第一篇：淺論檔案管理和利用中的保密工作

淺論檔案管理和利用中的保密工作

徐慧春

隨著社會的發(fā)展進步，檔案資源的社會價值日益為公眾所認知，它的功能是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務(wù)具有極強的現(xiàn)實性。但在大量檔案信息被挖掘利用的同時，也有一些因利用不當(dāng)而造成失泄密問題。出現(xiàn)這樣問題所占比例雖然極小，但其負面影晌是不容忽視的。因此，在加大檔案利用力度的同時，還要注意檔案的保密工作，這已經(jīng)成為檔案部門必須高度重視的問題。

一、當(dāng)前保密工作中容易出現(xiàn)的問題

㈠思想認識上的麻痹。一些人保密觀念淡薄，認為市場經(jīng)濟無密可保，在當(dāng)前高科技發(fā)展的時代有密難保。檔案工作人員、涉密工作人員忙于具體業(yè)務(wù)，對經(jīng)手的大量國家秘密見密不知密，習(xí)以為常，麻痹大意，對國家秘密的安全造成了嚴重的威脅。

㈡通信和辦公自動化程度不斷提高，對保密工作提出新的挑戰(zhàn)。隨著先進的通信工具和辦公自動化系統(tǒng)與設(shè)備被廣泛應(yīng)用于辦公活動中，在極大地提高了工作效率的同時，秘密傳遞渠道的拓寬和秘密載體的多樣化，也使泄密的可能性大大增加。特別是無線電技術(shù)、紅外、藍牙、激光、計算機等高科技手段的普及，使保密與竊密之間的斗爭更加尖銳復(fù)雜，涉密檔案文件的保密工作面臨嚴峻挑戰(zhàn)。

㈢保密制度不健全，措施不落實。《檔案法》、《保密法》及其〈實施辦法〉為我們做好各項保密工作提供了法律依據(jù)和行為準則，保密單位根據(jù)各自的情況也制定了相應(yīng)的保密法規(guī)、制度。1

但是仍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、措施不落實、制度執(zhí)行力欠缺等情況，使檔案保密工作出現(xiàn)空檔，失密情況時有發(fā)生，給國家、集體和個人帶來不可估量的損失。

㈣定密上的隨意性。定密工作是檔案保密工作的基礎(chǔ)，《保密法》規(guī)定國家秘密需要“依據(jù)法定程序確定”。但一些單位為了保險，隨意擴大定密范圍，把不是國家秘密的檔案定為秘密級，把應(yīng)定為秘密的檔案定為機密級。還有的單位為了省事，對該定密的不定密，或為了外出攜帶方便，怕遺失后承擔(dān)保密責(zé)任而不定密級。

㈤密與非密文件資料混合組卷?！稒n案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理”。它明確規(guī)定了標有密級的文件資料必須單獨立卷。但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位在文書立卷時不按照檔案法規(guī)定進行立卷，在文件分類時，沒有把密級的文件單獨立卷，把密與非密文件混合組卷，給檔案的管理和開發(fā)利用造成了嚴重的影響。

三、如何做好檔案管理和利用中的保密工作

㈠加大學(xué)習(xí)宣傳力度，強化保密觀念和保密技術(shù)手段。思想上保密意識的強弱，安全防范教育的好壞，是做好保密工作的前提，因此，必須強化全員保密教育，增強保密意識，這是做好檔案利用工作的客觀需要。通過宣傳教育提高行員對保密工作的認識，使之明確加強保密工作是維護國家安全、擴大改革開放、搞好經(jīng)濟建設(shè)的重要保證。檔案工作者要加強對新知識、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，做到既精通檔案業(yè)務(wù)和保密要求，又能夠較為全面地掌握計算機信息系統(tǒng)的管理和技術(shù)防范手段，通過新技術(shù)手段進一步

把保密工作做實、做好。

㈡強化檔案庫房的科學(xué)管理。檔案庫房管理是檔案保密的重點，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。在檔案管理的實踐中，有些單位通常將檔案庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓之中。從保密管理和檔案安全的角度來講，不是隨意的任何一間房間都能夠拿來作檔案庫房使用的。按照檔案保密和安全管理的要求，檔案庫房不適合設(shè)在辦公樓的最底層尤其是不具備通風(fēng)防潮條件的地下室，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、煙感器、電子監(jiān)控設(shè)備等，以達到防盜等要求。同時，還應(yīng)努力做到檔案庫房、檔案工作人員辦公室、閱檔室之間的三分離。要嚴格檔案庫房的管理，指定專人進行負責(zé)，制定嚴密的檔案庫房管理制度，禁止無關(guān)人員出入。

