第一篇：XXXX公司公文格式說明

XXXXXXXX公司

公文格式說明

說明：本公文格式說明按照國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704－2012并結(jié)合公司實際情況制定。

一、公文用紙

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙。

二、頁面設(shè)置

頁邊距上為3.7厘米，下為3.5厘米，左為2.8厘米，右為2.6厘米

三、文字顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

四、行數(shù)和字?jǐn)?shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

五、字體及字號

（一）公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字

（二）紅頭文件發(fā)文字號用3號仿宋體

（三）正文第一層結(jié)構(gòu)層次序數(shù)用“

一、二”等，3號黑體；

（四）第二層結(jié)構(gòu)層次序數(shù)用“

（一）、（二）”等，3號仿宋體；

（五）第三層和第四層用“

1、”“（1）”標(biāo)注，3號仿宋體；

（六）頁碼用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字；

（七）另面編排附件二字用3號黑體 ；

（八）紅頭文件版記部分一般用4號仿宋體字

注：如無特殊說明，公文格式主體要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

六、公司紅頭文件行文格式編排規(guī)則

公司紅頭文件行文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。

（一）版頭

1、公司標(biāo)志：公司全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。公司全稱居中排布，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

2、發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行居中排布，年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“??”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。發(fā)文字號編號由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

（二）主體

1、公文標(biāo)題編排于紅色分隔線下空二行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱。

2、公文首頁必須顯示正文。

3、頁碼用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)字左右各放一條一字線；頁碼連續(xù)編排。

（1）單面打印公文裝訂時，按頁連續(xù)編排，頁碼居右空一字。（2）雙面打印公文裝訂時，按頁連續(xù)編排，其中單頁碼居右并距右邊緣空一字，雙頁碼居左并距左邊緣空一字。

4、附件說明

（1）附件說明位置在正文下空一行（不是下一行），左空2字格，附件名稱后不加標(biāo)點符號，如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號，如寫為——附件：1.XXXXX（2）若附件名稱較長，回行時與冒號后文字對齊。

5、公司署名

（1）單位署名與正文（或附件）間空三行。

（2）成文日期在版心右側(cè)編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

（3）公司單一行文時，公司署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中排布，印章端正、居中下壓單位署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置。

（4）公司與法人等聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文署名按照相關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓署名，印章之間互不相交或相切，印章右側(cè)不得超出版心。

6、附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。附注一般注明聯(lián)系人和電話（實際工作中，一般可不注聯(lián)系單位），回行要頂格。

7、附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角

第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

（三）版記

1、由主件與附件共同組成的文件，版記要放在附件之后，以保持公文完整性。

2、版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細(xì)線。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線位于公文最后一面的版心下邊緣。

3、如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。

4、印發(fā)單位/部門和印發(fā)日期

印發(fā)單位/部門和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位/部門左空一字，印發(fā)日期右空一字，后加“印發(fā)”二字。

七、公司紅頭文件式樣模板

附件 公司紅頭文件式樣模板（仿宋三號字空兩行）

XXXXXXXX公司

（仿宋三號字空兩行）

XXXX?20XX?XX號（居中仿宋三號字）

（仿宋三號字空兩行）

關(guān)于×××××× 的通知（宋體二號字）

（仿宋三號字空一行）

有關(guān)部門：

（正文包括附件、日期均為仿宋三號字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

一、XXXXXXXXXX(大標(biāo)題黑體三號)

（一）XXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三號)。

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三號)(1)XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三號)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（仿宋三號字空一行，若附件頁為此頁起始則不用空行）

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三號)

2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三號)(仿宋三號字空三行)

XXXXXXXX公司 二〇XX年XX月XX日

（附注）（仿宋三號字下一行）

主送：××，×××，××，×××，××××。（仿宋四號字）抄送：××，×××，××，×××，××××。（仿宋四號字）XXXXXXXX公司 二〇XX年XX月XX日印發(fā)

八、公司普通文件行文格式編排

（一）文件標(biāo)題編排于版面下空一行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱。

（二）文件內(nèi)容排布于標(biāo)題下空一行；臺頭名稱頂格，正文部分在臺頭下一行（不是空一行），正文第一行縮進兩字符。

（三）需顯示頁碼的，頁碼用5號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字居中、連續(xù)編排。

