yè)務(wù)技能升級，工作之余放松等

四．懲罰措施：

以下行為構(gòu)成過失，將處以相應(yīng)的罰款，嚴(yán)重的將會導(dǎo)致解雇；懲罰金只在績效獎金內(nèi)扣除

1.在工作時間長時間接打私人電話，或者接待私人探訪超過30分鐘

2.在工作時間睡覺

3.在工作時間看與工作無關(guān)的報紙雜志或網(wǎng)站

4.將個人情緒帶入工作，對客人或同事無理

5.事先未通知且無充足理由的遲到超過10分鐘

第四篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理制度

成本核算管理制度

外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理制度

辦理客戶業(yè)務(wù)前的準(zhǔn)備工作

營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來電來函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥。

(一)營業(yè)助理對客戶所寄來擬在仿制的原樣品,如需準(zhǔn)備報價、樣品、印盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料,應(yīng)即準(zhǔn)備齊全,如有問題不能解決,應(yīng)即向主管經(jīng)理請示如何處理。

(二)營業(yè)助理須將客戶所欲購的項目,應(yīng)準(zhǔn)備最新報價,以滿足客戶再訂購的需要。

(三)營業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯店 房間、并于前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò),不可有誤。

(四)營業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。

(五)如需采購部有關(guān)科長配合準(zhǔn)備工作者,營業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥善對大客戶來應(yīng)預(yù)到公司日期。

客戶接待工作

(一)如需到機(jī)場迎接,營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科安排接機(jī)事宜,并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時間。必須提前5分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客人接來公司。

(二)如客戶需赴工廠察看,營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò),安排行程。

(三)如客戶需要游覽名勝古跡,營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。

客戶來訪接待

(一)赴機(jī)場或飯店接客戶前,營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。

(二)如客戶需要飲料、食品等,營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室準(zhǔn)備。

(三)如需采購部有關(guān)科長備詢時,營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。

客戶接洽業(yè)務(wù)

(一)營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。

(二)經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編號、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù),最近工廠價格。如有必要,得與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報價。如客戶是以C&F或CIF條件采購者,應(yīng)即計算所擬報單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi),如該產(chǎn)品客戶以前曾購買者,則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。

(三)與客戶洽談中,對報價及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購數(shù)量等，營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄,必要時畫上該產(chǎn)品草圖。

(四)如客戶當(dāng)日未能決定采購者,須待次日繼續(xù)洽談時,營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復(fù)挑選。(保留期限不得超過一星期)。

(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業(yè)助理應(yīng)囑咐樣品室歸還原處。

(六)客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時答復(fù),亦應(yīng)向客戶說明原因并告以何時答復(fù)。

(七)與客戶洽談中,對客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成。

整理報價單

(一)應(yīng)客戶需要,將洽談中感興趣的產(chǎn)品,營業(yè)助理與采購部有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報價單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。

(二)客戶訂購產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報價單單項總價及全部總價底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理閱后,掃報價單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是C&F或CIF時,報價單上的材數(shù)不予打出。

(三)營業(yè)助理,應(yīng)即核對報價單是否與底稿相符,如有錯誤即自行修改確實(shí)無誤,然后抽出一份報價單請示經(jīng)理后,開國內(nèi)訂單,連同國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。

成本核算管理制度

(四)所有寄國外信件,報價單若其他一切文件須由營業(yè)助理核對,并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)并前自行核對單價數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。

開國內(nèi)訂單

營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存的報價單,并盡速請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出國內(nèi)訂單,并在存檔報價單及資料卡或PRICE LIST 上注明承制工廠、廠價、國內(nèi)訂單號碼及日期。

(一)訂單上嘜頭可采用下列方式: 1.刻章。

2.打字。

3.由營業(yè)助理書寫清楚。

(二)如國內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時,即發(fā)出“訂單更改通知”,并與原國內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起。

(三)如是將國內(nèi)訂單改開另一工廠,則應(yīng)于國內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明,“本訂單是原訂單號重開,原訂單作廢”并于存檔報價單聯(lián)及資料卡或PRICE LIST上更改國內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠名稱價格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單是重開,并即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝運(yùn)押助理。

(四)原國內(nèi)訂單如是改開別家工廠時,須用特別編號,舉例如下: KR-1021(此為改開訂單號碼)K-1021(此為原訂單號碼)

