第一篇：招商接待流程
一、接待
1、準備工作 1）、以良好的形象和服務態(tài)度建立客戶對招商人員良好的第一印象，進而由招商人員這一窗口開始樹立對夜市的信心，使客戶感覺賓至如歸。2）、掌握夜市自身的素質、（項目及攤位分布情況設備實施的完善情況）周邊夜市的情況以及所處的環(huán)境。熟悉及理解租賃資料，確立租賃信心。3）、熟悉并遵守現(xiàn)場的管理和公司的規(guī)章制度。4）、租賃資料和工具的準備，例如：資料夾、計算器、名片、簽字筆、鉛筆、工裝、工牌等；必備的租賃工具放在適當位置，方便取用。如筆不可隨意放在衣襟處，可卡在資料夾封面或放于衣袋內，計算器、名片及派發(fā)給客戶的租賃資料（招商手冊，夜市攤位平面圖）放于資料夾內。
2、接待規(guī)范
招商人員在接待桌前，當客戶進入招商處，應進行好登記手續(xù)，為以后電話聯(lián)系和拜訪做準備。招商人員側手夾資料夾，3、夜市情況 1）、攤位介紹
指引客戶到攤位平面圖，介紹周圍情況，現(xiàn)在所處的地理位置在哪里，方向方位，夜市位置、路名、周邊建筑物、附近配套設施、公交網(wǎng)絡等等；介紹完，指引客戶到夜市實地介紹，推薦優(yōu)點，結合現(xiàn)場實景，人文景觀，揚長避短，強化夜市優(yōu)勢和周邊配套。
二、現(xiàn)場的基本動作
夜市招商，現(xiàn)場接待是主戰(zhàn)場。如何將產品盡可能快地、盡可能全面地被客戶接受，招商人員的基本動作是關鍵。下面，我們按照招商流程，將幾個最基本的招商動作及其注意事項作詳細介紹。
（一）接聽電話
1、基本動作
（1）接聽電話態(tài)度和藹、語言親切。一般先主動問候“您好！請問有什么可以幫到您”，而后開始交談。
（2）通常，客戶在電話中會問及價格（租金、管理費、電費、水費等）地點、周遍配套、招商人員應揚長避短，在回答時應將產品的亮點巧妙地溶入。（3）在與客戶交談中，設法取得我們想要的資訊。
第一要件：客戶的姓名、目前辦公地址、聯(lián)系電話個人背景等。第二要件：客戶能夠接受的價格、面積、等對產品具體要求的資訊。（4）最好的做法是，直接約請客戶來現(xiàn)場看或者協(xié)商相關事宜。（5）馬上將資訊記錄來電登記表上。
2、注意事項
（1）當正式接到求租者第一個電話開始，應統(tǒng)一說詞。（2）電話接聽時，盡量由被回答轉為主動介紹，主動詢問。
（3）約請客戶應明確具體時間和地點，并且告訴他，你將專程等候。（4）將自己的熱忱與誠懇推銷給客戶，努力與其建立相互信任的關系。（5）通過交談正確把握客戶的真實需求，并據(jù)此迅速制定應對策略。（6）當客戶超過一人時，注意區(qū)分其中的決策者，把握他們相互的關系。
（二）意向洽談
1、基本動作
（1）倒茶寒暄，引導客戶在招商桌前入座。（2）在客戶未主動表態(tài)時，應該立刻主動地選擇一個單位作試探性介紹。（3）根據(jù)客戶所喜歡的攤位，在肯定的基礎上，作更詳盡的說明。（4）針對客戶的疑惑點，加以相關解釋，幫助其逐一克服租賃障礙。（5）適時制造現(xiàn)場氣氛，強化其租賃欲望。
（6）在客戶對產品有70%的認可度的基礎上，設法說服他簽訂租賃意向書并交納定金。
（三）帶看現(xiàn)場
1、基本動作
（1）結合現(xiàn)況和周邊特征，邊走邊介紹。
（2）按照建筑物平面圖，讓客戶切實感覺自己所遷入的感覺。（3）盡量多說，讓客戶紿終為你所吸引。
2、注意事項
（1）帶看的路線應事先規(guī)劃好，注意沿線的整潔與安全。
（四）暫未成交
1、基本動作
（1）將招商手冊等資料備齊一份給客戶，讓其仔細考慮或代為傳播。（2）再次告訴客戶聯(lián)系方式和聯(lián)系電話，承諾為其作義務租賃咨詢。（3）對有意的客戶再次約定時間。
2、注意事項
（1）暫未成交或未成交的客戶依舊是客戶，招商人員都應態(tài)度親切，采取相應的補救措施。（2）及時分析暫未成交或未成交的真正原因，記錄在案。
（3）對暫未成交或未成交的原因，報告現(xiàn)場經理，視具體情況，采取相應的補救措施。
（五）填寫客戶資料表
1、基本動作
（1）無論成交與否，每接待完一組客戶后，立刻填寫客戶追蹤表。（2）填寫的重點：
A、客戶的聯(lián)絡方式和個人資訊。B、客戶對產品的要求條件。C、成交或未成交的真正原因。（價格或是結構不適合客戶）
（2）根據(jù)客戶成交的可能性，將其分類為：A、很有希望，B、有希望，C、一般這三個等級，以便日后有重點的追蹤訪詢。
2、注意事項
（1）客戶資料表應認真填寫，越詳盡越好。
（2）客戶資料表是招商人員的聚寶盆，應妥善保存。（3）客戶等級應視具體情況，進行階段調整。
（4）每天或每周，應由部門經理定時招開工作會議，依客戶資料表檢討招商情況，并采取相應的應對措施。
（九）成交收定
1、基本動作
（1）客戶決定租賃時。（2）恭喜客戶。
（3）視具體情況，收取客戶小定金或大定金到財務，并告訴客戶對租賃雙方的行為約束。（4）從柜臺領取租賃協(xié)議書，詳細解釋租賃協(xié)議書填寫的各項條款和內容。A、租賃保證金欄內填寫的各項條款和內容； B、定金欄內填寫實收金額，若所收的定金為票據(jù)時，填寫票據(jù)的詳細資料； C、若是小定金，與客戶約定大定金補足日期及時應補金額，填寫于租賃協(xié)議上； D、與客戶約定簽約的日期及簽約金額，填寫于租賃協(xié)議上； E、其他內容依租賃協(xié)議的格式如實填寫。
（5）請客戶、經辦招商人員、部門經理、財務四方簽名確認。
（6）將定單第二聯(lián)（客戶聯(lián)備案）交客戶收執(zhí)，并告訴客戶于補足或簽約時將其帶來。（7）確定定金補足或簽約日，并詳細告訴客戶各種注意事項和所需要帶齊各類證件。
2、注意事項
（1）與部門經理和其他招商人員密切配合，制造并維持現(xiàn)場氣氛。（2）正式定單的格式一般一式三聯(lián):客戶聯(lián)、公司聯(lián)、財務聯(lián)。（3）注意各聯(lián)各自應該所被持有的對象。
（4）當客戶對某樓層單位稍有興趣或決定租賃但末帶足足夠的金額時，鼓勵支付小定金是一個行之有效的辦法。
（5）小定金金額不在于多，三五佰至幾千元均可，其主要目地是使客戶牽掛我們的夜市。（6）小定金保留日期一般以一天為限，時間長短和是否退還?？梢曌赓U狀況自行掌握。（7）定金（大定金）為合約的一部分，若雙方任一方無故毀約，都將按合同約定承擔違約責任。
（8）定金收取金額的下限為1000元，上限為房屋一個月租金款的10%。原則上定金金額多多益善，以確?？蛻糇罱K簽約成交。
（9）定金保留日期一般以15天為限，具體情況可自行掌握，但過了時限，定金沒收。（10）小定金或大定金的簽約日之間的時間間隔應可能地短，以防各種節(jié)外生枝的情況發(fā)生。（11）租金價格或其他附加條件，應報部門經理同意備案。
（12）定單填寫完后，再仔細檢查樓層單元、面積、定金等是否正確。（13）收取的定金確實點收。
（十）定金補足
1、基本動作
（1）定金欄內填寫實收補足金額。
（2）再次確定簽約日期，將簽約日期和簽約金填寫于定單上。（3）若重新開定單，大定單依據(jù)小定單的內容來填寫。
（4）詳細告訴客戶簽約的的各種注意事項和所需帶齊的各證件。
2、注意事項
