第一篇：關(guān)于銷售合同整理歸檔的通知

關(guān)于銷售合同整理歸檔的通知

各***負(fù)責(zé)人：

您好！

當(dāng)前合同管理混亂，存在以下不良現(xiàn)象：

一、合同擺放散亂。合同被寄存在不同位置，開(kāi)具發(fā)票、整合業(yè)績(jī)表時(shí)找不到合同；

二、合同缺失。由于之前流程不規(guī)范，存在貨已經(jīng)發(fā)出到結(jié)款的時(shí)，找不到合同的現(xiàn)象；

三、銷售合同缺乏統(tǒng)一管理。

為改善此類現(xiàn)象、減少因合同帶給公司相關(guān)部門工作麻煩，避免浪費(fèi)時(shí)間、人力，杜絕找不到合同的現(xiàn)象。

現(xiàn)***要規(guī)范合同管理流程，對(duì)銷售合同做如下規(guī)定：

1、各辦事處在簽訂銷售合同并已將合同設(shè)備申請(qǐng)完畢后，需按照我們提供給大家的臺(tái)賬表格將合同相關(guān)信息填寫(xiě)完畢。

2、需要開(kāi)具發(fā)票時(shí)將合同原件和合同臺(tái)賬表一并發(fā)回公司備檔。注意以后每份合同均需在合同封面上用鉛筆寫(xiě)出申請(qǐng)?jiān)擁?xiàng)目的OA單號(hào)（若有多個(gè)OA單號(hào)，要求全部寫(xiě)上）。

3、以后與客戶間有新的合作方式，且大家如若不知道如何填寫(xiě)合同臺(tái)賬時(shí)，可以與公司***聯(lián)系。

為銷售合同便于統(tǒng)一管理，請(qǐng)將合同原件統(tǒng)一發(fā)給***，掃描件和臺(tái)賬表發(fā)至其郵箱：***電話：***。事情重要，望各***給予配合。特此通知！

***

**年**月**日

第二篇：合同歸檔整理

檔案整理

在合同文本雙方簽字蓋章完畢后，由合同承辦人兩日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專人兩日內(nèi)負(fù)責(zé)將其記錄到合同臺(tái)賬，同時(shí)，法務(wù)部專人每?jī)芍軕?yīng)查對(duì)已經(jīng)用印并錄入合同編號(hào)的合同的歸檔情況，對(duì)于出現(xiàn)的異常情況應(yīng)及時(shí)上報(bào)。合同臺(tái)賬明細(xì)必須至少包括以下主要內(nèi)容：合同編號(hào)、合同對(duì)方、合同標(biāo)的、合同金額、簽訂時(shí)間、最終簽署人、合同正本份數(shù)、有無(wú)變更或解除或其它事項(xiàng)的備注等。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附掃描件）

（二）合同審批表。（附掃描件）

（三）與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。（附掃描件）

（四）合同對(duì)方當(dāng)事人資信證明材料，包括但不限于加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、特定行業(yè)的設(shè)立或運(yùn)營(yíng)許可證明等。

（五）或有的法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、個(gè)人身份證明，當(dāng)對(duì)方簽字人不是其法定代表人時(shí)，應(yīng)當(dāng)向其索取由其公司簽發(fā)的法定代表人身份證明書(shū)、對(duì)代理人的授權(quán)委托書(shū)，對(duì)方為自然人的應(yīng)當(dāng)索取其身份證明。

合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，由合同承辦人五日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專門人員負(fù)責(zé)將其補(bǔ)充到合同臺(tái)賬中，其中若屬于法務(wù)部承辦事項(xiàng)的有關(guān)資料由法務(wù)部自動(dòng)歸檔。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同履行中或有的電傳、信函、電報(bào)、圖表等。（附掃描件）

（二）或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。（附掃描件）

（三）或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁決書(shū)、判決書(shū)等。（附掃描件）

（四）其它應(yīng)當(dāng)存檔的合同相關(guān)資料。（附掃描件）

法務(wù)部應(yīng)當(dāng)每月末比對(duì)合同臺(tái)賬，檢查已審批用印的合同相關(guān)資料是否歸檔完畢，對(duì)于合同編號(hào)已經(jīng)登記在合同臺(tái)賬，但承辦部門沒(méi)有上交的合同資料，由

法務(wù)部專人通知相應(yīng)承辦部門立即上交；對(duì)于已經(jīng)備注在合同臺(tái)賬、但承辦部門沒(méi)有上交的涉及合同變更解除或糾紛處理涉及的有關(guān)資料，由法務(wù)部專人通知相應(yīng)承辦部門立即上交。