（四）若文件內(nèi)容中有表格，表格內(nèi)容一般為仿宋小四號字體，根據(jù)實際需要可適當(dāng)調(diào)整。

（五）公司署名

1、單位署名與正文間空三行。

2、成文日期在版心右側(cè)編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

3、公司單一行文時，公司署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中排布，印章端正、居中下壓單位署名和成文日期。

九、公司普通行文式樣模板（仿宋三號字空一行）

XXXXXXXX公司 關(guān)于XXXX的XX（仿宋三號字空一行）有關(guān)部門：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（內(nèi)容一般為仿宋字體，可根據(jù)篇幅內(nèi)容選擇三/四號字）(仿宋三號字空三行)

XXXXXXXX公司 20XX年X月X日

第二篇：公文格式說明

公文格式說明

東府文件（平行文和下行文）格式說明

一、用紙：A4型、70g/m的膠版印刷紙。

二、版式：天頭地白（上下白邊）為36mm，左右白邊為27mm，版心為156mm×225mm（不含頁碼）。

三、組成公文的各要素：

組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

（一）公文份數(shù)序號：阿拉伯?dāng)?shù)碼，頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。帶有密級的公文要編制份數(shù)序號；如果發(fā)文機關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號。發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位。

（二）密級：根據(jù)需要標(biāo)識。用15.5號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用15.5號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，秘密等級的兩字間不空1字距離。

（三）緊急程度：根據(jù)需要標(biāo)識。用15.5號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，2緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行，此時兩行之間行距縮小，使發(fā)文機關(guān)上方至緊急程度標(biāo)識間多留出空位。

（四）發(fā)文機關(guān)：即“東莞市人民政府文件”紅頭，使用56號加粗華康簡標(biāo)題宋體字（國家機關(guān)公文格式推薦使用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般高×寬應(yīng)小于22mm×15mm），用紅色標(biāo)識。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識位置為上邊緣至版心上邊緣25mm（即距公文紙上邊緣62mm），也就是留出25mm（約2行）位置用于標(biāo)識份數(shù)序號、密級和緊急程度，即使上述3項要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白。

（五）發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成；位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下第3行（上空2行），使用15.5號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（六）紅色反線：位于發(fā)文字號之下4mm處，與版心等寬，粗1.25磅。

（七）公文標(biāo)題：位于紅色反線下第3行（上空2行），使用21號華康簡標(biāo)題宋體字；可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

（八）主送機關(guān)：位于標(biāo)題下第2行（上空1行），使用15.5號仿宋體字，左側(cè)頂格，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關(guān)與標(biāo)題之間也可以不空1行。

（九）公文正文：主送機關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文用15.5號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用15.5號華康簡標(biāo)題宋體字或黑體字。

正文（含主送機關(guān)）一般每面排22行，每行排28個字，字距、行距據(jù)此確定（一般可為30磅）。

（十）附件：在正文下空1行、左空2字、用15.5號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點符號。

附件的左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”（使用15.5號黑體字），有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致

（十一）落款：落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱（聯(lián)合行文除外，另行說明），只標(biāo)識成文日期，加蓋印章。

成文日期右空4字，用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“О”。加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，紅色。當(dāng)印章下弧內(nèi)無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧內(nèi)有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

（十二）附注：公文如有附注（如“此件可公開發(fā)表”、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等），用15.5號仿宋體字、居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1或2行。

（十三）版記：應(yīng)置于公文最后一頁（不管前面的空白頁有多少面），版記的最后一個要素置于最后一行。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心，上下線粗1磅，中間線粗0.5磅。

主題詞：“主題詞”3字用15.5號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用15.5號華康簡標(biāo)題宋體字，各詞目之間空1字。“主題詞”一欄為正常行距。

抄送機關(guān)：在主題詞下1行、左右各空1字、用15.5號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間一般用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占一行位置；使用15.5號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

不標(biāo)注印發(fā)份數(shù)。

四、頁碼：

小4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條小4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。首頁、空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

五、印刷、裝訂：

（一）雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。

（二）公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm--5mm。

（三）附件的裝訂：附件應(yīng)與公文正文一起裝訂。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。

公文如需附表，對橫排A4紙表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。

六、特別說明：

（一）省政府目前使用華光文件處理系統(tǒng)，其制定的公文格式對應(yīng)該系統(tǒng)。我們辦公室（以及我市大部分單位）目前使用的文件處理系統(tǒng)是Microsoft Word，我們制定的公文格式，各項數(shù)值均指在Microsoft Word2000文件編輯系統(tǒng)中數(shù)值。因此，我們的公文格式與省政府的公文格式在字號、字距、行距以及個別特殊符號方面，有微小差別。這些差別限于技術(shù)原因目前暫無法改變，但對公文的規(guī)范性影響不大。

