第一篇：大型招商會議組織接待流程實施辦法

大型招商會議組織接待流程實施辦法

大型招商會議（簡稱“會議）是一種重要的商務(wù)活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機(jī)會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動的組織流程及實施是一個非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。第一?/p>

會前籌備

會前籌備：是會議和活動舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會議成敗的關(guān)鍵因素，會前籌備包括：

一、大型招商會議時間的確定

確定大型招商會議時間要考慮單位的工作任務(wù)周期，選在周末的時候，大家相對不太忙，爭取應(yīng)參加會的人員都能夠參加。為使大型招商會議有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-5周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，大型招商會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。

二、大型招商會議議程的安排

大型招商會議議程是會議要討論的項目列表，大型招商會議的目的就是在對這些項目進(jìn)行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是大型招商會議是否能夠成功的關(guān)鍵。因此，議程是整個大型招商會議籌備前需要最早確定的事情之一。

大型招商會議通常的內(nèi)容包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)趨勢、市場分析、技術(shù)介紹、成功案例、推廣方案（營銷策略或模式）、合作前景、合作優(yōu)勢、公司支持、合作方式及費(fèi)用、合作流程、盈利分析、權(quán)益分配、代理商感言、商戶感言等。

在制訂議程的時候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些內(nèi)容是一定需要的，哪些內(nèi)容是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。

三、大型招商會議的三類相關(guān)人員

大型招商會議通常有三類相關(guān)人員：

1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接待人員

3、參會人員（嘉賓和員工）。

1、領(lǐng)導(dǎo)小組

領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點(diǎn)等等，為整個會議定下基調(diào)；

2、籌備與接待

籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供大型招商會議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在大型招商會會議過程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會議成敗重要責(zé)任的人員，一個會大型招商會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。①精心策劃

要做好每一項接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識，作為一項政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。

在接到接待任務(wù)時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。②規(guī)范運(yùn)作

每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。

在接待過程中，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”。

籌備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，①要設(shè)定一個負(fù)責(zé)人；②要有人專門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；③要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場地、布置會場；④有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來參會人員的住宿、參觀安排；⑤要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計招商與其他活動；⑥要有專人負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的接待事宜，等等。③參加人員

會義要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領(lǐng)導(dǎo)人員邀請嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者是否邀請？等等，都要想周全了。

在制訂參會人員名單的時候，有這樣一個原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請，不然會傷害未被邀請的人的感情。

3、制定接待程序，落實各項細(xì)節(jié)：

在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計劃。

(1)、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。

(2)、根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。

(3)、詳細(xì)了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店。(4)、客人抵達(dá)前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。

(5)、做好接待前的準(zhǔn)備工作，根據(jù)來賓身份預(yù)定房間，會客室（會議室），確定接待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。

(6)、提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會，明確任務(wù)分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）(7)、領(lǐng)導(dǎo)審批接待計劃，申請接待費(fèi)用。

5、安排食宿

（1）、提前辦理好住房手續(xù)（房間號應(yīng)盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到，以便使客人抵達(dá)賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進(jìn)入房間。

（2）、熟知房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員房間）及同行卡?？腿擞梅浚?各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。同行卡可隨乘車號一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。同行卡可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入住客房后相互之間聯(lián)系。（3）、房間布置：客人抵達(dá)前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用，按照要求為房間配水果(需每天更換)。

（4）、根據(jù)來賓職務(wù)、性別、習(xí)慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。

（5）、根據(jù)來賓的生活習(xí)慣、飲食愛好、民族特點(diǎn)，結(jié)合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價廉物美。

（6）、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點(diǎn)或預(yù)先點(diǎn)好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。（7）、宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。（8）、逐一落實各項細(xì)節(jié)。

6、接待車輛

（1）、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強(qiáng)的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗豐富、服務(wù)態(tài)度好，有一定的接待經(jīng)驗和禮儀知識。

（2）、用車接客時，應(yīng)主動打開（右側(cè)）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機(jī)右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時，接待人應(yīng)先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。

（3）、根據(jù)來賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應(yīng)適當(dāng)寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門的行李車。如果是車隊行進(jìn)，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點(diǎn)，以免行進(jìn)中發(fā)生錯位。每臺車都將有明顯的標(biāo)志 — 號碼；每臺車安排一名陪同人員，負(fù)責(zé)提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統(tǒng)計人數(shù)；

（4）、現(xiàn)場實施過程中，嚴(yán)格按照事先制定的接待計劃，實施并執(zhí)行； 如有任何特殊情況改變行程，應(yīng)及時通知相關(guān)人員和司機(jī)。（5）、根據(jù)來賓的其他需要安排相應(yīng)車輛進(jìn)行服務(wù)。

（6）、如果來賓 人數(shù)較多，為了在接站時避免混亂，應(yīng)事先排定乘車號和住房號，并打印成表格。在來賓抵達(dá)時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。同時，也便于接待人員清點(diǎn)每輛車上的人數(shù)。

四、大型招商會議日程范文

大型招商會議日程，是大型招商會議開始前要發(fā)放的關(guān)于大型招商會議安排的重要文檔，讓所有參會人員了解會議的地址、詳細(xì)內(nèi)容及時間安排，因此，大型招商會議日程是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文，在這里提供一個集團(tuán)使用的日程模板供大家參考。

大型招商會議日程與會議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。會議議程是在會議前期準(zhǔn)備過程中，讓會議及活動的參加人員了解會議項目的文件，在會前發(fā)放，讓相關(guān)的參會人員進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。大型招商會議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細(xì)的會議地址、會議內(nèi)容的具體時間安排。

