第一篇：企業(yè)文件管理辦法

企業(yè)文件管理辦法

1．總則

1．1為了實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理的質(zhì)量和效率，規(guī)范企業(yè)文件管理，走規(guī)范化道路。根據(jù)公司實(shí)際，特制定本辦法。

1．2本制度適用集團(tuán)公司所屬各單位的公文擬制、辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

1．3集團(tuán)公司公文是集團(tuán)公司機(jī)關(guān)及所屬各單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和處理公務(wù)的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)企業(yè)方針、政策、制度、請(qǐng)示和答復(fù)問題、布置和商洽工作、報(bào)告和交流情況的重要工具，各部門必須嚴(yán)肅認(rèn)真準(zhǔn)確的運(yùn)用公文。

1．4辦公室是公文的處理的管理機(jī)構(gòu)。公文由辦公室統(tǒng)一制發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷。由檔案室負(fù)責(zé)歸檔、和銷毀。辦公室對(duì)機(jī)關(guān)各部室的行文有審核、控制行文的職責(zé)，對(duì)下級(jí)單位的公文處理有檢查指導(dǎo)，督促整改的職責(zé)。

2．公文主要種類

2．1命令（令）：適用于宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人民，處罰嚴(yán)重過錯(cuò)責(zé)任人。

2．2決定：適用對(duì)事項(xiàng)或行動(dòng)的安排，獎(jiǎng)罰有關(guān)人員。

2．3決議：適用于經(jīng)會(huì)議討論通過通過的重要決策事項(xiàng)。

2．4指示：適用于對(duì)下級(jí)的工作布置，提出工作的原則和要求。

2．5公告：適用于向企業(yè)全體員工宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。

2．6通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

2．7通知：適用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件或傳達(dá)到有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)。

2．8通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

2．9報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

2．10請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

2．11批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

2．12意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

2．13函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。

2．14會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)。

3．行文規(guī)則

3．1公文一般標(biāo)明秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度，未標(biāo)明和按一般公文處理。

3．2涉及國(guó)家或企業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)及保密期限。

3．3緊急文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。

3．4公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)可以單獨(dú)行文，機(jī)關(guān)其他各部門一般不得正式行文。

4．行文辦理

4．1公文辦理包括：草擬、討論、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)等程序。

4．2草擬公文應(yīng)做到：

4．2．1符合國(guó)家法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)定。

4．2．2情況確實(shí)，觀點(diǎn)鮮明、表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。

4．2．3草擬公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門溝通協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，如協(xié)調(diào)不成時(shí)，雙方列明各方理?yè)?jù)，由共同的上級(jí)裁定。

4．3稿件的處理：

4．3．1草稿件形成后，要充分討論。首先部門討論，無意見后，與各部門溝通討論，修改后形成討論稿提交經(jīng)理辦公會(huì)討論。經(jīng)經(jīng)理辦公會(huì)討論一致通過，形成定稿，由辦公室對(duì)定槁審核，審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國(guó)家法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，與其他文件有無矛盾、重復(fù)、脫節(jié)，涉及其他部門的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致。

未經(jīng)核稿的文稿不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4．3．2辦公室核稿后，分管副總會(huì)簽，總經(jīng)理批準(zhǔn)后行文。

4．3．3文件打印后，無領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)不得用?。挥糜∮≯E要端正、清晰。上不壓正文下壓年、月、日4-7個(gè)字。

4．3．4文件下發(fā)由辦公室負(fù)責(zé)，并登記發(fā)文記錄簿。

5．收文文辦理

5．1收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

5．2公文應(yīng)統(tǒng)一由辦公室拆封、登記、編號(hào)、分發(fā)。參加上級(jí)或政府召開的各種會(huì)議材料、文件、領(lǐng)導(dǎo)講話，也應(yīng)主動(dòng)交辦公室統(tǒng)一登記。

