第一篇：檔案員培訓(xùn)資料

一、城建檔案信息化建設(shè)

（一）信息化建設(shè)的概念

（二）信息化建設(shè)的目標(biāo)

（三）信息化建設(shè)的原則

（四）信息化建設(shè)的內(nèi)容

（五）信息化建設(shè)的要求

（一）信息化建設(shè)的概念

? 是指依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置計(jì)算機(jī)輔

助管理設(shè)施和專業(yè)人員，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為平臺(tái)，建立和完善城建檔案信息資源庫，對(duì)城建檔案信息資源進(jìn)行全面收集、科學(xué)管理，為社會(huì)提供方便、快捷、全面、系統(tǒng)的信息利用服務(wù)。

（二）信息化建設(shè)的目標(biāo)

? 城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)應(yīng)以數(shù)字化城建檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)為方向，以城建

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以數(shù)字信息資源建設(shè)為核心，以城建檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化、富有特色的檔案信息資源體系和社會(huì)服務(wù)體系。

（三）信息化建設(shè)的原則

? 城建檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)與城鄉(xiāng)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，應(yīng)與本地區(qū)的信息化工

作相協(xié)調(diào)。

? 城建檔案行業(yè)主管部門應(yīng)制定信息化工作專項(xiàng)規(guī)劃，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定實(shí)施

計(jì)劃，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。

? 信息化建設(shè)應(yīng)做到應(yīng)用技術(shù)先進(jìn)、成熟，經(jīng)濟(jì)上合理可行，系統(tǒng)安全穩(wěn)定可靠。? 信息化建設(shè)應(yīng)積極采用國際、國家標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系和管理

規(guī)范，與電子政務(wù)系統(tǒng)協(xié)調(diào)建設(shè)，資源共享。

? 用信息化手段為城市社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的專業(yè)化服務(wù)，滿足政府、公眾對(duì)城建檔案使用的需要。

（四）信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

? 基本內(nèi)容主要包括：

檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化

? 主要內(nèi)容是：

計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用

（五）信息化建設(shè)的要求

? 城建檔案的形成、保管單位應(yīng)根據(jù)信息化建設(shè)工作的需要配置計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件與

網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，設(shè)置相應(yīng)的崗位和管理人員，并建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、軟件和數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行管理制度，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、保密制度。

? 城建檔案的形成單位應(yīng)建立收集和移交電子檔案的制度，并應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文

件的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證電子文件的原始、真實(shí)、完整、安全、及時(shí)整理形成電子檔案。

? 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極創(chuàng)造條件接收電子檔案，重視和做好電子檔案的保管和遷

移工作，保證電子檔案在保管期限內(nèi)完整、真實(shí)、可用。

? 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)內(nèi)部工作人員和城建檔案形成單位的檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行

信息技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。

? 城建檔案管理部門應(yīng)建立自己的檔案網(wǎng)站。網(wǎng)站應(yīng)提供政策法規(guī)、辦事指南、開放

檔案目錄查詢等基本功能。

二、城建檔案管理系統(tǒng)

（一）城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的要求

（二）城建檔案管理系統(tǒng)的功能

（三）全省城建檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣使用深

圳偉圖公司城建檔案管理系統(tǒng)軟件

? 前端收集軟件：

建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)

（房屋建筑、市政版）

湖北省建設(shè)工程網(wǎng)上注冊(cè)登記系統(tǒng)

? 檔案接收與管理：

城建檔案綜合管理系統(tǒng)

城市建設(shè)聲像檔案管理系統(tǒng)

城建電子文件管理控制中心系統(tǒng)

? 檔案利用：

城市建設(shè)信息分析統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

? 歷史檔案數(shù)字化

館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)

建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)

（房屋建筑、市政版）

系統(tǒng)主要特點(diǎn)：

? 依據(jù)國標(biāo)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》(GB/T50323-2001)、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)

范》(GB/T50328-2001)，以及《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T 117）、《湖北省建設(shè)工程竣工檔案編制及報(bào)送規(guī)定》（鄂建［2010］92號(hào)）等其他相關(guān)法規(guī)條文對(duì)施工資料的要求，一方面實(shí)現(xiàn)了施工技術(shù)資料收集和整理，確保了施工資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；另一方面實(shí)現(xiàn)了實(shí)物檔案與電子文件同步歸檔。

? 系統(tǒng)具有工程管理、文件登記收集、組卷、移交等功能，檔案組卷模塊具有輔助組

織電子卷以及自動(dòng)生成并打印標(biāo)準(zhǔn)的案卷封皮、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄等功能；實(shí)現(xiàn)了實(shí)物檔案可對(duì)應(yīng)已組好卷的電子檔案進(jìn)行打印，縮短整理時(shí)間，規(guī)范了檔案整理工作，而且避免在整理過程中文件的遺失、遺漏。

? 系統(tǒng)具有工程施工資料統(tǒng)一用表的編輯功能。所有的用表包括：建筑工程、城鎮(zhèn)道

路工程、給水排水管道工程、城市橋梁工程等。

? 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以城建電子文件為依據(jù)的實(shí)體檔案歸檔體系。各種實(shí)體檔案的原件稿可從

系統(tǒng)中打印，然后簽章歸檔，從而杜絕了檔案缺失、補(bǔ)制或偽造現(xiàn)象，縮短了實(shí)體檔案的收集、整理、移交時(shí)間，確保實(shí)物檔案的真實(shí)、可靠、完整、系統(tǒng)。

? 系統(tǒng)采用前端控制原則實(shí)現(xiàn)了工程電子文件的收集，確保歸檔范圍內(nèi)的全部電子文

件在形成時(shí)期的真實(shí)、可靠、完整、安全、可讀；

? 系統(tǒng)采用XML傳輸，對(duì)歸檔的電子文件在傳輸過程加密，有效地防止對(duì)電子文件的損傷和破壞。

? 系統(tǒng)界面友好，風(fēng)格統(tǒng)一，操作簡便、易學(xué)。

（四）建設(shè)工程電子文件數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)

? 實(shí)現(xiàn)工程報(bào)建登記、任務(wù)分配、業(yè)務(wù)指導(dǎo)

功能

? 實(shí)現(xiàn)電子文件接收功能，提供建筑工程竣

工工程應(yīng)交電子文件模板編輯功能

? 實(shí)現(xiàn)按工程項(xiàng)目對(duì)電子文件的管理功能

湖北省建設(shè)工程網(wǎng)上注冊(cè)登記系統(tǒng)

城建檔案綜合管理系統(tǒng)

軟件主要功能與特點(diǎn):

? 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了城建檔案管理過程中各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的集中、協(xié)調(diào)、無縫管理與動(dòng)態(tài)監(jiān)控，即實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程的項(xiàng)目（工程）報(bào)建登記、檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、竣工檔案送審、案卷整理、檔案審核、檔案移交、檔案入庫審核、檔案著錄與編目排架、電子文件存放位置自動(dòng)著錄、檔案統(tǒng)計(jì)、總目錄與分類目錄查詢、編制并打印手檢工具、檔案查詢檢索、檔案利用、檔案銷毀等檔案管理全過程的計(jì)算機(jī)集成化管理；

? 系統(tǒng)的著錄界面與著錄格式嚴(yán)格依照國標(biāo)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》編制；檔案移

交審核、案卷名稱、卷內(nèi)目錄等的著錄嚴(yán)格按《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》編制，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)“兩個(gè)規(guī)范”的完整執(zhí)行。

? 系統(tǒng)通過高度的智能識(shí)別，實(shí)現(xiàn)了城建檔案項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)及卷

內(nèi)電子文件瀏覽的集成化著錄與管理；

? 實(shí)現(xiàn)了多種查詢方式,可以對(duì)不同級(jí)別的著錄信息進(jìn)行橫向查詢、縱向查詢、跨類查

詢；

? 具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案管理部門中相關(guān)統(tǒng)計(jì)表格、管理表格的生成與輸出到Excel功

能，利于自行編輯、打印；

? 實(shí)現(xiàn)了城建檔案送審報(bào)盤數(shù)據(jù)接收功能（報(bào)盤數(shù)據(jù)格式為Excel格式，可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目、工程、案卷、文件級(jí)的數(shù)據(jù)接收功能）；系統(tǒng)預(yù)留施工企業(yè)電子文件歸檔數(shù)據(jù)的接收功能；

? 具有電子檔案閱讀器功能，支持各類電子文件及照片的查詢與管理；

? 提供高度安全的體系結(jié)構(gòu)，提供嚴(yán)格的管理權(quán)限功能；全部數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理； ? 系統(tǒng)完全采用開放式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)/接口設(shè)計(jì)，用于數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交換，有利于數(shù)據(jù)庫

平臺(tái)更換、升級(jí)、功能擴(kuò)充。

城市建設(shè)聲像檔案管理系統(tǒng)

系統(tǒng)主要特點(diǎn)：

? 系統(tǒng)通過高度的智能識(shí)別，實(shí)現(xiàn)了城市建設(shè)照片檔案的工程信息、案卷信息、照片

組、組內(nèi)單張照片以及照片電子文件瀏覽的集成化著錄與管理；

? 系統(tǒng)以電子文件為管理單位,照片以文件的形式獨(dú)立存放；本系統(tǒng)支持照片直接掃

描，數(shù)碼等照片的批量導(dǎo)入功能，同時(shí)系統(tǒng)提供了自動(dòng)建立照片電子文件標(biāo)引及存放路徑；

? 在著錄過程中，系統(tǒng)記錄了照片元數(shù)據(jù)，提供了照片元數(shù)據(jù)查詢功能；所有的著錄

內(nèi)容（包括備注）都可以方便的進(jìn)行模糊或精確查詢；

? 系統(tǒng)人性化的設(shè)計(jì)，以及批量導(dǎo)入等功能，可以大大提高照片檔案的著錄速度； ? 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了按工程、案卷、照片組、單張照片多種檢索方式，符合查找條件照片可

