第一篇:淺談醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案
[摘要]本文旨在闡述醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集、管理及開發(fā)利用在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科研工作中的重要性,強(qiáng)調(diào)了開發(fā)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案信息資源對提高醫(yī)院科學(xué)化、信息化、規(guī)范化管理的重要意義。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)務(wù)人員;技術(shù)檔案;醫(yī)院管理醫(yī)務(wù)人員在長期的醫(yī)療實(shí)踐和科研活動(dòng)中直接形成的反映工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技能、工作業(yè)績、學(xué)術(shù)水平、科研成果的憑證材料,組成了醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。這些檔案微觀上記載了醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)發(fā)展的過程和德能勤績,宏觀上反映著醫(yī)院的整體醫(yī)療水平和發(fā)展?jié)摿?,是單位重要的無形資產(chǎn)。因此,做好醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集管理和開發(fā)利用工作,對促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科研工作卓有成效地開展具有十分重要的意義。
1業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的內(nèi)容
(1)個(gè)人基本材料:①個(gè)人簡歷;②學(xué)歷學(xué)位證書及證
明;③參加各種專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的證明材料、證書、鑒定、成績單等;④定期工作總結(jié)包括業(yè)務(wù)自傳、述職報(bào)告、考核成績及出國培訓(xùn)考察的有關(guān)材料。
(2)醫(yī)務(wù)人員任職資格的部分評聘材料:如任職資格申請表、申報(bào)表、資格考評表、審批表及資格證書、聘任合同、聘書等。
(3)從事技術(shù)工作業(yè)績材料:①公開發(fā)表的醫(yī)學(xué)專著及學(xué)術(shù)論文:②科技成果鑒定證書;③典型病例、手術(shù)分析的復(fù)印件;④其他具有備案價(jià)值的各種技術(shù)工作成績證明。(4)科研項(xiàng)目材料:①課題準(zhǔn)備階段:科研項(xiàng)目申報(bào)表、查新檢索報(bào)告、立項(xiàng)審批文件、計(jì)劃任務(wù)書、合同書、委托書、課題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書等;②科研試驗(yàn)階段:各種重要原始記錄、試驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算資料、階段性總結(jié)等;③總結(jié)鑒定評估驗(yàn)收階段:有評審鑒定申請書、工作總結(jié)、科研報(bào)告、已發(fā)表的論文論著、技術(shù)鑒定材料、科研經(jīng)費(fèi)使用登記本等;④成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段:成果申報(bào)材料、技術(shù)鑒定材料、鑒定證書及獲獎(jiǎng)材料、證書,推廣應(yīng)用證明、效益證明、檢索報(bào)告等;⑤推廣應(yīng)用階段:推廣應(yīng)用方案、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等。(5)其他材料:①參加專業(yè)學(xué)術(shù)團(tuán)體、學(xué)會(huì)的證書、聘書等;②參加繼續(xù)教育培訓(xùn)的證書及所獲學(xué)分等;③先進(jìn)工作者證書、獎(jiǎng)狀;④專業(yè)技術(shù)差錯(cuò)事故材料等。
總之,凡不宜歸入人事檔案,又不屬于文書檔案而確屬反映醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)活動(dòng)的材料,都應(yīng)歸屬于醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的范圍。
2業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集
做好業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集工作,必須明確主導(dǎo)思想,建立健全工作制度,將業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集工作納入醫(yī)務(wù)人員的職責(zé)范圍,與職稱晉升和科研成果報(bào)獎(jiǎng)等掛鉤,增強(qiáng)檔案意識(shí),使全院職工充分認(rèn)識(shí)到技術(shù)檔案的作用和意義,為收集技術(shù)檔案創(chuàng)造良好的氛圍;同時(shí),檔案人員應(yīng)熟悉技術(shù)檔案的運(yùn)行規(guī)律,抓住時(shí)機(jī),廣泛收集,為檔案的齊全完整
醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)資訊打好基礎(chǔ)。為此,應(yīng)從以下三方面開展工作。2.1利用日常工作進(jìn)行收集
從新職工入院時(shí)就要求將其個(gè)人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書等有關(guān)材料上交,取得第一手資料;其次,定期向每個(gè)醫(yī)務(wù)人員發(fā)放收集技術(shù)檔案的通知并形成制度,凡有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案材料隨時(shí)上交。在收集的同時(shí),要切實(shí)做好嚴(yán)格地登記、保管和提供利用保證,打消其對資料歸檔的顧慮,為技術(shù)檔案的收集工作打好基礎(chǔ)。
2.2圍繞醫(yī)院的中心工作集中收集
