第一篇：檔案員培訓(xùn)

環(huán)縣百余名檔案員參加檔案員基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

甘肅新聞網(wǎng)5月5日電(通訊員 崔平順)為切實(shí)提高環(huán)縣機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，經(jīng)環(huán)縣檔案局精心組織，該縣各立檔單位檔案員100多人于4月27日至29日赴西峰區(qū)參加全市檔案員基礎(chǔ)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)會。培訓(xùn)會上，主講教師們圍繞國家檔案局發(fā)布的第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及檔案工作“三大體系”建設(shè)(資源體系建設(shè)、利用體系建設(shè)、安全體系建設(shè))，以檔案及檔案工作的概述為切入點(diǎn)，以歸檔文件、科技檔案、電子文件及重要專業(yè)檔案的整理方法為重點(diǎn)，采取詳細(xì)解讀、互動交流、難點(diǎn)解答的方式，具體翔實(shí)、通俗易懂地對各行各業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識進(jìn)行認(rèn)真輔導(dǎo)，特別是文書文件的歸檔整理和保管期限界定，通過現(xiàn)場演練、個別案例點(diǎn)評，使廣大學(xué)員對檔案工作的重要性有了深刻的認(rèn)識，大幅度提升了檔案員的專業(yè)技能操作水平。

為防止本次培訓(xùn)走過場、流于形式，培訓(xùn)會結(jié)束時，由慶陽市檔案局工作人員嚴(yán)格把關(guān)，對參訓(xùn)人員的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考評，經(jīng)考核合格后頒發(fā)《檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)合格證書》。該縣101名參學(xué)人員通過兩天以來對檔案業(yè)務(wù)知識的認(rèn)真學(xué)習(xí)和操作技能的熟練掌握，均取得了《檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)合格證書》。

環(huán)縣檔案員通過認(rèn)真聆聽講義，深刻領(lǐng)會內(nèi)容實(shí)質(zhì)，潛心掌握操作技能，均感受益匪淺。檔案員綜合素質(zhì)的普遍提高，勢必為該縣檔案事業(yè)的健康發(fā)展注入活力，推動規(guī)范化建設(shè)步伐。

第二篇：檔案員培訓(xùn)學(xué)習(xí)體會

5月27日至29日，參加市檔案局組織了對企事業(yè)單位的檔案員培訓(xùn)。3天的學(xué)習(xí)雖然時間短暫，但學(xué)習(xí)強(qiáng)度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學(xué)習(xí)，我又更深入地了解了檔案服務(wù)能力建設(shè)的目標(biāo)與途徑，以及如何對各類檔案進(jìn)行征集、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，通過這次培訓(xùn)促使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。以下是我學(xué)習(xí)的重點(diǎn)體會：

一、分級管理是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作

此次培訓(xùn)班內(nèi)容豐富，主要內(nèi)容有：《國家檔案局第10號令》企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定?！秶覚n案局第30號令》檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定?！镀髽I(yè)信息化檔案室建設(shè)基本要求和發(fā)展趨勢》，《信息化背景下的企業(yè)檔案信息化理論》《檔案征集意識的培養(yǎng)》，《檔案編研工作》，《企業(yè)檔案管理規(guī)范》，《企業(yè)檔案利用工作》，CAD電子版資料的存儲和聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。培訓(xùn)期間，理論與實(shí)際相結(jié)合，觀摩了檔案局不同檔案資料，為企業(yè)檔案起到管理示范作用。

二、對檔案征集認(rèn)識的認(rèn)知

導(dǎo)向明確，覆蓋面廣、時間無限可以提升檔案管理者的檔案行為能力，推定檔案資源開發(fā)利用。檔案工作伴隨歷史發(fā)展，沒有終結(jié)，認(rèn)識也在不斷發(fā)展和提高。檔案工作者履行 “為黨管檔、為國守史”“為企業(yè)服務(wù)”的責(zé)任需要長期薪火傳承。

為什么培養(yǎng)檔案征集意識，這可以說著檢驗(yàn)檔案工作者能力的重要依據(jù)；衡量檔案工作的重要依據(jù)。

怎樣培養(yǎng)檔案征集意識，檔案的屬性，是原始性，原始記錄，注重原本、原件、原稿、孤本。從傳統(tǒng)載體來講，可以回想起當(dāng)時用鉛筆的的情景，從現(xiàn)在載體來看，可以看出社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展面貌。體現(xiàn)出檔案是人類在社會活動的真實(shí)記錄，是綜合信息資源的重要組成部分。