㈢加強涉密檔案的科學(xué)管理。直到現(xiàn)在，一些單位還存在把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供的現(xiàn)象，留下了擴散機密的隱患。針對這種問題，可以采取對已經(jīng)混訂在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動，但在一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷辦法加以解決。特別是在2000年中華人民共和國檔案行業(yè)標準發(fā)布以后，按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。因此，調(diào)閱檔案時要以件為單位進行提供，以避免擴大涉密文件閱知范圍。立檔單位應(yīng)嚴格按照《檔案法》要求，對密級文件單獨立卷，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞因混卷在提供利用過程中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄，建立涉密文件統(tǒng)計臺帳及存放地點索引，為科學(xué)的管理、有效的保密、及時的利用創(chuàng)造條件。

㈣做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體來說，檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個方面實施:一是強化制度建設(shè)。建立健全立卷歸檔、檔案查閱、檔案保管等一系列工作制度，堅持把保密要素滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度管事，增強檔案管理人員的責(zé)任意識，進一步規(guī)范保密人員的工作行為，杜絕檔案保密工作的主觀隨意性，防止因工作失誤而造成失泄密責(zé)任事故。二是強化監(jiān)督措施。在利用中，要關(guān)于了解和掌握檔案利用人的心理與思想動機，根據(jù)不同的利用對象的不同目的，加強重點監(jiān)護。在條件允許的情況下，檔案館室還應(yīng)該安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。

㈤做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。首先應(yīng)明確檔案保密期限與保密期限的區(qū)分原則。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實意義和歷史意義，依照本單位的工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限?！侗Ｃ芊ā返谑鍡l中規(guī)定：“國家秘密的保密期限，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家秘密事項的性質(zhì)和特點，按照維護國家安全和利益的需要，限定在必要的期限內(nèi)，不能確定期限的，應(yīng)當(dāng)確定解密的條件。國家秘密的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年”。由此可知，保密期限是依照國家秘密事

項在一定時間內(nèi)，如泄露或公開，將對國家的安全和利益造成的危害來進行確定的。這里所說的“另有規(guī)定”主要是指在保密事項范圍中明確規(guī)定某類國家秘密事項保密期限為“長期”的情況。這些國家秘密事項具有較強的穩(wěn)定性，長期關(guān)系國家安全和利益，即使確定為本款限定的最長的保密期限，也難以滿足保密需求。在授權(quán)機關(guān)做出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

㈥做好檔案密級的調(diào)整工作。檔案在管理過程中，其密級不會是固定、一成不變的，檔案的密級會隨著時間的推移和文件貫徹的情況而發(fā)生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密?？偟膩碇v，變化的原因有三項：保密范圍的變化，密級文件作用的變化，保密時限的變化。對只標有密級而沒有保密時限，要按照《保密法》關(guān)于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求進行調(diào)整。對涉密檔案要定期審核，應(yīng)當(dāng)自行解密的自行解密，需要延長保密期限的，要在原保密期限屆滿前重新確定保密期限。要主動接受保密部門對調(diào)整密級工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴格確定密與非密的劃定原則，嚴格劃清密與非密的區(qū)分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進一步強化涉密檔案建設(shè)打下扎實的基礎(chǔ)。

㈦正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，長期埋頭苦干，默默奉獻。在實踐中，有的同志過于強調(diào)保密要求，因噎廢食，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生大批檔案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有價值的檔案長期被束

之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費。一方面，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員不能及時全面地了解情況，使檔案得到有效地利用；另一方面，檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案管理人員改變觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。保密檔案應(yīng)該注重保密工作，但要清醒地認識到保密與利用的辯證關(guān)系。保密的目的之一是為了科學(xué)地利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的保存價值。同時，也要注意，檔案利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用勢必會給黨和國家的安全和利益造成危害。因此，對檔案工作來說，保密與利用兩者都至關(guān)重要，決不可偏廢。

作者單位：中國人民銀行雞西市中心支行

第二篇：試論如何做好檔案管理的保密工作

試論如何做好檔案管理的保密工作

四平市政府辦 郭麗

隨著社會的發(fā)展進步，檔案資源巨大的社會價值逐漸為公眾所認知，這就涉及檔案的保密和利用工作。這項工作做得好壞，會直接影響到黨和國家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，來實現(xiàn)信息資源共享。保守國家機密是我們每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在嚴格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

