第一篇：XXXX基金會(huì)檔案管理辦法

XXXX基金會(huì)檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了全面遵守《基金會(huì)管理?xiàng)l例》和《XXXX基金會(huì)章程》，規(guī)范發(fā)展，保障基金會(huì)的合法權(quán)益，使基金會(huì)的檔案管理更加規(guī)范，特制定本辦法。

第二條 基金會(huì)各類行政收發(fā)文件，要統(tǒng)一由管理部備案登記，隨時(shí)收發(fā)，隨時(shí)登記。

第三條 年度結(jié)束后，所有檔案資料應(yīng)于次年三月底前全部分類歸檔入庫(kù)。

第四條 調(diào)閱存管行政資料和正在撰寫(xiě)中的行政文件，要嚴(yán)格辦理手續(xù)。理事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。非基金會(huì)工作人員調(diào)閱時(shí)，需持有正式文件或證明材料，經(jīng)理事長(zhǎng)和秘書(shū)長(zhǎng)、管理部部長(zhǎng)共同簽字同意后，方可查閱。調(diào)閱檔案及文件嚴(yán)禁帶出檔案室。

第五條 各部門應(yīng)將項(xiàng)目資料匯集、歸類和建檔存管，杜絕將存管項(xiàng)目資料和正在設(shè)計(jì)中的項(xiàng)目方案帶出基金會(huì)。所有工作人員都負(fù)有項(xiàng)目資料和設(shè)計(jì)中項(xiàng)目方案的保密義務(wù)。

第六條 各部門在項(xiàng)目計(jì)劃完成后，應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目檔案進(jìn)行備份，并將項(xiàng)目檔案原件交由管理部歸類存放，并按要求年限妥善保管。

第七條 基金會(huì)財(cái)務(wù)報(bào)表，月報(bào)表應(yīng)于每月10日以前報(bào)理事長(zhǎng)、副理事長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)，季報(bào)應(yīng)于季終后20日前上報(bào)，年報(bào)應(yīng)于年終后45日前上報(bào)。

第八條 年度結(jié)束后，當(dāng)年所有會(huì)計(jì)檔案資料可在財(cái)務(wù)部門保存一年以備臨時(shí)查閱，一年后三月底以前全部分類歸檔入庫(kù)。

第九條 對(duì)入庫(kù)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行登記，并編制庫(kù)存檔案資料索引；并按要求年限妥善安全保管。

第十條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第十一條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整(各種附件一律不準(zhǔn)抽存)，并及時(shí)交管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章 文件材料的收集管理

第十二條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知管理部。

第十三條 凡本基金會(huì)印發(fā)的公文的正件與附件、請(qǐng)示、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件（含原件），一律由管理部統(tǒng)一收集管理。

第十四條 由部門共同參與的活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

（一）基金會(huì)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加相關(guān)部門召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)后，應(yīng)將會(huì)議的主要文件資料向管理部辦理歸檔手續(xù)；

（二）本基金會(huì)召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向管理部辦理歸檔手續(xù)。

第十五條 各部門專(兼)職檔案管理人員的職責(zé)：

（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料；

（二）認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向管理部辦好交接簽收手續(xù)。

（三）承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理臨時(shí)借用文件材料的登記手續(xù)。

第三章 歸檔范圍

第十六條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第十七條 相關(guān)部門發(fā)來(lái)的與本基金會(huì)有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、批復(fù)等文件材料。

第十八條 本基金會(huì)對(duì)外發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文件。第十九條 本基金會(huì)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第二十條 本基金會(huì)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

第二十一條 本基金會(huì)工作人員任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

第二十二條 本基金會(huì)職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第二十三條 本基金會(huì)的歷史沿革、大事記及反映本基金會(huì)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第四章平時(shí)歸卷

第二十四條 各部燜都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案管理人員集中統(tǒng)一保管。第二十五條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第五章 會(huì)計(jì)檔案管理

第二十六條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料。會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照《非營(yíng)利組織會(huì)計(jì)制度》執(zhí)行。

第二十七條 每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，移交管理部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

移交管理部保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，管理部應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)和經(jīng)辦人員共同拆封整理。

第二十八條 由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)會(huì)計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第二十九條 本辦法由XXXX基金會(huì)負(fù)責(zé)解釋。第三十條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

中國(guó)人口福利基金會(huì)

