第一篇：中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T 9704-1999

國家行政機關(guān)公文格式

代替GB/T 9704-1988 Layout key for official document of administration 1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)公文可參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2 引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。

GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 3 定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。3.1 字word 標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。3.2 行l(wèi)ine 標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80 g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5~9.5。公文用紙幅面及版面尺寸 5.1 公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm╳297mm,尺寸的允許偏差見GB/T148。

5.2 公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)6 公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。7 排版規(guī)格與印制裝訂要求 7.1 排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7.2 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

7.3 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7.4 裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即154mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；臵于紅色反線(不含)以下主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

8.1 眉首

8.1.1 公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

8.1.2 秘密等級和保密期限

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

8.1.3 緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

8.1.4 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm（高×寬）。

聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字臵于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

8.1.5 發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下代2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。8.1.6 簽發(fā)人

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。8.2 主體 8.2.1 公文標(biāo)題

紅色反線下空2行，2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

8.2.2 主送機關(guān)

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識文法同抄送。

8.2.3 公文正文

主送機關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

8.2.4 附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1.×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一直裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一直裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。

8.2.5 成文日期

用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“0”；成文日期的標(biāo)識位臵見8.2.6。8.2.6 公文生效標(biāo)識 8.2.6.1 單一發(fā)文印章

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。8.2.6.2 聯(lián)合行文印章

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位臵，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

8.2.6.3 特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

8.2.7 附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。

8.3 版記 8.3.1 主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

8.3.2 抄送機關(guān)

公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識文法同抄送機關(guān)。

8.3.3 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位臵；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

8.3.4 版記中的反線

版記中各要素之下均加一反線，寬度同版心。8.3.5 版記的位臵

版記應(yīng)臵于公文最后一面，版記的最后一個要素臵于最后一行。9 頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，臵于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。公文中表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼臵于表的左下角，雙頁碼臵于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四(可放分送，不放頁碼)應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(封四)上。公文的特定格式 11.1 信函式格式

發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號臵于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空1行標(biāo)識公文標(biāo)題。如需標(biāo)識秘密等級或緊急程度，可臵于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。兩線之間其他要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。

11.2 命令格式

命令標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識令號；令號下空2行標(biāo)識正文；正文下空1行右空4字標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識成文日期。其他分送機關(guān)標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。

11.3 會議紀(jì)要格式

會議紀(jì)要標(biāo)識由“×××××?xí)h紀(jì)要”組成。其標(biāo)識位臵同8.1.4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。會議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。

第二篇：公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)

2017公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)

說明

1、標(biāo)題：一般用2號小標(biāo)宋體字，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

2、正文：一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“

一、”“(一)”“

1、”“(1)”標(biāo)注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

3、附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(如“附件：

1、XXXXX”);附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。

4、發(fā)文機關(guān)署名：單一機關(guān)行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。

5、成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

6、頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

此樣式根據(jù)2012《黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)》編寫而成，標(biāo)準(zhǔn)中未提及具體行距，一般公文中標(biāo)題行距28磅。正文及其他單倍行距。如有不當(dāng)請指正。

函的寫作格式

函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

1、標(biāo)題。

2、主送機關(guān)。

(二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

(三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。

(四)結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢()”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

(五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

署名機關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

通知的寫作格式

通知是下行文，要求下級機關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項。

一、標(biāo)題：制發(fā)機關(guān)+事由+通知。

二、正文：㈠通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問題，經(jīng)×××批準(zhǔn)，現(xiàn)將×××，具體規(guī)定通知如下。㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

三、結(jié)尾(三種寫法)

㈠意盡言止，不單寫結(jié)束語。

㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。

㈢再次明確主題的段落描寫。

請示的寫作格式

請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的呈請性、期復(fù)性公文。

一、標(biāo)題：制發(fā)機關(guān)名稱+事由+請示。

二、正文：

㈠請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。

㈡請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請求資金要寫明金額。

三、結(jié)尾語：多用“上述意見，是否妥當(dāng)，請指示”?！疤卮苏埵荆堄枧鷾?zhǔn)”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復(fù)”，“以上請示，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行”等語。

注意事項：一文一事;一個主送機關(guān);逐級請示。

第三篇：最新國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式

最新國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式(2013新版)

最新國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式（2013年）

標(biāo)題（2號小標(biāo)宋體）

發(fā)文對象：（標(biāo)題下一行頂格，3號仿宋）

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

一、X X X(黑體)

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

（一）X X X（楷體）

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

1.X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

（1）X X X仿宋

X X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)

2.X X X

單位名稱（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字）

（聯(lián)系人：??；聯(lián)系電話：??）（如有附注，居左空

二字加圓括號編排在成文日期下一行。）

函的寫作格式

函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

1、標(biāo)題。

2、主送機關(guān)。

（二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

（三）結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。

（四）結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

署名機關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。XXX關(guān)于XXX的函（2號小標(biāo)宋體）

主送機關(guān)：（標(biāo)題下一行頂格，3號仿宋）

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

特此函達，懇請批復(fù)。（結(jié)語靈活變動）

附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)