三，提升檔案服務(wù)能力

檔案服務(wù)能力，主要指檔案工作部門和檔案工作者運(yùn)用管理的檔案資源，為滿足企業(yè)發(fā)展和各級用戶的檔案需求提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的本領(lǐng)。那么檔案服務(wù)是檔案工作的立身之本，是檔案工作發(fā)揮企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動和基本歷史面貌。加強(qiáng)檔案服務(wù)能力建設(shè)不僅涉及到每一名檔案干部職工，也涉及到整個企業(yè)檔案系統(tǒng)、各部兼職檔案管理員崗位。加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)是全年乃至今后一個時期的檔案系統(tǒng)的主題活動。加強(qiáng)檔案服務(wù)能力建設(shè)，是一個龐大的系統(tǒng)工程，也是提升檔案工作“正能量”的一個核心工程。

第三篇：檔案員如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照

片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)

范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

（一）大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

（二）各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

（1）保管期限---分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這

種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

（2）保管期限------問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按分類。再在下按按問題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期

限下、同一中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

（3）問題-------保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按分類，再在下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

（4）---保管期限分類法。即先將歸檔文件按分類，每個下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—分類法。

4、會計(jì)類檔案分類有2種方法

（1）采用種類--保管期限—分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

（2）---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計(jì)，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式----保管期限分類法，按載體

形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式----保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

（一）全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標(biāo)識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.（二）目錄號編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識）；J代表科技檔案；K代表會計(jì)檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3 代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。

（三）案卷（件）號、頁號

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

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三

十一、文書檔案如何整理與編目? 答：文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：（1）分類。分類方法有多種，常用是分類法和問題分類法。分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。我們認(rèn)為文書檔案運(yùn)用――問題分類法來分類是比較符合實(shí)際需要的；（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一

卷之前，還必須對已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；（4）根據(jù)排列結(jié)果，對卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號；（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有:（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行――保管期限分類（不確定期限的，只按――問題分類即可）；（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝盒。三

十二、科技檔案如何整理與編目？

答：科技檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料。科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持其內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

（1）分類 要符合形成檔案的企業(yè)科技活動的性質(zhì)與特點(diǎn)，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機(jī)械的搬用別的單位和專業(yè)的分類方法。在一個企業(yè)內(nèi)，應(yīng)有一個綜合的分類方案，分類標(biāo)準(zhǔn)要一致，力求簡明，不宜層次太多?？萍紮n案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項(xiàng)目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個單項(xiàng)工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個獨(dú)立的產(chǎn)品檔案為基礎(chǔ)，按產(chǎn)品型號逐級分類，便于按照不同型號的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設(shè)備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學(xué)技術(shù)研究檔案。它是以一個科研課題為基礎(chǔ)。④按專業(yè)進(jìn)行分類。它是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)劃分，主要用于專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化或通用化較強(qiáng)的科技檔案。

（2）編目 科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊為對象進(jìn)行登記編制的，實(shí)際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計(jì)、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄?？萍紮n案總目錄是科技

檔案登記總帳，也稱流水帳?？萍紮n案的分類目錄，是嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進(jìn)行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務(wù)的工具。檔號主要包括分類號（項(xiàng)目代號）、案卷號。如設(shè)備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號含義為：S代表設(shè)備檔案，12代表該設(shè)備代號，11代表該設(shè)備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。

（3）擬寫案卷題名 案卷題名應(yīng)簡明揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的名稱、代號，針對部分內(nèi)容，材料名稱等。

（4）裝訂

案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，用件號章固定。

27、會計(jì)檔案如何整理與編目？

答：會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報告（會計(jì)報表等）和其他會計(jì)核算專業(yè)材料，是紀(jì)錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。其主要包括：（1）會計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證；（2）會計(jì)帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳（銀行日期帳、現(xiàn)金日記帳）、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計(jì)帳（公積金、養(yǎng)老金明細(xì)帳）；（3）財(cái)務(wù)報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財(cái)務(wù)報告；（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，還有會計(jì)檔案的移交清冊和銷毀清冊（此

