第一篇：公文寫作、檔案管理知識考試卷B

公文寫作、檔案管理知識考試題

姓名：分數：

一選擇題

1.《中華人民共和國檔案法》（C）是施行的。

A.1987年9月5日B.1996年7月5日C.1988年1月1日

2.任何人出入生產現場，必須佩戴（B）

A.口罩B.安全帽C.化纖手套

3.檔案工作的基本原則是（A）

A.統(tǒng)一領導，分級管理B.來源原則C.以防為主，防治結合4.檔案管理工作的核心部分是（B）。

A 收集B 整理C保管

5.一般情況下，文件成文日期以（A）為標準

A 領導人簽發(fā)日期B 會議通過日期C 批準日期

6.整個檔案工作內容可分為（C）

管理工作與利用工作B 技術工作與基礎工作C基礎工作與利用工作鑒定檔案價值的基本方法就是（A）

A 直接鑒定法B 間接鑒定法C 逐一鑒定法8.一切國家機關，武裝力量，政黨，社會團體，企業(yè)事業(yè)單位和公民對檔案有義務（C）A.保管B.整理C.保護

9.城建檔案應遵循（B）規(guī)律

A.城市規(guī)劃B.自然形成C.科學規(guī)劃 10.“三違”包括違章指揮、違章操作和（B）

違反法律B 違反勞動紀律C違反設計方案所有專業(yè)的竣工圖應（A）

A 加蓋竣工圖標志章B 使用舊藍圖C蓋私章

二、填空題

1.建設工程竣工圖是建設項目檔案的（技術文件）

2.超過保存期且無保存價值的檔案應（銷毀）

3.檔案室消防應采用（干粉滅火器）進行滅火。

4.會計檔案指（會計憑證）、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料。

5.檔案的保管期限分（永久）、（長期）、（短期）

6.超過保存期且無保存價值的檔案應（銷毀）

7.“三不傷害”指（不傷害自己）、（不傷害他人）、（不被傷害）

三、問答題

1、企業(yè)檔案的分類。

1、行政類

2、經營類

3、生產技術類

4、產品類

5、科研類

6、基本項目建設類

7、設備類

8、會計類

9、人事類

2、檔案室的八防措施。

防塵、防潮、防高溫、防陽光、防蛀、防盜、防鼠、防火

3、特殊勞動防護用品包括哪些？

1、工業(yè)安全帽

2、護具

3、眼、面防護器具

4、護耳器

5、防護手套

6、防護鞋

7、防護服

8、安全帶、9、安全繩

10、安全網

11、護膚用品

12、洗消劑

3、談談您對企業(yè)檔案管理的想法和意見。（15分）

A7.A11.

第二篇：公文寫作基礎知識考試卷

公文寫作基礎知識考試卷

一、單項選擇題

1，聯合行文時，作者應是（1)。

A．同級機關

B．同一系統(tǒng)的機關

C．三個以上的機關

D．行政主管機關與業(yè)務指導機關

2．維護文件的高度嚴密性是指（2)。

A．公文的保密性

B．公文語言結構的嚴密

c．公文行文程序的嚴密

D．施行辦法的嚴密

3．公文中的祈使句常常依靠（2)。

A．語氣詞表述

B．慣用的句式表達

c．感嘆詞表達

D．無主句表達

4．為了維護政令一致，凡下行公文()。

A．都要向上級請示

B．都要和有關機關協(xié)商

c．內容涉及其他機關的職權范圍時，行文前應與其協(xié)商一致

D．都與有關部門聯合發(fā)文

5．供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標志的稿本稱作

（3)。

A．草稿

B．定稿

C．正本

D．副本

6．公文區(qū)別于其他信息記錄的特點是（4)。

A．傳播知識

B．具備查考價值

c．書面文字材料

D．具備法定的權威性

7．用于記載會議主要精神和議定事項的公文是（3)。

A．決議

B．會議記錄

C．會議紀要

D．議案

8．當問題重大，確急需直接上級和更高層次的上級機關同時了解公文內容時，可采用（3)的方式。

A．越級行文

B．直接行文

C．多級行文

D，同時行文

9．公文要選擇適宜的行文方式，一般不得（3)。

A．逐級行文

B．多級行文

c．越級行文

D．直接行文

10．公文的形成與發(fā)揮作用須依賴于（2)。A．公文處理

B．收文處理

c．發(fā)文處理

D．辦畢公文處理

11．由機關領導對發(fā)文稿批注核準發(fā)出的意見并簽署姓名及日期的活動，是發(fā)文處理中的（4)。

A．會商

B．審核

C．注發(fā)

D．簽發(fā)

12．調查報告的結構一般包括(1)。

A．標題、導語、正文、結語

B．標題、正文、落款

c．開頭、導語、主體、結尾

D．標題、正文、結語

13．以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章屬于（1)。

A．規(guī)范性文件

B．領導指導性文件

c．呈請性文件

D．證明性文件

14．內容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（4)。

A．平行

B．加急件

C．特急件

D，急件

15．決定必須由（4)。

A．黨政機關聯合發(fā)文

B．會議討論之后才能發(fā)文

c．政府部門制發(fā)

D．黨、政府領導機關制發(fā)

