第一篇：公司公文一般格式

公司公文一般格式

參閱幾份有關(guān)公司公文格式的資料，其所擬的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長處，初擬本公司公文格式，以便本公司今后在制作文件時有一個統(tǒng)一的格式。

一、公文用紙及版面規(guī)格

采用A4紙。頁邊距離：上3.7cm, 下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm, 每頁22行，每行28字。

二、秘密等級和保密期限（或緊急程度）

用3號宋黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

三、文頭字體（離版頭宋體三號空兩行）

大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅色，文件紙已印刷）

四、發(fā)文字號，發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號三部分組成。

代字：發(fā)文機關(guān)名稱極度簡縮；

年份（年度），用阿拉伯數(shù)字寫全，外加六角括號“﹝ ﹞” 序號，不加“第”字，也不加“0”。用3號仿宋體，居中，離文件頭宋體字兩行。

五、簽發(fā)人

“簽發(fā)人”3字后標全角冒號，用3號仿宋體，簽發(fā)人姓名用3號楷體居右空1字標識，與發(fā)文字號在同一行（這時發(fā)文字號應移到左邊）。

六、公文標題

用小二號黑宋體。離發(fā)文字號下空2行，居中排布。

七、主送機關(guān)

在標題下空1行，用3號仿宋體，左側(cè)頂格標識，后標全角冒號。

八、正文

在主送機關(guān)之下左空2字，用3號仿宋體標識，回行頂格。

九、附件

用3號仿宋體字，離正文空一行；左空2字標識，“附件”后標全角冒號；若有序號，用3號阿拉伯數(shù)字標識，序號與附件名稱之間用圓點隔開；附件名稱后不加標點符號。

十、成文時間和印章

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。成文時間離附件空3行，右空4字，為仿宋3號字，成文時間用漢字，“零”應寫為“〇”； 加蓋印章應“上不壓正文，下壓日期”，即上弧距正文2mm～4mm，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

若要署發(fā)文機關(guān)名稱的，則離附件空2行，在成文日期之上。若名稱比成文日期短，則居日期中間；若比日期長，則首字比成文日期左移2字。

十一、附注

公文如有附注，在成文時間下空一行，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識

十二、主題詞

“主題詞”用3號黑宋體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號宋體字；詞目之間空1字，不加標點符號。（主題詞編寫有規(guī)定，另編）

十三、抄送機關(guān)

如有抄送機關(guān)，一般用3號仿宋體字。在主題詞之下，居左空1字；“抄送”二字后加全角冒號，抄送機關(guān)較多，回行時與上一行的抄送機關(guān)對齊，抄送機關(guān)間要用逗號隔開，最后一個抄送機關(guān)后標句號，可以防止私加抄送機關(guān)或變造公文。

既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。編排方法同抄送機關(guān)。

十四、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期標注在抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機關(guān)如果字數(shù)太多，可以自行簡化。印發(fā)日期要用阿拉伯數(shù)碼標識。

十五、版記

版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行

版記中各要素之下均加一條分隔線，分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

十六、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

第二篇：2015最新公司紅頭文件公文

湖北xx建設工程有限公司文

件

xx〔2015〕1號

關(guān)于任命公司主要管理人員的通知

各部門：

為了適應公司發(fā)展需求，經(jīng)公司研究決定，作如下人事任免：任命xxx同志為公司總經(jīng)理，全面負責公司工作；xxx同志為總工程師,負責工程部工作；xxx同志為安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組辦公室主任，分管安全工作；xxx同志負責財務部工作；xxx同志為公司辦公室主任。

特此通知。

湖北xx建設工程有限公司

2015年3月2日

第三篇：公司公文管理辦法

公文管理辦法

第一節(jié) 總 則

第一條 為提高公司的公文質(zhì)量和辦結(jié)效率，實現(xiàn)公文管理工作的規(guī)范化、制度化及標準化，綜合管理辦公室結(jié)合公司實際，特制定《公文管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

第二條 本《辦法》適用于000有限公司（以下簡稱公司）及下屬各分子公司（以下簡稱各公司）。

第三條 公文是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹公司精神與政策，發(fā)布規(guī)章制度，實行管理措施，請示、答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況及交流經(jīng)驗的重要工具。使用OA 等辦公軟件行文的，審批流程及辦文要求等均遵循本《辦法》規(guī)定。

第四條 公文管理包括公文的擬發(fā)、收文、辦理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條 公文必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第六條 各級辦公室（以下簡稱辦公室）是公司公文處理的管理機構(gòu)。公司綜合管理辦公室負責指導各部門、各公司的公文管理工作。第七條 公文中公司對外、內(nèi)的簡稱均按以下規(guī)范執(zhí)行。

第八條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家的保密法規(guī)及公司的有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密安全和公司利益不受損害。

第二節(jié) 公文種類

第九條 公司的公文種類主要有：命令（令）；提案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要，簡報；意見等。

一、命令（令）：適用于頒布重要規(guī)章、制度和管理辦法；采取重大強制性行政措施；任免、獎懲有關(guān)人員；撤銷各部門及各公司不適當?shù)臎Q定。

二、提案：又稱議案，是有提案權(quán)的組織或個人提交會議討論的方案、建議。適用于各級部門按照程序向同級辦公會、專項委員會、專題會或者各公司向上一級辦公會、專題會提請審議事項；適用于有提案權(quán)的人員按程序向同級董事會提請審議事項。