（二）市政府、市府辦其他公文格式以此為基礎(chǔ)，凡未作說明外均以上述標(biāo)識方法相同。

聯(lián)合行文格式說明

一、本說明所指包括市政府、市府辦的聯(lián)合行文的上行文、平行文和下行文；

本說明未列之要素的標(biāo)識方法，均與東府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識：

使用華康簡標(biāo)題宋體字，字號依據(jù)聯(lián)合行文單位的數(shù)量以醒目美觀為原則酌定，但高×寬應(yīng)小于22mm×15mm（如市政府、市府辦的樣文，當(dāng)兩個單位聯(lián)合行文時，單位名稱用小初號加粗華康簡標(biāo)題宋體字，“文件”兩字用56號加粗華康簡標(biāo)題宋體字）。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

平行文或下行文的天頭同東府樣文，即發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣距公文紙上邊緣62mm。

上行文的天頭同東府上行文，即發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣距公文紙上邊緣117mm。

三、聯(lián)合行文公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止（還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置）。

四、印章使用：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)在前；兩個印章均壓成文日期。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

東府、東府辦文件（上行文）格式說明

一、本說明中未列之要素的標(biāo)識方法，均與東府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、天頭：發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm，距公文紙上邊緣117mm（不論份數(shù)序號、密級和緊急程度標(biāo)識與否，均要留出這段空白）。

三、文號和簽發(fā)人：

簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用15.5號仿宋體字，“簽發(fā)人”字樣后標(biāo)全角冒號，冒號后用15.5號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行，并使紅色反線與之的距離為4mm。

會議紀(jì)要格式說明

一、本說明中未列之要素的標(biāo)識方法，均與東府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、我們目前使用的會議紀(jì)要類別主要有市政府常務(wù)會議紀(jì)要、市長辦公會議紀(jì)要、市政府工作會議紀(jì)要，各項要素標(biāo)識方法基本相同。

三、會議紀(jì)要標(biāo)識由“×××?xí)h紀(jì)要”組成，使用40號加粗華康簡標(biāo)題宋字體，紅色。

四、會議紀(jì)要不加蓋印章。

市政府、市府辦信函式格式說明

一、本說明中未列之要素的標(biāo)識方法，均與東府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、我們目前使用信函式格式公文的類別主要有東府函、東府辦函、東府辦復(fù)、東府黨、東府案、東府辦會函等。

三、信函式格式公文格式：

（一）天頭地白：天頭為30mm（即發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣距公文紙上邊緣30mm），地白為20mm，左右白邊為20mm。

（二）發(fā)文機關(guān)：

發(fā)文機關(guān)名稱（即“東莞市人民政府”、“東莞市人民政府辦公室”紅頭）上邊緣距公文紙上邊緣距離30mm，使用小初號加粗華康標(biāo)題宋體字；

發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條2.25磅武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條2.25磅文武線（上細(xì)下粗），兩條線長均為170mm。

發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均為紅色。

（三）正文：

發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空1行標(biāo)識公文標(biāo)題。

如需標(biāo)識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。

四、部分信函式公文的差別：

（一）東府黨：發(fā)文機關(guān)名稱即紅頭使用“東莞市人民政府”，落款為東莞市人民政府黨組。適用于與黨組織的公文來往。

（二）東府案：落款有兩種形式，凡屬提請人事任免、審議財政預(yù)決算等重大事項，落款為市長簽章；一般的如報告工作等事項，則蓋市政府印章（兩者不同時使用）。

（三）東府辦會函：用于市委市政府聯(lián)席會議、市政府常務(wù)會議、市政府工作會議等交辦和知照事項。

第三篇：電子政務(wù)公文操作說明

電子政務(wù)公文操作說明、一、登錄

1.輸入：http://10.168.1.28

2.IE設(shè)置：打開工具——internet選項——安全——自定義級別，將凡是帶有Activex的英文的控件都設(shè)置為啟用。點擊“受信任的站點”——站點——將下面有驗證的小勾去掉，將http://10.168.1.28的網(wǎng)址輸入后添加到下面。

