第一篇：重慶理工大學(xué)2014年立卷歸檔工作

重慶理工大學(xué)2014年立卷歸檔工作

注意事項(xiàng)及有關(guān)要求

一、今年的歸檔工作仍采用北京量子偉業(yè)PDE檔案信息化系統(tǒng)完成，任何單位不得脫離檔案信息化系統(tǒng)自行隨意操作。在進(jìn)行文件材料錄入時(shí)要注意區(qū)分材料的所屬年度，要將所屬年度相同的文件材料錄入對(duì)應(yīng)年度的歸檔任務(wù)，不得混淆，如2013年的文件材料只能錄入2013年的歸檔任務(wù)。

二、歸檔的內(nèi)容與范圍參照《重慶理工大學(xué)2014年各二級(jí)單位應(yīng)歸檔材料目錄及保管期限》（附件1）執(zhí)行；對(duì)各二級(jí)單位歸檔學(xué)校保存的檔案，二級(jí)單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真把關(guān)，確保歸檔內(nèi)容的完整，其中尤其是要做好學(xué)校中心工作及重大活動(dòng)方面的材料的歸檔，不要遺漏。（各二級(jí)單位過去每年歸檔學(xué)校保管檔案的內(nèi)容可在檔案信息系統(tǒng)中查閱）

三、本次歸檔對(duì)象為各二級(jí)單位2013年度工作中形成、產(chǎn)生的各種載體材料，包括紙質(zhì)材料與非紙質(zhì)材料（電子文件）。

四、歸檔文件材料內(nèi)容要齊全、完整，一律要求使用原件。其形式包括紅頭文件與業(yè)務(wù)類材料（業(yè)務(wù)類材料指各二級(jí)單位自身工作中產(chǎn)生的但又沒有形成文件的材料如各二級(jí)單位的報(bào)表、具體業(yè)務(wù)工作過程、結(jié)果材料）。另歸檔文

件材料的用紙要規(guī)范、整潔，不得使用廢舊紙張，同時(shí)黨政文件須附上底稿，按文件在前、底稿在后的次序一起歸檔。校內(nèi)黨政文件由制發(fā)單位負(fù)責(zé)歸檔,非該文件制發(fā)單位不必對(duì)其立卷、歸檔。同時(shí)對(duì)于會(huì)議帶回材料應(yīng)嚴(yán)格按公文處理程序處理，不得私自留存。

五、各二級(jí)單位分類立卷時(shí)要將涉密材料和非涉密材料嚴(yán)格分開，分別歸類、組卷。

六、歸檔文件材料的分類、組卷不分外來文與校內(nèi)文，一律按問題進(jìn)行分類。首先按《中國(guó)高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》確定的分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件分類到二級(jí)類，然后再在同一個(gè)二級(jí)類內(nèi)按文件內(nèi)容相同、相近的原則進(jìn)行分類，從而將該二級(jí)類下面的文件細(xì)分成幾個(gè)小問題，此時(shí)根據(jù)文件材料的數(shù)量再?zèng)Q定是否進(jìn)一步下分，若文件材料數(shù)量合適（總頁(yè)碼在100頁(yè)左右）則不再下分，若文件材料數(shù)量不合適則還須對(duì)文件材料多的問題再進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，直至將該問題內(nèi)文件材料的細(xì)分到數(shù)量合適為止。此外，若將同一個(gè)二級(jí)類的文件細(xì)分后，若每個(gè)問題的文件材料很少，則可將同一個(gè)二級(jí)類內(nèi)文件材料數(shù)量少的問題進(jìn)行合并。

七、卷內(nèi)文件材料一般按問題---時(shí)間的順序進(jìn)行排列，但有批復(fù)的則批復(fù)在前、請(qǐng)示在后。

八、卷內(nèi)文件材料不論單面還是雙面書寫，只要有文字內(nèi)容的頁(yè)面均要打號(hào)，頁(yè)號(hào)的位置同書頁(yè)號(hào)，每卷檔案的頁(yè)

號(hào)均從“001”開始。

九、各二級(jí)單位在擬寫案卷題名、卷內(nèi)目錄等時(shí)，要求字跡工整、規(guī)范，不得使用簡(jiǎn)化字；此外，若文件責(zé)任者為重慶理工大學(xué)或重慶理工大學(xué)某二級(jí)單位時(shí)，其責(zé)任者欄一律填寫“重理工”，而不應(yīng)寫為“重慶理工大學(xué)ⅩⅩ單位”，同時(shí)對(duì)于“市教委”等政府部門的文件，責(zé)任者欄應(yīng)寫為“渝教委”，而不應(yīng)是“市教委”等。

十、各學(xué)院歸檔的優(yōu)秀論文要齊全、完整，不得殘缺和遺漏。

十一、各檔案分室形成的檔案資料由其自行管理，不須向檔案科移交，但其分室負(fù)責(zé)人、承辦人必須按規(guī)定時(shí)間完成立卷歸檔工作，并在完成后及時(shí)向檔案科移交案卷目錄。