以實(shí)現(xiàn)以縮略圖多張顯示，以幻燈片自動(dòng)播放，從而快速找到特定的照片；? 可以根據(jù)查詢條件，打印傳統(tǒng)式的卡片及照片說明；

? 提供了裁剪、復(fù)制、注標(biāo)記、更新等照片編輯功能；

? 具有高度安全的體系結(jié)構(gòu)，設(shè)有嚴(yán)格的管理權(quán)限，數(shù)據(jù)操作與查詢權(quán)限界定針對(duì)每個(gè)模塊；

?提供了照片檔案的動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)信息及制作照片檔案館藏手檢工具功能；

? 可以靈活導(dǎo)進(jìn)、導(dǎo)出數(shù)據(jù)及照片，用于交流或?qū)ｎ}編纂。

城建電子文件管理控制中心系統(tǒng)

城市建設(shè)信息分析統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)

《館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)》

? 是“數(shù)字城建檔案館”工程的重要組成部分，它將滿足“數(shù)字城建檔案館”對(duì)電子文件

著錄與描述、檢索與確認(rèn)、文件資源管理、電子文件真實(shí)與完整性保護(hù)及電子長期保存的要求。

三、電子文件與電子檔案管理

1、電子文件與電子檔案概述

2、電子文件的特點(diǎn)及其影響

3、電子文件的收集與積累

4、電子文件整理與歸檔

5、電子檔案的驗(yàn)收與移交

6、電子檔案的管理與利用

7、電子檔案的安全與防范

1、電子文件與電子檔案概述

電子文件與電子檔案的含義

電子文件（Electronic Records）

? 是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。這個(gè)含義有四層意思，一是電子文件是能被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的文件；二是電子文件需按一定格式存儲(chǔ)在特定的存儲(chǔ)載體上；三是電子文件可在網(wǎng)絡(luò)上傳送；四是電子文件是一組數(shù)字代碼序列。

電子檔案（Electronic files)

? 是指具有保存價(jià)值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。這一含義有四層意思，一是電子檔案是己歸檔的電子文件；二是電子檔案具有保存價(jià)值；三是電子檔案要按一定方法整理，而不是雜亂無

章的電子文件；四是電子檔案還應(yīng)該包括與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)及相關(guān)數(shù)據(jù)。? “電子檔案”就一般理解而言，是指作為“檔案”而被檔案部門接收和保存的電子文件，歸檔后就為電子檔案。

具體來說就是：電子檔案是指國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，通過使用現(xiàn)代化設(shè)備所成形的，有一定保存價(jià)值的，且能被相關(guān)設(shè)備所識(shí)別和信息再現(xiàn)的各種類型的電子代碼序列。

電子文件的來源

1、建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件

2、建設(shè)工程電子文件

電子文件與電子檔案管理的基本要求

? 一是檔案形成單位應(yīng)制定電子文件管理制度和技術(shù)措施，明確規(guī)定本單位電子文件

歸檔的時(shí)間、范圍、方式、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、元數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等歸檔要求，確保歸檔電子文件的質(zhì)量。

? 二是檔案形成單位檔案機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、歸檔及歸

檔后電子檔案的保管、利用實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性，確保電子文件檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全。

? 三是電子文件形成部門和個(gè)人應(yīng)積極協(xié)助和支持本單位檔案機(jī)構(gòu)開展電子文件歸檔

管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)及電子文件檔案的保管、利用等工作。

? 四是城建檔案管理機(jī)構(gòu)配置的計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備和應(yīng)用軟件，應(yīng)能有效讀取歸檔的電子文件。

? 五是檔案形成、保管單位應(yīng)確保電子文件真實(shí)性、完整性和有效性。

? 六是電子文件形成部門和個(gè)人應(yīng)將已歸檔的電子文件保存至少1年。

? 七是歸檔的電子文件和電子檔案應(yīng)定期備份。

? 八是城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程檔案、業(yè)務(wù)管理檔案形成單位電子文件的歸檔與管

理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并適時(shí)組織檢查。

2、電子文件的特點(diǎn)及其影響

? 電子文件的特點(diǎn)

? 一是電子文件是數(shù)字化的、具有非直讀性的信息

? 二是電子文件的形成、傳輸、存儲(chǔ)、利用都必須依賴于相應(yīng)的設(shè)備

? 三是電子文件的信息與載體相分離

? 四是電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)不一致

? 五是電子文件依賴于元數(shù)據(jù)

? 六是電子文件信息能共享但不安全

? 七是電子文件能保真

? 八是電子文件易修改

? 九是電子文件能實(shí)現(xiàn)邏輯歸檔

電子文件特點(diǎn)對(duì)管理的影響

一是電子文件特點(diǎn)對(duì)管理的方便性

二是電子文件特點(diǎn)對(duì)管理的困難性

3、電子文件的收集與積累

? 電子文件收集積累的范圍

? 電子文件收集積累的要求

4、電子文件的整理與歸檔

? 電子文件在歸檔前需進(jìn)行整理，才能移交檔案部門保存和利用

? 建設(shè)電子文件的整理、鑒定、歸檔、檢驗(yàn)、匯總等應(yīng)按照《湖北省建設(shè)工程竣工檔

案編制及報(bào)送規(guī)定》（鄂建［2010］92號(hào)）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）的規(guī)定執(zhí)行。

5、電子檔案的驗(yàn)收與移交

? 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交

? 建設(shè)工程電子檔案的驗(yàn)收與移交

6、電子檔案的管理與利用

電子檔案的管理

? 電子檔案的保管、存儲(chǔ)、遷移、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等管理應(yīng)按現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）的規(guī)定執(zhí)行。

電子檔案的保管

電子檔案的有效存儲(chǔ)

電子檔案的遷移

電子檔案的鑒定銷毀

電子檔案的統(tǒng)計(jì)

電子檔案的利用

?電子檔案保管單位應(yīng)編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務(wù)。

? 利用時(shí)必須嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)和規(guī)定，凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用電子檔案

時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門審核批準(zhǔn)。

? 對(duì)具有保密要求的電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須按照國家、地方及部門有

關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密安全管理的規(guī)定，采取必要的安全保密措施，報(bào)經(jīng)國家或地方保密管理部門審批，確保國家利益和國家安全。

7、電子檔案的安全與防范

? 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全與防治措施

? 加強(qiáng)技術(shù)措施，確保電子文件與電子檔案的安全

? 提高電子文件制作及管理人員的素質(zhì)

第二篇：核算員培訓(xùn)資料

核算員培訓(xùn)資料

第一章

總則

為規(guī)范公司所屬加油站會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)對(duì)加油站的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范內(nèi)部控制，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，提高核算員業(yè)務(wù)技能，使核算員在履行好核算職能基礎(chǔ)上，切實(shí)發(fā)揮好會(huì)計(jì)監(jiān)督作用，確保加油站經(jīng)營管理順利進(jìn)行，按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》的規(guī)定和公司有關(guān)文件制度精神，編寫本培訓(xùn)資料。本培訓(xùn)資料適用于公司所屬加油站（指公司全資或租賃的并由公司進(jìn)行財(cái)務(wù)核算的加油站）。

第一節(jié)

財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德

（一）愛崗敬業(yè)。愛崗就是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員熱愛本職工作，安心本職崗位，并為做好本職工作盡心盡力、盡職盡責(zé)。敬業(yè)是指對(duì)其所從事的會(huì)計(jì)職業(yè)和行業(yè)的正確認(rèn)識(shí)和恭敬態(tài)度，并用這種嚴(yán)肅恭敬的態(tài)度，認(rèn)真地對(duì)待本職工作。正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)職業(yè)，樹立愛崗敬業(yè)的精神。熱愛會(huì)計(jì)工作，敬重會(huì)計(jì)職業(yè);安心工作，任勞任怨；嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍；忠于職守，盡職盡責(zé)。

（二）誠實(shí)守信。做老實(shí)人，說老實(shí)話，辦老實(shí)事，不搞虛假，保守秘密，不為利益所誘惑。

（三）廉潔自律。樹立正確的人生觀和價(jià)值觀；公私分明，不貪不沾；遵紀(jì)守法，盡職盡責(zé)。

（四）客觀公正。端正態(tài)度，即依法辦事，實(shí)事求是，不偏不倚。

（五）堅(jiān)持原則。熟悉準(zhǔn)則，遵循準(zhǔn)則，堅(jiān)持準(zhǔn)則。

（六）提高技能。具有不斷提高會(huì)計(jì)專業(yè)技能的意識(shí)和愿望；具有勤學(xué)苦練的精神和科學(xué)的學(xué)習(xí)方法。

（七）參與管理。努力鉆研業(yè)務(wù)，熟悉財(cái)經(jīng)法規(guī)和相關(guān)制度，提高業(yè)務(wù)技能，為參與管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；熟悉服務(wù)對(duì)象的經(jīng)營活動(dòng)和業(yè)務(wù)流程，使參與管理的決策更具針對(duì)性和有效性。