三、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排；任免有關(guān)人員；獎懲有關(guān)單位及人員；變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

四、指示：適用于對公司各部門、各公司布臵工作，闡明經(jīng)營管理活動的指導原則和要求的下行文。

五、公告：適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項。

六、通告：適用于在公司所轄范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項，通告主要用于有關(guān)單位開展業(yè)務工作需要。

七、通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)政府機關(guān)及公司股東大會、董事會的公文，批轉(zhuǎn)各部門、各公司的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求各部門、各公司辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。

八、通報：適用于公司內(nèi)部表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或交流重要情況。

九、報告：適用于向上級組織機構(gòu)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級組織機構(gòu)的詢問。

十、請示：適用于向上級組織機構(gòu)就有關(guān)事項請求指示、批準。

十一、批復：適用于答復下級單位或人員的請示事項。

十二、函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題。

十三、會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

十四、簡報：適用于上下級、平級之間互通情況、反映問題、交流經(jīng)驗、傳遞信息。

十五、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

第十條 發(fā)文機關(guān)根據(jù)工作實際確定公文文種，不確定的可向辦公室咨詢。

第三節(jié) 組成及格式

第十一條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位及人員、正文、附注、附件、發(fā)文機關(guān)署名和日期、印章、抄送單位及人員等部分組成（參見附件一“公文模板”）。此處主要以紅頭文件為闡述對象，其他種類公文參照紅頭文件。

一、版頭:由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，并用套紅大字居中，印在公文首頁上中部，字體為楷體55 號，行間距為60 磅；聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前，字體為楷體40 號，“文件”二字字體為50 號。可根據(jù)單位名稱字數(shù)適當調(diào)整字體寬度和字間距。

二、秘密等級：公文須設秘密等級。秘密等級分為“機密”、“秘密”、“普通”，秘密等級標注在文件版頭右上方頂格位臵。文件秘密等級，由發(fā)文單位根據(jù)文件內(nèi)容確定。OA 行文，秘密等級須在系統(tǒng)送文單中標明。

（一）機密：指所涉內(nèi)容只能由收文者本人知曉的公文。

（二）秘密：指所涉內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的公文。

（三）普通：指所涉內(nèi)容可在公司內(nèi)傳達的公文，但不可擅自對公司以外公布。

三、緊急程度：對公文送達和辦理的時間要求。緊急文件應當分別標明“特急”、“加急”。特急公文，是指事關(guān)重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉(zhuǎn)和辦理的公文。

加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉(zhuǎn)和辦理的公文。常規(guī)公文，是指可以按正常速度形成、運轉(zhuǎn)和辦理的公文。但常規(guī)公文也要及時辦結(jié)。

緊急程度標注在版頭右側(cè)秘密等級垂直下方位臵。收文部門收到特急文件后，須立即轉(zhuǎn)呈收文人，不可延誤。非特急、加急文件，此處標示可省略，收文部門按正常要求時限傳遞。OA 行文，緊急程度須在系統(tǒng)送文單中標明。

四、發(fā)文字號：包括單位代字、部門代字、年份、序號，標注于版頭下方居中或者左下方；聯(lián)合行文只需標明主辦單位發(fā)文字號。發(fā)文字號排序原則上所屬單位簡稱位于年份前，部門代字、文種依次位于年份后。部門代字原則上以第一個字作為簡稱，會議紀要以“會”字作為簡稱。

五、簽發(fā)人：公司（或部門）下發(fā)帶有版頭的正式公文應當在發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標注簽發(fā)人姓名。

六、公文標題：由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成；應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容；標題中除制度、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號；一律用“二號”、“黑體”、“加粗”，間距為“自動、固定值36 磅”。

構(gòu)成標題的三個方面，視情形可省去發(fā)文機關(guān)名稱。公告或某些內(nèi)容十分簡單的公文，視情形可省去事由。

七、主送單位：主要受理公文的機關(guān)。主送單位名稱應當用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文上方，頂格排?。灰宦捎谩八奶枴?、“仿宋_GB2312”、“加粗”，間距為“0 行、固定值25 磅”。

特別注意請示或報告類文件，須寫明“主送單位及人員”，如關(guān)于繳納稅款的請示，直接寫“財務管理部”，嚴禁出現(xiàn)“公司領(lǐng)導”字樣。

八、正文：即公文的主體。用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或者主送機關(guān)下方；應簡明扼要，敘述明了；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”間距為“0 行、固定值25 磅（可根據(jù)頁面結(jié)構(gòu)、空間適當調(diào)整）”。正文中其他規(guī)定為：

（一）時間形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”寫為“〇”。

（二）引用公文應先引標題，后注明文件字號；或引用文件字號，省略標題亦可。

（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，依次類推。

（四）使用計量單位的應當使用國家法定計量單位。

（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱；使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（六）公文中的數(shù)字，除印發(fā)日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

（七）關(guān)于人員的任命、免職文件按以下規(guī)定，“任命”和“免去”為黑體四號、頂格書寫；任命和免去的內(nèi)容另起一行空兩格書寫，格式與正文一致。

九、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項），應當加括號標注；標注內(nèi)容用“小四號”、“宋體”。當正文中出現(xiàn)引用制度、規(guī)章名稱時，出現(xiàn)“（試行）”字樣均采用“小四”“宋體”。