16．通報情況使用（3)。

A．通知

B．通告

C．通報

D．情況報告

17．通報的表達方式側重于（1)。

A．敘事

B．說理

C．說明

D．說明、說理

18．辦公室更改電話號碼，可用()公布周知。

A．通知

B．通告

C．啟事

D．布告

19．批復是答復下級請示的文件，是()。

A．被動發(fā)文

B．主動發(fā)文

c．是對報告的批件

D．下級沒有請示，用來指導工作的20．規(guī)范性公文標題的時間是（1)。

A．公文發(fā)布的時間

B．公文撰寫的時間

C．公文打印的時間

D．公文討論的時間

21．新的規(guī)范性公文產生了，對同一事物約束、規(guī)范的舊文件應（4)。

A．兩法并存

B．新不廢舊

C．相輔相成D．廢止舊法

22．條例、規(guī)定、辦法、決定是屬于公文中的（2)。

A．領導指導性文件

B．規(guī)范性文件

C．公布性文件

D．商洽性文件

23．機關或部門的領導人對來文辦理提出處理意見的活動是收文處理中的（3)。A．擬辦

B．批辦

C．承辦

D．查辦

24．用于對某一項行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（3)。

A．條例

B．規(guī)定

C．辦法

D．決定

25．用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則的領導指導性文件，稱為(2)。

A．命令

B．指示

C．批復

D．通知

26．為加快文件的傳遞，可采用（1)。2

A．逐級行文

B．多級行文

c．越級行文

D．直接行文

27．非同一系統(tǒng)的任何機關相互行文都使用（2)。

A．上行文

B．平行文

C．通知

D．下行文

28．根據文件來源，在一個機關內部可將公文分為（1)。

A．收文、發(fā)文

B．上行文、平行文、下行文

c．通用公文、專業(yè)公文

D．本機關制發(fā)的和內部使用的公文

29．商洽性文件的主要文種是（3)。

A．請示

B．通知

C．函

D．通報

30．地方性行政法規(guī)的制發(fā)，應由（4)。

A．全國人民代表大會

B．國務院

c．國家主席

D．地方人民代表大會和地方政府

31．規(guī)范性公文的一致性表現在（1)。

A．與其他文件、作者權利具有高度統(tǒng)一的一致關系

B．文件結構的周密有效

c．文件的文字條理清楚

D．文件的語言簡約不繁

32．批辦是指（1)。

2A．對發(fā)文稿的審核批示

B．對收文應如何辦理所作的批示

c．對公文正本的復核意見

D．對請示報告的處理

33．黨政機關的行文關系有（2)。

A．逐級行文

多級行文

直貫到底的行文

B．上行文

下行文

平行文

c．逐級行文

多級行文

超級行文

D．超級行文

下行文平行文

34．公文的語言應當是（1)。

A．莊重嚴謹

B．華麗流暢

c．威嚴有力

D．古樸典雅

35．公文中的詞語應（1)。

A．含義確切

B．韻味無窮

C．可圈可點

D．色彩豐富

36．公文具有法定的權威性，其制發(fā)必須是（4)。

A．法律部門

B．上級機關

C．部門領導

D．法定作者

37．用于答復下級機關請示事項的公文是（3)。

A．指不

B，請示

C．批復

D．命令

38．用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項的公文是（2)。

A．通知

B．通告

C．公告

D．通報

39．含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全與利益遭受到嚴重損害的文件，屬于()。

A．秘密文件

B．絕密文件

C．機密文件

D．保密文件

40．向非同一組織系統(tǒng)的任何機關發(fā)送的文件屬于（2)。

A．上仃文

B．平行文

C．下行文

D．越級行文

二、多項選擇題

1．公告的主要特點是(123)。12

3A．公布范圍的廣泛性

B．鄭重宣告的莊重性、嚴肅性

c．法定作者的限定性

D．內容明確、具體

2．標注公文的主送機關可使用（1

4)。134

A．全稱

B．簡稱 c．同類機關統(tǒng)稱

D．規(guī)范化簡稱

3．公文對語句的基本要求是(1)。

A．含義明確、清晰、完整、便于準確理解無歧義

B．句子成分搭配得當

c．可以隱去句子中的必須有的成分 D．改變語序安排

E．創(chuàng)造新穎句子

4．下面句子有語病的是（12

3)。

A．會議是在酷熱的氣溫中召開的 B．這樣的活動樂意使農民接受

c．這個季度虧損減少了兩倍

D．三個質量管理小組分獲一、二、三等獎，獎金額分別為1000元、800元、500元

E．這是一個很好的報告，它能引人深思，促人猛醒，催人奮進

5．公文寫作之前要（13

4)。1

3A．明確行文目的B．向領導請示寫法

c．確定使用的文種

D．選擇適當的語言

6．應向直接上級機關抄送的文件包括（24)。124

A．向自己下級機關主送的重要文件

B．受雙重領導的機關向其中一個領導機關主送的請示 c．向平級業(yè)務主管部門主送的請求批準的函件

D．按規(guī)定越級向更高層級機關主送的文件

7．維護公文的簡明性易出的問題是（1234)。14

A．贅言泛濫，大量重復

B．語言含混，語義多歧

c．歸類不準，文不對題

D．主題不明，離題萬里

E．內容不全，掛一漏萬

8．禁止主送的同時抄送給下級機關的文件有（1

2)。14

A．主送給上級機關的請求批準的請示

B．主送給平級機關的商洽性函件

c．主送給有關下級機關的政策性批復

D．主送給上級機關的請求指示的請示

9．遵守行文規(guī)則是為了（1234)。124

5A．確保公文迅速、準確傳遞 D．避免行文紊亂

c．保障公文旅行

D．確定行文關系

E．控制發(fā)文數量

10．能夠聯合行文的機關應是(124

5)。12A．同級政府之間 B．政府各部門之間

C．上級黨委和下級政府之間

D．政府部門和同級人民團體之間

E．政府及其部門與同級黨委

11．下面說法不正確的有（1245)。124A．蓋印應端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期

B．一件聯合發(fā)文，可有數個發(fā)文號

c．聯合行文的成文日期以最后簽發(fā)機關的簽發(fā)日期為準

D．公文中的附注一般標注于主題詞下方

E．題注一般用圓括號標注于標題下方

12．具備法定效力的公文稿本有(345)。

A．副本

B．草稿 C．定稿

D．試行本

E．暫行本

13．應立卷的文件必須是(12)。

A．辦理完畢的B．有查考價值的c．機關在工作中形成的D．完全失去現行效用的

14．越級行文的條件是（1234)。23A．情況緊急

B．經多次請示直接上級機關而問題長期未予解決

c．需直接詢問、答復或聯系具體事項 D．檢舉直接上級機關

15．工作報告在黨的機關可用于（12

4)。234

A．請求批準

B．提出建議

C．答復上級詢問

D．反映情況

16．可用來發(fā)布規(guī)章的文件有（23)。1A．命令

B．決定

C．通知

D．通告

17．下面屬于公文必備的基本組成部分有（13

5)。

A．發(fā)文機關

B．報送機關

C．標題

D．題注

E．成文日期

18．規(guī)范性公文正本的特殊形式有234 A．抄本

B．試行本

C．暫行本

D．修訂本

19．下面說法錯誤的有（23 4)。

A．公文的標題由作者、事由、文種組成 B．擬寫標題時，為了簡煉，可以不標明文種

c．所有的規(guī)范性公文的標題，都可以省略作者及事由部分

D．為了語意確切，不產生歧義，公文標題字數可以到60字以上

E．每一份公文都必須正確標明文種

20．下面說法正確的有（2

3)。123

A．不同文字稿本是同一內容用兩種或兩種以上文字撰寫的文本

B．草稿是原始的非正式文稿，不具備正式公文的效用

c．副本是正本的復份，具備正式公文的法定效用

D．試行—乒是試驗推行本，不具備正式公文的法定效用

E．定稿即正本

21．轉發(fā)的對象包括(23)。134

A．上級文件

B．下級文件

C．平級文件

D．不相隸屬機關的文件

22．需要在首頁標注簽發(fā)人的公文文種包括（123)。1A．請示

B．報告

C．指示

D．命令

23．可用來簽批和書寫公文的字跡材料有（12)。123

A．墨汁

B．碳素墨水

C．藍黑墨水

D．純藍墨水

24．根據形成和作用的公務活動領域，公文可分為(24)。

A．法定正式公文

B．通用公文

C．非法定正式公文

D．專用公文

E．規(guī)范性文種

25．我國法定的規(guī)范性文件包括（124)。1234A：條例

B．規(guī)定

C．通告

D．辦法

E．決定

26．在下行文中提出執(zhí)行要求時，要使受文者不折不扣執(zhí)行文件，應寫作(24)。

A．參照執(zhí)行

B．遵照執(zhí)行

c．參酌執(zhí)行

D．按照執(zhí)行

27．如下公文處理環(huán)節(jié)屬于收文處理過程的是（13)。134

A．擬辦

B．擬稿

C．批辦

D．注辦

28．公文寫作的基本要求有（123)。

A．符合黨、國家的路線、方針、政策和法律法規(guī)

B．一文一事，中心明確

C．用語莊嚴、簡明、通順

D．為使各方面了解情況，多印發(fā)文件

E．格式不必強求一致

29．撰擬規(guī)范性公文應遵循（1234)要求。

A．高度的一致性

B．高度的嚴密性

C．公文的穩(wěn)定性

D．公文的連續(xù)性

E．公文的靈活性

30．維護公文的穩(wěn)定性易出的問題是（1234

5)。1

2A．倉促制定文件，不合實際

B．規(guī)定的表述過于絕對化

C．內容不全面

D．層次混合，割裂事項聯系

E．與其他法規(guī)性文件抵觸

31．重要公文的簽發(fā)者應是機關(1)。12

A．正職領導

B．主持常務的副職領導

c．主持專項業(yè)務的副職領導

D．綜合部門負責人

32，有領導被領導關系的機關行文時可采用的行文方式有（134)。124

A．逐級行文

B．越級行文

C．直接行文

D．多級行文

33，中共B縣縣委向全縣黨的各級組織提出開展“三講”工作的原則和要求，用（4)。24

A．決議

B．指示c.通報

D．通知

34．條例的制發(fā)權屬于(34)。12

A．國務院

B．黨的中央組織

c．國務院所屬各部委

D．各省、自治區(qū)、直轄市政府

36．我國法定的公布性文件包括（3)。24

A．通知

B．通告

C，通報

D．公告

E．報告

三、判斷題

1．通常一件公文只有一個主送機關，防止多頭主送。（1)