十二、其他事宜參照學(xué)校檔案管理?xiàng)l例和立卷歸檔制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔制度

1、文書部門應(yīng)在文件材料形成的次年六月底以前完成立卷工作。編制案卷目標(biāo)一式三份及移交目錄、移交書向檔案室。交接雙方經(jīng)核對(duì)無誤后，在移交書上簽字蓋章。

2、會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門整理立卷，并在本部門保管兩年。編制案卷目錄一式二份及移交目錄、移交書，一并向檔案室移交。交接雙方經(jīng)核對(duì)無誤后，在移交書上簽字蓋章。

3、科技檔案應(yīng)在其產(chǎn)生（跨的結(jié)束），由其主管部門立卷編制移交目錄一式二份向檔案室移交，交接雙方經(jīng)核對(duì)無誤后簽字蓋章。

4、文書檔案歸檔范圍按“四合一”所列內(nèi)容執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍按“會(huì)計(jì)檔案保管期限表”所列內(nèi)容執(zhí)行?？萍紮n案歸檔范圍按國(guó)家或系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5、其他各類專門檔案的歸檔時(shí)間、內(nèi)容和要求按有關(guān)專門檔案文件規(guī)定執(zhí)行。

6、歸檔的各類文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。

第三篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔工作是文書處理過程的最后環(huán)節(jié)，是檔案工作的基礎(chǔ)，為了使案卷更好的利用，發(fā)揮其作用，便于管理和查找，特作如下規(guī)定：

一、歸檔時(shí)間：

二、歸檔要求：

1、凡是本機(jī)關(guān)在貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和工作活動(dòng)中形成的各類文件材料都應(yīng)歸檔立卷。

2、歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，并根據(jù)其性質(zhì)區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，以便保管和利用。

3、具有永久和長(zhǎng)期保管價(jià)值的案卷內(nèi)“備考表”必須按要求填寫。

4、對(duì)需要?dú)w檔的案卷，在裝訂必須認(rèn)真檢查。園珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫或復(fù)印。裝訂做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀，便于長(zhǎng)久保管。

5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前裝訂成冊(cè)。

第四篇：立卷歸檔制度

立 卷 歸 檔 制 度

一、歸檔范圍：凡是本單位在工作中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字材料、圖表、帳簿、聲像等均屬歸檔范圍，并嚴(yán)格按照“三合一”制度規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行。

二、歸檔時(shí)間：管理文件在第二年五月以前立卷歸檔，本單位專業(yè)文書在辦理完畢后立卷歸檔?；üしN全套材料在完工后及時(shí)歸檔，會(huì)計(jì)核算材料由財(cái)務(wù)人員按要求裝訂成冊(cè)，保管一年后交檔案室歸檔，形成的聲像材料、實(shí)物隨時(shí)歸檔。

三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須齊全完整，檔案類別層次分明，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列有序；案卷題名簡(jiǎn)明確切。封面填寫工整；裝訂案卷牢固，檔案入庫(kù)案卷規(guī)范統(tǒng)一。

四、歸檔份數(shù)：一般歸檔一式三份，重要的和利用頻繁的適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

五、歸檔手續(xù)：移交（接收）檔案時(shí)，要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交（接收）登記簿，接受雙方簽字，以示負(fù)責(zé)。

第五篇：立卷整理歸檔制度

一、文書立卷整理是機(jī)關(guān)文書工作的一項(xiàng)基本制度。本所文書立卷工作由內(nèi)勤人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。

二、本所檔案應(yīng)編制整理類目，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法規(guī)定。

三、檔案質(zhì)量應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，一事（問題）一件，便于保管和利用。

1、歸檔文件、材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制；

2、歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件，文件正本定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件；

3、盒內(nèi)文件材料應(yīng)按先批復(fù)后請(qǐng)示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；

4、盒卷內(nèi)文件應(yīng)除去金屬物，已破損的應(yīng)予以修整，托裱整齊，逐件用縫紉機(jī)裝訂并依次編頁(yè)號(hào)或件號(hào)；

5、填寫盒內(nèi)目錄和備考表應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰；

6、聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)中心內(nèi)容和責(zé)任者。

7、實(shí)物檔案應(yīng)用文字標(biāo)出授獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)名稱、日期、單位和載體種類；

8、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門收集齊全，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表分類整理立卷，裝訂成冊(cè)，并在每?jī)?cè)封皮上注明保管期限，在財(cái)務(wù)部門管理一年后移交檔案室，并編寫會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和移交清單一式兩份；

9、基建檔案由基建部門收集整理，按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份，工程完工驗(yàn)收后移交檔案室；

四、文書書寫要求

1、書寫材料應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，除特殊行業(yè)規(guī)定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等。

2、文字書寫一律從左至右橫寫。