十、附件：公文如有附件,應當在正文之后、落款之前注明附件名稱和順序。

附件是正文的補充說明部分，要與正文一起裝訂或發(fā)送；正文、附件頁碼分開設臵。電子版文件或涉及公司保密信息不宜隨文件下發(fā)作為附件的，須標注說明；制度辦法等作為附件的，以“第×節(jié)”居中來區(qū)分章節(jié)，以“第×條”作為開端章節(jié)里的內(nèi)容；圖表數(shù)字作為附件的，以方便閱覽、節(jié)約紙張作為制作原則；以固有文件圖片作為附件的，視使用用途和需要，或直接作為附件或縮印、擴印、掃描作為附件；其他作為附件的，行文格式須與正文格式相同。附件中帶有公司標識的，應參照公司VI 識別系統(tǒng)執(zhí)行。

十一、發(fā)文機關(guān)署名：應該使用全稱位于正文的右下方，單位名稱處加蓋單位印章，如為個人則須其本人簽字；聯(lián)合行文主發(fā)單位在前、聯(lián)合部門在后，并依次加蓋印章。原則上單位名稱在落款的第一行，部門名稱在第二行，發(fā)文日期在第三行；行間距均為固定值15磅，第二行與第三行之間須另隔一空行。若無第三行，則第一行與第二行間隔一空行。

十二、成文日期：一般為會議通過或領(lǐng)導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，為最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期；印發(fā)文件時署印發(fā)日期。

十三、印章：須蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末頁無空檔，可加上一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方頂格標明“（此頁無正文）”，字體同正文。

十四、“呈、抄送、發(fā)”單位及人員：指除主送機關(guān)以外其他需要告知公文內(nèi)容的上級、平級、下級及無隸屬關(guān)系的單位，一般形式有：呈、抄送、發(fā)。

（一）呈：公司級文件須呈報董事長；部門級文件須呈董事長、總經(jīng)理，其他主管領(lǐng)導可根據(jù)行文內(nèi)容、目的自行選擇呈送。

（二）抄送：指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的平級。公司級文件抄送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等；部門文件可抄送同級別 的相關(guān)部門。

（三）發(fā)：指公文的發(fā)送對象。公司級文件發(fā)各部門、各公司等，部門級文件發(fā)各公司或各公司的相關(guān)部門等。

（四）呈、抄送領(lǐng)導的書寫順序按“級別高排列在前，級別相同先任命排列在前”的原則確定，同時任命的職務相等的領(lǐng)導，按年齡長幼排序；部門順序按照部門成立的先后或慣例排序。部門級文件應抄送綜合管理辦公室存檔備案。

第十二條 公文用紙為國際標準A4 型(長297 毫米、寬210 毫米)；靠左雙釘側(cè)裝；張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。

第四節(jié) 行文規(guī)則

第十三條 行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十四條 公司各部門無權(quán)對政府機關(guān)直接行文，該類行文均應以公司的名義，按公司規(guī)定流程審批后印發(fā)。

第十五條 公司內(nèi)行文關(guān)系，應根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，職權(quán)范圍外內(nèi)容要有上級批準性文件或準予的依據(jù)。

一、公司可以對各部門、各公司行文。

二、各部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向各公司、有關(guān)業(yè)務部門行文。各部門向各公司有關(guān)業(yè)務部門的行文，應當同時發(fā)業(yè)務部門所在公司。

三、各單位及人員一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級單位或領(lǐng)導。

四、公司各部門可以聯(lián)合行文。

五、公司各單位之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有權(quán)責令糾正或撤銷。

第十六條 “請示”應當一事一文，一般只寫一個主送領(lǐng)導或單位，如需同時送其他領(lǐng)導或單位，應用抄送形式。

第五節(jié) 發(fā)文管理

第十七條 發(fā)文管理權(quán)責劃分：

公司級文件：根據(jù)公司有關(guān)批復或出具的指導性意見，向各部門、各公司傳達貫徹公司精神與政策，執(zhí)行執(zhí)委會等專門委員會及其他公司級會議審議通過的制度及決議、實施管理措施、指導、布臵和商洽工作等，將由相關(guān)業(yè)務部門擬稿，通過《文件制訂、修訂評審表》（參見附件二）經(jīng)主管領(lǐng)導審核，進行逐級簽批。副總經(jīng)理或相關(guān)被授權(quán)人員有權(quán)在其業(yè)務范圍內(nèi)簽批公文。文件下發(fā)引發(fā)的責任由最終簽批人 承擔。

部門級文件：用于部門間工作溝通、聯(lián)系業(yè)務及向下級單位下達工作指令等，所發(fā)文件內(nèi)容須與公司的有關(guān)要求及方向保持一致，并由最終簽批人承擔相關(guān)責任。

第十八條 發(fā)文管理指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、繕?。ɑ蚓幪?、套紅、清稿）、用?。ㄓ谜拢?、發(fā)送等程序。

一、擬稿：非公司各部門業(yè)務范圍的綜合性重要文件，由辦公室負責擬稿；凡內(nèi)容屬各部門業(yè)務范圍內(nèi)的文件，由各部門負責擬稿；兩個及以上單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責擬稿。

（一）文稿必須符合國家和地方政府的法律、法規(guī)、方針和政策；符合公司的章程及有關(guān)規(guī)定。

（二）文稿必須情況確實，觀點明確，表達準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，字詞規(guī)范，標點正確。

