第一篇：公文紅頭制作及word公文排版講義

文件紅頭制作及word公文排版

劉海生

主要有兩方面的內(nèi)容，一是Coreldraw制作文件紅頭,二是Word公文排版。

我們先來(lái)看一下如何利用coreldraw軟件制作紅頭，大家可以到文秘群共享下載安裝此軟件。

1．設(shè)定頁(yè)邊距。打開(kāi)軟件，選新文件，點(diǎn)擊左側(cè)工具欄中第四個(gè)手繪工具右下方的黑色三角，選度量工具，此時(shí)在菜單欄下會(huì)出現(xiàn)一行度量工具欄，點(diǎn)擊垂直度量工具。在頁(yè)面上拖拽，量出72mm距離，（為什么是72mm，因?yàn)榘嫘牡缴享?yè)邊距的距離是37mm,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣到版心的距離是35mm,一相加所以是72mm.）點(diǎn)擊上方標(biāo)尺欄，拖拽出一條標(biāo)尺線，與度量工具下邊緣對(duì)齊，度量工具上邊緣與上頁(yè)邊重合，刪除度量工具。

2．輸入文字。選取左側(cè)工具欄中的文字工具，點(diǎn)擊頁(yè)面輸入文字，注意不要拖拽文字框，直接輸入文字就可以，(輸入吉林省長(zhǎng)白山保護(hù)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì)池南區(qū)管委會(huì)文件)，選中文字，選方正小標(biāo)宋字體，點(diǎn)選工具欄中的選取工具圖標(biāo)，在上方的物件大小欄中輸入字寬145mm，字高18mm，并回車(chē)確認(rèn)。

拖拽文字，使文字上邊緣與水平標(biāo)尺相切，選中文字，選擇

上方標(biāo)題欄中的安排中的對(duì)齊與分布，頁(yè)面中心打鉤，并將左側(cè)的鉤點(diǎn)掉，此時(shí)標(biāo)題即居于頁(yè)面中心，雙擊軟件右下角黑色方框，彈出標(biāo)準(zhǔn)填色選項(xiàng)卡，選擇名稱中的red，確定。

3．點(diǎn)擊工具欄手繪工具，畫(huà)出一條直線，調(diào)整直線的長(zhǎng)度為156mm，高度為0.4mm，利用度量工具使其距離發(fā)文機(jī)關(guān)文字下邊緣30mm,選擇上方標(biāo)題欄中的安排中的對(duì)齊與分布，居中，保存。雙擊右下角的黑色方框，在外框筆復(fù)選項(xiàng)下，選彩色選項(xiàng)卡，選紅色，文頭制作完成。

我們?cè)賮?lái)看一下在Word中的紅頭制作。

1.打開(kāi)已經(jīng)做好的Coreldraw文件紅頭，在文字上單擊右鍵復(fù)制，再打開(kāi)一個(gè)新的Word文檔，在第一頁(yè)先敲滿回車(chē)（重要不能省略這一步，否則文頭不能固定在第一頁(yè)），再將光標(biāo)定義到第一行，點(diǎn)擊編輯，選擇性粘貼，在彈出的對(duì)話框中選圖片（Windows圖元文件），確定。選擇文件，頁(yè)面設(shè)置，設(shè)定上7.2cm、下3.5cm，左2.7cm、右2.7cm,版式選項(xiàng)卡，頁(yè)眉和頁(yè)腳，選中奇偶頁(yè)不同，頁(yè)腳2.7cm,確定。點(diǎn)擊視圖選項(xiàng)卡中的網(wǎng)格線，使頁(yè)面顯示網(wǎng)格線。在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上單擊右鍵，選設(shè)置圖片格式，版式選項(xiàng)卡選浮于文字上方，點(diǎn)擊下方的高級(jí)，水平對(duì)齊中選居中，相對(duì)于頁(yè)邊距。將選項(xiàng)中的對(duì)象隨文字移動(dòng)前面的對(duì)號(hào)點(diǎn)掉，確定。點(diǎn)文件頁(yè)面設(shè)置將上頁(yè)邊距調(diào)到3.7cm，確定。標(biāo)題固定。

2.加紅線，單擊繪圖選項(xiàng)卡中的直線工具，在距發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空五行網(wǎng)格的位置，畫(huà)一條與版心同寬的直線，雙擊直線，更改顏色為紅色，粗細(xì)為0.4mm，寬度為156mm,相對(duì)于頁(yè)邊距居中。按住Shift鍵，選中直線和發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，右鍵選擇組合。在組合后的圖片上單擊右鍵，選設(shè)置對(duì)像格式，版式選項(xiàng)卡選浮于文字上方，點(diǎn)擊下方的高級(jí)，水平對(duì)齊中選居中，相對(duì)于頁(yè)邊距。將選項(xiàng)中的對(duì)象隨文字移動(dòng)前面的對(duì)號(hào)點(diǎn)掉，確定。

（注意：大家在編輯段落的時(shí)候請(qǐng)從發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下面的回車(chē)符開(kāi)始，如果從第一頁(yè)第一行重新加入回車(chē)符，則紅頭會(huì)竄到第二頁(yè)，但編輯密級(jí)和緊急程度不要緊，只要不重新鍵入回車(chē)就行。另外，不要拖拽做好的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，因?yàn)橐粍?dòng)就不準(zhǔn)確了。這個(gè)圖片不能編輯，如果想重新做一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志，只能重新做，不能直接在這上面改文字。）

接下來(lái)我們來(lái)看一下如何按照新的公文格式對(duì)一個(gè)Word文

檔進(jìn)行公文排版。

1．份號(hào)，用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

2．密級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。

3．緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

（如果只標(biāo)注緊急程度，可以適當(dāng)上移一行，標(biāo)在版心左上角第二行，與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志稍遠(yuǎn)些，顯得不是很擠。密級(jí)與緊急程度，中間均空一字。）

4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志我們已經(jīng)排好了，就不用動(dòng)了。5．發(fā)文字號(hào)，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行（約第四行網(wǎng)格）的位置輸入發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人，調(diào)整字體為仿宋，字號(hào)為三號(hào)。

如果是下行文，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。如果是上行文，發(fā)文字號(hào)居左空一字編排。

6．簽發(fā)人，上行文需要標(biāo)注簽發(fā)人，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成（注意是三部分：簽發(fā)人這三個(gè)字、全角冒號(hào)、簽發(fā)人姓名），居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，也就是說(shuō)與發(fā)文字號(hào)處在同一行?！昂灠l(fā)人”三字 — 4 —

用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如果簽發(fā)人姓名是兩個(gè)字，在兩字中間空一字。

（可適當(dāng)調(diào)整發(fā)文字號(hào)上一行的段落設(shè)置，發(fā)文字號(hào)下邊緣與版頭中的紅色分隔線約4mm。方法：將光標(biāo)定義在發(fā)文字號(hào)上一行，單擊右鍵，選段落，行距選項(xiàng)中選固定值，磅值選1磅。然后按回車(chē)，進(jìn)行微調(diào)。）

7．標(biāo)題，用2號(hào)方正小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置（行間距為3０磅），分一行或多行居中排布，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

（標(biāo)題行間距：選定標(biāo)題，右擊彈出“段落”對(duì)話框，行距：固定值；設(shè)置值：35磅）

8．主送機(jī)關(guān)，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。

9．正文。

從標(biāo)題下一行開(kāi)始到版記前行間距設(shè)置為固定值30磅。將字體為仿宋GB2312,然后更改一、二級(jí)標(biāo)題字體。

第一層：用“

一、”（3號(hào)黑體字，作為小標(biāo)題，句尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)）第二層：用“

（一）”（3號(hào)楷體，作為小標(biāo)題，句尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)）第三層：用“1.”（3號(hào)仿宋，句尾有標(biāo)點(diǎn)）第四層：用“（1）”（3號(hào)仿宋，句尾有標(biāo)點(diǎn)）

10．附件說(shuō)明,如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附

件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。

（在實(shí)際操作過(guò)程中，對(duì)齊會(huì)出現(xiàn)小的偏差，將光標(biāo)定義到需要對(duì)齊的文字前面，按住Alt鍵，拖動(dòng)縮進(jìn)標(biāo)尺，可進(jìn)行微調(diào)）

11．發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期。

在正文或附件說(shuō)明下約空三行的位置標(biāo)注成文日期，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字編排（建議使用插入，日期和時(shí)間的方法標(biāo)識(shí)），在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名。為了美觀也可以拖動(dòng)標(biāo)尺，進(jìn)行微調(diào)，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名相對(duì)于成文日期居中。

12．附注，如有附注，左空2字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。

（在成文日期下一行左空２字位置，用３號(hào)仿宋輸入附注內(nèi)容，同時(shí)將附注內(nèi)容用全角小括號(hào)“（）”括上。一般我們是標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系電話，中間空2個(gè)字的距離但不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。)13．附件，附件必須另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。

（“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行，注意不標(biāo)冒號(hào)。附件的標(biāo)題居中編排在版心第三 — 6 —

行，也就是中間要空一行，附件正文與標(biāo)題也空一行編排。標(biāo)題名稱與附件說(shuō)明保持一致，格式要求同正文）

14．抄送機(jī)關(guān)，如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。

15．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)一般為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公室(綜合科），建議用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。

方法：先在版心底端分行輸入抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。點(diǎn)擊繪圖欄中的直線工具，在版記位置加三條直線，按住ALT鍵，將直線的位置調(diào)整好，在顏色與線條選項(xiàng)卡中調(diào)整線的粗細(xì)，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦為1.25磅），中間的分隔線用細(xì)線（推薦為0.75磅），大小設(shè)置寬度為156mm,版式中水平方向選居中，相對(duì)于頁(yè)邊距。也可以調(diào)整在兩線中的位置，字體，字符間距，位置。

16．頁(yè)碼，一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版

心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

方法：選擇“插入”菜單中的“頁(yè)碼”命令，打開(kāi)“頁(yè)碼”對(duì)話框，其中“位置”選“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對(duì)齊方式”選“外側(cè)”，若第一頁(yè)需要顯示頁(yè)碼則選擇“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”，點(diǎn)擊“確定”。在文檔第一頁(yè)雙擊頁(yè)碼，頁(yè)碼數(shù)字所在文字框生效，選中頁(yè)碼數(shù)字，選定字號(hào)為“4號(hào)”，字體為宋體。在頁(yè)碼兩側(cè)使用特殊符號(hào)添加一字線和半角空格，然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，選定“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，“縮進(jìn)右”設(shè)為“1字符”，點(diǎn)擊“確定”，關(guān)閉“頁(yè)眉和頁(yè)腳”回到文本編輯狀態(tài)，即完成單頁(yè)頁(yè)碼設(shè)定。同樣的方法設(shè)定雙頁(yè)頁(yè)碼。

公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白面和版記頁(yè)不編排頁(yè)碼，也就是說(shuō)公文最后一張紙的兩面，除了版記沒(méi)有其他要素時(shí)，不編排頁(yè)碼。（方法：將光標(biāo)置于末頁(yè)頁(yè)首——菜單欄——插入——分隔符——連續(xù)——確定。雙擊末頁(yè)頁(yè)碼——點(diǎn)《頁(yè)眉和頁(yè)腳》工具條上的“鏈接到前一個(gè)”，使頁(yè)腳右上角的“與上一節(jié)相同”消失——?jiǎng)h除末頁(yè)頁(yè)腳就行。）

到這兒，一篇公文就排完了。

WORD公文排版的幾個(gè)技巧

1.調(diào)整字、行間距的方法：選中以后點(diǎn)段落或字體，調(diào)整行距和字間距。

2．工具——選項(xiàng)——視圖——空格，將空格前打上對(duì)號(hào)，可以讓正文顯示空格數(shù)，方便使用。

3.ALT鍵，當(dāng)我們?cè)谑褂肳ORD的任何時(shí)候，想要對(duì)某個(gè)要素進(jìn)行微調(diào)的時(shí)候，按住此鍵，配合鼠標(biāo)拖動(dòng)即可。

另外，群共享還有方正小標(biāo)宋的字體，大家可以下載以后直接粘貼到C:WINDOWSFonts文件夾中，方便使用。

函的文頭制作

1.利用度量工具，量出上邊距30mm,下邊距20m，卡上標(biāo)尺。2.輸入文字，方法相同，居中。

3.制作紅色雙線，方法同制作單線，粗線外框設(shè)置為0.706mm,細(xì)線外框設(shè)置為0.176mm，線長(zhǎng)170mm,（上粗下細(xì)）對(duì)齊，群組，置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處。

4.復(fù)制雙線，旋轉(zhuǎn)180度，置于下標(biāo)尺處，居中即可。5.復(fù)制到word中，制作方法同上。聯(lián)合行文的紅頭制作

1.打開(kāi)做好的紅頭文件，復(fù)制文字，粘貼，更改各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱且不帶“文件”二字。將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱自上而下整齊排列。

2.在右邊加上文件二字，字高與單一發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字高相

同，選中所有文字，群組，調(diào)整到中間位置。

3.紅線位置下移至距最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)30mm處。

換算：“磅”與“毫米”之間的換算關(guān)系是：1磅等于0.35mm。1mm=2.84磅。磅和字號(hào)的關(guān)系：五號(hào)10.5；小四號(hào)12；四號(hào)14；小三號(hào)15；三號(hào)16；小二號(hào)18；二號(hào)22。

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第二篇：《黨政機(jī)關(guān)公文格式》之普通公文紅頭制作

黨政機(jī)關(guān)公文格式編輯之普通公文紅頭制作

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》已經(jīng)于2012年7月1日起正式實(shí)施，經(jīng)過(guò)近幾個(gè)月來(lái)的不斷摸索、不斷更正，現(xiàn)將按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》編制普通公文的方法整理如下，供大家參考，不妥之處，敬請(qǐng)批評(píng)斧正。

