第一篇：財務會計檔案資料借用規(guī)定

財務會計檔案資料借用規(guī)定

為加強財務會計檔案資料管理，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營服務，特做如下規(guī)定：

一、財務會計檔案資料的種類 財務會計檔案資料主要包括：

1、會計憑證：指原始憑證、記帳憑證等；

2、會計帳簿：指總帳、明細帳、現(xiàn)金銀行日記帳等；

3、會計報告：指會計報表、會計報表附注、財務情況說明書以及財務決算審計報告等；

4、財務證照：指企業(yè)資信等級證書、稅務登記證等。

二、財務會計檔案資料的借用

1、公司財務部負責本部門財務會計檔案資料的管理，指導所屬單位財務會計檔案資料的管理。

2、公司各成員單位和各部門查閱、使用公司財務部管理的會計檔案資料，無論原件或復印件，均須填寫《財務會計檔案資料借用申請表》。

（1）各成員單位填寫的《財務會計檔案資料借用申請表》須經(jīng)單位主要領導審批，并通過集團公司歸口管理部門，向財務部辦理查閱、借用手續(xù)；

（2）公司各部門填寫的《財務會計檔案資料借用申請表》須經(jīng)部門負責人審批后，向財務部辦理查閱、借用手續(xù)。

3、會計憑證、會計賬簿和會計報告原件只允許查閱，不得帶離財務部。

4、各類財務證照原件原則上不出借，確需借用的，須經(jīng)公司總會計師審批后，方可借用；借用的財務證照原件逾期不還者，取消以后的優(yōu)先借用權。

5、出借的各類財務會計檔案資料復印件須加蓋注有使用單位和用途字樣的印章。

6、借用的財務會計檔案資料須嚴格保管使用，嚴禁涂改、轉(zhuǎn)借、出租、轉(zhuǎn)讓、改變用途等，如有以上行為者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅追究有關當事人的責任。

某公司會計檔案管理制度

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第一條 為加強會計管理，特制定本管理辦法。

第二條 企業(yè)的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計報告、查賬報告、驗資報告、財務會計制度以及與經(jīng)營管理和投資者權益有關的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。

第三條 會計檔案的保存。

財務部應有專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，按順序立卷登記有效。

會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準，報上級有關部門批準后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。

第四條 會計檔案的借用。

財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。

集團內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領導批準證明，經(jīng)財務經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。

會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經(jīng)財務部經(jīng)理批準，并限期歸還。

第五條 由于會計人員的變動或會計機構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第六條 本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。

會計檔案保管期限

檔案名稱

（一）會計憑證類

1.原始憑證、記賬憑證 15年

其中：涉及外來和對私改造的會計憑證 永久

2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年

（二）會計賬簿類：

1.日記賬 15年

其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年

2.明細賬、總賬、輔助賬 15年

3.涉及外來和對私改造的會計賬簿 永久

（三）會計報表類：

1.主要財務指標報表 3年

2.月、季度會報表 15年

3.年度會計報表 永久

（四）其它類：

1.會計檔案保管清冊及銷毀清冊 25年

2.財務成本計劃 3年

3.主要財務會計文件、合同、協(xié)議 永久 1.公司其他部門如有需用財務資料時，應寫明本次需要資料的內(nèi)容和用途，并有本部門負責人，財務務部負責人和提供財務資料的會計簽字后再到財務部存檔外進行登記領取財務資料（包括報表、審計資料、發(fā)票等），同時提供財務報表等資料的主管會計應將相同資料交一份給存檔處留檔記錄，使用原件資料的，使用后應及時交回財務部存檔處。

第二篇：筆記本電腦借用規(guī)定

為了使教師能更好地利用先進的教學手段，進一步提高學校的教學質(zhì)量和效率，學校決定將現(xiàn)代教學設備（筆記本電腦）借給有關教師使用?，F(xiàn)將有關使用要求規(guī)定如下：

一、學校將所有的筆記本電腦編號、登記。借出之后，每年不定期全部檢驗一次，并對電腦進行保養(yǎng)和維修。

二、借用電腦的人員：本校高中部高

二、高三年級任課一線教師（圖、音、體和電腦教師除外）。若認為自己確實不需要筆記本電腦的，以書面形式申請，經(jīng)學校領導批準后可以不領取。

三、凡符合條件并交押金________元的教師，憑收據(jù)到學校網(wǎng)絡信息中心辦理借用手續(xù)。借用后筆記本電腦由本人使用和保管，或由學校提供密碼保險柜統(tǒng)一保管。電腦報廢后學校收回，押金退回教師本人。

