第一篇：黑龍江公務員公文寫作常識題及答案

黑龍江公務員公文寫作常識題及答案

導讀：我根據(jù)大家的需要整理了一份關(guān)于《黑龍江公務員公文寫作常識題及答案》的內(nèi)容，具體內(nèi)容：在黑龍江公務員行測考試中，公文寫作常識部分考察范圍廣泛，想得到全部的分數(shù)絕非易事，需要試題的加強練習提高做題技巧，以下就由我為你提供黑龍江公務員公文寫作常識題幫助你練習提分。黑...在黑龍江公務員行測考試中，公文寫作常識部分考察范圍廣泛，想得到全部的分數(shù)絕非易事，需要試題的加強練習提高做題技巧，以下就由我為你提供黑龍江公務員公文寫作常識題幫助你練習提分。

黑龍江公務員公文寫作常識題(一)

1、在公文辦理中，以下哪些情況下可以使用“通知”()。

A、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文

B、轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬機關(guān)的公文

C、要求下級機關(guān)周知的事項

D、給下級機關(guān)布置工作

2、公文稿本中，“原稿”是指()

A、定稿

B、草稿

C、已發(fā)稿

D、討論稿

3、決定作為公文種類之一，其內(nèi)容必須做到()。

A、體現(xiàn)黨和國家的方針政策和法律

B、請求單位多個領(lǐng)導人審批同意

C、與上級機關(guān)、同級機關(guān)有關(guān)規(guī)定保持一致

D、與機關(guān)原有的各項規(guī)定緊密銜接，不要相互抵觸或前后矛盾

4、關(guān)于公文的傳閱范圍，下列各項中正確的說法是()。

A、傳閱范圍按來文中的規(guī)定執(zhí)行

B、傳閱范圍由辦公室負責人確定

C、傳閱范圍一般限于機關(guān)中層干部

D、傳閱范圍按領(lǐng)導人批辦意見確定

5、公文中“貴”、“你”多用于()。

A、不相隸屬機關(guān)

B、上級機關(guān)

C、下級機關(guān)

D、同系統(tǒng)內(nèi)的平級機關(guān)

黑龍江公務員公文寫作常識題答案

1、答案：

ABCD

解析：

通知是適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章：傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。根據(jù)適用范圍的不同，可以分為六大類：

1、發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。

2、批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機關(guān)批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，給所屬人員，讓

他們周知或執(zhí)行。

3、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)的公文給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。

4、指示性通知：用于上級機關(guān)指示下級機關(guān)如何開展工作。

5、任免性通知：用于任免和聘用干部。

6、事務性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達給有關(guān)機構(gòu)或群眾。

2、答案：

B

解析：

稿本指文稿和文本，同一文件在撰稿、印制過程中會形成不同文稿，稱之為稿本。由于不同稿本產(chǎn)生于不同的擬制階段，因而它們的性質(zhì)和作用各不相同。主要包括草稿、定稿、試行草案、正本、存本和副本。其中，草稿或叫定稿，是文件的原始稿件。

3、答案：

ACD

解析：

決定是領(lǐng)導機關(guān)使用的指揮性公文，適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。其內(nèi)容的帶有很強的政策性，因而任何一個制發(fā)決定的機關(guān)都必須按法令政策的規(guī)定制發(fā)，決定的內(nèi)容必須和黨的有關(guān)方針、政策保持一致。一份決定往往涉及許多方面，必須注意與各方面的政策保持一致，防止相互矛盾、排斥。否則就會失去權(quán)威性和約束力，失去政策性。B 項沒有明文規(guī)定，應該排除。

4、答案：

AD

解析：

5、答案：

D

解析：

第二篇：公文寫作題答案

《行政公文寫作》習題答案

一、判斷題

1、行政公文要求“絕密”、“機密”公文應當標明份號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心右上角第一行。

對

2、發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、公文類別標識、年份（發(fā)文）、序號（發(fā)文順序號）四部分組成。

對

3、一文一事是行文的基本要求，針對“一文一事”的商洽函的批復，更應針對請示事項表明態(tài)度，有問有答，也應一文一事。

對

4、印章是文件生效的憑證。各級黨、政機關(guān)及單位制發(fā)的文件，除會議紀要可以不另外用印外，其他正式公文都應加蓋機關(guān)公章。對

5、根據(jù)1999年修訂的《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定，發(fā)文字號中的年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標簡稱，用中括號“【】”括入；序號不應編虛位，即1不能編為001，且不能加“第”字。錯

6、根據(jù)《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規(guī)定：國家主席、全國人大常委會和委員長、國務院、國務院總理和各部部長、地方人民代表大會和人民政府以及軍事領(lǐng)導機關(guān)、群眾團體才可以依據(jù)法律規(guī)定的權(quán)限發(fā)布命令（令），其他一般機關(guān)和一般人員不能發(fā)布，如用此文種，即為越權(quán)。

錯

7、獎懲性決定與用于獎懲的命令和通報作用接近，但層次規(guī)格不同。決定從規(guī)格上看低于命令，但高于通報。

對

8、黨的機關(guān)要發(fā)布周知事項時，往往用公告的形式進行發(fā)布。錯

9、通告是行政機關(guān)的正式文種之一，也是黨的機關(guān)的正式文種。錯

10、決定是運用范圍最廣、使用頻率最高的一個公文文種。錯

11、通報多限在機關(guān)體系內(nèi)部使用，屬于限知性公文。

對

12、從發(fā)文范圍來看，通告的對象是社會各有關(guān)方面，比通報廣泛，通告既針對群眾，也針對機關(guān)團體，對于一定范圍內(nèi)的上級機關(guān)同樣有效；通報一般只針對下級機關(guān)和所屬單位。對

13、《關(guān)于二○一○年工作總結(jié)和二○一一年工作安排的報告 》屬于例行性報告。錯

14、建議報告是下級機關(guān)就工作中的重大問題和事項，專門向上級機關(guān)提出建議的一種報告。其側(cè)重點在今后工作的意見和建議上，故其性質(zhì)與請示完全一致。

錯

15、寫作報告要重點突出，詳略得當；報告中不得夾帶請示事項；報告的語言表達以說明為主；撰寫報告要不失時機，講求時效。對

16、凡屬本機關(guān)職權(quán)范圍之內(nèi)，并已有明確的方針、政策或法規(guī)、規(guī)定作參照的一般問題，都應當自行處理，而不必向上級機關(guān)請示。對

17、請示與報告是行政公文中唯一相對應的一對文種。錯

18、意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲形?、下行文和平行文。對

19、向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準事項時不應用函，而應當以請示行文。錯

20、行政公文共有13種：命令（令）、決定、公報、通告、通知、通報、議案、報告、指示、批復、意見、函、會議紀要。

錯

21、機關(guān)之間的工作關(guān)系主要有四種類型：領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系；指導與被指導關(guān)系；平行關(guān)系；不相隸屬關(guān)系。

對

22、公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。它是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)之間的文件收授關(guān)系。

對

23、公文是法定機關(guān)與組織按照特定的體式，經(jīng)過一定處理程序制成的書面文字材料，作為傳達意圖、辦理公務與記載工作活動的一種工具。

對

24、所謂“黨發(fā)文件”即指發(fā)文機關(guān)是黨的各級領(lǐng)導機關(guān)，最高機關(guān)乃國務院，其余則為各級黨機關(guān)。發(fā)文對象是黨的各級組織及全體黨員。錯

25、向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)。對

26、“報、呈”屬于平行文中使用的遞送用語。錯

27、會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項，無需加蓋印章。對

28、上級向下級，平級或不相隸屬單位之間相互通知事情時可使用通知。錯

29、某些業(yè)務主管部門就帶有普遍意義的問題提出看法，希望領(lǐng)導機關(guān)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位時，可用報告行文，也可以使用請示。錯

30、呈轉(zhuǎn)式報告包含兩層含義：一是“呈”，即上報、匯報的意思；二是“轉(zhuǎn)”，即批轉(zhuǎn)的意思。對

31、《國務院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函》（國辦函〔1993〕2號），主送國家計委等七部門。如此行文不違反行文關(guān)系，且選用文種恰當。錯

32、《農(nóng)牧漁業(yè)部關(guān)于請求解決農(nóng)墾系統(tǒng)中小學教育經(jīng)費問題的報告》，如此行文是錯誤的，應適用“請示”這個文種。對

33、《全國工業(yè)普查領(lǐng)導小組關(guān)于兩年來工業(yè)普查準備工作情況和今后意見的請示》，此文選用文種是恰當?shù)?。錯

34、《關(guān)于全國縣鄉(xiāng)人民代表大會換屆選舉工作若干問題的請示報告》，此公文標題表述完整，文種選用恰當，是正確的。錯

35、呈轉(zhuǎn)性報告，上級一般用通知予以批轉(zhuǎn)，而對請示則用批復予以答復。對

36、公告比通告宣布的事項重大，一般事項不宜用公告，而且內(nèi)容比較單一。對

37、《××市政府關(guān)于改用夏季辦公時間的公告》，此公文標題正確。錯

38、《××市供電局關(guān)于檢修高壓線路在某一區(qū)域暫時停電的公告》此標題存在錯用文種的問題，應改“公告”為“通告”。對

39、通告的被告知對象社會各有關(guān)方面，比通報廣泛，可謂既對群眾，也對機關(guān)團體，對于一定范圍內(nèi)的上級機關(guān)同樣有效。對 40、通報一般只對下級機關(guān)和所屬單位下發(fā)。通告同樣如此。錯

41、通告所公布的事項相比通報更具有較強的制約性和嚴格的約束力，也多體現(xiàn)出較明顯的法令性和政策性。對

42、通報的事項具有較強的典型性和褒貶性，多由事例或情況構(gòu)成，發(fā)文目的體現(xiàn)出很強的宣傳教育性。對

43、通告與通知告知的內(nèi)容不同。通告是要求遵守或周知的事項，大多簡明扼要；通知是要求辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，大多詳細具體。對

44、《關(guān)于貫徹執(zhí)行城市交通規(guī)則的通知》錯

45、《關(guān)于使用文明禮貌語言的通知》錯

46、《關(guān)于節(jié)約用電的通知》錯

47、《××市關(guān)于夏季限時段低壓供水的通告》對

48、需要傳達重要精神或情況時應用通知行文。錯

49、《××××關(guān)于授予××等同志??標兵稱號的通報》錯 50、《××××關(guān)于表彰××同志見義勇為行為的決定》錯

51、《關(guān)于××系學生李××處分的決定的通報》錯

52、《××大學關(guān)于張××同志等任免決定的通知》錯

53、《關(guān)于××同志任職批復的通知》錯

二、修改題

1、《××省稅務局關(guān)于納稅的通告》 《××省稅務局關(guān)于納稅有關(guān)事宜的通告》

2、《×××航運管理所航行通告》

《×××航運管理所關(guān)于確保施工和航行安全的通告》

3、《全國人民代表大會常務委員會關(guān)于教師節(jié)的決定》 《全國人民代表大會常務委員會關(guān)于建立教師節(jié)的決定》

4、《關(guān)于貫徹××發(fā)〔2012〕5號文件的通知》 《關(guān)于貫徹×××會議精神的通知》

5、《中國社會科學院規(guī)劃聯(lián)絡(luò)局關(guān)于給本會資助活動經(jīng)費的批文》 《中國社會科學院規(guī)劃聯(lián)絡(luò)局關(guān)于給本會資助活動經(jīng)費的批復》

6、《××省人民政府關(guān)于堅決制止和認真清理公路兩側(cè)違章建筑物的通告》

《××省人民政府關(guān)于認真清理公路兩側(cè)違章建筑物的通告》

7、《關(guān)于開展會計工作標準化技術(shù)考核制度的通知》 《關(guān)于堅持會計工作標準化實行技術(shù)考核制度的通知》 《關(guān)于實行會計工作標準化技術(shù)考核制度的通知》