（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

二、核稿：以公司名義發(fā)文，由公文發(fā)起部門的負責人及主管領(lǐng)導核稿；以部門名義發(fā)文，由部門負責人核稿；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責人核稿。核稿的重點是：內(nèi)容是否符合有關(guān)政策、規(guī)定，與其它有關(guān)公文有無重復或矛盾；涉及其他單位的問題是否協(xié)商一致；文種使用是否妥當；文字表達是否準確，格式是否規(guī)范；是否符合行文規(guī)則和擬稿的其它要求。

三、會簽：聯(lián)合行文情況，由聯(lián)合行文的部門負責人會簽后，再報送有關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)。

四、簽發(fā)：以公司名義行文，由董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理或相關(guān)被授權(quán)人員簽發(fā)；以董事長、總經(jīng)理名義行文，由其本人簽發(fā)；以公司各部門名義行文，由公司主管領(lǐng)導簽發(fā)（無主管領(lǐng)導的由部門負責人簽發(fā)）；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位的主管領(lǐng)導簽發(fā)（主辦單位無主管領(lǐng)導的由另一聯(lián)合行文單位主管領(lǐng)導簽發(fā)，均無主管領(lǐng)導的由主辦單位負責人簽發(fā)）。

（一）經(jīng)董事長書面授權(quán)同意，專業(yè)事項文件可由被授權(quán)人簽發(fā)。

（二）文稿經(jīng)簽發(fā)后即成定稿，原則上內(nèi)容不得再做修改。若確需修改，需征得簽發(fā)人同意。

（三）書面簽批公文，應使用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。

五、繕?。阂怨久x行文，由辦公室負責打??；以各部門名義行文，由各部門負責打?。幌嚓P(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責打印。

六、用章：以公司名義行文，由辦公室負責蓋章；以董事長、總經(jīng)理名義行文，由其本人或印章授權(quán)保管部門用章；以公司各部門名義行文，由各部門加蓋本部門印章；聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文單位均須加蓋印章，印章順序應與行文主辦單位順序相吻合，主辦單位順序由左向右依次排列。

七、發(fā)送：以公司名義書面行文，由辦公室負責發(fā)送；OA 系統(tǒng)行文，由發(fā)起部門負責發(fā)送；以各部門名義行文，由各部門負責發(fā)送；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責發(fā)送。

（一）公文發(fā)送必須使用《發(fā)文登記表》（附件三）記錄領(lǐng)取人姓名、份數(shù)及時間。

（二）書面文件裝訂時，按順序雙面打印，在文件左側(cè)、距文件頂和底三分之一處各裝訂訂書釘一枚，并確保不影響閱讀。

第十九條 發(fā)文辦理時限：一般文件根據(jù)工作需要、時效性完成擬稿、核稿；時效性較強的公文（如會議紀要）須在8 工作小時內(nèi)完成擬稿、核稿。文件簽發(fā)后應在1 小時內(nèi)完成繕印、用印，1 小時內(nèi)發(fā)送。第二十條 為使發(fā)文有備可查、完善存檔工作，所有以部門名義下發(fā)的正式公文須由簽發(fā)部門保存一份紙質(zhì)文件存檔，公司級文件及OA 辦公系統(tǒng)存檔由辦公室檔案管理員負責。

第二十一條 公司OA 辦公系統(tǒng)發(fā)文，以本《辦法》為執(zhí)行標準；發(fā)文流程按行文級別選擇使用。

第六節(jié) 收文管理

第二十二條 收文管理指收到公文后的辦理過程，包括審核、簽收、登記、處理、催辦、歸檔等程序。

一、審核：是指對文件格式、錯別字等初審（僅限于內(nèi)部文件），不符合要求的予以回退、記錄處理。一般由公司或各部門公文收發(fā)員負責。

二、簽收登記：簽收是指收到文件后在發(fā)文單位的《發(fā)文登記表》上簽字確認，登記是指將收到文件的時間、發(fā)送人等信息在《收文登記表》（附件四）記錄；一般由公司或各部門公文收發(fā)員負責。

（一）按類別建立收文登記表，隨時發(fā)生隨時登記，每一年完成一次歸檔。

（二）類別可分為內(nèi)部文件、外來文件，并根據(jù)各部門、各公司實際情況逐級細分。

三、處理：是指對來文的事項進行傳閱（轉(zhuǎn)發(fā)）、請示、處理、落實等。報送至公司的文件（包括外部文件）由辦公室填寫《文件處理單》（附件五）逐級審批處理；報送至各部門的文件由相關(guān)部門填寫《文件處理單》逐級審批處理。

（一）對因內(nèi)容表述不明確、資料不齊備或不具備批示條件的文件，收文部門在說明理由和依據(jù)后有權(quán)拒收、退回。

（二）所收公文均須及時送單位或部門負責人閱示。如遇緊急事件，單位或部門負責人出差無法閱辦時，辦公室應電話請示，并根據(jù)其批示轉(zhuǎn)交具體責任人承辦。

（三）遇承辦人出差或其他情況，在沒有授權(quán)的情況下，所屬承辦單位行政部門應在以上規(guī)定時間內(nèi)電話說明情況，根據(jù)承辦人口頭指示予以轉(zhuǎn)達，但事后須提請承辦人追加簽字確認。如有授權(quán)，則由被授權(quán)人履行職責。

四、催辦：送領(lǐng)導批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負責催辦，承辦人或閱件人應在限定時間內(nèi)辦理完畢并反饋辦公室，以備案查閱。當辦理事項工作進度與時間不匹配或已到期未完成的，應轉(zhuǎn)入專項督查催辦程序。

