第一篇：農商行公文處理辦法

農商行公文處理辦法

第一章 總則

第一條

為確保農商行（以下簡稱“省聯(lián)社”）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，參照《黨政機關公文處理工作條例》的規(guī)定，結合省聯(lián)社實際，制定本辦法。

第二條

公文是傳達貫徹黨和國家的方針政策、發(fā)布各項內控制度、施行經營管理措施、請示和答復問題、指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

第三條

公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條

公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條

公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)和省聯(lián)社關于保密管理的相關規(guī)定，確保國家秘密和省聯(lián)社秘密的安全。

第六條

辦公室是省聯(lián)社公文處理的管理機構，負責擬訂有關公文管理的各項制度，對省聯(lián)社各部門、直屬中心、派出機構和轄區(qū)內農村合作金融機構的公文管理工作進行指導、監(jiān)督、檢查。辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作，各部門、直屬中心應當確定專（兼）職人員負責公文管理工作。

第七條

省聯(lián)社應當為公文處理工作創(chuàng)造必要的條件，通過開展業(yè)務和專業(yè)知識培訓，提高文秘人員的素質，充分調動文秘人員的工作積極性。

第二章

公文種類

第八條

省聯(lián)社公文種類主要包括：

（一）決定

適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷派出機構以及轄區(qū)內農村合作金融機構不適當?shù)臎Q定事項。

（二）通告

適用于公布一定范圍內應當遵守或者周知的事項。

（三）通知

適用于傳達上級機關的指示；要求轄區(qū)內派出機構和農村合作金融機構辦理和需要周知或執(zhí)行的事項；批轉轄區(qū)內派出機構和農村合作金融機構的公文或者轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布各項內控制度；任免和聘用人員等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（五）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

（六）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（七）批復

適用于答復派出機構、轄區(qū)內農村合作金融機構的請示事項。

（八）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（九）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批等。

（十）決議

適用于社員大會、理事會等就行使職權表決有關事項。

（十一）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章

公文格式

第九條

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、校對人、打印人等部分組成。

第十條

秘密等級和保密期限。涉密公文應當按《中華人民共和國保守秘密法》和《農商行保密管理暫行辦法》等保密規(guī)定標明密級和保密期限。

第十一條

緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

第十二條

發(fā)文機關標識。發(fā)文機關標識是指公文的文頭，應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。

第十三條

發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、序號組成。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。

省聯(lián)社發(fā)文字號主要包括：

（一）*農信字〔公元年份〕××號。適用于向上級機關或平行機關請示、報告工作。主要用于請示、報告等文種。

（二）*農信發(fā)〔公元年份〕××號。適用于向轄區(qū)內派出機構、農村合作金融機構部署工作等。主要用于決定、通告、通知、通報、意見、決議等文種。

（三）*農信黨〔公元年份〕××號適用于省聯(lián)社黨委作出的重大戰(zhàn)略部署、實施意見和工作安排，以及作出黨紀處分、通報有關黨內重大事項等。

（四）*農信紀〔公元年份〕××號。適用于紀委向上級機關報告工作或向下級機關通報及部署工作。

（五）*農信工〔公元年份〕××號。適用于工會向下級機關轉發(fā)上級機關一般性文件或部署工作。

（六）*農信文明委〔公元年份〕××號。適用于精神文明委向下級機關轉發(fā)上級機關一般性文件或部署工作。

（七）*農信函〔公元年份〕××號。適用于與不相隸屬機關之間告知、商洽、詢問、答復有關事項；向沒有隸屬關系的主管機關請求一般性核批事項，通報工作；向轄區(qū)內派出機構、農村合作金融機構函告單項工作、具體業(yè)務問題等。

（八）*農信黨任字〔公元年份〕××號。適用于人事任免事項。文種為通知。

（九）*農信復〔公元年份〕××號。適用于答復轄區(qū)內派出機構、農村合作金融機構的請示。文種為批復。

（十）*農信辦發(fā)〔公元年份〕××號。適用于辦公室代表省聯(lián)社布置日常性的事務工作、下發(fā)會議通知、通報有關情況等，轉發(fā)上級機關一般性文件。

（十一）會議紀要的發(fā)文字號為“〔公元年份〕××號”。

（十二）各部門、直屬中心要求轄內派出機構、農村合作金融機構相應部門報送各種臨時性報表、調查報告或其他非重要情況，均使用省聯(lián)社便函文頭，不必編號。

第十四條

簽發(fā)人。向有行政隸屬關系的上級機關行正式行文，應當在首頁文頭之下、橫線以上，與發(fā)文字號平行的右側位置注明簽發(fā)人姓名；聯(lián)合上報的公文，應當注明聯(lián)合單位簽發(fā)人的姓名。

第十五條

公文標題。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發(fā)文機關、發(fā)文事由和文種組成。上報的公文和聯(lián)合行文，一般不標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

轉發(fā)上級機關的公文，如其標題過長，可以根據主要事由自擬標題，不必層層標引。

第十六條

主送機關。主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

第十七條

成文日期。成文日期以社領導簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。

第十八條

公文印章。公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都要加蓋印章。

第十九條

公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注，位居成文日期下一行。

第二十條

公文附件。公文附件是指附屬于公文正文的其他材料，是公文的重要組成部分。附件應當與正文裝訂在一起，附件有兩件或者兩件以上，應當在附件首頁用阿拉伯數(shù)碼標明順序號。如果不能合訂，應當在附件首頁分別標明公文的發(fā)文字號和附件的順序號。如果附件不需打印或者不發(fā)，應當注明。

第二 十一條 抄送機關和內部發(fā)送。抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關不得抄送個人。

內部發(fā)送范圍為公文制發(fā)部門內部需要了解公文內容的單位。內部發(fā)送范圍按社領導、辦公室、主辦部門、會簽部門及其他需要閱知部門的順序排列。

第二十二條成文日期應當用阿拉伯數(shù)碼寫全公元年、月、日。

第二十三條公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）國家標準執(zhí)行。

第 二 十 四 條 公 文 統(tǒng) 一 使 用 國 際 標 準 A4 型(210mmX297mm)紙張，雙面印刷，左側雙訂裝訂。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第四章

行文規(guī)則

第二十五條

行文應當確有必要，注重效用。

第二十六條

行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。因重大災害、重大案件、重大事故必須越級行文時，應當抄送被越過的上級機關。

第二十七條

請示應當一文一事，一般只寫一個主送機關，如需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。

除特殊情況，請示、報告不得直接主送領導個人。報告中不得夾帶請示事項。

第二十八條

除辦公室外，省聯(lián)社各部門、直屬中心不得對外正式行文。

第五章

發(fā)文辦理

第二十九條發(fā)文辦理是指以省聯(lián)社名義制發(fā)公文的過程。發(fā)文按以下程序辦理：

（一）主辦部門、直屬中心擬稿并經其主要負責人審稿后簽署意見。

(二)公文交辦公室公文秘書進行核稿，由其送辦公室負責人審核并簽署意見。

（三）公文秘書交省聯(lián)社領導審批簽發(fā)。

（四）辦公室對簽發(fā)公文登記、編號。

（五）公文交文印室排版打印，并由主辦部門、直屬中心指派專人校對，確認無誤后由文印室印刷。

（六）主辦部門、直屬中心裝訂、登記、用印、分發(fā)或郵寄。

第三十條

公文草擬是指辦文人員按照公文辦理意圖起草公文初稿的過程。草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)，符合金融方針政策。

（二）實事求是，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，文字精煉，言簡意賅。

（三）公文的文種應當根據行文的目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

（四）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（五）結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。

（六）應當使用國家法定計量單位。

（七）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（八）公文中的數(shù)字，除部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