（1）在約定補足日前，再次與客戶聯(lián)系，確定日期并作好準備。（2）填寫完后，再次檢查戶別、面積、總價（月租金和租賃保證金）、定金等是否正確。（3）將詳細情況向現(xiàn)場經理匯報備案。
（十一）簽訂合約
1、基本動作
（1）驗證身份證原證，審核其租賃資格。（身分證、營業(yè)執(zhí)照等）
（3）領取檔案袋,填寫簽約小貼士(客戶姓名、身份證號、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、攤位號、付款方式及金額)（4）出示租賃合同示范合同文本，逐條解釋合同的主要條款。A、雙方法人的姓名或名稱； B、違約責任；
C、爭議的解決方式。（5）合同錄入、提交。（6）簽約成交，并按合同規(guī)定收取首月租金和租賃保證金，同時相應抵扣已付定金。（7）將定單收回，交回財務。
（8）打印合同，客戶先簽字。后續(xù)我司相關負責人簽字或法人簽字。（9）登記備案，辦理工商注冊手續(xù)等。
2、注意事項
（1）示范合同文本應事先準備好。
（2）事先分析簽約時間可發(fā)生的問題，向部門經理報告，研究解決的辦法。（3）簽約時，如客戶有問題無法說服，匯報經理研究解決的辦法。
（4）簽合同一定要其法人簽名或者出據(jù)法人證明書或者法人授權委托書簽名、蓋章。（5）由他人代理簽約，法人給予代理人的委托書需經過公證。
（6）解釋合同條款時，在情感上應側重于客戶的立場，讓其有認同感。（7）簽約后的合同，應迅速房屋租賃管理所登記備案。
（8）簽約后的客戶，應始終與保持接觸，幫助解決各種問題并讓其介紹客戶。（9）及時檢討簽約情況，若有問題，應采取相應的應對措施。
第二篇：招商接待流程
一、接待
1、準備工作
1）、以良好的形象和服務態(tài)度建立客戶對招商人員良好的第一印象，進而由招商人員這一窗口開始樹立對樓盤的信心，使客戶感覺賓至如歸。
2）、掌握樓盤自身的素質、（項目及樓層分布情況設備實施的完善情況）周邊樓盤的情況以及所處的環(huán)境。熟悉及理解租賃資料，確立租賃信心。
3）、熟悉并遵守現(xiàn)場的管理和公司的規(guī)章制度。
4）、租賃資料和工具的準備，例如：資料夾、計算器、名片、簽字筆、鉛筆、工裝、工牌等；必備的租賃工具放在適當位置，方便取用。如筆不可隨意放在衣襟處，可卡在資料夾封面或放于衣袋內，計算器、名片及派發(fā)給客戶的租賃資料（招商手冊，建筑物樓層平面圖）放于資料夾內。
2、接待規(guī)范
招商人員在接待桌前，當客戶進入大廈時，應要求門衛(wèi)進行好登記手續(xù)，方便知道是什么公司，和了解該公司的情況和電話號碼。為以后電話聯(lián)系和拜訪做準備。招商人員側手夾資料夾，近門側手拉門，臉帶微笑，主動迎上前去對客戶說：“歡迎光臨”，請教客戶姓名，伸右手指引客戶進入，客戶內側走，招商人員在外圍帶動，同時其他招商人員及時補位。
3、樓盤情況
1）、模型介紹
指引客戶到模型旁，介紹外圍情況，現(xiàn)在所處的地理位置在哪里，方向方位，樓盤位置、路名、周邊建筑物、附近配套設施、公交網(wǎng)絡等等；介紹完，指引客戶到樓盤實地介紹（本階段為了體現(xiàn)大廈的人氣，建議在上樓看房時征求一下客戶對數(shù)字樓層有沒有特別的需求。），已出租及自用部分不方便帶客戶看的樓層，盡可能的要回避。重點的眼見為實，推薦優(yōu)點，結合現(xiàn)場實景，人文景觀，揚長避短，強化大廈優(yōu)勢和周邊配套，要注意工地現(xiàn)場的安全。
2）、基本要素介紹
大廈占地規(guī)模、層高、大廈配套設施、開發(fā)商、建筑單位、物業(yè)顧問單位、面積、起價、均價、建筑風格風水、同時詢問客戶需求，了解客戶想法。
3）、參觀樣板房、示范單位（可以帶客戶參觀高科辦公室以顯示我司實力重點突出“示范”性，指引客戶如何二次裝修，辦公家私如何布局，間隔開間如何改動等等。
4、洽談
帶客戶到洽談桌，讓客戶背對門，最好面對模型效果圖，同時其他招商人員應及時倒水，詢問客戶有無這方面的意向，傾聽客戶對大廈的整體印象，了解客戶需求及公司規(guī)模情況，給以合理化的建議等。
5）、送客
客戶起身時，恭迎客戶下次到現(xiàn)場做指導，并送客戶到門外，目送遠去。
6）、及時填寫來人條，并做好登記。
二、現(xiàn)場的基本動作
寫字樓招商，現(xiàn)場接待是主戰(zhàn)場。如何將產品盡可能快地、盡可能全面地被客戶接受，招商人員的基本動作是關鍵。下面，我們按照招商流程，將幾個最基本的招商動作及其注意事項作詳細介紹。
（一）接聽電話
1、基本動作
（1）接聽電話態(tài)度和藹、語言親切。一般先主動問候“您好！松日高科，請問有什么可以幫到您”，而后開始交談。
（2）通常，客戶在電話中會問及價格（租金、空調費、管理費、電費、水費等）地點、周遍配套、能否注冊、免租期多長時間等方面的問題。招商人員應揚長避短，在回答時應將產品的亮點巧妙地溶入。在介紹中談及價格時不得提周邊樓盤名稱及價格，可以介紹科技園中區(qū)整體的租金水平，如果客戶對本大廈滿意可以建議見面談或者經授權上門拜訪客戶商談相關事宜。
（3）在與客戶交談中，設法取得我們想要的資訊。
第一要件：客戶的姓名、目前辦公地址、聯(lián)系電話個人背景等。
第二要件：客戶能夠接受的價格、面積、等對產品具體要求的資訊。
（4）最好的做法是，直接約請客戶來現(xiàn)場看樓或者協(xié)商相關事宜。
（5）馬上將資訊記錄來電登記表上。
2、注意事項
（1）當正式接到求租者第一個電話開始，應統(tǒng)一說詞。
（2）電話接聽時，盡量由被回答轉為主動介紹，主動詢問。
（3）約請客戶應明確具體時間和地點，并且告訴他，你將專程等候。
（4）應將客戶來電信息及時整理歸納，與現(xiàn)場經理，廣告制作人員充分溝通交流。
（二）迎接客戶
1、基本動作
（1）客戶進門，每一個看見的招商人員都應主動招呼問候，提醒其他人員注意。
（2）招商人員立即上前，熱情接待。
（3）幫助客戶收拾雨具，放置衣帽等細節(jié)動作。
2、注意事項
（1）招商人員應儀表端正，態(tài)度親切。
（2）接待客戶或一人，或一主一付，以二人為限，絕對不要超過三人。
（3）若不是真正客戶，應照樣提供一份資料，作簡潔而又熱情的招待。
（4）未有客戶時，應注意現(xiàn)場整潔各個人儀表，以隨時給客戶良好印象。
（三）介紹產品
1、基本動作
（1）交換名片，相互介紹，了解客戶的個人資訊情況。
（2）按照招商現(xiàn)場已經規(guī)劃好的招商動線，配合燈箱，模型，看樣板等招商道具，自然而又突出重點地介紹產品地段、環(huán)境、交通、生活機能，產品機能等重點，著重于突出大廈所處位置和科技園的特色和優(yōu)勢。
2、注意事項
（1）此時側重強調本大廈和高新技術產業(yè)園的整體優(yōu)勢點。
（2）將自己的熱忱與誠懇推銷給客戶，努力與其建立相互信任的關系。
（3）通過交談正確把握客戶的真實需求，并據(jù)此迅速制定應對策略。
（4）當客戶超過一人時，注意區(qū)分其中的決策者，把握他們相互的關系。
（四）意向洽談
1、基本動作
（1）倒茶寒暄，引導客戶在招商桌前入座。
（2）在客戶未主動表態(tài)時，應該立刻主動地選擇一個單位作試探性介紹。
（3）根據(jù)客戶所喜歡的單元，在肯定的基礎上，作更詳盡的說明。
（4）針對客戶的疑惑點，加以相關解釋，幫助其逐一克服租賃障礙。
（5）適時制造現(xiàn)場氣氛，強化其租賃欲望。