項(xiàng)也可放在全宗卷內(nèi)）。

會計(jì)部門將當(dāng)?shù)臅?jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報告及其他會計(jì)核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、報告等幾種主要形成進(jìn)行分類。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計(jì)，再按形式分為幾類（先報表、帳簿再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號；（2）形成――保管期限――分類方法，即把報表、帳簿、憑證分開，再按時間先后排列，歷年各編一個案卷流水號。

會計(jì)檔案經(jīng)過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會計(jì)檔案的編目。編制會計(jì)檔案目錄（樣式附后）工作，一般由會計(jì)部門負(fù)責(zé)完成。當(dāng)年會計(jì)檔案在會計(jì)終了后，可暫由會計(jì)部門保管一年。期滿后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。這里的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。三

十三、照片檔案如何整理與編目？

答：照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀(jì)錄。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按――問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內(nèi)編流水號，格式為全宗號－底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標(biāo)明底片號。一張照片應(yīng)有一個說明，一

組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。符號說明的內(nèi)容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。文字說明的內(nèi)容包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內(nèi)目錄（樣式附后）使位置固定下來。

近年來，隨著數(shù)碼相機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，有些單位開始使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行照片的拍攝，形成數(shù)碼照片。對于數(shù)碼照相可以通過光盤刻錄進(jìn)行保存、檢索。具體講就是，先建立一個照片類目文件夾，然后將所攝的保存價值的數(shù)碼照片按類目保存到計(jì)算機(jī)，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計(jì)算機(jī)左下角的“開始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關(guān)內(nèi)容，就能快速檢索到此照片。三

十四、磁性載體檔案如何整理與編目？

答：磁性載體檔案系指國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價值的以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時整理。在全宗內(nèi)，磁性載體檔案一般按年代――問題進(jìn)行分類，錄音帶、錄象帶檔案的整理以自然盒為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標(biāo)簽、注明內(nèi)容、主要任務(wù)，形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內(nèi)容，同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號，并編制磁性載體檔案案卷目錄（樣式附后），歸檔的磁性載體文

件應(yīng)由文字形成部門編制歸檔說明。

三

十五、怎樣做好電子文件的歸檔、保管和利用工作？ 答：電子文件的歸檔

電子文件的歸檔管理目前實(shí)行“雙套制”。即具有永久保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子鑒章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。

電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。所謂背景信息和元數(shù)據(jù)分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上、下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影像的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)，指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。電子文件歸檔還應(yīng)注意收集以下有關(guān)文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)。

（2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應(yīng)對原始數(shù)據(jù)隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。

（3）與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)書、操作手冊等。

邏輯歸檔可實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。邏輯歸檔，指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件其中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。

歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)系到以后電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要采取措施，保證電子文件歸檔的質(zhì)量要求，大致有如下流程：（1）齊全完整；（2）真實(shí)有效；（3）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負(fù)責(zé)，整理方案由檔案部門統(tǒng)一決定；（4）統(tǒng)一規(guī)定載體形成、質(zhì)量要求――檔案部門應(yīng)對電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等作出統(tǒng)一規(guī)定，各部門按照規(guī)定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢察后歸檔保存；（5）防病毒――推薦應(yīng)用光盤歸檔。但無論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導(dǎo)的非系統(tǒng)盤，以防帶入病毒；（6）編制說明――文件形成部門應(yīng)對光盤歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬環(huán)境、版本號、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。歸檔電子文件的保管：（1）載體的物理保護(hù)

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17℃－20℃；相對濕度選定范圍：35℃－45℃。（2）信息的安全維護(hù)

采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失。制作備份是指為電子文件制作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個安全的地方，以防原件因載體損壞或設(shè)備故障等原因而丟失信息。鏡像技術(shù)是對實(shí)時要求極為嚴(yán)格的動態(tài)數(shù)據(jù)庫文件所采取的安全備份措施。它實(shí)際上是為某一動態(tài)系統(tǒng)建立完全對等的孿生系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)同進(jìn)執(zhí)行完全相同的工作，若其中一個系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一系統(tǒng)仍可繼續(xù)工和，以防止文件信息的丟失。加密技術(shù)，如采取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證、身份識別方闔等防范措施，滿足企業(yè)對電子文件信息系統(tǒng)的安全和保密要求。

