第一篇：學(xué)生會檔案管理辦法

曲阜師范大學(xué)學(xué)生會檔案管理條例

為進(jìn)一步加強(qiáng)對學(xué)生會文件檔案的管理，建立和完善學(xué)生會檔案管理體系，促進(jìn)學(xué)生會檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化，提高學(xué)生會工作效率和服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)化學(xué)生會工作機(jī)制，依據(jù)《曲阜師范大學(xué)學(xué)生會制度匯編》，特制定本條例。

第一章書面文件檔案管理辦法

第一條存檔

（一）紅頭文件：學(xué)團(tuán)雙頭文件、團(tuán)委單頭文件、學(xué)生會單頭文件刊印前必須經(jīng)過團(tuán)委老師授權(quán)由秘書處進(jìn)行登記（登記內(nèi)容包括文件名稱、文件編號、刊印數(shù)量、經(jīng)辦人姓名）、刊印、存檔；文件下發(fā)事宜交由辦公室辦理，并預(yù)留一份在辦公室存檔。

（二）普通文件： 學(xué)生會內(nèi)部或與學(xué)生會相關(guān)的所有文件必須在秘書處存檔一份，由秘書處人員負(fù)責(zé)及時登記（登記內(nèi)容包括文件名稱、登記時間、經(jīng)辦人姓名），并及時存放到相應(yīng)的檔案盒中。

（三）所有文件格式須統(tǒng)一按照秘書處制定的文件輸出格式標(biāo)準(zhǔn)，否則不予存檔。違反此項規(guī)定者，秘書處有權(quán)提請主席團(tuán)追究當(dāng)事人責(zé)任。

（四）因未存檔、未及時存檔或未按照規(guī)定程序存檔的文件以及由此引發(fā)的不良后果，由相應(yīng)部委承擔(dān)責(zé)任。

（五）需要存檔的文件包括上級文件、學(xué)團(tuán)雙頭文件、團(tuán)委單頭文件、學(xué)生會單頭文件，學(xué)生會各部委的活動策劃書、工作計劃、工作總結(jié)、工作月報；各院系工作計劃、工作總結(jié)；日常通知、感謝信、邀請函、由指導(dǎo)老師簽字同意的獲獎名單、省級以上獲獎證書副本和秘書處內(nèi)部文件等。

（六）各部委舉辦的各項活動須在活動結(jié)束后三日之內(nèi)將與活動相關(guān)的所有文件材料裝訂成冊上交一份到秘書處進(jìn)行存檔。存檔文件材料包括活動策劃書、通知、報名表、贊助協(xié)議書、節(jié)目單、請柬、活動總結(jié)等，具體文件材料視實際情況而定。

第二條借閱

（一）學(xué)生會老師、副部以上（包含副部）的學(xué)生干部及秘書處內(nèi)部人員具有借閱資格，其他人員須持有效證明方可辦理借閱手續(xù)。

（二）辦理借閱手續(xù)時，由秘書處人員負(fù)責(zé)登記（登記內(nèi)容包括借閱文件名

稱、借閱人姓名、借閱時間、經(jīng)辦人姓名），其他人員不經(jīng)授權(quán)不得私自登記，否則當(dāng)次登記無效，并由秘書處提請主席團(tuán)追究相應(yīng)責(zé)任。

（三）自借閱日期開始，一周之內(nèi)必須歸還，并由秘書處人員辦理歸還登記；如有特殊情況不能及時歸還，須向秘書處說明理由并辦理續(xù)借登記；逾期無故不還或遺失文件無法歸還者，由秘書處上報主席團(tuán)并追究相應(yīng)責(zé)任。

（四）任何人不得以任何理由隨意毀壞、修改、轉(zhuǎn)借、涂抹、遺失學(xué)生會任何文件，一經(jīng)查證，由秘書處上報主席團(tuán)并追究相應(yīng)責(zé)任。

第二章電子文件檔案管理辦法

第三條存檔

（一）各部委電子文檔統(tǒng)一發(fā)送到學(xué)生會郵箱（xueshenghuiqufu@163.com），由秘書處統(tǒng)一管理并上傳到南大之星檔案管理系統(tǒng)。

（二）不允許將個人文件夾或與學(xué)生會工作無關(guān)的任何文件存放到南大之星檔案管理系統(tǒng)中，一經(jīng)查證，立即刪除，并由秘書處提請主席團(tuán)追究當(dāng)事人責(zé)任。