五、會議管理_會議預(yù)算的5項內(nèi)容

會議預(yù)算是會議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，會議籌備期間的各個環(huán)節(jié)都會影響會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，因此，籌備時，會議預(yù)算要進(jìn)行精心核算，籌備人員應(yīng)及時將會議預(yù)算范本或會議預(yù)算報告上報會議領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會議預(yù)算。會議預(yù)算包括以下6項內(nèi)容：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

①出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通

②會議期間交通費(fèi)用：主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點(diǎn)的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。

2、場地費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

①會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

②會議設(shè)施租賃費(fèi)用：此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備（一般都自帶）等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

③會場布置費(fèi)用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會場租賃費(fèi)用中。

④其他場地費(fèi)用：這些費(fèi)用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂、媒介服務(wù)等，可視會議需要進(jìn)行采購。

對于這些單項服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議

3、住宿費(fèi)用

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的在會議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹。

茶點(diǎn)基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。

正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

5、其他娛樂、演出、參觀、旅游項目費(fèi)用

會議室、住宿費(fèi)用中可能含一部分娛樂項目的費(fèi)用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據(jù)活動安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。

6、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費(fèi)用，包括打印、臨時運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計劃，通常可以在會務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動處理。

六、會議物品采購清單與采購人員安排

在會議的三類相關(guān)人員中，會議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會議相關(guān)物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進(jìn)行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。

會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內(nèi)容：

1、會議場地租用，可參考：會議地點(diǎn)的選擇

會議地點(diǎn)的選擇與會議議程、參會人員、預(yù)算密切相關(guān)。會議場所的費(fèi)用，通常在整個預(yù)算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。

如果公司內(nèi)部有合適的地點(diǎn)選擇，會議地點(diǎn)可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點(diǎn)開會可以節(jié)省費(fèi)用，適合于中、小型招商會議與活動。

由外部的服務(wù)商提供的會議場地，通常有三類地點(diǎn)：①賓館、酒店、②會議中心、③飯店這幾類場所。①賓館、酒店

許多賓館有專門接待商務(wù)會議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。②會議中心

會議中心屬于專業(yè)從事會議服務(wù)的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關(guān)設(shè)施；精通會務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。③飯店

飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務(wù)。

會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點(diǎn)就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)與想象的不一樣就來不及了。

如果由于各種原因無法親自去踩點(diǎn)，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設(shè)施等級。可以通過16個項目評估會議地點(diǎn)。

1、住宿預(yù)訂

2、車輛使用及租賃安排

3、票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇

4、音像輔助設(shè)備租賃

5、會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標(biāo)、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。

會場布置雖然是個細(xì)節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。會場布置總體要求：

會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的等等。

會議場所的室外布置——會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：

1、主會標(biāo)

2、歡迎拱門、條幅

3、彩球、鮮花、氦氣球

4、地毯

5、展架、易拉寶、廣告板

6、引導(dǎo)牌

7、燈箱

8、簽到臺

9、休息座椅等

會議場所的室內(nèi)布置——會議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：

1、會標(biāo)、背景板

2、主席臺、聽眾席、演講臺的布置

3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾

4、音像輔助設(shè)備

5、燈光、電源設(shè)備

6、茶點(diǎn)

7、禮品、獎品、紀(jì)念品、演出道具采購清單

8、餐飲、水果、飲用瓶裝水等

9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品

10、會議相關(guān)印刷品需要提前確實內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料等

11、與會議相關(guān)的其他物品

各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到要求、送貨不及時、售后服務(wù)跟不上等問題

七、請柬、邀請函的7項信息

有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：

1、活動類型

2、活動日期、時間 與會期

3、會議邀請者與被邀請者

4、會議地點(diǎn)

5、是否需要回復(fù)

6、提供的餐飲

7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等

請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的預(yù)算越高；對有回復(fù)要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復(fù)要及時登記，以便統(tǒng)計精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定餐飲、住宿等項時，非常重要，也與會議的預(yù)算密切相關(guān)。

第二章

會議地點(diǎn)的選擇

會議地點(diǎn)的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨(dú)作為一節(jié)來講，是因為會議地點(diǎn)選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關(guān)鍵因素，參會人員對會議感受、會議預(yù)算都與會議地點(diǎn)的選擇關(guān)系密切。

一、會議地點(diǎn)評估的幾個項目

在選擇會議地點(diǎn)后，要對會議場地進(jìn)行評估，可參考如下幾個項目：

1、會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費(fèi)

2、停車場

3、安全情況、保安服務(wù)質(zhì)量

4、電信聯(lián)絡(luò)便利性

5、裝修與外觀

6、清潔程度

7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔

8、食品、茶點(diǎn)（可參考：會議的食品飲料安排）

9、餐飲服務(wù)水平

10、工作人員表現(xiàn)

11、服務(wù)水平

12、供暖、空調(diào)、照明設(shè)施

13、住宿設(shè)施

14、音像輔助設(shè)備

15、休閑設(shè)施

16、其他設(shè)施與服務(wù)

以上項目最好能列個表，逐項按好、中、差打分。在會議籌備階段，先選擇2-3個備選地點(diǎn)，逐一列出其優(yōu)劣，提交會議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會議地址，以將保障會議地點(diǎn)與會議要求相符合。

會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細(xì)節(jié)，會議室座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。