（九）擬寫、修改和簽批公文，均應使用鋼筆或毛筆、碳素墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和水彩筆等容易擦掉和褪色擴散的書寫工具。

第三十一條省聯(lián)社主辦部門、直屬中心起草的公文，涉及其他部門、直屬中心職權范圍內的事項，主辦部門、直屬中心應當主動與有關部門、直屬中心協(xié)商、會簽。

凡需會簽的公文，主辦部門、直屬中心應當與會辦部門、直屬中心取得一致意見后方可行文。若意見不一致時，由主辦部門、直屬中心報請共同上一級領導決定。

第三十二條省聯(lián)社起草的公文，涉及其他單位職權范圍的，應商得其他單位同意或征求意見。會簽前，省聯(lián)社領導應當在文頭稿紙簽發(fā)欄內明確簽署意見，再送有關單位。如需緊急辦理的，可派人持會簽文直接送該單位。

第三十三條對來自外單位的會簽公文，由辦公室統(tǒng)一辦理，交有關部門、直屬中心提出會簽意見，辦公室審核后報省聯(lián)社理事長審簽，并將會簽文稿復印一份備查。

第三十四條公文由主辦部門、直屬中心負責人審稿簽名。公文審核內容主要包括：

（一）是否符合國家法律、法規(guī)及有關規(guī)定，提出新的辦法、規(guī)定和措施等是否可行。

（二）是否需要其他部門、直屬中心或者有關單位會簽。

（三）公文文種的選用是否適當，擬制的公文是否符合行文規(guī)則和公文格式的有關要求。

（四）文稿的結構、觀點是否正確，情況是否真實，數(shù)據是否準確等。

第三十五條發(fā)文應送辦公室審核。未經辦公室審核的公文，不得直接送社領導簽發(fā)，不得繕印。需要有關部門、直屬中心會簽的公文，會簽后送辦公室審核。

辦公室重點審核以下內容：

（一）是否確需行文以及行文的級別、方式是否妥當。

（二）涉及其他部門、直屬中心或者外單位的問題，是否與其協(xié)商、會簽。

（三）是否符合行文規(guī)則和公文處理程序，是否符合文種使用、公文格式及發(fā)文字號的有關規(guī)定。

（四）遣詞造句、文字表達、標點符號、層次序數(shù)等是否準確規(guī)范。發(fā)送范圍是否適當，有關材料和資料是否齊備等。

第三十六條省聯(lián)社制發(fā)的公文，按照以下規(guī)定簽發(fā)：

（一）以省聯(lián)社名義制發(fā)的上行文，由理事長或理事長授權的社領導簽發(fā)。

（二）以省聯(lián)社名義制發(fā)的平行文，視文件內容由理事長或理事長授權的社領導簽發(fā)。

（三）以省聯(lián)社名義制發(fā)的下行文，一般由分管社領導簽發(fā)。涉及工作部署、工作規(guī)劃、經營管理、人事管理等方面的重大事項，以及會計財務計劃的核定和追加等方面請示的批復，由分管社領導審閱后，報理事長簽發(fā)。

（四）對外公告、信息披露由理事長簽發(fā)。

（五）會議紀要由會議主持人簽發(fā)。

第三十七條簽批公文，簽發(fā)人應當明確簽署意見，并簽署姓名和審批日期。其他審簽人圈閱后簽署姓名和日期，視為同意。

文稿經核準簽發(fā)后，未經簽發(fā)人同意，不得改動。需要對文稿進行實質性修改的，應當由辦公室審核后，按規(guī)定程序重新審簽。

第三十八條 辦公室應當在公文正式印制和發(fā)出前復核公文的審批、簽發(fā)程序是否完備。審批、簽發(fā)手續(xù)不符合要求的公文，不予繕印和發(fā)出。

第三十九條公文簽發(fā)后，由辦公室統(tǒng)一登記、編號，主辦部門、直屬中心負責向文印室提供擬繕印的公文電子文檔，并以簽發(fā)公文的原稿為藍本，同打印的清樣進行校對。準確無誤后由文印室按照規(guī)定的格式繕印。

第四十條

印制成正式文本的公文，經辦公室審核并加蓋印章后，由主辦部門、直屬中心按主送、抄送范圍分別裝封和發(fā)出。

第四十一條公文發(fā)出后，因發(fā)現(xiàn)錯誤需要追回的，主辦部門、直屬中心應當及時通知發(fā)送范圍內的所有單位，有關單位應當配合做好公文收回工作。

第四十二條公文自簽署、頒發(fā)之日起產生效力。公文被撤銷，視作自始不產生效力。公文被廢止，自廢止之日起不產生效力。

第六章

收文辦理

第四十三條收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、分發(fā)、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第四十四條辦公室設專人負責機要收發(fā)和外收發(fā)，各部門、直屬中心設內收發(fā)。

機要收發(fā)負責機要公文的簽收、登記、辦理。

外收發(fā)人員負責外來文件、報刊、信件的簽收、登記、分發(fā)。凡注明收文部門、直屬中心或收件人姓名的，可直接分送各相關部門、直屬中心或收件人；凡給社領導的來文注以“親啟”類字樣的，要交收件人本人或指定人員收啟。

各部門、直屬中心設內收發(fā)人員負責與本部門、直屬中心有關的來文登記、送閱和立卷、歸檔。

省聯(lián)社領導和各部門、直屬中心直接收到的文件，一律送辦公室登記、編號、辦理。

第四十五條來文經外收發(fā)簽收查點、編號登記后，附《文件辦理卡片》呈辦公室負責人，提出擬辦意見后，呈送社領

導閱批。社領導閱批后，由辦公室根據社領導批示意見轉主辦部門、直屬中心辦理。

按照文件的緊急程度和密級情況，分別使用不同顏色的文件夾：急件使用紅色夾，機要件使用黑色夾，一般件使用藍色夾。

公文原則上不準橫傳，不準越級呈送。

第四十六條審批公文時，對有明確要求、具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第四十七條承辦部門、直屬中心收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。對標明特急的文件應按要求時限辦理，急件在 2 個工作日內完成，一般件應當在 5 個工作日內完成。在規(guī)定時限內難以辦理完畢的，應征得分管社領導同意延期，并在規(guī)定的期限內完成。

需要兩個或兩個以上部門、直屬中心辦理的來文和難以確定承辦部門、直屬中心的來文，由辦公室提出擬辦意見，明確主辦部門、直屬中心和協(xié)辦部門、直屬中心，報社領導批示后交有關部門、直屬中心辦理。

公文辦理中遇有涉及其他部門、直屬中心職權的事項，主辦部門、直屬中心應當主動與有關部門、直屬中心協(xié)商；如有分歧，應由主辦部門、直屬中心負責人協(xié)調，如仍不能取得一致，報請其共同上一級社領導裁定。

第四十八條 送社領導批示或者交有關部門、直屬中心辦理的公文，由辦公室負責催辦。公文催辦應當做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

社領導批示需要落實的事項，辦公室應定期向社領導反饋批示落實情況。

第七章

公文管理

第四十九條重要批示、考察報告、調研報告等，用省聯(lián)社內部刊物編發(fā)，一般不以正式公文形式下發(fā)。

第五十條

報送省聯(lián)社的公文，不得同時報送省聯(lián)社內設機構。除社領導直接交辦外，不得對社領導個人行文。

第五十一條除涉密公文外，任何單位或個人向社領導呈送文件，均應由辦公室轉呈，不應直接送社領導。

第五十二條發(fā)文一律單獨組卷，一文一卷，如需要可附有關文件材料。來文凡需社領導批注明確意見的一律單獨組卷，需社領導閱知的可多文組卷。發(fā)文與不相關的來文一律不能組卷。

