第一篇：人事檔案管理程序

1目的

對(duì)人事檔案的建立、保管、利用、歸檔等進(jìn)行規(guī)范化管理，確保人事檔案為公司在用人、選人等方面提供依據(jù)。

2適用范圍

適用于公司人事檔案的建立、編目、保管、處置等過程的控制、適用于公司各級(jí)人員的人事檔案管理。

3人事檔案的建立

3．1人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)公司新進(jìn)員工建立員工人事檔案工作，用專用的檔案盒裝員工檔案材料。

3．2員工人事檔案應(yīng)包括的人事材料為： A． B． C． D． E． 個(gè)人履歷材料 錄用任免材料 進(jìn)修培訓(xùn)材料 考核獎(jiǎng)懲材料

職稱評(píng)定資格材料或證書

3．3人事檔案的分類、編目和標(biāo)識(shí)

3．3．1人力資源部負(fù)責(zé)檔案管理人員將員工檔案按下列類別及順序進(jìn)行分類： A． B． C． 按部門分類：將同一部門的員工檔案歸在一起 按職務(wù)分類：按管理人員、普通員工歸在一起； 按編號(hào)分類：按員工編號(hào)排序。

4人事檔案的保管

4.1保管原則：安全、保密、清晰、完整。

4.2人力資源部設(shè)有專用的檔案柜,檔案應(yīng)每年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理 4.3人事檔案屬保密文件,任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

4.4轉(zhuǎn)遞制度:因工作調(diào)動(dòng)而引起的檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)按發(fā)文要求包裝、密封。檔案轉(zhuǎn)走后，同時(shí)在人事檔案目錄一覽表上表明“注銷”

5人事檔案的利用

5．1人事檔案的利用主要指檔案的借閱、查閱、及出具證明等用途。5．2查閱/借閱前須填寫申請(qǐng)表，借出的檔案不得轉(zhuǎn)借或讓別人翻閱。

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5．3查閱/借閱人必須遵守規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。5．4查閱/借閱過程中，嚴(yán)禁涂改、圈畫、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，也不得擅自將其他材料裝入檔案。

5．5借閱檔案最長(zhǎng)時(shí)間不能超過7天，若需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

6人事檔案的處置

6．1對(duì)離職人員及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)移，企業(yè)內(nèi)部檔案2年后銷毀，對(duì)死亡人員的檔案半年后銷毀。

6．2對(duì)員工人事檔案的處置做好記錄，填寫人事檔案處置記錄表。

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第二篇：人事檔案專題

人事檔案專題：人事權(quán)，接收函，就業(yè)方案，報(bào)到 什么是人事權(quán)？

人事權(quán)是指企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位員工、干部及人事檔案的管理權(quán)，而非一般公司內(nèi)部的行政人事權(quán)。一般處級(jí)以上的政府機(jī)關(guān)部門、國(guó)有企事業(yè)單位，都具有相應(yīng)的人事權(quán)，在政府人事部門設(shè)立了人事專戶，這類用人單位辦理人事方面的業(yè)務(wù)可以直接或經(jīng)上級(jí)管理部門向政府人事部門辦理手續(xù)，非公有制經(jīng)濟(jì)性質(zhì)的單位不能直接面對(duì)政府人事部門，只有通過人才交流中心才能辦理各類人事事宜。

特別提示：畢業(yè)生到各種非公有制經(jīng)濟(jì)性質(zhì)的單位就業(yè)，也就是說到三資企業(yè)、民營(yíng)、私營(yíng)、個(gè)體等無人事權(quán)的企業(yè)就業(yè)，一定要在人才交流中心掛靠人事和檔案關(guān)系。

什么是接收函？

接收函是有人事權(quán)的單位（一般是人事局）發(fā)給學(xué)校證明接收該畢業(yè)生的函件，是制訂就業(yè)方案和畢業(yè)生派遣的重要證明。到非生源地就業(yè)的必須要有接收函，接收函可以是當(dāng)?shù)厝耸戮值慕邮兆C明，也可以是中央直屬、省直屬單位或企業(yè)的錄用函，或者是在就業(yè)協(xié)議書上蓋有具有人事權(quán)單位的公章。

若與用人單位簽訂《就業(yè)協(xié)議書》后，應(yīng)及時(shí)向用人單位垂詢《接收函》事宜。畢業(yè)生拿到《接收函》后應(yīng)及時(shí)交回校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以免錯(cuò)失上報(bào)就業(yè)方案時(shí)間，造成不必要的麻煩。

什么是就業(yè)方案？

就業(yè)方案是以畢業(yè)生上交的就業(yè)單位所在地市人事局接收公函或有效的就業(yè)協(xié)議書依據(jù)，將畢業(yè)生所填寫的就業(yè)派遣登記表信息錄入到經(jīng)畢業(yè)生資格審查后的畢業(yè)生資源信息庫(kù)而形成的。每年6月初要將此方案上報(bào)到國(guó)家教育部和廣東省教育廳，經(jīng)批準(zhǔn)后，以就業(yè)方案為依據(jù)打印《報(bào)到證》。

什么是報(bào)到證？

報(bào)到證全稱為《全國(guó)普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)報(bào)到證》，此證由國(guó)家教育部印制，省級(jí)高校畢業(yè)生就業(yè)管理部門簽發(fā)。報(bào)到證是列入國(guó)家統(tǒng)一招生計(jì)劃的學(xué)生才能持有的有效證件及畢業(yè)生轉(zhuǎn)檔案、遷戶口、到單位報(bào)到的憑證。什么是生源類別？

生源類別跟培養(yǎng)類別概念相近，一般分為統(tǒng)招統(tǒng)分生（國(guó)家計(jì)劃）、港澳臺(tái)生、留學(xué)生。

在協(xié)議書中畢業(yè)生與用人單位的權(quán)利和義務(wù)是什么？

畢業(yè)生的權(quán)利和義務(wù)有：

（1）可在規(guī)定的范圍內(nèi)通過與用人單位的雙向選擇，自主選擇自己的就業(yè)單位；

（2）有權(quán)了解用人單位的各種情況（涉及國(guó)家機(jī)密的除外）和自己將獲得的待遇；

（3）如實(shí)向用人單位介紹自己的基本情況，在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)成績(jī)。用人單位的權(quán)利和義務(wù)：

（1）可通過與高校學(xué)生的雙向選擇，自主錄用高校畢業(yè)生；

（2）有權(quán)了解學(xué)生包括身心狀況在內(nèi)的基本情況、在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)成績(jī)；

