公文標(biāo)題的撰制

1、公文標(biāo)題主要特征、結(jié)構(gòu)形式或撰制要求

公文標(biāo)題是標(biāo)明公文主旨或事由的概括性題目名稱,除會(huì)議紀(jì)要外,一般由發(fā)文機(jī)關(guān)(即行文單位名稱)、公文主要內(nèi)容(即事由)和文種三部分組成也可稱作公文標(biāo)題的“三要素”。公文標(biāo)題是個(gè)名詞性偏正詞組,而不是句子。其一般構(gòu)成形式可表示為:發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+的+文種。這樣組合后,其語法結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是:文種為中心詞,發(fā)文機(jī)關(guān)和事由共同充當(dāng)文種的限制成分。公文標(biāo)題是公文的“眉目”,它不僅要揭示公文的主要內(nèi)容,而且要便于閱讀、管理和使用。擬寫公文標(biāo)題應(yīng)該做到:結(jié)構(gòu)完整,事由明確,文種恰當(dāng),語言規(guī)范,文字簡(jiǎn)潔,文題相符。

(1)公文標(biāo)題中的“三要素”能否省略?在什么情況下可以省略?撰制時(shí)應(yīng)如何把握?

新《辦法》規(guī)定:“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)?！睋?jù)此,對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)來說,“一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明”則意味著有時(shí)可以不標(biāo)明即可以省略;而在什么情況下省略,法規(guī)并未作明確規(guī)定。從寫作實(shí)踐來看,帶有公文版頭的上行文可以省略發(fā)文機(jī)關(guān),而下行文則應(yīng)保留。

撰制公文標(biāo)題應(yīng)注意把握以下幾點(diǎn):

(a)盡量避免省略而撰制完整的“標(biāo)準(zhǔn)式”標(biāo)題;

(b)下行文的發(fā)文機(jī)關(guān)不省略為好,以利于公文的管理和利用;

(c)即便省略也不宜省略兩項(xiàng);

(d)文種無論在什么情況下都不能省略。

(2)、無文種的公文標(biāo)題主要病誤有幾種情況?

(a)一般常用公文被誤作法定公文,致使標(biāo)題無文種。

如《……關(guān)于……的規(guī)劃》、《……關(guān)于……的計(jì)劃》、《……關(guān)于……的總結(jié)》、《……關(guān)于……的要點(diǎn)》、《……關(guān)于……的安排》、《……關(guān)于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版頭,編排發(fā)文字號(hào),直接上報(bào)或下發(fā)。這類

公文標(biāo)題,實(shí)際上沒有法定公文文種,不合乎要求,也不倫不類。

(a)一般常用公文被誤作法定公文,致使標(biāo)題無文種。如《……關(guān)于……的規(guī)劃》、《……關(guān)于……的計(jì)劃》、《……關(guān)于……的總結(jié)》、《……關(guān)于……的要點(diǎn)》、《……關(guān)于……的安排》、《……關(guān)于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版頭,編排發(fā)文字號(hào),直接上報(bào)或下發(fā)。這類公文標(biāo)題,實(shí)際上沒有法定公文文種,不合乎要求,也不倫不類。

(b)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被無故舍棄,致使標(biāo)題無文種。

如:將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的某公文文種視為本公文的文種;將無“通知”文種的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文視為省略;將“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”等視為新文種。

(c)連一般常用公文文種也沒有而隨意亂造,致使標(biāo)題無文種。如《關(guān)于……的說明》、《關(guān)于……的解釋》、《關(guān)于……的問題》、《關(guān)于……的工作重點(diǎn)》等等。此類標(biāo)題,實(shí)際上也等于無文種。關(guān)于前面應(yīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,未一一注明;若無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,則屬于無行文單位和文種的情況。

2、文種不倫不類的公文標(biāo)題主要類型

(1)并用文種

a、“請(qǐng)示”和“報(bào)告”兩種文種并使用。如《關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告》。這是最典型也較普遍的情況。

b、其他兩個(gè)文種同時(shí)使用?！蛾P(guān)于XX年XX的決定的通知》、《關(guān)于XXX同志任職批復(fù)的通知》、《關(guān)于對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的決定和轉(zhuǎn)發(fā)的通知》等。

(2)混用文種

不分類別,一般常用公文代替法定公文行文;或者區(qū)分不好具體文種,將法定公文文種錯(cuò)用。個(gè)別的還有將“請(qǐng)示”錯(cuò)用成“申請(qǐng)”的。向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn),不用“請(qǐng)示”卻用“申請(qǐng)”,屬于文種運(yùn)用中“大類不分”和“混用文種”中的一種特殊情況。

(3)生造文種

即連一般常用公文文種也沒有,隨意亂造。

另外,有的把“批復(fù)”改成“批示”、“批文”等,“批示”曾提出過,但在公文管理法規(guī)中從未正式規(guī)定。“批文”自新中國(guó)成立以來從未有過“批文”文種。