殺毒主要用殺毒軟件，這是一項(xiàng)技術(shù)性的工作，應(yīng)組織專業(yè)人員建立起完善有效的防治體系。

安裝補(bǔ)丁程序，作以彌補(bǔ)程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發(fā)現(xiàn)程序的安全漏洞，因發(fā)現(xiàn)后傳播極快，更應(yīng)及時修正，否則后果難料。

歸檔電子文件的利用：

利用時應(yīng)使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。

利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物資載體拷貝，網(wǎng)絡(luò)傳輸和計(jì)算機(jī)直接提供利用等方法。

廣東漢能光伏有限公司工會文件

漢光伏工字【2011】1號

關(guān)于開展困難職工調(diào)查摸底工作的通知

為了全面準(zhǔn)確掌握我司困難職工的基本情況，建立困難職工檔案，為做好今后困難職工幫扶慰問工作做好準(zhǔn)備，公司工會決定開展困難職工調(diào)查摸底工作?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、調(diào)查范圍

符合條件的員工均可參與申報，比如生活困難、下崗?fù)宋檐娙?、下崗失業(yè)職工，家庭

或子女上學(xué)導(dǎo)致的生活困難職工等。

二、申報程序

以部門為單位，由部門組織本部門符合條件的職工本人向工會提出申請并填寫《困

難職工檔案表》以及相應(yīng)的材料，由工會提出審核意見。

三、困難職工信息應(yīng)用和意義

1.建立健全困難職工檔案，做好職工動態(tài)管理； 2.為今后走訪慰問幫扶工作做好基本信息準(zhǔn)備；

3.深入了解困難職工需求和實(shí)施員工人文關(guān)懷；

四、申報截止日期

附件：困難職工檔案表

二○一一年十二月二十一日

主題詞：

漢能光伏有限公司工會委員會

2011年12月21日印發(fā)

（共印3份）

第四篇：兼職檔案員培訓(xùn)教程(新)

兼職檔案員培訓(xùn)教程

一、有關(guān)概念

1、檔案

《檔案法》：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2、高等學(xué)校檔案

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）：是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

*文件與檔案的關(guān)系——文件是國家機(jī)關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它不包括傳播知識、信息的出版物，也不包括已被保存起來的歷史記錄，是與“圖書”、“檔案”并列的概念。檔案和文件既有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。

*文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件（3個）——辦理完畢的

有一定查考利用價值的 按一定程序集中保存的

3、檔案工作

是人們圍繞檔案實(shí)體和信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。其具體內(nèi)容包括很多方面，從工作程序的角度一般分

為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供利用和編輯研究等8個環(huán)節(jié)。

*檔案業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系——各環(huán)節(jié)有自己不同的工作內(nèi)容和任務(wù)，相互促進(jìn)、相互制約，組成相對穩(wěn)定的有機(jī)整體，其中利用是目的，其它7個環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)和前提。

*對于部門兼職檔案員來說，主要是進(jìn)行文件材料的收集、整理、歸檔工作，為學(xué)校檔案工作奠定基礎(chǔ)。

4、歸檔及歸檔制度

各部門將工作中形成并已處理完畢的文件材料整理立巻，定期移交給檔案管理部門集中保存，稱為“歸檔”。在我國，“歸檔”已成為黨和國家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度，就是歸檔制度。歸檔制度的內(nèi)容包括三個方面：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。

歸檔范圍——學(xué)校根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,制定了《金陵科技學(xué)院檔案歸檔范圍》,并根據(jù)工作內(nèi)容的變化適時調(diào)整。

在我校，凡是反映學(xué)校工作活動，具有查考利用價值的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶等特殊載體材料）均屬歸檔范圍。

今年根據(jù)國家新近修訂的文件：①國家檔案局2006年頒發(fā)的8號令《機(jī)關(guān)文件歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》②教育部與國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》修訂了我校的《各部門歸檔范圍》。

歸檔時間——根據(jù)學(xué)校工作的實(shí)際，分兩段歸檔：教學(xué)類檔案當(dāng)年12月底之前完成歸檔；非教學(xué)類檔案在第二年4月底前完成歸檔。

注意：這里歸檔時間是指各部門立卷、移交時間，最遲4月底前完成移交。而不是4月底才開始整理材料。

在這兩個時間內(nèi)，有許多事情要做：文件材料收集后要整理，對不合格材料要重新制作，對缺損材料要補(bǔ);材料在正式立卷前要送檔案館審核，對提出的問題要及時解決;然后才正式立卷移交。所以要抓緊時間，不要等到４月底才開始工作。

