第一篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章

總

則

第一條

為保證公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。

第二條

公司發(fā)公文（包括電報(bào)和簽報(bào)，下同）是公司在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是依法進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

第三條

公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第四條

公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。

第五條

各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第六條

綜合部是公司公文處理的管理和執(zhí)行機(jī)構(gòu)，同時(shí)負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門的公文處理工作。

第七條

專兼職公文處理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，對(duì)公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會(huì)。

第二章

公文主要種類

第八條

公司公文種類主要包括：

（一）決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（二）通告

適用于公布公司范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（三）通知

適用于發(fā)布規(guī)章、制度，下達(dá)任務(wù)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的文件，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)等。

（四）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（五）報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

（六）請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（七）批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。

（八）意見(jiàn)

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

（九）函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十）會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第三章

公文格式

第九條

公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)準(zhǔn)、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密）和保密期限。

（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

（三）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。

（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文

標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章、書(shū)籍、報(bào)刊名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

（九）印章是公文生效的標(biāo)志，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

（十一）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

（十四）印發(fā)單位為綜合部，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。

（十五）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在標(biāo)題之下注明通過(guò)日期，通過(guò)日期以會(huì)議結(jié)束的日期為準(zhǔn)?！俺瓐?bào)”、“分送”、“抄送”標(biāo)注在公文版記中的主題詞之下。

（十六）文字從左至右橫寫、橫排。

第十條

公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則和公文繕印要求，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條

公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。

第四章

行文規(guī)則

第十二條

根據(jù)公司的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，公司公文主要有三種行文關(guān)系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上級(jí)主管部門及業(yè)務(wù)司局報(bào)送的各類請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)等上報(bào)文件。

（二）平行文：向同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)、單位呈送的各類文件。

（三）下行文：向各部門下發(fā)的各類文件。

第十三條

用公司名義行文的主要內(nèi)容：

（一）向上級(jí)主管部門及業(yè)務(wù)司局請(qǐng)示、報(bào)告工作。

（二）與路內(nèi)外有關(guān)單位聯(lián)系工作，商洽問(wèn)題。

（三）轉(zhuǎn)發(fā)鐵路總公司（原鐵道部）及鐵路局有關(guān)文件，并據(jù)此制訂、提出

具體實(shí)施辦法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司內(nèi)重要的機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員調(diào)整及通報(bào)、表彰、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。

（六）下達(dá)和調(diào)整各類計(jì)劃。

（七）答復(fù)各單位重要的請(qǐng)示事項(xiàng)。

（八）其它需要以公司名義行文的事項(xiàng)。

第十四條

行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用?？砂l(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)；對(duì)必須印發(fā)的公文應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍。凡與公文辦理無(wú)關(guān)的單位一律不予抄送。

第十五條

公司內(nèi)各單位之間一般不行文，有事當(dāng)面商洽解決。公司各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作并需批復(fù)的重要事項(xiàng)，以“簽報(bào)”形式報(bào)公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)，一般只送主管組領(lǐng)導(dǎo)，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)要會(huì)簽；“簽報(bào)”不蓋章，由部門負(fù)責(zé)人親筆簽署姓名。

第十六條

重要的下行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)主管單位。

第十七條

以公司名義下發(fā)的公文，凡內(nèi)容涉及其它相關(guān)單位的職權(quán)范圍時(shí)，行文前對(duì)有關(guān)問(wèn)題必須協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

第十八條

各單位不得越級(jí)行文。除直接交辦的事項(xiàng)外，不得向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人行文。

第十九條

“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位；“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第二十條

除直接交辦的事項(xiàng)外，各部門原則上不得以本部門名義向局領(lǐng)導(dǎo)和各處室報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。

第五章

發(fā)文辦理

第二十一條

發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序。

第二十二條

公司發(fā)公文稿應(yīng)使用統(tǒng)一的公司發(fā)文稿紙抄寫，并認(rèn)真填寫首頁(yè)的文件撰制欄目，尤其是文件標(biāo)題、主題詞、主送、抄送、撰稿人及聯(lián)系電話

欄目。

第二十三條

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。符合公司各項(xiàng)規(guī)章制度。如提出新的政策規(guī)定，要切實(shí)可行，并加以說(shuō)明。

（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明其中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修飾色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十四條

擬制公司發(fā)公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽，取得一致意見(jiàn)后方可行文；會(huì)簽部門應(yīng)迅即辦理，一個(gè)部門最長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò) 1 天。如有分歧，主辦部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面組織協(xié)調(diào)，經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致意見(jiàn)時(shí)，主辦部門列明各方理?yè)?jù)、提出建設(shè)性意見(jiàn)報(bào)公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十五條

公文稿擬出后，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真核閱、修改并在“主辦部門核稿”處簽字后，送交公司綜合部。

第二十六條

公司綜合部在將公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好審核工作。未經(jīng)審核的文稿，不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否規(guī)范，附件是否齊全等。涂改勾畫(huà)較亂、字跡難以辨認(rèn)的，應(yīng)退擬稿人抄清。審核時(shí)對(duì)內(nèi)容的重要改動(dòng)，應(yīng)與主辦單位協(xié)商，或提出意見(jiàn)，退擬稿人修改。

第二十七條

公司上行文由公司總經(jīng)理簽發(fā)，重要的或涉及面廣的，由主管副經(jīng)理會(huì)簽。對(duì)其他單位的公文一般由主管副經(jīng)理簽發(fā)，涉及重大問(wèn)題的公文由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對(duì)公文的內(nèi)容進(jìn)行最后研究和審定，對(duì)文稿、格式的每一個(gè)方面和細(xì)節(jié)進(jìn)行必要的斟酌和修改；簽發(fā)時(shí)，要在文稿上簽署全名和具體日期（年月日），字跡清楚。

第二十八條

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿，不得擅自改動(dòng)；如必須改動(dòng)，應(yīng)報(bào)經(jīng)簽發(fā)人同意。

第二十九條

公文正式印制前，擬稿人應(yīng)當(dāng)對(duì)清樣進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)后送交綜合部進(jìn)行復(fù)核。校對(duì)應(yīng)對(duì)清樣與文稿的一致性負(fù)責(zé)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第三十條

擬制、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。

第六章

收文辦理

第三十一條

收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十二條

公司建立收文登記制度，由指定人員統(tǒng)一進(jìn)行登記、分發(fā)。沒(méi)有經(jīng)過(guò)公司綜合部簽收的公文，應(yīng)到公司綜合部補(bǔ)辦登記手續(xù)。

第三十三條

需要辦理的公文，文書(shū)部門應(yīng)及時(shí)交公司綜合部負(fù)責(zé)人審閱后，送交主管領(lǐng)導(dǎo)批示，并依據(jù)批示迅速交有關(guān)單位辦理。需兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)明確主辦部門。

第三十四條

收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理；一般公文應(yīng)在 3 個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)，最長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò)5 個(gè)工作日。當(dāng)超過(guò)辦理時(shí)限時(shí)，主辦部門應(yīng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于自己業(yè)務(wù)范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應(yīng)迅速退回公司綜合部。

第三十五條

公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與之協(xié)商，會(huì)簽；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)出面組織協(xié)商，經(jīng)協(xié)商如仍不能取得一致意見(jiàn)，主辦部門應(yīng)當(dāng)說(shuō)明各方面理?yè)?jù)并提出建設(shè)性意見(jiàn)，送公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)

或裁定。

第三十六條

公文在辦理過(guò)程中傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)公司綜合部登記，不得在閱辦者之間直接傳遞（即橫傳），以保證公文來(lái)龍去脈清楚，辦理或查詢及時(shí)方便。