（八）強(qiáng)化服務(wù)。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。

第二節(jié)

加油站核算員崗位職責(zé)

（一）嚴(yán)格遵守加油站的規(guī)章制度，恪守財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德，了解公司的財(cái)務(wù)制度及相應(yīng)處理程序，并切實(shí)執(zhí)行。

（二）現(xiàn)金、票證的結(jié)算做到日結(jié)日清，當(dāng)班期間的現(xiàn)金必須當(dāng)日交存；及時(shí)填報(bào)各種報(bào)表，正確反映商品流轉(zhuǎn)情況，做到賬賬，賬物相符。

（三）熟悉本崗位安全防范知識(shí)，負(fù)責(zé)當(dāng)班貨款的及時(shí)交存，妥善保管本站現(xiàn)金、賬冊(cè)、憑證、單據(jù)及有關(guān)印章。

（四）協(xié)助加油站站長做好經(jīng)濟(jì)核算工作，嚴(yán)格審核費(fèi)用開支，努力降低成本。

（五）完成加油站站長交辦的其他工作。

第二章

加油站核算基礎(chǔ)知識(shí)

第一節(jié) 加油站核算員日常工作流程

第二節(jié)

加油站相關(guān)表單、賬簿設(shè)置及填寫要求

二、《加油站銷售日?qǐng)?bào)》（樣表2）

1、涉及流程：成品油零售、銷售收入

2、填寫說明：

三、《加油站商品進(jìn)銷存數(shù)量核對(duì)表》（樣表3）

1、涉及流程：成品油銷售、潤滑油銷售 2填寫說明：

3、相關(guān)規(guī)范要求：

1）《加油站進(jìn)銷存數(shù)量核對(duì)表》的“月初結(jié)存數(shù)量”為上個(gè)月核對(duì)表中節(jié)轉(zhuǎn)下來的數(shù)量，由于盤點(diǎn)盈虧按月進(jìn)行賬面調(diào)整，所以“月初結(jié)存數(shù)量”為上月末實(shí)際庫存數(shù)量。

2）、本月入庫數(shù)量，加油站按入庫驗(yàn)收單上的原發(fā)重量統(tǒng)計(jì)，對(duì)小額配送量（非槍銷售），入庫數(shù)量也要統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還包括內(nèi)部移庫、溢余數(shù)量。

3）、本月庫存數(shù)量，為加油站銷售、內(nèi)部移庫、損耗出庫數(shù)量，對(duì)小額配送量（非槍銷售）出庫數(shù)量也要統(tǒng)計(jì)。

4）、月末結(jié)存數(shù)量=月初結(jié)存數(shù)量+本月入庫數(shù)量小-本月出庫數(shù)量小計(jì)。

5）、《加油站進(jìn)銷存數(shù)量核對(duì)表》是按當(dāng)月盤點(diǎn)盈虧當(dāng)月進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整這一原則進(jìn)行填寫；如果各核對(duì)數(shù)據(jù)存在差異，要進(jìn)行認(rèn)真分析，并說明原因；

6）、盤點(diǎn)盈虧數(shù)量當(dāng)月進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，如果盈余則填寫在“損溢”欄，如果虧損也填寫在“損溢”欄，并用“+”、“—”表示。7）、由于盈虧數(shù)量按月進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，所以月末結(jié)存數(shù)量與月末盤點(diǎn)實(shí)存數(shù)量保持一致，為《加油站庫存商品盤點(diǎn)明細(xì)表》中的庫存實(shí)存數(shù)量。

8）、由地市營銷中心加管部負(fù)責(zé)牽頭進(jìn)行月末進(jìn)銷存數(shù)量的核對(duì)，并且也要建立相應(yīng)的加油站進(jìn)銷存核對(duì)表臺(tái)賬。

四、《加油站庫存商品盤點(diǎn)明細(xì)表》（樣表4）

1、涉及流程：成品油零售、成品油盤點(diǎn)

2、填寫說明：

1）、（2）=（3）+（4）-（5）-（6）-（7）+（8）+（9）+（10）；（11）=（2）-（1），+為盈余、-為虧損。

用于加油站月末庫存油品盤點(diǎn)，由地市營銷中心加油站盤點(diǎn)小組依據(jù)加油站盤點(diǎn)結(jié)果填寫，加油站相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，報(bào)地市營銷中心財(cái)務(wù)部和加管部審核，一式三份，營銷中心和加油站分別留存。

2）、賬存數(shù)=月初結(jié)存數(shù)量+本期購進(jìn)數(shù)量-本期銷售數(shù)量。3）、要求相關(guān)審核責(zé)任人簽字手續(xù)齊全。

3、相關(guān)規(guī)范要求：

1）、表中“庫存實(shí)存數(shù)量”按月末盤點(diǎn)實(shí)測密度換算（計(jì)算公式為計(jì)重密度乘油品體積），與加油站月末盤點(diǎn)表中的《加油站有關(guān)盤

存登記表》中計(jì)算的油品重量（計(jì)算方法同上）一致。

2）、表中“賬存數(shù)量”為沒有進(jìn)行盈虧數(shù)量調(diào)整前的賬面數(shù)，等于《加油站進(jìn)銷存數(shù)量核對(duì)表》中“月初結(jié)存數(shù)量+本月購進(jìn)-本月銷售”。

3）、盈虧原因要認(rèn)真分析，做簡要說明。

4）、當(dāng)月盈虧數(shù)量當(dāng)月進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，則當(dāng)月《加油站庫存商品盤點(diǎn)明細(xì)表》中體現(xiàn)的盈或虧數(shù)量與當(dāng)月《加油站進(jìn)銷存核對(duì)表》中“其它入庫”或“其它出庫”數(shù)量一致。

五、《存貨盤點(diǎn)明細(xì)》（樣表5）

1、涉及流程：潤滑油銷售

2、填寫說明：

1）（2）=（3）+（4）-（5）-（6）-（7）+(8)+（9）；（10）=（2）-（1），+為盈余、—為虧損。

2）該表只用于加油站月末潤滑油存貨盤點(diǎn)，填寫方法和要求同《加油站庫存商品盤點(diǎn)明細(xì)表》

六、《存貨盤點(diǎn)盈（虧）及報(bào)廢審批表》

1、涉及流程：成品油盤點(diǎn)

2、填寫說明：

1）此表由各單位加油站加管部門填寫，用于油品盈虧；每月盤點(diǎn)完，匯總各單位加油站盤點(diǎn)盈虧情況，報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。2）盈虧數(shù)據(jù)與加油站庫存商品明細(xì)表和財(cái)務(wù)報(bào)表要一致。

3、相關(guān)規(guī)范要求：

1）、程序。①營銷中心加管部負(fù)責(zé)匯總《加油站商品盤點(diǎn)明細(xì)表》盈（虧）數(shù)據(jù)提供給總公司；②總公司負(fù)責(zé)組織加管、財(cái)務(wù)相關(guān)部門對(duì)加油站盤點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核完后，由加管部填寫《存貨盤點(diǎn)盈（虧）報(bào)廢審批表》，并出具分析報(bào)告，報(bào)公司財(cái)務(wù)部審批后，上報(bào)總公司領(lǐng)導(dǎo)審批；③總公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，營銷中心財(cái)務(wù)部門進(jìn)行盈（虧）核銷。同時(shí)，加管部門將核銷結(jié)果以書面形式反饋給加油站。作為加油站調(diào)賬的依據(jù)。

2）權(quán)限。保管損耗超耗或溢余量超過定額損耗損耗一倍或多倍時(shí)，加管部門應(yīng)及時(shí)查明原因，寫出詳細(xì)分析報(bào)告，經(jīng)總公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，營銷中心財(cái)務(wù)部門方可進(jìn)行賬務(wù)處理。3）時(shí)間。當(dāng)月盈虧數(shù)量當(dāng)月進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。

七、《發(fā)票領(lǐng)用繳銷登記表》

1、涉及流程：發(fā)票管理控制

2、填寫說明：

1）用于公司發(fā)票管理部門登記與各營銷部門之間的領(lǐng)用繳銷情況，2）加油站從稅務(wù)局購買了發(fā)票后在“發(fā)票類別”里注明“購買普通（增值稅發(fā)票）在“領(lǐng)用記錄”登記數(shù)量和起止號(hào)碼，發(fā)票庫存增加，當(dāng)班員工領(lǐng)用、繳回發(fā)票時(shí)按要求填寫，簽字手續(xù)齊全”。3）由加油站核算員負(fù)責(zé)填寫。

第三節(jié) 加油站現(xiàn)階段啟用的臺(tái)賬及登帳依據(jù)

一、加油站現(xiàn)階段啟用賬簿及臺(tái)賬（1）現(xiàn)金日記賬

（2）庫存商品臺(tái)賬（含潤滑油）（3）往來臺(tái)賬（加油站定點(diǎn)加油臺(tái)賬）（4）自用油、小車加油、回罐臺(tái)賬

二、臺(tái)賬登記依據(jù)(一)現(xiàn)金日記賬：

（1）收入款現(xiàn)金：《油款交接登記》、現(xiàn)金繳款單(或存款單)（2）支出款現(xiàn)金：現(xiàn)金支票存根（回執(zhí)）、領(lǐng)取款手續(xù)、費(fèi)用報(bào)效單據(jù)、員工借支單等