《關(guān)于開展會計工作標準化活動實行技術(shù)考核制度的通知》

8、《××關(guān)于嚴禁聚眾賭博的處罰規(guī)定》 《××關(guān)于嚴禁聚眾賭博的規(guī)定》 《××關(guān)于聚眾賭博的處罰規(guī)定》

9、《××關(guān)于做好春耕生產(chǎn)各項準備工作問題的通知》 《××關(guān)于做好春耕生產(chǎn)各項準備工作的通知》

10、《關(guān)于切實做好接收安置災民的通知》 《關(guān)于切實做好災民接收安置工作的通知》

11、《××等七個單位關(guān)于自費出國留學的請示》 《××等七個單位關(guān)于自費出國留學事宜的請示》 《××等七個單位關(guān)于自費出國留學問題的請示》

12、《關(guān)于××省財經(jīng)學校向××大學聯(lián)系臨時住房問題的函》 《××省財經(jīng)學校關(guān)于向××大學聯(lián)系臨時住房問題的函》

13、《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省財政廳轉(zhuǎn)發(fā)“財政部關(guān)于修改國家工作人員出差補助標準暫行規(guī)定的通知”的通知〉的通知》

《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于修改國家工作人員出差補助標準暫行規(guī)定等文件的通知》

14、《××××關(guān)于授予××等同志??標兵稱號的通報》 《××××關(guān)于授予××等同志??標兵稱號的決定》

15、《××××關(guān)于表彰××同志見義勇為行為的決定》 《××××關(guān)于表彰××同志見義勇為行為的通報》

16、《關(guān)于××系學生李××處分的決定的通報》 《關(guān)于處分××系學生李××的決定》

17、《××大學關(guān)于張××同志等任免決定的通知》 《××大學關(guān)于張××等同志的任免決定》

18、《關(guān)于××同志任職批復的通知》 《關(guān)于同意××同志任職的批復》

19、《湖北省人民政府就國徽懸掛問題給國務院的函》 《湖北省人民政府關(guān)于國徽懸掛問題的請示》

20、《××省人民政府批轉(zhuǎn)省農(nóng)牧漁業(yè)廳、水利廳關(guān)于加速發(fā)展水稻生產(chǎn)的報告》

《××省人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)省農(nóng)牧漁業(yè)廳、水利廳關(guān)于加速發(fā)展水稻生產(chǎn)的報告的通知》

21、指出錯誤之處，并修改： ××縣人民政府關(guān)于同意××（事項）的批復

×縣政字〔2010〕12號

××鄉(xiāng)人民政府：

你們《關(guān)于××的請示》（×× 報〔2009〕 ×× 號）收悉，該請示很及時，所提問題有針對性，建議措施具可操作性，因此，同意你們的請示。

望認真落實，并將執(zhí)行結(jié)果及時上報縣人民政府。

××縣人民政府（印章）

二○○九年三月十日

22、指出錯誤之處，并修改：

××市糧食局關(guān)于給予××行政記過處分的批復 ××糧店：

你店《關(guān)于給予××行政記過處分的請示》（××呈〔19××〕 × 號）收悉。

××乘銷售之機貪污售貨款，在群眾中造成了很壞的影響。為嚴肅紀律，教育本人，經(jīng)局長辦公會議討論決定：同意你店意見，給予××行政記過處分，一年之內(nèi)不發(fā)獎金，以觀后效。

一九××年七月三日（印章）

23、“??貪污據(jù)為己有?！?/p>

“貪污”和“據(jù)為己有”語義重復，應視具體情況二選一。

24、“在??進修學習過?！?/p>

“進修”和“學習” 語義重復，應視具體情況二選一。

25、“一個極平常而普通的人??”

“平?！焙汀捌胀ā?語義重復，應視具體情況二選一。

26、“企業(yè)幾乎瀕臨破產(chǎn)。”

“幾乎”和“瀕臨” 語義重復，應視具體情況二選一。

27、群眾反映的情況和問題，引起市領(lǐng)導的高度重視。“情況”和“問題” 語義重復，應視具體情況二選一。

28、該大橋建成不到五年左右時間。該大橋建成不到五年。該大橋建成已有五年多。

29、××貪污人民幣近10萬多元?！痢霖澪廴嗣駧沤?0萬元?！痢霖澪廴嗣駧?0萬多元。

30、此項活動，要求全體職工參加，只留少數(shù)人值班。此項活動，要求值班以外的職工全部參加。

31、幾乎80%以上的人反對這樣做。幾乎80%的人反對這樣做。80%以上的人反對這樣做。

32、參加會議的近500人左右。參加會議的近500人。有500左右的人參加會議。

33、此案若不偵破，不僅影響了××的刑偵工作，而且?? 此案若不偵破，不僅影響××的刑偵工作，而且??

34、全國正在掀起了一個學習傳統(tǒng)經(jīng)典文化的熱潮。全國正在掀起一個學習傳統(tǒng)經(jīng)典文化的熱潮。全國掀起了一個學習傳統(tǒng)經(jīng)典文化的熱潮。

35、××工程已基本全部完成?！痢凉こ桃讶客瓿?。××工程已基本完成。

36、有了家政行業(yè)，家庭清掃、凈菜配送、兒童接送、糧油購買、費用結(jié)算、照顧老人、護理病人、家庭廚師等等瑣碎雜事可以請家政管理人員為你統(tǒng)一安排??

有了家政行業(yè)，家庭清掃、凈菜配送、兒童接送、糧油購買、費用結(jié)算、照顧老人、護理病人、家庭烹飪等等瑣碎雜事可以請家政管理人員為你統(tǒng)一安排??

37、全體黨員和各級干部要自覺遵守《黨內(nèi)政治生活的若干準則》，帶頭端正黨風。全體黨員尤其是各級黨員干部要自覺遵守《黨內(nèi)政治生活的若干準則》，帶頭端正黨風。

38、近年來，全國各地不斷發(fā)生國家財產(chǎn)被盜竊的案件。這些案件破壞性很大，損失嚴重。

近年來，全國各地不斷發(fā)生國家財產(chǎn)被盜竊的案件。這些案件破壞性很大，給國家造成的損失嚴重。

39、大吃大喝給國家造成了不必要的浪費。大吃大喝給國家造成了極大的浪費。

40、機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題等，用“函”。機關(guān)之間商洽工作、詢問或答復問題時，用“函”。

41、黨員干部應該全心全意為人民服務，不應該利用職權(quán)為自己謀私利。

黨員干部應該全心全意為人民服務，不應該利用職權(quán)謀私利。

42、社會治安狀況確實有了明顯加強。社會治安狀況確實有了明顯好轉(zhuǎn)。

43、這個先進集體就在深入開展的反腐敗斗爭中涌現(xiàn)出來了。這個先進集體就在深入開展的反腐敗斗爭中產(chǎn)生了。

44、任何人都難免不犯錯誤（犯了錯誤改了就好）。任何人都難免會犯錯誤（犯了錯誤改了就好）。

45、海外游子無時無刻都在盼望著祖國的強大。海外游子時時刻刻都在盼望著祖國的強大。海外游子無時無刻不在盼望著祖國的強大。

46、從這些黨員干部犯罪案件中，再一次告誡我們一定要經(jīng)得起金錢的誘惑。

這些黨員干部犯罪案件再一次告誡我們一定要經(jīng)得起金錢的誘惑。

47、中共××委員會委員由××、××等九名同志組成。中共××委員會由××、××等九名同志組成。

48、××被突然出現(xiàn)的兩名歹徒從背后用鐵棍擊打在左頭部?！痢令^的左側(cè)被突然從背后出現(xiàn)的兩名歹徒用鐵棍擊打了。突然從背后出現(xiàn)的兩名歹徒用鐵棍擊打了××的左側(cè)頭部。

49、上述問題，今后準備進一步加強和改進。今后我們準備進一步解決和糾正上述問題。50、勤奮的工作換來了豐厚的成果。勤奮的工作換來了豐厚的回報。勤奮的工作換來了豐碩的成果。

51、我們近年來培養(yǎng)的大批的高素質(zhì)的教師隊伍，為推動素質(zhì)教育的全面實施奠定了基礎(chǔ)。

近年來我們培養(yǎng)了大批高素質(zhì)的教師，為推動素質(zhì)教育的全面實施奠定了基礎(chǔ)。

我們近年來建設(shè)高素質(zhì)的教師隊伍，為推動素質(zhì)教育的全面實施奠定了基礎(chǔ)。

52、只要努力工作，就會成為先進。只有努力工作，才可能成為先進。

53、×家三口得到社會各界的資助，而女兒的學費也有了可喜的著落?！良胰诘玫缴鐣鹘绲馁Y助，女兒的學費也有了著落。

第三篇：公文寫作常識

公文寫作常識

（一）2009-11-25 09:30寫作基礎(chǔ)知識

主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng)，是文章的核心；主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述；②單一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用標題。

文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度；設(shè)置線索；安排層次；劃分段落；設(shè)計開頭與結(jié)尾；處理過渡和照應等。文章的結(jié)構(gòu)應達到嚴謹（嚴密精細，無懈可擊）、自然（順理成章，開闔自如）、完整（勻稱飽滿，首尾圓合）、統(tǒng)一（和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾）

文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法；②喻證法；③類比法；④對比法；⑤反駁法；⑥歸謬法。

語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。

2、公文的特點和種類

公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發(fā)；②具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用；③具有規(guī)范的體式；④履行法定的程序。根據(jù)不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：

（1）根據(jù)形成和作用的公務活動領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。

（2）根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密六類

（3）根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。

（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。

（5）根據(jù)處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。

（6）根據(jù)來源，在一個機關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

3、政府系統(tǒng)的通用公文文種

（1）規(guī)范性文件

條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。

規(guī)定。用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。

辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。

（2）領(lǐng)導指導性文件

命令（令）。用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布旅行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定。

決定。用于對重要事項或重大行動作出安排。

指示。用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則。

批復。用于答復下級機關(guān)的請示事項。

通知。用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（3）公布性文件

公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。

通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

（4）陳述呈請性文件

議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。

請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

報告。用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關(guān)的詢問。

調(diào)查報告。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工答、詢問和答復問題；向有關(guān)主管部門請求批準等。

（6）會議文件

會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。

4、黨政機關(guān)的通用公文文體

（1）規(guī)范性文件

條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。

（2）領(lǐng)導指導性文件

決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。

決定。用于對重要事項作出決策和安排。

指示。用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。

意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。

通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

批復。用于答復下級機關(guān)的請示。

（3）公布性文件

公報。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請情文件

報告。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關(guān)的詢問。請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

（5）商洽性工作

函。用于機關(guān)之間的商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。

（6）會議文件

會議紀要。用于記載會議主要精神和議定事項。

5、公文文體與結(jié)構(gòu)常識

應用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。

公文屬于特殊應用文，其區(qū)別于一般應用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強制性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。

印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。

6、公文格式排版規(guī)定

保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。

緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

簽發(fā)人：發(fā)文字號右側(cè)，空一格，字號字體同發(fā)文字號。

標題：標題由作事、事由、文種組成（可省），字數(shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中

附件：附件應標明標題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號。注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。

（2）定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據(jù)。有法定的生效標志（簽發(fā)等）。

（3）正本。正本是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實性、權(quán)威性、有效性的標。

（4）試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。

（5）暫行本。在規(guī)定的暫行時間內(nèi)具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本復份（與正本同時印刷）在外形上與正本沒有區(qū)別，具有相同的法律效用；作為復印件的公文副本（如抄本、復印件）不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標記。

（7）修訂本?？梢詷祟}結(jié)尾處標作：“（修訂本）”，也可在標題下做題注，在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。

8、公文寫作的基本要求

合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

9、行文規(guī)則

可以采用越級行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；二是經(jīng)多次請示直接上級機關(guān)而問題長期未予解決；三是有上級機關(guān)交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復或聯(lián)系不涉及被越過的機關(guān)職權(quán)范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關(guān)等。