第三十七條

審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

第七章

公文歸檔與管理

第三十八條

公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理立卷、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十九條

歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條

聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十一條

公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)制單位印章，視同正式文件妥善保管。

第四十二條

歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十三條

沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第四十四條

單位合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第四十五條

工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第四十六條

密碼電報(bào)的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第八章

附

則

第四十七條

行政法規(guī)、規(guī)章、外事等方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理；公文處理中，涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。

第四十八條

本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第四十九條

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使我公司公文管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，提高公文辦理效率和質(zhì)量，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合我公司實(shí)際，特制定本管理辦法。

第二條 公文是傳達(dá)方針、發(fā)布指示，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，下達(dá)各項(xiàng)決議決定和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 行政辦公室是我公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)我公司所有上級(jí)來(lái)文、上報(bào)上級(jí)的各類請(qǐng)示報(bào)告、下發(fā)各類公文、批復(fù)下級(jí)請(qǐng)示報(bào)告等。行政辦公室配備專職文秘人員，文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

第五條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視公文處理工作，樹(shù)立良好的文風(fēng)，行文必須注重效用，講究效率和質(zhì)量，按程序辦事，積極推進(jìn)辦公自動(dòng)化。

第六條在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家和企業(yè)秘密。

第二章 公文分類

第七條 按公文內(nèi)容可分為：

（一）決定，對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排；

（二）決議，經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；

（三）通知，發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬部門的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文，要求下級(jí)部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項(xiàng)；

（四）通報(bào)，表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況；

（五）報(bào)告，向上級(jí)部門匯報(bào)工作，反映情況，提出建議；

（六）請(qǐng)示，向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；

（七）批復(fù)，答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)或?qū)ο录?jí)布置工作；

（八）會(huì)議紀(jì)要，傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行；

（九）工作計(jì)劃，進(jìn)行年、季、月、周工作安排。

第八條 按公文的發(fā)放形式可分為：

（一）紅頭文件，發(fā)布重大決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要或工作計(jì)劃；

（二）便文，發(fā)布一般的通知、通報(bào)及臨時(shí)性的工作計(jì)劃；

（三）其它文件，除紅頭公文和便文外的公文，如各類簡(jiǎn)報(bào)，臨時(shí)的通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。

第九條 按發(fā)文系統(tǒng)可分為：

（一）黨委工作類

（二）行政工作類

（三）工會(huì)工作類

（四）團(tuán)委工作類

（五）生產(chǎn)管理類

（六）安全管理類

（七）機(jī)電管理類

（八）計(jì)財(cái)管理類

紅頭文件和便文由黨辦、行辦、工會(huì)、團(tuán)委統(tǒng)一管理，其它文件由各歸口管理部門負(fù)責(zé)管理。

第三章 公文格式

第十條 紅頭文件和便文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報(bào)機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、校對(duì)人等組成，其它文件的組成可以適當(dāng)簡(jiǎn)化。

（一）秘密等級(jí)，密級(jí)的界定和標(biāo)識(shí)執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團(tuán)審定國(guó)家秘密和界定密級(jí)的規(guī)定”（晉煤集保字〔2002〕4號(hào)）、“晉城煤業(yè)集團(tuán)企業(yè)秘密具體范圍的規(guī)定”（試行）（晉煤集保字〔2000〕3號(hào)）、“晉城煤業(yè)集團(tuán)企業(yè)秘密的載體、密級(jí)劃分、標(biāo)志、保密期限的規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕4號(hào)）；

（二）保密期限，對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說(shuō)明；

（三）緊急程度，分別標(biāo)明“特急”、“急件”；

（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，即人們通常所稱的“文頭”，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”或“便文”組成；

（五）發(fā)文字號(hào)，按單位（部門）代字（☆）、年份（××××）、序號(hào)（◇）的次序編排，格式如下：

紅頭文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇號(hào)

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇號(hào)

年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

其它文件的發(fā)文字號(hào)可根據(jù)情況自行確定，屬于期刊性質(zhì)的公文的發(fā)文字號(hào)應(yīng)相對(duì)固定。

（六）簽發(fā)人，上行文在文件中必須署明簽發(fā)人，下行文不署簽發(fā)人；

（七）標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括公文主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)外來(lái)公文時(shí)要標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，不能引用文件字號(hào)代替標(biāo)題內(nèi)容。會(huì)議通過(guò)的公文，還應(yīng)在標(biāo)題后注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期；

（八）主送單位，發(fā)文單位要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方單位，也稱上款。下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)示或報(bào)送的公文，一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)單位，可以用抄報(bào)的形式；

（九）正文，公文主體，表明公文目的、內(nèi)容及所要落實(shí)事項(xiàng)；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名稱和序號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。編排時(shí)，每一個(gè)附件應(yīng)另起一頁(yè)，“附件X”寫在左起頂格位置，當(dāng)有多個(gè)附件且內(nèi)容較短時(shí)，可連續(xù)排列；

（十一）成文日期，成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”；

（十二）印章，加蓋公章表明公文生效。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

1.聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，并且只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm；

2.聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個(gè)印章，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；

3.公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決；

（十三）主題詞，用幾個(gè)詞明確公文核心內(nèi)容，詞目一般不少于3個(gè)，不超過(guò)5個(gè)；

（十四）抄送，指需要了解公文內(nèi)容的有關(guān)單位或人員，如果抄送的單位在兩個(gè)以上，對(duì)上級(jí)單位可以采用抄報(bào)的形式。抄送時(shí)嚴(yán)禁濫抄、濫送和漏抄、漏報(bào)；

（十五）發(fā)文單位，也稱落款或下款，即公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公室或文秘部門。

第十一條 正文或附件的書(shū)寫格式可選用章條式、國(guó)標(biāo)式或自由式中的一種，但在同一公文內(nèi)不能出現(xiàn)兩種書(shū)寫格式。

章條式：第一章 第一條

（一）⒈

⑴

國(guó)標(biāo)式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二條 公文用紙

（一）紅頭文件和便文統(tǒng)一采用A4紙型（長(zhǎng)297mm、寬210mm），左側(cè)裝訂。附件和其它公文的紙型根據(jù)實(shí)際需要確定。

公文頁(yè)邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）

（二）公文用紙統(tǒng)一使用紙張定量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。

第十三條 公文用字及排版規(guī)格。

公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)排24行，每行排26個(gè)字。版記“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空一字。

第十四條 公文裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。釘鋸與頁(yè)邊緣距離為15±2mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。

第十五條印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間

位于抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)時(shí)在主題詞之下)占一行位置；用3號(hào)仿宋字體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

第十六條版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首、位兩條反線磅數(shù)為1.5磅，中間一條反線磅數(shù)為0.75磅。

第十七條版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)（不能與正文再同一頁(yè)面上），版記的最后一各要素置于最后一行。

第十八條各部門需要發(fā)文時(shí)，須按照以上要求格式完成編排工作，送交行政辦進(jìn)行格式審查，確保格式爭(zhēng)取后方可發(fā)文。

第四章 行文規(guī)定

第十九條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。屬于一個(gè)系統(tǒng)的事項(xiàng)由本系統(tǒng)自行發(fā)文，屬于幾個(gè)系統(tǒng)的共同事項(xiàng)應(yīng)聯(lián)合發(fā)文。

第二十條 對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門研討，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)報(bào)請(qǐng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，仍不能解決的，可報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理上公司研討會(huì)決定。對(duì)涉及全公司性的規(guī)章制度、工作安排等事關(guān)公司井安全發(fā)展的重要文件，必須上公司研討會(huì)研討通過(guò)后，方可行文。