歸檔要求——應(yīng)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，使之系統(tǒng)有序；歸檔文件在技術(shù)加工上應(yīng)符合有關(guān)要求；歸檔文件要按一定次序系統(tǒng)排列，編寫順序號，編制文件目錄等。

二、各部門為什么要向檔案管理部門歸檔？

1、從法制講，《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定： 對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。

２、從檔案的形成講：文件產(chǎn)生在各職能管理（業(yè)務(wù)）部門，必須通過歸檔將文件轉(zhuǎn)為檔案，歸入檔案管理部門。

３、從檔案的作用講：

檔案是教職工辛勤勞動的結(jié)果，是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄。它反映了學(xué)校的辦學(xué)軌跡，是我們了解學(xué)校歷史的途徑，是解決問題的依據(jù)，更是規(guī)劃未來的依據(jù)。

檔案維系著學(xué)校的昨天、今天和明天。為了學(xué)校的發(fā)展，各職能管理（業(yè)務(wù)）部門應(yīng)向檔案管理部門歸檔。

三、兼職檔案人員崗位職責(zé)：

1、根據(jù)本院（部）、部門文件材料的形成規(guī)律，做好收集、積累、整理、保管工作，保證歸檔材料的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

2、按照校檔案館的要求，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，按時向檔案館移交。

3、對自存檔案或暫不移交的檔案材料，加強(qiáng)管理，積極提供利用。

4、積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作有關(guān)法律、法規(guī)和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，做好院（部）、部門檔案工作。

四、兼職檔案員如何開展工作

兼職檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作有關(guān)文件，領(lǐng)會文件精神和工作要求，了解本部門檔案歸檔范圍，遇到問題一定要向部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持。第一步

準(zhǔn)備工作

1、編制文件立卷類目

什么叫文件立卷類目——立卷類目是一個比較具體的立卷計(jì)劃。它是在一年的實(shí)際文件材料還沒有形成前，根據(jù)部門工作的規(guī)律和本的的工作計(jì)劃，按照立卷的原則與方法，擬制出的本文件分類歸卷?xiàng)l目。

兼職檔案員在學(xué)年初或自然的年初，根據(jù)本部門工作計(jì)劃、總結(jié)、工作目標(biāo)和網(wǎng)頁新聞所提供的部門工作情況，掌握本部門一年的工作內(nèi)容，根據(jù)《各部門歸檔范圍》的要求，預(yù)先擬寫出文件立卷類目。

立卷類目擬好后，報部門領(lǐng)導(dǎo)審定。然后打印送本部門具體工作的承辦人，要求他們按照立卷類目中的條款做好平時文件材料積累工作，以便于立卷歸檔。

*注意：a、編制立卷類目時，要考慮收集的文件材料必須對學(xué)校有保存利用價值，能夠反映本部門職能活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

b、事先編制的立卷類目難免會與實(shí)際形成的文件有出入，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時歸卷過程中，根據(jù)文件的實(shí)際情況，隨時進(jìn)行修改或增補(bǔ)。每年年終或次年年初，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合下一個的工作計(jì)劃，對類目進(jìn)行一次全面的調(diào)整與修改，以備下一使用。

第二步

平時歸卷

做好平時歸卷工作，是加強(qiáng)對文件的日常管理，防止散失堆積，方便部門利用，并為年終案卷的整理歸檔打好基礎(chǔ)。具體方法：

兼職檔案員指導(dǎo)每一項(xiàng)工作的承辦人按照立卷類目，為每一個條款準(zhǔn)備一個卷盒或檔案袋，并將條款號和條款名稱抄寫在卷脊或卷面上，卷盒或檔案袋按條款號依次分類排放，以便隨時歸入和查找文件。承辦人員將工作中辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，及時歸入卷盒（袋）；對于已經(jīng)歸卷的文件，應(yīng)該定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)歸卷不適當(dāng)?shù)囊S時調(diào)整；

