第一篇：舉辦國際會議申報程序.

舉辦國際會議申報程序

一、報學校審批的國際會議

1.會議性質：一般性學術會議，且不涉及政治敏感問題；

2.提交時間：主辦或承辦單位一般應在一年以前提出書面報告交國際處； 3.會議審批：由國際處主管領導審簽后，報主管校長審批； 4.會議審批時間：自受理后，兩周答復；

5.會前提交資料：國際會議申請表（中文），會議日程，擬參會人員名單，會議經(jīng)費預算表；

6.會后補交材料：實際參會人員名單，會議總結報告（中文）（包括會議

論文清單），以及會議期間形成的一些重要資料；

7.有關國際會議的重要資料，交由國際合作與交流處學術交流科立卷，并

交學校檔案館保存。

二、由國際合作與交流處報上級單位審批的國際會議

1.會議性質：重大國際會議，會議主題涉及政治敏感問題，或是系列性的

國際組織會議，國際影響大，或中外方參會代表中有重要政界人物； 2.提交時間：主辦或承辦單位一般應在一年以前提出書面報告交國際處交

流科；

3.會議審批：由國際處報教育部，并轉國務院有關部門審批； 4.會議審批時間：自受理后，通常2-3個月答復；

5.會前提交資料：國際會議申請表（中文），會議日程（中文），擬參會人 員名單（中文），會議經(jīng)費預算表；

6.會后補交材料：實際參會人員名單，會議總結報告（中文）（包括會議

論文清單）以及會議期間形成的一些重要資料等；

7.國際會議期間形成的重要資料，交由國際合作與交流處學術交流科立

卷，并交學校檔案館保存。

第二篇：舉辦國際會議的管理辦法草案

舉辦國際會議的管理辦法（草案）

為了進一步規(guī)范我校舉辦國際會議的相關事項，根據(jù)上級有關精神及我校相關隊定，特制訂本辦法。

第一條 定義

國際會議是指在我國境內(nèi)（不含港、澳、臺地區(qū)）以我校名義舉辦的、與會者來自3個或3個以上國家和地區(qū)（不含港、澳、臺地區(qū)）的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等。

第二條 舉辦國際會議應具備的條件

一、籌備國際會議的部門應在會議主題有關的領域具有一定的工作基礎，國際國內(nèi)有一定的影響；

二、會議主題要符合我國改革開放、教育和科研發(fā)展的需要；

三、凡屬研討性的國際會議，籌備部門應能組織一定數(shù)量和質量的學術論文；

四、籌備國際會議的部門應與學校有關部門共同籌劃國際會議，妥善安排會 議場所、食宿、交通及安全等工作；

五、會議經(jīng)費有保證。第三條 舉辦國際會議申報程序

一、籌備國際會議的學院部門應提前5個月，就會議的背景、主題、內(nèi)容、目的、規(guī)模、日期、經(jīng)費來源、會務安排、與會者人員名單等提出報告。報告須由申辦部門領導簽署意見，經(jīng)科研處審批后，再交國際交流處（港澳臺事務辦公室）審批。

二、送審報告經(jīng)校國際交流處（港澳臺事務辦公室）審核并報請校領導批準后，由國際交流處（港澳臺事務辦公室）行文上報市教委、市外辦。

三、舉辦國際會議的申請得到批準后，由國際交流處通知申辦部門、校辦科研處。申辦 部門得到通知后，應提前3個月準備國外代表和臺灣代表相關資料，并安排會議議程、食宿、交通和翻譯等工作。

四、學校校長辦公室協(xié)調各個相關部門籌備會議，國際交流處寄發(fā)重要外賓的邀請信，辦理國外代表入境手續(xù)，將有關臺灣代表材料交臺灣事務辦公室報請市臺辦。若市臺辦不同意有關臺灣代表參加會議，申辦部門應婉言謝絕臺灣代表參加。

五、由學校承辦的國際會議應提前一個月向主管校長匯報會議籌備情況，由部門承辦的 國際會議應提前兩周向國際交流處（港澳臺事務辦公室）匯報會議籌備情況。會議一般不邀請市領導和駐滬領事館人員參加，若會議期間必須擬請上海市領導或駐滬領事人員參加，應提前三周報國際交流處，由國際交流處出面邀請。若擬請學校有關領導參加會議，應提前兩周報校辦審批，由校辦將審批結果通知國際交流處，國際交流處再通知申辦單位。