第二篇：基金會(huì)管理辦法（定稿）

愛(ài)心基金會(huì)管理辦法

1.4愛(ài)心基金的募集原則

堅(jiān)持自愿捐贈(zèng)和員工違規(guī)樂(lè)捐相結(jié)合的原則。1.5適用范圍

本管理辦法適用于公司全體員工、適用于公司愛(ài)心基金的使用和日常管理。

3.2.4捐贈(zèng)人指定的慈善項(xiàng)目或救助對(duì)象。3.3愛(ài)心基金使用方式：

3.3.1臨時(shí)性救助。包括醫(yī)療救助、災(zāi)難救助、特困救助等。在同一內(nèi)，同一對(duì)象原則上只享受一次救助；

3.3.2定向性救助。即按捐贈(zèng)人意向用于指定項(xiàng)目或?qū)ο?。?duì)有特殊需求的對(duì)象，如因求助數(shù)額較大，可開(kāi)展專項(xiàng)募集活動(dòng)；

3.3.3項(xiàng)目性捐助。即對(duì)符合管理辦法規(guī)定的慈善公益項(xiàng)目實(shí)施資助。3.4愛(ài)心基金捐助申請(qǐng)

3.4.1公司員工可向愛(ài)心基金會(huì)辦公室提出愛(ài)心基金捐助申請(qǐng)，申請(qǐng)者須具備以下條件

a)遵守公司規(guī)章制度、積極維護(hù)公司利益、工作積極認(rèn)真、生活簡(jiǎn)樸、公司合同期內(nèi)的在職員工； b)員工個(gè)人或家庭成員因發(fā)生重大疾病、嚴(yán)重意外傷害或確有較大困難需要救助者； c)員工家庭貧困，影響其子女上學(xué)者。3.4.2公司員工有下列行為之一的，基金會(huì)不予捐助

a)有酗酒、賭博、家庭暴力和個(gè)人鋪張浪費(fèi)行為的；

b)由于本人責(zé)任造成火災(zāi)、失竊、意外事故等產(chǎn)生臨時(shí)性生活困難者； c)工作消極怠工、紀(jì)律散漫、績(jī)效低下者； d)違法犯罪者；

e)多次違反公司制度或給公司造成重大損失的。3.5愛(ài)心基金使用審批

3.5.1屬于臨時(shí)性救助的（包含員工捐助申請(qǐng)的），由綜合辦主任組織各委員長(zhǎng)審核后，報(bào)基金會(huì)長(zhǎng)把關(guān)審批；

3.5.2屬于定向性救助的，憑捐贈(zèng)人的捐贈(zèng)意向書(shū)，由綜合辦主任向基金會(huì)長(zhǎng)報(bào)告后實(shí)施； 3.5.3屬于項(xiàng)目性捐助的，由綜合辦主任向基金會(huì)長(zhǎng)報(bào)告后審批。

第三篇：基金會(huì)專項(xiàng)基金管理辦法

云南星原扶貧基金會(huì)專項(xiàng)基金管理辦法

第一章 總 則

第一條 為促進(jìn)公益事業(yè)的發(fā)展，規(guī)范本基金會(huì)專項(xiàng)基金管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)公益事業(yè)捐贈(zèng)法》、《基金會(huì)管理?xiàng)l例》和本基金會(huì)章程，制定本辦法。

第二條 本基金會(huì)專項(xiàng)基金，是在本基金會(huì)宗旨和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，為推動(dòng)某項(xiàng)公益活動(dòng)開(kāi)展，由本基金會(huì)或者自愿捐贈(zèng)的自然人、法人或其他組織經(jīng)協(xié)商設(shè)立的專門用于開(kāi)展該活動(dòng)（或項(xiàng)目）的基金。第三條 本基金會(huì)所設(shè)立的專項(xiàng)基金是非獨(dú)立法人的動(dòng)本基金（即資助活動(dòng)從本金中直接支出）；負(fù)責(zé)組織實(shí)施專項(xiàng)基金項(xiàng)目和活動(dòng)的管理委員會(huì)是非常設(shè)機(jī)構(gòu)。

第四條 專項(xiàng)基金統(tǒng)一設(shè)立在本基金會(huì)名下，使用本基金會(huì)捐贈(zèng)帳戶，由捐贈(zèng)人與本基金會(huì)共同運(yùn)作管理。第二章 專項(xiàng)基金的分類

第五條 本基金會(huì)專項(xiàng)基金由捐贈(zèng)人一次或多次捐贈(zèng)、有限定性捐贈(zèng)方向和使用范圍的專項(xiàng)基金。起設(shè)金額為十萬(wàn)元人民幣（或等額外幣，下同）。