1、本部門形成的發(fā)文，可以在文件正本發(fā)出時，同時將定稿和印制的文件存本歸入指定的卷盒或卷袋；

2、本部門收到的文件可以根據(jù)文件登記號，結(jié)合催辦工作，在文件辦完清退后按號入卷；

3、科研工作、基建工作給每一個課題、項(xiàng)目編一個號，有材料形成或收到有關(guān)材料時及時歸入；

*注意：a、文件歸卷之前，要注意檢查文書處理程序是否完成，處理的來龍去脈是否注明；頁數(shù)、附件等是否齊全完整；承辦中形成的電子文件是否歸檔。遇有不明之處應(yīng)及時詢問有關(guān)承辦人，然后將文件按案卷類目對號入座，歸入卷盒（袋）。借閱歸還的文件，亦應(yīng)隨時銷帳歸卷。對于不須立卷歸檔的文件材料，可以另放。

b、收集文件時，要特別注意帳外文件的收集，力求將各種文件收集齊全，不要遺漏；

帳內(nèi)文件：經(jīng)過收發(fā)文簿登記的文件。

帳外文件：各種規(guī)章制度；會議記錄（紀(jì)要）；會議文件；計(jì)劃、總結(jié)；登記表；調(diào)查報告；合同；工作人員從外單位帶回的會議材料；領(lǐng)導(dǎo)人講話；照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等聲像材料。

檢查的重點(diǎn)：

?請示、報告有無落款單位、落款時間、公章。?協(xié)議、管理制度等有沒有簽字蓋章。

?是否有請示、沒有批復(fù)，或有批復(fù)、沒有請示。?是否只有定稿沒有原稿或只有原稿沒有定稿。?是否缺少附件。

?發(fā)文稿紙上有沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、批示。?是否用已使用過的廢紙反面打印歸檔文件。?是否將不屬于歸檔范圍的材料放入。

第三步

文件材料整理、立卷工作

1、年終調(diào)整定卷

在正式立卷之前，需對平時積累、歸卷的文件材料進(jìn)行一次全面的檢查調(diào)整，然后確定組卷。檢查的方法和注意的問題：

a、兼職檔案員進(jìn)行一次清理，檢查立卷類目各條款是否完全涵蓋了所有工作。特別注意突發(fā)性、臨時性工作。

b、如果到歸檔時工作尚未完成，則應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個立卷類目。c、檢查同一條款中的文件，是否屬于同一項(xiàng)工作，工作中產(chǎn)生的具有查考利用價值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之間的聯(lián)系。

d、歸入的文件是否齊全完整：相應(yīng)產(chǎn)生的電子文件是否歸入；多余的重份文件應(yīng)剔除。檢查歸檔的文件材料有無加蓋公章，要簽名的欄目有無漏簽，附件是否齊全。

2、組卷

a、組卷整理的基本原則：

遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)考慮保存期限。

b、組卷的方法：

（1）分：將文件材料按其形成或針對的分開。

? 一般情況下文件材料歸入其形成，不同的文件應(yīng)分開；

? 統(tǒng)計(jì)報表歸入文件內(nèi)容針對的；

? 長遠(yuǎn)規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算放在文件內(nèi)容針對的第一年；

? 跨的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)；跨的總結(jié)、報告、決算歸入文件內(nèi)容針對的最后一年；

? 跨的會議文件歸入會議開幕的； ? 法規(guī)性文件歸入公布和批準(zhǔn)； ? 按學(xué)年處理的文件歸入學(xué)；

? 科研、基建、設(shè)備項(xiàng)目分別歸入鑒定、竣工、購進(jìn)； ? 重大活動的文件材料歸入結(jié)束。

（2）分問題：將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

l管理和業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，按單一問題組合； l會議文件，按會議的屆次組合，一會一卷或一會數(shù)卷； l非訴訟案件材料，按立案問題組合,一案一卷或一案數(shù)卷； l工作計(jì)劃、總結(jié)等，按責(zé)任者或名稱組合； l統(tǒng)計(jì)報表、名冊等按名稱組合； l簡報按名稱、期號組合；

l科研、基建、設(shè)備的項(xiàng)目檔案，按項(xiàng)目組合，管理性和結(jié)論性的文件材料組成卷后放在各卷之首，其余材料可按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷；

l不同類別的文件材料，必須分別排列組合。

（3）分期限：將文件按不同的保管期限分開。

? 各部門在整理歸檔材料時，可參考《各部門歸檔范圍》，先將文件材料按永久、長期、短期分開，再結(jié)合問題進(jìn)行立卷。

? 如果歸檔材料較少，只能組一卷，則不再分卷，所組成的案卷保管期限從長。

? 只對本部門的工作有短期參考價值文件材料，留本部門保存，不向檔案館移交。

c、卷內(nèi)文件排列：

經(jīng)過年終調(diào)整定卷后，每個案卷里面的文件，需要進(jìn)行系統(tǒng)化的排列，體現(xiàn)出一定的條理，以便于利用。排列的方法可以視每個案卷的具體情況而定，按文號順序、重要程度或時間順序排列。

