第一篇：檔案館數(shù)字化、數(shù)字化檔案館、數(shù)字檔案館

關(guān)于檔案館數(shù)字化建設(shè)的思考

2006-11-9 網(wǎng)友評論 0 條 點(diǎn)擊進(jìn)入論壇

當(dāng)二十世紀(jì)的尼葛洛龐帝（Nicholas Negroponte）在《數(shù)字化生存》（Being Digital）一書中，向人們描述著數(shù)字時代對我們的生活方式、工作方式甚至思維方式帶來的各種沖擊時，人類文明已經(jīng)真實(shí)地邁進(jìn)了二十一世紀(jì)，數(shù)字化信息時代的大潮朝著我們撲面而來。檔案管理和利用如何應(yīng)對及適應(yīng)數(shù)字化信息時代的需求，是我們檔案工作者要思考的。

一、傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進(jìn)的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路由三個相互聯(lián)系的階段組成：

（一）檔案館數(shù)字化。檔案館的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計算機(jī)技術(shù)的引入，建立檔案館的自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館自動化管理，完成檔案管理的數(shù)字化；其二是館藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計算機(jī)識別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫；其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

（二）數(shù)字化檔案館。在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

（三）數(shù)字檔案館。通過國家信息基礎(chǔ)工程聯(lián)合數(shù)字化檔案館，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個體數(shù)字化檔案館聯(lián)合起來，進(jìn)行擴(kuò)張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案館，遵循共同協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)終端提出需求，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時間和地理?xiàng)l件的限制。如果說運(yùn)用虛擬技術(shù)，建立虛擬檔案館的話，那么，檔案館發(fā)展到第三個階段，才真正可以稱得上是虛擬檔案館。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點(diǎn)

檔案館的數(shù)字化建設(shè)作為傳統(tǒng)檔案館數(shù)字之路的起點(diǎn)，如何走好這首要一步，就顯得至關(guān)重要。為此我們就著重于這一點(diǎn)來談一下我們的觀點(diǎn)。

計算機(jī)技術(shù)的普及，為檔案館數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案館數(shù)字化建設(shè)包含以下幾個方面：

（一）檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開展其他數(shù)字化工作的前提條件?，F(xiàn)在許多文章在探討數(shù)字檔案館或虛擬檔案館時，較多是對檔案館美好前景的預(yù)測與憧憬，很少涉及傳統(tǒng)檔案館的現(xiàn)代化管理問題，忽視檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計算機(jī)數(shù)字化管理問題，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。這些問題不解決，檔案館數(shù)字化建設(shè)就是“空中樓閣”，無從談起。

20世紀(jì)90年代以來，我國各級各類檔案館開始進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。

1、建立著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。著錄檔案信息檢索系統(tǒng)，應(yīng)該說是計算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢盡顯無遺。

2、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門紛紛嘗試?yán)糜嬎銠C(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計算機(jī)技術(shù)來模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

3、檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點(diǎn)，朝著這個方向積極發(fā)展。

（二）館藏信息的數(shù)字化。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，綜合性檔案館作為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久集中保存檔案的基地，與國家歷史同在。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機(jī)地結(jié)合起來。通過運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，其數(shù)字化建設(shè)的工程量巨大，各級檔案部門應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)采取不同的建設(shè)模式：

1、大型綜合性檔案館，它們的館藏基礎(chǔ)一般都較好，館藏信息的利用也較頻繁，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)充足的情況下，可以采取技術(shù)優(yōu)先的原則，劃出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，成立館藏信息數(shù)字化部門，專門負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)字化工作。這種模式見效快，但投入高，需要很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)支持和技術(shù)支持。

2、中小型綜合檔案館，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)不夠充足的情況下，可以采取資源優(yōu)先的原則，購置少量的設(shè)備，對重要的檔案資源先期進(jìn)行數(shù)字化處理，循序漸進(jìn)逐步擴(kuò)大數(shù)字化規(guī)模。這種模式見效慢，投入較少，對技術(shù)要求也不高。館藏檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫的形式存在。

目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過計算機(jī)人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計算機(jī)制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用第一種方式就會暴露出如下致命弱點(diǎn)：用OCR字符識別的準(zhǔn)確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢。而第二種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。至于圖形文件占空間大的問題，在計算機(jī)技術(shù)日新月異的今天，相信適合的軟件很快就會被開發(fā)出來，如果能采用先進(jìn)的高速掃描機(jī)，那么對檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（三）檔案信息傳輸平臺數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點(diǎn)通過計算機(jī)方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個部門的計算機(jī)資源整合在一起。可根據(jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門的個體計算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動脈----互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個方面

