第一篇：酒店采購管理制度及流程

酒店采購管理制度及操作流程

為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化，合理控制成本，強(qiáng)調(diào)責(zé)任指標(biāo)到人及提高工作效率，特制定本制度及操作流程。

一、酒店采購的基本要求：

1、所有授權(quán)范圍的物品采購時(shí)，均需比較至少三家供貨商的價(jià)格及品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少要有三家供貨商提供的報(bào)價(jià)單；

2、采購人員對(duì)自己采購的物品價(jià)格及品質(zhì)負(fù)責(zé)；

3、駐店采購員需每月一次針對(duì)較多使用的物品通過電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)、外出調(diào)查等方式獲取（包括非授權(quán)物品）價(jià)格信息，并整理成價(jià)格信息庫，以書面報(bào)告形式上報(bào)酒店總辦及酒店財(cái)務(wù)部；

4、所有供貨商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣板必須登記歸檔并妥善管理，如有人員變動(dòng)時(shí)按酒店管理公司移交手續(xù)進(jìn)行移交資料；

5、駐店采購禁止采購任何未經(jīng)正常有效審批人審批后申購單上的物品，保證手工經(jīng)審批后的采購單與電腦下單一致，否則財(cái)務(wù)部將不予報(bào)銷處理；

6、禁止使用部門自行采購物品或私自與供貨商洽談采購事宜；

7、駐店采購負(fù)責(zé)跟進(jìn)各供貨商的貨款及時(shí)簽批支付事宜，對(duì)到期的應(yīng)付帳款，酒店財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店的良好形象。

二、物品采購監(jiān)督要求：

1、所授權(quán)的物品，分為兩類：A、供貨商月結(jié)；B、直接到市場(chǎng)采購，授權(quán)生效時(shí)酒店必須成立《供貨商評(píng)定小組》（由酒店總辦、酒店采購、使用部門、酒店財(cái)務(wù)部組成），每月對(duì)各類物品進(jìn)行分析（包括但不限于物品的用量、價(jià)格、品質(zhì)等），將物品進(jìn)行分類（制定供貨商月結(jié)還是進(jìn)行直接市場(chǎng)采購，最終要形成文件，由評(píng)定小組匯簽確認(rèn)，酒店財(cái)務(wù)部存檔備查，并抄送一份酒店管理公司），部分物品可以先定直接市場(chǎng)采購，待條件成熟時(shí)轉(zhuǎn)為供貨商月結(jié)；

2、月結(jié)的供貨商選定，采購對(duì)已經(jīng)確定供貨商月結(jié)的物品，應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，由供貨商評(píng)定小組進(jìn)行價(jià)格及品質(zhì)的比較和討論，對(duì)各類月結(jié)物品選定供貨商，各部門可分頭組織進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，定期與供貨商確認(rèn)固定期間的供應(yīng)價(jià)格，在此確認(rèn)期間（時(shí)限長短根據(jù)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)情況，由評(píng)定小組決定），供貨商將按此固定價(jià)格提供酒店所需材料（形成會(huì)議紀(jì)要，評(píng)定小組部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯簽抄送酒店管理公司）；

3、酒店財(cái)務(wù)部制定倉存物品的采購線（即最高庫存量及最低庫存量，補(bǔ)倉不能超過最高庫存量，儲(chǔ)存不能低于最低庫存量），由倉庫人員編制，酒店財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)根據(jù)以往該物品的使用量及經(jīng)營情況進(jìn)行合理分析，審定出各物品的采購線，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后，呈酒店總經(jīng)理審批實(shí)施，審批后的文件由倉庫及成本會(huì)計(jì)存檔備查，并按實(shí)際情況定期進(jìn)行更新，財(cái)務(wù)部對(duì)每次部門申購數(shù)量進(jìn)行認(rèn)真審核監(jiān)督，避免因物品積壓造成浪費(fèi)；

4、酒店財(cái)務(wù)部對(duì)物品價(jià)格進(jìn)行認(rèn)真監(jiān)督，必須每月組織人員對(duì)酒店各類物品進(jìn)行不同市場(chǎng)的價(jià)格調(diào)查，每月一次通過電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)、外出調(diào)查等方式獲取酒店各類物品（包括非授權(quán)物品）的價(jià)格信息，并整理成價(jià)格信息庫，以書面報(bào)告形式上報(bào)酒店總辦，并抄送集團(tuán)管理公司總辦及集團(tuán)財(cái)務(wù)部；