（3）制定高校畢業(yè)生用人計(jì)劃，及時(shí)辦理需求信息登記手續(xù)；

（4）通過供需見面、雙向選擇活動(dòng)，如實(shí)向?qū)W生介紹本單位情況，包括單位基

本情況、崗位要求、基本待遇等。

協(xié)議書損壞或遺失怎么辦？

我校畢業(yè)生統(tǒng)一使用由廣東省教育廳就業(yè)中心印制的《普通高校畢業(yè)生、畢業(yè)研究生就業(yè)協(xié)議書》（以下簡(jiǎn)稱《協(xié)議書》），每位畢業(yè)生只能擁有一套（一式三份）。若畢業(yè)生本人不慎將《協(xié)議書》損壞可憑損壞的原件到學(xué)校就業(yè)中心換??；若遺失則需本人提出書面申請(qǐng)，經(jīng)所在學(xué)院簽署意見同意后，由就業(yè)中心補(bǔ)發(fā)。

什么是無效協(xié)議？

無效協(xié)議是指因欠缺就業(yè)協(xié)議的有效要件或違反簽訂就業(yè)協(xié)議的原則從而不發(fā)生法律效力的協(xié)議。凡屬以下情況之一者，均為無效協(xié)議：

（1）畢業(yè)生本人簽訂的協(xié)議；

（2）不符合國(guó)家就業(yè)政策、就業(yè)規(guī)定或就業(yè)范圍的協(xié)議；

（3）采取欺詐、隱瞞、作假等手段簽訂的協(xié)議；

（4）未經(jīng)用人單位及其主管部門簽署意見并加蓋公章的協(xié)議；

（5）其他違反法律法規(guī)的協(xié)議。

什么情況下可以申請(qǐng)重新簽約？重新簽約的程序是怎樣的？

一般來說，協(xié)議一旦簽訂，雙方必須認(rèn)真履行，只有以下特殊原因可申請(qǐng)重新簽約：

（1）升學(xué)深造；

（2）出國(guó)；

（3）學(xué)校認(rèn)為可以違約的情形。

申請(qǐng)重新簽約的程序：

（1）與用人單位辦理解除協(xié)議的手續(xù)，取得用人單位及其主管部門同意解除協(xié)議的書面意見；

（2）向?qū)W院提出申請(qǐng)報(bào)告，學(xué)院經(jīng)過實(shí)質(zhì)審查后準(zhǔn)復(fù)；

（3）學(xué)院批準(zhǔn)后，報(bào)學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心審核；

（4）向?qū)W校就業(yè)指導(dǎo)中心出具新接收單位的接收函并交回原已簽署的協(xié)議書；

（5）學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見；

（6）領(lǐng)取新的協(xié)議書，辦理新的簽約手續(xù)。

什么是試用期、見習(xí)期和實(shí)習(xí)期？

試用期又稱適應(yīng)期或考察期，根據(jù)2008年1月1日起施行的《勞動(dòng)合同發(fā)》第十九條規(guī)定：“勞動(dòng)合同期限三個(gè)月以上不滿一年的，試用期不得超過一個(gè)月；勞動(dòng)合同期限一年以上不滿三年的，試用期不得超過二個(gè)月；三年以上固定期限和無固定期限的勞動(dòng)合同，試用期不得超過六個(gè)月”。

見習(xí)期與在法律上明確規(guī)定的“試用期”不同，它并不是一個(gè)法律層面的概念。見習(xí)期一般是指行政、事業(yè)單位在人事制度的框架下對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生進(jìn)行業(yè)務(wù)適應(yīng)及考核的一種制度。

實(shí)習(xí)期一般是專指尚未畢業(yè)的學(xué)生到用人單位進(jìn)行的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。根據(jù)我國(guó)有關(guān)法律規(guī)定，學(xué)生在用人單位實(shí)習(xí)期間，與用人單位還不是勞動(dòng)關(guān)系，因此，二者之間問題的解決依據(jù)尚不能援引《勞動(dòng)合同法》。

就業(yè)協(xié)議與勞動(dòng)合同有何區(qū)別？

1、主體不同

就業(yè)協(xié)議適用于應(yīng)屆畢業(yè)生與用人單位、學(xué)校三方之間，學(xué)校是就業(yè)協(xié)議的鑒證方或簽約方，就業(yè)協(xié)議對(duì)用人單位的性質(zhì)沒有規(guī)定，適用任何單位；而勞動(dòng)

合同只適用于勞動(dòng)者（含應(yīng)屆畢業(yè)生）與用人單位（不含公務(wù)員單位和比照實(shí)行公務(wù)員制度的組織和社會(huì)團(tuán)體以及軍隊(duì)系統(tǒng)）之間，與學(xué)校無關(guān)。

2、內(nèi)容不同

畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議的內(nèi)容主要是畢業(yè)生如實(shí)介紹自身情況，并表示愿意到用人單位就業(yè)、用人單位表示愿意接受畢業(yè)生，學(xué)校同意推薦畢業(yè)生并列入就業(yè)方案，而不涉及畢業(yè)生到用人單位報(bào)到后應(yīng)享有的權(quán)利義務(wù)。勞動(dòng)合同的內(nèi)容涉及勞動(dòng)報(bào)酬、勞動(dòng)保護(hù)、工作內(nèi)容、勞動(dòng)紀(jì)律等方方面面，勞動(dòng)權(quán)利義務(wù)更為明確。

3、時(shí)間不同

一般來說就業(yè)協(xié)議應(yīng)在畢業(yè)生就業(yè)之前簽訂，而勞動(dòng)合同往往在畢業(yè)生到用人單位報(bào)到后才簽訂。

4、目的不同

就業(yè)協(xié)議是畢業(yè)生和用人單位關(guān)于將來就業(yè)意向的初步約定，是對(duì)雙方的基本條件以及即將簽訂的勞動(dòng)合同的部分基本內(nèi)容的大體認(rèn)可，并經(jīng)用人單位的上級(jí)主管部門和高校就業(yè)部門同意和鑒證，一經(jīng)畢業(yè)生、用人單位、高校、用人單位主管部門簽字蓋章，即具有一定的法律效力，是編制畢業(yè)生就業(yè)方案和將來雙方訂立勞動(dòng)合同的依據(jù)。