首先,利用醫(yī)務(wù)人員職稱評聘這一時(shí)機(jī)進(jìn)行收集。醫(yī)務(wù)人員在評聘職稱時(shí)呈報(bào)的材料,能比較全面真實(shí)的反映醫(yī)務(wù)人員在專業(yè)技術(shù)工作中的經(jīng)歷,業(yè)務(wù)專長、工作能力、工作業(yè)績和管理水平等。因此,凡發(fā)表的論文、獲獎(jiǎng)證書等所能反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平的材料都在此列,因而材料比較完整而且系統(tǒng),可靠性也高。其次是通過年終個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等時(shí)機(jī)進(jìn)行收集。2.3“三納入”、“四同步”的方法有利于檔案的收集認(rèn)真落實(shí)“三納入”,從明確各級人員的職責(zé)入手,將技術(shù)檔案納入醫(yī)院的管理制度之中,納入到相關(guān)科室職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé),并與經(jīng)濟(jì)核算掛鉤,把住財(cái)務(wù)結(jié)算關(guān)。實(shí)踐證明,這一措施對技術(shù)檔案的收集歸檔工作起到了重要的保證。堅(jiān)持“四同步”是做好歸檔工作的關(guān)鍵。如下達(dá)科研計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步;評審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果或科研人員晉級考核與檔案部門評價(jià)有關(guān)課題歸檔情況同步等。
另外,由于業(yè)務(wù)技術(shù)檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)信息資源,因此需要不斷的補(bǔ)充和完善,這就需要多個(gè)部門支持與配合。如醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部對醫(yī)務(wù)人員的崗位考核、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及"三基"的考核成績,人事科、黨辦對醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評結(jié)果等資料,都要及時(shí)記入個(gè)人技術(shù)檔案。所以,要做好業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集工作,還需各科室通力合作,共同完成。
3加強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的管理
(1)實(shí)行集中統(tǒng)一管理是做好業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作的基本原則,形成規(guī)范、保管完整、系統(tǒng)安全是業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的基本要求。業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作必須以此原則為指導(dǎo),這也是《中華人民檔案法》的要求,它不僅符合時(shí)代發(fā)展的需要,而且也是衡量醫(yī)院管理水平的標(biāo)志之一。
(2)建立科學(xué)的檔案分類方案和管理原則。分類是業(yè)務(wù)
技術(shù)檔案科學(xué)管理和有效利用的前提,也是各級醫(yī)院面臨的一個(gè)共性問題。由于技術(shù)檔案內(nèi)容豐富、構(gòu)成復(fù)雜、使用率高,因而制定一個(gè)既符合科學(xué)管理要求又切合本單位實(shí)際的分類方案和管理原則顯得尤為重要。我院在經(jīng)過廣泛調(diào)查、全面分析和充分論證的基礎(chǔ)上制定了以人建檔,組卷時(shí)采取一人一卷(件),按級分類的方式,并實(shí)行計(jì)算機(jī)管理,真正實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)技術(shù)檔案檢索、匯編和打印自動(dòng)化,大大提高了工作效率和管理質(zhì)量。
4開發(fā)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案信息資源
長期以來,由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響,大部分醫(yī)院只重視
“人事檔案”,而對業(yè)務(wù)技術(shù)檔案沒有引起足夠的重視,隨著醫(yī)療市場競爭的日益激烈,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)清醒的認(rèn)識(shí)到醫(yī)療市場的競爭就是高技術(shù)和高科技人才的競爭,因此,充分挖掘醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的信息資源,為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供信息服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)。4.1充分發(fā)揮業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的使用價(jià)值,為醫(yī)務(wù)人員職稱評 聘提供依據(jù)和憑證
技術(shù)檔案是醫(yī)務(wù)人員在日常工作中德、能、勤、績的真實(shí)記錄和集中反映,衛(wèi)生人員在填寫職稱申報(bào)表時(shí),可以據(jù)此獲得直接的數(shù)據(jù)與憑證;另一方面也為職稱評聘提供客觀的考評依據(jù),使考評工作既真實(shí),又有說服力,從而克服考評工作憑主觀印象和缺乏量化指標(biāo)的弊端,為職評工作的公正客觀創(chuàng)造良好的條件。
4.2開發(fā)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案信息資源,提高醫(yī)院科研管理水平