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系?！吨腥A人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在社會主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國家的一項(xiàng)重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策。”這充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用?，F(xiàn)在各地的檔案館對數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗(yàn)和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。如浙江省檔案局指出數(shù)據(jù)庫建設(shè)要本著保證質(zhì)量、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的精神，并決定在2002年正式出臺統(tǒng)一的《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對全省各級檔案館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫與軟件進(jìn)行修改、規(guī)范，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，完善軟件功能，特別是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口功能。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1、以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2、首先考慮采用國際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，這個認(rèn)識到今天仍然具有指導(dǎo)意義?，F(xiàn)在我們檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息傳遞和信息交流。

檔案館計算機(jī)數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見，檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動控制，才能做到更加嚴(yán)密。如中國第二歷史檔案館在進(jìn)行民國檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時就十分重視數(shù)據(jù)的安全問題。他們認(rèn)為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進(jìn)行數(shù)字化民國檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對已有的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)分化，對館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達(dá)到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫接入Internet網(wǎng)時，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機(jī)密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識、新技術(shù)的普及密不可分的，所以各類相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)必須引起高度的重視。檔案館數(shù)字化建設(shè)過程中必須考慮培養(yǎng)的人員有以下幾類：系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等。

目前我國的檔案專業(yè)教育，無論是高等教育，還是各種專業(yè)知識培訓(xùn)，都顯得知識陳舊，內(nèi)容更新慢，缺乏計算機(jī)技術(shù)與檔案及檔案工作關(guān)系的內(nèi)容，其結(jié)果也就使得檔案界嚴(yán)重缺乏既具有檔案專業(yè)知識又具有計算機(jī)等相關(guān)知識的復(fù)合性人才，阻礙了計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案事業(yè)上的運(yùn)用。對此，檔案教育界必須引起高度重視，奮起直追，加大培訓(xùn)力度。

同時檔案館也必須重視對在職人員的培訓(xùn)工作，重視引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的需要。在相關(guān)的崗位培訓(xùn)及人才引進(jìn)時應(yīng)該遵守以下原則：

1、做到有提前量，使有關(guān)人員對新技術(shù)新設(shè)備提前了解。

2、針對不同對象分層次培養(yǎng)，要求知識技能與崗位相適應(yīng)。

3、充分依靠社會支持，引進(jìn)人才但不浪費(fèi)人才，做到人員結(jié)構(gòu)合理。

以上是我們對檔案館數(shù)字化建設(shè)的一些淺見?，F(xiàn)在各地檔案部門都很重視這方面的信息，有些單位已將此擺上了議事日程，但相對于圖書館部門，檔案部門的動作已經(jīng)滯后。中國數(shù)字圖書館工程現(xiàn)已進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性操作階段，其在數(shù)字圖書館的總體結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)線路等方面已經(jīng)積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)。1999年3月成立的“國家圖書館文獻(xiàn)數(shù)字化中心”年生產(chǎn)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到5000萬至6000萬頁全文影像數(shù)據(jù)，它的網(wǎng)絡(luò)可以提供1000G存儲量的網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案館如果還不重視檔案館的數(shù)字化建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時代的快車道，最終將被信息社會淘汰。因此，為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項(xiàng)具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。

第二篇：檔案館數(shù)字化管理解決方案（定稿）

中晶檔案館電子化管理解決方案

檔案館是收集、保管檔案的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、征集、管理檔案和開展檔案利用等。檔案館的資料可分為紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物等。由于檔案館是存放重要信息和有歷史或存儲價值信息的機(jī)構(gòu)，且其保管的資料量十分龐大，故將其保管的檔案資料安全電子化就顯得尤為重要。而檔案電子化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

傳統(tǒng)人工管理流程存在的弊端：

檔案館檔案掃描除了對高品質(zhì)、高效率的需求外，信息管理也非常重要。由于資料掃描量巨大，傳統(tǒng)方案在掃描后需要人工進(jìn)行管理，所以經(jīng)常會出現(xiàn)信息錯亂的現(xiàn)象，需要花費(fèi)大量的時間在整個檔案庫中尋找遺漏的信息，費(fèi)時費(fèi)力。