2．公文的制發(fā)必須符合客觀實際，反映客觀事物的本來面貌，不能報喜不報憂。（1)

3．公文寫作必須及時迅速，把握時機，適應機關行政管理需要，提高機關工作效率。()

4．規(guī)范性文件是以強制力推行的用以規(guī)范各種行為規(guī)范的文件。(1)

5．通報用于反映新情況、新問題，行文強調及時快捷。()

6．批復的主送機關是下級機關。（1)

27．通知具有多種功能，既能“上傳”，又可以下達。(1)

8．為減少發(fā)文，在向上級機關呈送的報告中，可附帶請示問題。（2)

9．由下級機關制發(fā)的法規(guī)和規(guī)章，規(guī)范范圍內的上級機關可以不受其約束。（2)

10．自主的行政管理法規(guī)可以創(chuàng)造新的規(guī)則。(2)1

11．規(guī)范性公文的生效日期應是公文起草完成的時間。（2)

12．在規(guī)范性公文中，應當使用“擬”、“打算”、“準備”等詞匯修飾意圖和要求。（1)

13．在答復詢問報告中，可以同時匯報本機關的最近工作進程。（1)

14．向上級機關及時匯報工作是下級機關必須遵守的一項工作制度。(1)

15．請示的內容必須是屬于本機關職權范圍之內的事。（1)

16．工作報告應在工作開始之前寫，以求得上級領導的指導。(1)

17．綜合性總結報告是總結一個機關在一定時期內的實踐經驗。（1)

18．撰制規(guī)范性公文應當特別注意維護文件的條理性。(1)

19．規(guī)定與辦法的不同點在于規(guī)定比辦法更具體、精細，所針對事物的規(guī)模相對小一些。

（2)

20．決定可以用來規(guī)范人們的行為，具有法定的強制力。（1)

21．對于上級的指示，只須參考執(zhí)行。（2)

22．機關制發(fā)文件，應遵守事無巨細都要發(fā)文的原則。（1)

23．公文是人人都要閱讀的，行文文字要求不必很精煉。()

24．為提高辦事效率，不必每一份文件都經過領導簽發(fā)。（2)

25． 25．材料是公文寫作的基礎，在明確行文目的之后，要進行調查研究。（2)

四、辨析題

1．不經簽發(fā)人同意，任何人不得改動公文定稿的內容。

2．向一切有審批權的機關請求批準時均應寫“請示”。

3．請示在未獲批準之前不能抄送給下級機關。

4．公文的結尾應“言止意不盡”。

5．某縣公安局向縣財政局主送《關于限三日內完善安全措施的指示》。

6．為使上行文能得到及時的處理，應在文中多標注幾個主送機關。

7．公文中的數字均應用阿拉伯數字表示。

8．請示的結尾可寫作：以上意見如無不當，請著即批復。

9．在報告中不能夾帶請示事項。

10．主送機關必須是受文機關中級別層次高的機關，抄送機關則必須是其中級別層次低的機關。

1．正確。公文的簽發(fā)人代表的是機關的意志，經其簽發(fā)后，文件即為有效文件，不經其同 意而改動文件內容是非法的。

2．錯誤。對比自己級別低或與自己同屬于一個級別的機關請示批準，應該用“函”。

3．正確。這是因為請示在沒有獲得正式批準時，如抄送給下級機關，不僅會給上級機關的工作造成被動，而且也容易使下級機關因為誤解而執(zhí)行無效的文件。

4．錯誤。公文不是文學作品，應該“言盡意止”，否則，會因表意模糊使執(zhí)行者引起不必要 的誤解。

5．錯誤。指示是上級機關對下級所屬機關的行文，而不能用于同級之間。縣公安局與縣

財政局是同級機關，相互之間當然不能用“指示”。

6．錯誤。上行文的主送機關應單一，不應該在提議文件中標注多個機關，以免造成受文機

關之間的互相推諉，造成公文旅行，耽誤工作。

7．錯誤。按照國家有關規(guī)定，公文中的數字應該統(tǒng)一使用阿拉伯數字，但也有例外，如成 文日期。

8．錯誤。不合作者本意，當與不當都需要批復，但下級機關在向上級的行文中不能使用命 令式，“著”為命令詞的詞頭。

9．錯誤。報告是陳述性的，可制發(fā)于事后，也可以制發(fā)于事前，不具備強制復文的性質。

如果在報告中夾帶請示事項會影響工作。

10．錯誤。判定受文機關中主送與抄送機關的標準是工作責任的性質，對公文負主要辦理

或者答復責任的是主送機關，只需了解公文的內容不需要承擔答復責任的是抄送機關。

五、簡答題

1．公文語言的主要特點是什么?

2．簡述公文寫作的程序。

3．按行文方向對公文進行分類的意義是什么?

4．區(qū)別主送與抄送機關的依據是什么?

5．公文是哪種文體?

6．公文處理的基本任務是什么?

7．發(fā)文處理的基本程序是什么?

8．用印的注意事項有哪些?

五、簡答題

1.公文語言的主要特點是什么?

公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規(guī)范。

莊重--指語言端莊，格調鄭重嚴肅。

準確--指語言真實確切，無虛假錯漏，褒貶得當，語意明確，符合實際。

樸實--指語言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。

精練--指語言簡明扼要，精當不繁，服從行文目的及表現主題的需要，當詳則詳，當略則略。嚴謹--指語言含義確切，文句嚴謹，細致周密，分寸得當，忌模糊含混、語意多歧。

規(guī)范--指語句不僅合乎語法及邏輯原則，而且要合乎公務活動的特殊規(guī)范性要求。

2.簡述公文寫作的程序。

(一)公文寫作前的準備

明確行文目的和要求。

2確立公文主題。

3選定公文文種。

4占有材料。

5確定具體表達方式。

(二)撰擬文稿

1安排好結構，一是確定總體的構成;二是確定正文的具體構成，解決好各 組成部分的編排次序，安排各層次、段落間的銜接與轉換，處理好開頭和結 尾。

2擬出寫作提綱。

3正式撰擬文稿。

(三)審核修改

文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行，要按規(guī)定的程序進行。

3.按行文方向對公文進行分類的意義是什么?

按行文方向分為上行、平行、下行3類。

如此分類，當我們需要行文時，只要根據行文單位之間的隸屬關系(上、下隸屬或不相隸屬)，就能準確的從該公文分類中找到正確的文種了。

4.區(qū)別主送與抄送機關的依據是什么?

主送機關是要對所受公文負責實際辦理、答復的，抄送機關只需對公文內容了解。主送機關表明公文效力所及的空間范圍和機構、人員范圍;抄送機關的作用是溝通情況，以便取得了解、支持、配合。

5.公文是哪種文體?

公文性應用文，這是以黨和國家機關、社會團體、企事業(yè)單位的名義發(fā)出的文件類應用文。如布告、通告、批復、指示、決定、命令、請示、公函等。這類應用文往往莊重嚴肅，適用于特定的場合。

6.公文處理的基本任務是什么?

