第一篇：數(shù)字檔案館建設(shè)需求報(bào)告

數(shù)字檔案館建設(shè)需求報(bào)告

目 錄

1概述 1 2總體要求 1 2.1指導(dǎo)思想 1 2.2總體要求 1 3技術(shù)要求 2 3.1系統(tǒng)架構(gòu)與運(yùn)行環(huán)境 2 3.2性能要求 2 3.3安全要求 2 4業(yè)務(wù)需求 2 4.1型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案 2 4.2文書檔案 3 4.3技改、基建、設(shè)備檔案 3 4.4聲像檔案 4 4.5專題 4 4.6資料 4 5功能需求 5 5.1 數(shù)據(jù)采集 5 5.1.1 與OA系統(tǒng)的接口 5 5.1.2 與PDM系統(tǒng)的接口 6 5.1.3 與文件編號(hào)系統(tǒng)的集成 6 5.1.4與定型數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)的接口 6 5.2 歸檔整編 6 5.3檔案著錄 7 5.4原文管理 10 5.5檔案查詢 11 5.6 統(tǒng)計(jì)/報(bào)表 11 5.7 鑒定與銷毀 13 5.8技術(shù)資料接收、分發(fā)與調(diào)撥 13 5.9受控管理 14 5.10資料管理 15 5.11編研 15 5.12館務(wù)管理 15 5.13 WEB利用 16 6系統(tǒng)管理與維護(hù) 17 6.1系統(tǒng)設(shè)置 17 6.2用戶、權(quán)限 17 6.3日志管理 18 6.4備份與恢復(fù) 19 6.5人員分工 19 7其他需求 19 附件1：檔案各著錄項(xiàng)目屬性表 20 附件2：OA系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)字段屬性表 24 附件3：文件編號(hào)系統(tǒng)字段屬性表 26

1概述

數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，總體架構(gòu)包括基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)庫、管理應(yīng)用系統(tǒng)、運(yùn)行機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和安全保障體系六大部分，其中管理系統(tǒng)平臺(tái)是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵部分，本著長遠(yuǎn)規(guī)劃、分布實(shí)施的原則，結(jié)合我單位工作實(shí)際，提出此需求。明確應(yīng)具有的功能、性能，使系統(tǒng)分析人員和軟件開發(fā)人員清楚了解我單位的需求，并在此基礎(chǔ)上完成符合我單位要求的系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)工作。2總體要求 2.1指導(dǎo)思想

×××數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是航空工業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)的重要組成部分，也是所信息化平臺(tái)建設(shè)建項(xiàng)目之一。在系統(tǒng)構(gòu)上首先要滿足《××××企事業(yè)單位數(shù)字化檔案館建設(shè)內(nèi)容》的需要，同時(shí)應(yīng)符合××信息化平臺(tái)建設(shè)的技術(shù)要求。

系統(tǒng)應(yīng)在目前的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理＋檔案管理系統(tǒng)＋OA系統(tǒng)檔案管理模式基礎(chǔ)上，著眼于現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的發(fā)展要求，充分考慮到未來的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案資源管理的功能設(shè)計(jì)方面具有拓展性、前瞻性、長遠(yuǎn)性，使本系統(tǒng)既滿足現(xiàn)實(shí)管理的需要，又能夠適應(yīng)未來發(fā)展的需要。

2.2總體要求

系統(tǒng)功能應(yīng)包含數(shù)字檔案管理工作的全部領(lǐng)域。功能模塊的設(shè)置應(yīng)適合我××檔案管理實(shí)際要求和未來發(fā)展的需求。

系統(tǒng)應(yīng)具有良好的交互性和操作的便捷性，界面友好且可以定制。對(duì)操作人員的重要操作提供信息反饋，設(shè)計(jì)良好的聯(lián)機(jī)幫助。系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)，要充分考慮系統(tǒng)當(dāng)前和將來可能承受的工作量，使系統(tǒng)的處理能力和響應(yīng)時(shí)間能夠滿足企業(yè)對(duì)信息處理的需求。系統(tǒng)要封裝和集成一些常用工具軟件。

系統(tǒng)安全性、保密性符合國家和行業(yè)通用要求。

3技術(shù)要求

3.1系統(tǒng)架構(gòu)與運(yùn)行環(huán)境 采用B/S方式和C/S方式?？蛻舳酥С治C(jī)和工作站。

支持Windows XP和Windows 2000等操作系統(tǒng)。3.2性能要求

系統(tǒng)易維護(hù)、可擴(kuò)充。

接口功能強(qiáng)大，實(shí)現(xiàn)與外部系統(tǒng)的無縫連接。數(shù)據(jù)處理響應(yīng)速度快。

查詢、統(tǒng)計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確，保證查全查準(zhǔn)。

具有可擴(kuò)展性，檔案管理系統(tǒng)必須能夠在用戶的使用率、用戶的數(shù)目增加很快的情況下，保持合理的性能。3.3安全要求

軟件運(yùn)行性能穩(wěn)定，滿足系統(tǒng)安全性和數(shù)據(jù)保密性的需要。具備故障預(yù)警、檢查和處理機(jī)制、防止數(shù)據(jù)因意外情況丟失或損壞，有完善的備份和恢復(fù)機(jī)制。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)中要遵循嚴(yán)格身份認(rèn)證和有限授權(quán)原則和安全審計(jì)原則，采用嚴(yán)格的安全體系，保證數(shù)據(jù)在處理和傳輸過程中的安全。支持CA安全認(rèn)證系統(tǒng)，能夠進(jìn)行密碼升級(jí)。應(yīng)用模塊功能安全應(yīng)分級(jí)控制。系統(tǒng)應(yīng)具備完備的安全日志。

4業(yè)務(wù)需求

系統(tǒng)要能夠能滿足日常業(yè)務(wù)管理需要，主要包括對(duì)型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題、文書、技改、基建、設(shè)備、聲像、專題、資料等門類檔案的管理。4.1型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案

型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案主要為我單位科研活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、技術(shù)圖紙（含技術(shù)單、更改單）。技術(shù)文件采用文件級(jí)著錄模式（取消案卷級(jí)著錄），著錄時(shí)，應(yīng)包含案卷號(hào)、分類號(hào)、卷內(nèi)序號(hào)、案卷題名等反映案卷級(jí)信息的著錄項(xiàng)，以便自動(dòng)生成案卷級(jí)信息（技術(shù)文件走OA流程，歸檔過程參見文書檔案歸檔過程）。技術(shù)圖紙（含技術(shù)單、更改單）以單份文件圖紙為單位進(jìn)行管理（取消案卷級(jí)著錄），文件級(jí)著錄時(shí)，目錄單號(hào)等反映同一目錄單信息的屬性必著，更改單和技術(shù)單與圖紙要關(guān)聯(lián)管理。

在管理系統(tǒng)中，能夠?qū)@些檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、全文掛接、鑒定銷毀、分發(fā)、調(diào)撥等業(yè)務(wù)操作。

型號(hào)、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案著錄項(xiàng)目屬性表見附件1部分。4.2文書檔案

文書檔案以件為保管單位，主要管理OA系統(tǒng)歸檔的電子文件和一些紙質(zhì)文件掃描后電子文件。對(duì)于OA系統(tǒng)中的文書檔案數(shù)據(jù)信息(條目信息、全文、文件處理單信息)，自動(dòng)歸檔到文件管理模塊中，補(bǔ)充著錄信息后，再整編歸檔到檔案管理模塊中。對(duì)于紙質(zhì)掃描的電子文件，直接在檔案管理模塊中，進(jìn)行條目信息著錄，并進(jìn)行全文掛接。

在這些業(yè)務(wù)流程中，能夠進(jìn)行著錄、修改、全文掛接、整編、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、鑒定銷毀等基本的業(yè)務(wù)操作。文書檔案著錄項(xiàng)目屬性表見附件1部分 4.3技改、基建、設(shè)備檔案

技改、基建、設(shè)備檔案主要為我單位在技術(shù)改造、基本建設(shè)、設(shè)備采購過程中形成的技術(shù)文件、合同、圖紙、設(shè)備資料等，對(duì)這些檔案主要以項(xiàng)目成套或單臺(tái)（套）配套管理，只進(jìn)行目錄級(jí)著錄管理。由于這些檔案的形成存在著階段性、不確定性，在管理過程中，采取預(yù)歸檔立卷的方式，先在文件管理中進(jìn)行文件級(jí)著錄，等文件齊全，再批量歸檔整編到檔案管理模塊中。

在管理過程中，系統(tǒng)要能夠?qū)@些檔案進(jìn)行整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印（卷內(nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）、全文掛接、鑒定銷毀等基本的業(yè)務(wù)操作。技改、基建、設(shè)備檔案著錄項(xiàng)目屬性表見附件1部分。4.4聲像檔案