什么是無效合同？畢業(yè)生在與用人單位簽訂合同時(shí)要注意什么無效合同？

無效合同是指訂立的勞動(dòng)合同不符合法定條件，不能發(fā)生當(dāng)事人預(yù)期的法律后果的勞動(dòng)合同。

勞動(dòng)合同必須經(jīng)雙方協(xié)商一致才能簽訂，任意一方被迫簽訂的勞動(dòng)合同或未經(jīng)協(xié)商一致簽訂的勞動(dòng)合同為無效勞動(dòng)合同。

下列勞動(dòng)合同無效或者部分無效：

（1）以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，使對(duì)方在違背真實(shí)意思的情況下訂立或者變更勞動(dòng)合同的；

（2）用人單位免除自己的法定責(zé)任、排除勞動(dòng)者權(quán)利的；

（3）違反法律、行政法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定的。

另外，在簽訂的合同中，我們要注意盡可能避免與用人單位簽訂類似以下的勞動(dòng)合同：

（1）口頭合同。

（2）格式合同：用人單位按照國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定和勞動(dòng)部門制定的合同示范文本事先打印好的聘用合同。從表面上看，這種合同似乎無可挑剔，可具體條款卻表述模糊，甚至有多種解釋。

（3）單方合同：只約定應(yīng)聘方有哪些義務(wù)，違反約定要承擔(dān)怎樣的責(zé)任，毀約要交納毀約金等，而合同上關(guān)于應(yīng)聘者的權(quán)利幾乎一字不提。

（4）生死合同：一些危險(xiǎn)行業(yè)用人單位為逃避應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，常常在簽訂合同時(shí)，要求應(yīng)聘方接受合同中的“生死協(xié)議”，即一旦發(fā)生意外，企業(yè)不承擔(dān)任何責(zé)任。如果簽訂這種合同，真的發(fā)生意外事故后，恐怕交涉起來會(huì)有更多的麻煩。

（5）兩張皮”合同：有些用人單位攝于有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，往往與應(yīng)聘者簽訂兩份合同，一份合同用來應(yīng)付勞動(dòng)部門的檢查，另一份合同才是雙方真正履行的合同，而這份合同，是不能暴露在陽(yáng)光之下的。遇到這種情況，應(yīng)聘者一定要當(dāng)心，認(rèn)真對(duì)比兩份合同的異同，防止陷入只有利于用人單位而侵犯自己合法權(quán)益的不平等合同陷阱。

初就業(yè)出現(xiàn)勞動(dòng)爭(zhēng)議有哪些處理途徑？

1、協(xié)商解決

勞動(dòng)爭(zhēng)議發(fā)生后，當(dāng)事人就爭(zhēng)議事項(xiàng)進(jìn)行商量，使雙方消除矛盾，找出解決爭(zhēng)議的方法。不愿協(xié)商或者是協(xié)商不成的，當(dāng)事人可以并有權(quán)申請(qǐng)調(diào)解或仲裁。

2、企業(yè)調(diào)解

向本單位勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解委員會(huì)申請(qǐng)調(diào)解，企業(yè)調(diào)解達(dá)成協(xié)議的，制作調(diào)解書，雙方當(dāng)事人應(yīng)自覺履行（此協(xié)議不具有法律約束力）；從當(dāng)時(shí)人申請(qǐng)之日起三十日內(nèi)未達(dá)成協(xié)議，則視為調(diào)解不成。當(dāng)事人可以在規(guī)定的期限60至90天內(nèi)，向勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁。另外，當(dāng)事人不愿意調(diào)解或調(diào)解達(dá)成協(xié)議后反悔的，也可直接向仲裁委員會(huì)申請(qǐng)仲裁。

3、勞動(dòng)仲裁

勞動(dòng)爭(zhēng)議一般由所在行政區(qū)域內(nèi)的勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)受理，當(dāng)發(fā)生爭(zhēng)議的單位與職工不在同一勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)管轄地區(qū)時(shí)，由職工當(dāng)事人工資關(guān)系所在地的勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁仲裁委員會(huì)處理。如果當(dāng)事人任何一方對(duì)裁決不服，則應(yīng)在收到裁決書15日內(nèi)向當(dāng)?shù)厝嗣穹ㄔ浩鹪V，期滿不起訴的，裁決書即發(fā)生法律效力，當(dāng)事人對(duì)發(fā)生法律效力的調(diào)解書和裁決書應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限履行。

4、法院裁決

當(dāng)事人任何不服裁決向法院起訴的，法院將按照民事訴訟法的有關(guān)程序進(jìn)行。首先對(duì)雙方當(dāng)事人進(jìn)行民事調(diào)解，如果雙方當(dāng)事人就勞動(dòng)爭(zhēng)議達(dá)成協(xié)議，法院將制定民事調(diào)解書，調(diào)解書一經(jīng)送達(dá)當(dāng)事人立即生效，與裁決書具有同等的法律效力。如果調(diào)解不成，法院應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)作出書面裁決。原被告任何一方對(duì)裁決不服的，可在法定期限（自收到裁決書起15日）內(nèi)向上級(jí)人民法院提起上訴。

第三篇：人事檔案

畢業(yè)生檔案管理有關(guān)事項(xiàng)問答

2010-06-02 11:12:34

一直以來，不少畢業(yè)生由于對(duì)檔案的作用不了解和不重視，在簽訂就業(yè)合同時(shí)并未考慮應(yīng)該如何管理自己的檔案，大多數(shù)畢業(yè)生認(rèn)為檔案的管理并不重要，忽視對(duì)檔案的管理，這樣的狀況令人擔(dān)憂，忽視對(duì)檔案的管理，最后損失的還是畢業(yè)生自己，所以畢業(yè)生一定要了解和掌握檔案管理的相關(guān)政策，切實(shí)維護(hù)自己的合法權(quán)益，以免給自己今后的發(fā)展埋下“隱患”。下面是畢業(yè)生檔案相關(guān)問題的解答。

一、什么是人事檔案？人事檔案有什么作用？

答：

1、人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

2、人事檔案作用是：（1）辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及開具出國(guó)、考研等有關(guān)證明的依據(jù)；（2）職稱申報(bào)，需要根據(jù)人事檔案中所記錄的工齡來確定申報(bào)資格；（3）轉(zhuǎn)正定級(jí)，可以確定干部身份，計(jì)算工齡。在行政事業(yè)單位工齡是作為工資、職務(wù)晉升的主要依據(jù)，是辦理退休手續(xù)，享受社會(huì)保險(xiǎn)的依據(jù)；同時(shí)干部身份是單位之間、城市之間流動(dòng)的必備條件之一。（4）戶口可以根據(jù)檔案中是否具備干部身份，隨檔案調(diào)動(dòng)而遷移。（5）錄用公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員政審時(shí)所必備的材料。（6）公務(wù)員、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)確定工資的依據(jù)。