公文處理最基本的任務就是撰制、辦理、管理、整理(立卷)，歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作，撰制是前提，辦理是中心，管理、整理、歸檔是終結。幾個部分互相聯系，互相交叉，互相制約。

(一)撰制公文就是根據公務活動的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通過領會意圖并收集整理 6

有關的信息撰擬成文稿，再經審核簽發(fā)以及整理印制蓋印等工作過程，形成具有正式效力的公文。

(二)辦理傳遞文件根據法定的職責權利規(guī)定，進行收文和發(fā)文的處理。發(fā)文處理是指以本機關的名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。收文程序指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦。承辦、催辦等程序。傳遞文件是將撰制完畢的文件，根據有關規(guī)則遞送給收文單位的過程。

(三)管理文件是指公文由文秘部門或專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀。對文件實施科學系統(tǒng)的保管，對秘密文件進行保密維護。

(四)立卷歸檔公文辦理完畢后，應根據《檔案法》和其他有關規(guī)定，及時立卷歸檔。要對在立卷范圍內的文件做系統(tǒng)化整理和編目，編制成案卷，并在規(guī)定的時間內將其移交檔案部門。

7.發(fā)文處理的基本程序是什么?

發(fā)文辦理的一般程序為：擬稿、會商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。

第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、審核、簽發(fā)。這一階段是發(fā)文辦理活動的中心內容。擬稿，即上一節(jié)所講述的公文寫作。經過對有關信息材料的收集加工和再創(chuàng)造，系統(tǒng)地記錄有用信息，使機關的意志見詣文字，草創(chuàng)供進一步完善的原始文稿。

會商，指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協(xié)商活動。

審核，指擬就的文稿在送交有關領導審批或會議討論通過之前，由經驗豐富、政策理論水平和文字水平較高的相關工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。

簽發(fā)，指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動。除一些規(guī)范性及部分重要公文須經有關會議討論通過，或再由負責人簽署方可生效外，其他文稿，一經履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿。為此，簽發(fā)是絕大多數公文生效的必備條件。

第二階段：公文的制作，具體包括：核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的任務，就是以定稿為依據.以手工繕寫、機械譽寫和印刷等方式，制成供正式對外發(fā)出的各種公文文本，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核發(fā)，指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、結構格式等進行復核，確定發(fā)文字號、分進單位和印制份數。

登記，這里揭發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號、文種、標題和發(fā)文范圍。

繕印，即以譽錄抄寫、印刷等方式制作供對外發(fā)出的公文。

用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質和法定效力。

第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。這一階段工作的主要任務是為使公文能為受文者有效接收創(chuàng)造條件。

分裝，指按照規(guī)定具體抗配和封裝公文。

發(fā)出，指將已封裝完畢的公文以適宜的方式(如走機要交通等)發(fā)送給受文者。

第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等

8.用印的注意事項有哪些?

公文用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發(fā)的公文。二，公文用印要端正，清晰，不得模糊歪倒。蓋印的位置要正確。三，兩個以上的機關或部門的聯合下發(fā)的公文，各機關部門都要加蓋印章。四，公文用印一定要與制發(fā)公文的機關，部門成單位相一致。五，公文用印要核實份數，超過份數的不能蓋印，要防止將印章錯蓋在漏印的空白上面。

9.聯系行文該如何蓋章?

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主力、機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

10.國家行政機關公文格式?

公文標題2號小標宋體字，正文用3號仿宋體體字，如有小標題用3號宋體或黑體，A4紙型雙面印刷，每面22行，每行28個字。

11.簡報的特點：簡明扼要，快速及時，典型新穎。

作用：上情下達，下情上達，相互借鑒。

六、論述題(本大題10分)

試述公文行文規(guī)則的主要內容.(1)注意隸屬關系,尊重機關職權;

(2)大力精減文件.嚴格控制發(fā)文數量和范圍;

(3)在一般情況下,黨政機關不得越級行文;

(4)牽涉到幾個部門的問題,部門之間要先協(xié)商一致或經上級裁決,然后向下行文;

(5)行文必須正確確定主送機關和抄送機關;

(6)主送機關與公文文種要相互呼應;

(7)關于聯合行文的問題:聯合行文的各機關或部門必須是同級的,不同級別的機關或部門不能聯合行文;

(8)關于“請示”的行文問題:凡請示的公文應當一文一事,一般只寫一個主送機關;

(9)關于各級黨政機關辦公廳(室)的行文問題:各級黨政機關的辦公廳(室)向下直接行文,必須把握好職權

范圍和授權范圍;

(10)經批準公開發(fā)布的公文,應視為正式公文依照執(zhí)行.習題參考答案

一、單項選擇題

1．A

2．B

3．B

4．C

5．C 6．D

7．C

8．C9．C

10．A

11．D

12．A

13．A 14．D

15．D

16．C

17．A

18．C

19．A 20．A

21．D

22．B

23．B

24．C

25．B

26．B 27．B

28．A

29．C

30．D

31．A

32．B

33．B 34．A

35．A

36．D

37．C

38．B

39．C

4O．B

二、多項選擇題

1．ABC

2．ACD

3．AB

4．ABC 5．AC

6．ABD

7．AD

8．AD

9．ABDE

10．ABD 11．ABD

12．ACDE

13，ABC

14．BCD

15．BCD

16，AC

17．ACE

18．BCD

19．BCD

20．ABC

21．ACD 22．AB

23，ABC

24．BD

25．ABCDE

26．BD 27．ACD

28．ABC

29．ABCD

30．AB

31．AB 32．ABD

33．BD

34．AB

35，BD

三、判斷題

1．√

2．√

3，√

4．√

5，√

6．x

7．x

8．x

9．X

10．√

11．X 12．X

13．X

14．√

15，X

16．X

17．√ 18．√

19．X

20．√

21．X

X．X

23．X

24．X 15．√

四、辨析題

1．正確。公文的簽發(fā)人代表的是機關的意志，經其簽發(fā)后，文件即為有效文件，不經其同

意而改動文件內容是非法的。

2．錯誤。對比自己級別低或與自己同屬于一個級別的機關請示批準，應該用“函”。

3．正確。這是因為請示在沒有獲得正式批準時，如抄送給下級機關，不僅會給上級機關的工作造成被動，而且也容易使下級機關因為誤解而執(zhí)行無效的文件。

4．錯誤。公文不是文學作品，應該“言盡意止”，否則，會因表意模糊使執(zhí)行者引起不必要 的誤解。5．錯誤。指示是上級機關對下級所屬機關的行文，而不能用于同級之間?？h公安局與縣

財政局是同級機關，相互之間當然不能用“指示”。

6．錯誤。上行文的主送機關應單一，不應該在提議文件中標注多個機關，以免造成受文機

關之間的互相推諉，造成公文旅行，耽誤工作。

7．錯誤。按照國家有關規(guī)定，公文中的數字應該統(tǒng)一使用阿拉伯數字，但也有例外，如成 文日期。

8．錯誤。不合作者本意，當與不當都需要批復，但下級機關在向上級的行文中不能使用命 令式，“著”為命令詞的詞頭。9．錯誤。報告是陳述性的，可制發(fā)于事后，也可以制發(fā)于事前，不具備強制復文的性質。如果在報告中夾帶請示事項會影響工作。

10．錯誤。判定受文機關中主送與抄送機關的標準是工作責任的性質，對公文負主要辦理或者答復責任的是主送機關，只需了解公文的內容不需要承擔答復責任的是抄送機關。

第三篇：檔案管理制度及公文寫作規(guī)范

檔案管理制度

第一章日常檔案工作具體管理辦法

第一條共青團重慶交通大學學生菁園小區(qū)團委檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像資料，是團委至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。