首先新建一個(gè)word2003版的空白文檔，然后從以下幾個(gè)方面對(duì)新文檔進(jìn)行編制，最終制成普通公文模板。

一、頁(yè)面設(shè)置

單擊文件下拉菜單，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”高級(jí)選項(xiàng)，選擇“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，將頁(yè)邊距設(shè)置為：上“3.7厘米”、下“3.5厘米”、左“2.8厘米”、右“2.6厘米”；方向?yàn)椤翱v向”；頁(yè)碼范圍“普通”。選擇“紙張”選項(xiàng)卡，紙張大小選擇“A4”；選擇“版式”選項(xiàng)卡，“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置中，設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”，距邊界頁(yè)腳設(shè)置為“2.8厘米”；頁(yè)面垂直對(duì)齊方式為“頂端對(duì)齊”，確定。

二、字體及段落設(shè)置

單擊格式下拉菜單，打開(kāi)“段落”高級(jí)選項(xiàng)，選擇“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，“縮進(jìn)”設(shè)置為“首行縮進(jìn)、2字符”，“行距”設(shè)成“固定行距、28.95磅”，確定；單擊格式下拉菜單，打開(kāi)“字體”高級(jí)選項(xiàng)，選擇“字體”選項(xiàng)卡，“中文字體”設(shè)置為“方正仿宋GBK”、字形“常規(guī)”、字體“三號(hào)”，確定。（推薦使用方正國(guó)標(biāo)字庫(kù)，即“方正GBK字庫(kù)”）

三、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志制作

—１—

單擊插入下拉菜單，打開(kāi)“圖片”→“藝術(shù)字”高級(jí)選項(xiàng)，藝術(shù)字式樣選擇普通版式（左上角第一個(gè)），確定?！熬庉嫛囆g(shù)字’文字”中，字體選擇“方正小標(biāo)GBK”,再輸入“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+文件”，確定。在藝術(shù)字框上單擊右鍵，打開(kāi)“設(shè)置藝術(shù)字格式”高級(jí)選項(xiàng)。選擇“顏色與線條”選項(xiàng)卡，填充顏色選“紅色”，線條選“無(wú)線條顏色”； 選擇“大小”選項(xiàng)卡，在尺寸和旋轉(zhuǎn)中，“高度”設(shè)置為“2.64厘米”，“寬度”設(shè)置為“15.6厘米”； 選擇“版式”選項(xiàng)卡，“環(huán)繞方式”選“浮于文字上方”，“水平對(duì)齊”選“居中”，點(diǎn)擊“高級(jí)”按鈕，打開(kāi)高級(jí)選項(xiàng)，選擇“圖片位置”選項(xiàng)卡，“水平對(duì)齊”選“居中”相對(duì)于“頁(yè)邊距”；“垂直對(duì)齊”中，絕對(duì)位置設(shè)為“頁(yè)邊距”、下側(cè)“3.5厘米”；“選項(xiàng)”選擇“允許重疊”和“表格單元格中的版式”兩項(xiàng)“，對(duì)象隨文字移動(dòng)”不選，確定。

四、版頭中的分隔線制作

單擊插入下拉菜單，選擇“圖片”→“自選圖形”，打開(kāi)繪圖菜單欄（文檔底腳），按住shift鍵隨意畫(huà)一根直線。雙擊直線，彈出“自選圖形格式”復(fù)選框，選擇“顏色與線條”選項(xiàng)卡，顏色設(shè)置成“紅色”，虛實(shí)選“實(shí)線”，線型選“2.25磅”； 選擇“大小”選項(xiàng)卡，在尺寸和旋轉(zhuǎn)中，高度設(shè)置為“0厘米”，寬度設(shè)置為“15.6厘米”； 選擇“版式”選項(xiàng)卡，“環(huán)繞方式”選“浮于文字上方”，“水平對(duì)齊”選“居中”，點(diǎn)擊“高級(jí)” 按鈕，打開(kāi)高級(jí)選項(xiàng)，選擇“圖片位置”選項(xiàng)卡，“水平對(duì)齊”選“居中”相對(duì)于“頁(yè)邊距”；“垂直對(duì)齊”選絕對(duì)位置“頁(yè)邊距”下側(cè)“9.6厘米”；“選項(xiàng)”選擇“允許重疊”和“表格單元格中的版式”兩 —２—

項(xiàng)。

五、版記制作

單擊表格下拉菜單，選擇“插入”→“表格”，插入表格設(shè)置中列數(shù)和行數(shù)均為“1”，自動(dòng)調(diào)整操作中設(shè)置成“自動(dòng)”。雙擊表格彈出“表格屬性”復(fù)選框，選擇“表格”選項(xiàng)卡，對(duì)齊方式選“居中”，文字環(huán)繞選“環(huán)繞”并單擊高級(jí)選項(xiàng)“定位”，打開(kāi)表格定位選項(xiàng)卡，水平位置設(shè)置為“居中”相對(duì)于“頁(yè)邊距”，垂直位置設(shè)置為“底端”相對(duì)于“頁(yè)邊距”，單擊確定；打開(kāi)“邊框和底紋”高級(jí)選項(xiàng)，選擇邊框選項(xiàng)卡，“設(shè)置”選“全部（A），線型選“實(shí)線””、顏色選“自動(dòng)”、寬度選“1磅”、預(yù)覽只選上下兩種線其他線條取消、應(yīng)用于表格，單擊確定；打開(kāi)列選項(xiàng)卡，尺寸指定寬度為“15.6”厘米；打開(kāi)單元格選項(xiàng)卡，尺寸指定寬度為“15.6”厘米，垂直對(duì)齊方式為“居中”，確定。打開(kāi)繪圖工具欄（同“四”），按住shift鍵隨意畫(huà)一根直線。雙擊直線，彈出“自選圖形格式”復(fù)選框，選擇“顏色與線條”選項(xiàng)卡，顏色設(shè)置成“黑色”，虛實(shí)選“實(shí)線”，線型選“0.75磅”，選擇“大小”選項(xiàng)卡，在尺寸和旋轉(zhuǎn)中，高度設(shè)置為“0厘米”，寬度設(shè)置為“15.6厘米”；選擇“版式”選項(xiàng)卡，環(huán)繞方式選“浮于文字上方”，水平對(duì)齊選“居中”，點(diǎn)擊“高級(jí)”按鈕，打開(kāi)高級(jí)復(fù)選框，選擇“圖片位置”選項(xiàng)卡，水平對(duì)齊選“居中”相對(duì)于“頁(yè)邊距”；垂直對(duì)齊選絕對(duì)位置“頁(yè)邊距”下側(cè)“16.3厘米”；選項(xiàng)中選擇“允許重疊”、“鎖定標(biāo)記”和“表格單元格中的版式”三項(xiàng)，確定，確定?；氐轿臋n中查看所畫(huà)直線是否與繪制的版記表格上邊框重合，如果沒(méi)有重合，那么單擊選定直 —３—

線之后，按住Ctrl鍵并使用小鍵盤(pán)區(qū)“↑”、“↓”兩個(gè)鍵就可以進(jìn)行微調(diào)，直至它與上邊框重合（看上去這條直線似乎被隱藏了）。到了應(yīng)用的時(shí)候只需要將光標(biāo)移至印發(fā)機(jī)關(guān)之前，回車(chē)即可出現(xiàn)版記細(xì)線。

六、頁(yè)碼插入

單擊插入下拉菜單，打開(kāi)“頁(yè)碼”高級(jí)選項(xiàng)，“位置”選“頁(yè)面底腳（頁(yè)腳）、對(duì)齊方式選“外側(cè)””、選擇“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”，點(diǎn)擊格式高級(jí)選項(xiàng)打開(kāi)頁(yè)碼格式，數(shù)字格式選“全角”、“續(xù)前節(jié)”，確定。雙擊奇數(shù)頁(yè)頁(yè)碼“1”，將頁(yè)碼數(shù)字設(shè)成4號(hào)方正宋一GBK，在大鍵盤(pán)上按住shift+“-”鍵，再將頁(yè)碼拖到雙長(zhǎng)線的中間。點(diǎn)選奇數(shù)頁(yè)頁(yè)碼框，往左把“頁(yè)碼框”拖大5個(gè)字符，在菜單欄上選“右對(duì)齊”，在一字線后空一個(gè)全角空格（右空1字）；點(diǎn)選偶數(shù)頁(yè)頁(yè)碼，在“頁(yè)碼框”內(nèi)一字線前空一個(gè)全角空格，頁(yè)碼制作完畢。

—４—

第三篇：標(biāo)準(zhǔn)公文紅頭文件格式

XXXX字〔20XX〕XX號(hào)

關(guān)于XXXXXXXXXXXX

XXXXX的批復(fù)

XXXXX: 關(guān)于XXXXXXXX請(qǐng)示收悉?，F(xiàn)批復(fù)如下：

一、……

二、……

三、……

二○XX年XX月XX日

主題詞: 批復(fù)

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抄送: XXXXXXXXXXXXXX辦公室 20XX年XX月XX日印發(fā)

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第四篇：公文寫(xiě)作講義

公文寫(xiě)作講義

我們通過(guò)學(xué)習(xí)《黑龍江省<黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例>實(shí)施細(xì)則》，了解了公文的概念、公文處理的原則、公文種類(lèi)、公文格式、行文規(guī)則和公文擬制等規(guī)定、要求。

那么，公文寫(xiě)作主要包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、紀(jì)要5個(gè)法定公文文種和會(huì)議記錄、工作總結(jié)2個(gè)雖然非法定公文，但機(jī)關(guān)常用的文種。另外，還有常用公文詞語(yǔ)分類(lèi)表、常見(jiàn)公文用語(yǔ)、容易用錯(cuò)的字等一些公文寫(xiě)作相關(guān)知識(shí)，今天我們?cè)谝黄饘W(xué)習(xí)交流，以利提高公文寫(xiě)作水平。

一、公文的語(yǔ)言

公文語(yǔ)言的主要特點(diǎn)是： 莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精煉、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

莊重——指語(yǔ)言端莊，格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。

準(zhǔn)確——指語(yǔ)言真實(shí)確切，無(wú)虛假錯(cuò)漏，褒貶得當(dāng)，語(yǔ)意明確，符合實(shí)際。

樸實(shí)——指語(yǔ)言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。

精練——指語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要，精當(dāng)不繁，服從行文目的及表現(xiàn)主題的需要，當(dāng)詳則詳，當(dāng)略則略。

嚴(yán)謹(jǐn)——指語(yǔ)言含義確切，文句嚴(yán)謹(jǐn)，細(xì)致周密，分寸得當(dāng)，忌模糊含混、語(yǔ)意多歧。

規(guī)范——指語(yǔ)句不僅合乎語(yǔ)法及邏輯原則，而且要合乎 公務(wù)活動(dòng)的特殊規(guī)范性要求。

在語(yǔ)詞方面，用規(guī)范的現(xiàn)代書(shū)面語(yǔ)言，不用口語(yǔ)詞、方言詞、土俗俚語(yǔ)及生造語(yǔ)詞等。

在語(yǔ)句方面，句子含義完整確切，具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，關(guān)鍵句脫離上下文不生歧義，過(guò)渡句少，一般都有表達(dá)公文主題的主題句。

在修辭方面，追求準(zhǔn)確鮮明，質(zhì)樸簡(jiǎn)潔、精煉順達(dá)，反對(duì)含糊曖昧，繁冗堆砌，重內(nèi)在美；修辭以消極修辭為主，重在選詞煉句，慎用修辭格。

二、公文寫(xiě)作的基本要求 內(nèi)容——合規(guī)守法； 事件——實(shí)事求是； 觀點(diǎn)——鮮明正確； 條理——清楚通暢； 語(yǔ)言——直述不曲； 用字——規(guī)范準(zhǔn)確； 結(jié)構(gòu)——嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范； 篇幅——言簡(jiǎn)意賅。

三、常用公文寫(xiě)作

請(qǐng) 示

請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

請(qǐng)示屬于期復(fù)性的上行文種，是下級(jí)黨政機(jī)關(guān)向上級(jí)黨 政機(jī)關(guān)反映并請(qǐng)求幫助解決疑難問(wèn)題的重要公文文種，它使下級(jí)黨政機(jī)關(guān)通過(guò)公文往復(fù)接受上級(jí)黨政機(jī)關(guān)的決策意見(jiàn)，解決本黨政機(jī)關(guān)、本單位在公務(wù)活動(dòng)中待處理的具體問(wèn)題。

一、請(qǐng)示的特點(diǎn)

（一）條件性。請(qǐng)示事項(xiàng)必須是超出本單位職權(quán)范圍的事項(xiàng)。下級(jí)既要尊重上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，并及時(shí)請(qǐng)求上級(jí)解決問(wèn)題，也要在職權(quán)范圍內(nèi)盡職盡責(zé)，切實(shí)辦好該由自己辦理的事項(xiàng)。

（二）超前性。請(qǐng)示所反映的內(nèi)容、涉及的事項(xiàng)一般來(lái)說(shuō)都是即將發(fā)生或?qū)⒁龅降模仨氃谑虑靶形?，不能“先斬后奏”，這是制發(fā)請(qǐng)示的重要原則。下級(jí)黨政機(jī)關(guān)只有得到批復(fù)后，即獲得上級(jí)黨政機(jī)關(guān)明確指示或批準(zhǔn)，才能按上級(jí)的意見(jiàn)進(jìn)行工作，處理有關(guān)問(wèn)題。事前行文不僅是尊重上級(jí)的表現(xiàn)，也有助于提請(qǐng)上級(jí)對(duì)重要事項(xiàng)把關(guān)，避免出現(xiàn)重大失誤。

（三）單一性。請(qǐng)示必須嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度，確保主旨單一，以便上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)答復(fù)，縮短公文辦理周期，提高行文效率。