五、歸檔：是指事項辦理完畢或文件傳閱完畢，文件分門別類按立卷入柜、入庫保管或制作媒體（如光盤、磁盤等）檔案入柜保管。

（一）OA系統(tǒng)行文，除執(zhí)行本《辦法》第二十條相關(guān)規(guī)定外，其他歸檔資料可不必保存紙質(zhì)文件，但須在OA系統(tǒng)上建立文檔目錄并有序歸檔，或以半年期為間隔，另行制作光盤或其他介質(zhì)媒體文檔；但公司級、部門級紅頭文件須由公司檔案管理員、部門檔案員分別歸檔紙質(zhì)文件。

（二）歸檔文件資料包括目錄（收文登記表）、公文、發(fā)文登記表、文件處理單等文檔。

（三）目錄臵于存檔資料之前，公文按類別、時間順序排列。

（四）每年1 月底前完成上一公文資料的整理、存檔工作。第二十三條 公司有明確規(guī)定辦結(jié)時限要求的公文，按照有關(guān)規(guī)定辦理；無具體辦結(jié)時限及主送機關(guān)的，由辦公室按以下規(guī)定辦理： 一、一般公文，辦公室應在簽收時刻起4 個工作小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后2 日內(nèi)做出批復（對下級的書面請示等批注意見、答復）。

二、加急公文，辦公室應在簽收時刻起2 小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后一日內(nèi)做出批復或反饋。

三、特急公文，辦公室應在簽收后立刻轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后即時做出批復或反饋。

四、領(lǐng)導批復后，加急公文和特急公文需即刻反饋來文單位，一般公文應在批復后當日予以反饋。

五、對因報送內(nèi)容不詳或不符合報審要求的請示類文件，造成公司領(lǐng)導或主辦部門無法決策、批復的，審批部門有權(quán)不予批復，但須在收文一日內(nèi)與報送單位進行溝通，要求其對文件內(nèi)容進行補充、完善，文件處理流程同時終止；被要求重新上報或補充完善的文件，視同文件流程重新發(fā)起，由此造成的工作延誤等相關(guān)責任由文件呈報單位承擔。

第二十四條 考慮到公司實際情況，公司范圍內(nèi)的往來行文包括但不僅限于該公文種類，對于公司專有文本如各種審批單、簽閱表等涉及簽批的文件，亦受有關(guān)轉(zhuǎn)呈和辦結(jié)時限的限制。

第七節(jié) 其他規(guī)定

第二十五條 公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。對被撤消和被廢止的公文，發(fā)文單位應負責于一周內(nèi)予以回收、銷毀。OA 辦公系統(tǒng)文件的撤消和廢止受系統(tǒng)軟件限制，一經(jīng)撤回即視為文件撤消，并通過“協(xié)同”對已簽收的單位、部門進行說明。

第二十六條 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理；部門撤銷時，全部公文應交于辦公室管理。工作人員調(diào)離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文移交、退還被調(diào)離部門。

第二十七條 因工作需要接觸到“絕密”、“機密”級公文的人員，須嚴格履行保密責任和義務。

第二十八條 機密公文只能打印一份，發(fā)送“機密”級的公文，必須由起草人送有閱文資格的人員即時簽收閱覽、即時收回。秘密公文按審閱人數(shù)打印，發(fā)送“秘密”級的公文，原則上由收文者本人簽收，本人不在時，可由其指定的專人代收，但必須由有閱文資格的人或其指定人員妥善保管。OA 行文，絕密、機密類文件需在《文件制定、修訂評審表》中標注，并由公文收發(fā)員單線發(fā)送。

第二十九條 任何人都不得復印、摘抄“絕密”、“機密”級公文。第三十條 各部門保存的沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過主管領(lǐng)導和辦公室批準，以一年為期定期銷毀。銷毀公文應進行登記。

第八節(jié) 罰 則

第三十一條 各級辦公室負責本《辦法》的培訓及公文的管理工作，未有效履行職責的，可由所在公司或上級辦公室給予警告、通報、處罰。第三十二條 培訓后各部門仍未嚴格執(zhí)行本《辦法》的，視情節(jié)嚴重由辦公室提請公司給予警告、通報、處罰。

第三十三條 發(fā)文部門所發(fā)文件未到辦公室備案、也未及時提交歸檔的，由發(fā)文部門承擔責任。

第三十四條 公文執(zhí)行情況作為各部門、各公司的執(zhí)行力檢查、業(yè)績責任書考核事項之一，由辦公室評價統(tǒng)計執(zhí)行情況。

第三十五條 辦公室沒有按規(guī)定時限轉(zhuǎn)呈而延誤批復時限的，或者因公文批復后辦公室沒有按規(guī)定時限下發(fā)的，公司將對責任人和辦公室負責人進行處理；除有其他辦結(jié)時限規(guī)定的公文或者不具備批復條件的公文外，對因批辦者原因?qū)е聸]有按規(guī)定時限進行批復，被請示事項將被默認為自動生效，由此所導致的一切后果由批辦者負責。第三十六條 對因報送內(nèi)容不詳或不符合報審要求的請示類文件，審批部門不予批復造成文件流程終止的，由文件上報部門承擔相關(guān)責任。但審批部門未能在收文一日內(nèi)要求對方補充、完善文件內(nèi)容，導致文件修改滯后的，相關(guān)責任由審批部門承擔。

