第一篇：大型會議接待流程是怎樣

大型會議接待流程是怎樣的 導(dǎo)讀：我根據(jù)大家的需要整理了一份關(guān)于《大型會議接待流程是怎樣的》的內(nèi)容，具體內(nèi)容：公司準備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。大型會議接待流程一、會議報道之前的工...公司準備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。

大型會議接待流程

一、會議報道之前的工作

1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務(wù)組的會議要求(會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細節(jié)問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。

2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預(yù)訂)。

▲會議場地要求：9 個多媒體教室;容納 2-300 人左右

3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。

4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機車票、地接社作出相對準確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準備。

5、準備會議所用相關(guān)用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學(xué)員如何安排住宿。

6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會人員的情況而定進駐酒店并準備會務(wù)組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號;同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員

二、會議報到前準備工作

1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細節(jié)問題(如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務(wù)組標識張貼好在容易看到的地方。

2、詳細了解本會議所用場所的位置。如: 餐廳、會議室、會務(wù)組老師

和講課老師所用的房間。

3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。

三、會議期間的工作

1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。

收費過程中必須嚴格按程序操作，及：

(1)確定學(xué)員情況

(2)根據(jù)情況計算應(yīng)交費用

(3)填寫收費據(jù)不撕!

(4)收款

(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員

(6)填寫報到表。

2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。

四、會議期間需要注意注意問題

1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。

3、會務(wù)費的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。

4、各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。

大型會議預(yù)定籌備的流程

一、會議預(yù)訂

1.如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會場，

最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預(yù)訂。

2.會議預(yù)訂確定內(nèi)容事項

1)會議時間、會議地點、公司名稱、會務(wù)組聯(lián)系人、會議人數(shù)、場地租金、免費項目、收費項目、結(jié)帳方式、其他要求。

2)會場布置形式：課桌式、劇院式、U 字形、T 字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。

3)會議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。(如無特殊說明，不得使用 KTV 系統(tǒng))

4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。

3.完成會議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。

二、會場布置

1.會場布置一般由承接會議的酒店負責安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協(xié)助酒店布置。

2.會議期間的茶水服務(wù)由酒店方負責，會務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。

3.會議擺放標準：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜 45 度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。

4.橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。

三、會議開始前檢查

1.會前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會務(wù)組組成檢查小組負責

2.會前檢查要求：桌椅是否符合標準、紙筆水擺放是否符合標準、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。

3.會議設(shè)備檢查要求：提前半個小時確保會議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在 25 度、冬季保證在 28 度;會議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運行正常。

4.復(fù)審會議通知單上的內(nèi)容，會務(wù)組及時與酒店方跟進。

四、會議清場

1.會場清理一般由承辦酒店負責，但作為會務(wù)組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。

2.使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的 U 盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。

五、賬務(wù)結(jié)算

1、一般會務(wù)組都會有一個財務(wù)人員負責會議籌備組織的財務(wù)支出和收入。

2、結(jié)算時記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。

3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。

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第二篇：大型會議接待流程

會議接待流程

1會議資料準備 1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務(wù)組要求根據(jù)參會 人數(shù)印刷。

2：會議資料（主辦單位提供）3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設(shè)計稿 8：歡迎布標、會議室布標 9：會議禮品（按參會人數(shù)準備）10：會議代表證

2設(shè)備及設(shè)施準備

1.桌椅、名牌（現(xiàn)代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

5.資料、樣品 如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

3會前準備工作

1：根據(jù)會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置（會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務(wù)到位情況。

4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設(shè)備，人員的準備。

5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯(lián)系就醫(yī)。

7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四：會議其它費用開支預(yù)算

1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會標準6：水果7：紀念品8：資料打印、復(fù)印9：照相、攝像10：其它

4人員安排

1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

2：會議全程督導(dǎo)人員，負責落實會議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員

4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負責代表的服務(wù) 6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會議期間的生活服務(wù) 5發(fā)票的開據(jù)

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

6會議接站

會議報到當天，安排全天候接站，機場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處?；疖囌净蛘唢w機場設(shè)一塊醒目接站牌。

7會議報到

1：在酒店大堂設(shè)“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”

2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。

3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。

4：根據(jù)會務(wù)組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券 5：代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時辦理行李寄存 6：當天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表 7：會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

