第一篇：2016資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

盤縣雞場坪鄉(xiāng)云腳煤礦

資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及

銷毀制度

盤縣雞場坪鄉(xiāng)云腳煤礦

2016年

資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度 本單位實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按檔案法的有關(guān)規(guī)定，由各部門科室收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。

一、歸檔 凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。

1、歸檔時間：各部門要按時收集、整理各類文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢?？蒲袡n案實行由項目主持人負責立卷提供資料，由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求：檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內(nèi)容提要。

3、歸檔份數(shù)：本單位發(fā)文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應(yīng)門類檔案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編”?；n案本單位必須保存一套原件。

4、歸檔手續(xù)：各部門整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

二、保管

1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準確、系統(tǒng)的要求，分類編號保管；

2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

2、查閱資料檔案，必須嚴格履行登記手續(xù)，由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領(lǐng)導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人，同時有分管領(lǐng)導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時需愛護，不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時歸還，統(tǒng)一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按礦有關(guān)制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密，對造成泄密事故者，應(yīng)追究其責任。

2、未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得擅自復印檔案。

3、認真執(zhí)行《保密法》，嚴格遵守《保密守則》的規(guī)定，做好檔案保密工作。

五、登記 申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時間及借閱人。同時，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關(guān)規(guī)定，對期滿資料檔案，認真進行鑒定。

2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經(jīng)檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時，必須派專人（兩人以上）監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監(jiān)督指導本機關(guān)各部門有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作，貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策，制定本機關(guān)檔案工作計劃和各項規(guī)章制度。

2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。

3、熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認真負責，積極熱情地為本機關(guān)領(lǐng)導和各部門服務(wù)。

4、嚴格遵守保密制度，不得泄密。

5、認真履行工作職責，嚴格執(zhí)行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節(jié)論處。

第二篇：檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

本單位實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按檔案法的有關(guān)規(guī)定，由各部門收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。

1、歸檔時間：各部門要按時收集、整理各類文件材料。

各業(yè)務(wù)部門在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢。檔案實行由項目主持人負責立卷提供資料，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員歸檔的責任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求：檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內(nèi)容提要。

3、歸檔份數(shù)：本單位一般歸檔兩份，且必須保存一套檔案原件。

4、歸檔手續(xù)：各部門整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

二、保管

1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準確、系統(tǒng)的要求，分類編號保管；

2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，張貼相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按成都辰堅市場信息咨詢有限公司資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

2、查閱資料檔案，必須嚴格履行登記手續(xù)，由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領(lǐng)導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人，同時有分管領(lǐng)導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時需愛護，不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時歸還，統(tǒng)一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按公司有關(guān)制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密，對造成泄密事故者，應(yīng)追究其責任。

2、未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得擅自復印檔案。

3、認真執(zhí)行《保密法》，嚴格遵守《保密守則》的規(guī)定，做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時間及借閱人。同時，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關(guān)規(guī)定，對期滿資料檔案，認真進行鑒定。

2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經(jīng)檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時，必須派專人（兩人以上）監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監(jiān)督指導本機關(guān)各部門有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作，貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策，制定本機關(guān)檔案工作計劃和各項規(guī)章制度。

2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。

3、熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認真負責，積極熱情地為本機關(guān)領(lǐng)導和各部門服務(wù)。

4、嚴格遵守保密制度，不得泄密。

5、認真履行工作職責，嚴格執(zhí)行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節(jié)論處。

第三篇：圖紙資料保管借閱制度

圖紙資料保管借閱制度

負責人：劉利

一、技術(shù)資料工作制度 1．質(zhì)量標準及要求

(1)工程施工技術(shù)資料必須真實地反映工程的實際情況，保證齊全、準確、真實、字跡清晰、簽字齊全，必須由各級施工技術(shù)負責人審核。

(2)施工技術(shù)資料的收集必須隨施工進度同步進行，并在規(guī)定周期內(nèi)完成整理和編撰工作，整理周期由指揮部在實施細則中明確；竣工文件、技術(shù)總結(jié)、科研總結(jié)、項目管理總結(jié)、分包管理總結(jié)、項目評價、責任成本管理總結(jié)等資料完成和上報集團公司時間執(zhí)行集團公司相關(guān)規(guī)定。