二、什么是戶口？戶口有什么作用？

答：

1、戶口是國(guó)家個(gè)人基本信息的記錄憑據(jù)。

2、戶口的作用是：（1）辦理身份證、住居證、暫住證的憑據(jù)；（2）辦理結(jié)婚、生育指標(biāo)的憑據(jù)；（3）辦理出國(guó)、買房、子女入學(xué)、入職的憑據(jù)；（4）、辦理銀行存款的憑據(jù)；（5）辦理社會(huì)保險(xiǎn)的憑據(jù)；（6）公務(wù)員事業(yè)單位報(bào)考等各類考試的憑據(jù)；（7）住宿、乘飛機(jī)、火車等入行憑據(jù)。

三、什么是戶籍卡？什么是戶口遷移證？

戶籍卡即本人戶口本。戶口遷移證是戶口跨市遷移的憑據(jù)，隨著戶口遷移證的開出，其在校的戶籍信息將隨之消除，因此戶口遷移證不能做為戶口使用，畢業(yè)生在畢業(yè)前應(yīng)盡快確定戶口的去向，領(lǐng)到戶口遷移證后應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到遷往地辦理落戶手續(xù)。

目前我國(guó)銀行、保險(xiǎn)等行業(yè)的業(yè)務(wù)辦理需要與戶籍信息掛鉤，如不及時(shí)處理好自己的戶籍，將直接影響你的工資、保險(xiǎn)、信用卡等業(yè)務(wù)的辦理。

四、什么是人事代理

答：人事代理是與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相配套的新型人事管理模式，是指政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)受單位或個(gè)人委托，運(yùn)用社會(huì)化服務(wù)方式和現(xiàn)代科技手段，按照一定的法律程序和政策規(guī)定，代辦有關(guān)人事業(yè)務(wù)。根據(jù)國(guó)家《人才市場(chǎng)管理規(guī)定》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等規(guī)定，其他機(jī)構(gòu)未經(jīng)政府人事部門批準(zhǔn)或授權(quán)一律不得從事該項(xiàng)業(yè)務(wù)，個(gè)人不得保管人事檔案。

推行人事代理制度，有利于實(shí)現(xiàn)人檔分離和人才社會(huì)化管理。對(duì)用人單位而言，可減輕大量的人事事務(wù)性工作，解決在人才引進(jìn)、畢業(yè)生接收、職稱評(píng)審、人事檔案管理等方面遇到的問題；對(duì)各類人才而言，個(gè)人不再是“單位所有”，流動(dòng)變得十分方便，權(quán)益得到有力保障。譬如畢業(yè)生憑報(bào)到證將檔案掛靠在人才交流中心后，可保留干部身份、連續(xù)計(jì)算工齡、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、購(gòu)買各類保險(xiǎn)等。

五、為什么要辦理人事代理？

答：人事代理是一種人事管理與人員使用分離的新型人事管理方式。三資、民營(yíng)、私營(yíng)等所有非國(guó)有企業(yè)對(duì)員工的人事檔案、戶口沒有相應(yīng)的人事管理職能；改制后的股

份制企業(yè)員工，事業(yè)單位聘用員工也涉及到人事檔案、戶口的管理問題。上述員工都可能會(huì)遇到如：各類保險(xiǎn)的繳納、戶口落戶、計(jì)劃生育證明、購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用房證明；干部身份的確認(rèn)、檔案工資的調(diào)整、工齡的確認(rèn)與計(jì)算；黨團(tuán)關(guān)系的管理、技術(shù)職稱初任、評(píng)審或者企、事業(yè)單位調(diào)動(dòng)、考公務(wù)員、考研究生等問題；護(hù)照中組部、人事部有關(guān)文件精神，政府人事部門所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)上述上員的檔案、戶口等人事事務(wù)的管理，并為之提供配套的服務(wù)，以保護(hù)其合法權(quán)利。

六、什么是干部身份？干部身份對(duì)畢業(yè)生以后的發(fā)展有什么幫助？

按照我國(guó)現(xiàn)行人事管理政策，國(guó)家統(tǒng)一招收的全日制大中專院校畢業(yè)生，執(zhí)行一年見習(xí)期考核合格辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)后具備干部身份。干部身份是國(guó)家機(jī)關(guān)錄用公務(wù)員、進(jìn)入事業(yè)單位的基本條件，同時(shí)也是單位之間，城市之間人才流動(dòng)的必備條件之一。案例：某學(xué)生2003年畢業(yè)于長(zhǎng)沙某高校，畢業(yè)后去了廣州某民營(yíng)企業(yè)工作，因民營(yíng)企業(yè)不能管理他的檔案、戶口，也就沒有簽就業(yè)協(xié)議書、開出報(bào)到證。2006年他跳槽到一家單位，因?yàn)楣ぷ鳂I(yè)績(jī)好，這個(gè)單位要求他把檔案、戶口調(diào)入廣州。因?yàn)樗厴I(yè)時(shí)沒有辦理就業(yè)和人事代理手續(xù)，檔案和戶口已退回原籍。干部身份保留期限只有2年，他畢業(yè)已3年，指標(biāo)已經(jīng)作廢，所以不能作為干部身份調(diào)入廣州，這時(shí)候機(jī)會(huì)就永遠(yuǎn)失去了。

七、什么是工齡？工齡對(duì)畢業(yè)生以后有什么作用？

工齡是指職工以工資收入為生活資料全部來源的以年為單位的工作時(shí)間，工齡是我國(guó)職工退休的一個(gè)條件，也是行政事業(yè)單位，國(guó)有企業(yè)工資計(jì)算的內(nèi)容之一。

案例：長(zhǎng)沙某高校2001年畢業(yè)生，畢業(yè)后在公安廳戶政中心工作，屬聘用員工。該單位在市人才服務(wù)中心為所有聘用員工辦了人事代理。工作兩年后，該畢業(yè)生考取了公務(wù)員，工齡、檔案工資從2001年計(jì)算，那么他到新單位的工資級(jí)別比同年畢業(yè)沒有