5．3辦公室收到的公文應(yīng)進(jìn)行審核：確定主辦部門，由主辦部門提出擬辦意見后，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示。緊急公文，還要記明辦理期限。領(lǐng)導(dǎo)批示后，送主辦部門辦理。主辦部門辦理完后及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命。

5．4重要緊急的公文，必要時(shí)先由領(lǐng)導(dǎo)批示后，再送主辦部門。

5．5對(duì)送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。對(duì)下發(fā)的重要文件應(yīng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。

6．公文管理

6．1公文辦理后要根據(jù)《檔案法》及公司規(guī)定及時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不得保留。

6．2公司密級(jí)文件和注明不得翻印的文件，不得復(fù)印，一般公文原則不得復(fù)印，必要是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以復(fù)印，但要做好復(fù)印登記工作。

6．3員工調(diào)離工作崗位或離職、辭退時(shí)，應(yīng)將其本人暫存、借用的公文移交，辦好交接手續(xù)，否則不予辦理勞資手續(xù)。

7．附則

7．1本辦法自發(fā)布之日起施行，公司的其他規(guī)定與本辦法沖突的，以本辦法為準(zhǔn)。

7．2本辦法由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

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第二篇：文件管理辦法

文件管理辦法

一、總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)和外部一般性文件的收、轉(zhuǎn)發(fā)

和統(tǒng)一歸檔并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和公司一般性文件。

二、體系認(rèn)證辦公室負(fù)責(zé)有關(guān)體系文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一

歸檔，并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和管理公司的體系文

三、采購(gòu)計(jì)劃、合同及合同評(píng)審等文件，由各部門歸口管理。

四、文件的審批：公司管理性文件由總經(jīng)理審批；公司技術(shù)

性文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購(gòu)計(jì)劃、合同及合同評(píng)審等文件由公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批；新編制的文件和修訂/更改后的文件均應(yīng)以發(fā)文登記表的形式，明確文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，并交相應(yīng)文件審批人審批，此書面材料一并作為有關(guān)資料與受控文件一起存檔。

五、文件發(fā)放：公司下發(fā)的文件，由文件管理部門與文件起 草部門協(xié)商確定發(fā)放范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后（受控文件標(biāo)出受控號(hào)），由文件歸口管理部門發(fā)放，文件接受人須在發(fā)文登記表中簽收。其中，受控文件的發(fā)放范圍不得隨意更改，增發(fā)時(shí)，須按原發(fā)放程序辦理。

六、管理：文件從起草、審核、淺批到印發(fā)、存檔，應(yīng)遵從

本文件規(guī)定，上級(jí)來文的轉(zhuǎn)發(fā)須填寫發(fā)文記錄；文件管理人員負(fù)責(zé)將上級(jí)來文及時(shí)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員傳閱。

五、文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)

1、公司起草發(fā)布的文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標(biāo)示，連同批準(zhǔn)的有關(guān)資料一同交文件發(fā)放人員；文件發(fā)放人員按發(fā)放數(shù)量復(fù)印，填寫發(fā)文登記表，按文件發(fā)放范圍和數(shù)量下發(fā)，并將原文原件連同相關(guān)資料存檔。

2、當(dāng)文件需要進(jìn)行轉(zhuǎn)移時(shí)，應(yīng)首先將文件送交發(fā)問單位，由文件歸口管理部門登記后再轉(zhuǎn)發(fā)，不可私自轉(zhuǎn)發(fā)。

六、文件損壞/丟失：文件在有效期內(nèi)丟失或損壞，應(yīng)由丟

失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補(bǔ)發(fā)；對(duì)于丟失文件，文件歸口管理部門在原發(fā)文登記表中所丟失文件的備注欄內(nèi)注明“丟失”和丟失日期，并補(bǔ)發(fā)該文件，登記新的受控號(hào)；對(duì)于損壞文件，在補(bǔ)發(fā)該文件的同時(shí)應(yīng)銷毀就舊文件，補(bǔ)發(fā)文件受控號(hào)不變，不再重新登記。