（6）在客戶對產品有70%的認可度的基礎上，設法說服他簽訂租賃意向書并交納定金。
2、注意事項
（1）入座時，注意將客戶安置在一個視野愉悅的便于控制的空間范圍內。
（2）個人的招商資料和招商工具應準備齊全，隨時應對客戶的需要。
（3）了解客戶的真正需求，了解客戶的主要問題點。
（4）注意與現(xiàn)場同仁的交流與配合，讓現(xiàn)場經理知道客戶在看哪一層或者哪個單位。
（5）注意判斷客戶的誠意，租賃能力和意向概率。
（6）現(xiàn)場氣氛營造應該自然親切，掌握火候。
（7）對產品的解釋不應有夸大，虛構的成分。
（8）不是職權范圍內的承諾應報現(xiàn)場經理通過。
（五）帶看現(xiàn)場
1、基本動作
（1）結合工地現(xiàn)況和周邊特征，邊走邊介紹。
（2）按照建筑物平面圖，讓客戶切實感覺自己所遷入的感覺。
（3）盡量多說，讓客戶紿終為你所吸引。
2、注意事項
（1）帶看工地的路線應事先規(guī)劃好，注意沿線的整潔與安全。
（2）囑咐客戶帶好安全帽及其他隨身所帶物品。
（六）暫未成交
1、基本動作
（1）將招商手冊等資料備齊一份給客戶，讓其仔細考慮或代為傳播。
（2）再次告訴客戶聯(lián)系方式和聯(lián)系電話，承諾為其作義務租賃咨詢。
（3）對有意的客戶再次約定看樓時間。
（4）送客至大門或電梯間。
2、注意事項
（1）暫未成交或未成交的客戶依舊是客戶，招商人員都應態(tài)度親切，采取相應的補救措施。
（2）及時分析暫未成交或未成交的真正原因，記錄在案。
（3）對暫未成交或未成交的原因，報告現(xiàn)場經理，視具體情況，采取相應的補救措施。
（七）填寫客戶資料表
1、基本動作
（1）無論成交與否，每接待完一組客戶后，立刻填寫客戶追蹤表。
（2）填寫的重點：
A、客戶的聯(lián)絡方式和個人資訊。
B、客戶對產品的要求條件。
C、成交或未成交的真正原因。（價格或是結構不適合客戶）
（2）根據(jù)客戶成交的可能性，將其分類為：A、很有希望，B、有希望，C、一般這三個等級，以便日后有重點的追蹤訪詢。
2、注意事項
（1）客戶資料表應認真填寫，越詳盡越好。
（2）客戶資料表是招商人員的聚寶盆，應妥善保存。
（3）客戶等級應視具體情況，進行階段調整。
（4）每天或每周，應由部門經理定時招開工作會議，依客戶資料表檢討招商情況，并采取相應的應對措施。
（八）客戶追蹤
1、基本動作
（1）繁忙間隙，依客戶等級與之聯(lián)系，并隨時向專案口頭報告。
（2）對于A、B等級的客戶，招商人員應列為重點對象，保持密切聯(lián)系，調動一切可能，努力說服。
（3）將每一次追蹤情況詳細記錄在案，便于日后分析判斷。
（4）無論最后是否成交，都要婉轉要求客戶幫忙介紹客戶。
2、注意事項
（1）追蹤客戶要注意切入話題的選擇，勿造成銷售不暢，死硬推銷的形象。
（2）追蹤客戶要注意時間的間隔，一般以二、三天為宜（視具體的情況，由招商人員自定。）。
（3）注意追蹤方式的變化：打電話、寄資料、發(fā)信息。以德高望重拜訪，邀請參加各類活動等等。
（4）二人或二人以上與同一客戶有聯(lián)系時，應該相互通氣，統(tǒng)一立場、協(xié)調行動。
（九）成交收定
1、基本動作
（1）客戶決定租賃時。
（2）恭喜客戶。
（3）視具體情況，收取客戶小定金或大定金到財務，并告訴客戶對租賃雙方的行為約束。
（4）從柜臺領取租賃協(xié)議書，詳細解釋租賃協(xié)議書填寫的各項條款和內容。
A、租賃保證金欄內填寫的各項條款和內容；
B、定金欄內填寫實收金額，若所收的定金為票據(jù)時，填寫票據(jù)的詳細資料；
C、若是小定金，與客戶約定大定金補足日期及時應補金額，填寫于租賃協(xié)議上；
D、與客戶約定簽約的日期及簽約金額，填寫于租賃協(xié)議上；
E、其他內容依租賃協(xié)議的格式如實填寫。
（5）請客戶、經辦招商人員、部門經理、財務四方簽名確認。
（6）將定單第二聯(lián)（客戶聯(lián)備案）交客戶收執(zhí)，并告訴客戶于補足或簽約時將其帶來。
（7）確定定金補足或簽約日，并詳細告訴客戶各種注意事項和所需要帶齊各類證件。
（8）再次恭喜客戶。
（9）送客戶至大門外或電梯間。
2、注意事項
（1）與部門經理和其他招商人員密切配合，制造并維持現(xiàn)場氣氛。
（2）正式定單的格式一般一式三聯(lián):客戶聯(lián)、公司聯(lián)、財務聯(lián)。
（3）注意各聯(lián)各自應該所被持有的對象。
（4）當客戶對某樓層單位稍有興趣或決定租賃但末帶足足夠的金額時，鼓勵支付小定金是一個行之有效的辦法。
（5）小定金金額不在于多，三五佰至幾千元均可，其主要目地是使客戶牽掛我們的大廈。
（6）小定金保留日期一般以一天為限，時間長短和是否退還?？梢曌赓U狀況自行掌握。
（7）定金（大定金）為合約的一部分，若雙方任一方無故毀約，都將按合同約定承擔違約責任。
（8）定金收取金額的下限為1000元，上限為房屋一個月租金款的10%。原則上定金金額多多益善，以確保客戶最終簽約成交。
（9）定金保留日期一般以15天為限，具體情況可自行掌握，但過了時限，定金沒收。
（10）小定金或大定金的簽約日之間的時間間隔應可能地短，以防各種節(jié)外生枝的情況發(fā)生。
（11）租金價格或其他附加條件，應報部門經理同意備案。
（12）定單填寫完后，再仔細檢查樓層單元、面積、定金等是否正確。
（13）收取的定金確實點收。
（十）定金補足
1、基本動作
（1）定金欄內填寫實收補足金額。
（2）再次確定簽約日期，將簽約日期和簽約金填寫于定單上。
（3）若重新開定單，大定單依據(jù)小定單的內容來填寫。
（4）詳細告訴客戶簽約的的各種注意事項和所需帶齊的各證件。
（5）恭喜客戶，送至大門或電梯間。
2、注意事項
（1）在約定補足日前，再次與客戶聯(lián)系，確定日期并作好準備。
（2）填寫完后，再次檢查戶別、面積、總價（月租金和2個月的租賃保證金）、定金等是否正確。
（3）將詳細情況向現(xiàn)場經理匯報備案。
（十一）簽訂合約
1、基本動作
（1）恭喜客戶選擇我們的大廈。
（2）驗證身份證原證，審核其租賃資格。（身分證、營業(yè)執(zhí)照、法人證明書、法人證明委托書等）
（3）領取檔案袋,填寫簽約小貼士(客戶姓名、身份證號、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、房號、付款方式及金額)
（4）出示租賃合同示范合同文本，逐條解釋合同的主要條款。
A、雙方法人的姓名或名稱；
B、房地產的坐落、面積、四周范圍；
C、土地所有權性質；
D、房地產規(guī)劃使用性質；
E、違約責任；
K、爭議的解決方式。
（5）合同錄入、提交。
（6）簽約成交，并按合同規(guī)定收取首月租金和租賃保證金，同時相應抵扣已付定金。
（7）將定單收回，交回財務。
（8）打印合同，客戶先簽字。后續(xù)我司相關負責人簽字或法人簽字。
（9）登記備案，辦理工商注冊手續(xù)等。
2、注意事項
（1）示范合同文本應事先準備好。
（2）事先分析簽約時間可發(fā)生的問題，向部門經理報告，研究解決的辦法。
（3）簽約時，如客戶有問題無法說服，匯報經理研究解決的辦法。
（4）簽合同一定要其法人簽名或者出據(jù)法人證明書或者法人授權委托書簽名、蓋章。