5、對(duì)正常物品的申購，酒店駐店采購接到單后必須1個(gè)工作日后回復(fù)意見，酒店財(cái)務(wù)部接到單后必須1個(gè)工作日后回復(fù)意見后報(bào)送到總辦審批，對(duì)特殊物品或者對(duì)價(jià)格及品質(zhì)有其他意見的，也必須在1個(gè)工作日后反饋意見給申請(qǐng)部門。

三、各類物品采購流程（該流程是針對(duì)授權(quán)范圍內(nèi)的物品，授權(quán)范圍外的按以前流程操作）：

1、倉庫補(bǔ)倉物品的采購流程：

該類物品主要指副食品類，如因酒店倉庫硬件原因，該類物品的部分不能在倉

庫保管，而在使用部門的二級(jí)倉庫進(jìn)行保管的，倉庫直接把二級(jí)倉庫收編管理，該類物品的補(bǔ)倉由倉庫負(fù)責(zé)填單。

對(duì)倉庫的每種存?zhèn)}物品，應(yīng)按本文件中的第二大點(diǎn)第3小點(diǎn)規(guī)定的流程設(shè)定合理的采購線。

A、上述物品的倉存量接近或者低于采購線時(shí)，應(yīng)需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充貨倉里的存貨；

B、倉庫主管要填寫一份“物品申購單”（見附件，對(duì)申購單中的每項(xiàng)內(nèi)容必須如實(shí)

填寫，如沒有發(fā)生的則填“沒有發(fā)生”）；

C、駐店采購按照申購單要求，在至少三家供貨商中進(jìn)行比較，選定相應(yīng)供貨商，把

三間供貨商資料附在申購單后面（包括但不限于報(bào)價(jià)資料），由駐店采購在申購

單上簽名確認(rèn)，提出采購意見及注明可以到貨日期；

D、酒店財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)簽名加意見（如對(duì)價(jià)格及其他有問題的，必須立即跟采購人

員溝通，并立即給出建議方案），到酒店財(cái)務(wù)第一負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)；

E、酒店總經(jīng)理進(jìn)行審批后轉(zhuǎn)由酒店采購進(jìn)行實(shí)施購買。

2、鮮活食品凍品的采購流程（主要指蔬果類、肉食類）：

該類物品主要指蔬果類及肉食類，包括蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果等

物料的采購申請(qǐng)。

A、由各酒吧、各部門總廚或者主管（要有餐飲總監(jiān)簽名確認(rèn)），根據(jù)當(dāng)天經(jīng)營情況，預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購單交駐店采購（按照以前單據(jù)格式）；

B、酒店采購當(dāng)天下午以電話下單（針對(duì)供貨商月結(jié)）或者次日直接到市場(chǎng)采購。

C、酒店財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)與使用部門定期進(jìn)行溝通，對(duì)上一日該類物品采購的數(shù)量進(jìn)行檢查（包括已使用及未使用的數(shù)量），如發(fā)現(xiàn)有較多剩余的，必須提供處理方

案及日后申購數(shù)量的建議，并報(bào)總辦批示。

四、物品驗(yàn)收入倉及財(cái)務(wù)付款處理流程：

1、物品的申購單用紙質(zhì)先走完申購審批流程；

2、紙質(zhì)申購單流程審批完畢后，補(bǔ)倉部分及直拔部分申購單由倉庫人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)錄入申

購單，其他部門申購部分由總辦文員負(fù)責(zé)系統(tǒng)錄入申購單，再由駐店采購文員從系統(tǒng)制定采購訂單進(jìn)行下單供貨商或者自行市場(chǎng)采購（根據(jù)申購單批示要求內(nèi)容操作）；

3、物品采購回來后，倉庫必須根據(jù)紙質(zhì)申購單與系統(tǒng)生成的收料單相核對(duì)無差異后，再

根據(jù)系統(tǒng)生成的收料單與使用部門進(jìn)行貨品驗(yàn)收，倉庫再根據(jù)收貨驗(yàn)收情況從系統(tǒng)打印入倉單；

4、入倉單（附有連同收料清單及發(fā)票）的審批流程：倉庫制單人簽名——采購人員簽名

——財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)復(fù)核簽名確認(rèn)是否符合要求（包括但不限于申購物品數(shù)量、價(jià)格等）——酒店財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽名——酒店總經(jīng)理簽名審批——財(cái)務(wù)部根據(jù)與供貨商協(xié)議進(jìn)行付款；

