第一篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔

案法》和勞動部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司工作實際，特制定本辦法。

第二條員工檔案建立范圍

凡被公司招聘并錄用的人員，均應(yīng)同時擁有個人社會檔案和公司

員工內(nèi)部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。

第二章員工檔案種類及運用

第三條個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求

均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉(zhuǎn)接。

第四條員工內(nèi)部檔案：公司員工內(nèi)部檔案作為個人社會檔案的補充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個人社會檔案。

第五條 公司員工內(nèi)部檔案收集的內(nèi)容：

1、《員工應(yīng)聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本（或暫住證）復(fù)印件、最高學(xué)歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復(fù)印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書、文件復(fù)印件。

2、《勞動合同》、《員工轉(zhuǎn)正申請表》、職務(wù)任免文件、公司內(nèi)部調(diào)令、社會保險轉(zhuǎn)移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關(guān)離職手續(xù)文件等材料

3、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獎懲文件或記錄等其他資料。

4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。

第三章員工檔案收集程序和歸檔標(biāo)準(zhǔn)

第六條收集辦法：

1、個人社會檔案：個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>

2、員工內(nèi)部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類資料，在職能部門內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。

第七條歸檔標(biāo)準(zhǔn)：

1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。

2、一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。

第四章員工檔案的借閱

第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

第九條有關(guān)國家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。

第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。

第十一條查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容，違者按有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。

第五章檔案的轉(zhuǎn)接

第十二條員工社會檔案的轉(zhuǎn)接由本人按照相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關(guān)系一并轉(zhuǎn)移。

第十三條員工調(diào)動或離職，其內(nèi)部檔案內(nèi)需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負(fù)責(zé)移存。

第六章員工檔案的存檔期限及銷毀要求

第十四條對于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案，在公司保存5年（一般員工）—10年（中高層管理人員）后酌情銷毀。

第十五條對非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷毀。

第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號前四位數(shù)字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設(shè)的各項與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。

第十七條員工檔案的銷毀由行政人事部門負(fù)責(zé)，在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關(guān)規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場所進(jìn)行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者，應(yīng)視情節(jié)給予懲處。

第七章員工檔案管理人員的職責(zé)

1、忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度，維護(hù)員工檔案的真實性。

2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。

3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作，確保員工檔案的完整與安全。

4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

第十八條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

行政人事部

2013年1月5日

第二篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度

1.目的

為了將公司人力資源部人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化，維護(hù)人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞，便于相關(guān)人事檔案材料的查閱，特制訂本制度。2.適用范圍

適用公司于本公司所有人事檔案的管理。3.權(quán)責(zé)

3.1人力資源部人事檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案的歸類、整理、保管。3.2人力資源部經(jīng)理負(fù)責(zé)人事檔案查閱的審批。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)人事檔案借閱的審批。4.定義（無）5.內(nèi)容

5.1人事檔案分類

員工人事檔案分為以下七大類： 5.1.1入職檔案 5.1.1.1個人簡歷、員工應(yīng)聘登記表、員工入職登記表，測試試卷、面試記錄表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證、英語等級證書、計算機(jī)等級證書、特種作業(yè)證書、各類資格證書復(fù)印件等個人入職基本信息。

5.1.1.2勞動合同書、保密合同、補充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實習(xí)協(xié)議等。5.1.2培訓(xùn)檔案

新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得、參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表、培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。5.1.3職位檔案

職務(wù)任命書、職務(wù)變動申請、職位職務(wù)異動記錄。5.1.4薪酬考核檔案、試用期考核表、員工試用期轉(zhuǎn)正申請、季度/考核記錄表、考核成績、考核面談記錄、調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄等。5.1.5電子人事檔案

人力資源部員工信息臺賬、考勤記錄、各類報告總結(jié)等各類電子類人事檔案，由崗位電腦使用人建立專門的電子文件夾，查詢路徑保管查詢。5.1.6離職檔案及各類獎懲。

離職申請單、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協(xié)議、其他補充協(xié)議、獎懲申請單。5.1.7外來文件

所有跟公司人力資源有關(guān)的外來文件。5.1.8其他檔案

個人黨、團(tuán)相關(guān)資料按照辦公室相關(guān)管理制度執(zhí)行。5.2人事檔案的歸檔

5.2.1人力資源部建立個人為單位的檔案管理體系，先對各類人事檔案進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。5.2.2根據(jù)檔案材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。5.2.3在檔案上編號及目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。5.3人事檔案的核查核對保管

人事檔案設(shè)專人管理，檔案管理員不定期對檔案進(jìn)行核查，防止檔案丟失、損壞等。

5.4人事檔案的查閱傳遞

5.4.1由于工作需要查閱人事檔案，必須填寫《檔案查詢申請表》，在人力資源部查詢或人力資源部指定地查詢，檔案查詢須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)(附件一：檔案查詢申請表)。

5.4.2人事檔案屬于公司保密文件，不允許向外傳遞，非檔案管理需要不得復(fù)印，因特殊情況需要借出必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.5人事檔案保密規(guī)定及保存期限

5.5.1公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。

5.5.2公司的內(nèi)部各類人事檔案永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起5年后方可銷毀，但電子檔需要長期保存。6.相關(guān)文件和表單 6.1相關(guān)文件(無)6.2表單

6.2.1《人事檔案查詢申請表》 7.附則

7.1本制度解釋權(quán)歸人力資源部。7.2本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

第三篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度

? 人事檔案的內(nèi)容。員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料。

其內(nèi)容主要包括：

（1）記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程和履歷，自傳材料。

（2）員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點進(jìn)行的鑒別和評價，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料。

（3）對員工的有關(guān)歷史是進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料。

（4）記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料。

（5）記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎

勵的人事材料。

? 人事檔案保密規(guī)定。人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不可擅自向外擴(kuò)散。

? 員工個人情況變更規(guī)定。員工入店后，由員工本人填寫《員工入職表》，其內(nèi)

容包括員工姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。項目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無誤資料。

? 員工人事檔案的使用。員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方

面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎(chǔ)。

第四篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度：

員工人事檔案管理制度

第一條人事檔案的內(nèi)容。

員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：

1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；

2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點

進(jìn)行的鑒別和評價，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料；

3.對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料；

4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；

5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規(guī)定。

公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

第三條員工個人情況變更規(guī)定。

1.員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。

2.項目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。

第四條員工人事檔案的使用。

員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎(chǔ)。

第五篇：025-員工人事檔案管理制度

行政辦政策與程序

E.O-ZC-025

訂立部門：行 政 辦 程序制定： 標(biāo) 題：員工人事檔案管理制度 政策批準(zhǔn)： 訂立目的：為了更好地管理員工。程序內(nèi)容：

一、人事檔案的內(nèi)容。

1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料。

2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點進(jìn)行的鑒別和評價，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料。

3、對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、鑒別與復(fù)查的人事材料。

4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料。

5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

二、人事檔案保密規(guī)定。酒店人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

三、員工個人情況變更規(guī)定。員工入店后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、個人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。項目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌據(jù)正確無誤的資料。

四、員工人事檔案的使用。員工人事檔案為酒店管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。酒店人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解酒店人員結(jié)構(gòu)的變動情況，為制定酒店人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。酒店要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為酒店人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎(chǔ)。