第一篇：公司文件管理辦法

文章標(biāo)題：公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放：

（1）財務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，必須將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可），連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡情況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。

（2）文件發(fā)放人在回收文件時，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外，對由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7、本規(guī)定各條款如有違犯，對責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

《公司文件管理辦法》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司文件管理辦法。

第二篇：公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放：

（1）財務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，必須將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可），連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡情況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。

（2）文件發(fā)放人在回收文件時，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外，對由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7、本規(guī)定各條款如有違犯，對責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

第三篇：公司外來文件公文管理辦法

公司外來文件公文管理辦法

第一章 總 則

第一條 為使外發(fā)文件和外來公文的管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文管理的效率和質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條

本辦法適用于XX公司，各分（子）公司按照此辦法執(zhí)行。

第三條

辦公室為XX公司公文處理部門，其中負(fù)責(zé)外發(fā)文件復(fù)核和外來公文收文辦理工作。

本辦法中所稱的外發(fā)公文，指公司發(fā)送給政府以及其他社會組織的公告、通告、通知、批復(fù)、意見、函等。發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、核稿、審核、編號、繕印、用印、登記、存檔、分發(fā)等程序。

本辦法中所稱的外來公文，指政府以及其他社會組織發(fā)送給公司的公告、通告、通知、通報、批復(fù)、意見、函等。收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第四條 公文管理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

第二章 外發(fā)公文管理

第五條

外發(fā)文件依據(jù)內(nèi)容重要程度，分別采用公司紅頭文件紙（附件1）或帶有公司標(biāo)志的信紙（附件2）形式印發(fā)。

第六條 外發(fā)文件格式要求：

（一）公文標(biāo)題：字體使用二號方正小標(biāo)宋簡體，加粗；分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

（二）正文：使用三號仿宋體字；落款位置右縮進(jìn)兩格，日期為全角中文；排序?qū)哟我来螢椤?/p>

一、”“

（一）”“

1、”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注；左側(cè)裝訂。

(三)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：

1、XXXXX”）。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

（四）成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

（五）文內(nèi)若使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

第七條 公司所發(fā)各類正式公文實行統(tǒng)一管理，使用統(tǒng)一格式、編號，行文要求規(guī)范準(zhǔn)確。草擬公文應(yīng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，簡明扼要。

（三）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

第八條 發(fā)文由發(fā)文部門按照規(guī)定格式要求草擬好文稿，填寫《XX公司外發(fā)文件處理單》（附件3），送部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。

第九條 公文正式印制前，將《XX公司外發(fā)文件處理單》和外發(fā)文稿送至辦公室行政文秘組進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核重點：審批手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核，如無需修改可直接登記、編號、蓋章、歸檔；如需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序返回修改。

第四章 外來文件管理

第十條 外來文件辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十一條

擬辦

對于公司所有來文（包括部門及個人所收取的各類來文），由辦公室行政事務(wù)組按文件內(nèi)容和緩急程度填好《XX公司外來公文收文處理單》（附件4），辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。具體程序如下：

（1）對于一般性文件，由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，報業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人閱批。

（2）對于重要性文件，由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，經(jīng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審閱后，報總經(jīng)理閱批。

第十二條 批辦時限

辦公室負(fù)責(zé)專人根據(jù)文件要求的時限在收文處理單上標(biāo)明緩急程度，并隨時了解文件去向。

（一）一般文件應(yīng)于文件送達(dá)之日起2個工作日內(nèi)閱批。

（二）急件應(yīng)于文件送達(dá)當(dāng)日內(nèi)閱批。

（三）特急件應(yīng)隨送隨閱批。第十三條 承辦

辦公室行政事務(wù)組按相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示，將文件送達(dá)有關(guān)部門辦理。承辦部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時辦理不得延誤。承辦人辦結(jié)后，在收文處理單上填寫辦結(jié)反饋情況。

第十四條 催辦

辦公室行政事務(wù)組按規(guī)定的時間提前向承辦部門詢問辦理結(jié)果，以保證公文及時辦理完畢。

第十五條 發(fā)給公司但未寫明具體收件人姓名及部門的信件，統(tǒng)一由辦公室商務(wù)中心登記后，交由辦公室行政事務(wù)組負(fù)責(zé)處理。

第四章 附則

第十六條 本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十七條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。

