第一篇：淺談醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案

［摘要］本文旨在闡述醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集、管理及開發(fā)利用在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科研工作中的重要性，強(qiáng)調(diào)了開發(fā)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案信息資源對提高醫(yī)院科學(xué)化、信息化、規(guī)范化管理的重要意義。

［關(guān)鍵詞］醫(yī)務(wù)人員；技術(shù)檔案；醫(yī)院管理醫(yī)務(wù)人員在長期的醫(yī)療實(shí)踐和科研活動中直接形成的反映工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技能、工作業(yè)績、學(xué)術(shù)水平、科研成果的憑證材料，組成了醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。這些檔案微觀上記載了醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)發(fā)展的過程和德能勤績，宏觀上反映著醫(yī)院的整體醫(yī)療水平和發(fā)展?jié)摿?，是單位重要的無形資產(chǎn)。因此，做好醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集管理和開發(fā)利用工作，對促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科研工作卓有成效地開展具有十分重要的意義。

１業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的內(nèi)容

（１）個(gè)人基本材料：①個(gè)人簡歷；②學(xué)歷學(xué)位證書及證

明；③參加各種專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的證明材料、證書、鑒定、成績單等；④定期工作總結(jié)包括業(yè)務(wù)自傳、述職報(bào)告、考核成績及出國培訓(xùn)考察的有關(guān)材料。

（２）醫(yī)務(wù)人員任職資格的部分評聘材料：如任職資格申請表、申報(bào)表、資格考評表、審批表及資格證書、聘任合同、聘書等。

（３）從事技術(shù)工作業(yè)績材料：①公開發(fā)表的醫(yī)學(xué)專著及學(xué)術(shù)論文：②科技成果鑒定證書；③典型病例、手術(shù)分析的復(fù)印件；④其他具有備案價(jià)值的各種技術(shù)工作成績證明。（４）科研項(xiàng)目材料：①課題準(zhǔn)備階段：科研項(xiàng)目申報(bào)表、查新檢索報(bào)告、立項(xiàng)審批文件、計(jì)劃任務(wù)書、合同書、委托書、課題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書等；②科研試驗(yàn)階段：各種重要原始記錄、試驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算資料、階段性總結(jié)等；③總結(jié)鑒定評估驗(yàn)收階段：有評審鑒定申請書、工作總結(jié)、科研報(bào)告、已發(fā)表的論文論著、技術(shù)鑒定材料、科研經(jīng)費(fèi)使用登記本等；④成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段：成果申報(bào)材料、技術(shù)鑒定材料、鑒定證書及獲獎(jiǎng)材料、證書，推廣應(yīng)用證明、效益證明、檢索報(bào)告等；⑤推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等。（５）其他材料：①參加專業(yè)學(xué)術(shù)團(tuán)體、學(xué)會的證書、聘書等；②參加繼續(xù)教育培訓(xùn)的證書及所獲學(xué)分等；③先進(jìn)工作者證書、獎(jiǎng)狀；④專業(yè)技術(shù)差錯(cuò)事故材料等。

總之，凡不宜歸入人事檔案，又不屬于文書檔案而確屬反映醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)活動的材料，都應(yīng)歸屬于醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的范圍。

２業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集

做好業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集工作，必須明確主導(dǎo)思想，建立健全工作制度，將業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集工作納入醫(yī)務(wù)人員的職責(zé)范圍，與職稱晉升和科研成果報(bào)獎(jiǎng)等掛鉤，增強(qiáng)檔案意識，使全院職工充分認(rèn)識到技術(shù)檔案的作用和意義，為收集技術(shù)檔案創(chuàng)造良好的氛圍；同時(shí)，檔案人員應(yīng)熟悉技術(shù)檔案的運(yùn)行規(guī)律，抓住時(shí)機(jī)，廣泛收集，為檔案的齊全完整

醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)資訊打好基礎(chǔ)。為此，應(yīng)從以下三方面開展工作。２．１利用日常工作進(jìn)行收集