第四條查閱

（一）學(xué)生會部長級以上享有閱覽學(xué)生會電子文檔案的權(quán)利。

（二）在查閱學(xué)生會電子文檔時，任何人不得隨意移動、修改、刪除、損壞學(xué)生會電子文檔系統(tǒng)中的任何文件；對于不遵守規(guī)定導(dǎo)致文件變動、遺失者，由秘書處上報主席團(tuán)追究當(dāng)事人及所在部委責(zé)任。

第三章附則

第五條學(xué)生會文件、各部委文件必須分成書面文件、電子文件兩類進(jìn)行及時存檔。

第六條各部委要認(rèn)真學(xué)習(xí)、切實貫徹、積極履行本條例；本條例若有不完善之處，各部委可以向主席團(tuán)或秘書處及時反饋。

第七條 校學(xué)生會秘書處享有對本條例的最終解釋權(quán)。

第八條 本條例自公布之日起生效。

曲阜師范大學(xué)學(xué)生會

2012年6月6日

第二篇：團(tuán)委學(xué)生會檔案管理辦法(2012版)

蘭州大學(xué)基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院團(tuán)委學(xué)生會

干部檔案管理辦法

一、學(xué)生會干部檔案是重要的信息資料，由秘書處（辦公室）專門負(fù)責(zé)整理及保管。

二、未經(jīng)批準(zhǔn)，學(xué)生干部不得擅自取出自己的檔案。

三、管理人員不得擅自改動學(xué)生干部檔案，否則按違反《蘭州大學(xué)基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院學(xué)生會干部管理條例》處罰。

四、學(xué)生干部如有辭職或職位變動，辦公室須及時對檔案進(jìn)行整理和更新。

五、辦公室務(wù)必做好檔案的保密工作，各部門需要借用和查閱檔案，必須找辦公室負(fù)責(zé)人登記（詳細(xì)注明部門名及借閱者的姓名、聯(lián)系方式、借閱檔案的編號、姓名、日期、歸還日期。

第三篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

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東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財務(wù)類及人事類檔案由財務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計算機(jī)記錄工作，為利用計算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機(jī)密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補(bǔ)。

第三十二條 要認(rèn)真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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第四篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實行統(tǒng)一管理，分級保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項目結(jié)束后的一個月內(nèi)歸檔；

（3）上級批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應(yīng)由本單位財務(wù)部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應(yīng)在項目竣工后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內(nèi)容完整無缺，各項簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結(jié)束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認(rèn)真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個月內(nèi)，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請，通過審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對鑒定結(jié)果寫出書面報告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點進(jìn)行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財務(wù)檔案，要適當(dāng)延長保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會計檔案須經(jīng)區(qū)財政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進(jìn)需求，及時反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對本公司電子檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對于企業(yè)章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財務(wù)分析報告以及公司各種戰(zhàn)略研究報告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對外借閱或發(fā)放（會議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會議結(jié)束要收回；研討會只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程、股東會、董事會、經(jīng)理辦公會紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財務(wù)分析報告等決策性文件；

（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產(chǎn)評估報告、驗資報告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個月內(nèi)完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會、董事會、經(jīng)理辦公會紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財務(wù)分析報告、歷史變更及重要的財務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認(rèn)真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第五篇：檔案管理辦法

檔 案 管 理 辦 法 目 的

為了規(guī)范國網(wǎng)*******公司負(fù)責(zé)管理建設(shè)的電力基建工程的檔案管理，本著有利于工程建設(shè)、明確職責(zé)、規(guī)范工作程序、明確服務(wù)范圍的原則特制定本辦法，從而保證建設(shè)工程項目檔案管理的產(chǎn)品滿足質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的要求。2 適用范圍

本程序規(guī)定了工程建設(shè)檔案管理的整個流程,適用于******工程建設(shè)有限公司各部門及工程建設(shè)部。編制依據(jù)

3.1《 中華人民共和國檔案法》 3.2《 中華人民共和國檔案法實施辦法》

3.3 DA/T 28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 3.4 GB/T 11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

3.5國家檔案局2001年頒發(fā)《建設(shè)項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》 3.6能源辦（1991）231號《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》 職

責(zé)