5、屬于直接到市場(chǎng)購買的，先由駐店采購借支采購備用金（具體金額根據(jù)酒店的規(guī)模及

業(yè)務(wù)量，報(bào)酒店管理公司審批），先由相關(guān)申請(qǐng)部門人員提出紙質(zhì)采購申請(qǐng)，并須走紙質(zhì)采購審批流程后，（營運(yùn)物品可走酒店審批流程，除此以外的物品直購須走集團(tuán)采購審批流程）再由總辦文員錄入申購單（暫不用做采購訂單及倉庫的收料單），倉庫收貨時(shí)根據(jù)收貨的數(shù)量及單價(jià)開手寫收貨單，再做采購訂單，其他操作按上述流程，以采購人員名義進(jìn)行報(bào)銷處理；

五、駐店采購對(duì)前期的機(jī)動(dòng)采購制度描述的采購行為負(fù)責(zé)執(zhí)行采購工作，一般情況下不能再

由使用部門自行采購（除總經(jīng)理特批，但必須要流程表上注明特殊情況說明及物品報(bào)價(jià)）。

以上流程暫時(shí)試行，日后操作過程中發(fā)現(xiàn)問題會(huì)檢討修改！

第二篇：酒店采購管理制度及流程（小編推薦）

賓館采購管理制度

為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化，合理控制成本，加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率，特制定本采購管理制度。

一、采購管理部門

酒店設(shè)立專職采購部，接受總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部及其它部門的監(jiān)督，全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作。

二、采購部工作基本要求

1、所有大型采購項(xiàng)目均需采購小組討論簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意。

2、所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)。

3、所有采購物品的質(zhì)量須保持一慣穩(wěn)定。

4、采購部工作人員須對(duì)自己采購物品的價(jià)格和質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5、采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒 店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫，以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)。

6、所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品，采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)上述資料須全部列入移交。采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄至采購部價(jià)格信息庫。

7、采購時(shí)間要求：一般物品采購時(shí)間為 3 天；急用物品當(dāng)天必須采購回來；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部門須提前兩個(gè)月下單采購。

8、采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予報(bào)銷。

9、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。

10、采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款，及時(shí)簽批支付事宜。對(duì)到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購工作提供便利。

三、采購審批程序

1、申

購

單

審

批

程

序

采購申請(qǐng)單一共三聯(lián)，在經(jīng)審批后，第一聯(lián)采購部存檔并組織采購，第二聯(lián)作倉庫收貨用，第三聯(lián)部門存檔。

2、單位價(jià)值 1000 元以下或批量價(jià)值在 2000 元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品，采購部須事先貨比三家，并在申購單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商，經(jīng)采購小組最后批準(zhǔn)后方可采購，酒店財(cái)務(wù)部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查。

3、單位價(jià)值 1000 元以上或批量價(jià)值在 2000 元以上的物品采購審批程序：

采購部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)，采購小組確定供貨商，采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議。

(評(píng)定小組由采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、總經(jīng)理組成)

4、賒購(月結(jié))物品采購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果由主廚直接下單，餐飲部經(jīng)理簽字確認(rèn)后至采購部，由采購部與供貨商對(duì)接；其它物品按上述第 1、2、3 款程序執(zhí)行。

5、各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法

采購部每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，采購部、使用部門、主管副總、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評(píng)定小組，通力合作進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格與供應(yīng)商確定固定的時(shí)間段（至少一個(gè)月）的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商應(yīng)按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料。

四、采購監(jiān)督

采購成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及公司稽查部共同完成，平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情，以促進(jìn)酒店采購成本的控制與監(jiān)督。

五、供應(yīng)商管理

1、采供部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭，組織財(cái)務(wù)部和使用部門及集團(tuán)稽查組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估(酒店每類物品須有至少三家供貨商)，淘汰部分不合格供貨商。

2、選用供應(yīng)商角度采用 1+2+N 原則。所謂 1+2+N 是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商大70%的物資從他手中購買。2 個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約30%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時(shí)無購買死角。

