第一篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)確認(rèn)檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護(hù)所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對借、查閱的資料負(fù)有保密的完全責(zé)任。

四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)印；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準(zhǔn)后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進(jìn)入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實(shí)施檔案分類學(xué)細(xì)化管理，嚴(yán)格又嚴(yán)格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類各種往來文件、文字以及項(xiàng)目資料，要繼續(xù)實(shí)施檔案室掌握公司印章使用動態(tài)的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機(jī)構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實(shí)據(jù)的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實(shí)施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴(yán)肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。

2．職責(zé)：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2財(cái)務(wù)檔案（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報告等具有保存價值的會計(jì)核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。

3.1.5經(jīng)營銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。

3.1.6對外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀(jì)要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書檔案每2年為基建檔案在財(cái)務(wù)檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。各竣工決算工計(jì)年度終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財(cái)務(wù)算可在檔時間偶數(shù)年的6月底，個月內(nèi)歸計(jì)統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項(xiàng)目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a）總經(jīng)理室：會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；

d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》

e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；

f）經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；

g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說明、勘察設(shè)計(jì)報告及招標(biāo)文件（標(biāo)書、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說明、各項(xiàng)目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動計(jì)劃、外送文件、外來文件等。客戶服務(wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

b.不同保存價值的文件應(yīng)分開組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼（采用打號機(jī)，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動；庫內(nèi)檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動；

f.每月中旬定期對庫房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。

B.流動中的安全防護(hù)：

a.檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所； b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；

c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印； d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務(wù)： a．借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁數(shù)，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c．復(fù)?。?/p>

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經(jīng)認(rèn)銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進(jìn)行復(fù)查并組織銷毀。

B．要求：

a．準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。

4．相關(guān)文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監(jiān)銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存印本。

第二篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類及編號

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

1、行政類

2、財(cái)務(wù)類

3、人事類

4、經(jīng)營類

5、工程類

二、機(jī)要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié) 機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括：

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：

1、財(cái)務(wù)資料；

2、公司重要會議紀(jì)要；

3、公司經(jīng)營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5、技術(shù)資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項(xiàng)目資料；

2、項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經(jīng)營計(jì)劃；

8、公司經(jīng)營總結(jié)；

9、財(cái)務(wù)報表；

10、技術(shù)資料；

11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

12、人事資料；

13、大型活動圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會計(jì)憑證；

2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協(xié)議；

2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；

3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；

2、完結(jié)后的部門請求報告；

3、完結(jié)后無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案

第三篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

為了做好公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司和開發(fā)項(xiàng)目的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。

一、檔案管理部門

1、行政人事部是公司檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)行政文書檔案、人事檔案、財(cái)會檔案、項(xiàng)目銷售檔案、項(xiàng)目竣工檔案的全面管理工作。

2、各部門須明確一人為兼職檔案管理人員，做好日常部門文件資料的整理、立卷工作，并配合行政人事部做好歸檔工作。

二、檔案管理部門的職責(zé)

1、組織各部門檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和法規(guī)學(xué)習(xí)。

2、制訂公司檔案管理辦法和制度，指導(dǎo)、督促各部門實(shí)施。

3、重點(diǎn)做好在建項(xiàng)目工程資料收集和跟蹤、檢查監(jiān)督工作。

4、按照檔案綜合集中管理的原則，對各部門歸檔資料的整理、立卷工作進(jìn)行檢查監(jiān)督。

5、做好檔案日常管理、檔案借閱、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案裝訂和檔案排架工作。

四、檔案管理的有關(guān)要求

1、根據(jù)歸檔范圍和要求，認(rèn)真做好本部門工作中所形成的文件資料收集、整理及歸檔工作。

2、按時完成本部門文件資料整理、立卷工作，做到文件資料齊全，分類準(zhǔn)確，裝訂工整，查閱方便。

檔案管理規(guī)定

3、歸檔工作中，經(jīng)過努力而無法收集齊全的材料，應(yīng)及時研究并提出處理意見，并向主管領(lǐng)導(dǎo)書面報告。

4、凡項(xiàng)目作為直接收文單位的文件，應(yīng)將正本歸檔。

5、凡施工單位移交給我方的建筑項(xiàng)目竣工檔案、除工程材料質(zhì)量證明單和個別試驗(yàn)報告可用復(fù)印件外，其余均應(yīng)是原始資料。

6、歸檔的文件材料須按有關(guān)規(guī)定書寫、用印，禁止使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙，破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)。