第二十一條 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

第二十二條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！皥?bào)告”與“請(qǐng)示”屬不同文種，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第五章 發(fā)文辦理

第二十三條 發(fā)文辦理一般包括擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。紅頭文件的發(fā)放要嚴(yán)格遵守文件發(fā)放程序，其他文件可視重要程度簡(jiǎn)化程序處理，但擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔不可簡(jiǎn)化。

第二十四條 發(fā)文處理程序：部室（承辦人）起草初稿—部室負(fù)責(zé)人審核—有關(guān)部門會(huì)簽（需要會(huì)簽的）—經(jīng)理層簽發(fā)—行政辦統(tǒng)一編號(hào)、繕印、蓋章、分發(fā)—?dú)w檔。

第二十五條 擬稿，部室（承辦人）負(fù)責(zé)起草初稿，起草時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：

（一）符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)及上級(jí)部門和本企業(yè)有關(guān)規(guī)定，如提出新辦法或規(guī)定，應(yīng)注明舊辦法和規(guī)定相對(duì)應(yīng)的公文的處置方法；

（二）公文的內(nèi)容應(yīng)全面，情況應(yīng)具體，觀點(diǎn)應(yīng)明確，表達(dá)應(yīng)規(guī)范，條理應(yīng)清楚，層次應(yīng)分明，文字應(yīng)精練，標(biāo)點(diǎn)應(yīng)準(zhǔn)確，篇幅應(yīng)簡(jiǎn)短；

（三）人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱，對(duì)眾所周知或約定俗成的簡(jiǎn)稱也可以直接引用；引用其它公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；使用日期應(yīng)寫具體的年、月、日；

（四）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)字使用必須前后一致；

（五）必須使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。

第二十六條核稿：各單位文件草稿應(yīng)明確核稿人員，建立核稿責(zé)任制度。核稿結(jié)束后，由分管副總、業(yè)務(wù)管理部門及執(zhí)行單位（部門）對(duì)公文的全面性、準(zhǔn)確性、合理性、公正性、符合性進(jìn)行研討把關(guān)，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。研討可采用會(huì)議或傳閱的方式進(jìn)行，由原擬文單位（部門）應(yīng)根據(jù)研討結(jié)果對(duì)公文做進(jìn)一步的完善。文件在簽發(fā)前由行政辦公室對(duì)文稿格式進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的公文稿，有權(quán)提出具體修改意見(jiàn)。部門研討把關(guān)的主要任務(wù)是把好五關(guān)：

（一）行文關(guān)—確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過(guò)電話等形式解決的問(wèn)題就不要發(fā)文，保持文件的嚴(yán)肅性。

（二）內(nèi)容關(guān)—審查文稿觀點(diǎn)是否正確，是否符合實(shí)際，提出的辦法，措施和要求是否明確具體、切實(shí)可行；有無(wú)觀點(diǎn)錯(cuò)誤、界限不滿、寬嚴(yán)失度、難以執(zhí)行；涉及其它部門或單位的問(wèn)題是否已協(xié)商、會(huì)簽。

（三）政策法規(guī)關(guān)—審查文稿內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與本系統(tǒng)、本單位已經(jīng)發(fā)布，仍在執(zhí)行的制度、規(guī)定有無(wú)矛盾，如屬制定新的制度、規(guī)定、建議，是否經(jīng)有關(guān)部門研究；按照職責(zé)權(quán)限，應(yīng)由哪一級(jí)批準(zhǔn)，是否需要廢止現(xiàn)行有關(guān)制度、規(guī)定等。

（四）文字關(guān)—審查文稿結(jié)構(gòu)是否條理清晰、簡(jiǎn)明扼要、合乎邏輯；用詞是否準(zhǔn)確、精練，句子是否符合語(yǔ)法；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字計(jì)量、人名地名、專用術(shù)語(yǔ)等是否正確、規(guī)范。

（五）格式關(guān)—審查擬定的公文標(biāo)題能否概括文件內(nèi)容，文種是否恰當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，抄送機(jī)關(guān)有無(wú)遺漏或存在溢抄亂送現(xiàn)象，機(jī)密程度和緩急程度是否適當(dāng)?shù)取?/p>

第二十七條會(huì)簽

（一）凡涉及到其它部門業(yè)務(wù)的公文稿，主辦單位應(yīng)送有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

（二）在會(huì)簽過(guò)程中，如意見(jiàn)不一致，主辦單位應(yīng)主動(dòng)協(xié)商，仍不能取得一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)將各自的意見(jiàn)寫明，請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定。

第二十八條簽發(fā)：簽發(fā)的一般原則如下

（一）所有上行公文、下發(fā)公文，都必須由經(jīng)理層簽發(fā)。

（二）已簽發(fā)的公文，不準(zhǔn)隨意改動(dòng)。

（三）簽發(fā)時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)工整清楚地寫上自己的姓名，不要只寫姓或劃圈，并應(yīng)注明日期。簽發(fā)時(shí)用筆墨應(yīng)符合存檔要求。

（四）黨委、紀(jì)委、工會(huì)、共青團(tuán)發(fā)文，此類發(fā)文由黨委書(shū)記簽發(fā)，或者委托工會(huì)主席簽發(fā)，該發(fā)文流程不涉及行政辦公室。

第二十九條編寫發(fā)文卡：文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》，登記時(shí)應(yīng)檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無(wú)秘密等級(jí)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對(duì)登記項(xiàng)目要認(rèn)真填寫，字跡要清晰，內(nèi)容要完整，不能隨意漏項(xiàng)?！栋l(fā)文登記表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：日期、文號(hào)、標(biāo)題、秘密等級(jí)、主送單位、主辦單位、簽發(fā)人等。登記后將發(fā)文字號(hào)及打印份數(shù)填在文稿上，送打印室繕印。

第三十條繕?。嚎樣」囊⒁庖韵聠?wèn)題：

（一）繕印公文要以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，不得有任何改動(dòng)。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯(lián)系，不可擅自改動(dòng)。

（二）繕印工作要精細(xì)，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。

（三）繕印過(guò)程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。

第三十一條用?。簢?yán)格按照《胡底煤業(yè)印章和簽名管理制度》執(zhí)行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時(shí)間的年、月處，做到“騎年蓋月”。

第三十二條發(fā)文：發(fā)文實(shí)行簽字取文制度，具體程序是：

（一）收發(fā)人員收到文件后要及時(shí)登記文件名稱、文號(hào)等有關(guān)內(nèi)容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發(fā)文登記表》簽字。

（二）取文單位接到取文通知后，應(yīng)及時(shí)派人領(lǐng)取并在記錄上簽字，取文人應(yīng)及時(shí)將文件交給本單位負(fù)責(zé)人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內(nèi)容。

（三）公文分發(fā)完畢后，收發(fā)室人員應(yīng)將《發(fā)文登記表》交辦公室人員保存。

（四）需要報(bào)寄出的公文由行政辦公室負(fù)責(zé)辦理。

第三十三歸檔：發(fā)文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細(xì)表等，發(fā)文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門發(fā)送。

第三十四條 發(fā)文卡片填寫要求

（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；

（二）核稿：擬文單位（部門）負(fù)責(zé)人簽；

（三）會(huì)簽：研討人簽（或提供研討記錄）；

（四）復(fù)核、簽?。簹w口管理部門負(fù)責(zé)人簽；

（五）簽發(fā)（批示）：公司領(lǐng)導(dǎo)簽。

第六章 收文辦理

第三十五條 收文是指我公司收進(jìn)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的行文或請(qǐng)示、報(bào)告。