充分挖掘業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的學(xué)術(shù)參考價(jià)值,開展編研工作。如通過編制《醫(yī)院論文匯編》、《科研立項(xiàng)匯編》、《科研成果匯編》、《醫(yī)院基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等,不僅調(diào)動(dòng)廣大醫(yī)務(wù)工作者重視科研的工作熱情,而且為醫(yī)護(hù)人員提供學(xué)術(shù)信息,使他們盡快了解到本學(xué)科的研究動(dòng)態(tài)和發(fā)展方向,吸收和借鑒成功的經(jīng)驗(yàn),避免在撰寫學(xué)術(shù)論文和科研課題申報(bào)時(shí),出現(xiàn)重復(fù)撰寫、申報(bào)等現(xiàn)象,同時(shí)也為科研成果的開發(fā)利用以及科研管理人員制定科研發(fā)展規(guī)劃提供重要依據(jù)。
4.3充分發(fā)揮技術(shù)檔案的基石作用,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)
業(yè)務(wù)技術(shù)檔案既有醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際材料,又包括了才能評價(jià),還有定量記載和結(jié)論分析,是醫(yī)務(wù)人員德才表現(xiàn)的動(dòng)態(tài)材料。要使決策正確,用人得當(dāng),業(yè)務(wù)技術(shù)檔案就是重要的信息資源。有了業(yè)務(wù)技術(shù)檔案,醫(yī)院可以據(jù)此分專業(yè)分層次有計(jì)劃的進(jìn)行在職培訓(xùn)和重點(diǎn)培養(yǎng),使醫(yī)院形成一支合理的人才梯隊(duì)建設(shè),最大限度的發(fā)揮醫(yī)務(wù)人員特長,真正做到“人盡其才,才盡其用”。同時(shí),院領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)了解各科室各系列人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)療技術(shù)水平和科研工作技能等方面情況,為醫(yī)院發(fā)展提供可靠依據(jù)并進(jìn)行宏觀調(diào)控和決策。
總之,業(yè)務(wù)技術(shù)檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)信息,而傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容簡單、條目單一,無法對其做出全面、完整的評價(jià),不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和評價(jià),因此,隨著人事制度改革的不斷深入和人才競爭的日益激烈,專業(yè)技術(shù)檔案必將越來越受到人們的重視,建立和完善業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作,全面系統(tǒng)地將業(yè)務(wù)技術(shù)檔案納入規(guī)范化、制度化管理的軌道,逐步形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式、統(tǒng)一信息管理、統(tǒng)一服務(wù)規(guī)范和服務(wù)系統(tǒng),最大限度的滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需要,為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮更大的作用將有十分重要的意義。參考文獻(xiàn)
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(收稿日期:2006-03-02)
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第二篇:工程造價(jià)技術(shù)檔案
貴州國龍項(xiàng)目管理咨詢有限公司 造價(jià)咨詢技術(shù)檔案管理制度
為規(guī)范公司技術(shù)檔案工作底稿的編制、復(fù)核、使用和管理,強(qiáng)化咨詢質(zhì)量,降低咨詢風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)提高整體水平,保證咨詢資料的完整性、統(tǒng)一性、實(shí)用性,特制定本制度。
一、檔案的歸檔與管理
1、公司的歸檔資料實(shí)行“項(xiàng)目歸檔”制度,每個(gè)項(xiàng)目完成后及時(shí)進(jìn)行資料的歸檔工作;
2、每個(gè)工程項(xiàng)目文檔都要進(jìn)行編號處理,并按文件類型再分成若干個(gè)子項(xiàng)以便查找;
3、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
4、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《檔案管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。檔案管理員職責(zé):保證公司及各部門的原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。
二、檔案的收集及移交
工程造價(jià)咨詢檔案原則上由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整理歸檔,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須在咨詢報(bào)告出具后30日內(nèi)將完整的檔案資料移交檔案室;公司專職檔案管理員負(fù)責(zé)造價(jià)咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作,檔案管理人員必須在檔案移交后90 日內(nèi)將檔案裝訂歸檔,并保證歸檔后檔案的完整、安全。
三、檔案的保存
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在交付存檔資料時(shí)要保證各種資料齊全,歸檔時(shí)填寫資料清單及頁數(shù),工程量計(jì)算書要求加封面,并分類裝訂完好,資料完整方能存檔。各種類型項(xiàng)目存檔資料要求如下:
(一)工程標(biāo)底、清單編制存檔資料:
1、存檔資料目錄
2、工作總結(jié)(業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等)
3、工程造價(jià)(標(biāo)底、清單)編制委托合同
4、委托方交付的資料:建設(shè)方提供的招標(biāo)文件、答疑文件(除圖紙外)
5、成果文件:工程(概)預(yù)算書(電子版及紙質(zhì)版)
6、三級復(fù)核表
7、工程量計(jì)算書(電子版及手稿)