二、會議的食品飲料安排

會議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時間、提供者、菜單與費(fèi)用。

安排食品飲料時，需要了解是否有特別飲食要求的參會人員，如素食或清真食品。會議的食品飲料有兩類：

1、茶點(diǎn)

茶點(diǎn)包括會中茶點(diǎn)、咖啡、茶，在會議期間提供。茶點(diǎn)的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

可以放在會議室內(nèi)的桌上供參會人員享用，也可以放在會議室外部，由參會人員外出休息時享用，具體提供時間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會議籌辦人員與會議場所提供商協(xié)商。

2、正餐

正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質(zhì)，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會安排領(lǐng)導(dǎo)講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費(fèi)用包含在住宿費(fèi)用中，在預(yù)定住宿時，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：

1、內(nèi)部食堂；

2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；

3、會議或住宿場所提供；

4、自行采購，有些茶點(diǎn)、飲料可自行采購。

三、音像輔助設(shè)備

安排任何會議與活動，都應(yīng)該事先確定是否需要在會議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準(zhǔn)備的內(nèi)容，會議室設(shè)備是否準(zhǔn)備妥當(dāng)會影響會議的效果，所以，使用音像輔助設(shè)備有以下幾個優(yōu)點(diǎn)：①可事先準(zhǔn)備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內(nèi)容；②運(yùn)用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報告水平；③音像輔助設(shè)備可顯示現(xiàn)場書寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。

會議常用的音像輔助設(shè)備有以下7類：

1、白板

白板通常能在上面進(jìn)行書寫的鐵制大塊白板，可反復(fù)擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內(nèi)容，因此，在準(zhǔn)備白板的同時，要準(zhǔn)備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。

2、計算機(jī)

有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝到會議室的計算機(jī)中，用計算機(jī)演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動畫、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。所以，計算機(jī)也是會議室常備的音像輔助設(shè)備之一。

3、投影儀

投影儀可以把計算機(jī)屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會議室的重要設(shè)備。

在準(zhǔn)備計算機(jī)及投影儀的時候，一定要準(zhǔn)備好相應(yīng)的電源設(shè)備，并為突然停電的意外事故做好準(zhǔn)備。

4、畫架、活動掛圖

畫架上面可掛多層白板紙，方便在會計過程中，由主持人、演講人、報告人記下與會人員的討論過程、重要觀點(diǎn)，畫架也可以用白板代替。

5、展板

展板是便攜式的圖板，展示會議相關(guān)的內(nèi)容或宣傳信息，由會議組織者事前準(zhǔn)備好，擺放在會議室相關(guān)位置。

6、音響設(shè)備

視會議室的大小及演講者的需要，提供麥克風(fēng)、音箱等，必要的音響設(shè)備。

7、其他設(shè)置

會議時，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報告人進(jìn)行溝通，并按他們的要求準(zhǔn)備。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會議場地布置好。第三章

會議過程控制

一、會議接待的2點(diǎn)注意事項

會議接待是參會人員對會議評估的重要要點(diǎn)之一，會議接待是整個會議過程中重要的一個環(huán)節(jié)，會議接待方案準(zhǔn)備、會議接待禮儀、會議接待注意事項，也是學(xué)習(xí)組織、籌備一個會議的重要內(nèi)容，對于大型招商會議，應(yīng)該準(zhǔn)備專門的會議接待方案。

會議接待中要注意的事項為：

1、妥當(dāng)安排接待人員

會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候，都有接待人員為參會者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準(zhǔn)備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕谩?/p>

對會議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會議的日程安排、會議場地情況、意外情況處理辦法案等。

2、充足準(zhǔn)備接待資料

在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：

1、胸卡或吊牌

2、參會人員名單

3、參會人員登記表、簽到表

4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本

5、會議日程

6、關(guān)于會議地點(diǎn)、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息

7、會議相關(guān)印刷品

8、會議評估反饋表

9、其他會議信息

為每個參會人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。會議接待前注意了這2個問題后，會議的接待就能圓滿地進(jìn)行。

二、會議意外事件處理、意外事件處理預(yù)案

會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對會議過程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預(yù)案呢？

會議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下幾個方面最有可能出現(xiàn)問題：

1、人員

會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準(zhǔn)時到達(dá)會議現(xiàn)場。

處理預(yù)案：

1、為每個重要角色準(zhǔn)備后備人選；

2、會議前與他們聯(lián)系，以確保無缺席情況出現(xiàn)，安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；

3、及時調(diào)整會議日程，例如增加提問時間，以應(yīng)對某個發(fā)言人的缺席。

2、場地

會議場地可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會議室無法按時提供；為參會人員預(yù)訂的客房不足；會議場地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。

處理預(yù)案：大型會議的場地出現(xiàn)意外，最難處理，因為會議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會人員已經(jīng)匯集過來了，很難準(zhǔn)備一個備選地點(diǎn)，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽(yù)的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。

3、音像輔助設(shè)備

音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。

處理預(yù)案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。

4、會議資料

會議資料可能會出現(xiàn)短缺；或者因為復(fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無法按時按量提供；會議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無法按時將資料送達(dá)等等。

處理預(yù)案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進(jìn)行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。

5、其他意外情況

其他可能存在的問題，如參會人數(shù)不足，或超過預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。第四章

會議總結(jié)

