第一篇：文書檔案管理制度

文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門)，及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時(shí)送還。

2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個(gè)人不得保存任何文件。

二、發(fā)文制度

1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。

2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會(huì)簽。

3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。

5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。

7、公司及各部門的年度工作計(jì)劃、總結(jié)。

8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

13、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料。

（二）歸檔時(shí)間

1、各部門應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上年度具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。

3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。

4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

第二篇：文書檔案管理制度

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規(guī)章制度

文書檔案管理制度

一、文書檔案管理

1.歸檔文書檔案應(yīng)當(dāng)字跡清晰、完整有效。

2.各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責(zé)范圍。

3.文書檔案歸檔范圍

(1)具有保存價(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文，除證件外還應(yīng)有其附件。

(2)本單位在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件、請(qǐng)示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件和經(jīng)營(yíng)合同等。

(3)本單位在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料規(guī)章制度、調(diào)研材料、崗位職責(zé)等。

(4)企業(yè)在發(fā)展過程中被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

(5)歸檔文件要分開外來文件和本單位的文件。

二、文書檔案歸檔要求

1.已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件資料整理一次，造冊(cè)登記，對(duì)重要的文件要標(biāo)明密級(jí)。

2.歸檔的文件材料要收集齊全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次編號(hào)和加蓋年代號(hào)。

3.存檔文件必須是原件，至少有一份影印件。4.文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。

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5.每年七月份各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年檔案文書。

三、文書檔案的借閱

1.檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱者需說明其利用目的，并做登記手續(xù)。

2.根據(jù)公司實(shí)際情況，將文書檔案分為重要檔案和一般檔案。3.因工作需要借閱機(jī)密、秘密類檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任、副總簽字方可借閱，絕密類文書需總經(jīng)理簽字。

4.借閱一般性文書需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。

5.借閱文書一般不超過一天，借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，超過1天的需向檔案室說明并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將給予20元—200元的經(jīng)濟(jì)處罰。

6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書檔案，不得損壞、遺失、復(fù)印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)生泄密應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取補(bǔ)救措施。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的要追究其責(zé)任，給予50元—500元的經(jīng)濟(jì)處罰直至開除。

7.因工作需要需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)辦公室主任簽字，使用后須將復(fù)印件交還辦公室，如工作需要無法拿回復(fù)印件的需報(bào)公司批準(zhǔn)，并在借閱登記薄中注明。

8.屬公司秘級(jí)的文件資料一律不準(zhǔn)帶出公司，確因工作需要需帶出公司的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則按故意泄密處理。

四、文書檔案的保管及銷毀

1.檔案室管理員有責(zé)任對(duì)各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

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2.公司對(duì)所有文書檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案室負(fù)責(zé)。3.檔案室管理員要對(duì)各部門移交的文書檔案進(jìn)行必要的整理、分類、立卷、編目。

4.文書檔案保管應(yīng)分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，超過保管期的文書檔案經(jīng)公司辦公室及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊(cè)。

五、文書檔案管理的分工

1.公司財(cái)務(wù)資料的管理按《國(guó)家會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)制度》執(zhí)行。所有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及稅務(wù)資質(zhì)原件統(tǒng)一均由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)保管（人員變動(dòng)時(shí)，要認(rèn)真做好填寫交接清單，辦清交接手續(xù)）。

2.公司檔案資料室負(fù)責(zé)所有業(yè)務(wù)及技術(shù)和經(jīng)營(yíng)方面的檔案資料歸檔整理。

(1)項(xiàng)目管理和設(shè)計(jì)等業(yè)務(wù)工作所簽訂的各類格式的文本合同（包括變更、附加等內(nèi)容）。

(2)項(xiàng)目工程、商務(wù)談判、經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)業(yè)務(wù)方面的電子映影（軟件）和業(yè)務(wù)圖書刊物資料等。

(3)各級(jí)政府部門對(duì)項(xiàng)目的批文和相關(guān)文件附件等資料。(4)項(xiàng)目工程所需地標(biāo)圖和設(shè)計(jì)圖紙等。