四、使用者一年后退休、調(diào)離學?；蚱渌螂x職、離開教學崗位的，將電腦折價向?qū)W校支付相應的金額之后，可將電腦歸個人所有，同時退還押金。折價辦法：以學校購買整機價格計算，使用一年后付______%，二年后付______%，三年后付______%，四年后付______%，五年后付______%，六年后付______%。不按上述折價購買電腦的，學校收回筆記本電腦，押金全額退回，如有損壞，按損壞程度賠償。

五、使用筆記本電腦的教師必須愛護、妥善保管，按正確的規(guī)程操作，不得擅自更換零部件，不得損壞電腦。使用期內(nèi)如有遺失、損毀的，按第四條折價辦法的相關規(guī)定賠償。

六、保修期內(nèi)（三年）的硬件故障由供貨公司維修，不屬保修項目（顯示屏、電源等）的費用，由個人承擔，維修費在押金中扣除。

七、正常操作出現(xiàn)的純軟件故障由使用者及學校網(wǎng)絡信息中心共同承擔，電腦教師有責任幫助全體教師使用和維護好電腦。

八、使用者必須參加學校組織的信息技術培訓并盡量多地使用筆記本電腦進行教學。基于學?，F(xiàn)狀，使用者每年多媒體電教授課率： ______歲以上的教師第一年每學期不少于______節(jié)，______歲以下的教師第一年每學期不少于______節(jié)，第二年每學期不少于______節(jié)，以后每學期不少于20節(jié)；同時所有使用者每學期必須向?qū)W校網(wǎng)絡信息中心提供一定數(shù)量的教學素材資源、五個以上電子教案或課件；若不能完成的，學校將收回其借用的筆記本電腦。

九、不得擅自撕掉筆記本電腦上的編號條碼，否則責任自負。

以上條款請使用者認真遵守執(zhí)行。本規(guī)定一式三份，教師個人保管一份，學?？倓仗幈９芤环?，網(wǎng)絡信息中心保管一份。本協(xié)議解釋權在校長室。

借用者（簽名）：__________

日期：______年____月____日

學校（蓋章）：____________

第三篇：機械設備檔案資料管理規(guī)定

機械設備檔案資料管理規(guī)定

第八條 資料歸檔原則

1、歸檔的設備管理工作和和各類設備申購、驗收、使用、維修、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須具有長期參考價值和憑證作用。

2、歸檔的文件材料必須反映設備管理和各類設備從申購到改造的全過程，保證材料完整、準確、系統(tǒng)。

3、歸檔的文件材料必須遵循自然形成規(guī)律、保持有機聯(lián)系，必須與實物一致并有成套性。

第九條須歸檔的文件材料

1、須歸檔的文件材料：設備采購申請表、采購合同、發(fā)票、發(fā)貨清單、開箱驗收單、合格證、制造資質(zhì)、制造許可證、安裝說明書、使用說明書、隨機圖樣、統(tǒng)一編號、設備管理制度、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)規(guī)程、檢查規(guī)程、安全技術交底、使用登記證、履歷書、運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、大修記錄、更新改造記錄、缺陷記錄、事故記錄、報廢申請。

2、歸檔的重點是高價值設備所形成的資料。

第十條不須歸檔的文件材料

1、未定稿、未報批的管理性文件。

2、未生效的合同、協(xié)議書。

3、重復文件。

4、無參考價值的文件。

5、設備廣告、宣傳材料等。

第四章立卷歸檔

第十一條設備資料員負責對設備逐臺建立設備資料袋，按第六條第一項所列，收集、整理、保存須歸檔的資料。

第十二條為便于查詢，每卷檔案的封面應有設備名稱、設備型號、出廠編號、自編號、立檔日期；每卷檔案的首頁應有統(tǒng)一標準的目錄。

第十三條隨機圖紙資料由設備主辦施工員審核校對，與實物不符的，應做好修改記錄。

第十四條新進設備，開箱前應通知設備資料員到場登記收集有關資料圖紙。

第十五條設備改裝、改造后，圖紙應及時修改。

第十六條設備在現(xiàn)場產(chǎn)生形成的各種資料，應及時交設備資料員，須存檔保存的經(jīng)整理后存檔。

第十七條歸卷的檔案分類按先后橫向、自上而下、從左到右排列。

第十八條設備外調(diào)時，設備檔案隨機調(diào)出，并做好交接手續(xù)。第十九條外地設備調(diào)入時，與調(diào)出地設備資料員索取設備檔案，并做好交接手續(xù)。