（四）時(shí)效性。請(qǐng)示事項(xiàng)多數(shù)比較急迫或關(guān)系重大，上級(jí)機(jī)關(guān)收文后應(yīng)盡快批復(fù)。一旦延誤時(shí)機(jī)，就可能造成較大損失，甚至失去批復(fù)的意義。

（五）定向性。請(qǐng)示是專(zhuān)門(mén)用于向上級(jí)黨政機(jī)關(guān)反映困 難、陳述問(wèn)題、提出請(qǐng)求的，目的在于將本黨政機(jī)關(guān)、本部門(mén)在工作中遇到的困難和問(wèn)題，及時(shí)反映給上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予必要的支持、幫助和明確的指示，所以只能發(fā)往固定的、明確的上級(jí)黨政機(jī)關(guān)，使其予以批復(fù)。

（六）期復(fù)性。請(qǐng)示發(fā)出后，上級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)論同意與否，都應(yīng)予以答復(fù)，這是請(qǐng)示的期復(fù)性特點(diǎn)決定的。有請(qǐng)必復(fù)是上級(jí)處理請(qǐng)示與報(bào)告兩種文件的重要區(qū)別。

二、請(qǐng)示的應(yīng)用范圍

請(qǐng)示這一文種適用范圍較廣，應(yīng)用頻率較高，在公務(wù)活動(dòng)中的意義、作用是比較突出的。

陳述意見(jiàn)，請(qǐng)求指示。對(duì)在本地區(qū)、本單位即將發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的原則性的重大問(wèn)題，按成規(guī)難以處理的問(wèn)題；執(zhí)行上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定有困難的問(wèn)題等，都可以也必須及時(shí)向上級(jí)黨政機(jī)關(guān)說(shuō)明情況并提出建設(shè)性的意見(jiàn)，請(qǐng)求上級(jí)給予明確指示。

提出問(wèn)題，請(qǐng)求幫助。在工作中遇到不可預(yù)見(jiàn)的困難，或?qū)鉀Q面臨的問(wèn)題，本單位、本部門(mén)因職權(quán)所限無(wú)權(quán)處理，都要迅即向上級(jí)反映問(wèn)題，請(qǐng)求幫助解決。

說(shuō)明情況，請(qǐng)求裁決。對(duì)在工作中遇到的尚無(wú)明確規(guī)定的新問(wèn)題，或本單位領(lǐng)導(dǎo)班子意見(jiàn)不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)將處理問(wèn)題的幾種不同意見(jiàn)一并報(bào)上，請(qǐng)求上級(jí)給予指示。

提出疑問(wèn)，請(qǐng)求解答。對(duì)有關(guān)政策、法規(guī)或上級(jí)黨政機(jī) 關(guān)規(guī)定、指示的界限理解不全面、把握不準(zhǔn)確時(shí)，要及時(shí)請(qǐng)求上級(jí)黨政機(jī)關(guān)給予明確、具體的解釋。

具體如下：

（一）遇到問(wèn)題無(wú)法解決，需要上級(jí)指示。

（二）處理較為重要的事件和問(wèn)題，要上報(bào)批準(zhǔn)。

（三）遇到問(wèn)題，雖有解決辦法，但沒(méi)有權(quán)力或能力實(shí)施，需要上級(jí)幫助。

（四）對(duì)有關(guān)方針政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問(wèn)，需要上級(jí)解答。

（五）下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分歧，需要上級(jí)仲裁。

（六）請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作。

（七）根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項(xiàng)。

三、請(qǐng)示的類(lèi)型

根據(jù)請(qǐng)示的不同目的，可以將其分成以下三類(lèi)：

（一）請(qǐng)求指示類(lèi)的請(qǐng)示。針對(duì)工作中出現(xiàn)的不知如何辦理的具體問(wèn)題，向上級(jí)說(shuō)明有關(guān)理由或情況，請(qǐng)求予以答復(fù)或提出明確的處理意見(jiàn)。例如，對(duì)有關(guān)的法規(guī)精神或政策規(guī)定難以把握，工作中遇到特殊情況無(wú)所依據(jù)等等，均應(yīng)請(qǐng)求上級(jí)給予解釋或指示。行文中，應(yīng)把重點(diǎn)放在對(duì)有關(guān)情況的說(shuō)明上，可以寫(xiě)明本單位的建議，以便上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)時(shí)參考。當(dāng)工作中遇到具體問(wèn)題或困難需要解決，但是沒(méi)有相關(guān)法律或政策為依據(jù)，也無(wú)先例可循，或者出現(xiàn)上級(jí)的指示規(guī)定不完全適應(yīng)本單位的情況，就要請(qǐng)求上級(jí)交代政策依據(jù)，解釋有關(guān)政策法規(guī)，或作出明確指示。作為下級(jí)，應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)言獻(xiàn)策。

（二）請(qǐng)求批準(zhǔn)類(lèi)的請(qǐng)示。這是請(qǐng)示中最普遍的一種，即在涉及機(jī)構(gòu)設(shè)臵、領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整、人員編制、財(cái)務(wù)預(yù)算、重要事件或重要人物的處理時(shí)，在提出本單位處理意見(jiàn)或具體方案的前提下，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)。行文中，要把有待批準(zhǔn)的事項(xiàng)闡述清楚，重點(diǎn)放在處理意見(jiàn)、辦法、方案的說(shuō)明上。必要時(shí)應(yīng)采用附件形式，提供有關(guān)事項(xiàng)的完備材料，以便上級(jí)機(jī)關(guān)了解有關(guān)情況和審核批準(zhǔn)。

批準(zhǔn)性請(qǐng)示內(nèi)容比較簡(jiǎn)單、具體，往往是一些較為細(xì)小的實(shí)際事項(xiàng)的請(qǐng)求。請(qǐng)示被批準(zhǔn)后，執(zhí)行機(jī)關(guān)范圍也比較小，常常就是請(qǐng)示單位自己。批準(zhǔn)性請(qǐng)示一般由三部分組成：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)。請(qǐng)示理由是文章的開(kāi)頭部分，常是導(dǎo)語(yǔ)式的，要扼要地講明請(qǐng)示的背景和根據(jù)，及概括地寫(xiě)出請(qǐng)示事項(xiàng)。復(fù)雜的一般寫(xiě)成一段話，簡(jiǎn)單的則就以一句話為之。請(qǐng)示理由之后，許多請(qǐng)示中都要緊接著寫(xiě)上一句承上啟下的過(guò)渡語(yǔ)，但有些極短小的請(qǐng)求也可不寫(xiě)。請(qǐng)示內(nèi)容是請(qǐng)示的中心部分，要寫(xiě)得具體，條理清楚，說(shuō)服力強(qiáng)。請(qǐng)示內(nèi)容包括提出請(qǐng)示事項(xiàng)和闡述說(shuō)明道理或事實(shí)兩項(xiàng)內(nèi)容。提出請(qǐng)示事項(xiàng)要詳細(xì)，闡述說(shuō)明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，易下決心。有些情況簡(jiǎn)單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報(bào)給上級(jí)知道，請(qǐng)示批準(zhǔn)的請(qǐng)示。請(qǐng)示內(nèi)容部分只需提出請(qǐng)示事項(xiàng)即可，不必闡釋道理。請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)是請(qǐng)示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)，請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)語(yǔ)氣要謙恭。請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)的通常寫(xiě)法是：“特此請(qǐng)示，請(qǐng)審批”、“以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)指示”、“特些請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等。請(qǐng)示事項(xiàng)較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級(jí)批準(zhǔn)，還需要上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)。

（三）請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類(lèi)的請(qǐng)示。針對(duì)本單位提出的涉及重大事項(xiàng)的解決方案、工作部署性意見(jiàn)，或擬訂的重要規(guī)章制度，請(qǐng)求上級(jí)批轉(zhuǎn)在相關(guān)單位或部門(mén)范圍內(nèi)執(zhí)行。這種請(qǐng)示的關(guān)鍵，是要針對(duì)有關(guān)單位的實(shí)際情況，注重文件的適用性。

呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示一般由三部分組成：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)。請(qǐng)示理由和批準(zhǔn)性請(qǐng)示的寫(xiě)法基本相同，只不過(guò)有時(shí)語(yǔ)氣較批準(zhǔn)性請(qǐng)示更為莊重一些，由于這種請(qǐng)示批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導(dǎo)性，所以有時(shí)理由交待得要較詳細(xì)，以期更加引起領(lǐng)導(dǎo)重視。請(qǐng)示理由之后的過(guò)渡語(yǔ)和批準(zhǔn)性請(qǐng)示相同。請(qǐng)示內(nèi)容，一般都是請(qǐng)示單位的設(shè)想和建議。因?yàn)楸容^復(fù)雜，提出請(qǐng)示事項(xiàng)和闡述說(shuō)明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時(shí)，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實(shí)根據(jù)兩種寫(xiě)法。呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示內(nèi)容部分在書(shū)寫(xiě)時(shí)要更注意條理分明，較長(zhǎng)者要分條分項(xiàng)來(lái) 寫(xiě)。請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)，呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)也要另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)。寫(xiě)法與批準(zhǔn)性請(qǐng)示結(jié)尾略有不同，通常寫(xiě)法是：“以上報(bào)告，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見(jiàn)，如屬可行，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”，或其他一些類(lèi)似的說(shuō)法。

四、請(qǐng)示的主體結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法

無(wú)論哪一類(lèi)請(qǐng)示，其基本結(jié)構(gòu)大致相同。即要由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、生效標(biāo)識(shí)、發(fā)文時(shí)間等部分組成。此外，在公文版頭部分，必須標(biāo)明簽發(fā)人。

（一）標(biāo)題

標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。如《黑龍江省農(nóng)墾總局哈爾濱分局關(guān)于香坊實(shí)驗(yàn)農(nóng)場(chǎng)北大荒工業(yè)園區(qū)項(xiàng)目立項(xiàng)的請(qǐng)示》。要特別注意文種使用上的規(guī)范，不能將“請(qǐng)示”寫(xiě)成“申請(qǐng)”或“請(qǐng)求”，“請(qǐng)示”與“報(bào)告”不能混用，也不能寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”。

（二）主送單位

只能標(biāo)明一個(gè)直接上級(jí)機(jī)關(guān)名稱。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)請(qǐng)示，應(yīng)根據(jù)上級(jí)職責(zé)，主送其中一個(gè)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)，抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

（三）正文

為了保證行文效果，撰寫(xiě)請(qǐng)示的正文時(shí)一般考慮三個(gè)方面的內(nèi)容：

A．簡(jiǎn)要說(shuō)明請(qǐng)示的原因。之所以要請(qǐng)示，一定事出有 因。因此，撰寫(xiě)請(qǐng)示首先要從陳述原因開(kāi)始，說(shuō)明請(qǐng)示的理由、根據(jù)和目的，有時(shí)也要說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的背景。

B．提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)或建議。這是請(qǐng)示的主體部分。重點(diǎn)在于說(shuō)明該怎么辦，多數(shù)情況下需要提出解決問(wèn)題的初步方案，供上級(jí)定奪。若有可供選擇的不同方案或建議，則需提出本單位的傾向性意見(jiàn)。提倡積極幫助上級(jí)出謀獻(xiàn)策的態(tài)度與做法，反對(duì)簡(jiǎn)單消極地上交矛盾的態(tài)度和做法。

C.結(jié)尾。采用征詢的語(yǔ)氣和期請(qǐng)的語(yǔ)言，提出請(qǐng)求上級(jí)給予指示、批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)的要求。通常以“以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”等慣用結(jié)語(yǔ)表達(dá)行文要求。

（四）落款部分

規(guī)范地標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，規(guī)范地用印。

（五）成文日期

用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明成文的年、月、日。

五、請(qǐng)示的寫(xiě)作要求

（一）行文之前要主動(dòng)與主管領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，做好溝通工作，最好能夠當(dāng)面陳述有關(guān)請(qǐng)示意見(jiàn)，求得領(lǐng)導(dǎo)的同情、理解和支持。

（二）要把握好請(qǐng)示的內(nèi)在邏輯。不論請(qǐng)示什么問(wèn)題，也不論文字多少，請(qǐng)示的內(nèi)在邏輯一般都包括“為什么請(qǐng)示”和“請(qǐng)示什么問(wèn)題”兩個(gè)層次。前一層次突出請(qǐng)示事項(xiàng)的理由，要把“有必要解決這個(gè)問(wèn)題”說(shuō)清楚；后一個(gè)層次突出 請(qǐng)示事項(xiàng)的內(nèi)容，要圍繞“解決問(wèn)題的可能性”、“方案的可能性”或“解決問(wèn)題的有利條件”做文章。

（三）請(qǐng)示的目的要明確，請(qǐng)示的內(nèi)容必須具體，要求必須明確，請(qǐng)示的正文應(yīng)情況屬實(shí)，陳述清楚，理由充分，要求明確，做到提出的建議和要求具體明白，解決問(wèn)題的措施、辦法和要求切實(shí)可行。情況屬實(shí)，是指說(shuō)明情況，提出要求要實(shí)事求是，不能故意夸大實(shí)際，弄虛作假。陳述清楚，是指究竟遇到什么困難，出現(xiàn)什么新情況，新問(wèn)題，有哪些問(wèn)題自己無(wú)法解決，都要簡(jiǎn)明扼要地?cái)⑹銮宄?。理由充分，是指?qǐng)示中對(duì)上級(jí)有什么要求要寫(xiě)明確、具體，切忌模棱兩可。申請(qǐng)資金，就要寫(xiě)清楚要多少錢(qián)，申請(qǐng)人員編制，就要寫(xiě)清楚多少人，什么專(zhuān)業(yè)、特長(zhǎng)，申請(qǐng)物資，就要寫(xiě)清楚品名、數(shù)量、型號(hào)等。

（四）嚴(yán)格遵行一文一事原則，不要在同一公文中請(qǐng)示兩個(gè)或幾個(gè)互不相關(guān)的事項(xiàng)，以免拖延處理時(shí)間，貽誤工作。