檔案館日常業(yè)務(wù)需求： ● 紙質(zhì)檔案錄入：

√ 高速掃描，將各種紙質(zhì)檔案等轉(zhuǎn)換成電子檔案

√ 高精度的彩色圖片檔案掃描

√ 可承受批量性連續(xù)掃描

√ 操作便捷，穩(wěn)定耐用

√ 重張檢測，不能漏掃 ● 電子檔案預(yù)處理：

√ 影像清晰，便于識別

√ 識別條碼對文件進(jìn)行自動分類

√ 紙質(zhì)檔案和電子錄像檔案關(guān)聯(lián)，比對審閱

√ 不同資料按需分類，歸整管理 ● 檔案管理：

√ 資料在線審核 √ 分權(quán)限進(jìn)行檔案管理 √ 多平臺檔案查閱 √ 檔案安全管理 √ 檔案備份

中晶檔案館電子化管理解決方案

● 檔案館電子化管理系統(tǒng)，對于已有的各種載體形式的檔案采用數(shù)字化處理技術(shù)進(jìn)行加工處理，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享?！?由于實(shí)施了電子化管理，電子檔案存放占用的空間比紙質(zhì)檔案存放占用的空間大幅地減少，并能有效避免資料重復(fù)提交。同時，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館電子化管理系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案和電子錄像檔案緊密關(guān)聯(lián)起來。通過掃描方式生成電子檔案，經(jīng)過分級授權(quán)，不同部門的檔案館人員可在線查閱相關(guān)等級的檔案信息，縮短檔案信息傳遞時間，提高工作效率?！?利用檔案編號對每份檔案進(jìn)行唯一標(biāo)識，讓每個檔案都擁有一個屬于自己的文檔，實(shí)現(xiàn)快速編輯、管理、索引的功能。通過掃描端進(jìn)行自動識別分類，自動完成同個檔案編號下全部檔案資料分類的綁定，減少了人工干預(yù)。并強(qiáng)化其他上傳通道，保證檔案資源的電子數(shù)據(jù)與錄音檔案、錄像檔案等的結(jié)合，有效地確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的一致性?！?采用軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

● 同時，檔案館電子化管理系統(tǒng)也同步加強(qiáng)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，有效地確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全性。本系統(tǒng)針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄索引。

中晶檔案館電子化管理解決方案優(yōu)勢

標(biāo)準(zhǔn)的掃描設(shè)備,高效快捷、耐用穩(wěn)定、精準(zhǔn)呈現(xiàn)：

√ 快速連續(xù)掃描：可將紙質(zhì)較好的A4紙質(zhì)檔案資料通過批量性快速掃描轉(zhuǎn)化成電子化檔案資料，既節(jié)省掃描等待時間，又便于已掃檔案的整理歸檔，徹底提高工作效率。

√ 完美精確掃描：可將畫冊、照片等紙質(zhì)較厚的檔案資料通過平板掃描的方式轉(zhuǎn)化成電子化檔案資料，有效地保證原檔案資料的高精度信息。

√ 一次采購，多年使用：維護(hù)保養(yǎng)操作簡單，維護(hù)成本低，堅(jiān)固耐用，達(dá)成長時間的日常使用需求。

完美的影像采集及識別技術(shù)，讓影像更清晰、美觀

√ 支援自動節(jié)選糾偏、背景平滑、黑邊補(bǔ)白、二值化、去污漬、去裝訂孔、亮度對比度等影像調(diào)整功能，確保掃描影像接近原稿甚至優(yōu)于原稿。

√ 支持刪除空白頁、智能拆頁、空白頁分割、指定掃描頁數(shù)、折疊掃描、插入掃描、導(dǎo)入頁面等更多人性化功能，讓掃描不再是枯燥的作業(yè)。

√ 支持重張檢測功能可有效減少檔案信息遺漏，有助于提升檔案信息的完整性。

√ 支持PDF文檔加密，把自動歸檔后的檔案進(jìn)行加密，可有效的防止信息的泄漏。

智能人性化檔案歸整功能，為管理服務(wù)

對于已掃描的影像，可以做當(dāng)前掃描批次的排序、替換、追加、刪減、二值化、裁剪影像、亮度對比度的調(diào)整，確認(rèn)調(diào)整完畢后再行上傳。

第三篇：檔案館檔案數(shù)字化和信息化工作制度

檔案館檔案數(shù)字化和信息化工作制度

為確保國家秘密安全，促進(jìn)檔案信息化工作健康發(fā)展，杜絕檔案數(shù)字化和檔案信息化過程中的失泄密隱患，加強(qiáng)檔案整理和數(shù)字化管理工作，現(xiàn)結(jié)合本館實(shí)際特制定如下制度：

第一條

標(biāo)有密級且未經(jīng)解密的涉密檔案，不得數(shù)字化和信息化。

第二條

對聘用工作人員的家庭背景情況進(jìn)行審核，工作人員戶籍必須為中國大陸公民。

第三條

與數(shù)字化和信息化工作人員簽訂安全保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用任何檔案信息，違者承擔(dān)法律責(zé)任并予嚴(yán)厲經(jīng)濟(jì)處罰。

第四條

所有數(shù)字化和信息化工作必須在我館自備檔案數(shù)字化場地進(jìn)行，所有數(shù)字化設(shè)備和軟件須進(jìn)行安全保密技術(shù)檢測，有安全保密隱患的一律不得使用。數(shù)字化工作中使用的軟件必須是正版軟件。對工作中使用到的計算機(jī)的輸出接口采用物理和軟件的方式進(jìn)行屏蔽處理，防止數(shù)據(jù)外拷，計算機(jī)局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等外網(wǎng)物理隔離，加工數(shù)據(jù)由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員未經(jīng)授權(quán)無權(quán)訪問。