行政機關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。

10、公文寫作的語言運用

公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規(guī)范。

公文中需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。

數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分數(shù)，表示減少時只能用分數(shù)。

11、各種文種的撰寫

（1）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文一般包括文件標題、發(fā)布或通過或批準的日期、章題、正文；規(guī)范性公文的標題由事由（問題）、文種兩部分構(gòu)成；正文中開始部分的制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導性“綱領(lǐng)”。

（2）決定。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。

（3）決議。其性質(zhì)、功用與決定沒有大的差別，特點在于必須經(jīng)過會議討論通過或批準。

（4）通知。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。

（5）通報。標題由發(fā)文機關(guān)、表彰或批評的對象與事實性質(zhì)（情況）以及文種（通報）。

（6）批復。標題寫明發(fā)文機關(guān)、事由、文種，必要時也可在標題中標明“同意”“批準”與否的態(tài)度。

（7）通告。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成，有時可省略事由或只標注文種。

（8）請示。標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種構(gòu)成。

（9）函。依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主動與否，函又可分為發(fā)函、復函。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函；相對靈活（略去標題、發(fā)文字號等）并涉及一般具體事項的是便函。

12、公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準則與法規(guī)化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時效原則；（5）集中統(tǒng)一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則

13、收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流

簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式

外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。

啟封。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導親啟。內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細記載。

分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。

摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。

（2）辦理收文

擬辦。由部門負責人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導審核定奪。批辦。機關(guān)領(lǐng)導者或部門負責人提出處置意見。

承辦。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。

注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

（3）組織傳閱與催辦查辦

組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。

催辦。由公文處理管理機構(gòu)或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。

查辦。由公文處理管理機構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況進行的核查協(xié)辦工作。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。

14、發(fā)文處理程序與方法

（1）文稿形成擬稿。撰擬公文文稿。

會商。當公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意和協(xié)助。

核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)或會議通過前，由專人進行全面核查。

簽發(fā)。指由機關(guān)領(lǐng)導人或被授以專門權(quán)限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會簽等數(shù)種。

（2）公文的制作

注發(fā)。定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動，以使簽發(fā)意見進一步具體化、技術(shù)化。

繕印。制作供對外發(fā)出的公文。

用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關(guān)公章，或請有關(guān)領(lǐng)導簽名。

（3）公文的對外傳遞

分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。

發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。

15、公文銷毀的方式和范圍

銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。以各種方式銷毀公文均應履行如下程序手續(xù)：由文書部門組織對公文進行鑒定；確認應銷毀后逐文逐件核定造冊；呈請本機關(guān)或上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導審定批準；獲準后再行銷毀。任何個人均不得私自銷毀公文。

公文寫作常識

（二）一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設(shè)置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調(diào)，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數(shù)字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務局關(guān)于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”、第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

6.公文如有附件，應當在正文之后空一行再空兩格、成文時間之前注明附件順序和名稱。并把附件放在附件欄中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

7.成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準、聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。

8.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。上報的公文，標題中不標發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

9.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的公文，如其標題過長，可以自擬事由摘要轉(zhuǎn)發(fā)，但不能以上級機關(guān)公文的發(fā)文號代替。

10.主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

11.“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領(lǐng)導者個人。

12.“報告”與“請示”應當嚴格分開，“報告”中不得夾帶請示事項。

13.抄送多個單位，中間用逗號隔開，結(jié)尾用句號。例如：“抄送：×××，××××，××?！?/p>

（二）審批

1.簽批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批意見。

2.公文送領(lǐng)導人簽發(fā)之前，應當由擬稿人所屬部門領(lǐng)導初審簽名后，送辦公室審核。其中涉稅規(guī)范性文件經(jīng)部門負責人初審后一律先送市局法規(guī)處復審，再送辦公室審核。辦公室核稿時發(fā)現(xiàn)未經(jīng)法規(guī)處復審的涉稅規(guī)范性文件應及時退回擬稿部門。

普通收文處理

1.辦公室應及時提出擬辦意見。

2.辦公室收發(fā)人員在分送分管領(lǐng)導要求閱示的同時，應同時分送其他局領(lǐng)導傳閱。對局領(lǐng)導處理完畢的文件，收發(fā)人員應逐份查閱領(lǐng)導批示，并按領(lǐng)導批示辦理。

3.承辦或牽頭承辦部門在收到文件后應及時辦理，并在文件注辦欄內(nèi)明確處理意見或辦理結(jié)果，同時簽名。閱辦文件如有明確辦理時限的，按要求辦理，如無明確規(guī)定的，在五個工作日內(nèi)辦理完畢并向分管局領(lǐng)導匯報。對內(nèi)容涉及面廣，問題較復雜，不能在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢的，主辦單位應當向上級或者有關(guān)方面說明原因。對需向分管局領(lǐng)導匯報后才能辦理的，應及時向分管局領(lǐng)導匯報。其他傳閱文件一般在二個工作日內(nèi)閱畢，可以不簽名。

第四篇：公文寫作常識

公文寫作常識

（公文寫作講座講稿）

一、公務文書分為三大類：

（一）事務文書：

指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在日常公務活動中形成和使用的文書。如：工作計劃、工作總結(jié)、述職報告、證明信、介紹信、函、規(guī)章制度、會議記錄、大事記、會議紀要、調(diào)查報告、簡報、守則、操作規(guī)程、請柬、須知、公約、議案、辦法、工作要點、實施細則、聘書、祝詞、悼詞、訃告、喜報、海報、啟事、聲明等等。

（二）專用文書：

指各專門機構(gòu)在各自的專職工作中形成和使用的文書。如：

1、外交文書：國書、護照、簽證、條約、議定書、照會、備忘錄、最后通牒等；

2、司法文書（司法機關(guān)在執(zhí)法活動中形成和使用的文書）：起訴書、判決書、裁決書、調(diào)解書、筆錄等；

3、經(jīng)濟文書：廣告、經(jīng)濟合同、各種帳簿等；其中經(jīng)濟合同雖然以經(jīng)濟為內(nèi)容，但已為機關(guān)、團體和企事業(yè)單位普遍使用；

4、科技文書：實驗報告、技術(shù)鑒定書、專利申請書、診斷書等。

（三）公文：

指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位根據(jù)各自的職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系制發(fā)的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。常用的有決定、決議、通告、通知、報告、請示、批復、函等。

二、公務文書的書寫格式：

（一）公文

根據(jù)2001年1月1日起執(zhí)行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文的種類主要有：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。這類公務文書的主要特點是具有法定效力，具體說來具有以下幾個特點：

（1）體現(xiàn)制發(fā)機關(guān)意志。公文的制作者（或稱作者）是機關(guān)而不是個人。所以它所提出的意見、反映的情況、發(fā)出的指令等不是代表個人，而是集體意志的體現(xiàn)。正因為如此，它才具有法定效力，也正因為如此，它的成文必須履行規(guī)定的程序。即起草公文應當完整、準確地體現(xiàn)領(lǐng)導的意圖，重要的公文應當由領(lǐng)導人親自動手或主持、指導；公文稿應由本單位辦公室部門進行校核；最后由本單位領(lǐng)導人審批簽發(fā)并加蓋公章。

（2）需要行文。凡公文成文后，都不只是用來存檔備查的，而是要根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。因此，公文又有下行、上行和平行的區(qū)分。

（3）需要辦理。發(fā)文與收文都必須按規(guī)定程序進行辦理。發(fā)文的程序主要有：擬稿、審核（再擬稿、再審核）、簽發(fā)、排印、核對、發(fā)文；收文的主要程序有：簽收、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等；最后要立卷、歸檔。這是一項很嚴肅的工作，按國家相關(guān)條例規(guī)定，收文單位如不按規(guī)定辦理公文，或推委、或陽奉陰違，要受到法紀處分的。

（4）有規(guī)范體式。由于公文是國家機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位行使職權(quán)，處理公務的最為正規(guī)、有效的工具，是公務文書的 主體部分。它需要行文與辦理，所以應當具有規(guī)范的體式，包括規(guī)定的種類和格式，以保證每份公文的權(quán)威性、完整性和有效性。我國黨、政、軍等各重要機關(guān)都制定了各自的公文規(guī)章，國家技術(shù)監(jiān)督局還于1989年9月5日發(fā)布了《國家機關(guān)公文格式》，現(xiàn)行的行政公文規(guī)章是《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，是國務院辦公廳1987年2月18日發(fā)布，1993年11月21日修訂，2000年8月重新修訂實施的。對有關(guān)公文的作用、種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文和收文處理程序都做了明確規(guī)定。

1、公文格式：

（1）紙張：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM；（2）版頭占紙張的1/3；

（3）字號：如榕統(tǒng)物黨字[2008]第001號，這種字號簡稱是自擬的，放在版頭紅線上方中間，若無版頭的放在標題的右下方;（4）收文單位要全稱：如“福州市房地產(chǎn)開發(fā)總公司”，不可用“總公司”。有附件的應有附件說明，一般在正文下方3～5行處，書寫為：

附：××××（文件名）共××頁

（5）發(fā)文單位落款:在附件說明下3～5行的右下角，年、月、日應在單位名稱后兩字開始，年、月、日應用漢字，日期應是領(lǐng)導簽發(fā)的時間，不是擬稿的時間。（6）上報公文單位公章的下方：

主送：（上級）主送可放在正文的上面頂格、全稱，也可放在正文的最后 抄報：（上級）

抄送：（平級）主題詞：×× ×× ×××（按省政府主題詞表查）類別詞 類屬詞 文種詞 注意：

【1】 主送最好一個單位，相關(guān)的單位可抄報或抄送； 【2】 公文的送達不能越級；

2、公文的語言要求：（1）準確：

公文語言的準確性，是要求它完完全全地切合事實、事理和對收文者的期求。要達到這樣準確的標準，應當在遣詞造句上進行認真的推敲，具體要求是：

【1】選詞恰當。要把握分寸，對一些同義詞在運用時也要仔細掂量，做到褒貶恰當。如“調(diào)動”含有褒義，“發(fā)動”則屬中性，“煽動”則含有貶義；“效果”、“結(jié)果”、“后果”等也是這樣?！?】造句嚴密。要把公文的語言用準確，首先要選詞恰當，接著要在造句上下功夫，把意思嚴密地表達出來，做到無漏洞、無歧義，使閱者在理解和辦理執(zhí)行中肯定無疑。為此在起草公文時，每一句話都應考慮：這句話的意思會不會有不同的理解？這種說法在理解和執(zhí)行中會不會產(chǎn)生問題？深思熟慮、防患于未然，把每句話、每段話都說的滴水不漏。

【3】多用精確詞語，少用模糊詞語。由于公文真實性和實用性的要求，在內(nèi)容表答上則應力求精確，能用精確詞語表達的，盡量用精確詞語。能做出數(shù)量統(tǒng)計的，最好用數(shù)字表達，數(shù)字表達最直觀，（如：完成率，用圓滿完成或超額完成租金收繳任務，不如用數(shù)字表達來的直觀，讓人直接看出你的成績所在。再比如增收 節(jié)支收到良好效果，不如用幾個數(shù)字來表達），因此要求公文草擬人員，對所要表達的情況和問題，做到胸中有“數(shù)”，在關(guān)鍵、要害之處必須精確表達，決不能含糊其詞。（2）簡要：

“公文貴簡”成為古今中外公文寫作的普遍要求，這是因為：第一，公文的寫作目的是為了辦理公務，只要把情況講清楚、道理講明白、要求提明確即可，如果離開這一實用目的去搞形象描繪、旁征博引、細說詳解，反而會分散閱者的注意力，對公文的辦理沒有幫助。第二，表達只有做到簡明扼要，篇幅才能短小，才可以節(jié)省人們大量的時間和精力，提高工作效率。怎樣才能做到語言簡要、篇幅簡短呢？首先應精簡內(nèi)容。精簡內(nèi)容要求緊扣主題，不在細枝末節(jié)上做文章，（如上報表彰請示），把握文章表達的中心，不要造成喧賓奪主的后果。第三，是精練語言，力求用簡約的話語表達明確而豐富的意思，做到“文約而事豐”，這就要求公文撰寫者要豐富自己的語匯，提高概括能力。