排列方法：

l 同一件文件材料，按正件在前，附件在后； l 正本在前，定稿在后；

l 結(jié)論、決定、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后排列； l 批復(fù)在前，請示在后；

l 校內(nèi)發(fā)文：正文——發(fā)文稿紙——原稿； l 其他文件材料按文號或時間順序排列。

d、送檔案館審核、整改

在卷內(nèi)文件排列好，編號之前，一定要送檔案館審核，對檔案館反饋的問題要及時整改，解決不了的問題要寫出書面報告，分管領(lǐng)導(dǎo)要簽字。

e、卷內(nèi)文件的編號

卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)化排列后，要以編號來固定文件的排列順序，便于對照卷內(nèi)文件目錄查閱文件，便于統(tǒng)計(jì)文件的張數(shù)或件數(shù)。編號位置在：正面為文件的右下角，反面為文件的左下角，凡有內(nèi)容的文件每頁編一個號。

f、填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表

l卷內(nèi)文件目錄——是放在卷首的詳細(xì)目錄，逐份登記卷內(nèi)的文件，便于查閱，并有利于卷內(nèi)文件的完整。

l順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號；

l收發(fā)文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，如：“國發(fā)[2004]8號”，其中[2004]不得簡寫成[04]；

l文件作者：形成文件部門或?qū)ξ募?fù)有責(zé)任的署名者； 標(biāo)題：即文件標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄，無標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文l件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“（）號”，例：標(biāo)題為“請示”的文件，應(yīng)概括出主要內(nèi)容寫為“（關(guān)于設(shè)備專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的）請示”；

l文件日期：文件的形成時間，例： 1998.02.01；

所在張?zhí)枺壕韮?nèi)每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應(yīng)填l起止頁號；

l備注：要說明卷內(nèi)文件特殊情況的文字。

備考表——卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后，用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況。

l本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。一般情況下不用填寫。情況說明可以手工填寫，也可用計(jì)算機(jī)打印。

l立卷人：由完成本卷立卷工作的兼職檔案員簽名。檢查人：由部門檔案工作負(fù)責(zé)人簽名。立卷時間：由兼職檔案員填寫立卷的時間。ll*注意：簽字部分必須用鋼筆或簽字筆填寫。第四步

移交

辦理交接手續(xù)，將立好的案卷移交檔案館。

第五步

部門自存檔案的管理

部門對于自存檔案資料也應(yīng)組卷，要有裝具和固定的存放地點(diǎn)，有詳細(xì)的目錄，要落實(shí)人員的管理責(zé)任，以便于管理和利用。

各機(jī)關(guān)職能部門在做好歸檔工作以后，對于工作中常用的檔案材料要留存副本或復(fù)印件；另外要做好二級存檔文件材料的立卷、保管工作。

各院、部要做好二級存檔文件材料的立卷、保管工作。因?yàn)榇罅康慕虒W(xué)過程材料產(chǎn)生在院、部，根據(jù)歸檔范圍這些材料是不進(jìn)校檔案館的。

結(jié)束語

立卷歸檔既是文書處理及業(yè)務(wù)管理工作的終結(jié)，又是檔案管理工作的開端，是保障學(xué)校檔案齊全、完整和有效利用的重要環(huán)節(jié)。我們將繼續(xù)推進(jìn)部門立卷制度，希望各位同志繼續(xù)努力，與檔案館加強(qiáng)聯(lián)系和溝通,為學(xué)校的發(fā)展,按時保質(zhì)保量地完成今年的立卷歸檔工作。使我校檔案歸檔工作步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

文件材料的整理方法：老方法稱作三孔一線裝訂法；新方法可以理解為以件為單位的三角袋套裝法，這也就是全國現(xiàn)在較為通行的方法，我們采用的就是這后一種方法。按照這種方法進(jìn)行歸檔文件整理，就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。以件為單位，就是要求以每份文件為一件：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件（請示與批復(fù)為一件）。

