第一篇：公文管理制度

公文管理制度

第一章 總 則

第一條 為了適應公司工作需要，推進公司公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，依據(jù)《黨政機關公文處理條例》（2012）有關規(guī)定，制定本制度。

第二條 本制度適用于公司及公司各部門各類公文處理工作。

第三條 公司公文是公司實施領導、履行職能、處理事務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布規(guī)章和制度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條 公司各部門應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立專兼職人員負責公文處理工作。

第七條 公司綜合辦公室主管公司的公文處理工作，并對各部門的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查，主管并負責指導公司公文審核流轉處理工作。

第二章 公文種類

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第八條 公文種類主要有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更等事項。

（三）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

（四）公告。適用于向公司內外宣布重要事項。

（五）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（六）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（七）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級部門執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

（八）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（九）報告。適用于向上級匯報工作、反映情況，回復上級的詢問。

（十）請示。適用于向上級請求指示、批準。

（十一）批復。適用于答復下級請示事項。

（十二）函。適用于不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十三）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章 公文格式

第九條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、2 2 / 附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

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（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第十條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行（詳見附件

7、附件8）。

第十一條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。

第十二條 公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第四章 公文擬制

4 / 第十三條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十四條 公文起草應當做到：

（一）符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）公文涉及其他部門職權范圍內的事項，起草部門必須征求相關部門意見，力求達成一致，并填附會簽表。

（六）部門負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第十五條 公司發(fā)文,應由公文發(fā)起部門按照上級指示或工作實際負責草擬初稿;涉及公司重大事項或問題比較復雜的，發(fā)起部門負責人應親自草擬，或經(jīng)公司研究提出方案后，指定專人草擬。

第十六條 公文文稿簽發(fā)前，應當由綜合辦公室進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

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（三）涉及其他部門職權范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范，相關要素是否齊全（正文、附件PDF版1份、附件紙質版2份等）。

（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。

第十七條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，綜合辦公室應退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。在不改變原意的情況下，審核人員有權對文件進行刪節(jié)和文字加工。內容紊亂、文字冗長、需做較大修改的文稿，可提出修改意見，由擬稿人進行修改。

第十八條 發(fā)起部門應填附發(fā)文稿紙詳細寫明文件標題、附件、擬稿部門與擬稿人,綜合辦公室配合明確發(fā)送范圍與印制分數(shù)，經(jīng)發(fā)起部門簽字確認后，逐級上報公司領導審批簽發(fā)。

第十九條 公文文稿須經(jīng)公司董事長審批簽發(fā)（黨群團組織的發(fā)文，由各組織負責人審批簽發(fā)）。公司綜合辦公室應根據(jù)公文所涉及事項報有關分管領導審批。簽發(fā)人以及分管領導簽發(fā)公文時，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。為保證文件辦理時效，原則上一般性文件，審批和簽發(fā)人員應在文件流轉人員報審后半小時內審簽完畢，重要文件應當天內審簽完畢。

6 / 第二十條 領導審批簽發(fā)過程中提出的修改意見，若修改內容較少，僅是相關字符、章節(jié)的修改，由綜合辦公室負責修訂后重新審簽，若修改幅度較大，由擬稿部門修改后重新審簽。

第二十一條 公司主導的對外聯(lián)合發(fā)文，由綜合辦公室負責將初稿報聯(lián)合發(fā)文單位提出修改意見，達成一致意見后，填附聯(lián)合發(fā)文稿報所有聯(lián)署單位負責人會簽。公司內部涉及多個部門的行文，由文稿發(fā)起部門負責協(xié)商其他部門，達成一致意見后，填附會簽單報綜合辦公室進行初審。

第五章 公文辦理

第二十二條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十三條 收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，認真檢查核對，檢查有無錯收、缺頁等現(xiàn)象。外來文件的簽收由綜合辦公室行政專員負責，各部門發(fā)文擬稿的簽收由綜合辦公室文書專員負責。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載，簽收人員應在文件登記簿中清楚填寫交接事項，并填附文件閱辦單報審。公司人員外出開會、出差、學習、培訓等帶回的重要文件及資料應及時報送綜合辦公室進行登記保管，不得個人保存。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。文件初審由

