第一篇：文書檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的一個過程。凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛(wèi)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機關、本單位職能活動和歷史

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面貌的文件材料，包括本機關、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應列入歸檔范圍。

凡與本機關、本單位、本職能活動無關的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應齊全完整、內(nèi)容準確;b.收集工作應立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領導批示的辦文單位應隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關于同一問題的請示和批復一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時把文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重

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要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；

（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復印件或手抄件為一件；

（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應分開保存）；

（6）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；

（7）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

歸檔文件可以采用年度——機構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限——年度——機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。

（一）按年度歸檔 應注意以下問題：（1）文件有多個時間特征

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一份文件往往有多個時間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度時，一般來說就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準，據(jù)以判定文件所屬年度。

（2）跨年度形成的文件

機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，跨年度形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時也都歸入辦結(jié)年度。

（3）幾份文件作為一份時“件”的日期 正文與定稿、原件與復制件、來文與復文等作為一件，這時判定“件”的日期、應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。

（4）無落款日期的文件要標注日期

此類情況見于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。

文書檔案分為永久、長期和短期。

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（1）凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關和國家建設及歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機關制定的屬于政策規(guī)定性的文件；處理重要問題形成的文件材料；重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表；機構(gòu)設置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級針對本機關所做的決定、批復、報告、機關領導人任免等文件材料。c.本機關批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關工作有查考利用價值的文件，列為長期保管。

主要包括：a.直屬上級機關發(fā)來的屬本機關主管業(yè)務或非直屬上級機關頒發(fā)的針對本機關主管業(yè)務，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。b.下級機關報送的年度工作計劃、總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。反映方針政策貫徹落實情況的文件。

（3）凡是在較短時間內(nèi)對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機關一般事務性的文件材料b.上級機關和同級機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要參

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照執(zhí)行的文件材料。c.下級機關報送的一般性文件材料。

（三）按機構(gòu)（問題）分類法

機構(gòu)分類法，就是根據(jù)機關內(nèi)設機構(gòu)對歸檔文件進行分類。

問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對歸檔文件進行分類。按問題分類時，還要注意問題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。

編文號的正式文件和未編號的文件材料，應按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報應按問題合并歸檔，不能歸“電報類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。

會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列；上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級來文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個作者，一

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個問題（即一個事由）的文件，按時間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時間的先后順序排列，所謂事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復性文件在前，批請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。

對具有保存價值，沒有及時歸檔的零散文件，應排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。

第四步：編號

歸檔文件編號，是指歸檔文件在全宗中的位置標識符號，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁右上角空白的位置；如果領導批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項目的填寫

a.全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.年度：是指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度；

c.保管期限：是指機關文書、業(yè)務部門、或檔案部門在整理歸檔文件時，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長期、短期三種；

d.件號：即歸檔文件的排列順序號； e.盒號：即檔案盒的排列順序號。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項目包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。

件號：文件的排列順序號，即室編件號。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。聯(lián)合發(fā)文責任者應填寫標注發(fā)文字號的機關。對于領導人講話或以領導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領導人姓名。

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文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。

題名：文件標題，沒有標題或標題不規(guī)范，不能全面提示文件內(nèi)容的，應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫，外加“[ ]”號。

日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909 頁數(shù)：每件文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計數(shù)。

備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對破損的文件進行修復；對字跡模糊或易褪變的文件進行復制；對某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內(nèi)的各頁按一定的方式對齊。

一般采用線繩裝訂，文件較薄（2-39頁）的用縫紉機裝訂；文件較厚的（40頁以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂，采用左上角裝訂的，應將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應將左、下側(cè)對齊。裝訂要牢固，達到文件不損頁、不倒頁、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目。

檔案盒封面：應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項目包括：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括：盒內(nèi)文件情況說明（填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時應注意以下問題：

（1）不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒內(nèi)；

（2）不同保管期限的歸檔文不應放入同一檔案盒；（3）不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒內(nèi)。第八步：檔案上架