（五）嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系逐級(jí)行文，下級(jí)機(jī)關(guān)一般不得越級(jí)請(qǐng)示。越級(jí)請(qǐng)示極有可能導(dǎo)致行文關(guān)系混亂和政令不通，甚至引發(fā)直接主管部門(mén)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾。因特殊情況(如重大災(zāi)害、重大案件、重大事故或者下級(jí)機(jī)關(guān)反映其直接上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的問(wèn)題等)必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí),應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。

（六）不能多頭請(qǐng)示，請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，也不 能主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，尤其不要分送給幾位領(lǐng)導(dǎo)（領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)或領(lǐng)導(dǎo)人明確要求的除外）。多頭主送，極有可能因受文機(jī)關(guān)責(zé)任不清，相互推諉或產(chǎn)生矛盾抵觸而不予回復(fù)或幾個(gè)主送機(jī)關(guān)同時(shí)回復(fù)，批復(fù)意見(jiàn)卻不一致。如需同時(shí)送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得送其下級(jí)機(jī)關(guān)（如：主送機(jī)關(guān)是管局，則不可抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)管局計(jì)財(cái)處、工信委、農(nóng)業(yè)局等等）。

（七）未獲上級(jí)批復(fù)之前，請(qǐng)示不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示中的意見(jiàn)在末被批準(zhǔn)之前并不生效，所請(qǐng)示的事項(xiàng)有時(shí)不被批準(zhǔn)，如果抄送下級(jí)機(jī)關(guān)，會(huì)使下級(jí)工作人員思想混亂，不利于工作。

（八）請(qǐng)示的篇幅應(yīng)短小精悍，且必須在事前行文，切忌先斬后奏。

（九）請(qǐng)示與報(bào)告要嚴(yán)格分開(kāi)，不得混用，不得將請(qǐng)示夾帶在報(bào)告里。請(qǐng)示和報(bào)告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個(gè)都是寫(xiě)給上級(jí)的上行文，公文里都有陳述意見(jiàn)，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時(shí)間有別。請(qǐng)示與報(bào)告相比，時(shí)間要求更緊迫。請(qǐng)示寫(xiě)的情況是未解決的，屬于將來(lái)時(shí)，報(bào)告寫(xiě)的情況是已做過(guò)的，屬于過(guò)去時(shí)；第二，內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別。請(qǐng)示著重于請(qǐng)示批準(zhǔn)，報(bào)告著重于匯報(bào)工作；第三，要求有別，請(qǐng)示要求上級(jí)必須回復(fù)，報(bào)告則不必，只供上級(jí)參考。

報(bào) 告

報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

報(bào)告是屬于陳述性的上行文種，是上下級(jí)之間溝通情況、協(xié)調(diào)工作的重要公文。它使上級(jí)黨政機(jī)關(guān)能夠及時(shí)了解下情，掌握下級(jí)黨政機(jī)關(guān)的工作情況，聽(tīng)取下級(jí)黨政機(jī)關(guān)對(duì)某方面工作的意見(jiàn)或者建議，從而更好地指導(dǎo)下級(jí)黨政機(jī)關(guān)正確貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策，避免被動(dòng)，爭(zhēng)取主動(dòng)，減少工作中的失誤。

報(bào)告屬于使用頻率較高的上行公文，適用范圍廣，在公務(wù)活動(dòng)中的意義、作用也比較重要。

反映情況，傳遞信息。了解情況，掌握政策，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的兩大職能。而了解情況是掌握政策的基礎(chǔ)，是實(shí)行科學(xué)管理和正確決策的基本要素。通過(guò)報(bào)告，經(jīng)常向上級(jí)黨政機(jī)關(guān)反映情況，傳遞信息，是下級(jí)黨政機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

匯報(bào)工作，爭(zhēng)取支持。定期的階段性工作匯報(bào)和不定期的重要工作匯報(bào)，使上級(jí)黨政機(jī)關(guān)及時(shí)掌握本單位、本部門(mén)的工作進(jìn)度情況，有利于取得上級(jí)黨政機(jī)關(guān)的支持和幫助。

說(shuō)明情況，答復(fù)詢問(wèn)。對(duì)上級(jí)黨政機(jī)關(guān)提出的詢問(wèn)，下級(jí)黨政機(jī)關(guān)要以報(bào)告的形式認(rèn)真負(fù)責(zé)地給予答復(fù)，及時(shí)說(shuō)明情況，便于上級(jí)黨政機(jī)關(guān)作出決斷。

一、報(bào)告的類(lèi)型

根據(jù)報(bào)告的性質(zhì)與用途，報(bào)告可分為4種類(lèi)型：

（一）工作報(bào)告。指匯報(bào)工作的報(bào)告。它包括匯報(bào)例行工作、成績(jī)經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題教訓(xùn)、今后打算，匯報(bào)完成上級(jí)機(jī)關(guān)交辦事項(xiàng)的結(jié)果，匯報(bào)執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)指示的進(jìn)度等工作事項(xiàng)。工作報(bào)告又可分為綜合報(bào)告和專(zhuān)題報(bào)告。

（二）情況報(bào)告。指反映情況的報(bào)告。包括反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)發(fā)生的重大事件，帶有傾向性的新問(wèn)題、新現(xiàn)象、新動(dòng)向等。它不局限于某項(xiàng)具體工作，通常以陳述情況為主。一般來(lái)說(shuō)，在發(fā)生特殊情況、較大事故、突發(fā)事件時(shí)，常常采用這種報(bào)告。

（三）答復(fù)報(bào)告。指答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)事項(xiàng)的報(bào)告。

（四）報(bào)送報(bào)告。指向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送材料或物件時(shí)，附以的對(duì)材料或事件的介紹說(shuō)明報(bào)告。

二、報(bào)告的特點(diǎn)

（一）行文的單向性。報(bào)告是下級(jí)黨政機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)黨政機(jī)關(guān)的行文，其目的在于幫助上級(jí)黨政機(jī)關(guān)了解情況，向上級(jí)黨政機(jī)關(guān)提供信息，一般不需要受文黨政機(jī)關(guān)的批復(fù)和反饋，屬一種單項(xiàng)行文。

（二）時(shí)限的不定性。報(bào)告所反映的內(nèi)容、涉及的工作，是正在進(jìn)行中（指一個(gè)階段已完成）或已經(jīng)完結(jié)的事項(xiàng)，行文可根據(jù)實(shí)際情況，隨時(shí)進(jìn)行，報(bào)告與工作具有相對(duì)的滯后 性。

（三）內(nèi)容的廣泛性。報(bào)告的內(nèi)容一般不受限制?？梢允且晃囊皇?，也可以是一文數(shù)事，反映多方面的情況。

（四）寫(xiě)法的靈活性。報(bào)告種類(lèi)較多，一般行文篇幅較長(zhǎng)，結(jié)構(gòu)安排不拘一格，怎樣分層分段要視具體內(nèi)容和行文目的而定，因文而異。報(bào)告在寫(xiě)法上具有相對(duì)的靈活性，在文字表達(dá)方式上，以陳述性語(yǔ)言為主。

三、報(bào)告的規(guī)范體式

（一）標(biāo)題

報(bào)告的標(biāo)題一般由事由和文種組成。如《關(guān)于搶險(xiǎn)抗災(zāi)工作及災(zāi)后重建安排的報(bào)告》。

（二）主送機(jī)關(guān)

即：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)，如還需呈送其他上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)采用抄送形式。

（三）正文

開(kāi)頭。簡(jiǎn)明扼要地講清發(fā)文的背景、緣由或依據(jù)，可以成為全文的提要，便于讀者有個(gè)總概念。在這部分最后，通常的習(xí)慣性過(guò)渡用語(yǔ)是“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：”或“為此，提出如下意見(jiàn)：”之類(lèi)，以此引領(lǐng)下文。

主體。即報(bào)告事項(xiàng)部分，要敘述報(bào)告的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長(zhǎng)，可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。對(duì)于工作報(bào)告，應(yīng)寫(xiě)明做了哪些工作，取 得哪些成果。然后概括出基本經(jīng)驗(yàn)，再寫(xiě)明存在的主要問(wèn)題和下一步工作意見(jiàn)。對(duì)于問(wèn)題報(bào)告，側(cè)重寫(xiě)明問(wèn)題狀況及其來(lái)龍去脈，分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，說(shuō)明其后果，并提出解決問(wèn)題的方法和措施。對(duì)于答復(fù)報(bào)告，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)針對(duì)性，緊緊圍繞上級(jí)黨政機(jī)關(guān)的詢問(wèn)和要求，寫(xiě)清問(wèn)題，表明態(tài)度，提出意見(jiàn)。

結(jié)尾。通常使用以下習(xí)慣性用語(yǔ)：“特此報(bào)告”或“專(zhuān)此報(bào)告”等。比如工作報(bào)告，結(jié)語(yǔ)可用“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”，比如隨文報(bào)告，結(jié)語(yǔ)一般用“請(qǐng)查收”之類(lèi)的字樣。

（四）落款

發(fā)文機(jī)關(guān)印章和成文時(shí)間。

四、報(bào)告的寫(xiě)作要求

（一）主題明確，思路清晰。一般情況下，寫(xiě)報(bào)告應(yīng)沿著為什么要寫(xiě)報(bào)告，報(bào)告什么內(nèi)容的思路，在充分占有材料以后，根據(jù)主題需要和觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一的原則，精心構(gòu)思，編排布局，然后組織撰寫(xiě)。

（二）重點(diǎn)突出，文字簡(jiǎn)練。報(bào)告全篇要突出重點(diǎn)，每一部分也要圍繞全篇中心突出重點(diǎn)。全篇的重點(diǎn)就是向上級(jí)報(bào)告的主要內(nèi)容，而各部分的重點(diǎn)則是圍繞說(shuō)明主要內(nèi)容而需要上級(jí)黨政機(jī)關(guān)注意的關(guān)鍵之處。突出重點(diǎn)也要兼顧一般，既要有點(diǎn)，又要有面，但在文字表述上要力求簡(jiǎn)練，不講空話、套話。

（三）觀點(diǎn)鮮明，材料真實(shí)。向上級(jí)黨政機(jī)關(guān)報(bào)告工作，反映問(wèn)題，要克服報(bào)喜不報(bào)憂，宣揚(yáng)成績(jī)，粉飾太平的不良傾向，要在深入實(shí)際調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，提出鮮明的觀點(diǎn)，提出實(shí)事求是、有說(shuō)服力的材料。

（四）不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。在公文處理中，收文黨政機(jī)關(guān)對(duì)報(bào)告沒(méi)有答復(fù)的責(zé)任，如果把請(qǐng)示事項(xiàng)夾在報(bào)告里，就容易誤事。所以，需要答復(fù)的請(qǐng)示事項(xiàng)不能夾在報(bào)告中，而應(yīng)另用“請(qǐng)示”行文。

通 知

通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

在日常公務(wù)活動(dòng)中，通知主要是下行文，但在同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、不相隸屬黨政機(jī)關(guān)間也可以作平行文使用，是一種比較靈活且適用范圍較廣、使用頻率較高的文種。通知具有溝通上下、聯(lián)系左右、傳達(dá)知照的作用。

一、通知的特點(diǎn)

通知具有應(yīng)用廣泛、形式多樣、靈活方便、使用頻率高等特點(diǎn)，是黨政機(jī)關(guān)公關(guān)活動(dòng)中經(jīng)常使用的文種。

（一）使用范圍的廣泛性。和其他下行文種相比，通知應(yīng)用范圍最廣，使用頻率最高。從國(guó)家最高行政機(jī)關(guān)，到基層單位；從宣布重大安排，到告知一般事項(xiàng)，都可以用通知 行文。

（二）應(yīng)用方式的簡(jiǎn)便性。在實(shí)踐中，通知的應(yīng)用非常簡(jiǎn)便，結(jié)構(gòu)不拘一格，語(yǔ)言表達(dá)亦靈活自便。涉及幾個(gè)單位或部門(mén)的可以發(fā)出聯(lián)合通知；遇有特殊情況時(shí)，可以發(fā)出緊急通知；一次沒(méi)有講清楚，或情況發(fā)生新變化時(shí)，還可以發(fā)出補(bǔ)充通知。

（三）表述語(yǔ)言的通俗性。通知的內(nèi)容常常是一些需要廣為周知或需要辦理執(zhí)行的事項(xiàng)，因此在語(yǔ)言表述上要考慮到可操作性，語(yǔ)言概念要明確具體，文字表達(dá)要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，通俗易懂，在使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)時(shí)，既要使用得當(dāng)，又要便于各方面有關(guān)人士了解掌握，以利貫徹辦理。

（四）公文辦理的時(shí)效性。在所有的公文中，通知的時(shí)間性最強(qiáng)，從行文到辦理都有一定的時(shí)間要求，有些通知，如會(huì)議通知，只在指定的一段時(shí)間里有效。

（五）受文對(duì)象的特定性。通知有特定的受文對(duì)象，具體告知的內(nèi)容。通知作為知照性文種，或告訴人們有關(guān)事項(xiàng)，或把上級(jí)的工作意圖、要求等告知下級(jí)，要求下級(jí)辦理，遵照?qǐng)?zhí)行。

二、通知的功能和類(lèi)型

根據(jù)通知的性能與用途，可分為以下幾類(lèi)：

（1）指示性通知。用于傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重要指示精神，部署工作任務(wù)以及要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行某些事項(xiàng)。例如：《黑 龍江省農(nóng)墾哈爾濱管理局關(guān)于做好兩節(jié)期間走訪慰問(wèn)和安全穩(wěn)定工作的通知》。