7 / 綜合辦公室負責人負責，初審的重點是：來文內容是否屬實，是否應由公司辦理，涉及其他單位職權范圍內的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（四）閱批。外來收文，綜合辦公室應結合來文所述內容提出擬辦意見和審批權限；為避免文件積壓誤事，文件流轉人員應在當天閱簽完畢，緊急文件要即閱即辦。文件流轉過程中，除文件流轉人員外，其他人員不得隨意經(jīng)手流轉文件（特殊情況除外，例如：文件流轉人員請休假，此項工作可由工作代理人完成;領導將文件交特定某人流轉，此人應該及時向文件流轉人員報備文件狀態(tài)）。

（五）承辦。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。需兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門，辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調，如仍不能達成一致，可報請公司協(xié)調或裁定。

（六）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。公文傳閱辦理人員應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（七）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

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（八）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位（部門），并根據(jù)需要告知相關單位（部門）。

第二十四條 發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復核。已經(jīng)公司負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

（二）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

（三）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

（四）用章。公文蓋章只限于發(fā)出和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章，印章要蓋得端正、清晰，嚴防錯蓋、漏蓋。

（五）核發(fā)。公文印制、蓋章完畢后，應當再次對公文的文字和印刷質量進行檢查后分發(fā)，公司內部分發(fā)或對外發(fā)文，文件流轉人員應詳細做好文件簽收記錄，以便備查。

第二十六條 公司對上級公司公文報送，由綜合辦公室行政主管負責（含上級公司OA系統(tǒng)報送）；與公司業(yè)務往來單位的報送分發(fā)，由業(yè)務承辦部門指定專人負責。公文報送及分發(fā)人員應做到及時報送分發(fā)，不得積壓、延誤。

第二十七條 需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及公司《檔案管理制度》，及時收集齊全、9 9 / 整理歸檔。由公司主導與外單位聯(lián)合辦理的公文，應將原件進行歸檔保存。

第六章 公文管理

第二十八條 公司各部門要嚴格按照本制度加強公文管理，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十九條 公文的印發(fā)傳達范圍應當按照公司的要求執(zhí)行；需要變更的，應當經(jīng)簽發(fā)人批準。

第三十條 復制、匯編公文，應當經(jīng)公司負責人批準，復制、匯編的公文視同原件管理。

第三十一條 公文的撤銷和廢止，由公司根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十二條 不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)公司審核批準后可以銷毀。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十三條 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理；部門撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交公司檔案室。

第三十四條 工作人員離崗離職時，所在部門應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第七章 附 則

第三十五條 公司公文含電子公文，包括上級公司OA系統(tǒng)文件等。

10 / 第三十六條 法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理。

第三十七條 本制度由公司負責解釋。

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第二篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，根據(jù)需要，可使用決定，公告，通告，通知，報告，請示，批復，意見，函，會議紀要和明傳電報 體式的公文種類。環(huán)保局根據(jù)需要可使用公告，通告，通知，報告，請示，意見,函等體式的公文。

二、環(huán)保保局辦公室是公文處理的管理機構。環(huán)保局辦公室有權對環(huán)保局內部的公文管理，印信管理，檔案管理等項工作進行監(jiān)督，檢查和指導。

三、公文處理應當堅持實事求量是，精簡，高效的原則，做到及時，準確，安全。

四、公文處理嚴格執(zhí)行國家保密法律，法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全，同時也要遵守全單位，本系統(tǒng)的保密制度和保密事項。

五、發(fā)文辦理

(一)發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬，審核，簽發(fā)，復核，繕印，用印登記,分發(fā)等程序。

(二)草擬公文應做到：1.符合國家的法律，法規(guī)及其它有關規(guī)定。2.情況確定，觀點明確，表述清晰準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，符合實際，便于操作，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。3.根據(jù)行文目的確定文種。4.人