一、做好檔案庫房管理中的保密工作

庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定來單獨興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫房設(shè)置在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)當(dāng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗，關(guān)系到四化建設(shè)的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)置保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。三是加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

三、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

四、檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

檔案保密工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗，根據(jù)本機關(guān)特點制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作

第三篇：企業(yè)檔案管理及利用制度

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。

方面情況，按時上報各種統(tǒng)計報表，不得虛報和偽造。

用檔案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門解決實際問題，熱心為利用者提供服務(wù)。

第四篇：關(guān)于做好檔案管理保密工作的幾點思考

關(guān)于做好檔案管理保密工作的幾點思考

隨著社會的發(fā)展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密管理與利用工作的重要性，這項工作做得好與壞，將直接影響國家及單位的安全和利益。本文就檔案在保管和利用時如何做好保密工作淺談幾點看法。

檔案 保管利用 保密

保密工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動的關(guān)系，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系是充分利用檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。怎么做好檔案的保密與管理工作，很多學(xué)者與專家也從不同的角度給出了不同的觀點。多年的實踐證明，歷史發(fā)展到今天，沒有那一種觀念可以長期的適用于不同時期，只有不斷的創(chuàng)新與改變才能順應(yīng)發(fā)展的步伐。當(dāng)今社會，檔案資源被廣泛認知與挖掘，做好檔案保密工作，才能凸顯這個行業(yè)的重要價值，從而更好的利用它轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸饬x的社會價值。以下結(jié)合自身的工作體會，對檔案管理的保密工作進行分析。

一、檔案在保管時如何做好保密工作

在做好檔案保管的同時做好保密工作，就需要我們在平時的工作中有嚴格的管理制度，這也大大的提高了我們檔案工作人員的自身責(zé)任。

（一）加強檔案的日常管理

檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密新問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

（二）做好檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。檔案管理人員必須有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（四）做好檔案密級的調(diào)整工作

1、要建立起法制的新秩序。對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個制度：一要建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二要建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三要建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

2、要貫徹落實《保密法》以及《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾；二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

二、檔案在利用時如何做好保密工作

如何使檔案技能合理利用，又能保證檔案的安全和完整，我們就要在檔案利用時做到合理的監(jiān)督，在做好檔案利用工作的同時，更要確保檔案的安全和秘密性。

（一）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

要堅持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密和開放，信息公開的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端，大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的平安和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密和利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（二）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

1、建立健全各項制度。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

2、進一步完善監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回損失。

三、做好電子檔案文件管理中的保密工作

隨著時代的發(fā)展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手工管理階段發(fā)展到使用檔案專業(yè)管理軟件管理階段。管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革。

（一）構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全體系。保障企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全，一般可以通過隔斷來自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅來實現(xiàn)。目前流行的隔離方式主要有兩種：（1）企業(yè)設(shè)置防火墻安全系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間通過中間服務(wù)器進行物理隔離。（2）檔案數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器與外網(wǎng)之間純粹的物理隔離。第一種物理隔離方式，即是采用防火墻安全系統(tǒng)，為檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器和關(guān)聯(lián)計算機配置防病毒軟件，設(shè)置人侵檢測系統(tǒng)，對外網(wǎng)進行邏輯隔離，以阻斷外網(wǎng)的人侵行為。同時在外網(wǎng)與企業(yè)內(nèi)網(wǎng)之間設(shè)置中間服務(wù)器，進行物理隔離。第二種物理隔離方式，即純粹的物理隔離，外網(wǎng)與企業(yè)內(nèi)網(wǎng)沒有使用任何實現(xiàn)連接的軟硬件設(shè)備，數(shù)據(jù)交換全部通過移動介質(zhì)在內(nèi)、外網(wǎng)之間進行數(shù)據(jù)交換，如使用移動硬盤。

（二）系統(tǒng)用戶查閱電子文件管理。訪問本企業(yè)檔案系統(tǒng)的用戶只能是本單位的職工。在檔案系統(tǒng)正式啟用前，系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)本單位職下的職責(zé)范圍和職級設(shè)置其相應(yīng)的訪問權(quán)限。檔案系統(tǒng)應(yīng)能記錄并能提供訪間用戶的信息，包括用戶身份、職屬信息、授權(quán)信息、用戶請求信息、用戶操作信息等，從訪問權(quán)限方面做好電子檔案保密工作。企業(yè)信息部門還應(yīng)配合好檔案部門做好系統(tǒng)用戶的正確使用檔案系統(tǒng)的工作，以防止系統(tǒng)用戶的不當(dāng)操作造成不必要的損失。