收文辦理程序如下：發(fā)文機(jī)關(guān)—簽收—行政辦公室登記填寫公文處理卡—行政辦主任填寫擬辦意見(jiàn)—經(jīng)理層批示意見(jiàn)—按領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—?dú)w檔—銷毀。

第三十三條我公司所有外來(lái)公文、電報(bào)、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫胡底煤業(yè)的封件、普通件，統(tǒng)一由行政辦公室啟封、登記、分發(fā)，統(tǒng)一處理。

第三十四條簽收：簽收公文應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號(hào)相符；信函文件的收文機(jī)關(guān)、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開(kāi)封現(xiàn)象，重點(diǎn)文件應(yīng)逐頁(yè)查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注意簽收具體時(shí)間，具體到日、時(shí)。對(duì)有時(shí)間要求的會(huì)議通知或其他文件，應(yīng)依據(jù)收到日期與文件要求日期確定急緩。

第三十五條登記：登記文件應(yīng)將原文字號(hào)、來(lái)文單位、文件標(biāo)題或事由、附件、收文時(shí)間、編號(hào)等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項(xiàng)填寫清楚。登記文件標(biāo)題不能刪減，無(wú)標(biāo)題文件應(yīng)登記內(nèi)容摘要，對(duì)內(nèi)容概括要準(zhǔn)確。登記編號(hào)不能出現(xiàn)重復(fù)、空號(hào)或跳號(hào)現(xiàn)象，登記書(shū)寫清楚、工整。傳真電文應(yīng)先登記在冊(cè)，后報(bào)行政辦主任批示處理。

第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應(yīng)的文件裝訂后，交行政辦主任填寫擬辦意見(jiàn)。

第三十七條上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)指導(dǎo)性質(zhì)的文件、下級(jí)請(qǐng)示的有關(guān)緊急、重大的問(wèn)題或涉及全局性問(wèn)題的文件以及訂報(bào)、開(kāi)會(huì)、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等文件，由總經(jīng)理閱示；同一個(gè)文件中包含兩個(gè)以上分管領(lǐng)導(dǎo)主管的業(yè)務(wù)時(shí)，由總經(jīng)理閱示。

第三十八條批辦：行政辦公室依據(jù)擬辦意見(jiàn)將文件呈送經(jīng)理層閱示，經(jīng)理層在閱讀基礎(chǔ)上，針對(duì)文件提出的問(wèn)題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。

第三十九條傳閱：行政辦公室依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)將文件依次傳閱到領(lǐng)導(dǎo)或各承辦部門。為防止文件接收延誤，各部門須上報(bào)文件接收員，接到通知后，將接收文件上報(bào)部門負(fù)責(zé)人處理，并及時(shí)將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時(shí)，主要做到以下幾點(diǎn)：

（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應(yīng)按文件的急緩和重要性進(jìn)行排隊(duì)，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先處理。

（二）掌握傳閱范圍：嚴(yán)格按擬辦意見(jiàn)和領(lǐng)導(dǎo)閱示范圍傳閱，不能任意擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。

（三）文不橫傳：文件要通過(guò)文秘人員分別送給每個(gè)應(yīng)閱人員，不能由應(yīng)閱人員自行橫傳。

（四）認(rèn)真檢查處理：文秘人員應(yīng)對(duì)收回的傳閱文件進(jìn)行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過(guò)并標(biāo)明了閱完時(shí)間，是否簽名；

（2）檢查閱文人有無(wú)指示意見(jiàn)和對(duì)需要印發(fā)的文件有無(wú)修改意見(jiàn)；（3）檢查傳閱件有無(wú)缺損，附件是否完整；

（4）檢查簽署擬辦意見(jiàn)和閱辦結(jié)果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時(shí)效性，遵循急件急辦原則。

第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領(lǐng)取承辦公文復(fù)印件時(shí)，領(lǐng)取人員應(yīng)在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應(yīng)當(dāng)抓緊時(shí)間辦理并及時(shí)答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。

第四十一條催辦：送領(lǐng)導(dǎo)人批示、傳閱或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政辦要負(fù)責(zé)催辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。

第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內(nèi)容，可復(fù)印留存，原文應(yīng)交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應(yīng)在存檔時(shí)間欄內(nèi)登記清楚。收集存檔的文件，按上級(jí)來(lái)文、下級(jí)請(qǐng)示內(nèi)容分類存放。

第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定統(tǒng)一交檔案室立卷、存檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結(jié)果內(nèi)容。

第四十四條代表我公司外出參加會(huì)議帶回的文件以及各單位直接收到的上級(jí)文件及資料，應(yīng)及時(shí)送交行政辦公室進(jìn)行收文處理，不得私自進(jìn)行處理和保存。未經(jīng)行政辦公室接收的公文在處理過(guò)程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責(zé)任。

第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門應(yīng)提出擬辦意見(jiàn)，送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。由兩家以上單位（部門）共同辦理時(shí)，批示中應(yīng)注明主辦單位。需要其它領(lǐng)導(dǎo)傳閱時(shí)，應(yīng)先對(duì)公文進(jìn)行復(fù)印，送交承辦單位，再將原文進(jìn)行傳閱，以保證公文的及時(shí)辦理。緊急公文，還要提出辦理時(shí)限。

第四十六條 承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回歸口管理部門，并說(shuō)明理由。

第四十七條凡涉及其他部門的問(wèn)題，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商解決。

第四十八條 送有關(guān)經(jīng)理層批示或交有關(guān)部門辦理的公文，歸口管理部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。重要公文還應(yīng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。

第七章 公文立卷和銷毀

第四十九條 公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

第五十條 公文立卷，應(yīng)根據(jù)其特征、相互關(guān)系和依存價(jià)值分類整理，并保證齊全完整，正確反映主要工作情況和從屬關(guān)系，以便保管、查找和利用。

第五十一條 案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第五十二條 無(wú)存檔價(jià)值和存查必要的公文，經(jīng)過(guò)鑒別、歸口管理部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書(shū)寫。

第八章 公文管理

第五十四條 各單位（部門）應(yīng)認(rèn)真做好公文的學(xué)習(xí)貫徹、落實(shí)及管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行一體化管理體系文件控制的各項(xiàng)要求，確保公文管理的質(zhì)量和效率。

第五十五條 對(duì)明確注明廢止和有時(shí)效性的失效公文，各使用單位（部門）應(yīng)及時(shí)將其撤出使用場(chǎng)所。若需要留存作為參考，要與現(xiàn)行有效的公文進(jìn)行隔離存放，并明確標(biāo)識(shí)以防誤用。對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密或其它原因需要回收的公文，由原擬文單位（部門）負(fù)責(zé)。

第五十六條 保密公文執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團(tuán)保護(hù)企業(yè)秘密管理暫行規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕5號(hào)文件）。

第五十七條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。

第五十八條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第九章 附 則

第五十九條 各部門嚴(yán)格按照本辦法開(kāi)展公文處理工作，由各歸口管理部門補(bǔ)充制定本部門公文處理辦法。

第六十條 本辦法其它未盡事項(xiàng)，由行政辦公室繼續(xù)修正完善。第六十一條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，最終解釋權(quán)歸行政辦公室。

第三篇：公文處理辦法

第一章總則

第一條為認(rèn)真貫徹實(shí)施《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，使我局的機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，進(jìn)一步提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，結(jié)合我局的實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條長(zhǎng)垣河務(wù)局機(jī)關(guān)行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，施行行政性措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

