第一篇：商業(yè)文書的撰制禮儀

商業(yè)文書的撰制禮儀.txt生活是一張千瘡百孔的網(wǎng)，它把所有激情的水都漏光了。寂寞就是你說話時(shí)沒人在聽，有人在聽時(shí)你卻沒話說了！商業(yè)文書的撰制禮儀

商業(yè)場(chǎng)合要十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當(dāng)，往往會(huì)導(dǎo)致不良后果。

因此，用于這種交往的文書，必須注意把握事物的聯(lián)系與區(qū)別，分清是縱向

聯(lián)系還是橫向聯(lián)系，長(zhǎng)幼有序，上下級(jí)有別，親疏不同，有 “禮”有“節(jié)”。

商業(yè)文書的撰制雖說不如行政公文那樣要求嚴(yán)格，但也有其約定俗成的格式和特定的語言文字表達(dá)要求。以語言為例，有的趨于典雅，有的崇尚樸

實(shí)，撰寫時(shí)要按照特定的格式與要求行文，不宜隨意標(biāo) “新”。

商業(yè)文書的種類很多，常用的有如下幾種：

一是用于邀約、聘用的，如請(qǐng)柬、聘書等。

二是用于喜慶祝賀的，如賀信、賀電、祝詞等。

三是用于慰問的，如慰問信、慰問電等。

四是用于迎送、答謝的，如歡迎詞、歡送詞、答謝詞等。

五是用于哀喪吊唁的，如悼詞、唁電等。

請(qǐng)柬與聘書

一、請(qǐng)柬

請(qǐng)柬又稱請(qǐng)?zhí)菫檎?qǐng)客而發(fā)出的一種憑證。

機(jī)關(guān)單位舉行的比較隆重的慶典，企業(yè)開張以及其他重要活動(dòng)、私人的婚宴、壽慶等喜事，往往使用請(qǐng)柬而不用一般的信函。請(qǐng)柬的內(nèi)容雖然比較

簡(jiǎn)單，但它比普通信函更具有莊重的特點(diǎn)。

請(qǐng)柬在外觀形式上和文字表述上都有特定的要求。

外觀要求美觀、悅目。封面寫 “請(qǐng)柬”或“請(qǐng)?zhí)倍?，加上圖案裝飾，燙金，給人以隆重、喜慶之感。

表述要求準(zhǔn)確、清晰。正文寫明事由、時(shí)間、地點(diǎn)（有的需寫明席位）、人名等。最后寫 “恭候光臨”或“順致敬意”之類的祝愿語，落款寫明主辦

單位或個(gè)人名稱、發(fā)出請(qǐng)柬的時(shí)間。

請(qǐng)柬的語氣要在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上求典雅、得體。例如不能把 “敬備茶點(diǎn)”

寫成 “有茶點(diǎn)招待”；不能把“恭候光臨”寫成“請(qǐng)您出席”等等。

此外，制發(fā)請(qǐng)柬還要注意掌握發(fā)送時(shí)間。太早，可能被遺忘；太晚，貽

誤時(shí)機(jī)。

二、聘書

聘書，又稱聘請(qǐng)書，是用人單位簽發(fā)給受聘者的證件或證明書。

聘書一旦簽發(fā)和被接受，對(duì)雙方都有行政約束力，雙方都要信守聘書上

寫明的任務(wù)和待遇，不能隨意失約、違約。

聘書的封面或標(biāo)題要寫明 “聘書”或“聘請(qǐng)書”字樣，字用美術(shù)體或仿

宋體，給人以鮮明、醒目之感。

正文以極概括的語言，寫明聘用目的、被聘請(qǐng)人的姓名、聘用職務(wù)（有的要寫明具體任務(wù)）、聘用時(shí)間、待遇等。要注意防止出現(xiàn)職責(zé)或待遇不明的現(xiàn)象，以免引起不必要的爭(zhēng)端。

文尾通常用 “此聘”二字收束，有的寫表示敬意的話。

落款用全稱，注明發(fā)聘書時(shí)間，加蓋公章，有的還寫上主管領(lǐng)導(dǎo)的姓名，以示鄭重。

歡迎詞、歡送詞與答謝詞

歡迎詞是在迎接賓客的儀式上或在會(huì)議開始時(shí)，主人對(duì)賓客或會(huì)議代表的到來，表示熱烈歡迎的講話稿。

歡送詞是在送別賓客的儀式或會(huì)議結(jié)束時(shí)，主人對(duì)賓客或會(huì)議代表的離 去表示熱情歡送的講話稿。

答謝詞是賓客對(duì)主人的熱情接待表示感謝的講話稿。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞，在公共禮儀交往中起著重要的作用。它們的 主要作用，在于制造和諧的氣氛，交流主客之間的感情，以達(dá)到相互尊重，友好相處，以誠(chéng)相待的目的。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞的共同特點(diǎn)，一是稱謂使用敬詞。如人名要全 稱，國(guó)際友人常在姓名之前冠以“尊敬的”、“親愛的”詞語，或加”先生”、” 女士”稱呼；國(guó)內(nèi)一般用 “同志”。在整篇講話稿中都應(yīng)該體現(xiàn)禮貌待人，相互尊重的氣氛，切忌運(yùn)用不禮貌的粗俗語言。二是有真情實(shí)感，不能虛情 假意。三是堅(jiān)持原則，委婉表態(tài)。在歡送詞或答謝詞中常常遇到有原則分歧 的問題，這時(shí)既要堅(jiān)持原則，又不能傷害友人，只能就有分歧的問題運(yùn)用合 適的詞語委婉的表態(tài)。四是篇幅要簡(jiǎn)短，語言要精練、明快、熱情、友好。切忌篇幅冗長(zhǎng)，語言拖沓。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞的內(nèi)容與友好往來的意義、作用、目的相一致。其篇章結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文組成。

標(biāo)題。一般有兩種表達(dá)形式：一是只寫 “歡迎詞”、“歡送詞”或“答 謝詞”；二是由致詞人姓名、職務(wù)和會(huì)議名稱組成。如 《廣東省省長(zhǎng)××× 在中國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)、香港會(huì)計(jì)師公會(huì)聯(lián)合舉辦的 “投資問題研討會(huì)”上的歡迎 詞》。

正文。由稱謂、開頭、主體、結(jié)語四部分組成。稱謂，根據(jù)不同的對(duì)象，運(yùn)用不同的稱呼。開頭主要寫致詞人以什么身份，代表誰，對(duì)誰（什么人）表示歡迎或歡送或感謝之類的話語，以表達(dá)致詞人的感情。主體部分寫致詞 的中心內(nèi)容?；?qū)懸饬x、作用；或?qū)憣?duì)友好往來的回顧；或?qū)戇^去合作的成 就以及對(duì)此活動(dòng)的希望等等。結(jié)語一般寫祝愿之類的話。要注意的是不要講 對(duì)方忌諱的內(nèi)容，以免引起不快。