（三）保證電子檔案存儲系統(tǒng)運行環(huán)境的安全。與紙質(zhì)檔案管理制度一樣，健全電子檔案管理制度，包括檔案機房管理制度等。

結(jié)語：隨著時間的推移，檔案的保管和利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經(jīng)發(fā)揮和將發(fā)揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案保管和利用工作，為構(gòu)建和諧的社會主義事業(yè)服務(wù)。這是對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想。

參考文獻：

[1]尹敬波.淺談檔案管理中的保密工作.才智，2011（17）.[2]畢麗萍.檔案資料的復(fù)制與保密.中國管理信息化，2011（16）.

第五篇：淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

摘 要：作為國家重要部門當(dāng)中的關(guān)鍵性工作人員，國家干部應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)完善的人事檔案制度。只有形成了完善的人事制度，才有助于管理人員準確地弄清楚員工的工作狀況，進而建立起完善的員工考核制度。形成完善的人事檔案還有助于建立起干部正確的政治思想，對干部整體的專業(yè)水平、思想水平、業(yè)務(wù)水平有一個系統(tǒng)性的認知，進而能幫助管理部門開展對干部的考察活動。主要研究了干部人事檔案的管理方法，并對當(dāng)前管理當(dāng)中的諸多問題進行了徹底分析，給企業(yè)機關(guān)的人事檔案管理提出了相關(guān)建設(shè)性的意見與建議，指明了前進的方向。

關(guān)鍵詞：人事檔案；干部；管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）13-0171-02

一、干部人事檔案的特點

（一）統(tǒng)一相關(guān)立檔單位

在干部的人事檔案管理當(dāng)中，一般由統(tǒng)一的工作人員進行立卷工作。一個干部的履歷一般分成幾個不同的方面，主要分成自己的履歷、自我鑒定、對自己工作的考核、自我學(xué)歷等，對自己有一個系統(tǒng)性的簡介。

（二）分散的干部材料

由于干部的人事檔案需要工作人員進行資料的收集，因此往往會分散人事檔案材料。在一個機關(guān)當(dāng)中，一般由人事部門來進行干部人事檔案資料的收集。這種資料往往含有大量的內(nèi)容，不僅包括各個部門對人才的評價，還包括了獎勵材料在內(nèi)的各種資料。并且獎勵材料也有較大的區(qū)別，不僅有本單位的，還有省級、國家發(fā)放的獎勵。綜上所述，干部的人事檔案材料內(nèi)容較多，涵蓋的內(nèi)容十分復(fù)雜，涵蓋的材料也是由不同的單位提供，復(fù)雜程度也是十分大，都需要人事部門對其進行分辨。

（三）不斷流動的實體檔案

大部分機關(guān)的人員都處于不斷變換之中，人員的變動也給干部人事檔案帶來了變化。不同機關(guān)之間的人事變動都會改變干部的配置，進而帶來或帶走大量的干部人事檔案。隨著近幾年來干部人事制度的改革，使得一個干部在職業(yè)生涯中往往會經(jīng)歷多個不同的機關(guān)，在多個不同的部門中工作。而經(jīng)濟的全球化也加速了干部的人事檔案變動進程，這樣的影響已經(jīng)顯現(xiàn)在了各個方面[1]。

二、干部人事檔案管理與利用存在的問題

（一）沒有形成完善的檔案意識

1.對于個人來說，人事檔案管理對其形成了一定的制約，對人才的自由流動形成了有效管制。隨著社會的進步，在新形勢下人才也有了更大的自由。為了追求更大的經(jīng)濟利益以及實現(xiàn)更大的自我價值，人才也越來越樂于接受工作的變遷。

2.對于一個組織來說，機關(guān)沒有正確地重視人事檔案的編制工作。大部分用人單位為了追求更大的經(jīng)濟利益，往往輕視了人事檔案的建立。企業(yè)的日常運營也要一定的成本，多用人就意味著增加成本，這與企業(yè)節(jié)省成本的戰(zhàn)略不符。所以，企業(yè)不僅僅不設(shè)立人事檔案管理機構(gòu)，更不為旗下的員工建立人事檔案。這種現(xiàn)象在機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中也廣泛存在。所以，當(dāng)前情況下大部分機構(gòu)是不重視人事檔案管理工作的，這種現(xiàn)象必須得到糾正。

