第一篇：關(guān)于召開大廣高速公路龍楊項(xiàng)目管理系統(tǒng)培訓(xùn)會議的通知

關(guān)于召開大廣高速公路龍楊項(xiàng)目管理系統(tǒng)培訓(xùn)會議的通知 各高駐辦、項(xiàng)目經(jīng)理部：

為加強(qiáng)本項(xiàng)目信息化管理，盡快啟動大廣高速公路龍楊項(xiàng)目管理系統(tǒng)，讓參建單位更好地操作、應(yīng)用該管理系統(tǒng)，項(xiàng)目辦定于2010年10月26日召開一次專題培訓(xùn)會議，現(xiàn)將會議要求通知如下：

一、會議時間：2010年10月26日下午14:30

二、培訓(xùn)內(nèi)容：

1、項(xiàng)目管理系統(tǒng)（計(jì)量模塊、計(jì)劃進(jìn)度模塊）操作內(nèi)容學(xué)習(xí)

2、計(jì)劃進(jìn)度填報要求

3、工程劃分及編號錄入

三、培訓(xùn)地點(diǎn)：項(xiàng)目辦四樓會議室

四、參加人員

高駐辦：分管領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃進(jìn)度負(fù)責(zé)人、合同管理工程師

施工單位（路基、路面）：分管領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃進(jìn)度負(fù)責(zé)人、計(jì)量負(fù)責(zé)人 頂點(diǎn)軟件公司：分管領(lǐng)導(dǎo)，2名軟件工程師

五、會議要求

1、培訓(xùn)資料已下發(fā)給各相關(guān)單位，請事先按培訓(xùn)資料進(jìn)行自行演練，遇到問題請以書面形式在會議當(dāng)天提交給項(xiàng)目辦合同管理工程師，以便現(xiàn)場場解決。

2、請各單位自帶1臺筆記本電腦和一根網(wǎng)線（長度不少于20米）。

3、請江西省頂點(diǎn)科技軟件公司做好培訓(xùn)準(zhǔn)備。

請各參加單位高度重視，屆時派員參加，不得缺席!

特此通知

二O一O年十月二十四日

第二篇：項(xiàng)目會議管理培訓(xùn)

項(xiàng)目會議管理培訓(xùn)

項(xiàng)目會議管理培訓(xùn)講師：譚小琥

譚小琥老師

老師介紹： 品牌策略營銷專家 清華大學(xué)特邀講師 世界華人500強(qiáng)講師 中國金牌管理咨詢師 國際注冊企業(yè)教練（RCC）中國式沙盤模擬培訓(xùn)第一人 授課風(fēng)格：

演說家的風(fēng)采、戰(zhàn)略家的氣度、理論家的才華。

譚老師的培訓(xùn)課程：理論與實(shí)踐相結(jié)合，非常有效，使我們受益很多。

——中國移動集團(tuán)

講師風(fēng)格個性化，易聽；易懂；易執(zhí)行。

——南方石化

譚老師很多實(shí)用的方法能直接用到工作中，在很大程度上提高了我們的溝通效率與管理能力。我們會再請譚老師給我們進(jìn)行三天的培訓(xùn)。

——綠城集團(tuán)

告別理論講教、推崇實(shí)務(wù)操作、親歷案例分享、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)傳導(dǎo)。

——中海石油

譚老師是集演說家、戰(zhàn)略家、學(xué)者型于一身的魅力講師！

——聯(lián)邦家居

如何組織高效的項(xiàng)目會議

1.概要

項(xiàng)目會議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、制定項(xiàng)目計(jì)劃、形成項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突、進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤的有效手段。通過舉行項(xiàng)目會議，項(xiàng)目經(jīng)理可以與項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、職能部門經(jīng)理、項(xiàng)目組成員及客戶相關(guān)干系人進(jìn)行充分而有效的溝通，從而為集思廣益，博采眾長，充分聽取各方面意見，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣、進(jìn)行項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在軟件行業(yè)，文山會海似乎是很正常的事，如果不能高效地組織項(xiàng)目會議，不僅不能合理地利用會議的各種功能，反而會帶來很多種負(fù)面效用。因此，高效項(xiàng)目會議的重要性是不言而喻的。以下就和大家聊一聊，如何組織高效的項(xiàng)目會議。

2.表象

不知道你是否遇到過以下現(xiàn)象，或者應(yīng)該說是遇到過多少種如下的各種現(xiàn)象： 剛收到一封新郵件，說二十分鐘后要在XXX會議室開XXX會；