從來沒有使用過電子政務(wù)系統(tǒng)的電腦做一次，不用每次都做這個操作。

3.登錄：請使用本單位收發(fā)員的名字進行登錄。

二、紅頭模板制作

1.準(zhǔn)備工作：打電話找?guī)蛦挝挥∷⒓t頭文件的印刷廠。找他們要電子檔。

2.只有本單位的收發(fā)員才能制作紅頭模板，但是，他們做好后，本單位的所有同事都能看到。

3。點擊：行政辦公——公文管理——公文管理——發(fā)文模板——新建模板

將電子檔模板打開，選擇：編輯——全選——鼠標(biāo)右鍵復(fù)制，回到系統(tǒng)新建模板頁面，粘貼進去，修改左上角的模板名和說明，點擊保存就完成了。

注意：如果發(fā)現(xiàn)新建模板不能打開，則是IE設(shè)置有問題。

三、公文的發(fā)送

點擊：行政辦公——公文管理——公文處理——待辦公文

主任張煜1撰稿3批示

副主任王輝（印章管理員）1撰稿2審稿4簽發(fā)5蓋章

收發(fā)員劉嘉1撰稿

1撰稿（誰是撰稿人，誰就是承辦人）

完善右上角的公文要素

選擇中下部位的紅頭模板——點擊左下角的“公文處理”在彈出來的頁面對公文進行撰稿。完成之后點擊左邊的保存。然后根據(jù)本單位的實際情況選擇相關(guān)的辦理方式，再選擇辦理人員。點擊確定。公文將流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)的辦理人員手中。

2審稿

審稿人在待辦公文里找到“待審稿”狀態(tài)的公文，進去，可以對公文進行修改（點擊左下角的公文處理），無論他對這篇公文有沒有進行修改，當(dāng)他給予辦理意見之后，如果不選擇后續(xù)的辦理方式，直接點擊確定，公文將回到承辦人的待辦公文里面。如果選擇后續(xù)的辦理方式及人員，公文將流轉(zhuǎn)到后續(xù)辦理人員的待辦公文里面。

3批示

批示人在待辦公文里找到“待批示”狀態(tài)的公文，進去，可以對公文進行修改（點擊左下角的公文處理），無論他對這篇公文有沒有進行修改，當(dāng)他給予辦理意見之后，只能點擊確定，公文將回到

承辦人的待辦公文里面。

4.簽發(fā)

首先，簽發(fā)人的名字是不能直接打印上去，只有先辦理意見“簽發(fā)”，選擇需要簽發(fā)的人，點擊確定之后，簽發(fā)人就能在待辦公文找到“待簽發(fā)”狀態(tài)的公文，無論他是否選擇后續(xù)辦理方式，只要一旦點擊確定，他的名字將自動的上傳到公文要素的簽發(fā)人一欄中。5蓋章

首先，選擇辦理方式“蓋章”，再選擇本單位有“印章管理員”權(quán)限的人。印章管理員在待辦公文里面找到“待蓋章”狀態(tài)的公文，選擇公文處理，在彈出的頁面，選擇：簽名印章——選擇印章名——印章密碼（默認(rèn)為123）——蓋章——確定。將印章拖到你想要的位置上面。點擊保存返回。

6發(fā)文

首先選擇辦理方式“發(fā)文”，再選擇本單位的收發(fā)員進行發(fā)文，收發(fā)員找到“待發(fā)文”狀態(tài)的文件之后，直接點擊確定，就可以將公文發(fā)送出去。

7歸檔

發(fā)文員找到“已發(fā)文”狀態(tài)的公文，選擇辦理方式“歸檔”，歸檔人選擇，點擊確定。公文將流轉(zhuǎn)到公文查閱的發(fā)文列表里面，所有曾經(jīng)看過這篇公文人員，都能在自己的帳號下面的發(fā)文列表里查看。