第二條各單位上交材料由各單位辦公室整理后移交團委秘書部統(tǒng)一管理，學生菁園小區(qū)團委檔案由秘書部統(tǒng)一分類管理，團委各部門部長自行管理本部門文件夾，日常事務人間夾由秘書部統(tǒng)一管理，所有過程中由主席團進行監(jiān)督，每月各部門將進行一次檔案清理（包括部門會議記錄，相應部門材料等），將有關資料交于秘書部歸檔備案。

第三條學生菁園小區(qū)團委檔案包括各單位文件夾、團委各部門文件夾、日常事務文件夾三個大方面，其中日常事務文件夾包括外來文件、下發(fā)文件、嘉賓牌等下級文件夾。

第四條各團組織學生會、直屬部門策劃籌備的各項活動的所有資料（包括圖像資料），活動后必須及時交學生菁園小區(qū)團委秘書部存檔，以備查找。

第五條檔案形式要求：對于各部門檔案，必須有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶、CD、VCD等介質待總結完后一并上繳。

第六條例會會議記錄表及會議相關資料由秘書部負責記錄及存檔。

第二章檔案內容要求

第一條人事檔案制度

（一）檔案范圍

學生菁園小區(qū)團委干部干事簡介、日常工作評定、部門基本資料、部門日常工作記錄以及其它有關材料，都作為先進評選、獎勵、試用期調整和屆中調整的依據。由秘書部負責考察記錄。

（二）檔案建立

（1）學生菁園小區(qū)團委成員的人事檔案由辦公室在成員正式加入時為其建立，其中的個人履歷等基礎資料個人填寫后由各部門部長統(tǒng)一上交秘書部存檔。

（2）學生菁園小區(qū)團委成員日常表現由督導部根據成員日常工作表現隨時填寫，并和每月的評定與考核掛鉤，在評定與考核過后所得材料由督導部統(tǒng)一上交秘書部進行整理。

（3）學生菁園小區(qū)團委成員工作評定由相應的人員在屆滿時填寫，填寫后由相關人員統(tǒng)一上交秘書部進行整理并歸檔。

第二條工作檔案制度

（一）檔案范圍

包括學生菁園小區(qū)團委工作目錄、各部門檢查結果公示、各種通知、通報、決定、計劃、總結、建議意見、結構設置、會議記錄、提案、上級或外單位來文、各種出版物及印成品、照片及底片、日

常考核、獎懲情況等由秘書部進行整理。

（二）檔案建立

（1）學生菁園小區(qū)團委各部門每學期工作伊始都應向學生菁園小區(qū)團委主席團呈交一份詳細的工作計劃，作出本部門在未來一學期內的各項工作設想，每一學期末后交一份工作總結由秘書部存檔。

（2）各部門會議記錄與提案表

各部門應詳實的紀錄部門例會開展情況，做好內部民主建設，充分發(fā)揮提案的作用。各部門應在每個月末將部門例會會議記錄表及提案表交至辦公室并領取下月例會會議記錄表。

（3）例會會議記錄

學生菁園小區(qū)團委全體例會及部長例會由辦公室做好會議記錄及存檔。

（4）學生菁園小區(qū)團委各部門建立工作日志。

工作日志作為部門工作檔案保存，各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，秘書部定期檢查并將重大事項列入學生菁園小區(qū)團委工作目錄。

（5）各部門將每周的工作行事歷在星期日之前交至秘書部由秘書部整理統(tǒng)一公布、存檔。

第三條活動檔案制度

（一）檔案范圍

活動的策劃書、經費物品申請、實施方案、海報底稿、節(jié)目單、照片、活動總結等。

（二）檔案的建立

（1）學生菁園小區(qū)團委各部門在舉辦大型活動前，做出可行性報告并及時上交，活動后5天之內，需作出詳細的書面總結和財務報告連同通知、節(jié)目單、比賽結果、等一并上交，由秘書部存檔。

（2）舉辦大型活動時，宣傳部要注意保存各種文字圖像資料，要及時采集活動圖片，并及時將照片、宣傳稿件存檔和上傳。

（3）外聯部需將各個活動的策劃書及時交一份至辦公室存檔。

（4）在舉辦大型活動后，由秘書部將活動中受到表彰的同學的表彰記錄存檔。

第四條 財務檔案制度

（一）檔案范圍

學生會財務帳目、預算申請、發(fā)票、學生會集體獲得的獎品、紀念品，學生會的報刊、雜志、家具、文具、展板、條幅、裝飾品等。

（二）檔案建立

（1）各部門舉辦活動前，根據活動計劃書，本著節(jié)約務實、具體詳盡的原則編制預算申請，然后交由主席團審核通過，再上報分管老師審核簽字。

（2）發(fā)票填寫所購物品、時間要符合實際。背面注明經手人、所購具體物品及用途。做到詳實具體，以便登記入賬。最后主辦部

門將預算申請和發(fā)票一并交學生菁園小區(qū)團委主席團報銷、存檔。

（3）學生菁園小區(qū)團委秘書部專門設立財務賬目本，每月應作賬目整理，并向主席團匯報批示，接受主席團監(jiān)督。

（4）學生菁園小區(qū)團委秘書部為學生會每一件辦公物品都建立檔案，詳細記錄其管理、使用情況。

第三章檔案借閱辦法

第一條查閱要求

（一）學生菁園小區(qū)團委各部門可以根據工作所需向秘書部借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。

（二）管理學院團總支（紅巖團總支）各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，辦公室會做出相應的警告、批評。

（三）查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。

（四）認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。

（五）管理學院團總支（紅巖團總支）學生會各部門在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。

（六）檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。

第二條 借閱手續(xù)

（一）借閱檔案必須有證明，各下級單位閱資料要征得各單位主席團成員（副主任）同意，并由主席團成員以書面形式告知學生

菁園小區(qū)團委秘書部，由秘書部同意后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。團委辦公室副部長、干事、借閱資料要征得部長同意，并由部長以書面形式告知秘書部，由秘書部同意后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行登記，登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。

（二）借閱檔案應辦理登記手續(xù)（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。

（三）借閱時間不得超過一周（管理檔案者同意除外），延期歸還由秘書部處給予口頭警告、批評。

（四）復制文件必須征得學生菁園小區(qū)團委秘書部的同意。

（五）外單位借閱學生菁園小區(qū)團委工作檔案的，需向秘書部提出書面申請，并經管理檔案者簽字同意后方可。

（六）學生菁園小區(qū)團委秘書部的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、記錄人員），外借期限為一周學生菁園小區(qū)團委

二〇〇六年九月十五日

第四篇：項目檔案管理知識

項目檔案管理知識

重點建設項目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設單位可依照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》制定?？⒐D的編制需執(zhí)行《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》的相關標準。重點建設項目檔案的案卷要求必須符合國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規(guī)定。有關重點建設項目竣工檔案專項驗收的其他問題可咨詢天津市檔案局企業(yè)處。

什么叫建設項目檔案?

建設項目(工程)檔案是指從建設項目(工程)的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產(使用)的全過程中形成的應歸檔保存的文件材料．

基建項目檔案工作“三同步”、“三參加”、“三納入”的主要內容是什么?

“三同步”：下達工程計劃任務與提出科技文件材料歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收檔案同步．“三參加”：檔案人員參加生產、科技會議；參加科研成果鑒定和基建項目竣工驗收；參加重要儀器、設備的開箱工作；“三納入”：將檔案工作納入工程建設計劃；納入生產、技術管理各個環(huán)節(jié)；納入領導和工作人員的崗位責任制。

監(jiān)理檔案應包括哪些內容?