第五條

數(shù)字化場地必須安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，做到凡是有檔案實(shí)體的地方都有視頻監(jiān)控。視頻監(jiān)控錄像由專人保管，無關(guān)人員不得使用。

第六條

明確本館負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化和信息化安全管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任科室和人員，責(zé)任人員定期對所有數(shù)字化設(shè)備和軟件進(jìn)行保密技術(shù)檢測。建立安全值班制度，每天定時由責(zé)任人員對工作現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，及時解決工作中出現(xiàn)的問題，消除安全隱患。

第七條

禁止非本項(xiàng)目人員進(jìn)入數(shù)字化場地，如因特殊情況需向局(館)分管領(lǐng)導(dǎo)報告，獲得批準(zhǔn)后方能進(jìn)入。

第八條

嚴(yán)禁在工作室進(jìn)行任何形式的有線或無線互聯(lián)網(wǎng)連接，嚴(yán)禁采取手抄、拍攝、復(fù)印、打印、發(fā)短信或電子郵件等手段復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容外傳。

第九條

不得在工作室私自使用計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、通信工具、攝錄器材等設(shè)備；禁止使用外來的磁盤、U盤、MP3或光盤等存儲載體。

第十條

工作人員上班時按規(guī)定穿工作服，禁止攜帶任何食物、流質(zhì)等進(jìn)入工作間；禁止喧嘩、聊天、隨意走動等與工作無關(guān)的事情；禁止私自亂拆、亂放、亂換辦公設(shè)備，禁止私自改變計算機(jī)的硬件、軟件程序；禁止攜帶易燃、易爆、有毒、有害等物品進(jìn)入工作間。

第十一條

工作人員下班后必須迅速離開，禁止將辦公物品、紙張等帶出工作間外。

第十二條

工作人員每天下班后做好數(shù)字化場地環(huán)境保潔，負(fù)責(zé)檢查燈、電腦及空調(diào)的電源關(guān)閉情況，并將門窗關(guān)好，注意防火防盜，做好安全防范工作。

第十三條

數(shù)字化整理過程中所產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定地點(diǎn)，每星期集中清理一次。清理時需安排專人對廢棄紙張進(jìn)行檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件方能清出工作場地。

第十四條

檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，必須清除設(shè)備中的所有信息并作安全技術(shù)處理。

第四篇：綜合性檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定探討

【正文】

近年來，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，一些檔案館開始實(shí)施數(shù)字檔案館計劃，或開始對部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便為今后實(shí)現(xiàn)檔案全文信息絡(luò)化查閱作準(zhǔn)備，但館藏數(shù)量較大的單位很快都遇到了一個棘手問題：挑選什么檔案進(jìn)行數(shù)字化？在確定將某一全宗檔案進(jìn)行數(shù)字化時，又面臨是否將所有檔案部進(jìn)行數(shù)字化的難題？在對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化時，面對著龐雜紛繁甚至“魚龍混雜”的檔案，大家不約而同地感覺到面臨一個新的課題：檔案在進(jìn)行數(shù)字化前的鑒定。當(dāng)今之際，檔案數(shù)字化，雖同高科技、高投入相伴隨，但一旦形成共識，擺上日程，其經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等問題似不難解決，然數(shù)字化鑒定，卻不那么容易，它政策性強(qiáng)，又是勞動和知識密集型工作，至今尚缺乏明確的指導(dǎo)理念，弄得不好即成為數(shù)字化的“瓶頸”，拖了檔案數(shù)字化進(jìn)程的后腿。因此，從某種意義上來說，檔案數(shù)字化鑒定能否順利開展，關(guān)系到檔案數(shù)字化的進(jìn)程，并最終影響檔案信息社會化的實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)筆者根據(jù)近來對此問題的研究和思考。提出一些管見，與檔案界同行探討。