例如：一份調(diào)查報告的原文有這樣一段話，“有的領(lǐng)導機關(guān)想出各種各樣的花招，向下攤派收錢。他們欺騙中央，根本不認真執(zhí)行中央政策，下級機關(guān)和群眾非常氣憤……”，如果把它改為“有的機關(guān)亂攤派、亂收費，對中央的有關(guān)規(guī)定臵若罔聞，甚至弄虛作假，陽奉陰違，群眾意見很大……”，在這里連用幾個成語，文字簡潔了，概括力更強了。（3）莊重：

公文是為了辦公事、正事，其語言風格應該莊重。要保持公文語言的莊重應做到以下兩點：

【1】使用書面語言，一般不用口語?？谡Z大多是隨口、隨時說 出，沒有經(jīng)過悉心加工，不夠精確、嚴密，有的還不太文雅，有失莊重。如：

口語 書面語

老婆、老公 妻子、丈夫或配偶

麻利 敏捷、迅速

老實巴交 忠厚、老實

耍花招 弄虛作假

在公文中除了要直接引用群眾的口頭語、順口溜來說明問題外，都應使用書面語。

【2】使用平實的語言，不用浮華的詞藻。文詞絢麗是一種語言風格，用在文學作品中無可厚非，但用在公文中，就與記實辦事的目的相違背，也有失莊重，這就像人的穿著打扮應當看場合一樣，濃妝艷抹去跳舞、游玩，不能說不得體，但若是花枝招展地去參加會談或義務勞動等，就會給人以輕浮之感。因此公文語言應平易、樸實、不追求文詞的華麗。（4）規(guī)范：

公文語言應當規(guī)范，就是要符合約定俗成或明文規(guī)定的標準，這樣既能保證表達的準確、嚴密和統(tǒng)一，便于撰寫、理解和執(zhí)行，而且有利于語言的純潔、健康和規(guī)范化。對于公文語言規(guī)范化的主要要求有8個方面：

【1】用字用詞規(guī)范。不能濫用繁體字，亂造簡化字； 【2】語句規(guī)范。必要的主詞、述詞、賓詞，必須完備無誤。防止句子成分殘缺，搭配不當，偷換主詞或其他概念；

【3】標點符號規(guī)范。它關(guān)系到能否正確地表達語句的意思，內(nèi)容層次和邏輯關(guān)系。有的同志在草擬公文時把逗號、句號、頓號“三 位一體”，使打字員苦心猜測，誤工誤時；

【4】提法規(guī)范。對涉及黨和國家方針、政策等重要問題的提法，應以權(quán)威文件、原著為依據(jù)，不能隨意變換；

【5】數(shù)字規(guī)范?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮慣語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼”；

【6】縮略語規(guī)范。公文中難免使用簡稱和其他省略語，但使用不規(guī)范，會令人費解，甚至造成誤解。一是，要求約定俗成，人人明白，不會使人不知所云；二是，為本文行文簡便，臨時使用的簡稱。一般應當先用全稱，并注明簡稱；

【7】計量單位的規(guī)范。必須使用國家法定的計量單位。我們常用的如長度單位：米、分米、厘米；面積單位：平方米；電量單位：千瓦/小時；水量單位：噸等；

【8】使用公務文書慣用語。指有些局部用語多年來約定俗成，成為公務文書的慣用語，這也是一種規(guī)范用語。

如：

A、開頭詞語：為了、根據(jù)、據(jù)查、據(jù)反映、遵照、依照、由于等，主要表達行文的目的、依據(jù)、范圍等。

B、引敘詞語：接、前接、現(xiàn)接、現(xiàn)經(jīng)、收悉、敬悉等，是引敘來文時的用語，如：你處關(guān)于××問題×年×月×日×××字×號文已收悉。

C、稱謂詞語：第一人稱用“本（我）”，如：本人、本部；第二人稱用“你、您（貴）”，如：貴單位、您單位；第三人稱用“該”，如：該同志、該單位。使用沒有等級色彩。D、擬答詞語：同意、不同意，上下級均可通用。準予備案、按照執(zhí)行、迅即辦理等是下行文的文尾用語。

E、綜述詞語：如為此、據(jù)此、鑒此、綜上所述等等。綜述詞語往往用在開頭的總敘述之后，用以連接以下分敘，起過渡作用或承前啟后作用。如：（開頭）××問題，如何、如何……，陳述后，對（為）此特提出以下幾點意見。

F、詢問詞語：如當否、是否妥當、是否可行、意見如何請批示等。這些常用于請示或報告的末尾。如“當否，請批示”，有時略有變化，可寫作：“如無不妥，請批轉(zhuǎn)××單位參照執(zhí)行”，這一用法主要用于報告。

G、結(jié)尾詞語：特此報告、現(xiàn)予以公布、為要、為盼、為荷等等，這類用語，有的用于平行文?！盀楹伞睅в懈兄x的意味，“為盼”帶有盼望的意味，都有表客氣的意思?！盀橐庇糜谄叫袡C關(guān)，有加強語氣的作用，不表客氣。

總之，公文語言的運用應掌握樸實、簡潔、準確、嚴密的這些特點。在語氣方面應注意，對上謙恭得體，對下明確到位，平級的要禮貌。

3、常用公文的具體書寫格式：（1）請示

主要用于請示上級機關(guān)指示或批準的事項。請示可分為：政策性請示和事務性請示。

政策性請示主要用于對黨和國家的方針、政策、法律和上級的指示等有不明確，或在工作中遇到無章可循的新情況、新問題，以及由于本單位情況特殊需要對上級的普遍要求加以變通時，以請示 的形式，請求上級機關(guān)指示。

事務性請示主要用于下級機關(guān)準備辦理按規(guī)定需要上級機關(guān)批準的事項，或者既需要上級機關(guān)批準又需要上級機關(guān)幫助的事項，或者雖然不需要上級機關(guān)批準但需要上級機關(guān)幫助的事項，以請示的形式請求上級機關(guān)批準或撥款。

我們工作中常用的是后一種即事務性請示。寫法：

【1】標題： 請示的內(nèi)容加文種

例:“關(guān)于請求撥款對辦公場所進行維修、簡易裝修的請示”

“請求撥款對辦公場所進行維修、簡易裝修”這是請示的內(nèi)容，而“請示”則是文種。

【2】內(nèi)容：

A、請示的原因或事項，要求流暢、簡潔、易懂；

B、解決的辦法，不應太具體，只要指個方向；

C、另起一行：“妥否，請批示”或“是否妥當，請批示”； D、有附件的應有附件說明。注意：

【1】請示不能抄報，若需要同時送其他機關(guān)的應當用抄送形式，但不得抄送其下級部門； 【2】主送單位只有一個； 【3】一份請示只能請示一件事；

【4】必須有回復，而且一份批復對應一份請示。

（2）報告

報告主要用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或 建議以及答復上級機關(guān)的詢問。

報告按用途可分為：工作報告、情況報告、呈轉(zhuǎn)報告、答復報告。寫法：

【1】標題：報告內(nèi)容加文種

例：“關(guān)于養(yǎng)老保險金歷年欠繳部分請求緩交的報告”

“養(yǎng)老保險金歷年欠款部分請求緩交”是內(nèi)容，“報告”是文體?！?】內(nèi)容： A、報告的目的； B、報告的內(nèi)容；

C、最后另起一行：“特此報告”，或“以上意見如無不當，請批示”。注意：

【1】報告的批復可有可無； 【2】格式與請示相同； 【3】報告不得夾帶請示事項； 【4】請示與報告都不得越級。

（3）函

函是13種公文中唯一只用作平行文的文種，它主要用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題以及向有關(guān)主管部門請示批準。它的特點是，使用范圍廣泛，可上行，可下行，也可平行，無級別界限。函可分為告知函和問詢函。

函按主動和被動劃分為兩種：

去（來）函：主動提出商洽工作、詢問問題、請示批準的函； 復（答）函：被動答復來函的函。這兩種函的寫法不同。

【1】標題：同樣是內(nèi)容加文種。

如：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關(guān)于商調(diào)×××同志的函

“福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關(guān)于商調(diào)×××同志”是內(nèi)容，“函”是文種。

【2】內(nèi)容：

去函的內(nèi)容：A、說明原因和理由；

B、講清商洽內(nèi)容或請求批準的事項； C、請求復函。常用語有：“盼予復函”、“請于 函告”、“特此函達，希見復”、“請予審核批準”。

復函的內(nèi)容：A、引述來函。規(guī)范寫法是“先引標題，后引 發(fā)文字號”（這是公文處理辦法規(guī)定的）。

例：你（貴）處×月×日發(fā)來的關(guān)于××××的函已收悉。B、答復來函提出的問題。單一答復的可在引述 來函后接著寫出答復意見。如有幾點答復意見的，應分條開列。

C、復函結(jié)語。慣用語有“特此函達”、“特此復 函”、“特此函告，務請見諒”等。注意：

【1】函的主送單位只有一個；

【2】函的寫作都應使用一些客氣用語，表現(xiàn)出平等協(xié)商、尊重對方的態(tài)度，當然也不必過于謙恭；

【3】寫作格式都是由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文單位印章和成文日期構(gòu)成。

【4】發(fā)文字號可用××函[××]號。

（4）會議記錄

這大家好理解，這就是會議的原始記錄。格式：

【1】 標題：×××會會議記錄

【2】 內(nèi)容：A、會議的組織情況，包括時間、地點、參加會議人員名單、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、會議的議程或議題。這一部分以條款式進行記錄。

B、會議過程：主持人發(fā)言 到會人發(fā)言

C、會議是否做出決定，決定的事項。D、散會時間。

E、右下角，主持人簽名、記錄人簽名。

（5）會議紀要

用于記載、傳達會議情況和議定事項。它是在會議記錄基礎(chǔ)上進行整理。它具有公文的法定效力和規(guī)范體式，但有的會議如學術(shù)性會議、座談會有一定隨意性，所以會議形成的紀要不具有法定效力，它的體式也不受公文約束，因此不屬于公文。

會議紀要分為“辦公會議紀要”和“重要專題會議紀要”。辦公會議紀要寫法

【1】 標題：一般由會議名稱和“紀要”二字組成。如：辦公會議紀要、支部會議紀要、董事會會議紀要等。

【2】 正文：由以下內(nèi)容構(gòu)成：

A、會議組織情況：這一部分可參照會議記錄的這一部分 來寫，也可用文字摘要概述式的來寫。B、會議內(nèi)容：歸納分類概述。

C、會議形成的決議：用“會議議定事項如下”作起頭段。

（會議內(nèi)容與會議形成的決議可合并寫，這種寫法每一議定事項應先寫議題，會議達成的共識和議定事項，則應寫“會議認為”、“會議決定”、“會議要求”等）會議精神和議定事項應當寫明確，并寫上分工部門或責任人，以便落實。

