第一篇：檔案室文秘檔案管理制度[大全]

檔案室文秘檔案管理制度

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

一、管理職責(zé)

（一）行政部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

（二）各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

（三）文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：

1、制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2、協(xié)助行政部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

3、負(fù)責(zé)把永久性的文秘檔案移交給相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的工作。

4、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

二、歸檔資料的分類

1、A類——規(guī)章制度類；

2、B類——行政管理類；

3、C類——法制法規(guī)類；

4、D類——內(nèi)部發(fā)文類；

5、E類——饋贈(zèng)、捐贈(zèng)資料類；

6、F類——標(biāo)準(zhǔn)、清單、檢驗(yàn)報(bào)告、申請、說明類；

7、G類——各類事故類；

8、H類——設(shè)備儀器類；

9、J類——基本建設(shè)類；

10、K類——經(jīng)營管理類；

11、TZ類——特殊載體類；

三、文件資料的立卷歸檔

（一）檔案的收集

1、凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

2、銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。

3、業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4、各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

5、公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)

將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

（二）立卷歸檔的時(shí)間

1、凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

（三）立卷歸檔的要求

1、各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4、立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用黑色炭素筆或鋼筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

6、立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

7、立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

8、立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

11、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

四、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5、必要時(shí)，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為七天，且必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)；如要延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

五、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

六、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

第二篇：檔案員檔案室管理制度

檔案室管理規(guī)定

第一條檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

第二條檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。

第三條要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第四條要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第五條檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

第六條下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第七條認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。

第八條案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第九條每年定期對室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

檔案員崗位職責(zé)

1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理管理處的檔案，并按規(guī)定向有關(guān)部門移交。

3、負(fù)責(zé)對科、室、管理處的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、負(fù)責(zé)指導(dǎo)管理處行政文書和業(yè)務(wù)文書的形成、積累和歸檔工作。

5、負(fù)責(zé)定期對已辦理文件的整理、立卷、歸檔工作。

6、嚴(yán)格執(zhí)行保密法規(guī)，辦理檔案材料的借閱手續(xù)。

7、負(fù)責(zé)過期檔案的銷毀工作。

8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

檔案的移交與利用

第一條各部門處理部門立好卷后，向公司綜合管理部檔案室移交，重要文件于每月月末向公司綜合管理部檔案室移交。

第二條按案卷順序填寫《檔案移交登記表》（見附件6）一式兩份，交接雙方根據(jù)移交表清查核對，雙方簽字蓋章各存一份。

第三條做好檔案的借閱登記和提供利用記錄。

檔案銷毀規(guī)定

第一條按規(guī)定需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過申請經(jīng)批準(zhǔn)后，無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

第二條銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》（附件3），實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第三條嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。

第四條檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第三篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內(nèi)容及使用范圍

規(guī)定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。

二、文秘檔案的管理機(jī)構(gòu)

1、各經(jīng)辦單位或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、文秘檔案室主要職責(zé)：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章

② 做好學(xué)校文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ③ 做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；

④ 提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、文秘檔案的種類

1、法規(guī)必文件。包括上級(jí)頒發(fā)的、需學(xué)校執(zhí)行的，或由學(xué)校 發(fā)行的各標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、學(xué)校的重大決議。包括由學(xué)校、主任辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄 等。

3、計(jì)劃性文件。包括學(xué)校總體計(jì)劃或規(guī)劃。

4、總結(jié)性文件。包括學(xué)校工作總結(jié)、及教師的工作總結(jié)。

5、匯報(bào)性文書資料。上報(bào)主管單位的文件資料，以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

6、人事資料。包括學(xué)校人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

7、聲像制品資料。包括學(xué)校在其活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

8、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個(gè)人提供的書記、教學(xué)資源等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨(dú)立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關(guān)的規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業(yè) 活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由學(xué)校辦公室定期協(xié)同檔案進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所有函蓋的文件資料，均應(yīng)卷歸檔。

2、立卷歸檔的時(shí)間

① 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

② 對于某些專門文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況延長。

3、立卷歸檔要求

① 各部門兼職檔案員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)。

③ 立卷應(yīng)以反映問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

④ 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

⑤ 聲像檔案攝錄必須有詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，2 不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，臺(tái)有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成自制品提供使用，復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5、必要進(jìn)，檔案 室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱霎時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)、保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé) 接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

3、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

4、學(xué)校在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)主任和校長共同鑒定，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為 3 糨用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對破損檔案及時(shí)修補(bǔ)。