第三十七條 針對公司下達的指令性文件或限期完成的工作任務，對因執(zhí)行單位工作效率低下、前期工作開展滯后、上報請示不及時等原因造成工作延誤、錯過最佳辦理時機的，公司將根據(jù)實際情況追究相關(guān)人員的責任。

第三十八條 本《辦法》中“公文模板”以電子版形式發(fā)放。

第九節(jié) 附 則

第三十九條 各公司在不違背本《辦法》的前提下，可根據(jù)本《辦法》和有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況制定相關(guān)實施細則，但須向綜合管理辦公室備案。

第四十條 本《辦法》自發(fā)布之日起生效，最終解釋權(quán)歸綜合管理辦公室。__

第四篇：公司公文管理制度

XXX股份有限公司文件

穗XX發(fā)【2009】第12號

關(guān)于印發(fā)《公文管理規(guī)定》的通知

公司各部門：

為加強對本公司公文管理，做到規(guī)范、準確、及時有效地運用公文，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)定。

一、公文的常見種類

（一）規(guī)定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規(guī)范。

（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤

銷下級部門不適當?shù)臎Q定事項。

（三）決議：適用于經(jīng)過會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項。

（四）通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。

（五）通知：適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求

各部門辦理、周知或執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。

（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（七）報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。

（八）請示：適用于向上級機關(guān)請示或批準的事項。

（九）批復：適用于答復下級單位請示的事項。

（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。

（十一）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關(guān)主管部門請

求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

二、公文的收發(fā)和承轉(zhuǎn)

（一）公司公文分兩類，一類是外來公文（即來自公司之外的各種文件、傳真、信、函），另一類是公司各部門擬寫的內(nèi)部公文。

（二）外來公文由前臺統(tǒng)一收取，填寫“收文登記表”，并在右上角表上流水號。寫明收件人姓名的，由前臺直接交收件人簽收，其余公文交辦公室處理。

（三）各部門擬寫的需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)、批辦的公文，先交辦公室，辦公室根據(jù)公文內(nèi)容填寫“文件呈批處理表”并標上流水號登記號，交總經(jīng)理批辦。如有緊急公文送到，應立即交送有關(guān)部門，不得有任何擱置。

三、公文的擬辦和傳閱

公司內(nèi)外公文，由其收文的各部門擬辦，并根據(jù)公文內(nèi)容送：

（1）辦公室呈總經(jīng)理批辦；

（2）有關(guān)部門承辦；

（3）有關(guān)部門傳閱。

四、公文的批辦和承辦

總經(jīng)理批辦的文件，由辦公室根據(jù)批辦的內(nèi)容：

（1）歸總經(jīng)理個人檔；

（2）送有關(guān)部門承辦；

（3）送有關(guān)部門傳閱。

五、公文的催辦和反饋

（一）公文的催辦由送傳單位向受文單位催辦，一般不越級。由辦公室送轉(zhuǎn)總經(jīng)理的批辦件，由辦公室催辦；送轉(zhuǎn)公司辦公室的批文件，由辦公室催辦。

（二）意見的反饋按逐級回轉(zhuǎn)的原則辦理。承辦單位逐級把意見反饋到批（送）辦單位（公司辦公室或有關(guān)部門）。特殊情況下，可直接反饋到總經(jīng)理本人。

六、公文的辦復、清繳和歸檔

（一）公文的辦復是指辦公室處理完批辦、轉(zhuǎn)辦或傳閱的公文后，將承辦結(jié)果及時報告有關(guān)領(lǐng)導。

（二）總經(jīng)理處理的公文，由辦公室辦復后清繳登記，并送檔歸檔。如總經(jīng)理需自行留檔，由辦公室填留檔表備案。

（三）其他由辦公室或職能部門承辦的公文，處理完后應及時交回辦公室統(tǒng)一整理、歸檔。有原稿的應將原稿連同文件歸檔。

七、文稿的起草、審核和簽發(fā)

（一）下發(fā)文件必須經(jīng)過起草、審核和簽發(fā)的程序。

（二）凡以公司“穗XX發(fā)”下發(fā)的各類文件，綜合性的由辦公室擬稿，專題性的由各職能部門負責起草。

（三）以公司名義下發(fā)的公文，必須填寫“XXX股份有限公司發(fā)文稿紙”，由公司領(lǐng)導簽發(fā)后交辦公室統(tǒng)一下發(fā)。

（四）各部門下發(fā)有關(guān)工作意見、規(guī)定、決定、通報等文件和信函證明、說明等外部往來公函，均采用公司文件紙，一般的通知則不采用。

（五）各部門下發(fā)的文件須遵循本規(guī)定第八點規(guī)定，均需填寫發(fā)文稿紙，由各部門主要負責人審核，經(jīng)公司主管領(lǐng)導簽發(fā)后由辦公室按規(guī)定格式打印，發(fā)文稿紙連同底稿和正式文件應交辦公室存檔。

八、發(fā)文文號規(guī)定

（一）公司對外行文的文號為：

董事會行文：“穗XX董發(fā)”【200x】第xxx號

“穗XX董函”【200x】第xxx號

公司名行文：“穗XX發(fā)”【200x】第xxx號

“穗XX函”【200x】第xxx號

（二）內(nèi)外公函：

“辦公室”的文號為：“穗XX辦函”；

“財務部”的文號為：“穗XX財函”；

“商務部”的文號為：“穗XX商函”；

“質(zhì)量保證部”的文號為：“穗XX保函”；

“生產(chǎn)部”的文號為：“穗XX生產(chǎn)函”；

（三）各部門文號順序

由本部門自行記錄編發(fā)，校樣稿連同電子文檔均須交辦公室，由辦公室作文、格式校訂，經(jīng)公司主管領(lǐng)導簽發(fā)后，辦公室統(tǒng)一打印，以做到發(fā)文的規(guī)范、統(tǒng)一。