一個很重要的會議，你很想?yún)⒓樱瑓s因?yàn)橛懈匾氖虑?，不得不放棄?會議開了半天，竟不知道會議所云??；

會議與你相關(guān)的內(nèi)容不到5分鐘，你卻不得不等上二小時，會議結(jié)束后才能歸位； 開會時間已過點(diǎn)，所到人員卻寥寥無幾，會議發(fā)起人不得不出去挨個地找人； 參會人員已到齊，卻因?yàn)橐粋€重要參與人員不在，要等上半小時甚至更長時間； 會議中，幾個人爭得不可開交，另幾個人卻聊起了中午去哪吃飯的事情；

會議上，領(lǐng)導(dǎo)講得興起，滔滔不絕，眼看就過了吃中飯的時間，無賴他還興致未盡； 會議開到一半，發(fā)言人手機(jī)響了，于是接了半天的電話，大家等著干著急； 原定一個小時的會議，結(jié)果三個小時還沒結(jié)束； 會議一開就是好幾個小時，卻沒有任何結(jié)果； 幾個小時時間的會議結(jié)束了，會后什么也沒留下； 會上安排的任務(wù)，會后沒有人去跟蹤和落實(shí)； ??

以上各種表象看似雜亂無章，其實(shí)是按會前準(zhǔn)備、會中控制和會后跟蹤三個過程來整理的。其中前三種現(xiàn)象是由于會前準(zhǔn)備不足、中間八種現(xiàn)象是由于上中控制不夠、最后二種現(xiàn)象是由于會后沒有人跟蹤而導(dǎo)致。這樣的比重分配也是符合會議各過程相對重要性的分配的。以上各種低效甚至無效會議的表象，不知道你們遇到過多少這樣的現(xiàn)象？但悲哀的是，以上情況我統(tǒng)統(tǒng)都遇到過。所以，才發(fā)這篇貼子，和大家一起交流如何組織高效的項(xiàng)目會議，以拋磚引玉，引發(fā)大家的思考和討論?? 3.成本

我們常常開會，也常常組織會議，但很少有人去關(guān)注會議的成本。如果計(jì)算出會議的成本給你看看，也許會讓你大吃一驚。如果以前沒有關(guān)注過會議成本話也不要緊，現(xiàn)在來開始關(guān)注還不算太遲。那么，我們現(xiàn)在來了解一下會議的成本究竟有多高。3.1 會議成本組成部分

會議成本是由三部份組成的，即會議工時成本、會議直接成本和效益損失成本。其實(shí)還有一些其它成本，但不是很高，也無法一一列舉，我們姑且不予考慮。會議的成本是如何計(jì)算出來的？我們先來了解一下會議成本各組成部分的計(jì)算方法，也就知道會議的實(shí)際成本了。3.1.1 會議工時成本

會議工時成本：是由于參與人員在參加會議時，占用了工作時間而發(fā)生的工時成本。工時成本的計(jì)算方法為：會議工時成本=參會人員平均月薪/月工作日/日工作小時數(shù)*薪資附加值系數(shù)*會議小時數(shù)*（參會人數(shù)+2）。

在給出計(jì)算會議工時成本計(jì)算公式后，現(xiàn)在要來介紹一下這個公式所用到的參數(shù)了。由于“參會人員平均月薪/月工作日/日工作小時數(shù)”=參會人員平均小時工資，所以將上公司簡化為：會議工時成本=參會人員平均小時工資*薪資附加值系數(shù)*會議小時數(shù)*（參會人數(shù)+2）。

IT行業(yè)的薪資附加值系數(shù)一般為1.5到2左右，因公司的管理水平、福利條件及辦公環(huán)境和位置等相關(guān)因素的不同，這個系數(shù)的大小會有一些細(xì)小的差異，但相差不會太大。一般不會超過2，但也不太容易小于1.5。其實(shí)，這個系數(shù)值是每個公司的財(cái)務(wù)都是知道的，每個老板也都心知肚明的，只是不說出來罷了。

最后要解釋一下，為什么參會人數(shù)還要加上2。原因其實(shí)很簡單，因?yàn)闀暗臏?zhǔn)備和會后寫會議紀(jì)要等工作至少要花費(fèi)2個人力的參會時長的相同時間。所以在這個計(jì)算方法中，要把參會人數(shù)再增加2。3.1.2 會議直接成本

什么是會議直接成本呢？會議直接成本是由于開會時所要用到的會議室場所、投影儀設(shè)備、音視頻會議設(shè)備及其它相關(guān)會議設(shè)備而發(fā)生的成本。