(5)本公司內(nèi)外部收文、發(fā)文、公函、會(huì)議紀(jì)要等文件資料的管理。

(6)本公司固定資產(chǎn)購(gòu)置及維護(hù)的資料登記保管；機(jī)動(dòng)車購(gòu)買和租賃、房產(chǎn)購(gòu)買和租賃、設(shè)備器材等重大物品的購(gòu)買租賃等方面所簽訂各項(xiàng)合同的登記資料保管。

(7)公司資質(zhì)類申報(bào)、審核、變更和升級(jí)等相關(guān)檔案資料的原件

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規(guī)章制度

由辦公室保管。

(8)其它與項(xiàng)目工程和技術(shù)相關(guān)的檔案資料。

3.員工花名冊(cè)、員工聘用和辭退、離職資料、員工技術(shù)職稱資料；員工績(jī)效考核資料；職務(wù)任免資料等由人力資源部保管。

六、關(guān)于檔案資料的有關(guān)規(guī)定，各部門專職人員要嚴(yán)格執(zhí)行。如因人員變動(dòng)或調(diào)整，要做好工作交接。

本制度自下發(fā)之日起實(shí)施，由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋修訂。

辦公室 二○一二年三月

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第三篇：文書檔案、印章管理制度

文書檔案、印章管理制度

為了規(guī)范本站文書檔案、打字復(fù)印、印章管理，實(shí)行有效的內(nèi)部控制，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

1、分工負(fù)責(zé)材料撰寫。按分工負(fù)責(zé)的原則，綜合性文稿由政辦股擬定，專業(yè)性文稿由相關(guān)股室擬定。各股室草擬的文件及需印制的資料、表冊(cè)等交政辦股統(tǒng)一處理，經(jīng)核稿修改、審核簽發(fā)、編號(hào)登記后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政辦股統(tǒng)一辦理，擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。打印的公文交二份、資料交一份給辦公室存檔。

2、嚴(yán)格管理公文收發(fā)。嚴(yán)格公文收發(fā)管理，及時(shí)登記，并送局領(lǐng)導(dǎo)傳閱。局領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件要及時(shí)簽署辦理意見，及時(shí)交辦、轉(zhuǎn)辦、督辦。傳閱期間要妥善保管，防止丟失。凡因簽收和辦理不及時(shí)造成不良后果的，將追究有關(guān)人員的責(zé)任。急辦件可在報(bào)告分管政辦股領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)直接處理到相關(guān)股室辦理，同時(shí)報(bào)告給站長(zhǎng)和分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室及時(shí)跟蹤、反饋。

3、搞好文件立卷歸檔。各股室的資料、文件須做好電子檔案?jìng)浞荽鏅n，紙質(zhì)檔案年終由各股室清理后，按要求做好檔案整理，到政辦股統(tǒng)一編號(hào)立卷，存放檔案室以便工作查閱。

4、印章管理。嚴(yán)格印章使用程序，做好用章登記，股室印章由各股室負(fù)責(zé)人保管，行政印章和黨支部印章由政辦股股長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管。出具證明或其它需用印章的，必須經(jīng)站長(zhǎng)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可用章。不能在空白紙上蓋章，不能外借。

第四篇：文書檔案管理制度

篇一：文書檔案管理暫行辦法 文書檔案管理暫行辦法（修訂版）第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管 理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的文書檔案是指公司在各項(xiàng)管理工作中 形成的、已辦理完畢的經(jīng)營(yíng)管理等方面具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。第三條 本辦法適用于全公司文書檔案的管理。第二章 職 責(zé)

第五條 辦公室（綜合部門，下同）是公司檔案工作的管理 機(jī)構(gòu)，主管公司的檔案工作?？偨?jīng)辦對(duì)公司的檔案工作負(fù)有指導(dǎo)職責(zé)。

