第一篇：新人職秘書辦公電話使用技巧

新人職秘書辦公電話使用技巧

作者/湯海鵬

說起辦公電話的使用，大家可能覺得這是一件不起眼的“小事”。但小事決定成敗，使用電話看似一件小事，實則反映了使用者的語言表達能力、工作態(tài)度與方法、責任心及快速反應能力等綜合素質，有時一個電話就可決定事情的成敗。因此，新人職秘書更需注意電話的使用。

身為黨政辦公室秘書，剛參加工作時，辦公室領導和同事就曾告訴我許多使用電話應注意的事項。當時，我并未認識到它的重要性。隨著辦公電話使用頻率的增多，我忽然發(fā)現要使用好辦公電話并非易事。工作之余，我對電話的使用方法作了些許總結，以饗讀者。

一、電話使用的前提準備

1.話機具備來電顯示功能。辦公電話必須具備來電顯示功能，如果是普通電話，這就需要申請更換，否則會給工作帶來不必要的麻煩。比如：領導或關系近的人來電，而電話不具備該功能，你就會以“您好”開頭，如此便拉遠了你們之間的距離。

2.熟記聯系方式。一要熟記單位全體領導、本部門和常聯系部門領導、辦公室主任的辦公電話、手機，甚至家庭電話。二要盡快記住其他人的聯系方式。如此，當有電話打進時，你立刻就能知道對方是誰，然后有針對性地接聽；同時，撥打電話時無需查找，節(jié)省時間。尤其因急事撥打電話時，就更加凸顯了熟記號碼的必要性。

3.注意電話保養(yǎng)。電話使用久了就會產生感情，提高工作的效率，這就是為什么很多同仁剛更換電話時感覺不適應的原因?？傊?，不論從私人感情還是從愛護公物方面都應做好電話保養(yǎng)工作。

4.講究輕拿輕放。不論你心情愉悅還是郁悶，不論是接聽還是撥打，不論是先掛還是后掛……一定要輕拿輕放。如果我們先掛，而對方聽筒還在耳旁，你使勁一掛，會嚴重刺激對方耳膜，有損自身和單位形象。換位思考，你也會產生不愉快的情緒。

5.時間適可而止。通話時，要在保證說者清楚、聽者明白的情況下盡力做到內容言簡意賅，最好將每次通話時間控制在三分鐘以內。如遇特殊情況，時間可稍長。

6.通話終止有方。終止通話時，由哪一方先掛斷電話在禮儀上很有講究。按照金正昆先生所言： “當雙方地位相當時，通常被求一方先掛斷電話，有求于人的一方則不宜如此；若通話并不涉及實質性問題，應由主叫方首先掛斷電話；當通話雙方是上下級關系時，則應由上級先掛斷電話?！碑斎唬龅教厥馇闆r，就要靈活處理。

7.務必公私分明。不論什么工作都要做到公私分明，使用電話亦不例外。上班時間不宜接聽私人電話，更不可使用辦公電話撥打私人號碼，尤其不能煲電話粥。這不僅會損害自身和部門形象，更會影響工作進度。

二、拔打電話的注意事項

1.選準時間。一般情況下，撥打電話要避開對方不愿被打擾或精力可能松懈的時間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個小時及下班前的最后幾分鐘。(文秘工作　004km.cn)避開影響對方生活或休息的時間，如假期、午休、深夜或就餐時間。當然，緊急事務除外。比如：下班前領導臨時安排緊急事情，需聯系相關部門處理，這時就要毫不猶豫地撥打電話，但通話一定要客氣。

2.做好準備。撥打電話前應做好準備，如將電話號碼、備用號碼、通話要點、強調之處等列個清單，以免遺漏通話內容，影響工作進度。

3.禮貌撥打。撥打電話要注意禮貌，尤其是打給陌生人。一般情況下，以“你好，請問你是不是……（姓名+職務或職業(yè)）”作為開始語，而不是“喂……”，避免對方不是自己所找之人而誤事。