賀詞、賀電與賀信

賀詞（祝詞）、賀電、賀信是對(duì)喜慶之事、喜慶之日進(jìn)行慶賀的應(yīng)用文 文種。所謂喜慶之事，主要指在財(cái)經(jīng)工作中取得成績(jī)，科研中取得重大突破，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中傳來捷報(bào)等等可喜可慶之事。所謂喜慶之日主要是指重要領(lǐng)導(dǎo) 人、先進(jìn)人物的壽辰、重大節(jié)日等可喜可慶之時(shí)日。當(dāng)面慶賀為之賀詞（祝 詞）；如果距離較遠(yuǎn)，則用賀信；為了快速和表示莊重，則用賀電。

賀詞、賀電、賀信可用于私人之間，也可用于單位之間，還可用于國(guó)家 之間或政黨與政黨之間；國(guó)內(nèi)單位的上下級(jí)之間、平行單位之間都可以運(yùn)用 賀詞、賀電、賀信表示相互祝賀。

賀詞、賀電、賀信的共同特點(diǎn)，一是表示慶賀，并有較為強(qiáng)烈的感情色 彩。也就是說在文章之中要感情飽滿、充沛、熱情、真摯，給人以鼓舞、希 望、褒揚(yáng)之感。當(dāng)然，在頌揚(yáng)對(duì)方的事跡或評(píng)價(jià)功績(jī)時(shí)，應(yīng)恰如其分，否則 將使對(duì)方感到不安。其二是語言簡(jiǎn)練，篇幅不宜過長(zhǎng)。

賀詞（祝詞）、賀電、賀信的內(nèi)容一般要寫清祝賀的理由，即向誰祝賀、祝賀什么、為什么要祝賀等內(nèi)容。如果對(duì)節(jié)日或重大紀(jì)念活動(dòng)的祝賀，往往

還要向被祝賀者提出新的希望和要求。

結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文兩部分組成。

標(biāo)題。有的只寫誰的賀詞、賀電、賀信，如 《中共中央、國(guó)務(wù)院賀電》； 有的則用誰致誰的賀信、賀電、賀詞形式表示，如 《國(guó)務(wù)委員王丙乾致全國(guó) 財(cái)政法制工作會(huì)議的賀信》；還有的標(biāo)題用 “什么會(huì)議的召開誰的賀電”的 形式表示。

正文。一般由稱謂、開頭、主體和結(jié)尾幾部分組成。稱謂，則是寫接受 祝賀的單位或個(gè)人的稱呼。開頭，即用簡(jiǎn)練的詞語寫出祝賀的理由，并表示 祝賀。主體部分主要寫祝賀的內(nèi)容，如對(duì)成績(jī)的贊揚(yáng)，對(duì)功績(jī)的歌頌以及對(duì) 取得成就的評(píng)價(jià)等。結(jié)尾，主要寫祝愿、鼓勵(lì)、希望和要求方面的內(nèi)容。慰問信與慰問電

慰問信、慰問電是指以組織或個(gè)人的名義，向有關(guān)集體或個(gè)人表示撫慰、問候和鼓勵(lì)的書信或電報(bào)。

慰問信、慰問電的種類較多，常用的大致有 3種：

（一）重大節(jié)日、紀(jì)念日，組織上給本單位職工、勞動(dòng)模范或離退休干 部的慰問信電。

（二）給做出重要貢獻(xiàn)的集體或個(gè)人的慰問信電。

（三）給遭遇意外災(zāi)禍，蒙受損失、造成困難的集體或個(gè)人的慰問信電。慰問信通過郵政傳遞，篇幅較長(zhǎng)，慰問電更加講求時(shí)效，要通過電報(bào)拍 發(fā)，文字精煉，篇幅更為簡(jiǎn)短。這是二者的不同點(diǎn)。如屬于以組織名義發(fā)出 的信電，內(nèi)容又帶有公開性，還可以登報(bào)、廣播。這是二者的共同點(diǎn)。此外，它們的篇幅結(jié)構(gòu)形式也大體相同。

1.標(biāo)題。通常寫 “慰問信”或“慰問電”三字；有的寫“×××致×× ×的慰問信”，如 《云南省人民政府致云南前線三軍的慰問信》；有的標(biāo)題 揭示內(nèi)容，如 《給春節(jié)期間堅(jiān)守生產(chǎn)崗位的職工及其家屬的慰問信》。

2.開頭。說明致信、致電的原因或背景，隨之表示誠(chéng)懇、親切的問候。如 1981年9 月1O 日中共中央、國(guó)務(wù)院 《給陜西災(zāi)區(qū)人民的慰問電》：“你 省繼 7 月中旬漢中地區(qū)遭受洪水災(zāi)害后，最近2O 多天來，漢中、關(guān)中以及陜 南的一些地區(qū)又連降暴雨，引起山洪暴發(fā)，山坡滑塌，江河泛濫成災(zāi)??國(guó) 家和人民財(cái)產(chǎn)遭受很大損失。黨中央、國(guó)務(wù)院對(duì)此深為關(guān)切，特向你們表示 親切慰問?！?/p>

3.主體。要注意因人因事而異，防止模式化。有的重在頌揚(yáng)先進(jìn)事跡、先進(jìn)思想，如上述給職工的慰問信，著重表揚(yáng)他們放棄春節(jié)團(tuán)聚機(jī)會(huì)，“為 我國(guó)一項(xiàng)重點(diǎn)建設(shè)工程趕制成套優(yōu)質(zhì)設(shè)備”而 “緊張戰(zhàn)斗在生產(chǎn)第一線”的 動(dòng)人事跡；并稱贊他們的家屬 “還把餃子送到車間并幫助工廠做些力所能及 的事”。

4.結(jié)尾。寫精神上、物質(zhì)上給予支持的決心和行動(dòng)，鼓舞受信受電人再 接再厲，繼續(xù)前進(jìn)。如上述給災(zāi)區(qū)人民的慰問電結(jié)尾說： “黨中央、國(guó)務(wù)院 時(shí)刻關(guān)懷著你們，并決定盡可能從資金、物資上給以支援?！毕Ｍ銈?“繼 續(xù)發(fā)揚(yáng)自力更生、艱苦奮斗、英勇頑強(qiáng)的革命精神”，“奪取抗災(zāi)斗爭(zhēng)的更 大勝利”。

寫好慰問信電固然要依據(jù)一定的格式，但更重要的是要了解、熟悉對(duì)方 的處境與心情，力求把話說到人家的心坎上。建國(guó)前夕，民主人士柳亞子先

生心里有些想法，他呈請(qǐng)毛主席： “安得南征施捷報(bào)，分湖便是子陵灘”，說是等南下大軍解放浙江分湖的捷報(bào)傳來之后，他想回老家定居。毛主席看 出他心里有些牢騷，便寫了一首 《七律》贈(zèng)給他。詩中回顧相互之間的交往