（二）庫存商品臺(tái)賬：入庫計(jì)量驗(yàn)收單、成品油配送提油單、銷售日?qǐng)?bào)表、油品盤點(diǎn)表

（四）往來臺(tái)賬：

（1）內(nèi)部往來：員工借支單、費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)、還款手續(xù)

（2）外部往來：加油原始憑證、交款票據(jù)

（五）自用油、車輛用油、回罐臺(tái)賬：

（1）自用油：自用油申請(qǐng)報(bào)告、自用油發(fā)票

（2）回罐臺(tái)賬：銷售日?qǐng)?bào)表

第四節(jié)

真假人民幣的識(shí)別方法

全套的第五套人民幣防偽措施：

1）、水印

2）、紅、藍(lán)彩色纖維

3）、安全線

4）、手工雕刻頭像

5）、隱形面額數(shù)字

6）、光變面額數(shù)字

7）、陰陽互補(bǔ)對(duì)應(yīng)圖案

8）、雕刻凹版印刷

9）、號(hào)碼（凸?。?/p>

10）、膠印微縮文字

11）專用紙張

12）、變色熒光纖維

13）、無色熒光圖案

14）、有色熒光圖案

15）、膠印接線印刷

16）、凹印接線印刷

微縮文字

18）、磁性號(hào)碼

19）、浮雕隱形文字

第三章

加油站資金管理

第一節(jié)

資金管理方式

1、加油站資金實(shí)行收支兩條線管理。

2、資金安全管理實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制

第二節(jié)

營業(yè)資金管理

一、現(xiàn)場營業(yè)款管理

二、加油站預(yù)收貨款管理

第三節(jié)

營業(yè)款繳存管理 繳存方式：分為上門存款和自行繳存

一、上門收款

1、上門收款流程操作規(guī)程：）、凹印8

① 加油站清點(diǎn)整理好現(xiàn)金，填制現(xiàn)金存款憑條。

② 核對(duì)無誤后在電子監(jiān)控下辦理款箱交接，雙方登記簽字確認(rèn)。

二、上門收款相關(guān)要求：

三、自行繳存

1）、加油站在繳存營業(yè)款時(shí)，核算員清點(diǎn)好當(dāng)日的營業(yè)款，必須與當(dāng)日日?qǐng)?bào)表金額一致，填好現(xiàn)金繳款單

2）、加油站在繳存營業(yè)款時(shí)，核算員不得一個(gè)人往銀行繳存，必須由加油站站長或站長指定人員陪同，在繳存過程中必須保持通訊暢通，繳存后必須回站，不得在外逗留

3）、加油站必須制定存款線路，存款路線圖系加油站保密資料，不得對(duì)外公開。核算員在存款過程中須不定期更換路線，不得穿加油站工作服前往

第四節(jié)

加油站費(fèi)用資金管理

一、費(fèi)用資金管理的一般規(guī)定

第五章

發(fā)票管理

一、購買

1）屬于統(tǒng)一稅號(hào)的加油站的發(fā)票購買由中營銷中心財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)；屬于獨(dú)立稅號(hào)的加油站的發(fā)票購買由本站的核算員負(fù)責(zé)。

3）購買發(fā)票時(shí)，要求兩人同行，購買發(fā)票后，必須直接返回本單位，不得在外逗留。

3）初次購買發(fā)票前，首先應(yīng)該核算員提出購票申請(qǐng)報(bào)告，寫明所需

發(fā)票種類、名稱、數(shù)量；經(jīng)營銷中心財(cái)務(wù)部主管審批后，然后向稅務(wù)機(jī)關(guān)提供購票人員的身份證明及財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章印模等資料申請(qǐng)購買。

4）購買發(fā)票時(shí)應(yīng)注意，取得發(fā)票號(hào)是否與發(fā)票登記簿上相符、如果是增值稅專用發(fā)票，還要核對(duì)取得增值票的版本號(hào)是否是發(fā)票登記簿上相符。

二、保管

1）建立發(fā)票購領(lǐng)存登記簿，要求在發(fā)票購領(lǐng)存登記簿上按發(fā)票編號(hào)逐項(xiàng)登記。

2）發(fā)票必須全部存放于專用保險(xiǎn)箱中。

3）發(fā)票專用章必須與發(fā)票分開管理，由核算員保管發(fā)票，加油站站長保管發(fā)票專用章。

4）使用發(fā)票的加油站應(yīng)妥善保管發(fā)票，不得丟失。發(fā)票丟失，應(yīng)當(dāng)于丟失當(dāng)日向營銷中心財(cái)務(wù)部、主管國家稅務(wù)局書面報(bào)告，并在報(bào)刊和電視等傳播媒介上公開聲明作廢，并接受國家稅務(wù)機(jī)關(guān)的處罰。

三、領(lǐng)用

1）實(shí)行驗(yàn)舊領(lǐng)新限量發(fā)放原則。核算員在發(fā)放新發(fā)票時(shí)，必須收回已用完的舊發(fā)票。

2）對(duì)收回的發(fā)票要認(rèn)真驗(yàn)收、檢查是否有卻份或涂改、錯(cuò)開、套開等不合法現(xiàn)象。若發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象時(shí)，必須立即向營銷中心財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)匯報(bào)，處理該問題。核算員按驗(yàn)收合格的收回發(fā)票數(shù)量發(fā)放空白發(fā)票，并在空白發(fā)票上統(tǒng)一蓋發(fā)票專用章。領(lǐng)用人應(yīng)認(rèn)真檢查新發(fā)票的份數(shù)

及聯(lián)次，并在發(fā)票購領(lǐng)存登記簿登記簽名。

四、開具

1）發(fā)票填開用票單位填開使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票、不得拆本使用發(fā)票、不得擴(kuò)大發(fā)票使用范圍（即稅務(wù)登記時(shí)確認(rèn)的經(jīng)營范圍）。

2）必須做到按號(hào)碼順序填開，填寫項(xiàng)目齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，全部聯(lián)次一次復(fù)寫，內(nèi)容完全一致，不得跳號(hào)缺號(hào)。發(fā)票作廢，必須在原發(fā)票上注明“作廢”章，一式數(shù)聯(lián)應(yīng)全部完整保存。

3）配置的增值稅防偽稅控系統(tǒng)，應(yīng)按照稅務(wù)部門的規(guī)定由專人負(fù)責(zé)使用和管理，保證增值稅防偽稅控系統(tǒng)的正常使用。不得將系統(tǒng)密碼告知他人。

4）填開發(fā)票的單位必須在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時(shí)開具發(fā)票，未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票。

5）增值稅專用發(fā)票不得隨意開具銷項(xiàng)負(fù)數(shù)發(fā)票。如發(fā)生退貨確需要開具負(fù)數(shù)發(fā)票的，若購貨方未認(rèn)證和抵扣，則將其退回抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)，直接將其作為銷項(xiàng)負(fù)數(shù)發(fā)票的依據(jù)開具負(fù)數(shù)發(fā)票；若對(duì)方應(yīng)經(jīng)記賬抵扣的，必須取得對(duì)方稅務(wù)機(jī)構(gòu)的“進(jìn)貨退出或索取折讓證明單”后，方可開具銷項(xiàng)負(fù)數(shù)發(fā)票。對(duì)于填開發(fā)票后，發(fā)生銷貨折價(jià)的，在收回原發(fā)票或取得對(duì)方國家稅務(wù)機(jī)關(guān)的有效證明后，方可填開紅字發(fā)票，用票單位和個(gè)人填錯(cuò)發(fā)票，應(yīng)書寫或加蓋“作廢”字樣，完整保存各聯(lián)備查。

五、發(fā)票的繳銷

1）發(fā)票快使用完以后，要及時(shí)的到稅務(wù)局購領(lǐng)新的發(fā)票，不能出現(xiàn)加油站無發(fā)票的情況，發(fā)票繳銷要進(jìn)入國稅局的網(wǎng)上辦稅服務(wù)廳填表，填完報(bào)后打印出來帶上發(fā)票購領(lǐng)本及稅控IC卡到稅務(wù)局領(lǐng)票。

第六章

油品進(jìn)銷存管理

一、購進(jìn)

1）加油站所售油品統(tǒng)一由公司配送，加油站不得擅自從外部單位購貨。屬于統(tǒng)一稅號(hào)的加油站，配送油品作移庫處理；屬于獨(dú)立稅號(hào)的加油站配送油品視同銷售結(jié)算。為了保證配送油品及時(shí)核對(duì)，月末最后一日結(jié)賬后加油站填制《油品入庫登記表》上傳營銷中心財(cái)務(wù)部。2）《內(nèi)部油品調(diào)撥單》是油庫發(fā)油、加油站收油的雙向證明單據(jù)。是加管部、財(cái)務(wù)部、加油站確認(rèn)油品購進(jìn)、入庫的原始憑證。3）加油站計(jì)量員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收的油品填好油品入庫登記表；核算員根據(jù)內(nèi)部油品調(diào)撥單原發(fā)數(shù)量，在銷售日?qǐng)?bào)表“本期購進(jìn)欄”反映當(dāng)日購進(jìn)。加管部銷售內(nèi)勤收到加油站內(nèi)部油品調(diào)撥單財(cái)務(wù)聯(lián)后進(jìn)行油品入庫核算。