第四篇：文秘檔案管理制度

目錄

第一章 主要內(nèi)容及適用范圍 第二章 文秘檔案的管理機(jī)構(gòu) 第三章 文秘檔案的種類 第四章 文秘檔案管理的基本程序 第五章 文秘檔案的收集。第六章 文秘檔案的借閱 第七章 文秘檔案保密要求 第八章 超期檔案的銷毀 第九章 文秘檔案的保管 正文

第一章 主要內(nèi)容及適用范圍

第一條 規(guī)定公司辦公室各類文秘檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。

第二章 文秘檔案的管理機(jī)構(gòu)

第二條 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

第三條 各經(jīng)辦單位或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。第四條 文秘檔案室主要職責(zé)：

①制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章制度；

②對企業(yè)文書部門或生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； ③做好企業(yè)文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；

⑤提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

第三章 文秘檔案的種類

第五條 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

第六條 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

第七條 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。第八條 總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬單位的和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

第十條 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等，以及企業(yè)各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

第十一條 憑證性文書材料。包括企業(yè)各單位上報(bào)的、在經(jīng)營活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

第十二條 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

第十三條 匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管單位的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

第十四條 勞資人事資料。包括企業(yè)及下屬各單位的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

第十五條 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各單位在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

第十六條 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

第四章 文秘檔案管理的基本程序

第十七條 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨(dú)立，但又相互制約。

第五章 文秘檔案的收集。

第十八條 就是把分散的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把企業(yè)活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由企業(yè)辦公室及企業(yè)下屬單位和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

第十九條 立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。第二十條 立卷歸檔的時(shí)間

①凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

②對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

第二十一條 立卷歸檔的要求

①各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

②移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。③歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

④立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

⑤填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

⑥立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

⑦立卷應(yīng)以問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

⑧立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

⑨立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。⑩文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

⑩各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

⑩聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 文秘檔案的借閱

第二十二條 文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。

第二十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

第二十四條 文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

第二十五條 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

第二十六條 必要時(shí)，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

第二十七條 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

第二十八條 借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

第七章 文秘檔案保密要求

第二十九條 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加 強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

第三十條 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。第三十一條 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制 時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十二條 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副 總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十三條 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

第三十四條 外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

第三十五條 檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給 予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

第三十六條 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

第八章 超期檔案的銷毀

第三十七條 對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任 和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

第三十八條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

第三十九條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

第九章 文秘檔案的保管

第四十條 檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

第五篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內(nèi)容及使用范圍

規(guī)定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。

二、文秘檔案的管理機(jī)構(gòu)

1、文書結(jié)案后，原稿由人事行政部所轄檔案室歸檔。

2、各經(jīng)辦單位或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

3、文秘檔案室主要職責(zé)：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章

② 對企業(yè)文書部門或生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；

③ 做好企業(yè)文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④ 做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；

⑤ 提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、文秘檔案的種類

1、法規(guī)必文件。包括上級(jí)頒發(fā)的、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè) 發(fā)行的各各標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄 等。

3、計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬單位的和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5、憑證性文書材料。包括企業(yè)種類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等，以及企業(yè)各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

6、憑證性文書材料。包括企業(yè)各單位上報(bào)的、在經(jīng)營活動(dòng)中形成少憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許 1 可證、出口許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)和證明等。

8、匯報(bào)性文書資料。兇手企業(yè) 上報(bào)主管單位的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人事資料。包括企業(yè)及下屬各 的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè) 及下屬各單位在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

11、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨(dú)立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關(guān)的規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業(yè) 活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由企業(yè)辦公室及企業(yè)下屬單位和個(gè)人定期協(xié)同檔案進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所有函蓋的文件資料，均應(yīng)卷歸檔。

2、立卷歸檔的時(shí)間

① 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

② 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況延長。

3、立卷歸檔要求

① 各部門兼職檔案員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。③ 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、2 正文和附件必須立在一起。

④ 立卷進(jìn)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔的擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容這出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

⑤ 填寫案卷一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

⑥ 立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

⑦ 立卷應(yīng)以反映問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

⑧ 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

⑨ 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。⑩ 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

? 各種實(shí)物檔案了（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

? 聲像檔案攝錄必須有詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，臺(tái)有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成自制品提供使用，復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5、必要進(jìn)，檔案 室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱霎時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)、保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密極檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)人事行政部主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)人事行政部主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé) 接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè) 在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為糨用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對破損檔案及時(shí)修補(bǔ)。