第六條 辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書檔案；負(fù)責(zé)對(duì)各 部門文件材料的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各下屬機(jī)構(gòu)文件材料的歸檔工作，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行考核；負(fù)責(zé)歸檔文件材料的管理和提供利用工作。第七條 各部門必須指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門應(yīng)歸檔 文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件），并及時(shí)向檔案管理部門歸檔。第三章 歸檔范圍

第八條 凡是各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值 的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件、報(bào)表、照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、榮譽(yù)證書等）均屬文書檔案歸檔范圍。具體詳見《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。第四章 檔案整理的質(zhì)量要求

第九條 歸檔文件材料必須齊全完整，能準(zhǔn)確反映本部門主 要職能活動(dòng)和文件形成規(guī)律。第十條 歸檔文件材料的整理要遵循文件材料形成的規(guī)律和 特點(diǎn)，區(qū)別不同價(jià)值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

第十一條 公司各個(gè)立檔單位內(nèi)的檔案，應(yīng)區(qū)分不同的門類 和載體，分類應(yīng)保持前后一致，不得隨意變動(dòng)。

第十二條 檔案文件的種類、份數(shù)及每份文件的正本、附件 等應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，其頁(yè)數(shù)必須完整無缺。檔案文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確分類，正確劃分保管期限。立成的案卷能夠正確地反映公司主要業(yè)務(wù)工作情況，便于保管，方便利用。第十三條 歸檔文件材料的排列順序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前（上），被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后（下）。第十四條 圍繞某一特殊事件所形成的文件材料（如大型會(huì) 議所形成的所有文件、案件材料、經(jīng)濟(jì)合同糾紛材料等）應(yīng)視為一件或一套，不得分開，并按歸檔要求進(jìn)行整理，填寫歸檔文件材料目錄時(shí)作為一件填寫一條記錄。

第十五條 歸檔的文件材料，必須進(jìn)行編目和技術(shù)加工。按 要求逐卷填寫卷內(nèi)文件目錄（見[附件4]），卷末附備考表（見[附件5]）。案卷封面的填寫要求準(zhǔn)確、清楚。所有歸檔的案卷應(yīng)按照分類方案排列和編號(hào)，同時(shí)登記文件信息并編制檔案檢索工具（即檔案文件目錄）。第十六條 目錄中文件材料的標(biāo)題不能隨意更改和簡(jiǎn)化；對(duì) 沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容實(shí)質(zhì)的文件，應(yīng)按文件材料內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題，自擬標(biāo)題必須用方括號(hào)［ ］括上。第十七條 給每份檔案文件編制一個(gè)檔號(hào)。檔號(hào)的編制參照 公司統(tǒng)一檔案編制規(guī)則執(zhí)行。第十八條 卷內(nèi)文件應(yīng)按順序排列，文件材料必須編寫頁(yè)號(hào)。

（一）裝訂的案卷，每卷文件應(yīng)當(dāng)整體編寫頁(yè)號(hào)，編寫方法 為：在有文字的正面右上角、背面左上角用鉛筆按順序編寫頁(yè)號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。

（二）不裝訂的案卷，每份文件必須單件裝訂，并逐件編頁(yè) 號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫頁(yè)號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。

（三）歸檔的文件材料若原來沒有編頁(yè)號(hào)或錯(cuò)編漏編頁(yè)號(hào)的，必須重新編寫頁(yè)號(hào)。

（四）頁(yè)號(hào)不得漏編或重編；編寫書刊等成冊(cè)文件材料的頁(yè) 數(shù)時(shí)，可利用原有頁(yè)號(hào)，再加上封面、目錄、附頁(yè)等有內(nèi)容的頁(yè)數(shù)，頁(yè)號(hào)不再重新編寫。

第十九條 不裝訂的案卷，卷內(nèi)每份文件必須單件裝訂，并 按卷內(nèi)文件順序逐件編號(hào)。第二十條 案卷的排列要求：按照不同門類、不同載體、不 同、不同保管期限分別排列。排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。按照排列順序編寫卷號(hào)，并分別填寫案卷目錄。移交時(shí)，案卷目錄隨同檔案一起歸檔移交給檔案部門。