D、右下角發(fā)文單位公章與日期。專題會議紀要寫法

【1】 【2】 標題：一般由會議名稱和“紀要”二字組成。正文：A、會議情況；

B、會議精神；

C、會議號召或會議要求。會議紀要應注意

【1】 真實、準確地反映會議情況、精神和議定事項，不能把少數(shù)人的意見或撰寫者個人看法寫進會議紀要，說成是會議的共識；

【2】 要突出會議的主題和要點； 【3】 表達明確而有條理； 【4】 不寫主送機關(guān)。

（二）事務文書

1、證明信： 格式：

證明信

××單位：

正文：所要證明的內(nèi)容。特此證明。

出具證明單位名稱（公章）

年 月 日

2、介紹信： 格式：

介紹信

××單位：

茲介紹我處××部門×××同志到貴單位聯(lián)系××××事。請給予接洽。（或請給予支持）

此致 敬禮！

出具介紹信單位名稱（公章）年 月 日

（有效期 天）或（限 天內(nèi)有效）

3、申請書： 格式：

×××申請書

（×××指申請事項：如入黨、入團、請求分房、請求內(nèi)退等）×××（領(lǐng)導或組織）：

正文部分：申請理由、申請事項，最后寫明請領(lǐng)導給予批 準。

此致

敬禮！

申請人：××× 年 月 日

4、計劃：

計劃應是積極的，具體可行的。是為了讓一定時期的行動有的放矢，和諧協(xié)調(diào)便事先制定切實可行的行動準則。計劃與規(guī)劃、方案不同，規(guī)劃是指6年以上的長遠計劃。由于規(guī)劃的時限長，情況在發(fā)展變化，所以不可能訂得很具體，它的特點是方向性、總體性、全面性和長遠性，而方案是為了實現(xiàn)某一目標、完成某一任務而制定的具體安排和辦法。計劃的特點是科學性、挑戰(zhàn)性、預見性、明確性。格式：

【1】 標題部分由單位、時限、內(nèi)容和計劃名稱組成，若是初稿或草稿應予以注明。

例：

福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處二00四年工作計劃

（草稿）或（初稿）

【2】 正文部分：

A、基本情況（歷史及現(xiàn)狀）、計劃依據(jù)、擬定計劃的目的等，最后寫明“特制定如下計劃”； B、目標和任務：（應明確具體）C、措施辦法：（應具體可行）a、思想上：怎么樣統(tǒng)一認識； b、工作上：具體辦法。D、步驟、時間安排：

分成幾個階段（時間）何時完成。這一部分可用表格說明。

落款（制定計劃的單位名）

年 月 日

5、工作總結(jié)：

總結(jié)是對已經(jīng)做過的工作進行回顧、檢查、分析、研究，從中找出經(jīng)驗教訓，獲得規(guī)律性的認識，以指導今后的工作。這類文書有時也稱為小結(jié)、回顧、體會、經(jīng)驗、做法等?？偨Y(jié)應包括成績、經(jīng)驗、問題、教訓等內(nèi)容。

事先做計劃，事后做總結(jié)，這已經(jīng)成為常規(guī)。人們的各項工作就是通過計劃——實踐——總結(jié)——再計劃——再實踐——再總結(jié)的多次反復而不斷提高和發(fā)展的?；靖袷剑?/p>

【1】 標題： 由單位（或部門）、時間和文種組成 例：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處2004年工作總結(jié)

（也可以用通訊式的標題，如《實行優(yōu)化勞動組合，調(diào)動職工積極性》（單式）；雙式的標題即主題加副題，如：《把德才兼?zhèn)涞哪贻p人推上領(lǐng)導崗位》

———××市××年人事工作總結(jié)

主題概括總結(jié)的主要內(nèi)容、副題標明單位、時間、內(nèi)容和名稱，（也可省略單位、時間））【2】文章結(jié)構(gòu)： A、B、引言部分：一般寫工作的基本情況及成績，然后寫明總結(jié)如下：

正文部分：一般有兩種寫法：

一是按工作性質(zhì)的幾個方面來寫（如：政治思想、工作、其他）

二是按歸納出的經(jīng)驗教訓，條款式的來寫，這種寫法注意 要體現(xiàn)共性，也要體現(xiàn)個性。

6、述職報告：

顧名思義，就是敘述匯報你在一定時間內(nèi)所擔任的職務、履行職責的情況，與工作總結(jié)不同的是，工作總結(jié)應在總結(jié)做法的同時歸納出經(jīng)驗教訓，而述職報告一般不總結(jié)經(jīng)驗。

述職報告一般包括三個內(nèi)容： A、你所任職的部門、職務與職責； B、本的工作成績及存在的問題； C、下一的工作構(gòu)思與設(shè)想。

7、規(guī)章制度：

是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在不違背國家法律、法規(guī)的前提下制定的規(guī)范、約束人們行為的規(guī)則、章程和制度的總結(jié)。它的特點是：一是執(zhí)行的嚴格性。規(guī)章制度一經(jīng)生效，必須嚴格執(zhí)行、認真遵守，如有違反要照章處理；二是表達的直接性。規(guī)章制度它規(guī)定人們應該做什么、怎么做、不能做什么、如有違反將怎樣處理。這些內(nèi)容都應當直接提出，不擺事實，不談 道理，更不能拐彎抹角，一切都直說。三是語言的準確性。規(guī)章制度的所有規(guī)定都要不折不扣地執(zhí)行，因此其用語應仔細推敲，務必做到準確嚴密，沒有漏洞，實行起來毫無疑問。四是形式的條文化。規(guī)章制度都采用條文形式，簡短的分條，較長的分章、分條，有的條下還分款。這要視具體情況來定?；靖袷剑?/p>

（1）標題：規(guī)章制度種類不同，標題的寫法也不完全一樣，歸納起來有4種寫法：

A、單位加內(nèi)容加種類；如《物業(yè)管理處職工考勤制度》，也可以像公文標題那樣用《關(guān)于×××的規(guī)定》； B、內(nèi)容加種類；如《門衛(wèi)管理規(guī)定》，也可以用“關(guān)于××××的”來連接，如《關(guān)于黨內(nèi)政治生活的若干準則》；

C、單位加種類；如《物業(yè)處企業(yè)章程》；

D、人員加種類；如《電工操作規(guī)程》、《××崗位職責》等。

（2）正文：一般是條款式的，可以從正文開頭到結(jié)尾按條款排列內(nèi)容。也可以在正文的開頭先寫個總帽，說明目的和根據(jù)。

（3）規(guī)章制度的種類與用法：

A、條例：過去使用的較為普遍，但現(xiàn)在規(guī)定比較嚴，國務院辦公廳最近規(guī)定：國務院各部門和地方人民政府制定的行政法規(guī)不得使用“條例”。這樣，“條例”已成為黨中央制定黨規(guī)和國務院制定行政法規(guī)的名稱之一。

B、規(guī)定：與“條例”相比，規(guī)定的針對性較強，適用范圍集中，對時間、地點、方式、方法和數(shù)量等多作出規(guī)范、約 束。各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都可以使用。

C、辦法：對處理某項工作或解決某種問題制定的原則和方法。它既有指導原則，又有具體辦法。

D、細則：為執(zhí)行上級機關(guān)的法規(guī)和規(guī)章所制定的明細規(guī)則，它必須依據(jù)這一法規(guī)或規(guī)章，并根據(jù)本單位的實際情況將其具體化，以利于執(zhí)行。

E、章程：各政黨、社會團體制定的規(guī)定組織宗旨、任務、制度、成員的權(quán)利和義務等內(nèi)部原則和事務的文書，國家機關(guān)及其職能部門和企事業(yè)單位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是對每天工作和活動情況的記錄。它的作用主要是：一是供領(lǐng)導掌握情況；二是作為繼續(xù)解決問題的依據(jù)；三是作為情況簡報、大事記、工作總結(jié)的素材；四是作為歷史資料備查。

工作日志主要內(nèi)容有：

（1）日常工作的進展情況。如完成了某項任務，草擬了什么文件，出了幾期簡報，給誰辦了什么手續(xù)，什么事情正在辦理等。

（2）人員流動的情況。如某人因何事到何處（如×××同志到×××單位，洽談物業(yè)托管事宜，或簽訂托管合同等），某人因某事未來上班，某人從某處返回單位，外單位某人因某事來本單位等。

（3）信息交流情況。什么部門或機關(guān)發(fā)來什么文件材料，打來什么電話、發(fā)來什么信函、收到什么通知。本單位或本部門向某外單位發(fā)出了什么文件、材料、寄出了什么文章、給哪個單位的哪個人去了什么電話（有什么反響）、給哪個單位或個人發(fā)了什么內(nèi)容的信函等。

（4）突發(fā)情況：如突擊大檢查，小區(qū)發(fā)生了一些重大案件，本部門、本單位發(fā)生了一些事故，或天災人禍造成的后果等。寫工作日志注意的問題：一是要及時記；二是要真實；三是要寫有價值的事；四是要掌握詳略分寸，一般只要求把時間、事件記清楚。要注意：單純的陳述性內(nèi)容，可以寫得簡略些，不必過詳，需要辦理的事要寫的具體些（如情況如何、要求解決什么問題、解決的方法是什么，都要寫明白），以免辦理起來出差錯；五是事項的擺法視情況而定，能歸納的盡量歸納，難以歸納的可按事情發(fā)生的先后順序敘述。

9、大事記、協(xié)議書、意向書、經(jīng)濟合同等。（略）

總之公務文書的寫作把握住以下幾點就不難了：

一、要正確使用文體；

二、用詞要準確；

三、句子要簡潔

四、文章要流暢；

五、文章語氣，對上要恭敬得體，對下要準確到位，對平行單位要禮貌；

六、文中的稱呼與落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第五篇：公文寫作常識

公文寫作常識

一、公文的基本格式

公文格式是公文的各個部分在頁面上的具體表現(xiàn)形式，也就是公文的外觀形式。它是公文的權(quán)威性和嚴肅性在形式上的體現(xiàn)，對公文內(nèi)容起著重要的保證作用。1996年5月，經(jīng)中央批準，中央辦公廳發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》?！稐l例》規(guī)定，黨的機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等17項組成。

1.公文版頭部分

公文的版頭部分包括版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等6項。位于公文首頁上半部，約占整個頁面的1/3，與公文主體部分用一條紅色橫線相隔。紅線中間一般有一顆紅星，表示與政府機關(guān)、軍隊機關(guān)公文的區(qū)別。

⑴ 版頭。主要是兩種形式：

一是發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字；

二是發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加括號標明文種，括號里填注“通知”、“報告”、“函”等。均用套紅大字居中印在公文首頁上半部，通稱“紅頭文件”，表示是機關(guān)的正式行文。下面留一定位置（備填注發(fā)文字號），下加一條斷開的紅線，在紅線斷開處點綴五星襯托（小字頭文件一般不用星線，只有一條紅線即可）。例如：“中共中央文件”、“中國共產(chǎn)黨中央委員會（批復）”等。聯(lián)合行文，可用主辦機關(guān)一家或并用聯(lián)署機關(guān)的名稱。在公文版頭使用方面 應注意的問題 是：

（1）版頭中發(fā)文機關(guān)要使用全稱或規(guī)范化簡稱，不要使用不規(guī)范化簡稱。如有個區(qū)的區(qū)委公文版頭是“中共××市××區(qū)委員會文件”，“中共”是簡稱，“委員會”是全稱，前簡后繁，體例不統(tǒng)一，發(fā)文機關(guān)名稱應改為“中國共產(chǎn)黨××市××區(qū)委員會”或“中共××市××區(qū)委”。

（2）要注意版頭上發(fā)文機關(guān)不要前后詞意重復。這種情況多發(fā)生在一些工廠黨委公文版頭中，出現(xiàn)“中共××廠黨委文件”字樣。這里，“中共”是“中國共產(chǎn)黨”的簡稱，“黨委”即黨的委員會。前后出現(xiàn)兩個“黨”字的詞義，詞意重復。應改為“中國共產(chǎn)黨××廠委員會文件”或“××廠黨委文件”為宜。兩種式樣中，第一種顯得莊重些。

（3）聯(lián)合行文使用版頭要符合規(guī)定。聯(lián)合行文一般用主辦單位一家版頭，也可并用幾家版頭。一般情況，主辦機關(guān)應排在最前邊。

（4）該用版頭的一定要使用版頭。公文使用不同版頭，標志著公文的不同規(guī)格和嚴肅性。該用正式公文版頭的一定要用。如，區(qū)委關(guān)于召開民主生活會情況向上級的報告，就應使用正式公文版頭，不要用白頭。