聲像檔案主要是在科研生產(chǎn)生活過程中形成的具有保存價(jià)值的以聲音、圖像等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄，主要有照片、底片、光盤、磁帶、錄像帶等，分為科研類（型號(hào)、設(shè)備）、人物類、會(huì)議類、文娛活動(dòng)類等。對(duì)于光盤、磁帶、錄像帶進(jìn)行目錄級(jí)管理，照片、數(shù)字視頻進(jìn)行文件級(jí)著錄、全文掛接，照片檔案全文掛接時(shí)，十個(gè)文件一個(gè)壓縮包進(jìn)行掛接，掛接的第一個(gè)壓縮包中的文件為這個(gè)主題中最為重要的十個(gè)照片，數(shù)字視頻則著錄完信息后直接掛接。在管理過程中，能夠進(jìn)行整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作，支持各種音頻、視頻格式的全文讀取。聲像檔案著錄項(xiàng)目屬性見附件1部分。4.5專題

專題中管理的對(duì)象包括編研庫（大事記、組織沿革、專題匯編等）和素材庫(從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)的檔案庫或從檔案庫外通過輸入、掃描、摘錄等方式得到的材料)。對(duì)其管理的功能包括制作專題目錄，管理各專題的名稱、時(shí)間、期限、專題類別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。專題著錄項(xiàng)目屬性見附件1部分 4.6資料

我單位資料主要為外來的參考資料、密級(jí)資料。

對(duì)于外來的參考資料，可以進(jìn)行整編、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作。

對(duì)于密級(jí)資料，除了可以進(jìn)行整編、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作外，還可以進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，非檔案管理員只能進(jìn)行目錄級(jí)的檢索，不可以瀏覽全文。

資料著錄項(xiàng)目屬性見附件1部分。5功能需求 5.1 數(shù)據(jù)采集

通過數(shù)據(jù)接口及其他方式對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與單位的OA、PDM、文件編號(hào)系統(tǒng)、軍工上報(bào)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)或定時(shí)歸檔。5.1.1 與OA系統(tǒng)的接口

通過管理應(yīng)用系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的收文、發(fā)文、技術(shù)文件在流轉(zhuǎn)結(jié)束后，通過驗(yàn)證，將全文（PDF格式）、條目信息及文件處理單提取的屬性信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)歸檔，并向OA系統(tǒng)反饋預(yù)歸檔成功和失敗的信息。

對(duì)于收、發(fā)文的條目屬性信息，通過接口，將OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)中的字短信息進(jìn)行匹配，傳輸至文檔管理模塊中。全文信息則在OA系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換成PDF格式，通過接口，與條目信息自動(dòng)匹配掛接后，上傳至全文FTP站點(diǎn)。

對(duì)于收、發(fā)文的文件處理單中的信息，OA系統(tǒng)提取其屬性信息，傳至檔案管理系統(tǒng)中，與條目信息自動(dòng)匹配，建立關(guān)聯(lián)，生成數(shù)據(jù)庫表，檔案管理系統(tǒng)提供文件處理單模板，并在文書檔案全文瀏覽界面上增加瀏覽文件處理單按鈕，根據(jù)模板生成信息完整的文件處理單。對(duì)于技術(shù)文件，在OA系統(tǒng)中將審簽信息和全文自行匹配生成全文信息，轉(zhuǎn)換成PDF格式和條目屬性信息一起傳輸至檔案管理模塊，并進(jìn)行自動(dòng)匹配。

OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)在向檔案系統(tǒng)歸檔過程中，OA系統(tǒng)將全文信息上傳到管理應(yīng)用系統(tǒng)FTP服務(wù)器后，需要將OA數(shù)據(jù)歸檔的操作日志寫入到檔案系統(tǒng)中備查。

能夠?qū)崿F(xiàn)從OA辦公系統(tǒng)向管理應(yīng)用系統(tǒng)自動(dòng)移交，保證OA系統(tǒng)的屬性與檔案系統(tǒng)的屬性保持一致（OA系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)字段屬性見附件2）。

管理應(yīng)用系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制用戶對(duì)電子附件瀏覽、下載、打印等功能權(quán)限。對(duì)電子附件操作的控制上，滿足對(duì)用戶訪問OA歸檔數(shù)據(jù)時(shí)的安全性要求。5.1.2 與PDM系統(tǒng)的接口

通過開發(fā)數(shù)據(jù)接口，將LCA系統(tǒng)中的定型狀態(tài)數(shù)據(jù)包括產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、零件的三維模型、二維圖樣、及相關(guān)屬性信息導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中管理，實(shí)現(xiàn)飛機(jī)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。5.1.3 與文件編號(hào)系統(tǒng)的集成

通過數(shù)據(jù)接口，進(jìn)行字段匹配，可以將文件編號(hào)系統(tǒng)中的條目信息，通過點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，傳輸至檔案管理系統(tǒng)中的整編模塊，檔案管理員進(jìn)行信息補(bǔ)充，再進(jìn)行歸檔組卷、全文掛接，形成完整的檔案信息。

文件編號(hào)系統(tǒng)字段屬性表見附件三。5.1.4與定型數(shù)據(jù)上報(bào)系統(tǒng)的接口

通過此接口，將檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入定型系統(tǒng)，完成軍工產(chǎn)品定型電子文檔的上報(bào)工作。對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行連接配置，配置成功后，進(jìn)行兩系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)和字段對(duì)應(yīng)，建立庫的對(duì)應(yīng)關(guān)系。在定型接口主界面中，左右顯示檔案管理系統(tǒng)和定型系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)，可以選擇檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入定型系統(tǒng)的指定節(jié)點(diǎn)下，同時(shí)將數(shù)據(jù)的全文傳送到定型系統(tǒng)中。5.2 歸檔整編

檔案整編能夠?qū)⒋淼奈募l目進(jìn)行整理編輯，并進(jìn)行歸檔立卷，其功能結(jié)構(gòu)如圖所示： 將待整理的文件（動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理的文件、條目錄入的數(shù)據(jù)、文件歸檔的數(shù)據(jù)、檔案拆檔的數(shù)據(jù)、其他數(shù)據(jù)接口的數(shù)據(jù)）條目進(jìn)行整理，補(bǔ)充形成檔案所需的基本信息，然后根據(jù)歸檔立卷的規(guī)則，將整編好的文件轉(zhuǎn)化形成檔案。用戶可以自定義歸檔立卷的規(guī)則，按歸檔立卷規(guī)則將文件組卷歸檔，將已形成檔案的文件進(jìn)行拆檔、卷內(nèi)調(diào)整、以及整理案卷級(jí)與其對(duì)于文件級(jí)的關(guān)系（如案卷級(jí)的總頁數(shù)為文件頁數(shù)和，案卷級(jí)密級(jí)為文件密級(jí)最高條目的密級(jí)等）。多條文件組卷時(shí)，自動(dòng)形成案卷級(jí)條目的一些信息。

待整理文件庫與檔案庫的所存儲(chǔ)的信息字段結(jié)構(gòu)如果不一致，用戶可以進(jìn)行對(duì)應(yīng)關(guān)系設(shè)置，保存，以便歸檔時(shí)自動(dòng)調(diào)用。

在檔案整編點(diǎn)擊歸檔時(shí)，增加數(shù)據(jù)查重功能，對(duì)于已經(jīng)歸檔的數(shù)據(jù)，則提示用戶不能歸檔。在檔案整編主界面中，應(yīng)顯示待整編狀態(tài)的文件數(shù)據(jù)，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，如修改、插入、刪除、導(dǎo)入、導(dǎo)出等，以完成數(shù)據(jù)信息的添加。

歸檔立卷時(shí)，系統(tǒng)提供手動(dòng)立卷和自動(dòng)立卷功能，手動(dòng)立卷只需補(bǔ)充一些數(shù)據(jù)信息，就可以生成一個(gè)案卷，自動(dòng)立卷，按照用戶設(shè)置的整理規(guī)則生成相關(guān)的案卷級(jí)或類目項(xiàng)的基本內(nèi)容。自動(dòng)組卷時(shí)，如果系統(tǒng)檢索到案卷號(hào)的字段信息與檔案庫中已存在的案卷信息重復(fù)，系統(tǒng)應(yīng)提示用戶并由用戶選擇自動(dòng)將文件歸屬到原始案卷中還是手動(dòng)立卷。歸檔成功后的案卷記錄和所屬文件應(yīng)以不同顏色顯示。5.3檔案著錄

檔案著錄是管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，提供數(shù)據(jù)收集的功能。檔案著錄功能結(jié)構(gòu)圖如下：

數(shù)據(jù)著錄：可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪除、修改、保存、復(fù)制、剪切，可以進(jìn)行單個(gè)文件或批量文件的掃描、掛接、上傳等操作。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，可以設(shè)置一定的時(shí)間進(jìn)行自動(dòng)保存，權(quán)限可以控制到字段級(jí)。一般用戶修改和刪除的權(quán)限只限于操作自己著錄的數(shù)據(jù)。