(五)需動退的貨,外箱上要打記號,應(yīng)于訂單上特別注明,告知工廠。

(六)如是紡織品的訂單,亦應(yīng)于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。

(七)印制樣品請款時,務(wù)必附上樣品才可付款。

(八)訂單一個ITEM在￥5,000以上,科長在時一定要讓科長簽字,才能寄出,如科長不在而急于需寄出的訂單由營業(yè)部自行決定。此訂單進(jìn)否要由科長簽字才寄出,但如未經(jīng)科長簽字的訂單,采購科長應(yīng)協(xié)助出貨,而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。

(九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé),但裝押助理協(xié)助催貨。

開妥國內(nèi)訂單

(一)國內(nèi)訂單開妥后,須校對與報價單上所列的包裝、數(shù)量是否相符。

(二)開妥國內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后: 1.留底聯(lián)存查。

2.工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗(yàn)貨聯(lián)交管制中心。

3.裝運(yùn)聯(lián)連同報價單一份交裝押助理保存出貨用。

4.簽回聯(lián)逾10天工廠未自動簽回時,由管制中心過濾,如該訂單單項金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者,通知有關(guān)副(助)理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回,(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回),如超過美金5,000元者,務(wù)必由各有關(guān)科長簽回。

5.管制中心收到簽回聯(lián)時,核對單價、數(shù)量后,如簽回聯(lián)上有更改部分,應(yīng)由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品室價格。

(三)營業(yè)助理收到出貨樣品時,須詳查出貨樣品的品質(zhì)規(guī)格是否符合客戶要求,如符合則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管,否則即刻請示旅客經(jīng)理如何處理,驗(yàn)貨平面由主管經(jīng)理核閱后收回再保留。

1.北部地區(qū)助理取回出貨樣品,仍交由管制中心銷案后,自行保管。

2.送他倉庫的出貨樣品亦需取回,但貴重及體積太大的,助理可自行決定是否取回。

(四)工廠收到訂單要求承辦助理改價,須由經(jīng)理決定不可自作主張。

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索取樣品

(一)客戶未訂購,但要求樣品的項目應(yīng)請示主管經(jīng)理會同采購部有關(guān)科長向何家工廠索取樣品,并填妥樣品索取函,以三聯(lián)交收發(fā)中心以一承留底。

(二)客戶已訂購者,應(yīng)按報價單國內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關(guān)工廠索取樣品。

(三)索取樣品如急迫時,以電話與有關(guān)工廠及外務(wù)員聯(lián)絡(luò)。

(四)重要樣品如在限期內(nèi)仍未收到回音時,應(yīng)即填寫“重要樣品逾期追問單”,交有關(guān)采購科長采取緊急措施。

(五)對外務(wù)人員交辦的事項,應(yīng)隨時督促如期完成,如有任何困難時請示主管經(jīng)理處理。

(六)收到工廠樣品后應(yīng)即詳細(xì)檢查是否完好無缺,如有規(guī)格不符或損壞應(yīng)速通知工廠重寄,并囑咐注意改善及小心包裝。

(七)向工廠索取樣品時,要注明該工廠產(chǎn)品的編號,如無工廠編號,須附上草圖或相片。

(八)向工廠索取樣品時,請勿寫客戶及地區(qū)名稱。

(九)外借樣品申請單上一律附上2“×3”相片留底。

(十)內(nèi)借(暫借)樣品應(yīng)于資料中心登記。

(十一)凡一個ITEM拍成一張的相片均以2“×3”為主。

附件:

索取樣品職責(zé)的劃分:

1.舊樣品一律由營業(yè)部直接向工廠或外務(wù)員索取，若無法取得,請科長提供資料,由助理繼續(xù)索取,到完成為止。

2.新樣品一律要科長負(fù)責(zé)索取,所謂新樣品包括:(1)客戶送來的樣品(圖片)。

(2)舊樣品但有部分更改者。

①外務(wù)員編制隸屬采購部,但其工作直接對營業(yè)部負(fù)責(zé)。

②有訂單的新樣品由科長負(fù)責(zé)索取樣品到底。

③無訂單的新樣品索取期限已屆,科長無法完成,應(yīng)呈所屬經(jīng)理,說明理由。

寄樣品給客戶

在收到工廠所寄來的樣品上,貼妥本公司標(biāo)簽與ITEM NO.品名

(一)如以海郵或空郵寄出者,應(yīng)打收件人地址、姓名、電話、標(biāo)簽及SAMPLE INVOICE五聯(lián),在第四聯(lián)上簽名及注明日期交包景裹組寄出,將第三聯(lián)隨同樣品裝入箱內(nèi)。第一聯(lián)寄客戶,第二聯(lián)交收發(fā)歸檔,第五聯(lián)自存。

