第一篇:員工人事檔案管理制度
員工人事檔案管理制度
第一章總則
第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理,根據(jù)《中華人民共和國檔
案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,結(jié)合公司工作實(shí)際,特制定本辦法。
第二條員工檔案建立范圍
凡被公司招聘并錄用的人員,均應(yīng)同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì)檔案和公司
員工內(nèi)部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章員工檔案種類及運(yùn)用
第三條個(gè)人社會(huì)檔案:本公司員工的個(gè)人社會(huì)檔案原則上要求
均在西安市各人才中心托管,并隨員工工作關(guān)系予以轉(zhuǎn)接。
第四條員工內(nèi)部檔案:公司員工內(nèi)部檔案作為個(gè)人社會(huì)檔案的補(bǔ)充,統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理,以方便行政人事部工作需求,并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì)檔案。
第五條 公司員工內(nèi)部檔案收集的內(nèi)容:
1、《員工應(yīng)聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復(fù)印件、最高學(xué)歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復(fù)印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書、文件復(fù)印件。
2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》、職務(wù)任免文件、公司內(nèi)部調(diào)令、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書及其他相關(guān)離職手續(xù)文件等材料
3、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獎(jiǎng)懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章員工檔案收集程序和歸檔標(biāo)準(zhǔn)
第六條收集辦法:
1、個(gè)人社會(huì)檔案:個(gè)人社會(huì)檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工,提出歸檔申請(qǐng),由行政人事部統(tǒng)一向申請(qǐng)人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息,以形成員工社會(huì)檔案的有效積累。移交社會(huì)檔案的材料須加蓋公章,并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>
2、員工內(nèi)部檔案:公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類資料,在職能部門內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條歸檔標(biāo)準(zhǔn):
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí),文字清楚,對(duì)象明確,有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的,須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。
第四章員工檔案的借閱
第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外,其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案,須填寫《檔案查閱審批表》,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
第九條有關(guān)國家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案,應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》,由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。
第十條員工檔案原則不予外借,如必須借出使用時(shí),須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。
第十一條查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料,不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容,違者按有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。
第五章檔案的轉(zhuǎn)接
第十二條員工社會(huì)檔案的轉(zhuǎn)接由本人按照相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定自行辦理,原則要求社會(huì)檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉(zhuǎn)移。
第十三條員工調(diào)動(dòng)或離職,其內(nèi)部檔案內(nèi)需要移存至社會(huì)檔案的資料由行政人事部負(fù)責(zé)移存。
第六章員工檔案的存檔期限及銷毀要求
第十四條對(duì)于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案,在公司保存5年(一般員工)—10年(中高層管理人員)后酌情銷毀。
第十五條對(duì)非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案,原則上永久留存,未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷毀。
第十六條員工檔案編號(hào)管理,檔案編號(hào)為八位數(shù)且具有唯一性,其中檔案編號(hào)前四位數(shù)字為入職員工序號(hào),包括前兩位公司部門編號(hào)和后兩位員工編號(hào)。檔案編號(hào)后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號(hào)與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設(shè)的各項(xiàng)與員工信息有關(guān)的物品保持一致性,以便檢索。
第十七條員工檔案的銷毀由行政人事部門負(fù)責(zé),在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關(guān)規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場(chǎng)所進(jìn)行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀員工檔案。對(duì)故意損壞或擅自銷毀者,應(yīng)視情節(jié)給予懲處。
第七章員工檔案管理人員的職責(zé)
1、忠于職守,嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度,維護(hù)員工檔案的真實(shí)性。
2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料,并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作,確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè),促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
第十八條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
行政人事部
2013年1月5日
第二篇:員工人事檔案管理制度
員工人事檔案管理制度
1.目的
為了將公司人力資源部人事檔案管理工作制度化,規(guī)范化,維護(hù)人事檔案材料完整,防止檔案丟失、損壞,便于相關(guān)人事檔案材料的查閱,特制訂本制度。2.適用范圍
適用公司于本公司所有人事檔案的管理。3.權(quán)責(zé)
3.1人力資源部人事檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案的歸類、整理、保管。3.2人力資源部經(jīng)理負(fù)責(zé)人事檔案查閱的審批。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)人事檔案借閱的審批。4.定義(無)5.內(nèi)容
5.1人事檔案分類
員工人事檔案分為以下七大類: 5.1.1入職檔案 5.1.1.1個(gè)人簡歷、員工應(yīng)聘登記表、員工入職登記表,測(cè)試試卷、面試記錄表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證、英語等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、特種作業(yè)證書、各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人入職基本信息。
5.1.1.2勞動(dòng)合同書、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議等。5.1.2培訓(xùn)檔案