選擇檔案管理樹型結(jié)構(gòu)中的某一類型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)時(shí)，即可以進(jìn)行數(shù)據(jù)瀏覽與編輯工作，系統(tǒng)默認(rèn)瀏覽狀態(tài)。

插入功能：用戶選中一條要修改的數(shù)據(jù)，右鍵或者點(diǎn)擊工具欄上的插入圖標(biāo)，可以在這一條數(shù)據(jù)的前面插入一條新的數(shù)據(jù)。

修改功能：用戶可以對(duì)所有字段實(shí)現(xiàn)批量修改或替換。修改方式提供填充方式、序列生成方式和高級(jí)方式。其中填充方式為針對(duì)選中數(shù)據(jù)記錄的數(shù)據(jù)庫已定義數(shù)據(jù)字段，按照輸入的內(nèi)容進(jìn)行批量替換或置空處理；序列生成方式按照用戶輸入的起始值及所定義的步長（如＋1或＋2）來完成數(shù)據(jù)字段的批量替換；高級(jí)方式可以按照用戶自定義的規(guī)則來完成數(shù)據(jù)字段的批量替換。

刪除功能：能夠一次刪除多條記錄，在刪除前，系統(tǒng)提示是否要?jiǎng)h除，經(jīng)用戶確定后方可刪除。

保存功能：除了在工具欄上有保存按鈕，右鍵有保存功能，Ctrl+s快捷保存外，還可以設(shè)定一定的時(shí)間實(shí)現(xiàn)自動(dòng)保存。

導(dǎo)入功能：能夠?qū)⒁汛嬖诘臄?shù)據(jù)源文件（如：DBF、XML、EXCELL和Access數(shù)據(jù)文件）導(dǎo)入到當(dāng)前數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)下。檔案著錄信息批量導(dǎo)入時(shí)，當(dāng)重復(fù)導(dǎo)入時(shí)，能夠提示重復(fù)的數(shù)據(jù)，不重復(fù)的數(shù)據(jù)提示是否繼續(xù)導(dǎo)入。在導(dǎo)入的過程中，系統(tǒng)能夠自動(dòng)校正數(shù)據(jù)字段類型。導(dǎo)出功能：能夠?qū)?dāng)前節(jié)點(diǎn)下的某些或者全部檔案數(shù)據(jù)記錄導(dǎo)出成數(shù)據(jù)文件保存（如：DBF、XML、和Excel數(shù)據(jù)文件）。

編輯功能：提供剪切、復(fù)制、粘貼、全選、批量修改、查找替換、數(shù)據(jù)查重功能。選擇數(shù)據(jù)記錄的方式，既可用鼠標(biāo)左鍵選中某一條記錄，也可以用Shift鍵＋鼠標(biāo)左鍵來順序選擇多條記錄，或者用Ctrl鍵＋鼠標(biāo)左鍵來間隔選擇多條記錄，或者用全選功能選擇當(dāng)前窗口下的所有數(shù)據(jù)。

查重功能：能夠?qū)Ξ?dāng)前數(shù)據(jù)記錄窗口或者制定數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)下的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較查詢，執(zhí)行后，列出具有重復(fù)字段的數(shù)據(jù)記錄。要查重的數(shù)據(jù)字段可由用戶自定義。

記錄功能:可以對(duì)數(shù)據(jù)記錄方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的定位和查看，當(dāng)用戶定位到指定的數(shù)據(jù)記錄項(xiàng)后，再打開這個(gè)節(jié)點(diǎn)，仍然顯示定位到的那個(gè)數(shù)據(jù)記錄。記錄排序可以通過點(diǎn)擊瀏覽界面的字段名稱，進(jìn)行快速的排序，也可以設(shè)置自定義排序條件進(jìn)行排序。當(dāng)輸入不合法的數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)提示數(shù)據(jù)不合法的原因，并返回上一步操作。著錄界面：用戶可以自定義著錄界面，可以預(yù)覽著錄界面效果。

設(shè)置后退功能按鈕，以便著錄保存后取消上一步操作，并自動(dòng)刷新到最新操作界面。各種數(shù)據(jù)窗口的界面，字段的先后順序、長度，行高度等界面風(fēng)格在窗口退出時(shí)保存其變化，再次打開窗口時(shí)與退出時(shí)保持一致。最后一次排序條件、查詢條件也將保存，便于再次利用。在左側(cè)顯示型代號(hào)下的數(shù)據(jù)庫分類信息，點(diǎn)擊相關(guān)節(jié)點(diǎn)即可在右側(cè)顯示數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表每頁顯示記錄數(shù)目可以自定義，多出的記錄分頁顯示?？梢詫?duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行類似EXCELL的操作，如可以進(jìn)行查找，替換，隱藏列，雙擊記錄進(jìn)行編輯，并可以在其上進(jìn)行文件的分發(fā)，調(diào)撥，報(bào)表打印等功能。

著錄規(guī)則：根據(jù)數(shù)據(jù)著錄時(shí)一些具有共性的特點(diǎn)，用戶可以制定不同檔案的著錄規(guī)則，如“份數(shù)”字段默認(rèn)為1，“序號(hào)”字段為序列增長，“題目”字段上下條相似，定義為順帶。字段顯示：不同用戶對(duì)于同一檔案庫，需要看到（或被允許看到）數(shù)據(jù)庫的字段（或先后順序）不同，通過字段顯示模塊能夠?qū)崿F(xiàn)用戶自定義需要顯示的字段。

代碼維護(hù)：某些著錄字段，只有幾種固定的代碼可供輸入，如“密級(jí)”字段的內(nèi)部、國內(nèi)、秘密、機(jī)密、絕密；“保管期限”字段的永久、長期、短期等。為了便于著錄和防止輸入錯(cuò)誤，將這些字段定義為代碼，在數(shù)據(jù)著錄時(shí)形成下拉選擇框提供用戶選擇。特殊字符：用到特殊的中文字符或外文字符，用戶可以在系統(tǒng)中選擇。

回收站：系統(tǒng)刪除文件時(shí)，并不將文件從數(shù)據(jù)庫中直接刪除，而是刪除到回收站中。對(duì)于一些誤刪除的文件，通過回收站可以進(jìn)行還原，達(dá)到保護(hù)文件的目的?；厥照局械臄?shù)據(jù)再次刪除或清空的權(quán)限分為兩種情況：

1、無限制（隨時(shí)可將回收站中的數(shù)據(jù)刪除）；

2、刪除的記錄在一定時(shí)間后，才能刪除。

在打開回收站時(shí)，顯示出全部的刪除文件及路徑

5.4原文管理

管理應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)原文能夠?qū)崿F(xiàn)掃描、掛接/上傳、瀏覽、下載等功能，其功能結(jié)構(gòu)如下圖所示：

原文掃描：提供原文批量掃描的功能，將紙質(zhì)的文件通過掃描儀批量掃描后形成電子文件保存在一起。為圖像處理、文字識(shí)別、原文掛接上傳做準(zhǔn)備。

原文掛接：提供原文批量掛接上傳的功能，將需要掛接原文的條目與相對(duì)應(yīng)的原文建立關(guān)聯(lián)，并將關(guān)聯(lián)好的原文上傳到對(duì)應(yīng)的原文服務(wù)器，以便提供原文瀏覽利用的功能。

用戶選中要掛接原文的數(shù)據(jù)記錄，點(diǎn)擊工具欄上的原文掛接或者右鍵，可以進(jìn)行原文掛接，用戶可以一次選取多個(gè)電子文件進(jìn)行掛接，對(duì)于錯(cuò)選的電子原文，可以進(jìn)行刪除，在掛接過程中，用戶可以對(duì)原文進(jìn)行壓縮加密，并提供解密功能。

原文下載：能夠?qū)⒃膹奈募?wù)器上下載到本地，進(jìn)行利用。原文下載的功能需要嚴(yán)格審查利用者的權(quán)限，沒有相應(yīng)的權(quán)限，便不能進(jìn)行原文下載。

原文瀏覽：系統(tǒng)提供通用的瀏覽器，可以打開一般格式的電子原文，包括一些二維和三維的圖形文件。

第二篇：數(shù)字檔案館調(diào)研報(bào)告

檔案館“十二五”規(guī)劃前期調(diào)研報(bào)告 對(duì)檔案館工作性質(zhì)的認(rèn)識(shí)

1.1 部門職能

高等學(xué)校檔案是高校社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，也是衡量高教事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要標(biāo)志，它記載過去，服務(wù)現(xiàn)在，昭啟未來。高等院校作為人才聚集地和知識(shí)傳播地，其各類檔案尤其是教學(xué)、科研、黨政管理等檔案的科學(xué)價(jià)值和開發(fā)利用價(jià)值是社會(huì)信息資源中的重要組成部分。通過檔案，可以再現(xiàn)歷史的面貌和發(fā)展變化的軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)決策和日后各項(xiàng)工作的發(fā)展提供依據(jù)。