1.如樣品數(shù)量過多或價值過高,而交涉仍需付樣品費(fèi)者,應(yīng)于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客戶索取樣品費(fèi)及郵費(fèi)。

2.每3個月依自存的第五聯(lián)SAMPLE INVOICE清理客戶未寄來樣品費(fèi)郵費(fèi)或其他費(fèi)用,打DEBIT NOTE用會計科長名義向客戶索取。

3.寄國外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內(nèi)“

4.如寄出SMP需辦出口配額者,承辦助理應(yīng)特別注意事先辦理。

(二)如以航空貨運(yùn)方式寄出者,應(yīng)打SAMPLE INVOICE六聯(lián)單價打上虛價(不實(shí)的價格)第一聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶,第五聯(lián)由航空貨運(yùn)公司簽名后交秘書室收發(fā)人，六聯(lián)自存。收到航空貨運(yùn)公司提單應(yīng)核對航空運(yùn)費(fèi)、客戶地址及班機(jī)是否正確,如航空貨運(yùn)公司計算傭金時核對,其余交秘書室存檔,如航空運(yùn)費(fèi)為本公司支付者,須客戶確實(shí)收到貨品時才可簽付運(yùn)費(fèi)。

(三)所有寄出國外的樣品須由經(jīng)理過目,再行寄出。

□ 客戶來電來函來樣品

(一)收到客戶來電來函,應(yīng)立即請示經(jīng)理如何處理。

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(二)收到客戶來擬仿制的樣品,或寄來的目錄相片,其開發(fā)報價等,應(yīng)即請示主管經(jīng)理。若有居交訂單者,請公司予以獎勵。

(三)主管經(jīng)理外出時,營業(yè)助理應(yīng)在自己能力范圍內(nèi)所能管的事先行管理,主管經(jīng)理返公司后,再呈報處理經(jīng)過如系緊急事項,應(yīng)設(shè)法與主管經(jīng)理取得聯(lián)絡(luò),以便迅速處理。

□ 須經(jīng)確認(rèn)樣品、印刷品

(一)如國內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)國外客戶確認(rèn)通過后,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員,留底一份交裝押簽收,并在原國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存。如以電話通知工廠,應(yīng)補(bǔ)寄通知以便安排出貨。

(二)客戶正式確認(rèn)通過的樣品,應(yīng)會知有關(guān)外務(wù)員或科長,規(guī)格正確以便驗(yàn)貨。

□ 驗(yàn)貨

(一)如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌,因地區(qū)偏遠(yuǎn)無法前往承制廠商貨或因承制廠商品質(zhì)差,外務(wù)人員不能決定可出貨時,外務(wù)人員來電或來函通知，營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。但北部地區(qū)、廣州地區(qū)不論任何情況,應(yīng)通知外務(wù)員必須親往驗(yàn)貨。

(二)營業(yè)助理因解決重要問題須往工廠時,應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報告表,向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費(fèi)。

(三)所有訂單的驗(yàn)貨聯(lián)均由管制中心直接寄交外務(wù)員,以便協(xié)助催貨,如助理需到倉庫驗(yàn)貨,自行找裝運(yùn)聯(lián)或留底聯(lián)。

□申請國外(內(nèi))傭金賠償

(一)營業(yè)助理填妥申請書,送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長,如賠償須扣工廠者于表上注明并另填寫扣款單一份交會計,一份交稽核,一份交采購科長,一份留底,以便工廠請款時扣除,如是親交來公司的客戶,須備妥收據(jù)及護(hù)照影本送交會計制單。

(申請書為四聯(lián),其中一份留底)

(二)在支付國外傭金時必須:

1.與國外公司訂傭金可在任何地點(diǎn)支付的契約影本交會計。

2.每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)支領(lǐng)。

(三)押匯科長收到國外匯款支出申請單,送交有關(guān)會計簽收一份,另一份交稽核。

□ 對樣品處理

(一)出貨樣品:營業(yè)助理必須取得并切實(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨無誤后予以自行保管或予補(bǔ)樣。