2.X X X

單位名稱（附件下兩行居成文日期中）5-

成文日期（右空四字用阿拉伯?dāng)?shù)字）

加紅頭、份號、版注等的文件格式

第四篇：2012《黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)》

2012《黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)》

1．公文用紙幅面尺寸：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙。2．公文書寫形式：從左至右橫排、橫寫。其標(biāo)識第一層為“

一、”，第二層為

（一），第三層為“1.”，第四層為（1）

標(biāo)題（2號方正小標(biāo)宋體）

發(fā)文對象：（標(biāo)題下一行頂格，3號仿宋）

一、X X X(黑體)

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

（一）X X X（楷體）

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

1.X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

（1）X X X仿宋

X X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

2.X X X

單位名稱（附件下兩行居成文日期中）成文日期（右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字）

（聯(lián)系人：……；聯(lián)系電話：……）（如有附注，居左空 二字加圓括號編排在成文日期下一行。）

3．字體字號

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識使用2號小標(biāo)宋體字，紅色標(biāo)識；秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字；發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間用3號仿宋體字；簽發(fā)人姓名用3號楷體字；正文以3號仿宋體字，行間距28磅，每面排22行，每行排28字，正文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。

4．頁碼 和頁邊距

（1）頁碼用４號宋體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣外側(cè)，數(shù)碼左右各放一條４號一字線。

（2）頁邊距上3.7cm，下2.8cm,左2.8cm，右2.8cm

第五篇：國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式

國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式

一、公文用紙格式

公文用紙一般為16開型（長260毫米、寬184毫米）單頁，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米、寬210毫米）。張?zhí)墓挠眉埓笮?，根?jù)實際需要確定。公文用紙要符合檔案保護技術(shù)要求。

公文用紙的頁邊與圖文區(qū)尺寸。公文天頭（上白邊）寬20毫米+05毫米；地腳（下白邊）寬7毫米+05毫米；裝訂邊（左白邊）寬20毫米+05毫米；翻口邊（右白邊）寬15毫米+05毫米。

國內(nèi)通用16開型紙圖文區(qū)尺寸為：長233毫米，寬149毫米；國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙圖文區(qū)尺寸為：長270毫米，寬175毫米。

二、公文印制格式

公文圖文區(qū)用字一律從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字的公文，則按其習(xí)慣書寫、排印。公文的書寫和印刷，必須使用規(guī)范的漢字，不能使用異體字、繁體字和未經(jīng)國家語委公布的簡化字。標(biāo)點符號、字體、字號、數(shù)字以及計量單位使用要準(zhǔn)確、規(guī)范。發(fā)文機關(guān)的版頭推薦用黑變體字（高22毫米、寬15毫米）或初號宋體字，聯(lián)合行文時，推薦使用小初號宋體字；公文大標(biāo)題使用二號宋體字，小標(biāo)題使用三號宋體字；密級、緊急程度和各種標(biāo)記字符或其它重點字使用三號黑體字；主題詞使用三號宋體字；發(fā)文字號、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)說明等一般都彩三號或四號仿宋體字。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。計量單位須使用國家法定計量單位。

正文開頭和每一段落首行空兩個字，回行時頂格。正文文字的每行寬度與圖文區(qū)寬度相等。

頁碼是標(biāo)記公文張頁的順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注，數(shù)字兩側(cè)各標(biāo)一短橫。單面印刷公文，頁碼位于每頁圖文區(qū)右下端；雙面印刷公文，正面為單數(shù)，頁碼位于每頁圖文區(qū)右下角，背面為雙數(shù)，頁碼位于左下角；沒有圖文區(qū)的頁面不標(biāo)頁碼。

公文一律在左側(cè)裝訂，不要在天頭裝訂，不要壓住文字，也不能只訂一顆訂書訂。

三、公文文面格式

（一）發(fā)文機關(guān)（亦稱“版頭”、“文頭”）

版頭是發(fā)文機關(guān)的標(biāo)志，它具有法定性、權(quán)威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種：

1、由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成。

例如：國務(wù)院文件

2、只用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱作版頭。

例如：安徽省人民政府

3、幾個同級機關(guān)（如安徽省人事廳、安徽省科學(xué)技術(shù)委員會、安徽省財政廳）聯(lián)合發(fā)文，可用主辦機關(guān)（安徽省人事廳）的名稱加“文件”二字作版頭？（例1），但發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)標(biāo)聯(lián)合行文單位的名稱；也可用幾個同級機關(guān)的名稱加“文件”二字作版頭（例2），但應(yīng)將主辦的機關(guān)排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。

例1：安徽省人事廳文件

例2：安徽省人事廳

安徽省科委文件

安徽省財政廳

4、有時根據(jù)工作需要，同一機關(guān)還可以制發(fā)專用公文版頭。

例如：***人民政府令、***人民政府任免通知

發(fā)文機關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化的簡稱，一般用22毫米*15毫米（高*寬）黑變體字。聯(lián)合行文，應(yīng)視機關(guān)多少，選擇大小適當(dāng)?shù)乃误w字。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細實橫隔線（寬140毫米，高1毫米），居中套紅印在公文首頁圖文區(qū)第13行—22行和37行—46行區(qū)域內(nèi)。