第五十三條上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經社領導批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印機關或部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

第五十四條公開發(fā)布的公文，必須經社領導批準。經批準公開發(fā)布的公文，同省聯(lián)社正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第五十五條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關印章。

第五十六條各部門、直屬中心向社領導請示報告工作，應使用省聯(lián)社統(tǒng)一印制的請示報告卡。請示報告卡只在第一頁使用，從第二頁起使用其他書寫稿紙。

第五十七條不具備歸檔和存查價值的公文，必須由辦公室統(tǒng)一銷毀。

銷毀秘密級以上公文應當?shù)街付▓鏊?2 人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷，其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

第八章

公文歸檔

第五十八條印發(fā)的公文成文后，將打印件一式三份送辦公室立卷留存，年終統(tǒng)一歸檔。

第五十九條公文辦理完畢后，應當根據省聯(lián)社檔案管理的相關規(guī)定，及時整理（立卷）歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第六十條

歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映省聯(lián)社的主要工作情況，便于保管和利用。

第六十一條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理(立卷)、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

第六十二條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第九章

附則

第六十三條 公文處理過程中存在的違規(guī)行為，應當按照《農商行工作人員違規(guī)行為處罰辦法》相關規(guī)定，予以懲處。

第六十四條 省聯(lián)社各派出機構參照本辦法執(zhí)行。

第六十五條 本辦法由省聯(lián)社負責解釋。

第六十六條 本辦法自下發(fā)之日起施行，《農商行公文處理辦法》（*農信發(fā)〔2009〕82 號）同時予以廢止。

第二篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使我公司公文管理工作規(guī)范化、科學化，提高公文辦理效率和質量，根據《國家行政機關公文處理辦法》，結合我公司實際，特制定本管理辦法。

第二條 公文是傳達方針、發(fā)布指示，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，下達各項決議決定和交流經驗的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 行政辦公室是我公司公文處理的管理部門，負責我公司所有上級來文、上報上級的各類請示報告、下發(fā)各類公文、批復下級請示報告等。行政辦公室配備專職文秘人員，文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備相關專業(yè)知識。

第五條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。各級領導要重視公文處理工作，樹立良好的文風，行文必須注重效用，講究效率和質量，按程序辦事，積極推進辦公自動化。

第六條在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團公司有關規(guī)定，確保國家和企業(yè)秘密。

第二章 公文分類

第七條 按公文內容可分為：

（一）決定，對重要事項或重大行動做出安排；

（二）決議，經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項；

（三）通知，發(fā)布規(guī)章制度，轉發(fā)上級、同級和不相隸屬部門的公文，批轉下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項；

（四）通報，表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況；

（五）報告，向上級部門匯報工作，反映情況，提出建議；

（六）請示，向上級請求指示、批準；

（七）批復，答復請示事項或對下級布置工作；

（八）會議紀要，傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行；

（九）工作計劃，進行年、季、月、周工作安排。

第八條 按公文的發(fā)放形式可分為：

（一）紅頭文件，發(fā)布重大決定、決議、通知、通報、請示、報告、會議紀要或工作計劃；

（二）便文，發(fā)布一般的通知、通報及臨時性的工作計劃；

（三）其它文件，除紅頭公文和便文外的公文，如各類簡報，臨時的通知、通報、會議紀要等。

第九條 按發(fā)文系統(tǒng)可分為：

（一）黨委工作類

（二）行政工作類

（三）工會工作類

（四）團委工作類

（五）生產管理類

（六）安全管理類

（七）機電管理類

（八）計財管理類

紅頭文件和便文由黨辦、行辦、工會、團委統(tǒng)一管理，其它文件由各歸口管理部門負責管理。

第三章 公文格式

第十條 紅頭文件和便文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報機關、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、校對人等組成，其它文件的組成可以適當簡化。

（一）秘密等級，密級的界定和標識執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團審定國家秘密和界定密級的規(guī)定”（晉煤集保字〔2002〕4號）、“晉城煤業(yè)集團企業(yè)秘密具體范圍的規(guī)定”（試行）（晉煤集保字〔2000〕3號）、“晉城煤業(yè)集團企業(yè)秘密的載體、密級劃分、標志、保密期限的規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕4號）；

（二）保密期限，對公文密級的時效加以規(guī)定的說明；

（三）緊急程度，分別標明“特急”、“急件”；

（四）發(fā)文機關標識，即人們通常所稱的“文頭”，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”或“便文”組成；

（五）發(fā)文字號，按單位（部門）代字（☆）、年份（××××）、序號（◇）的次序編排，格式如下：

紅頭文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇號

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇號

年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份應標全稱，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

其它文件的發(fā)文字號可根據情況自行確定，屬于期刊性質的公文的發(fā)文字號應相對固定。

（六）簽發(fā)人，上行文在文件中必須署明簽發(fā)人，下行文不署簽發(fā)人；

（七）標題，應當準確簡要概括公文主要內容，并準確標明公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。轉發(fā)外來公文時要標明發(fā)文機關，不能引用文件字號代替標題內容。會議通過的公文，還應在標題后注明會議名稱和通過日期；

（八）主送單位，發(fā)文單位要求對公文予以辦理或答復的對方單位，也稱上款。下級向上級請示或報送的公文，一般只寫一個主送單位，如需同時報送另一上級單位，可以用抄報的形式；

（九）正文，公文主體，表明公文目的、內容及所要落實事項；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名稱和序號，附件名稱后不加標點符號。編排時，每一個附件應另起一頁，“附件X”寫在左起頂格位置，當有多個附件且內容較短時，可連續(xù)排列；

（十一）成文日期，成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準，應用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”；

（十二）印章，加蓋公章表明公文生效。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

1.聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文時間，并且只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm；

2.聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；

3.公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決；

（十三）主題詞，用幾個詞明確公文核心內容，詞目一般不少于3個，不超過5個；

（十四）抄送，指需要了解公文內容的有關單位或人員，如果抄送的單位在兩個以上，對上級單位可以采用抄報的形式。抄送時嚴禁濫抄、濫送和漏抄、漏報；

（十五）發(fā)文單位，也稱落款或下款，即公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公室或文秘部門。

第十一條 正文或附件的書寫格式可選用章條式、國標式或自由式中的一種，但在同一公文內不能出現(xiàn)兩種書寫格式。

章條式：第一章 第一條

（一）⒈

⑴

國標式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二條 公文用紙

（一）紅頭文件和便文統(tǒng)一采用A4紙型（長297mm、寬210mm），左側裝訂。附件和其它公文的紙型根據實際需要確定。

公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

（二）公文用紙統(tǒng)一使用紙張定量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。

第十三條 公文用字及排版規(guī)格。

公文標題用2號小標宋體字，紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3號仿宋體字，一般每頁排24行，每行排26個字。版記“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號。詞目用3號小標宋體字，詞目之間空一字。

第十四條 公文裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。釘鋸與頁邊緣距離為15±2mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。

第十五條印發(fā)機關和印發(fā)時間

位于抄送機關之下(無抄送機關時在主題詞之下)占一行位置；用3號仿宋字體。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

第十六條版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首、位兩條反線磅數(shù)為1.5磅，中間一條反線磅數(shù)為0.75磅。

第十七條版記的位置

版記應置于公文最后一頁（不能與正文再同一頁面上），版記的最后一各要素置于最后一行。

第十八條各部門需要發(fā)文時，須按照以上要求格式完成編排工作，送交行政辦進行格式審查，確保格式爭取后方可發(fā)文。

第四章 行文規(guī)定

第十九條 行文應當確有必要，注重效用。屬于一個系統(tǒng)的事項由本系統(tǒng)自行發(fā)文，屬于幾個系統(tǒng)的共同事項應聯(lián)合發(fā)文。