會議直接成本計(jì)算方法也很簡單，就是會議所用到會議室和全部相關(guān)設(shè)備的成本之和。所以，關(guān)于會議直接成本本文不作詳細(xì)敘述。3.1.3 效益損失成本

效益損失成本是什么？由于參會人員因?yàn)橐獏⒓訒h，而不得不中斷原來計(jì)劃的工作。試想，如果不用參加會議的話，哪這部分參會時間的工作是可以為公司帶來效益的，而因要參加會議，這部份工作的收益就因會議而損失掉了，這就是效益損失成本。同時，因?yàn)槟阋獏⒓訒h，其他人就暫時找不到你了，因此而帶來的損失也要算入會議成本的，為簡單起見，我們將這部份成本也算入到效益損失成本中。

效益損失成本說說容易，但不好量化，而且計(jì)算困難。所以，只能用參數(shù)來模來進(jìn)行估算，雖不能很精確，但也不會偏差太大。最簡單的算法是：效益損失成本=相同工時的人工成本*1.5。為什么還要乘1.5呢？很明顯，效益損失成本應(yīng)該大于相同工時的人工成本，對不對？不能的話，老板們掙什么呢？老板們掙的不就是員工的產(chǎn)出與實(shí)際工時成本之差么！

3.2 會議成本計(jì)算方法

在了解以上三個會議成本組成部分的計(jì)算方法后，會議成本的計(jì)算方法也就出來了，只要將三者的和相加就是會議成本。即：會議成本=會議工時成本+效益損失成本+會議直接成本。將以上的公式合并后，就是會議成本的計(jì)算公式了。

即：會議成本=參會人員平均小時工資/*新資附加值系數(shù)*會議小時數(shù)*（參會人數(shù)+2）*（1+1.5）+會議直接成本。

3.3 會議成本舉例

為了很清楚地了解會議成本，我們舉一個例子，來算算會議的成本究竟是多少？假設(shè)：要組織一個8個人參加的項(xiàng)目會議，會議時長2小時，會議要用到投影設(shè)備。人均工時成本為40元/小時（在IT行業(yè)，應(yīng)該差不多吧），薪資附加值系數(shù)為1.8，會議室的使用成本為150元每小時，投影的使用成本為100元每小時（如果租過會議室，就知道這個價格并不算貴了）。

這樣的會議，應(yīng)該IT行業(yè)應(yīng)該是司空見慣的了吧，好了，按照會議成本計(jì)算公式，我們來算一算這個會議的實(shí)際成本是多少？

會議成本=40*1.8*2*(8+2)*(1+1.5)+(150+100)*2 =4100元。好了，現(xiàn)在我們知道了，開一個由8個人參的2小時的會議，成本竟然要 超過4000元，比想象中的要高出不少吧！

4.過程

一個項(xiàng)目會議，可以分解為哪幾個過程呢？我們還是按照就簡原則，把會議簡單地分為“會前準(zhǔn)備”、“會中控制”和“會后跟蹤”三個主要過程。然后，逐一闡述每一個會議過程的具體事項(xiàng)和內(nèi)容。4.1 會前準(zhǔn)備

在一個會議的會前準(zhǔn)備過程中，我們需要做好七件事，即：明確會議目標(biāo)、確定的參與人員、選擇適當(dāng)?shù)臅h時間和會議時段、安排合適的會議時長、明確會議議題、準(zhǔn)備充足的會議資料并及時發(fā)送正式的會議通知。4.1.1 明確的會議目標(biāo)

明確的會議目標(biāo)是有效會議的前提條件。這是顯而易見的，不用我說大家都明白。項(xiàng)目管理本身就是以目標(biāo)為導(dǎo)向的。項(xiàng)目會議也是相同的道理。有一個明確的目標(biāo)才能召開會議的必要性，這是會議發(fā)起人的首要考慮的因素，否則最好不要開會。因?yàn)檫@種會議除了浪費(fèi)大家的時間、精力和金錢外，基本上不會有多大的作用。甚至還會引起很多副作用：比如降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力，使大家心生怨倦感，成為矛盾的觸發(fā)點(diǎn)等。

4.1.2 確定的會議參與人員

一個會議，需求哪些人參加呢？這也是會議發(fā)起人要慎重考慮的，會議的召開，并不是人越多越好的。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。必竟，人多嘴雜嘛！

