第一篇：信函自薦的技巧

信函自薦是畢業(yè)生求職擇業(yè)過程中最常用的、也是最主要的手段。這是畢業(yè)生與用人單位溝通的第一步。寫好求職信是敲開職業(yè)大門的重要步驟。

（一）求職信的格式

求職信由開頭、正文、結(jié)尾、落款四個(gè)部分組成。

信的開頭，要注意對(duì)收信人的稱呼。對(duì)于不甚明確的單位，可寫成“人事負(fù)責(zé)同志”、“尊敬的領(lǐng)導(dǎo)同志”、“尊敬的某某公司領(lǐng)導(dǎo)”等等；對(duì)于明確了用人單位負(fù)責(zé)人的，可以寫出負(fù)責(zé)人的職務(wù)職稱，如“尊敬的王教授”、“尊敬的張?zhí)幪庨L(zhǎng)”、“尊敬的李總經(jīng)理”等等。稱呼寫在第一行，頂格書寫，以示尊敬和有禮貌。稱呼之后用冒號(hào)，然后，應(yīng)該寫上一句問候語“您好”，底下再接正文。

正文是求職信的主體部分。這一部分應(yīng)寫清楚以下幾個(gè)方面：個(gè)人基本情況，如姓名、就讀學(xué)校、專業(yè)名稱、何時(shí)畢業(yè)以及所獲學(xué)位等；個(gè)人所具備的條件，這一部分是求職信的核心。要從自己的專業(yè)知識(shí)、社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能、性格、特長(zhǎng)、能力等方面使用人單位相信，他們的需求正是你感興趣且有能力勝任的崗位。

求職信的結(jié)尾應(yīng)當(dāng)寫好結(jié)束語?？梢蕴嵝延萌藛挝幌Ｍ玫剿麄兊幕貜?fù)或回電，或表示面談的愿望。如可以寫“希望得到您的回音”、“盼復(fù)”等，或留下本人的聯(lián)系電話。通常地，結(jié)束語后面，應(yīng)寫表示祝愿或敬意的話。如“此致”、“敬禮”、“祝您身體健康工作順利事業(yè)發(fā)展”等等。

落款包括署名和日期兩部分。署名應(yīng)寫在結(jié)尾祝詞的下一行的右后方。署名要注意字跡清晰。日期應(yīng)寫在名字下面（年月日）。若有附件，應(yīng)在信的左下角注明。例如“附1：個(gè)人簡(jiǎn)歷”、“附2：獲獎(jiǎng)證明”等等。

（二）寫求職信應(yīng)注意的問題

1、信封信紙要有所選擇。署有外單位名字的信封最好不要使用，本校信封除外。

2、字跡清晰工整，給人留下良好的第一印象。如果字寫得不好，就不如用打印機(jī)打??；如果有一手漂亮的好書法，最好手寫出來，不要用復(fù)印件。

3、篇幅要適中，不宜過長(zhǎng)，文字以1000字左右較為合適。

4、求職信是個(gè)人的公關(guān)手段，可以寫得較有文采。但應(yīng)實(shí)事求是，既不能過高地吹噓自己，也不能過分謙。

5、要留下自己的聯(lián)系方法：通信地址、聯(lián)系電話等等。

（三）個(gè)人簡(jiǎn)歷的寫法

求職信的后面，一般應(yīng)附上求職者的個(gè)人簡(jiǎn)歷。個(gè)人簡(jiǎn)歷可以是表格的形式，也可以是其他形式。個(gè)人簡(jiǎn)歷一般應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

1、個(gè)人資料：姓名、性別、出生年月、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、身體狀況、興趣、愛好、性格等等；

2、學(xué)業(yè)有關(guān)內(nèi)容：就讀學(xué)校、所學(xué)專業(yè)、學(xué)位、外語、計(jì)算機(jī)掌握程度等等；

3、本人經(jīng)歷：大學(xué)以來的簡(jiǎn)單經(jīng)歷，主要是擔(dān)任社會(huì)工作或入黨等方面；

4、所獲榮譽(yù)：三好學(xué)生、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀學(xué)生干部、專項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金等方面；

5、本人特長(zhǎng)：如計(jì)算機(jī)、外語、駕駛等方面。

個(gè)人簡(jiǎn)歷應(yīng)該濃縮大學(xué)生活或研究生生活的精華部分，要寫得簡(jiǎn)潔精煉，切忌拖泥帶水。

個(gè)人簡(jiǎn)歷后面，可以附上個(gè)人獲獎(jiǎng)證明。如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部證書的復(fù)印件、外語四、六級(jí)證書的復(fù)印件以及駕駛執(zhí)照等的復(fù)印件，這些復(fù)印件能夠給用人單位留下深刻的印象。