第二十條 對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門研討，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當報請分管公司領導協(xié)調，仍不能解決的，可報請總經理上公司研討會決定。對涉及全公司性的規(guī)章制度、工作安排等事關公司井安全發(fā)展的重要文件，必須上公司研討會研討通過后，方可行文。

第二十一條 公文的文種應當根據行文的目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

第二十二條“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式?！皥蟾妗迸c“請示”屬不同文種，“報告”不得夾帶請示事項。

第五章 發(fā)文辦理

第二十三條 發(fā)文辦理一般包括擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。紅頭文件的發(fā)放要嚴格遵守文件發(fā)放程序，其他文件可視重要程度簡化程序處理，但擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔不可簡化。

第二十四條 發(fā)文處理程序：部室（承辦人）起草初稿—部室負責人審核—有關部門會簽（需要會簽的）—經理層簽發(fā)—行政辦統(tǒng)一編號、繕印、蓋章、分發(fā)—歸檔。

第二十五條 擬稿，部室（承辦人）負責起草初稿，起草時應嚴格遵守以下規(guī)定：

（一）符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及上級部門和本企業(yè)有關規(guī)定，如提出新辦法或規(guī)定，應注明舊辦法和規(guī)定相對應的公文的處置方法；

（二）公文的內容應全面，情況應具體，觀點應明確，表達應規(guī)范，條理應清楚，層次應分明，文字應精練，標點應準確，篇幅應簡短；

（三）人名、地名、數(shù)字、引文應準確。使用簡稱應先用全稱，并注明簡稱，對眾所周知或約定俗成的簡稱也可以直接引用；引用其它公文應先引標題，后引發(fā)文字號；使用日期應寫具體的年、月、日；

（四）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字，數(shù)字使用必須前后一致；

（五）必須使用國家法定的計量單位。

第二十六條核稿：各單位文件草稿應明確核稿人員，建立核稿責任制度。核稿結束后，由分管副總、業(yè)務管理部門及執(zhí)行單位（部門）對公文的全面性、準確性、合理性、公正性、符合性進行研討把關，提出改進意見和建議。研討可采用會議或傳閱的方式進行，由原擬文單位（部門）應根據研討結果對公文做進一步的完善。文件在簽發(fā)前由行政辦公室對文稿格式進行審核，對不符合要求的公文稿，有權提出具體修改意見。部門研討把關的主要任務是把好五關：

（一）行文關—確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過電話等形式解決的問題就不要發(fā)文，保持文件的嚴肅性。

（二）內容關—審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法，措施和要求是否明確具體、切實可行；有無觀點錯誤、界限不滿、寬嚴失度、難以執(zhí)行；涉及其它部門或單位的問題是否已協(xié)商、會簽。

（三）政策法規(guī)關—審查文稿內容是否符合黨和國家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與本系統(tǒng)、本單位已經發(fā)布，仍在執(zhí)行的制度、規(guī)定有無矛盾，如屬制定新的制度、規(guī)定、建議，是否經有關部門研究；按照職責權限，應由哪一級批準，是否需要廢止現(xiàn)行有關制度、規(guī)定等。

（四）文字關—審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精練，句子是否符合語法；標點符號、數(shù)字計量、人名地名、專用術語等是否正確、規(guī)范。

（五）格式關—審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏或存在溢抄亂送現(xiàn)象，機密程度和緩急程度是否適當?shù)取?/p>

第二十七條會簽

（一）凡涉及到其它部門業(yè)務的公文稿，主辦單位應送有關部門負責人會簽。

（二）在會簽過程中，如意見不一致，主辦單位應主動協(xié)商，仍不能取得一致意見時，應將各自的意見寫明，請有關領導決定。

第二十八條簽發(fā)：簽發(fā)的一般原則如下

（一）所有上行公文、下發(fā)公文，都必須由經理層簽發(fā)。

（二）已簽發(fā)的公文，不準隨意改動。

（三）簽發(fā)時，簽發(fā)人應工整清楚地寫上自己的姓名，不要只寫姓或劃圈，并應注明日期。簽發(fā)時用筆墨應符合存檔要求。

（四）黨委、紀委、工會、共青團發(fā)文，此類發(fā)文由黨委書記簽發(fā)，或者委托工會主席簽發(fā)，該發(fā)文流程不涉及行政辦公室。

第二十九條編寫發(fā)文卡：文稿經領導人簽發(fā)后，應填寫《發(fā)文登記表》，登記時應檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無秘密等級，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項目要認真填寫，字跡要清晰，內容要完整，不能隨意漏項。《發(fā)文登記表》應包括以下內容：日期、文號、標題、秘密等級、主送單位、主辦單位、簽發(fā)人等。登記后將發(fā)文字號及打印份數(shù)填在文稿上，送打印室繕印。

第三十條繕?。嚎樣」囊⒁庖韵聠栴}：

（一）繕印公文要以簽發(fā)的定稿為依據，不得有任何改動。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯(lián)系，不可擅自改動。

（二）繕印工作要精細，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。

（三）繕印過程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。

第三十一條用?。簢栏癜凑铡逗酌簶I(yè)印章和簽名管理制度》執(zhí)行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時間的年、月處，做到“騎年蓋月”。

第三十二條發(fā)文：發(fā)文實行簽字取文制度，具體程序是：

（一）收發(fā)人員收到文件后要及時登記文件名稱、文號等有關內容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發(fā)文登記表》簽字。

（二）取文單位接到取文通知后，應及時派人領取并在記錄上簽字，取文人應及時將文件交給本單位負責人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內容。

（三）公文分發(fā)完畢后，收發(fā)室人員應將《發(fā)文登記表》交辦公室人員保存。

（四）需要報寄出的公文由行政辦公室負責辦理。

第三十三歸檔：發(fā)文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領導批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細表等，發(fā)文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門發(fā)送。

第三十四條 發(fā)文卡片填寫要求

（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；

（二）核稿：擬文單位（部門）負責人簽；

（三）會簽：研討人簽（或提供研討記錄）；

（四）復核、簽印：歸口管理部門負責人簽；

（五）簽發(fā)（批示）：公司領導簽。

第六章 收文辦理

第三十五條 收文是指我公司收進上級機關、同級機關、下級或不相隸屬機關的行文或請示、報告。

收文辦理程序如下：發(fā)文機關—簽收—行政辦公室登記填寫公文處理卡—行政辦主任填寫擬辦意見—經理層批示意見—按領導批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—歸檔—銷毀。

第三十三條我公司所有外來公文、電報、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫胡底煤業(yè)的封件、普通件，統(tǒng)一由行政辦公室啟封、登記、分發(fā)，統(tǒng)一處理。

第三十四條簽收：簽收公文應認真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符；信函文件的收文機關、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開封現(xiàn)象，重點文件應逐頁查點，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向發(fā)文機關查詢并采取相應的處理措施。急件要注意簽收具體時間，具體到日、時。對有時間要求的會議通知或其他文件，應依據收到日期與文件要求日期確定急緩。

第三十五條登記：登記文件應將原文字號、來文單位、文件標題或事由、附件、收文時間、編號等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項填寫清楚。登記文件標題不能刪減，無標題文件應登記內容摘要，對內容概括要準確。登記編號不能出現(xiàn)重復、空號或跳號現(xiàn)象，登記書寫清楚、工整。傳真電文應先登記在冊，后報行政辦主任批示處理。

第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應的文件裝訂后，交行政辦主任填寫擬辦意見。

第三十七條上級機關下發(fā)指導性質的文件、下級請示的有關緊急、重大的問題或涉及全局性問題的文件以及訂報、開會、培訓、學習、考察等文件，由總經理閱示；同一個文件中包含兩個以上分管領導主管的業(yè)務時，由總經理閱示。

