第一篇：檔案歸檔與銷毀管理制度

長三角快遞公司

檔案歸檔與銷毀管理制度

為了加強公司檔案歸檔與銷毀管理，特制定本制度。

公司在業(yè)務(wù)及各項工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔。各部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)文件立卷并定期向檔案室歸檔；其余所需立卷和歸檔的文件材料均由辦公室直接處理，辦公室應(yīng)對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

一、檔案歸檔管理

1、歸檔范圍年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄等有參考價值的文件資料。

2、應(yīng)歸檔的文件材料要齊全、完整；按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

3、歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

4、有關(guān)干部人事管理、工資、職稱、編制等方面的文件材料及檔案，由辦公室統(tǒng)一管理。

5、有立卷和歸檔職能的部門應(yīng)每年度向檔案室移交檔案，檔案管理人員和部門移交人根據(jù)移交目錄，清點核對，并履行簽字手續(xù)。財務(wù)檔案從立卷之日起可以在財務(wù)部門保管，但應(yīng)指定由專人保管。

6、檔案管理人員應(yīng)會同各部門，根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為本單位各項工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。

二、檔案銷毀

公司檔案可以分四大類：絕密、機(jī)密、秘密、普通。

絕密檔案銷毀，由董事長和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，鑒定確認(rèn)；機(jī)密檔案銷毀，由總經(jīng)理和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)共同確認(rèn)；秘密檔案銷毀，由辦公室和分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)；普通檔銷毀，由辦公室和檔案管理員確認(rèn)；銷毀前由檔案員登記造冊，辦公室主任和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同簽字，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上在指定地監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

本制度自二○一○年五月一日起執(zhí)行。

長三角快遞公司辦公室

二○一○年四月二十五日

第二篇：檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

本單位實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按檔案法的有關(guān)規(guī)定，由各部門收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。

1、歸檔時間：各部門要按時收集、整理各類文件材料。

各業(yè)務(wù)部門在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢。檔案實行由項目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求：檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內(nèi)容提要。

3、歸檔份數(shù)：本單位一般歸檔兩份，且必須保存一套檔案原件。

4、歸檔手續(xù)：各部門整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

二、保管

1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，分類編號保管；

2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，張貼相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

7、每半年對檔案室進(jìn)行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

三、借閱

1、嚴(yán)格按成都辰堅市場信息咨詢有限公司資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

2、查閱資料檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人，同時有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時需愛護(hù)，不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時歸還，統(tǒng)一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按公司有關(guān)制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機(jī)密，對造成泄密事故者，應(yīng)追究其責(zé)任。

2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印檔案。

3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定，做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時間及借閱人。同時，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，對期滿資料檔案，認(rèn)真進(jìn)行鑒定。

2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

3、銷毀檔案時，必須派專人（兩人以上）監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責(zé)任制

1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各部門有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作，貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策，制定本機(jī)關(guān)檔案工作計劃和各項規(guī)章制度。

2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。

3、熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各部門服務(wù)。

4、嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密。

5、認(rèn)真履行工作職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節(jié)論處。

第三篇：檔案鑒定與銷毀制度

檔案鑒定與銷毀制度

1、檔案鑒定要根據(jù)《檔案法》的要求，以“審查從細(xì)，留存從寬”為原則，既考慮歷史發(fā)展的需要，又服務(wù)于現(xiàn)實工作。

2、檔案鑒定工作要在局領(lǐng)導(dǎo)小組的鑒定下有組織有計劃地進(jìn)行。鑒定小組的任務(wù)是：指導(dǎo)、監(jiān)督鑒定工作，討論、審查、銷毀、清冊，對檔案存毀做出決定，并報請局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、對已超過保管期限的檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行直接鑒定。鑒定中，不能只看案卷標(biāo)題，而應(yīng)從檔案的實際情況出發(fā)，具體分析檔案的價值，逐卷、逐件進(jìn)行審查。對需要銷毀的檔案，應(yīng)編造銷毀清冊，報鑒定小組和領(lǐng)導(dǎo)審批。

4、銷毀檔案，必須按照審批程序，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審查簽字蓋章后再銷毀。

5、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)送往指定的造紙廠做原料，且要有2名以上工作人員監(jiān)銷核銷，銷毀完畢，監(jiān)銷人在銷毀清冊審批表上簽字。

6、鑒定工作結(jié)束后，必須形成鑒定工作報告。鑒定工作報告和檔案銷毀清冊應(yīng)歸入單位全宗卷，存檔備查。

第四篇：檔案鑒定銷毀

檔案鑒定銷毀

檔案館保管的檔案，已經(jīng)保管期滿(長期保管為16~50年，短期保管為15年以下)經(jīng)認(rèn)真鑒定后，確認(rèn)沒有保存價值的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀，檔案鑒定銷毀。檔案銷毀工作是一項十分嚴(yán)肅的工作，必須認(rèn)真做好，為此，特制定如下銷毀制度。

一、銷毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定、銷毀應(yīng)以國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)?！稒n案保管期限表》等為依據(jù)，全面分析檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定、銷毀工作一般每5-10年進(jìn)行一次。

1.時間標(biāo)準(zhǔn)

短期保管的檔案，15年期滿，經(jīng)過認(rèn)真復(fù)查，校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀，長期保管的檔案，50年期滿，經(jīng)再次鑒定確認(rèn)已無繼續(xù)保存的必要，經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀。

2.檔案內(nèi)容、來源、形式標(biāo)準(zhǔn)