（5）由他人代理簽約，法人給予代理人的委托書需經過公證。
（6）解釋合同條款時，在情感上應側重于客戶的立場，讓其有認同感。
（7）簽約后的合同，應迅速房屋租賃管理所登記備案。
（8）簽約后的客戶，應始終與保持接觸，幫助解決各種問題并讓其介紹客戶。
（9）及時檢討簽約情況，若有問題，應采取相應的應對措施。
第三篇：大型招商會議組織接待流程實施辦法
大型招商會議組織接待流程實施辦法
大型招商會議（簡稱“會議）是一種重要的商務活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動的組織流程及實施是一個非常嚴謹?shù)墓ぷ鳌５谝徽?/p>
會前籌備
會前籌備：是會議和活動舉辦前的準備工作，準備工作是會議成敗的關鍵因素，會前籌備包括：
一、大型招商會議時間的確定
確定大型招商會議時間要考慮單位的工作任務周期，選在周末的時候，大家相對不太忙，爭取應參加會的人員都能夠參加。為使大型招商會議有充分的準備，一般至少給出2-5周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，大型招商會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進行。
二、大型招商會議議程的安排
大型招商會議議程是會議要討論的項目列表，大型招商會議的目的就是在對這些項目進行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是大型招商會議是否能夠成功的關鍵。因此，議程是整個大型招商會議籌備前需要最早確定的事情之一。
大型招商會議通常的內容包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)趨勢、市場分析、技術介紹、成功案例、推廣方案（營銷策略或模式）、合作前景、合作優(yōu)勢、公司支持、合作方式及費用、合作流程、盈利分析、權益分配、代理商感言、商戶感言等。
在制訂議程的時候，要根據(jù)工作需要、預算等因素來考慮選擇哪些內容是一定需要的，哪些內容是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。
三、大型招商會議的三類相關人員
大型招商會議通常有三類相關人員：
1、領導小組、2、籌備與接待人員
3、參會人員（嘉賓和員工）。
1、領導小組
領導小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調；
2、籌備與接待
籌備與接待人員的職責是：按照領導的安排，為領導小組提供大型招商會議籌備的具體細節(jié)，提供備選方案，供領導決策，在大型招商會會議過程中進行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔會議成敗重要責任的人員，一個會大型招商會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。①精心策劃
要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質，樹立強烈的責任意識，作為一項政治任務來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。
在接到接待任務時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報請領導批準后實施。②規(guī)范運作
每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。
在接待過程中，要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節(jié)都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應變措施。這就要求接待人員加強靈活應變能力、臨場發(fā)揮能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”。
籌備與接待人員要有明確的職責分工，①要設定一個負責人；②要有人專門負責日程安排及與各部門協(xié)調；③要有人專門負責聯(lián)系場地、布置會場；④有人專門負責餐飲及外地趕來參會人員的住宿、參觀安排；⑤要有人專門負責設計招商與其他活動；⑥要有專人負責會議現(xiàn)場的接待事宜，等等。③參加人員
會義要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領導人員邀請嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領導、專家、學者是否邀請？等等，都要想周全了。
在制訂參會人員名單的時候，有這樣一個原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應該邀請，不然會傷害未被邀請的人的感情。
3、制定接待程序，落實各項細節(jié)：
在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準備和制定接待計劃。
(1)、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。
(2)、根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。
(3)、詳細了解酒店及酒店設施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設施、安全保衛(wèi)及價格等告知領導，提供分析及使用建議，以便領導選擇酒店。(4)、客人抵達前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。
(5)、做好接待前的準備工作，根據(jù)來賓身份預定房間，會客室（會議室），確定接待人員，相關資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。
(6)、提前召開有關部門協(xié)調會，明確任務分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）(7)、領導審批接待計劃，申請接待費用。
5、安排食宿
（1）、提前辦理好住房手續(xù)（房間號應盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到，以便使客人抵達賓館后，能快速領取鑰匙進入房間。
（2）、熟知房間數(shù)量及類型（標準間、商務房、工作人員房間）及同行卡?？腿擞梅浚?各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務）。同行卡可隨乘車號一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。同行卡可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入住客房后相互之間聯(lián)系。（3）、房間布置：客人抵達前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內設施是否能正常使用，按照要求為房間配水果(需每天更換)。