第三條局辦公室是全局公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

第四條局屬各部門，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。努力學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策，學(xué)習(xí)治黃業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。

第五條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第六條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第七條在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。

第八條各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，自覺(jué)遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第二章公文種類

第九條新鄉(xiāng)河務(wù)局常用的機(jī)關(guān)公文種類主要包括：

（一）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。

（二）請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（三）報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，匯報(bào)交辦事項(xiàng)的結(jié)果等。

（四）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

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（五）決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（六）意見(jiàn)

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

（七）函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（九）會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第三章公文格式

第十條公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、秘密等級(jí)和保密期限、緩急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附注、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等部分組成。

（一）發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。

（二）涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照《水利工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》（水辦〔2000〕649號(hào)）標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。

（三）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”，并以書(shū)面形式說(shuō)明原因及時(shí)限要求；緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文字號(hào)，包括發(fā)文單位代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。答復(fù)有關(guān)人大、政協(xié)建議、提案的文件，發(fā)文字號(hào)由辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

局機(jī)關(guān)發(fā)文代字分別為“長(zhǎng)黃”、“長(zhǎng)黃組”，以行文先后順序編號(hào)，如：“長(zhǎng)黃〔2006〕3號(hào)”，其中，“長(zhǎng)黃”代表“長(zhǎng)垣河務(wù)局”，“〔2006〕3號(hào)”為2006年第3號(hào)文件。

凡使用“長(zhǎng)黃”作為發(fā)文代字的文件，須有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或委托后方能使用（其底稿交辦公室保管），“

（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容、公文種類構(gòu)成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（六）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。附件名稱后不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。注明的附件和實(shí)際所附的文件、材料名稱完全一致。

（七）公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章要壓在發(fā)文日期上，務(wù)必使印章與正文同處一頁(yè)，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

（八）成文時(shí)間，以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

（九）公文一律按要求標(biāo)注規(guī)范的主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

（十）上報(bào)的公文要在首頁(yè)注明簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人姓名分列紅色反線之上的左右兩側(cè)，發(fā)文字號(hào)左空一字，簽發(fā)人姓名右空一字。

（十一）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，如向系統(tǒng)內(nèi)上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送請(qǐng)示，只需標(biāo)明內(nèi)線電話即可；向地方部門報(bào)送請(qǐng)示，則需標(biāo)注公網(wǎng)電話。

（十二）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

第十一條公文用字。文字從左至右橫寫橫排，文中如有小標(biāo)題，可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，密級(jí)、緊急程度和“主題詞”用3號(hào)黑體字，簽發(fā)人的姓名用3號(hào)楷體字，公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，主題詞的詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，除此之外，公文的其他部分均使用3號(hào)仿宋體字。

第十二條公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28個(gè)字，左側(cè)裝訂。底稿用紙亦要采用a4型紙。

第四章行文規(guī)則

第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告。

第十四條單位一般不得越級(jí)行文，應(yīng)逐級(jí)上報(bào)或下達(dá)，因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)單位。

第十五條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，明確提出請(qǐng)示的內(nèi)容；一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

報(bào)告是閱件，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第十六條除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。

第十七條普發(fā)性公文，應(yīng)寫為“機(jī)關(guān)各部門、局直各機(jī)構(gòu)”向各部門發(fā)文。

第五章發(fā)文辦理

第十八條發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、審核、呈簽、簽發(fā)、校對(duì)、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。

第十九條凡涉及其他部門的問(wèn)題，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽。上報(bào)的公文，如有關(guān)方面意見(jiàn)不一致，應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。

第二十條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行，并加以說(shuō)明。

（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，直述不曲，文字精練，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

（三）機(jī)關(guān)各部門必須使用局統(tǒng)一印制的發(fā)文處理紙，并按要求在發(fā)文處理紙上填寫標(biāo)題、發(fā)文代字、主送單位、抄送單位、份數(shù)、擬稿單位、擬稿人、日期、附件名稱、主題詞等。根據(jù)實(shí)際需要，標(biāo)注文件的密級(jí)和緊急程度。如屬“請(qǐng)示”，應(yīng)將聯(lián)系人和聯(lián)系電話標(biāo)注在發(fā)文處理紙上。

凡發(fā)文處理紙上已寫明的內(nèi)容，如發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、日期、附件等，均不要在底稿上出現(xiàn)。

底稿頁(yè)面設(shè)置應(yīng)符合《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》的要求，即上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。

（四）人名、地名、數(shù)字、引文述語(yǔ)要準(zhǔn)確，做到前后一致。引用公文應(yīng)當(dāng)先引制發(fā)機(jī)關(guān)和標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)（并加上圓括號(hào)）。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日，嚴(yán)禁用“05年”代替“2005年”等類似現(xiàn)象的發(fā)生。

（五）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（六）必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

（七）用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。規(guī)范化簡(jiǎn)稱因?yàn)橐呀?jīng)約定俗成，不必注明。

（八）主送和抄送單位名稱要規(guī)范；全稱、簡(jiǎn)稱要準(zhǔn)確，在同一文件中繁簡(jiǎn)應(yīng)一致，隸屬關(guān)系和層次要分明；標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，同一性質(zhì)和級(jí)別的單位之間用頓號(hào)，其他用逗號(hào)或分號(hào)。

機(jī)構(gòu)名稱規(guī)范：“水利部黃河水利委員會(huì)”規(guī)范簡(jiǎn)稱為“黃委”，“黃河水利委員會(huì)河南黃河河務(wù)局”規(guī)范簡(jiǎn)稱為“河南河務(wù)局”，“河南黃河河務(wù)局新鄉(xiāng)黃河河務(wù)局”規(guī)范簡(jiǎn)稱為“新鄉(xiāng)河務(wù)局”，“新鄉(xiāng)黃河河務(wù)局長(zhǎng)垣黃河河務(wù)局”規(guī)范簡(jiǎn)稱為“長(zhǎng)垣河務(wù)局”，嚴(yán)禁使用“省局”、“市局”、“縣局”的說(shuō)法。

（九）供領(lǐng)導(dǎo)審簽發(fā)文的閱件要齊全，如，復(fù)文一般應(yīng)有對(duì)方來(lái)文和與文件有關(guān)的其他資料。隨文印發(fā)的附件，要用全稱寫在附件欄內(nèi)，兩個(gè)以上附件要分列序號(hào)。附件必須符合《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》的要求，不得擅自裝訂成冊(cè)，封皮及內(nèi)容應(yīng)為普通a4復(fù)印紙，不允許使用硬紙。

第二十一條簽發(fā)文件

向上級(jí)的重要請(qǐng)示、報(bào)告和向下級(jí)單位部署全局性工作及其他重要文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)審定，局長(zhǎng)簽發(fā)；局長(zhǎng)外出時(shí)，由主持工作的副局長(zhǎng)簽發(fā)。其他文件由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如單位一把手擔(dān)任非常設(shè)機(jī)構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人，相關(guān)業(yè)務(wù)的文件則須由一把手簽發(fā)，主管領(lǐng)導(dǎo)審稿后在“會(huì)簽”欄填寫意見(jiàn)。

單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)文件要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，簽署自己的意見(jiàn)、姓名和時(shí)間。

文稿一經(jīng)簽發(fā)一般不再改動(dòng)。發(fā)現(xiàn)個(gè)別誤差，由辦公室負(fù)責(zé)訂正。如需改變?cè)?，須重新?qǐng)示原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)。

第二十二條公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十三條草擬、修改和簽發(fā)公文，用筆用墨必須符合存檔要求（不得使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