六、國際會議舉行完畢以后，申辦單位寫出書面總結、英語報道，并及照片等影像資料 一起交國際交流處（港澳臺事務辦公室）第四條、舉辦國際會議應該注意的有關問題

一、舉辦國際會議要從實際出發(fā)，從嚴掌握，積極舉辦對提高我校國際知名度和促進我校教學和科研的發(fā)展有重大意義的國際會議。申辦（承辦）國際會議的外方人數(shù)在100人以上或會議總人數(shù)在400人以上的一般性國際會議，以及外方人數(shù)在300人以上或會議總人數(shù)在800人以上的自然科學技術領域的專業(yè)性或學術性國際會議，應根據(jù)外交部意見，報市委外事外宣工作領導小組或市政府審批，必要時上報中央外事工作領導小組或國務院審批。會議的規(guī)模適度，應本著以我為主，為我所用，精心組織，講求實效的精神努力辦好國際會議。

二、舉辦國際會議都要從政治上權衡利弊。凡涉及我國核心利益、重大敏感問題和重大國際問題的國際會議，擬邀請非建交國家人士，有特殊背景的人員等代表參加的國際會議，須嚴格按報批程序申報。未經(jīng)批準，任何部門和單位都不得擅自籌備或對外承諾在上海金融學院舉辦國際會議。對方提議協(xié)辦或聯(lián)合主辦的國際會議，如背景可疑，并帶有對我不利的政治意圖的，應予以回絕。

三、舉辦國際會議的申請批準之前，舉辦國際會議的單位可以以適當方式同外方交換意見，了解對方意向，但不得達成正式書面協(xié)議。有關單位未經(jīng)歸口管理部門的認可、同意或授權，不得自行與他國機構或國際組織聯(lián)系籌劃舉辦國際會議，不得擅自向外方承諾輪流在兩國舉辦國際會議；一般也不得接受外方設立會議常設機構的要求，如有必要，另案批準。

四、與會外國人應在境外辦妥來華入境手續(xù)，國際交流處應適時地憑批準舉辦會議的批復件與市外辦、市教委落實與會外國人來華簽證手續(xù)。

五、舉辦會議的申請得到批準后，舉辦單位要組織力量對與會代表送交的論文精心認真審核，如發(fā)現(xiàn)論文內(nèi)容有政治性錯誤應及時交涉，表明我方立場觀點，要求對方改正或取消論文在會上發(fā)表的資格。

六、會議期間，我方與會代表要堅持內(nèi)外有別的原則，嚴格遵守《涉密人員對外科技交流保密守則》，不得攜帶秘密文件、資料參加會議活動。我方與會代表發(fā)表的演講、論文及提供的資料、數(shù)據(jù)及其內(nèi)容均符合可以公開的口徑，不得泄露秘密。

七、舉辦國際會議應厲行節(jié)約，嚴格按照有關規(guī)定，限定經(jīng)費開支范圍和開支標準，嚴格控制會議的住宿檔次并按照國際慣例不配備生活用品，不發(fā)會議紀念品，不贈送禮品，不組織公款游覽、參觀。會議用餐以自助餐為主，可安排一次冷餐宴請，不再另外安排迎送宴請。不得以盈利為目的。

八、舉辦國際會議如需媒體報道，應在申報內(nèi)容中一并報批。

第三篇：舉辦國際會議報批流程

在華舉辦國際會議申報程序

預報：

國際會議包括有三國以上外國代表學術會議和有兩國代表參加的雙邊會議以及合作項目中的工作會議。每年2月和10月，科研處會通知各學院預報當年7-12月和次年1-6月擬舉辦的國際會議信息。國外代表在30人以下的一般性國際會議不需預報;重大國際會議*（后附說明）必須預報并且要提前一年預報。申報：

一、舉辦一般性國際會議，舉辦單位應在對外承諾前三個月將申請舉辦會議的報告報學?？蒲刑帟炓庖?。重大國際會議則需要在對外承諾前六個月申報。

報告應包括以下內(nèi)容：國際會議的中英文全稱；舉辦日期、會期、地點；主辦單位、合辦單位、協(xié)辦單位、委托承辦單位名稱（國外單位應注明中外文全稱）；與會人員范圍、會議規(guī)模、外賓人數(shù)；會議的主題、議題和主要內(nèi)容；經(jīng)費來源；舉辦國際會議的必要性、預期達到的目的；會議主要承辦人姓名、單位、電話號碼（辦公和移動電話）。國外代表名單(姓名、國籍、單位名稱、職稱或職務)