第六條 專項(xiàng)基金捐贈(zèng)款分批到帳的，首批捐贈(zèng)款不得低于五萬(wàn)元，余款到帳時(shí)間由捐贈(zèng)人與本基金會(huì)以合同形式確認(rèn)。

第七條 專項(xiàng)基金的資金來(lái)源及使用必須符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和本基金會(huì)接受捐贈(zèng)的有關(guān)規(guī)定。第三章 專項(xiàng)基金的設(shè)立

第八條 凡國(guó)內(nèi)外熱心公益事業(yè)的自然人、法人或其他組織均可向本基金會(huì)提交設(shè)立專項(xiàng)基金的申請(qǐng)。申請(qǐng)?jiān)O(shè)立專項(xiàng)基金須提交以下材料：

（一）發(fā)起設(shè)立專項(xiàng)基金的申請(qǐng)報(bào)告；

（二）擬發(fā)起設(shè)立專項(xiàng)基金的立項(xiàng)申請(qǐng)表；

（三）擬發(fā)起設(shè)立專項(xiàng)基金的章程或?qū)嵤┺k法；

（四）發(fā)起人的身份證明；

（五）發(fā)起人的情況介紹。

第九條 本基金會(huì)收到上述材料后，按以下程序予以審批：

（一）專項(xiàng)基金的起設(shè)金額在二百萬(wàn)元人民幣以下的，經(jīng)秘書(shū)處審議后報(bào)理事長(zhǎng)決定，并報(bào)理事會(huì)備案；

（二）專項(xiàng)基金的起設(shè)金額在二百萬(wàn)元人民幣以上的，報(bào)理事會(huì)會(huì)議決定。

第十條 設(shè)立專項(xiàng)基金，發(fā)起人應(yīng)與本基金會(huì)簽訂協(xié)議，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)。協(xié)議書(shū)應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：

（一）捐贈(zèng)設(shè)立專項(xiàng)基金的數(shù)額、名稱和設(shè)立時(shí)限；

（二）捐贈(zèng)人的捐贈(zèng)意向及管理、使用要求；

（三）專項(xiàng)基金管理機(jī)構(gòu)的組成人數(shù)；

（四）專項(xiàng)基金管理成本的控制要求；

（五）其他需要約定的事項(xiàng)。

第十一條 專項(xiàng)基金捐贈(zèng)到帳后，本基金會(huì)履行以下義務(wù)：

（一）向所有捐贈(zèng)人開(kāi)具捐贈(zèng)收據(jù)，頒發(fā)捐贈(zèng)證書(shū)；

（二）資金使用和監(jiān)督充分尊重捐贈(zèng)人的意愿和合理要求；

（三）定期通過(guò)媒體向社會(huì)公布基金使用情況，接受社會(huì)監(jiān)督。第十二條 專項(xiàng)基金設(shè)立后，可使用“云南星原扶貧基金會(huì)某基金”的名稱，不刻制專門印章。第四章 專項(xiàng)基金的管理

第十三條 本基金會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)對(duì)專項(xiàng)基金的日常管理。

第十四條 專項(xiàng)基金均設(shè)管理委員會(huì)進(jìn)行管理。管理委員會(huì)由委員若干名組成，由本基金會(huì)與發(fā)起人協(xié)商指派人員出任，設(shè)管委會(huì)主任一人、委員若干人。

第十五條 專項(xiàng)基金管理委員會(huì)的職責(zé)是：

（一）根據(jù)該專項(xiàng)基金設(shè)立的目的和年限，制定實(shí)施辦法；

（二）制定該專項(xiàng)基金的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)活動(dòng)計(jì)劃，并組織實(shí)施；

（三）審定資助對(duì)象；

（四）負(fù)責(zé)該專項(xiàng)基金的資金籌集；

（五）擬訂該專項(xiàng)基金的收支預(yù)算，報(bào)本基金會(huì)審定后組織實(shí)施；

（六）擬訂該專項(xiàng)基金的財(cái)務(wù)結(jié)算，報(bào)本基金會(huì)審定；

（七）定期向理事會(huì)報(bào)告工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)展情況以及財(cái)務(wù)計(jì)劃執(zhí)行情況，接受秘書(shū)處、理事會(huì)和監(jiān)事會(huì)的監(jiān)督和檢查。第十六條 專項(xiàng)基金管理委員會(huì)以本基金會(huì)名義發(fā)文件，須經(jīng)本基金會(huì)同意，由理事長(zhǎng)簽發(fā)；專項(xiàng)基金工作人員經(jīng)本基金會(huì)秘書(shū)處同意，可以印制名片，名片樣式由秘書(shū)處審定。