名，地名，數(shù)字，引文準確。引用公文應先引標題,后引發(fā)文字號。

(三)草擬公文的程序：1.各股、室、隊草擬的公文在送局領導簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核，審核的重點是：是否確需引文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合規(guī)定，相關業(yè)務內容是否有相關股、室、隊會簽，是否有錯別字，標點符號，語法是否有錯誤,層次是否清晰等。2.辦公室審核后由審核人簽署意見，交草擬部門填寫《發(fā)文審批表》送主管領導簽發(fā)或由主管領導授權的分管領導簽發(fā),未經(jīng)簽發(fā)的一律不予復核和負責制。3.公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：擬稿部門負責人，擬稿人是否簽字，審批，簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一，規(guī)范等。4.經(jīng)復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審，對復核無誤的由辦公室對其編號，印制和分發(fā)。5.辦公室應對草擬的文稿，,附件和印制好的正式公文一并整理立卷,定期歸檔。6.需要暫時保密的公文在擬稿，印制過程中和正式分發(fā)前相關人員應做好保密工作。

六、收文辦理

(一)收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收，登記，審核，擬辦，批辦，承辦，催辦等程序。

(二)辦公室應對簽收的來文進行登記，《收文登記薄》

應登記收文日期，發(fā)文機關，公文名稱,文號，發(fā)文時間，簽收時處理意見和簽收人姓名。所在來文均應附《收文處理單》送主管領導批閱。主管領導不在送分管領導批閱,涉及重要事項，分管領導應征求主管領導意見后再行批閱。然后按領導批示意見送交有關股、室、隊傳閱承辦，公文禁止橫向傳閱。對有具體請示事項的，主批人(主管領導或主管領導授權的分管領導)應當明確簽署意見，姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱視為已閱知。

(三)承辦部門收到交辦的公文后應及時處理辦理，不得延誤，推諉，緊急公文由辦公至負責催辦和督辦。

(四)股、室、隊對政策性和操作指導性較強且須復印的來文，由辦公室復印后送局領導和有關業(yè)務股室，確需借閱原件的，應履行借閱手續(xù)，由借閱人在《文件借閱登記薄》上簽字，借閱人應簽名。

七、公文管理

(一)公文由辦公室所設的專(兼)職人員統(tǒng)一收發(fā)，審核，用印,歸檔和銷毀。

(二)公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理(立卷)歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

(三)歸檔的公文,應根據(jù)其相互聯(lián)系，特征和保存價值等整理(立卷)，保證歸檔公文的齊全，整，能反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

(四)擬制，修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，有公文用紙張全部采用A4型。

(五)環(huán)保局應每兩年清理一次不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負責人和主管行政的局領導批準后可以銷毀。

(六)本單位已不符合國家，省和環(huán)保部政策的發(fā)文應予撤銷；發(fā)布新規(guī)定新辦法后，原已不再使用的公文應同時廢止。

八、為加強行政管理,提高公文處理水平,環(huán)保局應認真組織學習國務院《國家行政機關公文處理辦法》等文件精神，對本管理辦法中的未盡事宜，均按上述文件規(guī)定執(zhí)行。

第三篇：公文管理制度

公文管理制度

為提高公文工作質量，強化公文收發(fā)的程序化管理，促進公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本管理制度。

公文管理由辦公室負責，分為收文管理和發(fā)文管理兩部分：

一、收文管理

（一）發(fā)送來的文件資料，由辦公室統(tǒng)一接收，登記和保管，發(fā)送領導個人的文件、資料、信函，辦公室要及時送達。

（二）處理各類來文，嚴格按程序辦理，隨到隨辦，急件急辦，防止文件積壓和逾期不辦。

（三）領導閱文后，要在處理單上批簽意見或明確辦理責任人，并簽名。

（四）辦公室負責督促領導批辦事項的落實，及時將辦理結果向領導反饋。

（五）文件處理完畢后，要及時歸檔。

二、發(fā)文管理

（一）公文制發(fā)的基本要求

1．所有公文以運管所人秘股的名義制發(fā)，要求嚴謹、規(guī)范，符合國家法律法規(guī)、方針政策和上級機關的文件精神。

2．發(fā)文目的要明確，依據(jù)充分，概念準確，文字簡潔，與本單位的管轄范圍和權限相適應，不得超越權力界限和范圍行文。

3．公文必須使用國家法定的規(guī)范漢字和計量單位，不得使用異體字和不規(guī)范的繁體字、簡體字。撰寫、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。