指示性通知是通知中最重要的一種，反映了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重要指示意圖。撰寫(xiě)這種通知要注意寫(xiě)清發(fā)文目的、依據(jù)或意義，有時(shí)需要交代行文背景。通知的主體內(nèi)容，一般采用分條列項(xiàng)的方法表達(dá)，或者列出標(biāo)題分別表達(dá)?？梢园凑諒囊话愕骄唧w的順序排列內(nèi)容，即從闡述指導(dǎo)原則或重要性入手，然后提出工作任務(wù)，講明工作步驟、措施要求，直至提出注意事項(xiàng)，這是先務(wù)虛后務(wù)實(shí)的寫(xiě)法；也可以按照從具體到一般的排列方法，即先交代具體工作事項(xiàng)，然后提出要求與措施，最后說(shuō)明此事的重要性或完成任務(wù)的指導(dǎo)思想與基本原則，這是先務(wù)實(shí)后務(wù)虛的寫(xiě)法。

（2）規(guī)定性通知。用于對(duì)某些方面的工作制定政策，提出規(guī)范和要求。與指示性通知相比，它側(cè)重于操作層面的內(nèi)容，規(guī)定何時(shí)做什么、應(yīng)怎樣做、不應(yīng)怎樣做，具有很強(qiáng)的規(guī)范作用。例如：《黑龍江省農(nóng)墾哈爾濱管理局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議費(fèi)管理和壓縮出國(guó)費(fèi)等三項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出的通知》。

規(guī)定性通知屬于嚴(yán)肅鄭重的需要執(zhí)行的下行文種，不用講什么道理，比較注重規(guī)定特定事項(xiàng)。

（3）事務(wù)性通知。用于辦理臨時(shí)性的具體的工作事項(xiàng)。與指示性、規(guī)定性通知相比，事務(wù)性通知是在更具體的層面 告知人們辦什么事、在哪里辦、何時(shí)辦理、怎樣辦理。這類(lèi)通知的正文篇幅一般都比較簡(jiǎn)短，只要將有關(guān)要素寫(xiě)的準(zhǔn)確、具體、清楚即可。例如：《黑龍江省農(nóng)墾哈爾濱管理局辦公室關(guān)于編寫(xiě)政務(wù)信息公開(kāi)目錄的通知》。

事務(wù)性通知旨在通知有關(guān)單位或人員去干具體的事情。擬寫(xiě)這種通知，要特別注意講清有關(guān)事項(xiàng)的要素，突出可操作性。為了便于記憶，通常將事務(wù)性通知的要素用五個(gè)“W”和一個(gè)“H”表示，即：“Who——通知誰(shuí)或哪個(gè)單位”；“Why——為了什么”；“When——在什么時(shí)間”；“Where——在什么地點(diǎn)”；“What——去做什么事情”；“How——怎樣做這件事”。交待上述要素，要清楚簡(jiǎn)潔，不留疑問(wèn)。

（4）知照性通知。用于要求有關(guān)單位周知某一臨時(shí)性活動(dòng)或一般事項(xiàng)以及溝通公務(wù)信息等。如：報(bào)送文件、召開(kāi)會(huì)議、調(diào)整機(jī)構(gòu)、安排節(jié)假日、變更電話號(hào)碼時(shí)，可制發(fā)通知，告知有關(guān)單位和相關(guān)人員。例如：《黑龍江省農(nóng)墾哈爾濱管理局關(guān)于召開(kāi)管局黨委（擴(kuò)大）會(huì)議的通知》。

知照性通知旨在向有關(guān)機(jī)關(guān)告知有關(guān)事項(xiàng)或重要消息。擬寫(xiě)這種通知，在內(nèi)容安排上要做到周到細(xì)致，表達(dá)清楚，使對(duì)方無(wú)疑可質(zhì)。這種通知的正文，可以采用分層表達(dá)或篇段合一兩種表述方式。無(wú)論如何，都要將需要告知的有關(guān)事項(xiàng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明具體的說(shuō)明清楚，其內(nèi)容事項(xiàng)要根據(jù)不同情況而定。會(huì)議通知即屬于知照性通知范疇，要確保將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人、要求等事項(xiàng)告知清楚，避免與會(huì)者或收文機(jī)關(guān)為此心存疑問(wèn)。

（5）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布性通知。用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，發(fā)布條例、規(guī)定等規(guī)范性文件。例如：《黑龍江省農(nóng)墾總局哈爾濱管理局辦公室關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)黑龍江省農(nóng)墾總局進(jìn)一步加強(qiáng)突發(fā)事件信息報(bào)告工作暫行規(guī)定的通知》。

批轉(zhuǎn)性通知是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文審批之后的一種轉(zhuǎn)發(fā)行為。之所以稱為批轉(zhuǎn)性通知，是因?yàn)槠渚哂信鷾?zhǔn)該文生效和指示如何執(zhí)行的性質(zhì)。擬寫(xiě)批轉(zhuǎn)性通知有兩個(gè)步驟：首先，根據(jù)被批轉(zhuǎn)公文的情況，寫(xiě)好批語(yǔ)部分。其次，對(duì)被批轉(zhuǎn)公文做一些技術(shù)性處理，去除其眉首、公章、版記等獨(dú)立行文的標(biāo)志，因?yàn)樗殉蔀榕D(zhuǎn)性通知的組成部分，不再是獨(dú)立行文了。批轉(zhuǎn)性通知的格式相對(duì)固定，關(guān)鍵在于語(yǔ)言準(zhǔn)確、精練，語(yǔ)氣肯定無(wú)疑。

轉(zhuǎn)發(fā)性通知是針對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文的一種轉(zhuǎn)發(fā)行為。這種通知由轉(zhuǎn)發(fā)語(yǔ)和被轉(zhuǎn)發(fā)公文組成，撰寫(xiě)方法與批轉(zhuǎn)性通知基本相同。

發(fā)布性通知，國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文15種：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。從這些法定公文文種中可以發(fā)現(xiàn)，有一些我們比較常見(jiàn)的文種如：規(guī)劃、計(jì)劃、方案、總結(jié)、制度、講話、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等并不在黨政公文之列。在工作實(shí)踐中這類(lèi)公文呈報(bào)上級(jí)參考、審批或印發(fā)下級(jí)貫徹執(zhí)行時(shí)，要同“報(bào)告”、“請(qǐng)示”、“通知”等法定公文文種結(jié)合使用，也就是加一個(gè)文件頭。例如：《黑龍江省農(nóng)墾哈爾濱管理局辦公室關(guān)于印發(fā)2012年質(zhì)監(jiān)護(hù)農(nóng)春雷行動(dòng)方案的通知》，就是借“通知”這個(gè)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文文種發(fā)布《2012年質(zhì)監(jiān)護(hù)農(nóng)春雷行動(dòng)方案》。

三、通知的基本特征

（一）適用廣泛；

（二）主題單純；

（三）時(shí)效明顯；

（四）便于操作；

（五）表述靈活。

四、通知的規(guī)范體式

通知都要具備標(biāo)題、主送單位、正文、生效標(biāo)識(shí)、成文日期等基本部分。

（一）標(biāo)題

一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成，一般用介詞“關(guān)于”連接發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，在文種前用結(jié)構(gòu)助詞“的”與前面的文字連接，表示其中的偏正關(guān)系。如《黑龍江省農(nóng)墾總局哈爾濱分局關(guān)于表彰2009城鎮(zhèn)建設(shè)工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人的通知》。通知的標(biāo)題要做到三要素齊備，特別要準(zhǔn)確標(biāo)明事由部分，以便下級(jí)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確理解、執(zhí)行和辦理。特殊緊急情況下的發(fā)文，可以在標(biāo)題中體現(xiàn)緊急程度。內(nèi)部會(huì)議通知等可以適當(dāng)精簡(jiǎn)發(fā)文機(jī)關(guān)部分。凡屬于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的通知，標(biāo)題中應(yīng)寫(xiě)明“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“發(fā)布”、“印發(fā)”等字樣，以明確所發(fā)通知的特點(diǎn)。在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時(shí)可以加書(shū)名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（二）主送機(jī)關(guān)

在正文之前的左側(cè)頂格標(biāo)明。如下達(dá)普發(fā)性通知，應(yīng)當(dāng)概括標(biāo)明下級(jí)機(jī)關(guān)名稱。例如管理局發(fā)文，經(jīng)常采用“各農(nóng)場(chǎng)、局直各單位、機(jī)關(guān)各部門(mén)”這樣的統(tǒng)稱方式。

（三）正文

正文是通知的主體部分。正文的內(nèi)容依次包括三部分：通知的緣由、目的、意義或依據(jù)，通知事項(xiàng)，通知的執(zhí)行要求和希望。具體表述時(shí)，內(nèi)容簡(jiǎn)單、篇幅簡(jiǎn)短的通知，可以采用篇段合一的方式；內(nèi)容重要和篇幅稍長(zhǎng)的通知，應(yīng)當(dāng)采用分層表達(dá)的方式，即依次分為開(kāi)頭、主體和結(jié)尾。

第一，引據(jù)。先敘述通知的起因緣由，寫(xiě)明通知的背景和依據(jù)，為什么要發(fā)該通知，然后通過(guò)承啟用語(yǔ)，轉(zhuǎn)入下文。

第二，主體。也稱事項(xiàng)。通知的事項(xiàng)有的簡(jiǎn)單，有的復(fù)雜，有的長(zhǎng)，有的短。例如一般性通知，寫(xiě)清什么事情，有何要求即可。任免通知，寫(xiě)清任免人員姓名、具體職務(wù)等。比較復(fù)雜的通知，如指示性通知等，基本上可以概括為兩種寫(xiě)法，一種是一氣呵成的貫通式寫(xiě)法，直述通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問(wèn)題。另一種是分條列項(xiàng)式寫(xiě)法，分出層次，劃清段落，使人一目了然，便于領(lǐng)導(dǎo)、理解和執(zhí)行。但要注意各條、項(xiàng)之間的邏輯順序，避免語(yǔ)無(wú)倫次，使人不得要領(lǐng)。

第三，結(jié)語(yǔ)。通知的結(jié)尾用語(yǔ)也因內(nèi)容而異：凡內(nèi)容關(guān)系到全局性的重大方針、政策或規(guī)定等，必須令行禁止，照章辦事，通常用“希望照辦理”、“希望照?qǐng)?zhí)行”；內(nèi)容雖提出了政策性要求，但又允許結(jié)合本地區(qū)、本單位的實(shí)際情況辦理的，通常用“請(qǐng)研究執(zhí)行”；內(nèi)容的要求只是根據(jù)一定條件提出來(lái)的，具有參考價(jià)值的意見(jiàn)、建議或經(jīng)驗(yàn)，或者是應(yīng)引起注意的問(wèn)題，通常用“請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行”；內(nèi)容如屬于探索性的，或者法律程序不夠完備的政策性問(wèn)題，需要在執(zhí)行中逐步完善的，通常用“請(qǐng)研究試行”、“希研究執(zhí)行，試行中有何意見(jiàn)請(qǐng)隨即告知”等。

一般來(lái)說(shuō)，通知的事項(xiàng)應(yīng)分條列項(xiàng)表達(dá)。不同類(lèi)別的通知，其正文的寫(xiě)作有所不同，要根據(jù)實(shí)際情況而定。

A、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知

這類(lèi)通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而定的，通知成了主體，原公文成了附件，主體、附件一起構(gòu)成了批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。一般情況下，正文要寫(xiě)明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱 及原發(fā)文單位。引用公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。批注意見(jiàn)要寫(xiě)明對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見(jiàn)、執(zhí)行要求，其按語(yǔ)根據(jù)附件的重要程度定長(zhǎng)短。批轉(zhuǎn)性通知的附件可能是“報(bào)告”，也可能是“請(qǐng)示”等。轉(zhuǎn)發(fā)性通知一般情況下都是“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，正文包括：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見(jiàn)兩部分。結(jié)尾用“現(xiàn)批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”、“參照?qǐng)?zhí)行”、“望遵照?qǐng)?zhí)行”等結(jié)尾用語(yǔ)。

B、傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知

發(fā)布性的通知：這類(lèi)通知用于直接發(fā)布規(guī)章或規(guī)范性文件，以提高規(guī)章的法定性效力，使執(zhí)行單位認(rèn)真貫徹。它帶有命令性和規(guī)定性。它的正文簡(jiǎn)短，應(yīng)寫(xiě)明所發(fā)布的文件名稱及發(fā)文意義和目的，提出執(zhí)行的要求。在正文后可不再注“附件”的字樣，直接將所發(fā)布的文件附在通知后即可。

要求執(zhí)行、周知性的通知：執(zhí)行性通知的正文應(yīng)寫(xiě)明白通知的原因、目的、依據(jù)、要求下級(jí)執(zhí)行的事項(xiàng)、執(zhí)行的具體要求、檢查落實(shí)的方式等。周知性的通知寫(xiě)明周知性的事項(xiàng)即可。

會(huì)議通知：正文的內(nèi)容應(yīng)全面、周密。它包括召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)、會(huì)議的名稱、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參加會(huì)議的人員范圍和人數(shù)、入場(chǎng)憑證、報(bào)到時(shí)間及地點(diǎn)、與會(huì)人員須攜帶的材料、其它要求事項(xiàng)等內(nèi)容。

（四）生效標(biāo)識(shí)和成文日期 準(zhǔn)確標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱并加蓋機(jī)關(guān)印章。在發(fā)文機(jī)關(guān)署名之下，標(biāo)明發(fā)文的年、月、日。

五、通知的寫(xiě)作要求

（一）通知事項(xiàng)要明確。要明確行文目的，明確為什么要寫(xiě)這個(gè)通知，通知的主題要內(nèi)容是什么，以分清是哪一類(lèi)通知，然后確定怎樣寫(xiě)。通知的操作性很強(qiáng)，必須將需要傳達(dá)、貫徹、落實(shí)、周知的事項(xiàng)交待清楚，便于接收單位理解和執(zhí)行，絕不能含糊其辭，模棱兩可。