為了保證公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類公文均需使用公文版頭。發(fā)文機關(guān)的公文版頭一經(jīng)確定，不可經(jīng)常變動。

（二）密急

密級是指公文內(nèi)容涉密的程度。公文內(nèi)容涉密應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”、“機密”、“絕密”，“絕密”、“機密”公文應(yīng)當(dāng)同時標(biāo)明份數(shù)序號。密急在公文首頁發(fā)文機關(guān)版頭的左上角區(qū)域內(nèi)標(biāo)注。密急的標(biāo)識為一個五角星，即“”，五角星之前標(biāo)密急，五角星之后標(biāo)期限，如：機密20年。

密急件的份數(shù)序號是同一文件在其總印數(shù)中逐份所給的順序編號。一份文件一個號，依次流水編列，以便查對和清退。份號使用6位阿拉伯?dāng)?shù)字在密級標(biāo)識區(qū)域的上一行標(biāo)注。如：某份文件份號為“000068”就說明這份文件是總印數(shù)中的第68份。

（三）緊急程度

公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標(biāo)明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。文秘部門處理公文要力求“當(dāng)日簽收、當(dāng)日登記、當(dāng)日呈批、當(dāng)日轉(zhuǎn)辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時應(yīng)根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)明“特急”、“急件”；緊急電報應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標(biāo)明“在*日*時送達”。緊急程度在公文右上角標(biāo)注。公文標(biāo)題內(nèi)有“緊急”二字的，如“關(guān)于**緊急通知”等，也應(yīng)視同急件處理。

（四）發(fā)文字號（亦稱“文號”）

發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文和順序號三個部分組成。使用公元紀(jì)年，用阿拉伯?dāng)?shù)字，兩側(cè)用方括號“[]”。例如：皖政[1997]18號，“皖政”是安徽省人民政府的代字，“[1997]”是發(fā)文的，“18號”是1997年發(fā)文的順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機關(guān)發(fā)文字號。有發(fā)文機關(guān)加“文件”二字組成文頭的文件，發(fā)文字號一般標(biāo)注在文頭之下、橫線上方居中；只用發(fā)文機關(guān)作文頭時的文件，發(fā)文字號則標(biāo)注在橫線之右下角、文件標(biāo)題之上。

上報的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。聯(lián)合行文要同時注明聯(lián)合發(fā)文機關(guān)的簽發(fā)人。簽發(fā)人姓名標(biāo)在文頭之下、橫線以上右側(cè)位置，或標(biāo)在橫線之右下角、文件標(biāo)題之上。同時，發(fā)文字號則移至左側(cè)。

機關(guān)代字應(yīng)相對穩(wěn)定，不可經(jīng)常變動。為保證發(fā)文字號規(guī)范，防止重號、漏雨和錯號，發(fā)文字號應(yīng)由發(fā)文機關(guān)的文秘部門統(tǒng)一管理與編寫。

（五）公文標(biāo)題

公文標(biāo)題是對公文主要內(nèi)容的揭示。要求做到準(zhǔn)確、簡要。規(guī)范化的公文標(biāo)題一般應(yīng)由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題（事由）和公文種類三個部分組成。除三個部分外，在發(fā)文機關(guān)名稱與公文主題之間加個介詞（如：“關(guān)于”、“對”、“在”、“為”、“給”等），在公文主題與公文種類之間加一個結(jié)構(gòu)助詞“的”字。例如：“國務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知”，其中：“國務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機關(guān)名稱，“關(guān)于”是介詞，“發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》”是公文主題，“的”是結(jié)構(gòu)助詞，“通知”是公文的種類。標(biāo)題除發(fā)布法規(guī)性的文件可加書名外，一般不用標(biāo)點符號。

公文標(biāo)題居中在公文首頁紅色橫隔線之下、正文之上各空一行排列。

當(dāng)遇到下列情況時，公文標(biāo)題可以省略發(fā)文機關(guān)名稱或公文主題組成部分。

1、使用正式的套紅文件版頭，公文標(biāo)題可以省略發(fā)文機關(guān)名稱。例如：“關(guān)于印發(fā)《安徽省行政機關(guān)公文處理實施細則》的通知”。這份文件是使用“安徽省人民政府辦公廳”機關(guān)固定的文件版頭印發(fā)的，因此，公文標(biāo)題就省略了發(fā)文機關(guān)名稱。

2、印發(fā)公布性文件時，有的公文標(biāo)題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。

經(jīng)會議討論通過或批準(zhǔn)的公文，可在標(biāo)題下加題注，在圓括號內(nèi)注明某年某月某日經(jīng)某會議討論通過。

公文標(biāo)題字數(shù)不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標(biāo)題多行排列時，盡量不要把人名、地名以及兩個字以上的詞或數(shù)字分開，以防產(chǎn)生歧義。