從新職工入院時(shí)就要求將其個(gè)人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書等有關(guān)材料上交，取得第一手資料；其次，定期向每個(gè)醫(yī)務(wù)人員發(fā)放收集技術(shù)檔案的通知并形成制度，凡有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案材料隨時(shí)上交。在收集的同時(shí)，要切實(shí)做好嚴(yán)格地登記、保管和提供利用保證，打消其對資料歸檔的顧慮，為技術(shù)檔案的收集工作打好基礎(chǔ)。

２．２圍繞醫(yī)院的中心工作集中收集

首先，利用醫(yī)務(wù)人員職稱評聘這一時(shí)機(jī)進(jìn)行收集。醫(yī)務(wù)人員在評聘職稱時(shí)呈報(bào)的材料，能比較全面真實(shí)的反映醫(yī)務(wù)人員在專業(yè)技術(shù)工作中的經(jīng)歷，業(yè)務(wù)專長、工作能力、工作業(yè)績和管理水平等。因此，凡發(fā)表的論文、獲獎(jiǎng)證書等所能反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平的材料都在此列，因而材料比較完整而且系統(tǒng)，可靠性也高。其次是通過年終個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等時(shí)機(jī)進(jìn)行收集。２．３“三納入”、“四同步”的方法有利于檔案的收集認(rèn)真落實(shí)“三納入”，從明確各級人員的職責(zé)入手，將技術(shù)檔案納入醫(yī)院的管理制度之中，納入到相關(guān)科室職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，并與經(jīng)濟(jì)核算掛鉤，把住財(cái)務(wù)結(jié)算關(guān)。實(shí)踐證明，這一措施對技術(shù)檔案的收集歸檔工作起到了重要的保證。堅(jiān)持“四同步”是做好歸檔工作的關(guān)鍵。如下達(dá)科研計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；評審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果或科研人員晉級考核與檔案部門評價(jià)有關(guān)課題歸檔情況同步等。

另外，由于業(yè)務(wù)技術(shù)檔案是一個(gè)動態(tài)信息資源，因此需要不斷的補(bǔ)充和完善，這就需要多個(gè)部門支持與配合。如醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部對醫(yī)務(wù)人員的崗位考核、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及＂三基＂的考核成績，人事科、黨辦對醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評結(jié)果等資料，都要及時(shí)記入個(gè)人技術(shù)檔案。所以，要做好業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集工作，還需各科室通力合作，共同完成。

３加強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的管理

（１）實(shí)行集中統(tǒng)一管理是做好業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作的基本原則，形成規(guī)范、保管完整、系統(tǒng)安全是業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的基本要求。業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作必須以此原則為指導(dǎo)，這也是《中華人民檔案法》的要求，它不僅符合時(shí)代發(fā)展的需要，而且也是衡量醫(yī)院管理水平的標(biāo)志之一。

（２）建立科學(xué)的檔案分類方案和管理原則。分類是業(yè)務(wù)

技術(shù)檔案科學(xué)管理和有效利用的前提，也是各級醫(yī)院面臨的一個(gè)共性問題。由于技術(shù)檔案內(nèi)容豐富、構(gòu)成復(fù)雜、使用率高，因而制定一個(gè)既符合科學(xué)管理要求又切合本單位實(shí)際的分類方案和管理原則顯得尤為重要。我院在經(jīng)過廣泛調(diào)查、全面分析和充分論證的基礎(chǔ)上制定了以人建檔，組卷時(shí)采取一人一卷（件），按級分類的方式，并實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，真正實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)技術(shù)檔案檢索、匯編和打印自動化，大大提高了工作效率和管理質(zhì)量。