第二十一條 案卷標(biāo)題的擬制要求：內(nèi)容準(zhǔn)確，概括全面，文字簡(jiǎn)明，結(jié)構(gòu)完整。案卷標(biāo)題應(yīng)用毛筆、鋼筆書寫或打印，字跡要工整清晰。

第二十二條 跨文件材料的歸檔劃分不同的文件一般不得放在一起立卷。一般文件應(yīng)放在文件的形成歸檔。文件的形成與文件的內(nèi)容針對(duì)不一致時(shí)，應(yīng)以文件內(nèi)容所針對(duì)的為準(zhǔn)；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年歸檔；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年歸檔；跨的會(huì)議材料放在會(huì)議開幕年歸檔；案件材料放在結(jié)案年歸檔；各類事故材料放在事故發(fā)生年歸檔；評(píng)選先進(jìn)、獎(jiǎng)勵(lì)材料放在評(píng)選、獎(jiǎng)勵(lì)年歸檔；總結(jié)與計(jì)劃可放在一起，視內(nèi)容主次確定歸檔；跨處理完畢或跨轉(zhuǎn)發(fā)的文件放在處理完畢或轉(zhuǎn)發(fā)年歸檔；臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的文件，放入機(jī)構(gòu)撤銷的立卷。

第二十三條 文件原稿及簽發(fā)意見的書寫材料必須能耐久保 存。鋼筆墨水應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。傳真件要以復(fù)印件歸檔。

第二十四條 歸檔文件材料須去除金屬物，對(duì)破損文件材料 應(yīng)進(jìn)行裱糊。第二十五條 歸檔文件材料的用紙規(guī)格為a4 紙，大于a4 紙 的文件材料要折疊成a4 紙大小。小于a4 紙的文件材料要補(bǔ)成a4 紙大小。對(duì)于不宜修改大小的特定文件（如獎(jiǎng)狀、證照、特定各式的合同文本等）應(yīng)與一般文件分開，另外保存。第二十六條 檔案的裝訂順序?yàn)椋喊妇矸饷?-卷內(nèi)文件目錄--文件--備考表--封底。裝訂采用三孔一線的方法。不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線或不易生銹的回形針、長(zhǎng)尾夾等裝訂工具裝訂。裝訂的要求是：結(jié)實(shí)、整齊、美觀、不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

第二十七條 各類檔案案卷封皮的外形推薦尺寸為315m x 230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用軟卷皮，使用軟卷皮必須加盒。紙質(zhì)檔案的卷宗厚度一般不超過2 厘米，即每卷最多不超過200 頁(yè)。

第二十八條 歸檔文件材料的保管期限，由歸檔部門按《文 書檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）準(zhǔn)確劃分。篇二：公司文書檔案管理制度doc 文書檔案管理制度

一、總 則

1、文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料，它記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù)，文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程，進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，特制訂本制度。

2、歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

二、文書檔案管理

1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入兼職檔案員職責(zé)范圍。

2、文書檔案歸檔范圍

凡是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：（1）具有保存價(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文，除文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件；（2）本單位在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請(qǐng)示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、經(jīng)營(yíng)合同等；（3）本單位經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會(huì)議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等；（4）企業(yè)在發(fā)展過程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

3、文書檔案歸檔要求

（1）已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊(cè)，對(duì)重要的文件要標(biāo)注密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密）。（2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

（3）存檔文件必須為原件，至少二份（包括復(fù)印件）。（4）文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。

（5）每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案（要辦理移交手續(xù)）。（6）各部門的兼職檔案員和具體辦文人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。

4、文書檔案的借閱

（1）檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明利用目的，并辦理借閱手續(xù)。（2）根據(jù)公司實(shí)際情況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書檔案和一般文書檔案兩種。