第二篇：自薦的技巧

自薦的技巧

自薦一般有寫信自薦信，電話自薦或直接登門自薦等幾種行式，寫自薦信比較省時(shí)，省力，能起到投石問路的效果；電話自薦通常是在用人信息比較確鑿的情況下采用的，否則就顯得冒昧；直接登門自薦應(yīng)當(dāng)在目標(biāo)比較明確的前提下，做好充分準(zhǔn)備后，直接面談，它能夠很快知道結(jié)果。不論通過何種形式，自薦就是要充分展現(xiàn)自己的才能，滿足對(duì)方的用人需求，以便達(dá)成協(xié)議

在自薦過程中，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

一．禮貌應(yīng)周全

二．說明自己能勝任工作

三．文字材料要清楚，整潔和全面

四．注意把握好時(shí)間

五．不要使人反感

1．給對(duì)方限定時(shí)間

2．給對(duì)方規(guī)定義務(wù)

3．以下壓下的口氣

4．待價(jià)而沽

六．學(xué)會(huì)用多種文字求職

面試評(píng)分的要點(diǎn)與對(duì)策

許多求職者在應(yīng)聘時(shí),只知道如何應(yīng)對(duì)單位主考官,而忽視其面試的評(píng)分要點(diǎn),往往顧此失彼,舍本逐末，陷入失敗境地。

面試評(píng)分的要點(diǎn)，一般來說因?yàn)檎衅傅哪康?，主考官的個(gè)人觀點(diǎn)不同而有差異。常見的一些面試評(píng)分的要點(diǎn)：

表現(xiàn)力、判斷力、操作能力、責(zé)任心、態(tài)度、視線、聆聽、語言、情感、整肅儀表

1.表現(xiàn)力

用人單位一般觀察求職者是否能條理，完整，準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思，引例，用語是否確切，發(fā)音是否準(zhǔn)確，語氣是否禮貌，說話時(shí)的姿勢(shì)，表情是否得體。因此，求職者在面試時(shí)應(yīng)該注意如下幾點(diǎn)：

(1)談話是否前后連貫；（2）目的是否簡(jiǎn)捷明了；（3）想法是否表達(dá)清楚；（4）說話是否有說服力

2.判斷力

用人單位一般觀察求職者能否準(zhǔn)確，迅速地判斷面臨的狀況，能否恰當(dāng)?shù)靥幚硗话l(fā)事件，能否迅速地回答對(duì)方的問題，且答案簡(jiǎn)練，貼切。

作為求職者應(yīng)試者，應(yīng)在準(zhǔn)確，迅速，決斷方面重點(diǎn)準(zhǔn)備，對(duì)自己的判斷應(yīng)充滿信心，同時(shí)注意分析對(duì)方是邏輯判斷還是感性判斷。

3.操作能力

用人單位主要考察應(yīng)試者對(duì)于已認(rèn)定的事情是否進(jìn)行下去，工作節(jié)奏是否緊張有序,對(duì)于集團(tuán)作業(yè)是否具有適應(yīng)性,這樣,應(yīng)試方就應(yīng)該強(qiáng)調(diào)自己實(shí)際工作的動(dòng)手能力,對(duì)于想到的自己工作上的優(yōu)勢(shì)要盡量明確表達(dá)出來.4.責(zé)任心

用人單位主要考察求職者責(zé)任感是否強(qiáng)烈,能否令人信任地完成工作,比如有的主考官在應(yīng)試者進(jìn)入面試室之前故意將條帚放倒,看應(yīng)試者有何反應(yīng).5.態(tài)度

用人單位主要在于觀察應(yīng)試者遇到一些問題后的反應(yīng),能否正確對(duì)待,以及服從意識(shí)如如何等.坐姿對(duì)一個(gè)人的心理影響很大,值得特別注意,面試中較好的坐姿是,全身平衡在椅子上,挺直腰,身體微微前傾,(這樣表現(xiàn)出來你對(duì)主考官的尊敬),目光平視,面對(duì)發(fā)問的那位主考官,但也不時(shí)地要看看其他主考.身體各部分的小動(dòng)作往往令主考分心,甚至令其反感,不當(dāng)?shù)淖藙?shì)有:全身左搖右擺,頻頻搖頭,不斷抖動(dòng)足部,玩弄不物件,說話時(shí)用手掩著口等.6.視線

與主考官保持視線接觸,是起碼的禮貌,也是自信的表現(xiàn),通常一個(gè)人不喜歡對(duì)方,瞧不起對(duì)方,害怕對(duì)方,不專心,自己理虧或有事隱瞞時(shí),才會(huì)回避視線,有的主考官也許不會(huì)在談話時(shí)始終將目光對(duì)著你,他可能盯著前面的某件東西,或者瞪著天花板一眼,你卻不能這樣