近年來在檔案工作人員的努力下,我校檔案工作有了長足的進(jìn)步和發(fā)展。高校檔案的收集、整理、傳遞、開發(fā)利用也成為高校發(fā)展一項(xiàng)重要工作,使檔案成為教育教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、日常管理等的基礎(chǔ)和依據(jù)。為了使檔案工作更好地為高?？蒲小⒔虒W(xué)、管理服務(wù), 確保各門類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要完善檔案管理,嚴(yán)格把好檔案收集、整理、歸檔關(guān)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，采用高校統(tǒng)一規(guī)范的分類法，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，這樣可以提高檔案工作的質(zhì)量效率，又可為實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)。

作為學(xué)校內(nèi)部行政管理的重要部門, 檔案館具有雙重性, 作為職能部門，它負(fù)有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的職能，要“對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”,同時(shí)作為業(yè)務(wù)部門,還要“負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案”,具有“保管”的職責(zé)。

1.2 部門工作特點(diǎn)

檔案管理工作是一種專門的管理活動(dòng)。作為專門負(fù)責(zé)管理各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí)，針對(duì)特定的部門來說，檔案管理又是該部門各項(xiàng)管理工作的組成部分，如干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是科研管理的重要組成部分等。

檔案作為一種文獻(xiàn)，是重要的信息來源，檔案管理是文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分。隨著檔案工作的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案需求的提高，現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)不僅僅是對(duì)檔案的簡單保管，而是采用各種新技術(shù)、新方法來開發(fā)和利用檔案信息資源，以滿足社會(huì)的需要。檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點(diǎn)，又使得檔案管理活動(dòng)區(qū)別于圖書、情報(bào)等其它文獻(xiàn)信息工作，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面[1]：

第一，檔案資源積累過程的緩慢性。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，是隨著人們的實(shí)踐活動(dòng)逐步積累起來的，檔案大多數(shù)是“孤本”，不能隨意復(fù)制，尤其是歷史檔案，能夠流傳至今的很少。因此，檔案較之于一般的圖書資料而言更顯珍貴，在其保管和利用過程中不得不重視對(duì)它的保護(hù)，這樣無形中就降低了他的利用率。

第二，檔案管理過程的階段性。就檔案的流轉(zhuǎn)程序而言，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，檔案管理方式也有不少差異。檔案室管理階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性；檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)。

第三，檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。檔案是在其形成者過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點(diǎn)。檔案對(duì)形成者的依附性，使得檔案難以像圖書資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動(dòng)的范圍。

第四，檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，并且有相當(dāng)一部分檔案涉及到學(xué)校的政治、經(jīng)濟(jì)與技術(shù)機(jī)密。所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，過了這段封閉期后才能有選擇地向社會(huì)開放，檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。本部門工作現(xiàn)狀和存在的主要問題

2.1主要工作成績

自2007年12月14日成立以來，貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案館立足國家標(biāo)準(zhǔn)和本校的實(shí)際情況，致力于檔案管理信息化建設(shè)，積極推進(jìn)檔案收集、整理方式的改革，在全校推廣應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，并投入力量積極開展檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站建設(shè)，以期使檔案檢索利用更加貼近學(xué)校發(fā)展需要、貼近教職員工研究查考的需要。館內(nèi)目前設(shè)有館長室、綜合檔案科、干部檔案科、保密室及3間庫房，占地面積近1000平方米，現(xiàn)有工作人員共8人，其中碩士研究生學(xué)歷1人，大學(xué)本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷1人，另有退休返聘人員1人。綜合檔案館館藏檔案包括文書、教學(xué)、科研、基建、聲像、學(xué)報(bào)、設(shè)備、財(cái)會(huì)八大類。

2008年12月31日，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)懷下，經(jīng)過檔案館工作人員的努力，我校試卷保密室獲得貴州省國家統(tǒng)一考試試卷保密室合格證，是繼貴州大學(xué)、貴州師范大學(xué)之后的貴州省第三家獲得試卷保密室合格證的高校。

2009年1月9日，在省直機(jī)關(guān)保密工作第十一協(xié)作組、省直國家安全工作第三協(xié)作組 2008總結(jié)表彰暨移交工作會(huì)議上，我校榮獲了省教育廳、第十一協(xié)作組組長單位貴陽中醫(yī)學(xué)院頒發(fā)的“2008先進(jìn)單位”稱號(hào)。我校院辦副主任、檔案館副館長黃竹慧、檔案館工作人員朱青榮獲貴州省直機(jī)關(guān)工作保密論文征文競賽一等獎(jiǎng)；我校部分檔案工作者分獲二等獎(jiǎng)、優(yōu)秀獎(jiǎng)。

2009年4月8日，經(jīng)貴州省檔案局決定，貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組工作會(huì)議在我校召開，中共貴州省委組織部部務(wù)委員尹新黔、貴州省檔案局局長王傳福以及貴州省檔案局經(jīng)科處、貴州省教育廳、貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組各成員單位院校檔案工作人員參加了本次會(huì)議。這既是對(duì)我校檔案工作發(fā)展的一種肯定，同時(shí)也是對(duì)我校檔案事業(yè)繼續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)的一種鼓勵(lì)，是我們轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念、調(diào)整發(fā)展思路、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、妥善解決問題的契機(jī)。

2.2省內(nèi)外高校同類部門工作經(jīng)驗(yàn)借鑒

2.2.1 本部門與省內(nèi)高校同類部門對(duì)比分析

貴州省內(nèi)高校目前僅有三家設(shè)立檔案館，分別是貴州大學(xué)檔案館、貴州師范大學(xué)檔案館和我校檔案館。

貴州大學(xué)檔案館成立于2004年11月，即原貴州大學(xué)和原貴州工業(yè)大學(xué)合并時(shí)，由兩校的干部人事檔案室、綜合檔案室合并組建而成。貴州大學(xué)檔案館為正處級(jí)建制單位，下設(shè)辦公室、人事檔案科、綜合檔案科?，F(xiàn)有在編工作人員11人，其學(xué)歷結(jié)構(gòu)是：大學(xué)本科學(xué)歷5人，大專學(xué)歷6人；職稱結(jié)構(gòu)是：副高職稱1人，中級(jí)職稱8人，初級(jí)職稱1人。全館總面積977平方米，館藏有人事檔案9339卷、綜合檔案（含黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建、出版、外事、實(shí)物等類檔案）29878卷，配置有復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、檔案裝訂機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。

1991年初，貴州師范大學(xué)根據(jù)國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，理順了領(lǐng)導(dǎo)體制，成立了綜合檔案室，隸屬校長辦公室領(lǐng)導(dǎo)，由校長分管。除原有的黨政管理類檔案外，綜合檔案室集中統(tǒng)一管理了學(xué)校黨政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像等九大類檔案。2005年初學(xué)校成立檔案館，在原有綜合檔案的基礎(chǔ)上，將人事檔案并入檔案館集中統(tǒng)一管理。2004年初，省政府決定將貴州省理工職業(yè)學(xué)校并入我校。根據(jù)教育部有關(guān)規(guī)定，檔案館接收了該校的全部檔案并按不同的全宗實(shí)行統(tǒng)一管理。檔案館現(xiàn)有專職檔案工作人員7人，其中本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷1人；副高級(jí)職稱1人，中級(jí)職稱2人，初級(jí)職稱3人。檔案館現(xiàn)有辦公室、檔案庫房、閱覽室，面積近1000平方米，有適應(yīng)工作需要的規(guī)范的各種檔案裝具，另配有服務(wù)器電腦、掃描儀、打印機(jī)、照片打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、吸塵器等現(xiàn)代化管理設(shè)備。

根據(jù)以上情況分析，貴州師范大學(xué)檔案館和我校情況比較接近，我校也接收了貴州省計(jì)劃管理干部學(xué)院的全部檔案并按不同的全宗實(shí)行統(tǒng)一管理。從檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)立來看，我校設(shè)立較為齊全，但缺少公開閱覽室，檔案的利用開發(fā)受到一定局限。

2.2.2 本部門與省外先進(jìn)院校同類部門對(duì)比分析

我們選取了位于經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的上海財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館作為參照，進(jìn)行對(duì)比分析。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)綜合檔案室成立于1984年12月，2002年12月建立校檔案館，內(nèi)設(shè)收集科、管理科、編研科和人事檔案室。現(xiàn)有在編人員11人，其中正高職稱1人、副高職稱1人、中級(jí)職稱6人。2000年建成學(xué)校專用檔案樓，建筑面積1350平方米，配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀等設(shè)備；其中庫房520平方米，庫內(nèi)安裝有354節(jié)密集架、8組24臺(tái)空調(diào)機(jī)及防火、防盜、去濕等現(xiàn)代化設(shè)施。1978年復(fù)校以來的檔案均按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、排架，共分為黨群、行政、教學(xué)、科研、校產(chǎn)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、人物、聲像、字畫等十三大類。檔案館從2001年開始使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)，2005年開始引進(jìn)“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，并于2007年在全校推廣使用，目前全校所有院（系、所）、部門均已使用檔案管理軟件進(jìn)行歸檔工作，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化邁出了重要一步。除計(jì)算機(jī)檢索外，檔案館編制了案卷目錄、專題目錄、部門移交目錄等檢索工具；編制了專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格通知匯編、干部任免通知匯編、學(xué)校基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料匯編、校級(jí)發(fā)文匯編；編寫了文書檔案、學(xué)籍檔案的查閱指南；建立了學(xué)生檔案查詢、出國人員檢索表等輔助數(shù)據(jù)庫。從以上情況分析，作為國內(nèi)設(shè)立較早的財(cái)經(jīng)類高校檔案館之一的上海財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館，無論是從檔案館的功能、檔案館管理的檔案種類，還是檔案館開發(fā)利用的程度，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先。尤其是對(duì)于電子文件的管理和應(yīng)用，應(yīng)該是我校今后一段時(shí)期努力的重點(diǎn)和方向。