8、委托方評價(jià)意見
(二)工程造價(jià)審核:
1、存檔資料目錄
2、工作總結(jié)(業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等)
3、工程造價(jià)審核委托合同
4、成果文件:審核報(bào)告、定案表、單位工程預(yù)(結(jié))算書(電子版及紙質(zhì)版)
5、計(jì)算書底稿、工程量確認(rèn)單
6、委托方交付的相關(guān)資料:施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、經(jīng)濟(jì)簽證、變更資料、洽商記錄、對方報(bào)送預(yù)(結(jié))算書等
7、三級復(fù)核表
8、委托方評價(jià)意見
(三)工程造價(jià)過程控制(根據(jù)項(xiàng)目要求,統(tǒng)一編號,分批存檔):
1、存檔資料目錄
2、工作總結(jié)(業(yè)務(wù)范圍、完成時(shí)間、參加人員等)
3、審核付款定案表、單位工程預(yù)(結(jié))算書(電子版及紙質(zhì)版)
4、最終審批支付單(盡可能)
5、計(jì)算書底稿、工程量確認(rèn)單
6、委托方交付的相關(guān)資料:施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、經(jīng)濟(jì)簽證、變更資料、洽商記錄、對方報(bào)送結(jié)算書等
7、三級復(fù)核表
(四)文件成果要求
1、外封面
2、內(nèi)封面(要求有工程名稱、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、編制單位、編制人、審核人、編制時(shí)間、文件成果編號等)
3、匯總表
4、編制說明
5、各分項(xiàng)預(yù)(結(jié))算書
6、單位資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、造價(jià)師注冊證書
四、檔案的借閱
1、凡本公司職工均可通過公司 檔案管理員借閱并辦理借閱簽字手續(xù),但需妥善保管,不得涂改遺失,如經(jīng)發(fā)現(xiàn)涂改遺失要受到經(jīng)濟(jì)處罰,后果嚴(yán)重者要開除處理或追究
刑事責(zé)任。
2、因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí),填寫《借閱檔案申請表》備案,并按要求及時(shí)歸還。
3、借閱者用畢后應(yīng)及時(shí)歸還。對借閱份數(shù)過多及時(shí)間過長者,檔案管理員有權(quán)催還。接催還通知后,應(yīng)即刻歸還。如確實(shí)需要使用,應(yīng)向檔案管理員辦理續(xù)借手續(xù),經(jīng)同意后續(xù)借。
4、公司技術(shù)檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過8小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn);
5、檔案借閱者必須做到:
① 愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
五、檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司技術(shù)檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司技術(shù)檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
六、檔案管理制度的執(zhí)行
檔案管理責(zé)任人負(fù)責(zé)督促執(zhí)行本規(guī)定,制定本制度旨在規(guī)范公司技術(shù)檔案管理,全體員工必須嚴(yán)格遵守。
第三篇:技術(shù)檔案管理制度
技術(shù)檔案管理制度
一、歸檔時(shí)間
辦理完畢的文件,按工作階段性進(jìn)行歸檔:
1、按年形成的文件,第二年上半年歸檔。
2、凡是有法律效用的文件材料,一生效就歸檔。
3、凡是有機(jī)密性的文件,隨時(shí)形成,隨時(shí)歸檔。
4、特種設(shè)備重大維修驗(yàn)收及年檢驗(yàn)收合格后,三個(gè)月內(nèi)歸檔。
二、歸檔要求
1、材料完整齊全。
2、系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料,均要按其不同特征組卷,盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系,區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。
3、立卷時(shí),要求將文件的正件與附件,印件與定稿,請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷,不得分散。
4、在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí),要合理安排文件的先后秩序,按時(shí)間先后排列。對于同一事情的同一文件,應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行,比如:正件與附件,應(yīng)正件在前,附件在后等。
5、由檔案部門對特種設(shè)備管理部門加以指導(dǎo),協(xié)助特種設(shè)備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù),雙方在移交清冊簽字。
三、歸檔流程
1、編制立卷項(xiàng)目,將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi),便于次年立卷。
2、文件按時(shí)間順序排列,最近的在最上面。
3、一臺(tái)特種設(shè)備一個(gè)立卷,一個(gè)檔案盒。
4、定時(shí)交檔案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年收集。文件量大的,一年交兩次,次年上半年和下半年各一次。
5、記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下,須用A4紙。
四、檔案管理工作
1、檔案的管理:區(qū)分全宗,正確立檔單位;分類,依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管:本單位設(shè)立專用文件庫保存檔案。
3、檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。