第二十四條不得在文稿裝訂線外書(shū)寫。領(lǐng)導(dǎo)批示文字和其他簽署意見(jiàn)的文字不得越過(guò)裝訂線。主辦人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)助辦理。

第二十五條發(fā)文程序

（一）公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否需要與有關(guān)部門協(xié)商或會(huì)簽，文字表述，文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。

（二）發(fā)文程序：

主辦部門承辦人擬稿→部門負(fù)責(zé)人核稿→辦公室主任審核→局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→辦公室秘書(shū)核稿→打字室繕印（擬稿部門校稿）→辦公室蓋印→封發(fā)。每個(gè)環(huán)節(jié)都要由經(jīng)手人簽字（電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序與此相同）。

（三）各部門必須按此程序辦理公文，不得直接將文件初稿送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，嚴(yán)禁文件倒流。

（四）各部門送給局領(lǐng)導(dǎo)的書(shū)面報(bào)告、請(qǐng)示、文件、資料等，應(yīng)由辦公室統(tǒng)一傳遞，各部門不得隨意自行送給局領(lǐng)導(dǎo)。

（五）繕印文件由文印人員按急緩程度辦理，其他人員不得自行要求打印或復(fù)印。嚴(yán)格控制文件印制數(shù)量，避免浪費(fèi)。

（六）校對(duì)文件要認(rèn)真、負(fù)責(zé)、全面，若因校對(duì)原因?qū)е挛募霈F(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)追究校對(duì)人的責(zé)任。

（七）公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)按程序復(fù)審。

（八）公文用印要嚴(yán)格按照審批權(quán)限規(guī)定，發(fā)現(xiàn)手續(xù)不完備或不符合辦文要求的應(yīng)與辦文部門商量補(bǔ)辦或重辦，否則不予用印。印鑒管理人員要對(duì)公文格式內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)返回文印室更正。用印要端正、清晰，按簽發(fā)數(shù)量用印，不得多蓋。

（九）分發(fā)前，分發(fā)人員要對(duì)公文作最后檢查，確認(rèn)無(wú)誤后再分發(fā)。

第二十六條絕密件和注明不準(zhǔn)復(fù)制的其他密件，未經(jīng)制發(fā)單位批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制。

第二十七條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電子郵件等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電子郵件傳輸。

第二十八條內(nèi)部明電、便函、會(huì)議紀(jì)要由辦公室文印部門統(tǒng)一編號(hào)，各部門不得擅自編號(hào)，底稿交辦公室管理、歸檔。

第二十九條局屬單位上報(bào)局的公文一律一式7份。

第六章收文辦理

第三十條收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條需要辦理的公文，由辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門辦理。

第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回辦公室并說(shuō)明理由。

第三十三條審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批時(shí)間，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

第三十四條送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室收文管理人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

凡各類會(huì)議發(fā)放的、需要由我局執(zhí)行、辦理的文件，在會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員要及時(shí)送交辦公室簽收、運(yùn)轉(zhuǎn)，不得私自存放，以免漏辦。

第七章公文歸檔

第三十五條公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。

第三十六條公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十七條案卷定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存

第八章公文管理

第三十八條公文由辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十九條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)的證明章。

第四十條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十一條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文及涉密資料應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，并做好登記，保證不丟失、不漏銷。

第四十二條部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第九章附則

第四十三條行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。

第四十四條公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。

第四十五條本辦法由局辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第四十六條本辦法自發(fā)布之日起施行，其他有關(guān)機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

第四篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章總則

第二部分行政辦公及綜合治理

第一條為加強(qiáng)XXXXXX公司（以下簡(jiǎn)稱公司）公文管理

工作，使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)〔2000〕23 號(hào)）制定本辦法。

第二條公司公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公文文書(shū)，是傳達(dá)國(guó)家方針、政策，貫徹股東大會(huì)、董事會(huì)決議，發(fā)布規(guī)章制度，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和洽商工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、簡(jiǎn)潔高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第四條本辦法適用于公司各部門公文及各單位報(bào)公司公文。

第五條總經(jīng)理辦公室是公司公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公司公文處理工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各單位的公文處理工作。

第六條各部門應(yīng)配備符合崗位要求的專職或兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。負(fù)責(zé)公文處理的人員，應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)。各部門公文處理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)換時(shí)，要做好工作交接，并在總經(jīng)理辦公室備案，以保證公文處理工作的連續(xù)性。

第七條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)和公司關(guān)于商業(yè)秘密的管理規(guī)定，確保國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。

第二章公文類別

第八條公司公文種類主要有：

（一）決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（二）通知

適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和調(diào)配干部。

（三）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（四）報(bào)告

適用于向上級(jí)單位或者有關(guān)主管部門匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，請(qǐng)求備案，答復(fù)上級(jí)單位或者有關(guān)主管部門的詢問(wèn)。

（五）請(qǐng)示

適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（六）批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。

（七）意見(jiàn)

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

（八）函

適用于對(duì)不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)和答

復(fù)審批事項(xiàng)。

（九）會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第九條公司公文劃分為“文件”和“簽報(bào)”。

（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。

（二）“簽報(bào)”是各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示問(wèn)題或報(bào)告工作的一種形式。

第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密的公文應(yīng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)。緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

（二）公司發(fā)文標(biāo)識(shí)為“XXXXXX公司文件”。聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

（三）發(fā)文字號(hào)由公司代字“中港”、各部門代字、年份、序號(hào)組成。

第二部分行政辦公及綜合治理

聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。

（四）“請(qǐng)示”行文應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)發(fā)文字號(hào)右側(cè)注明簽發(fā)人姓名，在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法律法規(guī)和公司規(guī)章制度名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題采用前置介詞結(jié)構(gòu)形式，通常使用的介詞是“關(guān)于”。

（六）主送單位指公文的受理單位，應(yīng)使用全稱和規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。應(yīng)當(dāng)根據(jù)辦文意圖及受文單位權(quán)限確定主送單位，不要多頭主送和越級(jí)主送。

（七）附件指隨文附上的有關(guān)照片、圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字及文字資料，是對(duì)正文的補(bǔ)充與參考。公文如有附件（不包括被批轉(zhuǎn)、報(bào)送件），應(yīng)在正文之后、成文日期之前，注明附件的順序和名稱。被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件，應(yīng)隨同下發(fā)，但不必標(biāo)明“附件”字樣。

（八）公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位均應(yīng)加蓋印章。

（九）成文日期以公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期或會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。年、月、日要完整，不能省略。

（十）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)明。

（十一）公文主題詞（見(jiàn)附件 1）由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)標(biāo)注。上行文按照上級(jí)單位的要求標(biāo)注主題詞。

（十二）抄送（報(bào)）單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

第十一條文字從左至右橫寫、橫排。

第十二條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則參見(jiàn)附件 2。

第十三條公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（210mmX297mm）,左側(cè)裝訂。

第四章行文規(guī)則

第十四條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第十五條行文關(guān)系應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

第十六條各部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)由部門自行發(fā)文，各部門依據(jù)部門職

責(zé)可以相互行文和向下一級(jí)單位的相關(guān)部門行文；行文時(shí)，需采用總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一擬訂的式樣，加蓋部門印章但不得使用“XXXXXX公司文件”用紙。