五、歸檔范圍及檔案的驗(yàn)收

1、綜合管理類：包括公司名稱的批準(zhǔn)文件、企業(yè)機(jī)構(gòu)代碼證、公司法人營業(yè)執(zhí)照、公司章程、協(xié)議書、合同、年檢資料法人代表身份證復(fù)印件、股東單位證照復(fù)印件及收發(fā)文件、計(jì)劃總結(jié)、會議紀(jì)要、重大活動等其他有關(guān)文件材料。由行政人事部負(fù)責(zé)整理、立卷。

2、人事管理類：包括人才引進(jìn)、人事任免、教育培訓(xùn)、工作考核、內(nèi)部調(diào)動、退休等材料。由行政人事部負(fù)責(zé)整理、立卷。

3、財(cái)務(wù)會計(jì)類：包括各種報表、賬冊、憑證、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)產(chǎn)報告等材料。由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理、立卷、移交。移交時，必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字，并經(jīng)項(xiàng)目主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。

4、項(xiàng)目管理類：包括工程開發(fā)、工程設(shè)計(jì)、工程施工招投標(biāo)、工程竣工的資料，由工程部負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂立卷，經(jīng)總經(jīng)理審核簽字，行政人事部驗(yàn)收合格后，進(jìn)行移交。

5、審算資料類：項(xiàng)目招投標(biāo)文件、預(yù)決算資料、審價工作等形成的資料，由審算部負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂立卷，經(jīng)部門經(jīng)理審核通過，行政人事部驗(yàn)收合格后，進(jìn)行移交。

檔案管理規(guī)定

6、銷售類：銷售合同、廣告及各類銷售資料，由銷售部負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂立卷，經(jīng)部門經(jīng)理審核通過，行政人事部驗(yàn)收合格后，進(jìn)行移交。

7、聲像資料類：凡是公司項(xiàng)目審批、簽約、公司開業(yè)、新聞發(fā)布會、項(xiàng)目開工典禮、竣工典禮等重大活動，由行政人事部負(fù)責(zé)安排人員拍攝并整理、立卷、歸檔；凡是項(xiàng)目開工前地貌、工程形象進(jìn)度、竣工后建筑（構(gòu)筑）物、樣板房、質(zhì)量和安全事故現(xiàn)場等工程技術(shù)方面的，由項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)拍攝并整理、立卷、移交。

8、其他類：有保存價值需歸檔的文件材料，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)整理、立卷、歸檔移交。

9、各種載體的檔案移交必須填寫《檔案移交目錄》，交接雙方按照清單辦理簽收手續(xù)。凡竣工檔案未經(jīng)行政人事部驗(yàn)收，辦理移交手續(xù)的單位，不得結(jié)清尾數(shù)工程。

六、文件資料歸檔時間

1、文書、聲像資料在次年三月底之前辦理歸檔移交。

2、會計(jì)資料在第三年一月底之前辦理歸檔，將前三年的會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報表、帳簿等按歸檔要求移交。

3、本項(xiàng)目工程資料在該項(xiàng)目階段工程完成后，先將階段工程資料移交。待工程全部正式竣工驗(yàn)收后六個月之內(nèi)辦理整體資料歸檔移交。

七、閱檔規(guī)定

1、公、檢、法因辦案需要，須憑單位介紹信查閱有關(guān)檔案。

2、律師辦案須憑法院調(diào)查令查閱有關(guān)檔案。

3、各種檔案一般不予外借，只能在檔案保存處查閱，并須填寫《檔案借閱審批單》，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。借閱人應(yīng)遵守有關(guān)借閱制度。

檔案管理規(guī)定

八、檔案鑒定和銷毀

1、行政人事部應(yīng)根據(jù)國家和公司規(guī)定的檔案保管期限，會同有關(guān)部門組織鑒定小組共同對超過保管期限，確無保存價值的檔案編制清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

2、銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)填寫好《檔案銷毀審批表》、《檔案銷毀清冊》，指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄露。銷毀完畢，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字備查。

九、其他

1、本規(guī)定的解釋權(quán)歸行政人事部。

2、本規(guī)定自2013年9月9日起施行。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

一、總則

1、為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和使用檔案，特制訂本規(guī)定。

2、本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統(tǒng)一管理。

二、歸檔范圍

1、行政類：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、會議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復(fù)印件；在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄。

2、工程類：設(shè)計(jì)文件、圖紙、招投標(biāo)文件、造價、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報批資料、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法等。

3、合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等

4、財(cái)務(wù)類：申請單、報賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計(jì)帳憑證、帳簿報表、納稅申報、統(tǒng)計(jì)報表、基礎(chǔ)資料等有參考價值的原始資料和電子文檔。

5、人事類：員工基礎(chǔ)資料、照片、崗位證書、考評、晉升、獎懲記錄、員工培訓(xùn)、工作總結(jié)、考勤資料、保險資料、住房公積金、人事任命、勞動糾