檔案館對保管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對原基礎(chǔ)不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要再進(jìn)行一次認(rèn)真的鑒定，用檔案的內(nèi)容、來源、形式為標(biāo)準(zhǔn)，重新判定檔案的價值，剔除無繼續(xù)保存價值的檔案。

二、鑒定銷毀檔案的程序

(一)鑒定檔案工作程序：

1、檔案館擬寫檔案鑒定工作申請，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。鑒定工作申請包括鑒定目的、內(nèi)容、參加人員、所需時間等。

2、成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，檔案館和有關(guān)部門兼職檔案員參加。

3、學(xué)習(xí)國家有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

4、鑒定小組成員對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。對失去保存價值，需銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，并提交檔案鑒定報告。

5、領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn)檔案鑒定報告。

(二)銷毀檔案的程序

1、檔案館對經(jīng)鑒定擬銷毀的檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，分別送交檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。

2、送交檔案形成部門進(jìn)行初審的擬銷毀案卷登記冊，必須經(jīng)部(處)級主管領(lǐng)導(dǎo)簽字

3、匯總初審意見，編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊是準(zhǔn)備銷毀案卷的登記簿。同時還應(yīng)撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

4、銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交校主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)，自我鑒定《檔案鑒定銷毀》。

5、經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點化為紙漿或焚毀，任何單位、或部門均不得將應(yīng)銷毀的檔案作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。

6、銷毀檔案須有兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)對銷毀檔案認(rèn)真清點復(fù)核，檔案銷毀后，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，分別在銷毀清冊上簽字。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊上詳細(xì)注明。

三、檔案鑒定、銷毀工作結(jié)束后，檔案館應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、妥善保存。

1、檔案鑒定工作必須納入機(jī)關(guān)檔案管理制度中，使檔案的鑒定工作按照標(biāo)準(zhǔn)和時間要求正常進(jìn)行。

2、成立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，檔案管理部門牽頭，有關(guān)部門兼職檔案員組成，共同對所鑒定的材料進(jìn)行審核和監(jiān)銷。

3、認(rèn)真填寫檔案鑒定表，并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)逐一審核，確認(rèn)無誤后，簽署意見。

4、鑒定工作完成后，由檔案管理和鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組對所要銷毀的檔案寫出鑒定小結(jié)和報告，請求主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后同檔案部門一同銷毀。

5、派專人進(jìn)行銷毀，并委派監(jiān)銷人員。確認(rèn)銷毀后，在銷毀清冊上分別簽名，留底備查。

6、鑒定表、銷毀清單、銷毀報告等有關(guān)文件材料應(yīng)歸檔保管

檔案資料鑒定銷毀工作由檔案鑒定銷毀小組負(fù)責(zé)。

2、鑒定銷毀小組應(yīng)定期對綜合檔案進(jìn)行鑒定，對保管期限已滿但仍有保存價值的，應(yīng)延長保管期限;對不需要繼續(xù)保管的檔案資料按檔案管理辦法進(jìn)行處理。

3、銷毀檔案必須編制檔案銷毀冊，登記所銷毀檔案資料的時間、數(shù)量及主要內(nèi)容。

4、銷毀檔案時，應(yīng)遵循保密原則及有關(guān)規(guī)定并指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀，參加檔案銷毀的人員都要在銷毀清冊上簽字，嚴(yán)禁將檔案作廢紙出售、對于沒有保存價值，保管期限已滿且利用率不高的檔案，可向相關(guān)檔案鑒定小組提交檔案目錄進(jìn)行鑒定。

2、本著“又精又全”的原則進(jìn)行鑒定。永久保存的檔案要精煉，不能龐雜。要能反映本單位主要職能活動的基本面貌。

3、檔案鑒定必須由檔案鑒定小組鑒定并寫出檔案鑒定意見。要銷毀的檔案，檔案人員需依照檔案鑒定意見逐卷逐件檢查，核對并進(jìn)行登記造冊。

4、非涉密檔案銷毀工作由綜合檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行，提出銷毀意見，辦理好銷毀手續(xù)，經(jīng)主管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。涉密檔案銷毀工作由保密辦負(fù)責(zé)執(zhí)行。

5、檔案銷毀時應(yīng)派兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。

6、檔案未經(jīng)鑒定和履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁銷毀。

7、銷毀檔案后，應(yīng)將銷毀清冊及手續(xù)材料存入檔案全宗卷中，并在原檔案帳目上加以標(biāo)識。

第五篇：檔案銷毀請示

××公司關(guān)于

檔案保存及銷毀逾期檔案的請示

××公司公司行政運行部：

1、根據(jù)××紀(jì)（201）號文件要求，對相關(guān)檔案已經(jīng)移交到集團(tuán)公司檔案室。

2、根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，經(jīng)與集團(tuán)公司財務(wù)部對接，我們已將超過保管年限并確無繼續(xù)保存價值的會計檔案整理出來，經(jīng)過會計人員和檔案管理人員共同復(fù)核鑒定，編制了《會計檔案銷毀清冊》（附后）

2、對于××食堂帳本、憑證作了檔案整理。經(jīng)請示集團(tuán)財務(wù)部門，要求暫封庫保持；

3、考慮到××歷史遺留問題尚未處置完畢，對工廠歷年黨政文件、會議記錄等檔案建議作保存，移交集團(tuán)檔案室。

4、生產(chǎn)報表等檔案，編制了《檔案銷毀清單》，建議作銷毀處置。上述處置辦法妥否，請批示。

附：

1、會計檔案銷毀清單； 2××職工食堂帳本、憑證清單；3工廠黨政文件、會議記錄；

4、生產(chǎn)報表等清單

××

201 年 月 日