（六）主送機關(guān)（亦稱“抬頭”）

主送機關(guān)是指發(fā)文機關(guān)要求對公文進行辦理或給予答復(fù)的機關(guān)。主送機關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化的簡稱；主送機關(guān)不是一個時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列；同類型機關(guān)可使用統(tǒng)稱，如“省政府各部門”。主送機關(guān)應(yīng)明確、具體，標(biāo)列在公文標(biāo)題的下方、正文之上，從左至右頂格書寫，回行繼續(xù)頂格，未尾加冒號。

主送機關(guān)的確定，應(yīng)注意以下幾個方面：

1、上行文是向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項以及匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問時使用。

2、平行文是同級機關(guān)互相商請解決有關(guān)問題或布置某項工作時使用的一種公文，主送機關(guān)可以是一個，也可以是多個。

3、下行文是上級機關(guān)要求下級機關(guān)周知、辦理或執(zhí)行事項時使用的一種公文。這種公文如發(fā)行范圍大，主送機關(guān)可用統(tǒng)稱。

4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標(biāo)主送機關(guān)；經(jīng)會議討論通過的公文，如：“決定”、“會議紀(jì)要”、“令”，主送機關(guān)名稱則移至文尾抄送欄上方標(biāo)明。

5、對參閱性文件，不需要明確的主送機關(guān)，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置?！胺炙汀睓谝话惴譃槿齻€層次：一是上級領(lǐng)導(dǎo)；二是文件內(nèi)容涉及的有關(guān)單位；三是應(yīng)抄送周知的單位。

（七）正文

正文是公文的主體部分，用來表達公文的內(nèi)容、傳達發(fā)文機關(guān)的意圖。撰寫公文總的要求，內(nèi)容符合黨的方針、政策和國家的法律、法規(guī)，情況準(zhǔn)確，措施、要求扎實具體，觀點明確，條理清楚，文字通順、精煉，書寫工整，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

當(dāng)正文占滿了公文用紙的全頁，發(fā)文機關(guān)署名和成文時間不得不轉(zhuǎn)下一頁時，必須在下一頁的首行標(biāo)注“此頁無正文”并加圓括號，然后在下方的適當(dāng)位置標(biāo)注發(fā)文機關(guān)署名牌成文時間。

（八）附件

附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補充、闡明作用，有的起說明、注釋作用，有的起證實、執(zhí)行作用。附件應(yīng)在正文之后成文時間之前注明順序和名稱。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應(yīng)放在正文未頁后面一起裝訂。被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文應(yīng)視為正文，不能作為附件處理。

（九）發(fā)文機關(guān)署名

公文除電報、會議紀(jì)要外，大部分文件的發(fā)文機關(guān)署名都應(yīng)加蓋印章。

印章是代表機關(guān)組織或領(lǐng)導(dǎo)人的象征，是行使法定職權(quán)的一種印信憑證。法定機關(guān)印章具有法定性、權(quán)威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發(fā)文機關(guān)對文件正式生效和確認無誤的一種憑證。

印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱或規(guī)范化的簡稱。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。

（十）成文時間

成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；會議討論通過的公文，一般以討論通過的日期為準(zhǔn)；電報，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文時間一般在正文之后的右下方專行標(biāo)注。會議討論通過的公文，如決議、決定、條例等，一般應(yīng)用小于標(biāo)題的字體將會議討論通過的時間和會議名稱在公文標(biāo)題之下居中標(biāo)注，并加圓括號。

成文時間一般應(yīng)是公文正式生效、執(zhí)行的日期，但是發(fā)布法規(guī)、規(guī)章的公文，除了標(biāo)注發(fā)布時間外，還專門公布具體實施的年、月、日。成文時間使用漢字寫明年、月、日，使用公元紀(jì)年全稱，不得簡寫或省略。如：1997年1月8日，既不能寫成“97年1月8日”，也不得寫成“九

八、元、八”。成文時間必須按規(guī)定標(biāo)注，切忌標(biāo)注擬稿、審稿或打印時間。

（十一）附注

附注用于說明公文中在其它區(qū)域不便說明的事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)詞、或用于表述公文的傳達范圍等。附注的內(nèi)容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標(biāo)注，并加圓括號。如：“（此件發(fā)止各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府）”；“（此件至**月**日對外公開）”等。

（十二）主題詞

主題詞是為實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機管理公文和提高查找率、查全率，根據(jù)公文基本內(nèi)容按照一定的規(guī)范優(yōu)選的詞或詞組。

公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文種標(biāo)明主詞題。

（十三）抄送機關(guān)

抄送機關(guān)即需要了解公文內(nèi)容以便協(xié)助辦理或周知的機關(guān)，應(yīng)標(biāo)注在公文主題詞下端、印發(fā)機關(guān)之上，上下用兩條等寬的平行細實線（寬140毫米，高1毫米）作為界線。抄送機關(guān)在“抄送：”后面依機關(guān)性質(zhì)、職權(quán)、隸屬關(guān)系用其它邏輯關(guān)系依次標(biāo)注抄送機關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱，移行時與上一行平行書與。抄送機關(guān)一般按上級、平級、下級機關(guān)的次序排列，同級機關(guān)按黨、政、軍、群次序排列。不同級別或同一級別不同性質(zhì)的單位之間用逗號，同一級別、同一性質(zhì)的單位之間用頓號。