（4）、根據(jù)來賓職務、性別、習慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領至房間。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。
（5）、根據(jù)來賓的生活習慣、飲食愛好、民族特點，結合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價廉物美。
（6）、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點或預先點好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。（7）、宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。（8）、逐一落實各項細節(jié)。
6、接待車輛
（1）、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強的責任心，駕駛經驗豐富、服務態(tài)度好，有一定的接待經驗和禮儀知識。
（2）、用車接客時，應主動打開（右側）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側為主，后排左側為次，司機右側由隨從人員乘坐）下車時，接待人應先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。
（3）、根據(jù)來賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應適當寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數(shù)量較多，應該安排專門的行李車。如果是車隊行進，出發(fā)前應明確行車順序，并通知有關人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進中發(fā)生錯位。每臺車都將有明顯的標志 — 號碼；每臺車安排一名陪同人員，負責提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統(tǒng)計人數(shù)；
（4）、現(xiàn)場實施過程中，嚴格按照事先制定的接待計劃，實施并執(zhí)行； 如有任何特殊情況改變行程，應及時通知相關人員和司機。（5）、根據(jù)來賓的其他需要安排相應車輛進行服務。
（6）、如果來賓 人數(shù)較多，為了在接站時避免混亂，應事先排定乘車號和住房號，并打印成表格。在來賓抵達時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。同時，也便于接待人員清點每輛車上的人數(shù)。
四、大型招商會議日程范文
大型招商會議日程，是大型招商會議開始前要發(fā)放的關于大型招商會議安排的重要文檔，讓所有參會人員了解會議的地址、詳細內容及時間安排，因此，大型招商會議日程是非常關鍵的應用文，在這里提供一個集團使用的日程模板供大家參考。
大型招商會議日程與會議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。會議議程是在會議前期準備過程中，讓會議及活動的參加人員了解會議項目的文件，在會前發(fā)放，讓相關的參會人員進行相應的準備。大型招商會議日程與議程的內容相似，但有更加詳細的會議地址、會議內容的具體時間安排。
五、會議管理_會議預算的5項內容
會議預算是會議管理與策劃的重要內容之一，會議籌備期間的各個環(huán)節(jié)都會影響會議經費預算，因此，籌備時，會議預算要進行精心核算，籌備人員應及時將會議預算范本或會議預算報告上報會議領導小組，并根據(jù)領導的決策用好會議預算。會議預算包括以下6項內容：
1、交通費用
交通費用可以細分為：
①出發(fā)地至會務地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
②會議期間交通費用：主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
2、場地費用
具體可細分為：
①會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經包含某些常用音像設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。
②會議設施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備（一般都自帶）等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上驅I(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
③會場布置費用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。
④其他場地費用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂、媒介服務等，可視會議需要進行采購。
對于這些單項服務支持，籌辦者應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議
3、住宿費用
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務是否開放有關。會議籌辦者應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。
4、餐飲費用
會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的在會議的食品飲料安排中，已有詳細介紹。
茶點基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。
正餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算，而改為按預定人數(shù)收取費用）
5、其他娛樂、演出、參觀、旅游項目費用
會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據(jù)活動安排另行準備預算。
6、雜費
雜費是指會議與活動過程中，產生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
六、會議物品采購清單與采購人員安排
在會議的三類相關人員中，會議籌備人員往往還要負責所有會議相關物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產生遺漏。
會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內容：
1、會議場地租用，可參考：會議地點的選擇