(二)收到工廠新樣品,呈閱主管經(jīng)理后,應(yīng)附廠商住址、電話及負(fù)責(zé)人姓名及價格資料即送采購部有關(guān)科長編資料。

(三)承辦助理收到新樣品,應(yīng)從速送采購部,如獲訂單,可得獎金。

(四)有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列于樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。

(五)如需向商業(yè)部門借出樣品時,應(yīng)填寫”樣品外借申請單“連同彩色照片呈總經(jīng)理核后方可借出。

(六)如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出綱SMPL上注明”不可陳列“字樣,先交管制中心銷案后,再由管制中心送交承辦助理保管。

□ 注銷國內(nèi)訂單

(一)營業(yè)助理向裝押助理簽收”營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“須詳細(xì)核對單價、數(shù)量及扣款事項并作付款記錄后交管制中心核對,無誤后簽名呈閱經(jīng)理,并將原國內(nèi)訂單底上予以注銷。

(二)凡有退關(guān)稅或退貨物稅的工廠在未結(jié)關(guān)前請款一律保留50%(包括送倉庫貨)，如工廠急需貨款,亦應(yīng)先開來保證票。

□ 接到報價單與國內(nèi)訂單

成本核算管理制度

裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的報價單與國內(nèi)訂單時,應(yīng)核對報價單與國內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符,如發(fā)生錯誤或有疑問時,應(yīng)即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。

□ 簽收L/C影本

(一)押匯科長收到L/C后,即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收,再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔的O/C上登記L/C號碼,S/D、V/D以及金額后,交裝押助理。

(二)L/C可能發(fā)生的問題如下:

1.收到L/C時須先核對總金額、數(shù)量、單價是否正確。

2.收以L/C當(dāng)天時,如距有效日少于三天,即須向主管經(jīng)理提出。

3.通常L/C是可分批,如不可分打,須向主管經(jīng)理提出。

4.如由本地?zé)o直接船可到達(dá)的港口,須看L/C是否可以轉(zhuǎn)船,如不可以須請示主管經(jīng)理,必須特別注意出口港不能指定為本地港口。

5.核對受益人全名、地址有無錯誤。

6.核對交易條件是為FOB、CIF、C&F是否相符。

7.L/C內(nèi)容有無錯誤字。

8.有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。

9.如同一富戶有數(shù)張L/C時須看有無規(guī)定可予合并。

10.如L/C直接由國外客戶寄來,而未經(jīng)銀行登記,須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。

11.如遠(yuǎn)期付款的L/C應(yīng)查看利息,是否由買方負(fù)擔(dān),如否應(yīng)即請示主管經(jīng)理。

12.如有怪異字眼,或條款有違常理者,應(yīng)即請示主管經(jīng)理。

□裝船通知單

(一)依照國內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期一個月至一個月前開始作業(yè),由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。

送貨柜場者:共四聯(lián)

第一聯(lián):

寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。

第二、三聯(lián):

(1)寄有關(guān)外務(wù)員,在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、才積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理,再交裝押助理協(xié)調(diào)安排出貨。

(2)如每一ITEM超過,美金5000元者,第二聯(lián)交有關(guān)科長,第三聯(lián)仍寄交外務(wù)員。

第四聯(lián):裝押助理存查。

貨送倉庫者:填”送倉裝船通知單“,共二聯(lián)

第一聯(lián):

寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后,再送收發(fā)。

第二聯(lián):

裝押助理存查。

如重要訂單未能如期交貨,得填寫”重要訂單逾期追問單“交有關(guān)科長協(xié)助處理。

(二)如國內(nèi)訂單規(guī)定收到L/C后才通知生產(chǎn)者,收到L/C當(dāng)日即在裝船通知單上注明”L/C已收到“，船期通常以S/D期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)

(三)如國內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實(shí)通過才生產(chǎn)者,當(dāng)收到客戶確認(rèn)函電時,由營業(yè)助理填寫確認(rèn)函交工廠,并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收,并在國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后,再交回營業(yè)助理,以便安排船期。

(四)如出口美、日地區(qū),應(yīng)將經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥,可

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隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回,才回經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局申請產(chǎn)地證明書。

(五)需確實(shí)注意出口貨品是否含有須辦退稅進(jìn)口零件,協(xié)調(diào)報關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)。

□ 催貨

(一)送貨柜場的裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨,應(yīng)該會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。

(二)退稅資料寄來本公司時,應(yīng)先告知工廠填明承辦人姓名,否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨,退稅資料往往誤傳,而發(fā)生工玫不能退稅的麻煩。