8會議期間

1：要求酒店落實叫早服務(wù)

2：準確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行

3：會議室布置情況落實

4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

5：及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋 6：與酒店公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取

7：準備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程

9會議結(jié)束工作

1：會議結(jié)算

1：我向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結(jié)算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標準、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤

2：向會務(wù)組提供所需發(fā)票 3：返還會務(wù)組附加的會議利潤 2：會議返程

1：根據(jù)代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2：可根據(jù)會務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送特色精美禮品

第三篇：大型招商會議組織接待流程實施辦法

大型招商會議組織接待流程實施辦法

大型招商會議（簡稱“會議）是一種重要的商務(wù)活動，作為重要的交流形式，會議能夠通過面對面交流、身體語言的溝通，使所有參會人員對交流的信息能夠做出更全面的理解，會議提供雙向的交流機會，可以提問、回答、討論等等，要開好會議，會議的組織、會議與活動的組織流程及實施是一個非常嚴謹?shù)墓ぷ?。第一?/p>

會前籌備

會前籌備：是會議和活動舉辦前的準備工作，準備工作是會議成敗的關(guān)鍵因素，會前籌備包括：

一、大型招商會議時間的確定

確定大型招商會議時間要考慮單位的工作任務(wù)周期，選在周末的時候，大家相對不太忙，爭取應(yīng)參加會的人員都能夠參加。為使大型招商會議有充分的準備，一般至少給出2-5周的時間提前讓參與活動的人了解活動的安排。因此，大型招商會議時間的確定是一個非常重要的決策，要盡早進行。

二、大型招商會議議程的安排

大型招商會議議程是會議要討論的項目列表，大型招商會議的目的就是在對這些項目進行溝通，因此議程是整個會議方案的靈魂，是大型招商會議是否能夠成功的關(guān)鍵。因此，議程是整個大型招商會議籌備前需要最早確定的事情之一。

大型招商會議通常的內(nèi)容包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)趨勢、市場分析、技術(shù)介紹、成功案例、推廣方案（營銷策略或模式）、合作前景、合作優(yōu)勢、公司支持、合作方式及費用、合作流程、盈利分析、權(quán)益分配、代理商感言、商戶感言等。

在制訂議程的時候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些內(nèi)容是一定需要的，哪些內(nèi)容是備選的，哪些項目是全體人員參與，哪些項目是部分人員參與。

三、大型招商會議的三類相關(guān)人員

大型招商會議通常有三類相關(guān)人員：

1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接待人員

3、參會人員（嘉賓和員工）。

1、領(lǐng)導(dǎo)小組

領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項的決策人，包括會議時間、議程、邀請人員、地點等等，為整個會議定下基調(diào)；

2、籌備與接待

籌備與接待人員的職責是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供大型招商會議籌備的具體細節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在大型招商會會議過程中進行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔會議成敗重要責任的人員，一個會大型招商會議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會很重要。①精心策劃

要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強烈的責任意識，作為一項政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。

在接到接待任務(wù)時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會議（會見）、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報請領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。②規(guī)范運作

每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。

在接待過程中，要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節(jié)都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”。

籌備與接待人員要有明確的職責分工，①要設(shè)定一個負責人；②要有人專門負責日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；③要有人專門負責聯(lián)系場地、布置會場；④有人專門負責餐飲及外地趕來參會人員的住宿、參觀安排；⑤要有人專門負責設(shè)計招商與其他活動；⑥要有專人負責會議現(xiàn)場的接待事宜，等等。③參加人員

會義要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領(lǐng)導(dǎo)人員邀請嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者是否邀請？等等，都要想周全了。

在制訂參會人員名單的時候，有這樣一個原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請，不然會傷害未被邀請的人的感情。

3、制定接待程序，落實各項細節(jié)：

在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準備和制定接待計劃。

(1)、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。

(2)、根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。

(3)、詳細了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店。(4)、客人抵達前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。

(5)、做好接待前的準備工作，根據(jù)來賓身份預(yù)定房間，會客室（會議室），確定接待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。

(6)、提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會，明確任務(wù)分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）(7)、領(lǐng)導(dǎo)審批接待計劃，申請接待費用。

5、安排食宿

（1）、提前辦理好住房手續(xù)（房間號應(yīng)盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到，以便使客人抵達賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進入房間。

