第一篇：XX公司公文管理制度

公文管理制度

第一章總則

第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

第二章公文處理原則

第二條公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

第三條公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

第四條公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

第五條行政部是公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。

第三章公文種類

第六條常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等。

（一）決定、決議：對重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

（二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。

（三）通知：用于傳達(dá)上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

（四）通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

（五）報(bào)告、請示：向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”；向上級部門請示指示、批準(zhǔn)用“請示”。

（六）規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

（七）函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請求的公文。

（八）會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。

第四章公文格式和行文規(guī)則

（一）公文用紙幅面及版面尺寸

1.公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

2.公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

（二）公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

（三）排版規(guī)格與印制裝訂要求

1.排版規(guī)格

正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

2.制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

3.印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

4.裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

（四）公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

1.眉首

（1）公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

（2）秘密等級和保密期限

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“廣東金晶能源股份有限公司文件”或“廣東金晶公司文件”；對一些特定的公文可只標(biāo)識公司全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

（5）發(fā)文字號

發(fā)文字號由公司代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“??”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

公司對第三章提及的常用公文發(fā)文字號統(tǒng)一規(guī)定如下： 決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、規(guī)定等下行文以及對外發(fā)送的文件一律用粵金晶??XX號，請示、函等上行文以及平行文一律用粵金晶函??號，會議紀(jì)要一律用粵金晶紀(jì)??號。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發(fā)人

公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

2.主體

（1）公文標(biāo)題

紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

（2）主送部門

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送部門名稱后標(biāo)全角冒號。如主送部門名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。（3）公文正文

主送部門名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。

（5）成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“〇”；成文時間的標(biāo)識位臵見下文。

（6）公文生效標(biāo)識

a.單一發(fā)文印章

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。b.聯(lián)合行文印章

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

c.特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

（7）附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。

3.版記

（1）主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送部門對齊；在最后一個抄送部門后標(biāo)句號。如主送部門移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送部門。

（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間

位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位臵；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

（4）版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（5）版記的位臵

版記應(yīng)臵于公文最后一頁，版記的最后一個要素臵于最后一行。

4.頁碼

用4號阿拉伯?dāng)?shù)字在頁面底部居中標(biāo)注頁碼，空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

第五章行文規(guī)則

第八條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第九條行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和工作需要確定。

第十條各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向控（參）股企業(yè)正式行文。除行政部外，其他部門不得對外正式行文。

第十一條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

第十二條“報(bào)告”或其他文種不得夾帶請示事項(xiàng)。

第六章發(fā)文辦理

第十三條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第十四條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合法律、法規(guī)及市集團(tuán)有關(guān)規(guī)定。如提出新的規(guī)定、辦法、制度等，要切實(shí)可行并加以說明。

（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、公司的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)稱引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明文中含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第十五條公文送公司總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第十六條以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。

第十七條公文正式印發(fā)前，行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第七章收文辦理

第十八條收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十九條收到需要辦理的公文，行政部應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：屬何部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或企業(yè)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第二十條經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，行政部應(yīng)及時提出擬辦意見送總經(jīng)理批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。

第二十一條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回行政部并說明理由。

第二十二條收到集團(tuán)下發(fā)或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經(jīng)理批示后辦理。

第二十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)決定。

第二十四條審批公文時，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

第二十五條交有關(guān)部門辦理的公文，由行政部負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。

第八章公文歸檔

第二十六條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第二十七條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。

第二十八條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向行政部

移交。

第二十九條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應(yīng)符合存檔要求。

第九章公文管理

第三十條公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十一條行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司的公文處理的有關(guān)制度。

第三十二條集團(tuán)或上級單位的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

第三十三條公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第三十四條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第三十五條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以銷毀。

第三十六條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

第三十七條部門合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交行政部。

工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第十章附則

第三十八條本制度由行政部制定，本制度的解釋、修改、廢止權(quán)歸行政部。第三十九條本制度自簽發(fā)之日起生效。

第四十條本制度未規(guī)定事項(xiàng)，按公司相關(guān)管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第二篇：公司公文管理制度

XXX股份有限公司文件

穗XX發(fā)【2009】第12號

關(guān)于印發(fā)《公文管理規(guī)定》的通知

公司各部門：

為加強(qiáng)對本公司公文管理，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時有效地運(yùn)用公文，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。

一、公文的常見種類

（一）規(guī)定：為處理某種事項(xiàng)、開展某種工作而提出的要求、規(guī)范。

（二）決定：適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤

銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）決議：適用于經(jīng)過會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項(xiàng)。

（四）通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

（五）通知：適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求

各部門辦理、周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。

（六）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。

（七）報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

（八）請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請示或批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