和情誼。其中后4 句是： “牢騷太盛防腸斷，風(fēng)物長(zhǎng)宜放眼量。莫道昆明池 水淺，觀魚勝過富春江?！眲裎克叛畚磥?，留在北京共商國(guó)是比回老家 要好。這使柳先生深受感動(dòng)，表示“昌言吾拜心肝赤”、“躬耕原不戀吳江”。

第二篇：商務(wù)禮儀之九：商業(yè)文書禮儀

商務(wù)禮儀之九：商業(yè)文書禮儀

總的來說，常用的商業(yè)文書可以歸總為：對(duì)公的公文函件、一般的企業(yè)公文、對(duì)內(nèi)的工作報(bào)告、單位上的會(huì)議紀(jì)錄、展示說明的材料以及商務(wù)往來郵件。我們就這六種比較常用的文書，略述如下。對(duì)公的公文函件

對(duì)公的公文函件就是所謂的政府公文，常見于各種報(bào)章雜志上的有：令、決定、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。其寫作格式以《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》為依據(jù)撰寫，由各級(jí)單位所行文使用。一般企業(yè)如果是對(duì)公的業(yè)務(wù)很多，對(duì)于這類形態(tài)的公文格式還是需要留意學(xué)習(xí)。

由于經(jīng)常使用的文種過多，所以在撰寫這類文書之前，可能對(duì)于某些性質(zhì)和用途相類似的文件，需要仔細(xì)推敲，絕對(duì)不能出錯(cuò)，比方說：條例、規(guī)定與辦法之間的區(qū)別；決定與命令的區(qū)別；指示與命令的區(qū)別；批復(fù)與指示的區(qū)別；通報(bào)與通知的區(qū)別；通報(bào)與處分決定的區(qū)別；通告與公告的區(qū)別等。

商業(yè)文書實(shí)際上來源于許多對(duì)公的文件，因此如果想要把真正的文書寫作搞好，首要工作其實(shí)是要學(xué)習(xí)公文寫作。公文寫作里面許多詞語的運(yùn)用都是很考究的，必須仔細(xì)推敲。舉例來說，公文常用的稱謂詞有：

第一人稱：我（本）辦（部、所、院、校、委、站??）

第二人稱：你（貴）處（館、委、處、辦??）

第三人稱：該單位（部門、系、院、所、局??）、他、他們

公文常用的語言包括：

常用的開頭詞：根據(jù)、據(jù)、近查、最近、自、自從、為、為了、由于、關(guān)于、按照、遵照、隨著、現(xiàn)將、當(dāng)前、目前；

常用的引敘詞：前接、近接、現(xiàn)接、當(dāng)經(jīng)、前經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、并經(jīng)、悉、敬悉、驚悉、近悉、喜悉、欣悉、特（現(xiàn)）通知（通報(bào)、批示、批復(fù)、報(bào)告）如下

常用的表態(tài)詞：應(yīng)、應(yīng)當(dāng)、似應(yīng)、責(zé)成、同意、擬同意、擬不同意、準(zhǔn)予備案、請(qǐng)即試行、遵照?qǐng)?zhí)行、即將下達(dá)、現(xiàn)予公布；

常用的詢問詞：妥否、是否妥當(dāng)、是否可行、如無不當(dāng)、如無不妥；

常用的綜合詞：為此、據(jù)此、綜上所述、鑒此、總之、總而言之；

常用的表達(dá)目的詞：批示、批復(fù)、示復(fù)、函復(fù)、函告、告知、周知、批轉(zhuǎn)、下達(dá)、遵照辦理、參照?qǐng)?zhí)行；

常用的結(jié)尾詞：特此報(bào)告、現(xiàn)予公布、為荷、為要、為盼、是荷、貫徹執(zhí)行、將??報(bào)告給我們。

這些在企業(yè)公文寫作里面，也經(jīng)常必須使用的，寫作者必須仔細(xì)把相關(guān)的詞匯記錄下來，才不會(huì)出錯(cuò)，也才能合乎禮儀規(guī)范。一般企業(yè)公文

企業(yè)公文的要項(xiàng)也并不簡(jiǎn)單，實(shí)際說起來可以分為下列這些種類：公司決定、公司公告、公司通告、公司通報(bào)、公司報(bào)告、公司請(qǐng)示、公司批復(fù)、公司意見、公司函、公司會(huì)議紀(jì)要、商務(wù)信函、商務(wù)計(jì)劃、總結(jié)、講話稿等。

無論寫作何種公文，請(qǐng)注意寫作應(yīng)該尊重三段式的寫法，并且在主題的欄目里，要能簡(jiǎn)單扼要地寫出關(guān)鍵詞，每段文字請(qǐng)盡量以不要超過三至四行寫完為原則，不要過于冗長(zhǎng)，如果有敘述性質(zhì)的數(shù)據(jù)，應(yīng)該以附件的方式呈現(xiàn)。寫公文以前，應(yīng)該先與各單位口頭溝通，取得一致性的協(xié)議后，再行層層通報(bào)。

公文雖然說只有文字，但是在公文背后所隱藏的現(xiàn)實(shí)，才是需要捉摸透的東西。因此，在我們下筆寫公文的時(shí)候應(yīng)斟字酌句，對(duì)公文的內(nèi)容與形式進(jìn)行必要的核實(shí)，確保其能夠通過各單位的審核而不出錯(cuò)。

對(duì)內(nèi)的工作報(bào)告

工作報(bào)告是每個(gè)上班族都會(huì)使用到的商業(yè)文書，它包括：情況報(bào)告、專題報(bào)告、綜合報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、自查報(bào)告等多種形式。

報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。它屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。綜合性報(bào)告是將全面工作或一個(gè)階段許多方面的工作綜合起來寫成的報(bào)告。在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高；專題性報(bào)告則是針對(duì)某項(xiàng)工作、某一問題、某一事件或某一活動(dòng)寫成的報(bào)告，在內(nèi)容上具有專一性。

撰寫工作報(bào)告時(shí)，最忌諱的就是把自己的問題推諉給他人。比方說，在寫述職報(bào)告這種工作報(bào)告中總結(jié)性報(bào)告的時(shí)候，與一般報(bào)告不一樣的是，述職報(bào)告特別強(qiáng)調(diào)個(gè)人性，對(duì)隸屬工作范疇、親身經(jīng)歷或者督查的材料必須確認(rèn)真實(shí)可靠。這就要在寫作上更多地采用敘述性的表達(dá)方式，如果其中夾雜了對(duì)其它人的影射或詆毀，那就失去了立場(chǎng)和禮儀。