４開發(fā)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案信息資源

長期以來，由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，大部分醫(yī)院只重視

“人事檔案”，而對業(yè)務(wù)技術(shù)檔案沒有引起足夠的重視，隨著醫(yī)療市場競爭的日益激烈，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)清醒的認(rèn)識到醫(yī)療市場的競爭就是高技術(shù)和高科技人才的競爭，因此，充分挖掘醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)。４．１充分發(fā)揮業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)務(wù)人員職稱評 聘提供依據(jù)和憑證

技術(shù)檔案是醫(yī)務(wù)人員在日常工作中德、能、勤、績的真實(shí)記錄和集中反映，衛(wèi)生人員在填寫職稱申報(bào)表時(shí)，可以據(jù)此獲得直接的數(shù)據(jù)與憑證；另一方面也為職稱評聘提供客觀的考評依據(jù)，使考評工作既真實(shí)，又有說服力，從而克服考評工作憑主觀印象和缺乏量化指標(biāo)的弊端，為職評工作的公正客觀創(chuàng)造良好的條件。

４．２開發(fā)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案信息資源，提高醫(yī)院科研管理水平

充分挖掘業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的學(xué)術(shù)參考價(jià)值，開展編研工作。如通過編制《醫(yī)院論文匯編》、《科研立項(xiàng)匯編》、《科研成果匯編》、《醫(yī)院基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等，不僅調(diào)動廣大醫(yī)務(wù)工作者重視科研的工作熱情，而且為醫(yī)護(hù)人員提供學(xué)術(shù)信息，使他們盡快了解到本學(xué)科的研究動態(tài)和發(fā)展方向，吸收和借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)，避免在撰寫學(xué)術(shù)論文和科研課題申報(bào)時(shí)，出現(xiàn)重復(fù)撰寫、申報(bào)等現(xiàn)象，同時(shí)也為科研成果的開發(fā)利用以及科研管理人員制定科研發(fā)展規(guī)劃提供重要依據(jù)。

４．３充分發(fā)揮技術(shù)檔案的基石作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

業(yè)務(wù)技術(shù)檔案既有醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際材料，又包括了才能評價(jià)，還有定量記載和結(jié)論分析，是醫(yī)務(wù)人員德才表現(xiàn)的動態(tài)材料。要使決策正確，用人得當(dāng)，業(yè)務(wù)技術(shù)檔案就是重要的信息資源。有了業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，醫(yī)院可以據(jù)此分專業(yè)分層次有計(jì)劃的進(jìn)行在職培訓(xùn)和重點(diǎn)培養(yǎng)，使醫(yī)院形成一支合理的人才梯隊(duì)建設(shè)，最大限度的發(fā)揮醫(yī)務(wù)人員特長，真正做到“人盡其才，才盡其用”。同時(shí)，院領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)了解各科室各系列人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)療技術(shù)水平和科研工作技能等方面情況，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)并進(jìn)行宏觀調(diào)控和決策。

總之，業(yè)務(wù)技術(shù)檔案是一個(gè)動態(tài)信息，而傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容簡單、條目單一，無法對其做出全面、完整的評價(jià)，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和評價(jià)，因此，隨著人事制度改革的不斷深入和人才競爭的日益激烈，專業(yè)技術(shù)檔案必將越來越受到人們的重視，建立和完善業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作，全面系統(tǒng)地將業(yè)務(wù)技術(shù)檔案納入規(guī)范化、制度化管理的軌道，逐步形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式、統(tǒng)一信息管理、統(tǒng)一服務(wù)規(guī)范和服務(wù)系統(tǒng)，最大限度的滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需要，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮更大的作用將有十分重要的意義。參考文獻(xiàn)

［１］吳真真．在醫(yī)改中做好醫(yī)院檔案信息的開發(fā)與利用［Ｊ］．中國 醫(yī)院管理，１９９９，１９（９）：４０～４１

［２］劉燕清．醫(yī)學(xué)科研檔案管理存在的問題與對策［Ｊ］．現(xiàn)代醫(yī) 院，２００５，１：７４

（收稿日期：２００６－０３－０２）

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第二篇：工程造價(jià)技術(shù)檔案

貴州國龍項(xiàng)目管理咨詢有限公司 造價(jià)咨詢技術(shù)檔案管理制度

為規(guī)范公司技術(shù)檔案工作底稿的編制、復(fù)核、使用和管理，強(qiáng)化咨詢質(zhì)量，降低咨詢風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)提高整體水平，保證咨詢資料的完整性、統(tǒng)一性、實(shí)用性，特制定本制度。