進入發(fā)文列表的公文之后，可以進行公文的補發(fā)已經(jīng)傳閱，還可以

查看收文單位對這篇公文的收文記錄。

公文管理——公文管理——系統(tǒng)代碼維護，結(jié)合歸檔管理，可以對已經(jīng)歸檔的公文貼上標(biāo)簽。

8掃描件發(fā)文

只有本單位的收發(fā)員才能使用掃描件發(fā)文

掃描件發(fā)文適合于一些已經(jīng)成文的文件

在公文要素簽發(fā)人一欄中，是必須要手動填寫進去。

四、收文

1在來文登記里，找到新到公文，點擊“簽收”。

2根據(jù)公文的實際來源選擇公文要素中的“公文來源”。

3根據(jù)公文的實際情況選擇承辦人。當(dāng)選擇之后，點擊確定。公文將流轉(zhuǎn)到承辦人的“待辦公文”里面。

以上三步，都是收發(fā)員來操作。

4.承辦人在待辦公文里找到這篇公文后，根據(jù)這篇公文的內(nèi)容和本單位的實際情況選擇相關(guān)的辦理方式

5.歸檔承認(rèn)人在所有的辦理結(jié)束之后將此公文歸檔，歸檔人選擇自己。公文將流轉(zhuǎn)到“公文查閱”的收文列表里面。

五、專送傳閱

1.分為專送件、傳閱件、專送件只能直接發(fā)送，傳閱只能轉(zhuǎn)發(fā)

2.專送傳閱只能收，不能直接刪除，只有發(fā)送方可以刪除，一旦刪除，接收方的文件也會跟著一塊刪除。

六、通知管理

1.通知分為個人通知、部門通知兩個

2.個人通知所有的人員都能接收和發(fā)送。部門通知只有收發(fā)員才能接收和發(fā)送

3.個人通知的接收和發(fā)送都是以個人的名義，部門通知的接收和發(fā)送收發(fā)員都是以單位的名義。

4.根據(jù)實際情況選擇緊急程度。

5.收件人和收件單位最少二選一，但可以多選。

6。通知只能收，不能直接刪除，只有發(fā)送方可以刪除，一旦刪除，接收方的文件也會跟著一塊刪除。

第四篇：公司公文管理制度

XXX股份有限公司文件

穗XX發(fā)【2009】第12號

關(guān)于印發(fā)《公文管理規(guī)定》的通知

公司各部門：

為加強對本公司公文管理，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時有效地運用公文，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)定。

一、公文的常見種類

（一）規(guī)定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規(guī)范。

（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤

銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（三）決議：適用于經(jīng)過會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項。

（四）通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。

（五）通知：適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求

各部門辦理、周知或執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。

（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（七）報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（八）請示：適用于向上級機關(guān)請示或批準(zhǔn)的事項。

（九）批復(fù)：適用于答復(fù)下級單位請示的事項。

（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。

（十一）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請

求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

（十二）會議紀(jì)要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

二、公文的收發(fā)和承轉(zhuǎn)

（一）公司公文分兩類，一類是外來公文（即來自公司之外的各種文件、傳真、信、函），另一類是公司各部門擬寫的內(nèi)部公文。

（二）外來公文由前臺統(tǒng)一收取，填寫“收文登記表”，并在右上角表上流水號。寫明收件人姓名的，由前臺直接交收件人簽收，其余公文交辦公室處理。

（三）各部門擬寫的需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)、批辦的公文，先交辦公室，辦公室根據(jù)公文內(nèi)容填寫“文件呈批處理表”并標(biāo)上流水號登記號，交總經(jīng)理批辦。如有緊急公文送到，應(yīng)立即交送有關(guān)部門，不得有任何擱置。

三、公文的擬辦和傳閱

公司內(nèi)外公文，由其收文的各部門擬辦，并根據(jù)公文內(nèi)容送：

（1）辦公室呈總經(jīng)理批辦；

（2）有關(guān)部門承辦；

（3）有關(guān)部門傳閱。

四、公文的批辦和承辦

總經(jīng)理批辦的文件，由辦公室根據(jù)批辦的內(nèi)容：

（1）歸總經(jīng)理個人檔；

（2）送有關(guān)部門承辦；

（3）送有關(guān)部門傳閱。

五、公文的催辦和反饋

（一）公文的催辦由送傳單位向受文單位催辦，一般不越級。由辦公室送轉(zhuǎn)總經(jīng)理的批辦件，由辦公室催辦；送轉(zhuǎn)公司辦公室的批文件，由辦公室催辦。

（二）意見的反饋按逐級回轉(zhuǎn)的原則辦理。承辦單位逐級把意見反饋到批（送）辦單位（公司辦公室或有關(guān)部門）。特殊情況下，可直接反饋到總經(jīng)理本人。

六、公文的辦復(fù)、清繳和歸檔

（一）公文的辦復(fù)是指辦公室處理完批辦、轉(zhuǎn)辦或傳閱的公文后，將承辦結(jié)果及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