因此，會議的參與人員，應(yīng)該和會議密切相關(guān)。如果不是必要的人員，最好不要讓他們參加會議，即避免浪費(fèi)他們的時間，也好節(jié)約時間成本。

還有一種情況，就是和會議和某人相關(guān)，但關(guān)聯(lián)的時間非常短，比如只有五到十分鐘的內(nèi)容是和他相關(guān)的，其余時間和他沒有什么關(guān)系。這種情況該如何處理呢？如果遇到這種情況，可以考慮開會時先講和他相關(guān)的內(nèi)容，相關(guān)內(nèi)容結(jié)束后，可以讓他自愿選擇離開還是繼續(xù)旁聽。4.1.3 適當(dāng)?shù)臅h時間和時段

一個會議，總是需要多人參與，問題是，每個人都有自己的事，大家都很忙，即便不忙也會裝出很忙的樣子嘛！不是你隨便選一個時間，大家有都有時間參與的，如果重要人員不能參與，必然導(dǎo)致會議效果大打折扣，甚至因不能召開而延期。

為了避免這種情況的發(fā)生，在會議召開前，一定要先和大家溝通好會議召開的合適日期，確保會議能如期召開后，再發(fā)會議通知也不遲。

也許大家會覺得這種做法很浪費(fèi)會議發(fā)起人的時間，確實(shí)如此。但這些看似被浪費(fèi)的時間卻有其應(yīng)有的價值。因?yàn)椴贿@么做，將會浪費(fèi)更多人的時間，浪費(fèi)更長的時間。

還需要注意的是，在和大家溝通前，盡量能提前一些，好讓大家能事前能安排好自己的時間和事情。在得到大家同意的情況下，再敲定會議召開日期，就不容易有變掛的情況發(fā)生了。如果有人沒有安排好自己的工作而不能準(zhǔn)時參加會議時，也沒有合適的借口了。

確定好了會議日期，我們再來說說會議時段的問題。什么時段比較適合開會呢？要解答這個問題，我們還是先來看看不適合開會的時段吧。

早上9點(diǎn)剛剛上班，有些人可能還沒有完全睡醒呢。此時開會顯然不合時宜，何況還有人會因此堵車而遲到的。中午12點(diǎn)呢，我想此時大家都已肚子空空了，誰還有力氣去思考問題呀！哪下午1點(diǎn)怎么樣？此時，大家剛好吃飽飯。我想大家都知道，人吃得太飽了，由于胃的消化壓力增大，要消耗大量的血液和氧氣，不少人腦子此時正缺氧呢！即便想思考也心有余而力不足了。顯然也不是開會的好時段。而下午五點(diǎn)半，大家勞累了一天，誰不想第一個沖回家呢？ 好了，以上時段都被排除了，哪乘下的時段總應(yīng)該不會錯了吧！根據(jù)個人的經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為上午十點(diǎn)到十二點(diǎn)和下午二點(diǎn)半到四點(diǎn)半是比較合適開會的時段。因?yàn)樵谶@個時段，大家都已進(jìn)入正常的工作狀態(tài)中，且精力充沛，應(yīng)該是最佳的開會時段了。因此，如有可能的話，會議盡量放在這個時間段來召開。

4.1.4 合適的會議時長

一個會議的時長，通常是要根據(jù)會議的內(nèi)容來確認(rèn)的。短則半小時搞定，長則幾個小時。但據(jù)調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)，開會的最佳時長為一個半小時，最長不要超過二小時。但凡會議超過二小時，大家的精力、注意力和反應(yīng)能力都會有明確的下降。因此，如果不是必須，會議的時長最好不要超過二小時。

4.1.5 明確的會議議題

前面已經(jīng)說了，會議要有明確的會議目標(biāo)，這是召開高效項(xiàng)目會議的前提條件，而一個會議的目標(biāo)通?？梢詾榻獬啥鄠€不同的議題來進(jìn)行討論和交流。因此，在召開一個會議前，會議的議題也應(yīng)該是要非常明確的，和會議議題相關(guān)的人員也應(yīng)該相對明確才對。當(dāng)然，各會議的議題要根據(jù)會議本身的特性來分解，最后還要在會議結(jié)論處匯總起來，形成明確而有效的會議結(jié)論。