辦理人事代理手續(xù)的同學(xué)檔案工資要高一個(gè)檔次。

八、哪些單位能夠保管畢業(yè)生的檔案和戶口？

答：

1、畢業(yè)生如果是到國(guó)家機(jī)關(guān)、全民事業(yè)單位、國(guó)有大中型企業(yè)就業(yè)。這些單位又同意接受其檔案、戶口，那么檔案、戶口就可以在這些單位管理。如果這些單位采用聘用合同制，檔案、戶口須放在當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理。

2、畢業(yè)生如果是在三資、民營(yíng)企業(yè)、股份制企業(yè)就業(yè)，這些企業(yè)按國(guó)家現(xiàn)行人事政策不具備人事檔案管理職能，檔案、戶口應(yīng)交由當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理。

九、如何辦理改派？

答：

1、到原接收單位開具退函，提取原報(bào)到證；

2、到長(zhǎng)沙理工大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)中心辦理相關(guān)證明；

3、憑退函、證明、原報(bào)到證、畢業(yè)證、身份證原件到湖省

大中專就業(yè)指導(dǎo)中心辦理新報(bào)到證。

十、辦理人事代理手續(xù)，有報(bào)到證與沒有報(bào)到證有什么區(qū)別？

畢業(yè)生辦理人事代理手續(xù)，可要報(bào)到證也可不要報(bào)到證。但有報(bào)到證的，可取得干部身份；自開出報(bào)到證時(shí)間始，連續(xù)計(jì)算工齡；一年后可辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)。而沒有辦理報(bào)到證的，就沒有干部身份、不能連續(xù)計(jì)算工齡、不能按時(shí)辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)等等。

十一、應(yīng)屆畢業(yè)生什么情況下需要辦理人事代理？

應(yīng)屆畢業(yè)生在畢業(yè)后未找到正式的接收單位的（如私企、外資企業(yè)和暫時(shí)沒有人事編制的單位）或準(zhǔn)備出國(guó)的，應(yīng)盡快辦理人事代理手續(xù)。

十二、什么是報(bào)到證？

報(bào)到證是由省級(jí)高校畢業(yè)生就業(yè)管理部門簽發(fā)的列入國(guó)家計(jì)劃

招生的畢業(yè)生持有的證件。報(bào)到證為一式兩聯(lián)（正本和副本），正本為藍(lán)色由畢業(yè)生持有，到單位或辦理人事代理報(bào)到時(shí)交給單位或人才中心；副本為白色，由學(xué)校負(fù)責(zé)放入畢業(yè)生檔案。

十三、報(bào)到證具有何種功能？

1、是畢業(yè)生到接收單位（人才服務(wù)機(jī)構(gòu)）報(bào)到的憑證；

2、證明持證的畢業(yè)生是納入國(guó)家統(tǒng)一招生計(jì)劃的學(xué)生；

3、憑報(bào)到證及其它有關(guān)資料辦理戶口和人事檔案等手續(xù)；

4、確定干部身份，調(diào)入調(diào)出的依據(jù)之一。

十四、應(yīng)屆畢業(yè)生辦理人事代理有哪些好處？

1、向畢業(yè)生提供國(guó)家人事法律、法規(guī)和政策方面的宣傳咨詢服務(wù)。

2、為畢業(yè)生保管人事檔案

3、為畢業(yè)生申報(bào)專業(yè)技術(shù)資格考評(píng)。

4、按國(guó)家有關(guān)政策為畢業(yè)生調(diào)整檔案工資。

5、委托畢業(yè)生的養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)等

6、負(fù)責(zé)管理畢業(yè)生的中共黨員的組織關(guān)系。

7、為在市區(qū)無入戶地址的畢業(yè)生掛靠戶糧關(guān)系。

8、負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)畢業(yè)生的人事關(guān)系手續(xù)，在委托代理期間，按規(guī)定保留干部身份、計(jì)算工齡，為畢業(yè)生辦理出國(guó)（出境）政審呈報(bào)手續(xù)。承辦與人事管理相關(guān)的其他事宜

十五、畢業(yè)時(shí)暫未落實(shí)工作單位以及準(zhǔn)備考研的畢業(yè)生檔案如何處理？

答：可在湖南省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心辦理檔案戶籍托管，因?yàn)樵诼鋵?shí)就業(yè)單位需要辦理就業(yè)派遣手續(xù)時(shí)，只需攜帶與省中心簽訂的《人事檔案與戶籍托管合同書》、與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議書原件與畢業(yè)證復(fù)印件，即可直接到省中心辦理《報(bào)到證》，畢業(yè)生戶籍隨新辦《報(bào)到證》轉(zhuǎn)遷；考研畢業(yè)生憑報(bào)考學(xué)校調(diào)檔函即可在省中心辦理檔案調(diào)出手續(xù)，而不需要再到學(xué)校辦理任何相關(guān)有續(xù)。

第四篇：人事檔案

《公司人事檔案管理辦法》

一、公司人事檔案管理辦法總則

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。

1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。

2、在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

二、公司人事檔案管理辦法職責(zé)

（一）綜合辦勞資員

1、負(fù)責(zé)正確應(yīng)用好檔案，做到職工檔案工資的準(zhǔn)確無誤。

2、負(fù)責(zé)辦理工人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

3、負(fù)責(zé)登記工人工作變動(dòng)情況。

4、負(fù)責(zé)為有關(guān)部門提供職工情況

5、負(fù)責(zé)定期向本單位檔案室移交檔案。

（二）綜合辦檔案員

1、負(fù)責(zé)保管工人檔案，做好對(duì)勞資使用檔案情況的監(jiān)督。

2、負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負(fù)責(zé)做好工人檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定

（一）工人檔案的內(nèi)容和分類：

1、履歷材料。是指?jìng)€(gè)人經(jīng)歷和基本情況，包括簡(jiǎn)歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證明等材料；

2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料；

3、鑒定、考核、考察材料。包括實(shí)習(xí)、畢業(yè)鑒定，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、工作、技術(shù)、工作調(diào)動(dòng)等考核鑒定材料；

4、評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料；

5、政審材料。包括政審表，政治歷史問題和本人檢查交代及證明材料，申訴及落實(shí)政策的材料；

6、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。包括加入黨團(tuán)組織和民主黨派的申請(qǐng)書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料，退出黨團(tuán)組織和民主黨派的材料等；

7、獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括經(jīng)公司級(jí)以上組織授予的各種物質(zhì)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)決定和先進(jìn)事跡材料。如先進(jìn)生產(chǎn)者、勞動(dòng)模范、三八紅旗手、模范黨團(tuán)員及立功材料；