二、銷售管理

1）各加油站在油品銷售過程中必須遵循“先款后貨，錢貨兩清”的原則，一律不得賒銷。

2）為促銷量，個(gè)別加油站對(duì)一些固定大用戶需要實(shí)行滾動(dòng)結(jié)算時(shí)，必須向總公司加管部以及財(cái)務(wù)部申請(qǐng)，經(jīng)總公司總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行，確定具體結(jié)算日期。3）不能缺斤少兩、克扣客戶

4）不得擅自出售溢余油品、私分貨款。5）不得為第三方寄存外來油品。6）不得泄露本企業(yè)商業(yè)機(jī)密。

第七章

加油站檔案管理與核算員工作交接

一、加油站原始憑證的日常管理

加油站的原始憑證由銷售班報(bào)表、銷售日?qǐng)?bào)表、銷售月報(bào)表、內(nèi)部油品調(diào)撥單、庫存商品盤點(diǎn)表、公司油票、現(xiàn)金存款單、納稅及相關(guān)資料、費(fèi)用報(bào)銷發(fā)票等。

二、加油站檔案的傳遞與保管

加油站應(yīng)配有帶鎖的檔案柜，用于保管資料，加油站的檔案管理又分為加油站現(xiàn)場保管檔案和財(cái)務(wù)部保管檔案兩種類型。銷售報(bào)表、盤點(diǎn)表等加油站填報(bào)報(bào)表一式兩份，加油站保管一份、公司總部財(cái)務(wù)部保管一份。

各加油站的原始檔案資料不得帶出本站，如確因工作需要，必須帶出使用的資料應(yīng)事先經(jīng)單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)，以確保檔案資料安全。

三、核算員工作交接

1）核算員如有工作變動(dòng)，在接到人事部正式通知后方可辦理移交手續(xù)。如申請(qǐng)辭職，需提前1個(gè)月向人事部和財(cái)務(wù)部提交辭職申請(qǐng)，待同意以后方可辦理移交；如有特殊原因請(qǐng)假時(shí)間超過1天的需提前向營銷中心加管部上報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理臨時(shí)移交。

2）核算員工作移交均需有營銷中心加管部派人或指定人員進(jìn)行監(jiān)交，無監(jiān)交人時(shí)不得擅自辦理移交。

3）核算員工作移交編制移交清單，由加油站站長，監(jiān)交人辦理交接雙方簽字。移交清單一式三份，加管部和交接雙方各執(zhí)一份。4）核算員工作移交內(nèi)容

①、現(xiàn)金、（包括加油站支取的備用金和當(dāng)天已收還未存入銀行的營業(yè)款）重要憑證。

②、稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、發(fā)票及發(fā)票購領(lǐng)本（在核對(duì)清發(fā)票購領(lǐng)存情況后，分已開具和未開具發(fā)票詳細(xì)列明起止號(hào)碼）、一般納稅人認(rèn)定表及年審記錄、稅務(wù)檢查資料等。

③、印章：銀行預(yù)留印鑒中由核算員保管的部分。

④、保險(xiǎn)柜密碼：應(yīng)有核算員單獨(dú)交接，不在移交清單中列明。⑤、其他需要移交及說明事項(xiàng)。

第三篇：檔案員如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照

片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每冊(cè)為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)

范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

（一）大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

（二）各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

（1）保管期限---分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這

種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對(duì)本級(jí)）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

（2）保管期限------問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按分類。再在下按按問題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級(jí)別分類，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件。以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問題類目中。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期

限下、同一中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

（3）問題-------保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按分類，再在下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司），此種分類法盒號(hào)編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

（4）---保管期限分類法。即先將歸檔文件按分類，每個(gè)下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—分類法。

4、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

（1）采用種類--保管期限—分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

（2）---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會(huì)計(jì)，再按形式分為幾類（先報(bào)表、帳薄再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式----保管期限分類法，按載體

形式設(shè)置三級(jí)類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式----保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁號(hào)）的編制

（一）全宗號(hào)的編制 全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.（二）目錄號(hào)編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí)）；J代表科技檔案；K代表會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個(gè)不同的保管期限。

3、目錄號(hào)編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號(hào) y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3 代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。

（三）案卷（件）號(hào)、頁號(hào)

1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫件號(hào)（填寫在順序號(hào)欄）和頁號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁號(hào)。

2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號(hào)。

3、頁號(hào)是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號(hào)。頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

本主題由 admin 于 3 天前 加入精華

三

十一、文書檔案如何整理與編目? 答：文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：（1）分類。分類方法有多種，常用是分類法和問題分類法。分類法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。我們認(rèn)為文書檔案運(yùn)用――問題分類法來分類是比較符合實(shí)際需要的；（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一

卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本、本部門的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；（4）根據(jù)排列結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號(hào)；（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有:（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行――保管期限分類（不確定期限的，只按――問題分類即可）；（3）對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝盒。三

十二、科技檔案如何整理與編目？

答：科技檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的科技文件材料?？萍紮n案整理，要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持其內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

（1）分類 要符合形成檔案的企業(yè)科技活動(dòng)的性質(zhì)與特點(diǎn)，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機(jī)械的搬用別的單位和專業(yè)的分類方法。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)，應(yīng)有一個(gè)綜合的分類方案，分類標(biāo)準(zhǔn)要一致，力求簡明，不宜層次太多?？萍紮n案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項(xiàng)目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產(chǎn)品類型分類，主要適用于產(chǎn)品檔案。它是在企業(yè)全部產(chǎn)品范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的產(chǎn)品檔案為基礎(chǔ)，按產(chǎn)品型號(hào)逐級(jí)分類，便于按照不同型號(hào)的產(chǎn)品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設(shè)備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學(xué)技術(shù)研究檔案。它是以一個(gè)科研課題為基礎(chǔ)。④按專業(yè)進(jìn)行分類。它是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)劃分，主要用于專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化或通用化較強(qiáng)的科技檔案。

（2）編目 科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊(cè)為對(duì)象進(jìn)行登記編制的，實(shí)際上是案卷的名冊(cè)，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計(jì)、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。科技檔案總目錄是科技

檔案登記總帳，也稱流水帳。科技檔案的分類目錄，是嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列次序，對(duì)案卷進(jìn)行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務(wù)的工具。檔號(hào)主要包括分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)）、案卷號(hào)。如設(shè)備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號(hào)含義為：S代表設(shè)備檔案，12代表該設(shè)備代號(hào)，11代表該設(shè)備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號(hào)。

（3）擬寫案卷題名 案卷題名應(yīng)簡明揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的名稱、代號(hào)，針對(duì)部分內(nèi)容，材料名稱等。

（4）裝訂

案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時(shí)要取掉金屬物。案卷不裝訂時(shí)科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，用件號(hào)章固定。

27、會(huì)計(jì)檔案如何整理與編目？

答：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告（會(huì)計(jì)報(bào)表等）和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是紀(jì)錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。其主要包括：（1）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；（2）會(huì)計(jì)帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳（銀行日期帳、現(xiàn)金日記帳）、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳（公積金、養(yǎng)老金明細(xì)帳）；（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)（包括附表及文字說明）、其他財(cái)務(wù)報(bào)告；（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，還有會(huì)計(jì)檔案的移交清冊(cè)和銷毀清冊(cè)（此

項(xiàng)也可放在全宗卷內(nèi)）。

會(huì)計(jì)部門將當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、報(bào)告等幾種主要形成進(jìn)行分類。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會(huì)計(jì)，再按形式分為幾類（先報(bào)表、帳簿再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)；（2）形成――保管期限――分類方法，即把報(bào)表、帳簿、憑證分開，再按時(shí)間先后排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。

會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過分類排列、裝訂和編號(hào)，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會(huì)計(jì)檔案的編目。編制會(huì)計(jì)檔案目錄（樣式附后）工作，一般由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)完成。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)終了后，可暫由會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)部門編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。這里的移交清冊(cè)一般可以用案卷目錄代替。三

十三、照片檔案如何整理與編目？

答：照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀(jì)錄。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按――問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。對(duì)于反映同一事件的一組照片可以編一個(gè)號(hào)，然后每組照片分別編小流水號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為全宗號(hào)－底片號(hào)，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號(hào)，同時(shí)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。一張照片應(yīng)有一個(gè)說明，一

組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。符號(hào)說明的內(nèi)容包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見號(hào)，其中參見號(hào)為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。文字說明的內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內(nèi)目錄（樣式附后）使位置固定下來。

近年來，隨著數(shù)碼相機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，有些單位開始使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行照片的拍攝，形成數(shù)碼照片。對(duì)于數(shù)碼照相可以通過光盤刻錄進(jìn)行保存、檢索。具體講就是，先建立一個(gè)照片類目文件夾，然后將所攝的保存價(jià)值的數(shù)碼照片按類目保存到計(jì)算機(jī)，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個(gè)類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計(jì)算機(jī)左下角的“開始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關(guān)內(nèi)容，就能快速檢索到此照片。三

十四、磁性載體檔案如何整理與編目？

答：磁性載體檔案系指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時(shí)整理。在全宗內(nèi)，磁性載體檔案一般按年代――問題進(jìn)行分類，錄音帶、錄象帶檔案的整理以自然盒為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標(biāo)簽、注明內(nèi)容、主要任務(wù)，形成時(shí)間、帶長（分鐘）、編號(hào)、型號(hào)和保管期限等內(nèi)容，同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)，并編制磁性載體檔案案卷目錄（樣式附后），歸檔的磁性載體文