除了文字報(bào)告之外，口頭報(bào)告也是也有其特定的格式用語，其最大特征即為：準(zhǔn)確、明晰、簡(jiǎn)練。口頭報(bào)告的語言受發(fā)言的本身性質(zhì)影響，必須能夠拉近講話者和聽眾的心理距離，因此，演講稿應(yīng)更為大眾化與口語化，主題句基本的層次也應(yīng)力求客觀，準(zhǔn)確反映演講稿中心內(nèi)容的本質(zhì)真實(shí)和客觀特色。

單位上的會(huì)議紀(jì)錄

會(huì)議紀(jì)錄是根據(jù)會(huì)議資料、文件以及其它有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)，并要求有關(guān)單位（或部門）執(zhí)行的一種文體。按照會(huì)議性質(zhì)來分，會(huì)議紀(jì)錄大致有辦公會(huì)議紀(jì)錄、專題會(huì)議紀(jì)錄、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄、座談會(huì)議紀(jì)錄等。

初次撰寫會(huì)議紀(jì)錄的人，可以采用錄音設(shè)備錄起來慢慢聽。經(jīng)驗(yàn)豐富之后，就可以用筆記本電腦，進(jìn)行同步記錄。會(huì)議記錄的長(zhǎng)度應(yīng)保持在1000字以內(nèi)，最好能讓與會(huì)者在五分鐘內(nèi)閱讀完畢。會(huì)議記錄必須在會(huì)議結(jié)束后72小時(shí)內(nèi)完成，經(jīng)主管確認(rèn)后分發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議記錄的寫法有很多種，如：

敘述法：就像是敘述一件事情的平鋪直敘法。

辯言式：彷佛是雙方交戰(zhàn)時(shí)各持己見的敘述法。

結(jié)論式：寫出會(huì)議最后的結(jié)論。

行動(dòng)式：寫出會(huì)后大家所要采取的行動(dòng)方案。綱領(lǐng)式：寫出會(huì)議的摘要。

會(huì)議紀(jì)錄一般可分為兩大部分：其一，會(huì)議概況。包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會(huì)議議程和進(jìn)行情況以及對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)等；其二，中心內(nèi)容。即反映會(huì)議的主要精神、討論意見和議決事項(xiàng)等。其寫作要點(diǎn)有九項(xiàng)：

第一，要抓重點(diǎn)紀(jì)錄：開會(huì)時(shí)間很長(zhǎng)，講的話雖然多，并不是每個(gè)字都寫下來，而是把要點(diǎn)記下來。

第二，分出何者是事實(shí)，何者為意見。雙方各執(zhí)一辭的時(shí)候，可能會(huì)有言語上的沖突或不同的意見，這時(shí)就要能分辨他們真正的意思。

第三，要懂得選擇：有些你來我往的言詞，可能含有一些情緒性的說法；這時(shí)候?qū)懠o(jì)錄的人，就要選擇非情緒的說法。

第四，挑出有問題的灰色地帶：寫作會(huì)議記錄的時(shí)候，總會(huì)遇見三方會(huì)談的問題，可能會(huì)意見很模糊，這一類不能具體的意見不要列入。

第五，要很專注：擔(dān)任會(huì)議記錄的人，必須全神貫注，特別是不能用錄音機(jī)的時(shí)候，更要專心一意地聽出問題來。

第六，根據(jù)議程紀(jì)錄：事前可以把會(huì)議議程準(zhǔn)備一份放在手邊，根據(jù)議程的先后來紀(jì)錄會(huì)比較完整。

第七，記下發(fā)話人的姓名：如果對(duì)于與會(huì)者并不熟悉，秘書要先在開會(huì)以前，先與與會(huì)者交換名片，確實(shí)了解其姓名頭銜。

第八，聽一段記一段：寫會(huì)議記錄時(shí)，專心一意地先聽一段再用文字寫出這一段的結(jié)論，而不必贅述其討論的過程。

第九，事先復(fù)習(xí)前期會(huì)議紀(jì)錄：對(duì)于前次會(huì)議的紀(jì)錄必須先研讀一次，看看前面都討論了些甚么事情，產(chǎn)生怎樣的問題。

會(huì)議記錄的撰寫，無論用何種格式都必須能抓住重點(diǎn)，避免錯(cuò)誤, 也需要注意禮儀規(guī)范，請(qǐng)注意下列規(guī)范：

·用最簡(jiǎn)短的文字及句子完成會(huì)議紀(jì)錄。

·用最直接的要點(diǎn)述說。

·避免批評(píng)性字眼。

·避免別人看不懂的辭語。

·運(yùn)用紀(jì)錄性口吻，而非直接引用與會(huì)者的話。

·盡量避免提到人名。

展示說明的材料

展示說明的材料，有人稱為投影片或是PowerPoint(PPT)，其實(shí)制作的過程就是商業(yè)文書。因?yàn)樵谥谱鞒蔀橥队捌郧?，每個(gè)人都得要先制作成為word的形式，然后才轉(zhuǎn)制成為投影片。所以我們必須遵守制作的原則。

編寫展示材料的時(shí)候，首先要應(yīng)考慮自己的目的是什么？是介紹組織及發(fā)展，還是對(duì)多推廣的計(jì)劃、項(xiàng)目或活動(dòng)進(jìn)行說明；是推薦新上市的產(chǎn)品，還是爭(zhēng)取資金支持等。

其次，在起草材料大綱時(shí)，需注意兩件事：

第一，絕對(duì)不能將word檔案直接貼在PowerPoint里面，而必須遵守七的原則(Rule of Seven),也就是每頁不能超過七個(gè)要點(diǎn)，每個(gè)要點(diǎn)盡量不要超過七個(gè)字。

第二，不可隨意使用網(wǎng)絡(luò)上的文字或圖片，因?yàn)檫@可能會(huì)違反著作權(quán)的原則，抄襲與嫖竊不但是違法而且更是最不合禮儀的行為。

商務(wù)往來郵件

當(dāng)今社會(huì)，最常用的商業(yè)文書就是電子郵件（E-mail）了。由于郵件的往來是通過網(wǎng)絡(luò)完成的，所以我們更要注重網(wǎng)絡(luò)世界的禮節(jié)，保持尊重他人的態(tài)度，尊重他人的隱私權(quán)，不窺探他人計(jì)算機(jī)里的文件；尊重他人的著作權(quán)，不擅自復(fù)制他人享有著作權(quán)的作品。

在國(guó)際上，對(duì)于E-mail的寫作有“7C”要求：

其一，完整（Completeness）。完整說明信件的主題、相關(guān)信息、要求、期限等，將收信人需要的所有信息包括在信文內(nèi)。不論表達(dá)技巧，文章結(jié)構(gòu)如何，完整說明發(fā)送郵件的原因最為重要。因此，完整也是這七項(xiàng)原則中，最重要且不可或缺的一項(xiàng)重點(diǎn)。