（九）批復(fù)：適用于答復(fù)下級單位請示的事項(xiàng)。

（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。

（十一）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請

求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十二）會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

二、公文的收發(fā)和承轉(zhuǎn)

（一）公司公文分兩類，一類是外來公文（即來自公司之外的各種文件、傳真、信、函），另一類是公司各部門擬寫的內(nèi)部公文。

（二）外來公文由前臺統(tǒng)一收取，填寫“收文登記表”，并在右上角表上流水號。寫明收件人姓名的，由前臺直接交收件人簽收，其余公文交辦公室處理。

（三）各部門擬寫的需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)、批辦的公文，先交辦公室，辦公室根據(jù)公文內(nèi)容填寫“文件呈批處理表”并標(biāo)上流水號登記號，交總經(jīng)理批辦。如有緊急公文送到，應(yīng)立即交送有關(guān)部門，不得有任何擱置。

三、公文的擬辦和傳閱

公司內(nèi)外公文，由其收文的各部門擬辦，并根據(jù)公文內(nèi)容送：

（1）辦公室呈總經(jīng)理批辦；

（2）有關(guān)部門承辦；

（3）有關(guān)部門傳閱。

四、公文的批辦和承辦

總經(jīng)理批辦的文件，由辦公室根據(jù)批辦的內(nèi)容：

（1）歸總經(jīng)理個人檔；

（2）送有關(guān)部門承辦；

（3）送有關(guān)部門傳閱。

五、公文的催辦和反饋

（一）公文的催辦由送傳單位向受文單位催辦，一般不越級。由辦公室送轉(zhuǎn)總經(jīng)理的批辦件，由辦公室催辦；送轉(zhuǎn)公司辦公室的批文件，由辦公室催辦。

（二）意見的反饋按逐級回轉(zhuǎn)的原則辦理。承辦單位逐級把意見反饋到批（送）辦單位（公司辦公室或有關(guān)部門）。特殊情況下，可直接反饋到總經(jīng)理本人。

六、公文的辦復(fù)、清繳和歸檔

（一）公文的辦復(fù)是指辦公室處理完批辦、轉(zhuǎn)辦或傳閱的公文后，將承辦結(jié)果及時報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

（二）總經(jīng)理處理的公文，由辦公室辦復(fù)后清繳登記，并送檔歸檔。如總經(jīng)理需自行留檔，由辦公室填留檔表備案。

（三）其他由辦公室或職能部門承辦的公文，處理完后應(yīng)及時交回辦公室統(tǒng)一整理、歸檔。有原稿的應(yīng)將原稿連同文件歸檔。

七、文稿的起草、審核和簽發(fā)

（一）下發(fā)文件必須經(jīng)過起草、審核和簽發(fā)的程序。

（二）凡以公司“穗XX發(fā)”下發(fā)的各類文件，綜合性的由辦公室擬稿，專題性的由各職能部門負(fù)責(zé)起草。

（三）以公司名義下發(fā)的公文，必須填寫“XXX股份有限公司發(fā)文稿紙”，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后交辦公室統(tǒng)一下發(fā)。

（四）各部門下發(fā)有關(guān)工作意見、規(guī)定、決定、通報(bào)等文件和信函證明、說明等外部往來公函，均采用公司文件紙，一般的通知則不采用。

（五）各部門下發(fā)的文件須遵循本規(guī)定第八點(diǎn)規(guī)定，均需填寫發(fā)文稿紙，由各部門主要負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由辦公室按規(guī)定格式打印，發(fā)文稿紙連同底稿和正式文件應(yīng)交辦公室存檔。

八、發(fā)文文號規(guī)定

（一）公司對外行文的文號為：

董事會行文：“穗XX董發(fā)”【200x】第xxx號

“穗XX董函”【200x】第xxx號

公司名行文：“穗XX發(fā)”【200x】第xxx號

“穗XX函”【200x】第xxx號

（二）內(nèi)外公函：

“辦公室”的文號為：“穗XX辦函”；

“財(cái)務(wù)部”的文號為：“穗XX財(cái)函”；

“商務(wù)部”的文號為：“穗XX商函”；

“質(zhì)量保證部”的文號為：“穗XX保函”；

“生產(chǎn)部”的文號為：“穗XX生產(chǎn)函”；

（三）各部門文號順序

由本部門自行記錄編發(fā)，校樣稿連同電子文檔均須交辦公室，由辦公室作文、格式校訂，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，辦公室統(tǒng)一打印，以做到發(fā)文的規(guī)范、統(tǒng)一。