（1）編制盒號：用鉛筆分保管期限的年度流水號。（2）上架方法：在同一保管期限中按年度順序從左到右，從上到下。

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第二篇：文書檔案的整理方法和步驟

第三部分

文書檔案的整理方法和步驟

文書檔案的整理方法包括立卷的整理和歸檔文件整理兩種方法 立卷整理的方法和步驟

一、確定分類方案

?分類是文書檔案整理工作中必不可少的基本步驟。?根據(jù)本單位的實際情況，設置分類方案。復式分類法

1、—機構(gòu)—保管期限分類法

2009年：辦公室……永久、30年、10年

業(yè)務處……永久、30年、10年

指導處……永久、30年、10年 2010年：辦公室……永久、30年、10年

業(yè)務處……永久、30年、10年

指導處……永久、30年、10年 2011年： …… 復式分類法

—機構(gòu)—保管期限分類法

永久

30年

10年

2009年：辦公室…… 1-10

11-20

21-30 業(yè)務處……31-40

41-50 51-60

指導處…… 同上 2010年：辦公室……業(yè)務處……

同上排列

指導處…… 2011年： …… 復式分類法

2、—問題—保管期限分類法

2009年：

黨群類……永久、30年、10年

業(yè)務類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2010年：

黨群類……永久、30年、10年

業(yè)務類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2011年：

…… 復式分類法

3、保管期限——問題分類法

永久：

2009年……黨群類、業(yè)務類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務類、行政類

2011年……

30年：

2009年……黨群類、業(yè)務類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務類、行政類

2011年……

10年：

2009年……黨群類、業(yè)務類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務類、行政類

2011年…… 復式分類法

4、保管期限——機構(gòu)分類法

永久：2009年

辦公室、業(yè)務處、指導處……

2010年

辦公室、業(yè)務處、指導處……

2011年

……

30年：2009年

辦公室、業(yè)務處、指導處……

2010年

辦公室、業(yè)務處、指導處……

2011年

……

10年：2009年

辦公室、業(yè)務處、指導處……

2010年

辦公室、業(yè)務處、指導處……

2011年

…… 保管期限——機構(gòu)分類法

?不管采用哪種分類方法，同一全宗應保持分類方案的一致性。要做到類別設置合理，各類之間界限清楚，歸類準確。

二、鑒定

?確定文件是否留存，剔除沒有保存價值的文件材料 ?確定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷內(nèi)文件排列

根據(jù)一定的主題等內(nèi)部特征和外部特 征把具有密切聯(lián)系的若干文件組合成一個案 卷，立卷的原則就是便于查找、利用和保 管。

?立卷方法：

按公文的主要特征組卷：

問題、時間、責任者、名稱 按公文類型組卷

會議、案件、信訪、簡報 ?避免出現(xiàn)以下情況：

歸檔的文件不齊全完整

歸檔過細、重復歸檔

雜卷

?卷內(nèi)文件排列：

卷內(nèi)文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件可按問題、文件的重要程度、時間等方法排列。

?無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序為：發(fā)文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。即： ?正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復印件在后；

?轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，批復在前，請示在后； ?有文件處理單的，放在最前面；

?方針政策性公文在前、業(yè)務性公文在后；

?上級機關公文在前、本機關和下級機關公文在后； ?案件的結(jié)論及判決性公文在前、依據(jù)性材料在后等。

四、文件修整 ?修裱破損文件

?復制字跡模糊或易褪變的文件 ?超大紙張折疊

?去除易銹蝕的金屬物(見圖示)

五、編頁 ?編頁

（1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼用鉛筆編寫。（2）頁碼用阿拉伯數(shù)字，每卷從“1”開始流水編制。

（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。見圖示

（4）案卷中如有領導批示的便條，便條上端應粘貼在卷頁中，并需另編頁碼。見圖示

?

（5）文書檔案內(nèi)與文件密切聯(lián)系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關材料，應裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標注內(nèi)容、數(shù)量和頁號。

（圖示）

填寫卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄放在卷首，填寫時應使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水。

六、編制案卷封皮和備考表 ?案卷封皮： ?立檔單位名稱 ?機構(gòu)（部門）名稱 ?題名

?文件形成時間 ?保管期限

?卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù) ?案卷順序號

如何正確擬寫案卷題名 ?題名

文件標題。是表達檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱，一個完整的題名應由責任者、受文者、事由、文種、時間、地點組成，統(tǒng)稱六要素。一份文件的標題可以由責任者、事由、文種組成。?一般情況下，文件的題名只有一個，填寫題名項時應照實抄錄。

?有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標題中破折號或冒號后面的部分，是對正題名進行解釋說明，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄。題名案例分析

（一）?沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應根據(jù)文件的內(nèi)容重新擬寫或補充標題。?沒有題名的，如信。見圖示

?雖有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的如通知、函等。見圖示

題名案例分析

（二）?批辦單上的內(nèi)容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會有領導的批示，標題中盡量把它揭示出來。?對于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在題名內(nèi)加以標注。?若文件中附有照片也要在題名項中加以說明。