其二，具體（Concreteness）。不要使用容易造成誤會(huì)的字匯，盡量用一些通用的字匯辭藻。如：“盡速處理回復(fù)”應(yīng)該用“請(qǐng)于三月一日中午前回復(fù)”來表述，讓收信人有可依據(jù)的行動(dòng)的方向，才是具體的信件用語。

其三，簡(jiǎn)明（Conciseness）。E-mail的溝通環(huán)境就像面對(duì)面對(duì)話，因此，文字用語宜采簡(jiǎn)短易懂者；不需要的贅語贅詞應(yīng)予以刪除；如果要使用縮寫字，也應(yīng)該采用一般網(wǎng)絡(luò)通用的縮寫文字，才不會(huì)讓收信人不明所以，還得回信請(qǐng)你說明。

其四，正確（Correctness）。內(nèi)文的用字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、引經(jīng)據(jù)典的情境選擇、案例的引用說明等，應(yīng)該要正確謹(jǐn)慎，以免貽笑大方。

其五，禮貌（Courtesy）。E-mail的寫作風(fēng)格與應(yīng)用格式較具彈性，因此，禮貌用語也偏向簡(jiǎn)單非正式。但是一封信件給收信人的感覺，就是發(fā)信者為自己塑造的形象，所以，在用語上也應(yīng)該注意，不可失禮。

其六，整潔（Clearness）。E-mail信件必須注意斷句，換行位置，因?yàn)槭招湃说钠聊挥写笥行?，如果像傳統(tǒng)書信一般，一行到底才換行，會(huì)讓讀信者覺得很累，另一個(gè)原因則是因?yàn)槭招畔到y(tǒng)環(huán)境設(shè)定不同，過長(zhǎng)的句子會(huì)在中間斷掉，影響文章分配，使章節(jié)段落看來凌亂不堪。況且E-mail內(nèi)容通常簡(jiǎn)短數(shù)句，一行到底，會(huì)讓人覺得過于空洞。

其七，體貼（Consideration）。文章結(jié)束前，對(duì)收信人表達(dá)關(guān)心或感謝之意。對(duì)長(zhǎng)輩或?qū)W(wǎng)絡(luò)用語不熟悉者，更應(yīng)該多加協(xié)助，多多使用對(duì)方較易理解的用語。

至于E-mail字段的使用禮儀要點(diǎn), 則需要注意下列幾點(diǎn)：

第一，稱謂（Salutation）不可以太隨性。E-mail的傳遞速度與傳統(tǒng)書信往的返效能差異極大，使用電子郵件傳遞信息的雙方，可以像日常對(duì)話般一來一回交談，因此，電子郵件的稱呼也變得草率得多。同輩之間、親朋好友或同事間可以直呼其名；對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)，最好使用頭銜加上姓氏，如：趙老師、吳總經(jīng)理、Mr.Smith等（見表1）。

第二，信尾客套語簡(jiǎn)明。E-mail常用的英文信尾客套語為：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“Good Luck”，而非一般信函中的“Sincerely yours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特別要注意的是，即使是中文書寫的E-mail，像“即頌”、“商祈”這類信尾頌候語一般都已被簡(jiǎn)短的英文客套語所取代。

第四，多多使用附件。在E-mail的傳送過程中，由于郵件發(fā)送者用來寫作、發(fā)送、儲(chǔ)存、下載和接收的軟硬件可能與接受者完全不同，所以，兩者看到的郵件也并不一樣。因此，一些過于復(fù)雜的內(nèi)容、圖

表、數(shù)據(jù)以及其它備注資料，可以以附件的方式發(fā)出，以方便閱讀，避免內(nèi)文顯示差異的問題。

第五，設(shè)計(jì)感十足的簽名檔。E-mail應(yīng)用發(fā)達(dá)的同時(shí)，也代表人與人之間的見面次數(shù)銳減，因此交換名片，搜集客戶資料的最佳途徑變成Email。如果一封信件沒有簽名檔，那么收信人無法搜集到完整的資料，也無法對(duì)發(fā)信人有基本認(rèn)識(shí)。因此，在簽名檔中加上詳細(xì)的聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)，再附上一張照片，從現(xiàn)在開始留給收信人一個(gè)知禮專業(yè)的好印象吧！

總而言之，學(xué)好商業(yè)文書寫作，還要靠我們?cè)趯?shí)踐中不斷提高知識(shí)力，漢代恒寬說要“厚其基而求其高”；宋代蘇軾說要“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”；清代唐甄說要“積多則神”。只要功夫深，鐵杵也能磨成針。

第三篇：禮儀文書

第五章禮儀文書

第一節(jié)禮儀文書的分類

禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場(chǎng)合使用的文書。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書和對(duì)外文書。

禮儀文書，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達(dá)到更好的效果。文書中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡(jiǎn)單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。

一、賀函、賀電

在國(guó)家獨(dú)立、國(guó)慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)人就任、國(guó)王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國(guó)際會(huì)議開幕日、重大工程竣工日等，各國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門、有關(guān)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人，可視相互關(guān)系的情況，向?qū)Ψ降南鄳?yīng)人員表示祝賀。

賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、外長(zhǎng)、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報(bào)或正式照會(huì)的方式發(fā)送賀函、賀電。領(lǐng)導(dǎo)人的賀電可通過有關(guān)駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報(bào)局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)人可用對(duì)外函件或?qū)ν怆妶?bào)，直接發(fā)送?，F(xiàn)略舉數(shù)例：

二、感謝信、感謝電和感謝公告

在訪問某國(guó)結(jié)束的時(shí)、在收到賀信或慰問信的時(shí)候、在收到友人饋贈(zèng)或得到支援和協(xié)助的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎局x意?？梢詫懶呕蛑码姳硎靖兄x，有時(shí)候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：

三、邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件

邀請(qǐng)的內(nèi)容十分廣泛：邀請(qǐng)外賓參加各種性質(zhì)不同的集會(huì)、慶?；顒?dòng)、或典禮；邀請(qǐng)外賓來我國(guó)進(jìn)行友好訪問、考察訪問或講學(xué)；邀請(qǐng)外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會(huì)，等等。邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電既要表達(dá)邀請(qǐng)的盛情，有時(shí)還要就活動(dòng)的時(shí)間、方式、費(fèi)用等有關(guān)事項(xiàng)作出必要的說明，以便相互間達(dá)成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。

四、慰問函、慰問電

遇有天災(zāi)或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國(guó)家的政府、有關(guān)組織或友好人士，常致函、致電有關(guān)國(guó)家的政府、有關(guān)組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：

五、唁函、唁電

唁函、唁電可視情況發(fā)給相應(yīng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機(jī)構(gòu)。舉例如下：