合同承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同履行，辦理相關(guān)事項(xiàng)，重大合同每季度填寫(xiě)《合同履行情況統(tǒng)計(jì)表》報(bào)法務(wù)部備案。

《合同履行情況統(tǒng)計(jì)表》應(yīng)包括合同編號(hào)、合同對(duì)方、合同標(biāo)的、合同履行階段、合同收付款金額、對(duì)方資信狀況、或有的履行爭(zhēng)議以及違約情況等。

第三篇：合同歸檔管理辦法

板府辦[2012]xx號(hào)

印發(fā)《××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法》的通知

各村（居）委會(huì)、部門、單位：

《××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法》業(yè)經(jīng)鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

××鎮(zhèn)人民政府辦公室

二○一二年一月xx日

××鎮(zhèn)人民政府辦公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)合同管理工作，促進(jìn)依法理財(cái)和各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，按照《中華人民共和國(guó)合同法》以及國(guó)家、省、市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際，制定本暫行辦法。

第二條本辦法所稱的合同是指××鎮(zhèn)機(jī)關(guān)部門、鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位，鎮(zhèn)財(cái)政供養(yǎng)的市直屬機(jī)關(guān)基層分局（所），醫(yī)院、居委會(huì)以及各公辦中小學(xué)校幼兒園（下稱合同承辦部門）作為獨(dú)立的民事主體在參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)和民事活動(dòng)中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系所設(shè)立的書(shū)面協(xié)議。具體包括：

（一）建設(shè)工程項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同；

（二）物質(zhì)、儀器、設(shè)備的買賣等合同；

（三）向外借款或在法律法規(guī)許可的前提下為其他單位提供擔(dān)保的合同；

（四）物業(yè)租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮(zhèn)政府利益的合同及服務(wù)合同等。

第三條合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規(guī)定的合同，其歸檔管理均應(yīng)遵守本辦法。

第二章相關(guān)管理機(jī)構(gòu)及職能

第四條鎮(zhèn)政府辦公室職責(zé)

（一）宣傳貫徹《合同法》和國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，制定并組織實(shí)施鎮(zhèn)政府合同歸檔管理的規(guī)章制度；

（二）負(fù)責(zé)鎮(zhèn)政府對(duì)外合同簽字或委托簽字的審核和蓋章工作，如無(wú)合同編號(hào)的合同，一律不予蓋章；

（三）督促合同承辦部門及時(shí)將簽訂的合同送合同歸檔管理部門；

（四）負(fù)責(zé)已執(zhí)行完畢的合同的歸檔管理。

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第五條 合同歸檔管理部門職責(zé)

鎮(zhèn)財(cái)政所是鎮(zhèn)的合同歸檔管理部門，全面負(fù)責(zé)合同的歸檔管理工作。其主要職責(zé)是：

（一）對(duì)所有合同統(tǒng)一編號(hào)；

（二）按合同編號(hào)、內(nèi)容、甲乙雙方、要點(diǎn)摘要、時(shí)間、標(biāo)的、履行完畢等項(xiàng)目分類歸檔；

（三）督促合同承辦部門及時(shí)報(bào)送合同；

（四）負(fù)責(zé)對(duì)單位合同簽訂情況的日常抽檢；

（五）協(xié)助有關(guān)部門對(duì)合同簽訂后的履行情況進(jìn)行監(jiān)督、監(jiān)察；

（六）對(duì)合同執(zhí)行期間的檔案資料安全負(fù)責(zé)。合同執(zhí)行完畢

3后移交至黨政辦檔案室。

（七）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第六條各合同承辦部門的職責(zé)

（一）簽訂合同前到鎮(zhèn)財(cái)政部門領(lǐng)取合同編號(hào)，如承包部門簽訂沒(méi)有合同編號(hào)的合同，財(cái)政所原則上不予補(bǔ)發(fā)合同編號(hào)及收付款項(xiàng)。

（二）簽訂合同后2個(gè)工作天內(nèi)要將1份合同正本送合同歸檔管理部門；

（三）監(jiān)督檢查本部門承辦合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，建立合同時(shí)限條款預(yù)警機(jī)制，定期向合同歸檔管理部門反映合同監(jiān)督管理情況；

（四）發(fā)生爭(zhēng)議的合同應(yīng)及時(shí)向合同主管部門和鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，參與爭(zhēng)議處理，及時(shí)提供處理爭(zhēng)議的有關(guān)證據(jù)；

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第三章合同的簽字和蓋章

第七條對(duì)外訂立的合同，原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章，嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章；如有特殊情況的，需經(jīng)有關(guān)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第八條屬政府簽訂的合同，須由鎮(zhèn)長(zhǎng)簽字或鎮(zhèn)長(zhǎng)書(shū)面委托