（二）沒有形成規(guī)范化的檔案管理方式

1.難以從順暢的渠道獲取檔案材料。正是由于人事變動較大，因此一個人才的檔案變化也是企業(yè)無法估計的。一個干部的人事檔案材料往往來自于不同的單位與部門，假若不同的單位之間沒有形成完善暢通的溝通渠道，就有可能遺漏人才的檔案，導(dǎo)致單位收到人才的檔案都是不完整的，給單位的后繼工作帶來了較大的難度。

2.編寫虛假的檔案材料。一個干部在單位中所獲得的成就與貢獻與其自身利益直接掛鉤，這就出現(xiàn)了大量偽造或是私下修改檔案材料的員工。由于當(dāng)前還沒有有效的監(jiān)管政策，無法對偽造資料的干部形成有效管制，因此上述情況時有發(fā)生。有的干部通過增加工齡、黨齡，提高學(xué)歷水平的方式來獲取更大的個人利益，嚴重影響了其他員工的工作積極性，造成了無法挽回的后果，極大地降低了人事檔案的真實程度，進而產(chǎn)生了大量官員的貪污腐敗行為，給機關(guān)單位的形象造成了極大沖擊。

3.相互抄襲人事材料的內(nèi)容。在編寫人事檔案材料的時候，工作人員只是簡單地將別人的工作成果挪過來，導(dǎo)致基本所有的人事檔案都以相似的形式書寫，給評估人員造成了較大的麻煩。

（三）沒有有效利用人事檔案

1.由于干部在調(diào)職當(dāng)中的自身疏忽，沒有有效利用人事檔案，因此使聘用人才的單位無法建立對人才的全方位認識，就無法為其安排合適的工作，人事檔案應(yīng)該起到的作用也完全沒有起到。

2.單一的服務(wù)對象。一般來說，人事干部檔案主要為領(lǐng)導(dǎo)、組織提供有效幫助，對于基層的員工來說，并沒有享受到人事檔案工作所帶來的便利。因此應(yīng)當(dāng)建立起完善的人事檔案服務(wù)機制，確保大量的人事檔案資源能夠被廣大機關(guān)單位所運用。

3.老舊的管理機制。經(jīng)過了大量實地調(diào)查之后，發(fā)現(xiàn)一般的人事檔案工作以原始檔案為主，原始的文獻一般由紙質(zhì)文檔組成，在運輸調(diào)用的過程中十分容易出現(xiàn)損壞，并且工作沒有主動性，往往需要工作人員主動上傳，工作效率十分低下[2]。

三、加強干部人事檔案管理與利用的相關(guān)對策

（一）制定科學(xué)化的干部人事檔案管理制度

1.建立起完善的干部人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。由于干部人事管理需要一定的員工來完成，所以硬件設(shè)施必須要跟上，才能更加規(guī)范化地開展干部人事檔案管理工作，也就是說要建立起配套的基礎(chǔ)設(shè)施。人事檔案要有一定的防護措施，以防突發(fā)狀況導(dǎo)致的檔案損毀。完善的基礎(chǔ)設(shè)施能有效減小檔案被損壞的幾率，讓干部的人事檔案盡量地保存長久，更好地為社會各界服務(wù)。干部的人事檔案管理要有一定的規(guī)范性，各級領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案管理，在日常工作中加大檔案工作的比重?；鶎訂T工要實時向領(lǐng)導(dǎo)報告檔案工作的進度，確保領(lǐng)導(dǎo)了解到檔案工作的實施進度。工作人員要建立起基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的理念，讓領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)資金來建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。資金的籌措是多渠道的。檔案儲存庫要有溫度控制設(shè)備，確保檔案在最適合的溫度儲存。

2.建立規(guī)范化的干部人事檔案管理制度。在各地機關(guān)如火如荼地建立人事檔案管理制度的時候，中共中央擬定并下發(fā)了有關(guān)人事檔案建設(shè)的草案。該草案有效提升了干部人事檔案管理的工作效率，讓干部檔案的收集整理工作走上了一條有序的道路。機關(guān)從事檔案管理工作的員工，日常的工作之一就是收集干部的人事檔案。這是一個十分煩瑣的工作，不僅需要走訪員工以前所工作的機構(gòu)，還要到處搜集員工的檔案。盡管煩瑣，卻不可缺失，是檔案工作的基礎(chǔ)。假若沒有人對員工的檔案進行收集，就沒有檔案工作的后繼事項。該項工作對工作人員的要求是十分苛刻的，不僅要有過人的毅力來收集檔案，還要耗費大量的精力來對檔案進行分類、管理，需要工作人員較高的個人素質(zhì)。只有有效地對檔案進行分類之后，才能開展檔案管理工作。員工不僅需要仔細研究中央下發(fā)的人事檔案工作規(guī)章制度，還要定期參加有關(guān)工作的培訓(xùn)，確保接觸到本行業(yè)最新的動向，及時調(diào)整自己的工作方式，才能確保工作進行得高效有質(zhì)量[3]。