（5）下級公文版頭用字不要大于上級公文版頭用字。下級公文版頭應小于上級公文版頭，起碼不能比上級的大。

⑵ 份號

份號是一件公文印刷份數(shù)的順序號，標注于公文首頁的左上角，一般用6位阿拉伯數(shù)字表示，例如“NO000015”。標識份號有利于秘書人員對公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分發(fā)、清退、查對、借閱和統(tǒng)計。特別是絕密公文，一定要標明份號。發(fā)文機關(guān)在發(fā)文時，一般在一定的時間內(nèi)，發(fā)往某一單位的同類公文的份號都是相對固定的。在這方面，應注意的問題 主要有兩個方面：

（1）該標印的一定要標印。有的單位的一些公文，注明是絕密，但無文件份號，不利于加強對文件的控制，出了問題不便查清責任。（2）標印位置要正確。《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定“標注在公文的左上角”，應按中辦“條例”的規(guī)定辦。

⑶ 密級

密級就是公文的秘密等級。按照保密法規(guī)定，密級公文分為“絕密、機密、秘密”三個等級。它標注于份號下方位置。按照國家保密局關(guān)于《國家秘密文件、資料和其他物品標志的規(guī)定》，應當在密級后注明保密期限，如“機密××年”?？紤]到黨的機關(guān)公文涉及的內(nèi)容很廣泛，其保密期限較難準確確定，因此，在《條例》中未提到保密期限問題。發(fā)文機關(guān)在發(fā)文時，若要確定保密期限，應按保密局規(guī)定標注；若未標保密期限，則按《條例》第三十七條“公文密級的變更和解除由發(fā)文機關(guān)或其上級機關(guān)決定”的規(guī)定執(zhí)行。關(guān)于這個方面，應注意的問題：

（1）該標注密級的一定要標注，未涉及秘密內(nèi)容的就不要標注。

（2）秘密事項不要使用明傳電報傳送。使用明傳電報，必須是不涉及秘密事項的文件、材料。有秘密事項的公文、材料，也不要通過郵局發(fā)送。秘密公文、材料的傳遞必須通過機要通信局。

⑷ 緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理時間的要求，緊急文件分別標明“特急”、“加急”；緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在實際工作中，電報或電傳件一般都是比較緊急的，均需按要求標明緊急程度，具體位置按有關(guān)電報格式的規(guī)定標注。文件除個別情況外，一般不標緊急程度，《條例》也沒有對文件上緊急程度的標注位置作具體規(guī)定。若有的文件確很緊急，可在文件上蓋“特急”或“加急”章，也可在文件上掛“特急”或“加急”條，寫明辦理的時限要求，還可在裝文件的信封或文件包上標明具體送達的時限要求?？傊?，要確保緊急公文的及時傳遞和處理。但對于不急的公文切不可濫加緊急標識，避免影響真正急件的及時處理。

⑸ 發(fā)文字號

發(fā)文字號是機關(guān)制發(fā)公文的編號，由機關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號三部分組成，缺一不可。機關(guān)代字要求準確、規(guī)范、無歧義、易識別，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中發(fā)”，中共中央辦公廳文件的代字用“中辦發(fā)”等。發(fā)文要用全稱，如“2002”，不能簡寫為“02”，并用“[ ]”括起來。發(fā)文字號一般標注在紅色橫線之上居中位置。若標注簽發(fā)人，發(fā)文字號則標注在紅色橫線之上左方位置，簽發(fā)人則標注于紅色橫線之上右方位置。聯(lián)系某一具體事務用函行文時，用印有單位規(guī)范名稱的信箋紙，發(fā)文字號則標注于版頭紅色橫線右下方位置。需要注意的是，上行文必須要用“呈”字，不能用其它文號，包括報告、請示等，還必須標注簽發(fā)人。

⑹ 簽發(fā)人

《條例》規(guī)定，上報公文應當在發(fā)文字號右側(cè)標注簽發(fā)人姓名。這主要是強調(diào)領(lǐng)導負責制，體現(xiàn)了公文的嚴肅性和領(lǐng)導人對公文的負責性。機關(guān)領(lǐng)導人應當對本機關(guān)的發(fā)文負責，嚴格把關(guān)，確保公文質(zhì)量。特別是向上級機關(guān)請示、報告工作的公文標明簽發(fā)人，有助于上級機關(guān)了解情況，便于審閱。標注簽發(fā)人應注意三點：（1）只標姓名，不標職務。

（2）聯(lián)合行文，要標明聯(lián)署單位簽發(fā)人姓名，不能只標其中一個單位的簽發(fā)人。（3）簽發(fā)人姓名后不必加“已閱”等字樣。（4）字體要用黑體字

2.公文主體部分

包括公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等7項。

1、標題。標題是公文內(nèi)容的高度概括，具有畫龍點睛的作用。它一般由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。如《中共中央關(guān)于加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問題的決定》，就是由發(fā)文機關(guān)名稱“中共中央”、公文主題“加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問題”和文種“決定”這三部分組成的。有時也有省略發(fā)文機關(guān)名稱的情況。公文標題，有助于人們對公文的制發(fā)機關(guān)、內(nèi)容、性質(zhì)有一個簡要的了解，便于公文的登記、辦理、立卷以至于編研、查考。因此，公文標題一定要準確、鮮明、簡練，既能概括公文的主要內(nèi)容，點出公文的中心思想，又要選準文種。切忌使用新聞標題，或只寫文種，或是太長。公文標題位于發(fā)文字號和紅線下方，居中排列。一般不用標點符號（引號除外）。要求排列整齊、美觀，同時注意詞組、單位名稱間的關(guān)系，還要注意字體大小的選擇，一般用二號字。在公文標題的標印上，要注意如下四個方面的問題。

（1）公文一定要有標題。沒有標題的公文不符合規(guī)范化的要求。目前常見的一些無標題公文多屬于文件較短，而且又都是信函之類。但嚴格要求，還是加上為好。

（2）標題中成份不可殘缺。標題中，三個組成部分缺任何一個都是不規(guī)范的。有的公文只寫發(fā)文機關(guān)名稱和文種兩項，如“中共××省委通知”；有的甚至只有文種一項。這種情況除了公文很短（如僅有一個頁碼）還勉強可以外，其他都應把三部分寫全。文種是無論如何不能省略的。

（3）標題中不能同時出現(xiàn)“請示”與“報告”字樣。如《關(guān)于建議在今年“七一”前后在全省廣泛開展地方黨史宣講活動的請示報告》，從文種上看，既有請示，又有報告，這種情況實際上是篇請示，應刪去“報告”二字。

2、主送機關(guān)。即主要受理公文的機關(guān)，也稱公文上款。它負有對公文內(nèi)容進行了解、答復或貫徹執(zhí)行的責任。除決議、決定、通報、公報及會議紀要等以外，都應當在標題之下、正文之上頂格注明主送機關(guān)。主送機關(guān)名稱應當用全稱或規(guī)范化簡稱，或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。如“中國共產(chǎn)黨新疆維吾爾自治區(qū)委員會”可簡稱為“新疆區(qū)黨委”；北京、上海、天津、河北等全部省、自治區(qū)、直轄市黨委可統(tǒng)稱為“各省、自治區(qū)、直轄市黨委”。需要注意的是：

（1）使用簡稱要規(guī)范、準確；使用統(tǒng)稱，包括的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要準確。（2）不能不寫主送機關(guān)。否則，就不知誰是公文的辦理單位。主送機關(guān)的位置要正確。（3）省略主送機關(guān)的方式要正確使用。按照公文處理條例，“決定”、“決議”、“紀要”、“意見”之類的公文，可省略抬頭，但文尾必須注明公文的發(fā)送范圍。有的公文使用了這類文種，按規(guī)定省卻了抬頭，可文尾卻未注明發(fā)送范圍，不知公文發(fā)到哪里，影響公文的貫徹落實。有的在文后標注發(fā)送范圍的地方距正文太遠，這都是不規(guī)范的，應在正文后空一行的位置標注。有的在此件發(fā)至后加上了冒號，這是不對的。

（4）行文主送機關(guān)使用要符合要求。要注意行文規(guī)則。有的縣委單家發(fā)文，主送機關(guān)包括了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府，有的市直部門發(fā)文發(fā)送單位是各縣（市）區(qū)委，這都是不符合要求的。部門向下發(fā)文只能向?qū)南录壊块T發(fā)文，不能向一級黨委或政府發(fā)文。上行文主報單位應是一個（聯(lián)合行文可報對應的上級機關(guān)），如需讓另一個上級機關(guān)知道，可采用“抄報”或“并報”方式，即在抬頭上寫清“并報×××”，或在主題詞之后寫清“抄報×××”。

3、正文。正文即表述公文的內(nèi)容。它是公文的主體和核心所在，位于主送機關(guān)下方。每段的首行要空二個字的位置。一般來講，首頁要有兩行以上的正文。末頁若無正文，只有落款，為維護公文的完整性，避免出現(xiàn)問題，應在末頁第2行注明“（此頁無正文）”。在具體操作中，盡量避免出現(xiàn)“此頁無正文”的情況。關(guān)于正文的字體，過去我們要求除大標題外一律用仿宋體。從去年開始，中央、省都將二級標題改成了黑體字，我市也改過來了，允許有字體變化，這樣更醒目些。

4、附件。是正文的補充材料或參考材料。公文若帶附件，應當在正文之后、落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝訂在一起。有的單位在行文時，把附件名稱放在落款之后，或者沒有注明附件，或者主件附件分開分送，且份數(shù)不一致，這都是不規(guī)范的，也不便于公文的處理。請示件的附件要完整。凡是請示中涉及到的有關(guān)材料均應附上，以便承辦部門辦理，提高辦文速度。凡印發(fā)規(guī)章和批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的報告等印發(fā)件，其中的“規(guī)章”和“報告”不屬附件，而是主件的一部分，此種“規(guī)章”和“報告”的內(nèi)容應視為正文。

5、發(fā)文機關(guān)署名。發(fā)文機關(guān)署名應當用發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱，標注于正文右下方位置。黨的機關(guān)公文一般以機關(guān)名義署名，特殊情況需要由機關(guān)領(lǐng)導人署名的，應當寫明職務。需要注意的是凡有主送單位的公文必須有落款，即發(fā)文機關(guān)署名。不能以標題中的發(fā)文機關(guān)代替落款。落款

署名還要與標題中的發(fā)文機關(guān)一致，不能上下不一。

6、成文日期。成文日期一般署領(lǐng)導人簽發(fā)日期或者會議通過日期。聯(lián)合發(fā)文，則以聯(lián)署機關(guān)最后的一個簽發(fā)日期為準。成文日期要完整地寫明年月日，標于發(fā)文機關(guān)署名右下方，低兩格。會議紀要、決議、決定、條例、規(guī)定等不標注主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。有的單位這類公文沒有成文日期，有的成文日期放在文后，這很不規(guī)范。特提電報要寫明具體時間。需要注意的是黨的機關(guān)公文成文日期要用阿拉伯數(shù)字，不能用漢字，這與政府公文有所不同。

7、印章。公文加蓋印章是發(fā)文機關(guān)對公文生效負責的憑證。根據(jù)黨的機關(guān)公文的特點，除普發(fā)性有固定格式的“紅頭文件”和會議紀要外，一般應加蓋發(fā)文機關(guān)印章。特別是請示件等上行文，一定要加蓋印章。印章要端正、清晰，蓋在發(fā)文日期中間偏上位置，上不壓正文，下不壓日期。

3.公文文尾部分

文尾部分，是指公文末頁的尾部。它包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)和印制版記等四項。

1、印發(fā)傳達范圍。要根據(jù)公文內(nèi)容、密級和工作需要確定。一般普發(fā)性公文需在成文日期的左下方標注印發(fā)傳達范圍。標注印發(fā)傳達范圍，要注意表述準確?！按思l(fā)至縣、團”與“此件發(fā)至縣、團級”，一字之差，所指范圍不同。對于一些特殊件，印發(fā)、傳達范圍以及傳達的時限、保密要求等都要標注清楚。大部分公文只需標注主送、抄送單位，不必標注印發(fā)傳達范圍。