4相關(guān)人員簽字，政府辦方可蓋章。屬部門對(duì)外簽訂的合同，須填寫(xiě)《簽訂合同審批表》，經(jīng)主管鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由部門法人或負(fù)責(zé)人簽訂。

第九條對(duì)于兩頁(yè)以上的合同須標(biāo)明頁(yè)碼并加蓋騎縫章。

第十條簽訂的合同一般應(yīng)有一式四份，對(duì)方一份，合同承辦部門一份，合同歸檔管理部門一份，鎮(zhèn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一份。

第四章合同歸檔責(zé)任與紀(jì)律

第十一條合同承辦部門所有對(duì)內(nèi)、對(duì)外簽訂合同前，必須到合同歸檔管理部門領(lǐng)取合同編號(hào)；合同簽訂后要及時(shí)將一份送合同歸檔管理部門，一份送鎮(zhèn)財(cái)務(wù)部門。如工作失誤造成經(jīng)濟(jì)或其他損失，將依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第十二條合同歸檔管理部門必須依法并按規(guī)定的程序嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，督促合同承辦部門及時(shí)報(bào)送合同，開(kāi)展日常抽檢，做好分類歸檔工作，加強(qiáng)合同日常保管，確保合同不損壞或遺失，否則將依照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第五章附則

第十三條本暫行辦法與上級(jí)新的文件規(guī)定相矛盾時(shí)，按上級(jí)文件規(guī)定執(zhí)行。

第十四條本辦法自2012年x月x日起施行。以前簽訂正在執(zhí)行的合同，合同承辦部門須于x月x日前將合同復(fù)印件（蓋合同承辦部門公章）交合同歸檔管理部門。

第十五條本暫行辦法由鎮(zhèn)政府辦公室負(fù)責(zé)解釋。6

第四篇：公司合同歸檔辦法

南京鋒尚房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司合同歸檔辦法

一、公司合同按內(nèi)容共分為三類

1、工程合同，合同編號(hào)：南鋒房(工)合200X-XXX號(hào)

包括：規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購(gòu)、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設(shè)備購(gòu)買及安裝、室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工合同?

2、宣傳合同，合同編號(hào)：南鋒房(宣)合200X-XXX號(hào)

包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品設(shè)計(jì)、印刷合同

3、行政合同，合同編號(hào)：南鋒房(行)合200X-XXX號(hào)

包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動(dòng)合同、借款協(xié)議等

二、合同接收程序

合同經(jīng)辦人將完整的合同（包括合同會(huì)簽審批單及合同）存檔時(shí)，應(yīng)在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數(shù)量。一般情況下，存檔合同應(yīng)為正副本各一份。

三、合同存檔程序

合同交接后，首先對(duì)合同進(jìn)行分類、蓋上合同編號(hào)章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲(chǔ)在相應(yīng)的檔案室電腦的“合同”文件夾內(nèi)，同時(shí)將合同信息登記在“合同”文件夾內(nèi)對(duì)應(yīng)的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號(hào)與PDF格式的文件進(jìn)行超級(jí)鏈接。第三，將正本合同存放在獨(dú)立的牛皮紙檔案盒內(nèi)，按編號(hào)先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。

四、合同補(bǔ)充協(xié)議接收、存檔程序

由于合同變更而產(chǎn)生補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，接收程序同上。存檔時(shí)，要將合同補(bǔ)充協(xié)議編號(hào)為：南鋒房(X)合200X-XXX號(hào)—補(bǔ)充協(xié)議1（當(dāng)合同多次變更時(shí)，補(bǔ)充協(xié)議的編號(hào)順應(yīng)為南鋒房(X)合200X-XXX號(hào)—補(bǔ)充協(xié)議2，……）。補(bǔ)充協(xié)議要與原合同一起保存在同一個(gè)檔案盒內(nèi)。PDF格式的補(bǔ)充協(xié)議要與原合同的PDF文件進(jìn)行合并，同時(shí)更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關(guān)信息，并在備注欄說(shuō)明：有補(bǔ)充協(xié)議，日期：XX年X月X日。

五、《付款審批表》和《入庫(kù)單》存檔程序

合同的《付款付款審批表》第一聯(lián)（白色）和《入庫(kù)單》（白色）應(yīng)存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內(nèi)。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進(jìn)行合并。同時(shí)更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關(guān)信息。

六、副本合同向財(cái)務(wù)部移交程序

副本合同在檔案室蓋章編號(hào)后，應(yīng)由檔案室交財(cái)務(wù)部保管，雙方交接合同時(shí)要在《檔案移交登記 本》上簽字確認(rèn)，包括：合同名稱、移交時(shí)間、移交數(shù)量、移交人和接收人簽字。《檔案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。同樣，財(cái)務(wù)部也應(yīng)要求副本合同移交人在財(cái)務(wù)部的《檔案接收登記 本》上簽字確認(rèn)。

七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動(dòng)硬盤上，移動(dòng)硬盤保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。移動(dòng)硬盤不能外借。

八、本管理辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。

第五篇：檔案歸檔工作通知.