面試時(shí),應(yīng)試者大部分時(shí)間應(yīng)該望著向自己發(fā)問的那位主考官,但不要把目光集中在對(duì)方眼睛上,否則會(huì)誤認(rèn)為是向?qū)χ魈魬?zhàn),而應(yīng)把目光放在對(duì)方額頭上,眼睛適時(shí)眨一眨,這樣不會(huì)跟對(duì)主的眼光形成“硬件沖突”，對(duì)主都覺得安心。

東張西望意味著慌張不安，眼珠不斷滾動(dòng)往往是不專心的表現(xiàn)，視線一垂往往是消極，視

線抬高往往會(huì)給人趾高氣揚(yáng)的感覺，不把對(duì)方放在眼里，所以面試時(shí)，保持眼神自然，傳達(dá)出誠意與尊重是十分重要的。

7．聆聽

優(yōu)秀的應(yīng)試者都是優(yōu)秀的聆聽者，不論你才能如何，若不懂得傾聽，不會(huì)給人留下好印像，雖然面試中發(fā)問是主考，回答的是應(yīng)試者，答話時(shí)間比問與聽的時(shí)間多，應(yīng)試者還是應(yīng)做好聆聽，因?yàn)閷?duì)別人講話時(shí)留心聽，是起碼的禮貌，別人剛發(fā)問就搶著回答，或打斷別人的話，都是無禮的表現(xiàn)，會(huì)令主考者覺得你不尊重他。

不聽清楚問題就回答，往往意味著粗心，答非所問，或自己缺乏系統(tǒng)思考,由此可能性說許多不該說的話,往往會(huì)令人認(rèn)為精神不集中或知識(shí)貧乏.8.語言

在語言溝通方面,說話的內(nèi)容往往不如說話的方式重要,考官對(duì)應(yīng)試者的印象與評(píng)價(jià),來自”他講了什么話,”方面較少,而對(duì)應(yīng)試者怎樣講這些話(表情,聲音,語調(diào),姿勢(shì),速度等)反應(yīng)較多.面試并不要求應(yīng)試者表現(xiàn)高超的演講技巧,只要求講話清楚而有條理,不急不穩(wěn),通過表情,聲音,語調(diào)的配合,傳達(dá)出熱情,誠懇,樂觀,合作的態(tài)度,一般人只要不太緊張,留意自己的臨場(chǎng)表現(xiàn),準(zhǔn)備充足,都不難辦到.9.情感

面試是一個(gè)公共考試的場(chǎng)合,要求每位應(yīng)試者心平氣和地參與,所以一切較激動(dòng)的感情流露都不適宜,切忌出現(xiàn)動(dòng)肝火,狂喜,哭泣等失態(tài)行為.如果主考蠻模無理,也犯不著發(fā)脾氣,若他們太過分,這種職位恐怕也不值得爭(zhēng)取,自己保持風(fēng)度,反倒有益.與主考爭(zhēng)論某個(gè)問題也是不明智的,若理由充足也應(yīng)心平氣和,表明自己的立場(chǎng),顯示出自己不是見風(fēng)使舵之輩.爭(zhēng)辨過分熱烈,表現(xiàn)感情用事,或褒貶持異見的人,則反而會(huì)弄巧成拙.10.整肅儀表

面試前要整肅儀表,男性胡子必須刮干凈,鼻毛不露出孔外,女性不要濃妝艷抹,服裝以社會(huì)上一般水準(zhǔn)為宜,以合身,整潔為佳,頭發(fā)要疏理整齊.什么樣的求職者不討人喜歡

什么樣的求職者不討人喜歡

1.夸夸其談的求職者

2.自以為是的求職者

3.糾纏不清的求職者

4.目的不明的求職者

5.“條子”的求職者

6.家屬代勞的求職者

7.缺乏自信心的求職者

8.專業(yè)技能不過關(guān)

9.狂妄自大

10.缺乏自責(zé)任感

面試的9項(xiàng)”注意”

面試的9項(xiàng)”注意”

1.要注意展現(xiàn)自信心

2.要注意展示自己的魅力

3.要能經(jīng)受挫折

4.要注意禮儀

5.要集中注意力

6.要注意坦率地回答問題

7.要注意提問的內(nèi)容,不要所答非所問

8.要注意控制情緒,做到寵辱不驚

9.正確對(duì)待和回答敏感話題

第三篇：電話自薦的技巧

電話自薦的技巧

現(xiàn)代社會(huì)里，電話日益普及，已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢扇鄙俚淖顬榭旖?、方便的通訊工具。在日常的人際交往、商務(wù)會(huì)談以及求職擇業(yè)中，都起著不可忽視的作用。電話自薦是指通過電話推薦自己的一種求職方式。在求職過程中，電話自薦起著；敲門磚的作用。怎樣充分利用電話接通后那短暫的幾分鐘。用最簡(jiǎn)潔明了的語言清楚地表達(dá)自己的意思，充分展示自己的優(yōu)勢(shì)，盡可能給接話人留下一個(gè)深刻清晰的印象，這就不能涉及一些電話禮儀和電話自薦的技巧問題。