□ 收到倉庫送來的進(jìn)貨單

(一)裝押助理收到進(jìn)貨單應(yīng)即核對，對所列的嘜頭、數(shù)量、包裝情況表是否與國內(nèi)訂單符合,如需更正即刻通知倉儲科長處理。

(二)收到進(jìn)貨單后,需通知助理前往倉庫驗(yàn)貨,并制訂”萊部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“。

(三)如未通知送貨柜場而擅自送來倉庫者,應(yīng)扣運(yùn)費(fèi)。

□ 簽訂S/O

(一)依據(jù)出貨明細(xì)表及國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)所示大約材數(shù)計算體積重量。

(二)向擬裝運(yùn)的船公司或報關(guān)行查是否確實(shí)簽到S/O。

(三)船期如有提前或延后,應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。

(四)打S/O時須查核是否每張均打,如有漏打,應(yīng)即時補(bǔ)上,以免報關(guān)行在船公司重打,浪費(fèi)時間。

(五)簽S/O的時間應(yīng)提早一星期或兩星期,或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。

(六)如裝整臺貨柜時,必須貨物實(shí)際重不可超過船公司所規(guī)定的重,如超過時應(yīng)請示主管經(jīng)理處理。

□ 結(jié)關(guān)前工作

(一)如由他庫裝貨柜出貨者,應(yīng)提前將出貨明細(xì)表一份交倉儲科科長,以便送貨。(貨未到或尚未驗(yàn)貨,應(yīng)在明細(xì)表上注明)

(二)(如由倉庫出卡車者,須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細(xì)表交押匯科長,以便及時通知卡車,貨未到或尚未驗(yàn)貨必須在明細(xì)表上注明。

(三)須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數(shù)量及送貨地點(diǎn),確定時應(yīng)即通知報關(guān)行。

(四)于船期結(jié)關(guān)前一日,確定出貨明細(xì)表的正確項目、數(shù)量,如所出的貨有配件印刷工廠者,須于出貨明細(xì)表上注明。

(五)打PRCKING LIST六份,并于其中三分抬頭改成INVOICE并于其上注明每家工廠正確全名,統(tǒng)一編號、發(fā)票號碼,交營業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián),第五聯(lián)(財務(wù))連同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押匯科長蓋章后,連同退稅資料交報關(guān)行,一份交會計科長,其中另一份INVOICE自行留底。

(六)出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預(yù)計入帳日期,應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天,如有遲延應(yīng)寫原因。

(七)送貨當(dāng)天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確實(shí)出貨時間、卡車號碼及到達(dá)時間,確定時立即通知報關(guān)行。

(八)結(jié)關(guān)當(dāng)天如有未能確定工廠出貨把握者,須立即修改資料,將該綱報關(guān)。

(九)貨如未依時間送達(dá),所發(fā)生海關(guān)費(fèi)用及規(guī)費(fèi)應(yīng)有記錄,并于簽訂單支付核準(zhǔn)單時填上應(yīng)扣數(shù)目,注意請款時扣除。

(十)裝押助理如當(dāng)日有結(jié)關(guān)的貨,須所有的貨到達(dá)確實(shí)報關(guān)完畢,才可下班。

(十一)裝押助理必須待進(jìn)貨柜場的貨確已送達(dá)無誤才可制”營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“。

(十二)工廠的出貨發(fā)票要開送貨當(dāng)天的日期、配件，如分批出貨,亦需于每一次出貨(磅貨)即

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開來當(dāng)天的發(fā)票,不可延遲于送貨。

(十三)工廠如在貨未結(jié)關(guān)前,即已送達(dá)貨柜場,而有需退貨物稅或關(guān)稅者,請款時一律暫時保留50%,并于貨款支付核準(zhǔn)單上注明此點(diǎn)。

結(jié)關(guān)后工作

(一)裝押助理須查詢報關(guān)行及船公司,貨是否確實(shí)出口無誤,如確實(shí)無誤,將出口明細(xì)表一份交會計,另一份送管制中心,并將營業(yè)部訂半日貨款支付核準(zhǔn)單交營業(yè)助理。

(二)催CBC必須確實(shí)于結(jié)關(guān)次日取得,除非以錯單出口者,須隨時催報關(guān)行,最遲須于一星期內(nèi)取得,否則須向主管經(jīng)理報備。