4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦理銷毀手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字。
五、檔案利用工作
1、凡需調(diào)閱檔案,均須填寫檔案借閱單,依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。
2、檔案利用方式有:提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。
3、依據(jù)國家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī),做好本公司檔案統(tǒng)計(jì)工作。
第四篇:技術(shù)檔案管理制度
技術(shù)檔案管理制度
總則
1、為建立、健全公司技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案,充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司運(yùn)營和發(fā)展中的作用,更好地為生產(chǎn)、技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。
2、本公司技術(shù)檔案是指技術(shù)部門(包括車間)在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、施工安裝等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖樣、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖樣、資料、圖書等。
3、公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中,保證其技術(shù)文件材料的積累,達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng),并按本制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。
4、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則,公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室,并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)部主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下,集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)(含技術(shù))、質(zhì)量、設(shè)備、施工、安裝等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作,達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
技術(shù)文件資料的歸檔
1、每一種產(chǎn)品完成或告一段落后,都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料,并按公司形成文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的文件資料加以系統(tǒng)的整理,組成保管單位(卷、代、冊、盒),由主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。
2、技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或文件資料時(shí),交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見《文件控制程序》可百度查找下載),簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的,管理人員有權(quán)拒絕接收。
3、凡需歸檔的文件資料,應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖樣按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。
4、凡各部門形成的圖樣類文件,經(jīng)各部門主管簽字后,向檔案室移交歸檔。
5、凡外來、外購回公司的圖樣資料,隨儀器、設(shè)備入廠的圖樣、使用說明書、電氣線路圖等在開封前,有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn),如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。
6、在資料歸檔時(shí),由各部門主管確定資料的重要程度,資料一般分為重要級、普通級兩種,重要級必須標(biāo)明“重要”字樣,普通級可不標(biāo)記。綜合檔案室的任務(wù)和人員的職責(zé) 綜合檔案室的任務(wù):
1.1、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案,維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職,造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等,管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任,嚴(yán)重者調(diào)離崗位。
1.2、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
1.3、承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔,提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
2、技術(shù)檔案管理人員的職責(zé):
2.1、認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù),提高管理水平,保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。
2.2、科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案,承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。
2.3、遵守公司保密制度,做好安全保衛(wèi)工作。2.