（一）電話禮儀

1、電話自薦的時(shí)機(jī)。一般來說，電話自薦應(yīng)在對(duì)用人單位較為了解的情況下使用，比如自己曾經(jīng)實(shí)習(xí)過的單位、曾經(jīng)寄過求職信的單位或曾經(jīng)有過聯(lián)系的單位。這樣的單位，自己比較了解，容易掌握更多的信息，尤其是人事部門的信息，也能夠找到更多的話韙溝通。

2、打電話的時(shí)間。一般應(yīng)選在上午9至10點(diǎn)鐘較為合適。最好不要一上班就來電話，要給對(duì)方一個(gè)安排工作時(shí)間。一般情況下，下午4點(diǎn)以后不宜再打電話。

3、注意音量、語速的控制。通常說業(yè)，打電話的音量要比平常略高，以保證對(duì)方能夠聽得清楚；另外，語速也應(yīng)稍快于平常講話，但應(yīng)保持平穩(wěn)。

4、通話時(shí)間。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的時(shí)間顯得越來越寶貴。為了取得較商的工作效率，人們都希望能夠用最短的時(shí)間做最多的事情。因此，電話自薦要注意控制雙方通話時(shí)間，尤其要控制自我介紹的時(shí)間，力爭(zhēng)在不超過兩分鐘的時(shí)間里，把自己的情況介紹清楚，并且能夠引起對(duì)方的注意。這需要求職者在通話之前要做好充分準(zhǔn)備。

5、尊稱和禮貌用語的使用。尊稱和禮貌用語的使用要貫穿通話過程的始終。短短幾分鐘的通話時(shí)間，也能夠體現(xiàn)出一個(gè)人的修養(yǎng)和人際交往水平。一個(gè)彬彬有禮的人，最容易取得別人的好感。

（二）電話自薦的技巧

打電話前的準(zhǔn)備工作,打電話之前，一定要做好充分的準(zhǔn)備工作。

內(nèi)容上：首先，要盡量收集了解用人單位的有關(guān)情況，包括單位的全稱、性質(zhì)、隸屬關(guān)系、主要業(yè)務(wù)范圍、用人計(jì)劃、人才需求方向等等。只有在此基礎(chǔ)上，才能對(duì)如何包裝自己做到心中有數(shù)。其次，要對(duì)自己有一個(gè)客觀、公正的認(rèn)識(shí)。包括自己的專業(yè)特長(zhǎng)、性格愛好等方面。最后，要根據(jù)用人單位的需求情況，結(jié)合自己的特點(diǎn)，對(duì)自己的談話內(nèi)容有一個(gè)全面的考慮。最好在打電話之前列出一份簡(jiǎn)單的提綱，然后按照擬定的提綱全面、條理、重點(diǎn)突出地介紹自己的有關(guān)情況，力爭(zhēng)給受話人留下深刻的印象。

心理準(zhǔn)備：對(duì)于性格開朗外向的求職者來說，電話自薦雖不能說駕輕就熟，但也不是難事。而對(duì)于一些性格內(nèi)向、較少與外界打交道的求職者來說，電話自薦過程中就存在一個(gè)需要克服緊張、不安、焦躁情緒的問題。要善于推銷自己，就要努力控制自己的一些不良情緒，保持良好的心理狀態(tài)，讓愛話者能在與你交談的過程中感受到你的朝氣和銳氣，以及積極向上、有禮有節(jié)的良好品質(zhì)。

因此，打電話之前要調(diào)整好自己的心態(tài)，不能太緊張。告訴自己這不進(jìn)是打一個(gè)電話而已。即使效果不盡如人意也不必太在意，還有別的許多機(jī)會(huì)可供選擇。可以想象自己僅僅是在與一個(gè)陌生人交流。要努力控制自己在打電話過程中語音、語調(diào)、語速，保證在介紹情況時(shí)不丟三落四，全面完整地表達(dá)自己。

第四篇：打電話自薦的技巧

打電話自薦的技巧,關(guān)鍵詞是自薦,技巧,現(xiàn)代社會(huì)里，電話日益普及，已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢扇鄙俚淖顬榭旖荨⒎奖愕耐ㄓ嵐ぞ摺Ｔ谌粘５娜穗H交往、商務(wù)會(huì)談以及求職擇業(yè)中，都起著不可忽視的作用。