二、科研處會簽意見后轉交國際交流處。國際交流處對報告進行初 審并向會議負責人提出修改意見，負責人將修改后的報告電子版發(fā) 給國際交流處經(jīng)辦人。三．國際交流處起草學校報告報主管校長審批。

四．國際交流處將學校報告上報教育部國際合作與交流司，在審批過程中如有疑問需要解釋或需要補充材料時，國際交流處將向學院轉達相關意見和要求。

五．教育部將批件寄達國際交流處轉學院。

注意事項：

一． 經(jīng)批準同意對外申辦的國際會議，有關機構和個人在舉辦過程中不得承諾和承擔超出授權范圍的額外義務。

二． 不宜跨省、自治區(qū)、直轄市易地舉辦國際會議，如果與其他省、自治區(qū)、直轄市的單位和機構合辦會議，原則上由會議舉辦地的單位向其上級申報批準。

三． 不得隨意使用“峰會”、“國際論壇”、“世界大會”、“全球大會”、“高層會議”、“首屆”等稱謂；從嚴限制國際會議形成固定年會或例會的機制。

四． 避免在同一時間或短時間內(nèi)舉辦相同主題或類似的國際會議。五． 原則上不邀請國家領導人出席會議和參加相關禮儀活動。特殊情況需要領導人與會的，事先需取得領導人原則同意后再逐案報批。

六． 與境外國際組織、機構聯(lián)合舉辦國際會議，需要提供該機構的背景資料，要求舉辦單位事先查看該機構的網(wǎng)站，如果里面涉及“兩個中國”或“一中一臺”問題，需要求該機構將網(wǎng)站內(nèi)容予以整改，并將整改后的網(wǎng)站截圖一并上報。

關于重大國際會議的說明：

一． 聯(lián)合國下屬機構和各專門機構的大會與特別會議。

二． 聯(lián)合國系統(tǒng)以外的政府間和非政府間重要國際組織的大會與特別會議。

三． 事關我核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議。

四． 外賓人數(shù)在100人以上或會議總人數(shù)在400人以上的一般性國際會議，以及外賓人數(shù)在300人以上或會議總人數(shù)在800人以上的自然科學技術專業(yè)領域的專業(yè)或學術型國際會議。五． 外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級別的國際會議。

六． 邀請黨和國家領導人出席的高級別國際會議。

七． 邀請全國人大、全國政協(xié)、最高人民法院和最高人民檢察院的領導同志出席的國際會議。

第四篇：高校舉辦國際會議英文開幕詞

Opening Remarks

ON CME2011 Distinguished Guests and Leaders, Ladies and Gentlemen, Dear Friends, It is an honor and a pleasure to welcome you on behalf of the Automation College of Harbin Engineering University to this conference on Complex Medical Engineering.Firstly thank every one of you for attending.Many of you have travelled great distances to be here.With excellentspeakers attending from dozens of countries, this conference is a truly global event.We are glad to see that hundreds of participants from overseas including United States, Canada, Italy, Australia, United Kingdom, France, Germany, Japan, Korea ,Etc.andmore than fifty professionals from mainland chinaincluding Taiwan and Hong Kong have come to this event.Let me now turn to introduction of Automation College of HEU.The history of the Automation College can be traced back to 1953, when Harbin PLA Military Engineering Institute was founded.The College is being developed and strengthened through its core disciplines of 'Ocean Tunnel Measuring' and 'Ship-Electricity'.The College is one of the teaching and research backbones of HEU.There are 6 undergraduate programs including Automation, Measuring and Control Technology and Instruments, Electrical Engineering and its Automation, Detection Guidance and Control Technology, Biomedical Engineering, and Aviation Technology;16 master programs including Control Theory and Control Engineering, Navigation, Guidance and Control, Pattern Recognition and Intelligent Systems, Detection Technology and Automatic Equipment, Electric Machines and Electric Apparatus, Power System and its Automation, Precision Instrument and Machinery, Biomedical Engineering, Mechantronic Engineering, Systems Engineering, System Analysis and Integration, High Voltage and Insulation Technology, Power System and its Automation, Power Electronics and Power Drives, Traffic Information Engineering & Control, and Detection and Measuring Technology and Instrument;6 doctoral programs including Control Theory and Control Engineering, Navigation, Guidance and Control, Precision Instrument and Machinery, Detection Technology and Automation Equipment, Pattern Recognition and Intelligent Systems, and System Engineering.In addition, the nationally top ranking discipline of Control Science and Engineering has a Postdoctoral R&D Base.In 2001, the discipline of Navigation, Guidance and Control was appraised as a national key discipline.During the process of prejudication and proposal of the National 10th Five-years Plan and the '211 Project', Control Theory and Control Engineering and Navigation, Guidance and Control are listed as the key disciplines.To be internationally leading, the College has invested 23 million yuan RMB for the two disciplines' further construction.Finally ,you are sincerely invited to come to Harbin Engineering University and I wish the conference a complete success!