第十七條凡是向上級(jí)單位請(qǐng)求請(qǐng)示和批準(zhǔn)的函件，一律使用“請(qǐng)示”文種。

“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一項(xiàng)請(qǐng)示只限一個(gè)問(wèn)題，不得把兩個(gè)或兩個(gè)以上互相沒(méi)關(guān)聯(lián)的問(wèn)題放在一項(xiàng)請(qǐng)示中；工作請(qǐng)示要按級(jí)請(qǐng)示，不能越級(jí)請(qǐng)示，特殊情況越級(jí)請(qǐng)示，必須同時(shí)抄報(bào)直接主管部門；一項(xiàng)請(qǐng)示一般只限主送一個(gè)上級(jí)單位，如需其它單位協(xié)助或知曉的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位。

“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第十八條除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以各部門名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。

第十九條同級(jí)黨、政、工、團(tuán)可以聯(lián)合行文。黨政之間不能相互行文。

第五章發(fā)文管理

第二十條發(fā)文辦理指以各部門名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

發(fā)文流程為：承辦人擬稿（填寫發(fā)文稿上各項(xiàng)內(nèi)容）

承辦人所在處（室）領(lǐng)導(dǎo)簽字—>部門領(lǐng)導(dǎo)核簽—>主辦部門會(huì)簽有關(guān)部門—>總經(jīng)理辦公室核稿—>公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)—>總經(jīng)理辦公室登記編號(hào)—>文印人員打印—>

清樣—>承辦人校對(duì)并簽字繕印—>用印—>主辦部門封發(fā)。

第二十一條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國(guó)家的方針、政策和法規(guī)以及公司的有關(guān)規(guī)定。

（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，稿面整潔，篇幅力求簡(jiǎn)短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的及與主送單位的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字

號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外

文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用

語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿 拉伯?dāng)?shù)字。

第二部分行政辦公及綜合治理

（十）應(yīng)附來(lái)文和必要的相關(guān)文件、資料。

（十一）承辦人根據(jù)需要，確定主送、抄報(bào)、抄送單位，標(biāo)明正文和附件印

數(shù)。

第二十二條擬制公文，對(duì)涉及其他部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)

主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù) 責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦單位可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè) 性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十三條會(huì)簽文稿均由主辦單位送轉(zhuǎn)會(huì)簽，以會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)簽字為有

效；會(huì)簽中如有不同意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后送總經(jīng)理辦公室報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。需要外 單位會(huì)簽的，由主辦部門指定專人承辦；若外單位對(duì)會(huì)簽稿有重大修改，應(yīng)重新 送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。外單位送我公司會(huì)簽的文稿，由主辦部門提出意見(jiàn)后按發(fā)文程

序處理。

第二十四條公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由總經(jīng)理辦公室審核。審核的重點(diǎn)

是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要 求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十五條上行為，應(yīng)采用“XXXXXX公司文件”用紙，一

般應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，按領(lǐng)導(dǎo)分工，由主 要負(fù)責(zé)人或經(jīng)其授權(quán)的其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公文文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，具有正式文件的效用。

未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，各部門不得以公司名義發(fā)文。

第二十六條公文正式印制前，總經(jīng)理辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否同意、規(guī)范等。

經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序重新簽發(fā)。

第二十七條公司發(fā)文，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)繕印，使用“公司工程有

限責(zé)任公司文件”用紙，續(xù)頁(yè)使用 A4 白紙，標(biāo)題字體為小 2 號(hào)宋體，正文字體 為 3 號(hào)仿宋體。

（一）公司發(fā)文由承辦人負(fù)責(zé)校對(duì)，校對(duì)人要對(duì)所交文字負(fù)責(zé)，校對(duì)后稱本

人要在發(fā)文稿紙“校對(duì)人”欄以及所發(fā)文件的每一頁(yè)樣稿上簽字。

（二）上行文或其他重要公文，由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行二校。

第二十八條辦理“簽報(bào)”使用“XXXXXX公司簽報(bào)用紙”，注明報(bào)送的領(lǐng)導(dǎo)，闡明所需簽批事項(xiàng)，送總經(jīng)理辦公室登記、編號(hào)，并由總經(jīng)理 辦公室呈主管或分管領(lǐng)導(dǎo)原件批回?！昂瀳?bào)”必須由主辦部門負(fù)責(zé)人親筆簽名，不加蓋印章。“簽報(bào)”原件有總經(jīng)理辦公室留存歸檔。簽報(bào)續(xù)頁(yè)使用 A4 白紙，字 69

體為 3 號(hào)仿宋體。

第六章收文辦理

第二十九條收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等

程序。

第三十條簽收公文應(yīng)逐件清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向發(fā)文單位查詢。

第三十一條登記應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文文號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、來(lái)文日期、收文編號(hào)等逐項(xiàng)填寫清楚。一般事務(wù)性來(lái)文可視情況確定是否登記。

公司收文，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)簽收、拆封、登記、分辦；各部門收文，由

各部門負(fù)責(zé)拆封、登記、分辦；注明領(lǐng)導(dǎo)親啟件，送領(lǐng)導(dǎo)本人或其秘書(shū)簽收。上、下級(jí)單位送領(lǐng)導(dǎo)親啟的信函由領(lǐng)導(dǎo)本人拆閱。

第三十二條收到公文，總經(jīng)理辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否

應(yīng)由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān) 規(guī)定，文種使用、公文格式是否規(guī)范等。

分辦公文，應(yīng)當(dāng)分清主次緩急，分清閱件與辦件，優(yōu)先處理緊急重要的公文

和需要辦理的公文。凡送部門分辦的公文，應(yīng)及時(shí)辦理，需請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)的事項(xiàng)，應(yīng) 當(dāng)先提出處理意見(jiàn)后再請(qǐng)示；主送各部門的公文，由各部門承辦。

第三十三條經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，總經(jīng)理辦公室根據(jù)文件內(nèi)

容及部門職責(zé)提出處置意見(jiàn)，分送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或送有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以 上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不應(yīng)由本單

位辦理的公文，經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。第三十四條應(yīng)當(dāng)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或閱知的文件主要包括以下方面內(nèi)容：

（一）上級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)下發(fā)的重要文件。

（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事項(xiàng)。

（三）無(wú)明確歸口管理部門，需要領(lǐng)導(dǎo)批示的事項(xiàng)。

（四）特別緊急的需要領(lǐng)導(dǎo)批示的事項(xiàng)。

（五）領(lǐng)導(dǎo)親自交辦的事項(xiàng)。

（六）其他需要領(lǐng)導(dǎo)批示或閱知的事項(xiàng)。

第三十五條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊

急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)說(shuō)明。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)在文件批轉(zhuǎn)處理單上簡(jiǎn)要簽注承辦的結(jié)果（如已辦復(fù)，則注明復(fù)文號(hào)與復(fù)文 日期）或有關(guān)建議或意見(jiàn)，并簽注姓名和日期。涉及緊急或重大事項(xiàng)的，應(yīng)另外 通過(guò)其他方式迅速報(bào)告、請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)告有關(guān)部門。對(duì)不屬于本部門職責(zé)范圍或 第二部分行政辦公及綜合治理

不宜由本部門辦理的，應(yīng)迅速退回總經(jīng)理辦公室，并說(shuō)明理由。

第三十六條公文辦理中遇有涉及其他部門職責(zé)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)

與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第三十七條審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批時(shí)間，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第三十八條送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理的公文，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)催

辦。對(duì)緊急公文應(yīng)跟蹤催辦，重要公文應(yīng)重點(diǎn)催辦，一般公文應(yīng)定期催辦。

第七章公文歸檔

第三十九條公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)公司檔案管理有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理（立

卷）、歸檔。個(gè)人不得將應(yīng)歸檔的公文據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第四十條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其互相聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等進(jìn)