（3）因工作需要借閱屬秘密、機(jī)密類的文書檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理簽字后方可借閱，絕密類的文書檔案除需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任、分管副總經(jīng)理簽字外還必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可借閱。如遇特殊情況，屬機(jī)密、秘密性的文書檔案可由部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任簽字后可借閱。

（4）因工作需要借用一般性文書檔案，需部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任簽字后方可借出。（5）借閱文書檔案使用后應(yīng)及時(shí)歸還，借閱時(shí)間一般不得超過一天，如因需要超過借閱時(shí)間，借閱人應(yīng)提前向公司辦檔案室說明，并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將根據(jù)超過時(shí)間長(zhǎng)短給予相應(yīng)處罰。

（6）檔案管理員每星期檢查一次借閱登記薄，對(duì)到期未還的檔案應(yīng)及時(shí)催還，歸還時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清并放回原處。

（7）借閱人應(yīng)妥善保管所借出的文書檔案，不得損壞、遺失、復(fù)印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，否則將依照規(guī)定給予直接扣罰2-10分；如發(fā)生失密、泄密現(xiàn)象，要及時(shí)匯報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，采取補(bǔ)救措施，并追究相關(guān)人員責(zé)任，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，要給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的給予辭退或開除處理。

（8）凡從總經(jīng)辦借出的文書檔案資料，因工作需要復(fù)印，需經(jīng)辦公室主任同意簽字后，方可復(fù)印，使用后需將復(fù)印件歸還總經(jīng)辦，個(gè)人不得留存，如因工作需要無法拿回復(fù)印件，需報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)，由辦公室主任酌情處理，并在借閱登記薄中注明。

5、文書檔案的保管及銷毀

（1）檔案室檔案管理員有責(zé)任對(duì)各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。（2）公司對(duì)所有文書檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由總經(jīng)辦檔案室負(fù)責(zé)。

（3）檔案室檔案管理員要對(duì)各部門移交的文書檔案進(jìn)行必要的整理，并分類、立卷、編目。（4）文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司辦及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊(cè)。二ｏ一ｏ年一月十日篇三：文書檔案管理制度 文書檔案管理制度

文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報(bào)均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記(函、電報(bào)直接分送有關(guān)部門)，及時(shí)送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時(shí)收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時(shí)送還。

2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時(shí)閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會(huì)議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個(gè)人不得保存任何文件。

二、發(fā)文制度

1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。

2、公司會(huì)簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會(huì)簽。外單位會(huì)簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會(huì)簽。

3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號(hào)、印發(fā)。

三、檔案管理制度

（一）歸檔范圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

2、重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國(guó)家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。

4、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。

5、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

6、公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件。

7、公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)。

8、本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

13、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料。

（二）歸檔時(shí)間

1、各部門應(yīng)主動(dòng)在每年元月底將上具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人不能把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機(jī)聯(lián)系。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻(xiàn)索引資料。

3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。

4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。

第五篇：教育局文書檔案管理制度

咸安區(qū)教育局文書檔案管理制度

一、歸檔時(shí)間

機(jī)關(guān)各職能股室、二級(jí)單位按歸檔范圍，在每年三月底前，將上的文書檔案分類、立卷，交由檔案中心統(tǒng)一編號(hào)存檔。

二、歸檔范圍

1、上級(jí)主管機(jī)關(guān)及其部門寄發(fā)給區(qū)教育局的指導(dǎo)性文 件，包括通知、指示決定、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、批示、批復(fù)、意見等。

2、本局領(lǐng)導(dǎo)或局內(nèi)人員到上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)、開會(huì)帶回來的文件材料以及向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的報(bào)告、請(qǐng)求和其他材料。

3、上級(jí)非隸屬機(jī)關(guān)的同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來屬于方針、政策性的需要區(qū)教育局貫徹執(zhí)行及發(fā)來備案的重要文件材料。