?兩份或兩份以上文件組合在一起，在擬寫題目時需要將兩份文件的內(nèi)容分別揭示出來。見圖式 ?卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表放在案卷最后，用以登記卷內(nèi)文件的基本狀況，監(jiān)督和保護文件，并便于管理人員和利用者

了解案卷的有關情況。

七、案卷裝訂

?歸檔文件材料整理完畢后，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料加以裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

?頁面過滿時，則需在頁面左側(cè)貼上紙條以增加裝訂線。見圖式

八、案卷排列 ?案卷的排列

對這些整理完畢的檔案實體進行系統(tǒng)的排列，確定在本部門內(nèi)案卷的前后順序和排放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。

一般來講按照問題的重要程度排列，相同問題的案卷排在一起。

保管期限——機構(gòu)分類法

十、編制案卷目錄 ?編制案卷目錄

是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。?案卷目錄的重要作用

第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；

第二，概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找和利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎；

第三，它是檔案登記的基本形式也是統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。?案卷目錄格式：卷號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、部門、備注項目。?案卷目錄建議以Excel橫版格式制表。

見圖示

十一、檔案裝盒

1.將檔案按室編卷號順序裝入檔案盒。

2.檔案盒盒脊設置全宗號、目錄號、、起止卷號等項目，需用紅色印章標明。

3.裝盒應松緊適度

第三篇：刷盒子的步驟(文書檔案)

文書檔案盒封面制作

一、文書檔案整理：

文件整理——編寫文件頁碼——編制卷內(nèi)文件目錄——編制案卷題名——裝訂——換裝檔案盒——標記檔案號、目錄號（2000年以前文書檔案）

文件整理——編寫文件頁碼——編制卷內(nèi)文件目錄——編制案卷題名——換裝檔案盒——標記檔案號、目錄號（2000年及以后文書檔案）具體要求參照DA/T22-2000

二、文書檔案盒封面制作： 第一步：

準備所需用品：已整理好裝盒的檔案、電腦、針式打印機（EPSON LQ-630K）、油畫筆、16K雙圈牌電腦打字蠟紙（三層第一層藍色蠟紙，第二層白色無紡布，第三層白色底黑色網(wǎng)格狀紙）、速印機油墨（注：相關物品實體店買不到可去淘寶購買）（如圖1）第二步：

制作檔案盒封面模版：

根據(jù)檔案盒封面的樣式，在Microsoft word 軟件上制作相應圖案（如圖2、3）第三步： 打印：

使用針式打印機用打字蠟紙打印出來了（注：打印時藍色面朝上，打印時將蠟紙帶有“雙圈牌打字蠟紙”靠近打印口的左邊打?。┑谒牟剑?刷檔案盒：

將打印好的蠟紙撕掉白色面，只留藍色一張，對準檔案盒上的填寫項目鋪上去，然后用油畫筆沾速印機油墨，在有打印痕跡的蠟紙上均勻涂抹（注：涂抹時切記不要移動蠟紙，力度要均勻，打印痕跡處要全部背油墨覆蓋到，油墨最好擠一些放在廢舊但是干凈的舊紙板上）涂抹完成后，切記由上向下或者由下而上，向一個方向揭開蠟紙，切勿接觸到檔案盒封面，以免弄臟。（完成版如圖4）第五步： 刷檔案盒脊背：

等到檔案盒封面干后，就可以刷脊背，刷脊背的方法與刷封面方法相同。請參照前面方法。注意：在刷脊背時，可以現(xiàn)將蠟紙打印出來，裁剪成脊背的寬度，然后與脊背項目對應鋪好。圖

1、所需部分用品

圖

2、檔案盒封面的樣式

圖

3、Microsoft word 軟件上制作相應圖案。

湖南省xxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxx

湖南省xxxxxxxxxxxxxx xx xxxx xx

xx

xx

xxx x x

xx xx

圖

5、完成版

第四篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會到學校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談談我的看法。

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設狀況的記錄，因此在整個行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機構(gòu)龐雜，隨著學校辦學年限延長，學校文書檔案的數(shù)量也會越來越多，內(nèi)容也會越來越復雜。做好學校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學校的各項工作及師生員工服務.在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎.高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統(tǒng)地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領導批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學習和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計算機和網(wǎng)絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現(xiàn)代化的辦公設施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。

第五篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關對本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔。

（2）本機關文件。凡本機關形成的，反映本機關工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。

（3）下級來文。凡下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。如有關重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。

（4）平級或非隸屬機關來文。平級機關或沒有隸屬關系的機關來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務件、臨時性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負責人兼任外機關職務形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關送來的不應抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機關送來的征求意見的文件未定稿。