例1：外交電報(bào)，吊唁總理逝世

X X X（首都名稱）

X X X國(guó)代總理X X X閣下：

驚悉X X X國(guó)總理X X X閣下不幸逝世。X X X總理曾為中X關(guān)系的發(fā)展做出了有益的貢獻(xiàn)。我代表中國(guó)政府和中國(guó)人民向X X X國(guó)政府和人民表示深切的哀悼，并對(duì)X X X總理的家屬表示誠(chéng)摯的慰問。

中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院總理X X X

一九X X年X月X日于北京

六、國(guó)書、全權(quán)證書、授權(quán)證書、委任書等

國(guó)書是國(guó)家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受國(guó)元首發(fā)出的正式文書，分為派遣國(guó)書和召回國(guó)書兩種。目前，由于禮節(jié)的簡(jiǎn)化，在外交實(shí)踐中，已可將召回國(guó)書合并于派遣國(guó)書之中。我國(guó)即采取此種做法。

全權(quán)證書，是授予代表以全權(quán)，由其代表國(guó)家或政府進(jìn)行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國(guó)際會(huì)議的證件。全權(quán)證書由政府首腦或外交部長(zhǎng)簽署。授權(quán)證書，是政府部門首長(zhǎng)指派代表，代表本部門進(jìn)行談判、簽署條約性文件或出席國(guó)際會(huì)議所出具的證件，由政府有關(guān)部門首長(zhǎng)簽署。領(lǐng)事任命書和領(lǐng)事證書，是關(guān)于領(lǐng)事職務(wù)的證件。

委任書，是委派國(guó)家特例或政府特使，參加駐在國(guó)特定活動(dòng)的證件，由國(guó)家元首簽署。委托書，是委托駐外使節(jié)代表政府部門簽署協(xié)議的證件，由政府有關(guān)部門首長(zhǎng)簽署。

以上都是進(jìn)行有關(guān)外交活動(dòng)的必備證書。舉例如下：

七、有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知等

有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知，例如使節(jié)的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關(guān)禮儀的規(guī)定等等，可以使用照會(huì)、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人。

第四篇：禮儀文書

禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場(chǎng)合使用的文書。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書和對(duì)外文書。

禮儀文書，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達(dá)到更好的效果。文書中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡(jiǎn)單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。

一、賀函、賀電

在國(guó)家獨(dú)立、國(guó)慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)人就任、國(guó)王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國(guó)際會(huì)議開幕日、重大工程竣工日等，各國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門、有關(guān)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人，可視相互關(guān)系的情況，向?qū)Ψ降南鄳?yīng)人員表示祝賀。

賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、外長(zhǎng)、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報(bào)或正式照會(huì)的方式發(fā)送賀函、賀電。領(lǐng)導(dǎo)人的賀電可通過有關(guān)駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報(bào)局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)人可用對(duì)外函件或?qū)ν怆妶?bào)，直接發(fā)送?，F(xiàn)略舉數(shù)例：

二、感謝信、感謝電和感謝公告

在訪問某國(guó)結(jié)束的時(shí)、在收到賀信或慰問信的時(shí)候、在收到友人饋贈(zèng)或得到支援和協(xié)助的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎局x意。可以寫信或致電表示感謝，有時(shí)候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：

三、邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件

邀請(qǐng)的內(nèi)容十分廣泛：邀請(qǐng)外賓參加各種性質(zhì)不同的集會(huì)、慶?；顒?dòng)、或典禮；邀請(qǐng)外賓來我國(guó)進(jìn)行友好訪問、考察訪問或講學(xué)；邀請(qǐng)外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會(huì)，等等。邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電既要表達(dá)邀請(qǐng)的盛情，有時(shí)還要就活動(dòng)的時(shí)間、方式、費(fèi)用等有關(guān)事項(xiàng)作出必要的說明，以便相互間達(dá)成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。

四、慰問函、慰問電

遇有天災(zāi)或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國(guó)家的政府、有關(guān)組織或友好人士，常致函、致電有關(guān)國(guó)家的政府、有關(guān)組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：

五、唁函、唁電

唁函、唁電可視情況發(fā)給相應(yīng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機(jī)構(gòu)。舉例如下：

例1：外交電報(bào)，吊唁總理逝世

XXX（首都名稱）

XXX國(guó)代總理XXX閣下：

驚悉XXX國(guó)總理XXX閣下不幸逝世。XXX總理曾為中X關(guān)系的發(fā)展做出了有益的貢獻(xiàn)。我代表中國(guó)政府和中國(guó)人民向XXX國(guó)政府和人民表示深切的哀悼，并對(duì)XXX總理的家屬表示誠(chéng)摯的慰問。

中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院總理XXX

一九XX年X月X日于北京

六、國(guó)書、全權(quán)證書、授權(quán)證書、委任書等

國(guó)書是國(guó)家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受國(guó)元首發(fā)出的正式文書，分為派遣國(guó)書和召回國(guó)書兩種。目前，由于禮節(jié)的簡(jiǎn)化，在外交實(shí)踐中，已可將召回國(guó)書合并于派遣國(guó)書之中。我國(guó)即采取此種做法。

全權(quán)證書，是授予代表以全權(quán)，由其代表國(guó)家或政府進(jìn)行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國(guó)際會(huì)議的證件。全權(quán)證書由政府首腦或外交部長(zhǎng)簽署。授權(quán)證書，是政府部門首長(zhǎng)指派代表，代表本部門進(jìn)行談判、簽署條約性文件或出席國(guó)際會(huì)議所出具的證件，由政府有關(guān)部門首長(zhǎng)簽署。領(lǐng)事任命書和領(lǐng)事證書，是關(guān)于領(lǐng)事職務(wù)的證件。

委任書，是委派國(guó)家特例或政府特使，參加駐在國(guó)特定活動(dòng)的證件，由國(guó)家元首簽署。委托書，是委托駐外使節(jié)代表政府部門簽署協(xié)議的證件，由政府有關(guān)部門首長(zhǎng)簽署。

以上都是進(jìn)行有關(guān)外交活動(dòng)的必備證書。舉例如下：

七、有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知等

有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知，例如使節(jié)的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關(guān)禮儀的規(guī)定等等，可以使用照會(huì)、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人。

在使用有關(guān)禮儀的文書電報(bào)時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1．文電中的外國(guó)國(guó)名，應(yīng)使用全稱，同一國(guó)名如出現(xiàn)數(shù)次，至少首次應(yīng)用全稱。如習(xí)慣用簡(jiǎn)稱，可使用正式簡(jiǎn)稱。某些特殊國(guó)家，如多米尼加共和國(guó)、多米尼加聯(lián)邦等，不可使用簡(jiǎn)稱。文中的單位名稱，第一次亦應(yīng)使用全稱。對(duì)方的職銜、姓名在作為抬頭出現(xiàn)時(shí)，亦要用全稱。