電話自薦是指通過電話推薦自己的一種求職方式。在求職過程中，電話自薦起著；敲門磚的作用。怎樣充分利用電話接通后那短暫的幾分鐘。用最簡(jiǎn)潔明了的語言清楚地表達(dá)自己的意思，充分展示自己的優(yōu)勢(shì)，盡可能給接話人留下一個(gè)深刻清晰的印象，這就不能涉及一些電話禮儀和電話自薦的技巧問題。

（一）電話禮儀

1、電話自薦的時(shí)機(jī)。一般來說，電話自薦應(yīng)在對(duì)用人單位較為了解的情況下使用，比如自己曾經(jīng)實(shí)習(xí)過的單位、曾經(jīng)寄過求職信的單位或曾經(jīng)有過聯(lián)系的單位。這樣的單位，自己比較了解，容易掌握更多的信息，尤其是人事部門的信息，也能夠找到更多的話韙溝通。

2、打電話的時(shí)間。一般應(yīng)選在上午9至10點(diǎn)鐘較為合適。最好不要一上班就來電話，要給對(duì)方一個(gè)安排工作時(shí)間。一般情況下，下午4點(diǎn)以后不宜再打電話。

3、注意音量、語速的控制。通常說業(yè)，打電話的音量要比平常略高，以保證對(duì)方能夠聽得清楚；另外，語速也應(yīng)稍快于平常講話，但應(yīng)保持平穩(wěn)。

4、通話時(shí)間。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的時(shí)間顯得越來越寶貴。為了取得較商的工作效率，人們都希望能夠用最短的時(shí)間做最多的事情。因此，電話自薦要注意控制雙方通話時(shí)間，尤其要控制自我介紹的時(shí)間，力爭(zhēng)在不超過兩分鐘的時(shí)間里，把自己的情況介紹清楚，并且能夠引起對(duì)方的注意。這需要求職者在通話之前要做好充分準(zhǔn)備。

5、尊稱和禮貌用語的使用。尊稱和禮貌用語的使用要貫穿通話過程的始終。短短幾分鐘的通話時(shí)間，也能夠體現(xiàn)出一個(gè)人的修養(yǎng)和人際交往水平。一個(gè)彬彬有禮的人，最容易取得別人的好感。

（二）電話自薦的技巧

1、打電話前的準(zhǔn)備工作

打電話之前，一定要做好充分的準(zhǔn)備工作。

內(nèi)容上：首先，要盡量收集了解用人單位的有關(guān)情況，包括單位的全稱、性質(zhì)、隸屬關(guān)系、主要業(yè)務(wù)范圍、用人計(jì)劃、人才需求方向等等。只有在此基礎(chǔ)上，才能對(duì)如何包裝自己做到心中有數(shù)。其次，要對(duì)自己有一個(gè)客觀、公正的認(rèn)識(shí)。包括自己的專業(yè)特長(zhǎng)、性格愛好等方面。最后，要根據(jù)用人單位的需求情況，結(jié)合自己的特點(diǎn)，對(duì)自己的談話內(nèi)容有一個(gè)全面的考慮。最好在打電話之前列出一份簡(jiǎn)單的提綱，然后按照擬定的提綱全面、條理、重點(diǎn)突出地介紹自己的有關(guān)情況，力爭(zhēng)給受話人留下深刻的印象。

心理準(zhǔn)備：對(duì)于性格開朗外向的求職者來說，電話自薦雖不能說駕輕就熟，但也不是難事。而對(duì)于一些性格內(nèi)向、較少與外界打交道的求職者來說，電話自薦過程中就存在一個(gè)需要克服緊張、不安、焦躁情緒的問題。要善于推銷自己，就要努力控制自己的一些不良情緒，保持良好的心理狀態(tài)，讓愛話者能在與你交談的過程中感受到你的朝氣和銳氣，以及積極向上、有禮有節(jié)的良好品質(zhì)。

因此，打電話之前要調(diào)整好自己的心態(tài)，不能太緊張。告訴自己這不進(jìn)是打一個(gè)電話而已。即使效果不盡如人意也不必太在意，還有別的許多機(jī)會(huì)可供選擇?？梢韵胂笞约簝H僅是在與一個(gè)陌生人交流。要努力控制自己在打電話過程中語音、語調(diào)、語速，保證在介紹情況時(shí)不丟三落四，全面完整地表達(dá)自己。