（十四）印發(fā)（翻?。C關(guān)、印發(fā)日期

印發(fā)（翻?。C關(guān)、印發(fā)日期統(tǒng)稱為印制版記。印制版記列于抄送欄之下，左側(cè)注明印發(fā)（翻?。C關(guān)錢稱或規(guī)范化簡稱，右側(cè)注明印發(fā)（翻?。┤掌冢蚁陆亲⒚饔“l(fā)份數(shù)。

公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的特點

（一）公文格式的規(guī)范化

公文既然是人類處理生產(chǎn)勞動和社會活動的工具，人們周圍所發(fā)生的一切事情都要通過公文這個工具來進行管理和處理。由于公文工作是一項普遍性和基礎(chǔ)性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強。這樣公文的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。

所謂公文規(guī)范化，指的是根據(jù)公文的約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。

所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范的正確順利的實施。使公文處理依法進行。

《辦法》就屬于國家行政機關(guān)公文處理的法規(guī)性文件，也就是國家行政機關(guān)公文處理中需要共同遵守的制度。

經(jīng)國務(wù)院辦公廳提出的1999年由國家技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標(biāo)準(zhǔn)體系，使我國國家行政機關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）公文格式的法定性

公文寫作，在不同的歷史時期、不同的社會，它的寫作要求是不一樣的。回顧幾千年來中國歷史，我國的公文一直是為少數(shù)封建統(tǒng)治階級和官僚資產(chǎn)階級服務(wù)，一直是他們剝削和壓迫廣大人民群眾，維護其統(tǒng)治地位的工具。歷史無論朝代怎么變更，公文的這種性質(zhì)始終沒有變動。解放以后，我們黨和國家領(lǐng)導(dǎo)的幾十年公文改革，徹底地改變了公文的這個性質(zhì)，把公文變成了無產(chǎn)階級和人民大眾同帝國主義封建主義、官僚資本主義進行斗爭的武器，變成了管理自己國家，為廣大人民群眾服務(wù)，推動社會主義發(fā)展、推動經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的工具。

正因如此，我國新型公文表現(xiàn)出三大特點：

1．堅持無產(chǎn)階級公文的原則性和嚴(yán)肅性，使我們的公文 在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。

2．運轉(zhuǎn)訊速、工作效率高。由于公文有了黨和國家的正 確指導(dǎo)，有了嚴(yán)格的健全的紀(jì)律和制度，因此上情下達，下情上傳，橫向溝通上體現(xiàn)出迅速、準(zhǔn)確、無誤。

3．廉潔奉公、全心全意為人民服務(wù)

這三大特點就體現(xiàn)出我國公文格式所具有的階級性和法定性。

（三）公文格式的層次性

在現(xiàn)代社會中每一個國家都使用公文這種工具來實施管理。但每個國家的內(nèi)部又分有好多政府部門來進行管理。這樣就形成一個國家的全部公文構(gòu)成國家公文體系，它反映著國家機關(guān)的體系即國家機構(gòu)的狀況；每個國家的內(nèi)部機關(guān)的公文成為國家公文的一個子系統(tǒng)，所有國家機關(guān)內(nèi)部的公文子系統(tǒng)綜合匯總構(gòu)成國家行政機關(guān)公文體系。這一構(gòu)成情況就反映出公文的層次性。

我國現(xiàn)階段國家公文體系就包括：中國共產(chǎn)黨機關(guān)文件、政府機關(guān)文件（即國家行政機關(guān)公文）、司法機關(guān)文件、外交部門文件、軍事機關(guān)文件和行政法規(guī)等公文子系統(tǒng)。這種公文系統(tǒng)，它反映了我國政治體制（制度）的本質(zhì)特性，也反映出具有中國特色的社會主義國家公文的層次性。

（四）公文的美觀和莊重性

公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同層級，不同用途的公文經(jīng)約定俗成后制成不同表述形式。

公文格式的美觀和莊重包括三方面內(nèi)容，一方面是公文要素的設(shè)置和在公文中的排列位置要體現(xiàn)美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認真負責(zé)的態(tài)度．也影響到公文的美觀與莊重。

《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB／TP704—1999）中規(guī)定的公文用紙技術(shù)要求、用紙的大小，印刷排版和裝訂要求直到公文中各要素排列位置。這一切就是體現(xiàn)出國家行政機關(guān)公文的美觀和莊嚴(yán)性。

范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)公文可參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。

(1)內(nèi)容范圍

內(nèi)容范圍只涵蓋國家行政機關(guān)公文（以下簡稱“公文”）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應(yīng)是把《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來學(xué)習(xí)。