第五章檔案資料的借閱

第二十條資料圖紙的借閱必須辦理借閱手續(xù)。

第二十一條設備資料員認真按《資料圖紙借閱登記表》資料名稱、圖號、張數(shù)、借閱日期、借閱期限等內(nèi)容，借閱人在登記表中簽

字。

第二十二條資料圖紙的借閱須本部門班長職務以上人員辦理，非本部門人員、外單位人員禁止借閱。

第二十三條保密文件的借閱需保設備主管同意。

第二十四條借閱期限不超過一個月，到期后未歸還的，設備資料員催促借閱人歸還。丟失、損壞或拒不歸還的，視情況處借閱人50至200元罰款處分。

第二十五條未填寫登記表或私自將資料圖紙借閱他人，造成無法追回的，視情況處設備資料員50至200元罰款處分。

第六章附則

第二十六條本規(guī)定自簽發(fā)之日起實行。

第二十七條本規(guī)定與公司上級規(guī)定相抵觸的，按上級規(guī)定執(zhí)行。

簽發(fā)人機電部

2011年9月20日

第四篇：監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定

監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定

為給監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件，提高監(jiān)理文件檔案資料的管理水平，提高監(jiān)理工作效率，同時為建設工程檔案整理提供可靠依據(jù)，根據(jù)《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關規(guī)范及要求，結(jié)合安徽華電一期工程實際情況，特制定本規(guī)定。

（一）、監(jiān)理文件檔案資料管理的歸口管理部門及管理流程

辦公室在總監(jiān)理工程師的領導下，全面負責項目監(jiān)理部文件檔案資料的收集、整理、發(fā)放、歸檔等一系列管理工作，信息資料管理員負責具體管理工作。

監(jiān)理文件檔案資料的管理流程是：首先，在項目監(jiān)理部內(nèi)部，所有文件和檔案資料都必須先送交辦公室，由信息資料管理員進行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息資料管理員根據(jù)總監(jiān)理工程師或總監(jiān)理工程師代表的指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關的監(jiān)理工程師。其次，在項目監(jiān)理部外部，也由辦公室發(fā)送或接收建設單位、設計單位、施工單位等其他單位的文件和檔案資料。保證所有的文件和檔案資料只有一個進出口通道，從而在組織上保證監(jiān)理文件和檔案資料的有效管理。

監(jiān)理工程師可以自行查閱經(jīng)整理分類后的文件和檔案，重要文件和檔案資料的查閱需經(jīng)總監(jiān)理工程師批準。

（二）、監(jiān)理文件檔案資料的分類存放

監(jiān)理文件檔案資料按以下原則（性質(zhì)）分類，共分17大類。這些資料都是在監(jiān)理工作過程中逐步形成的，由項目監(jiān)理部辦公室進行保存。根據(jù)現(xiàn)場辦公條件，辦公室配備一定數(shù)量的檔案盒或檔案架，以及一定數(shù)量的檔案柜或檔案架，進行文件檔案資料的存放，存放條件符合有關要求。根據(jù)其具體性質(zhì)，在監(jiān)理任務結(jié)束后，這些文件檔案資料有的需要向建設單位移交，有的需向監(jiān)理單位總部移交，并由這些單位按一定的期限保存。

1、合同文件（A類）⑴委托監(jiān)理合同

A-1-1 1 ⑵監(jiān)理招標文件

A-1-2 ⑶監(jiān)理投標文件A-1-3 ⑷建設工程施工合同A-2 ⑸工程暫停令及復工通知A-3 ⑹費用索賠處理文件A-4 ⑺工程延期及工程延誤處理文件A-5 ⑻合同變更及爭議調(diào)解文件A-6

2、勘察、設計文件（B類）⑴可行性研究報告B-1 ⑵設計任務書、擴大初步設計B-2 ⑶工程測繪資料、地形圖B-3 ⑷工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告B-4 ⑸測量基礎資料B-5 ⑹施工圖及說明文件B-6 ⑺圖紙會審記錄B-7 ⑻設計交底有關記錄及會議紀要B-8 ⑼工程變更文件B-9

3、監(jiān)理工作指導文件（C類）⑴監(jiān)理大綱C-1 ⑵監(jiān)理規(guī)劃 C-2 ⑶監(jiān)理實施細則C-3 ⑷工程進度控制計劃C-4-1 ⑸工程質(zhì)量控制計劃C-4-2 ⑹工程投資控制計劃C-4-3