2.3 存在主要問題

2.3.1 重管理輕宣傳

近年來，隨著我校檔案館建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)以及貴州省直單位檔案協(xié)作組第十二組工作會(huì)議在我校召開,檔案管理工作的重要性日益突顯,檔案的價(jià)值已愈來愈被人們重視和認(rèn)可。檔案管理規(guī)章制度不斷健全,基礎(chǔ)設(shè)施逐步得到完善,高校檔案管理制度化、現(xiàn)代化已達(dá)到一定水平。但與此同時(shí)，卻也忽略了檔案宣傳工作的開展。這里所說的檔案宣傳,除了《中華人民共和國檔案法》的宣傳之外,主要是指對(duì)館藏檔案內(nèi)容的宣傳。由于高校檔案部門不注意館藏內(nèi)容的宣傳,使大多數(shù)師生員工不知道檔案部門究竟有些什么東西,因此不能結(jié)合工作需要去檔案室查找有關(guān)材料。人們不知道檔案館里有什么,能不能為自己所用,怎么用等等,致使大多數(shù)教職工始終對(duì)檔案館望而卻步,認(rèn)為那是神秘、不可接近的地方,當(dāng)然更沒有什么自己需要的東西,導(dǎo)致檔案利用者較少,利用率較低。

2.3.2重收集輕鑒定

檔案收集活動(dòng)是檔案工作的起點(diǎn),沒有檔案收集就沒有檔案,更談不上檔案的開發(fā)利用。由于我校檔案館新近成立，為了搞好檔案收集工作,我校檔案部門制定了各種規(guī)章制度，指定了各單位、各部門提交檔案的規(guī)范格式并定期對(duì)了各單位、各部門的專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。我校檔案館館藏正日益豐富，歸檔率也逐月遞增。但我們?cè)陉P(guān)注檔案數(shù)量的同時(shí)卻忽略了檔案質(zhì)量的控制,忽略了檔案價(jià)值鑒定工作的開展,也就是說忽略了檔案的“優(yōu)化”,其結(jié)果是給檔案整理編目工作增加了負(fù)擔(dān),浪費(fèi)了人力、物力和庫房空間,也影響了那些真正具有價(jià)值的檔案被及時(shí)有效地利用。

2.3.3重整理輕編研

檔案整理工作是整個(gè)檔案工作中最為耗時(shí)費(fèi)力的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案人員要對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理、組卷,要注意保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類正確,問題突出,要擬寫案卷標(biāo)題,最后還要“三孔一線”將案卷裝訂的結(jié)實(shí)美觀。遇有卷內(nèi)紙張大小不一的,還要裁裁剪剪,補(bǔ)補(bǔ)貼貼,有時(shí)為了強(qiáng)調(diào)整齊,甚至把有用的文件內(nèi)容也切掉了。過于繁瑣的整理工作流程,耗費(fèi)了檔案人員大量的時(shí)間、精力,卻無暇顧及檔案編研工作,缺乏高質(zhì)量的編研材料,導(dǎo)致檔案利用工作始終停留在你來我查,只能提供單一的原件或復(fù)印件的低層次水平上。

2.3.4重部門輕個(gè)人

只重視為校內(nèi)單位、各部門提供檔案利用服務(wù),忽略了對(duì)個(gè)體檔案用戶的宣傳和服務(wù)。以本校檔案利用登記為例,90%的借閱利用都是部門工作查考以及學(xué)校編史修志之用,而極少有個(gè)人用戶查閱與己有關(guān)的諸如工資改革、職務(wù)任免、職稱聘任、體制改革等文件,即使偶有一二,也是半遮半掩,試試探探,不知自己到底有無權(quán)利查閱。過去，由于檔案部門過于強(qiáng)調(diào)檔案工作的政治性和機(jī)要性,把檔案工作神秘化,實(shí)行自我封閉,把工作對(duì)象和工作內(nèi)容限制在黨政機(jī)關(guān)或紅頭文件上,使得大部分教職員工對(duì)檔案有一種神秘感,認(rèn)為檔案館就是保管人事檔案的地方,不可涉足、分不清人事檔案和文書檔案的界線。在他們的印象中,檔案館只是校方的檔案保管和服務(wù)機(jī)構(gòu),個(gè)人無權(quán)利用。狹隘的服務(wù)面使館藏檔案得不到充分的開發(fā)利用,并最終成為阻礙檔案館發(fā)展的瓶頸。

2.3.5重查借閱登記,輕利用效果反饋。

查借閱登記是檔案提供利用必做的功課。在檔案利用服務(wù)中,檔案人員往往很注重借閱情況登記,但在檔案提供利用之后,利用效果如何,利用者是否達(dá)到目的,對(duì)利用服務(wù)是否滿意,或者對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式及需求的檔案內(nèi)容有無意見、建議等等,卻往往不加考慮,無從知曉。也就是說,服務(wù)方與利用方缺乏溝通,利用方的需求和意愿服務(wù)方無從了解,必然導(dǎo)致工作的盲目性,在利用工作中暴露出來的問題得不到及時(shí)解決,不能最大限度滿足利用者需求。影響本部門工作的“十二五”環(huán)境因素變化分析

3.1 宏觀環(huán)境分析

當(dāng)前,高校也受到市場經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊,內(nèi)外環(huán)境的鮮明對(duì)比,與社會(huì)其他行業(yè)人員經(jīng)濟(jì)收入和物質(zhì)分配差距的拉大,打破了檔案人員的心理平衡,影響到他們的思想情緒和工作積極性,從而產(chǎn)生了悲觀情緒。因此,一部分同志為了實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值“跳槽”了,造成了檔案部門隊(duì)伍不穩(wěn)定的狀況,這是造成高校檔案利用率低下的原因之一。

同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)的發(fā)展及辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。信息化技術(shù)在檔案方面的應(yīng)用,使電子文件在信息采集、管理及利用各方面與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的不同,從而帶來管理模式、運(yùn)作程序、技術(shù)方法等諸方面的變革。數(shù)字檔案館、網(wǎng)站的建設(shè),網(wǎng)上提供利用已成為檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的方向，這給檔案館今后的發(fā)展帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

3.2 微觀環(huán)境分析

檔案產(chǎn)生于不同的地點(diǎn)，由各單位、各部門的檔案員整理和管理，在完成檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，其中包括了檔號(hào)設(shè)置、著錄規(guī)則、實(shí)體排架、檔案保護(hù)等各項(xiàng)工作的實(shí)踐性操作。由于檔案實(shí)體保管在物理?xiàng)l件上的分散性以及各單位、各部門習(xí)慣于各自管理模式的差異性所致，要改變?cè)凶龇ú⒔y(tǒng)一按一個(gè)全宗的標(biāo)準(zhǔn)管理，工作難度之大不言而喻。本部門“十二五”期間工作的指導(dǎo)思想、發(fā)展目標(biāo)和具體思路 4.1 總體思路

檔案館“十二五”期間工作的總體思路是：全面貫徹黨的十七大和十七屆三中全會(huì)精神，緊緊圍繞學(xué)校中心工作，深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀。突出創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)師生主題，繼續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、資源建設(shè)、法制建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)，抓好館室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)、檔案信息資源的整合、檔案規(guī)范化管理等。

一是全面推進(jìn)館室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理。在檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理探索實(shí)踐的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步總結(jié)完善，帶動(dòng)全校檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)管理水平的普遍提高。

二是夯實(shí)館室功能建設(shè)和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。抓住我?！笆逡?guī)劃” 的有利契機(jī)，爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)支持，將檔案事業(yè)發(fā)展、檔案館庫建設(shè)列入學(xué)校工作計(jì)劃，以創(chuàng)建為目標(biāo)，大力推進(jìn)檔案館功能建設(shè)和館庫基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

三是全面提升檔案信息化建設(shè)水平。制訂2010-2015年檔案信息化實(shí)施意見，同步啟動(dòng)數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室建設(shè)，努力在電子文件與電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)和各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)上取得明顯成效。同時(shí)，把檔案信息安全作為重點(diǎn)，從設(shè)備、技術(shù)和制度等方面全面提高檔案信息安全的保障能力。