會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預算密切相關。會議場所的費用，通常在整個預算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。
如果公司內部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內部。由于減少了租用場地與設備，選擇內部地點開會可以節(jié)省費用，適合于中、小型招商會議與活動。
由外部的服務商提供的會議場地，通常有三類地點：①賓館、酒店、②會議中心、③飯店這幾類場所。①賓館、酒店
許多賓館有專門接待商務會議的業(yè)務，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。②會議中心
會議中心屬于專業(yè)從事會議服務的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關設施；精通會務服務的服務人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務。③飯店
飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務。
會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至會選在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點與想象的不一樣就來不及了。
如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設施等級?？梢酝ㄟ^16個項目評估會議地點。
1、住宿預訂
2、車輛使用及租賃安排
3、票務預訂提供機構選擇
4、音像輔助設備租賃
5、會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。
會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領導小組來審批。會場布置總體要求：
會場布置要與會議的內容相匹配，根據(jù)會議內容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的等等。
會議場所的室外布置——會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：
1、主會標
2、歡迎拱門、條幅
3、彩球、鮮花、氦氣球
4、地毯
5、展架、易拉寶、廣告板
6、引導牌
7、燈箱
8、簽到臺
9、休息座椅等
會議場所的室內布置——會議場所的室內布置可根據(jù)需要選擇：
1、會標、背景板
2、主席臺、聽眾席、演講臺的布置
3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾
4、音像輔助設備
5、燈光、電源設備
6、茶點
7、禮品、獎品、紀念品、演出道具采購清單
8、餐飲、水果、飲用瓶裝水等
9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品
10、會議相關印刷品需要提前確實內容，提供印刷服務供應商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料等
11、與會議相關的其他物品
各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應商，以免出現(xiàn)產品質量達不到要求、送貨不及時、售后服務跟不上等問題
七、請柬、邀請函的7項信息
有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內容為被邀請者提供了會議的相關信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內容應體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：
1、活動類型
2、活動日期、時間 與會期
3、會議邀請者與被邀請者
4、會議地點
5、是否需要回復
6、提供的餐飲
7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等
請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的預算越高；對有回復要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復要及時登記，以便統(tǒng)計精確的人數(shù)，人數(shù)在預定餐飲、住宿等項時，非常重要，也與會議的預算密切相關。
第二章
會議地點的選擇
會議地點的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節(jié)來講，是因為會議地點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關鍵因素，參會人員對會議感受、會議預算都與會議地點的選擇關系密切。
一、會議地點評估的幾個項目
在選擇會議地點后，要對會議場地進行評估，可參考如下幾個項目：
1、會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費
2、停車場
3、安全情況、保安服務質量
4、電信聯(lián)絡便利性
5、裝修與外觀
6、清潔程度
7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設施、清潔
8、食品、茶點（可參考：會議的食品飲料安排）
9、餐飲服務水平
10、工作人員表現(xiàn)
11、服務水平
12、供暖、空調、照明設施
13、住宿設施
14、音像輔助設備
15、休閑設施
16、其他設施與服務
以上項目最好能列個表，逐項按好、中、差打分。在會議籌備階段，先選擇2-3個備選地點，逐一列出其優(yōu)劣，提交會議的領導小組決定最終的會議地址，以將保障會議地點與會議要求相符合。
會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細節(jié)，會議室座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。
二、會議的食品飲料安排
會議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時間、提供者、菜單與費用。
安排食品飲料時，需要了解是否有特別飲食要求的參會人員，如素食或清真食品。會議的食品飲料有兩類：
1、茶點
茶點包括會中茶點、咖啡、茶，在會議期間提供。茶點的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
可以放在會議室內的桌上供參會人員享用，也可以放在會議室外部，由參會人員外出休息時享用，具體提供時間、種類、數(shù)量、服務要求，需事前則會議籌辦人員與會議場所提供商協(xié)商。
2、正餐