（2）、熟知房間數(shù)量及類型（標準間、商務(wù)房、工作人員房間）及同行卡?？腿擞梅浚?各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。同行卡可隨乘車號一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。同行卡可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入住客房后相互之間聯(lián)系。（3）、房間布置：客人抵達前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用，按照要求為房間配水果(需每天更換)。

（4）、根據(jù)來賓職務(wù)、性別、習(xí)慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。

（5）、根據(jù)來賓的生活習(xí)慣、飲食愛好、民族特點，結(jié)合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價廉物美。

（6）、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點或預(yù)先點好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。（7）、宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。（8）、逐一落實各項細節(jié)。

6、接待車輛

（1）、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強的責任心，駕駛經(jīng)驗豐富、服務(wù)態(tài)度好，有一定的接待經(jīng)驗和禮儀知識。

（2）、用車接客時，應(yīng)主動打開（右側(cè)）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時，接待人應(yīng)先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。

（3）、根據(jù)來賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應(yīng)適當寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門的行李車。如果是車隊行進，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進中發(fā)生錯位。每臺車都將有明顯的標志 — 號碼；每臺車安排一名陪同人員，負責提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統(tǒng)計人數(shù)；

（4）、現(xiàn)場實施過程中，嚴格按照事先制定的接待計劃，實施并執(zhí)行； 如有任何特殊情況改變行程，應(yīng)及時通知相關(guān)人員和司機。（5）、根據(jù)來賓的其他需要安排相應(yīng)車輛進行服務(wù)。

（6）、如果來賓 人數(shù)較多，為了在接站時避免混亂，應(yīng)事先排定乘車號和住房號，并打印成表格。在來賓抵達時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。同時，也便于接待人員清點每輛車上的人數(shù)。

四、大型招商會議日程范文

大型招商會議日程，是大型招商會議開始前要發(fā)放的關(guān)于大型招商會議安排的重要文檔，讓所有參會人員了解會議的地址、詳細內(nèi)容及時間安排，因此，大型招商會議日程是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文，在這里提供一個集團使用的日程模板供大家參考。

大型招商會議日程與會議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。會議議程是在會議前期準備過程中，讓會議及活動的參加人員了解會議項目的文件，在會前發(fā)放，讓相關(guān)的參會人員進行相應(yīng)的準備。大型招商會議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細的會議地址、會議內(nèi)容的具體時間安排。

五、會議管理_會議預(yù)算的5項內(nèi)容

會議預(yù)算是會議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，會議籌備期間的各個環(huán)節(jié)都會影響會議經(jīng)費預(yù)算，因此，籌備時，會議預(yù)算要進行精心核算，籌備人員應(yīng)及時將會議預(yù)算范本或會議預(yù)算報告上報會議領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會議預(yù)算。會議預(yù)算包括以下6項內(nèi)容：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

①出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

②會議期間交通費用：主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷攸c的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、場地費用

具體可細分為：

①會議場地租金：通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

②會議設(shè)施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備（一般都自帶）等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

③會場布置費用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。

④其他場地費用：這些費用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂、媒介服務(wù)等，可視會議需要進行采購。

對于這些單項服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議

3、住宿費用

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的在會議的食品飲料安排中，已有詳細介紹。

茶點基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。

正餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）

5、其他娛樂、演出、參觀、旅游項目費用

會議室、住宿費用中可能含一部分娛樂項目的費用，會議期間可以利用，但有些項目需要根據(jù)活動安排另行準備預(yù)算。

6、雜費

雜費是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。

六、會議物品采購清單與采購人員安排

在會議的三類相關(guān)人員中，會議籌備人員往往還要負責所有會議相關(guān)物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。

會議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項內(nèi)容：

1、會議場地租用，可參考：會議地點的選擇

會議地點的選擇與會議議程、參會人員、預(yù)算密切相關(guān)。會議場所的費用，通常在整個預(yù)算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。

如果公司內(nèi)部有合適的地點選擇，會議地點可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于中、小型招商會議與活動。

由外部的服務(wù)商提供的會議場地，通常有三類地點：①賓館、酒店、②會議中心、③飯店這幾類場所。①賓館、酒店

許多賓館有專門接待商務(wù)會議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。②會議中心

會議中心屬于專業(yè)從事會議服務(wù)的場所，通常有適合各種規(guī)模的會議室；有專業(yè)的會議相關(guān)設(shè)施；精通會務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。③飯店