一、檔案的歸檔與管理

1、公司的歸檔資料實(shí)行“項(xiàng)目歸檔”制度，每個(gè)項(xiàng)目完成后及時(shí)進(jìn)行資料的歸檔工作；

2、每個(gè)工程項(xiàng)目文檔都要進(jìn)行編號處理，并按文件類型再分成若干個(gè)子項(xiàng)以便查找；

3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

4、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

5、檔案管理員根據(jù)公司的《檔案管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。檔案管理員職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。

二、檔案的收集及移交

工程造價(jià)咨詢檔案原則上由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整理歸檔，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須在咨詢報(bào)告出具后30日內(nèi)將完整的檔案資料移交檔案室；公司專職檔案管理員負(fù)責(zé)造價(jià)咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后90 日內(nèi)將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。

三、檔案的保存

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在交付存檔資料時(shí)要保證各種資料齊全，歸檔時(shí)填寫資料清單及頁數(shù)，工程量計(jì)算書要求加封面，并分類裝訂完好，資料完整方能存檔。各種類型項(xiàng)目存檔資料要求如下：

(一)工程標(biāo)底、清單編制存檔資料：

1、存檔資料目錄

2、工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等）

3、工程造價(jià)（標(biāo)底、清單）編制委托合同

4、委托方交付的資料：建設(shè)方提供的招標(biāo)文件、答疑文件（除圖紙外）

5、成果文件：工程（概）預(yù)算書（電子版及紙質(zhì)版）

6、三級復(fù)核表

7、工程量計(jì)算書（電子版及手稿）

8、委托方評價(jià)意見

（二）工程造價(jià)審核：

1、存檔資料目錄

2、工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等）

3、工程造價(jià)審核委托合同

4、成果文件：審核報(bào)告、定案表、單位工程預(yù)（結(jié)）算書（電子版及紙質(zhì)版）

5、計(jì)算書底稿、工程量確認(rèn)單

6、委托方交付的相關(guān)資料：施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、經(jīng)濟(jì)簽證、變更資料、洽商記錄、對方報(bào)送預(yù)（結(jié)）算書等

7、三級復(fù)核表

8、委托方評價(jià)意見

（三）工程造價(jià)過程控制（根據(jù)項(xiàng)目要求，統(tǒng)一編號，分批存檔）：

1、存檔資料目錄

2、工作總結(jié)（業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等）

3、審核付款定案表、單位工程預(yù)（結(jié)）算書（電子版及紙質(zhì)版）

4、最終審批支付單（盡可能）

5、計(jì)算書底稿、工程量確認(rèn)單

6、委托方交付的相關(guān)資料：施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、經(jīng)濟(jì)簽證、變更資料、洽商記錄、對方報(bào)送結(jié)算書等

7、三級復(fù)核表

（四）文件成果要求

1、外封面

2、內(nèi)封面（要求有工程名稱、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、編制單位、編制人、審核人、編制時(shí)間、文件成果編號等）

3、匯總表

4、編制說明

5、各分項(xiàng)預(yù)（結(jié)）算書

6、單位資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、造價(jià)師注冊證書

四、檔案的借閱

1、凡本公司職工均可通過公司 檔案管理員借閱并辦理借閱簽字手續(xù)，但需妥善保管，不得涂改遺失，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)涂改遺失要受到經(jīng)濟(jì)處罰，后果嚴(yán)重者要開除處理或追究

刑事責(zé)任。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，填寫《借閱檔案申請表》備案，并按要求及時(shí)歸還。