（二）總經(jīng)理處理的公文，由辦公室辦復(fù)后清繳登記，并送檔歸檔。如總經(jīng)理需自行留檔，由辦公室填留檔表備案。

（三）其他由辦公室或職能部門承辦的公文，處理完后應(yīng)及時交回辦公室統(tǒng)一整理、歸檔。有原稿的應(yīng)將原稿連同文件歸檔。

七、文稿的起草、審核和簽發(fā)

（一）下發(fā)文件必須經(jīng)過起草、審核和簽發(fā)的程序。

（二）凡以公司“穗XX發(fā)”下發(fā)的各類文件，綜合性的由辦公室擬稿，專題性的由各職能部門負(fù)責(zé)起草。

（三）以公司名義下發(fā)的公文，必須填寫“XXX股份有限公司發(fā)文稿紙”，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后交辦公室統(tǒng)一下發(fā)。

（四）各部門下發(fā)有關(guān)工作意見、規(guī)定、決定、通報等文件和信函證明、說明等外部往來公函，均采用公司文件紙，一般的通知則不采用。

（五）各部門下發(fā)的文件須遵循本規(guī)定第八點規(guī)定，均需填寫發(fā)文稿紙，由各部門主要負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由辦公室按規(guī)定格式打印，發(fā)文稿紙連同底稿和正式文件應(yīng)交辦公室存檔。

八、發(fā)文文號規(guī)定

（一）公司對外行文的文號為：

董事會行文：“穗XX董發(fā)”【200x】第xxx號

“穗XX董函”【200x】第xxx號

公司名行文：“穗XX發(fā)”【200x】第xxx號

“穗XX函”【200x】第xxx號

（二）內(nèi)外公函：

“辦公室”的文號為：“穗XX辦函”；

“財務(wù)部”的文號為：“穗XX財函”；

“商務(wù)部”的文號為：“穗XX商函”；

“質(zhì)量保證部”的文號為：“穗XX保函”；

“生產(chǎn)部”的文號為：“穗XX生產(chǎn)函”；

（三）各部門文號順序

由本部門自行記錄編發(fā)，校樣稿連同電子文檔均須交辦公室，由辦公室作文、格式校訂，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，辦公室統(tǒng)一打印，以做到發(fā)文的規(guī)范、統(tǒng)一。

九、公文的保密

（一）公文拆啟和傳送由專人負(fù)責(zé)，辦公室和各部門指定一人負(fù)責(zé)此項工作，其他人不得私自拆啟或橫向傳遞。

（二）公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負(fù)責(zé)人外一般只限于責(zé)任人。需傳閱的文件，應(yīng)按主管領(lǐng)導(dǎo)的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。

（三）注意公文的安全性。公文處理完之后，應(yīng)即時送轉(zhuǎn)或清繳；未處理完的要放在安全的地方，不得隨處擱置；注明屬“機密”級以上的文件要妥善保管。

（四）各類文件的草稿和需清理的文件，應(yīng)及時銷毀。

（五）傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達收件人簽收。

（六）收發(fā)者不得閱讀與自己工作無關(guān)的公司公文。

十、本規(guī)定之頒布之日起執(zhí)行。

第五篇：公司公文管理辦法

XXX有限公司

公文管理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范公司各項公文，發(fā)揮公文對公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的指導(dǎo)作用，提高公文速度和行文質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條本辦法適應(yīng)于公司各部門。

第三條本規(guī)定所稱公文，指公司及各部門與政府部門、集團公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間來往文書，公司下發(fā)各部門的公司各類文書，公司及各部門間來往文書（包含呈文）；公文管理指自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

公司公文按使用功能劃分為以下種類：

（一）公司文件：指由公司名義送交政府部門、集團公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)和下發(fā)各部門的報告、指示、決定、決議、通報、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和業(yè)務(wù)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；

（二）函：指向政府有關(guān)主管部門、股東單位請示、詢問和答復(fù)問題，關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間互相商洽業(yè)務(wù)、聯(lián)系工作的文書（包括電報、電子郵件等）；

（三）規(guī)章制度：指由公司名義下發(fā)的各類管理制度、規(guī)定、操作指南（職位說明書、作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)程序、流程表單）、暫行規(guī)定等；

（四）呈文：指各部門對總經(jīng)理或董事長的請示、報告、詢問問題等的文書；

（五）會議紀(jì)要：指由公司名義下發(fā)的各類會議紀(jì)要（總經(jīng)理辦公會、月科研生產(chǎn)調(diào)度例會、業(yè)務(wù)專題協(xié)調(diào)會）及每周動態(tài)（含周工作計劃）等；