件應(yīng)由文字形成部門編制歸檔說明。

三

十五、怎樣做好電子文件的歸檔、保管和利用工作？ 答：電子文件的歸檔

電子文件的歸檔管理目前實(shí)行“雙套制”。即具有永久保存價(jià)值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子鑒章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。

電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。所謂背景信息和元數(shù)據(jù)分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上、下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影像的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)，指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。電子文件歸檔還應(yīng)注意收集以下有關(guān)文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)。

（2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應(yīng)對(duì)原始數(shù)據(jù)隔一段時(shí)間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。

（3）與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說明、操作手冊(cè)等；以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)書、操作手冊(cè)等。

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。邏輯歸檔，指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件其中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。

歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)系到以后電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要采取措施，保證電子文件歸檔的質(zhì)量要求，大致有如下流程：（1）齊全完整；（2）真實(shí)有效；（3）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負(fù)責(zé)，整理方案由檔案部門統(tǒng)一決定；（4）統(tǒng)一規(guī)定載體形成、質(zhì)量要求――檔案部門應(yīng)對(duì)電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等作出統(tǒng)一規(guī)定，各部門按照規(guī)定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢察后歸檔保存；（5）防病毒――推薦應(yīng)用光盤歸檔。但無論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導(dǎo)的非系統(tǒng)盤，以防帶入病毒；（6）編制說明――文件形成部門應(yīng)對(duì)光盤歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。歸檔電子文件的保管：（1）載體的物理保護(hù)

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17℃－20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35℃－45℃。（2）信息的安全維護(hù)

采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失。制作備份是指為電子文件制作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個(gè)安全的地方，以防原件因載體損壞或設(shè)備故障等原因而丟失信息。鏡像技術(shù)是對(duì)實(shí)時(shí)要求極為嚴(yán)格的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫文件所采取的安全備份措施。它實(shí)際上是為某一動(dòng)態(tài)系統(tǒng)建立完全對(duì)等的孿生系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)同進(jìn)執(zhí)行完全相同的工作，若其中一個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，另一系統(tǒng)仍可繼續(xù)工和，以防止文件信息的丟失。加密技術(shù)，如采取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證、身份識(shí)別方闔等防范措施，滿足企業(yè)對(duì)電子文件信息系統(tǒng)的安全和保密要求。

殺毒主要用殺毒軟件，這是一項(xiàng)技術(shù)性的工作，應(yīng)組織專業(yè)人員建立起完善有效的防治體系。

安裝補(bǔ)丁程序，作以彌補(bǔ)程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發(fā)現(xiàn)程序的安全漏洞，因發(fā)現(xiàn)后傳播極快，更應(yīng)及時(shí)修正，否則后果難料。

歸檔電子文件的利用：

利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。

利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物資載體拷貝，網(wǎng)絡(luò)傳輸和計(jì)算機(jī)直接提供利用等方法。

廣東漢能光伏有限公司工會(huì)文件

漢光伏工字【2011】1號(hào)

關(guān)于開展困難職工調(diào)查摸底工作的通知

為了全面準(zhǔn)確掌握我司困難職工的基本情況，建立困難職工檔案，為做好今后困難職工幫扶慰問工作做好準(zhǔn)備，公司工會(huì)決定開展困難職工調(diào)查摸底工作?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、調(diào)查范圍

符合條件的員工均可參與申報(bào)，比如生活困難、下崗?fù)宋檐娙?、下崗失業(yè)職工，家庭

或子女上學(xué)導(dǎo)致的生活困難職工等。

二、申報(bào)程序

以部門為單位，由部門組織本部門符合條件的職工本人向工會(huì)提出申請(qǐng)并填寫《困

難職工檔案表》以及相應(yīng)的材料，由工會(huì)提出審核意見。

三、困難職工信息應(yīng)用和意義

1.建立健全困難職工檔案，做好職工動(dòng)態(tài)管理； 2.為今后走訪慰問幫扶工作做好基本信息準(zhǔn)備；

3.深入了解困難職工需求和實(shí)施員工人文關(guān)懷；

四、申報(bào)截止日期

附件：困難職工檔案表

二○一一年十二月二十一日

主題詞：

漢能光伏有限公司工會(huì)委員會(huì)

2011年12月21日印發(fā)

（共印3份）

第四篇：居民健康檔案培訓(xùn)資料

居民健康檔案培訓(xùn)資料

1、人口基本信息，重點(diǎn)人群動(dòng)態(tài)數(shù)字（服務(wù)人口、常駐人口、紙質(zhì)檔案、電子檔案）

2、滿7歲建檔體檢，滿65歲及時(shí)納入老年人管理—評(píng)估、體檢、輔助檢查并附化驗(yàn)單

3、慢性病規(guī)范管理—內(nèi)容要求：(1)健康檔案、每年一次年檢、一年4次以上隨訪（隨訪時(shí)測血壓血糖）、一次血壓或血糖控制不理想調(diào)整藥物（增加原藥物劑量或更換藥物）2周后隨訪、2次控制不滿意開具轉(zhuǎn)診單轉(zhuǎn)診，2周后隨訪。

4、每次測量血糖值必須填寫化驗(yàn)單并附隨訪表后面。

5、現(xiàn)場測量血壓、血糖了解控制情況

一、居民健康檔案合格率：

健康檔案合格率=抽查填寫合格的檔案份數(shù)/抽查檔案總份數(shù)×100％。

填寫合格的檔案—項(xiàng)目填寫完整不漏項(xiàng)、填寫規(guī)范符合要求（一份居民健康檔案中有1項(xiàng)漏填或填寫錯(cuò)誤為不合格檔案）常出現(xiàn)的錯(cuò)誤如下：

編號(hào)（□□□□□□-□□□-□□□）-□□□□□

居民健康檔案

姓

名：

現(xiàn) 住 址：

戶籍地址：

聯(lián)系電話：（無聯(lián)系電話或未及時(shí)更新）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）名稱：

村（居）委會(huì)名稱：

建檔單位：

建 檔 人：

責(zé)任醫(yī)生：（多份檔案填寫一名醫(yī)生）

建檔日期：

****年**月**日

終止日期：

****年**月**日 終止緣由：

規(guī)范要求：

1、每一份健康檔案編碼都要填寫完整，不能戶主填寫完整而其他家庭成員只填寫后5位檔案號(hào)。

2、規(guī)范填寫：341282+鄉(xiāng)鎮(zhèn)編碼+行政村編碼+檔案號(hào)

二、健康檔案填寫

1、居民健康檔案內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、健康體檢、重點(diǎn)人群健康管理記錄和其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄。

2、存在問題

（1）索引與檔案號(hào)的一致性

不能通過索引隨時(shí)隨機(jī)找出對(duì)應(yīng)的檔案

（2）多份檔案填寫一名責(zé)任醫(yī)生，未體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)服務(wù)精神(團(tuán)隊(duì)化、網(wǎng)絡(luò)化責(zé)任化）。（3）以前建立的檔案多少無聯(lián)系電話，之后在進(jìn)行服務(wù)時(shí)也未更新聯(lián)系方式。（4）個(gè)人基本信息和健康體檢表填寫缺項(xiàng)或填寫不規(guī)范（靳寨等問題）體檢時(shí)為什么測量左右側(cè)血壓：

1、正常人左右血壓有5—10mmHg的差別，多是主力手較高。

2、一些疾病可導(dǎo)致左右血壓差別，如主動(dòng)脈夾層B型，左上肢血壓可明顯低于右上肢

3、大動(dòng)脈炎，患側(cè)血壓低于健側(cè)

4、鄉(xiāng)鎮(zhèn)0~6歲兒童基本信息、體檢信息在保健機(jī)構(gòu)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒建檔。

要求：鄉(xiāng)鎮(zhèn)為0~6歲兒童建立居民健康檔案檔案只填寫基本信息，滿7周歲開始按照正常人群管理，每年健康體檢一次。

三、發(fā)現(xiàn)并規(guī)范管理慢性病人： 高血壓發(fā)現(xiàn)率：總?cè)丝诘?5.04%； 糖尿病發(fā)現(xiàn)率：總?cè)丝诘?.4%； 老年人占總?cè)丝诘?2.24%； 重性精神病發(fā)現(xiàn)率：總?cè)丝诘?.5‰

1、慢性病人規(guī)范管理：(1)建立健康檔案(2)每年一次年檢

(3)一年4次以上面對(duì)面隨訪（隨訪時(shí)測血壓、空腹血糖）

(4)一次血壓或血糖控制不理想調(diào)整藥物（增加原藥物劑量或更換藥物）2周后隨訪、2次控制不滿意開具轉(zhuǎn)診單轉(zhuǎn)診，2周后隨訪。

2、血壓控制滿意：收縮壓＜140 mmHg，舒張壓＜90 mmHg。收縮壓≥140 mmHg 或舒張壓≥ 90 mmHg為控制不滿意。

3、血糖控制滿意：空腹血糖＜ 7.0mmol/L或餐后血糖＜ 11.1mmol/L；空腹血糖值≥7.0mmol/L或隨機(jī)血糖≥11.1mmol/L為控制不滿意

4、每次測量血糖值必須填寫化驗(yàn)單并附隨訪表后面。隨訪表填寫前后要對(duì)應(yīng)：

服藥依從性與用法用量要對(duì)應(yīng)，對(duì)于服藥規(guī)律的，填寫每天劑量、次數(shù)。不服藥的就不能填寫劑量、次數(shù)