2．文書格式要合乎規(guī)范，不要用錯(cuò)。非外交機(jī)構(gòu)一般不使用照會(huì)的格式，可使用對(duì)外函件進(jìn)行交往。人稱要與文書格式相適應(yīng)并前后統(tǒng)一。例如，普通照會(huì)一般只用第三人稱，但不注意時(shí)容易出現(xiàn)“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應(yīng)。人對(duì)人，單位對(duì)單位。如系人對(duì)人，雙方身份要相當(dāng)。

3．文書中對(duì)人的稱呼要合乎禮儀習(xí)慣。

致意語的用法亦要取決于不同場(chǎng)合與習(xí)慣。例如，外交照會(huì)開頭時(shí)，常有“向XXX致意并榮幸地……”的引文，在一般對(duì)外函件中不使用。在吊唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語，向外交部或大使館發(fā)照會(huì)可用“順致崇高的敬意”；向全代辦處發(fā)的照會(huì)不用“最”字。非外交機(jī)關(guān)使用對(duì)外文書，可視不同的發(fā)文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。

4．關(guān)于譯文。對(duì)外文書應(yīng)以中文為正本，必要時(shí)，附以外文譯文。譯文本，應(yīng)用不帶機(jī)關(guān)銜的白紙，并在右上角注明“譯文”字樣。譯文應(yīng)考慮外文的慣用格式，不應(yīng)套用中文格式。我駐外機(jī)構(gòu)，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務(wù)性的函可只用外文（指駐在國(guó)文字或通用的外國(guó)文字）；對(duì)申請(qǐng)簽證、身份證及一般外交人員的調(diào)職、離任等普通照會(huì)，亦可只用外文。

5．對(duì)外文書的打印位置要適當(dāng)。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應(yīng)在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標(biāo)點(diǎn)，而把姓名稱呼另排一行），然后再下一行前面空一格續(xù)排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使文件美觀大方。

蓋章的位置要適當(dāng)，一般以騎年壓月，上大下小（如帶國(guó)徽的印章，國(guó)徽應(yīng)在機(jī)關(guān)銜之上）為宜。

6．要有嚴(yán)密的校對(duì)制度。如發(fā)現(xiàn)文書、函件等有錯(cuò)字或格式不對(duì)，均應(yīng)重新打印，不得涂改。

7．用紙要合乎規(guī)定。

8．收發(fā)文應(yīng)有簽收手續(xù)，收到涉外文書應(yīng)及時(shí)處理，不要延誤。

在禮儀社交場(chǎng)合，除了必須處理和運(yùn)用好文書電報(bào)以外，對(duì)名片的使用也應(yīng)當(dāng)給以重視。名片之所以在現(xiàn)代社會(huì)中得到廣泛的應(yīng)用，因?yàn)樗褂闷饋砗?jiǎn)便、靈活、雅俗均可，能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人際交往十分頻繁的需要。

名片現(xiàn)在已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是相互通報(bào)姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈(zèng)以至吊唁等多種禮節(jié)。為了表示不同的禮節(jié)，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫上簡(jiǎn)短的字句。

幾種國(guó)際上通用的法文縮寫是：

1．敬賀p.f.(pourfelicitation)

2．謹(jǐn)唁p.c.(pourcondoleance)

3．謹(jǐn)謝p.r.(pourremerciement)

4．介紹p.p.(pourpresentation)

5．辭行p.p.c.(pourprendreconge)

6．恭賀新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小寫均可)

7．謹(jǐn)贈(zèng)，不用縮寫字母，而是在姓名上方寫上Avecsescompliments(或者用英文Withthecomplimentsof…)

現(xiàn)在人們?nèi)找嬷v究名片的印制。當(dāng)然，印制精美、考究的名片，會(huì)惹人喜愛；但印制樸素大方的名片，只要運(yùn)用得當(dāng)，仍會(huì)獲得人們的重視和尊重。

第五篇：公文標(biāo)題的撰制

公文標(biāo)題的撰制

1、公文標(biāo)題主要特征、結(jié)構(gòu)形式或撰制要求

公文標(biāo)題是標(biāo)明公文主旨或事由的概括性題目名稱,除會(huì)議紀(jì)要外,一般由發(fā)文機(jī)關(guān)(即行文單位名稱)、公文主要內(nèi)容(即事由)和文種三部分組成也可稱作公文標(biāo)題的“三要素”。公文標(biāo)題是個(gè)名詞性偏正詞組,而不是句子。其一般構(gòu)成形式可表示為:發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+的+文種。這樣組合后,其語法結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是:文種為中心詞,發(fā)文機(jī)關(guān)和事由共同充當(dāng)文種的限制成分。公文標(biāo)題是公文的“眉目”,它不僅要揭示公文的主要內(nèi)容,而且要便于閱讀、管理和使用。擬寫公文標(biāo)題應(yīng)該做到:結(jié)構(gòu)完整,事由明確,文種恰當(dāng),語言規(guī)范,文字簡(jiǎn)潔,文題相符。

(1)公文標(biāo)題中的“三要素”能否省略?在什么情況下可以省略?撰制時(shí)應(yīng)如何把握?

新《辦法》規(guī)定:“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。”據(jù)此,對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)來說,“一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明”則意味著有時(shí)可以不標(biāo)明即可以省略;而在什么情況下省略,法規(guī)并未作明確規(guī)定。從寫作實(shí)踐來看,帶有公文版頭的上行文可以省略發(fā)文機(jī)關(guān),而下行文則應(yīng)保留。

撰制公文標(biāo)題應(yīng)注意把握以下幾點(diǎn):

(a)盡量避免省略而撰制完整的“標(biāo)準(zhǔn)式”標(biāo)題;

(b)下行文的發(fā)文機(jī)關(guān)不省略為好,以利于公文的管理和利用;

(c)即便省略也不宜省略兩項(xiàng);

(d)文種無論在什么情況下都不能省略。

(2)、無文種的公文標(biāo)題主要病誤有幾種情況?