第十七條 專項(xiàng)基金管理委員會(huì)每年至少召開(kāi)一次會(huì)議，會(huì)議由管理委員會(huì)主任負(fù)責(zé)召集，會(huì)議決議須經(jīng)二分之一以上成員通過(guò)方為有效。第十八條 專項(xiàng)基金的管理成本從嚴(yán)控制，不得超過(guò)該專項(xiàng)基金當(dāng)年支出總額的百分之十。專項(xiàng)基金的管理成本，可以由捐贈(zèng)人另行捐贈(zèng)。第十九條 本基金會(huì)每財(cái)務(wù)審計(jì)時(shí)，對(duì)專項(xiàng)基金進(jìn)行單項(xiàng)審計(jì)，并公布審計(jì)報(bào)告。

第五章 專項(xiàng)基金的終止和撤銷

第二十條 專項(xiàng)基金區(qū)分下列不同情形，以不同方式終止：

（一）已完成協(xié)議中設(shè)定工作任務(wù)的，自行終止；

（二）自成立之日起一年內(nèi)未開(kāi)展活動(dòng)的，自行終止；

（三）成立后一年內(nèi)，公共基金沒(méi)有募集到資金、獨(dú)立基金的捐贈(zèng)資金沒(méi)有按規(guī)定時(shí)間到帳的，自行終止；

（四）未按規(guī)定上報(bào)財(cái)務(wù)決算和工作總結(jié)的，本基金會(huì)可以決定終止；

（五）違反協(xié)議內(nèi)容，在社會(huì)上給本基金會(huì)造成不良影響、損壞本基金會(huì)名譽(yù)的，本基金會(huì)可以強(qiáng)制終止。

第二十一條 管理委員會(huì)會(huì)議對(duì)專項(xiàng)基金終止事項(xiàng)發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，由本基金會(huì)理事會(huì)會(huì)議裁定。

第二十二條 擬終止的專項(xiàng)基金由本基金會(huì)與管理委員會(huì)成立清算小組進(jìn)行清算。清算報(bào)告應(yīng)向社會(huì)公告。

第二十三條 專項(xiàng)基金終止后，該專項(xiàng)基金工作人員應(yīng)停止使用專項(xiàng)基金專用名片，不得以該專項(xiàng)基金的名義繼續(xù)開(kāi)展活動(dòng)。

第二十四條 專項(xiàng)基金終止后的剩余財(cái)產(chǎn)，由管理委員會(huì)按照捐贈(zèng)人意愿形成決議，經(jīng)本基金會(huì)批準(zhǔn)后處理；剩余財(cái)產(chǎn)無(wú)法按照上述方式處理的，由本基金會(huì)用于發(fā)展與本基金會(huì)宗旨相關(guān)的公益事業(yè)。第六章 附 則

第二十五條 專項(xiàng)基金捐贈(zèng)人應(yīng)維護(hù)本基金會(huì)的公益形象。未經(jīng)本基金會(huì)書(shū)面許可，不得在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中使用本基金會(huì)的名稱及標(biāo)識(shí)。第二十六條 專項(xiàng)基金管理委員會(huì)成員、工作人員以及其他有關(guān)聯(lián)的人員不得從基金運(yùn)作中獲取利益。

第二十七條 本辦法未盡事宜，依據(jù)《基金會(huì)管理?xiàng)l例》和本基金會(huì)章程的規(guī)定辦理。

第二十八條 本辦法由本基金會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)解釋。第二十九條 本辦法自理事會(huì)會(huì)議通過(guò)之日起施行。

第四篇：檔案管理辦法

會(huì)簽日期：2016-8-12

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東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開(kāi)發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營(yíng)市俊源石油技術(shù)開(kāi)發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫(kù)藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級(jí)劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實(shí)物類、文書(shū)類和說(shuō)明書(shū)合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。

第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書(shū)檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書(shū)檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開(kāi)發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開(kāi)箱或安裝調(diào)試后由購(gòu)置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。

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會(huì)簽日期：2016-8-12

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（五）其中公司財(cái)務(wù)類及人事類檔案由財(cái)務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。其中長(zhǎng)期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。

第十一條 對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級(jí)別的劃分：

檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件；二級(jí)為秘密文件；三級(jí)為機(jī)密文件；四級(jí)為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