2、主題詞。公文標注主題詞是為適應辦公自動化的需要，方便公文檢索和信息處理而開展的一項工作?！稐l例》規(guī)定，“主題詞按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》進行標注，位于抄送機關(guān)上方”。主題詞與抄送機關(guān)之間用橫線相隔。黨的機關(guān)公文標注主題詞要準確反映公文主題，以達到便于檢索和利用的目的。需要注意的是，標注主題詞要盡量用《公文主題詞表》里的詞，確實無法表述準確的可以自造，后面加△。

3、抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)以外需要告知公文內(nèi)容的上級、平級、下級及不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)標注于主題詞下方、印制版記上方位置。抄送機關(guān)與印制版記之間用橫線相隔。公文的抄送范圍應當嚴格按工作需要和保密要求確定。抄送單位的排列順序一般按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系掌握。

在公文標注抄送范圍上，要注意以下問題：

（1）不要漏抄漏送。根據(jù)行文規(guī)則，越級行文應同時抄報（或抄發(fā)）越過的機關(guān)。也就是說，上級機關(guān)越級向下行文（如省委直接向縣委行文）應抄發(fā)越過的行文對象的直接上級機關(guān)，下級機關(guān)越級向上行文（如縣委直接向省委行文）應抄報越過的直接上級機關(guān)。如一個縣的縣委、縣政府《關(guān)于改變計劃生育落后面貌的報告》，直接報送了省委、省政府，卻沒有抄報市委、市政府，是違反行文規(guī)則的。

（2）不要濫抄濫送。公文的抄送范圍必須準確確定，嚴加控制。

（3）不能既對組織又對個人。按照公文處理規(guī)定，公文“不要直接送領(lǐng)導者個人”?？梢恍┑胤綄⒐闹苯铀皖I(lǐng)導者個人的現(xiàn)象很普遍，凡發(fā)文都要抄報主管書記、市長。這是不符合行文規(guī)則的。（4）“抄”字不應省略。有一些地方的公文將抄報、抄送、抄發(fā)中的“抄”字省略，成了“報、送、發(fā)”，以致弄不清是主送還是抄送。所以，“抄”字是不應省略的。

4、印制版記。印制版記也叫印發(fā)說明，它包括公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。印發(fā)機關(guān)名稱和日期位于公文末頁下端同一行的兩端，份數(shù)加括號標注于印發(fā)日期下方，此兩行之間用橫線相隔。印制版記表示印刷機關(guān)對公文的印制負責，同時便于查考。如翻印，則要在印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期下方標注翻印機關(guān)名稱、翻印日期和翻印份數(shù)。各級各部門機關(guān)公文用紙現(xiàn)在一律改用國際標準A4型。

二、公文的種類及常用文種的撰寫

所謂公文種類，一般是指公文制發(fā)機關(guān)根據(jù)公文的內(nèi)容、性質(zhì)和所承擔的任務而確定的行文形式和名稱。黨的機關(guān)公文的分類，《條例》規(guī)定，主要有14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。平常我們用的沒有這么多，最常用的也就是通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要這幾種。

一、通 知

通知，是用來傳達上級的指示，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項時所使用的一種文體。通知，在各級黨政機關(guān)、人民團體和廠（礦）企事業(yè)等單位的公務活動中使用比較廣泛。因為這種文體適用性比較強、形式靈活、簡便、多樣，所以使用頻率較高，是用的最多的一種公文。通知可分為幾種類型，如：指示性通知、批示性通知、會議性通知、任免通知、一般性通知等等。

1、指示性通知

一般來說，上級機關(guān)需要對下級機關(guān)或所屬單位下達指示，而內(nèi)容又不適于用“命令”或“指示”等文種發(fā)布的，便發(fā)布指示性通知。這類通知的內(nèi)容只是傳達某項具體指示，沒有附件。

撰寫指示性通知要注意以下幾點：

（1）一般來說，指示性通知針對性和政策性要強。開頭部分要寫通知緣由，一般應交待出發(fā)布通知的背景、目的、理由等，以便為下文進一步提出通知事項作好鋪墊。用語要簡潔、明確，文字不宜過多，然后用過渡語“現(xiàn)通知如下”、“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”、“為此，特作如下通知”等，后用冒號，并啟下文，寫通知的事項。

（2）通知事項是指示性通知撰寫的主干。它是受文單位執(zhí)行的依據(jù)，因此，要明確、具體地交待出應知和應辦的事項，即工作的任務和要求，切忌含混籠統(tǒng)。在結(jié)構(gòu)安排上，一般采用分條列項式寫法，用序號標明層次。要做到條理清晰，便于下級領(lǐng)會和執(zhí)行。

（3）為了防止政策規(guī)定矛盾，有的指示性通知結(jié)束語中常寫有“凡與本規(guī)定有抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行”等語。

2、批示性通知

批示性通知包括三種情形：一是用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，通稱“批轉(zhuǎn)性通知”；二是用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)，同級機關(guān)和不相隸機關(guān)的公文，通稱“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”；三是印發(fā)有關(guān)的文件材料，如領(lǐng)導人講話、本機關(guān)的工作計劃和工作總結(jié)等，通稱“印發(fā)性通知”。這類通知的后面均附有被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的原文。

批示性通知的正文一般應載明三層內(nèi)容：一是寫明對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件的評價性意見或態(tài)度，措詞要適度、中肯，語氣要肯定；如“現(xiàn)將《全國婦幼衛(wèi)生工作會議紀要》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請參照執(zhí)行”。

二是指明通知事項的意義，也就是闡述批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)該文件的必要性和重要性 三是提出具體的貫徹執(zhí)行的意見或要求。

3、會議性通知

會議通知主要是通知與會的有關(guān)單位了解會議的名稱、主持單位、召開會議的目的、會議的內(nèi)容、開會的時間、天數(shù)及參加人員，報到日期和地點，是否需要帶文件、材料等，以便做好準備。為了安排好會務工作，有的會議通知還要求提前報告參加會議的人員名單（包括性別、職務）、乘坐的交通工具等情況。若是召開表彰性會議的通知，還要寫明評選勞?；蛳冗M人物的范圍、條件、方法、名額和組織領(lǐng)導等有關(guān)事宜。會議性通知比較好寫，關(guān)鍵是要認真、細致、周全，不出現(xiàn)漏洞。會議的內(nèi)容如果保密，通知中可不寫開會的內(nèi)容和討論的議題。

4、任免通知

上級機關(guān)任免下級機關(guān)的領(lǐng)導人，或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下屬單位知道時，要印發(fā)任免通知。

5、一般性通知 一般性通知，是要某些單位辦理某項事宜或告知其某些事情時所用的一種通知。用這種通知形式比較多，如：關(guān)于慶祝某一個節(jié)日，舉行某種紀念活動安排的通知，成立、調(diào)整、撤銷某個機構(gòu)的通知，調(diào)整某一個領(lǐng)導小組成員的通知，啟用某某單位印章的通知，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料的通知等等。

二、通 報

通報，是黨政機關(guān)和社會團體用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況時使用的一種公文，這種公文、多數(shù)是屬于上級機關(guān)為了使下級機關(guān)知道某一方面工作的經(jīng)驗、教訓或重要情況而印發(fā)的。它對于溝通信息，互通情況，學習經(jīng)驗，吸取教訓，改進工作很有益處。

通報一般由以下幾部分組成：

（一）標題

標題構(gòu)成方式主要有兩種，一是完整式，即包括發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三個要素。這種形式的標題最為多見，如《中央紀律檢查委員會關(guān)于不準干擾大學畢業(yè)生分配工作的通報》等；二是省略式，即由“事由和文種”兩要素構(gòu)成，如《關(guān)于連續(xù)發(fā)生重大火災情況的通報》等。

（二）通報緣由

這部分是通報正文寫作的引言，是全篇內(nèi)容的總括。具體而言，表彰性和批評性通報一般應寫明時間、有關(guān)單位和人員、主要事項、結(jié)果等要素，同時還要亮明發(fā)文機關(guān)的基本觀點或態(tài)度。通報緣由要起到提綱摯領(lǐng)的作用。需要說明的是，有些表彰性通報，往往省略這部分，即行文開篇就進入通報事項的敘述，給人以單刀直入，簡煉明快的感覺。傳達性通報，如是傳達重要精神的，則應著重寫明其來源和基本內(nèi)容。究竟是什么時間，由哪個上級機關(guān)下達了什么重要精神？對此均要準確、概括的予以載明。如系傳達重要情況的，則應寫明該情況發(fā)生的時間、地點、涉及的范圍、問題的性質(zhì)及影響等方面的內(nèi)容。這部分的結(jié)尾處，通常用過渡語“特通報如下”等開啟下文。

（三）通報事項

這部分是通報寫作的主體和核心，也是發(fā)文機關(guān)賴以提出有關(guān)希望或要求的基礎(chǔ)和憑據(jù)。因此，要寫得準確、具體、完整，將通報的基本內(nèi)容如實交待清楚。具體來講表揚和批評性通報應主要載明事件發(fā)生的時間、地點、涉及的單位和人員、大致過程、主要情節(jié)、結(jié)果和影響等諸項要素。要在通報緣由的基礎(chǔ)上進一步展開，使之更加具體和深化。

（四）處理意見

這部分是通報寫作的精要之筆。它是指對有關(guān)單位或人員的具體表彰或處分意見，或?qū)τ嘘P(guān)精神或情況的處理意見。用語要簡明精煉。表彰性通報，一般應寫明經(jīng)哪級組織批準，決定授予什么榮譽稱號，給予怎樣的物質(zhì)獎勵，等等；批評性通報應寫明給予何種懲處。傳達性通報往往不單獨寫這部分，而與下文“希望或要求”合并寫。

（五）原因分析

傳達性通報一般沒有這層內(nèi)容。就表彰性和批評性通報而言，“原因分析”是不可缺少的重要組成部分。它要在通報事項及處理決定的基礎(chǔ)上，作進一步的分析和評價，揭示問題的實質(zhì)，概括出可

資借鑒的經(jīng)驗或應當吸取的教訓。表彰性通報應著重說明主體行為的非偶然性，也就是其先進行為決不是一時沖動，頭腦發(fā)熱，不是一蹴而就的閃電行動，而是平時注重修養(yǎng)，嚴格要求自己的結(jié)果；批評性通報也要深入挖掘問題的實質(zhì)，要切中要害，一針見血。

（六）通報希望或要求

這部分是前述內(nèi)容的自然延伸，也是制發(fā)通報的目的和歸宿所在。要緊密結(jié)合被表彰或被批評的事件行為，以及傳達的某一重要精神或情況，透過表面現(xiàn)象，挖掘其深層含義，進而提出具有普遍指導和教育意義的希望或要求。

（七）結(jié)尾

一是制發(fā)通報的機關(guān)名稱，二是制發(fā)日期。

三、請 示

請示是下級機關(guān)向主管上級機關(guān)或業(yè)務主管部門，對某項工作或問題請求指示，要求給予答復或?qū)徍伺鷾室约罢埱髱椭鉀Q工作困難時所使用的一種公文。從日常行文情況看，常用請示這種文種的主要有以下幾種情況：

一是本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)不能決定而必須經(jīng)上級主管部門批準的，以及上級主管部門明確規(guī)定必須請示批準的問題；

二是對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度不甚了解，有待上級主管部門明確答復才能辦理的問題； 三是工作中出現(xiàn)了新情況、新問題，而無章可循或者按原規(guī)定難以處理的問題；四是因事情重大，為防止處理不當，需請示上級審批的事項等。