正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會安排領導講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費用包含在住宿費用中，在預定住宿時，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：
1、內部食堂；
2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；
3、會議或住宿場所提供；
4、自行采購，有些茶點、飲料可自行采購。
三、音像輔助設備
安排任何會議與活動，都應該事先確定是否需要在會議室使用音像輔助設備，由于音像輔助設備能夠表現(xiàn)事先準備的內容，會議室設備是否準備妥當會影響會議的效果，所以，使用音像輔助設備有以下幾個優(yōu)點：①可事先準備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內容；②運用音像輔助設備能夠顯示專業(yè)的演講與報告水平；③音像輔助設備可顯示現(xiàn)場書寫的內容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。
會議常用的音像輔助設備有以下7類：
1、白板
白板通常能在上面進行書寫的鐵制大塊白板，可反復擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內容，因此，在準備白板的同時，要準備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。
2、計算機
有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內容事先拷貝到會議室的計算機中，用計算機演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動畫、視頻內容，使演講內容更形象，便于理解。所以，計算機也是會議室常備的音像輔助設備之一。
3、投影儀
投影儀可以把計算機屏幕上的內容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會議室的重要設備。
在準備計算機及投影儀的時候，一定要準備好相應的電源設備，并為突然停電的意外事故做好準備。
4、畫架、活動掛圖
畫架上面可掛多層白板紙，方便在會計過程中，由主持人、演講人、報告人記下與會人員的討論過程、重要觀點，畫架也可以用白板代替。
5、展板
展板是便攜式的圖板，展示會議相關的內容或宣傳信息，由會議組織者事前準備好，擺放在會議室相關位置。
6、音響設備
視會議室的大小及演講者的需要，提供麥克風、音箱等，必要的音響設備。
7、其他設置
會議時，要使用何種音像輔助設備需事先與演講人、報告人進行溝通，并按他們的要求準備。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設備，就需要會議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會議場地布置好。第三章
會議過程控制
一、會議接待的2點注意事項
會議接待是參會人員對會議評估的重要要點之一，會議接待是整個會議過程中重要的一個環(huán)節(jié)，會議接待方案準備、會議接待禮儀、會議接待注意事項，也是學習組織、籌備一個會議的重要內容，對于大型招商會議，應該準備專門的會議接待方案。
會議接待中要注意的事項為：
1、妥當安排接待人員
會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結束的時候，都有接待人員為參會者提供服務。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當?shù)匕才藕谩?/p>
對會議接待人員要進行培訓，使他們熟悉會議的日程安排、會議場地情況、意外情況處理辦法案等。
2、充足準備接待資料
在接待處應該準備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領到資料；另一方面保證每個人領到的資料都是全面的。接待處應該準備的資料和材料如下：
1、胸卡或吊牌
2、參會人員名單
3、參會人員登記表、簽到表
4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本
5、會議日程
6、關于會議地點、衛(wèi)生間設施、停車、用餐地址等信息
7、會議相關印刷品
8、會議評估反饋表
9、其他會議信息
為每個參會人員準備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領取。會議接待前注意了這2個問題后，會議的接待就能圓滿地進行。
二、會議意外事件處理、意外事件處理預案
會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進行控制，需要制定意外事件處理預案以應對會議過程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預案呢？
會議前詳細的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下幾個方面最有可能出現(xiàn)問題：
1、人員
會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準時到達會議現(xiàn)場。
處理預案：
1、為每個重要角色準備后備人選；
2、會議前與他們聯(lián)系，以確保無缺席情況出現(xiàn)，安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；
3、及時調整會議日程，例如增加提問時間，以應對某個發(fā)言人的缺席。
2、場地
會議場地可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預定的會議室無法按時提供；為參會人員預訂的客房不足；會議場地的設備突然出現(xiàn)故障，如空調系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。
處理預案：大型會議的場地出現(xiàn)意外，最難處理，因為會議通知已經發(fā)出，大量參會人員已經匯集過來了，很難準備一個備選地點，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。
3、音像輔助設備
音像輔助設備也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。
處理預案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設備的狀況，保障設備能夠運轉，確保能及時找到設備維護的人員或服務商，必要的情況下，要準備備選設備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。
4、會議資料
會議資料可能會出現(xiàn)短缺；或者因為復印設備、打印設備的故障而無法按時按量提供；會議相關印刷品的供應商，可能無法按時將資料送達等等。