2、電話自薦的技巧

電話接通之后的第一件事應(yīng)該是有禮貌的詢問：“請(qǐng)問，這是某某單位人事處嗎？”在得到對(duì)方肯定的答復(fù)之后，應(yīng)該作自我介紹，并說明來電意圖。因電話交流條件的限制，通話雙方不是面對(duì)面的交流，而且可能受話人接電話之時(shí)正忙于處理某件事務(wù)，無暇多談。因此，求職者一定要注意言簡(jiǎn)賅，并著力表現(xiàn)自身特長(zhǎng)與所求職位密切相關(guān)。

一般情況下，求職者可以參考下例自薦：

求職者：“老師您好”（注：“老師”被當(dāng)作一個(gè)廣泛的稱謂，不一定指學(xué)校里的老師。此稱呼適用于初次打電話，不了解受話人的身份的情況下，“老師”的稱謂表示對(duì)對(duì)方的職務(wù)，如張?zhí)庨L(zhǎng)等）?！拔沂悄衬硨W(xué)校某某專業(yè)某某屆學(xué)生。聽說咱們單位（”咱們“拉近雙方距離）需要一個(gè)某某專業(yè)的畢業(yè)生，剛好我今年畢業(yè)，專業(yè)對(duì)口，成績(jī)也不錯(cuò)，我又特別愛好研究工作（興趣是最好的老師，對(duì)方的所需正是你興趣所在，這是最佳選擇，一定能夠引起對(duì)方注意。）希望您能考慮我的情況?！?/p>

到這里，求職者僅用十幾鈔鐘的時(shí)間就把自己的意圖表達(dá)清楚，而且初步推薦了自己，可謂言簡(jiǎn)意賅。介紹完自己的情況之后，對(duì)方可能會(huì)有幾種不同的反映：接受、拒絕、模棱兩可。

如果受話人對(duì)你所介紹的情況感興趣，愿意與你做進(jìn)一步的接觸，這說明你的介紹已經(jīng)初步奏效。通常情況下，受話人還支通過電話簡(jiǎn)單詢問一些你有關(guān)情況，如：

基本狀況：年齡、籍貫、政治面貌等等；

專業(yè)能力：所學(xué)專業(yè)、個(gè)人

第五篇：信函寫作原則和技巧

[摘要 ]商務(wù)英語信函是國際貿(mào)易雙方進(jìn)行書面商務(wù)信息溝通的重要手段 ,其撰寫的成功與否對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。商務(wù)英語信函的寫作是有規(guī)律可循的 ,首先 ,要堅(jiān)持禮貌、體諒、完整、清楚、簡(jiǎn)潔、具體與正確性等原則;其次 ,還要注意 寫作技巧 ,遵循四部式的信函結(jié)構(gòu) ,并善于使用商務(wù)英語信函中的套語和特殊表達(dá)法。

Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to business of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely

courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters.Key words :commercial English letter;writing principle;writing technique

商務(wù)英語信函是一種常用的商務(wù)英語應(yīng)用文 ,它是貿(mào)易雙方相互了解、進(jìn)行貿(mào)易往來的主要手段 ,在以書面形式溝通商務(wù)信息的同時(shí) ,它也體現(xiàn)著一個(gè)公司或機(jī)構(gòu)的商務(wù)形象。因此 ,商務(wù)英語信函的內(nèi)容固然很重要 ,但表達(dá)方式也同樣重要。商務(wù)英語信函的寫作是有一定規(guī)范的 ,即應(yīng)遵循一定的 寫作原則 ,采用一些 寫作技巧 ,從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確 ,語言流暢 ,更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。

一、商務(wù)英語信函的 寫作原則

商務(wù)英語信函是商家開展對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具 ,其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問題 ,或是與對(duì)方建立良好的關(guān)系。因此,在商務(wù)英語信函寫作中,應(yīng)遵循7Cs原則,即禮貌(courtesy)、體諒(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、簡(jiǎn)潔(concise-ness)、具體(concreteness)和正確(correctness)。

1.禮貌原則禮貌是商務(wù)場(chǎng)上的重要法則,禮貌周到的信函可贏得對(duì)方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that ?” , “I t is our pleasure to?” , “We feel dread fully s orry that ? ” , “We regret that ? ”等禮貌用語。業(yè)務(wù)往來難免有爭(zhēng)端、摩擦,此時(shí)也需要禮貌來作為潤(rùn)滑劑,化解雙方對(duì)峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、拒絕接受時(shí),措詞要力求客氣、心平氣和、語氣委婉;在回復(fù)對(duì)方信函時(shí),無論對(duì)方態(tài)度如何,在堅(jiān)持自己立場(chǎng)的同時(shí),都要有禮貌地作答。首先,要善于使用被動(dòng)語句,因?yàn)楸粍?dòng)語態(tài)能使你的請(qǐng)求顯得更加溫和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會(huì)更好。其次,要善于使用疑問句。向?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí),陳述句、祈使句與疑問句相比,疑問句較其他兩類句式更婉轉(zhuǎn)、更禮貌。請(qǐng)看下面三句話:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口氣太強(qiáng)硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表達(dá)了自己的意圖 ,又表示了對(duì)對(duì)方的尊重 ,避免了過于直率和盛氣凌人。此外 ,還要善于使用條件句 ,以使建議聽起來更具有試探性 ,語氣更委婉。