一、數(shù)字化鑒定的目的館藏檔案數(shù)字化，是近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出，主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件又較好的省、市一級國家綜合檔案館，以及一些發(fā)達(dá)地區(qū)區(qū)、縣一級檔案館進(jìn)行。這是一部分國家綜合性檔案館順應(yīng)社會信息化的發(fā)展趨勢，在實(shí)行檔案資源信息化過程中采取的一項(xiàng)有力措施，其意義十分深遠(yuǎn)，它不僅能使通過計算機(jī)終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實(shí)，也將使檔案館在不久的將來通過現(xiàn)代計算機(jī)絡(luò)向不同層次的和利用者提供遠(yuǎn)程檔案信息查閱服務(wù)成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會所用開辟一個十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實(shí)體檔案經(jīng)過數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用，特別是遠(yuǎn)程利用，其中包含較高的制作和運(yùn)營成本，因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當(dāng)?shù)摹百|(zhì)量”，也就是說被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問題，檔案在進(jìn)行數(shù)字化之前需要進(jìn)行鑒定的問題很自然地被提上議事日程。與此同時，公開和通過絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用的數(shù)字化檔案，要求其內(nèi)容必須是適合向社會公開的，因此在檔案進(jìn)行數(shù)字化前進(jìn)行劃控鑒定也是必然之題（已經(jīng)經(jīng)過開放鑒定的例外）。一般來說，國家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)狀況，包括每個全宗內(nèi)檔案構(gòu)成的合理程度，每個案卷的組合質(zhì)量，參差不齊，有一部分檔案組卷質(zhì)量很高，十分精練簡潔，卷內(nèi)每份文件都具有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，很說明問題，如果從中剔除任何一份文件，都會感到整個案卷會產(chǎn)生缺陷，對于具有這樣質(zhì)量的檔案，除了是否適合向社會開放的因素需要考慮外，顯然對其進(jìn)行數(shù)字化是無需再進(jìn)行鑒定的，但實(shí)際上在館藏檔案中能夠達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少，特別是上個世紀(jì)70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎(chǔ)狀況多數(shù)很不理想，常常是“魚龍混雜”，有價值的文件和毫無價值的文件夾雜在一起，對于這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須在事前進(jìn)行鑒定，通過鑒定，剔除那些無關(guān)緊要或毫無價值的文件，留下反映歷史過程本質(zhì)的材料，從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價實(shí)”，真正具有參考和研究價值，能夠派用處的檔案，從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數(shù)字化之前進(jìn)行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開放而進(jìn)行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對開放鑒定做拾遺補(bǔ)缺的工作，更承擔(dān)著“去粗取精”、存真留實(shí)的責(zé)任，其目的就是通過鑒定，提供組合精練、內(nèi)容充實(shí)、沒有“水分”的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化，從而保證了對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應(yīng)用。

二、數(shù)字化鑒定的原則

為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗?、基礎(chǔ)狀況良好、組合科學(xué)的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須對館藏原始檔案進(jìn)行鑒定，在此基礎(chǔ)上篩選出可以和應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化的檔案，根據(jù)目前已經(jīng)開展的數(shù)字化鑒定的實(shí)踐，一般而言，在具體進(jìn)行檔案數(shù)字化鑒定時應(yīng)該遵循以下幾個原則：

1.精煉原則 數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠(yuǎn)程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài)，期間要經(jīng)過數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲整理和相應(yīng)檢索關(guān)系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術(shù)支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價值和體現(xiàn)效益，要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標(biāo)出發(fā)，要求鑒定人員在進(jìn)行鑒定時貫徹精煉思想，剔除重復(fù)件和無價值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對于那些原來臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無關(guān)緊要和可有可無的文件，使經(jīng)過鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動的真貌。從擠掉案卷的水分來說，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當(dāng)然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會認(rèn)為一個文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同，但在細(xì)節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價值，因?yàn)樗鼈儚牟煌膫?cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過程。我們并不完全否認(rèn)這樣的看法，但是認(rèn)為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù)，如果都按照這樣的要求來進(jìn)行數(shù)字化，則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫容量將因此擴(kuò)大幾倍，其制作和運(yùn)營成本也相應(yīng)提高，而在大多數(shù)情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因?yàn)槲募恼痉从沉俗罨咀钪饕臍v史狀況。從進(jìn)行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮，我們顯然不能為了個別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實(shí)體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實(shí)體檔案，以解決其特殊的問題。由此可見，精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā)，同時也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個別利用者的特殊需求，2.存史原則 提出和要求貫徹精煉原則，其目的是為了使經(jīng)過數(shù)字化的檔案消除臃腫，去除水分，構(gòu)成精煉，而并非為了單純地達(dá)到精煉而將一些有價值的文件也拋棄，為此提出存史原則。這一原則的含義，可以理解為剔除文件時應(yīng)以是否違背存史作衡量，也就是說，當(dāng)如果剔除某份文件，是在剔除某種重要的歷史記錄，從而使某一重要?dú)v史情況或細(xì)節(jié)由此消失，那么對這種剔除必須作慎重考慮。我們在數(shù)字化鑒定的實(shí)踐中遇到過這樣的情況：在鑒定某一市級機(jī)關(guān)檔案時，有人將區(qū)級機(jī)關(guān)上報的區(qū)情甚至基層情況的文件認(rèn)為是“水分”，主張將其剔除，其理由一是此類文件在相應(yīng)的區(qū)級機(jī)關(guān)的檔案中會有保存，二是區(qū)情乃至基層情況不屬于市級機(jī)關(guān)檔案應(yīng)反映的重點(diǎn)。但是按照存史原則，上述文件恰恰十分真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時特定背景下基層所發(fā)生的一段生動的歷史，對于利用者直接了解這一歷史時期的相關(guān)歷史是很重要的材料，盡管此類文件在區(qū)級機(jī)關(guān)的檔案里很可能也保存著。存史原則要求在進(jìn)行數(shù)字化鑒定時不能一味地為精煉而精煉，還必須謹(jǐn)慎考慮不能將那些記錄和反映生動的歷史過程和歷史真實(shí)的文件作為“水分”擠掉，從某種意義上說，存史原則也是對精煉原則的制約，貫徹存史原則能夠防止因貫徹精煉原則的過頭而把那些確實(shí)反映歷史真實(shí)的文件也精煉掉。