新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得、參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請(qǐng)表、培訓(xùn)效果評(píng)估表、培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。5.1.3職位檔案
職務(wù)任命書、職務(wù)變動(dòng)申請(qǐng)、職位職務(wù)異動(dòng)記錄。5.1.4薪酬考核檔案、試用期考核表、員工試用期轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、季度/考核記錄表、考核成績、考核面談?dòng)涗?、調(diào)薪申請(qǐng)單、調(diào)薪/降薪記錄等。5.1.5電子人事檔案
人力資源部員工信息臺(tái)賬、考勤記錄、各類報(bào)告總結(jié)等各類電子類人事檔案,由崗位電腦使用人建立專門的電子文件夾,查詢路徑保管查詢。5.1.6離職檔案及各類獎(jiǎng)懲。
離職申請(qǐng)單、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議、其他補(bǔ)充協(xié)議、獎(jiǎng)懲申請(qǐng)單。5.1.7外來文件
所有跟公司人力資源有關(guān)的外來文件。5.1.8其他檔案
個(gè)人黨、團(tuán)相關(guān)資料按照辦公室相關(guān)管理制度執(zhí)行。5.2人事檔案的歸檔
5.2.1人力資源部建立個(gè)人為單位的檔案管理體系,先對(duì)各類人事檔案進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。5.2.2根據(jù)檔案材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置。5.2.3在檔案上編號(hào)及目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。5.3人事檔案的核查核對(duì)保管
人事檔案設(shè)專人管理,檔案管理員不定期對(duì)檔案進(jìn)行核查,防止檔案丟失、損壞等。
5.4人事檔案的查閱傳遞
5.4.1由于工作需要查閱人事檔案,必須填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》,在人力資源部查詢或人力資源部指定地查詢,檔案查詢須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)(附件一:檔案查詢申請(qǐng)表)。
5.4.2人事檔案屬于公司保密文件,不允許向外傳遞,非檔案管理需要不得復(fù)印,因特殊情況需要借出必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.5人事檔案保密規(guī)定及保存期限
5.5.1公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作,保管人員不得對(duì)各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。
5.5.2公司的內(nèi)部各類人事檔案永久保存,對(duì)于已辭職、辭退人員的個(gè)人檔案,自員工離職之日起5年后方可銷毀,但電子檔需要長期保存。6.相關(guān)文件和表單 6.1相關(guān)文件(無)6.2表單
6.2.1《人事檔案查詢申請(qǐng)表》 7.附則
7.1本制度解釋權(quán)歸人力資源部。7.2本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
第三篇:員工人事檔案管理制度
員工人事檔案管理制度
? 人事檔案的內(nèi)容。員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。
其內(nèi)容主要包括:
(1)記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程和履歷,自傳材料。
(2)員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià),對(duì)其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料。
(3)對(duì)員工的有關(guān)歷史是進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料。
(4)記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料。
(5)記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)
勵(lì)的人事材料。
? 人事檔案保密規(guī)定。人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不可擅自向外擴(kuò)散。
? 員工個(gè)人情況變更規(guī)定。員工入店后,由員工本人填寫《員工入職表》,其內(nèi)
容包括員工姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。項(xiàng)目內(nèi)容如有變化,員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人事部掌握正確無誤資料。
? 員工人事檔案的使用。員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方
面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析,了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況,為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
第四篇:員工人事檔案管理制度
員工人事檔案管理制度:
員工人事檔案管理制度
第一條人事檔案的內(nèi)容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括:
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷,自傳材料;
2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)
進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià),對(duì)其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料;
3.對(duì)員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;
4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;
5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1.員工進(jìn)入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
2.項(xiàng)目內(nèi)容如有變化,員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析,了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況,為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
第五篇:025-員工人事檔案管理制度
行政辦政策與程序
E.O-ZC-025
訂立部門:行 政 辦 程序制定: 標(biāo) 題:員工人事檔案管理制度 政策批準(zhǔn): 訂立目的:為了更好地管理員工。程序內(nèi)容:
一、人事檔案的內(nèi)容。
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷,自傳材料。
2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià),對(duì)其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料。
3、對(duì)員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、鑒別與復(fù)查的人事材料。
4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料。
5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
二、人事檔案保密規(guī)定。酒店人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
三、員工個(gè)人情況變更規(guī)定。員工入店后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。項(xiàng)目內(nèi)容如有變化,員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有記錄得以相應(yīng)更正,確保人事部掌據(jù)正確無誤的資料。
四、員工人事檔案的使用。員工人事檔案為酒店管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。酒店人事決策人員可以通過對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析,了解酒店人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況,為制定酒店人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。酒店要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為酒店人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。