4．公文制發(fā)的具體方法、程序、行文規(guī)則及文種格式等，要嚴格遵守相關規(guī)定。

（二）公文制發(fā)程序

相關股室（擬稿）→辦公室（核稿）→主管領導（會簽或簽發(fā)）→主任（簽發(fā)）→辦公室（編號等）→相關股室（打印樣稿）→辦公室（復核樣搞）→相關股室（印制）→相關股室（發(fā)送）→辦公室（存檔）

（三）公文的草擬和審核

1．草擬公文。股室業(yè)務性公文由有關業(yè)務股室擬稿，并按照程序將草擬稿送辦公室核稿，草擬文稿，要求字跡端正、清晰。

2．辦公室核稿時，審核確定是否需要行文，文稿的內容是否正確，公文文種及發(fā)文級別是否適當，文件格式及語句是否準確，發(fā)送范圍和機密等級，緊急程序是否適當，做好發(fā)文的基礎工作。未經(jīng)辦公室核稿的文稿，原則上領導不予簽批。

（四）公文的送審和簽發(fā)

1．辦公室核稿由辦公室負責文字工作的同志或辦公室主任負責，核稿后的文稿，送分管領導審簽。

2．發(fā)文文稿按以下辦法送領導審簽：

①文件內容屬于方針、政策、原則范圍內的或其他事關全局的，送主任簽發(fā).②領導簽發(fā)公文，應當簽署明確意見、姓名和具體時間。③公文要按規(guī)定時間審簽、傳遞，一般文件在一位領導手中不超過2天，緊急公文不在領導手中過夜，特急公文、秘密公文由辦公室派出專人傳遞送簽。

（五）公文的印制與發(fā)送

1．經(jīng)領導簽批同意發(fā)文的公文稿，由辦公室負責進行復核，在復核中發(fā)現(xiàn)不妥或有疑問的，應及時報告簽發(fā)文件的領導，建議更改，但核稿人不能擅自作主修改。

2．文件復核定稿后，由辦公室按程序進行登記編號，確定印刷份數(shù)，安排打字、校對、印刷、蓋章和分發(fā)。在校對中如發(fā)現(xiàn)原稿在內容、格式、文字、發(fā)送范圍等方面有疑問或錯誤，應及時通知核稿者，建議其糾正，并按程序批準。

3．單個股室的業(yè)務性公文由業(yè)務股室分發(fā)，事關全局或涉及多個股室的公文由辦公室分發(fā)。文件分發(fā)要及時、準確、安全；分發(fā)密級文件時，要按機關保密工作規(guī)定，將分發(fā)對象、份數(shù)登記清楚，防止失密泄密。

第四篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，總局、分局兩級社保機構根據(jù)需要，可使用決定、公告、通告、通知、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要和明傳電報等體式的公文種類。農場社保局根據(jù)需要可使用公告、通告、通知、報告、請示、意見、函等體式的公文。

二、總局、分局社保局辦公室是公文處理的管理機構。

（一）總局、分局社保局應設或指定專人負責公文處理工作。

（二）農場社保局亦應設兼職人員處理公文、管理印信和檔案工作。

（三）總局社保局辦公室有權對墾區(qū)社保系統(tǒng)的公文管理、印信管理、檔案管理等項工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

三、公文處理應當堅持實事求量是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

四、公文處理嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全，同時也要遵守全單位、本系統(tǒng)的保密制度和保密事項。

五、發(fā)文辦理

（一）發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印登記、分發(fā)等程序。

（二）草擬公文應做到：

1、符合國家的法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定。

2、情況確定，觀點明確，表述清晰準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，符合實際，便于操作，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

3、根據(jù)行文目的確定文種。

4、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。

（三）草擬公文的程序：

1、各科室草擬的公文在送局領導簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需引文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合規(guī)定，相關業(yè)務內容是否有相關科室會簽，是否有錯別字、標點符號，語法是否有錯誤、層次是否清晰等。

2、辦公室審核后由審核人簽署意見，交草擬部門填寫《發(fā)文審批表》送主管領導簽發(fā)或由主管領導授權的分管領導簽發(fā)，未經(jīng)簽發(fā)的一律不予復核和負責制。

3、公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：擬稿部門負責人、擬稿人是否簽字，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