4.1.6 充足的會議資料和會前準(zhǔn)備時間 在各類會議中，有一部分會議是要求會議參與人員事先研讀會議材料的，參會人員需要對會議材料有充分的了解后，才能參與會議討論和交流。對于這類會議，會議發(fā)起人應(yīng)該事先將有關(guān)會議材料發(fā)給會議參與人員和相關(guān)的干系人。讓參會人員有足夠的時間來研讀會議材料，并在對會議材料有一定的理解基礎(chǔ)上，再來召開會議比較恰當(dāng)。如有可能，還要事先去了解大家對會議材料掌握的程度，必要情況下，給予一定的督導(dǎo)。

4.1.7 發(fā)送正式的會議通知

以上準(zhǔn)備工作都做好了，就該發(fā)送正式的會議通知了。會議通知不能太草率，不要發(fā)一個郵件，寫上兩句話就算完事。會議通知應(yīng)該正式、規(guī)范。會議通知的內(nèi)容應(yīng)該包括會議名稱、會議發(fā)起人、會議日期和開始時間、會議時長、會議主題、會議參與人員名單。會議議題和各個議題的時間估算等。詳細(xì)信息參考附帶“會議通知模板”。4.2 會中控制

4.2.1 提前通知開會

如果會前準(zhǔn)備都做好了，接下來等著開會就行了。但在正式開會前，不要忘了提前通知大家。因?yàn)?有很多人還是很健忘的，提前十分鐘到十五分鐘左右，主動去跟參會人員說一聲要準(zhǔn)點(diǎn)開會，讓他們有時間整理好手邊的工作。如果公司有準(zhǔn)時開會的習(xí)慣，這一步也許可以省略掉，但提醒一句總不會錯。如果公司從沒有這樣的文化，哪這一步就無論如何也不應(yīng)該省略掉。

順便提一句，如果大家習(xí)慣用Outlook任務(wù)提醒功能來發(fā)會議通知，這一步就真的可以省略了。

4.2.2 做好開會準(zhǔn)備

在正式開會前，會議發(fā)起人通常有一些工作要做的，比如把投影設(shè)備調(diào)試好，把PPT準(zhǔn)備好等。在會前，一定要確保做好了正式開會的所有準(zhǔn)備。

4.2.3 準(zhǔn)時開始會議

在以上工作都做到位后，就可以準(zhǔn)時開會了。時間一到，準(zhǔn)時開會吧！這時就不再去管誰沒到了，哪是他們自己的事情，哪怕只有自己一個人，該怎么開還是要怎么開的，作為項(xiàng)目經(jīng)理，要有這樣的勇氣。如果有人遲到，不管他前面有什么沒有聽到的，決不重復(fù)。切記，這點(diǎn)一定要堅(jiān)持，不能就全功盡悴了。這么做的目的就是要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時開會的重要性。人的惰性大多都是好人貫出來的，我們可不要好心辦壞事。這時候，不能心太軟，該出手時就出手吧！

4.2.4 控制每一個議題的時間

前面已經(jīng)提到過，會議的議題和每個議題的時間應(yīng)該是明確的，這樣做的目的就是要嚴(yán)格控制會議的時長，按每個會議議題而不是按整個會議來控制，這樣更有效，更不容易超時。按時開會很重要，按時結(jié)束會議也同樣重要，要等同對待。4.2.5 明確每個議題的結(jié)論 在討論每個會議議題時，都應(yīng)該得到明確的議題結(jié)論。如果大家的意見無法達(dá)成一致怎么辦呢？這里要特別說明一下，作為會議發(fā)起人，應(yīng)該事先有準(zhǔn)備好的默認(rèn)議題結(jié)論。否則，這樣的議題就不應(yīng)該拿到會議上來討論，而應(yīng)該先和相關(guān)人員私下交流，得到可以接受的結(jié)論后，再召開會議討論。如果會上能討論出更好的結(jié)論當(dāng)然更好，討論不出更好的結(jié)論時，也不會無果而終。

4.2.6 讓參會人員有機(jī)會發(fā)言

對于討論性的議題，會議發(fā)起人要盡量讓大家都有發(fā)言的機(jī)會。如果遇到比較沉默寡言的參會人員，會議發(fā)起人可以采用點(diǎn)名的方式來聽取他的意見。發(fā)言人多了，時間控制就變得重要起來了，這個就要靠會議發(fā)起人自己來靈活把握了。