九、公文的保密

（一）公文拆啟和傳送由專人負(fù)責(zé)，辦公室和各部門指定一人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，其他人不得私自拆啟或橫向傳遞。

（二）公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負(fù)責(zé)人外一般只限于責(zé)任人。需傳閱的文件，應(yīng)按主管領(lǐng)導(dǎo)的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。

（三）注意公文的安全性。公文處理完之后，應(yīng)即時送轉(zhuǎn)或清繳；未處理完的要放在安全的地方，不得隨處擱置；注明屬“機(jī)密”級以上的文件要妥善保管。

（四）各類文件的草稿和需清理的文件，應(yīng)及時銷毀。

（五）傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達(dá)收件人簽收。

（六）收發(fā)者不得閱讀與自己工作無關(guān)的公司公文。

十、本規(guī)定之頒布之日起執(zhí)行。

第三篇：公司公文管理制度

XXXX有限公司

公文管理制度

第一條為規(guī)范公司的公文管理，提高公文處理工作的效率，特制定本制度。

第二條公文分類及發(fā)文字號規(guī)定

1、XXXX有限公司文件

發(fā)文字號用：XXX[2×××]××號，“[2×××]××號”表示2×××年第××號文（下同）。

適用內(nèi)容：下達(dá)重要事項(xiàng)的通知；轉(zhuǎn)批各部門有關(guān)全局性的工作報(bào)告、請示；轉(zhuǎn)發(fā)上級文件；向上級主管部門請示、報(bào)告工作等。

2、XXXX有限公司函件

發(fā)文字號用：XXX函[2×××]××號

適用內(nèi)容：與不同隸屬關(guān)系的單位、部門聯(lián)系工作(一般具有長期存檔價(jià)值的事項(xiàng))，或向有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)等。

3、行政管理制度

發(fā)文字號參照ISO質(zhì)量管理體系文件《文件編號規(guī)則和發(fā)文號編號方法》執(zhí)行。

4、職能部門工作文件

發(fā)文字號用：XXX××[2×××]××號，“XXX××”即在“XXX”后加部門簡稱，其余部門的簡稱為部門名稱的前兩個字。例如：“XXX綜合[2010]1號”表示綜合部2010年第1號文。

15、會議紀(jì)要

公司組織的會議分為總經(jīng)理辦公會議、經(jīng)理辦公月度會議、產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會議和專題工作會議，發(fā)文字號分別用“XXX總經(jīng)紀(jì)字

[2×××]××號”、“XXX經(jīng)理紀(jì)字[2×××]××號”、“XXX原紙紀(jì)字[2×××]××號”、“XXX專題紀(jì)字[2×××]××號”。

部門組織的會議采用部門的發(fā)文字號用：XXX××紀(jì)字[2×××]××號，如“XXX紀(jì)字[2010]3號”表示XXXX2010年第3份會議紀(jì)要。

第三條公文格式

l、公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、主送部門、正文、附件、印章、成文時間、抄送部門等部分組成。

2、秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”字號和標(biāo)注保密年限，其中“絕密”、“機(jī)密”公文還應(yīng)標(biāo)明份數(shù)。

3、發(fā)文字號，包括單位（部門）代字、年份、序號。

4、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

5、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。

6、公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章（印章蓋在正文之后，成文時間處，無須落款。）

7、成文時間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

8、公文定稿送審時，擬稿部門應(yīng)填寫公司統(tǒng)一印制的發(fā)文稿

紙（見附件）。

9、公文審定簽發(fā)后，公司文件及函件首頁應(yīng)采用公司統(tǒng)一印制的紅頭文件紙打印，自第二頁起采用空白A4紙；職能部門文件采用公司的便箋打印。

第四條公文標(biāo)題及開頭語的一般寫法

（一）標(biāo)題的一般寫法

①關(guān)于×××××的通知；②關(guān)于××××××的請示；③印發(fā)《××××制度(規(guī)定)》的通知；④轉(zhuǎn)發(fā)××××××的通知；⑤關(guān)于××××××的函；⑥關(guān)于要求(或請求批準(zhǔn))××××××的函。

（二）開頭語的一般寫法

1、以公司名義頒布規(guī)章的文件：“各部門、分、子公司、辦事處：現(xiàn)將《××××××制度（規(guī)定）》予以頒布實(shí)施，特此通知”。

2、轉(zhuǎn)發(fā)上級文件：現(xiàn)將《××市關(guān)于……》（×府[2×××]××號）轉(zhuǎn)發(fā)給你們，并結(jié)合我司情況提出如下意見，請一并貫徹執(zhí)行。