4、經(jīng)復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審，對復核無誤的由辦公室對其編號、印制和分發(fā)。

5、辦公室應對草擬的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期歸檔。

6、需要暫時保密的公文在擬稿、印制過程中和正式分發(fā)前相關人員應做好保密工作。

7、分局社保局行文涉及到另行制定有關政策和辦法的應請示總局社保局方可行文。分局社保局行文一律送總局社保局備案。

六、收文辦理

（一）收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

（二）辦公室應對簽收的來文進行登記，《收文登記薄》應登記收文日期、發(fā)文機關、公文名稱、文號、發(fā)文時間、簽收時處理意見和簽收人姓名。所在來文均應附《來文處理單》送主管領導批閱。主管領導不在送分管領導批閱，涉及重要事項，分管領導應征求主管領導意見后再行批閱。然后按領導批示意見送交有關科室傳閱承辦，公文禁止橫向傳閱。對有具體請示事項的，主批人（主管領導或主管領導授權的分管領導）應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱視為已閱知。

（三）承辦部門收到交辦的公文后應及時處理辦理，不得延誤、推諉、緊急公文由辦公至負責催辦和督辦。

（四）科室對政策性和操作指導性較強且須復印的來文，由辦公室復印后送局領導和有關業(yè)務科室，如確需借閱原件的，應履行借閱手續(xù)，由借閱人在《文件借閱登記薄》上簽字，借閱人應簽名。

七、公文管理

（一）公文由辦公室所設的專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

（二）公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

（三）歸檔的公文，應根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

（四）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，所有公文用紙張全部采用A4型。

（五）總局、分局兩級社保機構應每兩年清理一次不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負責人和主管行政的局領導批準后可以銷毀。

（六）本單位已不符合國家、省和總局政策的發(fā)文應予撤銷；臺和發(fā)布新規(guī)定新辦法后，原已不再使用的公文應同時廢止。

八、為加強行政管理，提高公文處理水平，各級社保機構應認真組織學習國務院《國家行政機關公文處理辦法》和《黑龍江?。紘倚姓C關公文處理辦法＞實旆細則及黑墾局發(fā)［2002］2號、黑墾局辦文［2002］1號文件精神，對本管理辦法中的未盡事宜，均按上述文件規(guī)定執(zhí)行。

第五篇：公文管理制度

公 文 管 理 制 度

一、目的為規(guī)范公司公文管理，統(tǒng)一公文格式，優(yōu)化公文起草發(fā)放流程，提高公文辦理水平，提升企業(yè)形象，結合公司實際，制定本。

二、職責

公司人事行政部作為公司公文主管部門，負責公司所有公文的審核、發(fā)放、登記、傳閱、催辦、立卷、歸檔等工作。

三、公司公文分類：

（一）請示。請求地方政府及其有關部門或領導，或者請求公司及相關領導指示、批準有關事項時使用。請示是上行文，需要相關部門知悉的，可以用抄送形式。請示必須一文一事，按行政關系逐級上報，因特殊情況必須越級的，應抄送被越過的部門。

（二）報告。向地方政府及其有關部門，或向公司及相關領導匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復地方政府及其有關部門或者領導的詢問時使用。報告可以有專項報告或綜合報告。

（三）通知。發(fā)布企業(yè)管理制度、決定、企業(yè)標準，轉發(fā)地方政府及其有關部門的公文，傳達要求下級單位辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，聘用和解聘企業(yè)管理人員等情況下使用。

（四）通報。傳達重要精神或者情況，表彰先進，批評錯誤時使用。

（五）決定。對重要事項或重大行動做出安排或處理時使用。

（六）函（復函）。與公司以外其他企業(yè)、事業(yè)單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題時使用。

（七）會議紀要。記載和傳達公司及各部門內部會議主要精神和議定事項時使用。

四、公文格式

（一）凡內容重要、格式完整的公文，如對地方政府及有關部門的請示、報告，公司內部重要通知、通報、決定等文種，應使用有“安徽省昌水建設工程有限文件”字樣的紅色版頭（以下稱紅頭文件）。函（復函）、報告、內部請示、會議紀要等其他文種以及就內部一般事務所發(fā)通知、通報等，使用非套紅版頭。