（二）公文主題要集中。通知要解決實(shí)際問(wèn)題，要嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度，只說(shuō)明一件事情、布臵一項(xiàng)工作，保證主題單一，讓人一看就明，以便迅速執(zhí)行和辦理。公文主題要集中，把握住主要內(nèi)容，絕不能喧賓奪主，沖淡主要內(nèi)容。比如命令性的通知，一般要講清楚情況和問(wèn)題，但只能作為事由、背景來(lái)概括敘述，重點(diǎn)則是針對(duì)實(shí)際情況和問(wèn)題，提出指示性意見(jiàn)、要求及措施，并做到政策界限清楚、明確。

（三）確保清晰表達(dá)。通知以說(shuō)明為主，無(wú)論采用篇段合一方式還是分層表達(dá)方式，在文字表達(dá)上都要做到準(zhǔn)確簡(jiǎn)練，層次分明，條理清晰，使讀者一目了然，不生歧義。首先對(duì)受文單位的名稱必須寫(xiě)清寫(xiě)全，或采用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。其次為使受文單位便于操作，凡屬應(yīng)該說(shuō)明的有關(guān)情況，應(yīng)該執(zhí)行的具體事項(xiàng)，以及有關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)、條件等，都要做到周密、準(zhǔn)確，以免貽誤工作，造成損失。

（四）講究發(fā)文依據(jù)。為了保證行文效果，要注意增強(qiáng)發(fā)文的權(quán)威性，導(dǎo)語(yǔ)部分應(yīng)當(dāng)盡可能將發(fā)文的政策法規(guī)依據(jù)或事實(shí)依據(jù)給予明確交代。針對(duì)問(wèn)題下達(dá)的指示性通知，要注意將行文背景即正反兩個(gè)方面的情況說(shuō)明清楚，以增強(qiáng)行文的針對(duì)性。

（五）通知為下行文。不能向上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)通知。但在實(shí)際工作中，有時(shí)通知的事項(xiàng)需要同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)了解時(shí)，可將通知抄送給上級(jí)機(jī)關(guān)和其他單位。

（六）通知的標(biāo)題要素要全面。一般不宜用“通知”、“會(huì)議通知”等直接作為標(biāo)題。

六、通知寫(xiě)作重點(diǎn)掌握

1、標(biāo)題要完整；

2、發(fā)布方案等非法定公文要用“通知”等法定文種發(fā)布；

3、通知的內(nèi)容不要漏項(xiàng)。

第五篇：公文寫(xiě)作講義

公文寫(xiě)作講義

引 言

先講一個(gè)小故事。某地一個(gè)足球隊(duì)，總是踢不好球，領(lǐng)導(dǎo)很著急，決定高薪聘請(qǐng)教練。經(jīng)過(guò)四處打聽(tīng)，終于在省體校找到了一個(gè)國(guó)家級(jí)教練，還是一名國(guó)際裁判，談好聘用條件后，該教練走馬上任，立即投入訓(xùn)練。在第一次訓(xùn)練中，隊(duì)員們迫切想知道教練的水平有多高，于是再三請(qǐng)教練示范。該教練煞有其事的、及其嚴(yán)肅地對(duì)大家說(shuō)，射門(mén)最要緊，我來(lái)示范一下。結(jié)果，第一腳沒(méi)踢著，小伙伴們傻了；第二腳射偏了，小伙伴們笑了；教練一著急，第三腳把鞋子也踢出去了，小伙伴們都驚呆了。該教練是這樣解釋的，本人的知識(shí)基本來(lái)自書(shū)本和課堂，本人的證書(shū)都是認(rèn)真考來(lái)的，其實(shí)本人也沒(méi)上過(guò)幾次賽場(chǎng)，如何實(shí)戰(zhàn)、如何有效射門(mén)，還需要我們一起探討。我今天坐在這里，也和那位教練差不多，甚至還不如那位教練，因?yàn)榈讱夂懿蛔悖业哪敲袋c(diǎn)理論知識(shí)，剛剛從南京販賣(mài)過(guò)來(lái)，至于能不能指導(dǎo)大家有所提高，還真不知道。因?yàn)槲易约阂矊?xiě)不好，所以今天我們利用這個(gè)機(jī)會(huì)，一起交流研究，一起學(xué)。（幻燈片）根據(jù)我的理解，公文寫(xiě)作要解決3個(gè)問(wèn)題：

一、公文有哪些；

二、公文怎么寫(xiě)；

三、公文格式要注意什么。下面我們開(kāi)始第一個(gè)問(wèn)題：（幻燈片）

一、公文有哪些

這個(gè)問(wèn)題的根本是公文有哪些文種。

（一）什么是文種？文種是公文處理的根，決定著公文的文 方向、行文方式、使用格式、公文用語(yǔ)、寫(xiě)作口氣等一系列問(wèn)題，一旦文種用錯(cuò)，一錯(cuò)百錯(cuò)，內(nèi)容寫(xiě)得再精美也無(wú)濟(jì)于事。因此，在去年新頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中單獨(dú)設(shè)立一章，明確了公文文種的名稱、類(lèi)別、適用范圍及具體要求。

新《條例》規(guī)定的公文主要種類(lèi)有15個(gè)：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。由于這15個(gè)文種是通過(guò)法規(guī)形式予以確定的，學(xué)術(shù)界一般稱其為“法定文種”（亦稱正式、主要文種）。此外在我們機(jī)關(guān)日常工作中還使用著大量的其他文種，如計(jì)劃、總結(jié)、專(zhuān)用書(shū)信、調(diào)查報(bào)告、講話稿、紀(jì)實(shí)報(bào)告等，對(duì)這些一般稱作“機(jī)關(guān)常用應(yīng)用文”）。

與1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》相比，新《條例》在主要文種的確定上發(fā)生了重要的變化。原《條例》確定黨的機(jī)關(guān)主要文種為14個(gè)，原《辦法》確定行政機(jī)關(guān)主要文種為13個(gè)，黨政機(jī)關(guān)合起來(lái)的主要文種為27個(gè)。在這27個(gè)文種中，名稱相同的有9個(gè)，即決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要；名稱各自不同的也有9個(gè)，如命令（令）、公告、通告、議案（這4個(gè)是原《辦法》中規(guī)定而原《條例》中規(guī)定而《辦法》中未作規(guī)定的）；兩者加起來(lái)，黨政機(jī)關(guān)使用的主要文種有18個(gè)。前后相比，黨政機(jī)關(guān)使用的主要文種（或稱“法定文種”）由原來(lái)的18個(gè)減 少為15個(gè)，即減去了“指示”、“條例”與“規(guī)定”。新《條例》較前減去3個(gè)主要文種，我們理解是由客觀形成發(fā)生變化和避免文件分類(lèi)交叉所致。

（二）怎樣確定和使用文種？

確定和使用文種概括起來(lái)，主要有以下四點(diǎn)：

（1）文種的確定和使用，必須按照公文管理法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定使用，不能亂起名稱；（匯報(bào)改為報(bào)告）

（2）文種的確定和使用，要依據(jù)制文機(jī)關(guān)的權(quán)限加以選用，不可超越職權(quán)；（我們局，不可用公告、命令）

公告，只有黨和國(guó)家的高級(jí)管理機(jī)關(guān)才有資格使用，其發(fā)文機(jī)關(guān)的級(jí)別較高。但從目前的實(shí)踐來(lái)看，有些單位在行使招生、招干、征文、遷址、開(kāi)業(yè)等職能時(shí)，存在著比較嚴(yán)重的濫用公告的做法。就實(shí)質(zhì)而言，這是一種侵犯黨和國(guó)家權(quán)利的越權(quán)行為。

（3）文種的確定和使用，要依據(jù)行文的關(guān)系加以選用，考慮到與收文機(jī)關(guān)的組織關(guān)系；

收文機(jī)關(guān)是上級(jí)機(jī)關(guān)的，只能采用請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)等；向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，一般應(yīng)選用通知、意見(jiàn)、決定、決議、通報(bào)以及紀(jì)要等；向平級(jí)機(jī)關(guān)或無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)行文時(shí)，主要應(yīng)使用函。

（4）文種的確定和使用，要考慮發(fā)文的具體目的與要求； 例如，向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，目的是向上級(jí)機(jī)關(guān)要錢(qián)、要物、要人員、要編制、要政策、要辦法等，就應(yīng)用請(qǐng)示或意見(jiàn)；用于向 上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況的，則可用報(bào)告。

（三）怎樣辨析近似文種？

公文中有些文種的性質(zhì)或作用、特點(diǎn)是非常近似的，這就給我們?cè)谖姆N的選擇、掌握與具體運(yùn)用上帶來(lái)一些難度。為此，要準(zhǔn)確地使用公文就不能不注意對(duì)近似文種的辨析。

（1）公報(bào)與公告

這兩個(gè)文種近似在“公”字上，即均是黨和國(guó)家用來(lái)向國(guó)內(nèi)外公開(kāi)宣布、告知某一重大事項(xiàng)的，是非常嚴(yán)肅、莊重的公文。

不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：公告多用于宣布重大消息，內(nèi)容一般十分簡(jiǎn)要；而公報(bào)的內(nèi)容一般是比較詳細(xì)、具體地報(bào)道某一些重要會(huì)議或重要事項(xiàng)的內(nèi)容。

（2）公告與通告

這兩個(gè)文種近似在“告”字上，即均屬告知性的文種，它們均可以通報(bào)報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)等新聞媒體或在社會(huì)上張貼以及網(wǎng)絡(luò)等方式而公開(kāi)發(fā)布。它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：

①?gòu)氖褂谜呖?，公告的制發(fā)者主要是黨和國(guó)家的高級(jí)機(jī)關(guān)；通告則不然，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、部門(mén)及社會(huì)團(tuán)體均可使用。

②從發(fā)布的內(nèi)容看，公告內(nèi)容的重要性大于布告，更大于通告，是鄭重宣布重大事件或重要事項(xiàng)、法定事項(xiàng)的；通告則主要是用于發(fā)布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)的。

③從所公布的范圍看，公告是面向國(guó)內(nèi)外的，范圍最廣；通告則是針對(duì)社會(huì)的某一方面，用于局部范圍。（3）決定與決議

這兩個(gè)文種近似在“決”字上，即均屬?zèng)Q策性文件，都是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某些重大問(wèn)題的處理或重要工作事項(xiàng)所作的決策規(guī)定性的意見(jiàn)或措施、要求；決策又出自于機(jī)關(guān)的首腦或核心部位，并要求下級(jí)予以貫徹執(zhí)行，故都是下行文。

它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：決議的內(nèi)容必須是經(jīng)過(guò)會(huì)議集體討論并表決通過(guò)的；而決定則不一定，有的決定是經(jīng)過(guò)會(huì)議集體討論通過(guò)的，也有的是由某一機(jī)關(guān)直接做出的。

（4）通知與通報(bào)

這兩個(gè)文種近似在一個(gè)“通”字上?！巴ā弊衷谶@里是傳達(dá)的意思，“知”和“報(bào)”均含知道的意思，具體方法是直陳情況與要求，所以，通知、通報(bào)均屬告知性文件；按照理解的習(xí)慣，傳達(dá)一般是自上而上的傳遞，所以又都是下行文。

其不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：通知的“通”字是用“知”字作補(bǔ)充，“知”的本意是知道，這里雙引申為知道、辦理。嚴(yán)格地講，通知是知照性文種，它的內(nèi)容側(cè)重于直提要求、明確界限；通報(bào)的“通”字是用“報(bào)”字作補(bǔ)充，“報(bào)”在這里的含義是陳述情況，嚴(yán)格地講它是陳述性公交，它的內(nèi)容側(cè)重于說(shuō)明、介紹某一事物或問(wèn)題的情況。通報(bào)既可以提出下一步工作要求（如指導(dǎo)性通報(bào)），也可以不提任何要求（如情況性通報(bào)），而通知是必須有下一步工作的意見(jiàn)與要求的，否則，就失去了作為通知這一文種存在的本色。（5）批示與批復(fù)

這兩個(gè)文種近似在一個(gè)“批”字上，即上級(jí)對(duì)下級(jí)的公文表明意見(jiàn)，均屬于下行文。

關(guān)于它們的不同點(diǎn)，批復(fù)的“復(fù)”是答復(fù)的意思，顯然事先有請(qǐng)示，否則，就談不到答復(fù)。所以，批復(fù)是對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示批注意見(jiàn)后答復(fù)下級(jí)的公文文種。再看批示，“示”是指點(diǎn)的意思，故批與示合在一起的意思是批注意見(jiàn)、加以指點(diǎn)，既然是批注就是在下級(jí)報(bào)來(lái)的公文上書(shū)寫(xiě)批語(yǔ)，有的是針對(duì)來(lái)文的下級(jí)批注意見(jiàn)（這樣應(yīng)告知來(lái)文單位），也有的是批轉(zhuǎn)給其他部門(mén)去辦的（如屬此種情況就沒(méi)有必要告知來(lái)文單位），所以不同于批復(fù)。

根據(jù)上述介紹，對(duì)批復(fù)與批示的不同點(diǎn)我們可以理解為：①被批注意見(jiàn)的來(lái)文文種不同。批復(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的請(qǐng)示做出的；批示所針對(duì)的來(lái)文則是下級(jí)沒(méi)有肯定性要求答復(fù)的文種，如報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、檢討報(bào)告等②行文方式不同。批復(fù)的主送機(jī)關(guān)必然是上報(bào)請(qǐng)示的單位，如對(duì)其他單位也有參考價(jià)值，可列為抄送；批示如具有普遍意義，可把原行文上報(bào)的單位與其他單位一并列為主送。

（6）函與便函

“函”這兩個(gè)字的本意是書(shū)信，是人們用以傳遞信息、互通情況、商洽問(wèn)題、聯(lián)系事務(wù)使用的。所以，函與便函的在內(nèi)容實(shí)質(zhì)上沒(méi)有什么區(qū)別。