(2)適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)的公文，其他機關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。所謂參照執(zhí)行的含義是可以結(jié)合自己的實際執(zhí)行。

(3)特定范圍

《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時使用少數(shù)民 族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書寫習(xí)慣與漢字不同，執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)在某些地方可參照本標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。引用標(biāo)準(zhǔn)

GB／T 148—1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)ISO 218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標(biāo)準(zhǔn)一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為土 3mm。因此GB／T 9704一1999《國家行政機關(guān)公文格式》中規(guī)定的公文用紙幅面尺寸的依據(jù)就是GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

3．1 字

Word

標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

3．2 行

line

標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行。

在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號標(biāo)題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一個固定的數(shù)量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個要素加以定位。公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

公文用紙一般使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。

由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。

公文用紙的質(zhì)量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。經(jīng)濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質(zhì)量不低于60g／m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g／m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。這種相對靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。

公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進行分析總結(jié)得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。

橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。

不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現(xiàn)相互洇透，看上去文字很花很亂，導(dǎo)致印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標(biāo)。

pH值為7．5—9．5是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T 11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。

這項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7．5—9．5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標(biāo)加以規(guī)定。公文用紙幅面及版面尺寸5．1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T 148。

5．2

公文頁邊與版心足寸

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±lmm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

本標(biāo)準(zhǔn)改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型。作出這項規(guī)定應(yīng)該說是在進行大量調(diào)查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。

作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮：

(1)采用國際標(biāo)準(zhǔn)已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢

國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即ISO 262：1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復(fù)印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。

鑒于A4型紙是國際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。

(2)我國已基本具備采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙的條件

我國在1987年和1988年分別等效ISO 6716和ISO 216制定了我國國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T 788和GB／T 148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國自己的標(biāo)準(zhǔn)16開型。隨著國際標(biāo)準(zhǔn)A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)準(zhǔn)A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。

(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析

長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。

用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統(tǒng)一規(guī)格，還有用B5型紙與l 6開型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國際標(biāo)準(zhǔn)A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無論在哪里買到的A 4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一。因此淘汰l 6開型公文用紙紙型，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙是十分必要的。

將公文用紙由l 6開型改為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉(zhuǎn)變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際標(biāo)準(zhǔn)A系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。而且目前使用中的復(fù)印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進行了更新，可以印制A4型公文。

目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。所以在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。排版規(guī)格與印制裝訂要求

7．1 排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7．2 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過lmm。

7．3 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)BLl00％，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7．4 裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂鱨／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。

長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。

(1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字數(shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字數(shù)和行數(shù)，以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。

(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。

(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的，在此標(biāo)準(zhǔn)中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo)；這些指標(biāo)只要認真對待是很容易實現(xiàn)的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。

(4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經(jīng)驗的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計方法后文介紹)。

主體的特點是位置經(jīng)常變動，依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。

版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題；

如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。

用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進行“解剖”，掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點。

8．1 眉首

8．1．1 公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第l行。

并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號?！掇k法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。

編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。

一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第1行。

8．1．2 秘密等級和保密期限

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機密”和“秘密”?！敖^密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識公文的秘密等級。

保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā)

單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后

標(biāo)注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕

密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限，秘密等

級兩字之間應(yīng)空l字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。

8．1．3 緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

緊急程度是對公文送達時限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊 急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識位置是居于版心右上角頂格第l行。

如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標(biāo)識時，按照秘密等級

在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。

8．1．4 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特

定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。友文機關(guān)標(biāo)識上

邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識(見圖三)。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)。

聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機關(guān)

全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。

有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加“文件”二字，如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加 “文件”二字。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因為小標(biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某

些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標(biāo)識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字號，本標(biāo)準(zhǔn)以22mm×15mm為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是22mm×15mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機關(guān)標(biāo)識的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字數(shù)多少來定。

關(guān)于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的位置，本標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標(biāo)識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。

第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至

版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。

各行政機關(guān)在設(shè)計文件“紅頭”時，兩種形式均應(yīng)具備，即

平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為117mm。

關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱 右側(cè)上下居中。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這

一明確要求。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多(我們曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)

合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置)。

8，1．5 發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔

]”括入；序號不編虛

位(即1不編為O01)，不加“第”字。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。讀懂機關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準(zhǔn)確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。

年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)識不正確。年份應(yīng)用六角括號“〔

〕”括起。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。

因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號。

序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數(shù)。

發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號應(yīng)居中。

8，1．6 簽發(fā)人

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標(biāo)識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項負責(zé)。因此上報的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號同處在第3行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發(fā)人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人(會簽人)”

三字用仿宋體，簽發(fā)人(會簽人)姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會簽人)的姓名突出、醒目。

如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標(biāo)注會簽人，這時的標(biāo)識方法是，發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空1字和簽發(fā)人．姓名居右空l字的要求不變。

8，2 主體

8．2．1 公文標(biāo)題

紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識，居中排布。應(yīng)該說，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。例如，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機關(guān)多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長以及下面講到的主送機關(guān)多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關(guān)多但主辦機關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標(biāo)題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內(nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。