4.1主管檔案工作的副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的整個流程； 4.2公司檔案室的職責(zé)包括：

a)貫徹執(zhí)行《檔案法》及國家有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，負(fù)責(zé)制定公司工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

b)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件；

c)及時了解工程建設(shè)計劃與進(jìn)度，做到工程檔案歸檔與工程建設(shè)同步；

d)建設(shè)項目立項后，按公司下達(dá)的工程名稱和項目代號，負(fù)責(zé)組織各部門完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作；

e)負(fù)責(zé)建設(shè)項目前期文件、招投評標(biāo)文件、試運行文件及竣工驗收文件的收集、整理、歸檔工作。對建設(shè)公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；

f)參加公司主持的工程竣工預(yù)驗收工作，對工程竣工預(yù)驗收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進(jìn)行檢查驗收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；

g)參加國家電網(wǎng)公司建設(shè)運行部主持的工程竣工驗收工作；

h)對工程建設(shè)部實施業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)工程檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)工程建設(shè)部檔案室建立工程檔案全引目錄，并對工程建設(shè)全過程的檔案資料實行統(tǒng)一管理；

i)負(fù)責(zé)工程檔案管理的統(tǒng)計工作，按時填報上級要求報送的各類統(tǒng)計報表。4.3計劃與物資部、換流站管理部、線路管理部各部門在擬定施工合同時，應(yīng)明確歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔時間、歸檔數(shù)量并實行歸檔保證金制度；負(fù)責(zé)做好各自職責(zé)范圍內(nèi)，按《檔案實施細(xì)則》和合同規(guī)定本部門負(fù)責(zé)管理的工程項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)及竣工驗收全過程中形成的應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)文件預(yù)立卷工作，并填寫單項工程歸檔清單，按規(guī)定時間向檔案室移交，按工程建設(shè)階段分期分批向檔案室辦理移交手續(xù)；合同結(jié)算前審核工程檔案是否驗收合格；

4.4工程建設(shè)部負(fù)責(zé)工程檔案資料的技術(shù)審查，確保歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位編制項目竣工文件和整理項目文件；參加工程初驗和竣工預(yù)驗收工作；負(fù)責(zé)保管和提供利用工程施工記錄和竣工圖；對各參建單位工程檔案目錄進(jìn)行合并整理，并移交公司檔案室。5 內(nèi)容與要求

5.1各個工作階段應(yīng)該存檔的文件如下： 5.1.1可研報批階段

前期可研結(jié)果；發(fā)改委批復(fù)文件； 5.1.2初步設(shè)計階段

初步設(shè)計結(jié)果；初步設(shè)計報批文件； 5.1.3工程準(zhǔn)備階段

主設(shè)備供應(yīng)合同；監(jiān)理、施工招標(biāo)流程文件；監(jiān)理、施工合同；征地的相關(guān)文件； 5.1.4施工階段

施工階段安全、質(zhì)量、進(jìn)度、物資、信息管理會議記錄、相關(guān)文件；轉(zhuǎn)序驗收資料；圖紙現(xiàn)場交底、會審記錄；設(shè)計修改、設(shè)計變更記錄；質(zhì)量驗評記錄；物資設(shè)備到貨及開箱記錄；網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度計劃報批及實施記錄；施工方案報批及實施記錄；安全文明規(guī)劃、二次策劃報批及實施記錄；施工記錄； 5.1.5調(diào)試、試運行階段

啟委會工作紀(jì)要及文件；站系統(tǒng)、系統(tǒng)調(diào)試、試運行方案、試驗記錄；工程預(yù)驗收相關(guān)文件；設(shè)備單體及分系統(tǒng)調(diào)試記錄；工程初步驗收相關(guān)文件；設(shè)備帶電簽證；向生產(chǎn)移交相關(guān)文件；廠家資料； 5.1.6竣工驗收階段

工程驗收相關(guān)文件；竣工決算相關(guān)文件；備品備件移交記錄； 5.1.7移交運行、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)階段

達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查相關(guān)文件；各單位工程總結(jié)、聲像資料； 5.1.8后評估階段 工程后評估相關(guān)資料 5.2存檔文件要求

a)所有需要存檔的文件按照《檔案管理細(xì)則》的要求進(jìn)行編制；

b)合同、竣工簽證書、評標(biāo)文件等應(yīng)制作規(guī)范。實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。各項內(nèi)容填寫齊全、完整。

c)提高文件題名的編寫質(zhì)量，文件題名應(yīng)簡明準(zhǔn)確表達(dá)文件的主要內(nèi)容，不能抽象。如協(xié)議書，應(yīng)明確關(guān)于什么問題的協(xié)議書。各種文件應(yīng)標(biāo)明編制日期，各種表格應(yīng)注明制表日期。

d)進(jìn)口設(shè)備資料編制中英文對照目錄。

e)凡是需要審簽的文件，原稿必須用黑色碳素筆手簽。f)打捆招標(biāo)的文件要按單項工程移交。

g)單項工程資料預(yù)立卷時做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時；資料移交

不能缺頁、缺卷、簽字手續(xù)完備，自產(chǎn)文件必須原件歸檔，批復(fù)文件要有原文、附件，簽報附件要齊全；評標(biāo)打分表要齊全完整；歸檔資料（包括合同）按規(guī)定在一個月內(nèi)移交。