4.強調要點。為保證溝通效果和把事情落到實處，務必對要點加以強調。一是通話要點宜少忌多，每次通話最好只有一個要點。二是通話結束前應再次對要點加以強調。如果事情非常重要，可以禮貌地請對方做一下筆錄。

三、接聽電話的相關要求

1.來電必接。不論工作多忙多累，只要有來電就必須接聽。即使當時不宜通話，亦應先接電話說明原因后請其指定時間，由自己回電話。

2.認真確認。接聽電話后應進行確認：一是問候對方以確認有人接聽，二是自報單位、部門名稱確認對方沒有找錯地方，三是自報姓名以確認對方沒有找錯對象。

3.專心致志。接聽任何電話均應聚精會神，否則難以確保聽得清、記得準。如果來電時你正在伏案做緊急工作或接聽另一個電話，應禮貌地告訴對方自己正忙，寒暄之后約定回撥時間，然后掛斷。

4.善待錯撥。如果發(fā)現對方打錯了，不僅不能惱怒，還應態(tài)度和藹地告知對方，然后禮貌地指明對方所錯之處。

三、代接電話應遵守的規(guī)則

代接電話除注意接聽電話的基本方法外，還應遵守以下幾項規(guī)則：

1.表明身份。首先應當說明自己的身份，告知對方自己的職務及與對方所找之人的關系，然后誠懇地告知對方： “如果方便的話，我可以代勞或轉達?！奔偃鐚Ψ酵窬?，則不必勉強。

2.區(qū)別情況。被找之人不在的情況主要有以下三種：一是忙于他事，不能立即接聽；二是不在現場，幾分鐘或一小會就回來；三是因事外出，一段時間內不能返回。代接電話，僅說一句“他（她）不在”顯得過于生硬、不禮貌。代接者要針對不同情況

選擇以下用語：“你好，他（她）正在忙（剛出去），如果不急的話，麻煩你過幾分鐘再打過來”，“你好，他（她）出差了，是否方便由我代勞或轉達，如不方便，請直接撥打其手機（手機號是否能夠告知對方要先征得本人的同意。）”。

3.認真記錄。代接電話時要做好筆錄。筆錄的基本內容遵循“SWIH”的慣例，即何人、何事、何因、何時、何地與如何做。記錄完后，要將內容及時告知本人，以便盡快處理。

4.保守秘密。幫人代接電話，不論涉及公事還是私事，代接者都不能擅自向他人透露與此相關的任何信息，這是做人的基本原則，也是個人綜合素質的體現。

總之，使用電話的方法技巧很多，我相信大家在以后的工作中會有更多的體會。不論原則多少，總的要求是禮貌大度、耐心謙和。

（作者單位：重慶師范大學黨政辦公室

第二篇：學會使用辦公電話系統(tǒng)

如果你被要求去接電話，不管是偶爾一回還是你工作的一部分，都不要去抱怨。要盡可能地詢問打電話的人有什么需要幫助的，通常他們會是公司的客戶。如何接聽客戶的投訴和抱怨是非常重要的。問一下他是否要留言，并且仔細地做記錄，這是一種尊重人的表現。費時間確認對方名稱的拼寫和他的電話號碼會給對方留下一個好的印象，而不是令人反感。永遠都不要對打來電話的人說“我不知道?！毕喾吹兀M量地給對方一個答復，或者對他說你會馬上找人來討論這件事。然后，你要盡可能快地給他答復。不管怎么樣，你都不要把電話轉給你認為可能知道答案的人。一旦遇到了需要你去解決的問題，一直負責下去，直至問題有了答案或答復。搪塞拖延只會給你留下一個不好的形象。如果答復他需要較長的時間，你應該讓她放下電話，說你會給他打回去。記住，如果你讓對方不要掛電話，應該先對她說一下。如果對方提出的要求對你或者公司來說是非分的或者過分的，不要很自然地說：“不，你的要求我們不會滿足的?！蹦銘撜f：“這個我不能肯定，我弄清楚了再打給你，好嗎？”即使答案仍然是“NO”，客戶也會覺得你做過了努力。