4、嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。
2.5、保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生,對破損或變質(zhì)的檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。技術(shù)檔案的鑒定和銷毀
1、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案,復(fù)制后,原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案,原檔案報(bào)廢,保管期限為一年。
2、凡要銷毀的技術(shù)檔案,必須造具清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀,防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。
技術(shù)檔案的保管和借閱
1、對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理,編制《檔案查閱目錄》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。
2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告,交企管部主管審查。企管部主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果,對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改,并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。
3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作,并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng),注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案,管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
4、技術(shù)檔案的保密制度:
4.1、全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密,維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的技術(shù)檔案(包括外來、外購的資料,隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料,原始底圖等),要由技術(shù)主管和企管部主管共同批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。
4.2、技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況,應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。
4.3、非工作人員未經(jīng)允許,不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5 技術(shù)檔案的借閱: 5.
1、凡本公司技術(shù)人員、工作人員,因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》,借閱人員簽字后,方可使用。用后按期歸還,經(jīng)管理人員檢查后,方可辦理注銷手續(xù)。5.
2、技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等,均在公司內(nèi)控制使用,檔案原件不得借出檔案室,僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室,應(yīng)辦理手續(xù),借出副本。如無副本時(shí),需經(jīng)企管部主管批準(zhǔn)方能借出。5.
3、經(jīng)同意借出之檔案,每次最長時(shí)間為8小時(shí)。如工作需要,到期后需繼續(xù)使用的,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期,必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,由檔案管理員負(fù)責(zé)催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值(各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格)報(bào)企管部主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送公司財(cái)務(wù)部,對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案,根據(jù)其時(shí)間的長短,可按處罰金額的1/2至全額返回。
5.4、借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù),并檢查完整情況,做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者,及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰,由檔案管理員報(bào)企管部主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送公司財(cái)務(wù)部,對檔案借閱人進(jìn)行處罰。技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放
1、凡歸檔的技術(shù)文件資料,一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份,供日常借閱或發(fā)放使用,備份文件發(fā)放后,應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。
2、需加工制作的工裝類圖樣文件,應(yīng)復(fù)制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放生產(chǎn)部門作采購備料,以及轉(zhuǎn)交質(zhì)檢部進(jìn)行檢查,其中裝配圖發(fā)放于生產(chǎn)車間保管,供生產(chǎn)員工的管理使用;一套發(fā)放采購部,用于加工訂貨;一套用于檔案室存檔,供日常借閱使用。
3、用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的裝配圖、加工圖、資料文件等應(yīng)復(fù)制四份,發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)檢部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。發(fā)放圖樣或文件都需經(jīng)會(huì)簽才算有效。