3、采購部應(yīng)做好供應(yīng)商檔案管理。當(dāng)供應(yīng)商變動(dòng)時(shí)，及時(shí)更新相應(yīng)的供應(yīng)商檔案。

4、采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作，維護(hù)酒店形象，保證酒店信譽(yù)。

采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程

倉庫的每種存?zhèn)}物品均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時(shí) 即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨。一般來說，倉庫管理員每月月底根據(jù)流動(dòng)資金狀況、固定資產(chǎn)的配備情況、本期預(yù)計(jì)的客流量、物料的采購周期、物料的保存期擬定下月的補(bǔ)倉物品，并據(jù)此填寫一份倉庫補(bǔ)倉“采購申請(qǐng)單”且采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料（改為：并作出書面的補(bǔ)庫計(jì)劃表，表格內(nèi)必須列明的物品信息如下）（1）貨品名稱、規(guī)格（2）平均每月消耗量（3）庫存數(shù)量（4）最近一次訂貨單價(jià)（5）最近一次訂貨數(shù)量（6）提供本次訂貨數(shù)量建議

經(jīng)采購小組簽批同意后送采購部初審（審核后必須由總經(jīng)理及副總經(jīng)理簽名確認(rèn)），采購部在采購申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)并注明到貨時(shí)間。采購部初審?fù)夂?，按倉庫“申購單”內(nèi)容要求在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批經(jīng)采購小組批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施。一般物品要求 3 天內(nèi)完成，如有特殊情況要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

2、各部門使用物品的日常采購工作流程（1）部門新增物品的采購工作流程

若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理應(yīng)填寫申購單，經(jīng)采購小組審批后，連同“申購單”一并送交采購部，采購部初審?fù)夂蟀础吧曩弳巍眱?nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)采購小組批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施。

（2）部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程 如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及采購小組審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購申請(qǐng)單一并送交采購部，申購部須在采購申請(qǐng)單內(nèi)注明以下資料：

①貨品名稱、規(guī)格 ②最近一次訂貨單價(jià) ③最近一次訂貨數(shù)量 ④提供本次訂貨數(shù)量建議

采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì)，并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)采購小組批準(zhǔn)后組織采購。

（3）部門所需物料的日常申購

酒店各部門在日常的經(jīng)營管理中，需要大量的物料，為了不占倉位，通常進(jìn)貨是直接存放在使用部門中的，所以這批物料的短缺，均由使用部門直接提出物料的申購單，這批物料申購單的數(shù)量較大，涉及面較廣，幾乎所有酒店部門都有，因此在申購與審批過程中均需嚴(yán)格控制，考慮因素有下面兩個(gè)方面：

①部門在提出物料申購單的時(shí)候，應(yīng)詳細(xì)了解該物料的現(xiàn)存數(shù)、每日用量、采購和審批期、目前物料的價(jià)格和涉及的成本因素、物料的質(zhì)量情況有無需請(qǐng)采購部門尋找新的替代品種的建議等等。

②采購部門若發(fā)現(xiàn)申購單上的物料，屬于新近增加而以往是未曾采購過的物料，采購部門應(yīng)將新采購《物料樣品確認(rèn)書》一起保送財(cái)務(wù)總監(jiān)，物料申購部門主管及有關(guān)人員驗(yàn)證簽署后方可履行下一步的采購程序。

3、鮮活食品、凍品的采購工作流程

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮 水果等物料的采購申請(qǐng)由餐飲部根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況預(yù)測(cè)明天用量填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場(chǎng)選購。

4、維修零配件和工程物料的采購工作流程

（1）工程部日常補(bǔ)倉由工程部填寫申購單且申購單內(nèi)必須注明以下資料（為減小采購的工作量，建議工程部盡量能按月度作出補(bǔ)庫計(jì)劃，除了根據(jù)突發(fā)的維修事件需要進(jìn)行的及時(shí)、零星采購之外）：

①貨品名稱、規(guī)格 ②平均每月消耗量 ③庫存數(shù)量

④最近一次訂貨單價(jià) ⑤最近一次訂貨數(shù)量 ⑥提供本次訂貨數(shù)量建議

（2）大型改造工程或大型維修活動(dòng)，工程部須做工程預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫 工程立項(xiàng)書(工程預(yù)算表附后)，且申購單內(nèi)必須注明以下資料：