監(jiān)理檔案是隨著監(jiān)理制的建立而形成的。建設監(jiān)理是指對項目建設參與者的行為所進行的監(jiān)控、督導和評價，以及采取相應的管理措施，保證建設行為的合法性、科學性、合理性和經濟性。建設監(jiān)理是以合同為依據，以經濟為紐帶進行工作，雙方沒有隸屬關系．監(jiān)理的主要任務是：三控制、兩管理、一協(xié)調。即：進度控削、質量控制、投資控制，合同管理、信息管理，組織協(xié)調。監(jiān)理檔案可以分為這樣幾類：綜合管理類、組織協(xié)調類、質量控制類、進度控制類、造價控制類、綜合記錄報告類和驗收總結類。

檔案行政管理部門如何參加項目竣工驗收?

《建設項目(工程)檔案驗收辦法》第九條規(guī)定；國家檔案局和省級檔案局以及國務院有關部門檔案機構，參加國家重點建設項目和限額以上技術改造項目的竣工驗收，其他建設項目則分別由相關的地方檔案行政管理部門和有關主管機關檔案部門參加其竣工驗收．

什么是檔案的初步驗收?

檔案的初步驗收又稱為檔案預驗收。檔案的初步驗收應與項目的初步驗收同步進行。《建設項目(工程)竣工驗收辦法》的規(guī)定，根據建設項目(工程)的規(guī)模大小和復雜程度，整個建設項目(工程)的驗收可分為初步驗收和竣工驗收兩個階段進行．規(guī)模較大、較復雜的建設項目(工程)，應先進行初驗，然后進行全部建設項目(工程)的竣工驗收。

檔案驗收組織的成員由誰組成?

檔案驗收組織的成員分別由各級檔案行政管理部門、建設項目主管部門的檔案機構和建設單位、生產(使用)單位、設計，施工等單位的檔案人員參加。

檔案的自檢工作應由誰來完成?

建設項目(工程)初步驗收前，建設單位組織施工，設計及使用等有關單位的項目負責人，工程管理，工程技術負責人，進行檔案的自檢工作．并做出檔案自檢報告。

項目竣工驗收自檢報告應包括哪些內容?

項目竣工驗收自檢報告通常有以下基本內容：項目檔案工作的管理體制、檔案工作規(guī)章制度建立情況、檔案資料管理情況、檔案的完整、準確、系統(tǒng)狀況、竣工檔案編制情況、文件材料形成、積累與歸檔情況、存在的主要問題及采取的整改措施等。

在檔案驗收時，驗收委員會是如何抽查項目檔案情況的?

檔案驗收時，驗收委員會著重抽查項目檔案的歸檔情況，必須抽查一定數量及比例的檔案實物。凡項目檔案數量超過2000卷的，抽查10%的檔案；數量超過1000卷但不足 2000卷的，抽查15%的檔案；數量在1000卷以下的，抽查30％的檔案。

國家檔案局如何對國家重點建設項目檔案管理登記工作進行組織?

國家檔案局每年轉發(fā)國家計委發(fā)布的國家重點建設項目名單，并統(tǒng)一部署對國家重點建設項目檔案的登記工作。

國家重點建設項目，如何按隸屬關系組織登記?

凡新建、在建、收尾和試生產的國家重點建設項目，按隸屬關系組織登記。屬于國務院行業(yè)主管部門的，由項目主管部門的檔案機構負責填寫“國家重點建設項目檔案管理登記表”，同時抄送項目所在地省級檔案行政管理部門，便于相互配合，監(jiān)督指導；屬于地方的，由項目所在地省級檔案行政管理部門負責組織填寫“國家重點建設項目檔案管理登記表”。

登記工作的要求包括哪些內容?

登記工作的要求包括：第一，項目主管部門檔案機構應與地方檔案行政管理部門互通情況，互相合作；第二，項目主管部門檔案機構和省級檔案行政管理部門對于新建項目，應及時組織和監(jiān)督建設單位做好檔案管理登記，每年填寫表一報送；第三，要認真做好項目檔案的預驗收工作。國務院各行業(yè)主管部門檔案機構應主動與項目建設部門加強聯系，根據項目計劃工期和進度，及時對登記的項目提出檔案驗收要求，并會同或委托項目所在地省級檔案行政管理部門組織預驗收。隸屬于地方的項目，省級檔案行政管理部門應根據相應的工作要求，及時對登記的項目組織預收。

登記表一應由誰負責填寫?何時報送?

登記表一應由行業(yè)主管部門或項目所在地省級檔案行政管理部門組織項目建設單位填寫登記表一。此表于項目開工后6個月內報國家檔案局經科司。

登記表一主要有哪些內容?

登記表一稱為“項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表”，主要內容包括：項目名稱、建設單位及項目法人、地址、上級主管部門、批準概算總投資、計劃工期、主要單位工程名稱、現已完成的單位單項工程、主要設計單位、主要施工單位、主要設備安裝單位、主要監(jiān)理單位、檔案資料管理部門名稱、聯系地址、電話、項目建檔時間、專職檔案人員數量、庫房面積／檔案工作其它用房面積、設施設備、現有檔案和資料數量、圖紙張數、對項目檔案日常監(jiān)督、指導的上級單位、填表單位。

對于未進行竣工驗收的國家重點建設項目，是否應每年填寫登記表一?

對于未進行竣工驗收的國家重點建設項目，應每年填寫登記表一，以便及時了解項目及項目檔案工作的進展和變化情況。

登記表二主要有哪些內容

登記表二稱為“項目檔案預驗收表”，工要內容包括：項目名稱、項目檔案總數、圖紙張數、檔案移交單位、庫房面積／檔案工作其它用房面積、項目預驗收日期、預驗收組織單位、預驗收組成員及單位、預驗收結論。

登記表三主要有哪些內容?

登記表三稱為“項目檔案正式驗收情況表”，主要內容包括：項目名稱、項目檔案總數、圖紙張數，檔案移交單位、項目竣工投產日期、項目正式驗收日期，檔案正式驗收組織單位、驗收組成員及單位、驗收結論

登記表三應由誰負責填寫？何時報送?

登記表三應由檔案驗收組織單位負責填寫，此表于項目正式竣工驗收后一個月內報國家檔案局經科司．

在登記表

二、表三中，檔案移交單位指什么?

檔案移交單位是指項目的設計單位、施工單位、監(jiān)理單位

在登記表

二、表三中，預驗收結論、驗收結論包括哪些內容?

預驗收結論、驗收結論的主要內容包括對下列情況的評價；項目檔案工作管理體制； 檔案管理制度；項目檔案資料概況、項目文件、資料的形成、積累、整理與歸檔工作情況；竣工圖的編制情況及質量；存在問題及整改措施．

《登記辦法》對工程檔案保證金是如何規(guī)定的?