四是切實(shí)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)服務(wù)工作。加強(qiáng)各單位、各部門檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高各單位、各部門檔案管理水平。

4.2 發(fā)展目標(biāo)

檔案是反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄，是人類文明史的見證。檔案，只有通過檔案工作才能得以保存和流傳后世，才能起到維護(hù)歷史真實(shí)面貌的功能。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為一種知識(shí)資源，服務(wù)于以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作被視為知識(shí)管理工作。作為檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地，檔案館不僅可以向利用者提供文本服務(wù)，也可以進(jìn)行超文本的信息服務(wù)，從而提高知識(shí)傳播的效率和檔案信息的利用率。

盡管我校檔案館剛剛成立，但在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，檔案館上下在檔案館副館長的帶領(lǐng)下，一直積極主動(dòng)開發(fā)檔案館的信息資源，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案館“十二五”期間工作的發(fā)展目標(biāo)是：緊緊圍繞學(xué)校中心工作，堅(jiān)持以“服務(wù)·創(chuàng)新”為主題，以人員素質(zhì)和提高檔案管理水平為根本,以檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案資源建設(shè)為重點(diǎn),努力把我校檔案工作提高到一個(gè)新水平，為把我校建設(shè)成為西部地區(qū)高水平財(cái)經(jīng)大學(xué)而努力。

4.3 重點(diǎn)任務(wù)

4.3.1加強(qiáng)敬業(yè)精神和職業(yè)道德教育

加強(qiáng)檔案人員敬業(yè)精神和職業(yè)道德的教育，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，改善服務(wù)手段,大力推行“五個(gè)一樣”的服務(wù)，即：對(duì)來館人員做到百姓領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)樣，生人熟人一個(gè)樣，來人來函一個(gè)樣，上班下班一個(gè)樣，難查易查一個(gè)樣。以周到、熱情、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度，為學(xué)校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，使檔案館成為領(lǐng)導(dǎo)的助手、師生的朋友。

4.3.2 啟動(dòng)貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)

建設(shè)檔案館網(wǎng)站，把檔案館網(wǎng)站建設(shè)成為檔案工作者的家園，檔案利用者的樂園，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的智力源；起草《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)方案》以及《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)需求意見書》，配合學(xué)校確定數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)；完成對(duì)文書檔案和學(xué)生成績等利用較高的檔案的電子化。4.3.3 做好電子文件的規(guī)范化管理。

起草并下發(fā)《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院電子文件歸檔與管理規(guī)范》。

4.3.4 健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

進(jìn)一步明確各單位檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，并做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,以保證檔案工作的順利進(jìn)行。加強(qiáng)檔案兼職隊(duì)伍建設(shè)，積極向?qū)W校呼吁，兼職檔案員可以參與檔案系列職稱的評(píng)定和考核。

4.3.5加強(qiáng)檔案的收集和業(yè)務(wù)指導(dǎo)

督促有關(guān)單位將2009年以前的檔案及時(shí)移交檔案館，確保檔案完整入庫。實(shí)現(xiàn)本部門“十二五”發(fā)展目標(biāo)的對(duì)策措施

5.1 解放思想,更新觀念,開拓前進(jìn)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，我們必須深刻地認(rèn)識(shí)到社會(huì)主義事業(yè)離不開檔案，學(xué)校工作離不開檔案，要堅(jiān)定檔案工作者的信心，深刻認(rèn)識(shí)檔案和檔案工作的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)工作中的差距，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。把封閉保守、求穩(wěn)怕險(xiǎn)轉(zhuǎn)變成改革開放、積極創(chuàng)新的觀念；把坐等上門、按部就班的觀念轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)積極開發(fā)信息資源，千方百計(jì)為教育教學(xué)服務(wù)的觀念；把檔案行政管理僅僅看做業(yè)務(wù)指導(dǎo)的觀念，轉(zhuǎn)變成依法管理、宏觀指導(dǎo)、全面服務(wù)的觀念；把傳統(tǒng)手工式管理的觀念，轉(zhuǎn)變成面向現(xiàn)代化、面向未來的觀念；把不太重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念，轉(zhuǎn)變成重視社會(huì)效益又重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念。

5.2 加強(qiáng)法制建設(shè),實(shí)現(xiàn)依法治理

高校檔案工作是辦好高校的重要基礎(chǔ)工作之一，是高校科學(xué)管理的重要組成部分。高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的開展。要搞好高校檔案工作,就必須把檔案工作納入法制的軌道,加強(qiáng)檔案工作的法制建設(shè),健全和完善檔案的法規(guī)體系,用法規(guī)引導(dǎo)、推進(jìn)和保障高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展?！稒n案法》的頒布與實(shí)施,使檔案工作的法制建設(shè)得以保障。只有通過法制監(jiān)督,才能使高校檔案工作逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道,更好地促進(jìn)高校檔案的開發(fā)和利用。

5.3加強(qiáng)宣傳,開展用戶教育 這里所說的檔案宣傳,首先是指采取各種形式宣傳《檔案法》以及國家教委頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī),使廣大師生員工能了解、關(guān)心和支持檔案工作,爭取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持。其次,也是著重要強(qiáng)調(diào)的,就是加強(qiáng)自我宣傳,開展檔案用戶教育。檔案利用者要順利獲取檔案,必須知道:一是何處有檔案；二是這些檔案都包括什么內(nèi)容；三是如何能找到自己需要的檔案。然而這三點(diǎn)在目前來講多數(shù)利用者并不知曉。所以，檔案館必須重視做好自我宣傳,向全院師生員工介紹館藏檔案內(nèi)容、類別,介紹檔案利用的規(guī)章制度和手續(xù),介紹檢索工具及使用方法等等。可采取在全院范圍內(nèi)舉辦檔案檢索與利用講座,利用校園網(wǎng)與宣傳欄等進(jìn)行廣泛宣傳,使外界了解自己的工作性質(zhì)、館藏內(nèi)容及所能提供的服務(wù),這樣才能激發(fā)各部門及個(gè)體用戶對(duì)利用檔案的愿望與熱情,消除人們對(duì)檔案工作的神秘感,引導(dǎo)更多的人利用檔案。

5.4開展現(xiàn)行文件服務(wù)

通常檔案給人們的印象就是“過時(shí)的文件”,開展現(xiàn)行文件利用服務(wù),實(shí)際上就是檔案利用工作的前移。所謂現(xiàn)行文件,就是指已經(jīng)產(chǎn)生,正在進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、執(zhí)行的文件。一般來說現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年遞減。除了黨和國家機(jī)密、法律規(guī)定,學(xué)校按規(guī)定需要保密的事項(xiàng)和科技、商業(yè)秘密,凡是涉及高校改革發(fā)展、建設(shè)的重大決策,事關(guān)師生員工民主權(quán)利、切身利益,群眾關(guān)心的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問題、政策規(guī)定,以及上級(jí)主管部門要求公開的事項(xiàng)如體制改革、房改、養(yǎng)老、醫(yī)療、災(zāi)情、疫情、突發(fā)事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查閱。服務(wù)方式一是可采用閱覽服務(wù),即設(shè)置閱文室,提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上,開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù),即以現(xiàn)行文件及有關(guān)資料為依據(jù),以解答問題的形式向利用者提供服務(wù)。

開展現(xiàn)行文件服務(wù)不僅拓展了檔案館的社會(huì)服務(wù)功能,提升了檔案工作的社會(huì)影響力,而且可以有效提高檔案利用率,促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。開展現(xiàn)行文件服務(wù)必須高度重視安全與保密問題。

5.5加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人,在檔案管理過程中,人始終是最重要的,檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì),是做好檔案工作的基礎(chǔ)。因此，要樹立人才資源是第一資源的思想,在配備檔案專職人員時(shí),既要注重人員的素質(zhì),又要注重業(yè)務(wù)水平。

一是要注重檔案人員的知識(shí)更新。通過辦培訓(xùn)班等形式提高在職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完美自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作應(yīng)加強(qiáng)針對(duì)性、實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。

二是要加強(qiáng)思想政治工作，幫助檔案工作者樹立事業(yè)心和責(zé)任感，培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神。不斷提高檔案專業(yè)階伍的整體素質(zhì)，從而使在職的檔案人員從思想上和業(yè)務(wù)水平上適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)工作的需要。同時(shí)，要積極引進(jìn)各層次、各類型的人才，既注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)面實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、精通業(yè)務(wù)的中高級(jí)研究人才，又注重引進(jìn)相關(guān)學(xué)科特別是理工科專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。