(3)所有資料都必須分類建檔按順序裝盒裝柜管理，建立總目錄、分目錄和盒內(nèi)目錄，每月進行一次梳理，數(shù)量較大的每半月一次。

(4)所有資料（含圖紙）必須建立及時有效的收、發(fā)登記，并由收、發(fā)人雙方進行簽字確認。

(5)進入竣工文件的資料，在資料收集時，資料管理人員必須按竣工文件規(guī)定的質(zhì)量要求和份數(shù)進行收集、整理、歸檔。

(6)所有施工技術(shù)資料必須采用碳素墨水書寫（測量記錄手簿采用鉛筆記錄除外），嚴禁采用圓珠筆記錄和簽字；當采用打印機打印時，應(yīng)采用符合歸檔規(guī)定的打印機打印。(7)文字材料除有特殊要求的外，一律采用不低于80克的A4白紙；表格紙張不低于70克白紙，大小為最大不超過2倍A4紙；圖紙原則上按施工設(shè)計圖的規(guī)格，當業(yè)主另有規(guī)定除外。

(8)各項目部必須妥善保管所有的施工技術(shù)資料，采取有效措施防止資料丟失、霉潮、蟲蛀、鼠啃等；對涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等玩忽職守造成資料不合格的，追究相關(guān)人員責任。

2． 施工技術(shù)資料的主要內(nèi)容

(1)涉及安全、質(zhì)量、環(huán)境方面的法律法規(guī)、地方政府文件等。(2)設(shè)計圖紙、變更設(shè)計、設(shè)計規(guī)范、工程質(zhì)量驗收標準、施工技術(shù)規(guī)范、檢驗與試驗規(guī)程等技術(shù)類文件（標準）。

(3)與設(shè)計、監(jiān)理、建設(shè)單位、地方政府往來的文、函，各方會商紀要（記錄）。

(4)施工日志、地質(zhì)預測預報、監(jiān)控量測、質(zhì)量驗收、隱蔽工程簽證、檢驗與試驗[包括原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和試（檢）驗報告，施工試驗報告，功能試驗報告等]、測量記錄與成果書、施工工序檢查記錄等。

(5)項目策劃書、實施性施工組織設(shè)計、工序作業(yè)指導書、技術(shù)交底；各種預案、環(huán)境保護方案、特殊施工方案等。

(6)施工進度報表、進度分析、驗工計價、各類統(tǒng)計臺帳、責任成本分析、責任成本統(tǒng)計等。

(7)集團公司一體化管理文件所涉及的質(zhì)量記錄資料。(8)成果資料：竣工文件（包括地畝、環(huán)保水保）、技術(shù)總結(jié)、科研總結(jié)、項目管理總結(jié)、分包管理總結(jié)、工區(qū)評價、責任成本分析及總結(jié)、驗工計價與決算、竣工驗收報告、工程竣工驗收證書、工程質(zhì)量驗收證書、工程環(huán)保水保驗收證書。

3． 成果資料組卷格式、順序和裝訂要求按科技檔案的有關(guān)規(guī)定辦理。

第四篇：檔案保管、保密、利用、借閱、移交和檔案人員崗位責任制制度

檔案保管制度

一、集中統(tǒng)一管理本單位檔案，任何個人不得據(jù)為已有。

二、檔案庫房、辦公用房分開。庫房要有防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲等措施。

三、檔案柜架統(tǒng)一、規(guī)范，排列合理，案卷裝具符合國家標準。

四、堅持溫濕度記錄，溫濕度控制達到省有關(guān)規(guī)定標準。

五、庫內(nèi)清潔衛(wèi)生，無霉、蟲及雜物堆放現(xiàn)象。

六、嚴格履行檔案交接手續(xù)，建立收進、移出登記簿。

七、建立全宗卷，符合《全宗卷規(guī)范》。

檔案保密制度

一、檔案員要有高度的政治責任感，嚴格執(zhí)行保密法，增強保密意識，做好保密工作。

二、保守黨和國家的秘密，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定“十不準”。

三、檔案庫房、柜架要牢固安全，門窗堅固，并配有安全保險裝置。

四、任何人和部門不準出賣檔案和內(nèi)部資料，不得丟失文件或檔案，非歸檔的文件要集中上交有關(guān)部門。

五、凡利用涉及保密的檔案，應(yīng)按規(guī)定的范圍使用，并嚴格履行查閱登記手續(xù)。

六、凡違犯保密規(guī)定者視其情節(jié)輕重給予黨紀政紀處分直至法律制裁。

檔案利用制度

一、檢索工具齊全，檢索效果較好。

二、堅持做好檔案查借閱登記、利用效果登記。

三、編有全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯集等編研資料，各種資料編寫規(guī)范、使用價值高。