九、公文的保密

（一）公文拆啟和傳送由專人負責，辦公室和各部門指定一人負責此項工作，其他人不得私自拆啟或橫向傳遞。

（二）公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負責人外一般只限于責任人。需傳閱的文件，應按主管領(lǐng)導的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。

（三）注意公文的安全性。公文處理完之后，應即時送轉(zhuǎn)或清繳；未處理完的要放在安全的地方，不得隨處擱置；注明屬“機密”級以上的文件要妥善保管。

（四）各類文件的草稿和需清理的文件，應及時銷毀。

（五）傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達收件人簽收。

（六）收發(fā)者不得閱讀與自己工作無關(guān)的公司公文。

十、本規(guī)定之頒布之日起執(zhí)行。

第五篇：公司公文管理辦法

XXX有限公司

公文管理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范公司各項公文，發(fā)揮公文對公司業(yè)務經(jīng)營的指導作用，提高公文速度和行文質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條本辦法適應于公司各部門。

第三條本規(guī)定所稱公文，指公司及各部門與政府部門、集團公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間來往文書，公司下發(fā)各部門的公司各類文書，公司及各部門間來往文書（包含呈文）；公文管理指自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

公司公文按使用功能劃分為以下種類：

（一）公司文件：指由公司名義送交政府部門、集團公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)和下發(fā)各部門的報告、指示、決定、決議、通報、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和業(yè)務經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；

（二）函：指向政府有關(guān)主管部門、股東單位請示、詢問和答復問題，關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間互相商洽業(yè)務、聯(lián)系工作的文書（包括電報、電子郵件等）；

（三）規(guī)章制度：指由公司名義下發(fā)的各類管理制度、規(guī)定、操作指南（職位說明書、作業(yè)指導書、作業(yè)程序、流程表單）、暫行規(guī)定等；

（四）呈文：指各部門對總經(jīng)理或董事長的請示、報告、詢問問題等的文書；

（五）會議紀要：指由公司名義下發(fā)的各類會議紀要（總經(jīng)理辦公會、月科研生產(chǎn)調(diào)度例會、業(yè)務專題協(xié)調(diào)會）及每周動態(tài)（含周工作計劃）等；

（六）部門文件：指由各部門名義送、發(fā)的行使其部門職能的通知、通報、工作總結(jié)和部門業(yè)務經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等。

第二章職責

第四條公司有關(guān)人員和部門職責

（一）總經(jīng)理或董事長：負責公司文件的審批和簽發(fā)，負責規(guī)章制度的審批和呈文的批復；

（二）各部門部長：負責提請公司名義發(fā)放的各類公文及呈文的審核，負責部門文件的審批和簽發(fā)，負責相關(guān)公司文件、規(guī)章制度的會簽；

（三）綜合管理部部長：負責公司公文管理的制定和檢查，負責公司公文的校對，負

責外來公文的處置，負責檢查各部門文件的公文管理工作；

（四）綜合管理部公文主管：負責公司文件、函的編號，負責公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要和外來公文的收、發(fā)工作,負責公司公文的歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作；

（五）各部門公文主管：負責本部門公司公文的收、發(fā)工作，負責本部門的部門文件歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作。

第三章公文格式

第五條公司公文紙統(tǒng)一采用A4紙，左側(cè)裝訂，頁面設置為上、下、右頁邊距為2厘米，左頁邊距為2.5厘米；

第六條公司文件、函的大標題字體為加粗方正姚體，小一號字；公文字號字體為仿宋體，小四號字；行文標題字體為黑體，小二號字；主送單位為加粗仿宋體，小四號字；正文字體為仿宋體，小四號字；其余公文的大標題為黑體，二號字，行文標題為黑體，小二號字，副標題為黑體，小三號字，正文為仿宋體，小四號字；主題詞為加粗仿宋體，小四號字；頁眉標號、頁腳標碼字體為宋體，五號字；

第七條公司公文的行間距為1.5倍行距，段落間距為0.5行；

第八條公司公文行文格式一般包括：大標題、公文字號、行文標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文單位印章、發(fā)文時間、主題詞、抄送(抄報)單位、印刷份數(shù)、頁眉標號、頁腳注碼等：

（一）公文的行文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除批轉(zhuǎn)性文件外，行文標題一般不加書名號和其他標點符號；

（二）公文中用公文字號和頁眉標號標明公文種類；

（三）公司公文外發(fā)時一般只標明一個主送單位；如果需要送、報另一個或幾個單位時，可以用抄送、抄報的形式標明；

（四）發(fā)文時間以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)的日期為準；

（五）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；

（六）公文如有附件應當在正文之后、發(fā)文單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。

（七）收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合發(fā)文應將主發(fā)單位排列在前；

（八）文字一律從左至右橫寫橫排；

（九）公文按照行政管理原則，只發(fā)到各部門，不直接發(fā)到部門下屬單位；

（十）發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。

第九條公司公文行文時文字應注意以下方面

（一）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短;引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標題和發(fā)文時間；