4.2.7 避免語言表述理解誤差

在會上，可能有這樣的情況：有些人技術(shù)水平不錯，但言語表達(dá)能力方面可能有一定的欠缺。如果遇到這樣的人在會上發(fā)言，其它人就不一定能聽懂他的意思了。這時候該怎么辦呢？這還得靠會議發(fā)起人自己努力聽懂他的意思了。如果此人講話實(shí)在難懂的話，還是用前面的方法，會前私下交流，了解清楚后再開會。會議發(fā)起人聽明確后，再用簡短的語句作總結(jié)。例如：你說的是??的意思，對嗎？得到發(fā)言人的確認(rèn)后，就說明沒錯了。這樣做的好處就是能讓大家都聽明白，避免理解上存在歧義。其實(shí)，對于其它人的發(fā)言，會議發(fā)起人也能做這樣的簡單總結(jié)就最好了。

4.2.8 提醒或中止過長的發(fā)言

在會議中，可能會遇到很能神侃的人，一講起來就沒完沒了。對于這種人，在他發(fā)言前會議發(fā)起人最好提醒他，發(fā)言時要盡量簡明扼要，不要超時。如果時間快到還沒有結(jié)論，就要發(fā)出警告了，還剩多久時間你的發(fā)言時間就到了！這也是避免會議超時要特別注意的地方。

4.2.9 糾正離題的討論

在會議討論中，常常會出現(xiàn)離題的討論，這種現(xiàn)象應(yīng)該很普遍的。該如何處理呢？當(dāng)然還是要靠會議發(fā)起人了。會議發(fā)起人要集中精力，緊扣議題，不能被偏離議題的話題所誤導(dǎo)。出現(xiàn)離題的討論要及時中止。如：這個話題不在我們今天會議的討論之列，如果需要，我們可以會后再組織專題討論。如果會議發(fā)起人也人云亦云地加入到偏離的話題討論中，這樣的會議要開多久就難以預(yù)料了。4.2.10 不要忘記會議總結(jié)

會議議題討論完后，可能大家就要急著散會了，其實(shí)還是一件重要的事情給忘了，哪就是沒有做會議總結(jié)。會議總結(jié)的時間也是在會議準(zhǔn)備時就要預(yù)留好的。會議總結(jié)可以根據(jù)會議遺留時間而定，時間少就簡明扼要一些；時間長的話，多說幾句也無妨。

在激烈的討論結(jié)束后，用簡明的會議總結(jié)來讓大家冷靜一下頭腦，還是很有用的，也可以讓大家加深對會議結(jié)論的印象。同時，也是鍛煉總結(jié)能力的良好方法。

4.2.11 準(zhǔn)時結(jié)束會議

好了，到現(xiàn)在為止，會已開完了，準(zhǔn)時結(jié)束會議，就算大功告成了。

4.3 會后跟蹤

會議結(jié)束后，真的就算全部完事了嗎？其實(shí)還沒有，會后的跟蹤也是不能忘的。

4.3.1 及時發(fā)送會議紀(jì)要

會議開完后，最重要的就是會議紀(jì)要了，這是整個會議的產(chǎn)出。會議紀(jì)要應(yīng)該在開完會后，盡快整理，這樣不容易遺漏和產(chǎn)生偏差。會議紀(jì)要最好能在會議當(dāng)天發(fā)送給相關(guān)的人員。如果當(dāng)天無法完成，最遲發(fā)送時間盡量不要超過24小時，不能，其效果又要打折扣了。4.3.2 會議紀(jì)要資料備案

會后形成的會議紀(jì)要，除了要發(fā)給相關(guān)人員外，最好能備案保存。以備將來需要時可以盡快查看，這也是知識積累的一部分。4.3.3 積極跟蹤會議反饋

會議結(jié)論已通過，大家是否有一致的行動呢？這一點(diǎn)，會上是看不到的，只能靠會后去跟蹤和了解了，這就是會后跟蹤反饋的作用了，它可以檢驗(yàn)會上的結(jié)論是否得到有效的執(zhí)行和落實(shí)。4.3.4 積極跟蹤會議任務(wù)

很多會議結(jié)束后，還會產(chǎn)生一些會議分布的任務(wù)，這也是需求進(jìn)行跟蹤的，和跟蹤會議的反饋一樣。需要會后去落實(shí)，只有按要求落實(shí)到位了，才是真真的有效果。

5.模板

前面已多次提到會議通知和會議紀(jì)要。最后，提供一份個人用的會議通知和會議紀(jì)要的模板給大家參考，如果大家有更好的模板也可以共享出來。

6.習(xí)慣

如何組織高效會議，應(yīng)該把它當(dāng)成一種習(xí)慣來培養(yǎng)。高效的項(xiàng)目會議無論對企業(yè)、對團(tuán)隊(duì)，對自己都是大有裨益的。