3、“關(guān)于”使用不當(dāng)公文標(biāo)題的常見情況

介詞“關(guān)于”使用不當(dāng)大體有兩種情況:

(1)放錯(cuò)位臵?！瓣P(guān)于”的正確位臵應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)之后,而有的公文卻放在了發(fā)文機(jī)關(guān)前面。如關(guān)于XX醫(yī)院向XX大學(xué)聯(lián)系臨時(shí)用房問題的函》,規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為《XX醫(yī)院關(guān)于向XX大學(xué)聯(lián)系臨時(shí)用房問題的函》。還有的將“關(guān)于

”放在了事由述賓詞組中間,如《XX醫(yī)院召開關(guān)于轉(zhuǎn)制會(huì)議》(此標(biāo)題還有一個(gè)毛病是無文種),規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為《XX醫(yī)院關(guān)于召開轉(zhuǎn)制會(huì)議的通知》。

(1)放錯(cuò)位臵。“關(guān)于”的正確位臵應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)之后,而有的公文卻放在了發(fā)文機(jī)關(guān)前面。如關(guān)于XX醫(yī)院向XX大學(xué)聯(lián)系臨時(shí)用房問題的函》,規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為《XX醫(yī)院關(guān)于向XX大學(xué)聯(lián)系臨時(shí)用房問題的函》。還有的將“關(guān)于”放在了事由述賓詞組中間,如《XX醫(yī)院召開關(guān)于轉(zhuǎn)制會(huì)議》(此標(biāo)題還有一個(gè)毛病是無文種),規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為《XX醫(yī)院關(guān)于召開轉(zhuǎn)制會(huì)議的通知》。

(2)過度使用。多表現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性通知上。

4、公文標(biāo)題文種前的結(jié)構(gòu)助詞“的”的使用,缺少必要助詞“的”公文標(biāo)題的常見類型

有公文標(biāo)題中助詞“的”也不可有可無的,它是中心詞文種前面定語成分的標(biāo)志,有時(shí)又可避免產(chǎn)生歧義或其他語病,因此也不可以隨意不用。缺少助詞“的”,大體上也有兩種情況:

(1)文種前不用“的”的一般形式。例如《XX局職業(yè)考試報(bào)名通告》;再如《XX局關(guān)于上半年工作總結(jié)報(bào)告》、《XX市公開選聘學(xué)校校長(zhǎng)通告》(缺少“關(guān)于”更不規(guī)范),均應(yīng)在文種前加“的”。

(2)“的”不在文種前面在事由某中心詞前。例如:《……的情況報(bào)告》,應(yīng)為《……情況的報(bào)告》;《……市人民政府關(guān)于報(bào)送規(guī)章的備案報(bào)告》,“的”應(yīng)移至“備案”后。(事由是“報(bào)送規(guī)章備案”,而不是“報(bào)送規(guī)章”;文種是“報(bào)告”,而不是“備案報(bào)告”)。

有些情況下,《……的調(diào)查報(bào)告》、《……的檢討報(bào)告》、《……的處理決定》、《……的嘉獎(jiǎng)令》等屬約定俗成,除此之外“的”字最好臵于事由和文種中間。

從漢語組合特點(diǎn)來看,定語和中心語的組合有些是直接的,不必加“的”;有些是間接的,必須加“的”;有些則可加可不加。一般來講,詞組做定語要加“的”,這也是公文標(biāo)題文種前面加“的”的主要原因之一。另外,應(yīng)強(qiáng)調(diào):動(dòng)詞做定語,一般要加“的”。公文標(biāo)題事由中的中心詞如果是既可做名詞又可做動(dòng)詞的兼類詞,“的”字更不可少。如《……工作安排的通知》,不可寫成《……工作安排通知》。如《關(guān)于二OO六年工作總結(jié)和二OO七年工作安排報(bào)告》,文種“報(bào)告”前應(yīng)加“的”。

5、亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的公文標(biāo)題主要表現(xiàn)

原《辦法》和新《辦法》都規(guī)定,公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。什么情況下使用,有幾種情況:一是書刊名稱可使用書名號(hào);二是某些表示特定意義的縮略語、專用詞語可使用引號(hào);三是須加注釋或補(bǔ)充詞語的地方可使用括號(hào)等。

公文標(biāo)題中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的問題一直比較嚴(yán)重,主要表現(xiàn)在:

(1)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)(頒布、發(fā)布、公布)法規(guī)、規(guī)章,不用書名號(hào)而用引號(hào);

(2)

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或批復(fù)非法規(guī)性公文(如通知、報(bào)告、意見、請(qǐng)示等)使用書名號(hào);

(3)不必使用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而隨意使用;

(4)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)標(biāo)錯(cuò)位臵。