處理預案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。
5、其他意外情況
其他可能存在的問題，如參會人數(shù)不足，或超過預期；突發(fā)安全事故，等等。第四章
會議總結
會議記錄與會議紀要，同樣作為會議情況的記錄方式，會議紀要與會議記錄有什么不同呢？
一、會議記錄格式的2個部分
會議記錄對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議記錄工作，寫好會議記錄是會議組織者的一項重要工作。會議記錄怎么寫？本文提供會議記錄的范文與會議記錄格式供參考。會議記錄格式包括3個部分：
1、會議組織情況
要求寫明：會議名稱、會議時間、會議地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。
2、會議過程及發(fā)言內容
記錄會議的實際過程，有時候會與《會議日程》的安排不同，需要通過會議記錄記錄下來。
對于發(fā)言的內容，可以詳細具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內容，多用于一般性會議。
除發(fā)言外，會議記錄還應忠實記錄會議上的有關動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時加入的環(huán)節(jié)、會議的中斷、休息以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。
會議記錄還要將會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況進行詳細的記錄。
二、會議紀要與會議記錄的區(qū)別
會議紀要對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議紀要工作，寫好會議紀要是會議組織者的一項重要工作。會議紀要怎么寫？本文提供會議紀要范文與會議紀要格式供參考，并說明會議紀要與會議記錄的不同。
會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。會議紀要與會議記錄的主要區(qū)別有2點：
1、性質不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。
2、功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔，而會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。
第四篇：接待流程
接待流程
第一步：迎客——寒暄
新顧客接待流程及話術：
A． 迎客：看見顧客進門，小跑步主動上前迎接顧客，要面帶微笑說：“您好，歡迎光臨唐米美容”。
B． 請坐：站在顧客的側前方說：“您這邊請，您請坐”。C． 自我介紹并問是通過什么途徑來到店的：“您好，張小姐，我是唐米美容師，我叫XX，請問您是怎么知道我們美容院的？”
D． 問稱呼：先贊美再問稱呼（從顧客的發(fā)型，服侍，妝容，氣質等進行夸獎）：“您的發(fā)型很漂亮，這個顏色很適合您，請問怎么稱呼您呢？” E． 送茶：望著顧客微笑著說：“請稍等，我為您倒茶，請問您是喝茶還是溫開水”。一手托杯底一手扶著杯子輕放到顧客面前的桌面上，微笑著說：“您請喝茶”。
F． 讓顧客產生信任感及親切感：帶顧客參觀美容院，并詳細介紹每個房間及功能區(qū)，是增加顧客信任感及親切感的最佳方法：“張小姐，您是第一次來我們美容院，我先帶您周圍參觀一下，您請這邊請，這臺儀器叫（魔力天使儀）是我們歐潔蔓公司自己專項研發(fā)的，它用于做面部護理和身體護理，效果非常的棒，我們這里的顧客每個人都喜歡，這邊是我們的SPA貴賓房…….第二步：滿足顧客需求：體驗
進入服務區(qū)：張小姐，我 現(xiàn)在幫您做的是我們歐潔蔓的皇牌項目——瑜伽面部拔經。第一次帶您服務，不知道什么樣的力度比較適合您，所以在做的過程中，我們力度過大或者過輕，請您直接告訴我，我及時調整。希望我今天的服務，能讓您滿意。為了讓您感受到它的價值，所以在操作的過程中我會一一向您介紹、講解我們的這個項目，希望您不要嫌我煩。敷面膜的時候，是皮膚吸收的黃金時段，所以面膜的時候我不會打擾您，讓您好好休息。
第五篇：接待流程
接待工作流程
為進一步提高接待效率，規(guī)范接待業(yè)務程序，特制定接待辦接待工作流程。
一、客情批辦流程
1.接到客情后，確定來訪人員名單、職務、到達時間、來訪目的及日程安排。
2.填寫接待通知單，上午11:30之前、下午5:00之前報辦公室存檔備案。
二、客情承辦流程
（一）接待準備
1.客情確認。接到通知后，接待員要及時與對口負責人確認客人到達時間、人數(shù)和到達方式，是否需要接送如接站接機，并按接待工作規(guī)范準備車輛迎接。
2.活動確認。與負責人對接接待要求，如是否安排敬酒或演出相關事宜，準備好銀碗、哈達。
3.宴請準備。確定參加宴請人員名單、職務及排序，確認我方參加宴請的人員名單，制作座簽和客情提示卡。及時與酒店聯(lián)系安排好飯菜和雅間，如有其他需求及時準備菜單、節(jié)目單，并聯(lián)系烏蘭牧騎做好演出準備。
4.大型接待務必通知食品藥品監(jiān)督管理局派相關人員做好監(jiān)督工作。
5.提前告知負責人用餐地點，檢查雅間餐廳、衛(wèi)生間設備設施及
衛(wèi)生情況。
6.如有參觀、考察時需提前熟悉線路，如需沿途布警，聯(lián)系開道車輛做好準備。線路如有限高桿，需提前聯(lián)系相關人員處理。
7.參觀考察點上提前聯(lián)系解說員做好解說準備。
8.制作接待手冊。
（二）接待流程
1.小型接待提前1小時到達接待地點，大型接待提前一個半小時到達接待地點。對接飯菜、煙酒相關事宜。
2.擺放客情提示卡、座簽，認真核對，名單順序如有變化，及時調整。
3.提前半小時告知酒店起涼菜。
4.宴請過程中，密切注意客人用餐情況，及時反饋并作出調整。
5.接待時間保持在40-50分鐘結束。
（三）宴會布置
1.根據(jù)要求設計演出舞臺、發(fā)言席、主副桌鮮花擺放。
2.與對接負責人確定LED屏幕顯示的宴會主題。
3.準備宴會開始前宣傳片的播放并調試。
4.領導致辭前準備紅酒，并安排專人負責。
5.對接主持人及致辭領導。
三、接待后的處理
1.接待完后，認真核對本次接待的消費明細，確認無誤后給酒店開結算單。
2.填寫接待賓客審批單，報對口副主任、主任審批。
3.錄入接待系統(tǒng)，接待完畢。
注：1.此期受訓人員為政府接待辦的服務專員，主要負責省部級領導到所在地參加會議期間的全程安排及接待。此批人員為已在接待辦有過工作經驗的本科學歷大學生，素質較高，希望通過此次培訓能夠提高服務理念，規(guī)范服務標準，掌握禮儀規(guī)范。
2，培訓期間：計劃為10月20日—11月5日，共10—15天，根據(jù)培訓計劃及教學需求制定。
3，課時費：每天上午三小時（8:30—11:30），下午二小時（14:00—16:00）100元/小時。（適當可請一兩個好的專業(yè)講師。課時費可上浮。
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