糖尿病隨訪表（略），主食：每天不超過300克！每次隨訪時(shí)血糖必須測空腹血糖并附化驗(yàn)單！

四、老年人管理：

1、建立居民健康檔案

2、老年人生活方式和健康狀況評(píng)估

3、每年一次體格檢查

4、輔助檢查

5、健康指導(dǎo)

老年人生活自理能力評(píng)估表 該表為自評(píng)表，根據(jù)下表中5個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估，將各方面判斷評(píng)分匯總后，0～3分者為可自理； 4～8分者為輕度依賴；9～18分者為中度依賴； 能自理。

同一個(gè)老年人連續(xù)多年健康評(píng)估沒有任何變化，判斷評(píng)分不填寫，假表一個(gè)！按照《老年人生活自理能力評(píng)估表》對(duì)老年人生活方式和健康狀況進(jìn)行評(píng)估，輔助檢查（7項(xiàng)）： 血常規(guī) 尿常規(guī)

肝功能：血清谷草轉(zhuǎn)氨酶、血清谷丙轉(zhuǎn)氨酶和總膽紅素 腎功能：血清肌酐和血尿素氮 空腹血糖

血脂：總膽固醇、甘油三酯 心電圖

五、健康教育：

（一）內(nèi)容

1.宣傳普及《中國公民健康素養(yǎng)——基本知識(shí)與技能（試行）》。配合有關(guān)部門開展公民健康素養(yǎng)促進(jìn)行動(dòng)。

2.對(duì)青少年、婦女、老年人、殘疾人、0～6歲兒童家長、農(nóng)民工等人群進(jìn)行健康教育。

3.開展合理膳食、控制體重、適當(dāng)運(yùn)動(dòng)、心理平衡、改善睡眠、限鹽、控?zé)?、限酒、控制藥物依賴、戒毒等健康生活方式和可干預(yù)危險(xiǎn)因素的健康教育。

4.開展高血壓、糖尿病、冠心病、哮喘、乳腺癌和宮頸癌、結(jié)核病、肝炎、艾滋病、流感、手足口病和狂犬病、布病等重點(diǎn)疾病健康教育。

5.開展食品安全、職業(yè)衛(wèi)生、放射衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、飲水衛(wèi)生、計(jì)劃生育、學(xué)校衛(wèi)生等公共衛(wèi)生問題健康教育。

6.開展應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、防災(zāi)減災(zāi)、家庭急救等健康教育。7.宣傳普及醫(yī)療衛(wèi)生法律法規(guī)及相關(guān)政策。

分者為不二）發(fā)放印刷資料：

取閱架提供不少于12種內(nèi)容的印刷資料，但不少村室取閱架6種宣傳單

（三）開展公眾健康咨詢活動(dòng)：鄉(xiāng)鎮(zhèn)每年開展9次公眾健康咨詢活動(dòng)、舉辦健康知識(shí)講座（鄉(xiāng)鎮(zhèn)12期、村室6期）、開展一對(duì)一個(gè)體化健康教育。但健康教育缺乏實(shí)時(shí)性、季節(jié)性和針對(duì)性。

實(shí)時(shí)性—利用宣傳日（3.24；4.25；11.14;12.1等），圍繞宣傳主題，進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容宣傳。

季節(jié)性—根據(jù)季節(jié)不同，開展季節(jié)性的健康教育知識(shí)講座（如冬春季節(jié)開展呼吸道疾病防治、夏秋季進(jìn)行腸道傳染病防治等）

針對(duì)性—針對(duì)健康教育對(duì)象的不同，采用不同的宣傳教育材料，如部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)在小學(xué)教室為小學(xué)生進(jìn)行高血壓知識(shí)講座

健康教育內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)下載，專業(yè)性強(qiáng)，服務(wù)對(duì)象不能理解，健康教育效果不理想。健康教育活動(dòng)缺乏真實(shí)性，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)為了湊夠期數(shù)而隨意制作健康教育知識(shí)講座，2期使用一張照片。更假的5月26號(hào)的知識(shí)講座，老百姓穿著棉襖在接受知識(shí)傳授。

六、包保責(zé)任制：

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院組建責(zé)任小組，負(fù)責(zé)一定區(qū)域居民的基本公共衛(wèi)生服務(wù)，實(shí)行網(wǎng)格化管理。以文件形式體現(xiàn)基本公共衛(wèi)生服務(wù)———團(tuán)隊(duì)化、網(wǎng)絡(luò)化、責(zé)任化。明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)公衛(wèi)人員負(fù)責(zé)的村室，村室人員負(fù)責(zé)的自然村，為轄區(qū)居民服務(wù)有村室人員簽名（檔案、隨訪表等）

部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有包保責(zé)任制相關(guān)文件，村室沒有人員包保責(zé)任區(qū)域，或服務(wù)簽字與包保責(zé)任人員不符。

第五篇：學(xué)校檔案建設(shè)培訓(xùn)資料

學(xué)校檔案建設(shè)培訓(xùn)資料

一、檔案室的基本要求

城區(qū)及鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府所在地和集鎮(zhèn)小學(xué)要求檔案室房舍為兩間及兩間以上，村級(jí)小學(xué)檔案室為一間。檔案室內(nèi)干凈整潔，放置條形工作臺(tái)及辦公桌椅以便查閱檔案使用。各迎驗(yàn)學(xué)校確定一名檔案管理員。檔案室門口需有檔案室門牌及檔案管理員簡介（包括照片、姓名、電話、學(xué)歷、職稱、承諾等），檔案室內(nèi)需掛置檔案制度，城區(qū)及鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府所在地和集鎮(zhèn)小學(xué)要求有四項(xiàng)制度，分別為：《檔案室人員崗位責(zé)任》、《檔案保管制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案立卷歸檔制度》，村級(jí)小學(xué)要求兩項(xiàng)制度，分別為《檔案室人員崗位責(zé)任》、《檔案保管制度》，要求全鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一制作，統(tǒng)一裱框，標(biāo)準(zhǔn)一致。（檔案制度內(nèi)容已發(fā)送至局均衡辦公共郵箱da68980988@163.com，密碼：68980988，請(qǐng)自行下載。）

檔案柜統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為:上邊玻璃門三層隔斷，下邊鐵皮門的鐵皮柜，高低一致；檔案盒統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為：藍(lán)色塑料材質(zhì)，厚度35mm，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一購買，各學(xué)校不能有色差，盒內(nèi)檔案均用抽桿夾裝訂，抽桿夾分為厚中薄三種，根據(jù)檔案數(shù)量厚度使用，不強(qiáng)調(diào)抽桿夾的顏色；檔案盒正面、側(cè)面標(biāo)簽統(tǒng)一使用粉紅色硬A4紙制作，檔案封皮必須使用A4規(guī)格的牛皮紙自己制作，不可直接購買市面上制作好的檔案封皮。

二、試點(diǎn)學(xué)校檔案建設(shè)節(jié)點(diǎn)要求

經(jīng)局研究決定挑選10所學(xué)校先行檔案建設(shè)試點(diǎn)，分別為：唐河縣一小、思源實(shí)驗(yàn)學(xué)校、畢店二小、畢店二初中、桐寨鋪二小、桐寨鋪二初中、蒼臺(tái)二小、蒼臺(tái)二初中、祁儀一初中、馬振撫二小。各中心校要在轄區(qū)內(nèi)選擇一所學(xué)校作為試點(diǎn)，與局同步進(jìn)行。

因全縣年報(bào)數(shù)據(jù)要在11月下旬最終確定，為不影響試點(diǎn)學(xué)校檔案建設(shè)，試點(diǎn)學(xué)校的年報(bào)數(shù)據(jù)原則上不更改，試點(diǎn)學(xué)校先做2016—2017學(xué)檔案，要求12月上旬必須完成任務(wù)，并裝盒入柜，接受局檔案組驗(yàn)收。12月中旬在試點(diǎn)學(xué)校召開全縣檔案建設(shè)現(xiàn)場會(huì)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)確定的試點(diǎn)學(xué)校也必須在12月上旬完成2016-2017年檔案建設(shè)，裝盒入柜，并成為全鄉(xiāng)的示范點(diǎn)。全縣所有檔案必須在2018年3月底至4月初完工，4月中旬全部裝盒入柜。

三、檔案建設(shè)啟動(dòng)前的準(zhǔn)備工作

根據(jù)2017—2018學(xué)年報(bào)數(shù)據(jù)，小學(xué)填寫四學(xué)年（2014—2015，2015—2016，2016—2017，2017—2018），初中填寫三學(xué)年（2015—2016，2016—2017，2017—2018）的《唐河縣義務(wù)教育學(xué)?；緱l件辦學(xué)統(tǒng)計(jì)表》（內(nèi)含十項(xiàng)核心指標(biāo)）和每學(xué)的《班額統(tǒng)計(jì)表》，填寫過程中需注意以下幾點(diǎn)要求：

1、所填寫的2017—2018學(xué)十項(xiàng)核心指標(biāo)必須和年報(bào)數(shù)據(jù)一致，特別是數(shù)字檔案，不能出現(xiàn)一點(diǎn)誤差，比如：班額、建筑面積、圖書冊(cè)數(shù)、師生比、高學(xué)歷比例數(shù)據(jù)等。對(duì)于半寄宿制學(xué)校建筑面積的算法是：初中用寄宿學(xué)生數(shù)×15.31+非寄宿學(xué)生數(shù)×6.4=學(xué)?？偨ㄖ娣e（必須和年報(bào)數(shù)據(jù)一樣），生均建筑面積就是用總面積÷總?cè)藬?shù)（寄宿生+非寄宿生）。注明：省檢查組驗(yàn)收時(shí)按上述算法做出解釋。