3.利用優(yōu)先原則 這一原則在很大程度上適用于數(shù)

字化鑒定的組織實(shí)施工作，但其核心思想也適用于數(shù)字化鑒定的具體操作。所謂“利用優(yōu)先”，即將利用者的要求和想法放在首位，用通常的話來說，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在進(jìn)行數(shù)字化鑒定時，也必須貫徹這一原則。數(shù)字化鑒定，從某種意義上說，是按照一定的原則和要求，對原始檔案進(jìn)行一番篩選，利用優(yōu)先原則要求在進(jìn)行這種篩選時必須從利用者出發(fā)，充分考慮利用者的需要，也就是說，應(yīng)該設(shè)身處地地從利用者角度出發(fā)。來進(jìn)行這種篩選，保留對利用者切實(shí)有用的文件，剔除對利用者無用的文件，按照這樣的要求，由數(shù)字化鑒定進(jìn)行的篩選，其結(jié)果既減少了投入，降低了成本，同時絲毫不會損害利用者的利益，反而因?yàn)樘峁┝藵饪s的檔案而節(jié)省了利用者的查閱時間，當(dāng)然這里所說的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括個別的特殊的要求。由于檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化所需要的巨大投入，決定了其考慮能夠滿足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。

以上三項(xiàng)原則，可以說是三位一體，密不可分，即在貫徹精煉原則時不可不兼顧存史原則和利用優(yōu)先原則，而在貫徹存史原則時也不能舍棄精煉原則，在考慮利用優(yōu)先原則時當(dāng)然也不能違背精煉原則。在數(shù)字化鑒定的實(shí)際操作中，只有對此三項(xiàng)原則作通盤考慮和綜合應(yīng)用，才能確保數(shù)字化鑒定具有相當(dāng)?shù)馁|(zhì)量，達(dá)到預(yù)期的效果。反之，則可能顧此失彼，或重精煉而忽視存史，或重存史重利用優(yōu)先而達(dá)不到精煉的結(jié)果。

三、數(shù)字化鑒定工作的策劃和組織

由于館藏檔案數(shù)字化鑒定是一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)，技術(shù)要求高，難度大，又缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，除了上述鑒定原則的切實(shí)貫徹，其策劃和組織工作十分重要，在某種程度上，科學(xué)策劃和周全組織，是保證數(shù)字化鑒定能夠按照預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行并取得成效的關(guān)鍵。

1.數(shù)字化鑒定工作的策劃 數(shù)字化鑒定工作的策劃主要包括對首選擬進(jìn)行數(shù)字化檔案的考慮和確定、擬進(jìn)行數(shù)字化鑒定檔案基礎(chǔ)狀況的調(diào)查、鑒定重點(diǎn)的把握等方面。由于檔案數(shù)字化進(jìn)度按頁計算，一個綜合性檔案館在館藏檔案數(shù)字化方面要達(dá)到規(guī)模效應(yīng).哪怕是占館藏檔案的10％或20％，都需要經(jīng)歷一個復(fù)雜而漫長的過程，因此在實(shí)施館藏檔案數(shù)字化時必須在對館藏檔案進(jìn)行調(diào)查的基礎(chǔ)上制訂出數(shù)字化計劃，挑選出急需進(jìn)行數(shù)字化的全宗。

第五篇：浙江省檔案館數(shù)字化加工驗(yàn)收辦法

浙江省檔案館數(shù)字化加工驗(yàn)收辦法

一、總則

檔案掃描后形成影像數(shù)據(jù)及檔案條目、全文數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢查，采用人工校對的方式，對數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對圖像是否按照《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》、《縮微檔案前處理工作流程單》進(jìn)行掃描，掃描頁碼是否完整、是否有漏掃；圖像是否去污、糾偏；圖像與目錄的掛接是否準(zhǔn)確；條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等，數(shù)據(jù)質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求的，應(yīng)退回加工部門要求進(jìn)行修改或重錄。

二、條目數(shù)據(jù)