關(guān)于做好2012各部門資料歸檔工作的通知

各部門、車間：

為了做好2012年資料歸檔工作，確保公司文件、資料的完整性，便為查閱利用，嚴(yán)防毀損、散失和泄密；請(qǐng)各部門主管及本崗位負(fù)責(zé)人按照《檔案的整理與歸檔工作規(guī)范》的收集范圍和要求收集、分類、整理本部門及本崗位2012歸檔材料保管工作，維護(hù)文件、材料的完整和安全。希各部門、車間將整理好的歸檔材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部將檢查、登記各部門、車間收集、整理、材料歸檔情況。各部門、車間請(qǐng)按照以下要求做好歸檔工作：

一、歸檔材料內(nèi)容：

凡是在各部門、車間工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文件和具有查考利用的各類資料、原始計(jì)錄、數(shù)據(jù)、圖表以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)的材料、文件、報(bào)表等都要齊全完整地收集、分類、整理、歸檔、保管，均屬歸檔文件。特別要注意收集對(duì)公司的歷史、經(jīng)營(yíng)、發(fā)展具有參考、憑證作用的原始材料，如規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表（包括各種上報(bào)數(shù)據(jù)）或以公司名義參加簽訂的合同、協(xié)議等。不屬歸檔范圍的文件材料按歸檔要求整理成卷，留存本部門、車間資料室備查。

二、歸檔時(shí)間：

2012年12月1日—2012年12月10日

三、歸檔材料：

財(cái)務(wù)部：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料是記錄和反應(yīng)公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括：

1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證和其它會(huì)計(jì)憑證。

2、會(huì)計(jì)帳薄類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)資料、輔助帳薄和其它會(huì)計(jì)帳薄。

3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其它財(cái)務(wù)報(bào)告，如《部門財(cái)務(wù)預(yù)算》草稿。

4、其它類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，其它應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

銷售部：

1、客戶資料：包括客戶登記表、客戶身份證復(fù)印件、有效簽單人員名單、電話、客戶背景。

2、與客戶簽訂的合同、協(xié)議、銷售訂單、客戶檔案、資料情況。

3、客戶的欠款、還款情況（簽單客戶）。

4、客戶投訴（客戶投訴記錄）、折價(jià)情況。

5、促銷方案，內(nèi)部人員銷售記錄，生產(chǎn)部：

1、設(shè)備清單

2、《月度生產(chǎn)計(jì)劃表》、《生產(chǎn)制造指令單》、《生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表》

《調(diào)度單》、《物料申購(gòu)單》、《生產(chǎn)流程表》、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》

《產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》、《產(chǎn)品工藝標(biāo)準(zhǔn)》《員工計(jì)件、記時(shí)日?qǐng)?bào)表》。

《提成報(bào)告》、《退貨報(bào)告》

倉(cāng)儲(chǔ)部：

《成品出、入庫(kù)單》、《客戶檔案》、《客戶投訴記錄》

《采購(gòu)收貨入庫(kù)清單》、《銷售退貨入庫(kù)清單》、《驗(yàn)收單》

《借、領(lǐng)用退貨入庫(kù)單》、《盤存報(bào)告表》《倉(cāng)庫(kù)臺(tái)帳》

半成品：

《送貨、來(lái)料驗(yàn)收單》、《材料入庫(kù)日、月報(bào)表》、《領(lǐng)、退 料單》

《來(lái)料收、發(fā)月報(bào)表 》、《原材料庫(kù)存月報(bào)表》、《廢料處理報(bào)告》

《調(diào)撥表》、《材料出、入存庫(kù)明細(xì)表》、《收、發(fā)、存匯總表》

《入庫(kù)、出庫(kù)》登記記錄、《盤存報(bào)告表》、《倉(cāng)庫(kù)臺(tái)帳》

《退貨處理意見(jiàn)書(shū)》、《來(lái)料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》

附注：從2012年12月1日起，每個(gè)月1號(hào)--------10號(hào)為公司文件、資料歸檔期限，希各部門、車間安排好自己的工作和時(shí)間，請(qǐng)遵照。

特此通知

辦

公室

二〇一二年十一月二十七日