第三十八條批辦：行政辦公室依據擬辦意見將文件呈送經理層閱示，經理層在閱讀基礎上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。

第三十九條傳閱：行政辦公室依據領導批辦意見將文件依次傳閱到領導或各承辦部門。為防止文件接收延誤，各部門須上報文件接收員，接到通知后，將接收文件上報部門負責人處理，并及時將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時，主要做到以下幾點：

（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應按文件的急緩和重要性進行排隊，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領導優(yōu)先處理。

（二）掌握傳閱范圍：嚴格按擬辦意見和領導閱示范圍傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。

（三）文不橫傳：文件要通過文秘人員分別送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。

（四）認真檢查處理：文秘人員應對收回的傳閱文件進行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過并標明了閱完時間，是否簽名；

（2）檢查閱文人有無指示意見和對需要印發(fā)的文件有無修改意見；（3）檢查傳閱件有無缺損，附件是否完整；

（4）檢查簽署擬辦意見和閱辦結果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時效性，遵循急件急辦原則。

第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領取承辦公文復印件時，領取人員應在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應當抓緊時間辦理并及時答復辦理結果，不得延誤、推諉。

第四十一條催辦：送領導人批示、傳閱或者交有關部門辦理的公文，行政辦要負責催辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。

第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應及時收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內容，可復印留存，原文應交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應在存檔時間欄內登記清楚。收集存檔的文件，按上級來文、下級請示內容分類存放。

第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定統(tǒng)一交檔案室立卷、存檔，未經領導許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結果內容。

第四十四條代表我公司外出參加會議帶回的文件以及各單位直接收到的上級文件及資料，應及時送交行政辦公室進行收文處理，不得私自進行處理和保存。未經行政辦公室接收的公文在處理過程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責任。

第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門應提出擬辦意見，送有關公司領導批示或交有關部門辦理。由兩家以上單位（部門）共同辦理時，批示中應注明主辦單位。需要其它領導傳閱時，應先對公文進行復印，送交承辦單位，再將原文進行傳閱，以保證公文的及時辦理。緊急公文，還要提出辦理時限。

第四十六條 承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回歸口管理部門，并說明理由。

第四十七條凡涉及其他部門的問題，主辦單位應當主動與有關部門協(xié)商解決。

第四十八條 送有關經理層批示或交有關部門辦理的公文，歸口管理部門要負責催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。重要公文還應及時了解和反饋執(zhí)行情況。

第七章 公文立卷和銷毀

第四十九條 公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

第五十條 公文立卷，應根據其特征、相互關系和依存價值分類整理，并保證齊全完整，正確反映主要工作情況和從屬關系，以便保管、查找和利用。

第五十一條 案卷應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

第五十二條 無存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別、歸口管理部門負責人和有關公司領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。

第八章 公文管理

第五十四條 各單位（部門）應認真做好公文的學習貫徹、落實及管理工作，嚴格執(zhí)行一體化管理體系文件控制的各項要求，確保公文管理的質量和效率。

第五十五條 對明確注明廢止和有時效性的失效公文，各使用單位（部門）應及時將其撤出使用場所。若需要留存作為參考，要與現(xiàn)行有效的公文進行隔離存放，并明確標識以防誤用。對涉及企業(yè)機密或其它原因需要回收的公文，由原擬文單位（部門）負責。

第五十六條 保密公文執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團保護企業(yè)秘密管理暫行規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕5號文件）。

第五十七條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

第五十八條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第九章 附 則

第五十九條 各部門嚴格按照本辦法開展公文處理工作，由各歸口管理部門補充制定本部門公文處理辦法。

第六十條 本辦法其它未盡事項，由行政辦公室繼續(xù)修正完善。第六十一條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，最終解釋權歸行政辦公室。

第三篇：公文處理辦法

第一章總則

第一條為認真貫徹實施《國家行政機關公文處理辦法》，使我局的機關公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作的效率和公文質量，結合我局的實際情況，特制定本辦法。第二條長垣河務局機關行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，施行行政性措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條局辦公室是全局公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

第四條局屬各部門，應當設立專職人員負責公文處理工作。努力學習黨和國家的方針政策，學習治黃業(yè)務知識及相關的專業(yè)知識。

第五條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第六條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第七條在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第八條各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，自覺遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第二章公文種類

第九條新鄉(xiāng)河務局常用的機關公文種類主要包括：

（一）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免人員。

（二）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（三）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問，匯報交辦事項的結果等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

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（五）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項。

（六）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（七）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第十條公文一般由發(fā)文機關標識、秘密等級和保密期限、緩急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附注、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部分組成。

（一）發(fā)文機關應當寫全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。

（二）涉及國家秘密的公文應當按照《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》（水辦〔2000〕649號）標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)、序號。

（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”，并以書面形式說明原因及時限要求；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文字號，包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文只標注主辦機關發(fā)文字號。答復有關人大、政協(xié)建議、提案的文件，發(fā)文字號由辦公室按有關規(guī)定辦理。

局機關發(fā)文代字分別為“長黃”、“長黃組”，以行文先后順序編號，如：“長黃〔2006〕3號”，其中，“長黃”代表“長垣河務局”，“〔2006〕3號”為2006年第3號文件。

凡使用“長黃”作為發(fā)文代字的文件，須有領導授權或委托后方能使用（其底稿交辦公室保管），“

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發(fā)文機關、主要內容、公文種類構成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（六）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。附件名稱后不用標點符號。注明的附件和實際所附的文件、材料名稱完全一致。

（七）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。印章要壓在發(fā)文日期上，務必使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（八）成文時間，以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準。

（九）公文一律按要求標注規(guī)范的主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十）上報的公文要在首頁注明簽發(fā)人，發(fā)文字號與簽發(fā)人姓名分列紅色反線之上的左右兩側，發(fā)文字號左空一字，簽發(fā)人姓名右空一字。

（十一）“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，如向系統(tǒng)內上級機關報送請示，只需標明內線電話即可；向地方部門報送請示，則需標注公網電話。

（十二）抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

第十一條公文用字。文字從左至右橫寫橫排，文中如有小標題，可用3號小標宋體字或黑體字，密級、緊急程度和“主題詞”用3號黑體字，簽發(fā)人的姓名用3號楷體字，公文標題用2號小標宋體字，主題詞的詞目用3號小標宋體字，除此之外，公文的其他部分均使用3號仿宋體字。

第十二條公文用紙一般采用國際標準a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28個字，左側裝訂。底稿用紙亦要采用a4型紙。

第四章行文規(guī)則

第十三條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示或報告。

第十四條單位一般不得越級行文，應逐級上報或下達，因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級單位。

第十五條“請示”應當一文一事，明確提出請示的內容；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送其下級機關。

報告是閱件，不得夾帶請示事項。

第十六條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十七條普發(fā)性公文，應寫為“機關各部門、局直各機構”向各部門發(fā)文。

第五章發(fā)文辦理

第十八條發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、呈簽、簽發(fā)、校對、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。

第十九條凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。

第二十條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，直述不曲，文字精練，標點準確，篇幅力求簡短。

（三）機關各部門必須使用局統(tǒng)一印制的發(fā)文處理紙，并按要求在發(fā)文處理紙上填寫標題、發(fā)文代字、主送單位、抄送單位、份數(shù)、擬稿單位、擬稿人、日期、附件名稱、主題詞等。根據實際需要，標注文件的密級和緊急程度。如屬“請示”，應將聯(lián)系人和聯(lián)系電話標注在發(fā)文處理紙上。