（六）部門文件：指由各部門名義送、發(fā)的行使其部門職能的通知、通報、工作總結(jié)和部門業(yè)務(wù)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等。

第二章職責(zé)

第四條公司有關(guān)人員和部門職責(zé)

（一）總經(jīng)理或董事長：負(fù)責(zé)公司文件的審批和簽發(fā)，負(fù)責(zé)規(guī)章制度的審批和呈文的批復(fù)；

（二）各部門部長：負(fù)責(zé)提請公司名義發(fā)放的各類公文及呈文的審核，負(fù)責(zé)部門文件的審批和簽發(fā)，負(fù)責(zé)相關(guān)公司文件、規(guī)章制度的會簽；

（三）綜合管理部部長：負(fù)責(zé)公司公文管理的制定和檢查，負(fù)責(zé)公司公文的校對，負(fù)

責(zé)外來公文的處置，負(fù)責(zé)檢查各部門文件的公文管理工作；

（四）綜合管理部公文主管：負(fù)責(zé)公司文件、函的編號，負(fù)責(zé)公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀(jì)要和外來公文的收、發(fā)工作,負(fù)責(zé)公司公文的歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作；

（五）各部門公文主管：負(fù)責(zé)本部門公司公文的收、發(fā)工作，負(fù)責(zé)本部門的部門文件歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作。

第三章公文格式

第五條公司公文紙統(tǒng)一采用A4紙，左側(cè)裝訂，頁面設(shè)置為上、下、右頁邊距為2厘米，左頁邊距為2.5厘米；

第六條公司文件、函的大標(biāo)題字體為加粗方正姚體，小一號字；公文字號字體為仿宋體，小四號字；行文標(biāo)題字體為黑體，小二號字；主送單位為加粗仿宋體，小四號字；正文字體為仿宋體，小四號字；其余公文的大標(biāo)題為黑體，二號字，行文標(biāo)題為黑體，小二號字，副標(biāo)題為黑體，小三號字，正文為仿宋體，小四號字；主題詞為加粗仿宋體，小四號字；頁眉標(biāo)號、頁腳標(biāo)碼字體為宋體，五號字；

第七條公司公文的行間距為1.5倍行距，段落間距為0.5行；

第八條公司公文行文格式一般包括：大標(biāo)題、公文字號、行文標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文單位印章、發(fā)文時間、主題詞、抄送(抄報)單位、印刷份數(shù)、頁眉標(biāo)號、頁腳注碼等：

（一）公文的行文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除批轉(zhuǎn)性文件外，行文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點符號；

（二）公文中用公文字號和頁眉標(biāo)號標(biāo)明公文種類；

（三）公司公文外發(fā)時一般只標(biāo)明一個主送單位；如果需要送、報另一個或幾個單位時，可以用抄送、抄報的形式標(biāo)明；

（四）發(fā)文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；

（五）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；

（六）公文如有附件應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。

（七）收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主發(fā)單位排列在前；

（八）文字一律從左至右橫寫橫排；

（九）公文按照行政管理原則，只發(fā)到各部門，不直接發(fā)到部門下屬單位；

（十）發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。

第九條公司公文行文時文字應(yīng)注意以下方面

（一）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點符號要正確，篇幅要力求簡短;引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間；

（二）草擬公文文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新擬稿；

（三）數(shù)字的寫法：正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫；

（四）章節(jié)序數(shù)的寫法：公司公文（規(guī)章制度采用ISO標(biāo)準(zhǔn)除外）一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四為“(1)”；

（五）不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

第四章公文編號

第十條公文編號以公文字號和頁眉標(biāo)號進行公文分類，標(biāo)注方法如下：

（一）公文字號只用于公司文件、函的標(biāo)注，分別標(biāo)記如下：

公司文件字〔〕000號〔〕內(nèi)為周期，000號為該公文流水號 函函〔〕000號

（二）公司及各部門發(fā)文字簡稱如下：

公司簡稱：司；綜合管理部簡稱：司綜管；計劃財務(wù)部簡稱：司計財；生產(chǎn)部簡稱：司生管；市場部簡稱：司市場；審計監(jiān)察室簡稱：司審監(jiān)

（三）頁眉標(biāo)號用于規(guī)章制度、呈文、會議紀(jì)要、部門文件，左側(cè)為公司全稱，右側(cè)為公文種類標(biāo)號，采用漢字拼音簡稱，分別標(biāo)記如下：