《登記辦法》第五條規(guī)定：為確保國家重點建設項目的正常秩序，任何部門和單位不得向國家重點建設項目和省級重點建設項目收取任何名目的工程檔案保證金和任何形式的檔案管理登記費用．違反上述規(guī)定的屬亂收費行為，由各級價格檢查機構依法查處．

什么是市重點建設項目？

市重點建設項目，是指經市人民政府批準的，對本行政區(qū)域國民經濟和社會發(fā)展有重大影響的下列建設項目：(一)基礎設施、基礎產業(yè)和支柱產業(yè)中的重要項目；(二)文化、教育、衛(wèi)生、體育等社會事業(yè)的重大項目；(三)產業(yè)技術進步和結構調整的重大項目；(四)重大生態(tài)建設、環(huán)境保護項目；(五)區(qū)域經濟發(fā)展的重大項目。

什么是重點建設項目檔案？

重點建設項目檔案是指在重點建設項目建設全過程中形成的與建設項目各項活動有關的，對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

何謂市重點建設項目竣工檔案專項驗收？

市重點建設項目竣工檔案專項驗收是天津市檔案局依法在項目竣工驗收前，對項目檔案進行的專項檢查、驗收。

為什么在重點建設項目竣工驗收時，必須實施竣工檔案專項驗收？

重點建設項目是國家投資的，對國民經濟和社會發(fā)展有重大影響的建設項目，具有舉足輕重的地位。重點建設項目檔案是對立項、設計、施工到監(jiān)理整體建設活動的原始記錄，是評價工程質量的信用依據，也是今后工程運行、改造、維護的不可替代的權威憑證。從國家檔案局、國家計委、建設部到地方政府，都非常重視重點建設項目的檔案專項驗收工作。重點建設項目中涉及的消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等專項驗收，由法律、法規(guī)規(guī)定的有關行政主管部門依法組織進行。重點建設項目竣工驗收應當有消防、環(huán)保、人防、檔案、水土保持等行政主管部門簽署的專項驗收合格文件.天津市重點建設項目竣工檔案專項驗收由誰組織實施？

天津市檔案局負責組織市重點建設項目和國家檔案局委托項目竣工檔案專項驗收工作，或根據建設項目具體情況，委托市級行業(yè)行政主管部門組織竣工檔案專項驗收工作。檔案驗收組織的成員分別由市檔案局、主管部門的檔案機構和建設單位、生產(使用)單位、設計、施工等單位的檔案人員參加。

竣工檔案專項驗收的程序是怎么樣的？

建設單位自查－向市檔案局申報－檔案專項驗收－評議－竣工驗收。

竣工檔案驗收不合格會有什么后果？

凡檔案驗收不合格的建設項目，由市檔案局建議工程竣工驗收組織單位不予組織驗收。

竣工檔案專項驗收申請報告應包括哪些內容？

應包括項目檔案資料概況，項目檔案工作管理體制，項目檔案的形成、積累、整理與歸檔工作情況，竣工圖的編制情況及質量，項目檔案的接收、整理、管理工作情況，檔案在施工、試生產中的作用。

重點建設項目檔案應如何進行管理？

重點建設項目檔案管理規(guī)范主要有：檔案工作行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。其中關于文件材料的歸檔范圍與檔案保管期限，各建設單位可依照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》制定?？⒐D的編制需執(zhí)行《編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》的相關標準。重點建設項目檔案的案卷要求必須符合國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規(guī)定。

第五篇：檔案管理知識培訓講義

檔案管理基礎知識

一、檔案

（一）涵義

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、檔案的來源：過去和現在的國家機構、社會組織以及個人;檔案又來源于形成者自身的實踐活動

2、檔案的形成條件：是由文件材料有條件轉化來的

3、檔案的形式是多樣的

4、檔案是原始的歷史記錄

（二）、檔案的種類

1、按歷史時期分：中華人民共和國成立前、中華人民共和國成立后

2、按檔案的內容、性質分：

文書檔案：反映黨務、行政管理活動的紙質文件材料 科技檔案：企事業(yè)單位和國家機關、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料

專門檔案：指各種專門業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件材料

3、按檔案載體形式分： 甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案

4、按檔案所用文字分：

漢語言文字檔案、滿文檔案、藏文檔案、蒙文檔案、外文檔案

二、檔案工作

（一）內容

管理檔案和檔案事業(yè)的活動： 狹義：管理檔案

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研 廣義：管理檔案事業(yè)

檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學技術研究工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作等。

三、機關檔案工作

（一）涵義：機關檔案工作就是管理機關檔案和機關檔案事業(yè)的工作。

（二）機構的設臵和人員的配備

1、機關要設臵綜合檔案室

機關檔案管理機構就是對本單位不同門類、不同載體的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理的機構，即我們平常所講的機關綜合檔案室。

2、檔案人員的配備

（三）、機關檔案工作各項規(guī)章制度的內容

1、歸檔制度：包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2、檔案利用制度：包括檔案利用的范圍、方式、要求、批準手續(xù)

3、檔案人員崗位責任制：包括檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。檔案人員崗位責任制要對崗不對人，即檔案人員在這個崗位上做到什么，人員多少不同，職責分工不同。

4、檔案保管制度：包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

5、檔案保密制度：包括檔案保密措施和對檔案人員的保密要求。

6、檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機構、人員配臵及檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、移交等內容?？梢灾贫ǔ梢粋€各種門類及載體檔案的管理辦法，也可以各種門類及載體檔案的管理辦法分別制定。

（四）、檔案保管的基本物質條件 兩個方面：

一是有適宜保存檔案的庫房；庫房的選擇：

1、承重負荷要符合要求，地面、墻壁要堅固、平整、光滑

2、庫房的門窗要小、少，密封要好。

3、庫房應遠離火源。庫房中的電器、照明導線應采用芯導線，并用鐵管保護暗敷。庫房不要靠近鍋爐房。

4、不能選擇在水房旁，也不能選在無地下室或防潮結構不好的底層，更不能選在地下室。隨著照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等特殊載體檔案數量的增加，有條件的機關檔案室還應設立 專門存放的庫房。無專門庫房也可在庫房內設臵防磁柜，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場對它的影響。

5、庫內照明使用白熾燈，不用日光燈。

6、要做好庫房清潔衛(wèi)生工作。

7、放臵防蟲、鼠藥劑

8、要配備測量溫濕度的儀表，自動記錄更好，人工記錄的要按時登記。

二是檔案保管所必須的設施設備：

檔案裝具（五節(jié)柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去濕、空氣調節(jié)和空氣處理設備、吸塵器、防火裝臵（含防火報警器和滅火裝臵）、檔案庫房門窗上要安裝防盜門和防護欄、計算機、錄音機、掃描儀、光盤、刻錄機、復印機、打印機等設施設備。

庫房中的檔案柜、架應排列一致，如有大小樣式不一的柜架，應分開排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應少于1米；裝具與裝具之間的間距為80厘米左右；有窗的庫房，裝具應與窗垂直排放，以便通風和防止陽光直射；柜架不應緊靠墻壁，柜架與墻之間的距離在10厘米以上，以防潮濕。

所有裝具應統(tǒng)一編號。在一間庫房內，檔案裝具的編號順序是：自門口起，從左向右，回行時從右至左編順序號，一套檔案箱的上下也要編號，其方法是從上而下逐個編號。

四、文件材料的歸檔

（一）涵義

文件材料的歸檔，就是將具有保存價值的文件材料移交檔案 機構保存。

（二）文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表（見文件）

（三）歸檔的要求

1、歸檔份數

各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的可以適當增加歸檔份數，如基建檔案，為滿足日常需要，向有關單位、專業(yè)檔案館報送的需要，歸檔可適當多幾份。新型文件材料的歸檔份數按有關規(guī)定執(zhí)行，如磁性載體文件歸檔一式兩份，電子文件歸檔一式三份。

2、歸檔的質量要求

（1）歸檔的文件材料的種類、份數以及每份文件的頁數必須齊全、完整、保證內容的準確性、完整性、原始性、真實性，能正確反映本單位各項活動的基本面貌和歷史過程。

（2）歸檔文件材料要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯系，區(qū)分不同價值，經過系統(tǒng)分類，整理編目，以件或立成案卷均可，質量要符合規(guī)范要求。

（3）、歸檔的文件材料應符合形成過程中的質量要求，以利長久保存。

A、公文格式必須符合規(guī)定格式

B、發(fā)文卡的格式要符合《發(fā)文稿紙格式》（GB802—89）中的規(guī)定。

C、公文用紙主要技術指標 D、字跡材料要耐久

3、歸檔的時間 機關文書在形成的第二年六月底前歸檔，科技檔案在任務完成或告一段落后歸檔。會計檔案在會計終了后暫由會計部門保管一年，期滿后歸檔，照片檔案沖洗加工后及時歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體文件待項目結束后轉換成標準格式及時歸檔。