凡發(fā)文處理紙上已寫明的內容，如發(fā)文字號、標題、日期、附件等，均不要在底稿上出現(xiàn)。

底稿頁面設置應符合《國家機關公文格式》的要求，即上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。

（四）人名、地名、數(shù)字、引文述語要準確，做到前后一致。引用公文應當先引制發(fā)機關和標題，后引發(fā)文字號（并加上圓括號）。日期應當寫明具體的年、月、日，嚴禁用“05年”代替“2005年”等類似現(xiàn)象的發(fā)生。

（五）結構層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（六）必須使用國家法定計量單位。

（七）用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。規(guī)范化簡稱因為已經約定俗成，不必注明。

（八）主送和抄送單位名稱要規(guī)范；全稱、簡稱要準確，在同一文件中繁簡應一致，隸屬關系和層次要分明；標點要準確，同一性質和級別的單位之間用頓號，其他用逗號或分號。

機構名稱規(guī)范：“水利部黃河水利委員會”規(guī)范簡稱為“黃委”，“黃河水利委員會河南黃河河務局”規(guī)范簡稱為“河南河務局”，“河南黃河河務局新鄉(xiāng)黃河河務局”規(guī)范簡稱為“新鄉(xiāng)河務局”，“新鄉(xiāng)黃河河務局長垣黃河河務局”規(guī)范簡稱為“長垣河務局”，嚴禁使用“省局”、“市局”、“縣局”的說法。

（九）供領導審簽發(fā)文的閱件要齊全，如，復文一般應有對方來文和與文件有關的其他資料。隨文印發(fā)的附件，要用全稱寫在附件欄內，兩個以上附件要分列序號。附件必須符合《國家機關公文格式》的要求，不得擅自裝訂成冊，封皮及內容應為普通a4復印紙，不允許使用硬紙。

第二十一條簽發(fā)文件

向上級的重要請示、報告和向下級單位部署全局性工作及其他重要文件，由主管領導審定，局長簽發(fā)；局長外出時，由主持工作的副局長簽發(fā)。其他文件由主管領導簽發(fā)。如單位一把手擔任非常設機構的主要負責人，相關業(yè)務的文件則須由一把手簽發(fā)，主管領導審稿后在“會簽”欄填寫意見。

單位負責人簽發(fā)文件要認真負責，嚴格把關，簽署自己的意見、姓名和時間。

文稿一經簽發(fā)一般不再改動。發(fā)現(xiàn)個別誤差，由辦公室負責訂正。如需改變原意，須重新請示原簽發(fā)領導。

第二十二條公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。

第二十三條草擬、修改和簽發(fā)公文，用筆用墨必須符合存檔要求（不得使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

第二十四條不得在文稿裝訂線外書寫。領導批示文字和其他簽署意見的文字不得越過裝訂線。主辦人員應主動協(xié)助辦理。

第二十五條發(fā)文程序

（一）公文送領導簽發(fā)之前，由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定，是否需要與有關部門協(xié)商或會簽，文字表述，文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定。

（二）發(fā)文程序：

主辦部門承辦人擬稿→部門負責人核稿→辦公室主任審核→局領導簽發(fā)→辦公室秘書核稿→打字室繕?。〝M稿部門校稿）→辦公室蓋印→封發(fā)。每個環(huán)節(jié)都要由經手人簽字（電子公文運轉程序與此相同）。

（三）各部門必須按此程序辦理公文，不得直接將文件初稿送局領導簽發(fā)，嚴禁文件倒流。

（四）各部門送給局領導的書面報告、請示、文件、資料等，應由辦公室統(tǒng)一傳遞，各部門不得隨意自行送給局領導。

（五）繕印文件由文印人員按急緩程度辦理，其他人員不得自行要求打印或復印。嚴格控制文件印制數(shù)量，避免浪費。

（六）校對文件要認真、負責、全面，若因校對原因導致文件出現(xiàn)錯誤，應當追究校對人的責任。

（七）公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應當按程序復審。

（八）公文用印要嚴格按照審批權限規(guī)定，發(fā)現(xiàn)手續(xù)不完備或不符合辦文要求的應與辦文部門商量補辦或重辦，否則不予用印。印鑒管理人員要對公文格式內容進行核對，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時返回文印室更正。用印要端正、清晰，按簽發(fā)數(shù)量用印，不得多蓋。

（九）分發(fā)前，分發(fā)人員要對公文作最后檢查，確認無誤后再分發(fā)。

第二十六條絕密件和注明不準復制的其他密件，未經制發(fā)單位批準，不得擅自復制。

第二十七條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，利用計算機、傳真機、電子郵件等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機、電子郵件傳輸。

第二十八條內部明電、便函、會議紀要由辦公室文印部門統(tǒng)一編號，各部門不得擅自編號，底稿交辦公室管理、歸檔。

第二十九條局屬單位上報局的公文一律一式7份。

第六章收文辦理

第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條需要辦理的公文，由辦公室根據內容和性質及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。

第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回辦公室并說明理由。

第三十三條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十四條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室收文管理人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

凡各類會議發(fā)放的、需要由我局執(zhí)行、辦理的文件，在會議結束后，與會人員要及時送交辦公室簽收、運轉，不得私自存放，以免漏辦。

第七章公文歸檔

第三十五條公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。

第三十六條公文歸檔，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十七條案卷定期向檔案部門移交，個人不得保存

第八章公文管理

第三十八條公文由辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十九條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關的證明章。

第四十條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第四十一條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人和相關業(yè)務部門負責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文及涉密資料應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，并做好登記，保證不丟失、不漏銷。

第四十二條部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第九章附則

第四十三條行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規(guī)定處理。

第四十四條公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。

第四十五條本辦法由局辦公室負責解釋。

第四十六條本辦法自發(fā)布之日起施行，其他有關機關公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

第四篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章總則

第二部分行政辦公及綜合治理

第一條為加強XXXXXX公司（以下簡稱公司）公文管理

工作，使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23 號）制定本辦法。

第二條公司公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公文文書，是傳達國家方針、政策，貫徹股東大會、董事會決議，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復問題，指導、布置和洽商工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、簡潔高效的原則，做到及時、準確、安全。

第四條本辦法適用于公司各部門公文及各單位報公司公文。

第五條總經理辦公室是公司公文處理的管理機構，主管公司公文處理工作，并負責指導各單位的公文處理工作。

第六條各部門應配備符合崗位要求的專職或兼職人員負責公文處理工作。負責公文處理的人員，應當忠于職守，廉潔正派，具備相關專業(yè)知識。各部門公文處理人員應保持相對穩(wěn)定，確需調換時，要做好工作交接，并在總經理辦公室備案，以保證公文處理工作的連續(xù)性。

第七條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)和公司關于商業(yè)秘密的管理規(guī)定，確保國家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。

第二章公文類別

第八條公司公文種類主要有：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

（二）通知

適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位的公文；傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項；任免和調配干部。

（三）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（四）報告

適用于向上級單位或者有關主管部門匯報工作，反映情況，提出建議，請求備案，答復上級單位或者有關主管部門的詢問。

（五）請示

適用于向上級單位請求指示、批準。

（六）批復

適用于答復下級單位的請示事項。

（七）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）函

適用于對不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答

復審批事項。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第九條公司公文劃分為“文件”和“簽報”。

（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。

（二）“簽報”是各部門向公司領導請示問題或報告工作的一種形式。

第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密和公司商業(yè)秘密的公文應按規(guī)定標明密級。緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（二）公司發(fā)文標識為“XXXXXX公司文件”。聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