會議記錄與會議紀(jì)要，同樣作為會議情況的記錄方式，會議紀(jì)要與會議記錄有什么不同呢？

一、會議記錄格式的2個部分

會議記錄對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議記錄工作，寫好會議記錄是會議組織者的一項重要工作。會議記錄怎么寫？本文提供會議記錄的范文與會議記錄格式供參考。會議記錄格式包括3個部分：

1、會議組織情況

要求寫明：會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。

2、會議過程及發(fā)言內(nèi)容

記錄會議的實際過程，有時候會與《會議日程》的安排不同，需要通過會議記錄記錄下來。

對于發(fā)言的內(nèi)容，可以詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會議要點(diǎn)和中心內(nèi)容，多用于一般性會議。

除發(fā)言外，會議記錄還應(yīng)忠實記錄會議上的有關(guān)動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時加入的環(huán)節(jié)、會議的中斷、休息以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。

會議記錄還要將會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

二、會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別

會議紀(jì)要對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議紀(jì)要工作，寫好會議紀(jì)要是會議組織者的一項重要工作。會議紀(jì)要怎么寫？本文提供會議紀(jì)要范文與會議紀(jì)要格式供參考，并說明會議紀(jì)要與會議記錄的不同。

會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實性和指導(dǎo)性的文件。會議紀(jì)要與會議記錄的主要區(qū)別有2點(diǎn)：

1、性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。

2、功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔，而會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

第二篇：大型會議接待流程

會議接待流程

1會議資料準(zhǔn)備 1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務(wù)組要求根據(jù)參會 人數(shù)印刷。

2：會議資料（主辦單位提供）3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達(dá)消息。5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設(shè)計稿 8：歡迎布標(biāo)、會議室布標(biāo) 9：會議禮品（按參會人數(shù)準(zhǔn)備）10：會議代表證

2設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1.桌椅、名牌（現(xiàn)代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

5.資料、樣品 如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

6.會標(biāo)、背景板、展板

會標(biāo)一般指會議名稱和會議標(biāo)語橫幅。

為強(qiáng)化會議效果，許多會議將會標(biāo)美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準(zhǔn)備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

3會前準(zhǔn)備工作

1：根據(jù)會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置（會標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達(dá)的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務(wù)到位情況。

4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯(lián)系就醫(yī)。

7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四：會議其它費(fèi)用開支預(yù)算

1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會標(biāo)準(zhǔn)6：水果7：紀(jì)念品8：資料打印、復(fù)印9：照相、攝像10：其它

4人員安排

1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

2：會議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實會議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員

4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會議臨時接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會議用餐的時間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會議期間的生活服務(wù) 5發(fā)票的開據(jù)

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

6會議接站

會議報到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處。火車站或者飛機(jī)場設(shè)一塊醒目接站牌。

7會議報到

1：在酒店大堂設(shè)“報到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”

2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。

3：提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細(xì)致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。

4：根據(jù)會務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券 5：代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時辦理行李寄存 6：當(dāng)天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表 7：會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

8會議期間

1：要求酒店落實叫早服務(wù)

2：準(zhǔn)確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進(jìn)行

3：會議室布置情況落實

4：安排好旅游選種、落實返程機(jī)、車票的登記

5：及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋 6：與酒店公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取

7：準(zhǔn)備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程

9會議結(jié)束工作

1：會議結(jié)算

1：我向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結(jié)算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會議期間其它費(fèi)用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤

2：向會務(wù)組提供所需發(fā)票 3：返還會務(wù)組附加的會議利潤 2：會議返程

1：根據(jù)代表返程機(jī)、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2：可根據(jù)會務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送特色精美禮品

第三篇：組織大型會議流程

針對我以后經(jīng)常組織大型會議，根據(jù)這次培訓(xùn)班經(jīng)驗總結(jié)有關(guān)流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負(fù)責(zé)人：臨場負(fù)責(zé)突發(fā)事情，檢查監(jiān)督各項分工的進(jìn)行。

2、確定會場布置負(fù)責(zé)人：

（１）會標(biāo)：會議名稱。字體規(guī)范、排列整齊、粘貼結(jié)實、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺牌：主席臺就坐安排。臺下就坐安排。臺牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺后放翠綠花草②主席臺前放３排鮮花③臺下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺下擺放一次性口杯。

（５）音響準(zhǔn)備：專業(yè)人員提前對會場音響效果、燈光進(jìn)行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設(shè)備正常。投影儀和電腦務(wù)必調(diào)試好。并且留有專人保證整個培訓(xùn)過程完整進(jìn)行。

（６）桌椅及室內(nèi)衛(wèi)生：會場桌椅要擺放整齊，衛(wèi)生要打掃干凈。

3、確定材料負(fù)責(zé)人：

（１）會議指南，人手一份。講義材料準(zhǔn)備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領(lǐng)導(dǎo)講話。人手一份。

（３）會議主持詞。包括會前、會中、會后講話稿。

（４）其他參會人員發(fā)言材料。

（５）會議材料袋若干。

對于領(lǐng)導(dǎo)講話、會議議程等相關(guān)材料務(wù)必于會議召開前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無錯別字。

4、確定會場服務(wù)負(fù)責(zé)人：

（１）簽到發(fā)材料。簽到時告訴與會者座次。

（２）茶水。安排若干名服務(wù)人員倒水，保證會議供水充足。

（３）空調(diào)。根據(jù)天氣情況開放，但要事先調(diào)試好。

（４）提出會議紀(jì)律要求

（5）會議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負(fù)責(zé)人：

（1）用餐編組（地區(qū)式、課題式、自定式）

（2）專家、領(lǐng)導(dǎo)用餐

（3）備用數(shù)量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數(shù)