2、填寫2015—2016，2016—2017兩學(xué)年的《唐河縣義務(wù)教育學(xué)校基本條件辦學(xué)統(tǒng)計(jì)表》中的十項(xiàng)核心指標(biāo)時(shí)，關(guān)于班額和班軌的問題必須注意，班額不能突破70人/班。學(xué)校總?cè)藬?shù)與鞏固率相聯(lián)系，每個(gè)年級(jí)段的總?cè)藬?shù)只能在鞏固率范圍內(nèi)浮動(dòng)。比如：現(xiàn)初三學(xué)生為192人（2017—2018學(xué)），需先設(shè)定鞏固率為96%，那么兩年前（2015—2016學(xué)）上初一時(shí)的人數(shù)應(yīng)為192÷96%=200人，所以在填寫2016—2017上初二時(shí)的人數(shù)時(shí)，只能大于192小于200。小學(xué)也按此推算。3、2017—2018學(xué)的十項(xiàng)核心指標(biāo)最多只能有兩項(xiàng)不合格，往前推2016—2017，2015—2016學(xué)可有三項(xiàng)不合格。比如2017—2018學(xué)的生均建筑面積合格（因新建的教學(xué)樓），那么2016—2017學(xué)生均建筑面積應(yīng)該是減去新建的樓房面積除以學(xué)生總?cè)藬?shù)，這時(shí)的生均建筑面積有可能就不合格了。再舉一例如圖書冊(cè)數(shù)2017—2018學(xué)年合格，生均20或者30冊(cè)，2016—2017學(xué)可以不合格。

4、十項(xiàng)核心指標(biāo)中，2015年和2015年前按照老標(biāo)準(zhǔn)填寫師生比，即小學(xué)1：25，初中1：23，之后年份則按照新標(biāo)準(zhǔn)小學(xué)1：19，初中1：13.5填寫。

四、檔案如何分類

義務(wù)教育均衡發(fā)展學(xué)校檔案分為三大類，為一級(jí)指標(biāo)，用A表示：A1 自評(píng)自查卷，A2 學(xué)校自存卷，A3 相關(guān)處室卷。三個(gè)一級(jí)指標(biāo)共分為20個(gè)二級(jí)指標(biāo)，用B表示，統(tǒng)一按照B1—B20排列。每個(gè)二級(jí)指標(biāo)又分為若干個(gè)三級(jí)指標(biāo)，用C表示，分別按照C1—CX排列。（檔案具體分類見《唐河縣義務(wù)教育均衡發(fā)展校級(jí)檔案建設(shè)要求》唐教【2017】55號(hào)文件，該文件已發(fā)送至局均衡辦公共郵箱da68980988@163.com，密碼：68980988，請(qǐng)自行下載。）三級(jí)指標(biāo)C是檔案的具體內(nèi)容，以C級(jí)檔案清單（已掛在公共郵箱）為依據(jù)分類逐項(xiàng)建檔。

五、檔案盒的正、側(cè)面標(biāo)簽及卷內(nèi)檔案封皮、目錄制作 檔案盒的正面、側(cè)面標(biāo)簽統(tǒng)一用粉紅色的硬A4紙制作，正面標(biāo)簽規(guī)格為8厘米×4.9厘米，側(cè)面標(biāo)簽規(guī)格為16.5厘米×2.3厘米；卷內(nèi)檔案封皮統(tǒng)一用A4規(guī)格的牛皮紙制作，卷內(nèi)目錄用白色A4紙制作。具體格式、字體、字號(hào)參照均衡辦公共郵箱（da68980988@163.com，密碼：68980988）內(nèi)《唐河縣義務(wù)教育均衡發(fā)展校級(jí)檔案建設(shè)要求》（唐教【2017】55號(hào)）文件及《側(cè)面、正面模板》電子版，請(qǐng)各迎驗(yàn)學(xué)校自行下載學(xué)習(xí)制作。檔案盒正面、側(cè)面標(biāo)簽制作完成后要用切相紙的切紙刀剪切整齊。

六、C級(jí)檔案解讀

（1）《校級(jí)檔案C級(jí)目錄》各迎驗(yàn)學(xué)校在均衡辦公共郵箱中自行下載。學(xué)校三大類檔案中，“A1自評(píng)自查卷”制作較為簡單，所有數(shù)據(jù)只要與年報(bào)數(shù)據(jù)一致即可；“A3相關(guān)處室卷”均為賬冊(cè)檔案，應(yīng)與處室儀器器材相對(duì)應(yīng)，如實(shí)填寫；最主要的就是“A2學(xué)校自存卷”檔案，B7-B16是檔案建設(shè)的重中之重，所有迎驗(yàn)學(xué)校檔案員必須吃透C級(jí)檔案清單內(nèi)容，清單上沒有列出的內(nèi)容，學(xué)校若有也可以添加，特別要注意檔案內(nèi)容的充實(shí)性。

C級(jí)檔案建設(shè)具體要求有：①活動(dòng)類檔案（如各類文藝匯演、廣播操比賽、演講比賽、歌唱比賽、運(yùn)動(dòng)會(huì)等）需有計(jì)劃、方案、過程性的材料（包括圖片，影像資料等）、總結(jié)等具體內(nèi)容，特別注意圖片資料的真實(shí)性，不可出現(xiàn)重復(fù)或網(wǎng)上下載的情況。②各類憑證俱全。例如：作業(yè)教案檢查，必須有每次的作業(yè)教案檢查記錄，作業(yè)教案檢查匯總總結(jié)等資料，教學(xué)、管理等學(xué)校檢查材料要分類裝訂；安全檔案要有具體的文件通知和落實(shí)情況，致家長的一封信需有完整家長簽字回執(zhí)，每班的回執(zhí)數(shù)量要與當(dāng)班級(jí)人數(shù)一致。③各迎驗(yàn)學(xué)校必須有辦學(xué)特色檔案，專設(shè)一個(gè)C級(jí)檔案盒存放，可歸類在B7教育質(zhì)量和B10校園管理里面，此檔案一定要突出本校的辦學(xué)特色。④注重社團(tuán)活動(dòng)，即以體育、音樂、美術(shù)、舞蹈、科技等組成的校級(jí)興趣小組或以班級(jí)為單位開展的閱讀、英語等課外活動(dòng)?；顒?dòng)檔案需有計(jì)劃、方案、實(shí)施步驟、活動(dòng)記錄、總結(jié)等具體內(nèi)容。此類檔案放在“B8素質(zhì)評(píng)價(jià)”中。⑤“B11教師情況”和“B12教師培訓(xùn)”是必查內(nèi)容，其中“B11教師情況”中的師生比、高學(xué)歷達(dá)標(biāo)情況、高職稱達(dá)標(biāo)的百分比一定要按照十項(xiàng)核心指標(biāo)填寫；“B12教師培訓(xùn)”檔案中要有校長任職文件、培訓(xùn)合格證、教師培訓(xùn)的文件、經(jīng)費(fèi)、參加人員、培訓(xùn)內(nèi)容等。⑥涉及工作計(jì)劃、總結(jié)、講話、德育材料、安全材料等需要從網(wǎng)上借鑒或參考的內(nèi)容必須要和學(xué)校實(shí)際相聯(lián)系，絕對(duì)不能出現(xiàn)下載后不經(jīng)修改直接使用。所有檔案材料要體現(xiàn)學(xué)和具體時(shí)間，不能出現(xiàn)“萬金油”式檔案材料。⑦各迎驗(yàn)學(xué)校檔案員及時(shí)在均衡辦公共郵箱下載《義務(wù)教育均衡發(fā)展1-30表》，各中心校應(yīng)慎重指導(dǎo)填寫，后分類裝入檔案盒。

（2）各迎驗(yàn)學(xué)校在整理檔案的過程中，若遇到檔案內(nèi)容方面的問題，可咨詢局相對(duì)應(yīng)股室，如：教師方面可咨詢師訓(xùn)科和人事科。若遇到檔案分類或制作方面的問題可咨詢局均衡辦的各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）分包人員。

七、檔案制作流程

①按《唐河縣義務(wù)教育均衡發(fā)展校級(jí)檔案創(chuàng)建基本要求》（唐教【2017】55號(hào)）文件檔案分類要求，檔案員制作檔案盒正面、側(cè)面標(biāo)簽（原則上要求學(xué)校統(tǒng)一制作）→②檔案員把裝好標(biāo)簽的空檔案盒分類發(fā)至各相關(guān)處室→③各處室按C級(jí)檔案目錄，分學(xué)分類裝入對(duì)應(yīng)檔案盒→④每學(xué)檔案完善后，制訂卷內(nèi)目錄和檔案封皮→⑤各處室自查，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)核查 →⑥局均衡辦最終審查無誤后，各處室編頁碼裝訂（用抽桿夾）→⑦各處室再次完善檔案盒正面、側(cè)面標(biāo)簽，確定各類檔案全部建好后，制作分卷目錄→⑧檔案員制作總目錄→ ⑨所有檔案按分類裝柜，各功能室檔案存放各功能室。