(三)于CBC到達(dá)后,如要辦理經(jīng)濟(jì)部產(chǎn)地證明書,須附上INVOICE一份,工廠已蓋好章的原料來源加工切結(jié)書一份及CBC副本一份送交報關(guān)行,以便辦理產(chǎn)地證明。

(四)在拿B/L前須將S/O留底正確無誤一份交報關(guān)行,以便到船公司拿B/L時核對。

(五)在收到B/L時立刻核對材數(shù)與運(yùn)費(fèi)與內(nèi)容有無錯誤是否符合。

(六)B/L如須預(yù)付運(yùn)費(fèi),應(yīng)會同營業(yè)助理填妥營業(yè)部雜費(fèi)支付核準(zhǔn)單交有關(guān)會計,如經(jīng)理不在,為爭取時效,可憑裝押助理簽名,即送會計付款,事后由會計送給經(jīng)理、副經(jīng)理、助理補(bǔ)簽。

(七)將文件備妥,待文件齊全后,將全套押匯文件另加出貨明細(xì)表INVOICE,B/L各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核)第四聯(lián)(押匯)交押匯科長,將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯,出口登記本第三聯(lián)由押匯科長轉(zhuǎn)送稽核,時間由結(jié)關(guān)日起不得超過七天,如有延誤需寫原因,并須扣各經(jīng)理利息,并處罰裝押助理。

(八)押準(zhǔn)文件存檔聯(lián)及寄交客戶，聯(lián)經(jīng)由營業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后，分別寄出并在存檔聯(lián)上注明”歸檔",交收發(fā)中心。

(九)押匯科長收到結(jié)匯證書連同信匯回條、出貨明細(xì)表、INVOICE及B/L各一份送交有關(guān)會計。

□ 打OOL

視客戶或經(jīng)理需要,裝押助理應(yīng)按所辦客戶會同營業(yè)助理打OOL三份,一份由裝押助理留存,兩分轉(zhuǎn)交營業(yè)助理留存一份,另一份呈閱主管經(jīng)理。

□ 收到倉庫存貨周報表

倉儲科須于每周一上午11時半前將倉庫周報表送交行政助理,行政助理于午前送交裝押助理,裝押助理收到后須填妥L/C期限欄及裝船日期欄,并核對數(shù)量、嘜頭廠商無誤后交營業(yè)助理核對,于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理,如倉庫存貨周報表上有錯誤時須立刻去電話與倉儲科長聯(lián)系查明。

□ 申請LOCAL L/C

(一)向押匯科長取表填妥,即送主管經(jīng)理,總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)交押匯科長申請,在開發(fā)本地信用狀申請書上須開給何家工廠,手續(xù)費(fèi)是否從工廠扣除。

(二)押匯時LACAL L/C復(fù)印件本一份需送押匯科長。

貨完全出清時的工作

(一)國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)待貨完全出清不再使用時,自行燒掉。

(二)L/C影本待貨完全出清不再使用時,應(yīng)即交押匯科長。

核簽報關(guān)費(fèi)

(一)核對嘜頭、件數(shù)是否無誤,并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報關(guān)費(fèi)欄登記該批報關(guān)費(fèi),以免報關(guān)行重復(fù)請款。

(二)報關(guān)費(fèi)如多出規(guī)定費(fèi)用時,應(yīng)簽請經(jīng)理核準(zhǔn)

第五篇：企業(yè)外貿(mào)管理制度

企業(yè)外貿(mào)管理條例

一、組成人員：

老板----盯目標(biāo)

望遠(yuǎn)鏡---全面的看待市場和使命，要有前瞻性；

外貿(mào)部經(jīng)理----追過程 求結(jié)果-

平面鏡---真實(shí)的看待自己，時刻檢查自己的工作

外貿(mào)部業(yè)務(wù)員----強(qiáng)有力地正確執(zhí)行

顯微鏡---把事情做細(xì)，從小處入手，精細(xì)的做好每一件事情！

共同的關(guān)鍵詞：開心、付出有回報（個人能力提升和經(jīng)濟(jì)收入）

二、管理制度

為了更好的發(fā)展公司外貿(mào)業(yè)務(wù)，提升外貿(mào)業(yè)績，同時幫助外貿(mào)人員更好的成長，特制定如下條例：

一、基礎(chǔ)工作：

1）接受培訓(xùn)----接受中國制造的電子商務(wù)培訓(xùn)，將培訓(xùn)內(nèi)容運(yùn)用到日常工作中。

2）熟悉產(chǎn)品----了解貴公司的產(chǎn)品知識，相關(guān)術(shù)語，建立一份所有產(chǎn)品的價格表，并經(jīng)常更新；

3）準(zhǔn)備實(shí)物樣本和電子樣本：需由生產(chǎn)部配合，每件產(chǎn)品要提供高質(zhì)量的樣品，便于寄樣。同時制作電子樣本，買家會經(jīng)常要求寄樣品冊，可以用電子樣本代替。