（6）宴請的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負(fù)責(zé)人：

（1）賓館業(yè)務(wù)接洽：

（1）接待能力符合會議要求

（2）會議相關(guān)設(shè)施考察一遍、（3）食宿收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標(biāo)準(zhǔn)

（6）會議室標(biāo)準(zhǔn)

（7）付費(fèi)結(jié)帳事宜：

（8）結(jié)算方式

餐：按餐卷，注意人數(shù)提前確定，或者按照餐券收費(fèi)

按桌，或者每個人的標(biāo)準(zhǔn)確定

宿：按實際、按預(yù)定，退房時間允許延遲2個小時

（9）熱水供應(yīng)

（10）娛樂活動

（11）出現(xiàn)超員情況的應(yīng)對方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領(lǐng)導(dǎo)特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

7、做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算

（1）餐費(fèi)

（2）宿費(fèi)

（3）資料費(fèi)

（4）會場布置費(fèi)

（5）交通費(fèi)

（6）房間內(nèi)水果、洗漱用品標(biāo)準(zhǔn)

（7）專家費(fèi)用（食宿費(fèi)、交通費(fèi)、講課費(fèi)、活動費(fèi)）

（8）會務(wù)補(bǔ)助費(fèi)

（9）通訊費(fèi)

（10）不可預(yù)見費(fèi)

8、專家、領(lǐng)導(dǎo)等安排

（1）確定專職人員服務(wù)。全程跟蹤，聽課、用餐、休息等要全程陪同，發(fā)現(xiàn)問題隨時解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規(guī)格安排

（4）支付講課費(fèi)、交通費(fèi)

（5）交通安排（包括機(jī)票訂購、幾點(diǎn)送往）

（6）活動安排（非報告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環(huán)境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負(fù)責(zé)任人分頭準(zhǔn)備各自工作，及時向總負(fù)責(zé)人匯報進(jìn)程，完畢后制作會議指南。

2、進(jìn)行中：各負(fù)責(zé)人分頭進(jìn)行各自工作，發(fā)現(xiàn)問題能解決現(xiàn)場解決，不能解決要拿出方案立即向總負(fù)責(zé)人匯報。

當(dāng)發(fā)現(xiàn)有不妥，要向總負(fù)責(zé)人二次表達(dá)不同意見。

（1）早餐時間

（2）上午會議時間、內(nèi)容、主講人、主持人

（3）中餐時間

（4）主講人、領(lǐng)導(dǎo)休息

（5）下午會議時間、內(nèi)容、主講人、主持人

（6）晚餐時間

（7）餐后活動安排

（8）休息時間

（9）返程票定購、發(fā)放

（10）離會時間

（11）交通介紹，賓館位置及聯(lián)系電話

第四篇：招商接待流程

一、接待

1、準(zhǔn)備工作

1）、以良好的形象和服務(wù)態(tài)度建立客戶對招商人員良好的第一印象，進(jìn)而由招商人員這一窗口開始樹立對樓盤的信心，使客戶感覺賓至如歸。

2）、掌握樓盤自身的素質(zhì)、（項目及樓層分布情況設(shè)備實施的完善情況）周邊樓盤的情況以及所處的環(huán)境。熟悉及理解租賃資料，確立租賃信心。

3）、熟悉并遵守現(xiàn)場的管理和公司的規(guī)章制度。

4）、租賃資料和工具的準(zhǔn)備，例如：資料夾、計算器、名片、簽字筆、鉛筆、工裝、工牌等；必備的租賃工具放在適當(dāng)位置，方便取用。如筆不可隨意放在衣襟處，可卡在資料夾封面或放于衣袋內(nèi)，計算器、名片及派發(fā)給客戶的租賃資料（招商手冊，建筑物樓層平面圖）放于資料夾內(nèi)。

2、接待規(guī)范

招商人員在接待桌前，當(dāng)客戶進(jìn)入大廈時，應(yīng)要求門衛(wèi)進(jìn)行好登記手續(xù)，方便知道是什么公司，和了解該公司的情況和電話號碼。為以后電話聯(lián)系和拜訪做準(zhǔn)備。招商人員側(cè)手夾資料夾，近門側(cè)手拉門，臉帶微笑，主動迎上前去對客戶說：“歡迎光臨”，請教客戶姓名，伸右手指引客戶進(jìn)入，客戶內(nèi)側(cè)走，招商人員在外圍帶動，同時其他招商人員及時補(bǔ)位。

3、樓盤情況

1）、模型介紹

指引客戶到模型旁，介紹外圍情況，現(xiàn)在所處的地理位置在哪里，方向方位，樓盤位置、路名、周邊建筑物、附近配套設(shè)施、公交網(wǎng)絡(luò)等等；介紹完，指引客戶到樓盤實地介紹（本階段為了體現(xiàn)大廈的人氣，建議在上樓看房時征求一下客戶對數(shù)字樓層有沒有特別的需求。），已出租及自用部分不方便帶客戶看的樓層，盡可能的要回避。重點(diǎn)的眼見為實，推薦優(yōu)點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)場實景，人文景觀，揚(yáng)長避短，強(qiáng)化大廈優(yōu)勢和周邊配套，要注意工地現(xiàn)場的安全。