附件：

1、XX公司外發(fā)文件紅頭模板

2、XX公司外發(fā)文件信紙模板

3、《XX公司外來公文收文處理單》

4、《XX公司外發(fā)文件處理單》

二〇一四年十一月三十一日

第四篇：文件管理辦法

文件管理辦法

一、總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對上級和外部一般性文件的收、轉(zhuǎn)發(fā)

和統(tǒng)一歸檔并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和公司一般性文件。

二、體系認(rèn)證辦公室負(fù)責(zé)有關(guān)體系文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一

歸檔，并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和管理公司的體系文

三、采購計劃、合同及合同評審等文件，由各部門歸口管理。

四、文件的審批：公司管理性文件由總經(jīng)理審批；公司技術(shù)

性文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購計劃、合同及合同評審等文件由公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批；新編制的文件和修訂/更改后的文件均應(yīng)以發(fā)文登記表的形式，明確文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，并交相應(yīng)文件審批人審批，此書面材料一并作為有關(guān)資料與受控文件一起存檔。

五、文件發(fā)放：公司下發(fā)的文件，由文件管理部門與文件起 草部門協(xié)商確定發(fā)放范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后（受控文件標(biāo)出受控號），由文件歸口管理部門發(fā)放，文件接受人須在發(fā)文登記表中簽收。其中，受控文件的發(fā)放范圍不得隨意更改，增發(fā)時，須按原發(fā)放程序辦理。

六、管理：文件從起草、審核、淺批到印發(fā)、存檔，應(yīng)遵從

本文件規(guī)定，上級來文的轉(zhuǎn)發(fā)須填寫發(fā)文記錄；文件管理人員負(fù)責(zé)將上級來文及時交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員傳閱。

五、文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)

1、公司起草發(fā)布的文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標(biāo)示，連同批準(zhǔn)的有關(guān)資料一同交文件發(fā)放人員；文件發(fā)放人員按發(fā)放數(shù)量復(fù)印，填寫發(fā)文登記表，按文件發(fā)放范圍和數(shù)量下發(fā)，并將原文原件連同相關(guān)資料存檔。

2、當(dāng)文件需要進(jìn)行轉(zhuǎn)移時，應(yīng)首先將文件送交發(fā)問單位，由文件歸口管理部門登記后再轉(zhuǎn)發(fā)，不可私自轉(zhuǎn)發(fā)。

六、文件損壞/丟失：文件在有效期內(nèi)丟失或損壞，應(yīng)由丟

失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補發(fā)；對于丟失文件，文件歸口管理部門在原發(fā)文登記表中所丟失文件的備注欄內(nèi)注明“丟失”和丟失日期，并補發(fā)該文件，登記新的受控號；對于損壞文件，在補發(fā)該文件的同時應(yīng)銷毀就舊文件，補發(fā)文件受控號不變，不再重新登記。

七、文件的領(lǐng)取及保存：領(lǐng)取時，須在發(fā)文登記表上簽名，文件領(lǐng)取人應(yīng)對所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

第五篇：文件管理辦法

文件管理辦法

1．目的和適用范圍

1.1目的為確保與體系（包括質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系，以下同）相關(guān)文件的可靠性及有效性，使對體系有效運行起重要作用的各個場所，均能得到相應(yīng)文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件，以保證體系有效運行。

1.2適用范圍

本管理辦法適用于公司各部門使用的、與體系

有關(guān)的文件，并包括有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和需方提供的圖樣等外來文件。

2．管理職責(zé)

2.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對上級和外部一般性文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一歸檔，并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和管理公司一般性文件。

2.2體系認(rèn)證辦公室負(fù)責(zé)有關(guān)體系文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一歸檔，并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和管理公司的體系文件。

2.3受控文件的文件管理員負(fù)責(zé)《文件更改通知單》的存檔，并依照《文件更改通知單》，對更改過的文件使用的有效性負(fù)責(zé)。

2.4采購計劃、合同及合同評審等文件，由各部門歸口管理。

3．文件的審批

3.1公司管理性文件由總經(jīng)理審批。

3.2公司技術(shù)性文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.3采購計劃、合同及合同評審等文件由公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批。

3.4新編制的文件和修訂/更改后的文件均應(yīng)以發(fā)文登記表的形式，明確文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，并交相應(yīng)文件審批人審批，此書面材料一并作為有關(guān)資料與受控文件一起存檔。