第五篇：檔案員總結(jié)

社區(qū)工作者述職報告

（四）：

入職以來，在街道和社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和指導(dǎo)下，在社區(qū)全體同事的幫忙下，以社區(qū)黨建為核心，以服務(wù)群眾為宗旨，緊緊圍繞強(qiáng)基礎(chǔ)、創(chuàng)載體、重服務(wù)的工作方針，著力創(chuàng)新工作思路和方法，確保任務(wù)的圓滿完成?，F(xiàn)就20xx年在社區(qū)工作狀況述職如下：

一、工作資料

目前，我主要配合社區(qū)黨建領(lǐng)導(dǎo)做好黨建的文字材料工作。透過對黨建材料的整理，了解了黨建的工作流程及相關(guān)業(yè)務(wù)，配合各支部開展各項(xiàng)活動，努力做好黨務(wù)居務(wù)公開工作，及時更新各支部遠(yuǎn)程教育學(xué)習(xí)記錄。由于剛?cè)肼?，對社區(qū)黨建這塊資料還比較陌生，工作之余，我認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)黨務(wù)知識，翻閱各類相關(guān)文件資料，虛心學(xué)習(xí)老同志的經(jīng)驗(yàn)和做法，大膽進(jìn)行工作嘗試，將所學(xué)的知識運(yùn)用到工作中來。

其次，用心配合社區(qū)網(wǎng)格化的建設(shè)，此刻各個社區(qū)都大力推廣網(wǎng)格化建設(shè)，這項(xiàng)工作對于村改居的社區(qū)來說，困難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于純社區(qū)。鐘宅社區(qū)的特點(diǎn)是房屋分布不規(guī)則，流動人員多，且相對復(fù)雜，這樣加大了我們?nèi)霊艉途W(wǎng)格劃分的困難度。以往我們社區(qū)是按照小組來劃分，這樣就會造成小組人員信息和網(wǎng)格人員信息不一致的問題。我們也一向就此問題與街道、電信多次探討，力求更好的把小組人員信息與網(wǎng)格信息相掛鉤。

我還透過對社區(qū)各口信息的采集，匯總，及時更新社區(qū)網(wǎng)站，讓居民能及時的明白社區(qū)的最新動態(tài)。用心配合社區(qū)做好精神禮貌建設(shè)的檔案歸集工作。

二、工作體會

透過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)真思考，對于社區(qū)工作，我有幾點(diǎn)體會：第一，我感受到了當(dāng)一名社區(qū)工作者的不易，社區(qū)工作絕不是單打獨(dú)斗而是整個社區(qū)全體工作同仁一齊努力才能把工作做好。只有各口用心配合，才能把繁瑣的社區(qū)工作做得井井有條。第二，我感受到了當(dāng)一名社區(qū)工作者在思想上不斷完善，在政治上不斷求強(qiáng)，在工作上不斷求精，從而使自身綜合素質(zhì)不斷提高。第三，在未來的職業(yè)生涯中，可能有機(jī)會經(jīng)手相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，我應(yīng)具有全心全意為人民服務(wù)的基本道德規(guī)范，廉潔奉公，忠于職守，不以權(quán)謀私，公平、公正、敬業(yè)，上為社區(qū)分憂，下為百姓解愁。

三、存在不足

由于個人經(jīng)驗(yàn)有所欠缺，在工作中還存在必須不足：一是，自身學(xué)習(xí)仍需要進(jìn)一步加強(qiáng)。隨著城市管理體制的不斷發(fā)展，社區(qū)工作職能將不斷更新。對社區(qū)專職工作者的知識、潛力提出了更高的要求，為社區(qū)黨員群眾服務(wù)的潛力，水平有待進(jìn)一步提高。二是身份轉(zhuǎn)變不夠迅速。由于經(jīng)驗(yàn)不足，個人在為人處事方面還不夠嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，今后要更加努力改正，也請領(lǐng)導(dǎo)和同事給予批評指正。

四、今后的工作

綜合以上不足，我今后要更加努力地工作，用心進(jìn)取、不斷創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)自身建設(shè)，為搞好社區(qū)工作而作出努力。同時也請各級領(lǐng)導(dǎo)、同事在今后的工作中繼續(xù)給予批評與指正，我將認(rèn)真反省并及時改正。