它們的不同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：函是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的法定公文文 種之一，而便函不是，這是兩者之間的主要區(qū)別。也正因如此，函在行文時(shí)必須具備法定公文的標(biāo)印格式，而便函則沒(méi)有。顧名思義，便函就是簡(jiǎn)便的書(shū)信，有抬頭、正文、落款、日期即可。

（7）通知與通告

這兩個(gè)文種近似在“通”字上，說(shuō)明都是用來(lái)傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的意圖和要求的。但通告的“告”字在這里是普遍告知的，是把某一機(jī)關(guān)、組織的意圖、要求普遍告訴人們知道并加以遵守；通知的“知”字與“告”字雖然都是告知的意思，但“知”與“告”相比，具有特定告知的含義，有可能是告知所屬全部下級(jí)單位、人員，也可能是告知部分下級(jí)單位，要求它們知照辦理，這就是兩個(gè)文種的主要區(qū)別點(diǎn)。在具體使用上，凡是向社會(huì)上公開(kāi)告知人們遵守某一事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)使用通告；內(nèi)部行文告知下級(jí)全部或部分單位辦理某一事項(xiàng)，應(yīng)使用通知。

（四）常用的幾個(gè)文種：

1、什么是函？（我局有專(zhuān)門(mén)“澄公用函”的文號(hào)；地方濫用“請(qǐng)示”，如向財(cái)政部門(mén)，不可用“請(qǐng)示”，應(yīng)該用函）

新《條例》規(guī)定，函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間的商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。使用函要符合公文的格式要求。沒(méi)有版頭、標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)的函，屬于便函，不列為正式公文。函按其內(nèi)容的不同，可分為答復(fù)函、申請(qǐng)函、詢問(wèn)函、商洽函與告知函；按行文方向的不同，又可分為來(lái)函與復(fù)函。

2、什么是報(bào)告？（不可用報(bào)告提意見(jiàn)，不可夾帶請(qǐng)示，領(lǐng) 導(dǎo)可以不批示；匯報(bào)一般用于口語(yǔ)，正式的要用報(bào)告）例子：某小學(xué)維修校舍，在報(bào)告形式，反映了危房需維修，維修預(yù)算，順便要錢(qián)。很久領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)反映，就去問(wèn)，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，你的報(bào)告我看了，不用批示。所以要用請(qǐng)示。）

新《條例》第八條第（十）項(xiàng)規(guī)定，報(bào)告適用于上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。從實(shí)際情況看，報(bào)告是按其行文的目的和作用不同，一般分為七種：一是工作報(bào)告；二是一般情況反映報(bào)告；三是要求上級(jí)批轉(zhuǎn)的報(bào)告；四是錯(cuò)誤檢查報(bào)告；五是例行報(bào)告；六是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)事宜的報(bào)告；七是報(bào)送文件和物品的報(bào)告，一般稱為文件頭。報(bào)告按其表達(dá)的形式不同，可分為專(zhuān)題性報(bào)告與綜合性報(bào)告。

3、什么是通知？

新《條例》規(guī)定，通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。從實(shí)際使用情況看，其具體各類(lèi)包括：公布性、批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性、指示性

4、什么是請(qǐng)示？（幻燈片）（一事一請(qǐng)，不可幾樣事情一起請(qǐng)示；結(jié)尾語(yǔ)“妥否，請(qǐng)批復(fù)。”，“當(dāng)否，請(qǐng)批準(zhǔn)”的區(qū)別）

新《條例》第八條第（十一）項(xiàng)規(guī)定，請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)、請(qǐng)示屬于上行文，只能于用下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)示工作。這里所指的上級(jí)包括領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系與業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)，例如XX市交通管理局，受市政府直接領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受省交通廳的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。請(qǐng)示按其作用的不同，可分為呈批性請(qǐng)示與呈轉(zhuǎn)性 請(qǐng)示。下面將第二個(gè)問(wèn)題：（幻燈片）

二、公文怎么寫(xiě)？

（一）什么是公文寫(xiě)作？

公文寫(xiě)作是指在寫(xiě)作活動(dòng)一般規(guī)律的指導(dǎo)下，按照公務(wù)活動(dòng)的客觀表現(xiàn)與需求，運(yùn)用科學(xué)的原理、原則、技能與方法，完成對(duì)公務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)。公文寫(xiě)作具有很強(qiáng)的實(shí)用性與綜合性。實(shí)用性是公文寫(xiě)作與文藝寫(xiě)作的分水嶺與界碑，沒(méi)有一篇公文不是為了解決公務(wù)活動(dòng)所遇到的實(shí)際問(wèn)題的，文藝作品當(dāng)然在某種角度上講也是為了人們使用的，但人是否直接作用于人的行為這一點(diǎn)看，它的實(shí)用性帶有很大的蜿蜒與曲折。所以，人們把公文寫(xiě)作視為實(shí)用寫(xiě)作的范疇。綜合性是講公文寫(xiě)作是一項(xiàng)綜合性的腦力勞動(dòng)，往往要調(diào)動(dòng)撰寫(xiě)者、指揮者的多方面能力與知識(shí)，諸如思想水平、政策觀念、工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)知識(shí)、寫(xiě)作修養(yǎng)以及公文語(yǔ)法、修辭、邏輯、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)，否則，很難駕馭得了一篇小小的文書(shū)?！安慌嘛w機(jī)大炮，就怕總結(jié)報(bào)告”，這句俗話深刻道出了我們某些同志撰寫(xiě)公文時(shí)所遇到的難處。

（二）公文寫(xiě)作的基本要求有哪些？

（1）重要的公文由領(lǐng)導(dǎo)人親自撰寫(xiě)或主持撰寫(xiě)，一般日常公文則由秘書(shū)部或業(yè)務(wù)部門(mén)擬稿，通常是“誰(shuí)主管的事，誰(shuí)擬稿”。擬稿總的要求就是毛澤東同志在《工作方法六十條》中指出的：“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性”。具體地說(shuō)有以下幾方面： 在內(nèi)容上，要同制文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍相一致，不可超載本機(jī)關(guān)的職權(quán)；要充分體現(xiàn)黨和國(guó)家的方針、政策和法制要求；符合公務(wù)活動(dòng)的客觀規(guī)律；材料、情況要真實(shí)，觀點(diǎn)要統(tǒng)一，重點(diǎn)內(nèi)容要突出，要合乎保密要求。徐州機(jī)關(guān)事務(wù)局文件，關(guān)于機(jī)關(guān)工作人員簡(jiǎn)化車(chē)輛年審、減免費(fèi)用的通知，無(wú)效；安徽要求公務(wù)員按照級(jí)別購(gòu)買(mǎi)開(kāi)發(fā)區(qū)樓盤(pán)的通知，都是違法的，無(wú)效。

在詞章上，結(jié)構(gòu)要合理，層次要清楚；遣詞用句要準(zhǔn)確，語(yǔ)言要莊重、平實(shí)；論理要合乎邏輯，用語(yǔ)要符合語(yǔ)法。

在形式上，要符合黨和國(guó)家規(guī)定的公文體式（如公文名稱、格式、行文關(guān)系等），不可自造一套；堅(jiān)持一文一事制度；正確地使用漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，使用數(shù)目字、簡(jiǎn)稱用語(yǔ)等要規(guī)范化，不能隨心所欲地另行一套；篇幅要簡(jiǎn)短，內(nèi)容應(yīng)言簡(jiǎn)意賅。

要實(shí)現(xiàn)上述要求，公文起草者首先要努力學(xué)習(xí)政治理論，至少要懂得歷史唯物主義和辯證唯物主義，要懂得政治經(jīng)濟(jì)學(xué)，要掌握一定的有關(guān)科學(xué)社會(huì)主義的知識(shí)，就是要不違法。只有這樣，才能保持清醒的政治頭腦，才能在起草公文時(shí)不出現(xiàn)政治上、原則上的失誤或不周，才能自覺(jué)地把黨和國(guó)家的方針政策融會(huì)貫通到公文中去。其次，要有高度的政治責(zé)任心和認(rèn)真踏實(shí)的工作作風(fēng)。就是要不偏題。起草前，切切實(shí)領(lǐng)會(huì)與把握機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的制文意圖，認(rèn)真研究實(shí)際材料，明確包括制文原委、目的及中心思想在內(nèi)的公文主旨“三要素”，即提煉出主旨來(lái)。之后，謀篇定局，列出提綱，明確先寫(xiě)什么、再寫(xiě)什么，最后寫(xiě)什么，每個(gè)層次的 中心及每個(gè)段落的段旨，還要明確在什么觀點(diǎn)下使用哪些實(shí)際材料。在上述工作的基礎(chǔ)上，再落筆起草，正式撰寫(xiě)文稿。初稿寫(xiě)成后，個(gè)人至少要通閱一兩遍，反復(fù)斟酌修改，要做到一絲不茍。再次，要學(xué)習(xí)掌握本單位的業(yè)務(wù)知識(shí)。就是要不外行。公文的起草者，如果不了解本單位的業(yè)務(wù)知識(shí)，是業(yè)務(wù)的外行，可以說(shuō)很難擔(dān)負(fù)起文稿的起草工作。俗話說(shuō)：“三百六十行，隔行如隔山?！币獢M好文稿，起草者對(duì)本單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)、常用詞語(yǔ)、專(zhuān)用知識(shí)等必須基本熟悉清楚，只有這樣才能寫(xiě)出符合實(shí)際、針對(duì)性強(qiáng)、能有效地推進(jìn)與指導(dǎo)工作的公文來(lái)。最后，要努力掌握一定的邏輯、語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)知識(shí)。就是要不出錯(cuò)。要想使自己起草的文稿準(zhǔn)確順暢、簡(jiǎn)明生動(dòng)，不出現(xiàn)差誤、不周、嚕蘇、冗長(zhǎng)、呆板等問(wèn)題，就要下功夫?qū)W點(diǎn)邏輯學(xué)及語(yǔ)法修辭常識(shí)。掌握邏輯知識(shí)極其重要，它有助于加強(qiáng)思維能力，使起草的公文思路清楚、文筆敏捷，準(zhǔn)確地表達(dá)概念、判斷與進(jìn)行推理。

（三）公文寫(xiě)作的一般步驟是什么？ 公文寫(xiě)作的一般步驟通常包括：

（1）公文寫(xiě)作前的準(zhǔn)備。①明確行文目的和要求。②確立公文主題。③選定公文文種。④占有材料。⑤確定具體表達(dá)方式。

（2）撰擬文稿。①安排好結(jié)構(gòu)，一是確定總體的構(gòu)成；二是確定正文的具體構(gòu)成，解決好各組成部分的編排次序，安排各層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換，處理好開(kāi)頭和結(jié)尾。②擬出寫(xiě)作提綱。最好交領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目。③正式撰擬文稿。（3）審核修改。文稿的審核修正要認(rèn)真嚴(yán)肅反復(fù)進(jìn)行，要按規(guī)定的程序進(jìn)行。

（四）公文寫(xiě)作的前期準(zhǔn)備工作包括哪些方面？

公文寫(xiě)作前的準(zhǔn)備工作應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：（1）明確公文的發(fā)文意圖

任何一份公文的制發(fā)都有它特定的目的，都是為了解決一件事，某一方面的工作問(wèn)題，或?yàn)榱酥笇?dǎo)某些工作或公務(wù)活動(dòng)開(kāi)展，都有它特定的針對(duì)性。為此，明確公文的發(fā)文意圖應(yīng)該包括如下幾個(gè)方面的寫(xiě)作內(nèi)容：

①明確制發(fā)公文的目的。公文制發(fā)的目的性非常明確。如通過(guò)公文發(fā)布行政規(guī)章，用以整頓管理秩序，或陳述申請(qǐng)事項(xiàng)，說(shuō)明理由請(qǐng)求批準(zhǔn)，或要求受文機(jī)關(guān)采取行動(dòng)、措施、貫徹執(zhí)行，或要求受文機(jī)關(guān)了解某些工作情況，認(rèn)識(shí)某些問(wèn)題等。制發(fā)公文的目的是確定公文主旨，收集公文寫(xiě)作材料和選擇文種的重要依據(jù)。因此，在公文寫(xiě)作前，必須首先明確目的。制發(fā)公文的目的一般是由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核心確定，然后向撰稿者授意。撰稿者應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫(xiě)作。

②明確公文的主旨。公文是用來(lái)進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的工具，不是宣傳材料，也不是理論文章，擬定一份公文首先考慮的是有沒(méi)有用處，發(fā)文的目的明確不明確。若是沒(méi)有實(shí)際需要的公文，就不必寫(xiě)，不能發(fā)。應(yīng)該說(shuō)制發(fā)公文所強(qiáng)調(diào)的是行文的目的或者行文的用意，公文主旨就是指公文的全部?jī)?nèi)容所表達(dá)或體現(xiàn)出來(lái)的 行文目的和用意。如果行文的目的和用意不確定，那么公文則是無(wú)法擬定的。公文的主旨可以根據(jù)機(jī)關(guān)的核心領(lǐng)導(dǎo)授意和對(duì)客觀實(shí)際情況全面而深入的探索結(jié)果來(lái)表述。

（2）明確公文寫(xiě)作的主要內(nèi)容

公文寫(xiě)作前，對(duì)哪些方面和范圍的事實(shí)應(yīng)該納入公文寫(xiě)作的視野內(nèi)，哪些意見(jiàn)、要求措施等意圖該寫(xiě)進(jìn)公文，這些在公文寫(xiě)作前必須有大體的“成竹”在胸，并且確定了表達(dá)這些內(nèi)容材料的要點(diǎn)與思路，使所要撰寫(xiě)的公文有一個(gè)明晰的輪廓。