第五篇：浙江大學關于舉辦國際學術會議的有關規(guī)定和申報程序

浙江大學關于舉辦國際學術會議的有關規(guī)定和申報程序

一、行政管理

1、在我校舉辦國際學術會議，有利于提高我校在國內(nèi)外的學術地位和國際競爭力，促進學科發(fā)展和國際交流與合作，因此學校支持具備條件的單位積極發(fā)起、主辦或承辦國際學術會議。

2、對外交流與合作部是申報國際學術會議的歸口管理單位，負責受理會議的申報和代表學校辦理邀請外國代表來華的“被授權單位簽證通知表”。

A、主辦會議：主辦單位一般應提前一年提交申請表。外方參會人數(shù)在150人以上和有關領域涉及敏感問題的會議，由對外交流與合作部報教育部審批；外方參會人數(shù)在150人以下的會議，由對外交流與合作部報主管校長審批。舉辦單位收到批件后，即可進行籌備工作。

B、承辦會議：承辦單位應提交主辦單位的會議批文和委托函。

3、會議主辦單位應組成相關的學術委員會和組織委員會，會議的學術負責人和委員會成員應有相應的學術地位和組織能力，能承擔會議的學術活動和具體會務工作。

4、會議的用房、用車及會議國內(nèi)外代表的聯(lián)系、接送、住宿、用餐等事項，由主辦或承辦單位負責落實。

5、會議經(jīng)費由主辦單位通過收注冊費和其他渠道爭取資助或贊助解決，原則上自負盈虧。

6、需要校領導出席開幕式或參加的會議，由主辦單位會前1個月提出書面申請，交對外交流與合作部辦理。

7、會議的文字材料、總結、統(tǒng)計表、重要照片、論文集、到會國內(nèi)外代表名單等由主辦單位在會議結束后一個月內(nèi)，交對外交流與合作部，經(jīng)整理后交學校檔案館歸檔?？偨Y提綱和統(tǒng)計表可從我部主頁下載。

二、申報程序

1、由會議的學術負責人填寫“浙江大學舉辦國際學術會議申報表”（從我部主頁下載），經(jīng)學院外事負責人簽字和蓋院章，提前一年交對外交流與合作部。涉及敏感問題的會議還需加附擬參會人員名單。

2、會議申請表由對外交流與合作部主管領導審核后，根據(jù)會議規(guī)模和是否涉及敏感問題，報主管校長或教育部審批。

3、會議審批時間： 學校審批：2周教育部審批：2－3個月

三、參會外國代表的邀請

1、一般參會人員

（1）會議主辦單位填寫“邀請外國代表一覽表”（從我部主頁下載），由學院外事負責人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部審批；

（2）審批時間：3天；

（3）由對外交流與合作部代表學校簽發(fā)“被授權單位簽證通知表”；

（4）主辦單位將“被授權單位簽證通知表”郵寄給受邀代表，對方持表到中國駐所在國的使領館辦理入境簽證手續(xù)。

2、副部級以上和前政要人士參會代表的邀請

（1）填“邀請外國代表一覽表”，并附被邀人中文簡歷，經(jīng)學院外事負責人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部，由對外交流與合作部報教育部審批；

（2）審批時間：2－3個月；

（3）對外交流與合作部收到教育部批件后，代表學校簽發(fā)“被授權單位簽證通知表”；

3、臺灣人士參會

（1）由會議主辦單位填“臺灣參會人員一覽表”，（從我部主頁下載）經(jīng)學院外事負責人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部港澳臺辦，由港澳臺辦報省臺辦審批。

（2）得到批準后，會議主辦單位正式向對方發(fā)邀請，對方持臺胞證辦理入境手續(xù)。

4、港澳人士參會

由會議主辦單位發(fā)邀請，對方持回鄉(xiāng)證直接入境。