七、文件的領(lǐng)取及保存：領(lǐng)取時(shí)，須在發(fā)文登記表上簽名，文件領(lǐng)取人應(yīng)對(duì)所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

第三篇：文件管理辦法

文件管理辦法

1．目的和適用范圍

1.1目的為確保與體系（包括質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系，以下同）相關(guān)文件的可靠性及有效性，使對(duì)體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所，均能得到相應(yīng)文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件，以保證體系有效運(yùn)行。

1.2適用范圍

本管理辦法適用于公司各部門使用的、與體系

有關(guān)的文件，并包括有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和需方提供的圖樣等外來文件。

2．管理職責(zé)

2.1總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)和外部一般性文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一歸檔，并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和管理公司一般性文件。

2.2體系認(rèn)證辦公室負(fù)責(zé)有關(guān)體系文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一歸檔，并負(fù)責(zé)組織、編制、更改和管理公司的體系文件。

2.3受控文件的文件管理員負(fù)責(zé)《文件更改通知單》的存檔，并依照《文件更改通知單》，對(duì)更改過的文件使用的有效性負(fù)責(zé)。

2.4采購(gòu)計(jì)劃、合同及合同評(píng)審等文件，由各部門歸口管理。

3．文件的審批

3.1公司管理性文件由總經(jīng)理審批。

3.2公司技術(shù)性文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.3采購(gòu)計(jì)劃、合同及合同評(píng)審等文件由公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批。

3.4新編制的文件和修訂/更改后的文件均應(yīng)以發(fā)文登記表的形式，明確文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，并交相應(yīng)文件審批人審批，此書面材料一并作為有關(guān)資料與受控文件一起存檔。

3.5受控文件（時(shí)效性文件及有特殊格式的除外）應(yīng)以適當(dāng)方式標(biāo)注文件歸口管理部門、文件主要起草人、文件審批人、文件發(fā)布日期、文件實(shí)施日期等。

4．文件發(fā)放

公司下發(fā)的文件，由文件管理部門與文件起草部門協(xié)商確定發(fā)放范圍，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后（受控文件標(biāo)出受控號(hào)），由文件歸口管理部門發(fā)放，文件接受人須在發(fā)文登記表中簽收。其中，受控文件的發(fā)放范圍不得隨意更改，增發(fā)時(shí)，須按原發(fā)放程序辦理。

5．文件的修訂/更改

5.1由于實(shí)際情況發(fā)生變化或由于其他原因需要對(duì)正在執(zhí)行的文件的內(nèi)容做修訂更改時(shí)，原則上要求由文件原起草部門負(fù)責(zé)修訂/更改。受控文件修訂/更改前，應(yīng)填寫《文件更改通知單》，提出文件更改理由、更改內(nèi)容等，經(jīng)原審批人審批后，由此文件的修訂更改部門實(shí)施更改，并將《文件更改通知單》（打印件）交文件歸口管理部門存檔。如文件原審批人調(diào)出或其他原因而無法審批時(shí)，由公司總經(jīng)理指定的審批人審批，并提供有關(guān)資料。

5.2文件更改，若需指定其他人員會(huì)簽或?qū)徟鷷r(shí)，應(yīng)提供會(huì)簽或?qū)徟挠嘘P(guān)資料。

5.3文件的更改可能對(duì)程序、體系或其他單位構(gòu)成影響時(shí)，由更改單位負(fù)責(zé)采取協(xié)調(diào)措施，商定實(shí)施、更改的合適時(shí)間，并由有關(guān)部門對(duì)受影響的其他文件作相應(yīng)的修改。