4）準(zhǔn)備報價單：

A.報價單采用文本形式，其優(yōu)點(diǎn)文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。

B 報價單的確定需有生產(chǎn)部門和銷售部門的協(xié)助，大家經(jīng)過詳細(xì)分析，最后確定。爭取同一產(chǎn)品能有多種報價。

5）詢盤處理：

A/接收客戶詢盤：至少每天三次收發(fā)email(早中晚各一次)

B/詢盤回復(fù)：

a.確?；貜?fù)每一個查詢

b.及時報價：一般無特殊情況，客戶的每次詢價提問確保在一天內(nèi)完成，爭取在兩小時內(nèi)完成，如果需要，報價時連同電子樣本、報價單一起發(fā)出。

c.回復(fù)時盡量告訴買家我們能為他做什么,扼要介紹公司并強(qiáng)調(diào)優(yōu)勢所在,完整填寫公司地址，電話，傳真讓買家感覺我們是一家很正規(guī)的公司

C．詢盤整理：每天在收到買家查詢后

第一步：接收和評級, 將所有詢盤按A`B`C`D`級進(jìn)行保存（參考客戶管理示范）

第二步：建立買家數(shù)據(jù)庫：

?

?

?

? 定期向買家發(fā)送市場資訊，行業(yè)動態(tài)，公司新聞 隔些日子，向買家發(fā)送最新的產(chǎn)品或最熱門的產(chǎn)品，并通知買家到網(wǎng)站上去看； 新產(chǎn)品開發(fā)：尋求買家對新產(chǎn)品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產(chǎn)品 國外參展并拜訪客戶；利用買家數(shù)據(jù)庫找出目的地的客戶，并查看每次聯(lián)系的記錄，與買家約時間溝

通；

? 參加商展；利用買家數(shù)據(jù)庫通知買家攤位號，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家

約見面；

?

? 利用買家數(shù)據(jù)庫寄送最新的樣本，樣品和節(jié)日問候及正常性商務(wù)問候； 利用買家數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)計工作；了解客戶源實(shí)力，地域，性質(zhì)和最受歡迎的產(chǎn)品。

注：A級：有明確意向，成交可能性較大的客戶。

B級：有意向，但有些猶豫，需要通過努力才能爭取的客戶。

C級：有意向，但屬于長線采購，周期較長，不確定因素較多。

D級：意向不明確，但也有可能成交。

每月由貴公司操作人員將所有A級客戶名單及具體情況提交給總經(jīng)理。

6）客戶跟進(jìn)：按ABCD級進(jìn)行。

A級：每周2次B級：每周一次C級：每半月一次D級：每月一次

方法：

1)將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會認(rèn)識的客戶）放入Access/Excel/crm客戶管理系統(tǒng)中，而不只是來自中國制造的郵件查詢。

2)每次收到一個陌生的郵件查詢、電話或傳真時，先在客戶管理系統(tǒng)中查找他以前有沒有和您聯(lián)系過，問過產(chǎn)品，如果以前有過聯(lián)系，當(dāng)時的進(jìn)展如何？在對該客戶的情況有一個基本的判斷，進(jìn)行更有效的后續(xù)跟進(jìn)；如果該客戶以前沒有聯(lián)系過，則將他的資料錄入到系統(tǒng)中。

3)系統(tǒng)地跟蹤每一個查詢，一般每半個月至少和客戶聯(lián)系一次，如果有參展、新產(chǎn)品發(fā)布或促銷活動，通知客戶。

4)經(jīng)常利用客戶管理系統(tǒng)來發(fā)直郵給所有問過產(chǎn)品的買家。

5)常發(fā)新產(chǎn)品推薦給買家。

6)從節(jié)省成本角度出發(fā)，合理利用電話、傳真、郵件，Trademanager;skype, msn…。TEL電話：針對A級客戶了解詳細(xì)的情況；

FAX傳真：傳真查詢用傳真回復(fù)（12小時以內(nèi)）；

POST：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設(shè)計一個反查詢表格隨信件一起發(fā)過去。