4、施工工作指導文件（D類）⑴施工組織設計（總體或分階段）（D-1）⑵單位或分部工程施工方案（D-2）

⑶季節(jié)性施工方案（D-3）

⑷其他專項（分項工程）施工方案（D-4）

5、資質(zhì)資料（E類）

⑴總包單位資質(zhì)資料及人員上崗證（E-1）⑵材料、構(gòu)配件、設備供應單位資質(zhì)資料（E-2）

⑶工程試驗室（包括有見證取樣送檢試驗室）資質(zhì)資料（E-3）

6、工程進度文件（F類）⑴工程開工報審文件 ⑵工程進度計劃報審文件 ⑶工程竣工報審文件 ⑷其他有關工程進度控制文件

7、工程質(zhì)量文件（G類）

⑴建筑材料、構(gòu)配件、設備報審文件（G-1）⑵施工測量放線報審文件（G-2）⑶施工試驗報審文件（G-3）⑷有見證取樣送檢報審文件（G-4）⑸分項工程質(zhì)量報審文件（G-5）⑹分部/單位工程質(zhì)量報審文件（G-6）

⑺工程質(zhì)量問題處理記錄及質(zhì)量事故處理報告（G-7）⑻其他有關工程質(zhì)量控制文件（G-8）

8、工程造價審批文件（H類）⑴工程施工概（預）算報驗資料（H-1）⑵工程量申報及審批資料（H-2）⑶工程預付款報批文件（H-3）⑷工程款報批文件（H-4）⑸工程變更費用報批文件（H-5）⑹工程竣工結(jié)算報批文件（H-6）

⑺其他有關工程造價控制的資料（H-7）

9、會議紀要（I類）

⑴第一次工地會議紀要及監(jiān)理交底會議紀要（I-1）⑵監(jiān)理例會會議紀要（I-2）⑶專題工地會議紀要（I-3）⑷其他會議紀要文件（I-4）

10、監(jiān)理報告（J類）⑴監(jiān)理月報（J-1）⑵專題報告（J-2）

11、監(jiān)理工作函件（K類）

⑴監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師通知回復單（K-1）⑵監(jiān)理工作聯(lián)系單（K-2）

12、工程驗收文件（L類）⑴中間驗收文件（L-1）⑵設備安裝專項驗收記錄（L-2）⑶工程竣工驗收報驗表（L-3）⑷人防工程驗收記錄（L-4）⑸消防工程驗收記錄（L-5）⑹其他有關工程的驗收記錄（L-6）⑺單位工程驗收記錄（L-7）⑻工程質(zhì)量評估報告（L-8）

⑼工程竣工驗收備案表及竣工移交證書（L-9）

13、監(jiān)理日記（M類）⑴項目監(jiān)理日志（M-1）⑵監(jiān)理人員監(jiān)理日記（M-2）

14、監(jiān)理工作總結(jié)（N類）⑴階段工作小節(jié)（N-1）

⑵監(jiān)理工作總結(jié)（N-2）

15、監(jiān)理工作記錄文件（O類）⑴監(jiān)理巡視記錄 ⑵旁站檢查記錄 ⑶監(jiān)理抽查記錄 ⑷監(jiān)理測量資料 ⑸工程照片及聲像資料

16、工程管理往來函件（P類）⑴建設單位函件（P-1）⑵施工單位函件（P-2）⑶設計單位函件（P-3）⑷政府部門函件（P-3）

17、監(jiān)理內(nèi)部文件（Q類）⑴技術性文件（Q-1）⑵法規(guī)性文件（Q-2）⑶管理性文件（Q-3）

按上述分類原則，辦公室信息資料管理員首先形成文件檔案資料的整體框架，準備相應的檔案盒或檔案夾，隨著文件檔案資料的陸續(xù)形成，及時進行存放。

檔案盒在脊背上標明“北京中達聯(lián)監(jiān)理公司蕪湖項目監(jiān)理部 ZDLWH-A（B、C等）”字樣，A、B、C為上述分類號，盒內(nèi)首頁為卷內(nèi)目錄。

（三）監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存

根據(jù)《建設工程文件檔案歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）規(guī)定，在監(jiān)理過程中逐步形成的監(jiān)理文件檔案資料中，有10大類27個，要求移交給不同的單位，并按一定的期限保管。保管期限分為永久、長期、短期三種期限。永久是指監(jiān)理文件檔案資料需永久保存，長期是指監(jiān)理文件檔案資料的保存期限等于該工程的使用壽命，短期是指監(jiān)理文件檔案資料的保存期限在20年以下。需 5 要同時移交兩個單位的，文件檔案資料在形成的過程中就要同時形成兩份。

⑴監(jiān)理規(guī)劃

①監(jiān)理規(guī)劃（建設單位長期保存、監(jiān)理單位短期保存）②監(jiān)理實施細則（建設單位長期保存、監(jiān)理單位短期保存）③監(jiān)理部總控制計劃（建設單位長期保存、監(jiān)理單位短期保存）