4、本局代上級(jí)機(jī)關(guān)或區(qū)領(lǐng)導(dǎo)草擬征求意見、建議的各種規(guī)定、條例、制度的最后文稿材料。

5、本局召開全區(qū)教育工作會(huì)議的通知、議程、名單、記錄、決議、決定、討論通過的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、局務(wù)會(huì)議記錄等材料。

6、本局頒發(fā)的或與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的命令、決定、條例、通報(bào)、通知、批復(fù)、指示、總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃、請(qǐng)示等文件材料。

7、本局關(guān)于干部（教師）招聘、選拔、職務(wù)任免、工作調(diào)動(dòng)的通知、批復(fù)等文件。

8、本局進(jìn)行調(diào)查研究、檢查工作或者其他機(jī)關(guān)協(xié)商、協(xié)議工作形成的文件材料。

9、本局處理群眾來信來訪形成的各種材料和處理指示、意見。

10、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本局簽發(fā)的重要批示或簽發(fā)的重要文件材料原件。

11、本局的歷史沿革、大事記及反映本局重大活動(dòng)的照片、講話、剪報(bào)、材料等。

12、本局制訂的工作計(jì)劃、總結(jié)以及各類名冊(cè)、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表等材料。

13、本局關(guān)于機(jī)關(guān)及二級(jí)單位干部職工任免、調(diào)資、獎(jiǎng)懲（包括轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信存根）等文件材料。

14、下級(jí)機(jī)關(guān)送來的各種計(jì)劃、報(bào)告、信息、總結(jié)、請(qǐng)示、重要會(huì)議活動(dòng)的報(bào)道及送達(dá)備案的各類統(tǒng)計(jì)表等。

15、專業(yè)技術(shù)職務(wù)確認(rèn)起點(diǎn)職務(wù)審批表、聘任呈報(bào)表、任職資格評(píng)審表、任務(wù)合同書、考核登記表、工作總結(jié)和畢業(yè)證復(fù)印件等。

16、各級(jí)各類獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等。

17、本單位會(huì)計(jì)原始記賬、匯總憑證、總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金賬、銀行存賬、日記賬，月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)告、報(bào)表，預(yù)算、決算表及分析材料、各類移交清冊(cè)等。

18、上級(jí)和本局領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、表彰、走訪工作等形成的具有重要意義的照片、錄像帶及電化教材等。

19、本局工程設(shè)計(jì)、規(guī)劃圖、征地建筑投資，工程基建計(jì)劃、合同書、協(xié)議，投資項(xiàng)目、土地規(guī)劃許可證、所有權(quán)證，工程竣工驗(yàn)收、材料檢驗(yàn)、檢測(cè)、報(bào)告記錄，工程預(yù)算、決算、結(jié)算書等有關(guān)材料。

20、本局購(gòu)置的財(cái)產(chǎn)、檔案等交接憑證及各類設(shè)備說明書、用戶手冊(cè)等。

21、機(jī)關(guān)各股室、二級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要留存歸檔的其他資料。

三、查閱利用

1、檔案管理的目的是為了更好地利用檔案，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)有效地做好檔案的收集、歸檔和利用工作。

2、外單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，摘抄、復(fù)制卷內(nèi)材料，須經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)檔案管理人員審查、蓋章后方可調(diào)閱。

3、局機(jī)關(guān)各股室、二級(jí)單位只限于查閱本股室工作范圍內(nèi)的檔案，查閱超越本股室職責(zé)范圍的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，否則，不予查閱。

4、檔案一律不外借，確因工作需要，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理相關(guān)手續(xù)方可借用，借用時(shí)間最多不超過三天。

5、查、借閱文件必須確保卷宗完整無損，不得擅自拆卷、涂改、作標(biāo)記。任何人不得將檔案轉(zhuǎn)借和調(diào)換，查、借閱檔案按規(guī)定時(shí)間歸還。

6、對(duì)歸還的案卷，必須當(dāng)面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出并進(jìn)行處理，造成嚴(yán)重后果的，報(bào)請(qǐng)局黨組對(duì)相關(guān)責(zé)任人作嚴(yán)肅處理。