5.6加強(qiáng)館藏建設(shè),大力豐富、優(yōu)化館藏

首先,豐富館藏,打好基礎(chǔ)。豐富的館藏是開展利用工作的前提,但這并不是片面強(qiáng)調(diào)檔案越多越好,而是要求檔案門類齊全,結(jié)構(gòu)合理。當(dāng)前各大高校檔案館普遍存在著“三多三少”現(xiàn)象,即低價(jià)值檔案較多,公務(wù)性檔案多,紙質(zhì)檔案多;價(jià)值大的檔案少,特色檔案少,非紙質(zhì)檔案少。檔案部門在進(jìn)行館藏建設(shè)時(shí)要注意完善館藏結(jié)構(gòu),從檔案門類看,不僅要有黨群、行政等公務(wù)性檔案,還要有突出高校特色的教學(xué)檔案、科研檔案。從檔案載體形式上看,不僅有紙質(zhì)檔案,還要有照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案,另外還要順應(yīng)時(shí)代潮流,及早起步,加強(qiáng)對(duì)電子檔案的收集和整理。

其次,在豐富館藏的同時(shí)必須重視優(yōu)化館藏,即以最低限度的費(fèi)用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開展檔案價(jià)值鑒定,是優(yōu)化館藏的重要途徑,各高校應(yīng)高度重視,成立檔案鑒定小組,保證有計(jì)劃、有步驟地開展此項(xiàng)工作,把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān),以達(dá)到優(yōu)化館藏,方便利用的目的。

經(jīng)過大量的前期調(diào)研，筆者認(rèn)為,豐富、優(yōu)化館藏應(yīng)包括以下三個(gè)方面內(nèi)容:

第一,增加館藏?cái)?shù)量。檔案館自開始運(yùn)作以來，一直積極地接收各單位、各部門檔案,征集檔案史料,充實(shí)館藏各類資料。

第二,提高館藏質(zhì)量。要“清源截流”地把好檔案進(jìn)館關(guān),同時(shí)豐富檔案載體,使紙質(zhì)、木質(zhì)、磁帶,甚至現(xiàn)代機(jī)讀檔案都具有。

第三,克服館藏臃腫現(xiàn)象。大量重復(fù)的檔案和無價(jià)值檔案的存在,占據(jù)了檔案館庫存有限的空間,使館庫無法最大限度地容納有效檔案的進(jìn)館。所以,消腫精檔也是豐富館藏的一個(gè)內(nèi)容。

5.7加快推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè),以網(wǎng)絡(luò)為依托開展檔案利用工作

當(dāng)今是信息時(shí)代,信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時(shí)空的限制,使人類在更大程度上實(shí)現(xiàn)了知識(shí)與信息的全社會(huì)共享。對(duì)于高校檔案工作來講,實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢(shì)在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。一方面要積極開展電子檔案的收集、保管和利用工作,另一方面對(duì)于庫存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的數(shù)字化處理,使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作中,可以根據(jù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和分步實(shí)施的具體步驟,選擇在兩個(gè)不同層次上分別進(jìn)行:一是檔案目錄信息的數(shù)字化,其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;二是檔案全文信息的數(shù)字化。

檔案信息數(shù)字化是開展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。檔案館必須下大力氣做好此項(xiàng)工作,夯實(shí)基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索利用的現(xiàn)代化,并最終以此為依托,借助高校局域網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù),最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。但據(jù)《高等學(xué)校業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范》，“已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均應(yīng)按國家規(guī)定，報(bào)校長批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開放，未建館的不向社會(huì)開放。其它單位或個(gè)人需要利用時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱”?？梢?，高校檔案的利用絕非完全的開放，利用過程中需要特別注意保密，如人事檔案要高度重視人事檔案的隱私問題，科研檔案要注意個(gè)人成果的保護(hù)問題等。

5.8增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，熱情周到地為教育教學(xué)提供服務(wù)

檔案工作是項(xiàng)服務(wù)性的工作,服務(wù)態(tài)度的好壞直接關(guān)系到檔案利用工作的好壞。要改變目前檔案部門被動(dòng)服務(wù)的狀況,應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變。第一,在服務(wù)思想上,由過去為政治服務(wù)為主轉(zhuǎn)向?yàn)榻?jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為主；第二,在服務(wù)形式上,由過去“坐等調(diào)卷”的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向“面向社會(huì),多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)；第三,在服務(wù)工具上,由過去檢索工具單一,不系統(tǒng)、不配套、平行重復(fù),轉(zhuǎn)向逐步建立一個(gè)形式統(tǒng)一,內(nèi)容穩(wěn)定,功能健全的檢索體系,以滿足不同角度,不同方面利用檢索的需要。

做好高校檔案工作,其目的就是為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù),離開這一點(diǎn),高校檔案就變成死檔案,檔案工作就沒有生命力。因此,我們應(yīng)注意抓好高校檔案的開發(fā)和利用工作,以便更好地為高校教育和教學(xué)服務(wù)。一是可以利用檔案信息資源對(duì)學(xué)生開展愛國主義思想教育,以激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上的學(xué)習(xí)精神；二是可以利用教學(xué)檔案總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn),進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量分析,提高教學(xué)水平；三是可以利用教師人事檔案信息資源,為領(lǐng)導(dǎo)掌握教師各方面情況提供檔案資料,為職務(wù)晉升和業(yè)務(wù)考評(píng)提供重要依據(jù)；四是可以利用學(xué)籍檔案資源,滿足社會(huì)和各方面對(duì)畢業(yè)生有關(guān)情況的了解,為畢業(yè)生工作后的提干,工資晉升以及出國提供原始的學(xué)歷證明等。

檔案利用是檔案工作永恒的話題。信息時(shí)代的巨大變革,為檔案利用工作帶來了機(jī)遇,更帶來了挑戰(zhàn)。高校檔案工作者必須抓住機(jī)遇,直面挑戰(zhàn),更新觀念,走出“誤區(qū)”,打破傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)模式,積極探索,大膽實(shí)踐,努力開創(chuàng)檔案信息服務(wù)的新局面,更好地為高校黨政管理、教學(xué)科研和公眾服務(wù)?？傊?要充分發(fā)揮高校檔案的作用,就應(yīng)進(jìn)一步深化高校檔案的改革,切實(shí)加強(qiáng)高校檔案的開發(fā)利用,使其能更好地為高校的教育教學(xué)服務(wù)。

十二五是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，也是檔案館建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期。全體檔案工作者一定要齊心協(xié)力，克難奮進(jìn)，扎實(shí)工作，努力完成“十二五”規(guī)劃的各項(xiàng)任務(wù)，為把我館建設(shè)成為在國內(nèi)財(cái)經(jīng)院校同行中有重要影響的館而奮斗。

[1] 周景偉，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理研究，大連理工大學(xué)碩士學(xué)位論文。

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第三篇：數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的難題

數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的難題

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【內(nèi)容提要】數(shù)字檔案館是數(shù)字信息時(shí)代檔案傳遞和利用的新途徑。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著極大的優(yōu)越性，然而它也存在著不少缺陷。在數(shù)字檔案館的建設(shè)中面臨著諸多不容樂觀難以解決的問題，對(duì)此我們要有清醒的認(rèn)識(shí)。本文提出了數(shù)字檔案館建設(shè)所面臨的10個(gè)方面的問題。

【關(guān) 鍵 詞】數(shù)字檔案館/問題

【 正 文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補(bǔ)的遺憾。數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題

檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1 認(rèn)識(shí)上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長的路。

1.2 技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性?！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變?！盵2]

1.3 管理制度上的問題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題?！皳?jù)報(bào)道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1 存儲(chǔ)的介質(zhì)材料?！艾F(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺(tái)普通電腦可以讀出來。

2.2 機(jī)讀語言格式。“計(jì)算機(jī)語言平均每三個(gè)月就會(huì)問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]

2.3 對(duì)設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對(duì)其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]

數(shù)字檔案的失真問題

“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來說無疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。數(shù)字檔案信息的安全問題

安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒?！皣庥腥斯烙?jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每兩個(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對(duì)信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題

數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。

5.1 數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚?duì)矛盾體。

5.2 技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺(tái)互換互訪技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。

5.3 技術(shù)過時(shí)問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出?！凹夹g(shù)過時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會(huì)造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)。“而實(shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來說，如何結(jié)合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個(gè)問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非?？欤看渭夹g(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。

數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題

數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會(huì)對(duì)這個(gè)問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家

圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂?、二史館和中央檔案館三個(gè)國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個(gè)館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問題

與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實(shí)際地說是由巨額資金支撐起來的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對(duì)于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。

8.1 檔案部門方面的問題。

8.1.1 數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對(duì)利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對(duì)于本來就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對(duì)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。

8.1.2 數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。

8.1.2.2 設(shè)備更新費(fèi)用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非?？欤谑袌鼋?jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3 數(shù)字檔案信息長期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見又不容易解決的難題。

8.1.3 向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。

8.2 利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費(fèi)來看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對(duì)數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義； 數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問題。

9.1 檔案法規(guī)方面的問題。面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對(duì)利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對(duì)外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。

9.2 著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對(duì)利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對(duì)權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對(duì)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3 數(shù)字檔案的法律效用問題。對(duì)于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]