①貨品名稱、規(guī)格 ②庫存數(shù)量

③最近一次訂貨單價(jià) ④最近一次訂貨數(shù)量 ⑤提供本次訂貨數(shù)量建議。

以上申購單經(jīng)采購小組簽批同意后送采購部初審，初審?fù)夂蟀瓷曩弳蝺?nèi)容要求在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報(bào)批，經(jīng)采購小組批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施。

（3）經(jīng)營中不常備的經(jīng)營物料或常備物料，但某一時(shí)使用量超出常規(guī)的庫存范圍時(shí)可以隨時(shí)出單而不受常規(guī)的限定，此類情況的采購可由采購部進(jìn)行優(yōu)先采購，或在政策規(guī)定的范圍中經(jīng)主管副總同意后，由使用部門在指定地點(diǎn)進(jìn)行緊急采購，但價(jià)格不能超過財(cái)務(wù)規(guī)定的指導(dǎo)價(jià)。事后工程部補(bǔ)簽申購單。

二、采購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)

1、采購申請(qǐng)單一共三聯(lián)，在經(jīng)審批后，第一聯(lián)采購部存檔并組織采購，第二聯(lián)作倉庫收貨用，第三聯(lián)部門存檔。

2、審核采購申清單，收到采購申請(qǐng)單后，采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏：（1）簽字核對(duì)：檢查采購申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽字，核對(duì)其是否正確。（2）數(shù)量核對(duì)：復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。

（3）規(guī)格核對(duì)：申購部門應(yīng)注明詳細(xì)的申購物品規(guī)格。

(4)價(jià)格核對(duì)：倉庫需注明物品最近一次價(jià)格，采購時(shí)原則上不能高于此價(jià)格。

3、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。

三、貨比三家工作流程 每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價(jià)格的合理性。酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品。具體做法如下：

1、采購部按照申購單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括：物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間送交供應(yīng)商（至少選擇 3家供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名、職務(wù)等。提出采購部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交采購小組審批。

2、采購小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購部的意見，對(duì)幾家供應(yīng)商報(bào)來的的貨品價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確定一家信譽(yù)好、品質(zhì)好、價(jià)格低、付款方式好的供應(yīng)商。

四、采購活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作

1、采購訂單的跟催

當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟進(jìn)整個(gè)過程直到收貨入庫。同時(shí)，采購部還應(yīng)繼續(xù)跟進(jìn)物料的使用情況，做好物料使用情況的反饋記錄。

2、采購貨物的驗(yàn)收

（1）驗(yàn)收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)酒店選定的樣品驗(yàn)收。（2）驗(yàn)收的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：

根據(jù)采購人員收取的當(dāng)日采購申請(qǐng)單上寫明的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，數(shù)量差異應(yīng)控制在申購數(shù)量的上下10%左右。

（3）驗(yàn)收人員：

貨物到店后，由采購部、庫房人員、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人三方共同驗(yàn)收，由三方共同在入庫單簽字才有效。

（4）驗(yàn)收程序：

①由庫管人員填寫“入庫單”，注明所收物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額。

②入庫單填寫完后，由采購人員、貨物領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)庫管自己留存；第二聯(lián)交財(cái)務(wù)作為記賬憑證；第三聯(lián)交供貨商（或采購人員）作為結(jié)賬憑證。

3、采購訂單取消（1）酒店取消訂單

如因某種原因，酒店需要取消已發(fā)出的訂單，供應(yīng)商可能提出賠償要求，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報(bào)采購小組作出決定。

（2）供應(yīng)商取消訂單

如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知申購部門，為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。

4、違反合同

合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，應(yīng)依合同上所載處理。

5、檔案儲(chǔ)存

所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料需分類歸檔備查，并連同采購人員自購物品價(jià)格信息每天錄入采購部價(jià)格信息庫。

6、采購交貨延遲檢討

凡未能按時(shí)、按量采購所需物品，并影響申購部門正經(jīng)營活動(dòng)的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》說明原因和跟進(jìn)情況并呈財(cái)務(wù)部及采購小組批示。

7、采購物品的維護(hù)保養(yǎng)

如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)，對(duì)設(shè)備等項(xiàng)目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時(shí)，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