7）客戶要求寄樣品：

a.電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因?yàn)樗俣瓤於页杀緸榱悖€有樣本可隨時更新。

b.真實(shí)樣品。樣品郵寄費(fèi)一般采用樣品免費(fèi)，快件費(fèi)倒付方式，樣品量大，客戶先由T/T方式匯到我司帳號，如果客戶對產(chǎn)品確有誠意，他會主動提出倒付，這樣的客戶希望很大，關(guān)鍵就取決于樣品質(zhì)量了。

8）網(wǎng)頁資料更新：

資料更新（如產(chǎn)品圖片更換、公司基本信息修改）是非常重要的一個方面。就好比是公司的一張臉，需要給人以新鮮的面孔。

中國制造的后臺操作工具—Virtual office是為了針對跟進(jìn)買家操作特別設(shè)計的，可以自己非常方便的完成部分資料發(fā)布及更新。中國制造提供操作手冊和培訓(xùn)。

三、外貿(mào)部銷售人員收入計算方法（具體數(shù)據(jù)每個公司不同）：

基本工資（每月發(fā)放）＋外貿(mào)業(yè)務(wù)提成（每季度或半年發(fā)放一次）+ 獎金（每年發(fā)放一次）提成根據(jù)外貿(mào)業(yè)績，每季度累計業(yè)務(wù)0-100萬人民幣（包括100萬）提成2%

100萬-500萬（包括500萬）提成2.5%, 500萬以上提成4%和額不外獎金

獎金根據(jù)每季度阿里有效利用率和工作態(tài)度及方法綜合而定,獎金額度不少于整年的工資。

四、外貿(mào)部作息時間：

考慮到國外買家的工作時間跟國內(nèi)工作時間的時差問題，特調(diào)整公司外貿(mào)部作息時間如下：

上午：09:00－11:30工作

中午：11:30－13:30休息

下午：13:30－17:00工作

晚上：17:00－18:00休息

晚上：18:00－20:00工作

周日休息

如果有特殊情況，需向公司老總請假說明.五、外貿(mào)部的學(xué)習(xí)培訓(xùn)：

為了形成公司內(nèi)部學(xué)習(xí)和交流的良好氛圍，達(dá)到互助提高的效果，公司鼓勵交流，學(xué)習(xí)和互相幫助，比如中國制造提供的業(yè)務(wù)培訓(xùn)要求必須到場，而且做好學(xué)習(xí)筆記，中國制造后臺外貿(mào)服務(wù)部要充分利用，加強(qiáng)和中國制造外貿(mào)服務(wù)人員的溝通和學(xué)習(xí)，好的意見要充分利用，幫助自己提升業(yè)務(wù)能力和業(yè)績；

六、客戶跟進(jìn)管理方法：

要求每個業(yè)務(wù)人員，把自己聯(lián)系中的客戶進(jìn)行軟件管理，把每個客戶每次跟進(jìn)的情況，在用戶管理平臺進(jìn)行管理和記錄，老板會定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內(nèi)的新客戶必須在當(dāng)周至少聯(lián)系一次，對于客戶必須進(jìn)行等級管理，較高級別以上的客戶每月至少聯(lián)系5次（任何形式）。

七、工作報告的提交：

要求外貿(mào)部人員，每周寫工作報告，打印出來提交給老板或外貿(mào)部經(jīng)理，同時要求自己建立報告檔案，報告要求如下：（參見工作周報）

1．本周工作回顧；

2．本周重點(diǎn)開發(fā)的客戶以及重點(diǎn)跟進(jìn)客戶（要求說明，客戶公司名稱，地址，主要聯(lián)系人，電話，E-mail，客戶跟進(jìn)情況詳細(xì)描述）；

3．工作總結(jié)：本周工作中發(fā)現(xiàn)的問題，包括公司內(nèi)部的問題，自身存在的問題，改進(jìn)方法，公司如何給予支持；自己業(yè)務(wù)員心態(tài)的變化及感受。

公司制定的外貿(mào)部管理條例，每位應(yīng)員工認(rèn)真執(zhí)行，有意見可以及時向老板提出，在以后的實(shí)施過程中，可以及時補(bǔ)充目的是為了更好的提升個人和公司業(yè)績，建立良好的工作氛圍。若暫無其它意見，公司管理層和外貿(mào)部人員可以簽訂制度共同遵守執(zhí)行。