數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1 數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問題不解決，將對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。

10.2 數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個(gè)無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來就處于“弱勢(shì)”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對(duì)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍?，并采取相?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。

10.3 數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對(duì)數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識(shí)，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢(shì)。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

第四篇：檔案館數(shù)字化、數(shù)字化檔案館、數(shù)字檔案館

關(guān)于檔案館數(shù)字化建設(shè)的思考

2006-11-9 網(wǎng)友評(píng)論 0 條 點(diǎn)擊進(jìn)入論壇

當(dāng)二十世紀(jì)的尼葛洛龐帝（Nicholas Negroponte）在《數(shù)字化生存》（Being Digital）一書中，向人們描述著數(shù)字時(shí)代對(duì)我們的生活方式、工作方式甚至思維方式帶來的各種沖擊時(shí)，人類文明已經(jīng)真實(shí)地邁進(jìn)了二十一世紀(jì)，數(shù)字化信息時(shí)代的大潮朝著我們撲面而來。檔案管理和利用如何應(yīng)對(duì)及適應(yīng)數(shù)字化信息時(shí)代的需求，是我們檔案工作者要思考的。

一、傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路由三個(gè)相互聯(lián)系的階段組成：

（一）檔案館數(shù)字化。檔案館的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，建立檔案館的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館自動(dòng)化管理，完成檔案管理的數(shù)字化；其二是館藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫；其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

（二）數(shù)字化檔案館。在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

（三）數(shù)字檔案館。通過國家信息基礎(chǔ)工程聯(lián)合數(shù)字化檔案館，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個(gè)體數(shù)字化檔案館聯(lián)合起來，進(jìn)行擴(kuò)張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案館，遵循共同協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)終端提出需求，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制。如果說運(yùn)用虛擬技術(shù)，建立虛擬檔案館的話，那么，檔案館發(fā)展到第三個(gè)階段，才真正可以稱得上是虛擬檔案館。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點(diǎn)

檔案館的數(shù)字化建設(shè)作為傳統(tǒng)檔案館數(shù)字之路的起點(diǎn)，如何走好這首要一步，就顯得至關(guān)重要。為此我們就著重于這一點(diǎn)來談一下我們的觀點(diǎn)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，為檔案館數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案館數(shù)字化建設(shè)包含以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動(dòng)化是對(duì)檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個(gè)特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開展其他數(shù)字化工作的前提條件?，F(xiàn)在許多文章在探討數(shù)字檔案館或虛擬檔案館時(shí)，較多是對(duì)檔案館美好前景的預(yù)測(cè)與憧憬，很少涉及傳統(tǒng)檔案館的現(xiàn)代化管理問題，忽視檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理問題，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。這些問題不解決，檔案館數(shù)字化建設(shè)就是“空中樓閣”，無從談起。

20世紀(jì)90年代以來，我國各級(jí)各類檔案館開始進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。

1、建立著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。著錄檔案信息檢索系統(tǒng)，應(yīng)該說是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級(jí)目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢(shì)盡顯無遺。

2、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門紛紛嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程?！拔臋n一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

3、檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時(shí)間較晚，目前還是以針對(duì)上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級(jí)階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點(diǎn)，朝著這個(gè)方向積極發(fā)展。

（二）館藏信息的數(shù)字化。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，綜合性檔案館作為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久集中保存檔案的基地，與國家歷史同在。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機(jī)地結(jié)合起來。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，其數(shù)字化建設(shè)的工程量巨大，各級(jí)檔案部門應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)采取不同的建設(shè)模式：

1、大型綜合性檔案館，它們的館藏基礎(chǔ)一般都較好，館藏信息的利用也較頻繁，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)充足的情況下，可以采取技術(shù)優(yōu)先的原則，劃出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，成立館藏信息數(shù)字化部門，專門負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)字化工作。這種模式見效快，但投入高，需要很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)支持和技術(shù)支持。

2、中小型綜合檔案館，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)不夠充足的情況下，可以采取資源優(yōu)先的原則，購置少量的設(shè)備，對(duì)重要的檔案資源先期進(jìn)行數(shù)字化處理，循序漸進(jìn)逐步擴(kuò)大數(shù)字化規(guī)模。這種模式見效慢，投入較少，對(duì)技術(shù)要求也不高。館藏檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫的形式存在。

目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過計(jì)算機(jī)人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識(shí)別軟件（OCR）識(shí)別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時(shí)采用第一種方式就會(huì)暴露出如下致命弱點(diǎn)：用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難，投入大，收效慢。而第二種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。至于圖形文件占空間大的問題，在計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的今天，相信適合的軟件很快就會(huì)被開發(fā)出來，如果能采用先進(jìn)的高速掃描機(jī)，那么對(duì)檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（三）檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個(gè)人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個(gè)人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺(tái)應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)資源整合在一起?？筛鶕?jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門的個(gè)體計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動(dòng)脈----互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個(gè)方面

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在社會(huì)主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國家的一項(xiàng)重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策?！边@充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用?，F(xiàn)在各地的檔案館對(duì)數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗(yàn)和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。如浙江省檔案局指出數(shù)據(jù)庫建設(shè)要本著保證質(zhì)量、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的精神，并決定在2002年正式出臺(tái)統(tǒng)一的《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全省各級(jí)檔案館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫與軟件進(jìn)行修改、規(guī)范，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，完善軟件功能，特別是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口功能。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1、以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2、首先考慮采用國際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺(tái)的處理，直接采用國際和國家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，這個(gè)認(rèn)識(shí)到今天仍然具有指導(dǎo)意義?，F(xiàn)在我們檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息傳遞和信息交流。

檔案館計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見，檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對(duì)普通公眾，而檔案信息則對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對(duì)此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制，才能做到更加嚴(yán)密。如中國第二歷史檔案館在進(jìn)行民國檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時(shí)就十分重視數(shù)據(jù)的安全問題。他們認(rèn)為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計(jì)劃、有步驟、分階段地進(jìn)行數(shù)字化民國檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對(duì)已有的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)分化，對(duì)館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達(dá)到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫接入Internet網(wǎng)時(shí)，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機(jī)密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識(shí)、新技術(shù)的普及密不可分的，所以各類相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)必須引起高度的重視。檔案館數(shù)字化建設(shè)過程中必須考慮培養(yǎng)的人員有以下幾類：系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等。

目前我國的檔案專業(yè)教育，無論是高等教育，還是各種專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，都顯得知識(shí)陳舊，內(nèi)容更新慢，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案及檔案工作關(guān)系的內(nèi)容，其結(jié)果也就使得檔案界嚴(yán)重缺乏既具有檔案專業(yè)知識(shí)又具有計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)的復(fù)合性人才，阻礙了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案事業(yè)上的運(yùn)用。對(duì)此，檔案教育界必須引起高度重視，奮起直追，加大培訓(xùn)力度。

同時(shí)檔案館也必須重視對(duì)在職人員的培訓(xùn)工作，重視引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的需要。在相關(guān)的崗位培訓(xùn)及人才引進(jìn)時(shí)應(yīng)該遵守以下原則：

1、做到有提前量，使有關(guān)人員對(duì)新技術(shù)新設(shè)備提前了解。

2、針對(duì)不同對(duì)象分層次培養(yǎng)，要求知識(shí)技能與崗位相適應(yīng)。

3、充分依靠社會(huì)支持，引進(jìn)人才但不浪費(fèi)人才，做到人員結(jié)構(gòu)合理。

以上是我們對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)的一些淺見。現(xiàn)在各地檔案部門都很重視這方面的信息，有些單位已將此擺上了議事日程，但相對(duì)于圖書館部門，檔案部門的動(dòng)作已經(jīng)滯后。中國數(shù)字圖書館工程現(xiàn)已進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性操作階段，其在數(shù)字圖書館的總體結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)線路等方面已經(jīng)積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)。1999年3月成立的“國家圖書館文獻(xiàn)數(shù)字化中心”年生產(chǎn)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到5000萬至6000萬頁全文影像數(shù)據(jù)，它的網(wǎng)絡(luò)可以提供1000G存儲(chǔ)量的網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案館如果還不重視檔案館的數(shù)字化建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時(shí)代的快車道，最終將被信息社會(huì)淘汰。因此，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項(xiàng)具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。

第五篇：高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)探討

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)探討 摘 要：信息時(shí)代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)變成了可能，本文首先對(duì)相關(guān)概念及其重要性做了必要的說明，其次針對(duì)目前高校在檔案館建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。

關(guān)鍵詞：檔案館 數(shù)字化 信息化 高校

1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義

檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。

數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。

2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析

隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢(shì)的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

3.1觀念問題

高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。

3.2技術(shù)層面的問題

⑴高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；

⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；

⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；

⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。

4.相關(guān)策略建議

4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。

4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用

高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。

4.3安全性方面的建議

數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。

4.4重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動(dòng)的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。

5.結(jié)語

數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時(shí)借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。