第三篇：酒店采購流程

酒店采購流程

一、原材料定價(jià)流程

每月7日、17日、27日以前由采購組負(fù)責(zé)統(tǒng)一分類匯總市場(chǎng)采購的食品投標(biāo)清單（需補(bǔ)加上月新增品種），并交給各個(gè)供應(yīng)商統(tǒng)一進(jìn)行報(bào)價(jià)，主要項(xiàng)目為：每月10日、20日、30日蔬菜類招標(biāo)，每月29日為肉類、禽類、蔬菜、水果、海鮮河鮮、冰凍類、干貨類、調(diào)料類、豆制品類、糧油類、腌臘醬制品類、蛋類。每月8日，18日，28日上午十點(diǎn)以前請(qǐng)蔬菜供應(yīng)商將密封好的報(bào)價(jià)單統(tǒng)一投至收貨辦公室門口的報(bào)單箱內(nèi)。每月9日，19日，29日上午10點(diǎn)30分由采購組，成本組共同開啟供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，開箱時(shí)采購經(jīng)理、成本領(lǐng)班至少二方在現(xiàn)場(chǎng)共同簽字確認(rèn)。由采購組、成本組依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)及采購部、成本組、餐飲部三方詢價(jià)，匯總以上資料。財(cái)務(wù)部組織召開招投標(biāo)會(huì)議，由采購經(jīng)理、成本領(lǐng)班、財(cái)務(wù)總監(jiān)、餐飲總監(jiān)參加，會(huì)議上采購經(jīng)理、成本領(lǐng)班和餐飲總監(jiān)共同就以上資料分析比較（供應(yīng)商報(bào)價(jià)、采購詢價(jià)、餐飲詢價(jià)三方價(jià)格），最終確定價(jià)格及供應(yīng)商，投標(biāo)定價(jià)單確定后，由采購經(jīng)理、成本領(lǐng)班、財(cái)務(wù)總監(jiān)、餐飲部簽字認(rèn)可。（員工餐廳蔬菜也在同時(shí)單獨(dú)投標(biāo)，由員工餐廳負(fù)責(zé)人確認(rèn)價(jià)格）。對(duì)于購買未在投標(biāo)范圍內(nèi)的原材料，如屬零星采購物品（指一個(gè)星期購買少于三次的原材料）由采購組當(dāng)天填寫臨時(shí)報(bào)價(jià)單至財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后交成本組執(zhí)行；如屬一個(gè)星期購買三次以上的原材料進(jìn)行追加投標(biāo)，廚房也可根據(jù)經(jīng)營需要提出預(yù)計(jì)可能會(huì)經(jīng)常使用的原材料，采購部會(huì)提前發(fā)給相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)（投標(biāo)程序相同）。

二、物料定價(jià)購買流程

酒店自行購置的物品，各部門應(yīng)提前做好每月購買計(jì)劃并提交審批，采購人員接到申購單時(shí)根據(jù)采購計(jì)劃，應(yīng)貨比三家確定最低價(jià)格，在申購單上標(biāo)明價(jià)格上報(bào)采購經(jīng)理確認(rèn)、成本主管、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、報(bào)酒店總經(jīng)理審批同意確定價(jià)格。酒店購置長期物品和高檔原材料應(yīng)確立合作伙伴，制訂長期合作協(xié)議，原則上按季報(bào)價(jià)，經(jīng)采購經(jīng)理、成本領(lǐng)班、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后作為購置物品價(jià)格的依據(jù)，協(xié)議應(yīng)依據(jù)酒店合同管理制度執(zhí)行

第四篇：酒店采購管理制度#

為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作.二、采購部工作基本要求

1.所有采購項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意

2.所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單

3.所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定

4.采購部工作人員須對(duì)自己采購物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)

5.采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫,以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)

6.所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部價(jià)格信息庫.7.采購時(shí)間要求:一般物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購

8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以

報(bào)銷

9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜

10.采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對(duì)到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購工作提供便利.三、采購審批程序

1.申購單審批程序：

使用部門經(jīng)理(倉庫主管)董事同意

稽查部行政辦

董事會(huì) 申購單返回采購部

2.單位價(jià)值1000元以下或批量價(jià)值在2000元以下的由采購部現(xiàn)

金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購.酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.2.單位價(jià)值1000元以上或批量價(jià)值在2000元以上的物品采購審批程序:

采購部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)評(píng)定小組確定供貨商

財(cái)務(wù)審批行政辦審批 董事會(huì)審批蓋章或簽字

執(zhí)行合同或協(xié)議

(查組成)

3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià),采購部、使用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評(píng)定小組,通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.四、采購監(jiān)督

采購成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成,平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)酒店采購成本的控制與監(jiān)督.五、供應(yīng)商管理

1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.2.選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時(shí)無購買死角。

3.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象.