8．2．2 主送機關(guān)

標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用3專仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定主送機關(guān)在標(biāo)題下空l行頂格標(biāo)識，回行時仍頂格。本標(biāo)準(zhǔn)又講了當(dāng)主送機關(guān)過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關(guān)在標(biāo)題下也可以不空1行，道理不再贅述。

標(biāo)識主送機關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類型機關(guān)的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。

8．2．3 公文正文

主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

正文的標(biāo)識方法同寫信一樣，在主送機關(guān)名稱之下第1行開始標(biāo)注，每起一自然段均要左空2字。本標(biāo)準(zhǔn)特意規(guī)定公文，中的數(shù)字、年份、(用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識的)均不能回行，這是根據(jù)公文的特點而定的。因為公文中的數(shù)字、年份不能出半點紙漏，數(shù)字、年份回行權(quán)易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。

8．2．4 附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。

公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而

又是放在公文生效標(biāo)識印章之后。需要明確的是，公文的附件是

正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證

這一點，需要在公文正文之后標(biāo)注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標(biāo)識附件的序號和名稱，以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力。因此，本標(biāo)準(zhǔn)對此做了較詳細的規(guī)定。其要點一是附件應(yīng)與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標(biāo)識所屬公文的發(fā)文字號及“附件”二字。二是正文后的附件標(biāo)識應(yīng)與附件的標(biāo)識前后一致。三是對一些細節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點符號。四是對標(biāo)識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標(biāo)識要與正文空l行，左空2字；附件上的“附件”標(biāo)識在左上角頂格第l行。

8．2，5 成文日期

用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”；成文日期的標(biāo)識位置見8．2．6。

成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準(zhǔn)確性，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫成“O”，是因為“零”與漢字的另一種數(shù)字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協(xié)調(diào)。

由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8，2．6條會分別介紹。

8．2．6 公文生效標(biāo)識

公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識。

8．2，6．1 單一發(fā)文印章

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；力g蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；

當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

印章是公文的生效標(biāo)志。一般情況除了會議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。鑒于行政機關(guān)公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關(guān)的公文、證件、印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。為了保證印章的真實性，提高印章的防偽性，本標(biāo)準(zhǔn)對印章的格式做了詳密的規(guī)定。

對只蓋一個印章的單一機關(guān)發(fā)文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定落款處(即成

文日期之上)不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到l行的空白。這樣要求是為了防止變造公文，因為如果空白

過大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變造”公文。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。此話說來簡單，但執(zhí)行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標(biāo)準(zhǔn)。國家行政機關(guān)的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴(yán)肅和極不負責(zé)的態(tài)度。即使是采用印刷技術(shù)加蓋印章，制版時也要嚴(yán)肅認真，嚴(yán)格按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

本標(biāo)準(zhǔn)還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的標(biāo)準(zhǔn)是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對照現(xiàn)行國務(wù)院文件和本標(biāo)準(zhǔn)所附的樣式來掌握。之所以這樣規(guī)定，一是顯示印章的莊嚴(yán)性，特別是完整地顯示國徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因圖案或文字(特別是國徽)壓在成文時間上而使其難以辨認。另一種稱之為中套方式，適用于印章下弧有文字的印章(行政機關(guān)的部門印章或?qū)Ｓ糜≌掠性S多是這種樣式)。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。

8．2．6．2 聯(lián)合行文印章

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各

空7字；主力、機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

兩個單位聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交

或相切，相距不超過3mm。其余要求均同一個印章。

三個單位聯(lián)合行文，會出現(xiàn)至少有一個以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現(xiàn)至少有一個以上的印章是空白印章?，F(xiàn)在印刷公文大量采用現(xiàn)代印刷設(shè)備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現(xiàn)空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。為了防止出現(xiàn)空白印章，本標(biāo)準(zhǔn)做了這樣的規(guī)定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現(xiàn)空白的印章。印章每排最多排3個，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。在具體排布印章時應(yīng)使主辦機關(guān)的印章在前，協(xié)辦機關(guān)的印章按照發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的順序依次排布。當(dāng)最后一排剩下一個印章或兩個印章時，應(yīng)居中排布。成文時間標(biāo)識在最后一排印章之下空l行位置，右空2個字。同樣應(yīng)保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。

本標(biāo)準(zhǔn)對兩個或兩個以上印章的排列還規(guī)定只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。

8．2．6．3 特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

現(xiàn)行公文常出現(xiàn)一種“此頁無正文”的格式，即當(dāng)正文之后的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，于是在該空白頁第l行頂格標(biāo)識“此頁無正文”，并用圓括號括起。

這樣做是考慮到了防止在空白頁私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。為了堵上這個缺口，本標(biāo)準(zhǔn)作了規(guī)定，即在出現(xiàn)上述情況時，以采取調(diào)整行距或字距的措施加以解決。具體的調(diào)整方法是：當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務(wù)必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。本標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定，出現(xiàn)上述情況時不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。因此本標(biāo)準(zhǔn)實施后，各單位要注意改掉標(biāo)注“此頁無正文”的習(xí)慣。