1、視檔案及其條目數(shù)量的具體情況，以抽檢的方式，以全宗內(nèi)的目錄為單元進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

2、在一個單元內(nèi)隨機(jī)抽查5%的數(shù)據(jù)，對條目數(shù)量及其著錄項(xiàng)目內(nèi)容的準(zhǔn)確性對照檔案實(shí)體或前處理工作單，進(jìn)行逐條檢查。

3、核對的文件目錄主要有檔號、題名、責(zé)任者、時間、文號。

4、根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，其中，檔號（數(shù)據(jù)編號）、選擇掃描的頁碼、與電子目錄的張頁號是否一致的準(zhǔn)確率要求達(dá)到100%，如發(fā)現(xiàn)一條錯誤，全部數(shù)據(jù)退回重檢。其他數(shù)據(jù)項(xiàng)允許差錯率控制在5%以內(nèi)。

5、其他項(xiàng)目抽檢合格率達(dá)到95%以上（含95%）時，予以驗(yàn)收通過。如合格率在95%以下，要求錄入方對此單元內(nèi)所有條目進(jìn)行逐條對照核對，同時停止檔案發(fā)放，我方不提供錯誤數(shù)據(jù)。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%

6、對檢查情況認(rèn)真填寫《檔案數(shù)字化質(zhì)量檢驗(yàn)工作單》。

三、圖像數(shù)據(jù)

1、視圖像數(shù)量的具體情況，以抽檢的方式，對該全宗內(nèi)的圖像進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

2、在一個單元內(nèi)視數(shù)量情況，隨機(jī)抽查5%的圖像數(shù)據(jù)，對圖像數(shù)量及其圖像內(nèi)容的準(zhǔn)確性對照檔案（照片）實(shí)體或前處理工作單，進(jìn)行逐條檢查。

3、圖像應(yīng)按規(guī)定的分辨率進(jìn)行掃描，并以TIFF格式保存。圖像色彩應(yīng)符合規(guī)定要求。

4、對圖像偏斜度、去污、失真度、圖像方向等進(jìn)行檢查。圖像傾斜度小于3度；圖像方向端正（A3圖像應(yīng)旋轉(zhuǎn)后保存），以符合閱讀習(xí)慣。

5、圖像黑邊裁剪內(nèi)邊，居中保存。圖像拼接后，原分散圖像不保存。

6、文件夾的命名必須與條目檔號（數(shù)據(jù)編號）相一致，準(zhǔn)確率100%；掃描圖像完整性（具體參照第7條）要求100%正確。以上二項(xiàng)項(xiàng)目如發(fā)現(xiàn)一條錯誤，退回重檢，我方不提供錯誤數(shù)據(jù)。其他數(shù)據(jù)項(xiàng)允許差錯率控制在5%以內(nèi)。

7、圖像完整性：不準(zhǔn)缺頁、漏頁。由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像無法清晰識別或文件不完整、有小字條遮蓋等，造成信息丟失，均視為廢頁，要求重掃。大幅面圖像掃描后的拼接處理，以不遺失檔案內(nèi)容為準(zhǔn)則，確保圖像的整體性，拼接后的畫幅應(yīng)基本無痕跡。

8、圖像排序要求：掃描圖像的排列順序與檔案原件排序要求一致，對于原件排序錯誤,掃描中作出正確的調(diào)整,應(yīng)在處理單上注明,否則作排序錯誤處理，退回調(diào)整。

9、其他項(xiàng)目抽檢合格率達(dá)到95%以上（含95%）時，予以驗(yàn)收通過。如合格率在95%以下，要求錄入方對此單元內(nèi)所有圖像進(jìn)行逐條對照核對，同時停止圖片檔案發(fā)放。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。

四、全文數(shù)據(jù)

全文錄入以掃描或直接錄入為主。需要掃描后識別的全文，分辨率必須大于300dpi，掃描識別軟件必須是“清華紫光”、“尚書等先進(jìn)的文字識別軟件。全文數(shù)據(jù)庫的抽檢率為5%，合格率為95%。如識別后文字用于后臺檢索用，合格率為90%。文字識別后以TXT格式保存，并進(jìn)行粗校對。

五、檔案整理

檔案整理：掃描之前，應(yīng)在保護(hù)檔案不受損害的前提下，拆除裝訂物（資料及檔案內(nèi)的成冊材料不能拆），按浙江省檔案館所提供的《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》的要求區(qū)分 掃描件和非掃描件，并對折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）；掃描完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按原檔案保管單位重新裝訂，并保持每頁檔案原有的排列順序不變，案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。所有的檔案卷內(nèi)目錄均進(jìn)行打印，并裝訂到案卷最前面。卷皮破損嚴(yán)重的，需要調(diào)換卷皮，并按原卷皮上內(nèi)容，抄寫在新卷皮上。舊卷皮需全部交還檔案館。