（二）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

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（三）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。此類型文書(shū)屬秘密文件，其等級(jí)劃分為二級(jí)。

（四）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。

（六）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，其等級(jí)劃分為四級(jí)。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問(wèn)，不該說(shuō)的機(jī)密堅(jiān)決不說(shuō)，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)交接清單。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫(kù)。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，寫(xiě)明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫(xiě)《檔

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案借閱申請(qǐng)表》，寫(xiě)明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上填寫(xiě)歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無(wú)誤，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛(ài)護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲(chóng)、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無(wú)關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開(kāi)檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第三十七條 每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過(guò)檔案價(jià)值鑒定，無(wú)保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時(shí)必須填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購(gòu)類合同 2.03其他

3、實(shí)物

3.01獎(jiǎng)牌（杯、匾等）3.02證書(shū)（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書(shū)類 4.01政府 4.02公司

5、說(shuō)明書(shū)/合格證 5.01 說(shuō)明書(shū) 5.02 合格證 5.03 檢驗(yàn)報(bào)告

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第五篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對(duì)系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。

第六條

集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來(lái)各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來(lái)源

（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；

（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；

（五）集團(tuán)及所屬公司外購(gòu)設(shè)備所帶來(lái)的文件材料；

（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料； 第九條

集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書(shū)檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對(duì)其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時(shí)間

（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）上級(jí)批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及等重要文件隨時(shí)歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時(shí)歸檔。

（二）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字?1998?32號(hào)）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。

（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對(duì)所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無(wú)缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說(shuō)明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長(zhǎng)久保存。

（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動(dòng)硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團(tuán)本部文書(shū)檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問(wèn)題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見(jiàn)《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和專用檔案柜架，庫(kù)房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)”等“八防”要求，同時(shí)要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對(duì)室存檔案，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱、開(kāi)發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時(shí)，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》。借閱股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書(shū)記審批，借閱其他文件時(shí)需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個(gè)月內(nèi)，可借閱文件原件。超過(guò)三個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過(guò)檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照?qǐng)?zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級(jí)單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見(jiàn)并報(bào)總經(jīng)理和董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時(shí)，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時(shí)間不得超過(guò)一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會(huì)成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛(ài)護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫(xiě)。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。

（五）各職能部室對(duì)利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無(wú)權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫(xiě)借閱申請(qǐng)，通過(guò)審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開(kāi)發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開(kāi)展檔案信息的編研和開(kāi)發(fā)利用工作，對(duì)檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書(shū)檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對(duì)超過(guò)保存期限且沒(méi)有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對(duì)鑒定結(jié)果寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。

（二）對(duì)需延長(zhǎng)保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

（三）對(duì)保管期滿但沒(méi)有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊(cè)要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理

第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。

第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);

（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見(jiàn)及改進(jìn)需求，及時(shí)反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級(jí)工作；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對(duì)本公司電子檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

第九章 審批過(guò)程中文件的管理

第二十五條 審批過(guò)程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過(guò)程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時(shí)要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)單》。

（一）借閱審批過(guò)程中的股東會(huì)、董事會(huì)文件需董事長(zhǎng)審批；借閱審批過(guò)程中的黨委會(huì)紀(jì)要（記錄）需黨委書(shū)記審批，借閱其他文件時(shí)需履行以下審批手續(xù)：

1.集團(tuán)本部人員借閱時(shí)，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時(shí)，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見(jiàn)后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

（二）對(duì)于企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、黨委會(huì)、公司級(jí)各種會(huì)議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過(guò)程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開(kāi)發(fā)利用或會(huì)議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對(duì)外借閱或發(fā)放（會(huì)議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會(huì)議結(jié)束要收回；研討會(huì)只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級(jí)公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè)，即一個(gè)公司并入另一個(gè)公司或幾個(gè)公司合并重組為一個(gè)新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程、股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；

（三）實(shí)施方案、主管部門意見(jiàn)、請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)審批文件、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書(shū)、花名冊(cè)等材料；

（五）遺留問(wèn)題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；

（七）其它具有保存價(jià)值的文件材料。

第三十一條 歸檔時(shí)間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時(shí)間

清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個(gè)月內(nèi)完成向上一級(jí)公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個(gè)月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團(tuán)所屬二級(jí)公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；

2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時(shí)，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會(huì)或董事會(huì)文件；

3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級(jí)公司，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級(jí)公司檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時(shí)，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對(duì)外移交，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見(jiàn)后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。