公文種類頁眉標(biāo)號說明

規(guī)章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）為公文分類：SY：公司簡稱；ZD：規(guī)章制度簡稱；CW：呈文簡稱；JY：會議紀(jì)要簡稱；BW：部門文件簡稱；

（2）為該文主發(fā)部門代碼：ZG：綜合管理部；JC：計劃財務(wù)部；ZZ：生產(chǎn)部； SC：市場部；JZ：技術(shù)質(zhì)量部；SJ：審計監(jiān)察室；

（3）為該文發(fā)放流水號；

（4）為。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

會議紀(jì)要JY—ZG—005—2009(示例)

部門文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章發(fā)文程序

第十一條公司各部門擬好公文初稿后，擬發(fā)的公司文件、函、規(guī)章制度需要填寫《文件簽發(fā)單》，呈報總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理簽署簽發(fā)意見（需要相關(guān)部門會簽的由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽）后，擬發(fā)稿部門將發(fā)文原稿、發(fā)文原稿電子文檔、《文件簽發(fā)單》交綜合管理部進行發(fā)文；

第十二條綜合管理部按公文編號原則進行公文編號和登記《公文編號登記表》，對文件打印、校對，按《文件簽發(fā)單》意見印刷文件加蓋公章后，將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、保密等級、辦理等級、收件人等事項在《發(fā)文登記表》里登記清楚，由收件人簽收，外發(fā)文件時可采用掛號信函的方式送達；

第十三條公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、普通四種；絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤；絕密文件只能印制一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密、秘密文件按審閱人數(shù)印制份數(shù)，機密、秘密文件必須妥善保管；

第十四條公文辦理等級分為：特急、急、普通三種；收件人根據(jù)其等級要求及時處理文件中的各項事宜；

第十五條綜合管理部應(yīng)在文件發(fā)文日期一日內(nèi)發(fā)送主送單位，二日之內(nèi)發(fā)放完全部文件，并將發(fā)文原稿、文件存檔件、《文件簽發(fā)單》、《發(fā)文登記表》歸檔保管；

第十六條呈文、部門文件由所在部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，文件處理完畢后由該部門公文主管歸檔保管；

第十七條會議紀(jì)要、每周動態(tài)（含下周計劃）由綜合管理部發(fā)放的按公司文件進行歸檔保管，會議紀(jì)要由各部門發(fā)放的由各部門進行歸檔保管。

第六章收文程序

第十八條外來的文件原則上由綜合管理部負(fù)責(zé)簽收，并將文件內(nèi)容、接收日期、送件人等事項在《收文登記表》里登記清楚，并將原件分類歸檔保管；對未提供原件的，要求發(fā)文單位提供該文件的原件；

第十九條外來文件由綜合管理部負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容提出處理意見填寫《收文處理

單》，呈報總經(jīng)理或董事長閱示，或組織公司相關(guān)部門及個人傳閱，或轉(zhuǎn)相關(guān)部門按文件的要求處理，或轉(zhuǎn)入檔案管理；

第二十條呈報總經(jīng)理或董事長閱示的，經(jīng)總經(jīng)理或董事長批示后，綜合管理部及時組織傳達和落實；

第二十一條傳閱文件由綜合管理部負(fù)責(zé)收回，文件傳閱過程中閱讀人應(yīng)注意下列事項：

（一）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看；對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容；

（二）閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回綜合管理部，切忌橫傳；閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)；

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件。

第二十二條相關(guān)部門接到文件處理要求后，及時組織相關(guān)人員研究解決方案，并在收到文件三日內(nèi)將處理意見送交綜合管理部，綜合管理部將處理意見與原件合并歸檔保管。

第七章公文公章使用

第二十三條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀(jì)要及部門文件發(fā)放時，必須蓋有公司印章或部門印章，呈文可不使用印章；

第二十四條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀(jì)要加蓋公司印章，部門文件加蓋部門印章；

第二十五條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀(jì)要加蓋公章時，以外發(fā)份數(shù)和存檔份數(shù)加蓋紅章，其余發(fā)文用復(fù)印件形式發(fā)放。

第二十六條公司公文存檔后按檔案管理規(guī)定進行管理，公司所有員工可按檔案管理規(guī)定查閱文件原稿，不得外借使用，如有需要可向綜合管理部公文主管申請復(fù)印件。

第八章附則

第二十七條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。

第二十八條本辦法自下發(fā)之日起施行。