4、歸檔（接收）手續(xù) 歸檔手續(xù)包括：

第一，編制歸檔文件材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交時按目錄或移交清單點交清楚，交接雙方簽字后各留一份，以便查考。

第二，歸檔材料中若遇有關問題需要說明時，可附說明材料，以備日后查閱。

在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續(xù)的問題，但在檔案工作人員調動工作時，需參照上述辦法辦理交接手續(xù)。

歸檔文件的整理

根據國家檔案局2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》，山西省檔案局在2002年3月印發(fā)了《山西省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》，歸檔文件的整理是文書檔案整理的又一方法，其實質是以件為單位整理檔案，是對機關文書立卷的重大改革。

一、基本概念(一)歸檔文件

歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。這里的歸檔文件有特 指，并不是所有的文件。首先是指辦理完畢，即完成了其文書處理程序或是一組具有邏輯聯系的文件完成了其邏輯關系之后。其次它是指紙質文書材料，暫不涉及科技檔案、會計等專門檔案及聲像、電子等特殊體載體材料的整理。

(二)歸檔文件的整理

歸檔文件的整理指對歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化的過程。

（三）件

件是歸檔文件的整理單位。一般指一份文件，即每份文件的正本與定稿、正件與附件、原件與復印件、轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，統(tǒng)計報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。

二、歸檔文件整理的質量要求

（一）歸檔文件的整理要符合其整理原則

歸檔文件的整理原則是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。這一原則與立卷的原則是一致的，操作時體現在分類時將同一、機構形成的文件保管期限相同的相對集中，不能取消分類，排列時按事由排列，保管期限長的還要重點整理。

（二）、歸檔文件應齊全完整

第一、按照《歸檔范圍》應歸檔的文件全部歸檔，不能少一份一件一頁。

第二、對破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的文件附有復制件或作耐久處理后與原件保存在一起。第三、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案長久保管的要 求。

三、歸檔文件的整理方法

（一）裝訂

1、歸檔文件裝訂以件為單位，因此首先要按照前述中件的概念來確立整理單位——件。需要注意的是閱文卡要與正文作一件，復制件與原件作一件。

2、文件修整

（1）修裱。對破損的永久、長期保存的文件要使用粘合劑和特定的紙張（宣紙）進行修補、托裱。

（2）復制。對于字跡褪變、模糊不清的文件要采用復印或字跡固定液等方法進行加固。

（3）去除金屬物。文件制作時普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質以鐵、鋁等化學性質活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此，文件整理時需去除這些易銹蝕的金屬物，已裝訂成冊的刊物、書籍可保持原冊封。

（4）超大紙張折疊。公文用紙幅面規(guī)格包括A4型和16開型兩種。實際工作中，某些特殊形式的文件，如報表等紙張幅面大于上述兩種規(guī)格，整理時可統(tǒng)一折成A4幅面大小，折疊時注意盡量減少折疊的次數，折痕處盡量位于文件、圖表字跡之外。

3、件內排序

件內排序，即：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；中文本在前，外文本在后；閱文卡在前，文件在后。

4、編制頁號

歸檔文件按件逐頁編制頁號，以固定件內材料的順序和位臵。頁號用阿拉伯數字在有文字正面的右下角，背面的左下角標注；已有頁碼的報表、圖冊可不再重新編制頁碼。

5、裝訂

歸檔文件修整、排序、編制頁號完畢后，要采用三孔一線、縫紉、不銹鋼夾等符合檔案保護要求的裝訂材料、方法在左側重新加以裝訂，裝訂時可加封面。已經成冊的報表、圖冊保持原冊封。

（二）分類

歸檔文件數量較少的單位可按——保管期限進行分類。

1、按分類

按分類，就是將文件根據形成和處理的分類。正確地判定文件的日期并歸入相應，是決定分類的關鍵。一般文件以簽發(fā)日期（落款日期）為準，包括計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表、法規(guī)性文件等?？缧纬傻奈募y(tǒng)一歸入辦結，如會議、案件，請示、批復。幾份文件作一件時，以裝訂時排在前面的日期為準。

2、按保管期限分類

按保管期限分類就是將文件按其劃定的不同保管期限進行分類。保管期限目前仍為永久、長期、短期三種，如果國家修訂為永久、定期（可定30年、15年等）則分為永久、定期兩類。

（三）排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由 結合時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表、關于同一事由的來文與復文等成套性文件應集中排列。

“事由”可指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。通過強調事由、界定事由，使密切相關、參照性強的文件從實體上相對集中，可以進一步體現出最低一級類目內歸檔文件之間的有機聯系，方便檢索利用。

“最低一級類目”指分類時所確定的類目體系中設在最低一級的類目，例如按照“——保管期限”分類，“保管期限”即為最低一級類目。

具體排列方法，在同一事由內的歸檔文件，按文件時間順序排；不同事由的歸檔文件排列，即事由排列，也可按事由的時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表集中排列。如有機構分類，機構按習慣順序排。保管期限按永久、長期、短期排。

（四）編制檔號

歸檔文件編制檔號是指將歸檔文件在全宗中的位臵標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章由全宗號、類目號、件號、頁數、保管期限等項目組成。

1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號

2、類目號：分類方案中類目的標識符號

3、件號：按——保管期限分類的，文件在同一同一期限內依事由結合時間順序編號。整理歸檔文件只編室編件號。

4、頁數：指每一件歸檔文件的頁數。

5、保管期限：根據國家規(guī)定劃定的文件的保管期限。歸檔章可直接印制在封面上，沒有封面的加蓋在歸檔文件的首頁上端。

（五）編制目錄

1、歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目

①件號：填寫室編件號。

②責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。

③文號：文件的發(fā)文字號，要照實登錄。

④題名：文件標題，沒有標題或者標題含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內容，應根據文件內容重新擬寫或補充標題，外加“[ ]”號。

⑤日期：文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯數字標注年月日，如2002年3月15日標注為20020315。

⑥頁數：每一件歸檔文件的頁數。⑦備注：注釋文件需說明的情況。

2、歸檔文件目錄應裝訂成冊（目錄本）并編封面。歸檔文件目錄與分類方案可以一致也可以不一致，可以按末級類目編制，也可按上一級類目編制。

如按照——保管期限分類的目錄編制可以有兩種方法：一是可以每個裝訂一本目錄，二是每個按永久、長期、短期裝訂三本目錄。

（六）將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊及備考表。

1、檔案盒

檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設臵20mm,30mm、40 mm等幾種規(guī)格。

檔案盒脊設全宗號、類目號、室編件號、館編件號等項目。件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接，不按組織機構分類的單位，組織機構項空臵不填。

2、裝盒方法

注：以下所述方法不適用于事業(yè)單位登記管理機關業(yè)務檔案，專指業(yè)務檔案以外的其它文書檔案的裝盒方法；事業(yè)單位登記管理機關業(yè)務檔案仍按一單位一盒的方法裝盒。

（1）嚴格按件號順序裝盒。

（2）不同的歸檔文件不應放入同一檔案盒。（3）不同保管期限的文件不應放入同一檔案盒。（4）分類中設臵機構層次的，不同機構的不應放入同一檔案盒。

（5）同一事由的文件不一定必須裝入同一檔案盒。

3、備考表

備考表臵于盒內文件之后，項目包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

（1）盒內情況說明：填寫盒內文件的檔案及文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

（2）整理人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。（3）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。（4）日期：歸檔文件整理完畢的日期。