3.5受控文件（時效性文件及有特殊格式的除外）應(yīng)以適當(dāng)方式標(biāo)注文件歸口管理部門、文件主要起草人、文件審批人、文件發(fā)布日期、文件實施日期等。

4．文件發(fā)放

公司下發(fā)的文件，由文件管理部門與文件起草部門協(xié)商確定發(fā)放范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后（受控文件標(biāo)出受控號），由文件歸口管理部門發(fā)放，文件接受人須在發(fā)文登記表中簽收。其中，受控文件的發(fā)放范圍不得隨意更改，增發(fā)時，須按原發(fā)放程序辦理。

5．文件的修訂/更改

5.1由于實際情況發(fā)生變化或由于其他原因需要對正在執(zhí)行的文件的內(nèi)容做修訂更改時，原則上要求由文件原起草部門負(fù)責(zé)修訂/更改。受控文件修訂/更改前，應(yīng)填寫《文件更改通知單》，提出文件更改理由、更改內(nèi)容等，經(jīng)原審批人審批后，由此文件的修訂更改部門實施更改，并將《文件更改通知單》（打印件）交文件歸口管理部門存檔。如文件原審批人調(diào)出或其他原因而無法審批時，由公司總經(jīng)理指定的審批人審批，并提供有關(guān)資料。

5.2文件更改，若需指定其他人員會簽或?qū)徟鷷r，應(yīng)提供會簽或?qū)徟挠嘘P(guān)資料。

5.3文件的更改可能對程序、體系或其他單位構(gòu)成影響時，由更改單位負(fù)責(zé)采取協(xié)調(diào)措施，商定實施、更改的合適時間，并由有關(guān)部門對受影響的其他文件作相應(yīng)的修改。

5.4文件有較大更改或更改超過5次以上者或視情況確定換版。

6．管理

6.1文件從起草、審核、淺批到印發(fā)、存檔，應(yīng)遵從本文件規(guī)定，上級來文的轉(zhuǎn)發(fā)須填寫發(fā)文記錄。

6.2文件管理人員負(fù)責(zé)將上級來文及時交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員傳閱。

6.3非受控文件的管理：由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)登記下發(fā)。

7．文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)

7.1集團(tuán)公司發(fā)布的受控文件，由體系認(rèn)證辦公室登記后存檔或轉(zhuǎn)發(fā)。

7.2公司起草發(fā)布的受控文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標(biāo)示，連同批準(zhǔn)的有關(guān)資料一同交文件發(fā)放人員；文件發(fā)放人員按發(fā)放數(shù)量復(fù)印，填寫發(fā)文登記表，按文件發(fā)放范圍和數(shù)量下發(fā)，并將原文原件連同相關(guān)資料存檔。

7.3當(dāng)受控文件需要進(jìn)行轉(zhuǎn)移時，應(yīng)首先將文件送交發(fā)問單位，由文件歸口管理部門登記后再轉(zhuǎn)發(fā)，不可私自轉(zhuǎn)發(fā)。

8．文件損壞/丟失

受控文件在有效期內(nèi)丟失或損壞，應(yīng)由丟失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補發(fā)；對于丟失文件，文件歸口管理部門在原發(fā)文登記表中所丟失文件的備注欄內(nèi)注明“丟失”和丟失日期，并補發(fā)該文件，登記新的受控號；對于損壞文件，在補發(fā)該文件的同時應(yīng)銷毀就舊文件，補發(fā)文件受控號不變，不再重新登記。

9．文件的作廢

作廢的文件應(yīng)及時收回并銷毀，時效性受控文件不再收回和銷毀，逾期自行作廢。對有必要存檔或為積累知識而保留的作廢文件須有作廢標(biāo)記，以免誤用。

10．文件的領(lǐng)取及保存

領(lǐng)取時，須在發(fā)文登記表上簽名，文件領(lǐng)取人應(yīng)對所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

11．記錄保管

非時效性（非）受控文件的發(fā)文登記表，在文件作廢后仍需保存3年。時效性（非）受控文件發(fā)文登記表在文件作廢后仍需保存1年。

附加說明：

本文件歸口單位：

本文件起草人：本文件批準(zhǔn)人：

本文件發(fā)布日期：本文件實施日期：