（二）草擬公文文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新擬稿；

（三）數(shù)字的寫法：正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫；

（四）章節(jié)序數(shù)的寫法：公司公文（規(guī)章制度采用ISO標準除外）一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四為“(1)”；

（五）不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

第四章公文編號

第十條公文編號以公文字號和頁眉標號進行公文分類，標注方法如下：

（一）公文字號只用于公司文件、函的標注，分別標記如下：

公司文件字〔〕000號〔〕內(nèi)為周期，000號為該公文流水號 函函〔〕000號

（二）公司及各部門發(fā)文字簡稱如下：

公司簡稱：司；綜合管理部簡稱：司綜管；計劃財務部簡稱：司計財；生產(chǎn)部簡稱：司生管；市場部簡稱：司市場；審計監(jiān)察室簡稱：司審監(jiān)

（三）頁眉標號用于規(guī)章制度、呈文、會議紀要、部門文件，左側(cè)為公司全稱，右側(cè)為公文種類標號，采用漢字拼音簡稱，分別標記如下：

公文種類頁眉標號說明

規(guī)章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）為公文分類：SY：公司簡稱；ZD：規(guī)章制度簡稱；CW：呈文簡稱；JY：會議紀要簡稱；BW：部門文件簡稱；

（2）為該文主發(fā)部門代碼：ZG：綜合管理部；JC：計劃財務部；ZZ：生產(chǎn)部； SC：市場部；JZ：技術(shù)質(zhì)量部；SJ：審計監(jiān)察室；

（3）為該文發(fā)放流水號；

（4）為。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

會議紀要JY—ZG—005—2009(示例)

部門文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章發(fā)文程序

第十一條公司各部門擬好公文初稿后，擬發(fā)的公司文件、函、規(guī)章制度需要填寫《文件簽發(fā)單》，呈報總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理簽署簽發(fā)意見（需要相關(guān)部門會簽的由相關(guān)部門負責人會簽）后，擬發(fā)稿部門將發(fā)文原稿、發(fā)文原稿電子文檔、《文件簽發(fā)單》交綜合管理部進行發(fā)文；

第十二條綜合管理部按公文編號原則進行公文編號和登記《公文編號登記表》，對文件打印、校對，按《文件簽發(fā)單》意見印刷文件加蓋公章后，將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、保密等級、辦理等級、收件人等事項在《發(fā)文登記表》里登記清楚，由收件人簽收，外發(fā)文件時可采用掛號信函的方式送達；

第十三條公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、普通四種；絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤；絕密文件只能印制一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密、秘密文件按審閱人數(shù)印制份數(shù)，機密、秘密文件必須妥善保管；

第十四條公文辦理等級分為：特急、急、普通三種；收件人根據(jù)其等級要求及時處理文件中的各項事宜；

第十五條綜合管理部應在文件發(fā)文日期一日內(nèi)發(fā)送主送單位，二日之內(nèi)發(fā)放完全部文件，并將發(fā)文原稿、文件存檔件、《文件簽發(fā)單》、《發(fā)文登記表》歸檔保管；

第十六條呈文、部門文件由所在部門負責人簽發(fā)，文件處理完畢后由該部門公文主管歸檔保管；

第十七條會議紀要、每周動態(tài)（含下周計劃）由綜合管理部發(fā)放的按公司文件進行歸檔保管，會議紀要由各部門發(fā)放的由各部門進行歸檔保管。

第六章收文程序

第十八條外來的文件原則上由綜合管理部負責簽收，并將文件內(nèi)容、接收日期、送件人等事項在《收文登記表》里登記清楚，并將原件分類歸檔保管；對未提供原件的，要求發(fā)文單位提供該文件的原件；

第十九條外來文件由綜合管理部負責人根據(jù)文件內(nèi)容提出處理意見填寫《收文處理

單》，呈報總經(jīng)理或董事長閱示，或組織公司相關(guān)部門及個人傳閱，或轉(zhuǎn)相關(guān)部門按文件的要求處理，或轉(zhuǎn)入檔案管理；

第二十條呈報總經(jīng)理或董事長閱示的，經(jīng)總經(jīng)理或董事長批示后，綜合管理部及時組織傳達和落實；

第二十一條傳閱文件由綜合管理部負責收回，文件傳閱過程中閱讀人應注意下列事項：

（一）傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看；對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容；

（二）閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回綜合管理部，切忌橫傳；閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責；

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件。

第二十二條相關(guān)部門接到文件處理要求后，及時組織相關(guān)人員研究解決方案，并在收到文件三日內(nèi)將處理意見送交綜合管理部，綜合管理部將處理意見與原件合并歸檔保管。

第七章公文公章使用

第二十三條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要及部門文件發(fā)放時，必須蓋有公司印章或部門印章，呈文可不使用印章；

第二十四條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要加蓋公司印章，部門文件加蓋部門印章；

第二十五條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要加蓋公章時，以外發(fā)份數(shù)和存檔份數(shù)加蓋紅章，其余發(fā)文用復印件形式發(fā)放。

第二十六條公司公文存檔后按檔案管理規(guī)定進行管理，公司所有員工可按檔案管理規(guī)定查閱文件原稿，不得外借使用，如有需要可向綜合管理部公文主管申請復印件。

第八章附則

第二十七條本辦法由綜合管理部負責解釋。

第二十八條本辦法自下發(fā)之日起施行。