8、處分材料。包括違犯黨紀(jì)國(guó)法或違反廠規(guī)廠紀(jì)所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料；

9、招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料。包括崗位工種變動(dòng)審批表、工齡改變證明、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資變更審批表、調(diào)資升級(jí)表、調(diào)動(dòng)工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險(xiǎn)福利待遇審批表、出國(guó)、內(nèi)退、退職、退休、解除或終止勞動(dòng)合同證明等材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大參考價(jià)值的，以及縣或相當(dāng)縣級(jí)以上組織蓋章的結(jié)論材料。

11、材料內(nèi)容混在一起無法按上述分類的，按其主要內(nèi)容確定歸類。

（二）檔案的收集、鑒別與歸檔

1、勞動(dòng)工資部門對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、轉(zhuǎn)正定級(jí)、入黨、入團(tuán)、調(diào)資升級(jí)等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對(duì)遺失的檔案應(yīng)積極查找，確實(shí)查找不到的應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后補(bǔ)建。

3、檔案材料不齊全的，應(yīng)由勞資部門負(fù)責(zé)收集、補(bǔ)充，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚，手續(xù)完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對(duì)頭尾不清，來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應(yīng)登記造冊(cè)，轉(zhuǎn)交本人保存，或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。

7、各類歸檔材料一般按每項(xiàng)材料形成的時(shí)間，由遠(yuǎn)至近依次排列。其中第一類，應(yīng)將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁(yè)（在目錄上仍按時(shí)間順序排列）。

（三）檔案的保管

1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。

3、勞動(dòng)工資部門成員及其直系親屬和主要社會(huì)關(guān)系成員的檔案應(yīng)轉(zhuǎn)交組織、人事部門代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號(hào)等方法進(jìn)行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊(cè)。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門保管。對(duì)國(guó)家和單位有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號(hào)）有關(guān)規(guī)定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動(dòng)離職、出國(guó)不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門保管。

7、調(diào)動(dòng)、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續(xù)后，由公司勞動(dòng)工資部在30日內(nèi)轉(zhuǎn)交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門。

（四）檔案的借閱與查閱

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時(shí)，還應(yīng)出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時(shí)追回。

3、借閱檔案時(shí)，檔案員和借閱者要當(dāng)面點(diǎn)清材料份數(shù)和頁(yè)數(shù)，登記簽名。歸還時(shí)當(dāng)面交清，雙方簽字認(rèn)可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁(yè)、損壞等情況時(shí)，應(yīng)立即追查責(zé)任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。外單位查閱應(yīng)持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動(dòng)工資部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復(fù)制檔案材料。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）查閱檔案應(yīng)在閱檔室進(jìn)行，且應(yīng)2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2）在查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙等可能污損檔案的行為；

（3）查閱檔案的人員，對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。

（五）檔案的轉(zhuǎn)遞

1、檔案應(yīng)通過公司機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

2、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝。對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

3、接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問，以防丟失。

（六）處罰

有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，由主管部門對(duì)有關(guān)責(zé)任人員給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰：

1、不按規(guī)定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當(dāng)危及檔案安全，造成損失的；

2、發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時(shí)采取措施造成損失的；

3、不按有關(guān)規(guī)定將應(yīng)歸檔的文件材料向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案管理部門依法監(jiān)督檢查的或?qū)z舉揭發(fā)違法行為者打擊報(bào)復(fù)的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)的。

（七）檔案員守則

1、認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護(hù)檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散或銷毀檔案材料。

3、除轉(zhuǎn)正定級(jí)、黨團(tuán)、調(diào)資升級(jí)、獎(jiǎng)懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外，其它材料應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可歸檔。

4、需要銷毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準(zhǔn)后方可處理。

5、不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。不向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

5、檔案材料書寫時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

6、檔案管理應(yīng)做到：認(rèn)真鑒別、人檔相符、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規(guī)范、存放整齊、查（借）閱有手續(xù)。

第五篇：淺談人事檔案

淺析企業(yè)人事檔案工作

班級(jí)：文秘09-2 姓名：盧妍芳 學(xué)號(hào)：2009404224 摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時(shí)代、新世紀(jì)的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革，出現(xiàn)各種各樣的問題。本文通過分析企業(yè)機(jī)制變革過程中人事檔案管理存在的問題，提出解決人事檔案管理工作困境的對(duì)策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；管理；改進(jìn)對(duì)策

前 言

我國(guó)人事檔案管理事業(yè)、從無到有、從小到大、現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展到相當(dāng)大的規(guī)模，已擁有數(shù)以億計(jì)的人事檔案管理單位，擁有一支龐大的人事檔案管理隊(duì)伍，是我國(guó)社會(huì)主義檔案事業(yè)的一個(gè)重要組成部分。人事檔案管理工作也經(jīng)歷了一個(gè)由簡(jiǎn)到繁、由不夠正規(guī)到比較正規(guī)的發(fā)展過程。改革開放以來，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了 顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。隨著人事工作的發(fā)展，人事檔案管理工作將越來越重要、越來越復(fù)雜，對(duì)其要求也將越來越高。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力一大目標(biāo)。

一、企業(yè)人事檔案概述

（一）企業(yè)人事檔案的概念

人事檔案是專門檔案的一種，是干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案等的總稱。人事檔案源于人事管理活動(dòng)，沒有人事管理就沒有人事檔案。人事檔案是人事管理活動(dòng)的記錄，也是進(jìn)行人事管理的條件和依據(jù)。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識(shí)能力、工作業(yè)績(jī)的，一個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。

（二）企業(yè)人事檔案的類型

人事檔案包括干部檔案、工人檔案、離退休職工檔案和死亡職工檔案。

（三）企業(yè)人事檔案的特點(diǎn)

1．真實(shí)性 人事檔案才來，其來源、內(nèi)容和形式必須真實(shí)可靠，即真實(shí)地反映當(dāng)事人各方面的歷史與現(xiàn)實(shí)的面貌。真實(shí)性是人事檔案的生命，是其核心的特點(diǎn)。2．動(dòng)態(tài)性 歷史在發(fā)展，社會(huì)在前進(jìn)，每個(gè)人的情況也在不斷地發(fā)生變化——年齡的增長(zhǎng)、學(xué)歷與學(xué)識(shí)的提高、職務(wù)與職稱的晉升、工作崗位與單位的變更、獎(jiǎng)勵(lì)與處分的狀況、在崗下崗及離退休等。因此，人事檔案應(yīng)當(dāng)“與時(shí)俱進(jìn)”“檔隨人走”“人檔統(tǒng)一”。