3、批轉(zhuǎn)本司各有關(guān)部門報(bào)告、請示的文件：公司同意××部《關(guān)于……的請示（報(bào)告）》，現(xiàn)批轉(zhuǎn)給你們，請貫徹執(zhí)行。

第五條公文行文程序

1、XXXX有限公司文件（函件）、行政管理制度行文程序：

完成初稿

定稿送審會簽

公司發(fā)布的非重要事項(xiàng)的臨時性通知、公告，不使用發(fā)文字號，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2、會議紀(jì)要行文程序：

3、部門文件（函件、會議紀(jì)要）行文程序：

第六條公文辦理

（一）收文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。

1、綜合部指定專人拆封信件，按收文類別進(jìn)行整理登記。

2、綜合部根據(jù)來文內(nèi)容及緩急程度，提出擬辦意見及標(biāo)注緩急標(biāo)識，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦及轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦。緩急標(biāo)識分為紅、黃、綠三色，紅色表示特急件，辦理時限要求：即收即辦；黃色表示急件，辦理時限：收到文件后1日內(nèi)辦完；綠色表示一般件，可按文件規(guī)定的時間或領(lǐng)導(dǎo)要求的時間辦完。

3、承辦部門接到需辦理的公文后，應(yīng)當(dāng)抓緊時間辦理，不得延誤、推諉。

4、送公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理的公文，綜合部要負(fù)責(zé)催辦。做到特急件跟蹤催辦，急件重點(diǎn)催辦，一般件定期催辦。

（二）發(fā)文辦理：發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、打印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。

第七條公文的立卷、歸檔、借閱和銷毀

1、立卷

綜合部檔案管理員根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、公司《檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定，及時將公文按其相互聯(lián)系、特征和保

存價(jià)值進(jìn)行分類整理立卷，以保證檔案的齊全、完整，便于保管和利用。

2、歸檔

①歸檔范圍：以公司或部門名義發(fā)出的文件、函件；上級部門主送公司的文件（包括批復(fù)、復(fù)函等）。

②歸檔要求：按《檔案管理制度》執(zhí)行。

3、借閱

借閱歸檔公文應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)。借閱或復(fù)印一般文件，借閱人要填寫《文件借閱印申請表》，經(jīng)本部門經(jīng)理批準(zhǔn);借閱屬于公司秘密的文件、資料按《保密工作制度》執(zhí)行。外借文件限一周內(nèi)歸還，如不能按時歸還，須辦理續(xù)借手續(xù)。

4、銷毀

公文的銷毀按《檔案管理制度》執(zhí)行，嚴(yán)禁私自銷毀。

第八條 本制度自公布之日起實(shí)施。

附件：發(fā)文稿紙

二○××年××月××日

第四篇：煙草專賣(公司)公文管理制度

煙草專賣局（公司）公文管理制度

本質(zhì)要求：程序、嚴(yán)肅、時效、安全。

第一條 辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，各部門、單位負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對本部門、單位公文處理的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，并明確專人負(fù)責(zé)公文處理。

第二條 公文內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)和煙草行業(yè)政策規(guī)范要求；公文寫作必須嚴(yán)格按照《國務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和煙草行業(yè)公文處理規(guī)定執(zhí)行。

第三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告，機(jī)關(guān)各部門不得對外行文。市局（公司）可以與具有行政職能的同級單位聯(lián)合行文。在報(bào)刊上發(fā)布及張貼的行政規(guī)章和公告的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)視為正式文件，可不再發(fā)文。

第四條 公文起草：公文主要內(nèi)容涉及哪個職能部門，由哪個部門負(fù)責(zé)起草并流轉(zhuǎn)到相關(guān)部門征求修改意見；

公文復(fù)核：辦公室結(jié)合以前印發(fā)的同類公文精神，提出承辦意見，提交領(lǐng)導(dǎo)審批；

公文審批：分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)局長、經(jīng)理簽發(fā)。

第五條 辦公室簽收公文，提出擬辦意見。國家局（總公司）及其司局單位、省局（公司）、省委省政府、市委市政府的公文，直接呈報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)閱示。其它單位部門的公文，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)閱示。一般公函，根據(jù)公函內(nèi)容和具體情況，流轉(zhuǎn)到相關(guān)部門傳閱處理。需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不規(guī)范的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，退回?cái)M稿部門并說明理由。

第六條 對發(fā)文的復(fù)核意見、會簽意見、審批意見，要表述明確，并簽署姓名全稱和具體時間；對公文的傳閱具體事項(xiàng)主批人應(yīng)當(dāng)明確處理意見，并簽署姓名全稱和具體時間；其他傳閱人圈閱視為同意或已閱知。