那么，如何撰寫請示，有這么幾點要把握：

1、擬好標題。標題一般由發(fā)文單位、請示事項和文種名稱所構(gòu)成。如“中共橋東區(qū)委關(guān)于召開第三次黨代表大會的請示”。其中，發(fā)文單位是“中共橋東區(qū)委”，請示事項是“關(guān)于召開第三次黨代表大會”，文種是“請示”。這份請示的標題寫得簡單明確，使人一看，就知道請示的是什么問題。

2、寫好正文。正文，要詳細、準確地寫明請示的理由，同時要提出本單位對解決這一問題的意見。但要注意文字的簡潔，以說明問題為止。對請示的問題，有的還可以提出幾個方案，供上級領(lǐng)導機關(guān)決策參考。所提意見要有根有據(jù)，所提幾個方案，要加以分析、比較，說明利弊以及本單位的傾向意見。如“橋東區(qū)委關(guān)于召開第三次黨代表大會的請示”，要寫明召開黨代表大會的理由，擬召開時間，區(qū)黨代表的名額分配，大會擬審議通過的事項，需要市委解決的問題等等內(nèi)容，要寫得詳細、準確，但文字要簡潔，能說明問題就行。

3、收好尾。請示的結(jié)尾，要具體提出對上級的希望和要求。提要求適當，提建議要合理，行文的語氣應當誠懇而謙和，迫切而不躁。常用語如：“妥否、請批示”、“以上意見如無不當，請批準”、“以上意見當否，請批復”、“此意見如可行，請批轉(zhuǎn)??執(zhí)行”等等。

4、請示要一文一事。不能在一份請示中，請示幾個問題，否則，不便于上級領(lǐng)導機關(guān)及時答復，甚至容易出現(xiàn)漏批現(xiàn)象。

5、請示和報告不要混在一起寫，請示就是請示，報告就是報告。請示雖然有報告事項的性質(zhì)，但與報告是不同的。兩者的區(qū)別在于，“請示”一般都需要上級機關(guān)答復，也就是需要上級機關(guān)表態(tài)，于是就同下行文中的批復等構(gòu)成了相照應的關(guān)系；報告則是不需要上級機關(guān)答復的。需要注意的是，下級機關(guān)只能按照隸屬關(guān)系向直接的主管機關(guān)發(fā)文請示，不得向無隸屬關(guān)系的機關(guān)發(fā)文請示。因為只有具有直接隸屬關(guān)系的直接主管的上級機關(guān)，才有批復的資格和權(quán)力。如，去年，我市向國家新聞出版總署一個請求事項，想成立西柏坡出版社，起草時用的是出版局的名義，后來為提高規(guī)格，改用市委、市政府兩家的名義，市委辦公廳法規(guī)處在核文時感覺不符合行文規(guī)范要求，建議改成了發(fā)“函”，因為國家新聞出版總署不是我們的直接上級機關(guān)。另外，也不能寫多頭請示或者越級請示，否則既不便于文書處理，又不便于上級答復問題，有時容易誤事。

6、請示性文稿，要經(jīng)單位主管領(lǐng)導簽發(fā)后行文，如果同一件事情幾個單位聯(lián)名向上請示，所有單位要搞會簽，以示負責。在行文時用“呈”字文，并標明“簽發(fā)人”，這是有規(guī)范要求的。

四、報 告

報告，是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況和問題、提出建議以及回復上級機關(guān)的查詢或交辦事項時使用的一種陳述性公文。這個文種種類比較多，在黨政機關(guān)中常用的有專題報告、綜合報告、總結(jié)報告等。在通常情況下，下級機關(guān)應主動向上級機關(guān)寫報告，反映情況；有時，上級機關(guān)專門要求下級機關(guān)就某一個問題寫出報告。這樣，上級機關(guān)通過下級機關(guān)報上來的各種報告，可以了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗。通過對下級情況的綜合分析，又可以作為制定政策，部署工作的重要依據(jù)。

建議性的專題報告必須經(jīng)過調(diào)查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分說理，言之有物，這樣才能使人信服。專題性報告速度要快、內(nèi)容要專、情況要實、篇幅要短。

寫綜合報告和總結(jié)報告，在通常情況下，這兩種報告的內(nèi)容可分為情況、經(jīng)驗、問題、今后意見幾部分。但是必須突出重點，不能眉毛胡子一把抓。同時，也必須搞好定性和定量的綜合分析，并注意各方面的關(guān)系。

由于各種報告內(nèi)容的側(cè)重點不同，在寫法上往往有所差異，但其寫作模式基本相同。大體包括這幾個部分：

1、標題。

2、報告引據(jù)。

3、報告事項。

4、結(jié)尾。我們重點就報告的正文也就是“報告引據(jù)”和“報告事項”這兩部分向大家介紹一下。報告引據(jù)是報告正文的開頭。它要用簡明扼要的語句交待出全文的主要內(nèi)容或基本情況，也可陳述有關(guān)的背景或緣由。要做到開門見山，落筆入題。然后用過渡語“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”，“為此，特做如下報告”等開啟下文。

接著要寫報告事項。這部分是報告正文的主體和核心。撰寫時要緊緊圍繞行文的目的和主旨進行陳述，如是匯報工作，則應首先寫明工作的基本情況，其次寫明主要做法和成績，包括采取的辦法，措施以及由此帶來的直接效果等，最后寫明還存在什么問題以及今后的工作設(shè)想。在內(nèi)容布局上，一般將第二層次詳寫，第三層次略寫。如是反映問題，則應首選對所要反映的問題或情況作一概述。然后集中分析產(chǎn)生問題的原因，最后提出解決意見和辦法。如是答復上級機關(guān)的詢問和要求，應首先扼要敘述上級機關(guān)交辦的事項或任務，然后寫明處理的大致過程，包括采取的辦法或措施，處理中遇到的問題及需要進一步陳述的事項等，最后交代處理結(jié)果，同時征詢上級機關(guān)對處理結(jié)果的意見。

結(jié)尾和請示不同，多用“以上報告如有不妥，請指示”、“特此報告”等字樣。

五、批 復 批復，是上級機關(guān)答復下級機關(guān)請示事項時使用的一種公文。批復是直接對下級請示事項作出的答復，具有一定的指導性。雖然面不寬，但使用頻率也是比較高的。批復的正文一般由引語、主體和結(jié)尾三部分組成。

1、引語。引語是批復開始的第一段或第一名話，這是批復的根據(jù)。通常要寫清楚方面的問題：一是接到下級機關(guān)事項的日期，請示的問題或文號；二是簡要引述來文所請示的事項。一般情況下，引語只要說明下級有關(guān)請示已經(jīng)“收到”、“收悉”即可但也可以在引述來文的事項之后，表明批復者的態(tài)度。如“經(jīng)研究，同意???”或“經(jīng)研究，答復如下”成為由引語到主體的過渡語。

2、主體。這是批復的中心內(nèi)容。要根據(jù)黨和國家的方針政策、法律、法令、規(guī)章、制度和實際情況，對請示中提出的問題，作出恰當?shù)拿鞔_的答復。內(nèi)容簡單的只表明同意或不同意；應該和不應該。內(nèi)容復雜的，除表明同意或不同意的態(tài)度之外，還要說明同意或不同意的理由。也可同時指出

如何才能保證批復事項的完成，或如何防止某些問題的出現(xiàn)。

3、結(jié)尾。批復的結(jié)尾比較簡單。一般只需在正文下另起一行寫出“特此批復”、“此復”即可，不用標點符號。

批復要注意以下三點：

一是一請示，一批復。因為批復是針對下級機關(guān)請示事項的，請示本身要求一文一事。所以，批復也要一請示一批復，突出針對性。二是觀點鮮明，態(tài)度肯定?！巴狻?、“不同意”，“不予準許”或“緩辦”，要當行則行，當止則止，明確表態(tài)，切忌含糊其辭，模棱兩可。三是文字要簡煉。

六、會議紀要 會議紀要，是用準確而精煉的語言綜合記敘重要會議的主要精神和議定事項，要求有關(guān)方面或下級機關(guān)共同遵守和執(zhí)行的紀實性、指導性公文。會議紀要的用途主要是傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守和執(zhí)行。同時，又可以作為一個機關(guān)或單位召開重要會議時研究、議定重大事項的歷史記載。

會議紀要主要有兩種類型：

一種是某些部門或戰(zhàn)線召開工作會議所形成的工作會議紀要

另一種是黨政機關(guān)領(lǐng)導班子開會，集體討論研究某些重大問題所形成的例行會議紀要，如：書記辦公會議紀要、常委辦公會議紀要，等等。

撰寫工作會議紀要比撰寫例行會議紀要要求更高，難度更大。這主要是因為工作會議紀要經(jīng)過領(lǐng)導機關(guān)審核批準后，一般多以公文形式下發(fā)，要求有關(guān)單位執(zhí)行。

撰寫工作會議紀要，應當注意以下幾點：

1、一般來說，開頭寫會議概況和基本估計，然后轉(zhuǎn)入正文。

2、工作會議紀要的正文內(nèi)容，要根據(jù)會議的宗旨和議定的重要事項，用準確而精練的語言綜合記敘出議事要點。要求重點突出，觀點鮮明，是非分明，對有爭議的問題要表明態(tài)度。

3、撰寫工作會議紀要，提煉和概括議事要點要完整，論述和判斷要準確；要分層次、有條理的敘述，避免雜亂無章、前后矛盾。

4、文字要簡練，開門見山，不講套話、空話。

5、工作會議紀要的內(nèi)容限于會議議定的事項，會上沒有涉及的內(nèi)容不能寫上。

三、撰寫公文要注意行文關(guān)系

行文關(guān)系，是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。各級黨政機關(guān)、各個業(yè)務部門、各個單位的行文關(guān)系，是根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。在各級黨政機關(guān)及其所屬業(yè)務部門的公務活動中，理順行文關(guān)系，按照正確的行文關(guān)系發(fā)文，對正確行使自己的職權(quán)，提高工作效率有著重要意義。行文關(guān)系混亂，必然影響正常的工作程序，以致造成工作的失誤。因此，各級黨政機關(guān)及其所屬業(yè)務部門的領(lǐng)導同志和秘書工作人員，在制發(fā)和簽批公文時，應當按照正常的行文關(guān)系辦事，保證上下級之間、部門之間的正確行文。

正確的行文關(guān)系應當遵循以下幾條原則：

（一）下級機關(guān)應按照直接的隸屬關(guān)系行文，一般不能越級行文。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級向上行文時，必須抄報發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

（二）黨委與政府之間，黨組與行政部門之間不能互相行文。

（三）黨委或政府機關(guān)各自所屬的各個業(yè)務部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，平行單位之間或不相隸屬的單位之間一般只能發(fā)平行文。

（四）業(yè)務上下對口的單位可以在業(yè)務管轄范圍內(nèi)互相行文；“條條”一般不對“塊塊”下指示、作規(guī)定。

（五）同級部門或單位可以聯(lián)合行文。但主辦單位要主動與有關(guān)單位協(xié)商，不得自作主張，強加于人。

（六）特殊情況下，上級機關(guān)可以越級向下級行文，同時抄送收文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

此外，理順行文關(guān)系還應注意下面三個問題。

第一，上級業(yè)務部門可以根據(jù)本級黨政機關(guān)領(lǐng)導授權(quán)，答復下級黨政領(lǐng)導機關(guān)的請示。否則，不可隨意向下級黨政領(lǐng)導機關(guān)發(fā)號施令。第二，上級黨政領(lǐng)導機關(guān)的辦公廳（室）向下級黨政領(lǐng)導機關(guān)部署工作，下達通知，轉(zhuǎn)發(fā)上級指示，批轉(zhuǎn)重要規(guī)定和印發(fā)領(lǐng)導講話時，必須在批語或按語中注明“經(jīng)某某黨政機關(guān)或領(lǐng)導批準（同意）”等語，以示負責。

第三，上級機關(guān)向下級機關(guān)的重要行文，應抄報發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)