(a)一般常用公文被誤作法定公文,致使標(biāo)題無文種。

如《……關(guān)于……的規(guī)劃》、《……關(guān)于……的計(jì)劃》、《……關(guān)于……的總結(jié)》、《……關(guān)于……的要點(diǎn)》、《……關(guān)于……的安排》、《……關(guān)于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版頭,編排發(fā)文字號(hào),直接上報(bào)或下發(fā)。這類

公文標(biāo)題,實(shí)際上沒有法定公文文種,不合乎要求,也不倫不類。

(a)一般常用公文被誤作法定公文,致使標(biāo)題無文種。如《……關(guān)于……的規(guī)劃》、《……關(guān)于……的計(jì)劃》、《……關(guān)于……的總結(jié)》、《……關(guān)于……的要點(diǎn)》、《……關(guān)于……的安排》、《……關(guān)于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版頭,編排發(fā)文字號(hào),直接上報(bào)或下發(fā)。這類公文標(biāo)題,實(shí)際上沒有法定公文文種,不合乎要求,也不倫不類。

(b)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被無故舍棄,致使標(biāo)題無文種。

如:將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的某公文文種視為本公文的文種;將無“通知”文種的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文視為省略;將“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”等視為新文種。

(c)連一般常用公文文種也沒有而隨意亂造,致使標(biāo)題無文種。如《關(guān)于……的說明》、《關(guān)于……的解釋》、《關(guān)于……的問題》、《關(guān)于……的工作重點(diǎn)》等等。此類標(biāo)題,實(shí)際上也等于無文種。關(guān)于前面應(yīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,未一一注明;若無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,則屬于無行文單位和文種的情況。

2、文種不倫不類的公文標(biāo)題主要類型

(1)并用文種

a、“請(qǐng)示”和“報(bào)告”兩種文種并使用。如《關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告》。這是最典型也較普遍的情況。

b、其他兩個(gè)文種同時(shí)使用?！蛾P(guān)于XX年XX的決定的通知》、《關(guān)于XXX同志任職批復(fù)的通知》、《關(guān)于對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的決定和轉(zhuǎn)發(fā)的通知》等。

(2)混用文種

不分類別,一般常用公文代替法定公文行文;或者區(qū)分不好具體文種,將法定公文文種錯(cuò)用。個(gè)別的還有將“請(qǐng)示”錯(cuò)用成“申請(qǐng)”的。向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn),不用“請(qǐng)示”卻用“申請(qǐng)”,屬于文種運(yùn)用中“大類不分”和“混用文種”中的一種特殊情況。

(3)生造文種

即連一般常用公文文種也沒有,隨意亂造。

另外,有的把“批復(fù)”改成“批示”、“批文”等,“批示”曾提出過,但在公文管理法規(guī)中從未正式規(guī)定?！芭摹弊孕轮袊?guó)成立以來從未有過“批文”文種。

3、“關(guān)于”使用不當(dāng)公文標(biāo)題的常見情況

介詞“關(guān)于”使用不當(dāng)大體有兩種情況:

(1)放錯(cuò)位臵?！瓣P(guān)于”的正確位臵應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)之后,而有的公文卻放在了發(fā)文機(jī)關(guān)前面。如關(guān)于XX醫(yī)院向XX大學(xué)聯(lián)系臨時(shí)用房問題的函》,規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為《XX醫(yī)院關(guān)于向XX大學(xué)聯(lián)系臨時(shí)用房問題的函》。還有的將“關(guān)于

”放在了事由述賓詞組中間,如《XX醫(yī)院召開關(guān)于轉(zhuǎn)制會(huì)議》(此標(biāo)題還有一個(gè)毛病是無文種),規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為《XX醫(yī)院關(guān)于召開轉(zhuǎn)制會(huì)議的通知》。

(1)放錯(cuò)位臵。“關(guān)于”的正確位臵應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)之后,而有的公文卻放在了發(fā)文機(jī)關(guān)前面。如關(guān)于XX醫(yī)院向XX大學(xué)聯(lián)系臨時(shí)用房問題的函》,規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為《XX醫(yī)院關(guān)于向XX大學(xué)聯(lián)系臨時(shí)用房問題的函》。還有的將“關(guān)于”放在了事由述賓詞組中間,如《XX醫(yī)院召開關(guān)于轉(zhuǎn)制會(huì)議》(此標(biāo)題還有一個(gè)毛病是無文種),規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為《XX醫(yī)院關(guān)于召開轉(zhuǎn)制會(huì)議的通知》。

(2)過度使用。多表現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性通知上。

4、公文標(biāo)題文種前的結(jié)構(gòu)助詞“的”的使用,缺少必要助詞“的”公文標(biāo)題的常見類型

有公文標(biāo)題中助詞“的”也不可有可無的,它是中心詞文種前面定語成分的標(biāo)志,有時(shí)又可避免產(chǎn)生歧義或其他語病,因此也不可以隨意不用。缺少助詞“的”,大體上也有兩種情況:

(1)文種前不用“的”的一般形式。例如《XX局職業(yè)考試報(bào)名通告》;再如《XX局關(guān)于上半年工作總結(jié)報(bào)告》、《XX市公開選聘學(xué)校校長(zhǎng)通告》(缺少“關(guān)于”更不規(guī)范),均應(yīng)在文種前加“的”。

(2)“的”不在文種前面在事由某中心詞前。例如:《……的情況報(bào)告》,應(yīng)為《……情況的報(bào)告》;《……市人民政府關(guān)于報(bào)送規(guī)章的備案報(bào)告》,“的”應(yīng)移至“備案”后。(事由是“報(bào)送規(guī)章備案”,而不是“報(bào)送規(guī)章”;文種是“報(bào)告”,而不是“備案報(bào)告”)。

有些情況下,《……的調(diào)查報(bào)告》、《……的檢討報(bào)告》、《……的處理決定》、《……的嘉獎(jiǎng)令》等屬約定俗成,除此之外“的”字最好臵于事由和文種中間。

從漢語組合特點(diǎn)來看,定語和中心語的組合有些是直接的,不必加“的”;有些是間接的,必須加“的”;有些則可加可不加。一般來講,詞組做定語要加“的”,這也是公文標(biāo)題文種前面加“的”的主要原因之一。另外,應(yīng)強(qiáng)調(diào):動(dòng)詞做定語,一般要加“的”。公文標(biāo)題事由中的中心詞如果是既可做名詞又可做動(dòng)詞的兼類詞,“的”字更不可少。如《……工作安排的通知》,不可寫成《……工作安排通知》。如《關(guān)于二OO六年工作總結(jié)和二OO七年工作安排報(bào)告》,文種“報(bào)告”前應(yīng)加“的”。

5、亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的公文標(biāo)題主要表現(xiàn)

原《辦法》和新《辦法》都規(guī)定,公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。什么情況下使用,有幾種情況:一是書刊名稱可使用書名號(hào);二是某些表示特定意義的縮略語、專用詞語可使用引號(hào);三是須加注釋或補(bǔ)充詞語的地方可使用括號(hào)等。

公文標(biāo)題中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的問題一直比較嚴(yán)重,主要表現(xiàn)在:

(1)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)(頒布、發(fā)布、公布)法規(guī)、規(guī)章,不用書名號(hào)而用引號(hào);

(2)

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或批復(fù)非法規(guī)性公文(如通知、報(bào)告、意見、請(qǐng)示等)使用書名號(hào);

(3)不必使用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而隨意使用;

(4)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)標(biāo)錯(cuò)位臵。