第五篇：酒店采購管理制度

采購管理制度

酒店采購應(yīng)控制成本、接受財(cái)務(wù)監(jiān)督及其他部門的監(jiān)督、稽查，全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作。

第一條 采購工作基本要求

1、所有采購項(xiàng)目均需酒店總經(jīng)理簽批授權(quán)、財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意。

2、所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單。

3、采購人員須對(duì)自己采購物品的價(jià)格、品質(zhì)負(fù)責(zé)。

4、采購人員須每月通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫，以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及公司。

5、所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交。

6、采購時(shí)間要求：一般物品采購時(shí)間為3-5天，急用物品第二天必須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購。

7、采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷。

8、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。

9、采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜，對(duì)到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購工作提供便利。

第二條 采購崗位職責(zé)

1、了解各部門物品需求及各類物品市場(chǎng)的供應(yīng)情況，掌握財(cái)務(wù)部對(duì)各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計(jì)劃。降低物資食品采購成本，為酒店提供價(jià)格合理質(zhì)量好的各類物資及食品。

2、了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動(dòng)態(tài)，會(huì)同有關(guān)部門根據(jù)實(shí)際經(jīng)營情況，合理、科學(xué)地根據(jù)采購計(jì)劃，對(duì)各種物品進(jìn)行價(jià)格調(diào)查。

3、搜集市場(chǎng)上各類物質(zhì)的價(jià)格信息，作好資料的存檔工作；積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時(shí)處理呆滯物資，加速物資周轉(zhuǎn)。

4、大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。

5、主動(dòng)協(xié)調(diào)與酒店內(nèi)其他各部門的關(guān)系，經(jīng)常傾聽使用部門對(duì)物資采購工作的意見，及進(jìn)改進(jìn)采購工作。

6、協(xié)助客房倉庫作好物質(zhì)的驗(yàn)收工作，對(duì)質(zhì)量不合格和價(jià)格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對(duì)食品原料進(jìn)庫前，要嚴(yán)格驗(yàn)收，注意食品的生產(chǎn)期，不進(jìn)保質(zhì)期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。7、8、與有關(guān)供應(yīng)商作好積極的溝通，保持良好的合作關(guān)系。嚴(yán)格執(zhí)行酒店財(cái)務(wù)制度，遵紀(jì)守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業(yè)。

第三條 臨時(shí)物品采購工作程序

1、臨時(shí)物品的采購申請(qǐng)：

臨時(shí)采購物品必須是在營業(yè)部門運(yùn)行過程中的某些突發(fā)需求（包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例：工程維修配件等）部門申請(qǐng)人詳細(xì)填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等

2、臨時(shí)物品的采購審批

部門負(fù)責(zé)人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等

必要時(shí)進(jìn)行刪減和增補(bǔ)，并注明急需采購的原因。

1、臨時(shí)物品的采購實(shí)施：

采購員根據(jù)部門所下的申購單直接采購，部門急用的物品采購必須當(dāng)天完成；采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關(guān)部門補(bǔ)簽手續(xù)。

2、臨時(shí)物品的采購驗(yàn)證：

采購購回物品后，倉庫及部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)貨給予優(yōu)先及時(shí)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格入庫后交與申請(qǐng)部門領(lǐng)用。

第四條 采購物資驗(yàn)貨流程

1、無論是供應(yīng)商或是采購購回的物品必須先驗(yàn)收再入庫，由庫房根

據(jù)申購單驗(yàn)收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。

2、對(duì)于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權(quán)拒收，供應(yīng)商或采

購人員辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)后，倉管應(yīng)開入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。

3、倉管在驗(yàn)貨過程中對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)

請(qǐng)使用部門一起驗(yàn)收。

4、在驗(yàn)收過程中，倉管或使用部門有權(quán)對(duì)不符合要求的物品提出退

貨要求，經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)，5、購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作，對(duì)于有爭(zhēng)議的問題應(yīng)各自向上級(jí)報(bào)告協(xié)調(diào)解決。