⑵監(jiān)理月報中的有關質(zhì)量問題（建設單位長期保存、監(jiān)理單位長期保存）⑶監(jiān)理會議記要中的有關質(zhì)量問題（建設單位長期保存、監(jiān)理單位長期保存）

⑷進度控制

①工程開工/復工審批表（建設單位長期保存、監(jiān)理單位長期保存）②工程開工/復工暫停令（建設單位長期保存、監(jiān)理單位長期保存）

⑸質(zhì)量控制

①不合格項目通知（建設單位長期保存、監(jiān)理單位長期保存）

②質(zhì)量事故處理報告及處理意見（建設單位長期保存、監(jiān)理單位長期保存）

⑹造價控制: ①預付款報審與支付（建設單位長期保存）②預付款報審與支付（建設單位短期保存）

③設計變更、洽商費用報審與簽認（建設單位長期保存）

④工程竣工決算審核意見書（建設單位長期保存，送城建檔案管理部門保存）

⑺分包資質(zhì)：

①分包單位資質(zhì)材料（建設單位長期保存）②供貨單位資質(zhì)材料（建設單位長期保存）③試驗等單位資質(zhì)材料（建設單位長期保存）

⑻監(jiān)理通知：

①有關進度控制的監(jiān)理通知（建設單位、監(jiān)理單位長期保存）②有關質(zhì)量控制的監(jiān)理通知（建設單位、監(jiān)理單位長期保存）③有關造價控制的監(jiān)理通知（建設單位、監(jiān)理單位長期保存）

⑼合同與其他事項管理：

①工期延期報告及審批（建設單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存）②費用索賠報告及審批（建設單位、監(jiān)理單位長期保存）

③合同爭議、違約報告及處理意見（建設單位永久保存、監(jiān)理單位長期保存）④合同變更材料（建設單位、監(jiān)理單位長期保存）

⑽監(jiān)理工作總結(jié)

①專題報告（建設單位長期保存、監(jiān)理單位短期保存）②月報總結(jié)（建設單位長期保存、監(jiān)理單位短期保存）③工程竣工總結(jié)（建設單位、監(jiān)理單位長期保存）④質(zhì)量評估報告（建設單位、監(jiān)理單位長期保存）

此外，工程準備階段文件及施工文件中有一些也需要項目監(jiān)理部收集并向監(jiān)理公司北京總部移交，具體如下。

1、工程準備階段文件： ⑴監(jiān)理委托合同（長期保存）

⑵項目監(jiān)理部及負責人名單（長期保存）

2、施工文件，主要指其中的工程質(zhì)量檢驗記錄： ⑴檢驗批（安裝工程中指分段工程）質(zhì)量驗收記錄（長期保存）⑵分項工程質(zhì)量驗收記錄（長期保存）⑶分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄

建筑工程中還包括： ⑷基礎、主體工程驗收記錄

上述文件檔案資料歸檔移交時，按建設單位和監(jiān)理公司總部要求進行整理，裝訂成冊并填寫規(guī)定的檔案號。

（四）監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改和報廢

項目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門、建設單位或施工單位確有需要，應經(jīng)過總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師同意，并在辦公室辦理借閱手續(xù)。監(jiān)理人員在項目實施過程中需要借閱文件和檔案時，應填 7 寫文件借閱單，并明確歸還時間。信息資料管理員辦理有關借閱手續(xù)后，應在文件夾的內(nèi)附錄上作特殊標記，明確文件的去處。

監(jiān)理文件檔案的更改應由原制定部門相應人員執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責任人員執(zhí)行。監(jiān)理文件檔案更改后，由信息資料管理員填寫監(jiān)理文件檔案更改通知單，并負責發(fā)放新版本文件。發(fā)放過程中必須保證項目參建單位有相關文件的有效版本。文件檔案換發(fā)新版時，應由信息資料管理員負責將原版本收回作廢。如考慮日后有可能出現(xiàn)追溯需求，信息資料管理員可以保存作廢文件的樣本以備查閱。

（五）其他規(guī)定

在第（二）部分監(jiān)理文件檔案資料的分類存放中的17類監(jiān)理文件檔案資料，根據(jù)古交項目監(jiān)理部的實際情況，原則上均由辦公室信息資料管理員保存，但是個別資料由于監(jiān)理工程師在實際監(jiān)理工作中經(jīng)常使用，所以由監(jiān)理工程師保存，需要在監(jiān)理工程結(jié)束后移交的，監(jiān)理工程結(jié)束后上交信息資料管理員。具體如下所述，序號仍使用原序號。