我們雖然知道應(yīng)該把組織高效的會議當(dāng)成一種習(xí)慣平培養(yǎng)，但現(xiàn)實(shí)情況卻未必能如我們所愿，很多IT企業(yè)是沒有準(zhǔn)時開會的習(xí)慣的。而造成這種的原因幾乎都是受企業(yè)創(chuàng)始人的影響，并根深帝固，難以改變。

不少老總為了體現(xiàn)自己權(quán)威性和重要性，常常更改會議時間，或是讓其它人等他的到來才可以開始會議。這種壞影響決不僅僅是成本上的，其負(fù)面影響實(shí)在是難以估量。

7.結(jié)論

一個會議的效果如何，主要是由項(xiàng)目發(fā)起人來決定的。我們不能用太絕對的詞，因?yàn)闀h效果也會受團(tuán)隊(duì)成員的素質(zhì)和企業(yè)環(huán)境的影響。但用二八原則來解釋其現(xiàn)象就比較適當(dāng)了。即一個會議效果的好壞，百分之八十是由會議發(fā)起人決定的，另百分之二十的受人員和環(huán)境的影響。知道這個結(jié)論了，如果還不能組織有效的項(xiàng)目會議，作為項(xiàng)目經(jīng)理的我們，就應(yīng)該先好好自我反思了!文章最后，我們再來說一說，如果遇到企業(yè)創(chuàng)始人不重視會議，不準(zhǔn)時參加，并影響到全公司的人員。這時我們該如何處理呢？

我人意見是這樣的。如果真遇到這樣的老總，我們還是可以直言不忌地跟老總談高效會議的重要性。如果還是沒有效果，我們沒辦法改變老總的話。哪我們也應(yīng)該從我做起，沒辦法改變他人就先改變自己，通過改變自己來達(dá)到影響甚至同化他人的目的。而不是順應(yīng)不好的環(huán)境和習(xí)慣，更不應(yīng)該自暴自棄。作為項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)該有這樣的膽識、信心、責(zé)任和使命感！

8.討論

對如何組織高效的項(xiàng)目會議，以上僅代表我個人的觀點(diǎn)，也許只是冰山一角。大家有什么意見、觀點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，歡迎參與討論，一起分享成長的痛苦和快樂，互相學(xué)習(xí)，相互借鑒，共同提高！

第三篇：PRP項(xiàng)目管理系統(tǒng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)

PRP項(xiàng)目管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)專題會

為了更好的讓項(xiàng)目管理人員了解什么是PRP項(xiàng)目管理系統(tǒng)，XXX項(xiàng)目經(jīng)理部，于2017年4月27日晚19：30，在新建村營地X區(qū)X會議室，由羅華斌主持召開了PRP項(xiàng)目管理系統(tǒng)的專題學(xué)習(xí)會議。

PRP項(xiàng)目管理系統(tǒng)，它是以“成本管理為核心，以進(jìn)度管理WBS為主線”，融合了合同、分包、成本、物資、設(shè)備、質(zhì)量、安全、資金和技術(shù)等業(yè)務(wù)，并結(jié)合公司實(shí)際的管理模式，各業(yè)務(wù)模塊數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目全生命周期的過程管理。

會議通過對PRP項(xiàng)目管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)，了解到數(shù)據(jù)的錄入準(zhǔn)確、及時是關(guān)鍵，前方生產(chǎn)作業(yè)前，工程量清單對應(yīng)與物資主材需求量和設(shè)備需求量做好關(guān)聯(lián)，通過工程口在作業(yè)下掛接主材需求量和設(shè)備需求量，自動生成物資主材的需求計(jì)劃和設(shè)備需求計(jì)劃。在前方生產(chǎn)作業(yè)時，工程口對上對下進(jìn)度采集，獲取對上對下工程量，經(jīng)營口可時事動態(tài)分析，實(shí)現(xiàn)進(jìn)度成本的關(guān)聯(lián)。

通過上述手段可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本管理，我部亦可以借鑒入場三級安全教育模式，通過經(jīng)營口對項(xiàng)目管理、施工人員培訓(xùn)，使其做到成本心中有數(shù)，在保證質(zhì)量與生產(chǎn)的前提下，努力建設(shè)資源節(jié)約型項(xiàng)目部。

最后會議提出，針對PRP項(xiàng)目管理系統(tǒng)的對上局限性，及時溝通分局，是否能建立一套分包版系統(tǒng)，更好的服務(wù)到項(xiàng)目管理中去。