3．機(jī)密性 人事檔案一般都涉及當(dāng)事人家庭及個(gè)人的隱私。有些人員，如擔(dān)任不同級(jí)別的黨和國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，或者身負(fù)外交、國(guó)防、安全、公安、司法等特殊任務(wù)，其人事檔案往往涉及黨和國(guó)家的機(jī)密。因此，人事檔案在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)及在一定的范圍內(nèi)具有機(jī)密性。

4．現(xiàn)實(shí)性 人事檔案記述和反映的是當(dāng)事人現(xiàn)實(shí)的生活、學(xué)習(xí)及工作活動(dòng)情況；組織、人事、勞動(dòng)部門在現(xiàn)實(shí)生活中，為了考察和正確使用員工，要經(jīng)常查閱人事檔案。反映現(xiàn)實(shí)并為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，是人事檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)。5．權(quán)威性 因?yàn)槿耸聶n案具有真實(shí)性等屬性，因此人事檔案內(nèi)容具有較大的權(quán)威性，反映一個(gè)人面貌的材料，只有從人事檔案上查閱才是最可靠最權(quán)威的。

（四）做好企業(yè)人事檔案管理工作的意義

1．人事檔案是考察、了解員工的重要手段

組織、人事工作的根本任務(wù)是知人善任、選賢舉能。而要知人，就要全方位的了解人。了解的方法，除了直接考核該人員的現(xiàn)狀外，還必須通過人事檔案掌握其全面情況。可以說，人事檔案為開發(fā)人力資源。量才錄用、選賢任能，提供了信息數(shù)據(jù)。

2．人事檔案是解決當(dāng)事人個(gè)人問題的憑證

由于種種原因，在現(xiàn)實(shí)生活中有關(guān)部門和人員有時(shí)會(huì)對(duì)員工形成錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)和做法，甚至制造冤假錯(cuò)案或歷史遺留問題。作為當(dāng)事人歷史與現(xiàn)實(shí)的原始記錄，可以了解和處理這些問題提供可靠的線索或憑證。3．人事檔案是編寫人物傳記和專業(yè)史的寶貴史料

人事檔案是在組織、人事部門形成的，其中還有當(dāng)事人自述或填寫的有關(guān)材料，因此內(nèi)容真實(shí)，情節(jié)另體，時(shí)間準(zhǔn)確，在研究黨和國(guó)家人事工作、史黨、軍 事史、地方史、思想史、專業(yè)史以及撰寫名人傳記等方面，具有很高的史料價(jià)值。

二、企業(yè)人事檔案工作的內(nèi)容及方法

（一）人事檔案材料的收集

人事檔案材料收集歸檔，要本著實(shí)事求是的原則，著重收集反映干部職工政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作實(shí)績(jī)等材料充實(shí)檔案，有效地為人事工作服務(wù)。收集范圍有： 1.履歷材料。

包括干部履歷表（書）、簡(jiǎn)歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，個(gè)人簡(jiǎn)歷材料，更改姓名的材料。2．自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

3．鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料。

以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的堅(jiān)定性的干部表現(xiàn)情況材料；作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察綜合材料；考核登記表；干部考核和民主評(píng)議的綜合材料。

4．學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)情況的材料。

報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表；畢業(yè)登記表，學(xué)習(xí)成績(jī)表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表，整改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、著作及重要論文等目錄。5．政審材料。

審查干部政治歷史情況的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料，入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等政審材料；更改干部的民族、國(guó)籍、入黨入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

6．加入黨團(tuán)的材料。

加入中國(guó)共產(chǎn)黨的志愿書、申請(qǐng)書和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表，組織審批意見及鎖依據(jù)的材料；民主評(píng)議黨員中形成的組織意見或黨員登記表等；加入青年團(tuán)的志愿書、申請(qǐng)書，團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的有關(guān)材料。7．獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）材料。

各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范實(shí)際嘉獎(jiǎng)；通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。8．干部違反黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等材料。

處分決定，查證核實(shí)報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)處分的意見和檢查、交代材料；通報(bào)批評(píng)材料；甄別、復(fù)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)及本人意見；法院審判判決書等。9．獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）材料。

各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范實(shí)際嘉獎(jiǎng)；通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。

10．干部工資級(jí)別登記表、職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調(diào)資批表，定級(jí)和解決待遇的審批材料。

干部任免呈報(bào)表，錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料，退（離）休審批表，軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表，黨代會(huì)、人代會(huì)等登記表。

11.其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

有殘疾的體檢表、殘疾等級(jí)材料，干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息和訃告，悼詞（生平），非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等。

（二）人事檔案的鑒定

1．判別材料是否屬于所屬員工的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容

發(fā)現(xiàn)有有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案或相關(guān)部門保存。不屬于人事檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。2．審查材料是否齊全、完整

政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上報(bào)批復(fù)、主要證明材料、本人的交代等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定（包括免予處分的決定）、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷?。上述材料，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對(duì)頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后在歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔。3．審查材料是否手續(xù)完備

凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人簽署意見或由組織注明經(jīng)過與本人見面。任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間和文號(hào)。出國(guó)、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后歸檔。4．不能有該清而未清的材料

鑒定中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。5．材料不全應(yīng)補(bǔ)充

鑒定時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

（三）人事檔案的歸檔

1.歸檔范圍

凡是記錄個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)活動(dòng)的材料都要?dú)w檔。如反映個(gè)人政治思想、專業(yè)水平、工作態(tài)度、工作業(yè)績(jī)等的材料。具體包括10類。2.歸檔要求

處理完畢、完整齊全、手續(xù)完備、書寫符合要求、材料用紙為16開或A4。3.收集渠道

（1）通過組織、人事、勞動(dòng)（勞資）及其他人員管理部門收集各有關(guān)處分方面的材料。

（2）通過員工所在黨、團(tuán)組織、政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的有關(guān)部門收集各有關(guān)黨、團(tuán)材料。

（3）通過紀(jì)檢、行政監(jiān)察、保衛(wèi)和公安、司法、檢查等部門收集各有關(guān)處分方面的材料。

（4）通過業(yè)務(wù)部門、科技部門及學(xué)校和培訓(xùn)部門收集學(xué)歷、學(xué)識(shí)、才干及獎(jiǎng)懲等方面的材料。