2、勘察、設計文件（B類）

（6）施工圖及有關說明

（7）圖紙會審有關記錄

（8）設計交底有關記錄及會議紀要（9）工程變更文件

4、施工工作指導文件（D類）（2）單位或分部工程施工方案（3）季節(jié)性施工方案

（4）其他專項（分項工程）施工方案

6、工程進度文件（F類）

7、工程質(zhì)量文件（G類）

8、工程造價審批文件（H類）

11、監(jiān)理工作函件（K類）

12、工程驗收文件（L類）

15、監(jiān)理工作記錄文件（O類）

以上幾類文件資料需由專業(yè)監(jiān)理工程師保存，由施工單位、設計單位報送，辦公室接收的，如施工圖及有關說明、施工方案、信息資料管理員還要進行登記造冊。其他幾類文件資料由信息資料管理員直接保存。

辦公室要建立總的文件檔案資料清單目錄。

由各專業(yè)監(jiān)理工程保存的，監(jiān)理工程師要對文件資料按單位工程或標段、文件資料性質(zhì)等進行分類保存，并建立自己的文件目錄清單，以便于查閱，有追溯要求的，要考慮追溯要求。文件目錄清單要上報辦公室。

第五篇：水利基本建設項目檔案資料管理規(guī)定

水利基本建設項目檔案資料管理規(guī)定

水利部水辦[1997]275號

第一章 總則

第一條 為了切實抓好水利基本建設項目（工程）檔案資料（以下簡稱水利工程檔案）管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在水利工程建設、管理、運行、維護、改建、擴建等工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，結(jié)合水利基本建設項目（工程）的具體情況，制定本規(guī)定。

第二條 水利工程檔案工作是水利基本建設工作的重要組成部分，必須將其納入基本建設項目管理工作的全過程，按統(tǒng)一領導、分級管理的原則，建立相應機構(gòu)或配專人做好這一工作。

第三條 水利工程檔案是水利科技檔案的重要組成部分，是專業(yè)技術人員勞動智慧的結(jié)晶，它產(chǎn)生于整個水利基本建設全過程，包括從項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行（使用）等過程中形成的，應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。

第四條 本規(guī)定適用于所有大、中、小型水利基本建設項目（工程），同時也適用于各單位辦公樓、宿舍樓等小型基本建設項目與改建、擴建和技術改造項目。

第二章 檔案資料的管理

第五條 各級基建部門應積極配合檔案管理部門，認真履行監(jiān)督、檢查和指導職責，共同抓好本單位和本系統(tǒng)的水利工程檔案工作。

第六條 水利工程檔案工作的進程要與工程建設進程同步。即所有基本建設項目，從立項時，就應開始進行文件材料的收集、積累和整理工作；簽訂勘測、設計施工監(jiān)理等協(xié)議（合同）時，要對水利工程檔案（包括竣工圖）的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求；檢查工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；進行單元與分部工程質(zhì)量等級評定和工程驗收（包括單位工程與階段和竣工驗收）時，要同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔。整個項目的歸檔工作，應在竣工驗收后三個月內(nèi)完成（項目尾工的歸檔工作，應在尾工完成后的一個月內(nèi)完成）。

第七條 水利基本建設項目（工程）在各階段工程質(zhì)量評定和竣工時，水利工程檔案（特別是竣工圖）達不到規(guī)定要求的，不能算完成施工任務，不得進行鑒定驗收；在規(guī)定期限內(nèi)未完成歸檔任務的基本建設項目，不得評為優(yōu)質(zhì)工程。

第八條 水利工程檔案的整理質(zhì)量，應是衡量工程（項目）勘測、設計、研究、施工、監(jiān)理等工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。因此有關單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續(xù)前），建設單位不得返還其扣留的工程（項目）質(zhì)量保證金。對于歸檔質(zhì)量優(yōu)良的有關單位或責任人，建設單位可予以適當?shù)莫剟睢?/p>

第九條 工程技術人員應將本職工作中形成的有關工程的各種材料按檔案部門的要求進行收集、整理和立卷。各單位應加強對此工作的監(jiān)督檢查。未完成歸檔任務的，不算完成工作任務，更不能申報有關獎勵（項目）。工作調(diào)動前必須交請有關檔案資料（對于可告一段落的項目，還應按要求完成有關材料的立卷歸檔工作）。否則，不能調(diào)動工作。