5.4文件有較大更改或更改超過5次以上者或視情況確定換版。

6．管理

6.1文件從起草、審核、淺批到印發(fā)、存檔，應(yīng)遵從本文件規(guī)定，上級(jí)來文的轉(zhuǎn)發(fā)須填寫發(fā)文記錄。

6.2文件管理人員負(fù)責(zé)將上級(jí)來文及時(shí)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員傳閱。

6.3非受控文件的管理：由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)登記下發(fā)。

7．文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)

7.1集團(tuán)公司發(fā)布的受控文件，由體系認(rèn)證辦公室登記后存檔或轉(zhuǎn)發(fā)。

7.2公司起草發(fā)布的受控文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標(biāo)示，連同批準(zhǔn)的有關(guān)資料一同交文件發(fā)放人員；文件發(fā)放人員按發(fā)放數(shù)量復(fù)印，填寫發(fā)文登記表，按文件發(fā)放范圍和數(shù)量下發(fā)，并將原文原件連同相關(guān)資料存檔。

7.3當(dāng)受控文件需要進(jìn)行轉(zhuǎn)移時(shí)，應(yīng)首先將文件送交發(fā)問單位，由文件歸口管理部門登記后再轉(zhuǎn)發(fā)，不可私自轉(zhuǎn)發(fā)。

8．文件損壞/丟失

受控文件在有效期內(nèi)丟失或損壞，應(yīng)由丟失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補(bǔ)發(fā)；對(duì)于丟失文件，文件歸口管理部門在原發(fā)文登記表中所丟失文件的備注欄內(nèi)注明“丟失”和丟失日期，并補(bǔ)發(fā)該文件，登記新的受控號(hào)；對(duì)于損壞文件，在補(bǔ)發(fā)該文件的同時(shí)應(yīng)銷毀就舊文件，補(bǔ)發(fā)文件受控號(hào)不變，不再重新登記。

9．文件的作廢

作廢的文件應(yīng)及時(shí)收回并銷毀，時(shí)效性受控文件不再收回和銷毀，逾期自行作廢。對(duì)有必要存檔或?yàn)榉e累知識(shí)而保留的作廢文件須有作廢標(biāo)記，以免誤用。

10．文件的領(lǐng)取及保存

領(lǐng)取時(shí)，須在發(fā)文登記表上簽名，文件領(lǐng)取人應(yīng)對(duì)所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

11．記錄保管

非時(shí)效性（非）受控文件的發(fā)文登記表，在文件作廢后仍需保存3年。時(shí)效性（非）受控文件發(fā)文登記表在文件作廢后仍需保存1年。

附加說明：

本文件歸口單位：

本文件起草人：本文件批準(zhǔn)人：

本文件發(fā)布日期：本文件實(shí)施日期：

第四篇：公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放：

（1）財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，必須將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。

（4）需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可），連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)情況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。

3、文件的換頁(yè)：

（1）任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁(yè)情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

（2）所有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁(yè)銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。

（2）文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對(duì)本平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。

（6）文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè)，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外，對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7、本規(guī)定各條款如有違犯，對(duì)責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

第五篇：技術(shù)文件管理辦法

技術(shù)文件管理辦法

一、目的

規(guī)定本公司技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、更改、發(fā)放、借閱、復(fù)制、使用和保管要求，確保相關(guān)部門使用的技術(shù)文件有效性和完整性。二、適用范圍

適用于本公司工藝文件(工藝圖紙和作業(yè)指導(dǎo)書)、設(shè)計(jì)文件(設(shè)計(jì)圖紙)、外來技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))和本公司自行編制的檢驗(yàn)規(guī)范/規(guī)程等技術(shù)文件的管理。

三、職責(zé) 3.1 文控中心

a)負(fù)責(zé)內(nèi)部技術(shù)文件的編號(hào)、發(fā)放、歸檔、使用和借閱的管理； b)負(fù)責(zé)外來技術(shù)文件的識(shí)別、發(fā)放和歸檔。3.2 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)。四、工作程序