（5）通過軍隊(duì)有關(guān)部門和地方民政部門收集軍人各有關(guān)方面的材料。

（四）人事檔案的整理、編目

1.人事檔案的整理——10類

（1）人事檔案的排列： 目錄在前，10個(gè)類別排序固定，每個(gè)小類內(nèi)材料排列方法： 1）一般按時(shí)間順序排列

2）按內(nèi)容重要程度排列：上級(jí)批復(fù)、決定；入黨入團(tuán)志愿書排在前面，其他排在后面

3）內(nèi)容結(jié)合時(shí)間排列（每個(gè)小類內(nèi)材料較多時(shí)）2.人事檔案的編目

人事檔案裝訂：三孔、活頁(yè)，放入檔案袋或?qū)ｉT的裝具

（六）人事檔案的保管

人事檔案的保管，是依據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，管人與管檔案相一致、安全保密、便于查找的原則確定的，對(duì)人事檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。應(yīng)做好以下工作： 1.編制人事檔案清冊(cè)

2.建立庫(kù)房管理制度和崗位責(zé)任制 3.建立登記和統(tǒng)計(jì)制度

4.設(shè)置專門的庫(kù)房、閱檔室、辦公室 5.庫(kù)房設(shè)施齊全

6.檔案保管技術(shù)，做到“七防” 7.檔案管理信息化 8.不同人員的檔案管理

（1）在職人員人事檔案：根據(jù)人事管理權(quán)屬確定。如我院院長(zhǎng)、書記人事檔案放省委組織部保管；其他院領(lǐng)導(dǎo)放市委組織部保管；教職工檔案放院組織人事或市人才交流中心保管。

（2）離退休人員人事檔案（同上）

（3）死亡人員人事檔案：所在單位保存5年后移交相應(yīng)檔案館；企業(yè)職工放原單位保存。

（4）離職人員：由原單位或新單位人事部門保管；或人才交流中心保管。

（七）人事檔案的利用

1.利用方式

閱覽室中閱覽、借出、出具檔案證明（需審批手續(xù)）。一般不提供借閱。人事檔案利用手續(xù)：申請(qǐng)—審批—借閱登記—?dú)w還到外單位借閱有時(shí)還需介紹信。

（八）人事檔案的轉(zhuǎn)遞1.將人事檔案從一個(gè)單位轉(zhuǎn)到新單位。2.轉(zhuǎn)遞要求

及時(shí)、準(zhǔn)確、安全

三、企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題及解決方法

（一）企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題 1．人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,在人事檔案管理工作中,有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū),認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作,只要不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此,往往容易忽視人事檔案管理工作,檔案問題得不到解決,場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障,檔案工作自然就做不好。

（2）管理人員配置不足:管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理,單獨(dú)存放。但是由于醫(yī)院人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職,屬于非專業(yè)人員管理,并且人員變動(dòng)較頻繁,管理水平不高,管理手段落后,對(duì)檔案工作精力投入不足,因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（3）管理手段也較陳舊,在檔案管理手段上,因?yàn)闆]有單獨(dú)的人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式。（4）管理人員業(yè)務(wù)不熟:大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解,難以適應(yīng)干部檔案管理工作。2．人事檔案保密性強(qiáng)

根據(jù)國(guó)家人事檔案管理制度的規(guī)定,“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理,但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性,“組織意見”本人是不知道,而使檔案材料的主觀隨意性增大。3．人事檔案存在弄虛作假

人事檔案的生命是真實(shí)性,在現(xiàn)有人事檔案管理模式下,“弄虛作假”現(xiàn)象屢 7 屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等,個(gè)別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競(jìng)聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)崗位,偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù),給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。4．人事檔案材料不全

人事檔案短缺,材料內(nèi)容不完整:如履歷表、考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全,填寫項(xiàng)目不完整。人事檔案材料不全的原因有:（1）檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng),沒有認(rèn)真及時(shí)的到各部們、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料,導(dǎo)致收集檔案材料不全;有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放,沒有及時(shí)將材料進(jìn)行鑒別歸檔;對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核,造成內(nèi)容殘缺不全。

（2）干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不足。他們填寫像履歷表、考核表等類似的表格時(shí),有的人能省則省甚至不填寫,敷衍了事;有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料,一旦落在個(gè)人手中,認(rèn)為由自己保管更安全,用起來也更方便,不愿意將材料交給檔案管理人員。

5．管理制度相對(duì)落后于人事制度改革

隨著人事制度改革的不斷深入,人才流動(dòng)頻繁,醫(yī)院在選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理“終身”制,沒有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正,阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案,造成人事檔案材料的不完整,給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

（二）相應(yīng)的解決方法

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí) 建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求,制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃,使檔案工作順利進(jìn)行。2.加大對(duì)硬件設(shè)施的投入,進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

（1）按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。（2）引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件,建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用,確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人盡其才,才盡其用,為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.提高檔案管理人員的管理水平

（1）加強(qiáng)對(duì)管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平,培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。

（2）檔案管理人員要有愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神,加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、強(qiáng)化繼續(xù)教育,堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”,全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù),了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。

（3）引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,通過擇優(yōu)錄用,競(jìng)聘上崗,把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。

（4）企業(yè)要將檔案人員的培養(yǎng)納人企業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃,為他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī),充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

4.人事檔案管理材料收集

（1）建立相應(yīng)的檔案管理制度：對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用,都要制定一套嚴(yán)格的制度。（2）建立暢通的材料收集渠道：收集人事檔案管理材料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ),如反映業(yè)績(jī)的考核、考察材料;學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料;任免、工資待遇、專業(yè)技術(shù)晉升、出國(guó)考察學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果評(píng)定評(píng)價(jià)材料等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。

（3）增強(qiáng)責(zé)任心,提高工作積極性:檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心,必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料,認(rèn)真整理,細(xì)致鑒別,做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦,確保材料齊全完整、手續(xù)完備,保證人事檔案管理的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

5.加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

9（1）是實(shí)施企業(yè)信息化管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案管理服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,有利于材料的完整保存。（2）人事檔案的信息具有原始性和完整性,利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù),通過信息統(tǒng)計(jì),對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù),實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系,可以及時(shí)準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù),從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

（3）人事檔案信息的收集就是為了充分使用資源,達(dá)到一方收集,多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心,建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng),如通過人事信息系統(tǒng),完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng),人事上的工資變動(dòng)可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放,而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益。

結(jié)語(yǔ)

通過人事檔案管理工作的不斷完善,使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力,必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

【參考文獻(xiàn)】

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