第七條 辦公室負(fù)責(zé)對公文處理的催辦和督導(dǎo)工作，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文及期催辦，保證公文流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和公文精神的及時貫徹。第八條 公文必須根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。公文由辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。

第九條 上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，如需翻?。◤?fù)印）轉(zhuǎn)發(fā)，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)。密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。公文復(fù)印作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。

第十條 公文在流轉(zhuǎn)過程中，每一個接點(diǎn)都應(yīng)該留下記錄痕跡，公文在流轉(zhuǎn)過程中的延誤、丟失，都將追究責(zé)任人的責(zé)任；工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第十一條 電子文件辦理按照省局（公司）、市委市政府辦公室OA辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)定和執(zhí)行。

行政辦公會議制度

本質(zhì)要求：體現(xiàn)民主集中制的原則，對企業(yè)重大事項(xiàng)作出科學(xué)決策。第一條 行政辦公會議根據(jù)需要召開，由局長（經(jīng)理）或其委托的副局長（副經(jīng)理）召集主持。

第二條 會議內(nèi)容主要是貫徹落實(shí)上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決定、重要指示和會議精神，以及需要行政辦公會議研究決定和通報(bào)的事項(xiàng)。

第三條 會議程序

（一）認(rèn)真準(zhǔn)備。主持人確定會議議題、參加人員、列席人員、時間、地點(diǎn)，并提前通知與會人員。列入會議的議題，與會人員按照分工進(jìn)行準(zhǔn)備，必要時要進(jìn)行調(diào)查論證，提出意見、建議。

（二）充分討論。會議根據(jù)議程對議題逐項(xiàng)討論，與會人員要緊密結(jié)合實(shí)際，嚴(yán)肅認(rèn)真地參與討論，并闡明自己的觀點(diǎn)。

（三）做出決定。會議主持人根據(jù)大家的發(fā)言綜合出結(jié)論性意見或決議；對于意見不能完全統(tǒng)一的，由局長（經(jīng)理）做出決定；副局長、副經(jīng)理主持會議，對于意見分歧較大的應(yīng)報(bào)局長（經(jīng)理）決策。

第四條 會議由專人負(fù)責(zé)記錄，形成會議紀(jì)要，經(jīng)辦公室審核后，由局長（經(jīng)理）或會議主持人簽發(fā)。對于會議記錄、會議紀(jì)要等材料按規(guī)定進(jìn)行存檔備案。第五條 會議遵循民主集中、顧全大局、嚴(yán)格保密的原則。

第五篇：后勤公司公文管理制度樣本

后勤公司 公文管理制度樣本

為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高工作效率，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文管理辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。

一、公文的定義及分類 1、公文定義 ：是指公司在經(jīng)營管理過程中，按嚴(yán)格的、特定效力的、規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

2、公司公文分類：

（1）公司規(guī)章制度及流程文件和表單類。

（2）通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)公文、送達(dá)有關(guān)部門周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、發(fā)布規(guī)章制度以及任免或聘用干部等。

（3）報(bào)告：適用于向上級匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等。

（4）請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示工作、批準(zhǔn)某種要求等。請求要一事一報(bào)。

（5）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽合作、詢問和答復(fù)問題、向主管或相關(guān)部門報(bào)請確認(rèn)事項(xiàng)等。

（6）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況（7）會議紀(jì)要：適用于記載會議的基本情況、討論和研究的問題、發(fā)言的內(nèi)容、形成的決議等。

二、公文處理原則 1、公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

3、公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

4、綜合管理部是公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。

5、各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門起草的公文。

三、管理規(guī)定 1、起草公文要求。

（1）起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。(見附件)（2）公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。如涉及其他部門，以公司級文件下發(fā)。

（3）發(fā)出的公文，必須報(bào)辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。

（4）傳遞秘密公文時，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。

2、收文管理 （1）公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）

（2）公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治?、記錄、傳送、歸檔。

（3）公司收文由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

3、發(fā)文管理 （1）、公司發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。

（2）、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

（3）、以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。

（4）、公文正式下發(fā)前，綜合管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

（5）、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（6）、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管。

4、公文的存檔與保管 （1）、綜合部檔案管理員每年 3 月底以前將上的公文整理歸卷。對未及時歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負(fù)責(zé)向有關(guān)部門清理搜集，各部門應(yīng)予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對特殊時期形成的檔案資料全部收回歸檔。

（2）、公文的銷毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷毀的公文資料清單，報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按規(guī)定實(shí)施銷毀。

各部門、各單位要按上訴規(guī)定書寫公文；凡上報(bào)公司的各類報(bào)告、請示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門、各單位在公司內(nèi)部發(fā)布各類信息的文字材料均按上訴規(guī)定辦理。