8．2．7 附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下l行。

附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發(fā)至縣團級”、“此件可見報”等，不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。

附注應(yīng)用圓括號括入，左空2字標(biāo)識在成文時間的下一行。

8．3 版記

8．3．1 主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)負責(zé)制定和發(fā)布。如國家行政機關(guān)公文主題詞是由國務(wù)院辦公廳編制的《國務(wù)院主題詞表》規(guī)定。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定主題詞居左頂格標(biāo)識，“主題詞”三字用黑體，后標(biāo)全角冒號；詞目用小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同，同時要注意詞目之間不要加頓號，而是空l字。

8．3．2 抄送機關(guān)

公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號5抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抄送機關(guān)標(biāo)識于主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關(guān)居左空l字，這與主題詞頂格標(biāo)識不同。二是抄送機關(guān)回行時與上一行的抄送機關(guān)對齊，這與標(biāo)題之下的主送機關(guān)回行

時仍頂格不同。三是抄送機關(guān)間用逗號隔開，最后要標(biāo)注句號，這是為了防止在抄送機關(guān)之后私自加入其他的抄送機關(guān)，同樣有防止變造公文之意。

如果在抄送機關(guān)之上、主題詞之下需標(biāo)識主送機關(guān)，前面所講的主送機關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時或使用“會議紀(jì)要”文種時會發(fā)生這種情況。本標(biāo)準(zhǔn)特別說明，標(biāo)識方法與抄送機關(guān)的標(biāo)識方法相同，即也要注意上面提到的三點。8．3．3 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置；

用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

印發(fā)機關(guān)不是指公文的發(fā)文機關(guān)，發(fā)文機關(guān)已有明顯的“紅頭”標(biāo)識或在公文標(biāo)題中顯示。這里的印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機關(guān)的辦公廳(室，)或文秘部門。有的發(fā)

文機關(guān)沒有專門的辦公廳(室)或文秘部門，也可標(biāo)識發(fā)文機關(guān)。

標(biāo)識印發(fā)日期是為了準(zhǔn)確反映公文的生成時效。一般來說，公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，也就是生效時間之后，往往需要經(jīng)過打字、校對、復(fù)核等環(huán)節(jié)。本標(biāo)準(zhǔn)說明·了印發(fā)日期以公文付印的時間為準(zhǔn)，是為了界定生效時間與印發(fā)時間的區(qū)別。通過了解生效時間與印發(fā)時間的時間差，既可以使發(fā)文機關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機關(guān)掌握公文的傳遞時間，均有利于公文的辦理。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空l字，并且只能占一行位置。因此，印發(fā)機關(guān)如果字數(shù)太多，可以自行簡化；本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，也有盡量縮小位置的考慮，以保證一行位置能容下印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。

8．3．4 版記中的反線

版記個各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是如此設(shè)計顯得美觀。要注意最后一個要素之下要有一條反線，具體標(biāo)識方法可參見標(biāo)準(zhǔn)中的圖4。

8，3．5 版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定版記置于最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文雙面印刷)的最下面的位置。之所以這樣規(guī)定，是為了保證公文的完整性。因為公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結(jié)束部分就是本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的版記。這樣，紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以準(zhǔn)確認定公文是否完整。確定版記的位置在實際操作中會遇到以下情況：

(1)公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標(biāo)識版記，此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關(guān)系。

(2)公文的篇幅如果在一個折頁(即有四面)以上，這時公文的頁數(shù)一般應(yīng)是4的倍數(shù)，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)。

(3)公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數(shù)，此時版記應(yīng)置于該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標(biāo)識自己的版記。頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定頁碼分別置于公文左下角或右下角，并在頁碼左右各放一字線，是為了方便閱讀。

規(guī)定空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼(包括印有版記的那面)是為了防止在空白頁私加文字。也就是說，頁碼只標(biāo)識到公文主體部分結(jié)束的那頁。如果想在公文主體部分之后私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁標(biāo)識頁碼，印有版記的那面也就要標(biāo)識頁碼，這樣，真假公文一相對照，假公文在頁碼上就會露出馬腳。公文中表格

公文如需附表，對橫排A45氏型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼

表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，又當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四(可放分送，不放頁碼)應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(封印上。

在實際工作中，有些公文需要附一些表格。為使表格裝排得規(guī)范，本標(biāo)準(zhǔn)對表格如何放置作了較為明確的規(guī)定。對于橫排A4表格的頁碼，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。這樣放置可保證連續(xù)編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現(xiàn)單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文就要反復(fù)顛倒來看，很不方便。

公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，而且是作為公文正文的最后一頁時，為避免表格的脫落，所以應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。

ll 公文的特定格式

11．1 信函式格式

發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號置于武文線下l行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空l行標(biāo)識公文標(biāo)題。如需標(biāo)識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。兩線之間其他要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。

在制發(fā)機關(guān)公文的實踐今，經(jīng)常使用一種只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)名稱而