（3）明確公文的閱讀對(duì)象（主送機(jī)關(guān)）

明確了公文的主送機(jī)關(guān)，在公文寫(xiě)作內(nèi)容的選擇方面才能有所依憑和側(cè)重，才能確定哪些內(nèi)容應(yīng)寫(xiě)進(jìn)公文，哪些不適于寫(xiě)進(jìn)公文。例如同一份工作總結(jié)，若是報(bào)送隸屬上級(jí)機(jī)關(guān)，那么公文的內(nèi)容應(yīng)該是多反映過(guò)去那段時(shí)間機(jī)關(guān)的工作情況，工作實(shí)效及從工作中獲得的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)。如果是下發(fā)給所屬下級(jí)機(jī)關(guān)，那么公文的內(nèi)容要在回顧過(guò)去那段時(shí)間的工作情況與工作實(shí)效的同時(shí)，還應(yīng)多寫(xiě)從過(guò)去那段工作中所獲得的規(guī)律與經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)，及其對(duì)過(guò)去那段時(shí)間工作的指導(dǎo)和重要作用。另外，公文的主送機(jī)關(guān)不同，行文的語(yǔ)氣和語(yǔ)言表達(dá)方式也應(yīng)有所區(qū)別，以顯示雙方的工作關(guān)系。

（4）明確公文文種和發(fā)文機(jī)關(guān)的名義

公文文種在公務(wù)活動(dòng)中的工具功能不同，公文的文種不同，所寫(xiě)的公文用途也就不同。例如公文的內(nèi)容是請(qǐng)求隸屬上級(jí)機(jī)關(guān) 批準(zhǔn)某一事項(xiàng)，就該用“請(qǐng)示”，而公文內(nèi)容是請(qǐng)求業(yè)務(wù)主管部門(mén)批準(zhǔn)某一事項(xiàng)，就該用函。如果對(duì)某項(xiàng)工作作出安排，就要考慮工作是屬于重大工作安排，不是一般性的布臵任務(wù)。如是前者，那么該用決定；若是后者，那么該用通知。發(fā)文機(jī)關(guān)的名義是指以部門(mén)的名義發(fā)文，還是以機(jī)關(guān)的名義發(fā)文；單獨(dú)一個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文，還是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文。發(fā)文機(jī)關(guān)的名義不同，公文的內(nèi)容和表述的語(yǔ)氣也應(yīng)有所不同。

（5）收集公文寫(xiě)作材料

材料是公文寫(xiě)作的基礎(chǔ)。在明確公文的行文意圖，制發(fā)公文的目的，選定文種和確定了發(fā)文機(jī)關(guān)的名義之后，就應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集和占有材料。寫(xiě)作公文是要反映公務(wù)活動(dòng)，公務(wù)活動(dòng)是公文撰稿者必須接觸和參與的工作。它是收集積累公文寫(xiě)作材料一條重要途徑。公務(wù)活動(dòng)是十分豐富廣泛的，由此決定了公文寫(xiě)作過(guò)程中材料收集方法的多樣性。其主要的途徑有：聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示；現(xiàn)場(chǎng)觀察詢問(wèn)；處理信訪和接待來(lái)訪；參加各種會(huì)議；承辦查辦工作等等。但通過(guò)直接參與公務(wù)活動(dòng)所獲得公文寫(xiě)作的直接材料還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，公文撰寫(xiě)者還應(yīng)當(dāng)吸取別人的經(jīng)驗(yàn)而獲得間接的公文寫(xiě)作材料。其主要途徑有：一是閱讀公文。重要的文件和專(zhuān)業(yè)文件要認(rèn)真地研讀，對(duì)其他方面的公文也要有所涉獵。對(duì)于一些新的概念、新的提法，只要是文件中常用的就要熟記下來(lái)，以替換陳舊的公文寫(xiě)作語(yǔ)言。二是閱讀報(bào)刊。要閱讀報(bào)刊上有關(guān)時(shí)事政治、政策方面內(nèi)容的文章，對(duì)于文章的重要 內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行摘錄。三是收聽(tīng)廣播、收看電視，上網(wǎng)查閱政治、經(jīng)濟(jì)、時(shí)事等方面的信息。充分利用聲像和數(shù)字傳播媒介拓寬公文寫(xiě)作者的視野，獲取和占有更多的公文寫(xiě)作材料。

公文撰稿者在公文寫(xiě)作的準(zhǔn)備階段應(yīng)當(dāng)做到三點(diǎn)：一是積極參加公務(wù)活動(dòng)，認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，使公文內(nèi)容有真實(shí)的社會(huì)性和公務(wù)性；二是對(duì)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的狀況及面臨的形勢(shì)要有清醒地認(rèn)識(shí)，對(duì)其所作的分析要有科學(xué)性；三是寫(xiě)進(jìn)公文內(nèi)容中的要求、意見(jiàn)、對(duì)策要?jiǎng)?wù)實(shí)。一名公文撰稿者在公文寫(xiě)作準(zhǔn)備階段要能真正為下一階段的公文寫(xiě)作打好基礎(chǔ)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)訓(xùn)練這樣三種能力：一是感觸能力，即善于開(kāi)動(dòng)五官，捕捉感受的目標(biāo)。這就是正確又敏銳的感覺(jué)、感受，它是認(rèn)識(shí)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和公務(wù)活動(dòng)的第一步；二是分析問(wèn)題的能力，即正確分析社會(huì)經(jīng)濟(jì)和公務(wù)活動(dòng)各個(gè)方面、各個(gè)階段的各種情況。這是進(jìn)行綜合分析的前提；三是綜合能力，就是能將各部分內(nèi)容、本質(zhì)的聯(lián)系歸結(jié)為一個(gè)整體。以上這三種能力都是認(rèn)識(shí)能力的具體表現(xiàn)，在整個(gè)公文寫(xiě)作中起著十分重要的作用。

（五）怎樣修改自己的文稿？

修改公文文稿是起草者對(duì)文稿所做的加工和潤(rùn)飾。修改的范圍主要包括：深化主旨、審查內(nèi)容、調(diào)整結(jié)構(gòu)、語(yǔ)序、句群，修正語(yǔ)句和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，增刪格式項(xiàng)目。公文修改主要從以下七個(gè)方面著手：

（1）看標(biāo)題。（幻燈片）看標(biāo)題的事由概括得否準(zhǔn)確，文種 使用是否正確。在文種方面常見(jiàn)的錯(cuò)誤是相近文種混用，應(yīng)予特別注意。這里我多講一些：

1、一般的格式“某某局關(guān)于動(dòng)賓詞組的***”（國(guó)務(wù)院關(guān)于同意河北省設(shè)立廊坊市的批復(fù)，江陰市人民政府關(guān)于保護(hù)城市綠地的通告，等），這里要說(shuō)一下，關(guān)于對(duì)（將）****進(jìn)行****的通知，是不對(duì)的。例如“公用事業(yè)管理局關(guān)于將熱網(wǎng)工程沿線4處障礙物列入政府拆遷計(jì)劃的報(bào)告”，怎么改？

一、這個(gè)應(yīng)該是請(qǐng)示；

二、將**列入**的說(shuō)法不符合要求，改為“公用事業(yè)管理局關(guān)于增列熱網(wǎng)工程拆遷計(jì)劃的請(qǐng)示”。

2、動(dòng)詞一般為“加強(qiáng)、穩(wěn)定、做好、進(jìn)行、推動(dòng)、開(kāi)展、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、同意、表彰等，動(dòng)詞前可以加“進(jìn)一步、切實(shí)、認(rèn)真”等形容詞。

3、一般不要超過(guò)3行，不要標(biāo)點(diǎn)，一般的通知也不要書(shū)引號(hào)，只有法規(guī)、規(guī)定才可以用書(shū)引號(hào)。

（2）看主旨。公文主旨的要求是正確，深刻、有針對(duì)性。在公文主旨方面常見(jiàn)的問(wèn)題是：看問(wèn)題不切合實(shí)際，或者失之膚淺。（就是所謂的深度不夠）主旨的修改是一件大事，除了本著一文一事的基本原則外，必要時(shí)還應(yīng)與機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、相關(guān)同志共同討論，如果原來(lái)主旨根本不符合要求，要推倒重立新旨。

（3）看材料。材料必須根據(jù)主旨的需求來(lái)選取。修改時(shí)主要看材料是否精當(dāng)、典型、真實(shí)、充分。公文材料需要修改的情況有：要更換材料，即改用那些能說(shuō)明本質(zhì)問(wèn)題的典型材料；刪繁就簡(jiǎn)，即把敘述過(guò)多的不必寫(xiě)的過(guò)程及該概述而用詳述的材料全部刪去；增添材料，即對(duì)事情過(guò)程敘述不完整，該說(shuō)的沒(méi)說(shuō)，事實(shí)不能全面說(shuō)明問(wèn)題的部分，有事實(shí)但無(wú)理論或政策依據(jù)的部分，或有理論但事實(shí)不足的部分，這些情況都要添增。而對(duì)在寫(xiě)作過(guò)程中，沒(méi)有認(rèn)真核實(shí)材料而用的假材料，或?qū)戝e(cuò)的數(shù)字、時(shí)間等內(nèi)容要進(jìn)行全面修改，做到修改能去偽求真。

（4）看結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)是為公文主旨服務(wù)的。結(jié)構(gòu)有問(wèn)題，必須影響主旨的表述。修改時(shí)主要看層次安排是否符合邏輯，是否符合文種的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，過(guò)渡照應(yīng)是否周全、嚴(yán)密。例如：我們有文件提交政府常務(wù)會(huì)議討論，《關(guān)于規(guī)范城鄉(xiāng)供水特許經(jīng)營(yíng)工作的意見(jiàn)》，領(lǐng)導(dǎo)要在會(huì)議上進(jìn)行起草說(shuō)明，從結(jié)構(gòu)上，第一層我們什么時(shí)間進(jìn)行特許經(jīng)營(yíng)的？第二層，特許經(jīng)營(yíng)簽約后，完成了多少家供水企業(yè)的資產(chǎn)整合？第三層，公用事業(yè)局成立以來(lái)，完成了哪些？第四層，目前還有什么困難，所以要出臺(tái)這個(gè)意見(jiàn)。

（5）看語(yǔ)言。（幻燈片）主要是修改不準(zhǔn)確的詞句，同時(shí)刪去多余的詞句。公文的語(yǔ)言提倡準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、莊重、樸實(shí)、得體；公文的語(yǔ)言反對(duì)假話、空話、套話、廢話。（幻燈片）所謂“一字入公文，九牛拔不出?！笨匆黄糯慕?jīng)典公文，一個(gè)寡婦的請(qǐng)示“豆蔻年華，失偶孀寡，翁尚壯，叔已大，正瓜田李下，試問(wèn)：當(dāng)嫁不當(dāng)嫁？”，縣令批復(fù)一個(gè)字“嫁”。

（6）看標(biāo)點(diǎn)。正確使用標(biāo)點(diǎn)能把意思、語(yǔ)氣表達(dá)清楚。這雖然是小方面的問(wèn)題，但從這些方面能看出一個(gè)人的素養(yǎng)。

（7）看公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目。公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目是組成一篇規(guī)范性公文的文面格式要求，它體現(xiàn)了公文的嚴(yán)肅性、莊重性。每篇 公文所需的數(shù)據(jù)項(xiàng)目缺少或多余，都會(huì)損害公文的執(zhí)行效用。修改時(shí)主要看公文的基本數(shù)據(jù)項(xiàng)目是具備，還是看根據(jù)該篇公文的特殊需要，應(yīng)選取的其他數(shù)據(jù)選擇了沒(méi)有，是否選對(duì)。

文章不厭百回改。寫(xiě)文章根本不能落筆便成，通過(guò)修改則“瑕可以瑜，瓦礫可以為珠玉”。公文是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)發(fā)布和傳達(dá)方針、政策，依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的工具，為了保證公文的質(zhì)量、發(fā)揮公文的工具性功能，在公文寫(xiě)作過(guò)程中一定要重視公文的修改。公文修改后還要印制，然后提交主管領(lǐng)導(dǎo)人和辦公室核稿，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)同意就轉(zhuǎn)化為定稿。至此，一篇公文寫(xiě)作就此結(jié)束。

（幻燈片）這里還要提一下辦公室審核“三關(guān)”：

1、核稿。部門(mén)完成初稿后，應(yīng)交辦公室核稿，主要看文種是否正確、標(biāo)題、主旨、內(nèi)容是否符合要求。

2、復(fù)核。部門(mén)修改定稿后，在發(fā)文稿紙上，依次簽署擬稿人、核稿人、會(huì)簽人、簽發(fā)人姓名和日期，辦公室復(fù)核簽名和日期后，配文號(hào)。

3、核發(fā)。文件印刷后，辦公室最后一次審核，主要審錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)、格式，無(wú)誤后，蓋章發(fā)出。

三、公文的格式

（一）關(guān)于字體（一般情況）標(biāo)題：華文中宋二號(hào)； 署名、日期：楷體三號(hào)；

一、黑體三號(hào)；

（一）楷體三號(hào)；

1、仿宋三號(hào)；（1）仿宋三號(hào)

（二）關(guān)于格式（見(jiàn)格式文檔）

今天就講這么多，大家對(duì)以上內(nèi)容有什么意見(jiàn)，隨時(shí)和我交流；公文處理上有什么困難，隨時(shí)找我們黨政辦；排版上有什么問(wèn)題，可以發(fā)給我或者王林，也可以直接請(qǐng)文印中心幫忙。寫(xiě)作能力的提高，不是通過(guò)幾次培訓(xùn)就能一蹴而就的，需要日積月累，更需要用心去鉆研。大家都看過(guò)《笑傲江湖》和《射雕英雄傳》，為什么只有岳不群能練成《葵花寶典》，為什么只有郭靖才能領(lǐng)悟《九陰真經(jīng)》的精華？如果說(shuō)，公文寫(xiě)作理論是武功秘籍的話，我們只有拿出岳不群“揮刀自宮”的決心和郭靖“埋頭苦練”的恒心，才能在公文寫(xiě)作上有所提高。謝謝大家！