第十條 各有關單位（包括建設、管理、監(jiān)理、施工、勘察設計等單位和工程現(xiàn)場指揮機構(gòu)，以下同）必須有一位負責人分管檔案工作。建設單位要對水利工程檔案負全責，其它有關單位也要各負其責。大、中型建設項目，特別是國家和省、部級的重點工程，建設單位在建設初期就必須建立檔案室，落實檔案專職人員，負責集中統(tǒng)一管理有關工程建設的全部檔案資料，并對有關業(yè)務部門檔案資料的整理工作進行指導；管理單位也應在組建初期建立

健全檔案工作，為接收工程檔案資料創(chuàng)造條件。

第十一條 興建國家重點水利基本建設項目時，均應設計建設與工作任務相適應的、符合要求的專用檔案資料庫房（具體標準可參見《檔案館建筑設計規(guī)范》），并為檔案保管與利用配置必要的裝具和設備。其費用可分別列入工程總概算的管理房屋建筑工程項目類和生產(chǎn)準備費中。

第十二條 各有關單位，要采取有效措施強化檔案部門參加設備開箱工作，特別要做好引進技術、設備資料和圖紙的收集與整理工作。對于通過其他途徑獲得的與引進技術、設備有關的檔案資料也應及時移交給檔案資料部門統(tǒng)一管理，以確保有關文件材料的完整與安全。

第十三條 建立水利工程檔案管理登記制度，所有項目的建設與管理單位均應按期向上級主管單位的檔案部門報送《建設項目檔案資料管理情況登記表》（具體要求詳見附件1）。

第十四條 檔案資料部門在加強收集工作的同時，要大力開展編研工作，完善提供利用手段與措施，努力提高管理水平，積極為生產(chǎn)一線提供服務，以充分發(fā)揮檔案資料的作用。對于不能或暫不能公開的檔案資料，應按有關單位提出的利用范圍，做好保密工作；對已超過保管期限的水利工程檔案，應按《水利部科學技術檔案管理暫行規(guī)定》進行鑒定、銷毀。

第三章 工程檔案資料的整理、匯總與移交

第十五條 水利工程檔案必須完整、準確、系統(tǒng)，并做到字跡清楚、圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等還要附以有關情況說明，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易褐色材料書寫（包括擬寫、修改、補充、注釋或簽名）。

第十六條 水利基本建設前期工作（如勘測、設計、科研等）產(chǎn)生的檔案資料，除依據(jù)合同必須向委托或建設單位提供的材料和成果外，其余部分均應向產(chǎn)生單位的檔案部門歸檔。

第十七條 竣工圖是工程的實際反映，是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到圖物相符。施工單位一定要在施工過程中，認真做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，整理好變更文件（單位立卷），按規(guī)定及時編制好竣工圖。所有竣工圖必須由施工單位在圖標上方加蓋竣工圖章（竣工圖章的內(nèi)容與規(guī)格詳見附件2），并履行簽字手續(xù)后，才能做為竣工圖保存?？⒐D的編制形式和深度可按以下情況區(qū)別對待：

1、凡按圖施工，沒有變動的，可利用原施工圖作為竣工圖。

2、凡在施工中，雖有一般性設計變更，但能在原施工圖上修改、補充的，可由施工單位在原施工圖（必須是新蘭圖）上注明修改部分與修改依據(jù)和施工說明后，作為竣工圖。

3、凡結(jié)構(gòu)改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及有其他重大變更，原施工圖不能代替或利用的，必須重新繪制竣工圖。

第十八條 反映建設項目過程的圖片、照片（包括底片）、錄音、錄像等聲像材料，是水利工程檔案的重要內(nèi)容，應按其種類分別整理、立卷，并應對每個畫面附以比較詳細的語言或文字說明。有關單位特別是施工單位從施工初期就應指定專人負責，認真做好記錄并隨時加以整理、注釋。大中型建設項目，特別是重點工程的重大事件、事故，必須有完整的文字和聲像材料，否則不予驗收。

第十九條 水利工程檔案的移交應履行簽字手續(xù)，并按以下原則進行：

1、基本建設項目實行總承包的，各分包單位應負責收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，然后交總包單位匯總、整理，再統(tǒng)一向建設單位與工程管理單位移交。

2、基本建設項目由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，各承包單位應負責收集、整理所包工程的檔案資料，并由建設單位匯總，或由建設單位委托一個承包單位負責匯總、整理后，再向建設單位和工程管理單位移交。

3、基本建設項目實行監(jiān)理制度的，由各有關單位按以上原則匯總、整理后交監(jiān)理部門

審查，經(jīng)審查合格后的案卷，再向建設單位和工程管理單位移交。

第二十條 竣工圖一般不得少于三套：一套交工程管理單位檔案部門，一套交管理單位負責運行維護的業(yè)務部門，一套交工程建設單位檔案部門（當建設單位就是管理單位時，可少交一套）；凡關系到全國性或某些城市規(guī)劃的重要項目，還需按國家檔案局的規(guī)定，增交一套給有關檔案館。集資或合資興建的項目，可由建設單位依據(jù)實際情況增加竣工圖的份數(shù)。