飯店有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務(wù)。

會議場地如果由外部提供，會議籌備人員有可能對場地不是非常了解，有些會議場地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點就很重要了，不然，等大隊人馬過去開會時，才發(fā)現(xiàn)地點與想象的不一樣就來不及了。

如果由于各種原因無法親自去踩點，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設(shè)施等級。可以通過16個項目評估會議地點。

1、住宿預(yù)訂

2、車輛使用及租賃安排

3、票務(wù)預(yù)訂提供機構(gòu)選擇

4、音像輔助設(shè)備租賃

5、會場布置所需物品訂制，如指示牌、會標、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。

會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。會場布置總體要求：

會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務(wù)的等等。

會議場所的室外布置——會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：

1、主會標

2、歡迎拱門、條幅

3、彩球、鮮花、氦氣球

4、地毯

5、展架、易拉寶、廣告板

6、引導(dǎo)牌

7、燈箱

8、簽到臺

9、休息座椅等

會議場所的室內(nèi)布置——會議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：

1、會標、背景板

2、主席臺、聽眾席、演講臺的布置

3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾

4、音像輔助設(shè)備

5、燈光、電源設(shè)備

6、茶點

7、禮品、獎品、紀念品、演出道具采購清單

8、餐飲、水果、飲用瓶裝水等

9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品

10、會議相關(guān)印刷品需要提前確實內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會議召開前印刷完成。會議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料等

11、與會議相關(guān)的其他物品

各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達不到要求、送貨不及時、售后服務(wù)跟不上等問題

七、請柬、邀請函的7項信息

有些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項信息：

1、活動類型

2、活動日期、時間 與會期

3、會議邀請者與被邀請者

4、會議地點

5、是否需要回復(fù)

6、提供的餐飲

7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等

請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的預(yù)算越高；對有回復(fù)要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復(fù)要及時登記，以便統(tǒng)計精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定餐飲、住宿等項時，非常重要，也與會議的預(yù)算密切相關(guān)。

第二章

會議地點的選擇

會議地點的選擇是屬于會前籌備的一部分，但單獨作為一節(jié)來講，是因為會議地點選擇的非常重要，甚至是影響會議成敗的關(guān)鍵因素，參會人員對會議感受、會議預(yù)算都與會議地點的選擇關(guān)系密切。

一、會議地點評估的幾個項目

在選擇會議地點后，要對會議場地進行評估，可參考如下幾個項目：

1、會議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費

2、停車場

3、安全情況、保安服務(wù)質(zhì)量

4、電信聯(lián)絡(luò)便利性

5、裝修與外觀

6、清潔程度

7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔

8、食品、茶點（可參考：會議的食品飲料安排）

9、餐飲服務(wù)水平

10、工作人員表現(xiàn)

11、服務(wù)水平

12、供暖、空調(diào)、照明設(shè)施

13、住宿設(shè)施

14、音像輔助設(shè)備

15、休閑設(shè)施

16、其他設(shè)施與服務(wù)

以上項目最好能列個表，逐項按好、中、差打分。在會議籌備階段，先選擇2-3個備選地點，逐一列出其優(yōu)劣，提交會議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會議地址，以將保障會議地點與會議要求相符合。

會議座位安排，如何安排會議座位是會議籌備人員不能忽略的一個細節(jié)，會議室座位安排既要保證所有的參會人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會議座位安排禮儀。

二、會議的食品飲料安排

會議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時間、提供者、菜單與費用。

安排食品飲料時，需要了解是否有特別飲食要求的參會人員，如素食或清真食品。會議的食品飲料有兩類：

1、茶點

茶點包括會中茶點、咖啡、茶，在會議期間提供。茶點的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

可以放在會議室內(nèi)的桌上供參會人員享用，也可以放在會議室外部，由參會人員外出休息時享用，具體提供時間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會議籌辦人員與會議場所提供商協(xié)商。

2、正餐

正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質(zhì)，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會安排領(lǐng)導(dǎo)講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費用包含在住宿費用中，在預(yù)定住宿時，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：