2）、基本要素介紹

大廈占地規(guī)模、層高、大廈配套設(shè)施、開發(fā)商、建筑單位、物業(yè)顧問單位、面積、起價、均價、建筑風(fēng)格風(fēng)水、同時詢問客戶需求，了解客戶想法。

3）、參觀樣板房、示范單位（可以帶客戶參觀高科辦公室以顯示我司實力重點(diǎn)突出“示范”性，指引客戶如何二次裝修，辦公家私如何布局，間隔開間如何改動等等。

4、洽談

帶客戶到洽談桌，讓客戶背對門，最好面對模型效果圖，同時其他招商人員應(yīng)及時倒水，詢問客戶有無這方面的意向，傾聽客戶對大廈的整體印象，了解客戶需求及公司規(guī)模情況，給以合理化的建議等。

5）、送客

客戶起身時，恭迎客戶下次到現(xiàn)場做指導(dǎo)，并送客戶到門外，目送遠(yuǎn)去。

6）、及時填寫來人條，并做好登記。

二、現(xiàn)場的基本動作

寫字樓招商，現(xiàn)場接待是主戰(zhàn)場。如何將產(chǎn)品盡可能快地、盡可能全面地被客戶接受，招商人員的基本動作是關(guān)鍵。下面，我們按照招商流程，將幾個最基本的招商動作及其注意事項作詳細(xì)介紹。

（一）接聽電話

1、基本動作

（1）接聽電話態(tài)度和藹、語言親切。一般先主動問候“您好！松日高科，請問有什么可以幫到您”，而后開始交談。

（2）通常，客戶在電話中會問及價格（租金、空調(diào)費(fèi)、管理費(fèi)、電費(fèi)、水費(fèi)等）地點(diǎn)、周遍配套、能否注冊、免租期多長時間等方面的問題。招商人員應(yīng)揚(yáng)長避短，在回答時應(yīng)將產(chǎn)品的亮點(diǎn)巧妙地溶入。在介紹中談及價格時不得提周邊樓盤名稱及價格，可以介紹科技園中區(qū)整體的租金水平，如果客戶對本大廈滿意可以建議見面談或者經(jīng)授權(quán)上門拜訪客戶商談相關(guān)事宜。

（3）在與客戶交談中，設(shè)法取得我們想要的資訊。

第一要件：客戶的姓名、目前辦公地址、聯(lián)系電話個人背景等。

第二要件：客戶能夠接受的價格、面積、等對產(chǎn)品具體要求的資訊。

（4）最好的做法是，直接約請客戶來現(xiàn)場看樓或者協(xié)商相關(guān)事宜。

（5）馬上將資訊記錄來電登記表上。

2、注意事項

（1）當(dāng)正式接到求租者第一個電話開始，應(yīng)統(tǒng)一說詞。

（2）電話接聽時，盡量由被回答轉(zhuǎn)為主動介紹，主動詢問。

（3）約請客戶應(yīng)明確具體時間和地點(diǎn)，并且告訴他，你將專程等候。

（4）應(yīng)將客戶來電信息及時整理歸納，與現(xiàn)場經(jīng)理，廣告制作人員充分溝通交流。

（二）迎接客戶

1、基本動作

（1）客戶進(jìn)門，每一個看見的招商人員都應(yīng)主動招呼問候，提醒其他人員注意。

（2）招商人員立即上前，熱情接待。

（3）幫助客戶收拾雨具，放置衣帽等細(xì)節(jié)動作。

2、注意事項

（1）招商人員應(yīng)儀表端正，態(tài)度親切。

（2）接待客戶或一人，或一主一付，以二人為限，絕對不要超過三人。

（3）若不是真正客戶，應(yīng)照樣提供一份資料，作簡潔而又熱情的招待。

（4）未有客戶時，應(yīng)注意現(xiàn)場整潔各個人儀表，以隨時給客戶良好印象。

（三）介紹產(chǎn)品

1、基本動作

（1）交換名片，相互介紹，了解客戶的個人資訊情況。

（2）按照招商現(xiàn)場已經(jīng)規(guī)劃好的招商動線，配合燈箱，模型，看樣板等招商道具，自然而又突出重點(diǎn)地介紹產(chǎn)品地段、環(huán)境、交通、生活機(jī)能，產(chǎn)品機(jī)能等重點(diǎn)，著重于突出大廈所處位置和科技園的特色和優(yōu)勢。

2、注意事項

（1）此時側(cè)重強(qiáng)調(diào)本大廈和高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園的整體優(yōu)勢點(diǎn)。