第四章 歸檔范圍和保管期限表

第二十一條 水星基本建設項目（工程）文件材料的歸檔范圍與保管期限，應嚴格執(zhí)行《水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）。表中如規(guī)定需由若干單位保存的文件材料，只有一份時，則由工程（項目）的產(chǎn)權單位保存原件（多家產(chǎn)權的，由投資多的一方保存原件），其他單位保存復印件。

第二十二條 有特殊要求的建設項目，在正式開工前，建設單位可參照附件3，根據(jù)工程特點、規(guī)模和工程全過程將要產(chǎn)生的文件材料，規(guī)定出比較詳細的歸檔范圍和保管期限表，直接印發(fā)給工程各有關單位，同時抄送級主管機關的檔案部門。

第五章 水利工程檔案的竣工驗收

第二十三條 水利工程檔案的竣工驗收（包括初步驗收、以下同），應在項目建設項目驗收委員會（或驗收小組，以下同）的領導下，與工程（項目）驗收同步或提前進行。

第二十四條 各級水利部門在組織水利工程竣工驗收時，要通知相應的檔案管理部門作為驗收委員會成員參加驗收工作。國家重點工程由國家檔案局和水利部檔案部門參加；部屬重點工程由水利部和有關流域機構(gòu)的檔案部門參加；水利部投資比例較大的省重點工程由水利部或有關流域機構(gòu)和省級水利廳（局）的檔案部參加；其它的省屬重點工程由省檔案局和各省級水利廳（局）的檔案管理部門參加；一般的地方水利工程由有關地、市、縣檔案局和水利局的檔案部門參加；小型水利工程等其他項目則由項目建成后由產(chǎn)權單位的檔案部門參加。

第二十五條 工程（項目）竣工驗收前，建設單位應組織施工、設計、監(jiān)理、管理等單位的項目負責人、工程技術人員和檔案管理人員，依據(jù)本規(guī)定對水利工程檔案的收集、整理、規(guī)檔等工作，特別是竣工圖的編制與整理情況，進行一次徹底的檢查，并寫出自檢報告（具體內(nèi)容參見本規(guī)定第二十八條），在申請工程（項目）驗收時，一并報送給驗收主管單位，并抄送驗收主管單位的檔案部門。

第二十六條 工程（項目）竣工驗收時，應由參加驗收的檔案人員和建設、監(jiān)理、管理、施工等單位的檔案人員與工程技術人員組成檔案資料驗收組。大、中型建設項目要在驗收工作結(jié)束時與出驗收專題報告（此報告應作為工程竣工驗收鑒定書的附件，并將主要內(nèi)容反映到鑒定書中）；一般工程也應在工程竣工鑒定書中反映出有關檔案資料的情況與評價意見。

第二十七條 檔案資料驗收組，應通過聽匯報（工程建設與檔案資料管理概況和竣工檔案的自檢報告）、參觀工程建設現(xiàn)場（了解工程結(jié)構(gòu)及生產(chǎn)流程）、抽查有關檔案資料（重點抽查竣工圖的質(zhì)量）等多種方式進行檔案資料的檢查驗收。其中抽查檔案資料的比例：有關文字材料不得少于案卷總數(shù)的10%；竣工圖不得少于總張數(shù)的15%。

第二十八條 檔案資料驗收組的驗收報告應包括以下內(nèi)容：

1、檔案資料工作概況：檔案資料工作管理體制（包括機構(gòu)、人員等）和檔案保管條件（包括庫房、設備等）及有關檔案資料的形成、積累、整理（立卷）等情況，其中包括項目單位、單項工程數(shù)和產(chǎn)生檔案資料總數(shù)（卷、冊、張）。

2、竣工圖的編制情況與質(zhì)量。

3、檔案資料的移交情況，并注明已移交的卷（冊）數(shù)、圖紙張數(shù)等有關數(shù)字。

4、對檔案資料完整、準確、系統(tǒng)性的評價及檔案資料在施工、試運行和管理工作中發(fā)揮作用的情況。

5、檔案資料工作中存在的問題、解決措施及對整個工程建設項目驗收產(chǎn)生的影響。

附件1：

建設項目檔案管理情況登記表

年12月30日前均需再次填報。

注：此表應于項目開工6個月內(nèi)報送上級主管單位的檔案部門。所有未驗收的項目，每