紛、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、操作規(guī)程、員工手冊、員工合同等。

6、其他類：供應(yīng)商檔案；各種領(lǐng)貨單、入庫單、盤點(diǎn)表等單據(jù)、登記本及上級領(lǐng)導(dǎo)交代需要?dú)w檔的資料等。

三、歸檔時間

1、公司所有原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；

2、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。

四、歸檔份數(shù)

1、原件或復(fù)印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

五、檔案的收集

1、由各部門指派專人，每周對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。

2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。

3、收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

六、檔案的整理

1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

2、檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

3、電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

七、檔案使用與歸還

1、檔案使用：公司員工需要使用檔案時在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準(zhǔn)使用。

2、檔案歸還：檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂

改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檔案管理人檢查無誤后在《檔案使用登記薄》登記。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的由使用人承擔(dān)全部責(zé)任）。

八、檔案保管與檢查

1、公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)按要求分類歸檔管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

2、公司行政辦公室在每年12月對公司檔案進(jìn)行一次檢查。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

九、檔案的銷毀

1、對需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。

十、其他說明

1、本規(guī)定由行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2、本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理辦公會通過且簽字之日起實(shí)施，修改時亦同。

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營管理服務(wù)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的、具有查考利用價值的各種文字、統(tǒng)計(jì)報表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)公司合法權(quán)益、防范金融風(fēng)險、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案工作落實(shí)情況須寫入所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工的工作總結(jié)與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營活動狀況、具有查考利用價值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時間

第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時將辦理完畢的具有保存價值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書檔案

合同（協(xié)議）、貸款時效、判決書、調(diào)解書等重要文書，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會會議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會、監(jiān)事會、股東大會相關(guān)資料由總裁辦秘書于材料形成后5個工作日移交公司檔案室。

（二）會計(jì)檔案

會計(jì)檔案的二級門類包括：自主業(yè)務(wù)會計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案、臨柜會計(jì)檔案和其他會計(jì)檔案。自主業(yè)務(wù)會計(jì)檔案，每月及時整理、裝訂會計(jì)憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺每日報送的清退業(yè)務(wù)報表；按年裝訂財(cái)務(wù)報表、銀行對賬單等會計(jì)資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案，由貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷，貸款財(cái)務(wù)部內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案的日常管理工作，貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。

貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落?！顿Y金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。

貸款財(cái)務(wù)部每日應(yīng)及時整理貸款項(xiàng)目原始憑證及記賬憑證；每月應(yīng)及時整理貸款業(yè)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表、貸款業(yè)務(wù)利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；每年應(yīng)及時整理貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬。

貸款項(xiàng)目完全清退3個月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤及利潤分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。貸款財(cái)務(wù)部按貸款項(xiàng)目單獨(dú)建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對于存續(xù)期超過3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。為方便貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案的查閱和使用，貸款財(cái)務(wù)部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案由貸款財(cái)務(wù)部保管，存續(xù)期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案，應(yīng)及時移交公司檔案室保管。

理財(cái)中心柜臺事中監(jiān)督員于營業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書、單據(jù)憑證、報表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報表類檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。

（三）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案的二級門類包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。

業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項(xiàng)目資料在工程竣工驗(yàn)收結(jié)算后5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財(cái)會、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。

（六）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營活動狀況且具有查考利用價值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實(shí)、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營活動的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進(jìn)行折疊等。

部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進(jìn)行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會計(jì)檔案，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部和貸款財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對破損文件進(jìn)行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側(cè)對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，再在下按機(jī)構(gòu)（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅(jiān)持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號

1、件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，室編件號就應(yīng)在同一保管期限同一的一個機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。

2、編號項(xiàng)目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目內(nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機(jī)構(gòu)或問題、、保管期限、室編件號等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實(shí)體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等。

3、填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的、對公司的建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對公司具有利用、查考價值的，應(yīng)酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進(jìn)行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案及時修補(bǔ)或復(fù)制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準(zhǔn)，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級檔案必須經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對有無缺頁、損壞，并及時做好記錄。復(fù)印的廢損檔案，必須及時銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時，必須持單位介紹信或司法機(jī)關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對確無保存價值的檔案，進(jìn)行登記造冊，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

第三十四條 銷毀檔案時，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時負(fù)責(zé)對外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。

第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復(fù)核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計(jì)入合規(guī)績效考核，進(jìn)行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對

第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項(xiàng)，三級簽字齊全。

第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書登記表進(jìn)行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進(jìn)行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對，逐筆業(yè)務(wù)核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進(jìn)行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財(cái)中心和貸款財(cái)務(wù)部專門配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計(jì)劃成立至貸款項(xiàng)目清退期間的資金貸款推介檔案和財(cái)會檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案管理同時適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財(cái)中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理同時適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。