（二）以紅頭文件的形式辦理的公文一般由文件名、文號、標題、簽發(fā)人、主送單位、正文、附件、署名、成文時間、分發(fā)欄（呈、報、發(fā)等欄）、抄送（抄報）單位（個人）等部分組成。

（三）發(fā)文編號由承辦部門代字（用漢字表示）、發(fā)文年份（阿拉伯數(shù)字外加方括號）以及本發(fā)文順序號（用阿拉伯數(shù)字表示）組成。例如公司人事行政部發(fā)文編號為：“昌水人字【2011】第X號”。

（四）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，在文號下方居中書寫，并應少于正文每行的列數(shù)。標題由發(fā)文事由加上文種二部分組成。標題除必須使用書名號、引號和頓號的以外，一般不用標點符號。

文件內容比較重要的“通知”、“通報”類紅頭文件，其標題應寫明某某事項的通知

或某某問題的通報等，不可直接用“通知”、“通報”之類的寫法。

（五）公文主送單位即公文抬頭，是指收受、辦理、執(zhí)行公文的地方政府及其有關部門、公司內部各有關部門、其他企業(yè)事業(yè)單位等。

（六）正文是公文的主體，在主送單位下方書寫。正文內容應符合國家法律法規(guī)、方針政策和其他有關規(guī)定，并做到所表述的問題客觀真實、觀點明確、條理清楚、層次分明、文字簡練、用詞規(guī)范，所使用的標點符號應符合國家發(fā)布的《標點符號用法》的規(guī)定。使用簡稱時，應先寫明全稱再注明簡稱。年份不能省略或簡寫。

引用人名、地名、數(shù)字要準確。引用公文應先引用標題，后引用文號。

公文中的數(shù)字，除成文時間、結構層次序數(shù)、詞和詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應采用阿拉伯數(shù)字。正文中的結構序數(shù)，第一層用“一”，第二層用“

（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。

（七）附件是正文的補充材料，與正文具有同等的效力。公文如有附件，應當在正文之后、署名和成文日期之前加注附件說明。“附件”字樣另起一行空兩格書寫，附件名稱隨后書寫。有兩個以上附件時，附件名稱按順序“

1、XXX”、“

2、XXX”，從上至下對齊平行書寫。附件名稱應與附件本身標題一致。若一行書寫不下時，另起一行與上一行附件名稱順序號后第一個字對齊書寫。

每個附件的左上角頂格應注明“附件X”。只有一個附件的，只標注“附件”。附件的正文書寫與主文的正文書寫相同。

（八）公文成文日期應當用漢字書寫完整的年、月、日。公文成文日期應以公司領導簽發(fā)的日期為準，在署名正下方居中書寫，并至少在署名之后空一行。日期中的“零”應當使用特殊符號中的“○”，不得使用阿拉伯數(shù)字中的“0”或英文字母中的“O”。

（九）紅頭文件的主文最后一頁的最下方應設分發(fā)欄。分發(fā)欄一般用三條橫線相隔分為三欄。第一欄標注“呈送人或單位”，第二欄標注“發(fā)送人或單位”，第三欄標注“存檔人或單位”。

（十）除附圖、附表外，所有公文均應采用A4型紙，其圖文區(qū)的尺寸為：上白邊（天頭）和下白邊（地腳）20mm，左白邊和右白邊25mm。

（十一）所有紅頭文件的文件名均應選用65號加粗宋體；文號和簽發(fā)人均選用四號宋體；正文部分的文字（包括署名和日期）一律采用四號或小四號宋體。

（十二）兩頁和兩頁以上的公文，應在每頁圖文區(qū)最下端的居中或左（右）下角位置標注頁碼。附件的頁碼可與主文一起按順序標注，也可單獨標注。

五、發(fā)文管理

公司人事行政部負責對各類紅頭文件（簽字審批版）進行下發(fā)和歸檔。一般下發(fā)形式為電子版，通過電子信箱下發(fā)至各部門負責人或全體員工郵箱。必要時打印紙質版文件發(fā)放至各部門負責人，并做好發(fā)文簽收登記工作，同時要求各部門負責人做好文件的宣貫工作。