2.體諒原則

不少人寫作時(shí)習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問題。與其他寫作不同 ,商務(wù)英語信函寫作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的效果 ,不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整 ,還必須重視對(duì)方的反應(yīng) ,只有站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考和處理問題 ,才能獲得滿意的溝通效果。首先 ,應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)對(duì)方利益。在商務(wù)英語寫作中 ,對(duì)方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這

些利益是否能滿足他們的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment.Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句讓對(duì)方對(duì)自己所得的利益一目了然 ,優(yōu)于第一句。其次 ,應(yīng)突出積極因素 ,用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發(fā)對(duì)方興趣 ,獲得對(duì)方認(rèn)同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改寫成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 會(huì)更好。

3.完整性原則

在信函寫作中 ,信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如 “the

above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達(dá)方式要盡量少用 ,盡可能提供完整的信息 ,讓對(duì)方一目了然。

4.清楚原則清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、辭不達(dá)意的書信會(huì)引起誤會(huì)與歧義 ,甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。

(1)盡量選擇常用詞。作為一種世界貿(mào)易語言 ,英語為一百多個(gè)非英語國家的商務(wù)人員在商務(wù)書信中使用 ,而這些商務(wù)人員并非個(gè)個(gè)精通英語。因此 ,在選詞上應(yīng)注意選擇那些簡(jiǎn)單的、為人熟悉并且符合常規(guī)的表達(dá)方式 ,避免使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。

(2)起修飾限定作用的詞語應(yīng)該緊跟被修飾的詞 ,這樣可以避免產(chǎn)生歧義。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產(chǎn)生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如將其改為 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句話中 ,要避免重復(fù)使用一個(gè)有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一個(gè) “firm” 的意思是 “strong”,第二個(gè) “firm” 的意思是 “corporatio

n”.而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個(gè)句子的意思就更清楚了。

5.簡(jiǎn)潔原則

有力、生動(dòng)的措詞是增強(qiáng)國際商務(wù)信函有效性的一大法寶。在具體運(yùn)用過程中 ,可適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語。但縮略語的運(yùn)用切忌過雜過亂 ,要盡可能使用那些通用的或本專業(yè)常用的縮略語 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用證),B/ L(bill oflading提單),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保險(xiǎn)加運(yùn)費(fèi)價(jià)格),EAT(estimated arrival time 預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方參考),S/ C(sales contract 銷售合同),D/ D(de2mand draft 票匯),T/ T(telegraphic trans fer 電匯),M/ T(mail draft 信匯),D/ P(documents against payment 付款交單)等。此外,句子結(jié)構(gòu)也應(yīng)簡(jiǎn)潔,盡量用單詞替換詞組和從句,在保證意思完整的情況下,使行文更加簡(jiǎn)潔。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其從句 “What y ou have requsted” 可以用一個(gè)詞

“requested” 來代替,這句話改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 則更簡(jiǎn)潔。需要指出的是 ,在保證禮貌的前提下 ,還要避免使用那些僅起填充作用、可有可無的詞組和表達(dá)法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除 ,不僅不會(huì)改變意思的完整性 ,反而使句子更簡(jiǎn)潔。

6.具體原則

在商務(wù)信函中 ,要盡可能使所傳遞的信息具體、準(zhǔn)確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for

theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很顯然 ,第二句包括了更具體、詳細(xì)的信息 ,使人對(duì)寫作者所要傳遞的信息一目了然;而第一句過于籠統(tǒng) ,讀后還要再經(jīng)過仔細(xì)揣摩 ,才能明白其所包含的意思。

7.正確性原則

正確性不但指語法、句法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫正確無誤 ,還指使用標(biāo)準(zhǔn)語言和商務(wù)專業(yè)術(shù)語進(jìn)行恰當(dāng)?shù)年愂?。商?wù)信函中如果存在拼寫錯(cuò)誤、人稱不一致、時(shí)態(tài)誤用、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不當(dāng)?shù)葐栴} ,會(huì)使其溝通效果大打折扣。此外 ,還應(yīng)注意使用正式、規(guī)范的語言 ,例如省略語 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,顯得太過口語化 ,欠正式 ,商務(wù)信函中應(yīng)改寫成 “I