1、內(nèi)部食堂；

2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；

3、會議或住宿場所提供；

4、自行采購，有些茶點、飲料可自行采購。

三、音像輔助設(shè)備

安排任何會議與活動，都應(yīng)該事先確定是否需要在會議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準備的內(nèi)容，會議室設(shè)備是否準備妥當會影響會議的效果，所以，使用音像輔助設(shè)備有以下幾個優(yōu)點：①可事先準備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內(nèi)容；②運用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報告水平；③音像輔助設(shè)備可顯示現(xiàn)場書寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。

會議常用的音像輔助設(shè)備有以下7類：

1、白板

白板通常能在上面進行書寫的鐵制大塊白板，可反復(fù)擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內(nèi)容，因此，在準備白板的同時，要準備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。

2、計算機

有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝到會議室的計算機中，用計算機演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動畫、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。所以，計算機也是會議室常備的音像輔助設(shè)備之一。

3、投影儀

投影儀可以把計算機屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會議室的重要設(shè)備。

在準備計算機及投影儀的時候，一定要準備好相應(yīng)的電源設(shè)備，并為突然停電的意外事故做好準備。

4、畫架、活動掛圖

畫架上面可掛多層白板紙，方便在會計過程中，由主持人、演講人、報告人記下與會人員的討論過程、重要觀點，畫架也可以用白板代替。

5、展板

展板是便攜式的圖板，展示會議相關(guān)的內(nèi)容或宣傳信息，由會議組織者事前準備好，擺放在會議室相關(guān)位置。

6、音響設(shè)備

視會議室的大小及演講者的需要，提供麥克風、音箱等，必要的音響設(shè)備。

7、其他設(shè)置

會議時，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報告人進行溝通，并按他們的要求準備。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會議場地布置好。第三章

會議過程控制

一、會議接待的2點注意事項

會議接待是參會人員對會議評估的重要要點之一，會議接待是整個會議過程中重要的一個環(huán)節(jié)，會議接待方案準備、會議接待禮儀、會議接待注意事項，也是學(xué)習(xí)組織、籌備一個會議的重要內(nèi)容，對于大型招商會議，應(yīng)該準備專門的會議接待方案。

會議接待中要注意的事項為：

1、妥當安排接待人員

會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候，都有接待人員為參會者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當?shù)匕才藕谩?/p>

對會議接待人員要進行培訓(xùn)，使他們熟悉會議的日程安排、會議場地情況、意外情況處理辦法案等。

2、充足準備接待資料

在接待處應(yīng)該準備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準備的資料和材料如下：

1、胸卡或吊牌

2、參會人員名單

3、參會人員登記表、簽到表

4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本

5、會議日程

6、關(guān)于會議地點、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息

7、會議相關(guān)印刷品

8、會議評估反饋表

9、其他會議信息

為每個參會人員準備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。會議接待前注意了這2個問題后，會議的接待就能圓滿地進行。

二、會議意外事件處理、意外事件處理預(yù)案

會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對會議過程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預(yù)案呢？

會議前詳細的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下幾個方面最有可能出現(xiàn)問題：

1、人員

會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準時到達會議現(xiàn)場。

處理預(yù)案：

1、為每個重要角色準備后備人選；

2、會議前與他們聯(lián)系，以確保無缺席情況出現(xiàn)，安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；

3、及時調(diào)整會議日程，例如增加提問時間，以應(yīng)對某個發(fā)言人的缺席。

2、場地

會議場地可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會議室無法按時提供；為參會人員預(yù)訂的客房不足；會議場地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。

處理預(yù)案：大型會議的場地出現(xiàn)意外，最難處理，因為會議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會人員已經(jīng)匯集過來了，很難準備一個備選地點，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。

3、音像輔助設(shè)備

音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。

處理預(yù)案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運轉(zhuǎn)，確保能及時找到設(shè)備維護的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準備備選設(shè)備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。

4、會議資料

會議資料可能會出現(xiàn)短缺；或者因為復(fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無法按時按量提供；會議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無法按時將資料送達等等。

處理預(yù)案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。

5、其他意外情況

其他可能存在的問題，如參會人數(shù)不足，或超過預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。第四章

會議總結(jié)