第四篇：關(guān)于規(guī)范會議培訓(xùn)管理規(guī)定的通知

關(guān)于規(guī)范會議培訓(xùn)管理規(guī)定的通知

各分公司：

為規(guī)范會議培訓(xùn)工作，提高會議培訓(xùn)效率和質(zhì)量，加強(qiáng)費(fèi)用管理，節(jié)約會議培訓(xùn)費(fèi)用開支，總公司現(xiàn)對會議培訓(xùn)進(jìn)行規(guī)范管理，具體如下：

一、完善會議培訓(xùn)計(jì)劃申請及審批制度

1、各職能中心及分公司組織地區(qū)性質(zhì)會議培訓(xùn)，需提前制定健全的會議培訓(xùn)主旨和目標(biāo)、會議議程等，并填寫《會議培訓(xùn)申請表》上報總公司總裁辦公室申請；

2、經(jīng)總公司對會議培訓(xùn)申請審核批準(zhǔn)后，方可具體實(shí)施會議培訓(xùn)工作。

3、各職能中心及分公司內(nèi)部自行組織員工進(jìn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及辦事處經(jīng)理管理會議無需申請。

二、完善會議培訓(xùn)開支標(biāo)準(zhǔn)

1、各職能中心及分公司組織會議培訓(xùn)應(yīng)在公司自有場會場舉辦。

2、參加會議培訓(xùn)人員發(fā)生的差旅費(fèi)嚴(yán)格按公司《獎懲條列》中出差補(bǔ)助執(zhí)行。

3、參加會議培訓(xùn)人員（內(nèi)部及區(qū)域性）用餐，統(tǒng)一安排食堂工作餐，用餐標(biāo)準(zhǔn)按伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，禁止以會議培訓(xùn)名義大吃大喝或違規(guī)消費(fèi)的行為。

4、來滬參加總公司會議培訓(xùn)需要安排住宿及晚宴的，經(jīng)副總裁審批后由總裁辦公室統(tǒng)一安排。

三、完善會議培訓(xùn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及會議紀(jì)要制度

1、明確召開會議的目的和預(yù)期目標(biāo)，嚴(yán)格遵守時間，最大限度地減少時間浪費(fèi)。

2、公司各職能中心及分公司組織會議培訓(xùn)，需建立完整的會議紀(jì)要制度。會議培訓(xùn)后由召集的部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)要工作，同時通過佳吉傳媒平臺及OA系統(tǒng)下發(fā)。

以上會議培訓(xùn)管理規(guī)定自下發(fā)之日起生效，特此通知！

第五篇：項(xiàng)目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入工作的通知

關(guān)于進(jìn)一步做好項(xiàng)目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入工作的通知

各項(xiàng)目經(jīng)理部：

公司10月17日下達(dá)《關(guān)于做好項(xiàng)目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入工作的緊急通知》以來，項(xiàng)目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入工作取得了一定的成績，但有些項(xiàng)目經(jīng)理部仍未重視，工作效果不夠明顯，數(shù)據(jù)錄入比例長期停留在較低水平，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目信息化建設(shè)和集團(tuán)公司特級資質(zhì)信息化核查。經(jīng)公司研究決定，對12月份數(shù)據(jù)錄入未達(dá)標(biāo)的項(xiàng)目，將對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，對始終不予重視的項(xiàng)目，將對項(xiàng)目經(jīng)理、總工進(jìn)行問責(zé)，有關(guān)具體要求如下：

一、要加強(qiáng)認(rèn)識，明確責(zé)任。項(xiàng)目經(jīng)理是負(fù)責(zé)ERP建設(shè)工作的第一責(zé)任人，項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)組織落實(shí)項(xiàng)目ERP建設(shè)工作，要將各模塊數(shù)據(jù)錄入責(zé)任落實(shí)到人。

二、各項(xiàng)目經(jīng)理部要保證能提供上網(wǎng)的條件，信息錄入責(zé)任人要認(rèn)真對照集團(tuán)公司信息化部發(fā)布的數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)表，做好數(shù)據(jù)錄入工作，必須優(yōu)先做好這項(xiàng)工作。

三、要求所有項(xiàng)目在12月數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時，數(shù)據(jù)錄入比例必須達(dá)到80%以上，同時要保證數(shù)據(jù)的完整性和有效性。

特此通知。

冶金工程技術(shù)公司項(xiàng)目監(jiān)管部

冶金工程技術(shù)公司信息化室

2011年12月8日

附：十七冶綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)表（截止2011.11.30）