（2）將自己的熱忱與誠懇推銷給客戶，努力與其建立相互信任的關(guān)系。

（3）通過交談?wù)_把握客戶的真實需求，并據(jù)此迅速制定應(yīng)對策略。

（4）當(dāng)客戶超過一人時，注意區(qū)分其中的決策者，把握他們相互的關(guān)系。

（四）意向洽談

1、基本動作

（1）倒茶寒暄，引導(dǎo)客戶在招商桌前入座。

（2）在客戶未主動表態(tài)時，應(yīng)該立刻主動地選擇一個單位作試探性介紹。

（3）根據(jù)客戶所喜歡的單元，在肯定的基礎(chǔ)上，作更詳盡的說明。

（4）針對客戶的疑惑點(diǎn)，加以相關(guān)解釋，幫助其逐一克服租賃障礙。

（5）適時制造現(xiàn)場氣氛，強(qiáng)化其租賃欲望。

（6）在客戶對產(chǎn)品有70%的認(rèn)可度的基礎(chǔ)上，設(shè)法說服他簽訂租賃意向書并交納定金。

2、注意事項

（1）入座時，注意將客戶安置在一個視野愉悅的便于控制的空間范圍內(nèi)。

（2）個人的招商資料和招商工具應(yīng)準(zhǔn)備齊全，隨時應(yīng)對客戶的需要。

（3）了解客戶的真正需求，了解客戶的主要問題點(diǎn)。

（4）注意與現(xiàn)場同仁的交流與配合，讓現(xiàn)場經(jīng)理知道客戶在看哪一層或者哪個單位。

（5）注意判斷客戶的誠意，租賃能力和意向概率。

（6）現(xiàn)場氣氛營造應(yīng)該自然親切，掌握火候。

（7）對產(chǎn)品的解釋不應(yīng)有夸大，虛構(gòu)的成分。

（8）不是職權(quán)范圍內(nèi)的承諾應(yīng)報現(xiàn)場經(jīng)理通過。

（五）帶看現(xiàn)場

1、基本動作

（1）結(jié)合工地現(xiàn)況和周邊特征，邊走邊介紹。

（2）按照建筑物平面圖，讓客戶切實感覺自己所遷入的感覺。

（3）盡量多說，讓客戶紿終為你所吸引。

2、注意事項

（1）帶看工地的路線應(yīng)事先規(guī)劃好，注意沿線的整潔與安全。

（2）囑咐客戶帶好安全帽及其他隨身所帶物品。

（六）暫未成交

1、基本動作

（1）將招商手冊等資料備齊一份給客戶，讓其仔細(xì)考慮或代為傳播。

（2）再次告訴客戶聯(lián)系方式和聯(lián)系電話，承諾為其作義務(wù)租賃咨詢。

（3）對有意的客戶再次約定看樓時間。

（4）送客至大門或電梯間。

2、注意事項

（1）暫未成交或未成交的客戶依舊是客戶，招商人員都應(yīng)態(tài)度親切，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

（2）及時分析暫未成交或未成交的真正原因，記錄在案。

（3）對暫未成交或未成交的原因，報告現(xiàn)場經(jīng)理，視具體情況，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

（七）填寫客戶資料表

1、基本動作

（1）無論成交與否，每接待完一組客戶后，立刻填寫客戶追蹤表。

（2）填寫的重點(diǎn)：

A、客戶的聯(lián)絡(luò)方式和個人資訊。

B、客戶對產(chǎn)品的要求條件。

C、成交或未成交的真正原因。（價格或是結(jié)構(gòu)不適合客戶）

（2）根據(jù)客戶成交的可能性，將其分類為：A、很有希望，B、有希望，C、一般這三個等級，以便日后有重點(diǎn)的追蹤訪詢。

2、注意事項

（1）客戶資料表應(yīng)認(rèn)真填寫，越詳盡越好。

（2）客戶資料表是招商人員的聚寶盆，應(yīng)妥善保存。

（3）客戶等級應(yīng)視具體情況，進(jìn)行階段調(diào)整。

（4）每天或每周，應(yīng)由部門經(jīng)理定時招開工作會議，依客戶資料表檢討招商情況，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