4.1 技術(shù)文件編制、審核、批準(zhǔn)的管理

4.1.1 各部門針對(duì)產(chǎn)品的要求，根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考有關(guān)資料，制定規(guī)程、工藝、標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件，必要時(shí)組織公司有關(guān)人員參與制定。4.1.2 各部門編制的技術(shù)文件由各部門領(lǐng)導(dǎo)審核，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.3 本公司編制的技術(shù)文件批準(zhǔn)后，由文控中心登記發(fā)放，對(duì)失效或作廢的技術(shù)文件應(yīng)由其一并收回，并予以集中歸檔。

4.1.4 任何部門及其個(gè)人對(duì)收集到的如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件，均應(yīng)移交到文控中心歸檔管理，對(duì)部門需經(jīng)常參照?qǐng)?zhí)行的文件，均由文控中心負(fù)責(zé)復(fù)印，將復(fù)印件按《文件控制程序》的要求進(jìn)行控制，進(jìn)行發(fā)放，防止

文件誤用。

4.2 技術(shù)文件的更改

4.2.1 在使用中發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件有差錯(cuò)或需進(jìn)行更改，由原編制部門進(jìn)行更改，若指定其它人員更改，更改實(shí)施者應(yīng)取得相應(yīng)的背景資料。4.2.2 技術(shù)文件更改后，應(yīng)執(zhí)行本文件4.2.2條款的要求。

4.2.3 使用技術(shù)文件部門的任何人員均不得擅自更改文件，若有更改需求，應(yīng)向質(zhì)量部提出更改申請(qǐng)，由質(zhì)量部確認(rèn)后方可按本文件規(guī)定的要求實(shí)施更改。

4.2.4 當(dāng)發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況，質(zhì)量部開出《糾正措施處理單》限期進(jìn)行整改，嚴(yán)重的應(yīng)按違反公司規(guī)章進(jìn)行處理，對(duì)造成損失將追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任，對(duì)造成事故的移交有關(guān)方面處理。4.3 技術(shù)文件使用的管理

4.3.1 文控中心接收技術(shù)文件時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查文件的完整性，如是否有漏頁(yè)等，確認(rèn)無誤給予接收，并對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行登記造冊(cè)，原件存放檔案室保管，將其復(fù)件存放檔案柜中以供各部門借閱使用。

4.3.1 文控中心應(yīng)妥善保管各種技術(shù)文件，并經(jīng)常檢查有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的使用情況，避免其出現(xiàn)遺失、損壞等現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件遺失、損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告質(zhì)量部，由其根據(jù)需要，聯(lián)系相關(guān)部門予以補(bǔ)發(fā)并重新登記。4.3.2 作廢技術(shù)文件按照《文件控制程序》關(guān)于作廢文件的管理要求實(shí)施。4.4 技術(shù)文件的歸檔、保存和借閱

4.4.1 文控中心對(duì)公司所有技術(shù)文件進(jìn)行收集、整理、登記、保管及辦理借閱記錄。

4.4.2 工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)標(biāo)、行標(biāo)、企標(biāo)或內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn))、試驗(yàn)方法標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)標(biāo)、行標(biāo)、內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn))、設(shè)計(jì)文件通常情況下保存10年，若因特殊需要

可適當(dāng)延長(zhǎng)2-3年。

4.4.3 技術(shù)文件原則上僅供本公司人員借閱使用，確因工作需要或向外部提供時(shí)，總經(jīng)理報(bào)告并辦理借閱的相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)予以歸還。4.4.4 借閱的技術(shù)文件必須保證完整與安全、不得私自拆散、涂改、換頁(yè)。用畢后立即歸還。

4.4.5不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)制或供外單位使用技術(shù)文件，一旦發(fā)現(xiàn)，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)處理。

4.6 本辦法由質(zhì)量部結(jié)合平時(shí)執(zhí)行情況一同監(jiān)督實(shí)施。

五、相關(guān)文件

《文件控制程序》