shall”, “We are”;還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,這樣的句子在語法上也是不規(guī)范的 ,應(yīng)該分別加上主語和謂語 ,以使句子結(jié)構(gòu)完整。商務(wù)英語中有一些特定的表達(dá)法 ,它們?cè)谄胀ㄓ⒄Z中一般不出現(xiàn)或雖然也使用但含義不同。這也是商務(wù)英語的一個(gè)特征。比如短語 “on the terms

andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件 ,在日常用法中 ,沒有必要兩詞連用 ,但在商務(wù)信函中 ,為求精確、嚴(yán)謹(jǐn) ,常成對(duì)使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “勸告”、“建議” 等意思。這種作為商業(yè)術(shù)語與普通用語含義不同的詞還有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提議” 等 ,在商務(wù)里可指 “發(fā)盤”、“報(bào)盤”;同樣在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中 , “policy” 指“保險(xiǎn)單”,而不是 “政策”、“方針”,“average” 指 “海損”,而不是 “平均的”、“一般的”;“confirm” 的基本含義是 “確認(rèn)”,用在信用證前面時(shí) ,則表示 “保兌”,如confirmed letter of credit(保兌的信用證)。

二、商務(wù)信函的 寫作技巧

商務(wù)信函的寫作比文學(xué)創(chuàng)作及其他類型的寫作容易些 ,這是因?yàn)樯虅?wù)英語信函的寫作有一定的框架規(guī)范 ,具體表現(xiàn)在內(nèi)容結(jié)構(gòu)與語言運(yùn)用等方面。

1.要選用常用的四部式的正文結(jié)構(gòu)

通常 ,商務(wù)信函由四部分組成 ,即引言(introduc2tion)、詳情(details)、應(yīng)答(response)和結(jié)束語(close)。第一部分是引言。在此部分中 ,出于禮貌 ,常常通過告知事由或提及彼此以前的聯(lián)系引出正文 ,而不是開門見山談具體的事情 ,以免唐突與失禮。經(jīng)常使用的開篇語有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that ?Thank y ou for y our letter dated?Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing business with us.第二部分是詳情。這部分具體說明事宜及具體要求。這部分是正文的核心。如涉及幾件不同事項(xiàng) ,應(yīng)該按照主次順序分幾個(gè)段落進(jìn)行說明 ,通常是一個(gè)段落說明一個(gè)事項(xiàng);同時(shí) ,在敘述同一事項(xiàng)時(shí)要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償?shù)炔缓玫男畔⒎旁谧詈?。第三部分是?yīng)答。該部分是第二部分的延續(xù) ,可以是要求對(duì)方確認(rèn)、答復(fù)或寄來價(jià)目表 ,也可以告訴對(duì)方隨函寄去的附件或表示歡迎對(duì)方詢價(jià)或咨詢?？筛鶕?jù)具體情況來確定這一部分內(nèi)容是否有存在的必要。第四部分是結(jié)束語。通常是以一個(gè)相關(guān)的短句結(jié)束全文,是在完成以上三部分之后表示禮節(jié)性的一句客套語。需要注意的是,所有的結(jié)束語必須與正文的內(nèi)容相吻合,否則就會(huì)顯得牽強(qiáng)附會(huì)。如出口商給進(jìn)口商的信中希望對(duì)方接受他們的報(bào)價(jià),可以說: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商務(wù)信函中常用的結(jié)束語有:We await y our fav orable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we

recommendy our immediate acceptance.2.要善于使用商務(wù)信函中的習(xí)慣用法

商務(wù)信函中的很多習(xí)慣用法 ,包括信函套語和不同于普通表達(dá)方法的表達(dá)法。商務(wù)信函長(zhǎng)期以來形成了許多約定俗成的套語 ,如上面提到的用于信函開頭部分和結(jié)束部分的常用套語。除此之外 ,還有很多 ,如報(bào)實(shí)盤的時(shí)候常這樣表達(dá):We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until ?The validity of the offer is from? to ?當(dāng)認(rèn)為對(duì)方價(jià)格太高時(shí)通常的表達(dá)有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用證付款時(shí)可以這樣表達(dá):The terms of payment are by L/ C available by draftat sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available bysight draft.類似習(xí)慣的表達(dá)方法還很多。在長(zhǎng)期的國際商務(wù)交流中,形成了一系列言簡(jiǎn)意賅又很實(shí)用的固定句型和套語,這些已被商界廣泛接受,我們只需平時(shí)多留意、多積累,就可以得心應(yīng)手地撰寫商務(wù)英語信函了。

[參考文獻(xiàn)]

[1 ]蘭天.外貿(mào)函電[M].大連:東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社 ,20001225 — 309.[2 ]梁志堅(jiān).撰寫外貿(mào)英語函電應(yīng)注意使用正確的語氣[J ].國外外語教學(xué) ,2000 ,(1):37 — 39