行分類管理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，并能正確反應(yīng)本部門的主要

工作情況，便于保管和利用。

第四十一條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他

部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十二條本部門領(lǐng)導(dǎo)兼任其它部門職務(wù)，在履行所兼任職務(wù)的過(guò)程中形

成的公文，由其兼職部門整理（立卷）、歸檔。

第四十三條各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件資料的平時(shí)立卷工作。每年月底前，應(yīng)將上一年已收集整理的案卷移交總經(jīng)理辦公室，并辦理移交手續(xù)。第四十四條各部門制作、保管的與業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料及照片、錄像帶等

按公司檔案管理辦法統(tǒng)一交歸總經(jīng)理辦公室，不得私自留用。

第四十五條擬制、修改和簽批公文，所用字跡材料應(yīng)耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)水筆進(jìn)行書(shū)寫，不得在文稿裝訂線外書(shū)寫。所用紙張必須符 合存檔要求。

第八章公文管理

第四十六條公文由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十七條上級(jí)單位的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)

導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。如需翻印受控文件，應(yīng)當(dāng)辦理受控文件復(fù)制審批手續(xù)。

第四十八條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。

第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第五十條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)鑒別并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主要負(fù)

責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟 失、不漏銷。

第五十一條機(jī)構(gòu)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，需要

歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第九章附則

第五十二條公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定將另行制定。

第五十三條本辦法由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第五十四條本辦法自印發(fā)之日起施行。其他有關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本

辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

第五十五條原《XXXXXX公司公文處理辦法（試行）》廢止。

附件：

1.《公司公文主題詞表》

2.《公司公文格式》

3.《各單位規(guī)范簡(jiǎn)稱表》

4.《公司發(fā)文泛指單位一覽表》

5.《公司各部室發(fā)文字號(hào)》

6.《公司發(fā)文稿紙式樣》

7.《公司發(fā)文版頭及發(fā)文字號(hào)格式》

第五篇：公文處理辦法

第一章 總則

第一條 為認(rèn)真貫徹實(shí)施《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，使我局的機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，進(jìn)一步提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，結(jié)合我局的實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條 長(zhǎng)垣河務(wù)局機(jī)關(guān)行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，施行行政性措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

第三條 局辦公室是全局公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

第四條 局屬各部門，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。努力學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策，學(xué)習(xí)治黃業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。

第五條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第六條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第七條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。

第八條 各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，自覺(jué)遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第二章 公文種類

第九條 新鄉(xiāng)河務(wù)局常用的機(jī)關(guān)公文種類主要包括：

（一）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。

（二）請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（三）報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，匯報(bào)交辦事項(xiàng)的結(jié)果等。

（四）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

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（五）決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（六）意見(jiàn)

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

（七）函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（九）會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、秘密等級(jí)和保密期限、緩急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附注、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等部分組成。

（一）發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。

（二）涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照《水利工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》（水辦〔2000〕649號(hào)）標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。

（三）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”，并以書(shū)面形式說(shuō)明原因及時(shí)限要求；緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文字號(hào)，包括發(fā)文單位代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。答復(fù)有關(guān)人大、政協(xié)建議、提案的文件，發(fā)文字號(hào)由辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

局機(jī)關(guān)發(fā)文代字分別為“長(zhǎng)黃”、“長(zhǎng)黃組”，以行文先后順序編號(hào)，如：“長(zhǎng)黃〔2006〕3號(hào)”，其中，“長(zhǎng)黃”代表“長(zhǎng)垣河務(wù)局”，“〔2006〕3號(hào)”為2006年第3號(hào)文件。

凡使用“長(zhǎng)黃”作為發(fā)文代字的文件，須有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或委托后方能使用（其底稿交辦公室保管），“

（五）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容、公文種類構(gòu)成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（六）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。附件名稱后不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。注明的附件和實(shí)際所附的文件、材料名稱完全一致。

（七）公文除“會(huì)議紀(jì)要”外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章要壓在發(fā)文日期上，務(wù)必使印章與正文同處一頁(yè)，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

（八）成文時(shí)間，以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

（九）公文一律按要求標(biāo)注規(guī)范的主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

（十）上報(bào)的公文要在首頁(yè)注明簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人姓名分列紅

序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十三條 草擬、修改和簽發(fā)公文，用筆用墨必須符合存檔要求（不得使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

第二十四條不得在文稿裝訂線外書(shū)寫。領(lǐng)導(dǎo)批示文字和其他簽署意見(jiàn)的文字不得越過(guò)裝訂線。主辦人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)助辦理。

第二十五條 發(fā)文程序

（一）公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否需要與有關(guān)部門協(xié)商或會(huì)簽，文字表述，文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。

（二）發(fā)文程序：

主辦部門承辦人擬稿→部門負(fù)責(zé)人核稿→辦公室主任審核→局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→辦公室秘書(shū)核稿→打字室繕?。〝M稿部門校稿）→辦公室蓋印→封發(fā)。每個(gè)環(huán)節(jié)都要由經(jīng)手人簽字（電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序與此相同）。

（三）各部門必須按此程序辦理公文，不得直接將文件初稿送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，嚴(yán)禁文件倒流。

（四）各部門送給局領(lǐng)導(dǎo)的書(shū)面報(bào)告、請(qǐng)示、文件、資料等，應(yīng)由辦公室統(tǒng)一傳遞，各部門不得隨意自行送給局領(lǐng)導(dǎo)。

（五）繕印文件由文印人員按急緩程度辦理，其他人員不得自行要求打印或復(fù)印。嚴(yán)格控制文件印制數(shù)量，避免浪費(fèi)。

（六）校對(duì)文件要認(rèn)真、負(fù)責(zé)、全面，若因校對(duì)原因?qū)е挛募霈F(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)追究校對(duì)人的責(zé)任。

（七）公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)按程序復(fù)審。

（八）公文用印要嚴(yán)格按照審批權(quán)限規(guī)定，發(fā)現(xiàn)手續(xù)不完備或不符合辦文要求的應(yīng)與辦文部門商量補(bǔ)辦或重辦，否則不予用印。印鑒管理人員要對(duì)公文格式內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)返回文印室更正。用印要端正、清晰，按簽發(fā)數(shù)量用印，不得多蓋。

（九）分發(fā)前，分發(fā)人員要對(duì)公文作最后檢查，確認(rèn)無(wú)誤后再分發(fā)。

第二十六條 絕密件和注明不準(zhǔn)復(fù)制的其他密件，未經(jīng)制發(fā)單位批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制。

第二十七條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電子郵件等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電子郵件傳輸。

第二十八條 內(nèi)部明電、便函、會(huì)議紀(jì)要由辦公室文印部門統(tǒng)一編號(hào)，各部門不得擅自編號(hào)，底稿交辦公室管理、歸檔。

第二十九條 局屬單位上報(bào)局的公文一律一式7份。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 需要辦理的公文，由辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門辦理。

第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回辦公室并說(shuō)明理由。

第三十三條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批時(shí)間，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

第三十四條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室收文管理人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

凡各類會(huì)議發(fā)放的、需要由我局執(zhí)行、辦理的文件，在會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員要及時(shí)送交辦公室簽收、運(yùn)轉(zhuǎn)，不得私自存放，以免漏辦。

第七章 公文歸檔

第三十五條 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。

第三十六條 公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十七條 案卷定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存

第八章 公文管理

第三十八條 公文由辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十九條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)的證明章。

第四十條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十一條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文及涉密資料應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，并做好登記，保證不丟失、不漏銷。

第四十二條 部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文

按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第九章 附則

第四十三條 行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。

第四十四條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。

第四十五條 本辦法由局辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第四十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行，其他有關(guān)機(jī)關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。