（三）發(fā)文字號由公司代字“中港”、各部門代字、年份、序號組成。

第二部分行政辦公及綜合治理

聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。

（四）“請示”行文應當在首頁發(fā)文字號右側注明簽發(fā)人姓名，在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法律法規(guī)和公司規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題采用前置介詞結構形式，通常使用的介詞是“關于”。

（六）主送單位指公文的受理單位，應使用全稱和規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。應當根據辦文意圖及受文單位權限確定主送單位，不要多頭主送和越級主送。

（七）附件指隨文附上的有關照片、圖表、統(tǒng)計數(shù)字及文字資料，是對正文的補充與參考。公文如有附件（不包括被批轉、報送件），應在正文之后、成文日期之前，注明附件的順序和名稱。被批轉或轉發(fā)的文件，應隨同下發(fā)，但不必標明“附件”字樣。

（八）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位均應加蓋印章。

（九）成文日期以公司領導簽發(fā)的日期或會議通過日期為準。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)日期為準。年、月、日要完整，不能省略。

（十）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標明。

（十一）公文主題詞（見附件 1）由總經理辦公室負責標注。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。

（十二）抄送（報）單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

第十一條文字從左至右橫寫、橫排。

第十二條公文中各組成部分的標識規(guī)則參見附件 2。

第十三條公文用紙采用國際標準 A4 型（210mmX297mm）,左側裝訂。

第四章行文規(guī)則

第十四條行文應當確有必要，注重效用。

第十五條行文關系應當根據隸屬關系和職權范圍確定。

第十六條各部門職權范圍的事項，應由部門自行發(fā)文，各部門依據部門職

責可以相互行文和向下一級單位的相關部門行文；行文時，需采用總經理辦公室統(tǒng)一擬訂的式樣，加蓋部門印章但不得使用“XXXXXX公司文件”用紙。

第十七條凡是向上級單位請求請示和批準的函件，一律使用“請示”文種。

“請示”應當一文一事，一項請示只限一個問題，不得把兩個或兩個以上互相沒關聯(lián)的問題放在一項請示中；工作請示要按級請示，不能越級請示，特殊情況越級請示，必須同時抄報直接主管部門；一項請示一般只限主送一個上級單位，如需其它單位協(xié)助或知曉的事項，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

“報告”不得夾帶請示事項。

第十八條除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以各部門名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十九條同級黨、政、工、團可以聯(lián)合行文。黨政之間不能相互行文。

第五章發(fā)文管理

第二十條發(fā)文辦理指以各部門名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

發(fā)文流程為：承辦人擬稿（填寫發(fā)文稿上各項內容）

承辦人所在處（室）領導簽字—>部門領導核簽—>主辦部門會簽有關部門—>總經理辦公室核稿—>公司領導簽發(fā)—>總經理辦公室登記編號—>文印人員打印—>

清樣—>承辦人校對并簽字繕印—>用印—>主辦部門封發(fā)。

第二十一條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的方針、政策和法規(guī)以及公司的有關規(guī)定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，稿面整潔，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的及與主送單位的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字

號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）必須使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外

文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用

語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿 拉伯數(shù)字。

第二部分行政辦公及綜合治理

（十）應附來文和必要的相關文件、資料。

（十一）承辦人根據需要，確定主送、抄報、抄送單位，標明正文和附件印

數(shù)。

第二十二條擬制公文，對涉及其他部門職責范圍內的事項，主辦部門應當

主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負 責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據，提出建設 性意見，并與有關部門會簽后報公司領導協(xié)調或裁定。

第二十三條會簽文稿均由主辦單位送轉會簽，以會簽部門領導簽字為有

效；會簽中如有不同意見，應當協(xié)商一致后送總經理辦公室報公司領導。需要外 單位會簽的，由主辦部門指定專人承辦；若外單位對會簽稿有重大修改，應重新 送公司領導審批。外單位送我公司會簽的文稿，由主辦部門提出意見后按發(fā)文程

序處理。

第二十四條公文送公司領導簽發(fā)前，應由總經理辦公室審核。審核的重點

是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要 求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十五條上行為，應采用“XXXXXX公司文件”用紙，一

般應由主要負責人簽發(fā)。以公司名義制發(fā)的下行文或平行文，按領導分工，由主 要負責人或經其授權的其他領導簽發(fā)。公文文稿，一經履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，具有正式文件的效用。

未經公司領導同意，各部門不得以公司名義發(fā)文。

第二十六條公文正式印制前，總經理辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否同意、規(guī)范等。

經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序重新簽發(fā)。

第二十七條公司發(fā)文，由總經理辦公室負責繕印，使用“公司工程有

限責任公司文件”用紙，續(xù)頁使用 A4 白紙，標題字體為小 2 號宋體，正文字體 為 3 號仿宋體。

（一）公司發(fā)文由承辦人負責校對，校對人要對所交文字負責，校對后稱本

人要在發(fā)文稿紙“校對人”欄以及所發(fā)文件的每一頁樣稿上簽字。

（二）上行文或其他重要公文，由總經理辦公室進行二校。

第二十八條辦理“簽報”使用“XXXXXX公司簽報用紙”，注明報送的領導，闡明所需簽批事項，送總經理辦公室登記、編號，并由總經理 辦公室呈主管或分管領導原件批回?！昂瀳蟆北仨氂芍鬓k部門負責人親筆簽名，不加蓋印章?！昂瀳蟆痹锌偨浝磙k公室留存歸檔。簽報續(xù)頁使用 A4 白紙，字 69

體為 3 號仿宋體。

第六章收文辦理

第二十九條收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等

程序。

第三十條簽收公文應逐件清點，如發(fā)現(xiàn)問題，應當及時向發(fā)文單位查詢。

第三十一條登記應當將公文標題、密級、發(fā)文文號、發(fā)文機關、來文日期、收文編號等逐項填寫清楚。一般事務性來文可視情況確定是否登記。

公司收文，由總經理辦公室負責簽收、拆封、登記、分辦；各部門收文，由

各部門負責拆封、登記、分辦；注明領導親啟件，送領導本人或其秘書簽收。上、下級單位送領導親啟的信函由領導本人拆閱。

第三十二條收到公文，總經理辦公室應當進行審核。審核的重點是：是否

應由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關 規(guī)定，文種使用、公文格式是否規(guī)范等。

分辦公文，應當分清主次緩急，分清閱件與辦件，優(yōu)先處理緊急重要的公文

和需要辦理的公文。凡送部門分辦的公文，應及時辦理，需請示領導的事項，應 當先提出處理意見后再請示；主送各部門的公文，由各部門承辦。

第三十三條經審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，總經理辦公室根據文件內

容及部門職責提出處置意見，分送公司領導批示或送有關部門辦理，需要兩個以 上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不應由本單

位辦理的公文，經總經理辦公室負責人批準后，可以退回來文單位并說明理由。第三十四條應當送公司領導批示或閱知的文件主要包括以下方面內容：

（一）上級國家機關下發(fā)的重要文件。

（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事項。

（三）無明確歸口管理部門，需要領導批示的事項。

（四）特別緊急的需要領導批示的事項。

（五）領導親自交辦的事項。

（六）其他需要領導批示或閱知的事項。

第三十五條承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉。緊

急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時說明。對領導的批示意見，應當在文件批轉處理單上簡要簽注承辦的結果（如已辦復，則注明復文號與復文 日期）或有關建議或意見，并簽注姓名和日期。涉及緊急或重大事項的，應另外 通過其他方式迅速報告、請示領導或轉告有關部門。對不屬于本部門職責范圍或 第二部分行政辦公及綜合治理

不宜由本部門辦理的，應迅速退回總經理辦公室，并說明理由。

第三十六條公文辦理中遇有涉及其他部門職責的事項，主辦部門應當主動

與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導協(xié)調或裁定。

第三十七條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十八條送領導批示或交有關部門辦理的公文，由總經理辦公室負責催