（二）開展對干部檔案的后繼開發(fā)

1.加強對干部檔案實際效益的理解以創(chuàng)造更大的效益。由于檔案的記錄是一個長期的過程，因此檔案的管理者不僅要詳細記錄下檔案的日常使用方式，還要對檔案所有者進行實時的跟蹤調(diào)查，讓檔案的效益最大化。一部檔案一定有其的使用價值，機構(gòu)將其妥善地保存下來，就一定有其能起到的作用。而這種作用主要體現(xiàn)在檔案對人才的描述方面，能被充分利用的檔案才是有利用價值的檔案。其次，只有完全理解掌握了檔案當(dāng)中所蘊含的內(nèi)容，管理者才能利用檔案來提高實際效益。結(jié)合收集檔案的全過程，實際了解到檔案工作需要改進的地方，確保檔案得到全方位的運用，才能為干部提供更好的工作內(nèi)容。最后，檔案工作能有效體現(xiàn)出一個企業(yè)的工作效果。由于干部人事工作往往涵蓋了許多內(nèi)容，不僅會用來記錄一個干部的工作，更重要的還被用來提高企業(yè)的業(yè)務(wù)管理工作，實際運用中還能提高員工的工作效率。這也給用戶監(jiān)督干部提供了途徑，干部的績效有了人監(jiān)督，就能體現(xiàn)其價值。

2.充分利用檔案所涵蓋的信息，體現(xiàn)其實際效用。在檔案管理的過程中，最重要的一點就是要確保每個檔案的借用都有可查的記錄。有人要借用檔案，就必須要進行登記。登記的內(nèi)容不僅要包括借閱的原因，還要確保借閱的全過程要有跡可循。檔案查詢記錄不能輕易填寫，而是要一步一步填寫清楚，才能有效開展跟蹤調(diào)查。其次要對用戶進行跟蹤調(diào)查，與其建立友好的聯(lián)系。由于檔案的節(jié)約一般不會產(chǎn)生效益，其次，直接更加深入地使用檔案才會發(fā)揮更大的價值，才能準確地體現(xiàn)檔案的價值。因此，要建立用戶聯(lián)系制度，同時，定期召開用戶座談會，以加強與用戶聯(lián)系，改進我們的工作和服務(wù)方法，更好地為用戶服務(wù)。三是分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查閱檔案的時候就開始檔案的記錄工作，并及時收集用戶的回饋信息，并系統(tǒng)記錄下這些信息。最重要的就是效益這一點，不僅要詳細記錄，還要對記錄的重點進行詳細標明。除此之外，還可以采取實地勘探以及網(wǎng)上訪問的方式來增加資料的內(nèi)容。

（三）建立起與時代相符合的檔案意識

1.對于檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人來說，不僅僅應(yīng)當(dāng)改革自己對人事檔案管理的觀念，重視起人事檔案工作，還應(yīng)當(dāng)切實優(yōu)化人事檔案工作的員工結(jié)構(gòu)，確保人事檔案工作經(jīng)費充足，保證相關(guān)設(shè)備的完善，才能切實推動人事檔案管理。

2.通過其他途徑來確保高素質(zhì)的員工。定期對員工開展技能培訓(xùn)，為員工構(gòu)建起全新的檔案工作理念[4]。

四、總結(jié)

綜上所述，我國當(dāng)前的干部人事管理還有諸多不到位的地方，還需要各個部門、各個機構(gòu)的工作人員的共同努力，才能勝任這項工作。人事干部檔案管理人員應(yīng)當(dāng)改革工作方式，在日常工作中加入大量現(xiàn)代性的工作形式，才能確保人事檔案管理工作進行得又好又快。

參考文獻：

[1]劉韶青,林香青,張琮，等.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案,2010（10）:27.[2]孫威.對干部人事檔案管理與利用的研究[J].中國科技博覽,2012（21）:269.[3]劉俐.淺談高校干部人事檔案管理與利用[J].中國信息化,2012（16）:294-295.[4]王開秀.加強干部人事檔案的管理與利用[J].黑龍江科技信息,2013（4）:120.