檔案驗(yàn)收：檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；順序錯誤、裝訂不符要求、掉頁、卷間文件顛倒等作為差錯，合格率達(dá)到95%以上（含95%）予以驗(yàn)收通過。

六、光盤刻錄

光盤刻錄前，由信息科技處進(jìn)行數(shù)據(jù)的技術(shù)檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報告。光盤必須確保在無病毒的條件下進(jìn)行刻錄?？啼浨氨仨毾葘γ勘P光盤質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，光盤自檢數(shù)據(jù)超過90%以上，此光盤才能刻錄數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)刻錄后必須封口，制作成只讀光盤，不允許以后添加文件；光盤刻錄后必須進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)。光盤品牌應(yīng)為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，且在省檔案館認(rèn)可之下才能刻錄。

七、光盤移交與接收

檢驗(yàn)合格后的光盤，按甲方提供的光盤號編號，同一案 卷和同一份文件，不得跨越二片DVD片號。光盤封面與封底需使用浙江省檔案局提供的專用頁面，并在相應(yīng)的頁面注明光盤內(nèi)數(shù)據(jù)的信息。光盤交接時必須出具光盤流程單。

光盤移交檔案館后，接收人員必須對每盤光盤進(jìn)行嚴(yán)格檢查。檢查內(nèi)容包括：光盤病毒的檢查；對光盤內(nèi)的文件夾進(jìn)行抽查，確保文件夾能打開；光盤刻錄后必須封口，確定光盤不能再添加數(shù)據(jù)；最后檢查光盤的外觀，不能有劃痕、磨損等現(xiàn)象。

八、檢驗(yàn)人員職責(zé)

1、質(zhì)檢人員必須由省館在職干部或聘任人員擔(dān)任。

2、質(zhì)檢人員必須做到堅(jiān)持原則、認(rèn)真負(fù)責(zé)、秉公辦事、耐心細(xì)致。

3、質(zhì)檢時要嚴(yán)格按照前處理工作單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查。認(rèn)真詳細(xì)地填寫質(zhì)檢記錄，并簽名負(fù)責(zé)。

4、驗(yàn)收必須嚴(yán)格登記，驗(yàn)收人員簽名確認(rèn)。所有驗(yàn)收單都需歸檔，同時作為省館發(fā)放檔案、接收數(shù)據(jù)和經(jīng)費(fèi)結(jié)算的憑證。

質(zhì)量檢查工作程序

一、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)檢

1、目錄排序：根據(jù)檔號（數(shù)據(jù)編號）進(jìn)行排序，確定檔號100%正確。

2、核對頁數(shù)：掃描頁數(shù)是否符合《紙質(zhì)檔前處理工作流程單》注明的頁數(shù)。

3、目錄補(bǔ)錄：對照檔案實(shí)體與《檔案前處理目錄補(bǔ)錄單》，核查題名、責(zé)任者、時間、文號、張頁號等的正確性。

4、核查是否根據(jù)《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》、《縮微檔案前處理工作流程單》進(jìn)行全文OCR識別。

二、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)檢

1、數(shù)據(jù)編號排序：根據(jù)數(shù)據(jù)編號進(jìn)行排序，確定數(shù)據(jù)編號100%正確。

2、圖像的完整性：包括缺頁、漏頁、不完整等，確定圖像100%完整。

3、根據(jù)《檔案數(shù)字化質(zhì)量檢驗(yàn)工作單》對圖像的檢驗(yàn)項(xiàng)目，逐項(xiàng)填寫。

三、縮微

1、數(shù)據(jù)編號排序：根據(jù)數(shù)據(jù)編號進(jìn)行排序，確定檔號100%正確。

2、圖像的完整性：包括缺頁、漏頁、不完整等，確定 圖像100%完整。

3、對照《縮微檔案前處理工作流程單》的要求，核查縮微號的正確性。

4、掃描頁數(shù)是否與《縮微檔案前處理工作流程單》相符，不需要掃描的頁數(shù)是否刪除。

5、補(bǔ)拍內(nèi)容是否插入正文；OCR有無識別。

6、其它項(xiàng)目按《縮微膠片掃描質(zhì)檢單》逐條填寫。

四、紙質(zhì)檔案驗(yàn)收

1、以案卷為單位進(jìn)行清點(diǎn)，案卷應(yīng)如數(shù)收回，不許缺卷。

2、檢查案卷裝訂整齊，案卷內(nèi)文件是否完整、準(zhǔn)確；核查文件是否漏頁、倒裝、破損、順序錯誤、脫頁等情況。

3、雙方簽字確認(rèn)。

附:《檔案數(shù)字化質(zhì)量檢驗(yàn)工作單》

《目 錄 補(bǔ) 錄 檢 驗(yàn) 單》

2006年5月25日