第三篇：辦公固定電話使用管理

關于固定電話使用的通知

為加強對辦公固定電話的使用管理，節(jié)約通訊費用，現做如下通知：

一、院辦公室及學院電話管理部門代表學院對全院固定電話行使管理職權，學院任何部門和個人未經允許不得擅自安裝或并機，電話機出現人為破壞由部門負責人負責賠償。

二、學院共開通九部長途電話，除院領導辦公室之外，輔導員辦公室一部、財務辦公室一部。校內辦公電話使用短號聯系（電話號碼后四位），十堰市內電話不加區(qū)號，直撥號碼聯系。

三、嚴禁使用辦公電話進行Q幣充值，撥打聲訊服務，利用辦公電話于個人業(yè)務、閑談、聊天等。如有違規(guī)，學院將按校規(guī)處理，并記入目標管理和年終績效考核當中。

四、財務部將向辦公室提供每月各分機電話費用的明細清單。如發(fā)現通話時間長；有不明確號碼的通話記錄；有撥打信息臺；當月話費明顯偏高等現象，辦公室將及時調查了解原因，并對違規(guī)使用的責任人進行必要的處罰。

武漢體育學院武當山國際武術學院

2014年10月6日

第四篇：新人秘書

1、由客服部、營業(yè)部（禮服部）抽調4人組成:“新人秘書服務中心”。

2、“新人秘書”由培訓部負責培訓，主要內容：

1）婚紗禮服的挑選

2）拍攝過程全程服務安撫

3）宴席、酒店推介技巧

4）婚禮流程安排

5）婚育知識

6）婚禮現場禮節(jié)訓練

3、設立一名“新人服務中心”主任，全程統(tǒng)籌安排計劃。

4、每位秘書可同時服務4對新人拍攝。

雙管齊下展業(yè)部

7月1日

第五篇：Office辦公文秘使用技巧

辦公自動化已經成為現在文秘最普遍的工作之一，下面給大家介紹Office辦公文秘使用技巧，歡迎閱讀!

Office辦公文秘使用技巧

數字格式批量轉換

在完成一篇報告后，才發(fā)現其中最有說服力的數字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數字達到醒目的效果，可以為它們設置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查找和替換對話框，將光標定位在“查找內容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數 字”，這時“查找內容”中會自動顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數字設置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數字都改變的。

查找對話框中的快捷鍵

執(zhí)行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，會發(fā)現對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位 這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話框)。

另外，在office2003中進行查找/替換時，我們經常會在不關閉查找/替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續(xù)操作，一般都是通過鼠標點擊進行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。

在最后一次搜索結果中快速瀏覽

當你搜索完畢，退出查找對話框后，如果想回過頭看看剛才的搜索結果，這時不用再打開查找對話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結果中快速瀏覽了。

高亮顯示所有搜索出來的結果

為了讓搜索出來的結果更醒目，可以讓搜索的結果內容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。

替換時巧妙保留書簽

假設在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion.其中括號括起來的部分表示定義了書簽，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中并沒有出現。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那么書簽 也會隨之丟失。大家在定義書簽時，將人名前后的空格都包括進來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.使用圖片替換文本

有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現：

第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統(tǒng)的剪貼板中。

第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。

第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。

快速找出word中的域

為了增加互動性，有些人會在word中插入大量的域，數量一多，可能連作者自己都記不清了?？梢酝ㄟ^查找功能，快速瀏覽這些域代碼。

第一步：確定域代碼為打開狀態(tài)，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

第二步：按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，在“查找內容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續(xù)按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。

巧用替換批量設置文檔格式

在一些文章中，尤其是一些學術論文，會大量出現一些同樣的術語或關鍵詞，如果想讓這些術語或關鍵詞有一個統(tǒng)一的格式，不用一個一個設置，用替換功能很快就能完成。

第一步：找到要設置格式的第一個術語或關鍵詞(如：“虛擬現實”)，設置它的大小、字體、顏色等格式。選中設置好的術語，按“Ctrl+C”鍵將它復制到剪切板上。

第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入“虛擬現實”，在“替換為”中輸入“^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現實”一詞，就被設置成統(tǒng)一的格式了。