（八）客戶追蹤

1、基本動作

（1）繁忙間隙，依客戶等級與之聯(lián)系，并隨時向?qū)０缚陬^報告。

（2）對于A、B等級的客戶，招商人員應(yīng)列為重點(diǎn)對象，保持密切聯(lián)系，調(diào)動一切可能，努力說服。

（3）將每一次追蹤情況詳細(xì)記錄在案，便于日后分析判斷。

（4）無論最后是否成交，都要婉轉(zhuǎn)要求客戶幫忙介紹客戶。

2、注意事項

（1）追蹤客戶要注意切入話題的選擇，勿造成銷售不暢，死硬推銷的形象。

（2）追蹤客戶要注意時間的間隔，一般以二、三天為宜（視具體的情況，由招商人員自定。）。

（3）注意追蹤方式的變化：打電話、寄資料、發(fā)信息。以德高望重拜訪，邀請參加各類活動等等。

（4）二人或二人以上與同一客戶有聯(lián)系時，應(yīng)該相互通氣，統(tǒng)一立場、協(xié)調(diào)行動。

（九）成交收定

1、基本動作

（1）客戶決定租賃時。

（2）恭喜客戶。

（3）視具體情況，收取客戶小定金或大定金到財務(wù)，并告訴客戶對租賃雙方的行為約束。

（4）從柜臺領(lǐng)取租賃協(xié)議書，詳細(xì)解釋租賃協(xié)議書填寫的各項條款和內(nèi)容。

A、租賃保證金欄內(nèi)填寫的各項條款和內(nèi)容；

B、定金欄內(nèi)填寫實收金額，若所收的定金為票據(jù)時，填寫票據(jù)的詳細(xì)資料；

C、若是小定金，與客戶約定大定金補(bǔ)足日期及時應(yīng)補(bǔ)金額，填寫于租賃協(xié)議上；

D、與客戶約定簽約的日期及簽約金額，填寫于租賃協(xié)議上；

E、其他內(nèi)容依租賃協(xié)議的格式如實填寫。

（5）請客戶、經(jīng)辦招商人員、部門經(jīng)理、財務(wù)四方簽名確認(rèn)。

（6）將定單第二聯(lián)（客戶聯(lián)備案）交客戶收執(zhí)，并告訴客戶于補(bǔ)足或簽約時將其帶來。

（7）確定定金補(bǔ)足或簽約日，并詳細(xì)告訴客戶各種注意事項和所需要帶齊各類證件。

（8）再次恭喜客戶。

（9）送客戶至大門外或電梯間。

2、注意事項

（1）與部門經(jīng)理和其他招商人員密切配合，制造并維持現(xiàn)場氣氛。

（2）正式定單的格式一般一式三聯(lián):客戶聯(lián)、公司聯(lián)、財務(wù)聯(lián)。

（3）注意各聯(lián)各自應(yīng)該所被持有的對象。

（4）當(dāng)客戶對某樓層單位稍有興趣或決定租賃但末帶足足夠的金額時，鼓勵支付小定金是一個行之有效的辦法。

（5）小定金金額不在于多，三五佰至幾千元均可，其主要目地是使客戶牽掛我們的大廈。

（6）小定金保留日期一般以一天為限，時間長短和是否退還?？梢曌赓U狀況自行掌握。

（7）定金（大定金）為合約的一部分，若雙方任一方無故毀約，都將按合同約定承擔(dān)違約責(zé)任。

（8）定金收取金額的下限為1000元，上限為房屋一個月租金款的10%。原則上定金金額多多益善，以確?？蛻糇罱K簽約成交。

（9）定金保留日期一般以15天為限，具體情況可自行掌握，但過了時限，定金沒收。

（10）小定金或大定金的簽約日之間的時間間隔應(yīng)可能地短，以防各種節(jié)外生枝的情況發(fā)生。

（11）租金價格或其他附加條件，應(yīng)報部門經(jīng)理同意備案。

（12）定單填寫完后，再仔細(xì)檢查樓層單元、面積、定金等是否正確。

（13）收取的定金確實點(diǎn)收。

（十）定金補(bǔ)足

1、基本動作

（1）定金欄內(nèi)填寫實收補(bǔ)足金額。

（2）再次確定簽約日期，將簽約日期和簽約金填寫于定單上。

（3）若重新開定單，大定單依據(jù)小定單的內(nèi)容來填寫。

（4）詳細(xì)告訴客戶簽約的的各種注意事項和所需帶齊的各證件。

（5）恭喜客戶，送至大門或電梯間。

2、注意事項

（1）在約定補(bǔ)足日前，再次與客戶聯(lián)系，確定日期并作好準(zhǔn)備。

（2）填寫完后，再次檢查戶別、面積、總價（月租金和2個月的租賃保證金）、定金等是否正確。

（3）將詳細(xì)情況向現(xiàn)場經(jīng)理匯報備案。

（十一）簽訂合約

1、基本動作

（1）恭喜客戶選擇我們的大廈。

（2）驗證身份證原證，審核其租賃資格。（身分證、營業(yè)執(zhí)照、法人證明書、法人證明委托書等）

（3）領(lǐng)取檔案袋,填寫簽約小貼士(客戶姓名、身份證號、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、房號、付款方式及金額)

（4）出示租賃合同示范合同文本，逐條解釋合同的主要條款。

A、雙方法人的姓名或名稱；

B、房地產(chǎn)的坐落、面積、四周范圍；

C、土地所有權(quán)性質(zhì)；

D、房地產(chǎn)規(guī)劃使用性質(zhì)；

E、違約責(zé)任；

K、爭議的解決方式。

（5）合同錄入、提交。

（6）簽約成交，并按合同規(guī)定收取首月租金和租賃保證金，同時相應(yīng)抵扣已付定金。

（7）將定單收回，交回財務(wù)。

（8）打印合同，客戶先簽字。后續(xù)我司相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或法人簽字。

（9）登記備案，辦理工商注冊手續(xù)等。

2、注意事項

（1）示范合同文本應(yīng)事先準(zhǔn)備好。

（2）事先分析簽約時間可發(fā)生的問題，向部門經(jīng)理報告，研究解決的辦法。

（3）簽約時，如客戶有問題無法說服，匯報經(jīng)理研究解決的辦法。

（4）簽合同一定要其法人簽名或者出據(jù)法人證明書或者法人授權(quán)委托書簽名、蓋章。

（5）由他人代理簽約，法人給予代理人的委托書需經(jīng)過公證。

（6）解釋合同條款時，在情感上應(yīng)側(cè)重于客戶的立場，讓其有認(rèn)同感。

（7）簽約后的合同，應(yīng)迅速房屋租賃管理所登記備案。

（8）簽約后的客戶，應(yīng)始終與保持接觸，幫助解決各種問題并讓其介紹客戶。

（9）及時檢討簽約情況，若有問題，應(yīng)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

第五篇：會議公司會議組織策劃接待會議流程

會議策劃組織

一、會前準(zhǔn)備

1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？

2、確定會議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動方案？

3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進(jìn)行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組.限定每個項目的商議時間。

4、收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來。

5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。

7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

二、會議期間控制

1、敘述會議的目的。

2、核對并記錄與會者。

3、根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。

4、給每一個人表述自己意見的機(jī)會。

5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身。

6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。

7、堅持預(yù)定的時間，不要拖延。

8、在每個項目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。

9、在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會議。

10、確定下次會議的議題和時間。

三、會后工作

1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時間。

2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

會議接待流程23條

會前工作：

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。

6、確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。

8、準(zhǔn)備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）

會中工作：

9、機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。

11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。

12、會議秘書在會議接待（報到）處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。

13、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

14、提前確認(rèn)會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

15、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

16、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

會后工作：

20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。

23、歡送代表工作。