3、借閱者用畢后應(yīng)及時(shí)歸還。對借閱份數(shù)過多及時(shí)間過長者，檔案管理員有權(quán)催還。接催還通知后，應(yīng)即刻歸還。如確實(shí)需要使用，應(yīng)向檔案管理員辦理續(xù)借手續(xù)，經(jīng)同意后續(xù)借。

4、公司技術(shù)檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過8小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)；

5、檔案借閱者必須做到：

① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

五、檔案的銷毀

1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當(dāng)某些檔案到銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司技術(shù)檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5、在銷毀公司技術(shù)檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

六、檔案管理制度的執(zhí)行

檔案管理責(zé)任人負(fù)責(zé)督促執(zhí)行本規(guī)定，制定本制度旨在規(guī)范公司技術(shù)檔案管理，全體員工必須嚴(yán)格遵守。

第三篇：技術(shù)檔案管理制度

技術(shù)檔案管理制度

一、歸檔時(shí)間

辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：

1、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。

2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

3、凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。

4、特種設(shè)備重大維修驗(yàn)收及年檢驗(yàn)收合格后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。

二、歸檔要求

1、材料完整齊全。

2、系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。

3、立卷時(shí)，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。

4、在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí)，要合理安排文件的先后秩序，按時(shí)間先后排列。對于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。

5、由檔案部門對特種設(shè)備管理部門加以指導(dǎo)，協(xié)助特種設(shè)備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。

三、歸檔流程

1、編制立卷項(xiàng)目，將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。

2、文件按時(shí)間順序排列，最近的在最上面。

3、一臺特種設(shè)備一個(gè)立卷，一個(gè)檔案盒。

4、定時(shí)交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。

5、記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。

四、檔案管理工作

1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：本單位設(shè)立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

五、檔案利用工作

1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復(fù)印件；提供文獻(xiàn)索引資料。

3、依據(jù)國家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好本公司檔案統(tǒng)計(jì)工作。

第四篇：技術(shù)檔案管理制度

技術(shù)檔案管理制度

總則

1、為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司運(yùn)營和發(fā)展中的作用，更好地為生產(chǎn)、技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。

2、本公司技術(shù)檔案是指技術(shù)部門（包括車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、施工安裝等技術(shù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖樣、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖樣、資料、圖書等。

3、公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按本制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。

4、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)部主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)（含技術(shù)）、質(zhì)量、設(shè)備、施工、安裝等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

技術(shù)文件資料的歸檔

1、每一種產(chǎn)品完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。

2、技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見《文件控制程序》可百度查找下載)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。

3、凡需歸檔的文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。

4、凡各部門形成的圖樣類文件，經(jīng)各部門主管簽字后，向檔案室移交歸檔。

5、凡外來、外購回公司的圖樣資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖樣、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。

6、在資料歸檔時(shí)，由各部門主管確定資料的重要程度，資料一般分為重要級、普通級兩種，重要級必須標(biāo)明“重要”字樣，普通級可不標(biāo)記。綜合檔案室的任務(wù)和人員的職責(zé) 綜合檔案室的任務(wù)：

1．1、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。

1．2、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

1．3、承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。

2、技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：

2．1、認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。

2．2、科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

2．3、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。2．

4、嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

2．5、保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。技術(shù)檔案的鑒定和銷毀

1、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。

2、凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。

技術(shù)檔案的保管和借閱

1、對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交企管部主管審查。企管部主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。

3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

4、技術(shù)檔案的保密制度：

4．1、全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的技術(shù)檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管和企管部主管共同批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

4．2、技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

4．3、非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5 技術(shù)檔案的借閱： 5．

1、凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．

2、技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)企管部主管批準(zhǔn)方能借出。5．

3、經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時(shí)間為8小時(shí)。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