四、利用檔案材料一般在閱文室進行，特殊情況需借出或復印，須經(jīng)辦公室主任批準，并辦理借閱、復印手續(xù)。

五、查閱檔案時要愛護檔案，不準吸煙、喝水，對檔案資料不準拆卷、調(diào)換、涂改、勾劃、剪裁。

六、對歸還的檔案要進行認真的檢查，發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改情況，要及時報告領(lǐng)導，追究責任。

檔案借閱管理制度

1、本單位各科室借閱檔案，必須辦理借閱手續(xù)；

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)本單位主管領(lǐng)導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出；

3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理；

4、查閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)進行，不得劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀。特殊情況需借出的，須經(jīng)單位負責人批準，借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦理續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全；

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不借出；

6、凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律責任。

檔案移交制度

一、檔案實行集中統(tǒng)一管理。各科室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢后，及時向檔案室移交。

二、移交的檔案資料，要保證按歸檔要求，做到整理規(guī)范，檔號編制規(guī)范，編目清晰，并編制好移交清冊。移交檔案時，檔案目錄（含電子目錄）一并移交。

三、移交人員同檔案人員在檔案室辦理交接手續(xù)。檔案人員對照移交清冊，對移交人員移交的檔案逐一進行核對，確認無誤后，雙方在《檔案交接文據(jù)》上簽字?！稒n案交接文據(jù)》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

四、檔案人員根據(jù)要求，對不符合移交質(zhì)量的檔案，有權(quán)要求移交人員重新整理后再移交。

五、檔案室對年滿20年的屬國家綜合檔案館接收范圍的檔案，要及時編制清冊，向市檔案局報送移交計劃。

六、根據(jù)市檔案館統(tǒng)一安排，按要求按時向市檔案館移交應(yīng)進館的檔案資料，并做好后續(xù)室存檔案的整理編目工作。

檔案管理人員崗位責任制

一、認真學習貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《湖北省檔案管理條例》，遵守國家保密制度，確保檔案完整與安全，嚴格執(zhí)行檔案管理的各項制度。

二、嚴格履行綜合檔案室職責，熟悉檔案業(yè)務(wù)工作，忠于職守，扎實做好檔案管理工作。

三、集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案。

四、對本單位內(nèi)部各部門歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

五、對檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

第五篇：檔案歸檔與銷毀管理制度

長三角快遞公司

檔案歸檔與銷毀管理制度

為了加強公司檔案歸檔與銷毀管理，特制定本制度。

公司在業(yè)務(wù)及各項工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔。各部門負責業(yè)務(wù)文件立卷并定期向檔案室歸檔；其余所需立卷和歸檔的文件材料均由辦公室直接處理，辦公室應(yīng)對各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

一、檔案歸檔管理

1、歸檔范圍計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄等有參考價值的文件資料。

2、應(yīng)歸檔的文件材料要齊全、完整；按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

3、歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

4、有關(guān)干部人事管理、工資、職稱、編制等方面的文件材料及檔案，由辦公室統(tǒng)一管理。

5、有立卷和歸檔職能的部門應(yīng)每向檔案室移交檔案，檔案管理人員和部門移交人根據(jù)移交目錄，清點核對，并履行簽字手續(xù)。財務(wù)檔案從立卷之日起可以在財務(wù)部門保管，但應(yīng)指定由專人保管。

6、檔案管理人員應(yīng)會同各部門，根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為本單位各項工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。

二、檔案銷毀

公司檔案可以分四大類：絕密、機密、秘密、普通。

絕密檔案銷毀，由董事長和相關(guān)部門領(lǐng)導，鑒定確認；機密檔案銷毀，由總經(jīng)理和相關(guān)部門領(lǐng)導共同確認；秘密檔案銷毀，由辦公室和分管領(lǐng)導確認；普通檔銷毀，由辦公室和檔案管理員確認；銷毀前由檔案員登記造冊，辦公室主任和有關(guān)部門負責人共同簽字，報主管領(lǐng)導批準后，由兩人以上在指定地監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

本制度自二○一○年五月一日起執(zhí)行。

長三角快遞公司辦公室

二○一○年四月二十五日