會議記錄與會議紀要，同樣作為會議情況的記錄方式，會議紀要與會議記錄有什么不同呢？

一、會議記錄格式的2個部分

會議記錄對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議記錄工作，寫好會議記錄是會議組織者的一項重要工作。會議記錄怎么寫？本文提供會議記錄的范文與會議記錄格式供參考。會議記錄格式包括3個部分：

1、會議組織情況

要求寫明：會議名稱、會議時間、會議地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。

2、會議過程及發(fā)言內(nèi)容

記錄會議的實際過程，有時候會與《會議日程》的安排不同，需要通過會議記錄記錄下來。

對于發(fā)言的內(nèi)容，可以詳細具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內(nèi)容，多用于一般性會議。

除發(fā)言外，會議記錄還應(yīng)忠實記錄會議上的有關(guān)動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時加入的環(huán)節(jié)、會議的中斷、休息以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。

會議記錄還要將會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況進行詳細的記錄。

二、會議紀要與會議記錄的區(qū)別

會議紀要對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會議紀要工作，寫好會議紀要是會議組織者的一項重要工作。會議紀要怎么寫？本文提供會議紀要范文與會議紀要格式供參考，并說明會議紀要與會議記錄的不同。

會議紀要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導(dǎo)性的文件。會議紀要與會議記錄的主要區(qū)別有2點：

1、性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。

2、功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔，而會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

第四篇：大型會議禮儀接待

迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。下面是小編為大家搜集的大型會議禮儀接待。

大型會議禮儀接待

會議接待的禮儀常識

根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

發(fā)放會議通知和會議日程。

會議的通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、會議的地點、會議的主題以及會議的參加者、會議的會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

選擇會場。

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

第一：

大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：

絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。

第二：

地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：

附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為上次會議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認為這回也會同樣順利。否則，可能會造成損失。

第四：

要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內(nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

準備會議資料。

會務(wù)組應(yīng)該準備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

會議前的接待禮儀。

會前的檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

提前進入接待崗位。

接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

①簽到。

設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。

簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。

與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

會議中的服務(wù)禮儀

會議進行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他服務(wù)會議按擬定的程序進行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員嚴陣以待，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：

全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓(xùn)練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

做好會后服務(wù)的準備。會議進行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。

會后的服務(wù)

會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

清理會議的文件

①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。

②整理會議紀要。

③新聞報道。

④主卷歸檔。

⑤會議總結(jié)

第五篇：會議接待流程

會議接待流程

會前準備工作

1、接到會議通知單后確認出席會議的人數(shù)，會議類型、名稱，主辦單位，會議日程安排，會議的賓主身份，會議標準，會議的特殊要求及與會者的風俗習(xí)慣。

2、調(diào)配人員、分工負責。會前，會議主管要向參加會議服務(wù)的所有人員介紹會議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項，進行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負責的工作，按照分工各自進行準備工作。

3、確認會議廳內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會議通知單要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、簽到臺高插花、會議桌、椅/椅套、臺布、臺裙、臺卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、煙缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物）

4、確認會議設(shè)備就位及清潔無污，如：舞臺、講臺/講臺礦水及杯具、講臺花、激光筆、白板（紅/藍/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)（22-24度，可靈活控制）、燈光開啟（無瞎燈，可自由調(diào)節(jié)）

5、核對會議橫幅&指示牌內(nèi)容、時間同會議通知相符并放置指定位置。

6、對會場人數(shù)、臺型及要求進行最后確認，也可根據(jù)客人要求現(xiàn)場改動。客人現(xiàn)場布置提出合理改動要求時，服務(wù)人員要積極主動配合?？腿瞬紙鰰r提醒客人有損公司設(shè)施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）

7、檢查會場整體是否符合會議擺臺標準：臺面要整潔，臺布、椅套、臺裙要挺括無皺，各種用具干凈、齊全，擺放符合擺臺標準。會議擺臺標準： ①茶水具 a.茶具要求: 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準備適量備用杯。b.水具要求

第一，不用不保溫的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名與會人員配備1個。

第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務(wù)不方便，可適當增加一些暖水瓶。c.茶葉

第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。②簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。③水果飲料

根據(jù)會議標準，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。

各項用品均應(yīng)在會議前30分鐘準備妥當。

8、V.I.P.會議要確認V.I.P接待廳準備妥當、落實廳內(nèi)沙發(fā)、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。檢查煙缸/火柴、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質(zhì)）、燈光照明、空調(diào)、電視機、頻道設(shè)置、遙控器、毛巾等物品及用具符合標準。