5．4、借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放

1、凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

2、需加工制作的工裝類圖樣文件，應(yīng)復(fù)制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放生產(chǎn)部門作采購備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)檢部進(jìn)行檢查，其中裝配圖發(fā)放于生產(chǎn)車間保管，供生產(chǎn)員工的管理使用；一套發(fā)放采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

3、用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的裝配圖、加工圖、資料文件等應(yīng)復(fù)制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)檢部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。發(fā)放圖樣或文件都需經(jīng)會簽才算有效。

4、用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的泥芯圖，應(yīng)曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。

5、用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)復(fù)制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

6、作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片，應(yīng)復(fù)制三份，發(fā)放質(zhì)檢部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

7、因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》（參見《文件控制程序》），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》（參見《文件控制程序》），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。

8、發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)（曬）制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)企管部主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送交公司財(cái)務(wù)部。

技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改

1、當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，相應(yīng)部門主管簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

2、技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

3、為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。

北京鑫中昊科技股份有限公司

技術(shù)部

2016年04月23日

第五篇：醫(yī)療器械技術(shù)檔案

醫(yī)療器械技術(shù)檔案

其檔案的分類包括醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案、計(jì)量器具類技術(shù)檔案、醫(yī)用耗材類技術(shù)檔案、其它檔案。

一、醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案1、2、3、4、5、6、7、8、使用科室購置申請 論證報(bào)告 招標(biāo)文件 供應(yīng)商投標(biāo)書 大型設(shè)備配置許可申請 配置許可的批文 配置許可證的復(fù)印件

三證：經(jīng)銷商的營業(yè)執(zhí)照；醫(yī)療器械的產(chǎn)品注冊證；醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證；醫(yī)療器械經(jīng)營許可證；要求復(fù)印件并加蓋供貨商的單位公章

9、企業(yè)法定代表人的委托授權(quán)書原件，委托書授權(quán)的經(jīng)營范圍、期限、聯(lián)系方式

10、消毒衛(wèi)生許可證（消殺設(shè)備）

11、醫(yī)療器械的合同

12、機(jī)電進(jìn)口登記表

13、海關(guān)進(jìn)口報(bào)關(guān)單

14、外貿(mào)合同

15、外貿(mào)公司代理協(xié)議

16、商檢證明

17、安裝驗(yàn)收報(bào)告

18、設(shè)備的裝箱單

19、產(chǎn)品的合格證 20、隨機(jī)資料

21、維修保養(yǎng)記錄

22、報(bào)廢申請單

二、醫(yī)療計(jì)量器具技術(shù)檔案

1、每年的計(jì)量明細(xì)清單

2、計(jì)量合格證

3、壓力容器檔案，包括產(chǎn)品的說明書、合格證、計(jì)量部門的計(jì)量合格證書、年檢報(bào)告、安裝申請、批復(fù)報(bào)告

三、醫(yī)用耗材技術(shù)檔案

1、新進(jìn)物品申請表

2、招標(biāo)書及三證——醫(yī)療器械的產(chǎn)品注冊證；醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證；醫(yī)療器械經(jīng)營許可證；要求復(fù)印件并加蓋供貨商的單位公章

3、招標(biāo)結(jié)果

4、長期合同

5、廠商承諾

6、消毒衛(wèi)生許可證（消殺設(shè)備）

四、其它檔案

1、醫(yī)用耗材申請表（按月訂裝）

2、醫(yī)用耗材出入庫單（按月訂裝）

3、萬元以下設(shè)備申請表（按月訂裝）

4、醫(yī)療設(shè)備出入庫單（按月裝訂）

5、付款計(jì)劃（按年裝訂）

6、設(shè)備的每季度巡回維護(hù)檢修記錄（按季裝訂）

7、大型設(shè)備的效益分析（按年裝訂）

8、醫(yī)療設(shè)備的報(bào)廢請示和批示（按次裝訂）

9、醫(yī)用耗材的每年庫存盤點(diǎn)表

10、設(shè)備科的各種報(bào)表

11、高值耗材的登記表