4、用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的泥芯圖,應(yīng)曬制四份,發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。
5、用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等,應(yīng)復(fù)制三份,發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。
6、作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片,應(yīng)復(fù)制三份,發(fā)放質(zhì)檢部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。
7、因工作原因,需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料,應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》(參見《文件控制程序》),發(fā)放清單由文件編制部門填寫,部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所,發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等,并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人,應(yīng)提出申請,填寫《文件領(lǐng)用申請單》(參見《文件控制程序》),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后,可簽名領(lǐng)取。
8、發(fā)放各使用場所的文件資料,使用者應(yīng)妥善保管,不得損壞或丟失。因受條件限制,破壞或污損至無法使用時(shí),可到檔案室換取新文件,原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料,而要求檔案室重新發(fā)放時(shí),文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用,其金額按復(fù)(曬)制資料的實(shí)際價(jià)格核算,由檔案管理員報(bào)企管部主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送交公司財(cái)務(wù)部。
技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改
1、當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí),應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí),還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明,并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記,相應(yīng)部門主管簽字,標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級別,并將修改通知保留備查。
2、技術(shù)檔案更改后,資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所,以保證文件的使用得到有效控制。
3、為防止各使用場所的受控文件失控,各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起,其使用期限為一年,過期自動(dòng)作廢。需重復(fù)使用時(shí),經(jīng)文件歸口管理部門審查后,蓋上“確認(rèn)”印章,審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。
北京鑫中昊科技股份有限公司
技術(shù)部
2016年04月23日
第五篇:醫(yī)療器械技術(shù)檔案
醫(yī)療器械技術(shù)檔案
其檔案的分類包括醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案、計(jì)量器具類技術(shù)檔案、醫(yī)用耗材類技術(shù)檔案、其它檔案。
一、醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案1、2、3、4、5、6、7、8、使用科室購置申請 論證報(bào)告 招標(biāo)文件 供應(yīng)商投標(biāo)書 大型設(shè)備配置許可申請 配置許可的批文 配置許可證的復(fù)印件
三證:經(jīng)銷商的營業(yè)執(zhí)照;醫(yī)療器械的產(chǎn)品注冊證;醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證;醫(yī)療器械經(jīng)營許可證;要求復(fù)印件并加蓋供貨商的單位公章
9、企業(yè)法定代表人的委托授權(quán)書原件,委托書授權(quán)的經(jīng)營范圍、期限、聯(lián)系方式
10、消毒衛(wèi)生許可證(消殺設(shè)備)
11、醫(yī)療器械的合同
12、機(jī)電進(jìn)口登記表
13、海關(guān)進(jìn)口報(bào)關(guān)單
14、外貿(mào)合同
15、外貿(mào)公司代理協(xié)議
16、商檢證明
17、安裝驗(yàn)收報(bào)告
18、設(shè)備的裝箱單
19、產(chǎn)品的合格證 20、隨機(jī)資料
21、維修保養(yǎng)記錄
22、報(bào)廢申請單
二、醫(yī)療計(jì)量器具技術(shù)檔案
1、每年的計(jì)量明細(xì)清單
2、計(jì)量合格證
3、壓力容器檔案,包括產(chǎn)品的說明書、合格證、計(jì)量部門的計(jì)量合格證書、年檢報(bào)告、安裝申請、批復(fù)報(bào)告
三、醫(yī)用耗材技術(shù)檔案
1、新進(jìn)物品申請表
2、招標(biāo)書及三證——醫(yī)療器械的產(chǎn)品注冊證;醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證;醫(yī)療器械經(jīng)營許可證;要求復(fù)印件并加蓋供貨商的單位公章
3、招標(biāo)結(jié)果
4、長期合同
5、廠商承諾
6、消毒衛(wèi)生許可證(消殺設(shè)備)
四、其它檔案
1、醫(yī)用耗材申請表(按月訂裝)
2、醫(yī)用耗材出入庫單(按月訂裝)
3、萬元以下設(shè)備申請表(按月訂裝)
4、醫(yī)療設(shè)備出入庫單(按月裝訂)
5、付款計(jì)劃(按年裝訂)
6、設(shè)備的每季度巡回維護(hù)檢修記錄(按季裝訂)
7、大型設(shè)備的效益分析(按年裝訂)
8、醫(yī)療設(shè)備的報(bào)廢請示和批示(按次裝訂)
9、醫(yī)用耗材的每年庫存盤點(diǎn)表
10、設(shè)備科的各種報(bào)表
11、高值耗材的登記表