9、茶歇區(qū)域放置合理，檢查茶歇擺放標準。

10、確認衣帽寄存安排就緒（核對衣帽牌號、衣架數(shù)量）

11、檢查“會議進行中”提示牌是否吊掛在指定位置。

12、通知服務(wù)中心派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。

13、會議開始前三十分鐘需把會議室擺臺再次檢查一遍，包括開空調(diào)，開燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應(yīng)方核對。

14、每個會議開始前會議主管應(yīng)和會議主持人進行一次整個會議細節(jié)的梳理，包括所需設(shè)備核實及臺型的再次確認。并檢查會議指示牌是否正確擺放，內(nèi)容是否正確。

會議迎候服務(wù)（會議開始前30分鐘門口迎候）

1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會務(wù)組人員的工作，請賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。

2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。

3、V.I.P.會議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓員，由項目經(jīng)理、會議主管分別迎候。

會議服務(wù)程序

1、服務(wù)人員主動詢問主辦方或負責人會議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數(shù)、確認茶歇時間，做到心中有數(shù)。

2、當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

3、詢問客人是否需要衣帽服務(wù)，提供寄存服務(wù)時提示客人手機、錢包等貴重物品不要放在衣服內(nèi)，箱、包類物品到指定寄存處存放。

4、服務(wù)人員再次確認話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺需特別關(guān)注。

5、V.I.P.會議客人，迎賓員熱情引入V.I.P接待廳（如認識可稱呼領(lǐng)導(dǎo)姓名），同時提供衣帽服務(wù)。

6、先到達的客人入座后，提供茶水服務(wù)。主席臺客人入座，要提供拉椅服務(wù)，緊接著斟倒茶水。

7、V.I.P.客人出V.I.P廳步入會場時，迎賓員指引帶入會場（行進時保持2米左右間距）。

8、服務(wù)人員根據(jù)會議進程，進行燈光調(diào)節(jié)，確保燈光達到會議要求。

9、客人入座后開始沖泡茶水，會議開始后十分鐘進行第二次茶水的補充，以后每間隔20-30分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務(wù)動作要輕、穩(wěn)，按上茶服務(wù)規(guī)范進行，特殊情況按客人要求服務(wù)。（如：培訓(xùn)會議茶歇時進場斟添茶水）

10、服務(wù)人員根據(jù)客人指定茶歇時間提前燒煮茶和咖啡，擺放點心、水果等食品。

11、根據(jù)會議進程主動提供話筒傳遞服務(wù)。

12、服務(wù)人員時刻關(guān)注會議客人動態(tài)及需求，分辨會議客人，防止其它不相關(guān)人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導(dǎo)，尤其是會議主管要加強現(xiàn)場管理。

13、會議期間服務(wù)人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關(guān)大門。

14、服務(wù)人員要保持主動服務(wù)，加強同客人間溝通和交流，滿足客人需求。

15、會議中間休息，要盡快整理會場（如：臺椅等），添補和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。

16、茶歇服務(wù)要注意及時添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復(fù)整潔。

會議結(jié)束服務(wù)

1、打開會議廳大門，引領(lǐng)主席臺客人到梯口。

2、主動詢問主辦方有否需要幫助，聯(lián)系服務(wù)中心替客人將物品清場。

3、服務(wù)人員應(yīng)站立門口，微笑向客人道別。V.I.P.客人需事先安排專梯等候（30分鐘前通知待命），迎賓或項目經(jīng)理或會議主管送達梯口道別。

4、衣帽服務(wù)人員核對客人牌號后，迅速交遞客人衣帽，做到準確，無誤。

5、會議主管和服務(wù)人員應(yīng)主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設(shè)施設(shè)備有否損壞，如有問題及時與會務(wù)組聯(lián)系并做好記錄。

6、找合適機會詢問主辦方意見或建議。

7、感謝客人光臨，送別客人。

8、將客人意見或建議進行書面記錄。

9、通知服務(wù)中心派人清掃會議現(xiàn)場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。

10、將會議用具，設(shè)備整理好歸倉，關(guān)閉空調(diào)，照明設(shè)施，電源設(shè)施，門窗鎖好，會議廳鑰匙交指定存放處。