辦。對緊急公文應跟蹤催辦，重要公文應重點催辦，一般公文應定期催辦。

第七章公文歸檔

第三十九條公文辦理完畢后，應根據公司檔案管理有關規(guī)定及時整理（立

卷）、歸檔。個人不得將應歸檔的公文據為己有或拒絕歸檔。

第四十條歸檔范圍內的公文，應當根據其互相聯(lián)系、特征和保存價值等進

行分類管理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，并能正確反應本部門的主要

工作情況，便于保管和利用。

第四十一條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他

部門保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十二條本部門領導兼任其它部門職務，在履行所兼任職務的過程中形

成的公文，由其兼職部門整理（立卷）、歸檔。

第四十三條各部門兼職檔案員負責本部門文件資料的平時立卷工作。每年月底前，應將上一年已收集整理的案卷移交總經理辦公室，并辦理移交手續(xù)。第四十四條各部門制作、保管的與業(yè)務有關的文件資料及照片、錄像帶等

按公司檔案管理辦法統(tǒng)一交歸總經理辦公室，不得私自留用。

第四十五條擬制、修改和簽批公文，所用字跡材料應耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍水筆進行書寫，不得在文稿裝訂線外書寫。所用紙張必須符 合存檔要求。

第八章公文管理

第四十六條公文由總經理辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十七條上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經公司領

導或總經理辦公室負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。如需翻印受控文件，應當辦理受控文件復制審批手續(xù)。

第四十八條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋公章。

第四十九條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第五十條不具備歸檔和存查價值的公文，經鑒別并經總經理辦公室主要負

責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟 失、不漏銷。

第五十一條機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要

歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第九章附則

第五十二條公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定將另行制定。

第五十三條本辦法由總經理辦公室負責解釋。

第五十四條本辦法自印發(fā)之日起施行。其他有關公文處理的規(guī)定，凡與本

辦法不一致的，以本辦法為準。

第五十五條原《XXXXXX公司公文處理辦法（試行）》廢止。

附件：

1.《公司公文主題詞表》

2.《公司公文格式》

3.《各單位規(guī)范簡稱表》

4.《公司發(fā)文泛指單位一覽表》

5.《公司各部室發(fā)文字號》

6.《公司發(fā)文稿紙式樣》

7.《公司發(fā)文版頭及發(fā)文字號格式》

第五篇：公文處理辦法

第一章 總則

第一條 為認真貫徹實施《國家行政機關公文處理辦法》，使我局的機關公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作的效率和公文質量，結合我局的實際情況，特制定本辦法。

第二條 長垣河務局機關行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，施行行政性措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條 局辦公室是全局公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

第四條 局屬各部門，應當設立專職人員負責公文處理工作。努力學習黨和國家的方針政策，學習治黃業(yè)務知識及相關的專業(yè)知識。

第五條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第六條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第七條 在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第八條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，自覺遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第二章 公文種類

第九條 新鄉(xiāng)河務局常用的機關公文種類主要包括：

（一）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免人員。

（二）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（三）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問，匯報交辦事項的結果等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

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（五）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項。

（六）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（七）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由發(fā)文機關標識、秘密等級和保密期限、緩急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附注、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部分組成。

（一）發(fā)文機關應當寫全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。

（二）涉及國家秘密的公文應當按照《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》（水辦〔2000〕649號）標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)、序號。

（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”，并以書面形式說明原因及時限要求；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文字號，包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文只標注主辦機關發(fā)文字號。答復有關人大、政協(xié)建議、提案的文件，發(fā)文字號由辦公室按有關規(guī)定辦理。

局機關發(fā)文代字分別為“長黃”、“長黃組”，以行文先后順序編號，如：“長黃〔2006〕3號”，其中，“長黃”代表“長垣河務局”，“〔2006〕3號”為2006年第3號文件。

凡使用“長黃”作為發(fā)文代字的文件，須有領導授權或委托后方能使用（其底稿交辦公室保管），“

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發(fā)文機關、主要內容、公文種類構成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（六）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。附件名稱后不用標點符號。注明的附件和實際所附的文件、材料名稱完全一致。

（七）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。印章要壓在發(fā)文日期上，務必使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（八）成文時間，以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準。

（九）公文一律按要求標注規(guī)范的主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十）上報的公文要在首頁注明簽發(fā)人，發(fā)文字號與簽發(fā)人姓名分列紅

序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。

第二十三條 草擬、修改和簽發(fā)公文，用筆用墨必須符合存檔要求（不得使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

第二十四條不得在文稿裝訂線外書寫。領導批示文字和其他簽署意見的文字不得越過裝訂線。主辦人員應主動協(xié)助辦理。

第二十五條 發(fā)文程序

（一）公文送領導簽發(fā)之前，由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定，是否需要與有關部門協(xié)商或會簽，文字表述，文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定。

（二）發(fā)文程序：

主辦部門承辦人擬稿→部門負責人核稿→辦公室主任審核→局領導簽發(fā)→辦公室秘書核稿→打字室繕印（擬稿部門校稿）→辦公室蓋印→封發(fā)。每個環(huán)節(jié)都要由經手人簽字（電子公文運轉程序與此相同）。

（三）各部門必須按此程序辦理公文，不得直接將文件初稿送局領導簽發(fā)，嚴禁文件倒流。

（四）各部門送給局領導的書面報告、請示、文件、資料等，應由辦公室統(tǒng)一傳遞，各部門不得隨意自行送給局領導。

（五）繕印文件由文印人員按急緩程度辦理，其他人員不得自行要求打印或復印。嚴格控制文件印制數(shù)量，避免浪費。

（六）校對文件要認真、負責、全面，若因校對原因導致文件出現(xiàn)錯誤，應當追究校對人的責任。

（七）公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應當按程序復審。

（八）公文用印要嚴格按照審批權限規(guī)定，發(fā)現(xiàn)手續(xù)不完備或不符合辦文要求的應與辦文部門商量補辦或重辦，否則不予用印。印鑒管理人員要對公文格式內容進行核對，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時返回文印室更正。用印要端正、清晰，按簽發(fā)數(shù)量用印，不得多蓋。

（九）分發(fā)前，分發(fā)人員要對公文作最后檢查，確認無誤后再分發(fā)。

第二十六條 絕密件和注明不準復制的其他密件，未經制發(fā)單位批準，不得擅自復制。

第二十七條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，利用計算機、傳真機、電子郵件等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機、電子郵件傳輸。

第二十八條 內部明電、便函、會議紀要由辦公室文印部門統(tǒng)一編號，各部門不得擅自編號，底稿交辦公室管理、歸檔。

第二十九條 局屬單位上報局的公文一律一式7份。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 需要辦理的公文，由辦公室根據內容和性質及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。

第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回辦公室并說明理由。

第三十三條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十四條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室收文管理人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

凡各類會議發(fā)放的、需要由我局執(zhí)行、辦理的文件，在會議結束后，與會人員要及時送交辦公室簽收、運轉，不得私自存放，以免漏辦。

第七章 公文歸檔

第三十五條 公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。

第三十六條 公文歸檔，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十七條 案卷定期向檔案部門移交，個人不得保存

第八章 公文管理

第三十八條 公文由辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十九條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關的證明章。

第四十條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第四十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人和相關業(yè)務部門負責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文及涉密資料應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，并做好登記，保證不丟失、不漏銷。

第四十二條 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文

按照有關規(guī)定移交、清退。

第九章 附則

第四十三條 行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規(guī)定處理。

第四十四條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。

第四十五條 本辦法由局辦公室負責解釋。

第四十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行，其他有關機關公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。